REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGIA DE
ADMINISTRACION INDUSTRIAL
EXTENSION PUERTO LA CRUZ

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

EN EL AREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO
CLINICO SANTA ANA C.A PUERTO LA CRUZ, ESTADO
ANZOATEGUI.

Elaborado por:
Rangel, Daniela
C.I. 22.855.053

Trabajo Especial de Grado presentado como requisito parcial para

optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la especialidad de
Administracin De Empresas

Puerto La Cruz, Agosto 2014

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGIA DE
ADMINISTRACION INDUSTRIAL
EXTENSION PUERTO LA CRUZ

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

EN EL AREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO
CLINICO SANTA ANA C.A PUERTO LA CRUZ, ESTADO
ANZOATEGUI

Tutor Acadmico
Lcdo. Mata, Jess

Elaborado Por:
Rangel, Daniela
C.I. 22.855.053

Trabajo Especial de Grado presentado como requisito parcial para

optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la especialidad de
Administracin De Empresas

Puerto La Cruz, Agosto 2014

DEDICATORIA
Este logro fue posible gracias a personas muy valiosas que me apoyaron
en la trayectoria de mi carrera, a quienes dedico, en forma afectuosa y
respetuosa, este trabajo de investigacin.

A MI DIOS TODOPODEROSO, por acompaarme durante este camino,

sin abandonarme y recibiendo su bendicin e infinita misericordia.

A MI MADRE, Danny Coa, por darme la vida, brindndome su apoyo

incondicional para alcanzar mis metas y sueos; por guiarme siempre hacia
un futuro de xitos, siendo mi mejor ejemplo a seguir.

A MI ABUELO, Florencio Coa, por su inmenso apoyo incondicional, por

estar siempre a mi lado, brindndome su amor y ser su nia consentida,
guindome por los buenos senderos y darme un ejemplo de triunfo a seguir.
Por l he llegado a cumplir mis metas.

A MI HERMANO, Juan Daniel, por ser mi razn de vivir y motivo de

superacin, por apoyarme siempre y brindarme su amor de hermano.

A TODA MI FAMILIA, por estar conmigo durante todo este camino, por
brindarme su apoyo, ayuda y colaboracin para salir adelante sin desmayar
en mis propsitos.

Daniela Fernanda Rangel Coa

iii

AGRADECIMIENTO
Durante el desarrollo de este trabajo de investigacin, cont con la
asesora de profesionales y familiares a quienes doy mi ms sincero
reconocimiento por todo el apoyo brindado en tan valioso momento.
A MI DIOS TODOPODEROSO, por bendecirme y darme la sabidura
necesaria durante todo este camino.
A MI MADRE, por la ayuda que me brind y por su presencia lo cual ha
sido mi fortaleza y por la felicidad que compartimos juntas por haber logrado
este triunfo.
A MI TUTOR LCDO, JESUS MATA, por sus orientaciones y consejos
para culminar este objetivo.
A LA LCDA. YASMELY JIMENEZ, por su gran ayuda incondicional que
me brind en ese momento de dificultad que logr superar gracias a su
asesora.
A LOS PROFESORES NILSA URRIOLA Y JOHAQUIN MONTIO, por
su ayuda y orientaciones para poder alcanzar este objetivo.

Daniela Fernanda Rangel Coa

iv

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGIA DE
ADMINISTRACION INDUSTRIAL
EXTENSION PUERTO LA CRUZ

Especialidad: Administracin de Empresas.

Lnea de Investigacin: Compras

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

EN EL AREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO
CLINICO SANTA ANA C.A PUERTO LA CRUZ, ESTADO
ANZOATEGUI
Autor: Rangel, Daniela
Tutor Acadmico: Lcdo. Mata, Jess
Fecha: Agosto 2014

RESUMEN
Es de vital importancia para toda empresa llevar un control especfico en la relacionado con
las compras, siendo esta la fuente y el manejo econmico de los ingresos y egresos por lo
que pasa toda organizacin. La planificacin, organizacin, ejecucin y control forman parte
de las compras ya que las mismas pasan por estos cuatro elementos desde planificar quien
compra y como controlar las compras. De igual manera este trabajo tiene como principal
objetivo el Anlisis de los procedi7mientos administrativos en el rea de compras de la
empresa Centro Clnico Santa Ana C.A Puerto La Cruz, Estado Anzotegui; sin pasar por
alto las funciones que tiene el mismo, se realizaron guas de entrevistas, guas de
observacin, el diseo de investigacin fue de campo con apoyo de la estrategia
documental, dando como resultado un anlisis lgico cualitativo y tipo analtico.

INDICE GENERAL
pp.
DEDICATORIA .............................................................................................. iii
AGRADECIMIENTO ...................................................................................... iv
RESUMEN ...................................................................................................... v
INDICE GENERAL ........................................................................................ vi
INTRODUCCION ............................................................................................ 8

CAPITULO I. EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................... 11
JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA .............................................................. 14
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN.......................................................... 15

CAPITULO II. MARCO TEORICO

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN ................................................. 17
BASES TERICAS ....................................................................................... 19
Procedimientos .......................................................................................... 19
Importancia de los Procedimientos....................................................... 19
Procedimientos Administrativos ................................................................. 20
Importancia de los Procedimientos Administrativos ............................. 20
Compras..................................................................................................... 21
Importancia de las Compras ................................................................. 21
Funcin de Compras ............................................................................ 22
Tipos de Compras ................................................................................ 22
Departamentos de compras ................................................................. 23
Funciones generales del departamento de compras ............................ 23
Objetivo de la Administracin de Compra ............................................ 25
BASES LEGALES ......................................................................................... 26
CDIGO CIVIL........................................................................................... 26
vi

CDIGO DE COMERCIO .......................................................................... 27

DEFINICIN DE TERMINOS OPERATIVOS ............................................... 30
OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE ................................................ 32

CAPITULO III. MARCO METODOLGICO

DISEO Y TIPO DE INVESTIGACION......................................................... 34
Diseo de Investigacin ............................................................................. 34
Tipo de Investigacin ................................................................................. 35
UNIDADES DE ESTUDIO............................................................................. 36
TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS .............. 37

CAPITULO IV. ANLISIS DE LOS RESULTADOS

ANALISIS DE DATOS Y PRESENTACION DE RESULTADOS ................... 40
DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN
EL REA DE COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO CLNICO SANTA
ANA C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO ANZOATEGUI............................. 42
DEBILIDADES

FORTALEZAS

DE

LOS

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS EN EL REA DE COMPRAS DE LA EMPRESA

CENTRO CLNICO SANTA ANA C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO
ANZOATEGUI............................................................................................... 45
ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL
AREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA CENTRO CLINICO SANTA
ANA C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO ANZOATEGUI............................. 47

CAPITULO V. CONCLUSION Y RECOMENDACIONES

CONCLUSION .............................................................................................. 52
RECOMENDACIONES ................................................................................. 53
BIBLIOGRAFA ............................................................................................. 54
ANEXOS
vii

INTRODUCCION
El proceso administrativo, forma parte de toda empresa y consta de las
distintas tareas que deben realizarse para el crecimiento de la misma. Estos
procedimientos realizan una sectorizacin de los trabajos en las distintas
reas especializadas, tales como: el Departamento de Administracin y el
Departamento de Compras, logrando as que cada una de ellas no funcione
como entes autnomos, sino, que realicen acciones conjuntas para alcanzar
la realizacin de los objetivos administrativos que son propuestos justamente
por la administracin.
Es por ello que; se deben tomar en consideracin los bienes o servicios
que se puedan utilizar en el desarrollo de la actividad a llevar a cabo por la
empresa. En base a ello, se establece un correcto uso para cada uno de
ellos, siendo la administracin, un concepto que es aplicado a una gran
cantidad de entornos y actividades. Es aqu donde entran las compras, las
cuales le van a permitir a la empresa determinar las actividades requeridas
para establecer el control de las operaciones, siendo stas el motor principal
que va a permitir su crecimiento y desarrollo, brindando un mejor servicio en
cuanto a la salud de las personas se refiere, permitiendo as crecer con el
apoyo del personal que presta servicios en la Institucin.
La empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., se encuentra ubicada en la
Calle Principal N 43 de la Urbanizacin Caribe, especficamente en la ciudad
de Puerto La Cruz. Funciona como centro de hospitalizacin y dependencia
privada, dedicada a prestar servicios de salud, asistencia y servicios mdicos
en general las 24 horas del da. Actualmente, el Departamento de Compras
8

de la empresa presenta un bajo nivel de eficacia en los procedimientos

administrativos, los cuales generan retraso en la adquisicin de las
medicinas y/o materiales mdicos. En base a ello, surge la necesidad de
analizar los procedimientos administrativos que se llevan a cabo en el rea
de compras, identificando las debilidades y fortalezas de stos. Vale decir
que pese a que los procedimientos administrativos no garantizan el
desempeo de los procesos de compra que realiza el personal, se generan
alertas necesarias que permitan subsanar las reas de atencin.
El contenido del proyecto de investigacin, estar estructurado en cinco
captulos, los cuales se explican de la siguiente manera:
Capitulo I. El Problema. En el cual se desarrollara, el Planteamiento del
problema, Justificacin e Importancia y Objetivos de la Investigacin.
Capitulo II. Marco Terico. Especificando, Antecedentes de la
Investigacin, Bases Tericas, Bases Legales, Definicin de Trminos
Operativos y Operacionalizacin de la Variable.
Capitulo III. Marco Metodolgico. Contiene, el Diseo y Tipo de
Investigacin, Unidad de Anlisis y Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin
de Datos.
Capitulo IV. Discusin de Resultados.. Contendr el Anlisis de Datos
y la Presentacin de Resultados.
Capitulo V. Conclusin y Recomendaciones. Y para culminar, las
Referencias Bibliogrficas y Anexos.

CAPITULO I
EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las compras tienen una importancia muy significativa para las empresas,
tal es el caso de la Empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A. Las compras
articulan las necesidades de produccin al abastecer a la empresa de
materiales mdicos y medicinas. Sin embargo, es en esta rea donde se
presentan fallas, especficamente en sus procedimientos administrativos, no
pudiendo cumplir con las operaciones del da a da y generando gran
incidencia en la operatividad de la misma.
Actualmente, los procedimientos administrativos de compra se inician a
partir de los requerimientos de los distintos sectores de la Clnica y en
algunos casos, se formaliza con un documento escrito. Es en este momento,
en el que el rea de compras inicia su gestin, donde el responsable de la
misma compara presupuestos de diferentes proveedores, analizando y
estudiando cul es la inversin ms factible y seleccionando la mejor
alternativa de acuerdo a la necesidad de la empresa.
En base a ello, en la empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., el proceso
de compras dentro de la administracin de la empresa cumple un papel
fundamental para su buen funcionamiento. Debido a que no se est
cumpliendo a cabalidad, est ocasionando inconvenientes en relacin a que
no existe una buena planificacin del material mdico y medicinas requeridas
para la fecha, producto de las fallas diarias que no son anotadas con tiempo.
Las rdenes de compras muchas veces no coinciden con el material o
medicamento solicitado a travs de los presupuestos, donde se registran
facturaciones con montos discordantes; el pago de los proveedores es
11

realizado con retraso debido a la falta de planificacin. Asimismo, no existe

una programacin de las compras que permita cubrir las existencias mnimas
en relacin a los inventarios de artculos existentes en el almacn. Tambin,
se presentan fallas desde el momento en que se recibe el material mdico,
medicinas y papelera en general, hasta realizar el despacho o salida de los
mismos hacia los diferentes departamentos de la organizacin.
Vale decir que, la empresa cuenta con un sistema a travs del cual se
procede a ingresar los artculos adquiridos para luego, ser descargados del
mismo. Sin embargo, este sistema no cuenta con un control de inventario del
material y medicinas que se adquieren, tampoco permite coordinar los bienes
que se resguardan para asegurar el flujo continuo de stos. De igual manera,
existe

poca

confiabilidad

en

el

mtodo

de

consumos

internos

transferencias, debido a las misma fallas del sistema y; en algunos casos por
olvido del recurso humano al pasar la informacin a tiempo, por lo cual, es
casi imposible asegurar la disponibilidad o existencia del material que por lo
general al consultar los artculos no refleja la cantidad que hay en existencia
real, ocasionado as, distorsin en los procesos desde que se programan las
compras hasta que se entregan a los diferentes departamentos que emiten
dicha solicitud.
En base a lo anterior se retrasa el procedimiento a travs del cual se
llevan a cabo las compras. Por lo general, el suministro de materiales y
medicinas para los pacientes se realiza con retraso. Estos generan como
consecuencia que las compras se realicen a costos muy elevados, por lo
cual la administracin retarda el pago a sus proveedores. Es importante
destacar que el suministro de material mdico quirrgico y de medicinas es la
parte primordial de la institucin ya que, su misin es prestar un mejor
servicio y atencin mdica.

12

Esta investigacin se realiz en el Departamento de Administracin,

especficamente, en el rea de compras de la empresa Centro Clnico Santa
Ana, C.A.
En funcin a lo sealado, surgen las siguientes interrogantes:
Existe escasez de medicinas y materiales mdicos?
Son planificadas las compras?
Coinciden las rdenes de compra con el material solicitado?
Se realizan los procedimientos administrativos para llevar a cabo las
compras?

13

JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA
Cabe sealar que para toda empresa, es fundamental realizar los
estudios y analizar los procedimientos administrativos para garantizar el xito
y logro de sus objetivos. Estas consideraciones suponen satisfacer las
necesidades de la empresa, con la finalidad de llevar a cabo los
procedimientos de la estructura a la que pertenecen.
En

concordancia

con

lo

anterior,

esta

investigacin

beneficia

primeramente al personal del Departamento Administrativo y de Compras de

la empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., as como a la empresa, ya que,
contribuye en analizar los procedimientos administrativos del rea de
compras y brinda orientacin de cmo llevar el control de los mismos, acorde
con las necesidades existentes.
Cabe decir que esta investigacin garantiza que los estudiantes de
administracin amplen sus conocimientos en base al procedimientos
administrativos, los cuales en su momento deben poner en prctica al ejercer
la carrera en el campo laboral, adems, sirve de antecedente para futuras
investigaciones.
Para la tesista, permite aplicar los conocimientos adquiridos con el objeto
de demostrar las destrezas que contribuyeron a optar por el ttulo que le
catalogue como Tcnico Superior Universitario en Administracin.

14

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
Objetivo General
Analizar los procedimientos administrativos en el rea de compras de la
Empresa Centro Clnico Santa Ana C.A., Puerto La Cruz, Estado Anzotegui.

Objetivos Especficos

Describir los procedimientos administrativos en el rea de compras de

la Empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., Puerto La Cruz, Estado
Anzotegui.

Detectar

las

debilidades

fortalezas

de

los

procedimientos

administrativos en el rea de compras en la Empresa Centro Clnico

Santa Ana, C.A., Puerto La Cruz, Estado Anzotegui.

Presentar anlisis de los procedimientos administrativos en el rea de

compras en la Empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., Puerto la
Cruz, Estado Anzotegui.

15

CAPITULO II
MARCO TEORICO

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN
Segn Sabino (1992), los antecedentes de la investigacin se refieren a
los estudios de investigaciones previas relacionadas con el problema
planteado, es decir investigaciones realizadas anteriormente y que guardan
alguna vinculacin con el objeto de estudio. (pg. 26) Cabe decir que los
antecedentes relacionados a la investigacin han sido abordados como
elementos orientadores de este trabajo. Entre ellos:
Prez (2009) elabor el trabajo de grado titulado Manual de
procedimiento administrativo/tcnico aplicado a las compras internacionales
de la Empresa Ingeniero y Tcnicos Asociados, C.A. (ITACA), segn las
Normas ISO 9001:2000, donde concluy que implementar un sistema de
calidad puede representar una oportunidad de mejora en la gestin de la
empresa. Igualmente, la empresa debe evaluar y determinar si se est
cumpliendo con lo documentado.
Marcano (2007) elabor el trabajo de grado titulado Mejoras en los
procedimientos empleados en la compra y adquisicin de insumos, en los
departamentos de compras y almacenes de las empresas Tigasco Gas
Licuado, C.A., en Puerto La Cruz, Estado Anzotegui, donde concluy
proponer mejoras en los procedimientos empleados en la compra y
adquisicin de insumos, ya que busca describir todos los procedimientos
aplicados actualmente para detectar fallas y recomendar lineamientos a
seguir.
Catellal (2007), elabor el trabajo de grado titulado Mejoras en los
procedimientos de compra y almacn de materiales en la Empresa
17

Distribuidora Polar de Oriente, C.A., donde concluy que deben ser

aplicados correctivos a ciertas fallas que provoc el desmejoramiento de los
procesos del almacn, por ello se estableci mejorar los procedimientos para
el beneficio interno de la organizacin.
Los antecedentes antes citados mantienen relacin con la investigacin,
ya que, lo que se quiere lograr es mejorar los procedimientos administrativos
de compra de la empresa en estudio, para as, agilizar y resolver las fallas
presentes en la empresa.
Estos antecedentes, sirvieron de aporte para la investigacin, ya que,
aplicando

los

cuatro

pasos

fundamentales

de

los

procedimientos

administrativos, planificacin, organizacin, ejecucin y control se logran

analizar los procesos factibles para una administracin de compra fiable y
exitosa, permitiendo as, lograr los objetivos y metas trazadas en la empresa.

18

BASES TERICAS

Procedimientos
Las empresas, para poder ejecutar sus actividades de manera eficiente,
necesitan poner en prctica ciertas tcnicas y mtodos que conllevan a
desarrollar coordinadamente las operaciones que les permitir adaptarse a
las necesidades de la empresa y su entorno, para alcanzar los objetivos y
metas propuestas por sta. Dentro de estas tcnicas se encuentran los
procedimientos como medios de trabajo que les faciliten la efectividad de las
operaciones diarias.
Por lo general, las organizaciones tienen muchos y diferentes conjuntos
de procedimientos que cubren varias tareas para ser efectuadas. A tal efecto.
Gmez (1993) define un procedimiento como un plan de trabajo, preciso y
minuciosos

previamente,

elaborados

verificados

en

la

prctica,

experimentalmente (pg. 3). Es decir, todos los procedimientos deben

basarse en hechos concretos sobre una situacin en particular y no en
suposiciones o deseos. En cada caso debern tomarse en cuenta los
elementos materiales, el personal, el tipo de trabajo y el objetivo.

Importancia de los Procedimientos

En relacin a la importancia de los procedimientos con el contexto de las
organizaciones, Gmez (ob. Cit) seala que; estos son considerados como
una gua de actividades del personal. (pg. 4) La experiencia ha dado
pruebas fehacientes de que los procedimientos mejoran el rendimiento de las
organizaciones o empresas, por las siguientes razones:

19

1. Permiten una eficiente administracin, englobada a varios sectores de

responsabilidad a la vez.
2. Siempre existe la posibilidad de perfeccionar los sistemas y
procedimientos y con ellos mejorar las actividades de la organizacin.

Procedimientos Administrativos
El procedimiento administrativo es el cauce formal de una serie de actos
en que se concentra la actuacin administrativa para la realizacin de un fin.
Segn Lzaro (1994), los procedimientos administrativos son:
Aquellos que sealan, las maneras de ejecutar las diferentes tareas de una
organizacin as como los medios que han de emplearse para realizar las mismas
se identifican con la funcin administrativa en su sentido ms amplio, quedando
comprendidos en este grupo aquellos generalmente identificados como
operaciones de oficinas, tales como, manejo de documentacin, tenedura de
libros, contabilidad, informes, proyectos, programas de trabajo, presupuestos,
dibujos, ingeniera (de oficina no de fbrica), normas de trabajo, control de
produccin y asuntos similares, ya sea que, de hecho, se ejecuten en la oficina o
en la fbrica. Los procedimientos de oficina pueden ser ejecutados manualmente
por mquinas y empleados. (pg. 22)

Es decir, los procedimientos administrativos hacen referencia

a las

acciones empleadas en funcin a los trabajos ejecutados en una empresa u

organizacin.

Importancia de los Procedimientos Administrativos

Los procedimientos administrativos son importantes porque permiten
tomar las medidas necesarias para mejorar la eficiencia y efectividad de la
empresa. Segn Gmez (ob. Cit), Ayudan a perfeccionar las rutinas
laborales,

facilitando

las

funciones

administrativas:

planificacin,

organizacin, coordinacin, control y supervisin en general (pg. 2).

Gmez (ob. Cit), definen estas cuatro funciones fundamentales como:
20

 Planificacin. Es necesaria para determinar los objetivos en los cursos

de accin que van a dirigir.
Organizacin. Contribuye a la distribucin del trabajo entre los
miembros del grupo para establecer y reconocer las relaciones
necesarias.
Ejecucin. Por los miembros del grupo que llevan a cabo las tareas
prescritas con voluntad y entusiasmo.
Control. Conllevan a una supervisin de las actividades para que se
informen con los planes.
Vale decir que, estos procedimientos existen en toda empresa y permiten
fijar un objeto, realizar las actividades necesarias para alcanzarlo y determina
su cumplimiento.

Compras
En la actualidad, el trmino comprar ha ido evolucionando a adquirir,
considerando una ampliacin a las opciones de comprar. Segn Montoya
(2002), son una actividad especialmente calificada y especializada (pg.
12). En otras palabras, deben ser desempeadas por personas preparadas
con conocimientos de compras y que puedan analizar y tomar decisiones
acertadas.

Importancia de las Compras

En la actualidad, las compras son consideradas como una funcin vital
para el xito de cualquier empresa. En las organizaciones modernas se
cuenta con un departamento de compras, en el cual recaen precisamente las
21

funciones de adquisiciones de materias primas y artculos indispensables

para el uso interno y buen funcionamiento de la misma. En base a ello,
Pereiro (2005) expresa que:
La importancia de las compras afecta la rentabilidad y calidad de la mayora de
organizaciones, aunque no en las mismas proporciones. No hay organizacin que
no requiera de algn producto o servicio para realizar sus actividades y que estn
dirigidos a la satisfaccin de las necesidades del cliente (pg. 3).

Es importante, no slo porque asegura el abastecimiento normal de las

necesidades de equipos, material y mantenimiento de la empresa, lo cual
garantiza su

funcionamiento regular,

sino

porque

cuando es bien

administrado puede traer considerables beneficios adicionales como

economas y ganancias para la empresa.

Funcin de Compras
Para Guadarrama (2011), la funcin de compras es comnmente
conocida como la funcin de adquirir, contemplando la necesidad,
localizacin y seleccin de uno o ms proveedores, negociando el precio y
otros trminos inherentes al insumo a comprar, asegurndose de su entrega
a travs de un adecuado seguimiento. (pg. 1)
Es precisamente la habilidad de un profesional conocer las diferentes
formas y modalidades de compra, considerando las circunstancias
particulares de cada una de ellas como son:

Tipos de Compras
Segn Guadarrama (ob. Cit), stas se clasifican en:
Compras al contado. Acto por el que un agente econmico adquiere el
dominio de un bien o recibe un servicio, contra el pago de un precio.
22

Tambin son todas aquellas operaciones financieras que se hacen a

cambio de un bien adquirido, el cual se cancela de manera inmediata
a su recibimiento.
Compras a crdito. Es la operacin de carcter monetario en el cual
se recibe a cambio de una forma de pago que pueda ser corto, medio
a largo plazo.

Departamentos de compras
Dentro de toda empresa debe existir un departamento de compras,
representado por un jefe, quien tendr a su cargo la recepcin, clasificacin y
revisin

las

requisiciones

de

compras

emitidas por

los

diferentes

departamentos de la organizacin. Tambin, debe gestionar cotizaciones de

los diversos pedidos solicitados por las dems secciones que conforman la
empresa. Williams (2013) expresa que:
Para supervisar el proceso de compra y asegurar que se mantenga dentro de los
parmetros para mantener la rentabilidad del negocio, una empresa utiliza el
departamento de compras para supervisar a los proveedores, prestadores de
servicios, equipo de compras e incluso la investigacin en control de calidad (pg.
1).

Funciones generales del departamento de compras

Martnez (2008) se basa en:
Centralizar y canalizar las tramitaciones de las requisiciones de
compras para la adquisicin de un bien especifico.
Cumplir con las normas y procedimientos establecidos para las
compras y recepcin.
Obtener diversos proveedores, cotizaciones y otras condiciones de
compras, segn los niveles establecidos para ellos.
23

 Comprar a precios razonables los mayores productos obtenibles,

negociando y ejecutando todos los compromisos de la distribuidora.
Recomendar y sealar al proveedor que presente las mejores
condiciones de ventas, al mejor costo y asegure el abastecimiento de
los artculos.
Buscar nuevas fuentes de suministros.
Velar porque las condiciones en las que se adquieren los bienes sean
las estipuladas por la distribuidora tales como: cantidades, tiempo de
entrega, condiciones de pago y calidad.
Coordinar sus actividades con las distancias unidas de las
distribuidoras asesorndolas para la adquisicin.
Los requisitos de las cotizaciones no deben suministrarse a ningn
proveedor.
Puede ser escrito, va fax o telefnicamente.
Son necesarias mnimas tres cotizaciones, slo que existan menos de
tres proveedores en el mercado.
Deben ser estudiadas de acuerdo a los factores determinantes como
son: costo total, igualdad de condiciones, facilidad financiera, calidad y
servicio por parte de los proveedores.
Al momento de solicitar sus cotizaciones deben ser informados en lo
referente a la fecha de entrega y lugar de recepcin de mercanca.
Cuando el departamento lo considere necesario ser exigida una
muestra con el propsito de aceptar en detalle las caractersticas y
ventajas que presenta el producto ofrecido.
24

Objetivo de la Administracin de Compra

Para Lender (2007), el objetivo es:
Obtener los materiales adecuados que satisfagan los requerimientos de calidad,
en la cantidad debida para su envo en el momento preciso y al lugar correcto de
la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempee su trabajo con
puntualidad) prestando el servicio correcto tanto antes como despus de la venta y
el precio correctamente (pg. 1).

Es decir, es adquirir contemplando la necesidad, localizacin y seleccin

de uno o ms proveedores, negociando el precio y otros trminos inherentes
al insumo a comprar, asegurndose de su entrega a travs de un adecuado
seguimiento.

25

BASES LEGALES

CDIGO CIVIL
Gaceta Oficial Extraordinaria N 2.990 del 26 de Julio de 1982.
Captulo V
De las obligaciones del comprador
Artculo 1527. La obligacin del comprador es pagar el precio en el da y
en el lugar determinados por el contrato.
Esto quiere decir que el comprador tiene la obligacin de cumplir con los
tiempos de pago en el lugar estipulado en el contrato.
Artculo 1529. A falta de convencin especial, el comprador debe
intereses del precio hasta el da del pago, aun cuando no haya incurrido en
mora, si la cosa vendida y entregada produce frutos u otra renta.
En otras palabras, de no existir acuerdos, el comprador debe cancelar
intereses cuando lo que haya pedido le produzca ingresos, as no haya
incurrido en mora.
Artculo 1530. Si el comprador fuera perturbado o tuviese fundado temor
de serlo por una sola accin, sea hipotecario, sea revocatorios, puede
suspender el pago del precio hasta que el vendedor haya hecho cesar la
perturbacin o el peligro, a no ser que el vendedor de garanta sea suficiente
o que se haya estipulado que no obstante cualquier contingencia de esta
clase, el vendedor verifique el pago.

26

Este Artculo seala que, un comprador puede suspender el pago cuando

ste observa que existe algn peligro que afecte su compra. En caso
contrario el vendedor debe evitar este tipo de situaciones.
Artculo 1531. Cuando se trata de cosas muebles, la resolucin de la
venta se verifica de pleno derecho en inters del vendedor si el comprador
no se ha presentado a recibir antes que haya expirado el trmino para la
entrega de la cosa vendida, o si, aunque se haya presentado a recibirla,
no ha ofrecido el precio, a menos que se le haya otorgado plazo ms largo
para esto.
En otras palabras, cuando se vende un bien mueble el comprador tiene
que adaptarse a los cambios o plazos que se hayan otorgados para la venta
de los mismos.

CDIGO DE COMERCIO
Gaceta Extraordinaria N 475, de fecha 21 de Diciembre de 1955
Seccin I
De la Compra-Venta
Artculo 133. La venta mercantil de la cosa ajena es vlida; y obliga al
vendedor a adquirirla y entregarla al comprador, so pena del resarcimiento
de daos y perjuicios.
Esto quiere decir que la venta de cualquier bien es legal y exige al
vendedor adquirirlas para luego entregrsela al comprador otorgndole
compensacin por cualquier dao.
Artculo 142. Si el comprador no cumple su obligacin, el vendedor tiene
derecho a hacer vender la cosa que es objeto del contrato o depositaria en
27

una acreditada casa de comercio y, en defecto de sta, en persona de

responsabilidad, todo por cuenta del comprador.
Este Artculo refleja que para realizar compras el comprador debe tener
la documentacin necesaria para recibir lo que pide. En caso contrario el
vendedor esta en todo su derecho de vender las cosas o las depositara en la
casa de comercio.
Artculo 145. Entregadas las mercancas vendidas al comprador, ste no
ser odo en las reclamaciones sobre defecto de calidad o falta de cantidad,
siempre que las hubiere examinado al tiempo de la entrega y recibo sin
reserva.
Es decir, una vez revisada y recibida la mercanca por parte del
comprador ste no tendr reclamo alguno una vez pasado el tiempo de
entrega de la misma.
Artculo 146. Si el comprador rehsa recibir las mercancas provenientes
de otra plaza y el vendedor o expedidor de ellas no se reside en el lugar del
recibo, el Juez de Comercio o el del lugar, donde no hubiere de Comercio,
puede, a solicitud del comprador, ordenar que sean reconocidas, estimadas y
depositadas.
Este Artculo refleja que, en el momento de entregarle la mercanca al
comprador si ste no se encuentra o no reside en el sitio para recibirla, esta
mercanca ser depositada en los almacenes correspondientes por rdenes
de la autoridad correspondiente.
Artculo 147. El comprador tiene derecho a exigir que el vendedor firme
y le entregue factura de las mercancas vendidas y que ponga al pie recibo
del precio o de la parte de ste que se le hubiere entregado. No reclamando
28

contra el contenido de la factura dentro de los ocho das siguientes a su

entrega, se tendr por aceptada irrevocablemente.
En otras palabras, toda compra que realicen las personas debe estar
soportada por una factura, por lo tanto stas estn en la obligacin de exigir
la factura al vendedor.

29

DEFINICIN DE TERMINOS OPERATIVOS

Administracin: Es un proceso muy particular que consiste en las
actividades de planificacin, organizacin, ejecucin y control desempeado
para determinar y alcanzar objetivos.
Anlisis de cotizacin: Es el proceso donde se cotejan las condiciones,
los precios y ventajas que ofrecen los proveedores al enviar su presupuesto,
que la lleva a la asignacin de una orden de compra.
Cuadro comparativo de cotizaciones: Es un documento interno que
maneja exclusivamente el Departamento de Compras, con el propsito de
resumir las principales caractersticas que ofrecen los proveedores respecto
a su producto y de esta manera estn en posibilidades de elegir o tomar una
decisin de compras.
Departamento: Unidad ejecutiva o administrativa de una organizacin.
Formatos: Es una forma impresa el cual se llena con ciertos datos que el
mismo da. Este tiene muchas funciones, entre ellas tenemos: para ser
llenados con datos personales, para hacer solicitud de cualquier servicio.
Inventarios: Estimacin de la mercanca almacenada y los valores que
conforman las facturas de comerciantes.
Materiales: Es el conjunto de bienes, maquinarias, insumos, materia
prima y productos terminados que son de inutilidad para el desempeo de un
servicio o para el manejo interno de la empresa.

30

Orden de Compras: Es un contrato previo consagrado por las prcticas

comerciales el cual puede variar en su forma o extensin de acuerdo con la
necesidad de cada empresa.
Organizacin: Es cualquier sistema estructurado en reglas y relaciones
funcionales desempeados para llevar a cabo las polticas empresariales o
precisamente los programas que tales polticas importa.
Procedimientos: Es un conjunto de tareas orientadas para lograr una
meta y esta tarea implica una cronologa enfocada a un fin.
Proveedor: Persona que suministra a la empresa bienes y servicios para
cubrir las necesidades en los departamentos de la organizacin.
Proveedores: Fabricantes o mayoristas que suministran mercanca a los
comercios
Requisicin: En las prcticas comerciales, la requisicin o solicitud es
un documento interno que maneja la empresa y en l se plasman las
necesidades que tiene el departamento de produccin o algn otro
departamento o sucursales a travs de productos, capital o valor del
departamento de almacn. Es recomendable en este caso que la descripcin
de los materiales requeridos se haga con toda claridad posible y en forma
minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones
con el proveedor.
Servicios: Trabajo til que hace una persona o una mquina cuya
ejecucin y rendimiento se utilizan para satisfacer necesidades.
Stock: Es toda la representacin de cantidades en mercancas
disponible como la provisin, reservas, existencias de algn bien, etctera.
31

OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE
Objetivo General: Analizar los procedimientos administrativos en el rea de
compra de la empresa Centro Clnico Santa Ana C.A., Puerto La Cruz,
Estado Anzotegui.
Cuadro 1.
Operacionalizacin de variable

Variables

Dimensin

Indicadores
Cotizaciones

Procedimientos
administrativos

rea de
compras

Orden de
compras
Proveedores
Facturas

32

Fuentes

Instrumentos
Gua de
Primaria:
Jefe de Compras observacin
Supervisor de
Compras
Secundaria:
Leyes
Gua de
Textos
entrevista
Tesis
Internet

CAPITULO III
MARCO METODOLGICO

DISEO Y TIPO DE INVESTIGACION

Diseo de Investigacin
Para Arias (2006), el diseo de investigacin es la estrategia general
que adopta el investigador para responder al problema planteado. En
atencin al diseo, la investigacin se clasifica en: documental, de campo y
experimental (pg. 47). En otras palabras, es una planificacin de lo que se
debe hacer para lograr los objetivos del estudio. Es decir, desglosar las
estrategias bsicas que el investigador adopta para generar informacin
exacta e interpretable.

Diseo de Campo
Arias, (ob. Cit) lo define como:
Consiste en la recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de
la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar
variable alguna, es decir, el investigador obtiene la informacin pero no altera las
condiciones existentes. (pg. 48).

En otras palabras, son datos de inters que se recogen directamente de

la realidad mediante un trabajo concreto del investigador.
En base a lo citado anteriormente, esta investigacin est enmarcada
bajo un diseo de campo con el apoyo de la investigacin documental, ya
que el investigador consult varias fuentes bibliogrficas sobre el tema, las
cuales sirvieron de soporte para llevar a cabo el desarrollo de este trabajo
investigativo.
34

Tipo de Investigacin

Arias (ob. Cit) seala que en un estudio pueden identificarse diversos

tipos de investigacin, existiendo muchos modelos y diversas clasificaciones.
Sin embargo, independientemente de la clasificacin utilizada, todos son
tipos de investigacin, y al no ser excluyentes, un estudio puede ubicarse en
ms de una clase (pg. 23). En base a ello, el criterio empleado en este
estudio para establecer el tipo de investigacin es de acuerdo al nivel y el
diseo.
Segn el nivel de investigacin, es decir, el grado de profundidad con
que se aborda un fenmeno u objeto de estudio, la investigacin se enmarc
en una investigacin de tipo analtica. Hurtado (1998) expresa que:
La investigacin analtica tiene como objetivo analizar un evento y comprenderlo
en trminos de sus aspectos menos evidentes. La investigacin analtica incluye
tanto el anlisis como la sntesis. Analizar significa desintegrar o descomponer una
totalidad en todas sus partes. Sntesis significa reunir varias cosas de modo que
conformen una totalidad coherente, dentro de una comprensin ms amplia de la
que se tena al comienzo (pg. 255).

Es decir, implica la reinterpretacin de lo analizado en funcin de algunos

criterios, dependiendo de los objetivos del anlisis
En este estudio, la investigacin analtica tuvo como propsito interpretar
todos los incidentes que intervienen en los procedimientos que se aplicaron
en el Departamento de Administracin rea de Compras de la empresa
Centro Clnico Santa Ana, C.A., ubicado en la ciudad de Puerto La Cruz,
Estado Anzotegui, mediante un enfoque cualitativo.

35

UNIDADES DE ESTUDIO
Segn Hurtado (2007), son las entidades que posee el evento de
estudio (pg. 272). Desde otro punto de vista, son los elementos menores y
no divisibles que componen el universo de estudio de una investigacin.
Sobre dichos elementos se estudia el comportamiento de las variables. Las
unidades de anlisis se establecen de manera previa a la etapa de
recoleccin de datos. (Mayntz et. Al: 1988, pg. 16)
En el presente estudio, la unidad de estudio la comprenden los
procedimientos administrativos que afectan la situacin actual del rea de
compras de la empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., con apoyo
referencial del Jefe y Supervisor del Departamento de Compras.

36

TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE

DATOS
Segn Arias (2006), las tcnicas de recoleccin de datos son las
distintas formas de obtener la informacin y los instrumentos son los medios
materiales que se emplean para almacenar y la informacin.
Los trminos que se emplearon en la elaboracin de este trabajo de
investigacin ayudaron fundamentalmente a corregir la informacin necesaria
para el desarrollo de los objetivos aplicados en la empresa Centro Clnico
Santa Ana C. A fueron las siguientes:

Tcnicas
Observacin
Segn Arias. (ob. Cit), la observacin es una tcnica que consiste en
visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemtica, cualquier hecho,
fenmeno o situacin que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en
funcin de unos objetivos de investigacin preestablecidos.

Entrevista
Segn Arias (2006: p. 73), la entrevista, ms que un simple
interrogatorio, es una tcnica basada en un dilogo o conversacin cara a
cara, entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamente
determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la
informacin requerida.

37

Instrumento
Gua de observacin
Segn Hernndez (1991) Gua de Observacin es aquella donde se
registran todos los datos resultados de la observacin efectuada por el
investigador. Tambin es un instrumento que lo orientar para centrar su
atencin en lo que interesa observar y es muy referente para las diversas
visitas, pero significa que debe observar siempre lo mismo. Por lo tanto,
aunque los aspectos que orientan la observacin en este curso son
constantes, la observacin obtenida cada vez ser distinta.

Gua de entrevista
Segn Hernndez (1.991), la Gua de Entrevista consiste en la
obtencin de informacin adecuada y til por medio de preguntas que se
plantearn al grupo de personas que ser entrevistado.

38

CAPITULO IV
ANLISIS DE LOS RESULTADOS

ANALISIS DE DATOS Y PRESENTACION DE

RESULTADOS
Para llevar a cabo una investigacin es necesario una serie de datos.
Vale decir que la tcnica de anlisis representa el cmo se procesa la
informacin. En base a ello, Sabino (2001) define anlisis cualitativo como:
Anlisis que se procede a hacer con la informacin de tipo verbal, de un modo
general se ha recogido mediante fichas de uso u otro tipo. Es preciso tomar cada
uno de los grupos que hemos as formado para proceder a analizarlos. El anlisis
se efecta cotejando los datos que se refieren a un mismo aspecto y tratando de
evaluar la fiabilidad de cada informacin (pg. 193).

En base a los resultados obtenidos de los instrumentos aplicados, se

determin que no existe una planificacin en el Departamento de Compras al
momento que stas tienen que ser realizadas. A pesar que la empresa
cuenta con un sistema automatizado, no est a nivel de los requerimientos
del Departamento de Compras, ya que el inventario no es actualizado a
medida que se ofrece el servicio al cliente.
Por otro lado, las fallas de mercanca no son emitidas a tiempo, sea por
olvido o falta de organizacin. Por lo cual, los procedimientos administrativos
de compra no se estn llevando a cabo, ya que existe un descontrol y
desorganizacin en el mismo. Por ende, no les permite cumplir las metas y
objetivos trazados mensualmente. En base a ello, se describen los resultados
en base a, los objetivos especficos de la investigacin, analizando la
situacin presente en el Departamento de Compras de la empresa Centro
Clnico Santa Ana, C.A., Puerto La Cruz, Estado Anzotegui.

40

La presente investigacin se bas en un anlisis cualitativo, ya que, lo

que se quiere es analizar la variable procedimiento administrativo a travs de
la observacin directa de cmo son llevados a cabo los procedimientos en el
rea de compra de la empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A. A travs de la
gua de entrevista realizada al Jefe y al Supervisor de Compras, se
obtuvieron respuestas que fueron planteadas a travs de un informe escrito.

41

DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS EN EL REA DE COMPRAS DE LA
EMPRESA CENTRO CLNICO SANTA ANA C.A.,
PUERTO LA CRUZ, ESTADO ANZOATEGUI
Los procedimientos administrativos en base a la gua de entrevista son
planteamientos que el

Departamento

de

Compras realiza

al

rea

administrativa para establecer cul va a ser el bien o servicio adquirido. Ello,

de acuerdo a las necesidades del departamento de farmacia para as poder
suministrar materiales y medicinas a los dems servicios o departamentos
que los requieran. El propsito es disminuir los cambios que se originan en el
entorno y que influyen directamente en las operaciones internas de la
empresa.
En funcin de todo ello, el Departamento de Compras informa sobre
cualquier modificacin que se realiza para que el proceso fluya de manera
efectiva. Vale decir que la importancia de estos procedimientos radica en la
prestacin del servicio a los pacientes que ingresan al Centro Clnico; con el
fin de establecer una buena imagen.
En relacin a, las compras dentro del Centro Clnico Santa Ana, C.A., se
requiere una serie de procedimientos, los cuales se mencionan a
continuacin:
1. El personal del Departamento de Farmacia realiza un pequeo
inventario de las medicinas y el material mdico que no hay en
existencia. Luego, enva la hoja de requisicin al personal del
Departamento de Compras. En caso de urgencias, el personal de
farmacia notifica al Departamento de Compras, que un paciente
42

requiere un medicamento urgentemente. En ese caso, la solicitud del

medicamento, se lleva junto con el rcipe del paciente

al

Departamento de Administracin para su posterior autorizacin.

Luego, es enviado al Departamento de Compras, donde se procede a
adquirirlo con dinero de la caja chica.
2. En cuanto a la papelera, el almacenista se encarga de anotar las
fallas para luego enviar el requerimiento al personal de compras.
Cuando son compras mayores o por volumen, la asistente verifica con
sus proveedores la existencia de medicamentos y el material
requerido a travs de presupuestos. Luego, el Departamento de
Compras realiza una serie de rdenes de compras con las fallas que
fueron emitidas inicialmente por el personal de farmacia y el
almacenista. Estas rdenes son firmadas por el Jefe de Compras para
luego ser enviadas al Departamento de Administracin. Es ah, donde
es revisada y firmada por la Administradora y el Director Mdico.
Una vez que estas rdenes son firmadas y aprobadas por parte de la
administracin, vuelven al Departamento de Compras para ser
enviadas al Departamento de Contabilidad, donde la analista contable
las procesa conjuntamente con los presupuestos enviados por el
proveedor.
3. El proveedor lleva el pedido de material y medicina al Departamento
de Farmacia conjuntamente con la factura. Se recibe, se firma y se
sella la copia de la factura al proveedor. Seguido, se revisa el pedido
conjuntamente con la factura original y luego sta se enva al
Departamento de Contabilidad para que sea procesada conjuntamente
con la orden de compra. Por ltimo, estas facturas de compras son
enviadas al Departamento de Administracin para que luego se
proceda a cancelarle al proveedor.
43

Los procedimientos establecidos en el rea de compras, conjuntamente

con los dems departamentos, son una muestra de que las compras nacen
de la necesidad de un bien. sta se plantea de acuerdo a los requerimientos
que exigen todos los servicios, en este caso, por ser una empresa que brinda
atencin mdica.

44

DEBILIDADES Y FORTALEZAS DE LOS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL REA
DE COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO CLNICO
SANTA ANA C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO
ANZOATEGUI
Las debilidades y fortalezas del procedimiento administrativo son
consideradas en base a la gua de observacin. stas detienen y/o avanzan
en cada una de las operaciones de este departamento y los que mantengan
relacin directa con l. En base a ello, se describen las siguientes
debilidades y fortalezas:

Debilidades
El personal no revisa las fallas que existen en las existencias mnimas
de medicamentos y materiales.
El no comprar un medicamento a tiempo genera tardanza para el
suministro al paciente
A nivel de sistema, no se realiza una revisin que permita detectar
cualquier error o falla que se presente, o que existan diferencias en
cuanto a lo fsico y lo que refleja el sistema de inventario.
Los requerimientos del

rea de papelera no son organizados a

tiempo, por lo cual no existe una secuencia para la emisin hacia los
diferentes departamentos.

45

 Las ordenes de compras no siempre se procesan a tiempo por parte

del personal de compra; obstaculizando el avance de stas.
El personal de farmacia a veces no anota todos los medicamentos en
fallas.
En el rea de compras no se agiliza con otros proveedores que le
puedan suministrar a tiempo lo requerido.
No se planifican las compras.

Fortalezas.
El personal de compras exige a los proveedores fecha de entrega de
los pedidos realizados.
Las solicitudes se realizan acorde al presupuesto que le presenta el
Departamento de Administracin.
Se realiza un estudio econmico del mercado actual, para constatar lo
que se requiere es lo suficiente para cubrir las expectativas financieras
de la administracin.
Los medicamentos, material mdico y papelera solicitados son de
marcas reconocidas.
Es conveniente resaltar que muchas fallas marcan el lado negativo de la
empresa, ya que stas le generan inconvenientes que, con el pasar del
tiempo, se crean o se proponen ideas que puedan superar este tipo de
situaciones, fortaleciendo cada da el Departamento de Compras en base a
ello.

46

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS EN EL AREA DE COMPRAS EN LA
EMPRESA CENTRO CLINICO SANTA ANA C.A.,
PUERTO LA CRUZ, ESTADO ANZOATEGUI
El Departamento de Compras del Centro Clnico Santa Ana C.A, juega
un papel muy importante dentro de las operaciones administrativas de la
empresa, por lo que es necesario que se plantee una serie de situaciones
que puedan abarcar todo este proceso. Tal es el caso de las actividades que
comprendan adquisiciones de material, medicina y papelera a proveedores
que se le hayan hecho negociaciones de precio y condiciones de pagos, as
como acompaamiento de dicho proceso para garantizar el cumplimiento de
las condiciones pactadas inicialmente. Todo ello, para obtener

un mejor

control de inventario y que los almacenes dispongan de los materiales

necesarios para ser abastecidos a los diferentes departamentos de la
empresa.
Analizando la situacin anterior, el proceso de compras comprende:
Planeacin: Dentro de este proceso se deben fijar metas que dirijan o
encaminen al logro los objetivos que se propuso el Departamento de
Compras inicialmente. Ttal es el caso de surtir los departamentos
Establecer proveedores bien evaluados: Estar informados de
cambios que puedan surgir para poder traducirlos en ahorro de costos
para la empresa y que los materiales sean de mejor calidad y de mejor
servicio de adquisicin.

47

 Comunicacin: La comunicacin del Departamento de Compras con

los dems departamentos es de suma importancia, ya que stos van a
permitir que el proceso de compras sea ms efectivo y que no sea de
tardanza

al momento de realizar una compra urgente para

determinado paciente (si tal es el caso). Es decir, que la comunicacin

debe ser escrita, precisa y concisa.
Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, pero lo suficiente
para alimentar satisfactoriamente las necesidades de produccin.
Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
Localizar nuevos materiales y productos.
Implantar polticas de compra que beneficien a la empresa.
Desarrollar ptimos procedimientos y controles.
Preparar al personal a travs de programas inductivos en relacin a
los procedimientos administrativos.

48

CAPITULO V
CONCLUSION Y RECOMENDACIONES

CONCLUSION
En la actualidad, los procedimientos administrativos en el rea de
compras no son tomados en cuenta dentro del departamento, lo cual est
generando fallas en los procesos diarios de la empresa. Esto debido a, la
falta de planificacin en relacin al control de las fallas diarias; asimismo, de
los ingresos y egresos de medicina y materiales mdicos, el retraso en los
pagos de los proveedores, la desorganizacin por falta de induccin previa a
los procedimientos administrativos del rea de compras.
El rea de compras requiere de personal capacitado que se encargue de
mantener al da los existencias mnimas de la mercanca y los procesos
inherentes a ello, los cuales permitan su crecimiento y desarrollo brindando
un mejor servicio en cuanto a la salud de las personas se refiere.
Se determin que existen ms debilidades que fortalezas dentro de la
organizacin, razn por la cual disminuye la eficiencia de los procedimientos
administrativos en el rea de compras, perjudicando stos, a otros
departamentos que carecen de planificacin, control y organizacin en los
procedimientos inherentes a las compras.

52

RECOMENDACIONES
Es recomendable, para toda empresa implementar los procedimientos
administrativos, con la finalidad de alcanzar mejoras en sus procesos
internos, tomando en consideracin, las metas y objetivos propuestos. En
base a ello se sugiere:

Capacitar al personal en relacin a cmo deben manejarse los

procedimientos administrativos en el rea de compras.

Asignar personal que controle el proceso de compras esto, con la

finalidad de mantener actualizadas las fallas diarias en relacin a las
medicinas y material mdico requerido para que la empresa pueda
lograr ofrecer un mejor servicio a sus clientes.

Crear estrategias que permitan disminuir las debilidades para

aprovechar las fortalezas, creando oportunidades para mejorar los
procedimientos en base al rea de compras de la empresa.

53

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metodologa cientfica. Editorial Episteme, C.A. 5 Edicin.
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54

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55

ANEXOS

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGA DE
ADMINISTRACION INDUSTRIAL
EXTENSION PUERTO LA CRUZ

GUA DE ENTREVISTA
APLICADO AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO CLINICO SANTA ANA,
C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO ANZOTEGUI

Instrucciones: Lea cuidadosamente cada formulacin antes de responder.

Marque con una equis (X) la opcin que mejor exprese su opinin, de
acuerdo a la siguiente escala: 1-SI y 2-No.
No firme ni utilice ningn tipo de identificacin
Cualquier duda pregunte a la investigadora
Sea claro y sincero al responder.

1. Existe una planificacin para realizar el proceso de compras?

SI _____

No _____

2. Existe control en las fallas generadas diariamente?

SI _____

No _____

3. Las rdenes de compras son firmadas a tiempo?

SI _____

No _____

4. Cuenta la empresa con un sistema ptimo para controlas las

entradas y salidas de las compras?
SI _____

No _____

5. Las fallas del inventario son detectadas a tiempo?

SI _____

No _____

6. El servicio de atencin al paciente se cumple a tiempo?

SI _____

No _____

7. Considera usted que se cumple a cabalidad la misin de la

empresa?
SI _____

No _____

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGA DE
ADMINISTRACION INDUSTRIAL
EXTENSION PUERTO LA CRUZ

GUA DE OBSERVACIN

APLICADO AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA

EMPRESA CENTRO CLINICO SANTA ANA, C.A., PUERTO LA
CRUZ, ESTADO ANZOTEGUI

1. Existe una planificacin en base al material mdico y

medicinas requeridas para la fecha solicitada?
S _____
No _____
Observacin: _______________________________________
__________________________________________________
2. Controla el departamento de compra las fallas diarias
generadas por el sistema automatizado?
S _____
No _____
Observacin: _______________________________________
__________________________________________________
3. Existe coincidencia entre el presupuesto y los materiales
cotizados?
S _____
No _____
Observacin: _______________________________________
__________________________________________________
4. Controla el departamento de compra los stock mnimos del
almacn?
S _____
No _____
Observacin: _______________________________________
__________________________________________________
5. El Centro Clnico Santa Ana, C.A., cumple su misin al
prestar un mejor servicio y asistencia mdica a sus clientes?
S _____
No _____
Observacin: _______________________________________
__________________________________________________