UNIDAD III.

REGISTRO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES EN LOS LIBROS AUXILIARES

1. IMPORTANCIA DEL USO DE LOS LIBROS AUXILIARES: en la unidad anterior

se estudiaron dos de los libros ms importantes que deben ser llevados en toda
contabilidad: El Libro Diario y el Libro Mayor, sin embargo, el registro de todas las
transacciones directamente en estos libros , haran de este proceso muy lento y
engorroso, especialmente en aquellas empresas que realizan un gran volumen de
operaciones repetitivas tales como: compras, ventas, cobros, pagos, etc.
Por consiguiente, la mayora de las empresas adems del libro diario y mayor
principales, utilizan simultneamente diarios y mayores auxiliares, los cuales
proporcionan las siguientes ventajas:
Permiten la divisin del trabajo
Incrementan la rapidez en el trabajo.
2.- DIARIOS AUXILIARES: Los diarios auxiliares ms utilizados son:
2.1 Diario Auxiliar de Ventas a Crdito: en l se registran todas las ventas de
mercancas a crdito que realice la empresa diariamente. Su formato o rayado es el
siguiente:
EXPLICACIN

FECHA
Mes

da

REF

IMPORTE
HABER (Bs)

Cliente / N Factura /Condiciones / vencimiento

2.2 Diario Auxiliar de Compras a Crdito: en l se registran todas las compras de

mercancas a crdito que realice la empresa diariamente. Su formato o rayado es el
siguiente:
EXPLICACIN

FECHA
Mes

da

Proveedor / N Factura /Condiciones / vencimiento

REF

IMPORTE
DEBE (Bs)

UNIDAD III. REGISTRO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES EN LOS LIBROS AUXILIARES

2.3 Diario Auxiliar de Ingresos (Entradas de Caja o Banco):

registra las
transacciones que involucran el ingreso de efectivo a la empresa, especialmente el
originado por cobranzas, ventas de contado, etc. Tiene como objetivo el registro
diario de ingresos de efectivo, cheques, comprobantes de tarjetas de crdito y/o
dbito, etc. El rayado de este libro depende, como es obvio, del volumen de este tipo
de transacciones y de las cuentas que con ms frecuencia intervengan.

FECHA

EXPLICACIN

REF

EFECTOS
POR
CAJA BANCO COBRAR
HABER
DEBE DEBE

CUENTAS
POR
COBRAR
HABER

VENTAS

CUENTAS VARIAS

HABER

DEBE

HABER

2.3 Diario Auxiliar de Egresos (Salidas de Caja o Banco): registra diariamente los
egresos de efectivo de la empresa, como consecuencia de las compras al contado,
pago a proveedores, cancelacin de gastos, depsitos efectuados a las cuentas
bancarias de la empresa, etc.

FECHA

EXPLICACIN

REF

EFECTOS
POR
CAJA BANCO PAGAR
DEBE
HABER HABER

CUENTAS
POR
PAGAR
DEBE

COMPRAS
DEBE

CUENTAS VARIAS
DEBE

HABER

3.- MAYORES AUXILIARES: los mayores auxiliares ms utilizados son:

3.1 Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar: la utilidad que nos proporciona este mayor
auxiliar es la de permitirnos conocer en cualquier momento, cunto nos debe
cualquiera de los clientes de la empresa, como consecuencia de una venta de
mercancas a crdito.

UNIDAD III. REGISTRO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES EN LOS LIBROS AUXILIARES

Pases del diario auxiliar de ventas a crdito al mayor auxiliar de cuentas por
cobrar: una vez que se registran las ventas a crdito en el diario auxiliar, se deben ir
haciendo los pases al mayor auxiliar de cuentas por cobrar. La tcnica para hacer
tales pases es la misma que se utiliza para el mayor general. Se va trasladando cada
partida registrada en el diario, a la cuenta del mayor auxiliar que corresponda al
cliente involucrado en la transaccin. A medida que se van haciendo los pases, se
van cruzando referencias entre los dos libros auxiliares (columna de referencias).
Para ello, en el diario auxiliar se escribe el nmero del folio del mayor auxiliar donde
se encuentra la cuenta del respectivo cliente, mientras que en el mayor auxiliar, se
escribe el nmero de folio o asiento del diario auxiliar donde est el asiento que se
est pasando.
Cabe destacar, que las consideraciones explicadas para el mayor auxiliar de cuentas
por cobrar, son aplicables al mayor auxiliar de efectos por cobrar.
NOMBRE DEL CLIENTE
FECHA

DESCRIPCIN

REF

DEBE

HABER

SALDO

3.2 Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar: este mayor es utilizado para controlar en
detalle el movimiento de las deudas que la empresa haya contrado con cada uno de
los proveedores de mercancas.
Pases del diario auxiliar de compras a crdito al mayor auxiliar de cuentas por
pagar: una vez que se registran las compras a crdito en el diario auxiliar, se deben
ir haciendo los pases al mayor auxiliar de cuentas por pagar. La tcnica para hacer
tales pases es la misma que se utiliza para el mayor auxiliar de cuentas por cobrar.
Si la empresa decide crear un mayor auxiliar de efectos por pagar, puede hacerlo,
siguiendo los mismos lineamientos establecidos para el mayor auxiliar de cuentas
por pagar.
NOMBRE DEL PROVEEDOR
FECHA

DESCRIPCIN

REF

DEBE

HABER

SALDO

UNIDAD III. REGISTRO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES EN LOS LIBROS AUXILIARES

3.3 Mayor Auxiliar de Bancos: este es otro mayor auxiliar que es indispensable llevar
en todas las empresas. Es imposible concebir una empresa que no tenga abierta una
cuenta corriente en varios bancos. La necesidad de poder controlar el movimiento de
cada banco en particular, hace que se tenga que llevar este auxiliar.
El rayado de este libro es similar al de un mayor general.
NOMBRE DEL BANCO
FECHA

DESCRIPCIN

REF

DEBE

HABER

SALDO

TCNICAS PARA LA UTILIZACIN DE LOS LIBROS AUXILIARES Y SU

RELACIN CON LOS LIBROS PRINCIPALES.
Las ventas a crdito se registran en el Diario Auxiliar de Ventas a Crdito y se
hace el pase al Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar ( o efectos por cobrar),
en el folio del Cliente al que se le haya vendido.
Las Compras a Crdito, se registran el en Diario Auxiliar de Compras a Crdito
e inmediatamente se hace el respectivo pase al Mayor Auxiliar de Cuentas por
Pagar ( o efectos por pagar) en el folio del proveedor a quien se le haya
comprado.
Los Ingresos de Dinero a la empresa, se registran en el Diario Auxiliar de
Entradas a Caja o Banco. Si el ingreso es por un abono de algn cliente, se
hace inmediatamente el pase al Mayor Auxiliar de Cuentas o Efectos por
Cobrar, en el folio del Cliente que cancela.
Las Salidas de Dinero de la empresa, se registran en el Diario Auxiliar de
Salidas de Caja o Banco. Si se est realizando un pago a un Proveedor, se
hace el pase respectivo al Mayor Auxiliar de Cuentas o Efectos por Pagar , en
el folio del proveedor a quien se le est cancelando.
Las transacciones realizadas a travs de los Bancos (depsitos efectuados,
cheques emitidos), se registrarn en el Mayor Auxiliar del Banco involucrado
en dicha operacin.
Al finalizar cada mes se totalizarn: las Ventas a Crdito del mes (Total del
Diario Auxiliar de Ventas a Crdito) , Compras a Crdito del mes (Total del
Diario Auxiliar de Compras a Crdito), Entradas y Salidas de Caja o Banco
(Totales Diarios Auxiliares de Entradas y Salidas de Caja o Banco) y todos
esos totales los registraremos en el Libro Diario Principal, a travs de un
Asiento Resumen, con su respectivo pase al Libro Mayor Principal. Estos
asientos resumen son:

UNIDAD III. REGISTRO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES EN LOS LIBROS AUXILIARES

a) Asiento de Resumen Mensual proveniente del Diario Auxiliar de

Ventas a Crdito:
Cuentas por Cobrar
Ventas
Para registrar ventas a crdito del mes segn
Diario Auxiliar.

xxxx
xxxx

b) Asiento de Resumen Mensual proveniente del Diario Auxiliar de

Compras a Crdito:
Compras
Cuentas por Pagar
Para registrar compras a crdito del mes segn
Diario Auxiliar

xxxx
xxxx

c) Asiento de Resumen Mensual proveniente del Diario Auxiliar de

Entradas a Caja :
Caja
xxxx
Cuentas por Cobrar
Efectos por Cobrar
Ventas
Para registrar ingresos del mes segn Diario Auxiliar

xxxx
xxxx
xxxx

d) Asiento de Resumen Mensual proveniente del Diario Auxiliar de

Salidas de Caja:
Compras
Cuentas por Pagar
Efectos por Pagar
Gastos X
Caja
Para registrar Egresos del mes segn Diario Auxiliar

xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx

Aquellas transacciones que por su naturaleza no se pueden registrar en los

libros auxiliares, se registran directamente en los Libros Diario y Mayor
Principales.