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Proyecto CIF

UNIVERSIDAD GALILEO
Curso: Evaluación Del Proyecto Integrado
CEI COBÁN

Automatización del proceso de venta


___________________________________________________________

PACAY DE PAZ NERY SAMUEL


07126002

Sábado 28 de octubre de 2008

1
Índice

INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 7

Fase 1
MARCO GENERAL DE REFERENCIA .............................................................. 10

A.1 RESEÑA HISTÓRICA JB SISTEMAS INTEGRADOS ................................. 10

A.2 DEFINICIÓN DEL DEPARTAMENTO: VENTAS ........................................ 11

A.3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL JB SISTEMAS .......................................... 18

A.4 ORGANIGRAMA MAESTRO JB SISTEMAS ............................................. 19

ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA .................................................... 21

B.1. ¿EN DÓNDE ESTAMOS? ................................................................... 21

B.2 ¿A DÓNDE QUEREMOS LLEGAR? ........................................................ 25

B.3 ¿QUÉ PODEMOS HACER? ................................................................... 26

B.4 ¿CÓMO PODEMOS LOGRAR? .............................................................. 28

2
PROBLEMA ............................................................................................... 30

C.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA: ....................................................... 30

C.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA: ....................................................... 32

C.3 DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA: ..................................................... 33

C.4 COMO AFECTA EL PROBLEMA: ........................................................... 34

CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓNEN EL PUNTO DE VENTA ............. 36

D.1 LA META DE CIF: ............................................................................. 36

D.2 EL OBJETIVO DE CIF: ....................................................................... 36

MOTIVO ............................................................................................ 36

D.3 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ........................................................... 37

IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO: ............................................................. 43

E.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES ........................................................... 44

E.2 ANÁLISIS DE ACTIVIDADES Y ADJUDICACIÓN DE TIEMPOS


(CRONOGRAMAS) .................................................................................. 47

E.3 DIAGRAMA DE GANTT ....................................................................... 48

CAPACITACIÓN......................................................................................... 49

F.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES ........................................................... 50

F.2 ADJUDICACIÓN DE TIEMPOS ............................................................. 51

F.3 DIAGRAMA DE GANTT ...................................................................... 52

G. PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA INFORMACIÓN ............................... 53

G.1 DETERMINACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS .......................................... 54

G.2 USO DE TECNOLOGÍA - SOFTWARE................................................... 55

G.3 JUSTIFICACIÓN ............................................................................... 56

DISEÑO PROPUESTO ................................................................................. 57

H.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS........................................................ 58

H.2 ELEMENTOS DEL SISTEMA ................................................................ 59

H.2.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO .............................................................. 61

H.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS......................................................... 62

3
Fase 2

ACTIVIDADES .......................................................................................... 71

A.1 LISTA DE ACTIVIDADES EN PRIMER, SEGUNDO Y TERCER ORDEN ......... 72

A.2 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS........................................... 73

LISTA DE ACTIVIDADES ............................................................................ 74

B.1 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS........................................... 75

MATRIZ DE TIEMPOS ................................................................................ 76

C.1 MATRIZ DE TIEMPOS ........................................................................ 77

CONSTRUCCIÓN DE CPM-PERT ................................................................... 78

D.1 CONSTRUCCIÓN DEL CPM-PERT ........................................................ 79

CALCULO DE OCURRENCIAS ...................................................................... 80

E.1 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TEMPRANAS ............................................ 81

E.2 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TARDÍAS ................................................ 82

DETERMINACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA .................................................... 83

E.3 RUTA CRÍTICA ................................................................................. 84

CÁLCULO DE HOLGURAS ........................................................................... 85

F.1 CÁLCULO DE HOLGURA TOTAL ........................................................... 86

F.2 CÁLCULO DE HOLGURA LIBRE ............................................................ 87

F.3 CÁLCULO DE HOLGURA INDEPENDIENTE ............................................. 88

4
DETERMINACIÓN DE COSTO ...................................................................... 90

G.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS DE CADA ACTIVIDAD DEL PROYECTO ... 91

G.1.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS .................................................... 92

G.2 DETERMINACIÓN DE COSTO TOTAL ................................................... 93

MS-PROJECT ............................................................................................ 94

Fase 3
ESTUDIO DE FACTIBILIDADES ................................................................... 99

A.1 FACTIBILIDAD ECONÓMICA ............................................................. 100

A.2 FACTIBILIDAD TÉCNICA.................................................................. 106

A.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA .............................................................. 108

A.4 TÉRMINOS DE REFERENCIA ............................................................. 109

A.4.1 CALIDAD Y ESPECIFICACIONES ................................................. 109

A.4.2 COSTOS .................................................................................. 110

COSTO TOTAL .................................................................................. 111

A.4.3 DURACIÓN EN FUNCIÓN TIEMPO ............................................... 112

AUDITORIA ............................................................................................ 113

SEGURIDAD FÍSICA ............................................................................. 114

SEGURIDAD DATOS ............................................................................. 116

SEGURIDAD PROCEDIMIENTOS ............................................................. 117

ANÁLISIS DE PUNTOS DEL SISTEMA ......................................................... 118

IDENTIFICACIÓN ................................................................................. 119

MANUAL ................................................................................................ 123

TABLA DE ANÁLISIS ............................................................................ 124

5
TABLA DE LLAMADAS ........................................................................... 126

TABLA DE INSTRUCTIVOS .................................................................... 128

CONCLUSIÓN ......................................................................................... 129

RECOMENDACIONES ............................................................................... 130

ANEXOS ................................................................................................ 131

HERRAMIENTAS DE DIAGNOSTICO ........................................................ 132

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO ........................................................ 133

ENCUESTAS ..................................................................................... 134

GRAFICAS DE LAS ENCUESTAS .......................................................... 138

MÉTODO DE OBSERVACIÓN ............................................................... 141

JUSTIFICACIÓN DE COMPRA .............................................................. 145

IMÁGENES DE CÓMO ES EL SOFTWARE ............................................... 148

6
Introducción
Automatización del proceso de ventas y control administrativo por medio
de control de inventarios y facturación en JB Sistemas Integrados

CIF
Este proyecto tiene como propósito el automatizar el procedimiento

de ventas y facilitar el control de los procesos administrativos en JB

Sistemas Integrados.

La automatización en el área de ventas: será posible con la

instalación de un punto de venta; con un sistema de software que

controlara una base de datos de los productos y un lector óptico, esta

implementación hará que el proceso de venta sea mas rápido resolviendo

de manera importante la agilidad en el proceso de ventas permitiendo

atender mejor y mas rápido mejorando a los clientes; mejorando la

calidad del servicio, en JB Sistemas Integrados

El sistema de punto venta genera automáticamente reportes sobre

existencias de productos, ventas de productos por rangos de fechas,

totales, manejo de marcas y precios, cuentas de proveedores y clientes,

facilitando la tarea para el departamento contable y el administrativo.

El sistema ofrece una gran cantidad de beneficios tales como una

gran facilidad a la hora de levantar inventarios físicos, un control del

efectivo en caja, los vendedores siempre cuentan con información

actualizada.

7
[CIF]
______________________________________________
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN

Automatización de procedimientos de venta y control


administrativo en JB Sistemas Integrados.

8
A
MARCO GENERAL DE REFERENCIA:
________________________________________________

A.1 RESEÑA HISTÓRICA

A.2 DEFINICIÓN DEL DEPARTAMENTO

A.3 ORGANIGRAMA MAESTRO

A.4 ORGANIGRAMA FUNCIONAL

9
A. MARCO GENERAL DE REFERENCIA

A.1 RESEÑA HISTÓRICA JB SISTEMAS INTEGRADOS

Fue fundada en el año de 1999 por José Bernardo Burmester

Mejía en la 6ª calle 6-30 zona 1, de la ciudad de Cobán, Alta Verapaz, con

el número de registro de la patente de comercio 203990 en el folio 203

del libro 165. El 03 de marzo de 1999 JB SISTEMAS INTEGRADOS abre

sus puertas al público con el objetivo de ofrecer y entregar lo último en

tecnología y lo más actualizado en el ámbito de la informática.

Desde aquella fecha JB sistemas integrados ha incrementado su

cartera de clientes gracias a su buen servicio y a la buena calidad de sus

artículos. Permitiéndole llegar a diferentes sectores de las verapaces.

En la actualidad JB SISTEMAS se encuentra ubicada en 3ª calle

4-70 zona 3 de Cobán, Alta Verapaz. La decisión de mudarse a esta

dirección se tomo en el 2004 con la intención de tener una ubicación

estratégicamente mejor y así atraer a más clientes. JB SISTEMAS es una

de las empresas líderes en su género, alcanzando un buen nivel de

especialización lo que le ha permitido ser una empresa moderna orientada

a maximizar la calidad de sus servicios a beneficio de sus clientes.

10
A.2 DEFINICIÓN DEL DEPARTAMENTO: VENTAS

El departamento de ventas de JB Sistemas Integrados se encarga

de los procesos de ventas de productos y servicios de reparación de

equipo de cómputo, tiene como uno de sus objetivos el proporcionar

atención y un buen servicio al cliente. También se encarga de

proporcionar información acerca de los diferentes productos, cotizaciones,

listado de precios, además de la recepción y entrega de los pedidos.

En el departamento de ventas hay vendedores encargados de

convencer a los clientes a comprar un producto, valiéndose de su fuerza

de comercialización. En este departamento hay un vendedor encargado

(vendedor en jefe) que es el responsable del manejo de las ventas,

localización en bodega tiene a su cargo los reclamos, condiciones de

venta, métodos de distribución, Promociones de venta y publicidad para

ayudar a estimular la demanda.

En este departamento hay una Planeación de Ventas donde el

vendedor a cargo fija los objetivos y las actividades necesarias para lograr

las metas establecidas.

11
RECURSO: EQUIPO

CANTIDAD DESCRIPCIÓN UBICACIÓN ESTATUS

1 fotocopiadora marca Sharp Ventas En buen estado

Computadora Intel Pentium III


con 352 de memoria RAM, con 15
En buen estado
1 GB de disco duro. Equipada con Ventas
no se traba.
todos sus accesorios y con
Windows XP SP2.

Computadora Intel Pentium IV


con 512 de memoria RAM, 120
En buen estado
1 GB de disco duro, con todos sus Ventas
no se traba.
accesorios, y con Windows XP
SP1.

Computadora DELL optiplex, 512


de memoria RAM y 80 GB de
En buen estado.
1 disco duro, con todos sus Ventas
Muy rápida.
accesorios, con Windows XP
profesional.

Impresora multifuncional Epson En perfecto


1 Ventas
Stylus 3200. estado.

Teléfono de discar marca TELGUA


1 Ventas Buen estado.
color blanco.

1 Un Fax Sharp F0-475 color mate. Ventas Buen estado.

Calculadora marca kenko k-380A


1 Ventas Buen estado.
de 8 dígitos.

12
RECURSO: MOBILIARIO

CANT DESCRIPCIÓN UBICACIÓN ESTATUS

En buen estado, con un


Escritorio secretarial
1 Ventas poco de desgaste por el
con gavetas.
tiempo.

Escritorio ejecutivo
1 Administración En buen estado
con 6 gavetas.

4 sillas en perfecto
estado, 1 silla con el
Sillas de plástico
6 Ventas apoya brazos dañado, 1
color verde.
silla con el respaldo
dañado.

Mostrador de
1 productos de Secretaria En buen estado.
plástico.

Escritorio para
1 computadora Ventas En perfecto estado.
pequeño.

Dispensador de
1 Ventas En buen estado.
agua Salvavidas

13
RECURSO: MATERIALES

CANTIDAD DESCRIPCIÓN

4 Resma de hojas oficio chamex.

4 Resma de hojas carta chamex.

1 Resma de folders oficio.

1 Resma de folders carta.

Cartucho de tinta color de reserva para la


2
impresora Epson.

Cartucho de tinta negra de reserva para la


2
impresora Epson.

2 Juego de lapiceros.

2 Sacabocados.

4 Engrapadora.

1 Engrapadora para documentos grandes.

2 Tijera mediana.

2 Paquete de 500 clips.

2 Paquete de 100 fastener metálicos.

2 Paquete de grapas.

2 Sellador

2 Porta-documentos Bretton.

14
RECURSO: HUMANOS

CANTIDAD DESCRIPCIÓN

1 GERENTE ADMINISTRATIVO

1 DIRECTOR ADMINISTRATIVO

1 SECRETARIO

1 TECNICO ENCARGADO

2 TÉCNICO

1 VENDEDOR ENCARGADO

2 VENDEDOR

9 TOTAL RECURSO HUMANO

15
LAS TAREAS DEL DEPARTAMENTO:

VENTAS

1. Atención al cliente.

La atención a las diferentes consultas que el cliente pueda

hacer, el trato y el buen servicio en el proceso de venta.

2. ventas de servicios o productos.

La comercialización de las diferentes mercaderías y servicios

de reparación que la empresa de JB Sistemas Integrados tiene en

venta.

3. Proporciona información

Le facilita al cliente las alternativas de pago y las formas de

financiamiento sobre la adquisición de productos o equipos de

cómputo.

4. Proporciona cotizaciones.

Se encarga de proporcionar cotizaciones de servicios de

reparación o productos

5. Contacto.

Se encarga de realizar llamadas telefónicas para la

localización de los clientes y de informarles sobre sus pedidos o de

sus equipos en reparación.

6. Recepción de pagos

Recepción de pagos de los clientes por los servicios prestados

o productos adquiridos.

16
7. Control de equipos
Lleva un registro de los equipos que ingresan y salen del
departamento técnico por motivos de reparación, mantenimiento,
actualización.

8. Redacción de informes y reportes:

Los trabajadores de este departamento de JB Sistemas

Integrados elaboran una serie de informes y reportes sobre las

ventas realizadas así como las operaciones que se han efectuado,

estos informes y reportes son entregados al departamento contable

que se encarga a su vez de realizar las respectivas tareas como

elaboración de los libros diarios y mayor, los reportes e informes

para el departamento administrativo incluyen información como

que marca es la mas vendida, cual es la rotación del inventario,

existencias; que le ayuda en la toma de decisiones al gerente de

que comprar, que promocionar.

17
A.3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL JB SISTEMAS

18
A.4 ORGANIGRAMA MAESTRO JB SISTEMAS

19
B
ANÁLISIS SITUACIONAL:
________________________________________________

B.1 EN DÓNDE ESTAMOS

B.2 A DÓNDE QUEREMOS LLEGAR

B.3 QUÉ PODEMOS HACER

B.4 CÓMO LOGRARLO

20
B. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

B.1. ¿En dónde estamos?

JB SISTEMAS INTEGRADOS es una de las empresas líderes de la


ciudad de Cobán y en la región de las verapaces; es una empresa que
ofrece a sus clientes las mejores opciones de tecnología en lo moderno y
actualizado a precios competitivos referente a los productos
computacionales de igual forma es una empresa líder en el mercado de
servicios especializada en las reparaciones de equipo cómputo siendo
reconocida por la seguridad, garantía y la calidad y la fiabilidad de este
servicio.

La misión de JB Sistemas Integrados: esta empresa se


complace en cumplir diariamente con la misión de ofrecer artículos
modernos y de la mejor calidad así como el brindar un buen servicio
satisfaciendo la demanda de los clientes llevando las mejores tecnologías
a las oficinas, instituciones gubernamentales, empresas
privadas/publicas y a miles de hogares guatemaltecos.

El Objetivo de JB Sistemas: El Brindar productos


computacionales de la mejor calidad y ser el proveedor líder de servicios
de reparación contando con un personal altamente competente, motivado
y comprometido en su que hacer profesional. Todo esto dentro del marco
de seriedad y responsabilidad.

La Meta de JB Sistemas Integrados: Ofrecer artículos


modernos y de la mejor calidad a precios competitivos si olvidar brindar
un buen servicio, amigable, confiable satisfaciendo la demanda de los
clientes. Procurando un constante impulso de superación propio y a la
sociedad.

21
Los Factores y las Presiones Internas de JB Sistemas:
JB Sistemas Integrados da prioridad a los factores “Excelencia y calidad”
que son obtenidas gracias a la experiencia de nueve años, estos
factores son una presión interna para cumplir todas las tareas y
actividades con eficacia y eficiencia cumpliendo con las expectativas
de calidad.

Restricciones existentes en JB Sistemas:

- El factor económico es una limitante en la adquisición de


mercadería.
- El espacio físico es reducido en las instalaciones físicas de JB
Sistemas Integrados es otra limitante.

Filosofía: Constancia en la calidad y adaptabilidad de los productos


y servicios, teniendo como resultado el prestigio necesario para que se
siga manteniendo la abundante demanda de dichos servicios.

PRINCIPIOS Y VALORES:

Integridad y justicia: Un principio fundamental para el éxito de


JB sistemas, es brindar un trato justo a todos los clientes, así mismo el
actuar con integridad ante todas las situaciones que le da las bases para
evitar daños reputacionales.

Servicio: Es un valor que se desarrolla e inculca entre los


empleados de JB Sistemas, para lograr que cada quien trabaje enfocando
sus energías, su intención y entusiasmo en busca de satisfacer las
necesidades del cliente y en sus labores.
22
Eficiencia y Eficacia: que los empleados Hagan las cosas
correctamente, en el momento indicado y sin desperdicios, de esta
manera ayuda a que JB Sistemas optimice los recursos.

Excelencia: Es el compromiso que el personal de JB Sistemas


Integrados posee y la responsabilidad de hacer siempre mejor las
actividades, manteniendo la superación personal y permanente de la
empresa.

No discriminación: Es preciso ser objetivo al relacionarse con


otras personas, tratando siempre con justicia y respeto debido y
necesario para todo aquel cliente con el que el personal este en
contacto.

23
ANÁLISIS Fortalezas Internas Debilidades Internas
FODA DE –
- La experiencia de 8 años - Falta de conocimientos administrativos
JB -
- Responsabilidad en el trabajo - Poco espacio en instalaciones
SISTEMAS
- Calidad en los servicios/productos - No se cuenta con la atención al cliente de 24 horas ni
- La capacidad de satisfacer a los clientes los 7 días de la semana
- Diversificación en los productos y servicios - Falta de control administrativo y contable inadecuado
Factores
- Buena atención al cliente mal control flujo efectivo
internos
- Buen servicio al cliente - El financiamiento
- Personal capacitado
- asesoría contable externa

Factores Oportunidades Externas Amenazas Externas


externos
- una buena ubicación de las instalaciones
- crecimiento del sector de informática
- Una competencia en ubicación vecina
- aumento en el interés de clientes por la
- Mejores salarios atractivos de las empresas
computación y la adquisición de productos y/o
competencia
servicios
- El gobierno esta comprando computadoras al
- mejores precios que la competencia
magisterio.
- precios bajos y alternativas
- La nueva competencia
- financiamiento y sus facilidad de pagos
- relación con las instituciones INAB en Alta
Verapaz
- Relación con la organización el Centavo.

24
B.2 ¿A DÓNDE QUEREMOS LLEGAR?

CRECIMIENTO CON CALIDAD: JB SISTEMAS establece como objetivo


de la política el Crecimiento con Calidad. Este concepto está
estrechamente ligado al incremento de la competitividad dentro y fuera
de la empresa y está compuesto las premisas:

- De cumplir con el logro de nuestros objetivos.

- El tener una plataforma empresarial competitiva y sólida a nivel


departamental y nacional, en el que JB Sistemas pueda participar
en el Mercado: lo cual se traducirá en el bienestar económico y
social.

- Tener una buena y eficiente estructura administrativa

- Generar una buena relación entre sociedad y la tecnología,


aprovechando el creciente interés por el sector informático de
parte de los clientes

- Encontrar soluciones a los problemas de control en el sector


administrativo.

- El desarrollo de la competitividad de JB Sistemas. A partir de la


iniciativa de brindar los mejores bienes y servicios aprovechando
como clientes a: particulares, organismos empresariales,
instituciones académicas, y las entidades gubernamentales.

- Aprovechar los tratados de libre comercio, lo que permitirá ofrecer


nuevos modelos de productos y a mejores precios a los clientes.

25
B.3 ¿QUÉ PODEMOS HACER?

- Permitir la relación entre sociedad y la nueva tecnología

- El brindar los mejores bienes y servicio

- establecer estrategias para aprovechar las fortalezas y las


oportunidades con el fin de minimizar las amenazas y de reducir
las debilidades

 maxi-maxi

 mini-maxi

 maxi-mini

 mini-mini

26
Fortalezas Internas Debilidades Internas

- Experiencia de 8 años, calidad - Falta de conocimientos


Responsabilidad en los servicios y administrativos
productos - Poco espacio en instalaciones
- La capacidad de satisfacer a los clientes - No se cuenta con la atención al
LAS 4 ESTRATEGIAS
con buena atención al cliente y Buen cliente de 24 horas ni los 7 días
DEL FODA DE servicio al cliente de la semana
- Diversificación y mejores precios que la - Falta de control administrativo y
JB SISTEMAS competencia, alternativas de pago contable inadecuado mal
- Personal capacitado control flujo efectivo
- asesoría contable externa - El financiamiento
Oportunidades Externas ESTRATEGIAS MAXI-MAXI ESTRATEGIAS MINI-MAXI

- Buena ubicación de las instalaciones - Dar a conocer la experiencia de 8 años y - El tener abierto no 8 sino 12
- Crecimiento del sector de informática la eficacia en el trabajo horas
- Aumento en el interés de clientes por la
computación - Promover que se tiene buena calidad de - Las instituciones representan
- Relación con las instituciones privadas servicio al cliente y aprovechar la un pago seguro.
como del estado. ubicación

- aprovechar el trabajar con instituciones

Amenazas Externas ESTRATEGIAS MAXI-MINI ESTRATEGIAS MINI-MINI

- Una competencia en ubicación vecina - Tener mejores precios que su vecino es - Para minimizar el impacto del un
- Mejores salarios atractivos de las empresas una gran ventaja vecino que es mas grande en
competencia instalaciones, el tener mejores marcas
- El gobierno esta comprando computadoras - En reparación, un personal capacitado en y precios y variedad es la solución.
al magisterio. comparación con el rival es un beneficio

27
B.4 ¿CÓMO PODEMOS LOGRAR?

La manera de llevar a cabo la gestión del crecimiento, competitividad y


desarrollo de JB Sistemas, se caracteriza por:

- Mejorar y/o crear el control en área administrativa.

- Se logra un crecimiento, si la calidad de los bienes y servicios a


brindar logran construir y consolidar ventajas competitivas a partir
de las propias capacidades y potencialidades.

- Estrategias para determinar el aprovechar las oportunidades

 Promover la calidad en el trabajo entre los empleados.

 La atención al cliente, debe brindársele de forma


amigable y amena.

- Transmite, los beneficios que obtendrá una gran parte de la


población al adquirir los bienes y/servicios.

- Cumple los requisitos de la demanda, de las empresas, los


trabajadores, los organismos intermedios, las entidades
federativas y los municipios.

- Basar la efectividad, en convertir a los clientes en su territorio,


aumentando la cartera de clientes.

- Mecanismo de control: Por medio de observación.

 La supervisión

28
C
EL PROBLEMA:
________________________________________________

C.1 ANTECEDENTES

C.2 JUSTIFICACIÓN

C.3 DETERMINACIÓN

C.4 COMO AFECTA

29
C. PROBLEMA
C.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA:

El problema se origina desde el momento en que un vendedor no

registra ni detalla las ventas que ha realizado, lo que hace que la empresa

JB Sistemas Integrados no tenga un control de los productos que posee

en inventario, dada la existencia este problema; si se presentara un

cliente a realizar una compra el vendedor no conoce el precio la cantidad,

o si hay en existencia ese producto.

Existen clientes que realizan pedidos de productos de cierta marca

y características, JB Sistemas integrados realiza dicho pedido a sus

proveedores; cuando esta mercancía esta disponible se le informa al

cliente y estos en ocasiones demandan que habían solicitado otro tipo de

marca o características. Y esto para la empresa significa perdidas y dado

que no existe nada que respalda lo que el cliente en realidad había

solicitado.

También existen clientes que solicitan productos o servicios de

reparación; en el departamento técnico se detecta la falla y se determina

las soluciones y se le informa al cliente el costo de reparación para una

confirmación para proceder con la reparación, y cuando este equipo esta

lista para su entrega, se forma un problema con el cliente ya que no

coincide con el precio por el servicio prestado y no existe nada para

demostrar que el cliente estaba de acuerdo con la reparación.

30
ELEGÍ DEMOSTRAR DATOS DE DOS ANTECEDENTES DE CLIENTES

CLIENTE ORDEN SE REALIZA PROBLEMA RESULTADO

El costo seria de Q.475.00


Ingreso de: un Se determina que
el cliente acepta que se
Alberto Chus Martínez Ical Monitor VGA con hay que cambiar
proceda, pero al momento Afecta en costos, pérdida
con dirección en Chamelco display color, con el por falla: fuente de
de recoger su equipo dice para la empresa
alta Verapaz. problema de que no alimentación y el
que se le había dado un
enciende flay-back
precio menor de 275

El costo total seria de Q.


Se piden las
3100, el cliente indica que Afecta en competitividad ya
Uber Najera con dirección Pidió de 8 tarjetas de tarjetas Gforce
la marca entregada no era que podría darle mala fama a
en Santa Cruz Alta video Gforce AGP de que el desea y que
la que pidió, que el había la empresa a pesar de que el
VERAPAZ. 256MB se le cotizan y que
pedio unas tarjetas MSI de es el que se equivoco
el las paga
256 modelo 6700

31
C.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA:

El que un vendedor no registre que ha vendido día a día causa un

gran problema a la hora de que la empresa realice un inventario contable

o un cambio en la situación financiera ya que no se sabe lo que se ha

vendido, a que precio, y cuando se vendió.

Cuando los clientes se rehúsan a pagar los precios de los servicios

de reparación afecta a la empresa en muchos sentidos como el que este

vaya con otras personas y comente poniendo en mal a la empresa, son

aspectos que se tienen que evitar por medio de un mecanismo de control.

32
C.3 Determinación del Problema:

Como podemos ver en los dos antecedentes presentados

anteriormente la problemática merece que se le de una solución a los

problemas que el personal de ventas posee para evitar fugas en el flujo

de efectivo, y los problemas que los diferentes clientes presentan para

evitar daños reputacionales.

Los antecedentes mostraron la existencia de un problema de

control y capacidad al que se le debe encontrar una solución, cuanto

antes mejor.

Actualmente no se cuenta con ningún sistema que evite todos

estos problemas con efectividad y los mecanismos empleados hoy por hoy

no son lo suficientemente eficaces, en el pasado se trataron de solucionar

pero sin éxito.

Por ejemplo son:

o Las listas de precios

o Cuadernos escolares para registrar ventas o pedidos

o Blocks de notas para apuntar manualmente pedidos,

Informes y estos muchas veces son extraviados

o Documentos de office como los de Microsoft Word para

registrar operaciones importantes

33
C.4 Como afecta el Problema:
Estos problema suelen ocurrir con una alta frecuencia. En el

proyecto se va a encontrar una herramienta que pueda respaldar a la

empresa en sus operaciones ya sean estas pedidos a proveedores o

contacto con los clientes así como un control de inventarios, el control de

informes, evitando que JB Sistemas Integrados siga teniendo perdidas.

Este problema afecta a varios departamentos y afectan en la

competitividad de la empresa.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:

En este departamento se requiere una conexión con los de

reportes para realizar operaciones respectivas, como en el libro mayor o

en los asientos del libro diario. Para poder realizar el cierre diario ya que

en la actualidad se les dificulta mucho cuando no existen registros de

ventas.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO:

No hay un instrumentos que permitan realizar estadísticas para

determinar que tipo de producto (monitores o impresoras) trae prioridad

para reparar o que productos se venden mas para realizar pedidos

respectivos.

DEPARTAMENTO VENTAS:

No hay un mecanismo que respalde las confirmaciones de los

clientes sobre los servicios de reparación así como los productos con

orden de compra.

34
D
PERFIL DEL PROYECTO:
________________________________________________

D.1 OBJETIVOS

D.2 METAS

D.3 PERFIL DEL PROYECTO

35
D. CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN
EN EL PUNTO DE VENTA

Que JB sistemas cuente con una herramienta competitiva

dentro del sistema de ventas. Con capacidad de aportar ayuda en

las tareas administrativas

D.1 La meta de CIF:

Este proyecto tiene como meta constituirse en instrumento

que mejore la calidad del control tanto administrativo como

contable, y que mejore la capacidad de los vendedores en la

gestión de los productos.

D.2 El objetivo de CIF:

Ser una herramienta que ayude en el control-cliente

mejorando el control administrativo, así como ser una herramienta

de aval de garantía y respaldo para las actividades en la empresa

Motivo

Ser una herramienta que ayude a JB sistemas integrados y le

permita contar con un inventario actualizado así como control de

garantías de los clientes y proveedores

36
D.3 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

TITULO DEL PROYECTO:

Automatización del proceso de ventas y control administrativo por


medio de control de inventarios y facturación en JB Sistemas
Integrados: (CIF)

COORDINADOR DEL PROYECTO:

Pacay de Paz, Nery Samuel

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Es una herramienta que permite llevar el control de los

clientes, proveedores, precios así como control de los equipos que

ingresan y salen al departamento técnico por reparaciones así como un

mecanismo usado como un punto de ventas desde el cual se pueda

registrar las ventas y compras de mercaderías, este sistema

administrara un inventario de los productos y servicios.

Además es un sistema que permite el generar informes

actualizados como por ejemplo: cual es la marca que es mas vendida,

este tipo de datos le son útiles a la administración de JB Sistemas,

37
así como totales de ventas que es información que es muy útil para el

departamento contable de la empresa.

Permitirá el ingreso de productos a una base de datos por medio de

un lector óptico a su ves este lector se usara al momento de realizar un

venta para descargar desde el inventario.

El programa para descargar o ingresar productos se apoya de en el

software con el lector óptico ya que es capaz de realizar una lectura de

los códigos de barras o descripciones de texto así como el de generar

sus propios códigos

FUNCIONES

Se cuida el dinero del negocio, ya que cuenta con un control de

procesos operativos como el corte de caja, cierre de cajón y

manejo de efectivo, entre otros.

Permite tener un control de caja, ya que genera comprobantes de

todas las operaciones que se registran.

Permite llevar un control detallado del costo de venta ya que

registra el costo promedio y el costo PEPS de cada operación.

Los vendedores siempre contarán con información actualizada de

precios, ofertas y artículos nuevos.

Ayuda como comerciante a planear tus compras, horarios de

vendedores y promociones, ya que cuenta con controles asociados

que permiten identificar qué se vendió y a qué hora.

38
Permite actualizar precios con mucha eficiencia ya que cuenta con

módulo de actualización masiva.

Ayuda a calcular precios con mucha facilidad y versatilidad.

Maneja los diversos estándares de identificación de productos, es

decir, los códigos de origen-barras, como el EAN International,

UCC, entre otros.

Facilita el levantamiento de inventario físico a través de dispositivos

móviles, al permitir la importación de este tipo de archivos.

39
1. ANTECEDENTES DEL PROYECTO:

El proyecto tiene su origen, en la Política de contribuir a que

la empresa JB Sistemas Integrados pueda tener una buena y

eficiente estructura administrativa y un mayor control de los

productos servicios que tiene a disposición de los clientes. El

Perfeccionar así como el establecer procedimientos para un

excelente control de las operaciones que se realizan dentro de JB

Sistemas Integrados, un sistema que logre constituirse como un

vital apoyo en el área administrativa y en los departamentos de

atención al cliente. Ventas.

2. LOCALIZACIÓN:

El proyecto se implementará dentro de las instalaciones de


la empresa de JB Sistemas Integrados que se ubica en la siguiente
dirección:

3ª calle 4-70 zona 3 Cobán, Alta Verapaz.

3. BENEFICIARIOS:

Los que se verán beneficiarios de forma directa con la

implantación de este proyecto es la propia empresa JB Sistemas.

4. Personal Involucrado:

El personal que se vera involucrado directamente será solo el

vendedor de JB Sistemas Integrados, pero en si todos los

empleados de JB Sistemas Integrados de todos los departamentos

se ven involucrados con este sistema de forma indirecta.

40
5. Tiempo Disponible:

Para realizar el proyecto se dispone de un tiempo 3 meses.

6. COSTOS:

Se comprara Únicamente el hardware y el software

necesarios para hacer que el equipo ya existente cumpla con

los requisitos del sistema.

Cant Descripción Proveedor Costo

1 Software de DigiCIF Soluciones Digitales Q. 2300

1 Lector óptico Soluciones Digitales Q. 3600

1 Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz Intelaf Q. 160

1 UPS CDP 1000 VA4 Intelaf Q. 340

1 Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo Intelaf Q. 440

1 50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD Intelaf Q. 120

1 Capacitación personal Soluciones digitales Q. 0

1 Antivirus kaspersky OME(7usuarios) Intelaf Q. 147

1 Software Firewall08 Microsoft Defender Intelaf Q. 120

1 Impresora de POS Epson TMU-Color de pines Intelaf Q. 670

COSTO TOTAL Q. 7897

41
7. Justificación del costo y ahorro neto

Costo Costo % de
Actividad Descripción Beneficios
Actual Propuesto variación
Acondicionamiento a
Para que el sistema funcione al 100% Q. 0 Q. 1437 Q. -1437 -100%
computadoras

mantenimiento Mantenimiento del sistema Q. 0 Q. 600 Q. -600 -100%


Al realizar la compra Soluciones
Q. 0 Q. 0 Q. +0 0%
Capacitación digitales da una capacitación gratuita
Se contrata actualmente personal para
Personal
realizar inventarios sobre las Q. 800 Q. 0 Q. +800 +100%
Extra
existencias de los productos.
Como no se registran las ventas de
productos y servicios, el contador cobra
Cobros adicionales extra por realizar un trabajo adicional Q. 1000 Q. 0 Q. +1000 +1000%
para determinar las diferentes
operaciones que se han realizado.
No es necesario contratar personal ya
Personal contratado que el secretario será el encargado del
Q. 1200 Q. 1800 Q. -600 +66.67%
Aumento de salario sistema por lo que se le aumentara su
salario en Q 600.00
No hay control de precios por tanto
(promedio)
hay márgenes de error al momento de Q. 800 Q. 0 Q +800 +100%
Utilidades perdidas
realizar una venta.
Hay perdidas ya que no se lleva un
Cuentas por cobrar Q. 3000 Q. 0 Q. +3000 +100%
registro de las cuentas clientes
Para mantener existencias se realizan
(promedio) pedidos y muchas veces ya existen
Pedidos esos productos. Esto se podría evitar Q. 3700 Q. 0 Q. +3700 +100%
innecesarios con el sistema información actualizada
propuesto
Al no saber precios, cantidad o la
(promedio) existencia de los productos se
Q. 3900 Q. 1400 Q. +2500 +35.89%
Ventas perdidas pierden posibles ventas con el sistema
se podrían minimizar

Totales mensuales Q. 14,400 Q. 5,237 Q. +9163 +36.37%

42
E
E. IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO:
________________________________________________

E.1 DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES

E.2 CRONOGRAMAS

E.3 DIAGRAMA DE GANTT

43
E.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES

1. Presentación del proyecto

Se visita la empresa JB Sistemas para presentar el proyecto que

se quiere implementar y para consultar con el gerente para solicitar

información.

2. Estudio y localización del problema

En la empresa JB Sistemas se recopila información del

departamento de ventas por medio del método de observación para

determinar y localizar el problema.

3. Estudio de la empresa

Se realiza un estudio de los objetivos que quiere alcanzar JB

Sistemas, para que al diseñar el proyecto se contribuya al consecución de

las metas

4. Encuestas

Encuesta al gerente general así como al personal involucrado para

recopilar información después de haber realizado los estudios

5. Diseño de la solución al problema

Se recopila la información obtenida en el estudio, y se diseña el

proyecto de automatización.

6. Propuesta

Se presenta el proyecto CIF al gerente para su aprobación

44
7. Cotización

Se cotiza los diferentes requerimientos del sistema como los son

el software y hardware.

8. Análisis

Se analiza lo cotizado.

9. Selección de compra

Se selecciona las diferentes empresas a las que se les comprara

los diferentes hardwares y software para el funcionamiento del sistema a

implementar.

10. Informe

Se realiza un informe de la cotizaciones y la selección de compra

que se analizo y se eligió.

11. Adquisición de presupuesto

Se adquiere el presupuesto después de haber presentado el

informe

12. Compra

Se realiza la compra de los diferentes hardwares y software que

requiera el sistema.

13. Implementación

Se implementa e instala el nuevo sistema en la empresa JB

Sistemas

45
14. Preparación para capacitación

Se planifica la capacitación y se realiza un manual de

procedimientos, diapositivas, materiales para la capacitación.

15. Preparativos para la capacitación

Se prepara el salón así como las herramientas para la capacitación

16. Capacitación

Se reúne el personal y se le capacita

17. Puesta en marcha

El sistema funciona al 100% y cumple con las expectativas

propuestas

46
E.2 ANÁLISIS DE ACTIVIDADES Y ADJUDICACIÓN DE TIEMPOS
(CRONOGRAMAS)

Durante el periodo de 2 Julio a 11 Octubre de 2007

Fecha de Fecha de
no Actividad Duración Persona Responsable
Inicio Finalización
coordinador de proyecto,
1. Presentación del proyecto 1 día 02/07/07 02/07/07
gerente
Estudio y localización del
2. 10 días 03/07/07 16/07/07 Coordinador de proyecto
problema
Gerente, coordinador de
3. Estudio de la empresa 3 días 03/07/07 05/07/07
proyecto
Gerente, coordinador de
4. Encuestas 1 días 17/07/07 17/07/07
proyecto, secretario
5. Diseño de la solución 25 días 18/07/07 21/08/07 Coordinador de proyecto
Gerente, coordinador de
6. Propuestas 2 días 22/08/07 23/08/07
proyecto
7. Cotización 2 días 24/08/07 27/08/07 Coordinador de proyecto
Gerente, coordinador de
8. Análisis 1 días 28/08/07 28/08/07
proyecto
Gerente, coordinador de
9. Selección de compra 1 días 29/08/07 29/08/07
proyecto
10. Informe 1 días 30/08/07 30/08/07 Coordinador de proyecto
Gerente, coordinador de
11. Adquisición de presupuesto 5 días 31/08/07 06/09/07
proyecto
Gerente, coordinador de
12. Compra 10 días 07/09/07 20/09/07
proyecto
Personal de la empresa y de
13. Instalación 5 días 21/09/07 27/09/07
soluciones digitales
Coordinador de proyecto y
14. Preparación capacitación 4 días 28/09/07 03/10/07
Personal de la empresa
Preparativos salón Coordinador de proyecto y
15. 4 días 04/10/07 09/10/07
capacitación Personal de la empresa
Personal de Soluciones
16. Capacitación 1 días 10/10/07 10/10/07
digitales
Gerente , Coordinador de
17. Puesta en marcha 1 días 11/10/07 11/10/07 proyecto y Personal de la
empresa

47
E.3 DIAGRAMA DE GANTT

Archivo CPM: CPM-MICROSOSFTPROJECT\CPM.mpp

48
F
CAPACITACIÓN
________________________________________________

F.1 DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES

F.2 CRONOGRAMAS

F.3 DIAGRAMA DE GANTT

49
F.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
1. Planificar la capacitación.

Se planifica una capacitación para que el personal de JB Sistemas

tenga en perfecto funcionamiento el sistema.

2. Solicitar al proveedor del software una capacitación.

Se le solicita a soluciones digitales que es el proveedor del

software que una capacitación del uso eficiente del sistema al personal de

JB Sistemas Integrados.

La capacitación es proporcionada por la empresa Soluciones

Digitales como servicio adicional y gratuito al realizar la compra del

software

3. Preparación.

Se reúnen los diferentes materiales, local, equipos que son

necesarios para realizar los preparativos de la capacitación.

4. Preparativos.

Se reúne al personal involucrado de JB Sistemas y se preparan los

materiales y equipos para la capacitación.

5. Capacitación.

Al personal involucrado de JB Sistemas Integrados como el

secretario, gerente se le imparte la capacitación sobre el uso del nuevo

sistema.

50
F.2 Adjudicación de tiempos

no Actividad Duración Comienzo Fin Persona Responsable


Gerente, coordinador de
1. Planificación 1 días 27/09/07 27/09/07
proyecto
Personal de la empresa y de
2. Solicitar la capacitación 1 días 27/09/07 27/09/07
soluciones digitales
Coordinador de proyecto y
3. Preparación capacitación 3 días 29/09/07 03/10/07
Personal de la empresa
Coordinador de proyecto y
4. Preparativos capacitación 4 días 04/10/07 09/10/07
Personal de la empresa
Personal de Soluciones
5. Capacitación 1 días 10/10/07 10/10/07
digitales

51
F.3 Diagrama de Gantt

52
G
G. PLANEAMIENTO D
ESTRATÉGICO DE LA INFORMACIÓN
________________________________________________

G.1 DETERMINACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS

G.2 TECNOLOGÍA

G.3 JUSTIFICACIÓN

53
G.1 Determinación de las Herramientas

Se determina el hardware y el software utilizados y necesarios

para la implementación del sistema de control de inventarios y facturación

en JB Sistemas Integrados.

CANTIDAD DESCRIPCIÓN RAZÓN UBICACIÓN

La tarjeta de memoria ram de 512MB es


1 Tarjeta de Memoria Ram
para que el software no sea lento y así el 1 Ventas
512MB/3200 400Mhz
sistema funcione correctamente.

Para evitar interrupciones en el fluido


1 UPS CDP 1000 VA4 eléctrico y así evitar daños físicos y 1 Ventas
perdidas de información.

Disco Duro 160 GB Para almacenar la base de datos del


1 1 Ventas
Simple-Tech USB externo sistema.

Antivirus kaspersky OME Para mantener el sistema operativo


1 1 Ventas
(7 usuarios) protegido de virus.

Software Firewall08 Para mantener el la base de datos del


1 1 Ventas
Microsoft Defender sistema protegido.

Impresora de POS Epson Para generar facturas impresas.


1 1 Ventas
TMU-Color de pines

54
G.2 Uso de tecnología - Software
Para implementar el sistema de Automatización de procedimientos

de venta y control administrativo por control de inventarios y facturación

se requiere un determinado software, a continuación se detalla cual será

su utilización.

CANTIDAD DE
DESCRIPCIÓN UTILIZACIÓN
LICENCIAS

Es el software que permite el control automatizando procesos de


inventarios y facturaciones e informes:

Este software se utilizara como un sistema POS como una caja


registradora que permita realizar ventas.
Software de DigiCIF
1
Es un programa muy completo y funcional que permite llevar
cuentas por cobrar, por pagar, registros de ventas, clientes,
proveedores, cuentas bancarias, ingresos como devoluciones de
mercaderías, control de marcas y estilos.

Genera reportes de ventas, compras, devoluciones, control de


mercadería, así como reportes de ventas y compras.

Es un programa que viene en el paquete de DigiCIF que se utilizara


Software Interbase para la gestión de la base de datos: seguridad, compresión, copias
1 & SQL de seguridad.

Permitirá también el control de la base de datos por funciones de


red (si en el futuro a largo plazo se añadieran mas PC a la red)

Software de Drivers Software de soluciones digitales que se utilizara para instalar los
1 para lector óptico controladores en el sistema operativo.

Permite el enlace hacia el programa POS de DigiCIF


Software de
utilidades de Disco
Este software será utilizado gracias a que ofrece utilidades como
1 Duro Simple-Tech
desfragmentadores, backups, puntos de restauración.

Antivirus kaspersky Será necesario utilizar un software que proteja la base de datos y
1 los archivos de datos del sistema contra los virus y spyware,
programas mal intencionados.
Software Firewall08
Microsoft Defender
1 Será utilizado para restringir accesos por la red local

Software de Epson Software POS que se conecta al sistema CIF y permite que desde el
TMU-Color programa se envíen documentos para tenerlos en papel
1
Permitirá imprimir facturas, recibos de compras.

55
G.3 Justificación

La Automatización de procedimientos de venta y control

administrativo en JB Sistemas Integrados por medio del sistema de

control de inventarios y facturación implementar en JB Sistemas

Integrados se define como un Transaccional (TPS), porque en este

cargarán todas las transacciones y operaciones de ventas, compras que

realice JB Sistemas Integrados, y el aportara a un entono de Sistema de

Información Gerencial (MIS) ya que este publicará consultas y reportes de

venta, compras, clientes, proveedores, que ayudarán a la JB Sistemas

Integrados a que tome las decisiones adecuadas.

56
H
H. DISEÑO PROPUESTO
________________________________________________

H.1 DFD

H.2 ELEMENTOS DEL SISTEMA

H.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

57
H.1 Diagrama de Flujo de Datos
Proceso 3
Solicita Proceso 1 Proceso 2
descarga Procede Si existe Ingresa
Ingreso de Muestra el producto cantidad
Usuario condigo para que el lector
personal y óptico lea el código
contraseña de barra

Consulta de Se consultan los Se consulta


usuarios datos

A3 Productos
A1 Usuarios A1 Productos

A4 Factura

A5 Clientes

Se procede
Proceso 4

Se descargo Se revisa que todo


correctamente los datos estén
Usuario
correctos

58
H.2 Elementos del Sistema

ENTIDADES

Internos

- Usuario

- Gerentes

Externos

- Clientes

- Contador

- Soporte técnico Soluciones Digitales

FLUJO DE DATOS

Usuarios

Proceso de descarga

Ingreso de productos

Ingreso de cantidad de productos a descargar

Ingreso de código de usuario y contraseña

Gerente reporte de ventas

Control de productos y precios

Cliente compra

Contador operaciones financieras y estados de cuentas

Reporte de operaciones

59
PROCESOS

- Ingresos de códigos y contraseñas.

- Muestra ante el lector óptico.

- Ingreso de cantidad.

- Revisión de datos.

ALMACENES

- Usuarios.

- Productos.

- Factura.

- Clientes.

60
H.2.1 Diagrama de Contexto

Usuario
Usuario

Solicita
Proceso de descarga de Descarga
productos exitosa
Ingresos
Seguimiento
Solicita
Ingreso de productos al
sistema de base de datos
Estudio de las operaciones
Gerente Analiza
Gerente
Reporte de
inventarios Procesos donde el sistema Realiza rutinas
genera informes permitiendo
Contador
control de inventarios
Solicita
información Realiza cuentas e
inventarios generales
Cliente
Proceso de compra y registro
Proporciona
de clientes Cliente
datos
Compra
exitosa

Proceso ayuda de soporte Soporte


tecnico tecnico

61
H.3 Manual de Procedimientos

Los procedimientos que el personal de JB Sistemas Integrados

que ejecutaran al momento de realizar una descarga del sistema con el

objetivo de atender mejor al cliente y contribuir a dar un buen servicio.

SIMBOLOGÍA EMPLEADA EN LOS


MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Proceso Documento

Proceso Multi
Alternativo Documento

Decisión Terminador

Datos Preparación

Proceso Operación
predefinido manual

Proceso Conector fuera


interno de pagina

Tarjeta Y - O

Cinta
Conbinar
perforada

Datos
extracto
almacenados

Intercalar
Retraso
ordenar

Pantalla Almacenamiento

62
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

NUMERO: 1 NOMBRE: MANUAL

APROBADO: EN VIGOR: MODIFICADO:


Gerencia
__________________ Pagina:________ ___/___/___
Gerente General

No. Descripción/procedimiento Usuario Gerente Tiempo consto

El Gerente para realizar las


respectivas operaciones de
1
cierre, solicita información
00:15 Q. 2.60
acerca de las diferentes
operaciones que se ha
realizado durante el mes o día.
El usuario del sistema prepara 00:15
la información que se
2
encuentra almacenada y la Q. 2.60

que se encuentra en las copias


de las facturas.
3 El gerente realiza las
01:00 Q.10.41
operaciones con la información.
TOTALES 01:30 Q.15.61

63
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

NUMERO: 2 NOMBRE: MANUAL

APROBADO: EN VIGOR: MODIFICADO:


Contabilidad
__________________ Pagina:________ ___/___/___
Gerente General

No. Descripción/procedimiento Usuario Contador Gerente Tiempo consto

1
El contador realiza las operaciones
00:15 Q. 2.60
de estados financieros.

2 El contador solicita información


acerca de las operaciones que se 00:15 Q. 2.60

han realizado en la empresa.


3 El usuario y el gerente preparan la
información que hay en registros 00:15 Q. 2.60

de ventas, documentos y facturas,


4 Realiza el proceso de análisis de la
información y realiza las cuentas de
01:00 Q.10.41
la empresa como inventarios
generales.
TOTALES 01:45 Q.18.21

64
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

NUMERO: NOMBRE: MANUAL

APROBADO: EN VIGOR: MODIFICADO:


Contabilidad
__________________ Pagina:________ ___/___/___
Gerente General

No. Descripción/procedimiento Cliente Usuario Gerente Tiempo consto

1 00:04:00 Q. 0.69
Cliente realiza proceso de compra y solicita servicio.

Usuario se identifica ante el programa con su


2 pasword, y prepara el producto para el proceso de 00:01:00 Q. 0.17

descarga.

3 Se coloca el producto ante el lector óptico y se inicia 00:00:30 Q. 0.09

el proceso de descarga del inventario digital del


sistema.
1

65
No. Descripción/procedimiento Cliente Usuario Gerente Tiempo costo

1
¿El producto a descargar esta en la base de datos? SI se inicia
4 el proceso de impresión NO se inicia el proceso de ingreso a 00:00:30 Q. 0.09
nuevo producto.

En el proceso de ingreso de nuevo producto se ingresa la


5 00:01:30 Q.0.26
marca, descripción, el precio.
¿Se tiene el precio del producto a ingresar? SI se consulta el
6 precio del producto NO se consulta con el gerente el precio del 00:01:00 Q. 0.17
producto.

7 El gerente genera un reporte del precio del producto. 00:05:00 Q. 0.89

8 Se registra el producto y se almacena en el sistema. 00:00:30 Q. 0.09

9 Se inicia el proceso de impresión. 00:00:15 Q. 0.04


2

66
No. Descripción/procedimiento Cliente Usuario Gerente Tiempo costo

Por medio del lector óptico se ingresa el producto a 2

10 descargar y se revisa que todos los datos del producto estén 00:00:15 Q. 0.04

correctos.

Se solicitan los datos personales del cliente y este los


11 00:01:30 Q.0.26
proporciona.

Se confirman los datos para ingresarlos al sistema y se


12 00:00:30 Q. 0.09
procede con el proceso de impresión.

13 Se solicita el efectivo al cliente. 00:00:30 Q. 0.09

14 00:00:30 Q. 0.09
Se almacena en el registro de ventas y se imprime.

Se entrega el cambio y se prepara el producto para realizar


15 00:01:30 Q.0.26
la entrega del producto al cliente.

Totales 00:19:00 Q.4.94

67
Fase 2
Automatización de procedimientos de venta y control
administrativo en JB Sistemas Integrados.

68
[CIF]

Fase// 2 //
Automatización de procedimientos de venta y control
administrativo en JB Sistemas Integrados.
______________________________________________

69
A
LISTA DE ACTIVIDADES
________________________________________________

A.1 ORDEN DE ACTIVIDADES

A.2 ACTIVIDADES SELECCIONADAS

70
A. LISTA DE ACTIVIDADES

1. Presentación del proyecto con el gerente.

2. Estudio de objetivos de la empresa.

3. Estudio Y Localización del problema.

4. Encuestas.

5. Diseño de la solución al problema.

6. Propuesta.

7. Cotización.

8. Análisis.

9. Selección de compra.

10. Informe.

11. Adquisición de presupuesto.

12. Compra.

13. Implementación.

14. Planificación de capacitación.

15. Solicitud de capacitación.

16. Preparación para capacitación.

17. Preparativos para la capacitación.

18. Capacitación.

19. Puesta en marcha.

71
A.1 LISTA DE ACTIVIDADES EN PRIMER, SEGUNDO Y TERCER ORDEN

Cuadro sinóptico de las actividades

PRIMER ORDEN SEGUNDO ORDEN TERCER ORDEN

1 Presentación del proyecto


1.1 Estudio del problema.
con el gerente.

1.2 Estudio de objetivos de la


1.3 Encuestas.
empresa.

2 Diseño de solución. 2.1 propuesta.

3 Cotización. 3.1 Análisis. 3.1.1 Selección de Compra.

4 Informe. 4.1 Adquirir presupuesto. 4.1.1 Compra.

5 Implantación.

6 Planificación. 6.1 Solicitud de capacitación.

7 Preparación para
7.1 Preparativos. 7.1.1 Capacitación.
capacitación.

8 Puesta en marcha.

72
A.2 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS

No PRIMER ORDEN

1 Presentación del proyecto con el gerente.

2 Estudio de objetivos de la empresa.

3 Estudio del problema.

4 Diseño de solución a la problemática.

5 Informe.

6 Adquirir presupuesto.

7 Compra.

8 Implementación.

9 Planificación.

10 Solicitud.

11 Preparación.

12 Capacitación.

13 Puesta en marcha.

73
B
LISTA DE ACTIVIDADES
________________________________________________

ACTIVIDADES SELECCIONADAS

74
B.1 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS

TABLA DE ACTIVIDADES PRECEDENTES Y SUBSECUENTES:

No PRIMER ORDEN NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE

1 Presentación del proyecto con el gerente. A --- B C

2 Estudio de objetivos de la empresa. B A D

3 Estudio del problema. C A D

4 Diseño de solución a la problemática. D BC E

5 Informe. E D F

6 Adquirir presupuesto. F D G

7 Compra. G F H

8 Implementación. H G I J

9 Planificación. I H K

10 Solicitud. J H K

11 Preparación. K I J L

12 Capacitación. L K M

13 Puesta en marcha. M L ---

75
C
MATRIZ DE TIEMPOS
________________________________________________

76
C.1 MATRIZ DE TIEMPOS
MATRIZ DE TIEMPOS DE LAS ACTIVIDADES:

No NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE TIEMPO OPTIMISTA TIEMPO PESIMISTA TIEMPO REAL APROX TIEMPO

1 A --- B C 1 2 1 1

2 B A D 1 5 3 3

3 C A D 5 18 9 10

4 D BC E 19 35 24 25

5 E D F 1 2 1 1

6 F D G 2 8 5 5

7 G F H 5 19 9 10

8 H G I J 2 8 5 5

9 I H K 2 6 4 4

10 J H K 1 2 1 1

11 K I J L 1 5 3 3

12 L K M 1 2 1 1

13 M L --- 1 2 1 1

77
D
CONSTRUCCIÓN DE CPM-PERT
________________________________________________

Red a tiempo

78
D.1 CONSTRUCCIÓN DEL CPM-PERT

DIAGRAMA DE SECUENCIA MANUAL DE LAS ACTIVIDADES:

3
B
A 3
1 2 fi = 0 K L M
11 12 13 14
1 3 1 1
C I
10 4
D E F G H
4 5 6 7 8 9
25 1 10 5 fi = 0
5
J
1
10

79
E
CALCULO DE OCURRENCIAS
_____________________________________________________

Tempranas y tardías

80
E.1 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TEMPRANAS

EVENTO EARLIEST
NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN
INICIO FIN I F

A --- B C 1 1 2 0 1

B A D 3 2 3 1 4

C A D 10 2 4 1 11

D BC E 25 4 5 11 36

E D F 1 5 6 36 37

F E G 5 6 7 37 42

G F H 10 7 8 42 52

H G I J 5 8 9 52 57

I H K 4 9 11 57 61

J H K 1 9 10 57 58

K I J L 3 11 12 61 64

L K M 1 12 13 64 65

M L --- 1 13 14 65 66

81
E.2 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TARDÍAS

EVENTO EARLIEST LATEST


NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN
INICIO FIN I F I F

A --- B C 1 1 2 0 1 0 1

B A D 3 2 3 1 4 8 11

C A D 10 2 4 1 11 1 11

D BC E 25 4 5 11 36 11 36

E D F 1 5 6 36 37 36 37

F E G 5 6 7 37 42 37 42

G F H 10 7 8 42 52 42 52

H G I J 5 8 9 52 57 52 57

I H K 4 9 11 57 61 57 61

J H K 1 9 10 57 58 60 61

K I J L 3 11 12 61 64 61 64

L K M 1 12 13 64 65 64 65

M L --- 1 13 14 65 66 65 66

82
DETERMINACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA

OCURRENCIA RUTA CRITICA


ACTIVIDAD
Ei Ef Li Lf Ei=Li Ef=Lf RUTA

A 0 1 0 1 V V Critica

B 1 4 8 11 F F No critica
Critica
C 1 11 1 11 V V
Critica
D 11 36 11 36 V V
Critica
E 36 37 36 37 V V
Critica
F 37 42 37 42 V V
Critica
G 42 52 42 52 V V
Critica
H 52 57 52 57 V V
Critica
I 57 61 57 61 V V

J 57 58 60 61 F F No critica
Critica
K 61 64 61 64 V V
Critica
L 64 65 64 65 V V
Critica
M 65 66 65 66 V V

83
E.3 RUTA CRÍTICA

3
B
A 3
1 2 fi = 0 K L M
11 12 13 14
1 3 1 1
C I
10 4
D E F G H
4 5 6 7 8 9
25 1 10 5 fi = 0
5
J
1

10

84
F
CÁLCULO DE HOLGURAS
_____________________________________________________

Totales – libres - independientes

85
F.1 CÁLCULO DE HOLGURA TOTAL

EVENTO EARLIEST LATEST HOLGURA RUTA


NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN CRITICA
INICIO FIN I F I F TOTAL

A --- B C 1 1 2 0 1 0 1 0 V

B A D 3 2 3 1 4 8 11 7 F

C A D 10 2 4 1 11 1 11 0 V

D BC E 25 4 5 11 36 11 36 0 V

E D F 1 5 6 36 37 36 37 0 V

F E G 5 6 7 37 42 37 42 0 V

G F H 10 7 8 42 52 42 52 0 V

H G I J 5 8 9 52 57 52 57 0 V

I H K 4 9 11 57 61 57 61 0 V

J H K 1 9 10 57 58 60 61 3 F

K I J L 3 11 12 61 64 61 64 0 V

L K M 1 12 13 64 65 64 65 0 V

M L --- 1 13 14 65 66 65 66 0 V

86
F.2 CÁLCULO DE HOLGURA LIBRE

EVENTO EARLIEST LATEST HOLGURA RUTA


NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN CRITICA
INICIO FIN I F I F LIBRE

A --- B C 1 1 2 0 1 0 1 0 V

B A D 3 2 3 1 4 8 11 0 F

C A D 10 2 4 1 11 1 11 0 V

D BC E 25 4 5 11 36 11 36 0 V

E D F 1 5 6 36 37 36 37 0 V

F E G 5 6 7 37 42 37 42 0 V

G F H 10 7 8 42 52 42 52 0 V

H G I J 5 8 9 52 57 52 57 0 V

I H K 4 9 11 57 61 57 61 0 V

J H K 1 9 10 57 58 60 61 0 F

K I J L 3 11 12 61 64 61 64 0 V

L K M 1 12 13 64 65 64 65 0 V

M L --- 1 13 14 65 66 65 66 0 V

87
F.3 CÁLCULO DE HOLGURA INDEPENDIENTE

EVENTO EARLIEST LATEST HOLGURA RUTA


NOMBRE
PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN CRITICA
INICIO FIN I F I F INDEPENDIENTE

A --- B C 1 1 2 0 1 0 1 0 V

B A D 3 2 3 1 4 8 11 -7 F

C A D 10 2 4 1 11 1 11 0 V

D BC E 25 4 5 11 36 11 36 0 V

E D F 1 5 6 36 37 36 37 0 V

F E G 5 6 7 37 42 37 42 0 V

G F H 10 7 8 42 52 42 52 0 V

H G I J 5 8 9 52 57 52 57 0 V

I H K 4 9 11 57 61 57 61 0 V

J H K 1 9 10 57 58 60 61 -3 F

K I J L 3 11 12 61 64 61 64 0 V

L K M 1 12 13 64 65 64 65 0 V

M L --- 1 13 14 65 66 65 66 0 V

88
HOLGURA
NOMBRE
INDEPENDIENTE TOTAL LIBRE

A 0 0 0

C 0 0 0

D 0 0 0

E 0 0 0
ACTIVIDADES
F 0 0 0
CRITICAS
G 0 0 0

H 0 0 0

I 0 0 0

K 0 0 0

L 0 0 0

M 0 0 0

B -7 7 0

NO CRITICAS
J -3 3 0

89
G
DETERMINACIÓN DE COSTO
____________________________________________________

90
G.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS DE CADA ACTIVIDAD DEL PROYECTO

PRESUPUESTO GENERAL: COSTOS DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO

Valor
Actividad Nombre Precedente Subsecuente Tiempo Cantidad Total
unitario

Presentación del proyecto con el gerente. A --- B C 1 1 55 55

Estudio de objetivos de la empresa. B A D 3 1 55 55

Estudio del problema. C A D 10 1 500 500

Diseño de solución a la problemática. D BC E 25 1 3000 300

Informe de diseño y cotizaciones. E D F 1 9 40 360

Adquirir presupuesto. F D G 5 1 55 55

Compra. G F H 10 1 7897 7897

Implementación. H G I J 5 1 500 500

Planificación. I H K 4 1 250 250

Solicitud. J H K 1 1 55 55

Preparación. K I J L 3 1 150 150

Capacitación. L K M 1 1 0 0

Puesta en marcha. M L --- 1 1 55 55

Q. 10,232

91
G.1.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS
DESCRIPCIÓN / TIEMPO 0 1 2 3 4 5
RECURSO HUMANO
Contratado (aumento de salarios) 600 600 600 600 600 600
Investigación 220 0 0 0 0 0
Diseño 3000 0 0 0 0 0
Implementación 150 0 0 0 0 0
Informe 55 0 0 0 0 0
Análisis 55 0 0 0 0 0
Mantenimientos. 0 0 0 0 0 0
CAPACITACIÓN
Capacitación (gratuita) 0 0 0 0 0 0
HARDWARE Y SOFTWARE
Software de DigiCIF 2300 0 0 0 0 0
Lector óptico 3600 0 0 0 0 0
Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz 160 0 0 0 0 0
UPS CDP 1000 VA4 340 0 0 0 0 0
Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo 440 0 0 0 0 0
50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD 120 0 0 0 0 120
Antivirus kaspersky OME(7usuarios) 147 0 0 0 0 0
Software Firewall08 Microsoft Defender 120 0 0 0 0 0
Impresora de POS Epson TMU-Color de pines 670 0 0 0 0 0
Total 11977 600 600 600 600 720 15097

Nota:
- No se va a comprar equipo de computo ya que se reacondicionara el existente.
- No se va a comprar mobiliario ya que se utilizara el ya existente.
- En la empresa JB Sistemas el personal del departamento técnico tiene la tarea de dar mantenimientos a los equipos de la empresa por lo que no
es necesario contratar personal para dicha labor.

92
G.2 DETERMINACIÓN DE COSTO TOTAL

COSTO TOTAL

1 COSTO PRESUPUESTADO 15,097 00

Costo Presupuestado 15,097 .00

2 COSTO FIJO 720 00

Sueldo (Aumento) 600 .00

50 unidades CD marca Maxtor + Case (para Backups) 120 .00

3 COSTO DE INVERSIÓN 7,897 00

Costo de la inversión 7,897 .00

. Q. 23,714 .00

93
H
MS-PROJECT
________________________________________________

94
95
96
97
[CIF]
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN
______________________________________________

Fase 3

98
A
ESTUDIO DE FACTIBILIDADES
________________________________________________

99
A.1 FACTIBILIDAD ECONÓMICA

En la Factibilidad Económica del proyecto Automatización del

proceso de ventas y control administrativo por medio de control de

inventarios y facturación en JB Sistemas Integrados CIF se demostrara

que los costos que implica y el tiempo en que se tendrá un retorno de la

inversión realizada y así demostrar las ganancias de la implementación

de CIF-(PV-CI) proyecto de automatización de procedimientos de venta

y control administrativo en los procesos de inventario.

100
ANALISIS DE FLUJO DE EFECTIVO
PARA LA AUTOMATIZACION DEL PUNTO DE VENTA
MES
DESCRIPCIÓN
0 1 2 3 4 5 6

+ INGRESOS

Ingresos por venta 0 7000 7000 7000 7000 7000 7000

+ COSTOS
+ RECURSO HUMANO
Contratado (aumento de salarios) 600 600 600 600 600 600 600
Investigación 220 0 0 0 0 0 0
Diseño 3000 0 0 0 0 0 0
Implementación 150 0 0 0 0 0 0
Informe 55 0 0 0 0 0 0
Análisis 55 0 0 0 0 0 0
Mantenimiento 0 0 0 0 0 0 0
+ CAPACITACIÓN
Capacitación (gratuita) 0 0 0 0 0 0 0
+ HARDWARE Y SOFTWARE
Software de DigiCIF 2300 0 0 0 0 0 0
Lector óptico 3600 0 0 0 0 0 0
Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz 160 0 0 0 0 0 0
UPS CDP 1000 VA4 340 0 0 0 0 0 0
Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo 440 0 0 0 0 0 0
50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD 120 0 0 0 0 120 0
Antivirus kaspersky OME(7usuarios) 147 0 0 0 0 0 0
Software Firewall08 Microsoft Defender 120 0 0 0 0 0 0
Impresora de POS Epson TMU-Color de pines 670 0 0 0 0 0 0

- = Costo Total 11977 600 600 600 600 720 600

= FLUJO DE EFECTIVO (11977) 6400 6400 6400 6400 6280 6400

FLUJO DE EFECTIVO ACUMULADO (11977) (5577) 823 7223 13623 19903 26303

101
RETORNO DE LA INVERSIÓN

ANALISIS DE LOS COSTOS – BENEFICIOS ACUMULADOS EN LA AUTOMATIZACION DEL PUNTO DE VENTA

MES COSTO MES COSTO ACUMULADO BENEFICIO MES BENEFICIO ACUMULADO

0 11977 11977 0 0

1 600 12577 7000 7000

2 600 13177 7000 14000

3 600 13777 7000 21000

4 600 14377 7000 28000

5 600 14977 7000 35000

6 720 15697 7000 42000

7 600 16297 7000 49000

102
PUNTO DE EQUILIBRIO

GRAFICA DE COSTOS Y BENEFICIOS

103
(VAN) CALCULO DEL VALOR ACTUAL NETO DE LA AUTOMATIZACIÓN DEL PUNTO DE VENTA

TASA DE
OPCIÓN INVERSIÓN MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 FENT
DESCUENTO

Flujo 6.400,00
(11.977,00) 6.400,00 6.400,00 6.400,00 6.280,00 6.400,00 22% 38.280,00

1/(1+22%)^(1 = 1/(1+22%)^(2 = 1/(1+22%)^(3 = 1/(1+22%)^(4 = 1/(1+22%)^(5 = 1/(1+22%)^(6 =


Formula

Factor 0,819672 0,671862 0,550707 0,451399 0,369999 0,303278


Dcto.

Va
20.223,87 5.245,90 4.299,92 3.524,52 2.888,95 2.323,60 1.940,98

Van
8.246,87

Q8.246,87
Van

104
CALCULO DE LA TASA DE RETORNO DE INVERSION DE LA AUTOMATIZACIÓN DEL PUNTO DE VENTA (TIR)
TASA DE
OPCIÓN INVERSIÓN 1 2 3 4 5 6 FENT
DESCUENTO
Flujo 11977 6400 6400 6400 6400 6280 6400 42% 38.280
1/(1+44.221%) 1/(1+44.221%) 1/(1+44.221%) 1/(1+44.221%) 1/(1+44.221%) 1/(1+44.221%)
Formula
^(1 = ^(2 = ^(3 = ^(4 = ^(5 = ^(6 =

Factor
0,693380 0,480776 0,333360 0,231145 0,160272 0,111129
Dcto.
12.845,16 4.437,63 3.076,96 2.133,51 1.479,33 1.006,51 711,23
868,16
TIR 48.357%
TIR > TD => REALIZAR EL PROYECTO
48.357 % > 38.280 %
TIR < TD => NO REALIZAR EL PROYECTO

105
A.2 FACTIBILIDAD TÉCNICA
Por medio de la factibilidad técnica se permite asegurar con

seguridad de que lo adquirido, indica cuales son las necesidades en el

área de JB Sistemas Integrados y que lo que se ha propuesto en el

CIF-(Automatización del proceso de ventas y control administrativo por

medio de Control de Inventarios y Facturación) se adapta con éxito al

proceso de venta.

Propuesta para adquisición:

Cant Descripción Ubicación

1 Software de DigiCIF ventas

1 Lector óptico ventas

Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200


1 ventas
400Mhz

1 UPS CDP 1000 VA4 ventas

Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB


1 ventas
externo

50 unidades CD marca Maxtor + Case


1 ventas
para CD

1 Antivirus kaspersky OME(7usuarios) ventas

1 Software Firewall08 Microsoft Defender ventas

106
PROPUESTA:

Las memorias Ram son para mejorar el rendimiento de la

computadora existente, aumentando su velocidad para que el programa

CIF no se trabe o se torne lento el sistema.

El lector óptico y el programa de CIF tipo POS son la base y el

espíritu del proyecto ya que con el lector óptico se podrá ingresar

productos a la base de datos con solo apuntalar al lente el producto, y el

programa que almacenara la base de datos de los productos a ingresar

además de ser un punto de venta y registro.

El disco duro USB por seguridad física ya que es más seguro tener

guardada la información en un medio extraíble a un disco duro fijo que

presentaría más riesgos.

El UPS es para no interrumpir el proceso ante una falta de energía

eléctrica.

El antivirus y el firewall son para mantener protegido el sistema

ante infiltraciones de software mal intencionado.

Los CD o DVD serán para crear copias de seguridad

periódicamente.

107
A.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA

Los manuales y la capacitación respectiva corresponden a la

empresa soluciones digitales.

Los manuales vienen en el paquete donde vienen el lector óptico y

el software CIF, estos permitirán al encargado del sistema conocer el

sistema para que tengan seguridad operativa al momento de realizar una

operación.

108
A.4 TÉRMINOS DE REFERENCIA

A.4.1 CALIDAD Y ESPECIFICACIONES

Las adquisiciones han de ser de acuerdo a las especificaciones

propuestas, y los hardware tendrán que se de una marca

preferentemente no genérica.

La calidad del hardware y los diferentes materiales a adquirir ha de

ser fundamental para que el sistema se ejecute de la mejor forma el

ejemplo de una memoria Ram marca Kingstown, una marca Mark visión,

una marca SandDisk y no como touch o simple Tech, es preferible que

los productos de software, hardware, como también el software de la

base de datos a comprar ofrezcan garantía con un proveedor o fabricante

y ofrezca asistencia técnica en caso de desperfectos o daños.

El personal (el que usara el sistema) reciba su capacitación para el

correcto uso del sistema y que se identifique con los procesos del sistema

de CIF compruebe. Y que al momento de que el personal de soluciones

digitales instale el programa despeje posibles dudas.

Que la capacitación al personal de JB Sistemas integrados por parte

del personal de la empresa soluciones digitales los forme y los prepare en

conocimientos y habilidades para un uso correcto y así maximizar el

funcionamiento del sistema.

109
A.4.2 COSTOS

DESCRIPCIÓN / TIEMPO 0 1 2 3 4 5

RECURSO HUMANO
Contratado (aumento de salarios) 600 600 600 600 600 600
Investigación 220 0 0 0 0 0
Diseño 3000 0 0 0 0 0
Implementación 150 0 0 0 0 0
Informe 55 0 0 0 0 0
Análisis 55 0 0 0 0 0
Mantenimientos. 0 0 0 0 0 0
CAPACITACIÓN
Capacitación (gratuita) 0 0 0 0 0 0
HARDWARE Y SOFTWARE
Software de DigiCIF 2300 0 0 0 0 0
Lector óptico 3600 0 0 0 0 0
Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz 160 0 0 0 0 0
UPS CDP 1000 VA4 340 0 0 0 0 0
Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo 440 0 0 0 0 0
50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD 120 0 0 0 0 120
Antivirus kaspersky OME(7usuarios) 147 0 0 0 0 0
Software Firewall08 Microsoft Defender 120 0 0 0 0 0
Impresora de POS Epson TMU-Color de pines 670 0 0 0 0 0
Total 11977 600 600 600 600 720 15097

110
COSTO TOTAL

COSTO TOTAL
1 COSTO PRESUPUESTADO 15,097 00
Costo Presupuestado 15,097 .00

2 COSTO FIJO 720 00

Sueldo (Aumento) 600 .00


50 unidades CD marca Maxtor + Case (para Backups) 120 .00

3 COSTO DE INVERSIÓN 7,897 00

Costo de la inversión 7,897 .00

. Q. 23,714 .00

111
A.4.3 DURACIÓN EN FUNCIÓN TIEMPO

La duración de la implementación de CIF-(PV-CI) proyecto de

automatización de procedimientos de venta y control administrativo en los

procesos de inventario es del 02/07/07 al 11/10/07.

Fecha de Fecha de
no Actividad Duración
Inicio Finalización
18. Presentación del proyecto 1 día 02/07/07 02/07/07
19. Estudio y localización del problema 10 días 03/07/07 16/07/07
20. Estudio de la empresa 3 días 03/07/07 05/07/07
21. Encuestas 1 días 17/07/07 17/07/07
22. Diseño de la solución 25 días 18/07/07 21/08/07
23. Propuestas 2 días 22/08/07 23/08/07
24. Cotización 2 días 24/08/07 27/08/07
25. Análisis 1 días 28/08/07 28/08/07
26. Selección de compra 1 días 29/08/07 29/08/07
27. Informe 1 días 30/08/07 30/08/07
28. Adquisición de presupuesto 5 días 31/08/07 06/09/07
29. Compra 10 días 07/09/07 20/09/07
30. Instalación 5 días 21/09/07 27/09/07
31. Preparación capacitación 4 días 28/09/07 03/10/07
32. Preparativos capacitación 4 días 04/10/07 09/10/07
33. Capacitación 1 días 10/10/07 10/10/07
34. Puesta en marcha 1 días 11/10/07 11/10/07

112
B
AUDITORIA
________________________________________________

SEGURIDAD DE FÍSICA

SEGURIDAD DE DATOS

SEGURIDAD DE PROCEDIMIENTOS

113
SEGURIDAD FÍSICA

EQUIPOS, MOBILIARIO, INSTALACIONES

DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN DEL


RIESGOS CAUSAS CONTROL VENTAJAS DESVENTAJAS
DEL RIESGO CONTROL

Comprometer al Que el personal


Corto en los equipos El cuidado de los
Se derraman líquidos personal respete ciertas áreas
equipos El personal no se
Incendio sobre lo circuitos en las que no se va
compromete
permitir beber ni

comer

El sistema como No se sigan


Se maneja una maquina utilizar extintores Utilizar el extintor
Incendio en las los diferentes especificaciones
de lavado de cartuchos como normas de actual solo que
instalaciones componentes
que es altamente regulación colocarlo en una pared
están a salvo
inflamable de acceso mas rápido

Apagones o subidas en el Un ups con un


Ups con Protección del que no este
Energía apagones suministro de energía regulador de energía
regulador equipo cargado el UPS
eléctrica incluida

114
Extinguidor Detector de humo Cierre de grifos Alarma Antivirus

5600,0 mm x 796,2 mm

Soldadora Limpia Cabezales

1500,0 mm x 3700,0 mm

4800,0 mm x 0,8 m

115
SEGURIDAD DATOS

DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN
RIESGOS CAUSAS CONTROL VENTAJAS DESVENTAJAS
DEL RIESGO DEL CONTROL

Virus nuevos todos

Se infiltran virus al Un antivirus capas de los días

sistema por la red o Mantener combatir y mantener Que las empresas


Constantes
Virus Infección internet. actualizadas las protegido a la fabricantes no tengan
actualizaciones.
Empleados que ingresan firmas. computadora y en disponibles

sus USB a las PCs. especial al sistema. actualizaciones

completas.

El personal no le da el Quemar en dvd


Copias de Un respaldo de los
Fallos El sistema falla cuido y este presenta copias de la base No se cuiden los cd
seguridad registros
desperfectos de datos

Que el personal
El personal no cuida los Se cuidan los cd en un El personal se lo
Perdida Medios dañados Responsabilidad cuide los activos
cds y estos se dañan lugar seguro podría olvidar
del sistema

Salidas forzosas del Copias de No hay compromiso


Perdida de El equipo o el Respaldo de la base
sistema, salidas del Backsups seguridad en realizar copias se
información software falla de datos
sistema bruscas. periódicas seguridad.

116
SEGURIDAD PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN
RIESGOS CAUSAS CONTROL VENTAJAS DESVENTAJAS
DEL RIESGO DEL CONTROL

El personal no Que el personal


El personal no
Mal Mal proceder en tiene el cuido Establecer sepa como se
No hay daños se apoya a los
mantenimiento mantenimientos necesario al procedimientos debe realizar un
procedimientos
equipo mantenimiento

Al momento de un
El usuario se
Al momento de ingreso de nuevo
compromete con Una base de
descargar un producto hay
Datos el software y el datos No confirme
producto en la fallas en el Confirmación
incorrectos sistema para fuertemente correctamente
base de datos hay usuario como
revisar que no competente
errores pone mal el
hayan errores
precio.

117
C
ANÁLISIS DE PUNTOS DEL SISTEMA
________________________________________________

Riesgo y control

118
C.1 IDENTIFICACIÓN
Los manuales y la capacitación respectiva corresponden a la

empresa soluciones digitales.

Los manuales vienen en el paquete donde vienen el lector óptico y

el software CIF, estos permitirán al encargado del sistema conocer el

sistema para que tengan seguridad operativa al momento de realizar una

operación.

Puntos de riesgo y control CIF

CATEGORÍA DE CATASTE Perdida total

CATEGORÍA DE CRITICO Daños Severos

Daños menores

CATEGORÍA DE LEVE

CATEGORÍA DE MARGEN Poco Daño

119
Proceso 3
Solicita Proceso 1 Proceso 2
descarga Procede Si existe Ingresa
Ingreso de Muestra el producto cantidad
Usuario condigo para que el lector
personal y óptico lea el código
contraseña de barra

Consulta de Se consultan los Se consulta


usuarios datos

A3 Productos
A1 Usuarios A1 Productos

A4 Factura

A5 Clientes

Se procede
Proceso 4

Se descargo Se revisa que todos


correctamente los datos estén
Usuario
correctos

120
CONTROLES

EVITAR PREVENTIVOS CONTROL 1 = (C1)

CONTROLAR DEFECTIVOS CONTROL 2 = (C2)

ELIMINAR CORRECTIVOS CONTROL 3 = (C3)

FUNCIÓN SUBDIVISIÓN
DESCRIPCIÓN

EVITAR PREVENTIVOS Prevé un daño o peligro, anticipándose al evento

Determina si el evento está sucediendo y notifica o


CONTROLAR DEFECTIVOS
emite señal de advertencia
Subsana una situación generada al ocurrir un evento
de riesgo.
Reduce la amenaza, reduce la vulnerabilidad del
ELIMINAR CORRECTIVOS
sistema, reduce
el impacto, detecta un incidente y se recupera del
impacto

121
Proceso 3
Solicita Proceso 1 Proceso 2
descarga Procede Si existe Ingresa
Ingreso de Muestra el producto cantidad
Usuario condigo para que el lector
personal y óptico lea el código
contraseña de barra

Consulta de Se consultan los Se consulta


usuarios C2 datos

A3 Productos
A1 Usuarios A1 Productos

A4 Factura

CONTROL FUNCIÓN DESCRIPCIÓN A5 Clientes

Para identificar usuario y evitar


C1 CORRECTIVO procesos mal intencionados C1

Para registrar descarga y verificar


C2 DEFECTIVO que todo es correcto para
descarga
Se procede
Proceso 4

Se descargo Se revisa que todos


correctamente los datos estén
Usuario
correctos

122
D
MANUAL
________________________________________________

Contingencia

123
D.1 TABLA DE ANÁLISIS

PASO DESCRIPCIÓN CONTINGENCIA SOLUCIÓN TIPO

DESCARGA

1 ERROR DE DESCARGA (AA) EL LECTOR NO LEE EL CÓDIGO (CA) VERIFICAR CÓDIGO I

QUE EL PRODUCTO NO ESTE INGRESADO EN


2 FALLA VERIFICACIÓN(AB) VERIFICACIÓN DE EXISTENCIA I
EL SISTEMA (CB)

QUE EL USUARIO NO HALLA INGRESADO EL


3 FALLA VERIFICACIÓN EN SISTEMA (AC) REGISTRO DE NUEVO PRODUCTO I
PRODUCTO AL SISTEMA(CD)

4 REGISTRO DE INGRESO DE PRODUCTOS (AD) EXISTE REPORTE DE PRECIOS(CD) CONSULTAR A GERENTE LL

USO DEL SISTEMA

PROBLEMAS CON AL MOMENTO DE ABRIR EL


1 EL PROGRAMA NO ABRE (UA) REVISAR ACCESOS I
PROGRAMA (CUA)

PROBLEMAS CON EL SOFTWARE DEL


2 EN EFECTO EL PROGRAMA FALLA (UB) LLAMA A SOLUCIONES DIGITALES LL
PROGRAMA (CUB)

124
DESCARGA

AA NO AB NO AC AD
3 CC 4 CD F
1 CA 2 CB

F
SI SI SI

I I I I

USO SISTEMA

UA NO UB NO
1 CUA 2 CUB F

SI SI

I I

125
D.2 TABLA DE LLAMADAS

PRIORIDAD A QUIEN PUESTO TELÉFONO / MAIL

5025-8115/
1 JOSÉ BURMESTER GERENTE
buremesterjose@yahoo.com

SOPORTE EN
24436095/
2 LUIS ALBERTO SOLUCIONES
ventas@solucionesdigitales.com
DIGITALES

126
D.3 TABLA DE INSTRUCTIVOS

SI NO SE LOGRA SE PROCEDE
NO. PASO RESPONSABLE ACCIÓN
A

DESCARGA

1 Usuario CIF Lectura de código por lente óptico Paso 2

2 Usuario CIF Registro de producto nuevo Paso 3

3 Gerente Entrega reporte de precios ---------------

SOPORTE

4 Usuario Solicita soporte Paso 5

5 Encargado de soporte Prepara informe de soluciones ----------------------

127
Conclusión
[CIF]
______________________________________________
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN

Como propósito de este proyecto se presenta a JB Sistemas

Integrados esta potencial solución para contribuir en la automatización de

los procedimientos de venta mejorando y agilizando el servicio,

optimizando un control administrativo de las diferentes operaciones que

JB sistemas Integrados.

128
Recomendaciones
______________________________________________
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN

Se recomienda al señor José Burmester gerente de la empresa JB

Sistemas tomar en consideración este proyecto para su pronta

implementación para que la empresa logre eliminar los diferentes costos

actuales, permitiendo la automatización del proceso de ventas la empresa

minimizando el tiempo de este proceso mejorando la calidad del servicio y

por medio del control de facturación y de inventarios manejara

financieramente mejor la empresa.

Pacay de Paz Nery Samuel

129
[CIF]
______________________________________________
ANEXOS

130
ANEXOS
______________________________________________
Herramientas De Diagnostico

131
DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO

Recurso Humano

Clientes Sistema
No hay
compromiso
No proporciona datos No hay
correctos No hay control responsabilidad No existe un sistema para
de lo que se registrar ventas
hace

Falta de cultura

Mal Servicio de ventas

(no hay registro de


operaciones)
Se inventario con
Escasa o no existe
incorrectamente
información del
producto
No se ha inventariado No se utiliza
correctamente

Información Equipo

Productos

132
Encuestas

133
134
Encuesta CIF

UNIVERSIDAD GALILEO
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA
Cobán, Alta Verapaz, Guatemala.

Para el proyecto de automatización de procedimientos de venta se ha elaborado la


siguiente encuesta, la cual tiene como propósito el diagnostico del problema existente
en el proceso de ventas actualmente utilizado; es por esta razón que solicitamos de su
valiosa colaboración en resolver los siguientes planteamientos.

TEMA: El proceso de ventas actual.


Instrucciones:
Responda las siguientes preguntas de acuerdo a sus conocimientos y
experiencia dentro del actual sistema de ventas.

1) ¿Cómo personal de ventas de JB Sistemas integrados; como considera que se esta


prestando servicio de ventas?

Bueno _______ Medio_______ lento________

2) ¿Cómo califica la atención al cliente con el actual sistema de ventas?

Rápido _______ Medio_______ lento________

3) Desde el punto de vista de ventas ¿hay control del inventario de la mercadería?

Si _______ No_______

4) ¿Cuenta con información actualizada de los productos con el sistema actual?

Si _______ No_______

5) ¿Cuáles son los accidentes más comunes que ocurren al prestar el servicio de ventas con el
sistema existente?
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________

6) ¿Si ha sufrido accidente con el sistema actualmente vigente que recomendaciones daría
para prevenirlo?
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________

Personal de ventas, JB Sistemas Integrados


135
Encuesta CIF

UNIVERSIDAD GALILEO
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA Y CONTROL
DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Para el proyecto de automatización de procedimientos de venta y control de procesos


administrativos se ha elaborado la siguiente encuesta, la cual tiene como propósito el
diagnostico del problema existente en el control de ventas actualmente utilizado; es
por esta razón que solicitamos de su valiosa colaboración en resolver los siguientes
planteamientos.

TEMA: Control administrativo actual en el proceso de ventas.

Instrucciones:
Responda las siguientes preguntas de acuerdo a sus conocimientos y
experiencia dentro del actual sistema de procesos administrativos de ventas.

1) Cómo personal de administrativo de JB Sistemas Integrados; ¿Cómo califica el control


actual sobre las operaciones de ventas que los vendedores realizan?

Bueno _______ Medio_______ malo________

2) Los procesos que el sistema actual le ofrecen para obtener información ¿le suministran
toda la información que necesita?

Si _______ No_______

3) Desde el punto de administrativo ¿Cómo califica el control del sistema actualmente


existente del inventario de la mercadería?

Bueno _______ Medio_______ malo________

4) ¿Qué problemas comúnmente afronta al obtener información con el sistema actual?

_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________

136
Personal Administrativo, JB Sistemas Integrados
Graficas de las encuestas

137
Graficas Encuesta 1

PERSONAL DE VENTAS

138
Graficas Encuesta 2

PERSONAL ADMINISTRATIVO

139
Método de observación

140
Observación CIF

METODO DE OBSERVACION: NO PARTICIPANTE


PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA Y
CONTROL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Para el proyecto de automatización de procedimientos de venta y control


de procesos administrativos se ha utilizado la herramienta de diagnostico de
observación no participante en el control de ventas actualmente utilizado en JB
Sistemas Integrados.

METODO DE OBSERVACION EN JB
SISTEMAS INTEGRADOS:
Para la determinación del problema se empleo la herramienta de observación

no participativa donde se investigo y observo pero no se participo de manera activa

dentro del personal de ventas de JB Sistemas Integrados. Se limito a mirar y a

tomar notas sin relacionarse con los miembros del departamento de ventas

dependiendo siempre del objetivo de la localización y determinación del problema

en el actual sistema de ventas, la observación participante proporciono una idea

más clara acerca de lo que sucede dentro del proceso actual de ventas y en el de

personal de ventas.

Se aplico la observación no participante porqué se espera que el personal

de ventas proceda normalmente como siempre lo hace en el sistema de ventas

existente ya que si se introduce en el grupo de forma participativa podría ser un

obstáculo en las actividades del personal de ventas.

141
CIF

RESULTADOS DE LA OBSERVACION:
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA Y
CONTROL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Para el proyecto de automatización de procedimientos de venta y control


de procesos administrativos se ha utilizado la herramienta de diagnostico de
observación no participante en el control de ventas actualmente utilizado en JB
Sistemas Integrados.

RESULTADOS DE LA OBSERVACION
De la observación no participativa del proceso ventas del sistema

actualmente utilizado por la empresa JB Sistemas Integrados se logró apreciar y

determinar lo siguiente:

El personal de ventas realiza las operaciones de ventas de diferentes

productos de cómputo al efectuar dichas operaciones no registra esa venta ya sea

por motivos de que hay una gran cantidad de clientes o porque se le olvida registrar

como derivación se tiene como resultado que a la hora del cierre diario no cuadre y

que se tenga un deficiente control del inventario físico de la mercadería.

Otro hallazgo encontrado es que el personal de venta no cuenta con todas

las herramientas necesarias al vender ya que debido a la cantidad de productos a la

venta es difícil para el vendedor memorizar todos los precios, al realizar el proceso

de venta muchas veces este tiene que consultar el precio en un listado de precios

este proceso hace que el cliente se sienta descontento por la demora del servicio

142
2

Otro problema grave que se diagnostico es que el vendedor no sabe si

hay existencia de los productos ni la cantidad, en muchas ocasiones llega un

cliente a realizar un compra y pregunta por un determinado producto y el

vendedor le dice “que no hay en existencia” y por lo general si la hay, acá

podemos observar la perdida de un potencial cliente, una venta perdida, una

perdida de ganancias, la publicidad que dará ese cliente de “un negocio donde no

hay nada” el que el vendedor no tenga conocimiento acerca de las existencias es

un problema grave, embarazoso que con el nuevo sistema a implementar se

lograra solucionar.

Se observo también la perdida de dinero al momento de darle el cambio

al cliente en ocasiones se le da mas de lo que era son problemas que afecta la

situación financiera de la empresa, el nuevo sistema también funciona como un

punto de venta como si de una caja registradora se tratara; el software nos

muestra en pantalla el proceso de venta, la existencia, la cantidad a cobrar,

cuanto se cobro, el cambio, encajando perfectamente en la empresa JB sistemas.

Entonces:

JB Sistemas Integrados una empresa de servicios y venta de productos

de computo modernos, a la vanguardia de los avances tecnológicos no puede

llevar los registro de inventario y operaciones de ventas con un lápiz y un

cuaderno escolar esta es una forma de llevar los registros para algunos aceptable

pero no esta a la altura ni cumple con los requerimientos y las necesidades que

esta empresa tiene, por lo que el nuevo sistema que con un software muy

completo y un lector óptico eliminara los actuales problemas del proceso de

ventas.

143
.

Justificación de compra

144
Q. 2300.00
PRECIO FINAL
Q. 3600.00
Q. 500.00
12 MENSUALIDADES DE

ENVIÓ Y ENTREGA PERSONAL-EMPRESA 2 DÍAS

¡La forma más rápida y segura de comprar en Soluciones digitales, Puedes pagar con
el medio de pago que prefieras e incluso hacerlo en mensualidades con tarjeta.

Te recomiendo usar Mercado Pago si estás lejos de: Ciudad Guatemala.

145
LECTOR IMAGEN Serie 8000 USB

Descripción

La versión nueva y elegante de este lector es ideal para aplicaciones de


punto de venta al público. Es muy ligero y fácil de manejar. Es rápido y lee
velozmente todos los tipos de código de barras comunes hasta una distancia
de hasta 12.5 cm. La interface de este lector es USB

Ficha técnica

- Fuente de Luz: 660 nm visible IMAGER red LED


- Sensor Sistema Optico: 2048 pixel CCD (charge-coupled device)
- Velocidad: 100 lecturas por segundo.
- Ancho de lectura: 95mm ancho a 70mm de distancia
50mm ancho a 100mm de distancia
- Resolución: 0.1mm(4mils) - Code 39, PCS=90 %
- Simbologías: Auto Detecta todos los tipos de código de barra estándar de una
dimensión
- Modos de Operación: Gatillo, intermitentente (manos libres) y continuo.
- Edición de datos: Prefijo, sufijo, identificador y formato, Code tipo selección,
check digit selection decoding option transmitted character delay, header
selection, trailer selection, message suffix, good read beep tone and volume,
scanner trigger selection keyboard emulation type (intermessage delay,
keyboard type and keyboard language).Serial interface type (ACK/NAK,
Xon/Xoff, RTS/CTS, good read LED control, start/stop bits)
- Soporta Caídas: 1.5 m
Que incluye
- Lector Imagen Serie 8000 en - el Sistema de Punto de Venta
caja. para negocio Caja Comercial
- Cable de Conexión USB. de regalo en la compra del
- Base Manos Libres. lector.
- Guía Rápida de Instalación.

146
IMÁGENES DE CÓMO ES EL SOFTWARE

SE VISITADO LA PAGINA www.solucionesdigitales.com\cif para


obtener imágenes de muestra del programa de software.

147
CAPTURAS DE SEGURIDAD QUE EL USUARIO ADMINISTRADOR DEL
SISTEMA TENDRA A CARGO

CONTROL DE USUARIOS

COPIAS DE SEGURIDAD

148
USUARIOS

PUNTO VENTA

VENTA

149
CONTROL DE ACCESOS

150
MENU
PRINCIPAL

CONSULTA DE
PRODUCTOS

151
INGRESO DE
NUEVO
PRODUCTO

MANEJO DE
MARCA

152
IMPRESIÓN DE
ETIQUETAS

ADMINISTRA
PRECIOS

REPORTES DE
EXISTENCIA

153
COMPRAS

COTIZACIONES

CREDITO DE
CLIENTES

CHEQUES

154
REPORTES

155
Universidad Galileo
Pacay de Paz, Nery Samuel
07126002

Automatización del proceso de ventas y control administrativo

por medio de control de inventarios y facturación

en JB Sistemas Integrados: (CIF)


____________________________________________________________________

156