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PROCEDIMIENTOS
Dandole orden al crecimiento
INTRODUCCIN
Uno
de
los
propsitos
fundamentales de la estrategia
sealada por las organizaciones
para el mejoramiento de su
actividad
empresarial
y/o
institucional, es la revisin y
constante actualizacin de los
sistemas,
estructuras
y
procedimientos de trabajo de sus
componentes
operativos
y
administrativos.
INTRODUCCIN
La
presentacin
de
un
procedimiento aislado, no permite
conocer la operacin de una
dependencia
o
unidad
administrativa, por lo que surge la
necesidad de que todos los
procedimientos se agrupen, en
forma ordenada, en un solo
documento, denominado Manual
de Procedimientos.
CONCEPTO
El Manual es un documento que
contiene, en forma ordenada y
sistemtica, la informacin y/o las
instrucciones sobre su marco jurdico administrativo, atribuciones, historia,
organizacin, objetivo y funciones de
la
dependencia
o
entidad,
departamento
o
procedimiento
constituyndose adems en un
instrumento de apoyo administrativo,
que describe las relaciones orgnicas
que se dan entre las unidades
administrativas, siendo ello, un
elemento
de
apoyo
a
su
funcionamiento.
LOS MANUALES
Son
Proceso
Procedimi
ento
Actividad
Definir
caractersticas de
candidatos
Captacin
de
Candidatos
Tarea
Publicar en
medios
Colocar anuncio en prensa impresa
Recursos
Humanos
Concertar
entrevistas
Seleccin
de Personal
Realizar
entrevistas
Seleccin
de
Candidatos
Hacer
pruebas
Seleccionar
candidato
Realidad :
Actores:
Diagnostico
Actualidad
QUE LLEVAMOS A
LOS MANUALES?
Realidad
Recomendaciones
A la mejor
manera
Recomendaciones
De modificacin:
cambios en los
procedimientos o
las operaciones,
reubicacin fsica
de personal,
equipo o
instalaciones,
redistribucin de
cargas de trabajo,
modificacin de
formas, registros,
informes y
programas, etc.
De eliminacin:
De combinacin:
De simplificacin:
supresin de
De adicin:
intercalar el orden
reduccin de pasos De intercambio:
sistemas,
De mantenimiento:
De fusin:
introduccin de un
de aplicacin de
reemplazo de
redireccionamiento
de un
programas de
preservacin
agrupacin de
nuevo sistema,
procedimiento,
formas, registros e
de funciones,
incremento del
trabajo, combinar
general de la
reas, unidades
procedimientos,
introduccin de
informes,
misma estructura
administrativas o
nmero de
el orden de las
eliminacin total o
recursos, personal
mejoras en los
operaciones de un personas bajo un
orgnica,
operaciones en
mtodos de
parcial de
o flujo del trabajo
determinado
procedimiento,
funciones,
mismo mando,
entre reas u
trabajo,
procedimientos,
sistemas,
unificacin de
procedimiento,
compaginar la
bajas de personal,
simplificacin de organizaciones del
utilizacin de
procedimientos,
formas, registros e
aumento de
formas, reportes,
desaparicin de
mismo grupo o
personal o
formas de uso
personal y formas.
informes, etc.
sector.
registros,
reas o unidades
programas, etc.
generalizado con
programas, etc.
administrativas,
nuevas formas, etc.
etc.
Quin?
Cmo?
Dnde?
Cundo?
Para qu?
OBJETIVO
Proporcionar, en forma ordenada, la informacin
bsica de la organizacin y funcionamiento de la
unidad responsable como una referencia obligada
para lograr el aprovechamiento de los recursos y el
desarrollo de las funciones encomendadas.
QUE LLEVAMOS
Recomendaciones
A LOS MANUALES?
A la mejor
manera
Aprovechamiento
de los recursos
VENTAJAS
1.
2.
3.
4.
VENTAJAS
5.
6.
7.
8.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Estructura del Manual:
A)
B)
C)
D)
E)
F)
G)
H)
I)
J)
K)
L)
M)
N)
O)
IDENTIFICACIN
NDICE O CONTENIDO
PRLOGO Y/O INTRODUCCIN
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
ANTECEDENTES HISTORICOS
BASE LEGAL:
RESPONSABLES
ORGANIGRAMA
NORMAS DE OPERACIN
CONCEPTO (S)
PROCEDIMIENTO
FORMULARIOS IMPRESOS.
DIAGRAMAS DE FLUJO
GLOSARIO DE TRMINOS
Manual de
Normas y
Procedimientos
Manual de
Usuario
Manual de
Organizacin
Manual de
Descripcin de
Funciones y
Cargos
MANUAL DE POLITICAS
En el se contienen las directrices bsicas que establecen los
lmites dentro de los cuales va a funcionar la organizacin.
Su utilidad viene dada en que permite agilizar el proceso de
toma de decisiones y establecer lineamientos al personal para
lograr los objetivos planteados
Aprobaciones y actualizaciones.
Objetivo y alcance
Misin y Visin.
Antecedentes.
Polticas.
MANUAL DE ORGANIZACIN
Aprobaciones y actualizaciones.
Objetivo y alcance
Misin y Visin.
Base Legal.
Organigrama.
Descripcin de funciones.
MANUAL DE DESCRIPCIN DE
FUNCIONES Y CARGOS.
Aprobaciones y actualizaciones.
Objetivo y alcance
Misin y Visin.
Base Legal.
Perfil del Cargo
Competencias del Cargo
Descripcin de funciones.
MANUAL DE USUARIOS
Es la gua escrita de utilizacin de programas o software con
la cual la organizacin registra sus operaciones.
Aprobaciones y actualizaciones.
Objetivo y alcance.
Descripcin resumida del sistema
Normas.
Descripcin.
Anexos.
CONTROL INTERNO
Control Interno:
Conjunto de planes, mtodos y procedimientos
adoptados por una organizacin, con el fin de
asegurar que los activos estn debidamente
protegidos, que los registros contables son
fidedignos y que la actividad de la entidad se
desarrolla eficazmente de acuerdo con las polticas
trazadas por la alta direccin, en atencin a las
metas y objetivos previstos.
Modelo COSO:
El Control Interno Varia de una Organizacin a Otra, ya que depende del
tamao, la naturaleza de sus operaciones y los objetivos que persigue, pero
en todo caso la estructura de control debe incluir los siguientes elementos:
Ejecucin de
las
actividades
Estructura de
C.I.
Seguridad
Cumplimiento
de Metas
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
JUSTIFICACION:
noviembre de 2010
Art.
2:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
JUSTIFICACION:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
JUSTIFICACION:
Art. 121:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
JUSTIFICACION:
2010
objeto:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
JUSTIFICACION:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
JUSTIFICACION:
ART. 20:
En los organismos y entidades deben estar claramente definidas mediante
normas e instrucciones escritas, las funciones de cada cargo, su nivel de
autoridad y relaciones jerrquicas dentro de la estructura organizativa.
ART. 22:
Los manuales tcnicos y de procedimiento deben incluir los diferentes pasos y
condiciones de las operaciones a ser autorizadas, aprobadas, revisadas y
registradas, as como lo relativo a la documentacin justificativa que le sirva de
soporte.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
JUSTIFICACION:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
JUSTIFICACION:
Manual de normas de Control Interno sobre un
Modelo Genrico de la Administracin Central y
Descentralizada Funcionalmente(G.O. N 38.282 con
fecha 28/09/2005, vigente a partir del 1/01/2006)
Es un instrumento orientador a los efectos del diseo,
implantacin y evaluacin del control interno en los mas
importantes ciclos de actividades, por lo que no cubre todos
los ciclos ni prescribe soluciones para problemas particulares.
JUSTIFICACION:
Ley Orgnica de la
Administracin
Financiera del Sector
Pblico. G.O. N 39.556
del 19 de noviembre de
2010
Art. 2
Art. 5
Art. 121
Art. 131
Art. 138
NORMAS GENERALES DE
CONTRO INTERNO:
Art. 20
Art. 22
Ley Orgnica de la
Contralora General de la
Repblica y Sistema
Nacional de Control
Fiscal
Art. 91
Manual de normas de
Control Interno. N
38.282 con fecha
28/09/2005
Es un instrumento
orientador a los efectos
del diseo,
implantacin y
evaluacin del control
interno en los mas
importantes ciclos de
actividades, por lo que
no cubre todos los
ciclos ni prescribe
soluciones para
problemas particulares.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
PRESENTACIN DEL MANUAL PARA SU APROBACIN
Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del
proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobacin; convocar
a su grupo de trabajo para la ltima revisin de la documentacin que se
presentar.
1.
2.
3.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
REPRODUCCIN DEL MANUAL
Una vez que el grupo responsable de la elaboracin del manual haya recabado e
integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisin, debe
coordinarse con la unidad o rea que maneja los recursos econmicos para que ste
sea reproducido para su distribucin e implantacin.
Las unidades de medida ms aceptadas para este tipo de documento son:
Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisin y actualizacin.
Que los formatos sean de 28x21 cm (tamao carta).
Las grficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamao carta, sern
dobladas hasta lograr esta dimensin.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
REPRODUCCIN DEL MANUAL
Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas.
Procurar que la divisin en apartados, captulos, reas y/o secciones queden
separados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre.
Que todo el documento quede integrado por cartula, portada, ndice o contenido,
introduccin y cuerpo.
IMPLEMENTACIN
0241-826.3952
0241-935.0117/0770/0427/5922
gestion.empresarial.integral@gmail.com
cotizaciones.byd@gmail.com
www.bydgestionempresarial.net
@bydgestion