Glosario ARCHIVISTICO

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GLOSARIO ARCHIVO GENERAL

ARCHIVO GENERAL
TERMINO
Acceso a los
Documentos de
Archivos
CONCEPTO
FUENTE
COLOMBIA. Archivo General de la Nacin - AGN-.

Acuerdo No. 027 (31-octubre-2006). Por el cual se
Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley.
Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcate
goria=2013
Acuerdo No. 07 (29-junio-1994). Reglamento
mediante los
General de Archivos. Disponible en:
goria=2012#
Acceso a los
Documentos
Originales
Disponibilidad de los documentos de archivo

instrumentos de consulta de la informacin.
Acervo
Documental

Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
sustantivo, histrico o cultural.
Disponible en:
goria=2013
Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacin ,

Administracin de direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos,
financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de
Archivos
los archivos.
Almacenamiento
de Documentos
Archivista
Archivstica
Archivo
Archivo Activo

modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
Disponible en:
goria=2013

Accin de guardar sistemticamente documentos de archivo en modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas.
Disponible en:
goria=2013
Profesional del nivel superior, graduado en archivstica.

Disponible en:
goria=2013

Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y tcnicos de los modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
archivos.
Disponible en:
goria=2013
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
informacin a la persona o institucin que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio
de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la
cultura.
Vase Archivo de Gestin

Ley 594 (14-julio-2000). Por medio de la cual se
dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones. Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=202
3#.

goria=2012#
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ARCHIVO GENERAL
Archivo
Administrativo
Vase Archivo de Gestin

goria=2012#
Archivo Central
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de

los archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los
mismos una vez finalizado su trmite y cuando su consulta es
constante.

3#.
Archivo de
Gestin

Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa.
3#.
Archivo de Oficina Vase Archivo de Gestin

goria=2012#

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de
Archivo del Orden
organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en
Departamental custodia.
3#.
Archivo del Orden Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia. disposiciones. Disponible en:
Distrital
3#.
Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los
Archivo del Orden
organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en
Municipal
custodia.
3#.
Archivo del Orden Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia. disposiciones. Disponible en:
Nacional
3#.
Archivo
Departamental
Archivo
Electrnico
Vase archivo de Orden Departamental
Conjunto de documentos electrnicos producidos

conforme a los principios y procesos archivsticos.

goria=2012#
y tratados dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
3#.
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ARCHIVO GENERAL
Vase Custodia de Documentos

goria=2012#
Establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la

poltica archivstica nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional
de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio
documental de la nacin y de la conservacin y la difusin del acervo
documental que lo integra y del que se le confa en custodia.

3#.
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de

gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente
Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el
Archivo Histrico valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este
tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos
recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o
expropiacin.

3#.
Es el constituido por fondos documentales referidos a pocas,

lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional;
Archivo Histrico entre otros se puede mencionar. Archivo Histrico de Antioquia,
Archivo Regional de Boyac, Archivo Central del Cauca, Archivo
Especial
Histrico de Cartagena de Indias y Archivo Histrico del Magdalena
Grande.

goria=2012#
Archivo en
Custodia
Archivo General
de la Nacin
Archivo Intermedio Vase Archivo Central
Archivo Oficial
Archivo
Permanente
Archivo Privado

goria=2012#
Es el conformado por documentos oficiales.

goria=2012#
Vase Archivo Histrico

goria=2012#

Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas
naturales o jurdicas de derecho privado en desarrollo de sus
funciones o actividades.
3#.

Archivo Privado de Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
Inters Pblico cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
3#.
Archivo Pblico

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por
entidades privadas.
3#.
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ARCHIVO GENERAL
Archivo Total

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
en su ciclo vital.
3#.
Asiento
Descriptivo

Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
de descripcin de un instrumento de consulta y recuperacin.
3#.

Prestacin de servicios por personal especializado en diferentes
Asistencia Tcnica
reas del quehacer archivstico.
goria=2012#
Asunto

Contenido de una unidad documental generado por una accin dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
administrativa.
3#.

Es la autorizacin o legalizacin de documentos por parte del Acuerdo No. 07 (29-junio-1994). Reglamento
Autenticacin de
funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y General de Archivos. Disponible en:
Documentos
solemnidades, segn lo establecido por la Ley.
goria=2012#
Automatizacin
Carpeta
Catalogo
Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos

almacenamiento y recuperacin de la informacin documental.

de
goria=2012#

Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
documentos para su almacenamiento y preservacin.
Disponible en:
goria=2013
Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Disponible en:
goria=2013
Certificacin de
Documentos

Accin de constatar la presencia de determinados documentos o modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
datos en los archivos.
Disponible en:
goria=2013
Ciclo Vital del

Documento

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
produccin o recepcin, hasta su disposicin final.
Disponible en:
goria=2013
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ARCHIVO GENERAL
Clasificacin
Labor intelectual de disposicin de cualquier elemento segn un

esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificacin de
fondos en el interior de un depsito de archivo.
Clasificacin de piezas en el interior de un fondo.
Clasificacin de documentos individuales en el interior de una pieza.

goria=2012#
Clasificacin
Documental
Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se

identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con
la estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo,
seccin, series y/o asuntos).

Disponible en:
goria=2013
Cdigo
Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las

unidades productoras de documentos y a las series y subseries
respectivas y que debe responder al sistema de clasificacin
documental establecido en la entidad.

Disponible en:
goria=2013
Coleccin de
Archivo

Reunin artificial de documentos, formada por un individuo, familia o
institucin.
goria=2012#
Coleccin
Documental

Conjunto de documentos reunidos segn criterios subjetivos y que
por lo tanto no tiene una estructura orgnica ni responde a los
Disponible en:
principios de respeto a la procedencia y al orden original.
goria=2013
Comit Asesor

Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivstica y Acuerdo No. 07 (29-junio-1994). Reglamento
disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos General de Archivos. Disponible en:
tanto administrativos como tcnicos.
goria=2012#
Grupo asesor de la alta Direccin, responsable de cumplir y hacer

cumplir las polticas archivsticas, definir los programas de gestin de
Comit de Archivo
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.

Disponible en:
goria=2013

rgano asesor del Archivo General de la Nacin, encargado de Acuerdo No. 07 (29-junio-1994). Reglamento
Comit Evaluador
estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los General de Archivos. Disponible en:
de Documentos documentos.
goria=2012#
Comit Evaluador rgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado Acuerdo No. 07 (29-junio-1994). Reglamento
de Documentos de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los General de Archivos. Disponible en:
del Departamento documentos.
goria=2012#
Comit Tcnico

Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalizacin de
terminologa, instrumentos y procesos tcnicos ARCHIVSTICOS.
goria=2012#
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ARCHIVO GENERAL
Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente
del medio utilizado. En el proceso de organizacin de fondos
Comunicaciones
acumulados es pertinente el uso del trmino correspondencia,
Oficiales
hasta el momento en que se adopt la definicin de comunicaciones
oficiales sealada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el
Archivo General de la Nacin.

Disponible en:
goria=2013

Conservacin de Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad fsica
de los documentos que alberga un archivo.
Archivos
goria=2012#
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
Conservacin de
asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de
Disponible en:
Documentos
archivo.
goria=2013
Conservacin
Preventiva de
Documentos

Conjunto de estrategias y medidas de orden tcnico, poltico y
administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de
Disponible en:
los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad
goria=2013
Consulta de
Documentos

Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
conocer la informacin que contienen.
Disponible en:
goria=2013
Copia
Reproduccin exacta de un documento.

Disponible en:
goria=2013

Reproduccin de un documento, expedida y autorizada por el
Copia Autenticada funcionario competente y que tendr el mismo valor probatorio del
Disponible en:
original.
goria=2013
Copia de
Seguridad
Citacin
Cuaderno

Copia de un documento realizada para conservar la informacin modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
contenida en el original en caso de prdida o destruccin del mismo. Disponible en:
goria=2013
Vase Cdigo

goria=2012#
Conjunto de documentos cosidos en forma de libro.

goria=2012#
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ARCHIVO GENERAL
Cuadro de
Clasificacin

Esquema que refleja la jerarquizacin dada a la documentacin
producida por una institucin y en el que se registran las secciones y
Disponible en:
subsecciones y las series y subseries documentales.
goria=2013
Custodia de
Documentos

Guarda o tenencia de documentos por parte de una institucin o una
persona, que implica responsabilidad jurdica en la administracin y
Disponible en:
conservacin de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
goria=2013
Deposito de
Archivo

Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
la conservacin de los documentos de archivo.
Disponible en:
goria=2013
Depuracin

Operacin, dada en la fase de organizacin de documentos, por la
cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni
Disponible en:
secundarios, para su posterior eliminacin.
goria=2013
Descripcin
Documental

Fase del proceso de organizacin documental que consiste en el
anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo
Disponible en:
resultado son los instrumentos de descripcin y de consulta.
goria=2013
Descriptor

Trmino al cual se asigna un significado especfico y que se utiliza Acuerdo No. 07 (29-junio-1994). Reglamento
como elemento de entrada para la bsqueda sistemtica de la General de Archivos. Disponible en:
informacin.
goria=2012#
Destruccin de
Documentos
Deterioro
Digitalizacin
Digitar
Vase Eliminacin de Documentos

goria=2012#

Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas, qumicas y/o
mecnicas de un material, causada por envejecimiento natural u
Disponible en:
otros factores.
goria=2013
Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se
encuentra guardada de manera analgica (Soportes: papel, video,
casettes, cinta, pelcula, microfilm y otros) en una que slo puede
leerse o interpretarse por computador.

Disponible en:
goria=2013

Accin de introducir datos en un computador por medio de un modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
teclado.
Disponible en:
goria=2013
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ARCHIVO GENERAL
Diplomtica
Documental

Disciplina que estudia las caractersticas internas y externas de los Acuerdo No. 027 (31-octubre-2006). Por el cual se
documentos conforme a las reglas formales que rigen su modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
elaboracin, con el objeto de evidenciar la evolucin de los tipos Disponible en:
documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.
goria=2013
Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del

ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin
Disposicin Final y/o tablas de valoracin documental, con miras a su conservacin
de Documentos total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin.
Un sistema de reproduccin debe garantizar la legalidad y la
perdurabilidad de la informacin.

Disponible en:
goria=2013
Distribucin de
Documentos

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
destinatario.
Disponible en:
goria=2013
Documento

Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
utilizado.
Disponible en:
goria=2013
Documento Activo Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Disponible en:
goria=2013
Documento de
Apoyo

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es
Disponible en:
de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
goria=2013
Documento de
Archivo

Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
o privada en razn de sus actividades o funciones.
3#.
Documento
Electrnico de
Archivo
Registro de la informacin generada, recibida, almacenada, y

comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos
medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad
en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivsticos.

Disponible en:
goria=2013
Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que COLOMBIA. Archivo General de la Nacin - AGN-.
Documento
por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento Acuerdo No. 07 (29-junio-1994). Reglamento
de las funciones y actividades del mismo an despus de su General de Archivos. Disponible en:
Esencial
(Documento Vital) desaparicin, por lo tanto, posibilita la reconstruccin de la historia http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcate
institucional.
Documento
Facilitativo
goria=2012#

Documento producido en cumplimiento de funciones idnticas o modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
comunes en todas las entidades.
Disponible en:
goria=2013
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ARCHIVO GENERAL

Disponible en:
goria=2013
Documento
Histrico
Documento nico que por su significado jurdico o autogrfico o por

sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del
Estado, la soberana nacional, las relaciones internacionales o las
actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en
parte del patrimonio histrico.
Documento
Inactivo

Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
primarios.
Disponible en:
goria=2013
Documento
Misional

Documento producido o recibido por una institucin en razn de su modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
objeto social.
Disponible en:
goria=2013
Documento Oficial El que produce, posee o maneja una entidad estatal.

goria=2012#
Documento
Original

Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Disponible en:
goria=2013
Documento
Privado

El perteneciente a personas naturales y jurdicas, entidades,
instituciones y organizaciones que no tienen carcter oficial.
goria=2012#
Documento
Pblico

Documento otorgado por un funcionario pblico en ejercicio de su modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
cargo o con su intervencin.
Disponible en:
goria=2013
Documento
Semiactivo

Disponible en:
goria=2013
Duplicado
Eliminacin
Documental
Documento de uso ocasional con valores primarios.

Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero.
Puede ser simple o autenticado.
goria=2012#
Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de

retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de
conservar su informacin en otros soportes.

Disponible en:
goria=2013
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ARCHIVO GENERAL
Empaste

Tcnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
de libro. La unidad producto del empaste se llama legajo.
Disponible en:
goria=2013
Encuadernacin

Tcnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de
formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su proteccin.
Disponible en:
La unidad producto de la encuadernacin se llama libro.
goria=2013
Estantera

Mueble con entrepaos para almacenar documentos en sus modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
respectivas unidades de conservacin.
Disponible en:
goria=2013
Expediente

Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgnica y funcionalmente por una instancia
Disponible en:
productora en la resolucin de un mismo asunto.
goria=2013
Expurgo de
Documentos
Facsmil
Vase Seleccin Documental

Reproduccin fiel de un documento lograda a travs de un medio modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
mecnico, fotogrfico o electrnico, entre otros.
Disponible en:
goria=2013
Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusin de un

expediente, independientemente de las fechas de los documentos
Fechas Extremas
aportados como antecedente o prueba. Fecha ms antigua y ms
reciente de un conjunto de documentos.
Foliar
Folio
Folio Recto

goria=2012#

Disponible en:
goria=2013
Accin de numerar hojas.

Disponible en:
goria=2013
Hoja.

Disponible en:
goria=2013
Primera cara de un folio, la que se numera.

Disponible en:
goria=2013
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ARCHIVO GENERAL
Folio Vuelto
Fondo Abierto
Fondo Acumulado
Fondo Cerrado

Disponible en:
goria=2013
Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Conjunto de documentos de personas naturales o jurdicas modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
administrativamente vigentes, que se completa sistemticamente.
Disponible en:
goria=2013
Conjunto de documentos
organizacin archivstica.
dispuestos
sin
ningn
criterio

de modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
Disponible en:
goria=2013

Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de
producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de
Disponible en:
las personas naturales o jurdicas que los generaban.
goria=2013

Conjunto de documentos producidos por una persona natural o modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
Fondo Documental
jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Disponible en:
goria=2013
Fuente Primaria de Informacin original, no abreviada ni traducida. Se llama tambin modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
fuente de primera mano.
Disponible en:
Informacin
goria=2013
Funcin
Archivstica

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico,
que comprende desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.
3#.
Gestin
Documental

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la Ley 594 (14-julio-2000). Por medio de la cual se
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final disposiciones. Disponible en:
con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
3#.
Gua
Herldica
Instrumento de consulta que describe genricamente fondos

documentales de uno o varios archivos indicando sus caractersticas
fundamentales, como organismos que los originan, secciones y
series que los forman, fechas extremas y volumen de la
documentacin.

Disponible en:
goria=2013

Tcnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su
origen, rasgos simblicos, evolucin y significado socio-jurdico.
goria=2012#
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ARCHIVO GENERAL
Identificacin
Documental

Primera etapa de la labor archivstica, que consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas
Disponible en:
que sustentan la estructura de un fondo.
goria=2013
ndice

Instrumento de consulta en el que se listan, alfabtica o
numricamente, trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y
Disponible en:
temticos, acompaados de referencias para su localizacin.
goria=2013
ndice Cronolgico Listado consecutivo de fechas.

Disponible en:
goria=2013
ndice Onomstico Listado de nombres de personas naturales o jurdicas.

Disponible en:
goria=2013
ndice Temtico
Listado de temas o descriptores.
ndice Toponmico Listado de nombres de sitios o lugares.

Disponible en:
goria=2013
Disponible en:
goria=2013
Instrumento de
Consulta
Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o

describe un conjunto de unidades documentales con el fin de
establecer un control fsico, administrativo o intelectual de los
mismos, que permita su adecuada localizacin y recuperacin.
Dependiendo de la fase de tratamiento archivstico de los
documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir.
instrumentos de control (fases de identificacin y valoracin) e
instrumentos de referencia (fases de descripcin y difusin).

goria=2012#
Instrumento de
Control
Es aquel que se elabora en las fases de identificacin y valoracin.

Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la
fase de identificacin los siguientes. ficheros de organismos, ficheros
de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de
clasificacin, registros topogrficos; y en la fase de valoracin.
relaciones, tablas de retencin documental, registros generales de
entrada y salida, relaciones y actas de eliminacin, informes,
relaciones de testigos resultantes de muestreo.

goria=2012#
Vase Instrumento de Consulta

goria=2012#
Instrumento de
Descripcin
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ARCHIVO GENERAL
Instrumento de
Referencia
Vase Instrumento de Consulta

goria=2012#
Inventario
Documental

Instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Disponible en:
goria=2013
Legajo

Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
manipulacin.
Disponible en:
goria=2013
Legislacin
Archivstica

Conjunto de normas que regulan el quehacer archivstico en un pas.
Disponible en:
goria=2013
Manuscrito
Documento elaborado a mano.

Disponible en:
goria=2013
Representacin grfica -con convenciones- de un espacio.

goria=2012#
Mapa
Marca de Agua

Seal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer
por una entidad al momento de elaborar el papel.
goria=2012#
Microfilmacin

Tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos como modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin.
Disponible en:
goria=2013
Microfilme

Fotografa en pelcula generalmente de 16 o 35 milmetros, utilizada
en reproduccin de documentos.
goria=2012#
Muestreo

Tcnica estadstica aplicada en la seleccin documental, con criterios modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
cuantitativos y cualitativos.
Disponible en:
goria=2013
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ARCHIVO GENERAL
Normalizacin
Archivstica

Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicacin de modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
la prctica archivstica.
Disponible en:
goria=2013
Ordenacin
Documental

Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la
Disponible en:
fase de clasificacin.
goria=2013
Organigrama

Representacin grfica de la estructura de una institucin. En
archivstica se usa para identificar las dependencias productoras de
Disponible en:
los documentos.
goria=2013
Organizacin de
Archivos

Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es
la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con
Disponible en:
criterios orgnicos o funcionales.
goria=2013
Organizacin
Documental

Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la ordenacin y la modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
descripcin de los documentos de una institucin.
Disponible en:
goria=2013
Original
Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

goria=2012#
Patrimonio
Archivstico

Conjunto de archivos conservados en el pas y que forman parte
esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histrico.
goria=2012#
Patrimonio
Documental

Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
cultural.
3#.

Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para Acuerdo No. 07 (29-junio-1994). Reglamento
Pieza Documental ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas General de Archivos. Disponible en:
documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe.
goria=2012#
Preservacin
Documental
Vase Conservacin de Documentos

goria=2012#
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ARCHIVO GENERAL

Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el Acuerdo No. 027 (31-octubre-2006). Por el cual se
Principio de Orden cual se establece que la disposicin fsica de los documentos debe modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
respetar la secuencia de los trmites que los produjo. Es prioritario Disponible en:
Original
para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales.
goria=2013
Principio de
Procedencia

Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el
cual se establece que los documentos producidos por una institucin
Disponible en:
y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
goria=2013
Produccin
Documental

en modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
Disponible en:
goria=2013
Protocolo
Proyecto de
Descripcin de
Archivos
Generacin de documentos hecha

cumplimiento de sus funciones.
por
las
instituciones

Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos
notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
goria=2012#
Formulacin de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios
y mtodos a seguir en la seleccin y descripcin de una determinada
unidad archivstica, con el fin de obtener instrumentos de consulta
normalizados para la investigacin con base en fuentes primarias. El
plan contempla, entre otros aspectos, evaluacin de requerimientos
de descripcin, tipos documentales a elegir, unidades archivsticas,
evaluacin de criterios para determinacin de trminos descriptivos,
aspectos fsicos de los documentos a tener en cuenta y formas de
captura y automatizacin de los datos propios de la descripcin
archivstica.
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un nmero

Radicacin de consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
Comunicaciones constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito
de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento
Oficiales
que establezca la ley.
Recepcin de
Documentos

goria=2012#

Disponible en:
goria=2013

Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin
debe realizar para la admisin de los documentos que le son
Disponible en:
remitidos por una persona natural o jurdica.
goria=2013

Recuperacin de Accin y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
consulta, los documentos requeridos.
Disponible en:
Documentos
goria=2013
Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las
Registro de
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como:
Comunicaciones nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o
cdigo de la dependencia competente, nmero de radicacin,
Oficiales
nombre del funcionario responsable del trmite y tiempo de
respuesta (si lo amerita), entre otros.

Disponible en:
goria=2013
Pgina 16 de 20
ARCHIVO GENERAL
Registro de
Ingreso de
Documentos

Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden
cronolgico de entrada, de documentos provenientes de
Disponible en:
dependencias, instituciones o personas naturales.
goria=2013
Registro
Topogrfico

Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido Acuerdo No. 07 (29-junio-1994). Reglamento
de cada una de las unidades de conservacin, indicando su posicin General de Archivos. Disponible en:
exacta en un depsito de archivo.
goria=2012#
Reglamento de
Archivo

Instrumento que seala los lineamientos administrativos y tcnicos modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
que regulan la funcin archivstica en una entidad.
Disponible en:
goria=2013
Reprografa

Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin fototcnica Acuerdo No. 07 (29-junio-1994). Reglamento
y la policopia de documentos, mediante tcnicas como la fotografa, General de Archivos. Disponible en:
la fotocopia y el microfilm.
goria=2012#
Retencin
Documental

Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de
gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
Disponible en:
retencin documental.
goria=2013
Seccin

En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
documentos.
Disponible en:
goria=2013
Disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin
documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carcter representativo para su
conservacin permanente. sense tambin depuracin y expurgo.

Disponible en:
goria=2013
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor
Serie Documental como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre
otros.

Disponible en:
goria=2013
Seleccin
Documental
Servicios de
Archivo

Proceso mediante el cual se pone a disposicin de los usuarios la
documentacin de una entidad, con fines de informacin.
goria=2012#
Signatura
Topogrfica

Identificacin convencional que seala la ubicacin de una unidad de modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
conservacin en el depsito y mobiliario de un archivo.
Disponible en:
goria=2013
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ARCHIVO GENERAL

Conjunto de estrategias y procesos de conservacin que aseguran el
Sistema Integrado
mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su
Disponible en:
de Conservacin integridad fsica y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
goria=2013
Conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s que
Sistema Nacional
posibilitan la homogenizacin y la normalizacin de los procesos
Disponible en:
de Archivos
archivsticos.
goria=2013
Soporte
Documental
Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los

materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los
archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y
sonoros.

3#.
Subserie

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus
Disponible en:
caractersticas especficas.
goria=2013
Tabla de
Retencin
Documental

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
3#.
Tabla de
Valoracin
Documental

Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un
tiempo de permanencia en el archivo central, as como una
Disponible en:
disposicin final.
goria=2013
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,

con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como
Tipo Documental
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora
diplomtica.

Disponible en:
goria=2013
Tomo

Unidad encuadernada o empastada, con foliacin propia, en que modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
suelen dividirse los documentos de cierta extensin.
Disponible en:
goria=2013
Toponimia

Estudio del origen y significacin de los nombres propios de un sitio o
lugar.
goria=2012#
Trmite de
Documentos

Recorrido del documento desde su produccin o recepcin, hasta el modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
cumplimiento de su funcin administrativa.
Disponible en:
goria=2013
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ARCHIVO GENERAL
Transcripcin

Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede
ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente.
goria=2012#
Transferencia
Documental

Remisin de los documentos del archivo de gestin al central, y de
ste al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de
Disponible en:
valoracin documental vigentes.
goria=2013
Unidad
Administrativa

Disponible en:
goria=2013
Unidad tcnico-operativa de una institucin.
Unidad
Archivstica

Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad
archivstica, entre otras: un expediente. (Vase expediente).
goria=2012#
Unidad de
Conservacin

Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que Acuerdo No. 027 (31-octubre-2006). Por el cual se
garantice su preservacin e identificacin.
Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las Disponible en:
carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
goria=2013
Unidad
Documental
Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin

documental. Puede ser simple, cuando est constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando
un expediente.

Disponible en:
goria=2013
Valor
Administrativo

Cualidad que para la administracin posee un documento como modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
testimonio de sus procedimientos y actividades.
Disponible en:
goria=2013
Valor Cientfico

Cualidad de los documentos que registran informacin relacionada modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
con la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber.
Disponible en:
goria=2013
Valor Contable

Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos
Disponible en:
econmicos de una entidad pblica o privada.
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Valor Cultural
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre

otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos,
valores, modos de vida o desarrollos econmicos, sociales, polticos,
religiosos o estticos propios de una comunidad y tiles para el
conocimiento de su identidad.

Disponible en:
goria=2013
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ARCHIVO GENERAL
Valor Fiscal

Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
Hacienda Pblica.
Disponible en:
goria=2013
Valor Histrico

Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de informacin, tiles
Disponible en:
para la reconstruccin de la memoria de una comunidad.
goria=2013
Valor Jurdico o
Legal

Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley.
Disponible en:
goria=2013

Valor Permanente Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Disponible en:
o Secundario
goria=2013
Valor Primario

Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo,
Disponible en:
fiscales, legales y/o contables.
goria=2013
Valor Tcnico

Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institucin modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
en virtud de su aspecto misional.
Disponible en:
goria=2013
Valoracin
Documental

Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su
Disponible en:
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
goria=2013
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ARCHIVO GENERAL

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Profesional del nivel superior, graduado en archivstica.

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Vase Archivo de Gestin

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Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de

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Archivo de Oficina Vase Archivo de Gestin

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Vase archivo de Orden Departamental

Conjunto de documentos electrnicos producidos

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Vase Custodia de Documentos

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Establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la

COLOMBIA. Archivo General de la Nacin - AGN-.

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de

COLOMBIA. Archivo General de la Nacin - AGN-.

Es el constituido por fondos documentales referidos a pocas,

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Archivo Intermedio Vase Archivo Central

COLOMBIA. Archivo General de la Nacin - AGN-.

Es el conformado por documentos oficiales.

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Vase Archivo Histrico

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Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos

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Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

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Ciclo Vital del

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Labor intelectual de disposicin de cualquier elemento segn un

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Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se

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