CATEDRA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Y OPERATIVA
PC 0528
UNIDAD V
LA ETAPA DE COMUNICACIN DE RESULTADOS EN
UNA AUDITORIA OPERACIONAL
I. INTRODUCCIN
El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor, mediante el cual presenta
las oportunidades de mejora identificadas, sus conclusiones y recomendaciones generales.
Esta fase, al igual que las otras que componen el proceso de una auditora operacional, es
clave para evidenciar el profesionalismo del auditor en el desarrollo de su trabajo.
Al elaborar el informe de una auditora operacional el auditor debe procurar que se convierta
en un efectivo instrumento de cambio y de mejora para los procesos o actividades objeto de
revisin. Un planteamiento claro, organizado y objetivo de sus puntos de vista acerca de las
oportunidades de mejora identificadas facilitara llamar la atencin de la gerencia, la toma de
decisiones y asegurar el uso del informe como instrumento de cambio en la organizacin.
Un punto clave para el auditor ser elaborar el informe de auditora en funcin de los
requerimientos de informacin de la gerencia. El uso que finalmente la gerencia y las
diferentes instancias le den al informe a lo interno de la organizacin estar afectado en gran
medida por encontrar un formato que responda a esos requerimientos, pero que a su vez
contenga los elementos recomendamos por la prctica profesional y que debe adoptar el
auditor en su trabajo.
El uso de tcnicas modernas para presentar los informes de auditora, que motiven su lectura
y la fcil comprensin de los aspectos reportados por el auditor como resultado de una
auditora operacional, destacando aquellos riesgos claves que podran poner en peligro el
logro de metas de la organizacin y motivando la implementacin de planes de mejora a los
niveles apropiados, forma parte de las estrategas que el auditor moderno debe adoptar para
una efectiva comunicacin de los resultados alcanzados en sus trabajos.

II. ESTRUCTURA PARA LA PRESENTACIN DEL INFORME FINAL

La comunicacin de resultados est presente en todas las fases del proceso de la auditora y
de ella depende en gran medida el xito en el desarrollo de una revisin, estudio o evaluacin.
Sin embargo, para la sistematizacin de las actividades de auditora se debe entender la fase
de comunicacin de resultados, referida especficamente a la organizacin y diseo del
contenido del informe de auditora, como el producto final del trabajo realizado.

2.1.

Organizacin del informe de auditora

La organizacin de cada informe debe ser diseada de acuerdo con la informacin a

proporcionar y el propsito a servir. El mensaje bsico o tema central debe proporcionar la
direccin y el propsito de todo el contenido del informe. Cada palabra, oracin, prrafo,
seccin o captulo debe contribuir a la comunicacin efectiva del mensaje bsico.

La informacin incluida en el captulo introductorio debe servir para situar al lector sobre el
tema objeto de estudio, ofrecer una perspectiva y guiar hacia el contenido del mensaje. El tipo
y cantidad de informacin introductoria dependen del mensaje que se va a dar.
Generalmente el mensaje bsico necesita ser demostrado para ser eficiente, puede ser
necesario un ejemplo. El anlisis de varios asuntos complejos e interrelacionados puede
ayudar tambin a los lectores a comprender la importancia de una situacin y la solidez de la
posicin del auditor.
Se deben evidenciar claramente las relaciones existentes entre las recomendaciones y las
causas principales de los problemas discutidos. Los comentarios o respuestas de los
funcionarios responsables de la organizacin y de las personas adversamente afectadas son
importantes y de inters a los lectores, por lo que se deben presentar adecuadamente esos
comentarios u opiniones junto con los criterios del auditor sobre esas argumentaciones.
Los lectores tienen derecho a conocer el alcance del trabajo, lo qu se hizo y dnde se
realiz, por lo que no est dems una breve referencia al enfoque y el alcance a efecto de
lograr una mejor comprensin y aceptacin de las conclusiones.
Debe hacerse uso liberal de ttulos, subttulos cortos y comprensivos en el informe, los cuales
son particularmente importantes, tiles a los lectores que desean recorrer rpidamente con un
vistazo el informe para localizar ciertos asuntos o material de inters particular.
No existe un formato nico respecto de lo que debe ser un informe de auditora, no obstante,
la experiencia de varios aos demuestra que el formato que se sugiere a continuacin es lo
suficientemente flexible para la presentacin de informes de auditoras operacionales.
a.

Cartula

La cartula contendr el ttulo del informe (si se acostumbra tambin incluir el

nmero del informe). El ttulo del informe debe ser interesante y debe transmitir el mensaje del
informe. Dicho ttulo debe presentar el rasgo ms importante de los resultados obtenidos de la
auditora. Si bien es cierto que la formulacin del ttulo de un informe de auditora operativa,
es cuestin del criterio profesional del auditor que realiz el trabajo, no est dems sealar
algunas sugerencias para su elaboracin.

El ttulo debe ser breve, no debe exceder de tres lneas ni de cuatro o cinco palabras
por lnea.

Sea tan informativo como sea posible, pues un ttulo no debe limitarse a una simple
identificacin de la organizacin, programa o actividad evaluada.

Use trminos constructivos en la medida de lo posible. A veces son inevitables

trminos crticos o referencias a asuntos deficientes, pero se deben evitar pues
tienden a estimular resistencia.

No use palabras de relleno comn "estudio", "auditora", "revisin", excepto como

ltimo recurso.

No incluya informacin confidencial.

No incluya fechas o perodos.

Seguidamente se dan ejemplos de posibles ttulos de informes sobre auditoras

operacionales:

"Importancia de mejorar el proceso de reclutamiento y seleccin de

personal en la empresa La Espaola S.A."
"Necesidad de introducir mejoras significativas en las polticas de
administracin financiera del Banco Vivienda Popular"
"Oportunidad de mejorar el sistema de control interno en los centros
de distribucin de la empresa "

b.

Contenido y lista de abreviaturas

En las primeras pginas del informe, luego de la cartula se debe presentar el contenido
haciendo referencia a cada captulo que lo conforman y al nmero de pgina correspondiente.
Adems, se debe incluir posterior al contenido una lista definiendo cada una de las
abreviaturas o siglas empleadas en el cuerpo del informe. No es necesario incorporar
abreviaturas de uso comn como "S.A." y otras similares, sino aquellas pertinentes al
contenido del informe de auditora.
c.

Carta de presentacin

Es la carta u oficio de presentacin del informe que va dirigida al funcionario de la unidad de

auditora. Los asuntos que normalmente abarca este documento se refieren al nmero del
informe y al nombre de la organizacin, programa o actividad evaluada; mencin de que el
examen es parte del plan anual de trabajo de la unidad de auditora o a solicitud expresa;
referencia a que los principales resultados y recomendaciones fueron comentadas en su
oportunidad con los funcionarios involucrados; indicacin de los nombres de los auditores que
tuvieron a cargo la ejecucin y supervisin del trabajo; y cualquier otro asunto que se estime
pertinente de acuerdo con los resultados de la evaluacin.
Este oficio es firmado normalmente por el auditor encargado de la evaluacin y el supervisor
respectivo.
d.

Sntesis o resumen

Es importante aclarar que la sntesis puede publicarse en forma separada al informe.

e.

Introduccin

El propsito principal del captulo introductorio es proporcionar al lector, al comienzo de cada

informe de auditora informacin importante acerca de la organizacin, programa, actividad o
asunto evaluado y la naturaleza del examen realizado, la cual servir de base para una mejor
comprensin y apreciacin del mensaje principal del informe. Por lo tanto, este captulo
incluir, entre otra, la informacin relativa a los antecedentes, los aspectos objeto de
evaluacin, asuntos positivos, el perodo comprendido en la evaluacin y las limitaciones que
se presentaron para llevarlo a cabo.
Algunas recomendaciones que deben ser tomadas en cuenta en la elaboracin del captulo de
informacin introductoria se enuncian a continuacin:

Trate de que el material introductorio sea relativamente corto, evitando incluir

informacin innecesaria que podra formar parte de otros acpites del informe.

Procure que este captulo introductorio no exceda de cuatro pginas.

Divida este captulo en secciones cortas empleando subttulos apropiados para

asuntos especficos, tales como generalidades de la organizacin, programa o
actividad evaluada, alcance de la evaluacin, aspectos o declaraciones positivas,
limitaciones y otros similares.

Incluya informacin que tenga relacin directa con los hallazgos determinados.

Este captulo introductorio debe incluir como mnimo los siguientes apartados:

Antecedentes o generalidades de la organizacin, programa,

actividad, operacin o asunto objeto de evaluacin.

Este apartado comprender una breve informacin sobre el origen de la organizacin,

programa o actividad objeto de evaluacin, que coadyuve a que el lector comprenda de una
mejor manera los hallazgos determinados y su importancia, en especial a aqullos que no
estn muy familiarizados con las actividades que lleva a cabo la organizacin auditada.
De una manera general el captulo introductorio deber brindar la siguiente informacin:
Los objetivos y fines de la organizacin, programa o actividad bajo evaluacin, los
cuales generalmente se encuentran enunciados en la ley orgnica de creacin o en
el estatuto de constitucin de la entidad.
Fecha de inicio de sus actividades (mes y ao).
Estructura orgnica bsica de la organizacin, sealando los principales niveles de
autoridad y responsabilidad.
Principales actividades que desarrolla (sustantivas y las adjetivas ms importantes)
para el cumplimiento de sus fines.
Recursos financieros que maneja, haciendo nfasis en aquellas actividades que
consumen las mayor parte de esos recursos.
Adems, es conveniente, cuando el alcance de la auditora involucr toda la organizacin,
brindar ms detalles sobre aquellas reas que fueron objeto de un examen detallado y
consecuentemente de los principales hallazgos determinados.
En los casos en que se trate de la primera auditora que se realiza en determinada
organizacin, es necesario comunicar al lector, como parte de los antecedentes, informacin
lo ms completa posible, dentro de sus caractersticas de brevedad, sencillez y claridad en la
redaccin.

Alcance y naturaleza de la evaluacin

El captulo relativo a la introduccin del informe de auditora debe incluir toda la informacin
sobre el alcance y naturaleza del trabajo de auditora que sea necesaria para dejar

claramente establecido el mbito de accin sobre el cual se basan los resultados

determinados.
Al respecto, este acpite debe indicar como mnimo la siguiente informacin:
El perodo cubierto por el examen.
Indicacin de que para el desarrollo del trabajo se observaron las normas de
auditora pertinente y propias de la profesin del contador pblico.
Identificacin clara de las actividades evaluadas, as como de los lugares geogrficos
y reas de estudio involucradas. Esta informacin influye a menudo en el inters de
los lectores. El propsito es identificar los hallazgos individuales con las actividades,
reas y lugares involucrados. Cuando sea relevante y pertinente se puede hacer
referencia a cualquier otro informe que se haya emitido sobre los mismos asuntos.
Objetivos de trabajo de auditora como antecedente al considerar los hallazgos
determinados.
Descripcin breve del alcance del trabajo realizado y cuando sea necesario alertar al
lector sobre ciertos aspectos que se consideren relevantes, tales como la extensin
limitada del alcance de la auditora a fin de facilitarle la comprensin o aceptacin
rpida de los hallazgos de auditora.
Descripcin de la naturaleza y tamao de la actividad que se discute, como
antecedente de los hallazgos que se informan.
Informacin financiera sobre la organizacin, programa o actividad objeto de
evaluacin ayuda al lector del informe a lograr una apropiada perspectiva. Al
respecto se podra incluir asignaciones presupuestarias, costos del programa o
actividad e inversiones importantes en instalaciones o valores.
El lector del informe tiene derecho a conocer, adems de que para efectos de la
responsabilidad del auditor es de suma relevancia, el alcance y naturaleza del trabajo, como
un esquema de referencia para los hallazgos observados. Esto no quiere decir de ninguna
manera que se deban incluir en este captulo detalles voluminosos de la manera en que se
ejecut la auditora, pero si es necesario indicar en forma clara y concisa el alcance y la
naturaleza del trabajo realizado.
Las razones por las que se hizo gran parte del trabajo sern evidentes y no necesitan ser
expuestas, a menos que sirvan a un propsito especfico. Estas deben ser expuestas cuando
sea necesario, para explicar porqu se realiz un trabajo especfico o para demostrar la
naturaleza limitada o aspectos considerados en su ejecucin o para llamar la atencin sobre
algn asunto en particular. Si el objetivo fue identificar cualquier asunto del informe que
requera atencin o mejora, en lugar de proveer una evaluacin de las reas examinadas, el
auditor debe dejar esto bien explicado.
La descripcin del trabajo no debe incluir objetivos que llamen la atencin a respuestas no
proporcionadas en forma especfica en el informe. Por ejemplo, se deben evitar declaraciones
como "examen de las actividades para determinar si estuvieron eficientemente conducidas" a
menos que el informe contenga una respuesta especfica para tal asunto.
En la mayora de los trabajos de auditora, el equipo de auditora determina los objetivos
especficos, alcance y extensin de las pruebas de auditora, sobre la base de su criterio
profesional y observando requisitos legales pertinentes. Sin embargo, en los trabajos que se

originan en solicitudes de altos funcionarios, los objetivos e intenciones del solicitante pueden
ser determinantes. En tales casos es importante que se llegue a un acuerdo sobre una
definicin expresa de los objetivos y lmites precisos del trabajo proyectado por el solicitante.
Los informes que contienen los resultados de trabajos expresamente solicitados deben hacer
referencia en este captulo introductorio al cargo del funcionario que requiri la evaluacin.
f.

Resultados de la evaluacin

En esencia contienen los resultados de la evaluacin y se presentan ordenados por los

componentes evaluados, desglosados en los hallazgos relevantes determinados durante la
evaluacin. Constituyen la parte ms amplia del informe y contiene en detalle las condiciones,
los criterios, los efectos y las causas.
g.

Conclusiones

Las conclusiones estn referidas, por lo general, a cada componente desarrollado durante la
auditora o parte de ella, resumiendo la informacin relevante de cada uno de los hallazgos.
Esta consolidacin de resultados es importante y su preparacin requiere la participacin
del supervisor de auditora.
h.

Recomendaciones

El segmento que contiene las recomendaciones constituye el elemento ms importante del

informe, ya que estn orientadas a solucionar las causas que originaron los hechos
deficientes susceptibles de ser mejorados. Las disposiciones o recomendaciones deben
agruparse por el nivel administrativo responsable de aplicarlas, partiendo de la autoridad ms
alta y llegando a los niveles directivos de la organizacin que correspondan.
i.

2.2.

Anexos

Criterios para ordenar la presentacin de los resultados de la evaluacin

En general, es posible ordenar y presentar los resultados de la auditora de varias maneras,

atendiendo las siguientes consideraciones:
a.

Importancia de los resultados obtenidos en el componente y hallazgos

desarrollados

Consiste en la presentacin del informe de auditora, dando prioridad a los hechos ms

significativos de la evaluacin, por ejemplo, los que presenten mayores
posibilidades de
mejoras o deficiencias de correccin inmediata.
b.

Partiendo de los componentes o hallazgos generales para llegar a los

especficos

Una buena prctica para organizar los resultados de una auditora es iniciar su presentacin
con los componentes generales, referidos por lo regular a las actividades adjetivas o de
apoyo, para paulatinamente llegar a los
componentes relacionados con las actividades
tcnicas u operativas especficas.

c.

Siguiendo el proceso de las operaciones o actividades evaluadas

Existen situaciones en las que es posible ordenar la presentacin de los componentes

estudiados y de los hallazgos detectados, siguiendo el proceso lgico de ejecucin de las
operaciones auditadas.
d.

Utilizando las principales

organizacin o actividad

actividades sustantivas y adjetivas de la

Esta es la manera ms utilizada para presentar los resultados de una evaluacin, ya que la
fase de planificacin y los programas especficos de auditora se organizan y desarrollan
identificando los componentes a ser evaluados, de acuerdo con el objetivo general del
examen.

III.

REQUISITOS IMPORTANTES A CONSIDERAR EN LA PREPARACIN DEL

INFORME DE AUDITORA

El informe de auditora debe ser elaborado de acuerdo con las caractersticas que se analizan
a continuacin, a fin de lograr un alto grado profesional y para alcanzar eficazmente los
objetivos de la comunicacin de los resultados de la auditora. Debe tenerse presente el
carcter de objetividad de que est revestida la actividad de auditora, por lo que es necesario
que al momento de preparar el informe final el auditor no olvide las caractersticas que se
explican en este acpite.
La preparacin y presentacin del informe de auditora debe reunir requisitos que faciliten a
sus usuarios la comprensin del contenido y promuevan la efectiva aplicacin de las acciones
correctivas.
a.

Claridad y simplicidad

Para que el informe comunique los resultados de auditora con efectividad debe presentarse
en palabras tan sencillas como sea posible, de tal manera que sea claro para sus usuarios y
cualquier otra persona interesada en su contenido. Nunca debe presuponerse que los
usuarios tendrn los conocimientos necesarios para interpretar asuntos de orden tcnico. Por
ejemplo, la utilizacin de siglas y abreviaturas deben referirse a trminos de uso frecuente
y se definirn detalladamente en el texto del informe, en la primera y segunda oportunidad de
presentacin.
Los esfuerzos relativos al estilo de redaccin deben estar dirigidos a que el mensaje sea
claro, por lo tanto debe evitarse el uso de un lenguaje florido y de un estilo sofisticado y no
hacer alarde de erudicin. Para que verdaderamente exista claridad es necesario organizar
apropiadamente los comentarios sobre los hallazgos determinados, de manera que se logre
precisin en el detalle de los hechos y de su anlisis.
En ocasiones los informes sobre auditoras operativas tratan asuntos complejos por lo que en
varias secciones de ste se interrelacionan, lo cual dificulta evitar repeticiones; sin embargo,
debe procurarse que cada tema sea cubierto en una sola parte del informe, de tal forma que
el lector no pierda el hilo del hallazgo determinado.
Es recomendable utilizar incluir como parte del informe ayudas visuales, tales como
fotografas, grficos y cuadros, mapas a fin de que su contenido sea ms comprensible y
consecuentemente de mayor utilidad para los interesados. Actualmente es prctica
acompaar el informe final de auditora con videos que muestran evidencia sobre las
actividades evaluadas que permiten lograr un mayor convencimiento de que es necesario

tomar acciones para mejorar algunas operaciones a fin de lograr o incrementar su efectividad,
eficiencia y economa.
b.

Importancia del contenido

Los diversos aspectos incluidos en el informe deben tener la suficiente importancia para
merecer la atencin de la unidad de auditora y de los niveles superiores e intermedios de la
organizacin estudiada. La utilidad y la efectividad del informe disminuyen considerablemente
por la inclusin de aspectos poco relevantes, ya que estos tienden a distraer la atencin del
usuario o lector de los asuntos realmente importantes que es informan.
Es criterio del equipo de auditora determinar que es relevante y que no, tal decisin puede
involucrar el anlisis de varios factores, entre los que se tienen los siguientes:
El grado de inters de la organizacin auditada en el programa o actividad evaluada.
Importancia del programa o actividad objeto de evaluacin de acuerdo con medidas
tales como el nivel de ingresos que genera, el monto de gastos, inversin en activos,
impacto social o ambiental y otros parmetros similares.
La relevancia estratgica de la actividad y su impacto en las finanzas de la empresa
y en el desarrollo econmico y social de la sociedad.
La oportunidad de proporcionar informacin til y oportuna para colaborar con los
niveles superiores de la organizacin, a efecto de incrementar o establecer la
efectividad, eficiencia y economa de las operaciones evaluadas o sencillamente la
necesidad de que algunos funcionarios de la empresa tomen acciones
administrativas para corregir o mejorar ciertas reas dbiles.
La frecuencia con que ocurre una situacin adversa, la posibilidad de que se vuelva a
presentar y las sumas estimadas en prdidas o costos adicionales reales o
potenciales.
c.

Exactitud, precisin y respaldo adecuado

El requisito de la exactitud est basado en la necesidad de ser justos e imparciales en el

informe y asegurar a sus usuarios y lectores que su contenido es digno de crdito. Un solo
desacierto en el informe puede crear dudas respecto a su contenido total y desviar la atencin
de los usuarios a otros asuntos. El informe de auditora debe contener la informacin
suficiente sobre las conclusiones incluidas, para asegurar la comprensin adecuada por parte
de la administracin de la organizacin estudiada y otros usuarios.
En pocas palabras, la preparacin del informe de auditora requiere de una revisin y
procesamiento de informacin con el fin de ste no contenga errores de hechos, lgicos o de
razonamiento.
Todos los datos, comentarios y conclusiones incluidos en el informe deben estar respaldados
por la evidencia necesaria que figure en los papeles de trabajo. Por lo tanto, es
responsabilidad del supervisor y del auditor encargado del trabajo verificar que todos los
comentarios y dems informacin incluida en el informe est debidamente respaldada con
evidencia suficiente y apropiada. Asimismo, las opiniones y conclusiones deben ser
identificadas claramente como tales en el informe y estar basadas en una labor de auditora
suficiente que las respalden.

d.

Convincente

Los hallazgos deben ser presentados de una manera convincente y las conclusiones y
recomendaciones deben inferirse lgicamente de los hechos comentados. Los datos
incorporados en el informe deben ser suficientes para convencer a los lectores de la
importancia de los hallazgos determinados, la razonabilidad de las conclusiones y la
conveniencia de aceptar y poner en prctica las recomendaciones. Los informes
estructurados de esta manera ayudan a centrar la atencin de los funcionarios responsables
de la organizacin auditada en los asuntos del informe que merecen atencin y estimular las
acciones correspondientes.
e.

Objetividad y perspectiva

Como se ha mencionado anteriormente una de las principales caractersticas de la auditora

es la objetividad, por tal razn al preparar el informe de auditora es necesario adoptar una
posicin objetiva e imparcial al presentar los resultados de la auditora a los usuarios de dicho
documento. Los hallazgos importantes deben ser informados durante la ejecucin de la
evaluacin, directamente a los funcionarios encargados de las actividades, para presentar los
hechos de manera equitativa, convincente y con una perspectiva apropiada. La discusin de
las conclusiones de la evaluacin con los funcionarios responsables de la organizacin
permite en cierta forma garantizar que se cumplan las caractersticas enunciadas.
Los datos incluidos en el informe deben presentarse en una perspectiva directa hacia las
operaciones o actividades examinadas, describiendo de manera concreta los hechos y los
atributos del hallazgo desarrollado, a fin de evitar interpretaciones erradas y que a la vez
hagan nfasis particular en los asuntos que requieren de atencin.
La informacin necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe incluir:
Una declaracin de la naturaleza y alcance de la evaluacin. Es recomendable
sealar en forma clara el nfasis principal de la auditora, incluyendo el perodo
objeto de evaluacin.
Datos sobre el tamao y la naturaleza de las actividades y programas objeto de
evaluacin, de manera que se brinde una perspectiva contra la cual medir la
importancia de los hallazgos determinados.
Descripciones correctas y claras de los hallazgos de modo que sea factible evitar
malas interpretaciones. Esto requiere necesariamente el reconocimiento de todos los
comentarios obtenidos de los funcionarios involucrados en las actividades evaluadas
y la identificacin de todos los factores relevantes, an cuando algunos de stos
sean contrarios a los hallazgos determinados.
Incluir informacin no slo de los aspectos deficientes determinados sino tambin de
asuntos satisfactorios en las operaciones examinadas cuando tengan importancia
relativa y estn justificadas en el alcance de la auditora. Esto no significa que se
debe decir algo bueno para balancear el informe con las situaciones deficientes
observadas, y mucho menos tiene que ver con el tono constructivo.
f.

Utilidad y oportunidad

La preparacin del informe de auditora debe estar precedida de un cuidadoso anlisis de los
objetivos planteados, los receptores o usuarios de dicho documento y la clase de informacin
necesaria para cumplir sus expectativas. El auditor debe estudiar la informacin o
proporcionarla desde la perspectiva de los receptores del informe.

Con el propsito de estimular las acciones constructivas mediante la entrega de informacin

til, los informes de auditora deben estructurarse en funcin de las necesidades y de los
intereses de los usuarios. Las recomendaciones deben coadyuvar a la buena administracin
de la organizacin o actividad objeto de examen y ser cuidadosamente analizadas para
determinar su aplicabilidad y la relacin costo-beneficio que stas impliquen para la
administracin.
Como es probable que la distribucin de un informe est limitada a los funcionarios
responsables de tomar las decisiones respecto de los asuntos evaluados en una determinada
auditora y otros que de alguna forma estn directamente relacionados con la organizacin
auditada, se puede reducir, la cantidad de informacin y de detalle en dicho documento; sin
embargo, el auditor no siempre debe presuponer un usuario tan limitado para su informe, por
lo que es estrictamente necesario que ste sea escrito de tal forma que sea claro para
cualquier persona razonablemente inteligente.
Asimismo, el informe debe presentarse oportunamente o de lo contrario, pese a la importancia
de su contenido puede ser de escaso o de ningn valor, si llega tarde al nivel de decisin
responsable de aplicarlo.
g.

Conciso

Los informes de auditora deben evitar el exceso de detalles y evidenciar el verdadero

mensaje de su contenido relacionado con los objetivos de la evaluacin realizada. El informe
debe ser completo, pero a la vez conciso para que reciba la atencin necesaria. Demasiado
detalle quita mrito al informe y puede desvirtuar el mensaje real o confundir y desanimar a
los lectores.
En la determinacin del contenido del informe, aunque haya espacio suficiente para emitir
juicios extensos, debe tenerse presente que los informes que son completos y a la vez
concisos tienen mayores probabilidades de recibir atencin. Adems, debe tenerse presente
que los usuarios de dicho informe comprenden en su mayora gente ocupada que no quiere
ser molestada con detalles innecesarios. En pocas palabras el informe de auditora no debe
ser ms extenso de lo necesario para comunicar las situaciones determinadas que permitirn
mejorar la gestin de la organizacin auditada.
h.

Suficiencia

Aunque como se mencion en el prrafo anterior, el informe debe ser conciso, debe
recordarse que la brevedad no siempre es una virtud. El informe debe contener informacin
suficiente sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones para promover un
entendimiento adecuado de los asuntos que se pretende informar y para proporcionar
informacin til, convincente y clara en una perspectiva apropiada. Para tal efecto se debe
incluir informacin de fondo suficiente y dar una adecuada consideracin a los puntos de vista
de los funcionarios responsables de las actividades evaluadas.
Los informes deben cubrir todos los asuntos de relevancia, incluyendo las disposiciones
legales aplicables, y deben incluir tanta informacin como sea necesaria para mantener al
lector bien informado de los resultados obtenidos durante la auditora. El auditor no debe
esperar que los lectores tengan el mismo conocimiento que l de las situaciones evaluadas,
por lo que el informe no debe ser escrito sobre la base de una escasa explicacin de los
hechos determinados. Deben exponerse claramente las opiniones y conclusiones que se
quiere que el lector conozca y no dejar que las supongan.

i.

Tono constructivo

Los ttulos, subttulos y texto incluidos en el informe deben presentarse en trminos

constructivos y los comentarios y conclusiones redactarse en forma positiva, clara y directa.
Se debe tener presente que el objetivo de la auditora es lograr una reaccin rpida y la mejor
manera de alcanzarla es evitando el lenguaje que genere oposicin, ya sea en la
comunicacin verbal o en la escrita. Aunque a menudo es necesaria la crtica de la ejecucin
pasada para demostrar la necesidad de introducir mejoras, todo nfasis en el informe debe
estar dado en la necesidad de tomar las acciones para poner en prctica esas mejoras ms
que en la crtica.
Debe evitarse en repetir en el informe la palabra no; sin embargo, su uso es necesario y en
algunos casos es prcticamente ineludible su empleo, lo cual no quiere decir que no estemos
utilizando un lenguaje constructivo.
En sntesis, debido a la importancia que revisten, los informes de una auditora operacional
deben ser bien redactados, completos, claros y fciles de entender. Para lograr esos
importantes cometidos, se sugieren las siguientes reglas generales:
o Redacte utilizando un lenguaje simple y evitando el uso de terminologa
especializada.
o Evite prrafos extensos y complicados.
o Incluya nicamente la informacin suficiente.
o Revise su contenido detenidamente previo a emitir el informe.
o Elabore una estructura de su contenido antes de comenzar el proceso de redaccin.
o Concluya su redaccin durante el trabajo de campo.
o Redacte de manera objetiva y en forma sencilla, concisa y clara.
o Incluya slo asuntos significativos.
o Asegure una fcil comprensin al lector.
o Mantenga un tono constructivo.
o Asegure una emisin y entrega oportuna.
o Incluya toda la informacin necesaria para lograr una comprensin completa.
o Confirme la exactitud de la informacin.
o Asegure un contenido convincente.
o Verifique que exista evidencia suficiente, adecuada y detallada en los papeles de
trabajo.
o Asegrese de la viabilidad de las recomendaciones emitidas y de la razonabilidad de
las conclusiones y opiniones.
o Incluya la mencin de logros sobresalientes.

o Considere en el contenido los atributos de cada hallazgo determinado.

Debe tenerse mucho cuidado en el uso del idioma, por cuanto en muchas oportunidades se
utilizan palabras sin conocer su verdadero significado. Por ejemplo el uso de adolece,
espaldarazo, sofisticado. As mismo, debe evitarse el uso de frases que resalten una
situacin o comentario, ya sea con el uso de un trmino no adecuado: la gran cantidad de
errores, la evidente incapacidad del empleado, la evidente inoperancia de la
administracin, o bien utilizando tipos de letra ms grandes o bien subrayando o usando
negritas en palabras o frases.
Tambin es conveniente no usar los nombres directos de los involucrados, en este caso es
mejor referirse a los puestos o unidades responsables.

IV.

LA COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORA

La preparacin del informe de auditora es producto del proceso completo de trabajo; en

consecuencia, esta labor no slo se realiza durante las ltimas semanas de trabajo, sino que
se inicia al preparar la planificacin detallada de la auditora. Esto quiere decir que el auditor
debe planear la estructura y contenido del informe a partir de la etapa de planificacin de la
auditora.
El proceso definido para ejecutar la auditora prev una serie de acciones que tienen relacin
directa con la comunicacin de los resultados de auditora, tanto para los funcionarios de la
organizacin auditada como para los niveles directivos de la unidad de auditora.
La comunicacin con los principales funcionarios de la organizacin auditada, se realiza en
los siguientes momentos:
a.

Al comunicar el inicio de la auditora

Cuando se informa el inicio de la evaluacin a la administracin de la
organizacin objeto de la auditora, empieza el proceso de la comunicacin.

b.

Al entrevistar a los principales funcionarios de la organizacin

En las entrevistas se comunica el propsito del trabajo, se identifican los
problemas, se indaga sobre la aplicacin de las recomendaciones emitidas en
anteriores evaluaciones y se realizan sugerencias verbales.

c.

Al informar sobre los resultados de la evaluacin del sistema de control

interno
El memorando o informe parcial producto de la evaluacin del sistema de
control interno, es otra oportunidad que permite la comunicacin con la
administracin de la organizacin, tanto en forma verbal como por escrito.

d.

Al informar verbalmente a los funcionarios de la organizacin auditada los

principales resultados, conclusiones y recomendaciones durante la
auditora
La comunicacin verbal de los resultados obtenidos en cada componente
estudiado, para obtener comentarios u
opiniones de los funcionarios

directamente encargados de las actividades, es otro momento en que se da la

comunicacin de resultados.
e.

Al convocar y realizar una reunin con los principales funcionarios de la

organizacin para presentar los resultados finales de la auditora
La invitacin a los funcionarios de la organizacin para participar en la reunin
organizada para presentar los
resultados de la auditora, requiere la
preparacin de una agenda con los principales puntos a tratar y constituye
una forma directa de comunicar los resultados relevantes de manera resumida.

Se comunica en forma verbal el contenido de los principales resultados,

conclusiones y recomendaciones del informe final, con el detalle suficiente que permita
identificar su importancia.
f.

Al presentar por escrito el informe final de auditora

El informe final entregado a la administracin de la organizacin auditada, comunica formal y

oficialmente los resultados del examen.

V. PRESENTACIN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORA

Por lo general la ltima actividad de auditora en el campo de trabajo es la reunin
programada y realizada entre los principales funcionarios encargados de administrar la
organizacin, proceso o actividades examinadas y el equipo de auditores que realiz la
evaluacin, para presentar los resultados obtenidos en la ejecucin del trabajo. El objetivo de
la reunin es dar oportunidad a los funcionarios para presentar sus comentarios, opiniones e
informacin documental pertinente sobre las reas materia de informe.
Adems, lo discutido en la reunin permite llegar a establecer acuerdos sobre las acciones
correctivas a ser tomadas para mejorar el funcionamiento de la organizacin.
La participacin del nivel jerrquico superior de la organizacin auditada es fundamental para
motivar la aplicacin de las recomendaciones, y de igual manera de los directivos encargados
del manejo de las operaciones para que tengan la oportunidad de explicar sobre las
situaciones informadas.
a. Programar la comunicacin de los resultados preliminares de la evaluacin
La comunicacin preliminar de los resultados de la evaluacin debe hacerse con base en un
informe borrador, que abarque las conclusiones de la auditora y mediante la organizacin de
una reunin con la participacin de los principales funcionarios de la organizacin auditada,
relacionados con el proceso o actividades evaluadas. Para tal efecto es necesario definir con
anticipacin los siguientes aspectos:
Los nombres y cargos de las personas que participarn en la reunin.
El lugar, la fecha y la hora en que se iniciar.
La estructura del contenido del informe que se utilizar como agenda de la reunin a
desarrollar con los funcionarios invitados.

 La invitacin formal al titular de la organizacin, o vinculado con el proceso o

actividad examinada y a los funcionarios relacionados con los resultados de la
evaluacin.
Definir el personal de auditores que participar en la reunin.
La estrategia a seguir en la presentacin de los resultados de auditora,
identificando
las funciones que debern cumplir los miembros del equipo que
participarn en la reunin.
Preparar anticipadamente un documento que evidencie la realizacin de la reunin,
dejando constancia de las personas que asistieron.
La revisin del informe borrador involucrando a la alta gerencia, es un espacio
indispensable para que el auditor valide los resultados y promueva el cumplimiento de
recomendaciones. Este proceso de revisin da a su vez mayor credibilidad y confiabilidad
al informe final, dado que le evita sorpresas al auditado.
b.

Resultados de la presentacin preliminar del informe de auditora

La presentacin de los resultados preliminares de auditora a los principales funcionarios de la

organizacin, relacionados con el proceso o actividades examinadas, por lo regular, genera la
presentacin de comentarios, opiniones y en ciertos casos documentos adicionales, que
ameritan una revisin y actualizacin del borrador del informe final, actividad en la que debe
participar el encargado y el supervisor del equipo de auditora.
El borrador del informe final pasa a conocimiento del supervisor, quien lo revisa, incluyendo
las variaciones que considere necesarias y en el caso de que existan cambios de fondo, los
resumir en un papel de trabajo referenciado al informe para discutirlos con el encargado del
equipo.
El supervisor debe firmar e incluir la fecha en el borrador del informe una vez terminada su
revisin e incluir los ajustes necesarios, para someterlo al trmite de aprobacin,
conjuntamente con el informe de supevisin dirigido al jefe de la unidad de auditora
correspondiente.
c.

Trmite de aprobacin

La unidad de auditora respectiva recibir el borrador del informe, conjuntamente con los
expedientes de los papeles de trabajo preparados, para someterlos al trmite de revisin y
aprobacin por el nivel correspondiente, de acuerdo con los resultados de la evaluacin.
d.

Distribucin del informe final

Una vez completado el proceso de aprobacin a los ajustes del informe borrador, como
resultado de su revisin con la gerencia, el auditor lder o responsable de la unidad procede a
presentar oficialmente el informe final a las instancias competentes de la gerencia, con lo que
cierra la fase de comunicacin de resultados para la auditora operacional desarrollada.

VI. EL SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES INCLUDAS EN EL INFORME

Tal como lo establecen los consejos para la prctica del Instituto Global de Auditores Internos,
el seguimiento es un proceso por el cual los auditores internos evalan la adecuacin, eficacia
y oportunidad de las medidas tomadas por la direccin con relacin a las observaciones y
recomendaciones del trabajo, incluso aquellas efectuadas por los auditores externos y otros.

Este proceso tambin incluye determinar si la alta direccin o el consejo de administracin

han asumido el riesgo de no tomar medidas correctivas sobre las observaciones informadas.
Por lo tanto, una vez presentado el informe como resultado de una auditora operacional, el
auditor debe abocarse a preparar el plan de mejora que contendr como mnimo las
recomendaciones formuladas, los responsables de su implementacin, los plazos estimados
para su cumplimiento y las acciones especificas acordadas para cumplir con dichas
recomendaciones.
Este es un proceso que debe ser realizado conjuntamente con el nivel gerencial que posee
poder de decisin para adoptar las recomendaciones y acciones formuladas, sin que ello vaya
a representar alguna responsabilidad directa para el auditor, que pueda comprometer sus
niveles de independencia dentro de la organizacin.
El auditor deber mantener un seguimiento peridico sobre el nivel de cumplimiento de los
planes de mejora acordados y reportar a los niveles correspondientes dentro de la
organizacin aquellos incumplimientos reiterados o no justificados que, a su criterio, estn
creando niveles de riesgo excesivos por no ser efectivamente atendidos por la gerencia, a
menos que la alta direccin haya aceptado el riesgo de no tomar medidas.