Manual de gestin secretarial

MANUAL DE GESTION SECRETARIAL

GLOSARIO

Abreviatura: Representacin de una palabra o grupo de palabras, obtenida por

eliminacin de algunas de las letras, silabas finales o centrales de su escritura
completa, y que siempre se cierra con un punto.
Acrnimo: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de
una razn social.
EJEMPLO
CAFAM: Caja de Compensacin Familiar.
Acta: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una
reunin o situacin especfica.
Anexo: Documento o elemento que se adjunta a la comunicacin o al informe;
sirve para complementar y aclarar.
Asunto: Sntesis del contenido de la comunicacin.
Bibliografa: Relacin alfabtica de fuentes documentales sobre una materia o
asunto determinado, registrados en cualquier soporte fsico, consultadas por el
investigador para sustentar sus escritos.
Captulo: Divisin que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para
organizar y facilitar la comprensin del texto.
Cargo: Nombre de la posicin que ocupa la persona responsable de expedir el
documento.
Carta: Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones
y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre organizaciones y sus
empleados.
En algunas entidades se denomina oficio.
Certificado: Documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Circular: Comunicacin escrita de inters comn, con el mismo contenido o texto,
dirigido a un grupo especifico de personas tonto interna como externamente.
Cita: Pasaje, prrafo o proposicin que proviene de alguien diferente al autor del
informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.

Cdigo: Sistema convencional que identifica el departamento, el rea o la seccin

que produce el documento con sus respectivas series. ste responde al sistema
de clasificacin documental establecido en la entidad. Hace referencia a la
identificacin numrica, alfabtica, alfanumrica y otros, de la dependencia en la
organizacin, seguida de la serie documental, en caso de que exista.
NOTA: Antes llamado tambin numero, referencia o consecutivo.
Conclusiones: Juicio crtico y razonado del anlisis sobre los resultados del
informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lgica.
Constancia: Documento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad.
Contenido: En esta pgina se enuncian los ttulos de primero, segundo, tercero, y
cuarto nivel y la relacin de los materiales complementarios de trabajo, en el
mismo orden en que aparecen y los nmeros de las paginas donde se encuentran.
Convocatoria: Acuerdo de fecha, hora y lugar para las siguientes reuniones.
Copia: Fiel reproductor del documento.
Cubierta: Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos
de la portada.
Desarrollo: Descripcin de los asuntos tratados en reunin.
Despedida: Palabra o frase de cortesa con la cual se finaliza una comunicacin.
Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicacin.
Encabezado: Titulo de la comunicacin que se realiza. Lnea de identificacin
para indicar la comunicacin del documento.
Encabezamiento: Conjunto de palabras con que se inicia un documento, segn el
tipo de comunicacin. Palabras fijas que sirven para gua para establecer el inicio
de un documento.
Espacio: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.
Esquema: Representacin grfica y simblica de la distribucin que deben tener
los textos de los documentos.
Estilo: Distribucin de las diferentes lneas que conforman la comunicacin.
Experiencia: Practica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia
para ser.
Figura: Grficos, dibujos, planos, fotografas, mapas, diagramas o esquemas.
Foliar: Accin de numerar las hojas.
Folio: Hoja.
Fuente o tipo de letra: Tamao de los caracteres utilizados en la edicin de un
documento.
Fuente bibliogrfica: Lista de fuentes consultadas que estn relacionadas con el
tema.
Glosario: Lista alfabtica de trminos con sus definiciones y explicaciones
necesarias para la comprensin del documento.
Ilustracin: Representacin de un objeto. Tabla, figura u otro material grfico que
aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplicar el
texto.
ndice: Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos trminos
precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un
caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.

Informe: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado

de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para
conocer resultados de procesos administrativos.
Interlnea: Distancia vertical entre dos renglones.
Interlinea libre: Rengln sin escritura.
Introduccin: Escrito, como prembulo, que expone brevemente el contenido, el
alcance y objetivos del informe extenso.
Interlineas Especiales: Lnea de anexos, copia e identificacin del transcriptor.
NOTA: No estn presentes en todos los documentos organizacionales.
Logotipo: Smbolo que identifica a la organizacin. Proyecta la imagen
corporativa y hace fcil la identificacin de la entidad que genera o produce la
comunicacin.
Mrgenes: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una
pgina impresa.
Material complementario: Parte agregada o anexa a una hora que complementa
directa o indirectamente; separada fsicamente del documento que contiene la
parte principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de
esta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, videos, discos compactos,
libros de respuesta, diapositivas, planos entre otros.
Membrete: Inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una
persona natural o jurdica.
Memorando: Comunicacin escrita que se emplea en las organizaciones para
tratar asuntos internos.
Mensaje electrnico: Comunicacin escrita, a travs de la internet.
Modelo: Esquema de distribucin de zonas que le permite a la organizacin la
diagramacin de su papelera.
Nota de pie de pgina: Aclaracin del autor del informe para ampliar o completar
una idea expresada en el texto.
Nivel: Ubicacin, dentro de la jerarqua, de los elementos temticos que
conforman un documento. Tambin se refiere a cada uno de los numerales que
forman parte del documento.
Objetivo: Describe la finalidad del informe corto.
Orden del da: Relacin de temas que se han de tratar en una reunin.
Pgina: Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara de papel.
Paginar: Accin de numerar pginas.
Portada: Primera pgina del informe; contiene los datos requeridos para la
identificacin del documento.
Radicacin: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un nmero
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibido o de envo, con el propsito de oficializar el trmite y
cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley. Estos trminos se
empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado el documento.
Razn social: Nombre que identifica a una organizacin.
Recomendacin: Formulacin concisa de acciones necesarias, como resultado
directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas.

Redactor: Persona que genera y plasma ideas en una comunicacin.

Referencia bibliogrfica: Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados,
los cuales facilitan la identificacin de una fuente documental o parte de ella.
Registro: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad remitente o
destinataria, nombre o cdigo de las dependencias competentes, nmero de
radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de
respuesta (si lo amerita), entre otros.
Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.
Rengln: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Resumen Ejecutivo: exposicin sucinta de un tema que debe quedar por escrito.
Informe breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas.
Rbrica: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como
parte de la firma, despus de su nombre o titulo.
Saludo: Frase de cortesa con la cual se inicia la comunicacin.
Sigla: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una
razn social.
Sobre: Medio fsico para registrar informacin escrita, sonora, visual,
electromagntica; este material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme,
cinta magntica, disco ptico, entre otros.
Subdivisin: cada parte que se fracciona un capitulo. Corresponde a temas y
subtemas.
Tablas: Serie de nmeros, valores, unidades y datos relacionados entre s,
presentados en columnas para facilitar su interpretacin. Representa informacin
cuantitativa en columnas.
Tabulado: Espacio determinado para escribir datos en columnas.
Tercio: Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.
Texto: En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.
Titulo: Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o
cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicacin
y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento.
Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la
comunicacin.
Vieta: Smbolo que se coloca para separar series o prrafos que no estn
numerados en un trabajo escrito.
Zona: Espacio predeterminado para la ubicacin de un conjunto de datos
impresos o escritos.

INTRODUCCIN
Este manual de gestin secretarial tiene como finalidad recoger y ordenar el saber
acumulado en el proceso de desarrollo de algunas competencias como: elementos
de secretariado, formacin humana, formacin socio laboral, matemtica contable,
tecnologa informtica y lecto escritura.
Este manual se realizo para contribuir, informar y guiar a aquellos que operen en
espacios laborales, sin necesidad de esperar a que el medio se los ofrezca; para
habilitar un medio de consulta hacia cualquier inquietud y para crear iniciativas de
desarrollo que motive a las personas a interrogarse sobre algunos conceptos
bsicos y de suma importancia en la vida laboral.
Se llevo a cabo con la recopilacin de los temas vistos durante el semestre, con
informacin de libros referentes al tema y pginas de internet.

HISTORIA DE LA COMPUTACIN
La historia de la computacin es muy interesante ya que muestra como el hombre
logra producir las primeras herramientas para registrar los acontecimientos diarios
desde el inicio de la civilizacin, cuando grupos empezaron a formar naciones y el
comercio era ya medio de vida.
La evolucin histrica del procesamiento de datos se divide en cuatro fases:
1.
2.
3.
4.

Tcnicas de registro.
Dispositivos de clculo.
Programas de tarjetas perforadas.
Computadores electrnicos.

Una computadora procesa datos. Las empresas desarrollan departamentos de

procesamientos de datos (programacin de computadoras), pues las
computadoras procesan datos para producir informacin significativa.
Los datos se construyen de hechos y de cifras en bruto (sin procesar). La
informacin est constituida por los datos procesados; la informacin tiene
significado, los datos no. la computadora y sus p.los datos generalmente se
introducen por medio de algn dispositivo de entrada, como un teclado. La
informacin generalmente se enva a un dispositivo de salida, como una pantalla,
una impresora o un archivo de disco. La entrada y la salida de la computadora
pueden provenir de y dirigirse a muchos tipos de dispositivos distintos.
La computadora es un dispositivo electrnico capaz de recibir un conjunto de
instrucciones y ejecutarlas realizando clculos sobre los datos numricos, o bien
compilando y correlacionando otros tipos de informacin. El mundo de la alta
tecnologa nunca hubiera existido de no ser por el desarrollo del ordenador o
computadora. Toda la sociedad utiliza estas maquinas, en distintos tipos y
tamaos, para almacenamiento y manipulacin de datos. Los equipos informticos
han abierto una nueva era en la fabricacin gracias a las tcnicas de
automatizacin, y han permitido mejorar los sistemas modernos de comunicacin.
Son herramientas esenciales prcticamente en todos los campos de investigacin
y en tecnologa aplicada.

HISTORIA DEL COMPUTADOR

En 1670 el filsofo y matemtico alemn Gottfried Wilhelm Leibniz perfeccion
esta mquina e invent una que tambin poda multiplicar. El inventor francs
Joseph Marie Jacquard, al disear un telar automtico utiliz delgadas placas de
madera perforadas para controlar el tejido utilizado en los diseos complejos.
Durante la dcada de 1880 el estadstico estadounidense Herman Hollerith
concedi la idea de utilizar tarjetas perforadas, similares a las placas Jacquard
para procesar datos. Hollerith consigui compilar informacin estadstica destinada
al censo de poblacin de 1890 de Estados Unidos mediante la utilizacin de un
sistema que haca pasar tarjetas perforadas sobre contactos elctricos.
Tambin en el siglo XIX el matemtico e inventor britnico Charles Babbage
elabor los principios de la computadora digital moderna. Invento una serie de
maquinas, como la maquina diferencial, diseadas para solucionar problemas
matemticos complejos. Muchos historiadores consideran a Babbage y a su socia,
la matemtica britnica Augusta Ada Byron (1815-1852), hija del poeta Ingles Lord
Byron, como a los verdaderos inventores de la computadora digital moderna. La
tecnologa de aquella poca no era capaz de trasladar a la prctica sus acertados

conceptos; pero una de sus invenciones, la maquina analtica, ya tena machas de

las caractersticas de un ordenador moderno. Inclua una corriente, o flujo de
entrada en forma de paquete de tarjetas perforadas, una memoria para guardar
los datos, un procesador para las operaciones matemticas y una impresora para
hacer permanente el registro.
Los ordenadores analgicos comenzaron a construirse a principios del siglo XX.
Los primeros modelos realizaban los clculos mediante ejes y engranajes
giratorios. En estas maquinas se evaluaban las aproximaciones numricas de
ecuaciones demasiado difciles como para poder ser resueltas mediante otros
mtodos. Durante las dos guerras mundiales se utilizaron sistemas informticos
analgicos, primero mecnicos y ms tarde elctricos, para predecir la trayectoria
de los torpedos en los submarinos y para el manejo a distancia de las bombos en
la aviacin.
Durante la II Guerra Mundial (1939-1945), un equipo de cientficos y matemticos
que trabajaban en Bletchley Park, al norte de Londres, crearon lo que se considero
el primer ordenador digital totalmente electrnico: el Colossus. Hacia diciembre de
1943 el Colossus, que incorporaba 1500 vlvulaso tubos de vaco, era ya
operativo. Fue utilizado por el equipo dirigido por Alan Turing para descodificar los
mensajes de radio circulados de los alemanes. En 1939 y con independencia de
este proyecto, John Atanasoff y Clifford Berry ya haban construido un prototipo de
maquina electrnica en el Lowa State College (EEUU). Este prototipo y la
investigaciones posteriores se realizaron en el anonimato, y ms tarde quedaron
eclipsadas por el desarrollo del calculador e integrador numrico electrnico (en
Ingles ENIAC, Electronico Numerical Integrator and Computer) en 1946. El ENIAC,
que segn se demostr se basa en gran medida en el ordenador Atanasoff- Berry
(en Ingles ABC, Atanasoff- Berry Computer), obtuvo una patente que caduc en
1973, varias dcadas ms tarde.
El ENIAC contena 18.000 vlvulas de vaco y tena una velocidad de varios
cientos de multiplicaciones por minuto, pero su programa estaba conectado al
procesador y deba ser modificado manualmente. Se construy un sucesor del
ENIAC con un almacenamiento de programa que estaba basado en los conceptos
del matemtico hngaro-estadounidense John Von Neumann. Las instrucciones se
almacenaban dentro de una llamada memoria, lo que liberaba al ordenador de las
limitaciones de velocidad del lector de cinta de papel durante la ejecucin y
permita resolver problemas sin necesidad de volver a conectarse al ordenador.
A finales de la dcada de 1950 el uso del transistor en los ordenadores marc el
advenimiento de elementos lgicos ms pequeos, rpidos y verstiles de lo que
permitan las mquinas con vlvulas. Como los transistores utilizaban mucha
menos energa y tienen una vida til ms prolongada, a su desarrollo se debi el
nacimiento de mquinas mas perfeccionadas, que fueron llamadas ordenadores o
computadoras de segunda generacin. Los componentes se hicieron ms

pequeos, as como los espacios entre ellos, por lo que fue la fabricacin del
sistema resultaba ms barata.
A finales de la dcada de 1960 apareci el circuito integrado (CI), que posibilit la
fabricacin de varios transistores en un nico sustrato de silicio en el que los
cables de interconexin iban soldados. El circuito integrado permiti una posterior
reduccin del precio, el tamao y los porcentajes de error. El microprocesador se
convirti en una realidad a mediados de la dcada de 1970, con la introduccin del
circuito de integracin a gran escala (LSI, acrnimo de Large Scale Integrated) y,
ms tarde, con el circuito de integracin a mayor escala (VLSI, acrnimo de Very
Large Scale Integrated), con varios miles de transistores interconectados soldados
sobre un nico sustrato de silicio.

CUALIDADES DE LA SECRETARIA
1. 1. Ante todo feminidad.
2. 2. El arte y conocimiento de las relaciones humanas.
3. 3. Responsabilidad.
4. 4. Honestidad e integridad.
5. 5. Espritu de superacin constante.
6. 6. Iniciativa y sentido comn.
7. 7. Dinamismo.
8. 8. Buen juicio e inteligencia.
9. 9. Una gran fuerza de voluntad.
10. Sentido de humor.
11. Una excelente y permanente presentacin personal.
12. tica profesional intachable.
OBLIGACIONES DE LA SECRETARIA

1. 1. Cambiar la hoja del calendario.

2. 2. Colocar agua y flores en los floreros, y en ocasiones regar matas.
3. 3. Organizar el escritorio del jefe.
4. 4. Afilar los lpices.
5. 5. Registrar la correspondencia llegada.
6. 6. Despachar la correspondencia.
7. 7. Archivar.
8. 8. Elaborar el recordatorio de las labores del da.
9. 9. Verificar lo que hay anotado en el orden del da.
10. Despachar el correo.
PROGRAMA DE LA SECRETARIA
1.
2.

1. Entrada puntual.
2. Preparacin del trabajo del da, consulta de fichero donde anoto lo
concerniente a la presente jornada.
3. 3. Lectura del correo y de los servicios de prensa si el jefe est interesado
en ellos.
4. 4. Organizacin de las tareas que pertenecen a sus auxiliares antes de la
llegada del jefe.
5. 5. La secretaria estar dispuesta a atender la llegada del director. Con l
tratar los asuntos relacionados con la jornada ms otros nuevos e
interesantes que el jefe traer consigo.
6. 6. No olvidar que el jefe est en el despacho por lo tanto permanecer
atenta e un nuevo llamado de l.
7. 7. Atender debidamente el telfono y las visitas que sucedern sin duda a
media maana.
8. 8. Cuando el jefe no la necesite, digitar algunas cartas o har que el
subalterno de ello.
9. 9. Por la tarde repasara el plan de trabajo si se ha desarrollado conforme
a lo previsto.
10. Tal vez el director quiera repasar de nuevo los asuntos programados para el
da o dicte algunas cartas.
11. La calma de la tarde ser excelente para archivar y buscar algunos
documentos enlazados a otros temas por resolver.
12. Programa escrito para las labores del da siguiente.
COMO DEBE SER UNA SECRETARIA
Toda digitadora aspira a ser secretaria particular, ya que este trabajo es ms
valioso e interesante.
Esta posicin tiene ms oportunidades para su iniciativa y tareas que no encuentra
en la rutina diaria.

Como digitadora se debe llevar una perfeccin que la capacite para aceptar la
responsabilidad que un puesto de secretaria exige.
La secretaria no espera que el jefe le diga todo lo que tiene que hacer, debe saber
los datos que el jefe necesita y tenerlos a mano. Al hablar por telfono debe ser
gentil y recordar que est representando a su jefe y que desea que a todas las
traten con la misma cortesa acostumbrada por l. Al tomar el auricular debe de
dar a conocer el nombre o razn social del negocio.
La secretaria por el puesto que ocupa oye y conoce muchos asuntos relacionados
con el negocio, debe ser discreta y no confiarlos absolutamente a nadie ni siquiera
a sus familiares, en caso de hacerlo faltara al sigilo de perder la confianza y si
pierde la confianza perder el puesto.
Por ejemplo: Auesteco Sucursal Uno habla la secretaria de gerencia En qu
puedo servirle?, en esta forma hay un claro entendimiento, de la persona de quien
se trata y as debe evitarse la incertidumbre de prdida de tiempo, debe asegurar
toda clase de papeles donde no estn a mano, ni vista de los ojos indiscretos del
pblico, debe saber que un pequeo descuido ocasiona la perdida de cualquier
negocio.
Cuando hable por telfono hgalo muy breve y claro, debe evitar conversaciones
con amigos, esto es molesto para el jefe.
Vigilar que la oficina del jefe este siempre ordenada lo mejor posible, los papeles
en sus respectivos lugares, el computador debe estar desocupado. Estos detalles
pronto son observados por su jefe, aunque l no lo demuestre. La
correspondencia debe estar limpia para que su trabajo sea el mejor presentado en
la oficina.
LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA
Los escenarios econmicos en donde operan las empresas se caracterizan por
ser proactivos, cambiantes, retadores, con grandes oportunidades en donde salen
adelante aquellas empresas que se han preparado para ello, que cuentan con un
buen recurso humano, ejecutivos capacitados, capaces de actuar en estas
caractersticas.
A todo ello se agrega, como lo indica Fernando Vigorena, que vivimos un cambio
de poca y no una poca de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso
de anorexia estructural que vive la empresa moderna, esternalizacin de
funciones medio hacia proveedores externos, estructuras en redes, el pasa de
mercados masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco
propicio para hacer carrera laboral, en empresas con estructuras desmontables,

descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que estn en

permanente cambio.
En este contexto el trabajo de secretaria tradicional pasa a construir pieza de
museo y surge una nueva actividad, la de una secretaria, asistente Emprendedora,
una profesin de apoyo a la gestin.
La gerencia ante esta realidad de los cambios, grandes retos que hoy se dan en
los escenarios, ms en un turbulento, agresivo, riesgoso, se debe contar con la
colaboracin de una secretaria ejecutiva, proactiva, que permita transitar
exitosamente en este proceso se hace necesario cada vez ms adquirir nuevos
conocimientos, en un mundo en el que se maneja mucha informacin.
Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempea en el presente un rol
muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe
contar con una serie de atributos que le permitan desempear su rol
proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que
demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir
stas con su misin, desempearse adecuadamente en los escenarios que el
presente exige.
Muy valido cuando se comenta, que se tenga presente que la secretaria ejecutiva,
es el brazo derecho del gerente pudindole sustituir en ciertos casos incluso
cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas aplicando
su propia iniciativa y criterio del modo que los asuntos importantes reciban la
atencin necesaria, para reducir al mnimo el vacio ocasionado por la ausencia del
jefe.
Es necesario contar con conocimientos bsicos de los actuales tpicos
gerenciales modernos; a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos,
saber los fundamentos bsicos que la telemtica presenta en funcin de un
desempeo exitoso en el ejercicio funcional de la secretaria.
Haber alcanzado un buen crecimiento personal, empata, trato, manejo adecuado
de las interrelaciones humanas, servicio al cliente, amabilidad, asertividad,
presencia, seguridad, autoestima alta, responsabilidad, moral, tica, aspiraciones,
superacin, creatividad, autoconocimiento de s mismo.
A todo ello se debe considerar en la actualidad lo que aporta por
ejemplo, mujeresdeempresas.com, en relacin a un tpico que muchas empresas
han descuidado, como es el concerniente que al igual que las organizaciones
exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visin
a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y
abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los aos 90, cuando las

tecnologas de la informacin y comunicacin sacudieron hasta sus cimientos una

serie de conceptos de la gestin empresarial.
Definitivamente es valioso cuando se indica, que una secretaria es una
colaboradora inmediata de un centro de gestin, con un conocimiento cabal de las
actividades de su jefe y del sector en que trabaja, adems est capacitada para la
delegacin de ciertas reas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus
jefes.
Es decir, en general se ocupa de:
o Organizar, en ciertos casos, asistir a reuniones.
o Establecer buenos contactos telefnicos.
o Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, entre otras.
o Planificar su tiempo y el de su jefe.
o Preparar y tratar la informacin adecuadamente.
o Concertar, acoger y atender a las visitas.
o Preparar presentaciones de productos o servicios.
o Organizar los viajes de negocio.
Resumiendo, se nos indica, debe ser: trabajar en equipo gestionando todo aquello
que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el
entorno interno y externo de la empresa.
Muy importante lo que indica Fernando Vigorena, que una secretaria que centra su
futuro y sus capacidades tcnicas no estar aprovechando el cambio de poca
que se est verificando, sino ms bien estar preparndose solo para sobrevivir.
Quienes sepan que solo el cambio de uno mismo podr asegurar un xito, sern
las secretarias del siglo XXI.

MAPA CONCEPTUAL
LA SECRETARIA
ETIQUETA Y PROTOCOLO
OBJETIVOS GENERELES:
Identificar las normas de cortesa de etiqueta y aplicacin en la vida
cotidiana y laborar.
o Reconocer la importancia que tiene la presentacin personal en el mbito
laboral.
o

INTRODUCCCION:

Las relaciones comerciales laborales y sociales que exigen pautas de

comportamiento que garantiza armona y bienestar para las personas que
participan en ella.
Las personas cultas logran distinguiesen, entre otras razones por su presentacin
personal y la observaciones de las normas de cortesa y etiqueta.

ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunin o situacin especfica. Son
documentos que adquieren valor administrativos legal, jurdico e histrico desde el
momento de su creacin.
De acuerdo con la importancia y caracterstica del acta, cada organizacin debe
cumplir con lo ordenado en legislacin vigente y en algunos casos se debe
registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe
elaborar con papel membrete.
UTILIZACIN DE LAS ACTAS
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una
reunin o situacin especfica.
CLASE DE ACTAS
Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Actas de comits.
Actas de concejo municipal.
Actas de consejos.
Actas de junta directa.
Actas de asambleas.
Actas de reuniones administrativas.
Actas levantamientos de cadveres.
Actas de baja de inventarios.
Actas de eliminacin de documentos.
Actas de sociedades.
Actas de entrega.

REUNION ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO

ACTA 01

FECHA: Ibagu, 20 de junio de 2009

HORA: De las 17:00 a las 19:00 horas
LUGAR: Sala de juntas
ASISTENTES: Julio Cubillos Gmez, Presidente
Ral Bentez Flrez, Vicepresidente
Hernando Tobn Hoyos, Tesorero
Graciela Urrea Jara, Secretaria
Vocales:
Jorge Seplveda Ospina
Carlos Meneses Lujn
INVITADOS: Santiago Londoo Escobar, Asesor
AUSENTES: Carlos Garca Muoz, Vocal (sin excusas)
ORDEN DEL DA
1.
2.
3.
4.

Verificacin del qurum

Lectura y aprobacin del acta anterior
Estudio y solicitudes de prstamo
Proposiciones y varios

DESARROLLO
1. Verificacin del qurum
El presidente dio comienzo a la reunin al verificar que se contaba con el qurum
reglamentario para deliberar.
1. Lectura y aprobacin del acta anterior
La secretaria ley el Acta 010 de la reunin del 2 de abril de 2009, la cual fue
aprobada sin modificaciones.

REUNIN ORDINARIA CONSEJO ESTUDIANTIL

ACTA 01
FECHA: Medelln, 14 de febrero de 2011
HORA: De las 10:00 a las 12:00 horas
LUGAR: Auditorio presencia colombo suiza
ASISTENTES: Alexandra Tesillo, Presidente
Ana Mara Aristizabal, vicepresidente
Laura Gmez, Tesorera
Mariana Avendao, secretaria
Vocales:
Nelson Ospina
Paola Garca
INVITADOS: ngela Carvajal, Psicloga
Michael Agudelo, Asesor
AUSENTES: Lizzeth Gmez
ORDEN DEL DA
1.
2.
3.
4.

Verificacin del qurum

Lectura y aprobacin del acta anterior
Estudio y solicitudes de prstamo
Proposiciones y varios

DESARROLLO
1. Verificacin del qurum

La presidenta dio comienzo a la reunin al verificar que se contaba con el qurum

reglamentario para deliberar.
2. Lectura y aprobacin del acta anterior
La secretaria ley el Acta 01 de la reunin del 02 de enero de 2011, la cual fue
aprobada sin modificaciones.
ACTA 02
Reunin ordinaria consejo estudiantil
3. Estudio de solicitud de plazos
La secretaria informo que el plazo para asistir con el uniforme es hasta el da 21
de febrero de 2011.
La presidenta Alexandra Tesillo inform que hay estudiantes sin el recurso
econmico para portarlo ese da. El asesor Michael Agudelo hizo un convenio
para que el vicepresidente recolectara el da 16 de febrero de 2011 un valor de
1.000 voluntarios como ayuda a estos estudiantes.
4. Proposiciones
La secretaria, Mariana Avendao, ley la carta enviada por el grupo secretariado
#3, en la cual solicita el retiro del segundo descaso en el horario para salir de
clases ms temprano. Discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo
tanto fue aceptada dicha proposicin.
CONVOCATORIA. La prxima reunin se realizar en el auditorio de presencia
colombo suiza, el 01 de marzo de 2011, a las 09:00 horas.
PRESIDENTE

SECRETARIA

ANEXOS: Dos (dos folios)

Transcriptor: Yeraldin Orozco
CARTAS
La expedicin de carta u oficios est a cargo de funcionarios o empleados
autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de funciones.

Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato cartas, oficio o A4,
con logo, membrete y pie de pgina. Estos elementos deberan estar
preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se
recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de pgina
las dems con el logo.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su
identificacin, descripcin o aclaraciones dentro del texto.

CARACTERISTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a sus
destinarios para ello se recomienda tener en cuenta:
Tratar un solo tema por comunicacin.
Redactar en forma clara, precisa, concreta, concisa.
Usar tratamiento respetuoso o corts.
Redactar en primera personal en plural y usar el tratamiento de usted en
singular o plural.
o Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
o Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacin.
o Distribuir el texto de acuerdo con su extensin.
o
o
o
o

UTILIZACIN DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tiene los siguientes usos:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o solicitudes.

Regular o aclarar la situacin.
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
Dar respuesta a una comunicacin recibida.
Reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente.
Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
Impugnar o corregir una situacin.
Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
Solicitar o remitir informacin, documentos u objetos.
Ofrecer agradecimientos, excusas o transferencias.

o
o

Felicitar, invitar o convocar.

Hacer llamados de atencin.
CARTA

Bogot D.C. 11 de febrero de 2009

Seor
GERMAN CANO MORA
Jefe Departamento Recursos Humanos
Capacitacin Empresarial S.A
Transversal 36 45-80
Bogot D.C.
Asunto: Modelo partes mensaje comercial
Cordial saludo, seor Cano
Este modelo de carta escrita en estilo de bloque extremo es uno de los ms
usados en la comunicacin organizacional.
Es necesario que el contenido trasmita la idea en forma: clara, precisa, coherente,
concisa y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y persuadir. Se
sugiere que el texto no tenga ms de tres prrafos en cartas de un solo folio. Se
adjunta literatura de la Real Academia Espaola.
Al observar este modelo, identificar las partes fundamentales y opcionales que se
requieren para la comunicacin efectiva.
Hasta prxima oportunidad.
MARIA FERNANDA GOMEZ LARA
Orientadora Recursos Humanos
Reactor: Anglica Duque

Transcriptor: Mara Lizarazo

CARTA
Medelln, 29 de febrero de 2011
Seora
ALEXANDRA OCHOA
Secretaria
Presencia Colombo Suiza
Asunto: Agradecimiento
Cordial saludo:
Agradecemos por su amable gestin en la entrega de los bonos a los estudiantes
de secretariado sistematizado 4. Realiz usted un excelente trabajo.
Deseamos que contine con su excelente labor.
Cordialmente,
Secretariado Sistematizado 4
Reactor: Alexandra Tesillo
Transcriptor: Ana Mara Aristizabal
MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir informacin,
orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales y las lneas de coordinacin jerrquica de la organizacin.
CARACTERISTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacin.

Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, corts y en modo
impersonal o en primera persona del plural.
o Distribuir el texto de acuerdo con su extensin.
o Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
o
o

UTILIZACIN DEL MEMORANDOS

El memorando puede tener uso de los siguientes objetivos.
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Informar sobre un hecho en forma breve.

Expresar necesidades.
Hacer requerimientos.
Regular o aclarar una informacin.
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
Dar respuesta a una comunicacin recibida.
Conocer detalles sobre un aspecto determinado.
Impugnar o corregir una situacin.
Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
Solicitar o remitir informacin, documentos u objetos.
Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias.
Hacer llamados de atencin, entre otros.
MEMORANDO

DC 06 0156
Medelln, 07de marzo de 2011
PARA: Lizzeth Gmez Rengifo
DE: Alexandra
ASUNTO: ausencia en clase
Con el debido respeto que usted se merece este memorando se realiza para
hacerle un llamado de atencin por sus numerosas faltas de asistencia a clase.
Se le aconseja que se haga presente ms frecuentemente a clases, mejor evite la
cancelacin de su matrcula.
Atentamente,

Firma.
Copia: Coordinacin
Transcriptor:

MEMORANDO
Medelln, 07 de marzo de 2011
PARA: Jorge Montes, Director
DE: estudiantes, Presencia Colombo Suiza
ASUNTO: Aclaracin
Reciba un cordial saludo, ste memorando es para comunicarle la inconformidad
en la que se encuentran los estudiantes de secretariado, ya se informaron que
deben asistir a clases en semana santa y stos no estn de acuerdo con ello.
Espero recibir una respuesta lo ms pronto posible.
Cordialmente,
Estudiantes Presencia Colombo Suiza

INFORMES
La expedicin de informes est a cargo de funcionarios o empleados autorizados,
mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logo smbolo, de acuerdo con las normas
internas de la organizacin.
Nota: Esta disposicin se debe tener en cuenta de acuerdo con las polticas de
costos de cada organizacin.

Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los

informes administrativos, ya sea que se enven por internet o correo electrnico.
Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificacin,
descripcin o aclaracin dentro del texto.
CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN Y LA PRESENTACIN
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Tratar un solo tema
Redactar e forma clara, precisa, concreta y concisa
Usar tratamiento respetuoso y corts
Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudi)
Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada
organizacin
o Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades
realizadas
o Elegir el lenguaje tcnico adecuado, as como el tono para presentar los
hechos.
o
o
o
o
o

UTILIZACIN DEL INFORME

De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en
cuenta los siguientes usos:
o
o
o
o
o
o

Regular o aclarar una situacin

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
Reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente
Impugnar o corregir una situacin
Presentar detalles sobre un aspecto determinado.

CLASES DE INFORMES
Los informes pueden ser:
a)

Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres pginas.

b)

Informe corto, que consta de una a 10 pginas

c)

Informe extenso, de 11 pginas en adelante.

RESUMEN EJECUTIVO
Este tipo de informe breve se usa para:
Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional.
Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificacin de
asuntos administrativos
o Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunin
o Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de
verificacin
o Presentar resumen de un proceso de evaluacin y certificacin
o Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo
(maquinaria), grupo de personas o de un individuo
Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se reemplaza por un
encabezamiento se recomienda que el resumen incluya:
o
o

o
o
o
o
o
o

Encabezamiento, conformado por razn social, dependencia, nmero o

cdigo, ttulo, lugar de origen y fecha de elaboracin
Autora del resumen ejecutivo
Objetivos
Numerales o temas
Conclusiones y recomendaciones
Firma
CENDAP LTDA.

Departamento de capacitacin DC- 048

CAPACITACIN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL
Fecha:

Medelln, 30 septiembre de 2009

ELABORADO POR: John Alberto Correa Zapata

Juan Gonzalo Donado Perea
1. OBJETIVOS
1.1 Cumplir con requisito exigido para la terminacin del contrato como Facilitador
de Acompaamiento.
1.2 Elaborara resumen sobre el proceso, desde su inicio hasta el final.

1.3 Presentar conclusiones.

1.4 Hacer las recomendaciones del caso.
1. RESUMEN
Despus de firmar el contrato por prestacin de servicios como facilitadores y
siguiendo instrucciones del Director Ejecutivo de CENDAP, se desarrollaron las
siguientes actividades:
Julio 18 de 2009: Inicio del contrato, se concert reunin para el 22 de
enero y confirmar las fechas de las capacitaciones en cada ciudad.
o Julio 22 de 2009: Reunin en Gestin Humana con el Psiclogo Juan
Prez Ruiz para enviar convocatorio el 25 de enero reconfirmando fechas y
horarios.
o Las capacitaciones se llevaran a cabo entre el 1 de Julio y el 15 de agosto
del 2009.
2.1
SENSIBILIZACION E INCIO DEL PROCESO.
o

Para esta actividad se dedic el dia 29 de junio, desde las 08:00 horas hasta las
18:00 horas y enviar las sensibilizaciones a travs de internet. Se hizo el registro
correspondiente de las personas inscritas, se atendieron las inquietudes de los
responsables en cada ciudad para advertir que se trababa de capacitacin y
evaluaciones escritas con el debido acompaamiento de los facilitadores.
Durante el inicio y al final de la sensibilizacin se conto con la participacin de
todos los responsables en cada ciudad, de varios inscriptos a las capacitaciones y
de otras personas interesadas. Cada grupo quedo conformado entre 20 y 25
participantes, todos ellos debidamente registrados y quienes se encuentren
laborando en las empresas y entidades afiliadas a CENDAP, con el cumplimento
de todos los requisitos. Se presentaron algunas deserciones por calamidad
domestica. Se dej constancia en las actas respectivas.
Vase anexo detallado en las ciudades en las cuales se dicto la capacitacin:
Antioquia: Medelln, Itag, Sabaneta, Envigado
Caldas: Manizales, Chinchin
Risaralda: Pereira, Santa Rosa de Cabal
Quindo: Armenia
2.2 DESARROLLO DEL PROCESO

En la sensibilizacin se explico el diligenciamiento de los registros y las diferentes

evidencias que deban tener para la primera visita en cada puesto de trabajo. El
orden del proceso fue el siguiente: registro de inscripcin y reportes a CENDAP.
Luego se hicieron las llamadas telefnicas para concertar, en cada ciudad, la
fecha y la hora de las capacitaciones sobre produccin documental (carta, circular
y otros documentos organizacionales), adems de las tcnicas archivsticas para
la organizacin de documentos segn normas de competencia laboral. Se
procedi a la evaluacin escrita. Se hicieron las acciones correctivas en cada caso
y se concert, en cada grupo, el plan de evaluacin definitivo. Se aplic el mismo
procedimiento en el rea de archivstica para finalizar con la evaluacin sobre
conocimientos.
Todo se realiz entre el 29 de junio de 2009. El 21 de julio de 2009 se solicit la
auditoria, la cual se program para el 12 de agosto de 2009, a las 15:00 horas en
el aula mxima de CENDAP en esta ciudad.
1.
o
o
o
o
o
1.
o
o
o

CONCLUSIONES
El proceso se inici segn fechas asignadas.
Falt comunicacin entre los facilitadores y el coordinador para evitar los
inconvenientes que se presentaron.
Hubo problemas con las ayudas audiovisuales, pero se corrigieron.
La mayora de candidatos no toman el proceso en serio.
Falta ms sensibilizacin para que tomen conciencia de que son normas
para comprobar la competencia laboral de cada uno.
RECOMENDACIONES
Aclarar cualquier duda antes de iniciar cada proceso y reafirmar
procedimientos.
Hacer reunin de retroalimentacin con el coordinador y dems facilitadores
para intercambiar experiencias.
Para economizar tiempo y dinero se requiere que los facilitadores tengan
espacios y equipos adecuados; que todos le den ms importancia al proceso
de capacitacin.

JOHN ALBERTO CORREA ZAPATA

Facilitador de Acompaamiento
JUAN DONADO PEREA
Facilitador de Acompaamiento
Copia: Doctora Natalia Castao, Asistente de Direccin

Anexos: cuatro (ocho folios)

Redactor: Juan Gonzalo Donado
Transcriptor: Julia Marcela Correa
CIRCULARES
Comunicaciones escritas de inters comn, con el mismo contenido o texto, a un
grupo especfico de personas tanto interna como externamente.
CARACTERISTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer informacin de carcter
general.
La circular con carcter interno se utiliza para informar disposiciones, normas,
lineamientos y polticas y la circular externa para dar a conocer reglas de
negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Tratar un solo tema
Iniciar y finalizar el texto con la frase de cortesa
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
Usar un tratamiento respetuoso y corts
Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada
organizacin
o Distribuir el texto de acuerdo con su extensin.
o
o
o
o
o
o

CLASES DE CIRCULAR
La circular general se dirige a un grupo especifico de personas
La carta circular est dirigida en forma personalizada.
CIRCULAR 004
Bogot D.C, 11 de abril de 2009
o
o

PARA COORDINADORES DE CAPACITACIN

ASUNTO: Compendio actualizado

Cordial saludo, seores coordinadores. Les comunicamos que la edicin

actualizada sobre documentacin organizacional ser publicada en el presente
ao. As mismo, informamos que para tener el ejemplar original lo pueden adquirir
en las oficinas de ICONTEC o en las libreras autorizadas.
El objetivo del Instituto Colombiano de Normas Tcnicas es presentar
recomendaciones para la elaboracin de diferentes tipos de documentos que se
generan en las organizaciones y proyectar una adecuada imagen corporativa.
Su actualizacin se hace peridicamente y se informa a nuestros usuarios, con el
fin de evitar la adquisicin de: plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados.
Hasta nueva comunicacin.
PEDRO VARGAS GMEZ
Director General
Transcriptor: Martha Ramrez
CIRCULAR 001
Medelln, 14 de marzo de 2011
PARA PROFESORES DE PRESENCIA COLOMBO SUIZA
ASUNTO: Reunin
Cordial saludo, seores docentes.
Les comunicamos que se organizar una pequea celebracin del da del
maestro, con el fin de resaltar su gran labor y agradecer su servicio.
Les esperamos el da 15 de mayo a las 15:30 horas.
Su asistencia es importante para nosotros.
PEDRO VARGAS
Director General Alcalda de Medelln

Transcriptor: Andrs Felipe Gmez

CERTIFICADOS
El certificado es un documento de carcter probatorio, pblico o privado, que se
asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento
acompaado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,
juramento, ceremonia, norma y registro notarial).
Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:
o
o
o

Calificaciones obtenidas dentro de periodos acadmicos.

Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defuncin.
Becas, donaciones, exenciones, crditos, paz y salvo, resultados mdicos,
documentos de identidad, entre otros.
CONSTANCIAS

La constancia es un documento de carcter probatorio, que no requiere

solemnidad, puede ser personal.
Segn el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:
o
o
o
o
o
o
o

Tiempo de servicio.
Experiencia.
Salario u honorarios.
Clases de trabajo.
Jornada laboral.
Cumplimiento de comisiones.
Comportamiento del trabajador, entre otros.

CARACTERISTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN

La constancia y la certificacin tienen como objetivo fundamental dar a conocer
informacin de carcter personal.
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
1.
2.
3.
4.

Redactara en forma clara, precisa, concreta y concisa.

Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortes.
Emplear un estilo gramatical, natural, sencillo y continuo.
Utilizar los formatos establecidos en cada organizacin.

5.
6.
7.

Distribuir el texto de acuerdo con su extensin.

Suministrar la informacin en forma personalizada.
Expedir siempre el original.
TRATAMIENTO, SALUDO Y DESPEDIDA

NOTA: Los ttulos y cargos correspondientes a damas se escriben como lo

establece la Real Academia de Lengua.
TRATAMIENTO
El tratamiento de cortesa o ttulo acadmico se escribe con mayscula inicial.
EJEMPLOS Seor
Seora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Ingeniera
Economista, entre otros.
Para muchos cargos se presentan denominaciones femeninas y profesionales.
EJEMPLOS
Cargos
Alcaldesa
Asistente Administrativa
Consulesa

Decana
Gerenta
Gobernadora
Jueza
Jefa
Ttulos profesionales
Abogada
Administradora de Negocios
Administradora de Empresas
Arquitecta
Bacteriloga
Biloga Marina
Comunicadora Social
Contadora Pblica
Ministra
Presidenta
Rectora
Revisora Fiscal
Secretaria General
Subgerenta
Tesorera

Vicepresidenta
Vicerrectora
Geloga
Fsica Nuclear
Ingeniera
Mdica
Microbiloga
Odontloga
Sociloga
Trabajadora Social
Diseadora Textil
Cuando estos ttulos y cargo forman parte de un texto, se escriben con
minsculas, porque convierten en sustantivos comunes.
EJEMPLOS Vendr la ingeniera Alicia Vargas
El diseo de la presentacin se encargar a la jefa de ventas
SALUDO
Se utiliza precedido del ttulo: para las damas, el nombre sencillo o compuesto,
segn aparece en el destinatario; para los caballeros, los apellidos. Si el saludo es
breve y finaliza en dos puntos, se recomienda la despedida seguida de coma; si el
saludo es extenso, se recomienda que la despedida termine en punto.
EJEMPLOS Apreciado seos Botero Garca:
Respetada ingeniera Gloria Mara:
Seora ministra:

Cordial saludo, seor Martnez Orjuela:

NOTA El uso de Estimado o Apreciado seor se hace solamente para personas
de confianza.
En el caso de los memorandos y las circulares, en los cuales se incluye el saludo,
se presentan los siguientes ejemplos.
EJEMPLOS
Para memorando

Con agrado la saludo e informo que

Tengo el gusto de saludarla y

Con saludo cordial adjuntamos

Para circular

Con nuestro cordial saludo, les solicitamos

Cordial saludo seores y les comunicamos

Los saludamos y confirmamos que

El saludo como parte inicial del texto se escribe a dos interlineas libres despus
del asunto.