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EL PRESENTE INFORME

VA DEDICADO A MIS
PADRES, DOCENTES Y
PERSONAS QUIENES
SE INTERESAN POR MI
BIENESTAR;
POR
BRINDARME
SU
APOYO, SABIDURIA Y
MUCHO
CARIO
INCONDICIONAL

SECRETARIADO EJECUTIVO

PGINA

INTRODUCCIN
Las practicas pre-profesionales en todas las carreras profesionales
del instituto de Educacin Superior Tecnolgico Pblico de Huancavelica,
son indispensables por que incrementan capacidades y habilidades de
cada uno de los estudiantes motivo por el cual pongo a su disposicin el
tercer informe de prcticas Pre Profesionales correspondiente al
MODULO III denominado ASISTENCIA DE DIRECCION Y GERENCIA
de la carrera profesional de Secretariado Ejecutivo realizado en la oficina
Regional de la JUVENTUD CULTURA Y DEPORTE, del GOBIERNO
REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL

con la intencin de dar

cumplimiento al reglamento de prcticas profesionales.

El principal propsito es dar a conocer sistemticamente las


acciones desarrolladas en el centro de prcticas, los cuales contribuyen
satisfactoriamente en mi formacin profesional.

La estructura que contiene el presente informe de prcticas consta


de tres captulos: en el CAPITULO I, Se ha considerado los datos
informativos, objetivos y mtodos utilizados, el CAPITULO II, trata sobre
naturaleza y descripcin del centro de prcticas, dentro del CAPITULO III,
se describe las actividades realizadas dentro del centro de Prcticas, y
concluyen

con las conclusiones, sugerencias, bibliografa y anexo en

forma documentada.

SECRETARIADO EJECUTIVO

PGINA

Es

propicia

la

oportunidad

para

expresar

mi

gratitud

reconocimiento infinito a todas las personas que laboran en el Gobierno


Regional de Desarrollo Social de Huancavelica por brindarme en todo
momento su valioso apoyo y orientacin,
LA ALUMNA.

SECRETARIADO EJECUTIVO

PGINA

SUMARI
O
INFORME

DE

PRACTICAS

PRE

PROFESIONALES

DEL

MODULO III ASISTENCIA DE DIRECCION Y GERENCIA REALIZADO EN


LA OFICINA DE LA JUVENTUD CULTURA Y DEPORTE DEL GOBIERNO
REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL DE HUANCAVELICA.

DEDICATORIA
INTRODUCCION
SUMARIO O INDICE

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CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES

1
2
3

DATOS INFORMATIVOS:
1
Institucin de Estudio
2
Carrera Profesional
3
Tipo de practica
4
Centro de practica
5
rea
6
Nombre del practicante
7
Duracin
8
Nombre del asesor
9
Jefe de rea acadmica
10
Director
FUNDAMENTACION DE LA PRACTICA:
1
Fundamentacin del modulo
Competencia general
Capacidades profesionales
Unidad de competencia del mdulo tcnico profesional
2
Objetivos de la practica
2.1.1. Objetivos generales
2.1.2. Objetivos especficos
2.3. Justificacin
2.4. Planificacin
2.5. Metodologa

CAPITULO II
DESCRIPCION DEL CENTRO DE PRCTICA

BREVE DESCRIPCION DE LA EMPRESA


Razn social
Nombre
Direccin
Telefono

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Nombres de los responsables de la empresa

ASPECTOS TECNICOS DE LA ENTIDAD


1
Ubicacin geogrfica
2
Plano de ubicacin

3. NATURALEZA DEL CENTRO DE PRCTICA


3.1. Resea histrica del centro de prctica
3.2. Fines del centro de prctica
3.3. Funciones del centro de prctica y de la oficina
3.4. Estructura organizacional del centro de prctica

CAPITULO III
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN
EL CENTRO DE PRCTICA

1. ANTECEDENTES DE LA PRCTICA
1.1 Descripcin de la funciones
1.1.1 De la secretaria
1.1.2.De la practicante

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2. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REALIZADA


2.1. Actividades frecuentes realizadas en el centro de
prctica
2.2. Actividades eventuales realizadas en
el centro de prctica
2.3. Bienes utilizados en el centro de
prctica
2.3.1. Equipos de oficina
2.3.2. Mobiliarios utilizados
2.3.3. Materiales de escritorio,
limpieza.
2.3.4 Documentos
2.3.5 Accesorios
2.4. Cumplimiento de horario.

3. DESCRIPCION DE LOS RESULTADOS


OBTENIDOS
3.1. LOGROS
3.2. DIFICULTADES
CONCLUSIONES
SUGERENCIAS
BIBLIOGRAFIA
ANEXO

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PGINA

ca
pi
ASPECTOS GENERALES

DATOS INFORMATIVOS:
1

Institucin de estudios :Instituto de Educacin Superior


Tecnolgico
Publico
de

2
3
4

Huancavelica
Carrera profesional
: Secretariado Ejecutivo
Tipo de prctica
: III Modulo.
Centro de prctica
: Gobierno Regional de Desarrollo

Social
rea

cultura y deporte de Huancavelica.


Nombre del practicante : INDIRA DE CARLO TORRES

SKOPAC.
Duracin
1
2

8
9
10

: oficina regional de la juventud,

: 712 Horas Cronolgicas


: 03 de Mayo del 2014
: 22 de Septiembre del 2014
Nombre del asesor
:
Jefe de rea acadmica :
Director
:
FECHA DE INICIO
FECHA DE TRMINO

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FUNDAMENTACION DE LA PRACTICA:
1
FUNDAMENTACIN DEL MODULO.
1
COMPETENCIA GENERAL:
Planificar, organizar, ejecutar y evaluar la gestin de
actividades secretariales en el desarrollo de las
actividades secretariales, as como asistir a la Oficina
Regional de la Juventud, Cultura y Deporte del
Gobierno

Regional

de

Desarrollo

Social

de

Huancavelica de acuerdo a las normas de seguridad


integral demostrando afectividad, pro actividad, tica
profesional y actitud de cambio en las Institucin.
2

CAPACIDADES PROFESIONALES:
Capacidades tcnico transformadoras:

Redactar todos los documentos de las entidades en forma eficaz y

eficientemente.
Clasificar, ordenar, codificar y archivar documentos de diversa

ndole, obteniendo una mejor organizacin documentaria.


Transcribir e interpretar dictados de acuerdo a tcnicas

establecidas con precisin y exactitud.


Digitar con precisin y exactitud todo tipo de documentos

administrativos
Manejar diversos programas de computacin que ayudan a
ejecutar el trabajo de la oficina con eficiencia y eficacia.

SECRETARIADO EJECUTIVO

PGINA

Utilizar diversos equipos de oficina para optimizar el buen

funcionamiento de la misma.
Aplicar el manejo de la contabilidad bsica y computarizada

correctamente.
Demostrar capacidad para el desarrollo de eventos y certmenes

con diplomacia.
Aplicar marketing secretarial dentro y fuera de la organizacin.
Manejar adecuadamente los fondos econmicos.
Capacidades de organizacin:

Organizar los eventos de clausura en las


diferentes sedes donde se dict los cursos de

capacitacin.
Organizar y administrar la oficina de acuerdo a

tcnicas y criterios bsicos establecidos.


Organiza los cursos de capacitacin dirigido a

los participantes.
Poseer una visin general para organizar
eventos sociales y culturales dentro y fuera de

la Institucin.
Disear, adecuar y operatividad el sistema de
archivo manual y computarizado para lograr

fluidez y eficacia en el trabajo.


Evaluar el plan de trabajo de la oficina
contrastando los resultados obtenidos con las
metas y objetivos de la institucin, proponiendo

alternativas de solucin.
Organizar la agenda en coordinacin con el
jefe, concertando y confirmando citas.

SECRETARIADO EJECUTIVO

PGINA

Organizar

la

correspondencia

remitida

recibida de acuerdo a normas establecidas.

Capacidades de cooperacin y comunicacin:

Brindar informacin a los participantes de su


situacin acadmica e informes de cursos a

desarrollarse.
Establecer comunicacin
desarrollo

de

su

trabajo,

efectiva

en

el

empleando

un

lenguaje claro y conciso.


Optimizar las relaciones pblicas para mejorar

la imagen organizacional.
Mantener buenas relaciones interpersonales

dentro y fuera de la organizacin.


Demostrar fluidez comunicativa

organizaciones.
Recepcionar

transferir

entre

las

informacin,

estableciendo una eficiente comunicacin.


Responsabilidad y autonoma:

La profesional de secretariado ejecutivo trabaja


bajo la supervisin de su jefe inmediato

superior de la organizacin.
Asumir la responsabilidad del manejo del
proyecto e informar las actividades realizadas
en el proyecto.

SECRETARIADO EJECUTIVO

PGINA

Es responsable de recepcin y manejo de la


informacin,

el

desarrollo

de

actividades

secretariales

la

asistencia

institucional

gerencial.
Tiene autonoma en el trabajo de la oficina,
aplicar tcnicas de archivo, la operacin de

equipos electrnicos e informticos.


Debe asistir en la determinacin de estrategias
administrativas, el establecimiento del sistema
de control y seguridad de la informacin. La
implementacin de los cambios en los mtodos
de trabajo, los criterios para la organizacin de

reuniones y eventos.
Puede asistir en la

verificacin

de

las

condiciones adecuadas de los ambientes y


operatividad de los equipos utilizados en el
3

mbito laboral.
UNIDAD DE COMPETENCIA DEL MDULO
TCNICO PROFESIONAL:
Realizar la Asistencia de Direccin y Geremcia en la
institucin segn sus procedimientos y trmites
correspondientes del mismo modo la atencin al
pblico o usuario teniendo en cuenta las normas y
procedimientos establecidos por la organizacin.

2
2.2.1.

OBJETIVOS DE LA PRACTICA:
Objetivos Generales:

SECRETARIADO EJECUTIVO

PGINA

El objetivo principal que me lleva a realizar mis prcticas pre


profesionales es obtener el certificado del Mdulo III en la carrera

de Secretariado Ejecutivo.
Aplicar y desarrollar los conocimientos adquiridos en el Mdulo III
denominado ASISTENCIA DE DIRECCION DE GERENCIA en la
oficina Regional de la Juventud, Cultura y Deporte, como en la
trayectoria de mi propia experiencia, mostrando responsabilidad,

eficiencia y eficacia en la oficina designada.


Favorecer en la planeacin, organizacin, coordinacin y vigilancia
de los recursos con que cuenta en el centro de prctica, a fin de
proporcionar oportunamente los servicios Administrativos que se
requieran para el desarrollo de las funciones sustantivas de la
dependencia.
2.2.2.

Objetivos Especficos:

Identificarse como miembro de su centro laboral y por ende con su

profesin y las actividades que desempean.


Establecer una correlacin entre los conocimientos adquiridos y los

conocimientos por aprender, en la oficina.


Administrar de manera eficiente, los recursos humanos, financieros

y materiales que hayan sido puestos a su disposicin.


Realizar las gestiones administrativas del centro laboral.
Ejecutar y dar seguimiento a los documentos administrativos de la

oficina con eficiencia.


Mantener un alto nivel de motivacin hacia el trabajo, as como
buenas relaciones laborales y humanas con el personal

del

entorno.

SECRETARIADO EJECUTIVO

PGINA

Acumular experiencias que consolide el perfil profesional de la

carrera de secretariado ejecutivo en su mdulo III


Determinar el grado de responsabilidad de las funciones de la
secretaria.
3

JUSTIFICACIN:
La prctica pre profesional tiene como finalidad de consolidar la
situacin real de trabajo durante el proceso formativo en el
Modulo III ASISTENCIA DE DIRECCION Y GEREMCIA
correspondiente al V y VI semestre de formacin. Ya que es
un requisito indispensable para la certificacin modular y
posterior obtencin del ttulo profesional.

PLANIFICACIN:
Las docentes de la carrera profesional de Secretariado
Ejecutivo en el mes de octubre nos orientan para realizar
nuestras prcticas, en las diferentes instituciones pblicas,
el mismo mes se designa el lugar de prcticas, se pregunta
al Personal y cuando ya aprueban y aceptan que se
realizara las prcticas en la oficina antes mencionada, se
desarrollan las practicas por un periodo de cuatro meses de
mayo a septiembre, al concluir con las practicas se pasa a
elaborar el informe correspondiente a partir del mes de abril.

NORIENTACION

M J

01Orientacin de practicas
02Ubicacin de control de practicas

03Gestin de carta de presentacin

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04Presentacin de carta

05Ejecucin de practicas

06Culminacin de practicas

07Elaboracin de informe

5
1

METODOLOGA:
Mtodos:
1
Mtodo Descriptivo:
El mtodo descriptivo consiste en evaluar
ciertas caractersticas de una situacin
particular en uno o ms puntos del tiempo,
se

analizan

descubrir

as,

los

datos

cuales

reunidos
variables

para
estn

relacionadas entre s.
La Investigacin Descriptiva, describe una
situacin, fenmeno, proceso o hecho social
para formular, en base a hiptesis precisas
para de describir el comportamiento y
caractersticas de las diversas actividades
dentro de la oficina.
2

Mtodo Analtico Cientfico:


Consiste en la desmembracin de un todo,
descomponindolo

en

sus

partes

elementos para observar las causas, la


naturaleza y los efectos.
El anlisis es la observacin y examen de un
hecho en particular. Es necesario conocer la
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naturaleza del fenmeno y objeto que se


estudia para comprender su esencia.
2

Tcnicas:
Es un procedimiento o conjunto de reglas, normas o
protocolos, que tienen como objetivo obtener un
resultado determinado, ya sea en el campo de la
ciencia, de la tecnologa, del arte, del deporte, de la

educacin o en cualquier otra actividad.


De Observacin:
La observacin, como tcnica de investigacin, consiste
en "ver" y "or" los hechos y fenmenos que suceden
dentro

del

Vicerrectorado

Acadmico

de

la

Universidad Nacional de Huancavelica para poder


aprender de los errores y superarlos

De Informacin Bibliogrfica:
Durante las prcticas se consult varias bibliografas
teniendo en cuenta la utilizacin de instrumentos
como fichas bibliogrficas y de resumen anotando en
ellas cada una de las actividades realizadas y por
realizar en el centro de prcticas.

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CAPITUL
O II
DESCRIPCION DEL CENTRO DE PRCTICA
BREVE DESCRIPCION DE LA EMPRESA

Razn Social
: Institucin Pblica.

Nombre
: Universidad nacional de Huancavelica.

Direccin
: Jr. Victoria Garma N 275 Y Jr. Hiplito

Unanue N 280 cercado de Huancavelica.


Telfono
: 067-.
Nombre de los responsables del rea: Ph. D. Agustn Perales
Angoma

ASPECTOS TECNICOS DE LA ENTIDAD


1
Ubicacin Geogrfica:
La El Gobierno Regional de Huancavelica se encuentra a 3680.00
m.s.n.m. al noroeste de la ciudad de Huancavelica.
2
Plano de Ubicacin:

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NATURALEZA DEL CENTRO DE PRCTICA

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3.1 Resea Histrica del Centro de Prcticas:


Los orgenes de nuestra Universidad Nacional de
Huancavelica, se remonta a la poca del
gobierno del Gral. Manuel A. Odra, en la que se
presentan una serie de proyectos de creacin,
hasta el perodo del rgimen aprista, en el que el
Proyecto de Creacin, presentado por el
diputado Dr. Moiss Tambini del Valle fue
aprobado por Ley N 25265, la misma que se
promulg y se public el 20 de junio de 1990,
creando
la
Universidad
Nacional
de
Huancavelica con las siguientes Facultades:
Ciencias de Ingeniera, Educacin y Enfermera,
siendo la primera Universidad peruana que, por
creacin tiene un carcter descentralizada. Es
de mencionar la contribucin eficaz de los
diputados de entonces seores Tasiano Girn,
Andrs Loayza y Alejandro Herrera. As como el
senador de la Repblica Rolando Brea Pantoja
y de la Asociacin de Estudiantes Universitarios
Huancavelicanos
Residentes
en
Lima,
presididos por el Dr. Jorge Matos Mendieta.
La Primera Comisin Organizadora fue designada
por la Asamblea Nacional de Rectores, mediante
la Resolucin N 0270-90-ANR del 02 de
octubre de 1990, comisin esta que vino a
Huancavelica para instalar oficialmente la UNH,
en sta ciudad que es la sede central. Fue el
domingo 14 de octubre de ese ao en el que se
llev acabo, en la plaza de Armas, aquella
ceremonia
inolvidable
de
instalacin,
constituyendo un verdadero acontecimiento
cultural que marc un hito en la historia regional
de Huancavelica, en la que particip el pueblo
entero con toda su fuerza viva, sentndose
luego el acta correspondiente en el libro de oro
de hechos histricos de Huancavelica, donde
registraron sus firmas las autoridades de la
localidad, los miembros de la comisin y cientos

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de ciudadanos que presenciaron tan importante


acontecimiento.
El domingo 29 de setiembre de 1991, se realiz el
primer examen de admisin en los ambientes
del Centro Escolar N 37001 (Los Pepines) de
Huancavelica, en el que, de los 1231
postulantes, lograron ingresar 860 jvenes, los
primeros estudiantes de esta flamante
Universidad y, el 15 de junio de 1992, en un acto
igualmente histrico, la UNH dio inicio sus
actividades acadmicas tanto en Huancavelica
como en las subsedes descentralizadas de
Acobamba, Angaraes y Tayacaja.
La primera comisin organizadora de la UNH,
gobern hasta el ao 1992, gestin en la que se
logr constituir parte del primer pabelln de
Educacin, obtenindose un avance fsico de
12.50% eran miembros de aquella primera
comisin: presidente Ing. Armando Zarate
Gonzles, vicepresidente acadmico el Ing.
Mario Crdova, y vice administrativo Marino
Llanos Villajun.
La Asamblea Nacional de Rectores, con fecha del
26 de febrero de 1993, expidi la Resolucin N
278- 93-ANR, nombrando a los nuevos
miembros
de
la
segunda
Comisin
Organizadora de la Universidad Nacional de
Huancavelica, que estaba conformada de la
siguiente manera: presidente, Lic. Carlos
Galarza Zavaleta; vicepresidente acadmico,
Lic. Jos Lpez Ganoza; vicepresidente
administrativo, CPC Alejandro Rodrguez
Aguilar.
La Segunda Comisin Organizadora comenz su
administracin y dictado de clases en un local
escolar del barrio de San Cristbal, que fue
prestado para el funcionamiento de las Escuelas
Profesionales
diversas,
igualmente
se
SECRETARIADO EJECUTIVO

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reiniciaron las obras en la Ciudad Universitaria


de Paturpampa.
Poco a poco se fueron incorporando nuevas
Escuelas acadmico profesionales como la de
Administracin, Contabilidad, Ingeniera Civil,
Ingeniera de Agroindustria, Derecho y Ciencias
Polticas y Obstetricia, mediante Resoluciones
Ns 175, 176, 177, 178, 179-2003-R-UNH,
respectivamente. De igual manera, nuestra
infraestructura fue amplindose y mejorando
para brindar cobertura a la nueva poblacin
estudiantil que tocaba a nuestra puertas; es as
como se construy la Biblioteca Central, el
moderno edificio de la Facultad de Ciencias
Empresariales (nico en su gnero en
Huancavelica) la Sala Internacional de
Videoconferencia, el pabelln de Facultad de
Derecho, Enfermera, el Comedor Universitario y
diversas obras en las sedes de la Acobamba,
Pampas y Lircay, haciendo de nuestra
Universidad una de las ms modernas del pas.
En el ao 2006, por acuerdo de Consejo
Universitario se crearon las Facultades de
Electrnica Sistemas (Pampas), Ingeniera de
Agronoma-Agroindustrias
(Acobamba)
e
Ingeniera de Minas-Civil (Lircay), lo que ha
permitido una verdadera descentralizacin
administrativa y acadmica, invitando al
progreso de nuestras provincias. Podemos decir
que en la actualidad contamos con una
poblacin estudiantil de 4300 estudiantes
distribuidos en todas las sedes, adems
contamos con una Escuela de Post-Grado,
encargada de formar en el ms alto grado
acadmico a los profesionales de nuestra
regin.
En el ao 2007, se eligieron nuevas autoridades
presididas por la Dra. Yda Flor Camposano
Crdova como Rectora, como Vicerrectora

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Acadmica encargada, la Dra. Zeida Patricia


Hoces
la
Rosa
y
como
Vicerrector
Administrativo, el Mg. Adolfo Ricardo Cortavarra
Linares. Durante este gobierno se desarrollaron
muchas actividades de gran importancia para el
desarrollo acadmico; es as que, por primera
vez se ha desarrollado el Plan Estratgico
Institucional 2007-2011 de carcter participativo.
A finales del 2007 asume el Vicerrectorado
Administrativo encargado al Mg. Edgar Quispe
Pea, quien le dio gran impulso a los convenios
internacionales logrando que nuestros docentes
y estudiantes viajaran a distintas universidades
de Europa y Amrica a travs del programa
Erasmus Mundus.
En el ao 2010 termina la encargatura de la Dra.
Zeida Hoces siendo elegido para reemplazarla
al Mg. Ruggerths De La Cruz Marcos, quien
asume el cargo dedicando sus esfuerzos a
apoyar la gestin de la Dra. Camposano.
A pocos meses de culminar la gestin de la Dra
Camposano, se presentan graves problemas en
la Universidad. La creacin de la Universidad de
Tayacaja seccionando parte del presupuesto de
la UNH adems de su infraestructura ubicada en
Pampas, conllev a movilizaciones, paros y
marchas a la ciudad de Lima, buscando que el
Congreso de la Repblica de marcha atrs en
su intento de afectar la economa de nuestra
universidad.
En Huancavelica, se dan enfrentamientos entre los
estudiantes y las fuerzas del orden que culmina
con la muerte de cuatro personas en sendos
enfrentamientos de los das 21 y 22 de junio,
das que quedaran marcados en la historia de
los hijos de Huancavelica en su lucha por
defender la autonoma universitaria y el
presupuesto de la UNH.
SECRETARIADO EJECUTIVO

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Al retorno de Lima, los estudiantes denunciaron


irregularidades y corrupcin de las autoridades,
por lo que tomaron las instalaciones
universitarias, tanto la parte acadmica como
administrativa por el periodo de dos meses,
exigiendo a la Asamblea Nacional de Rectores
la reorganizacin total de la Universidad.
En el mes de julio renuncia ante la ANR la Rectora,
Dra. Yda Camposano Crdova, asumiendo el
cargo el Vicerrector Acadmico, Mg. Ruggerths
De La Cruz hasta el 15 de agosto que llega por
encargo de la ANR la Comisin Transitoria de
Gobierno, presidida por la Dra. Lida Violeta
Asencios Trujillo procedente de la Universidad
Enrique Guzmn y Valle (La Cantuta); el
Vicerrectorado Acadmico lo asume el Dr. Daro
Emiliano Medina Castro, procedente de la
Universidad Nacional de Trujillo; y el
Vicerrectorado Administrativo lo asume el Dr.
Edwin Guillermo Auris Melgar, procedente de la
Universidad San Luis Gonzaga de Ica.
Esta Comisin inici sus funciones poniendo
nuevamente en actividad los ambientes
administrativos y acadmicos recalendarizando
las labores acadmicas buscando no perder el
ao lectivo 2011, as como evitar las prdidas
econmicas producto de los meses de
paralizacin, este gobierno dur en funciones
sesenta das.
Desde el mes de octubre se le renueva la confianza
a la Comisin presidida por la Dra. Lida la cual
cambia de denominacin a Comisin de Orden y
Gestin, la cual viene trabajando intensamente
con la finalidad de elegir nuevas autoridades y
dejar la Universidad en condiciones de
autogobernarse y continuar con su labor
formadora del pueblo huancavelicano.

SECRETARIADO EJECUTIVO

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3.2 Fines del Centro de Prctica:


universidad lder y competitiva en la formacin profesional
cientfica, tecnolgica y humanista, comprometida con el desarrollo
sostenible de la regin.
universidad
profesionales

alto

andina,

cientficos,

descentralizada,
tecnolgicos

formadora
y

de

humanistas

comprometidos con el desarrollo integral generando conocimiento y


transfiriendo tecnologa en armona con el ambiente.
3.3 Funciones del Centro de Prcticas y de la
Oficina:

Reemplazar al Rector o Vicerrector Administrativo, en caso de:


ausencia, licencia, vacancia u otro impedimento temporal.

Elaborar y proponer al Consejo Universitario los lineamientos de


poltica de desarrollo acadmico de la UNH, para su aprobacin e
inclusin en el Plan Estratgico Institucional y Plan operativo.

Proponer al Consejo Universitario proyectos y directivas


metodolgicas de produccin, aplicacin, evaluacin y
actualizacin del Plan Acadmico de la Institucin.

Coordinar con los decanos y el Director de la Escuela de Post


Grado la ejecucin del Plan Acadmico.

Supervisar y controlar el funcionamiento

de las direcciones a su cargo. Propone al Consejo Universitario los


candidatos para ocupar dichos cargos.

Elevar anualmente al Consejo Universitario la evaluacin del


funcionamiento de las dependencias a su cargo.

SECRETARIADO EJECUTIVO

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Presidir el Consejo Acadmico.

Promover la participacin de la UNH en actividades educativas y


culturales.

Participar como representante de la UNH ante los organismos


encargados de la poltica nacional de ciencia y tecnologa.

Otras funciones que le seale el Estatuto, el Rector, el Consejo


Universitario, o la Asamblea Universitaria.

3.4

ESTRUCTURA

ORGNICA

UNIVERSIDAD

DE

NACIONAL

LA
DE

HUANCAVELICA
VICER
R
E

OFICINA DE INFORMTICA Y

SECRETARIADO EJECUTIVO

PGINA

SECRETARIADO EJECUTIVO

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CAPITULO
III
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
DESARROLLADAS EN EL CENTRO DE
PRCTICA

ANTECEDENTES DE LA PRACTICA:
Las practicas pre profesionales correspondientes a la Modulo III fueron
aprobadas una vez entregada a la institucin de prcticas, la carta de
presentacin emitida por el instituto de Educacin Superior Tecnolgico
Publico Huancavelica, fue presentado a la oficina de personal a partir
del 18 de abril de 2013 al 22 de agosto de 2013 con una duracin de
712 horas cronolgicas. La ejecucin de mis prcticas las desarrolle
en la oficina del Vicerrectorado Acadmico de la Universidad Nacional
de Huancavelica.
1

Descripcin de las funciones.

De la secretaria.
1
Organizar los cursos de capacitacin que se dictaran el
2

los docentes de los distintos programas


Preparar los documentos de forma clasificada para

conocimiento, firma y proveido respectivo del jefe


Tramitar toda la documentacin que se requiere para el
desarrollo de la oficina

SECRETARIADO EJECUTIVO

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Realizar el registro de documentos recibidos de los

auditores,para tramitar
Decepcionar y registrar los documento en el cuaderno de

documentos recibidos
Preparar y ordenar la documentacin para las reuniores

y/o concursos de adjudicacin.


Manejar el control de asistencia de los participantes y

docentes capacitadores.
Recepcionar y registrar todo los documentos emitidos por

9
10
11

los especialistas.
Recepcionar las llamadas telefnicas y tomar recados.
Coordinacin de reuniones y concentracin de citas.
Realizar los trmites de sus viticos para los
especialistas.

DE LA PRACTICANTE.
Apoyo de la secretaria y del jefe con las labores
1

encomendadas como detallo a continuacin:


Asistir puntualmente y con mucha responsabilidad al

centro de practicas
Tramitar los documentos

respectivo de cada documento segn lo corresponda.


Referenciar los Exmenes Especiales de cada uno de los

Auditores para enviar a la Oficina Regional de Control


Clasificar y archivar los documentos recibidos

dependiendo del proveido del jefe.


Recepcionar y registrar los documentos emitidos por los

diferentes especialistas.
Redactar los documentos como: oficios, memorando,

hacer

el

seguimiento

informes, etc.

SECRETARIADO EJECUTIVO

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Recepcionar llamadas telefnicas y tomar recados para

luego informar.
Preparar tapas para los Exmenes Especiales, Hojas

Informativas, Hojas de Evaluacin.


Atencin amable y cordial al pblico y/o usuario en

10

general.
Preparar y tramitar los viticos para los auditores que

11

saldrn de comisin de servicios


Limpieza y cuidado delos equipos y mobiliarios asignados

a cada especialista.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REALIZADA.
1

ACTIVIDADES FRECUENTES REALIZADAS EN EL CENTRO DE


PRCTICA:
Las actividades realizadas diariamente dentro del marco de mis
prcticas y en mi condicin de futura secretaria ejecutiva,
desarrollada en la oficina del rgano de Control Institucional
(OCI) del Gobierno Regional de Huancavelica, son las siguientes.
ASISTENCIA DIARIA AL CENTRO DE PRACTICAS
La asistencia al centro de prcticas es diaria de lunes a viernes a
tiempo completo con puntualidad y mucha responsabilidad,
cumpliendo el horario establecido de la siguiente manera:
ENTRADA MAANAS: 08:00 am
SALIDA: 01:00 pm
ENATRADA TARDES: 02:00pm
SALIDA: 5:00 pm
ATENCIN AL PBLICO:
Es importante brindar un buen servicio al cliente o usuario. Y tenemos
que poner en prctica los siguientes aspectos que fueron

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necesarios para una buena atencin al pblico: cortesa, atencin


rpida, , atencin personalizada, y brindarle una informacin
acertada

y siempre responder a sus necesidades con

entusiasmo y cordialidad. Siempre se debe iniciar con un saludo de


cortesa.

TRAMITE DOCUMENTARIO
Es un procedimiento que cada documento deber pasar para que
pueda ser atendida y para ello debemos de hacer seguimiento
adecuado al documento, colocando el nmero de registro, sello de
proveido y su adecuada derivacin a la oficina correspondiente.
En la oficina de direccin de gestin pedaggica el trmite se realiza

de la siguiente manera:
De acuerdo al sello de proveido el documento ser derivado a la

dependencia que le corresponde.


De acuerdo al sello se realizara el seguimiento de los requerimientos
expedidos por la oficina.
RECEPCIONAR Y REGISTRAR LOS DOCUMENTOS:

Recepcin de documentos mediante el sisguedo


Es Sistema de Gestin Documentaria SISGEDO es una
aplicacin web que permite mejorar el acceso a la informacin
pblica, ordenar y controlar eficientemente los diferentes
procedimientos administrativos.
El SISGEDO permite al ciudadano conocer el estado del trmite
que ha iniciado todo expediente que ingrese o se genere en

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PGINA

cualquiera de las entidades que conforman el Gobierno


Regional de Huancavelica, facilitando su seguimiento y
garantizando su atencin.
El Sistema de Gestin Documentario, mejora el acceso a la
informacin y disminuye los tiempos de atencin a la
ciudadana. El sistema utiliza la tecnologa web y software
libre.
Recepcin de documentos
Consiste en recibir los diferentes documentos que provienen de
las oficinas de la institucin y de las instituciones pblicas o
privadas. Para ello se tiene en cuenta lo siguiente:

Recibir el documento original y respectivo cargo.


Sellamos. con el sello de recepcin ambos documentos.
El sello tiene las siguientes indicaciones las cuales deben
rellenarse correctamente: N de expediente, fecha, hora, folio
y firma.

Luego es devuelto el cargo del documento al

interesado.

Sellos de recepcion

Guardar con mucha seguridad los sellos de la oficina por que el


ambiente de trabajo es compartida con los tcnicos y asistentes

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administrativos motivo por el cual el guardado bajo llave los


siguientes sellos: el sello redondo, el sello de pos firma, el sello de
recepcin y por ltimo el sello de visto bueno.
Registro del documento:
Consiste en anotar los datos ms resaltantes de los documentos
recepcionados en el de registro previamente legalizado por el
asesor jurdico de la institucin, con la finalidad de controlar y
ubicar fcilmente y agilizar el trmite. Existen dos tipos de registro
de

documentos:

Registro de documentos emitidos:


Son documentos que se generan dentro de la oficina y son
emitidos hacia las diferentes reas de la institucin o fuera de
ellas. para tal efecto se consignan los siguientes datos en el
cuaderno de registro.

El N de documento

Fecha de emisin

Destinatario

Asunto

FECHA/
SISGEDO

DESTINO

ASUNTO

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PGINA

Acciones
23/NOV/13

1531

575111

PABLO RIVERA CANGALAHUA


Jefe de la ORC-HVCA

relacionadas

con

la

normativa de sanciona miento


contable

23/NOV/13

1532

NIMIA CHIN ARCE


Informacin
Departamento de Gestin de Sociedades

575116

sobre

solicitud

de

de Auditoria Contralora General de

designacin de SOA por parte del

la Republica

Gobierno Regional

Registro de documentos recibidos:


Se consigan los datos ms resaltantes de aquellos documentos
que se provienen de las diferentes instituciones y de las
diferentes reas. Estos datos son:

Nmero de Expediente: Se coloca un nmero consecutivo


asignado a cada documento segn el orden de ingreso.
Los

nmeros

deben

tener

tres

dgitos

estos

son

enumerados con la finalidad de llevar un buen control en

todos los documentos que ingresan.


Fecha de Recepcin: se coloca el da, mes y ao de la

recepcin del documento.


Procedencia: Se consigna los datos de la persona quien

firma el documento as mismo se considera el cargo.


Tipo de Documento: Se anota el tipo de documento,
quiere decir que debo trascribir el cdigo del documento
ejemplo:
OFICIO N 039-2012-OEPE-SOS/GOB-REG-HVCA

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Asunto: Se trascribe l documento recepcionado. Si en


caso no tuviera se lee el documento y se extrae los datos
ms

importantes

del

fundamente

exposicin

del

documento.
Folios: al momento de recibir un documento siempre es
necesario contar la cantidad de hojas adjuntas que trae
consigo el documento y se debe registrar.
Derivado A: una vez que los documentos tengan el
respectivo provedo se procede a descargar y entregar a su
destino o puede ser archivado; entonces son esos datos
los que se consignan; tales como la oficina, el que te
decepciono el documento, la firma y fecha de entrega.

DE
FECHA/
PROVE
SISGEDO

RECIBIDO FIRMA
FOLIOS REFERENCIA DE DOCUMENTO

PROCENENCIA

ASUNTO
POR

FECHA

IDO

Lic.ANGEL

OFICION2332721

06/DIC/12
582582

05

Remito

informacin

2012/GOB.REH.HVA/GGR-

solicitada

ORA-

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Ing.CARLOS
CARBAJAL
2722

06/DIC/12
581667

Remitir la relacin de

INFORME N 620-2012/GOB.REG66
HVCA/GSRC/G

TORRES
Gerente Sub Regional

docentes
inscritos

de
Castrovirreyna

CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS RECEPCIONADOS.Yo en mi funcin de practicante clasifique los documentos


recepcionados, para su atencin inmediata como los oficios, los
memorandos, informes y algunas solicitudes presentadas lo

usuarios y otras entidades Ejemplos.


Oficios:
1 Emito relacin de Auditeres que viajaran a curso de
capacitacion.
2 Designacin de Auditeres para participacin en curso de
capacitacion .
3 Invitacin a curso de capacitacin.
4 Acreditacin del veedor.
5 Requerimiento de informacin para actividad de control
COORDINAR REUNIONES Y AGENDAS:
La secretaria debe contar siempre con la agenda pues es indispensable
ya que nuestra memoria es frgil por los tanto los eventos que se
van a realizar durante el da; tales como las reuniones del jefe del
rgano de Control Institucional con los

usuarios que vienen a

presentar sus quejas y/o dudas y otros funcionarios de la Oficina


Regional de Control Huancavelica con quienes el jefe debe hacer
coordinaciones deben estar debidamente registrados al igual que las
reuniones ya que en el se tomaran acuerdos y decisiones que
debern estas escrita y firmadas en el acta.

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Libro de actas para reuniones


ACTAS ORDINARIAS: SE LLEVA A CABO

ACTAS EXTRAORDINARIAS.- las actas extraordinarias se realiza en


casos de emergencia por lo cual son programadas de un momento
a otro por alguna emergencia que se presente en el programa, el
esquema es idntico al del acta ordinaria.
El desarrollo de la sesin extraordinaria toma en cuenta solo cuatro
estaciones o momentos de la sesin que son: control de asistencia
lectura de la agenda, orden del da y aprobacin del acta.
CLASIFICAR Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS:
Archivo: es un proceso sistemtico que consiste en la organizacin,
descripcin, codificacin y control de documentos, consignado todos
los datos necesarios.
El archivo de documentos en la oficina del vicerrector acadmico se
realiza diariamente de acuerdo al orden de llegada y salida. Para ello
antes de archivar yo clasifico y ordeno. Por lo que dentro de la
oficina del vicerrectorado acadmico se utiliz el sistema sucesivo

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para los documentos recibidos, se archivan de acuerdo a la llegada y


en el archivador que corresponde por ejemplo: si llego el documento
de

la

oficina

de

Vicerrectorado

Administrativo

el

jefe

de

Vicerrectorado Acadmico lo revisara y si en el provedo dice su


archivamiento correspondiente, se procede a archivar en el
archivador de documentos recibidos de la Oficina de Vicerrectorado
Administrativo; y el sistema numrico para los documentos emitidos,
de acuerdo a la numeracin de los documentos emitidos se archiva
ejemplo: si redactamos un oficio y su numeracin es el OFICIO N
225-2013/ VA.UNH entonces procederemos a archivar el cargo de
aquel documento en el archivador de documentos emitidos de
Oficios.

Archivadores
REDACCIN

DE

DOCUMENTOS:

documentos con discernimiento

Consiste
propio, de

en

redactar

acuerdo

indicaciones generales. Para esta actividad se utiliz

los

a las
una

computadora con respectiva impresora, utilizando el programa

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Word 2007. Dentro de ello citaremos los documentos ms


importantes que se utilizaron durante el tiempo de prctica.
OFICIOS: El oficio se redacta para dar respuesta a un documento
recibido y/o cuando se va pedir o solicitar algo a otra entidad por
ejemplo si queremos sacar documentos de archivo central
solicitamos mediante un oficio dirigido al jefe de Archivo Central en
este caso al Sr. Augusto Olivares Jefe de Archivo central para que
nos pueda facilitar las hojas informativas el ao 2010, el jefe tendr
que revisarlo despus de redactado para su firma correspondiente.
MEMORANDO.
El memorando, se utiliza en la Oficina de Control Institucional del
Gobierno Regional de Huancavelica, para comunicar eternamente
a cada uno de los auditores, que debern realizar un viaje de
comisin de servicios a las provincias, asistir a un proceso de
seleccin como veedores, etc.

MANEJO DE DOCUMENTOS

Una vez redactados los documentos por rdenes del jefe se


imprime tres copias uno para entregar y uno para el cargo y el otro

para su archivo personal del jefe.


Luego se estampa con el sello redondo y pos firma del jefe.
Se pasa al jefe para su respectiva firma
Luego se le da el trmite correspondiente al documento.
Posteriormente se hace el seguimiento del documento.
Luego se archiva el cargo del documento

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Se usa el papel A4 para todos los documentos administrativos


excepto al memorando que se usa papel A3
LIMPIEZA Y CUIDADO DEL ESPACIO ASIGNADO DE TRABAJO.Como el escritorio, la computadora, mi escritorio y la impresora. As

como tambin el escritorio de mi jefe.


2 ACTIVIDADES EVENTUALES REALIZADAS EN EL CENTRO DE
PRCTICA:
Apoye en el vicerrectorado administrativo cuando se ausento la
secretaria por motivos de salud por una semana.
Apoye en las diferentes sesiones de consejo universitario a distribuir
boletines y el breack.
Apoye en la asamblea nacional de rectores recepcionando a los
diferentes rectores de diferentes universidades
3

BIENES Y OTROS UTILIZADOS EN EL CENTRO DE PRCTICA:

2.3.1. EQUIPO DE OFICINA:


COMPUTADORA.- En la oficina del Organo de control institucional
del Gobierno regional la computadora se utiliza para redactar
documentos utilizando Microsof Word, y el Microsoft Excel utilice
para realizar cuadros y tablas para detallar cada una documentos,
mobiliarios, equipos,etc. que el jefe de OCI har entrega de cargo
si se cambiara de jefe.

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FOTOCOPIADORA.

En la Oficina de Control Institucional del Gobierno


regional la fotocopiadora la utilizamos para copiar
documentos por ejemplo los anexos de un Informe
Especial, de hojas informativas, de Informes de
veedura o en casos de que la secretaria solicite una
copia de documentos recibidos para adjuntar al
documento en este caso al oficio se le adjuntara un
ejemplar del documento recibido para nuestro cargo.
El manejo de la fotocopiadora es sencillo ya que solo
insertas las hojas que se han de imprimir en el
pasword (orificio por donde la maquina jala las hojas
para fotocopiarlas) y se presiona el botn verde o
llamado Start.
IMPRESORA LSER.

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PGINA

La

impresora

lo

utilizamos

para

imprimir

los

documentos redactados por la secretaria, ejemplo:


oficios, memorandos, Informes, etc, mientras que los
auditores imprimen las hojas informativas, informes
de veedura, etc. y yo como practicante realice la
impresin de lomos para los archivadores, la pasta
para las hojas informativas ,informes de veedura,
etc y todo tipo de documentos que los Auditores
requieran.
Las impresiones se realizan a blanco y neg, y no a
colores porque est prohibido en las instituciones
pblicas imprimir a colores.

LAPTOP
Hice uso de la laptop cuando la mquina que me
designaron colapso, es similar a la computadora con

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la diferencia de que es liviano y se puede trasladar


de un lugar a otro con mucha facilidad.

2.3.2. MOBILIARIOS UTILIZADOS:

Sillas
Mesas
Muebles para la computadora
Estantes para archivar.
Estantes para los bienes materiales, etc.

2.3.3. MATERIALES DE ESCRITORIO:

Papel bond
Tampones.
Sellos.
Lpices
Lapiceros
Archivadores

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Engrapadores
Perforador
Tijera
Fechador
Tajador
Cuaderno de actas
Cuaderno de registro.
Goma.
Cinta de embalaje.
Porta sellos
Porta clips
Porta papelera
Porta lapiceros
Corta papel, etc.

2.3.4. MATERIALES DE LIMPIEZA:

Limpia vidrio
Lavavajilla
Ambientador
Otros

CUMPLIMIENTO

DE

HORARIO:
Mi permanencia en el vicerrectorado acadmico de la
universidad nacional de Huancavelica, fue a partir del 18 de
abril al 22 de agosto de 2013, cumpliendo una jornada
laboral de 712 horas cronolgicas, asistiendo puntualmente
y cumpliendo estrictamente

con el siguiente horario

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establecido por la oficina de personal de la Universidad


Nacional de Huancavelica.

De lunes a viernes:
Maanas : 8:00 am a 1:00 pm.
Tardes

: 2:00 pm a 5:00 pm.

DESCRIPCION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS


1 LOGROS:

Lo ms resaltante es que pude mejorar a travs de la prctica en lo


que respecta a mis conocimientos adquiridos, ya sea en ofimtica,

redaccin, atencin al usuario entre otros.


En el Vicerrectorado Acadmico de la universidad logre adquirir

mucho ms experiencia laboral, personal y profesional.


Con el pasar de los das pude entender, comprender y aprender

mejor las labores de la oficina del vicerrector acadmico.


Tambin comprend que se tiene que dar buen uso a todos y cada
uno a los recursos del estado ya sean recursos humanos y/o

recursos financieros.
Aumente con la experiencia mi vocacin de lder y el trabajo en
equipo, aplicando muchos valores como la puntualidad, el respeto,

la responsabilidad, la honestidad, la solidaridad, etc.


Aprend a tomar con ms responsabilidad mis labores como
secretaria durante el tiempo en que la secretaria de la oficina del
Vicerrector

Acadmico

se

ausento

comprender

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que

la

PGINA

puntualidad, la responsabilidad y otros valores son importantes


para obtener un buen producto.

2 DIFICULTADES:
Me dificulte al principio a redactar documentos como los informes, y

los oficios pero con el transcurso de los das se me fue fcil.


Las dificultades fueron pocos porque luego me fui adaptando al
trabajo de la oficina.

SECRETARIADO EJECUTIVO

PGINA

CONCLUSIONES.

Realizar las practicas pre profesionales en el Vicerrectorado


Acadmico de la Universidad Nacional de Huancavelica, fue una
experiencia muy agradable, y a la vez me sirvi para aprender las

diferentes actividades que realizan las secretarias.


El haber completado satisfactoriamente mis

prcticas

pre

profesionales y lo mejor de todo incrementar, fortalecer y poner en


prctica mis conocimientos adquiridos me ha ayudado mucho en lo

que respecta a mi experiencia profesional, laboral y personal.


Para realizar las practicas pre profesionales implican mucha
responsabilidad y sobretodo tener el inters de aprender, para
poder realizar las actividades encomendadas con satisfaccin en
los diferentes momentos y/o circunstancias en que se presentan en
muchos casos problemas por resolver.

SECRETARIADO EJECUTIVO

PGINA

SUGERENCIAS

Las alumnas de la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo


deben realizar sus prcticas pre profesionales al culminar cada
mdulo ya que ejecutndola lograran aprender ms sobre el

trabajo real de una secretaria ejecutiva.


Las clases que se realizan dentro de la Carrera Profesional de
Secretariado Ejecutivo sean ms prcticas para que la alumna no

tengan dificultades al momento de realizar sus prcticas.


La Carrera de Secretariado Ejecutivo debe contar con un
laboratorio propio de computacin para que las alumnas puedan
aprender el curso de redaccin administrativa y digitacin desde el
primer ciclo, para que as ya no tengan dificultades en el centro de

prcticas.
El avance de la tecnologa implica conocer nuevas cosas y
manejar nuevos equipo que faciliten nuestro trabajo, motivo por el
cual las alumnas necesitan conocer ms a fondo lo que el manejo
de la computadora y sus programas actualizados.

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BIBLIOGRAFA

Manual de Organizacin y Funciones de la Institucin


Manual de la Secretaria Moderna Editorial Oceano
Redaccin Administrativa de (OTTO VALLADARES).
Diario la vanguardia de la editorial (Ariel_Editorial_Planeta).
Taller de lectura y redaccin II. Del autor Snchez Prez

Thomson.
www.wiquipedia.com
www.misrespues.com
www.google.com

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