16-3-2019 MANUAL TRD

ENTIDAD PÚBLICA

JOHANA CARVAJAL RAMIREZ

SENA
 PERSONERIA DE ZIPAQUIRÁ

INSTRUCTOR
SEGUNDO HIPOLITO

APRENDIZ
JOHANA CARVAJAL

FICHA N° 1620561

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

GESTION DOCUMENTAL
CDA CHIA
2019
Contenido
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................... 4
RESEÑA HISTORICA ................................................................................................................................................. 5
HISTORIA ................................................................................................................................................................. 5
MISIÓN .......................................................................................................................................................................... 7
VISIÓN........................................................................................................................................................................... 7
POLITICAS ................................................................................................................................................................... 7
MAPA DE PROCESOS .............................................................................................................................................. 9
VALORES CORPORATIVOS .................................................................................................................................. 10
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL........................................................................................................... 15
DEFINICIÓN ........................................................................................................................................................... 15
IMPORTANCIA ...................................................................................................................................................... 15
BENEFICIOS .......................................................................................................................................................... 15
PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORAR TRD ................................................................................... 16
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA ENTIDAD ...................................................................................... 18
INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN ....................................................................... 19
INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ........................................................... 21
ELIMINACIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................................................... 22
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION PARA LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y
SECUNDARIAS ......................................................................................................................................................... 23
ACTUALIZACION Y REVISION DE LAS TRD...................................................................................................... 26
GLOSARIO ................................................................................................................................................................. 27
CUADRO DE CODIFICACIÓN .................................................................................................................................. 1
CCD PERSONERIA ................................................................................................................................................... 0
 INTRODUCCIÓN

En términos de organización de documentos, las Tablas de Retención documental

son la herramienta en las que la entidad debe apoyarse para lograr una efectiva
organización y administración de sus documentos de archivo, para lo cual es
necesario que al interior de la entidad, y específicamente en cada oficina, los
funcionarios adquieran la habilidad de interpretar, aplicar y actualizar las Tabla de
Retención Documental (TRD), con el apoyo, orientación y coordinación del área de
archivo y el Comité de Archivo.

Para la interpretación de las TRD es necesario tener en cuenta los conceptos y

términos técnicos de archivo, así como los procesos utilizados para la elaboración de
las mismas, los cuales aparecen dentro del presente instructivo.

Al finalizar la aplicación de las Tablas de Retención Documental se tendrán

organizados los archivos de gestión de cada una de las oficinas, de acuerdo con la
estructura de las TRD, con el fin de facilitar su ubicación y acceso. A lo anterior se
suma el cambio de la cultura archivística de los funcionarios del Municipio de Andes
que propenderá por una mayor eficiencia en la gestión documental de las diferentes
dependencias.

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos establece las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado, en su Título V: regula la
Gestión de documentos y la obligatoriedad para las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos,
independientemente del soporte en que produzcan la información para el
cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas”

El Programa de Gestión Documental - PGD del Ministerio de educación Nacional

está enmarcado en el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo,
Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información, de conformidad
con lo establecido en Decreto 1080 de 2015 Libro II Parte 8 Título II Capítulo V –
Gestión de documentos. Como instrumento archivístico le sirve a la entidad para
facilitar el control, acceso y administración de la documentación y preservación de la
memoria institucional, acorde con las buenas prácticas y normatividad vigente.
 RESEÑA HISTORICA

HISTORIA
La figura del Personero Municipal es una de las más antiguas del país. El Síndico
Procurador o Personero desde el surgimiento de Grecia y su paso por Latinoamérica
a través de la conquista española, se constituyó en el vocero de los ciudadanos e
investigador de la conducta de los funcionarios públicos.

Por instrucción real del 26 de junio de 1776, se creó formalmente la figura del Síndico
Personero y se fijó período anual, y eran los encargados de llevar la vocería del
pueblo para conseguir la aplicación correcta de las leyes, o en otras para obtener sus
derechos y lograr la justicia en el lugar donde habían sido asignados para ejercer
esta tarea.

La Institución no sufrió alteraciones en la terminación de la dominación española. Al

cambio de gobierno en 1810 se impuso la separación de poderes y con ese criterio
se organizó la Rama Jurisdiccional, pero sin separar de esta al Ministerio Público,
como institución bien definida, pues se conservó el empleo de Fiscal en escala
superior y el síndico Procurador General en grado inferior.

La Institución continuó en la naciente república a partir de 1810 y fueron

denominados Síndicos Procuradores Generales de Carácter Local. En 1819, el
Libertador esbozó la posibilidad de crear en el orden nacional, una Procuraduría
General de la República, tomando como arquetipo las Personerías del común con la
función de exigir la observancia estricta de la Ley.

En 1830 con la creación de la primer constitución nacional se crea el Ministerio

Público, el cual estaba Integrado por: el Procurador General, los Procuradores
Generales de los Departamentos, los Procuradores de Provincia, los Síndicos
Personeros y los agentes de Policía, esto se evidencia en la primer Ley orgánica.

En el año de 1855 se complementó la estructura del Ministerio Público y en esa

oportunidad la Ley siguió reconociendo la importancia de las Personerías al señalarle
transcendentales funciones a los personeros o procuradores parroquiales, entre los
cuales se mencionaba la de llevar la voz de la Nación ante los jueces parroquiales en
los asuntos en los que fuese parte.

Tanto en la Constitución de 1858, en la de 1863 y en la de 1886 se repitió la

disposición de que el Personero seguía haciendo parte integral del Ministerio
Público, en estos documentos se fijaron las principales atribuciones, funciones y
actividades que debería desarrollar el Ministerio Público, la diferencia es que en

las dos primeras constituciones este ente era elegido por la Cámara de
Representantes, en la última es nombrada por el Presidente de la República.

En 1893, Miguel Antonio Caro, ministro de Justicia de la época, autorizó a los

concejos municipales para elegir a los personeros. En 1903 se suspendieron
provisionalmente las Plazas de los Fiscales de Circuito y se utilizó a los Personeros
para desempeñar las funciones a ellos asignadas. Tal decisión fue ratificada en la
Ley 63 de 1905.

Con el pasar de los tiempos el personero es nombrado por el presidente como el

veedor ciudadano, defensor de los derechos humanos y del tesoro público, además
se le concedió la vigilancia, a fin de que los derechos de petición sean resueltos y así
cumplir con el art. 23 de la Constitución Nacional; todo lo anterior se desarrolla más
detalladamente en el cuadro No. 1 que se presenta en este mismo documento.
 MISIÓN

El Municipio de Zipaquirá, es una entidad territorial comprometida con la construcción

de paz, la dignificación del espacio social, la generación de oportunidades, la
búsqueda de progreso y la conquista de una mejor calidad de vida para sus
habitantes; aprovechando eficientemente los recursos naturales, arquitectónicos,
históricos, culturales y geográficos, además de encaminar sus esfuerzos hacia la
consecución de sus objetivos y metas a través de la permanente interacción de la
comunidad con la Administración Municipal, fortaleciendo el territorio con un sentido
humanista, social, cerrando la brechas de inequidad, creando así una relación
armónica, equilibrada y fraterna.

VISIÓN
Zipaquirá será para el 2025 un territorio que suscite la integración de sus habitantes,
asegurando la garantía de sus derechos; siendo ejemplo de bienestar y construcción
de paz; en donde sus esfuerzos se encaminará hacia el cierre de brechas y a la
integración de los sectores que mejoren las condiciones y oportunidades de sus
gente, teniendo como premisa el respeto por la pluralidad, la inclusión social, el
ambiente sano y la seguridad de sus habitantes.

POLITICAS

La Personería de Zipaquirá ejerce la guarda, promoción y defensa de los derechos

humanos, vigila la conducta oficial, protege el interés público, y contribuye a la
solución alternativa de conflictos, buscando la excelencia de nuestros servicios y la
completa satisfacción del usuario frente a sus requisitos y expectativas, por lo cual
trabajamos mediante un proceso de mejora continua fundamentado en nuestro
Sistema de Gestión de la Calidad , sustentado en el desarrollo del recurso humano y
actuando en línea con los cambios tecnológicos.
 ORGANIGRAMA

PERSONERO

Personero
Delegado
MAPA DE PROCESOS
 VALORES CORPORATIVOS

 HONESTIDAD: hace referencia a la forma cómo actúan en el ejercicio de sus

funciones todos los servidores de la Entidad, constituyéndose en una cualidad
humana que consiste en comportarse y expresarse con sinceridad y
coherencia, respetando los valores de la justicia y la verdad.

 RESPONSABILIDAD: es un valor que está en la consciencia de la persona,

pero que desde la Personería lo queremos resaltar, para que en la prestación
del servicio, nuestros servidores públicos y contratistas, se les permita
reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos;
siempre en el plano de lo moral.

 COMPROMISO: en la Personería de Medellín se describe como una

obligación que se ha contraído; es una parte promesa o una declaración de
principios, sobre la actuación que con nuestros usuarios, deben asumir los
servidores públicos de la Entidad.

 TRANSPARENCIA: comunicar la realidad de la Entidad a todas las partes

interesadas, dentro de un clima de confianza. La Entidad se caracteriza por
asumir una práctica social guiada por la sinceridad y por la total accesibilidad
a toda la información vinculada, la participación de todos los funcionarios en la
toma de decisiones y que concierne e interesa a la opinión pública.

 JUSTICIA: un conjunto de valores que inclinan a obrar con rectitud y juzgar,

teniendo por guía la verdad y dando a cada uno lo que le pertenece,
reconociendo y otorgando el derecho de los demás.

 TOLERANCIA: saber respetar a las demás personas en su entorno, es decir,

en su forma de pensar, de ver las cosas, de sentir; y es también saber
discernir en forma cordial en lo que no se está de acuerdo.

 RESPETO: implica reconocer en sí y en los demás los derechos y las

obligaciones. Es un valor que permite a los servidores de la Personería
reconocer, aceptar, apreciar y valorar las cualidades del prójimo y sus
derechos. El respeto no sólo se manifiesta hacia la actuación de las personas
o hacia las leyes, también se expresa hacia la autoridad.

 IGUALDAD: en el ámbito social y para la Personería de Medellín, se considera

como igualdad al contexto o situación donde las personas tienen los mismos
derechos y las mismas oportunidades en un determinado aspecto.
 MARCO JURIDICO Y NORMATIVO

Los mandatos constitucionales referentes a la conservación y salvaguarda del

Patrimonio Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad, el derecho de
petición, el derecho a la información y el libre acceso a los documentos
públicos, entre otros, son pilares de la normatividad aplicada a los documentos
y el fundamento de la Política Archivística en el país.

La Constitución Política de Colombia en el Título I de los Principios

Fundamentales establece:

Artículo 8: "Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas
culturales y naturales de la nación".

En el Título II de Los Derechos, Las Garantías y Los Deberes, en su Capítulo I

de Los Derechos Fundamentales, establece:

Artículo 15: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y

familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.
De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en archivos de
entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y

demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privadas son

inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden
judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e

intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad
y demás documentos privados, en los términos que señale la ley".

Artículo 20: "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su

pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e
imparcial..."
Artículo 23: "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a
las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución..."

El capítulo II De Los Derechos Sociales, Económicos y Culturales preceptúa:

Artículo 72: "El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del
Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la
identidad nacional, pertenecen a la nación y son inalienables, inembargables e
imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos
cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos
especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de
riqueza arqueológica."

Artículo 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley.

El secreto profesional es inviolable".

Además de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales

vigentes que hacen relación al manejo de los documentos y a las
responsabilidades de los servidores públicos como:

Ley 80 del 22 de diciembre de 1989: "Por la cual se crea el Archivo

General de la Nación y se dictan otras disposiciones."

Decreto 1777 de 1990. Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de

1990 expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sobre
adopción de sus Estatutos.

Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un plazo de seis
meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los
Organismos Nacionales del orden central.

Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. Por el cual se adopta y se expide

el Reglamento General de Archivos.

Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80

de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación
histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de
la Nación y se dictan otras disposiciones."

Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo

General de la Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia de la

documentación histórica de los Organismos del orden nacional al Archivo

General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995."

Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo

General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas
de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el
Decreto No. 1382 de 1995."

Acuerdo 12 de 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo

General de la Nación "Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del
29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos, Organos de Dirección,
Coordinación y Asesoría."
Ley 190 de 6 de junio de 1995. Estatuto Anticorrupción. Artículo 27: "El Código
Penal tendrá un artículo con el número 148A, del siguiente tenor: Utilización
indebida de información privilegiada. El servidor público o el particular que
como empleado o directivo o miembro de una junta u organo de
administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso indebido
de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones,
con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea una persona
natural o jurídica, incurrirá... "¨

Artículo 79: "Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario

público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la
ciudadanía, en general, y de los medios de comunicación, en particular, a los
documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se
haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley.

La decisión de negar el acceso a los documentos públicos será siempre

motivada, con base en la existencia de reserva legal o constitucional, o
cuando exista norma especial que atribuya la facultad de informar a un
funcionario de superior jerarquía."

Ley 200 de 28 de julio de 1995. Código Disciplinario Único. Artículo 40 señala

los DEBERES de los servidores públicos:
 Numeral 1. "Cumplir y hacer que se cumpla
la Constitución, los Tratados Públicos
ratificados por el gobierno colombiano, las Leyes, las Ordenanzas, los
Acuerdos Municipales, los Estatutos de la Entidad, los Reglamentos, los
Manuales de Funciones, las órdenes Superiores, cuando correspondan a la
naturaleza de sus funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las
convenciones colectivas y contratos de trabajo".

Numeral 5. "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón

de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga
acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o
utilización indebidos."

Numeral 24 "Responder por la conservación de los documentos, útiles,

equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir
oportunamente cuenta de su utilización."

El Artículo 41 señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos:

Numeral 7. "Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a

cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a que están
obligados."

Numeral 9. "Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las

peticiones respetuosas de los particulares o solicitudes de las autoridades,
retenerlas o enviarlas a destinatario diferente la que corresponda cuando sea
de otra oficina."

Numeral 16. "Causar daños o pérdida de bienes, elementos, expedientes o

documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones."

Ley 594 julio 14 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones”.

El Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será

obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas
Tablas de Retención Documental”.
 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN
Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer
cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos
de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez
finalice su vigencia o utilidad.

IMPORTANCIA

Muchos países como Colombia, han introducido en su marco legal la obligación de

cumplir con Tablas de Retención Documental definidas por el estado para todas las
organizaciones públicas y aquellas privadas que cumplen funciones públicas.

Más allá de la necesidad legal del caso anterior, implementar una tabla de retención
documental puede traer muchos beneficios a su organización, en concreto todos los
derivados de la implementación de un gestor documental: Técnicas de gestión de
documentos, control de flujos de trabajo, formas seguras de compartir
archivos y almacenamiento en la nube según los más avanzados estándares de
privacidad.

BENEFICIOS

Entre los importantes beneficios se encuentran estos principalmente:

1. Facilita la recuperación de la Información.

2. Racionaliza la producción Documental.
3. Facilita el control y acceso de los Documentos.
4. Regula la transferencia de los Documentos en las Oficinas al Archivo
central.
5. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo
de eliminar Documentación relevante.
 PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORAR TRD

En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro etapas:

Investigación preliminar sobre la institución

1. Compilación de la información institucional

- Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y

cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)

- Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de

procedimientos.

- Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y

asignación de funciones.

2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución.

- Identificación y definición de unidades documentales.

- Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de

procedimientos de las dependencias.

- Identificación de valores primarios de la documentación.

Análisis e interpretación de la información recolectada

- Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales,

teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del
análisis de los manuales de procedimientos.

- Valoración y Selección Documental, basándose en la Encuesta Estudio Unidad

Documental.

Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental

- Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental, teniendo como punto

de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada
dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de
los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y
aplicación.

Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité

de

Archivo de la Entidad.

- Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la

instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que
sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración.
 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA ENTIDAD

La entidad está en un estado de proceso en base a lo reglamentado por la ley 594

del 2000 “Ley General de Archivo”; actualmente lo que respecta a la Alcaldía de
Zipaquirá, Secretarias, Personería, Consejo entre otros se encuentra en la labor de
actualizar las Tablas de Retención Documental (TRD), organigramas, Manuales y
organización final del archivo.

Durante estos últimos tres años la Personería de Zipaquirá se ha encargado de

mejorar su servicio al cliente, mantener en buen estado el archivo que ha ingresado y
comunicar a toda la población de Zipaquirá acerca de los cambios, las mejoras que
han tenido y que van a tener en un lapso corto de tiempo.

Hace unos años las instalaciones de la Personería se encontraban en un estado

inadecuado para disponer de documentación de la ciudadanía, no contaban con el
espacio, ni con los materiales y estanterías necesarias. En el momento que se
comenzó a realizar la valoración del archivo, el material de las carpetas ya estaba
deteriorado por ende se realizó todo el proceso establecido por los “Lineamientos
para la organización de los Archivos de Gestión” de la Personería Municipal de
Zipaquirá, con base en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, y Acuerdo No.
042 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de fecha 31 de octubre
de 2002; el espacio se adecuo a la cantidad aproximada de archivo que se fuese
manejar en promedio y se exigieron archiveros para su conservación.

Actualmente el archivo se encuentra en un estado óptimo para el proceso de Archivo,

se tiene el apoyo de la Personería Delegado y la Personería (sub), solo se maneja el
archivo de Gestión y el Archivo Central para la preservación de la documentación
generada por las entidades, se encuentran solo un funcionario encargado del archivo
de la Personería en base a la comunidad.
 INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN

Entidad Productora. Debe colocarse el nombre completo o Razón social.

Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa

que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el número que identifica

cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas
utilizadas para la elaboración de las tablas de retención de la entidad. El
segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para la entidad.

Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras

de documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema
de clasificación documental establecido en la entidad.

Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades

documentales, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente,
también se listarán la subseries correspondientes.

Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. Esta permanencia
está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación
producida en las oficinas.

Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite

en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el
archivo de las oficinas productoras.

Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos

transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto
de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado
de la valoración con miras permanentes, a su eliminación, selección por
muestreo y/o microfilmación.

Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad
y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los
produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que

han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico
y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de

la documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la
operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter
representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos,
numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.

Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener

pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros
soportes electrónicos o magnéticos.

Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados

en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.

Convenciones. CT= Conservación total E= Eliminación

M= Microfilmación S= Selección
INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

(FUID)
 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor

administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor
histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

- La decisión de eliminar documentos, si no está establecida

por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité de archivo
de cada entidad.

- Un principio que debe observarse es aquel según el cual los

documentos inactivos que han sido de antemano señalados
como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla
el plazo fijado por las Tablas de Retención.

- Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar

previamente registrada en la correspondiente Tabla de
Retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo
estipulado al respecto.

Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las

transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de
gestión transfieren al central y este al histórico. En todos los casos
deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION PARA LAS TRANSFERENCIAS
PRIMARIAS Y SECUNDARIAS

El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo

con las políticas de recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio
documental de la Nación, lidera el Programa de Transferencias Documentales de
los archivos pertenecientes a entidades públicas del nivel central del orden
nacional.

Las transferencias documentales permiten:

- Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

- Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

- Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

- Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la

acumulación de documentos en las dependencias e instituciones
productoras.

- Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones

administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico
institucional.

- Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las

mejores condiciones de conservación.

En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de

gestión o de oficinas al central y, finalmente, al histórico o permanente. Este
proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la
periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad, como se explica a
continuación.

Archivo de gestión o de oficina

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de

gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en
éste depende fundamentalmente del trámite y de
 las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al
archivo central.

Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y

subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención
señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes
con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su
producción-, y previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas
sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores
secundarios-.

Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se

relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando
las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas
transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se
establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el
Archivo Central.

El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre

los productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central.

Archivo central o intermedio

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión

cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo
ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta
tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a
las normas que lo regulen.

Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá

constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan
con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las
agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de
clasificación establecido para cada oficina.
La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo
estipulado en las TRD.

Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y

procedimientos previstos en la TRD.

Archivo Historico o permanente

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del
archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de
archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere
para la investigación, la ciencia y la cultura.

Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el

inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente,
señalándole la signatura topográfica.
 ACTUALIZACION Y REVISION DE LAS TRD

APROBACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Con el propósito de resolver la consulta sobre el procedimiento para

aprobar las TRD nos remitimos a lo establecido en el Acuerdo 004 de
2013, que en su Título II Elaboración y Aprobación de las Tablas de
Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, indica
claramente que las TRD se aprueban por el Representante Legal de la
entidad previo concepto del Comité Interno de Archivo o Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo:

“ARTÍCULO 8º. Aprobación. Las tablas de retención documental y las

tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto
administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo
concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en
el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité Interno de
Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento
deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”.
 GLOSARIO

Actividad administrativa. Conjunto de tareas, operaciones, acciones y

trámites regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por
una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos
documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.

Administración de Archivos. Son operaciones administrativas y técnicas

relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control,
Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos
de una Institución.

Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su ciclo vital.

Asiento. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las

unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona

de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una
acción administrativa.

Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente.

Clasificación Documental. Labor mediante la cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo,
sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la
entidad.

Comité asesor. Grupo de especialistas en el campo de la archivística y

disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto
administrativos como técnicos.

Comité de archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de

definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos. Organo asesor del Archivo General
de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor
secundario de los documentos y con la evaluación de las TRD.

Comité evaluador de documentos del Departamento. Organo asesor

del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos
relativos al valor secundario de los documentos y de evaluar las Tablas de
Retención Documental de los organismos del orden departamental.

Depuración. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los

documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados,
constancias, etc). Es análogo a la selección natural.

Documento Activo. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines

administrativos.

*Documento de apoyo. Es aquel de carácter general (leyes, decretos,

resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la información que
contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión
administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder
de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.

Documento Esencial (Documento Vital). Es aquel necesario para el

funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y
testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del
mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la
reconstrucción de la historia institucional.

Documento Facilitativo. Es aquel de carácter administrativo común a

cualquier institución y que cumple funciones de apoyo.

Documento Inactivo. Es aquel que ha dejado de emplearse con fines

administrativos y legales.

*Documento Semiactivo. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es

ocasional.
Disposición final de documentos. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital,
resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación,
selección por muestreo y/o microfilmación.

Eliminación de Documentos. Es la destrucción de los documentos que han perdido su

valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad

Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

Muestreo. Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las

series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios
alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.

Pieza Documental. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para
ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta,
un oficio, un informe.

Producción Documental. Recepción o generación de documentos en una unidad

administrativa en cumplimiento de sus funciones.

Registro de entrada. Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo,

siguiendo el orden cronológico de entrada.

Selección Documental. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de

la documentación, por medio de muestreo.
Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales,
Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Subserie Documental. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una

serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.

Tablas de Retención. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las

cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

Las Tablas de Retención (2) pueden ser generales o específicas de acuerdo con la
cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos
comunes a cualquier institución, también conocidos como documentos facilitativos, por
ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales. Las específicas hacen
referencia a documentos característicos de cada organismo, por ejemplo: Historias
Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso.

Desde el punto de vista de la Diplomática los documentos en su estructura son generales,

pero desde el punto de vista del contenido son específicos. Por ejemplo: Ordenanzas
Departamentales, Acuerdos de Junta Directiva.

Unidad Administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad Archivística. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad

archivística, entre otras: un expediente.

Unidad de conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad

documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un
libro o un tomo.

Unidad Documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está
constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un
expediente.
Valor Primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la
institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los
involucrados en el asunto.

Valor Secundario. Es el que interesa a los investigadores de información

retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los
documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

*Valoración Documental. Proceso por el cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo.
 CUADRO DE CODIFICACIÓN

PERSONERIA MUNICIPAL DE
ZIPAQUIRA
CODIFICACION DEPENDENCIAS
GESTION DOCUMENTAL

CODIGO
DEPENDENCIA NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
100 Despacho del personero

110 Personería delegada

 CCD PERSONERIA

PERSONERIA MUNICIPAL DE ZIPAQUIRA

CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES
GESTION DOCUMENTAL

COD. COD.
SERIE SUBSERIE NOMBRE SERIE - SUBSERIES
01 ACCIONES
05 ACCIONES CONSTITUCIONALES
10 ACCIONES PREVENTIVAS
02 ACTAS
05 ACTAS DE COMISIONES
10 ACTAS DE COMITÉ
ACTAS DE INSPECCION DE GARANTIAS DE ESTABLECIMIENTOS
15 CARCELARIOS
20 ACTAS DE MESAS DE PARTICIPACION DE VICTIMAS
25 ACTAS DE REUNIONES
30 ACTAS DE REVISION POR LA DIRECCION
03 CONCEPTOS
05 CONCEPTOS JURIDICOS
04 COMUNICACIONES OFICIALES
05 DERECHO DE PETICION
05 CONTRATOS
05 CONTRATOS DE ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS
10 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS
15 CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PERSONALES
20 CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS GENERALES
06 ESTUDIOS
 05 ESTUDIOS TECNICOS
07 HISTORIAS
05 HISTORIA PRESTAMOS DE CALAMIDAD
10 HISTORIA DE PRESTAMOS DE VIVIENDA
15 HISTORIALES DE VEHICULOS
20 HISTORIAS LABORALES
08 INFORMES
05 INFORME DE ENTES DE CONTROL
10 INFORME DE CONTROL ELECTORAL
15 INFORME DE DERECHOS HUMANOS
20 INFORME DE GESTION
25 INFORME DE PERSONAL
30 INFORME DE PQRS
35 INFORME DE SEGUIMIENTO
40 INFORME DE BIENESTAR
45 INFORME DE VISITAS
50 INFORME EJECUTIVO ANUAL
55 INFORME ESTADISTICO
INFORME EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE
60 TRANSPARENCIA 1712 DE 2014
65 INFORME EVALUACION GESTION POR DEPENDENCIAS
70 INFORME LEGALIDAD DE USOS DEL SOFTWARE
75 INFORME MENSUAL
80 INFORME MESA DE TRABAJO
85 INFORME PORMENORIZADO CONTROL INTERNO
90 INFORMES PRESUPUESTALES
95 INFORME RIESGOS INSTITUCIONALES Y DE CORRUPCION
09 INSTRUMENTOS DE CONTROL
05 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES
10 CONTROL REMISION DE REGISTROS DE VICTIMAS
15 CONTROL REMISION DE QUEJAS DISCIPLINARIAS
20 CONTROLES DE MENSAJERIA
25 CONTROLES LEGALIZACION DE FONDO DIJO REENBOLSABLE
COPIA DE SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÒN
30 ELECTRÒNICA
35 EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS
40 LISTADO DE ASISTENCIAS FORMACION-CAPACITACION-ASESORIAS
45 REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
SISTEMA DE INFORMACION GENERAL DE LA ENTIDAD, GESTION,
50 PROMOCION CONCEPTO
55 CONTROL REMISION DE REGISTROS DE VICTIMAS
60 CONTROL REMISION DE QUEJAS DISCIPLINARIAS
10 INVENTARIOS
05 INVENTARIOS DOCUMENTALES
10 INVENTARIO DE BIENES
11 MANUALES
05 MANUAL DE CONTRATACION
10 MANUAL DE PROCESOS (NORMOGRAMA)
15 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
20 MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
25 MANUAL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
30 MANUAL NORMA FUNDAMENTAL
35 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
12 PLANES
05 PLAN DE ACCION
 10 PLAN DE ADQUISICIONES
15 PLAN ESTRATEGICO
20 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
13 PQRS
PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS,
05 RECONOCIMIENTOS Y SOLICITUDES
10 SOLICITUD DE REPARACION ADMINISTRATIVA
15 SOLICITUD PARA LA PROTECCION DE TIERRAS
14 PROCESOS
05 ACCIONES CONSTITUCIONALES
10 CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES
15 EFECTIVIDAD AL DERECHO DE PETICION
20 PROCESOS JUDICIALES
25 RECLAMACION Y SEGUIMIENTO A DERECHOS DEL CONSUMIDOR
30 REVISIÓN DE COMISARÍA DE FAMILIA
35 SEGUIMIENTO A DERECHOS CIUDADANOS
40 VIGILANCIA ADMINISTRATIVA
45 VIGILANCIA JUDICIAL
50 VIGILANCIA PREVENTIVA
15 PROGRAMAS
5 PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL
10 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
15 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
20 PROGRAMA NIÑA, NIÑOS ,JUVENTUD, MUJER Y FAMILIA
25 PROGRAMA PARTICIPACIÓN CIUDADANA
30 SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
35 SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
16 PROYECTOS
05 ANTE PROYECTO DE PRESUPUESTO
10 PROYECTOS DE INVERSIÓN
15 PROYECTOS DE PRESUPUESTO
17 RESOLUCIONES
05 RESOLUCIONES