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ANTECEDENTES DEL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD)

H a c e a l g o m s d e c u a r e n t a a o s s e ap l i c a e n Ve n e z u e l a l a
m e t o d o l o g a p a r a e l a n l i s i s d e ge s t i n a dm i n i s t r a t i v a . S i e m p r e
b a j o l a d e n o m i n a c i n m s c o n o c i d a AUDITORA ADMINISTRATIVA,
siendo ambas, desde el punto de vista prctico, sinnimas
.H a s t a n o h a c e m u c h o t i e m p o e l a n l i s i s d e g e s t i n
a d m i n i s t r a t i v a e r a u n a consecuencia de la auditora financiera
como instrumento para evaluar el control interno de las organizaciones, Cada
da cobra ms vigencia la Consultora Gerencial o de Empresas como consecuencia
de la necesidad que tienen las organizaciones de optimizar sus resultados
minimizando los costos, siendo las tcnicas del anlisis de gestin
administrativa las que proporcionan los resultados de tal anlisis y los
correctivos a aplicar en las reas dbiles o crticas, bien sea en la funcin pblica o en
l a a c t i v i d a d p r i v a d a E s t u d i o s o s d e l a c i e n c i a a dm i n i s t r a t i v a , c o m o
H e n r y F a y o l , Frederick Winslow Taylor y James Mc Kinsey sostuvieron que toda
empresa deba ser, peridicamente, evaluada.
DEFINICIONES DE VARIOS AUTORES James Mckinsey, considerado como otro de
los pioneros de esta disciplina, escribi que toda empresa "debe realizar una auto
auditoria peridica de su funcionamiento", lo cual constituy la primera referencia
formal sobre el tema, en la cual se observan dos elementos importantes. Por un lado,
se habla de la revisin del desempeo como una tarea intrnseca en las empresas, y
por otro lado, seala que sta debe hacerse con alguna regularidad. T h eo d o r e J .
K re p s , a l a s a z n p r o f e s o r d e l a U n i v e r s i d a d de S t an d f o r d , e n
1 9 4 0 estableci, basndose en lo dicho por McKinsey pocos aos atrs, que la
revisin del funcionamiento deba hacerse en seis reas organizacionales, a
saber: empleo produccin, consumidores, ventas, nmina y dividendos e intereses.
La importancia de su opinin radica en que as se comenzaron a estructurar
los procesos de revisin administrativa en reas particulares o especficas del
negocio. Howard Bowen en 1953 propuso que las ocho reas funcionales ms
importantes que deban revisarse en una empresa eran: precios, salarios,
investigacin y desarrollo, publicidad, relaciones pblicas, relaciones humanas,
relaciones con la comunidad y estabilidad del empleo. Se observa a las claras que para la
fecha, pocos aos despus de finalizar la Segunda Guerra Mundial, el afn de la gerencia
empresarial era el de expandir sus negocios puertas afuera y congraciarse con la
gente, con los clientes y con la comunidad; ya la revisin administrativa no deba
hacerse slo hacia lo interno sino hacia el entorno.
E l P ro f e s o r J o s R u i z R o a h a de f i n i d o a l an l i s i s de g e s t i n
A d m i n i s t r a t i v a d e l a manera siguiente: El examen de la estructura
administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y de

eficacia con el cual se estn cumpliendo la Planificacin, la Organizacin, la


Direccin, la Coordinacin, la Ejecucin y el Control de los objetivos trazados por la
empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento
continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su
control, mediante la mejor utilizacin de los recursos disponibles, conforme a
procedimientos encuadrados dentro de normas y polticas de la verdadera administracin.
DEFINICION DE TERMINOS

Eficacia: Consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa.

Eficiencia: Se refiere a lograr las metas con la menor cantidad de recursos.


Obsrvese que el punto clave en esta definicin es ahorro o reduccin de recursos al
mnimo.

Productividad: Se trata de la relacin producto-insumo en un perodo especfico con el


adecuado control de la calidad. Puede expresarse con la siguiente ecuacin:

Produccin = Productividad / Insumo

La gestin se apoya y funciona a travs de personas, por lo general equipos de trabajo,


para poder lograr resultados.
Gestin Administrativa
Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a travs
del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir,
coordinar y controlar.

Gestin Empresarial
La Gestin empresarial es el proceso de planificar, organizar, ejecutar y evaluar
una empresa, lo que se traduce como una necesidad para la supervivencia y la
competitividad de las pequeas y medianas empresas a mediano y largo plazo.
Tanto el acceso a herramientas para la gestin empresarial como la planificacin
financiera y la contabilidad entre otras, facilitan el proceso de toma de
decisiones al momento de planificar, ejecutar y buscar financiamiento para su
negocio

Misin
La Misin es la razn de existir de una persona, equipo y empresa, con lo que le
permite lograr rentabilidad. Qu es la organizacin: HOY. La Misin es el
propsito central para el que se crea un ente.

Visin
La Visin es una imagen del futuro deseado que buscamos crear con nuestros
esfuerzos y acciones. Es la brjula que nos guiar a lderes y colaboradores. Ser
aquello que nos permitir que todas las cosas que hagamos, tengan sentido y
coherencia. La organizacin en el FUTURO
Podemos definir el

Anlisis Administrativo como el examen total

de los planos organizativo, dinmico, funcional, estructural y


comportamental en una empresa u organizacin para detectar
situaciones anormales y proponer las soluciones

que sean necesarias

Este anlisis est conformado por un grupo el mismo que se


encuentra a nivel funcional, estructural, organizativo y depertamental

EMPRESA: Isaac Guzmn Valdivias la unidad econmico-social en la que el capital, el


trabajo y la direccin se coordinan para lograr una produccin que responda a los
requerimientos del medio humano en que la propia empresa actual.
Jos Antonio Fernndez Arena: es la unidad productiva o de servicio que, constituida segn
aspectos polticos o legales, se integra por recursos se vale de la administracin para lograr
sus objetivos.
En general se dira que: es el grupo social en el que, a travs de la administracin del capital y
el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfaccin de las necesidades de
la comunidad.
El avance tecnolgico y econmico han originado la existencia de una gran diversidad de
empresas. Aplicar la administracin mas adecuada a la realidad y a las necesidades
especificas de cada empresa es la funcin bsica de todo administrador. Resulta pues
imprescindible analizar las diferentes clases de empresas existentes en nuestro medio

SEPARACION DE TERMINOS: DEFINICIN


La Auditora es una funcin de direccin cuya finalidad es analizar y apreciar,
con vistas alas eventuales las acciones correctivas, el control interno de las
organizaciones para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de
su informacin y el mantenimiento de la eficacia de sus sistemas de gestin.
Otras posibles definiciones pueden ser:
Es un examen comprensivo de la estructura de una empresa, en cuanto a los
planes y objetivos, mtodos y controles, su forma de operacin y sus equipos
humanos y fsicos.
"Una visin formal y sistemtica para determinar hasta qu punto una
organizacin est cumpliendo los objetivos establecidos por la gerencia, as
como para identificar los que requieren mejorarse.
ANALISIS DE GESTION ADMINISTRATIVA (AGAD)

Se refiere al examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado


de eficiencia y eficacia con el cual se estn cumpliendo la Planificacin, la Organizacin, la
Direccin, la Coordinacin, la Ejecucin y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para
corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma,
optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilizacin
de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y polticas
de la verdadera administracin.
Se puede apreciar entonces como este resulta en un tema con plena vigencia, el cual debe ser del
dominio del gerente de hoy, en el sentido de concientizar como marcha la organizacin desde un
punto de vista global.

Objetivo del AGAD

En un sentido general, se orienta a la correccin de deficiencias en la organizacin empresarial y


producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, costos y alcanzar
la calidad deseada.

Etapas del AGAD

El AGAD o Auditoria Administrativa presenta una etapa inicial de planificacin, en la cual se lleva a
cabo la reunin respectiva con la alta gerencia de la organizacin objeto del AGAD.Posteriormente
se realiza el examn preliminar que incluye el recorrido por las instalaciones de la empresa, la

aplicacin de los cuestionarios y las entrevistas de rigor. Asimismo se debe contemplar lo relativo al
examn del control interno determinndose las reas crticas para proceder de sta forma a llevar
a cabo el examn en profundidad de las reas que de acuerdo a los anlisis previos
presentandificultad, independientemente del grado de dificultad que las afecte. Por ltimo se
extraen las conclusiones y recomendaciones que se presentarn con el Informe final.

Importancia Hoy en da, las organizaciones se enfrentan a un medio cambiante y a clientes


exigentes, por ende, los administradores deben contar con herramientas que permitan
afrontar con xito las diversidades que puedan presentrsele. El AGAD juega un papel
preponderante al llevar un examen crtico de cada una de las actividades de la
administracin general, adems que proporciona una retroalimentacin en la accin
empresarial que beneficia a la organizacin. La evaluacin de los recursos materiales,
financieros, tcnicos y humanos es un factor imprescindible y el control, medido a travs de
esta herramienta, facilita la labor de los gerentes y les proporciona un punto de apoyo para
alcanzar el xito en el complejo mundo empresarial. 2.3.3.
Objetivos del Anlisis de Gestin Administrativa Entre los objetivos del anlisis de gestin
administrativa se encuentran los siguientes (Ruiz; 1995:73,74): 9 Determinar debilidades de
los mtodos o procedimientos administrativos. 9 Hacer una valuacin de la adecuacidad y
efectividad de controles internos. 9 Determinar el grado de utilidad de la infamacin que
los ejecutivos entregan a la alta administracin. 9 Detectar las reas crticas y determinar
las medidas para superar la crisis. 9 Detectar las desviaciones en la administracin de la
empresa, revelando las causas y efectos que inciden en la toma de decisiones. 2.3.4.
Caractersticas del Anlisis de Gestin Administrativa 18 Entre las caractersticas
resaltantes del AGAD se encuentran (Ruiz 1995:67,68) 9 Por medio del AGAD se realizan
exmenes integrales y detallados de la estructura de la empresa. 9 Evala los controles
internos de la organizacin. 9 Evala el grado de utilidad de la informacin que se entrega a
la alta gerencia. 9 Verifica el cumplimiento o no de las polticas y procedimientos
administrativos. 9 Pone en evidencia las reas problemticas dentro de la organizacin. 9
Propone recomendaciones. 2.3.5.
Ventaja del Anlisis de Gestin Administrativa Estudia la estructura de la empresa,
detectando las modificaciones de importancia que deben realizarse. A travs del AGAD,

pueden localizarse fallas o debilidades en los mtodos y procedimientos administrativos.


Permite determinar la efectividad de los controles internos. Con su ayuda se pueden
visualizar las desviaciones en la administracin de la empresa. Realiza observaciones y
propone recomendaciones. Le presta atencin y asistencia a toda la administracin en la
realizacin de sus funciones. Facilita un patrn para el mejor aprovechamiento de los
recursos disponibles en la organizacin como lo son el humano, tcnico, financiero, materia
prima, equipos. 19 20 2.3.6. Desventajas del Anlisis de Gestin Administrativa El costo
para realizar el AGAD, sin duda alguna, est relacionado con el hecho de que no todas las
empresas estn en capacidad para realizar todas las erogaciones que involucra esta
inversin. La realizacin del AGAD requiere una gran cantidad de tiempo, por ella
muchas organizaciones no lo aplican. En el aspecto humano, no existe una escala de
valores precisa que permita medir el grado de eficacia y eficiencia con el cual estn
cumpliendo las funciones administrativas, de all se desprende el hecho de que la calidad de
esta evaluacin dependa en gran parte del profesional que la realice.