Proyecto CIF

UNIVERSIDAD GALILEO
Curso: Evaluación Del Proyecto Integrado
CEI COBÁN

Automatización del proceso de venta
___________________________________________________________

PACAY DE PAZ NERY SAMUEL
07126002

Sábado 28 de octubre de 2008

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Índice

INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 7

Fase 1
MARCO GENERAL DE REFERENCIA .............................................................. 10 A.1 RESEÑA HISTÓRICA JB SISTEMAS INTEGRADOS ................................. 10 A.2 DEFINICIÓN DEL DEPARTAMENTO: VENTAS ........................................ 11 A.3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL JB SISTEMAS .......................................... 18 A.4 ORGANIGRAMA MAESTRO JB SISTEMAS ............................................. 19 ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA .................................................... 21 B.1. ¿EN DÓNDE ESTAMOS? ................................................................... 21 B.2 ¿A DÓNDE QUEREMOS LLEGAR? ........................................................ 25 B.3 ¿QUÉ PODEMOS HACER? ................................................................... 26 B.4 ¿CÓMO PODEMOS LOGRAR? .............................................................. 28

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PROBLEMA ............................................................................................... 30 C.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA: ....................................................... 30 C.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA: ....................................................... 32 C.3 DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA: ..................................................... 33 C.4 COMO AFECTA EL PROBLEMA: ........................................................... 34 CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓNEN EL PUNTO DE VENTA ............. 36 D.1 LA META DE CIF: ............................................................................. 36 D.2 EL OBJETIVO DE CIF: ....................................................................... 36 MOTIVO ............................................................................................ 36 D.3 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ........................................................... 37 IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO: ............................................................. 43 E.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES ........................................................... 44 E.2 ANÁLISIS DE ACTIVIDADES Y ADJUDICACIÓN DE TIEMPOS (CRONOGRAMAS) .................................................................................. 47 E.3 DIAGRAMA DE GANTT ....................................................................... 48 CAPACITACIÓN......................................................................................... 49 F.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES ........................................................... 50 F.2 ADJUDICACIÓN DE TIEMPOS ............................................................. 51 F.3 DIAGRAMA DE GANTT ...................................................................... 52 G. PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA INFORMACIÓN ............................... 53 G.1 DETERMINACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS .......................................... 54 G.2 USO DE TECNOLOGÍA - SOFTWARE................................................... 55 G.3 JUSTIFICACIÓN ............................................................................... 56 DISEÑO PROPUESTO ................................................................................. 57 H.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS........................................................ 58 H.2 ELEMENTOS DEL SISTEMA ................................................................ 59 H.2.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO .............................................................. 61 H.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS......................................................... 62

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Fase 2
ACTIVIDADES .......................................................................................... 71 A.1 LISTA DE ACTIVIDADES EN PRIMER, SEGUNDO Y TERCER ORDEN ......... 72 A.2 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS........................................... 73

LISTA DE ACTIVIDADES ............................................................................ 74 B.1 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS........................................... 75

MATRIZ DE TIEMPOS ................................................................................ 76 C.1 MATRIZ DE TIEMPOS ........................................................................ 77

CONSTRUCCIÓN DE CPM-PERT ................................................................... 78 D.1 CONSTRUCCIÓN DEL CPM-PERT ........................................................ 79

CALCULO DE OCURRENCIAS ...................................................................... 80 E.1 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TEMPRANAS ............................................ 81 E.2 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TARDÍAS ................................................ 82 DETERMINACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA .................................................... 83 E.3 RUTA CRÍTICA ................................................................................. 84

CÁLCULO DE HOLGURAS ........................................................................... 85 F.1 CÁLCULO DE HOLGURA TOTAL ........................................................... 86 F.2 CÁLCULO DE HOLGURA LIBRE ............................................................ 87 F.3 CÁLCULO DE HOLGURA INDEPENDIENTE ............................................. 88

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DETERMINACIÓN DE COSTO ...................................................................... 90 G.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS DE CADA ACTIVIDAD DEL PROYECTO ... 91 G.1.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS .................................................... 92 G.2 DETERMINACIÓN DE COSTO TOTAL ................................................... 93 MS-PROJECT ............................................................................................ 94

Fase 3
ESTUDIO DE FACTIBILIDADES ................................................................... 99 A.1 FACTIBILIDAD ECONÓMICA ............................................................. 100 A.2 FACTIBILIDAD TÉCNICA.................................................................. 106 A.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA .............................................................. 108 A.4 TÉRMINOS DE REFERENCIA ............................................................. 109 A.4.1 CALIDAD Y ESPECIFICACIONES ................................................. 109 A.4.2 COSTOS .................................................................................. 110 COSTO TOTAL .................................................................................. 111 A.4.3 DURACIÓN EN FUNCIÓN TIEMPO ............................................... 112

AUDITORIA ............................................................................................ 113 SEGURIDAD FÍSICA ............................................................................. 114 SEGURIDAD DATOS ............................................................................. 116 SEGURIDAD PROCEDIMIENTOS ............................................................. 117

ANÁLISIS DE PUNTOS DEL SISTEMA ......................................................... 118 IDENTIFICACIÓN ................................................................................. 119

MANUAL ................................................................................................ 123 TABLA DE ANÁLISIS ............................................................................ 124

5

TABLA DE LLAMADAS ........................................................................... 126 TABLA DE INSTRUCTIVOS .................................................................... 128

CONCLUSIÓN ......................................................................................... 129 RECOMENDACIONES ............................................................................... 130 ANEXOS ................................................................................................ 131 HERRAMIENTAS DE DIAGNOSTICO ........................................................ 132 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO ........................................................ 133 ENCUESTAS ..................................................................................... 134 GRAFICAS DE LAS ENCUESTAS .......................................................... 138 MÉTODO DE OBSERVACIÓN ............................................................... 141 JUSTIFICACIÓN DE COMPRA .............................................................. 145 IMÁGENES DE CÓMO ES EL SOFTWARE ............................................... 148

6

Introducción
Automatización del proceso de ventas y control administrativo por medio de control de inventarios y facturación en JB Sistemas Integrados

CIF
Este proyecto tiene como propósito el automatizar el procedimiento de ventas y facilitar el control de los procesos administrativos en JB Sistemas Integrados. La automatización en el área de ventas: será posible con la instalación de un punto de venta; con un sistema de software que controlara una base de datos de los productos y un lector óptico, esta implementación hará que el proceso de venta sea mas rápido resolviendo de manera importante la agilidad en el proceso de ventas permitiendo

atender mejor y mas rápido mejorando a los clientes; mejorando la calidad del servicio, en JB Sistemas Integrados El sistema de punto venta genera automáticamente reportes sobre existencias de productos, ventas de productos por rangos de fechas, totales, manejo de marcas y precios, cuentas de proveedores y clientes, facilitando la tarea para el departamento contable y el administrativo. El sistema ofrece una gran cantidad de beneficios tales como una gran facilidad a la hora de levantar inventarios físicos, un control del

efectivo en caja, los vendedores siempre cuentan con información actualizada. 7

[CIF]
______________________________________________ CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN

Automatización de procedimientos de venta y control administrativo en JB Sistemas Integrados.

8

A
MARCO GENERAL DE REFERENCIA:
________________________________________________
A.1 A.2 A.3 A.4 RESEÑA HISTÓRICA DEFINICIÓN DEL DEPARTAMENTO ORGANIGRAMA MAESTRO ORGANIGRAMA FUNCIONAL

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A. MARCO GENERAL DE REFERENCIA

A.1 RESEÑA HISTÓRICA JB SISTEMAS INTEGRADOS

Fue fundada en el año de 1999 por José Bernardo Burmester Mejía en la 6ª calle 6-30 zona 1, de la ciudad de Cobán, Alta Verapaz, con el número de registro de la patente de comercio 203990 en el folio 203 del libro 165. El 03 de marzo de 1999 JB SISTEMAS INTEGRADOS abre sus puertas al público con el objetivo de ofrecer y entregar lo último en tecnología y lo más actualizado en el ámbito de la informática. Desde aquella fecha JB sistemas integrados ha incrementado su cartera de clientes gracias a su buen servicio y a la buena calidad de sus artículos. Permitiéndole llegar a diferentes sectores de las verapaces. En la actualidad JB SISTEMAS se encuentra ubicada en 3ª calle 4-70 zona 3 de Cobán, Alta Verapaz. La decisión de mudarse a esta dirección se tomo en el 2004 con la intención de tener una ubicación estratégicamente mejor y así atraer a más clientes. JB SISTEMAS es una de las empresas líderes en su género, alcanzando un buen nivel de especialización lo que le ha permitido ser una empresa moderna orientada a maximizar la calidad de sus servicios a beneficio de sus clientes.

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A.2 DEFINICIÓN DEL DEPARTAMENTO: VENTAS

El departamento de ventas de JB Sistemas Integrados se encarga de los procesos de ventas de productos y servicios de reparación de equipo de cómputo, tiene como uno de sus objetivos el proporcionar atención y un buen servicio al cliente. También se encarga de

proporcionar información acerca de los diferentes productos, cotizaciones, listado de precios, además de la recepción y entrega de los pedidos.

En el departamento de ventas hay vendedores encargados de convencer a los clientes a comprar un producto, valiéndose de su fuerza de comercialización. En este departamento hay un vendedor encargado (vendedor en jefe) que es el responsable del manejo de las ventas,

localización en bodega tiene a su cargo los reclamos, condiciones de venta, métodos de distribución, Promociones de venta y publicidad para ayudar a estimular la demanda.

En este departamento hay una Planeación de Ventas donde el vendedor a cargo fija los objetivos y las actividades necesarias para lograr las metas establecidas.

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RECURSO: EQUIPO
CANTIDAD 1 DESCRIPCIÓN fotocopiadora marca Sharp Computadora Intel Pentium III con 352 de memoria RAM, con 15 1 GB de disco duro. Equipada con todos sus accesorios y con Windows XP SP2. Computadora Intel Pentium IV con 512 de memoria RAM, 120 1 GB de disco duro, con todos sus accesorios, y con Windows XP SP1. Computadora DELL optiplex, 512 de memoria RAM y 80 GB de 1 disco duro, con con todos Windows sus XP Ventas accesorios, profesional. 1 Impresora Stylus 3200. Teléfono de discar marca TELGUA color blanco. Un Fax Sharp F0-475 color mate. Calculadora marca kenko k-380A de 8 dígitos. multifuncional Epson En perfecto estado. Buen estado. Buen estado. Buen estado. En buen estado. Muy rápida. Ventas En buen estado no se traba. Ventas En buen estado no se traba. UBICACIÓN Ventas ESTATUS En buen estado

Ventas

1 1 1

Ventas Ventas Ventas

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RECURSO: MOBILIARIO

CANT

DESCRIPCIÓN Escritorio secretarial con gavetas. Escritorio ejecutivo con 6 gavetas.

UBICACIÓN

ESTATUS En buen estado, con un

1

Ventas

poco de desgaste por el tiempo.

1

Administración

En buen estado 4 sillas en perfecto

6

Sillas de plástico color verde.

estado, 1 silla con el Ventas apoya brazos dañado, 1 silla con el respaldo dañado.

Mostrador de 1 productos de plástico. Escritorio para 1 computadora pequeño. 1 Dispensador de agua Salvavidas Ventas En buen estado. Ventas En perfecto estado. Secretaria En buen estado.

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RECURSO: MATERIALES

CANTIDAD 4 4 1 1 2

DESCRIPCIÓN Resma de hojas oficio chamex. Resma de hojas carta chamex. Resma de folders oficio. Resma de folders carta. Cartucho de tinta color de reserva para la impresora Epson. Cartucho de tinta negra de reserva para la impresora Epson. Juego de lapiceros. Sacabocados. Engrapadora. Engrapadora para documentos grandes. Tijera mediana. Paquete de 500 clips. Paquete de 100 fastener metálicos. Paquete de grapas. Sellador Porta-documentos Bretton.

2 2 2 4 1 2 2 2 2 2 2

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RECURSO: HUMANOS
CANTIDAD 1 1 1 1 2 1 2 9 GERENTE DESCRIPCIÓN ADMINISTRATIVO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO SECRETARIO TECNICO ENCARGADO TÉCNICO VENDEDOR ENCARGADO VENDEDOR TOTAL RECURSO HUMANO

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LAS TAREAS DEL DEPARTAMENTO: VENTAS
1. Atención al cliente. La atención a las diferentes consultas que el cliente pueda hacer, el trato y el buen servicio en el proceso de venta. 2. ventas de servicios o productos. La comercialización de las diferentes mercaderías y servicios de reparación que la empresa de JB Sistemas Integrados tiene en venta. 3. Proporciona información Le facilita al cliente las alternativas de pago y las formas de financiamiento sobre la adquisición de productos o equipos de cómputo. 4. Proporciona cotizaciones. Se encarga de proporcionar cotizaciones de servicios de reparación o productos 5. Contacto. Se encarga de realizar llamadas telefónicas para la

localización de los clientes y de informarles sobre sus pedidos o de sus equipos en reparación. 6. Recepción de pagos Recepción de pagos de los clientes por los servicios prestados o productos adquiridos. 16

7. Control de equipos Lleva un registro de los equipos que ingresan y salen del departamento técnico por motivos de reparación, mantenimiento, actualización.

8. Redacción de informes y reportes: Los trabajadores de este departamento de JB Sistemas Integrados elaboran una serie de informes y reportes sobre las ventas realizadas así como las operaciones que se han efectuado, estos informes y reportes son entregados al departamento contable que se encarga a su vez de realizar las respectivas tareas como elaboración de los libros diarios y mayor, los reportes e informes para el departamento administrativo incluyen información como que marca es la mas vendida, cual es la rotación del inventario, existencias; que le ayuda en la toma de decisiones al gerente de que comprar, que promocionar.

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A.3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL JB SISTEMAS

18

A.4 ORGANIGRAMA MAESTRO JB SISTEMAS

19

B
ANÁLISIS SITUACIONAL:
________________________________________________
B.1 B.2 B.3 B.4 EN DÓNDE ESTAMOS A DÓNDE QUEREMOS LLEGAR QUÉ PODEMOS HACER CÓMO LOGRARLO

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B. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

B.1. ¿En dónde estamos?
JB SISTEMAS INTEGRADOS es una de las empresas líderes de la ciudad de Cobán y en la región de las verapaces; es una empresa que ofrece a sus clientes las mejores opciones de tecnología en lo moderno y actualizado a precios competitivos referente a los productos computacionales de igual forma es una empresa líder en el mercado de servicios especializada en las servicio. La misión de JB Sistemas Integrados: esta empresa se complace en cumplir diariamente con la misión de ofrecer artículos modernos y de la mejor calidad así como el brindar un buen servicio satisfaciendo la demanda de los clientes llevando las mejores tecnologías a las oficinas, instituciones gubernamentales, empresas privadas/publicas y a miles de hogares guatemaltecos. reparaciones de equipo cómputo siendo reconocida por la seguridad, garantía y la calidad y la fiabilidad de este

El

Objetivo

de

JB

Sistemas:

El

Brindar

productos

computacionales de la mejor calidad y ser el proveedor líder de servicios de reparación contando con un personal altamente competente, motivado y comprometido en su que hacer profesional. Todo esto dentro del marco de seriedad y responsabilidad.

La Meta de JB Sistemas Integrados:

Ofrecer

artículos

modernos y de la mejor calidad a precios competitivos si olvidar brindar un buen servicio, amigable, confiable satisfaciendo la demanda de los clientes. Procurando un constante impulso de superación propio y a la sociedad. 21

Los Factores y las Presiones Internas de JB Sistemas: JB Sistemas Integrados da prioridad a los factores “Excelencia y calidad” que son obtenidas gracias a la experiencia de nueve años, estos factores son una presión interna para cumplir todas las tareas y actividades con eficacia y eficiencia cumpliendo con las expectativas de calidad.

Restricciones existentes en JB Sistemas: El factor económico es una limitante en la adquisición de mercadería. El espacio físico es reducido en las instalaciones físicas de JB Sistemas Integrados es otra limitante.

Filosofía: Constancia en la calidad y adaptabilidad de los productos y servicios, teniendo como resultado el prestigio necesario para que se siga manteniendo la abundante demanda de dichos servicios.

PRINCIPIOS Y VALORES: Integridad y justicia: Un principio fundamental para el éxito de JB sistemas, es brindar un trato justo a todos los clientes, así mismo el actuar con integridad ante todas las situaciones que le da las bases para evitar daños reputacionales.

Servicio: Es un valor que se desarrolla e inculca entre los empleados de JB Sistemas, para lograr que cada quien trabaje enfocando sus energías, su intención y entusiasmo en busca de satisfacer las necesidades del cliente y en sus labores. 22

Eficiencia y Eficacia: que los empleados Hagan las cosas correctamente, en el momento indicado y sin desperdicios, de esta manera ayuda a que JB Sistemas optimice los recursos.

Excelencia: Es el compromiso que el personal de JB Sistemas Integrados empresa. posee y la responsabilidad de hacer siempre mejor las personal y permanente de la actividades, manteniendo la superación

No discriminación: Es preciso ser objetivo al relacionarse con otras personas, tratando siempre con justicia y respeto debido y necesario para todo aquel cliente con el que el personal este en contacto.

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ANÁLISIS FODA DE – JB SISTEMAS Factores internos Factores externos -

Fortalezas Internas La experiencia de 8 años Responsabilidad en el trabajo Calidad en los servicios/productos La capacidad de satisfacer a los clientes Diversificación en los productos y servicios Buena atención al cliente Buen servicio al cliente Personal capacitado asesoría contable externa Oportunidades Externas una buena ubicación de las instalaciones crecimiento del sector de informática aumento servicios mejores precios que la competencia precios bajos y alternativas financiamiento y sus facilidad de pagos relación con las instituciones INAB en Alta Verapaz Relación con la organización el Centavo. en el interés de clientes por la computación y la adquisición de productos y/o -

Debilidades Internas Falta de conocimientos administrativos Poco espacio en instalaciones No se cuenta con la atención al cliente de 24 horas ni los 7 días de la semana Falta de control administrativo y contable inadecuado mal control flujo efectivo El financiamiento

Amenazas Externas

Una competencia en ubicación vecina Mejores El salarios esta atractivos comprando de las empresas al competencia gobierno computadoras magisterio. La nueva competencia

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B.2 ¿A DÓNDE QUEREMOS LLEGAR?
CRECIMIENTO CON CALIDAD: JB SISTEMAS establece como objetivo de la política el Crecimiento con Calidad. Este concepto está estrechamente ligado al incremento de la competitividad dentro y fuera de la empresa y está compuesto las premisas:

- De cumplir con el logro de nuestros objetivos. - El tener una plataforma empresarial competitiva y sólida a nivel departamental y nacional, en el que JB Sistemas pueda participar en el Mercado: lo cual se traducirá en el bienestar económico y social. - Tener una buena y eficiente estructura administrativa - Generar una buena relación entre sociedad y la tecnología, aprovechando el creciente interés por el sector informático de parte de los clientes - Encontrar soluciones a los problemas de control en el sector administrativo. - El desarrollo de la competitividad de JB Sistemas. A partir de la iniciativa de brindar los mejores bienes y servicios aprovechando como clientes a: particulares, organismos empresariales, instituciones académicas, y las entidades gubernamentales. - Aprovechar los tratados de libre comercio, lo que permitirá ofrecer nuevos modelos de productos y a mejores precios a los clientes.

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B.3 ¿QUÉ PODEMOS HACER?

- Permitir la relación entre sociedad y la nueva tecnología - El brindar los mejores bienes y servicio - establecer estrategias para aprovechar las fortalezas y las oportunidades con el fin de minimizar las amenazas y de reducir las debilidades

   

maxi-maxi mini-maxi maxi-mini mini-mini

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Fortalezas Internas Experiencia de 8 años, calidad Responsabilidad en los servicios y productos La capacidad de satisfacer a los clientes con buena atención al cliente y Buen servicio al cliente Diversificación y mejores precios que la competencia, alternativas de pago Personal capacitado asesoría contable externa ESTRATEGIAS MAXI-MAXI Dar a conocer la experiencia de 8 años y la eficacia en el trabajo Promover que se tiene buena calidad de servicio al cliente y aprovechar la ubicación aprovechar el trabajar con instituciones -

Debilidades Internas Falta de conocimientos administrativos Poco espacio en instalaciones No se cuenta con la atención al cliente de 24 horas ni los 7 días de la semana Falta de control administrativo y contable inadecuado mal control flujo efectivo El financiamiento ESTRATEGIAS MINI-MAXI El tener abierto no 8 sino 12 horas Las instituciones un pago seguro. representan

LAS 4 ESTRATEGIAS DEL FODA DE JB SISTEMAS

-

-

-

-

Oportunidades Externas Buena ubicación de las instalaciones Crecimiento del sector de informática Aumento en el interés de clientes por la computación Relación con las instituciones privadas como del estado.

-

-

-

Amenazas Externas Una competencia en ubicación vecina Mejores salarios atractivos de las empresas competencia El gobierno esta comprando computadoras al magisterio. -

ESTRATEGIAS MAXI-MINI Tener mejores precios que su vecino es una gran ventaja En reparación, un personal capacitado en comparación con el rival es un beneficio

ESTRATEGIAS MINI-MINI - Para minimizar el impacto del un vecino que es mas grande en instalaciones, el tener mejores marcas y precios y variedad es la solución.

-

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B.4 ¿CÓMO PODEMOS LOGRAR?
La manera de llevar a cabo la gestión del crecimiento, competitividad y desarrollo de JB Sistemas, se caracteriza por:

- Mejorar y/o crear el control en área administrativa. - Se logra un crecimiento, si la calidad de los bienes y servicios a brindar logran construir y consolidar ventajas competitivas a partir de las propias capacidades y potencialidades. - Estrategias para determinar el aprovechar las oportunidades   Promover la calidad en el trabajo entre los empleados. La atención al cliente, debe brindársele de forma amigable y amena. - Transmite, los beneficios que obtendrá una gran parte de la población al adquirir los bienes y/servicios. - Cumple los requisitos de la demanda, de las empresas, los trabajadores, los organismos intermedios, las entidades federativas y los municipios. - Basar la efectividad, en convertir a los clientes en su territorio, aumentando la cartera de clientes. - Mecanismo de control: Por medio de observación.  La supervisión

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C
EL PROBLEMA:
________________________________________________
C.1 C.2 C.3 C.4 ANTECEDENTES JUSTIFICACIÓN DETERMINACIÓN COMO AFECTA

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C. PROBLEMA
C.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA:
El problema se origina desde el momento en que un vendedor no registra ni detalla las ventas que ha realizado, lo que hace que la empresa JB Sistemas Integrados no tenga un control de los productos que posee en inventario, dada la existencia este problema; si se presentara un cliente a realizar una compra el vendedor no conoce el precio la cantidad, o si hay en existencia ese producto. Existen clientes que realizan pedidos de productos de cierta marca y características, JB Sistemas integrados realiza dicho pedido a sus proveedores; cuando esta mercancía esta disponible se le informa al

cliente y estos en ocasiones demandan que habían solicitado otro tipo de marca o características. Y esto para la empresa significa perdidas y dado que no existe nada que respalda lo que el cliente en realidad había solicitado. También existen clientes que solicitan productos o servicios de reparación; en el departamento técnico se detecta la falla y se determina las soluciones y se le informa al cliente el costo de reparación para una confirmación para proceder con la reparación, y cuando este equipo esta lista para su entrega, se forma un problema con el cliente ya que no

coincide con el precio por el servicio prestado y no existe nada para demostrar que el cliente estaba de acuerdo con la reparación. 30

ELEGÍ DEMOSTRAR DATOS DE DOS ANTECEDENTES DE CLIENTES CLIENTE ORDEN SE REALIZA PROBLEMA El costo seria de Q.475.00 el cliente acepta que se proceda, pero al momento de recoger su equipo dice que se le había dado un precio menor de 275 El costo total seria de Q. 3100, el cliente indica que la marca entregada no era la que pidió, que el había pedio unas tarjetas MSI de 256 modelo 6700 Afecta en competitividad ya que podría darle mala fama a la empresa a pesar de que el es el que se equivoco Afecta en costos, pérdida para la empresa RESULTADO

Ingreso Alberto Chus Martínez Ical con dirección en Chamelco alta Verapaz. Monitor

de: VGA

un con

Se determina que hay que cambiar por falla: fuente de alimentación y el flay-back

display color, con el problema de que no enciende

Se Uber Najera con dirección en Santa Cruz Alta VERAPAZ. Pidió de 8 tarjetas de video Gforce AGP de 256MB

piden

las Gforce

tarjetas

que el desea y que se le cotizan y que el las paga

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C.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA:
El que un vendedor no registre que ha vendido día a día causa un gran problema a la hora de que la empresa realice un inventario contable o un cambio en la situación financiera ya que no se sabe lo que se ha vendido, a que precio, y cuando se vendió. Cuando los clientes se rehúsan a pagar los precios de los servicios de reparación afecta a la empresa en muchos sentidos como el que este vaya con otras personas y comente poniendo en mal a la empresa, son aspectos que se tienen que evitar por medio de un mecanismo de control.

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C.3 Determinación del Problema:
Como podemos ver en los dos antecedentes presentados

anteriormente la problemática merece que se le de una solución a los problemas que el personal de ventas posee para evitar fugas en el flujo de efectivo, y los problemas que los diferentes clientes presentan para evitar daños reputacionales. Los antecedentes mostraron la existencia de un problema de control y capacidad al que se le debe encontrar una solución, cuanto antes mejor. Actualmente no se cuenta con ningún sistema que evite todos estos problemas con efectividad y los mecanismos empleados hoy por hoy no son lo suficientemente eficaces, en el pasado se trataron de solucionar pero sin éxito. Por ejemplo son: o o o Las listas de precios Cuadernos escolares para registrar ventas o pedidos Blocks de notas para apuntar manualmente pedidos,

Informes y estos muchas veces son extraviados o Documentos de office como los de Microsoft Word para registrar operaciones importantes

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C.4 Como afecta el Problema:
Estos problema suelen ocurrir con una alta frecuencia. En el proyecto se va a encontrar una herramienta que pueda respaldar a la empresa en sus operaciones ya sean estas pedidos a proveedores o contacto con los clientes así como un control de inventarios, el control de informes, evitando que JB Sistemas Integrados siga teniendo perdidas. Este problema afecta a varios departamentos y afectan en la

competitividad de la empresa. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD: En este departamento se requiere una conexión con los de reportes para realizar operaciones respectivas, como en el libro mayor o en los asientos del libro diario. Para poder realizar el cierre diario ya que en la actualidad se les dificulta mucho cuando no existen registros de ventas. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: No hay un instrumentos que permitan realizar estadísticas para determinar que tipo de producto (monitores o impresoras) trae prioridad para reparar o que productos se venden mas para realizar pedidos respectivos. DEPARTAMENTO VENTAS: No hay un mecanismo que respalde las confirmaciones de los clientes sobre los servicios de reparación así como los productos con orden de compra.

34

D
PERFIL DEL PROYECTO:
________________________________________________
D.1 D.2 D.3 OBJETIVOS METAS PERFIL DEL PROYECTO

35

D. CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN
EN EL PUNTO DE VENTA
Que JB sistemas cuente con una herramienta competitiva dentro del sistema de ventas. Con capacidad de aportar ayuda en las tareas administrativas D.1 La meta de CIF: Este proyecto tiene como meta constituirse en instrumento que mejore la calidad del control tanto administrativo como contable, y que mejore la capacidad de los vendedores en la gestión de los productos. D.2 El objetivo de CIF: Ser una herramienta que ayude en el control-cliente mejorando el control administrativo, así como ser una herramienta de aval de garantía y respaldo para las actividades en la empresa

Motivo Ser una herramienta que ayude a JB sistemas integrados y le permita contar con un inventario actualizado así como control de garantías de los clientes y proveedores

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D.3 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

TITULO DEL PROYECTO:

Automatización del proceso de ventas y control administrativo por medio de control de inventarios y facturación en JB Sistemas Integrados: (CIF)

COORDINADOR DEL PROYECTO: Pacay de Paz, Nery Samuel

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Es una herramienta que permite llevar el control de los clientes, proveedores, precios así como control de los equipos que

ingresan y salen al departamento técnico por reparaciones así como un mecanismo usado como un punto de ventas desde el cual se pueda registrar las ventas y compras de mercaderías, este sistema

administrara un inventario de los productos y servicios. Además es un sistema que permite el generar informes

actualizados como por ejemplo: cual es la marca que es mas vendida, este tipo de datos le son útiles a la administración de JB Sistemas,

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así como totales de ventas que es información que es muy útil para el departamento contable de la empresa. Permitirá el ingreso de productos a una base de datos por medio de un lector óptico a su ves este lector se usara al momento de realizar un venta para descargar desde el inventario. El programa para descargar o ingresar productos se apoya de en el software con el lector óptico ya que es capaz de realizar una lectura de los códigos de barras o descripciones de texto así como el de generar sus propios códigos FUNCIONES Se cuida el dinero del negocio, ya que cuenta con un control de procesos operativos como el corte de caja, cierre de cajón y manejo de efectivo, entre otros. Permite tener un control de caja, ya que genera comprobantes de todas las operaciones que se registran. Permite llevar un control detallado del costo de venta ya que

registra el costo promedio y el costo PEPS de cada operación. Los vendedores siempre contarán con información actualizada de precios, ofertas y artículos nuevos. Ayuda como comerciante a planear tus compras, horarios de vendedores y promociones, ya que cuenta con controles asociados que permiten identificar qué se vendió y a qué hora.

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Permite actualizar precios con mucha eficiencia ya que cuenta con módulo de actualización masiva. Ayuda a calcular precios con mucha facilidad y versatilidad. Maneja los diversos estándares de identificación de productos, es decir, los códigos de origen-barras, como el EAN International, UCC, entre otros. Facilita el levantamiento de inventario físico a través de dispositivos móviles, al permitir la importación de este tipo de archivos.

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1. ANTECEDENTES DEL PROYECTO: El proyecto tiene su origen, en la Política de contribuir a que la empresa JB Sistemas Integrados pueda tener una buena y eficiente estructura administrativa y un mayor control de los productos servicios que tiene a disposición de los clientes. El

Perfeccionar así como el establecer procedimientos para un excelente control de las operaciones que se realizan dentro de JB Sistemas Integrados, un sistema que logre constituirse como un

vital apoyo en el área administrativa y en los departamentos de atención al cliente. Ventas. 2. LOCALIZACIÓN: El proyecto se implementará dentro de las instalaciones de la empresa de JB Sistemas Integrados que se ubica en la siguiente dirección: 3ª calle 4-70 zona 3 Cobán, Alta Verapaz. 3. BENEFICIARIOS: Los que se verán beneficiarios de forma directa con la implantación de este proyecto es la propia empresa JB Sistemas. 4. Personal Involucrado: El personal que se vera involucrado directamente será solo el vendedor de JB Sistemas Integrados, pero en si todos los empleados de JB Sistemas Integrados de todos los departamentos se ven involucrados con este sistema de forma indirecta.

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5. Tiempo Disponible: Para realizar el proyecto se dispone de un tiempo 3 meses. 6. COSTOS: Se comprara Únicamente el hardware y el software

necesarios para hacer que el equipo ya existente cumpla con los requisitos del sistema.

Cant
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Descripción
Software de DigiCIF Lector óptico Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz UPS CDP 1000 VA4 Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo 50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD Capacitación personal Antivirus kaspersky OME(7usuarios) Software Firewall08 Microsoft Defender Impresora de POS Epson TMU-Color de pines

Proveedor
Soluciones Digitales Soluciones Digitales Intelaf Intelaf Intelaf Intelaf Soluciones digitales Intelaf Intelaf Intelaf COSTO TOTAL

Costo
Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. 2300 3600 160 340 440 120 0 147 120 670 Q. 7897

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7. Justificación del costo y ahorro neto
Actividad Acondicionamiento a computadoras mantenimiento Capacitación Personal Extra Descripción Para que el sistema funcione al 100% Costo Actual Q. 0 Costo Propuesto Q. 1437 Beneficios Q. -1437 % de variación -100%

Mantenimiento del sistema Al realizar la compra Soluciones

Q. 0 Q. 0

Q. 600 Q. 0

Q. -600 Q. +0

-100% 0%

digitales da una capacitación gratuita Se contrata actualmente personal para realizar inventarios sobre las

Q. 800

Q. 0

Q. +800

+100%

existencias de los productos. Como no se registran las ventas de productos y servicios, el contador cobra

Cobros adicionales

extra por realizar un trabajo adicional para determinar las diferentes

Q. 1000

Q. 0

Q. +1000

+1000%

operaciones que se han realizado. No es necesario contratar personal ya Personal contratado Aumento de salario que el secretario será el encargado del sistema por lo que se le aumentara su salario en Q 600.00 (promedio) Utilidades perdidas No hay control de precios por tanto hay márgenes de error al momento de realizar una venta. Hay perdidas ya que no se lleva un registro de las cuentas clientes Para mantener existencias se realizan (promedio) Pedidos innecesarios pedidos y muchas veces ya existen esos productos. Esto se podría evitar con el sistema información actualizada propuesto Al no saber precios, cantidad o la (promedio) Ventas perdidas existencia de los productos se Q. 3900 Q. 1400 Q. +2500 +35.89% Q. 3700 Q. 0 Q. +3700 +100% Q. 3000 Q. 0 Q. +3000 +100% Q. 800 Q. 0 Q +800 +100% Q. 1200 Q. 1800 Q. -600 +66.67%

Cuentas por cobrar

pierden posibles ventas con el sistema se podrían minimizar Totales mensuales

Q. 14,400

Q. 5,237

Q. +9163

+36.37%

42

E
E. IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO:
________________________________________________
E.1 E.2 E.3 DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES CRONOGRAMAS DIAGRAMA DE GANTT

43

E.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
1. Presentación del proyecto Se visita la empresa JB Sistemas para presentar el proyecto que se quiere implementar y para consultar con el gerente para solicitar información. 2. Estudio y localización del problema En la empresa JB Sistemas se recopila información del

departamento de ventas por medio del método de observación para determinar y localizar el problema. 3. Estudio de la empresa Se realiza un estudio de los objetivos que quiere alcanzar JB Sistemas, para que al diseñar el proyecto se contribuya al consecución de las metas 4. Encuestas Encuesta al gerente general así como al personal involucrado para recopilar información después de haber realizado los estudios 5. Diseño de la solución al problema Se recopila la información obtenida en el estudio, y se diseña el proyecto de automatización. 6. Propuesta Se presenta el proyecto CIF al gerente para su aprobación 44

7. Cotización Se cotiza los diferentes requerimientos del sistema como los son el software y hardware. 8. Análisis Se analiza lo cotizado. 9. Selección de compra Se selecciona las diferentes empresas a las que se les comprara los diferentes hardwares y software para el funcionamiento del sistema a implementar. 10. Informe Se realiza un informe de la cotizaciones y la selección de compra que se analizo y se eligió. 11. Adquisición de presupuesto Se adquiere el presupuesto después de haber presentado el informe 12. Compra Se realiza la compra de los diferentes hardwares y software que requiera el sistema. 13. Implementación Se implementa e instala el nuevo sistema en la empresa JB Sistemas

45

14. Se

Preparación para capacitación planifica la capacitación y se realiza un manual de

procedimientos, diapositivas, materiales para la capacitación.

15. Preparativos para la capacitación Se prepara el salón así como las herramientas para la capacitación 16. Capacitación Se reúne el personal y se le capacita 17. Puesta en marcha El sistema funciona al 100% y cumple con las expectativas propuestas

46

E.2

ANÁLISIS DE ACTIVIDADES Y ADJUDICACIÓN DE TIEMPOS (CRONOGRAMAS)
Durante el periodo de 2 Julio a 11 Octubre de 2007

no 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Actividad Presentación del proyecto Estudio y localización del problema Estudio de la empresa Encuestas Diseño de la solución Propuestas Cotización Análisis Selección de compra Informe Adquisición de presupuesto Compra Instalación Preparación capacitación Preparativos salón capacitación Capacitación

Duración 1 día 10 días 3 días 1 días 25 días 2 días 2 días 1 días 1 días 1 días 5 días 10 días 5 días 4 días 4 días 1 días

Fecha de Inicio 02/07/07 03/07/07 03/07/07 17/07/07 18/07/07 22/08/07 24/08/07 28/08/07 29/08/07 30/08/07 31/08/07 07/09/07 21/09/07 28/09/07 04/10/07 10/10/07

Fecha de Finalización 02/07/07 16/07/07 05/07/07 17/07/07 21/08/07 23/08/07 27/08/07 28/08/07 29/08/07 30/08/07 06/09/07 20/09/07 27/09/07 03/10/07 09/10/07 10/10/07

Persona Responsable coordinador de proyecto, gerente Coordinador de proyecto Gerente, coordinador de proyecto Gerente, coordinador de proyecto, secretario Coordinador de proyecto Gerente, coordinador de proyecto Coordinador de proyecto Gerente, coordinador de proyecto Gerente, coordinador de proyecto Coordinador de proyecto Gerente, coordinador de proyecto Gerente, coordinador de proyecto Personal de la empresa y de soluciones digitales Coordinador de proyecto y Personal de la empresa Coordinador de proyecto y Personal de la empresa Personal de Soluciones digitales Gerente , Coordinador de proyecto y Personal de la empresa

17.

Puesta en marcha

1 días

11/10/07

11/10/07

47

E.3 DIAGRAMA DE GANTT

Archivo

CPM:

CPM-MICROSOSFTPROJECT\CPM.mpp

48

F
CAPACITACIÓN
________________________________________________
F.1 F.2 F.3 DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES CRONOGRAMAS DIAGRAMA DE GANTT

49

F.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
1. Planificar la capacitación. Se planifica una capacitación para que el personal de JB Sistemas tenga en perfecto funcionamiento el sistema. 2. Solicitar al proveedor del software una capacitación. Se le solicita a soluciones digitales que es el proveedor del software que una capacitación del uso eficiente del sistema al personal de JB Sistemas Integrados. La capacitación es proporcionada por la empresa Soluciones Digitales como servicio adicional y gratuito al realizar la compra del software 3. Preparación. Se reúnen los diferentes materiales, local, equipos que son necesarios para realizar los preparativos de la capacitación. 4. Preparativos. Se reúne al personal involucrado de JB Sistemas y se preparan los materiales y equipos para la capacitación. 5. Capacitación. Al personal involucrado de JB Sistemas Integrados como el secretario, gerente se le imparte la capacitación sobre el uso del nuevo sistema.

50

F.2 Adjudicación de tiempos
no 1. 2. 3. 4. 5. Actividad Planificación Solicitar la capacitación Preparación capacitación Preparativos capacitación Capacitación Duración 1 días 1 días 3 días 4 días 1 días Comienzo 27/09/07 27/09/07 29/09/07 04/10/07 10/10/07 Fin 27/09/07 27/09/07 03/10/07 09/10/07 10/10/07 Persona Responsable Gerente, coordinador de proyecto Personal de la empresa y de soluciones digitales Coordinador de proyecto y Personal de la empresa Coordinador de proyecto y Personal de la empresa Personal de Soluciones digitales

51

F.3 Diagrama de Gantt

52

G
G. PLANEAMIENTO D ESTRATÉGICO DE LA INFORMACIÓN
________________________________________________

G.1 G.2 G.3

DETERMINACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGÍA JUSTIFICACIÓN

53

G.1 Determinación de las Herramientas
Se determina el hardware y el software utilizados y necesarios para la implementación del sistema de control de inventarios y facturación en JB Sistemas Integrados.

CANTIDAD

DESCRIPCIÓN

RAZÓN

UBICACIÓN

1

Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz

La tarjeta de memoria ram de 512MB es para que el software no sea lento y así el sistema funcione correctamente. Para evitar interrupciones en el fluido 1 Ventas

1

UPS CDP 1000 VA4

eléctrico y así evitar daños físicos y perdidas de información.

1 Ventas

1

Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo Antivirus kaspersky OME (7 usuarios) Software Firewall08 Microsoft Defender Impresora de POS Epson TMU-Color de pines

Para almacenar la base de datos del sistema. Para mantener el sistema operativo

1 Ventas

1

protegido de virus. Para mantener el la base de datos del sistema protegido. Para generar facturas impresas.

1 Ventas

1

1 Ventas

1

1 Ventas

54

G.2 Uso de tecnología - Software
Para implementar el sistema de Automatización de procedimientos de venta y control administrativo por control de inventarios y facturación se requiere un determinado software, a continuación se detalla cual será su utilización.

CANTIDAD DE LICENCIAS

DESCRIPCIÓN

UTILIZACIÓN

Es el software que permite el control automatizando procesos de inventarios y facturaciones e informes: Este software se utilizara como un sistema POS como una caja registradora que permita realizar ventas.

1

Software de DigiCIF
Es un programa muy completo y funcional que permite llevar cuentas por cobrar, por pagar, registros de ventas, clientes, proveedores, cuentas bancarias, ingresos como devoluciones de mercaderías, control de marcas y estilos. Genera reportes de ventas, compras, devoluciones, control de mercadería, así como reportes de ventas y compras. Es un programa que viene en el paquete de DigiCIF que se utilizara para la gestión de la base de datos: seguridad, compresión, copias de seguridad. Permitirá también el control de la base de datos por funciones de red (si en el futuro a largo plazo se añadieran mas PC a la red)

1

Software Interbase & SQL

1

Software de Drivers para lector óptico

Software de soluciones digitales que se utilizara para instalar los controladores en el sistema operativo. Permite el enlace hacia el programa POS de DigiCIF

1

Software de utilidades de Disco Duro Simple-Tech

Este software será utilizado gracias a que ofrece utilidades como desfragmentadores, backups, puntos de restauración. Será necesario utilizar un software que proteja la base de datos y los archivos de datos del sistema contra los virus y spyware, programas mal intencionados. Será utilizado para restringir accesos por la red local Software POS que se conecta al sistema CIF y permite que desde el programa se envíen documentos para tenerlos en papel Permitirá imprimir facturas, recibos de compras.

Antivirus kaspersky

1 1
Software Firewall08 Microsoft Defender

1

Software de Epson TMU-Color

55

G.3 Justificación

La

Automatización

de

procedimientos

de

venta

y

control

administrativo en JB Sistemas Integrados por medio del sistema de control de inventarios y facturación implementar en JB Sistemas Integrados se define como un Transaccional (TPS), porque en este cargarán todas las transacciones y operaciones de ventas, compras que realice JB Sistemas Integrados, y el aportara a un entono de Sistema de Información Gerencial (MIS) ya que este publicará consultas y reportes de venta, compras, clientes, proveedores, que ayudarán a la JB Sistemas Integrados a que tome las decisiones adecuadas.

56

H
H. DISEÑO PROPUESTO
________________________________________________
H.1 H.2 H.3 DFD ELEMENTOS DEL SISTEMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

57

H.1 Diagrama de Flujo de Datos
Solicita descarga Usuario Proceso 1 Ingreso de condigo personal y contraseña Procede Proceso 2 Muestra el producto para que el lector óptico lea el código de barra Si existe Proceso 3 Ingresa cantidad

Consulta de usuarios A1 Usuarios

Se consultan los datos A1 Productos A4 A3 Factura

Se consulta

Productos

A5

Clientes

Proceso 4 Se descargo correctamente Usuario Se revisa que todo los datos estén correctos

Se procede

58

H.2 Elementos del Sistema

ENTIDADES Internos Usuario Gerentes

Externos Clientes Contador Soporte técnico Soluciones Digitales

FLUJO DE DATOS Usuarios Proceso de descarga Ingreso de productos Ingreso de cantidad de productos a descargar Ingreso de código de usuario y contraseña

Gerente

reporte de ventas Control de productos y precios

Cliente Contador

compra operaciones financieras y estados de cuentas Reporte de operaciones

59

PROCESOS Ingresos de códigos y contraseñas. Muestra ante el lector óptico. Ingreso de cantidad. Revisión de datos.

ALMACENES Usuarios. Productos. Factura. Clientes.

60

H.2.1 Diagrama de Contexto

Usuario Solicita Proceso de productos Ingresos descarga de

Usuario

Descarga exitosa

Seguimiento Solicita Ingreso de productos sistema de base de datos Gerente Reporte de inventarios Contador Solicita información Cliente Proporciona datos Proceso de compra y registro de clientes Compra exitosa Analiza al Estudio de las operaciones Gerente Procesos donde el sistema genera informes permitiendo control de inventarios Realiza rutinas

Realiza cuentas e inventarios generales

Cliente

Proceso ayuda de soporte tecnico

Soporte tecnico 61

H.3 Manual de Procedimientos
Los procedimientos que el personal de JB Sistemas Integrados que ejecutaran al momento de realizar una descarga del sistema con el objetivo de atender mejor al cliente y contribuir a dar un buen servicio.

SIMBOLOGÍA EMPLEADA EN LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Proceso Proceso Alternativo Decisión Datos Documento Multi Documento Terminador

Preparación

Proceso predefinido Proceso interno Tarjeta Cinta perforada

Operación manual Conector fuera de pagina Y O

Conbinar

extracto Intercalar ordenar Pantalla

Datos almacenados Retraso

Almacenamiento

62

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

NUMERO:

1

NOMBRE: APROBADO:

MANUAL EN VIGOR: Pagina:________ Gerente MODIFICADO: ___/___/___ Tiempo consto

Gerencia

__________________ Gerente General Usuario

No.

Descripción/procedimiento El Gerente para realizar las

1

respectivas cierre, acerca de

operaciones de información diferentes se ha las que 00:15 Q. 2.60

solicita

operaciones

realizado durante el mes o día. El usuario del sistema prepara 2 la información que se y la Q. 2.60 encuentra almacenada de las facturas. 3 El gerente realiza las 01:00 TOTALES 01:30 Q.10.41 Q.15.61 00:15

que se encuentra en las copias

operaciones con la información.

63

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

NUMERO:

2

NOMBRE: APROBADO:

MANUAL EN VIGOR: Pagina:________ MODIFICADO: ___/___/___

Contabilidad

__________________ Gerente General Usuario

No. 1

Descripción/procedimiento El contador realiza las operaciones de estados financieros.

Contador

Gerente

Tiempo

consto

00:15

Q. 2.60

2

El

contador

solicita

información 00:15 Q. 2.60

acerca de las operaciones que se han realizado en la empresa. 3 El usuario y el gerente preparan la información que hay en registros de ventas, documentos y facturas, 4 Realiza el proceso de análisis de la información y realiza las cuentas de la empresa como inventarios generales. TOTALES

00:15

Q. 2.60

01:00

Q.10.41

01:45

Q.18.21

64

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
NUMERO: NOMBRE: APROBADO: Contabilidad __________________ Gerente General Descripción/procedimiento Cliente MANUAL EN VIGOR: Pagina:________ Usuario Gerente MODIFICADO: ___/___/___ Tiempo consto

No.

1

Cliente realiza proceso de compra y solicita servicio.

00:04:00

Q. 0.69

Usuario se identifica ante el programa con su
2

pasword, descarga.

y prepara el producto para el proceso de

00:01:00

Q. 0.17

3

Se coloca el producto ante el lector óptico y se inicia el proceso de descarga del inventario digital del sistema.

00:00:30

Q. 0.09

1 65

No.

Descripción/procedimiento

Cliente

Usuario

Gerente

Tiempo

costo

¿El producto a descargar esta en la base de datos? SI se inicia 4 el proceso de impresión NO se inicia el proceso de ingreso a nuevo producto.

1
00:00:30 Q. 0.09

5

En el proceso de ingreso de nuevo producto se ingresa la marca, descripción, el precio. ¿Se tiene el precio del producto a ingresar? SI se consulta el precio del producto NO se consulta con el gerente el precio del producto.

00:01:30

Q.0.26

6

00:01:00

Q. 0.17

7

El gerente genera un reporte del precio del producto.

00:05:00

Q. 0.89

8

Se registra el producto y se almacena en el sistema.

00:00:30

Q. 0.09

9

Se inicia el proceso de impresión.

00:00:15

Q. 0.04

2

66

No.

Descripción/procedimiento

Cliente

Usuario

Gerente

Tiempo

costo

Por medio del lector óptico se ingresa el producto a 10 descargar y se revisa que todos los datos del producto estén correctos.

2
00:00:15 Q. 0.04

Se solicitan los datos personales del cliente y este los 11 proporciona. Se confirman los datos para ingresarlos al sistema y se 12 procede con el proceso de impresión. 13 Se solicita el efectivo al cliente. 00:01:30 Q.0.26

00:00:30 00:00:30

Q. 0.09 Q. 0.09

14 Se almacena en el registro de ventas y se imprime.

00:00:30

Q. 0.09

Se entrega el cambio y se prepara el producto para realizar 15 la entrega del producto al cliente. 00:01:30 Q.0.26

Totales

00:19:00

Q.4.94

67

Fase

2
68

Automatización de procedimientos de venta y control administrativo en JB Sistemas Integrados.

[CIF]
Fase// 2 //
Automatización de procedimientos de venta y control administrativo en JB Sistemas Integrados.

______________________________________________
69

A
LISTA DE ACTIVIDADES
________________________________________________
A.1 A.2 ORDEN DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES SELECCIONADAS

70

A. LISTA DE ACTIVIDADES

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Presentación del proyecto con el gerente. Estudio de objetivos de la empresa. Estudio Y Localización del problema. Encuestas. Diseño de la solución al problema. Propuesta. Cotización. Análisis. Selección de compra. Informe. Adquisición de presupuesto. Compra. Implementación. Planificación de capacitación. Solicitud de capacitación. Preparación para capacitación. Preparativos para la capacitación. Capacitación. Puesta en marcha.

71

A.1 LISTA DE ACTIVIDADES EN PRIMER, SEGUNDO Y TERCER ORDEN
Cuadro sinóptico de las actividades

PRIMER ORDEN 1 Presentación del proyecto 1.1 con el gerente. 1.2

SEGUNDO ORDEN

TERCER ORDEN

Estudio del problema.

Estudio de objetivos de la 1.3 Encuestas.

empresa. 2 3 4 5 6 7 Diseño de solución. Cotización. Informe. Implantación. Planificación. Preparación para 7.1 capacitación. 8 Puesta en marcha. Preparativos. 7.1.1 Capacitación. 6.1 Solicitud de capacitación. 2.1 3.1 4.1 propuesta. Análisis. Adquirir presupuesto. 3.1.1 4.1.1 Selección de Compra. Compra.

72

A.2 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS
No
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

PRIMER ORDEN
Presentación del proyecto con el gerente. Estudio de objetivos de la empresa. Estudio del problema. Diseño de solución a la problemática. Informe. Adquirir presupuesto. Compra. Implementación. Planificación. Solicitud. Preparación. Capacitación. Puesta en marcha.

73

B
LISTA DE ACTIVIDADES
________________________________________________
ACTIVIDADES SELECCIONADAS

74

B.1 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS
TABLA DE ACTIVIDADES PRECEDENTES Y SUBSECUENTES:
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 PRIMER ORDEN Presentación del proyecto con el gerente. Estudio de objetivos de la empresa. Estudio del problema. Diseño de solución a la problemática. Informe. Adquirir presupuesto. Compra. Implementación. Planificación. Solicitud. Preparación. Capacitación. Puesta en marcha. NOMBRE A B C D E F G H I J K L M PRECEDENTE --A A BC D D F G H H I J K L SUBSECUENTE B C D D E F G H I J K K L M ---

75

C
MATRIZ DE TIEMPOS
________________________________________________

76

C.1 MATRIZ DE TIEMPOS
MATRIZ DE TIEMPOS DE LAS ACTIVIDADES:

No

NOMBRE

PRECEDENTE

SUBSECUENTE

TIEMPO OPTIMISTA

TIEMPO PESIMISTA

TIEMPO REAL APROX

TIEMPO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

A B C D E F G H I J K L M

--A A BC D D F G H H I J K L

B C D D E F G H I J K K L M ---

1 1 5 19 1 2 5 2 2 1 1 1 1

2 5 18 35 2 8 19 8 6 2 5 2 2

1 3 9 24 1 5 9 5 4 1 3 1 1

1 3 10 25 1 5 10 5 4 1 3 1 1

77

D
CONSTRUCCIÓN DE CPM-PERT
________________________________________________

Red a tiempo

78

D.1 CONSTRUCCIÓN DEL CPM-PERT

DIAGRAMA DE SECUENCIA MANUAL DE LAS ACTIVIDADES:

3

B A
1 2

3
fi = 0 11

K
3

12

L
1

13

M
1

14

1 10

C
4

I D
25
5

E
1

6

F
5

7

G
10

8

H
5

4
9 fi = 0

J
1
10

79

E
CALCULO DE OCURRENCIAS
_____________________________________________________

Tempranas y tardías

80

E.1 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TEMPRANAS
EVENTO NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN INICIO FIN I F EARLIEST

A B C D E F G H I J K L M

--A A BC D E F G H H I J K L

B C D D E F G H I J K K L M ---

1 3 10 25 1 5 10 5 4 1 3 1 1

1 2 2 4 5 6 7 8 9 9 11 12 13

2 3 4 5 6 7 8 9 11 10 12 13 14

0 1 1 11 36 37 42 52 57 57 61 64 65

1 4 11 36 37 42 52 57 61 58 64 65 66

81

E.2 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TARDÍAS
EVENTO NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN INICIO FIN I F I F EARLIEST LATEST

A B C D E F G H I J K L M

--A A BC D E F G H H I J K L

B C D D E F G H I J K K L M ---

1 3 10 25 1 5 10 5 4 1 3 1 1

1 2 2 4 5 6 7 8 9 9 11 12 13

2 3 4 5 6 7 8 9 11 10 12 13 14

0 1 1 11 36 37 42 52 57 57 61 64 65

1 4 11 36 37 42 52 57 61 58 64 65 66

0 8 1 11 36 37 42 52 57 60 61 64 65

1 11 11 36 37 42 52 57 61 61 64 65 66

82

DETERMINACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA
OCURRENCIA ACTIVIDAD Ei Ef Li Lf Ei=Li Ef=Lf RUTA RUTA CRITICA

A B C D E F G H I J K L M

0 1 1 11 36 37 42 52 57 57 61 64 65

1 4 11 36 37 42 52 57 61 58 64 65 66

0 8 1 11 36 37 42 52 57 60 61 64 65

1 11 11 36 37 42 52 57 61 61 64 65 66

V F V V V V V V V F V V V

V F V V V V V V V F V V V

Critica No critica Critica Critica Critica Critica Critica Critica Critica No critica Critica Critica Critica

83

E.3 RUTA CRÍTICA
3

B A
1 2

3
fi = 0 11

K
3

12

L
1

13

M
1

14

1 10

C
4

I D
25
5

E
1

6

F
5

7

G
10

8

H
5

4
9 fi = 0

J
1
10

84

F
CÁLCULO DE HOLGURAS
_____________________________________________________

Totales – libres - independientes

85

F.1 CÁLCULO DE HOLGURA TOTAL
EVENTO NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN INICIO FIN I F I F TOTAL EARLIEST LATEST HOLGURA RUTA CRITICA

A B C D E F G H I J K L M

--A A BC D E F G H H I J K L

B C D D E F G H I J K K L M ---

1 3 10 25 1 5 10 5 4 1 3 1 1

1 2 2 4 5 6 7 8 9 9 11 12 13

2 3 4 5 6 7 8 9 11 10 12 13 14

0 1 1 11 36 37 42 52 57 57 61 64 65

1 4 11 36 37 42 52 57 61 58 64 65 66

0 8 1 11 36 37 42 52 57 60 61 64 65

1 11 11 36 37 42 52 57 61 61 64 65 66

0 7 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0

V F V V V V V V V F V V V

86

F.2 CÁLCULO DE HOLGURA LIBRE

EVENTO NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN INICIO FIN

EARLIEST I F

LATEST I F

HOLGURA LIBRE

RUTA CRITICA

A B C D E F G H I J K L M

--A A BC D E F G H H I J K L

B C D D E F G H I J K K L M ---

1 3 10 25 1 5 10 5 4 1 3 1 1

1 2 2 4 5 6 7 8 9 9 11 12 13

2 3 4 5 6 7 8 9 11 10 12 13 14

0 1 1 11 36 37 42 52 57 57 61 64 65

1 4 11 36 37 42 52 57 61 58 64 65 66

0 8 1 11 36 37 42 52 57 60 61 64 65

1 11 11 36 37 42 52 57 61 61 64 65 66

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

V F V V V V V V V F V V V

87

F.3 CÁLCULO DE HOLGURA INDEPENDIENTE

NOMBRE

EVENTO PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN INICIO FIN

EARLIEST I F

LATEST I F

HOLGURA INDEPENDIENTE

RUTA CRITICA

A B C D E F G H I J K L M

--A A BC D E F G H H I J K L

B C D D E F G H I J K K L M ---

1 3 10 25 1 5 10 5 4 1 3 1 1

1 2 2 4 5 6 7 8 9 9 11 12 13

2 3 4 5 6 7 8 9 11 10 12 13 14

0 1 1 11 36 37 42 52 57 57 61 64 65

1 4 11 36 37 42 52 57 61 58 64 65 66

0 8 1 11 36 37 42 52 57 60 61 64 65

1 11 11 36 37 42 52 57 61 61 64 65 66

0 -7 0 0 0 0 0 0 0 -3 0 0 0

V F V V V V V V V F V V V

88

HOLGURA NOMBRE INDEPENDIENTE TOTAL LIBRE

A C D E F G H I K L M B J

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -7 -3

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 3

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 NO CRITICAS 0
ACTIVIDADES CRITICAS

89

G
DETERMINACIÓN DE COSTO
____________________________________________________

90

G.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS DE CADA ACTIVIDAD DEL PROYECTO

PRESUPUESTO GENERAL: COSTOS DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO Actividad Presentación del proyecto con el gerente. Estudio de objetivos de la empresa. Estudio del problema. Diseño de solución a la problemática. Informe de diseño y cotizaciones. Adquirir presupuesto. Compra. Implementación. Planificación. Solicitud. Preparación. Capacitación. Puesta en marcha. Nombre A B C D E F G H I J K L M Precedente --A A BC D D F G H H I J K L Subsecuente B C D D E F G H I J K K L M --Tiempo Cantidad 1 1 1 1 9 1 1 1 1 1 1 1 1 Valor unitario 55 55 500 3000 40 55 Total 55 55 500 300 360 55 7897 500 250 55 150 0 55 Q. 10,232

1 3 10 25 1 5 10 5 4 1 3 1 1

7897
500 250 55 150 0 55

91

G.1.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS
DESCRIPCIÓN / TIEMPO RECURSO HUMANO Contratado (aumento de salarios) Investigación Diseño Implementación Informe Análisis Mantenimientos. CAPACITACIÓN Capacitación (gratuita) HARDWARE Y SOFTWARE Software de DigiCIF Lector óptico Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz UPS CDP 1000 VA4 Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo 50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD Antivirus kaspersky OME(7usuarios) Software Firewall08 Microsoft Defender Impresora de POS Epson TMU-Color de pines Total 2300 3600 160 340 440 120 147 120 670 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 600 220 3000 150 55 55 0 600 0 0 0 0 0 0 600 0 0 0 0 0 0 600 0 0 0 0 0 0 600 0 0 0 0 0 0 600 0 0 0 0 0 0 0 1 2 3 4 5

11977

600

600

600

600

720

15097

Nota:
No se va a comprar equipo de computo ya que se reacondicionara el existente. No se va a comprar mobiliario ya que se utilizara el ya existente. En la empresa JB Sistemas el personal del departamento técnico tiene la tarea de dar mantenimientos a los equipos de la empresa por lo que no es necesario contratar personal para dicha labor.

92

G.2 DETERMINACIÓN DE COSTO TOTAL

COSTO TOTAL 1 COSTO PRESUPUESTADO Costo Presupuestado 15,097 .00 15,097 00

2

COSTO FIJO Sueldo (Aumento) 50 unidades CD marca Maxtor + Case (para Backups) 600 120 .00 .00

720

00

3

COSTO DE INVERSIÓN Costo de la inversión 7,897 .00 .

7,897

00

Q. 23,714

.00

93

H
MS-PROJECT
________________________________________________

94

95

96

97

[CIF]
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN ______________________________________________

Fase

3
98

A
ESTUDIO DE FACTIBILIDADES
________________________________________________

99

A.1 FACTIBILIDAD ECONÓMICA
En la Factibilidad Económica del proyecto Automatización del proceso de ventas y control administrativo por medio de control de inventarios y facturación en JB Sistemas Integrados CIF se demostrara que los costos que implica y el tiempo en que se tendrá un retorno de la inversión realizada y así demostrar las ganancias de la implementación de CIF-(PV-CI) proyecto de automatización de procedimientos de venta y control administrativo en los procesos de inventario.

100

ANALISIS DE FLUJO DE EFECTIVO
PARA LA AUTOMATIZACION DEL PUNTO DE VENTA
DESCRIPCIÓN MES 0 1 2 3 4 5 6

+ +
+

INGRESOS Ingresos por venta COSTOS RECURSO HUMANO Contratado (aumento de salarios) Investigación Diseño Implementación Informe Análisis Mantenimiento + + CAPACITACIÓN Capacitación (gratuita) HARDWARE Y SOFTWARE Software de DigiCIF Lector óptico Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz UPS CDP 1000 VA4 Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo 50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD Antivirus kaspersky OME(7usuarios) Software Firewall08 Microsoft Defender Impresora de POS Epson TMU-Color de pines 2300 3600 160 340 440 120 147 120 670 11977 (11977) (11977) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 600 6400 (5577) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 600 6400 823 0 0 0 0 0 0 0 0 0 600 6400 7223 0 0 0 0 0 0 0 0 0 600 6400 13623 0 0 0 0 0 120 0 0 0 720 6280 19903 0 0 0 0 0 0 0 0 0 600 6400 26303 0 0 0 0 0 0 0 600 220 3000 150 55 55 0 600 0 0 0 0 0 0 600 0 0 0 0 0 0 600 0 0 0 0 0 0 600 0 0 0 0 0 0 600 0 0 0 0 0 0 600 0 0 0 0 0 0 0 7000 7000 7000 7000 7000 7000

=

=

Costo Total FLUJO DE EFECTIVO FLUJO DE EFECTIVO ACUMULADO

101

RETORNO DE LA INVERSIÓN
ANALISIS DE LOS COSTOS – BENEFICIOS ACUMULADOS EN LA AUTOMATIZACION DEL PUNTO DE VENTA MES 0 1 2 3 4 5 6 7 COSTO MES 11977 600 600 600 600 600 720 600 COSTO ACUMULADO 11977 12577 13177 13777 14377 14977 15697 16297 BENEFICIO MES 0 7000 7000 7000 7000 7000 7000 7000 BENEFICIO ACUMULADO 0 7000 14000 21000 28000 35000 42000 49000

102

PUNTO DE EQUILIBRIO GRAFICA DE COSTOS Y BENEFICIOS

103

(VAN)
OPCIÓN INVERSIÓN

CALCULO DEL VALOR ACTUAL NETO DE LA AUTOMATIZACIÓN DEL PUNTO DE VENTA
TASA DE DESCUENTO

MES 1

MES 2

MES 3

MES 4

MES 5

MES 6

FENT

Flujo

(11.977,00)

6.400,00
1/(1+22%)^(1 =

6.400,00
1/(1+22%)^(2 =

6.400,00
1/(1+22%)^(3 =

6.400,00
1/(1+22%)^(4 =

6.280,00
1/(1+22%)^(5 =

6.400,00
1/(1+22%)^(6 =

22%

38.280,00

Formula Factor Dcto. Va

0,819672

0,671862

0,550707

0,451399

0,369999

0,303278

20.223,87

5.245,90

4.299,92

3.524,52

2.888,95

2.323,60

1.940,98

Van

8.246,87

Van

Q8.246,87

104

CALCULO DE LA TASA DE RETORNO DE INVERSION DE LA AUTOMATIZACIÓN DEL PUNTO DE VENTA OPCIÓN Flujo Formula Factor Dcto. 12.845,16 868,16 TIR 48.357% INVERSIÓN 11977 1 6400
1/(1+44.221%) ^(1 =

(TIR)
FENT 38.280

2 6400
1/(1+44.221%) ^(2 =

3 6400
1/(1+44.221%) ^(3 =

4 6400
1/(1+44.221%) ^(4 =

5 6280
1/(1+44.221%) ^(5 =

6 6400
1/(1+44.221%) ^(6 =

TASA DE DESCUENTO 42%

0,693380 4.437,63

0,480776 3.076,96

0,333360 2.133,51

0,231145 1.479,33

0,160272 1.006,51

0,111129 711,23

48.357 %

>

38.280 %

TIR > TD => REALIZAR EL PROYECTO TIR < TD => NO REALIZAR EL PROYECTO

105

A.2 FACTIBILIDAD TÉCNICA
Por medio de la factibilidad técnica se permite asegurar con seguridad de que lo adquirido, indica cuales son las necesidades en el área de JB Sistemas Integrados y que lo que se ha propuesto en el CIF-(Automatización del proceso de ventas y control administrativo por medio de Control de Inventarios y Facturación) se adapta con éxito al proceso de venta. Propuesta para adquisición:

Cant
1 1

Descripción
Software de DigiCIF Lector óptico Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200

Ubicación
ventas ventas

1 400Mhz 1 UPS CDP 1000 VA4 Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB 1 externo 50 unidades CD marca Maxtor + Case 1 para CD 1 1 Antivirus kaspersky OME(7usuarios) Software Firewall08 Microsoft Defender

ventas

ventas

ventas

ventas

ventas ventas

106

PROPUESTA:
Las memorias Ram son para mejorar el rendimiento de la computadora existente, aumentando su velocidad para que el programa CIF no se trabe o se torne lento el sistema. El lector óptico y el programa de CIF tipo POS son la base y el espíritu del proyecto ya que con el lector óptico se podrá ingresar productos a la base de datos con solo apuntalar al lente el producto, y el programa que almacenara la base de datos de los productos a ingresar además de ser un punto de venta y registro. El disco duro USB por seguridad física ya que es más seguro tener guardada la información en un medio extraíble a un disco duro fijo que presentaría más riesgos. El UPS es para no interrumpir el proceso ante una falta de energía eléctrica. El antivirus y el firewall son para mantener protegido el sistema ante infiltraciones de software mal intencionado. Los CD o DVD serán para crear copias de seguridad

periódicamente.

107

A.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA

Los manuales y la capacitación respectiva corresponden a la empresa soluciones digitales. Los manuales vienen en el paquete donde vienen el lector óptico y el software CIF, estos permitirán al encargado del sistema conocer el sistema para que tengan seguridad operativa al momento de realizar una operación.

108

A.4 TÉRMINOS DE REFERENCIA
A.4.1 CALIDAD Y ESPECIFICACIONES
Las adquisiciones han de ser de acuerdo a las especificaciones propuestas, y los hardware tendrán que se de una marca

preferentemente no genérica.

La calidad del hardware y los diferentes materiales a adquirir ha de ser fundamental para que el sistema se ejecute de la mejor forma el ejemplo de una memoria Ram marca Kingstown, una marca Mark visión, una marca SandDisk y no como touch o simple Tech, los productos es preferible que

de software, hardware, como también el software de la

base de datos a comprar ofrezcan garantía con un proveedor o fabricante y ofrezca asistencia técnica en caso de desperfectos o daños.

El personal (el que usara el sistema) reciba su capacitación para el correcto uso del sistema y que se identifique con los procesos del sistema de CIF compruebe. Y que al momento de que el personal de soluciones digitales instale el programa despeje posibles dudas.

Que la capacitación al personal de JB Sistemas integrados por parte del personal de la empresa soluciones digitales los forme y los prepare en conocimientos y habilidades para un uso correcto y así maximizar el funcionamiento del sistema.

109

A.4.2 COSTOS

DESCRIPCIÓN / TIEMPO RECURSO HUMANO Contratado (aumento de salarios) Investigación Diseño Implementación Informe Análisis Mantenimientos. CAPACITACIÓN Capacitación (gratuita) HARDWARE Y SOFTWARE Software de DigiCIF Lector óptico Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz UPS CDP 1000 VA4 Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo 50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD Antivirus kaspersky OME(7usuarios) Software Firewall08 Microsoft Defender Impresora de POS Epson TMU-Color de pines Total

0

1

2

3

4

5

600 220 3000 150 55 55 0 0

600 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

600 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

600 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

600 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

600 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 120 0 0 0

2300 3600 160 340 440 120 147 120 670

11977

600

600

600

600

720 15097

110

COSTO TOTAL

COSTO TOTAL 1 COSTO PRESUPUESTADO Costo Presupuestado 15,097 .00 15,097 00

2

COSTO FIJO Sueldo (Aumento) 50 unidades CD marca Maxtor + Case (para Backups) 600 120 .00 .00

720

00

3

COSTO DE INVERSIÓN Costo de la inversión 7,897 .00 .

7,897

00

Q. 23,714

.00

111

A.4.3 DURACIÓN EN FUNCIÓN TIEMPO

La duración de la implementación de CIF-(PV-CI) proyecto de automatización de procedimientos de venta y control administrativo en los procesos de inventario es del 02/07/07 al 11/10/07.

no 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34.

Actividad Presentación del proyecto Estudio y localización del problema Estudio de la empresa Encuestas Diseño de la solución Propuestas Cotización Análisis Selección de compra Informe Adquisición de presupuesto Compra Instalación Preparación capacitación Preparativos capacitación Capacitación Puesta en marcha

Duración 1 día 10 días 3 días 1 días 25 días 2 días 2 días 1 días 1 días 1 días 5 días 10 días 5 días 4 días 4 días 1 días 1 días

Fecha de Inicio 02/07/07 03/07/07 03/07/07 17/07/07 18/07/07 22/08/07 24/08/07 28/08/07 29/08/07 30/08/07 31/08/07 07/09/07 21/09/07 28/09/07 04/10/07 10/10/07 11/10/07

Fecha de Finalización 02/07/07 16/07/07 05/07/07 17/07/07 21/08/07 23/08/07 27/08/07 28/08/07 29/08/07 30/08/07 06/09/07 20/09/07 27/09/07 03/10/07 09/10/07 10/10/07 11/10/07

112

B
AUDITORIA
________________________________________________
SEGURIDAD DE FÍSICA SEGURIDAD DE DATOS SEGURIDAD DE PROCEDIMIENTOS

113

SEGURIDAD FÍSICA
EQUIPOS, MOBILIARIO, DESCRIPCIÓN RIESGOS DEL RIESGO Comprometer al Corto en los equipos Se Incendio derraman líquidos personal respete ciertas áreas equipos sobre lo circuitos en las que no se va compromete permitir comer El sistema como Se maneja una maquina Incendio en las de lavado de cartuchos instalaciones que es altamente regulación colocarlo en una pared están a salvo inflamable de acceso mas rápido como normas de actual solo que componentes utilizar extintores Utilizar el extintor los diferentes especificaciones No se sigan beber ni El personal no se Que CAUSAS CONTROL CONTROL el personal El cuidado de los INSTALACIONES DESCRIPCIÓN DEL VENTAJAS DESVENTAJAS

Apagones o subidas en el Ups con Energía apagones suministro de energía regulador eléctrica

Un ups con un Protección del regulador de energía equipo incluida cargado el UPS que no este

114

Extinguidor

Detector de humo

Cierre de grifos

Alarma

Antivirus

5600,0 mm x 796,2 mm

Soldadora

Limpia Cabezales

1500,0 mm x 3700,0 mm

4800,0 mm x 0,8 m

115

SEGURIDAD DATOS
DESCRIPCIÓN RIESGOS DEL RIESGO CAUSAS CONTROL DEL CONTROL Virus nuevos todos Se infiltran virus al sistema por la red o Virus Infección internet. Empleados que ingresan sus USB a las PCs. Mantener Constantes actualizadas las actualizaciones. firmas. computadora y en especial al sistema. disponibles actualizaciones completas. El personal no le da el Copias de Fallos El sistema falla cuido y este presenta seguridad desperfectos El personal no cuida los Perdida Medios dañados cds y estos se dañan del sistema Salidas Perdida de información El equipo o el sistema, software falla sistema bruscas. periódicas salidas del Backsups seguridad de datos seguridad. forzosas del Copias de Respaldo de la base en realizar copias se No hay compromiso Responsabilidad cuide los activos lugar seguro podría olvidar de datos Que el personal Se cuidan los cd en un El personal se lo copias de la base registros Quemar en dvd Un respaldo de los No se cuiden los cd protegido a la fabricantes no tengan Un antivirus capas de combatir y mantener los días Que las empresas DESCRIPCIÓN VENTAJAS DESVENTAJAS

116

SEGURIDAD PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIÓN RIESGOS DEL RIESGO El personal no Mal mantenimiento Mal proceder en mantenimientos tiene el cuido necesario al equipo Al momento de un El usuario se Al momento de descargar un Datos producto en la incorrectos base de datos hay errores usuario como revisar que no pone mal el hayan errores precio. competente fallas en el Confirmación sistema para fuertemente correctamente ingreso de nuevo compromete con producto hay el software y el datos No confirme Una base de Establecer procedimientos CAUSAS CONTROL DEL CONTROL Que el personal El personal no sepa como se No hay daños debe realizar un procedimientos mantenimiento se apoya a los DESCRIPCIÓN VENTAJAS DESVENTAJAS

117

C
ANÁLISIS DE PUNTOS DEL SISTEMA
________________________________________________

Riesgo y control

118

C.1 IDENTIFICACIÓN
Los manuales y la capacitación respectiva corresponden a la empresa soluciones digitales. Los manuales vienen en el paquete donde vienen el lector óptico y el software CIF, estos permitirán al encargado del sistema conocer el sistema para que tengan seguridad operativa al momento de realizar una operación.
Puntos de riesgo y control CIF

CATEGORÍA DE CATASTE

Perdida total

CATEGORÍA DE CRITICO

Daños Severos

Daños menores CATEGORÍA DE LEVE

CATEGORÍA DE MARGEN

Poco Daño

119

Solicita descarga Usuario

Proceso 1 Ingreso de condigo personal y contraseña Procede

Proceso 2 Muestra el producto para que el lector óptico lea el código de barra Si existe

Proceso 3 Ingresa cantidad

Consulta de usuarios A1 Usuarios

Se consultan los datos A1 Productos A4 A3 Factura

Se consulta

Productos

A5

Clientes

Proceso 4 Se descargo correctamente Usuario Se revisa que todos los datos estén correctos

Se procede

120

CONTROLES EVITAR CONTROLAR ELIMINAR PREVENTIVOS DEFECTIVOS CORRECTIVOS CONTROL 1 = (C1) CONTROL 2 = (C2) CONTROL 3 = (C3)

FUNCIÓN

SUBDIVISIÓN

DESCRIPCIÓN

EVITAR

PREVENTIVOS

Prevé un daño o peligro, anticipándose al evento Determina si el evento está sucediendo y notifica o emite señal de advertencia Subsana una situación generada al ocurrir un evento de riesgo. Reduce la amenaza, reduce la vulnerabilidad del sistema, reduce el impacto, detecta un incidente y se recupera del impacto

CONTROLAR

DEFECTIVOS

ELIMINAR

CORRECTIVOS

121

Solicita descarga Usuario

Proceso 1 Ingreso de condigo personal y contraseña Procede

Proceso 2 Muestra el producto para que el lector óptico lea el código de barra Si existe

Proceso 3 Ingresa cantidad

Consulta de usuarios A1 Usuarios

C2

Se consultan los datos A1 Productos A4 A3 Factura

Se consulta

Productos

CONTROL

FUNCIÓN

DESCRIPCIÓN Para identificar usuario y evitar

A5

Clientes

C1

CORRECTIVO

procesos mal intencionados Para registrar descarga y verificar que todo es correcto para descarga

C1

C2

DEFECTIVO

Proceso 4 Se descargo correctamente Usuario Se revisa que todos los datos estén correctos

Se procede

122

D
MANUAL
________________________________________________

Contingencia

123

D.1 TABLA DE ANÁLISIS
PASO DESCARGA DESCRIPCIÓN CONTINGENCIA SOLUCIÓN TIPO

1

ERROR DE DESCARGA (AA)

EL LECTOR NO LEE EL CÓDIGO (CA) QUE EL PRODUCTO NO ESTE INGRESADO EN EL SISTEMA (CB) QUE EL USUARIO NO HALLA INGRESADO EL PRODUCTO AL SISTEMA(CD)

VERIFICAR CÓDIGO

I

2

FALLA VERIFICACIÓN(AB)

VERIFICACIÓN DE EXISTENCIA

I

3

FALLA VERIFICACIÓN EN SISTEMA (AC)

REGISTRO DE NUEVO PRODUCTO

I

4

REGISTRO DE INGRESO DE PRODUCTOS (AD)

EXISTE REPORTE DE PRECIOS(CD)

CONSULTAR A GERENTE

LL

USO DEL SISTEMA PROBLEMAS CON AL MOMENTO DE ABRIR EL PROGRAMA (CUA) PROBLEMAS CON EL SOFTWARE DEL PROGRAMA (CUB)

1

EL PROGRAMA NO ABRE (UA)

REVISAR ACCESOS

I

2

EN EFECTO EL PROGRAMA FALLA (UB)

LLAMA A SOLUCIONES DIGITALES

LL

124

DESCARGA

AA

NO CA SI I

AB

NO CB SI I

AC

AD CC SI I I

1

2

3

4

CD

F F

USO SISTEMA

UA

NO
CUA

UB

NO
CUB

1
SI

2
SI

F

I

I

125

D.2 TABLA DE LLAMADAS
PRIORIDAD 1 A QUIEN JOSÉ BURMESTER PUESTO GERENTE buremesterjose@yahoo.com SOPORTE EN 24436095/ 2 LUIS ALBERTO SOLUCIONES ventas@solucionesdigitales.com DIGITALES TELÉFONO / MAIL 5025-8115/

126

D.3 TABLA DE INSTRUCTIVOS

SI NO SE LOGRA SE PROCEDE NO. PASO RESPONSABLE ACCIÓN A DESCARGA 1 2 3 SOPORTE 4 5 Usuario Encargado de soporte Solicita soporte Prepara informe de soluciones Paso 5 ---------------------Usuario CIF Usuario CIF Gerente Lectura de código por lente óptico Registro de producto nuevo Entrega reporte de precios Paso 2 Paso 3 ---------------

127

Conclusión [CIF]
______________________________________________ CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN

Como propósito de este proyecto se presenta a JB Sistemas Integrados esta potencial solución para contribuir en la automatización de los procedimientos de venta mejorando y agilizando el servicio,

optimizando un control administrativo de las diferentes operaciones que JB sistemas Integrados.

128

Recomendaciones
______________________________________________ CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN
Se recomienda al señor José Burmester gerente de la empresa JB Sistemas tomar en consideración este proyecto para su pronta

implementación para que la empresa logre eliminar los diferentes costos actuales, permitiendo la automatización del proceso de ventas la empresa minimizando el tiempo de este proceso mejorando la calidad del servicio y por medio del control de facturación y de inventarios manejara

financieramente mejor la empresa.

Pacay de Paz Nery Samuel

129

[CIF]
______________________________________________

ANEXOS

130

ANEXOS
______________________________________________

Herramientas De Diagnostico

131

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO

Recurso Humano

Clientes
No hay compromiso No hay control de lo que se hace

Sistema

No proporciona datos correctos

No hay responsabilidad

No existe un sistema para registrar ventas

Falta de cultura

Mal Servicio de ventas (no hay registro de operaciones)
Escasa o no existe información del producto Se inventario con incorrectamente No se ha inventariado No se utiliza correctamente

Información Productos

Equipo

132

Encuestas

133

134

Encuesta

CIF

PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA Cobán, Alta Verapaz, Guatemala.
Para el proyecto de automatización de procedimientos de venta se ha elaborado la siguiente encuesta, la cual tiene como propósito el diagnostico del problema existente en el proceso de ventas actualmente utilizado; es por esta razón que solicitamos de su valiosa colaboración en resolver los siguientes planteamientos. TEMA: El proceso de ventas actual. Instrucciones: Responda las siguientes preguntas de acuerdo a sus conocimientos y experiencia dentro del actual sistema de ventas.

UNIVERSIDAD GALILEO

1) ¿Cómo personal de ventas de JB Sistemas integrados; como considera que se esta prestando servicio de ventas?
Bueno _______ Medio_______ lento________

2) ¿Cómo califica la atención al cliente con el actual sistema de ventas?
Rápido _______ Medio_______ lento________

3) Desde el punto de vista de ventas ¿hay control del inventario de la mercadería?
Si _______ No_______

4) ¿Cuenta con información actualizada de los productos con el sistema actual?
Si _______ No_______

5) ¿Cuáles son los accidentes más comunes que ocurren al prestar el servicio de ventas con el sistema existente?
_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

6) ¿Si ha sufrido accidente con el sistema actualmente vigente que recomendaciones daría para prevenirlo?
_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
Personal de ventas, JB Sistemas Integrados

135

Encuesta

CIF

PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA Y CONTROL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Para el proyecto de automatización de procedimientos de venta y control de procesos administrativos se ha elaborado la siguiente encuesta, la cual tiene como propósito el diagnostico del problema existente en el control de ventas actualmente utilizado; es por esta razón que solicitamos de su valiosa colaboración en resolver los siguientes planteamientos. TEMA: Control administrativo actual en el proceso de ventas. Instrucciones: Responda las siguientes preguntas de acuerdo a sus conocimientos y experiencia dentro del actual sistema de procesos administrativos de ventas.

UNIVERSIDAD GALILEO

1) Cómo personal de administrativo de JB Sistemas Integrados; ¿Cómo califica el control actual sobre las operaciones de ventas que los vendedores realizan?

Bueno _______

Medio_______

malo________

2) Los procesos que el sistema actual le ofrecen para obtener información ¿le suministran toda la información que necesita?

Si _______

No_______

3) Desde el punto de administrativo ¿Cómo califica el control del sistema actualmente existente del inventario de la mercadería?

Bueno _______

Medio_______

malo________

4) ¿Qué problemas comúnmente afronta al obtener información con el sistema actual?
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Personal Administrativo, JB Sistemas Integrados

Graficas de las encuestas

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Graficas Encuesta 1

PERSONAL DE VENTAS

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Graficas Encuesta 2

PERSONAL ADMINISTRATIVO

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Método de observación

140

Observación

CIF

METODO DE OBSERVACION: NO PARTICIPANTE
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA Y CONTROL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Para el proyecto de automatización de procedimientos de venta y control de procesos administrativos se ha utilizado la herramienta de diagnostico de observación no participante en el control de ventas actualmente utilizado en JB Sistemas Integrados.

METODO DE OBSERVACION EN JB SISTEMAS INTEGRADOS:
Para la determinación del problema se empleo la herramienta de observación no participativa donde se investigo y observo pero no se participo de manera activa dentro del personal de ventas de JB Sistemas Integrados. Se limito a mirar y a tomar notas sin relacionarse con los miembros del departamento de ventas dependiendo siempre del objetivo de la localización y determinación del problema en el actual sistema de ventas, la observación participante proporciono una idea más clara acerca de lo que sucede dentro del proceso actual de ventas y en el de personal de ventas. Se aplico la observación no participante porqué se espera que el personal de ventas proceda normalmente como siempre lo hace en el sistema de ventas existente ya que si se introduce en el grupo de forma participativa podría ser un obstáculo en las actividades del personal de ventas.

141

CIF
RESULTADOS DE LA OBSERVACION:
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA Y CONTROL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Para el proyecto de automatización de procedimientos de venta y control de procesos administrativos se ha utilizado la herramienta de diagnostico de observación no participante en el control de ventas actualmente utilizado en JB Sistemas Integrados.

RESULTADOS DE LA OBSERVACION
De la observación no participativa del proceso ventas del sistema

actualmente utilizado por la empresa JB Sistemas Integrados se logró apreciar y determinar lo siguiente: El personal de ventas realiza las operaciones de ventas de diferentes productos de cómputo al efectuar dichas operaciones no registra esa venta ya sea por motivos de que hay una gran cantidad de clientes o porque se le olvida registrar como derivación se tiene como resultado que a la hora del cierre diario no cuadre y que se tenga un deficiente control del inventario físico de la mercadería. Otro hallazgo encontrado es que el personal de venta no cuenta con todas las herramientas necesarias al vender ya que debido a la cantidad de productos a la venta es difícil para el vendedor memorizar todos los precios, al realizar el proceso de venta muchas veces este tiene que consultar el precio en un listado de precios este proceso hace que el cliente se sienta descontento por la demora del servicio

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2 Otro problema grave que se diagnostico es que el vendedor no sabe si hay existencia de los productos ni la cantidad, en muchas ocasiones llega un cliente a realizar un compra y pregunta por un determinado producto y el

vendedor le dice “que no hay en existencia” y por lo general si la hay, acá podemos observar la perdida de un potencial cliente, una venta perdida, una perdida de ganancias, la publicidad que dará ese cliente de “un negocio donde no hay nada” el que el vendedor no tenga conocimiento acerca de las existencias es un problema grave, embarazoso que con el nuevo sistema a implementar se lograra solucionar. Se observo también la perdida de dinero al momento de darle el cambio al cliente en ocasiones se le da mas de lo que era son problemas que afecta la situación financiera de la empresa, el nuevo sistema también funciona como un punto de venta como si de una caja registradora se tratara; el software nos muestra en pantalla el proceso de venta, la existencia, la cantidad a cobrar, cuanto se cobro, el cambio, encajando perfectamente en la empresa JB sistemas.

Entonces:
JB Sistemas Integrados una empresa de servicios y venta de productos de computo modernos, a la vanguardia de los avances tecnológicos no puede llevar los registro de inventario y operaciones de ventas con un lápiz y un

cuaderno escolar esta es una forma de llevar los registros para algunos aceptable pero no esta a la altura ni cumple con los requerimientos y las necesidades que esta empresa tiene, por lo que el nuevo sistema que con un software muy completo y un lector óptico eliminara los actuales problemas del proceso de ventas.

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Justificación de compra

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PRECIO FINAL 12 MENSUALIDADES DE ENVIÓ Y ENTREGA PERSONAL-EMPRESA

Q. Q. Q.

2300.00 3600.00 500.00

2 DÍAS

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LECTOR IMAGEN Serie 8000 USB
Descripción La versión nueva y elegante de este lector es ideal para aplicaciones de punto de venta al público. Es muy ligero y fácil de manejar. Es rápido y lee velozmente todos los tipos de código de barras comunes hasta una distancia de hasta 12.5 cm. La interface de este lector es USB Ficha técnica
Fuente de Luz: 660 nm visible IMAGER red LED Sensor Sistema Optico: 2048 pixel CCD (charge-coupled device) Velocidad: 100 lecturas por segundo. Ancho de lectura: 95mm ancho a 70mm de distancia 50mm ancho a 100mm de distancia Resolución: 0.1mm(4mils) - Code 39, PCS=90 % Simbologías: Auto Detecta todos los tipos de código de barra estándar de una dimensión Modos de Operación: Gatillo, intermitentente (manos libres) y continuo. Edición de datos: Prefijo, sufijo, identificador y formato, Code tipo selección, check digit selection decoding option transmitted character delay, header selection, trailer selection, message suffix, good read beep tone and volume, scanner trigger selection keyboard emulation type (intermessage delay, keyboard type and keyboard language).Serial interface type (ACK/NAK, Xon/Xoff, RTS/CTS, good read LED control, start/stop bits) Soporta Caídas: 1.5 m Que incluye Lector Imagen Serie 8000 en caja. Cable de Conexión USB. Base Manos Libres. Guía Rápida de Instalación. el Sistema de Punto de Venta para lector. negocio Caja Comercial de regalo en la compra del

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IMÁGENES DE CÓMO ES EL SOFTWARE
SE VISITADO LA PAGINA www.solucionesdigitales.com\cif para obtener imágenes de muestra del programa de software.

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CAPTURAS DE SEGURIDAD QUE EL USUARIO ADMINISTRADOR DEL SISTEMA TENDRA A CARGO

CONTROL DE USUARIOS

COPIAS DE SEGURIDAD

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USUARIOS

PUNTO VENTA

VENTA

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CONTROL DE ACCESOS

150

MENU PRINCIPAL

CONSULTA DE PRODUCTOS

151

INGRESO DE NUEVO PRODUCTO

MANEJO DE MARCA

152

IMPRESIÓN DE ETIQUETAS

ADMINISTRA PRECIOS

REPORTES DE EXISTENCIA

153

COMPRAS

COTIZACIONES

CREDITO DE CLIENTES

CHEQUES

154

REPORTES

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Universidad Galileo
Pacay de Paz, Nery Samuel
07126002

Automatización del proceso de ventas y control administrativo por medio de control de inventarios y facturación en JB Sistemas Integrados: (CIF)

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