GUA RPIDA DE PUNTO DE VENTA

SoftRestaurant 2012

SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BARES Y

RESTAURANTES

SOFTRESTAURANT
Versin 8.0

National Soft de Mxico

Gua rpida para punto de venta

En este documento se explican los pasos bsicos para ejecutar y configurar el mdulo de
punto de venta del sistema.
Paso nmero 1: Configurar las variables principales.

Abrimos el mdulo de administracin y nos dirigimos al men

Configuracin-Configuracin general.

Capturamos los datos de la empresa en la pestaa Datos de la empresa este

paso es muy importante porque en base a esto se genera la licencia del sistema.
Estos datos se imprimen en el encabezado de los reportes y los tickets de venta.

Nos dirigimos a la pestaa de impuestos y configuramos la

tasa del IVA, de acuerdo a la configuracin del pas o estado al
que pertenezca, en el caso de Mxico ste valor se encuentra
en 16 u 11% dependiendo de la zona. Si deseamos que este
valor se desglose en la cuenta del cliente, activamos la casilla desglosar al
imprimir, pero ser necesario modificar el formato de impresin del ticket para
indicar que se imprima el impuesto en el pie de pgina (Men configuracin
Configurar formatos de impresin

Nos dirigimos a la pestaa Nomenclatura para configurar los

nombres de los valores de acuerdo a nuestro pas o regin.

Nos dirigimos a la pestaa Caja para configurar los valores necesarios para
operar la caja.
o Fondo fijo predeterminado: es la cantidad de dinero en efectivo con la que
acostumbramos abrir la caja del restaurante.
o Vales de restaurant generan cambio: seleccione esta
opcin si desea que el sistema otorgue cambio en efectivo
al cliente en caso de que el importe en vales exceda al
total de la cuenta. De lo contrario el sistema registrar el
excedente como vales sobrantes en el corte de caja.
o Si operamos en una zona turstica o fronteriza, es
probable que nos sea de utilidad visualizar el importe y
cambio en efectivo de la cuenta en moneda extranjera al
momento de pagar la cuenta. Si ese es el caso, activamos
la casilla Visualizar importe y cambio en moneda
extranjera y seleccionamos la clave de la moneda a
utilizar (Dlares).

Nos dirigimos a la pestaa Seguridad para configurar los

eventos en los que el sistema solicitar una contrasea de
autorizacin. Debemos activar las casillas en las que
solicitamos autorizacin. El sistema solicitar que se capture la
contrasea del usuario para autorizar por ejemplo algn
descuento o cancelacin. Previamente el usuario debe existir
en el catlogo de usuarios y tener en su perfil activa la casilla
de contrasea autorizada para eventos de seguridad.

Nos dirigimos a la pestaa Propinas para configurar, si las va a

incluir automticamente en la cuenta o no y si descontar de la
propina de los meseros el porcentaje de comisin bancaria.

Nos dirigimos a la pestaa Horario de turnos para

configurar los horarios de operacin. Configuramos el
horario de operacin del corte diario, este dato es
importante para el monitor de ventas y reportes diarios.
Debemos usar el horario en el que opera el restaurante,
permitiendo un margen amplio en el horario. Es necesario
activar la casilla Hora de fin es al da siguiente en el caso
de que el horario de cierre sea despus de las 12 de la
noche. Opcionalmente podemos configurar varios turnos
en caso de usar varios turnos o jornadas en el restaurante, esta informacin es til
si deseamos monitorear las ventas de varios turnos por separado.

Paso nmero 2: Configurar las estaciones.

Es necesario configurar las estaciones para que el sistema trabaje
correctamente de manera particular para cada computadora. La
configuracin ms importante de ese punto son las impresoras.
Men de acceso: ConfiguracinConfiguracin de estaciones.
En la pestaa general, seleccionamos la serie de folios que vamos a
utilizar para foliar las ventas. Si requerimos alguna serie en
particular, es necesario darla de alta en el catlogo de folios
ubicado en el men ConfiguracinFolios.
Tambin es necesario indicar de donde va a obtener la estacin la informacin del turno:

Ligado a estacin actual: Si seleccionamos esta opcin es necesario abrir turno en

cada PC en caso de que necesitemos cobrar cuentas en cada estacin, es necesario
cerrar turno y hacer corte de caja por cada estacin.

Ligado a otra estacin: si seleccionamos esta opcin, la estacin tomar el turno de

la estacin que se especifique. Es necesario abrir siempre el turno en dicha
estacin y de esa manera las dems computadoras pueden usar ese turno. Todas

las cuentas que se cobren en las diferentes estaciones se reflejarn en el turno de

la estacin especificada.

En la pestaa de impresoras, seleccionamos las impresoras

a utilizar para cada tipo de ticket. Si la impresora tiene auto
cortador, es necesario activar la casilla respectiva
(autocutter).
Si la impresora de facturas que utilicemos es USB,
probablemente no imprimir hasta que seleccionemos la
opcin Impresora Laser/usb. Esto es debido a que dichas
impresoras no aceptan la impresin directa y es necesario
imprimir a travs del controlador del sistema operativo.
Para que esta funcin tenga efecto es necesario seleccionar
en nuestro panel de control como impresora
predeterminada la de facturacin, debido a que se
imprimir a travs del bloc de notas de Windows.

En caso de contar con cajn de dinero es necesario activarlo en la pestaa

perifricos cajn de dinero, seleccionando el cajn que tengamos
instalado.

En la pestaa de impresoras de comandas, asignamos una

impresora a determinada rea de impresin de comandas. Este
paso es opcional si no utilizamos la impresin de comandas.
En el recuadro inferior tenemos la opcin de realizar una
segunda y tercera impresin a otras impresoras. Esta
caracterstica es opcional.

Paso nmero 3: Configurar los catlogos principales del sistema

Catlogo de reas de venta: en este catlogo

registramos las reas en las que se divide la
venta del restaurante, por ejemplo: Comedor
principal, terraza, lobby. Este dato se utiliza para
poder dividir en reas las mesas del restaurante
y podamos abrir mesas en una zona u otra. Es necesario indicar el tipo de venta al
que
pertenece
(Comedor-Domicilio-Rpido).
Ubicacin
en
men:
Configuracinreas de venta.

Catlogo de reas de impresin de comandas:

en este catlogo se registran las diferentes
reas de impresin de comandas, por default
vienen registradas 2 reas: Barra y Cocina. Si
as lo requerimos podemos registrar ms
reas. Nota: en la configuracin de estacin es necesario indicar las impresoras a
utilizar para cada rea. Ubicacin en men: ConfiguracinConfiguracin de
estacinImpresoras de Comandas Catlogo de reas de impresin.

Catlogo de formas de pago: En este catlogo se

registran las diferentes formas de pago que acepta el
restaurante, por default trae pre-capturadas varias
formas de pago. Si requerimos otras las podemos dar
de alta. Ubicacin en men: ConfiguracinFormas de
pago.

Catlogo de folios y series: En este catlogo se

registran las series y sus respectivos folios que vamos a
utilizar para imprimir nuestros tickets de venta. Por
default el sistema trae precargado el folio sin serie, en
este punto es posible modificar el folio que se va a usar
para comenzar a foliar (el campo ltimo folio). Si requerimos otra serie es
necesario darla de alta y asignarla en la configuracin de estacin, en el campo de
serie notas de venta. (Configuracin Folios y Series)

Paso nmero 4: Configuramos los usuarios del sistema.

Nos dirigimos al men SEGURIDADUSUARIOS
y
registramos al menos 1 administrador quien es el usuario que
tiene todos los privilegios teniendo cuidado de no olvidar la
contrasea de lo contrario no podremos ingresar al sistema
de nuevo. Se recomienda tener al menos 2 usuarios
administradores. Tambin es posible dar de alta usuarios no
administradores o restringidos a los cuales es necesario asignarles un perfil en donde se
defina los mens del sistema a los cuales puede acceder.
Paso nmero 5: Configurar los catlogos del punto de venta.
Una vez configurado el sistema en su forma bsica, es necesario registrar los productos
que vende el restaurante as como los meseros y clientes.
Supongamos que el restaurante tiene la siguiente carta:
=MEN=
Entradas
Guacamole
Sopa de lima
Queso fundido
Frijoles charros.
Carnes
Arrachera parrillada
New York
T-Bone
Tacos
Tacos de pastor.
Tacos de arrachera.
Refrescos
Cola
Cola de dieta
Manzanita

En este men identificamos los grupos de productos los cuales son los que agrupan
productos comunes en este caso son:
Entradas, Carnes, Tacos y Refrescos.
Captura de grupos de productos.
Abrimos el mdulo de punto de venta (el icono se encuentra en el escritorio de Windows
o en el grupo de programas de Soft Restaurant)

Nos
dirigimos
al
men
CatlogosProductos
para
ventaGrupos y subgrupos de
productos.
En este catlogo vamos a
capturar los grupos de productos
mencionados en el punto anterior.
En la pantalla de grupos de productos, capturamos los conceptos de los grupos de
productos. Es necesario asignar una clasificacin (Alimentos, Bebidas, otros).
Opcionalmente podemos asignar un color al grupo.

Captura de productos de venta.

Nos dirigimos al men CatlogosProductos para
ventaProductos; y en esa pantalla registramos
los productos que vende el restaurante.
Vamos a utilizar la pestaa principal para
capturar los datos bsicos del producto. Es
necesario seleccionar el grupo al que pertenece el
producto, para que quede correctamente
clasificado.
Tambin se deber configurar el rea de
impresin en donde se imprimir la comanda

remotamente (este dato es opcional y se deber utilizar cuando se utilice la impresin

remota de comandas).
Opcionalmente podemos predefinir algn comentario de preparacin, estos comentarios
son de utilidad si utilizamos la impresin remota de comandas, dicho comentario se
imprime en el ticket de cocina. Al momento de capturar se recomienda seleccionar en la
lista de la izquierda en la parte de arriba, el grupo de producto que estamos capturando
de esta manera el sistema por default selecciona el grupo de producto al capturar el
siguiente producto y evitamos el error de equivocarnos de grupo al capturar.
Adicionalmente podemos asignarle una fotografa al producto.
Captura de meseros.
CatlogosMeseros/Repartidores.
Para registrar los meseros que trabajan en el
restaurante (en el caso de que el
establecimiento cuente con servicio en
comedor), los capturamos en esta pantalla con
su nmero y nombre.
El campo de contrasea se utiliza para que el mesero inicie sesin en el mdulo
comandero.
Una vez capturados estos conceptos bsicos, ya es posible iniciar el punto de venta.

Paso nmero 6: PUNTO DE VENTA

Para iniciar el punto de venta, abrimos el icono denominado Punto de venta, y nos
aparece la siguiente pantalla:

El primer paso que debemos hacer, suponiendo que somos el cajero, es abrir turno.
NOTA IMPORTANTE: el turno se abre POR CAJA o sea que si tienes 3 cajas (cada una en 1
computadora) en red usando el sistema, cada una se considera caja y si quieren cobrar
cuentas en las 3, cada una tiene que abrir su turno, cobrar ah y hacer su propio corte de
caja en donde aparecern los folios que se cobraron en dicha estacin. Si desea poder
tener un turno para sus 3 equipos, consulte el manual Como aadir una caja adicional
Men: Caja-Apertura de turno.

En esta pantalla capturamos el fondo inicial efectivo que tenemos en caja, y presionamos
el botn de abrir turno. Una vez que tengamos abierto el turno podemos cobrar cuentas.
Nota: podemos trabajar con el turno cerrado pero no es posible cerrar las cuentas del
sistema.

Una vez que tengamos el turno abierto, abrimos la pantalla que ms nos convenga al uso
del restaurante, dichas pantallas son:
Servicio en comedor (Men VentasComedor)

Servicio a domicilio (Men VentasDomicilio)

Servicio rpido (Men VentasServicio Rpido)

Para el funcionamiento particular de cada una de estas pantallas, consulte el manual de

referencia en el captulo de punto de venta.

Una vez que terminemos de operar el punto de venta, es decir, hayamos cobrado todas
las cuentas, y hayamos finalizado el turno es necesario CERRAR EL TURNO e imprimir el
corte de caja. Antes de cerrar el turno debemos de haber pagado a los meseros sus
respectivas propinas que el sistema haya ingresado. Dichas propinas se pagan en el men
CajaPagar propinas.
Cerrar el turno.
Para cerrar el turno nos dirigimos al men
CajaCierre de turno. En este punto el sistema nos
exigir que le ingresemos las cantidades que
tenemos fsicamente en caja, esto es para
determinar si existe algn faltante o sobrante.

Una vez cerrado el turno, nos aparece la pantalla de corte de caja:

Si lo queremos imprimir en la mini printer, oprimimos Reporte: Resumido, y
el botn impresora
Si lo queremos imprimir en hojas tamao carta, oprimimos Reporte:
Detallado.