Está en la página 1de 82

SEP TecNM

INSTITUTO TECNOLGICO DE TIJUANA

Manual de procedimientos para el programa de Servicio


Social y Prcticas Profesionales en el Instituto de
Capacitacin y Formacin Profesional de la Procuradura
General de Justicia del Estado (P.G.J.E).

TITULACION INTEGRAL
INFORME TCNICO DE RESIDENCIA
PROFESIONAL

QUE PRESENTAN:
GARCA GUZMN STEPHANIA
GONZLEZ FERNNDEZ GETZA MARINA

PARA OBTENER EL TITULO DE:


LICENCIADAS EN ADMINISTRACIN

TIJUANA, B.C. AGOSTO 2016


2
3
NDICE

INTRODUCCIN
JUSTIFICACION 7

OBJETIVOS ......................................................................................................... 8
a) OBJETIVO GENERAL ............................................................................... 8
b) OBJETIVOS ESPECFICOS ....................................................................... 8
PROBLEMAS A RESOLVER ................................................................................. 9
PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS ....... 10
MARCO TEORICO ............................................................................................ 10
a) Manual para Elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos
............................................................................................................ 10
b) Manual de procedimientos en gestin de crisis ...................... 11
c) Administracin de Empresas, Teora y Practica ....................... 11
d) Preparacin del Manual de Oficina .......................................... 11
e) Manual de Procesos y Procedimientos Bases Estratgicas y
Organizacionales ............................................................................. 12
f) ... Manual legal de Procedimientos y su uso en Control Interno 12
g) Como preparar manuales administrativos ............................... 13
h) Manual del Proceso Contencioso Administrativo ................... 13
i) Planeacin y organizacin de empresas ................................. 14
j) Manual de Procedimientos Administrativos ............................. 14
k) Como elaborar y usar manuales administrativos .................... 14
l) Contenido del manual de procedimientos.............................. 15
m) Organizacin de las empresas ................................................... 16
n) Ley reglamentaria del Artculo 5 Constitucional, Relativo al
ejercicio de las profesiones ............................................................ 18
o) Reglamento de la ley reglamentaria del artculo 5
constitucional relativo al ejercicio de las profesiones. .............. 20

4
p) ...... Gua para la elaboracin del manual de procedimientos22
ATECEDENTES ................................................................................................... 41
MISIN .............................................................................................................. 41
VISIN .............................................................................................................. 42
VALORES ........................................................................................................... 42
Objetivo del manual ...................................................................................... 43
Alcance ........................................................................................................... 43
1. Disposiciones Generales ......................................................................... 44
2. Reclutamiento y Seleccin .................................................................... 45
3. Requisitos .................................................................................................. 45
4. Periodo de prestacin ............................................................................ 46
5. Control de Asistencia ............................................................................. 46
6. Becas ......................................................................................................... 47
8. Responsabilidades del Instituto de Capacitacin y Formacin
Profesional ....................................................................................................... 47
9. Responsabilidades del prestador de Servicio Social y/o prcticas
profesionales. .................................................................................................. 49
10. Lineamientos Generales. .................................................................... 50
Procedimientos ............................................................................................... 52
Captura al sistema de los estudiantes ..59
CONCLUSIN.................................................................................................. 60
RECOMENDACIONES ..................................................................................... 66
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ..................................................................... 67
ANEXOS

5
INTRODUCCIN

El presente manual de procedimientos tiene el propsito de guiar


especficamente y garantizar el desarrollo de las diferentes actividades, as
como tambin comprende de forma ordenada y detallada del proceso
para su ptima realizacin.

El manual de procedimientos para el programa de Servicio Social y


Prcticas Profesionales en el Instituto de Capacitacin y Formacin
Profesional de la Procuradura General de Justicia del Estado (P.G.J.E), es
un documento que contiene descripciones de actividades que
determinan el procedimiento para el trmite y registro de aspirantes.

Adems cuenta con un contenido de informacin y formularios,


documentos necesarios a utilizar y datos que pueda auxiliar al desarrollo
de las actividades del procedimiento del servicio social y/o prcticas
profesionales.

Dentro del manual, se establece el seguimiento y control de cada


actividad para el alcance de los objetivos.

Como todo documento, deber observarse y, en su caso, aplicarse con la


flexibilidad que sea autorizada, a fin de garantizar una aplicacin eficiente
y oportuna.

El manual se presenta como un documento de consulta para el propio


personal, los prestadores de servicio social y/o prcticas profesionales.

6
JUSTIFICACIN

La importancia del manual de procedimientos para el programa de


Servicio Social y/o Prcticas Profesionales de la Procuradura General
de Justicia del Estado (P.G.J.E) es brindar conocimiento de los pasos
de las actividades que se deben seguir y que los estudiantes
cumplan con el desarrollo, para un mejor control dentro del Instituto
de Capacitacin y Formacin Profesional.

Es necesario contar un manual de procedimientos ya que hace que


el ingreso de captura del prestador de Servicio Social y/o Prcticas
Profesionales sea ms factible, as como tambin haya un
seguimiento el en desarrollo de los tramites.

Este manual de procedimientos nos brinda los aspectos importantes


con el fin de conocer las prioridades de las actividades que hacen
posible que el proceso sea ms rpido y factible.

7
OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Implementar un Manual de Procedimientos como instrumento de apoyo
para asegurar que todas las actividades del programa de Servicio Social y
Prcticas Profesionales del Instituto de Capacitacin y Formacin
Profesional, se cumplan con calidad y en los tiempos programados.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Disponer de un manual de procedimientos que permita organizar la
ejecucin de programas de servicio social y prcticas profesionales
en las distintas facultades y escuelas.
Implementar un proceso claro y conciso para los ingresos de captura
al sistema de los estudiantes as como tambin las Altas, bajas,
liberaciones de los mismos.

8
PROBLEMAS A RESOLVER

El Instituto de Capacitacin y Formacin Profesional de la Procuradura


General de Justicia del Estado se dedica a dar seguimiento al programa
de Servicio Social y Prcticas Profesionales llevando un proceso, lo cual
hasta el momento no ha tenido resultado.

Existen diferentes problemas que a continuacin se mencionaran.

1. No hay un procedimiento claro para ingreso, reportes y concluidos


para los estudiantes que son por lnea.
2. No existe un seguimiento para realizar las capturas de Ingresos,
bajas y Concluidos.
3. Al realizar las entrevistas a los estudiantes para indicar el rea de
asignatura, no hay un control establecido.

9
PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

MARCO TEORICO
Manual para Elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos

Segn el autor Martin G. lvarez Torres menciona que: Los manuales son
una de las mejores herramientas administrativas porque le permite a
cualquier organizacin normalizar su operacin.

Los manuales de procedimientos son un manual que documenta la


tecnologa que utiliza dentro de un rea, departamento, direccin,
gerencia u organizacin. La elaboracin de manuales de procedimientos
implica en primer lugar definir las funciones y responsabilidades de cada
una de las reas que conforman la organizacin, incluso, en algunos casos
lo primero que hay que hacer es definir, las reas, agrupando o separando
funciones segn sea lo conveniente, para hacer frente al mercado y
cumplir con su misin.

El siguiente contenido es solamente una referencia de lo que podra incluir


un manual de procedimientos:

1. Portada
2. ndice
3. Objetivo de manual
4. Bitcora de revisin y modificaciones
5. Polticas
6. Procedimientos
7. Formatos
8. Anexos

(Torres, 1996)

10
Manual de procedimientos en gestin de crisis

El autor C. lvarez Leiva menciona que el manual es el proceso que


fundamenta el desarrollo de cualquier intervencin en situacin, sin una
planificacin suficiente los resultados sern inadecuados.

Preparar un documento operativo es hacer un ejercicio de Reflexin


previa al proceso de proyeccin que temple todos los detalles posibles. El
documento no obstante nunca es el fin, sino un instrumento

(Leiva, 2007)

Administracin de Empresas, Teora y Practica

El autor Agustn Reyes Ponce conceptualiza: Un manual es de suyo


emprico, variable, y fcil de comprender: significa un folleto, libro,
carpeta, etc., en los que de manera fcil de manejar se concentran en
forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin
concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada
grupo humano en la empresa

(Ponce, 2004)

Preparacin del Manual de Oficina

EL autor Graham Kellog menciona El manual presenta sistemas y tcnicas


especficas. Seala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de
todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que
desempea responsabilidades especficas. Un procedimiento por escrito
significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn
trabajo.
(Graham, 1960)

11
Manual de Procesos y Procedimientos Bases Estratgicas y
Organizacionales

El autor Luis Orlando Ortiz Ibez define al manual como una recopilacin
en forma de texto, que recoge minuciosa y detalladamente las
instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada
actividad, de una manera sencilla, para que sea fcil de entender, y
permita al lector, desarrollar correctamente la labor propuesta.

Es as como hace mencin a la importancia de crear un manual de


procedimientos:

El Manual de Procesos y Procedimientos documenta la experiencia, el


conocimiento y las tcnicas que se generan en un organismo; se considera
que esta suma de experiencias y tcnicas conforman la tecnologa de la
organizacin, misma que sirve de base para que siga creciendo y se
desarrolle.

(Ibaez, 2003)

Manual legal de Procedimientos y su uso en Control Interno

El autor S. Ramos describe al manual de procedimientos como un


componente , el cual se crea para obtener una informacin detallada,
ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e informacin, funciones, sistemas y procedimientos de
las distintas operaciones o actividades que se realizan en una
organizacin.

Tiene que preparar los procedimientos, los cuales son los que forman el
pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades,

12
estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las reas,
generando informacin til y necesaria, estableciendo medidas de
seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el
cumplimiento con la funcin empresarial.

(Ramos, 1999)

Como preparar manuales administrativos

Para Susan Diamond su definicin es la siguiente: El manual de


procedimientos es el libro de los Cmo. Es la pregunta comn de cmo
hacer las cosas. A estos manuales tambin se les conocen como manuales
de operaciones.

(Susan, 1983)

Manual del Proceso Contencioso Administrativo

El autor Bross, Richard J describe al Manual de Procedimientos como el


documento tcnico normativo en el que se registra y actualiza informacin
referente al conjunto de actividades u operaciones que, en forma
cronolgica y detallada, se establecen para realizar las funciones
agregadas en procedimientos.

Menciona que el manual de procedimientos pretende servir como un


instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al conjuntar en
forma sencilla, objetiva, ordenada, secuencial y estandarizada las
operaciones realizadas.

(Bross, 2008)

13
Planeacin y organizacin de empresas

El manual de procedimientos es un documento que contiene la


descripcin de las actividades que deben seguirse en la realizacin de las
funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas. As lo
describe Gmez Ceja.

(Guillermo, 1997 )

Manual de Procedimientos Administrativos

El autor G. Pez menciona que un manual de procedimientos es el


documento que contiene la descripcin de actividades que deben
seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o
de dos o ms de ellas.

El cual puede contener informacin y ejemplos de formularios,


autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipos de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las
actividades dentro de la empresa.

(Paez, 2003)

Como elaborar y usar manuales administrativos

La funcin del manual de procedimientos: consiste en describir la


secuencia lgica y cronolgica de las distintas operaciones o actividades
concatenadas, sealando quin, cmo, cundo, dnde y para qu han
de realizarse, as lo describe el autor Rodrguez Valencia Joaqun.

(Joaquin, 2002)

14
Contenido del manual de procedimientos.

Segn Giovanny Gmez, describe al manual de procedimientos como un


componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener
una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene
todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o
actividades que se realizan en una organizacin.

Contenido del manual de procedimientos

1. Ttulo
2. Introduccin: Explicacin corta del procedimiento.
3. Organizacin
4. Descripcin del procedimiento.
5. Objetivos del procedimiento
6. Normas aplicables al procedimiento
7. Requisitos, documentos y archivo
8. Descripcin de la operacin y sus participantes
9. Grfico o diagrama de flujo del procedimiento
10. Informes
11. Recomendaciones

(Gmez, 2001)

15
Organizacin de las empresas

Para Franklin los manuales de procedimientos Constituyen un documento


tcnico que incluye informacin sobre la sucesin cronolgica y
secuencial de operaciones concatenadas entre s, que se constituye en
una unidad para la realizacin de una funcin, actividad o tarea
especfica en una organizacin.

La estructura de los manuales de procedimiento, como todo tiene su orden


y estructura, sin embargo, hay variacin de un manual a otro, todo
depende de quin lo elabora y que tan detallado o sencillo lo requiera.

El autor Franklin hace mencin a la siguiente estructura:

Identificacin, aqu se incluyen los datos de la empresa, logotipo,


nombre de la empresa, denominacin del manual, fecha de
elaboracin, nmero de pginas y datos relativos a la o las revisiones
del manual.

ndice, presenta la relacin de captulos y apartados del


documento.

Introduccin, es una breve explicacin del contenido total del


manual.

Objetivo, muestra qu es lo que se quiere lograr con dicho


documento

Alcance, son todos los requisitos a cumplir para lograr el objetivo.

16
Polticas, son criterios que orientan y facilitan las operaciones.

Responsable, es el puesto o la unidad administrativa que tiene a su


cargo la preparacin y aplicacin del procedimiento.

Procedimientos, son la descripcin detallada de las operaciones, se


presentan por escrito y de una forma secuencial, describe en qu
consiste el procedimiento, cmo, dnde y con qu se lleva a cabo.

Glosario, es la lista que explica de forma tcnica algunos conceptos


relacionados en el contenido.

(Franklin Fincowsky, 2009)

17
Ley reglamentaria del Artculo 5 Constitucional, Relativo al ejercicio
de las profesiones

CAPITULO VII DEL SERVICIO SOCIAL DE ESTUDIANTES Y PROFESIONISTAS

ARTICULO 52.- Todos los estudiantes de las profesiones a que se refiere esta
Ley, as como los profesionistas no mayores de 60 aos, o impedidos por
enfermedad grave, ejerzan o no, debern prestar el servicio social en los
trminos de esta Ley.

ARTICULO 53.- Se entiende por servicio social el trabajo de carcter


temporal y mediante retribucin que ejecuten y presten los profesionistas y
estudiantes en inters de la sociedad y el Estado.

ARTICULO 54.- Los Colegios de Profesionistas con el consentimiento expreso


de cada asociado, expresarn a la Direccin General de Profesiones la
forma como prestarn el servicio social.

ARTCULO 55.- Los planes de preparacin profesional, segn la naturaleza


de la profesin y de las necesidades sociales que se trate de satisfacer,
exigirn a los estudiantes de las profesiones a que se refiere esta Ley, como
requisito previo para otorgarles el ttulo, que presten servicio social durante
el tiempo no menor de seis meses ni mayor de dos aos. No se computar
en el trmino anterior el tiempo que por enfermedad u otra causa grave, el
estudiante permanezca fuera del lugar en que deba prestar el servicio
social.

ARTCULO 56.- Los profesionistas prestarn por riguroso turno, a travs del
Colegio respectivo, servicio social consistente en la resolucin de consultas,

18
ejecucin de trabajos y aportacin de datos obtenidos como resultado de
sus investigaciones o del ejercicio profesional.

ARTCULO 57.- Los profesionistas estn obligados a servir como auxiliares de


las Instituciones de Investigacin Cientfica, proporcionando los datos o
informes que stas soliciten.

ARTCULO 58.- Los profesionistas estn obligados a rendir, cada tres aos, al
Colegio respectivo, un informe sobre los datos ms importantes de su
experiencia profesional o de su investigacin durante el mismo perodo,
con expresin de los resultados obtenidos.

ARTICULO 59.- Cuando el servicio social absorba totalmente las actividades


del estudiante o del profesionista, la remuneracin respectiva deber ser
suficiente para satisfacer decorosamente sus necesidades.

ARTICULO 60.- En circunstancias de peligro nacional, derivado de conflictos


internacionales o calamidades pblicas, todos los profesionistas, estn o no
en ejercicio, quedarn a disposicin del Gobierno Federal para que ste
utilice sus servicios cuando as lo dispongan las leyes de emergencia
respectivas.

(Ley reglamentaria del Articulo 5 contitucional, relativo al ejercicio de las profesiones


)

19
Reglamento de la ley reglamentaria del artculo 5 constitucional
relativo al ejercicio de las profesiones.

CAPITULO VIII DEL SERVICIO SOCIAL DE ESTUDIANTES Y PROFESIONISTAS

Artculo 85. El servicio social de los estudiantes quedar al cuidado y


responsabilidad de las escuelas de enseanza profesional, conforme a sus
planes de estudios.

Artculo 86. Los Colegios de Profesionistas debern contener en sus


estatutos las normas generales con arreglo a las cuales sus miembros han
de prestar el servicio social, cuya duracin no ser menor de un ao.

Artculo 87. Cada ao, durante el mes de enero, los Colegios de


Profesionistas darn a conocer a la Direccin General de Profesiones
cules son los servicios sociales que prestarn cada uno de sus miembros y
el cumplimiento que se haya dado al servicio social durante el ao anterior
y de los resultados obtenidos.

Artculo 88. En tanto se expide el reglamento especial de servicio social de


profesionistas no colegiados, stos debern enviar, en el mes de enero de
cada ao, a la Direccin General de Profesiones una declaracin de la
forma en que se propongan cumplir con el servicio social y la
comprobacin de haberlo prestado durante el ao anterior.

Artculo 89. Cuando el servicio social sea prestado a ttulo gratuito por los
profesionistas habr lugar a que se haga mencin de ello en la hoja de sus
servicios.

20
Artculo 90. Si el servicio social no fuere cubierto por el profesionista,
cualquiera que haya sido la causa, se har mencin de ello en su hoja de
servicios.

Artculo 91. Los estudiantes y profesionistas trabajadores de la Federacin y


del Gobierno del Distrito Federal no estarn obligados a prestar ningn
servicio social distinto del desempeo de sus funciones. El que presenten
voluntariamente dar lugar a que se haga la anotacin respectiva en su
hoja de servicios.

Artculo 92. La obligacin de presentar el servicio social incluye a todos los


profesionistas aun cuando no ejerzan la profesin.

Artculo 93. Los profesionistas slo podrn dejar de presentar el servicio


social por causa de fuerza mayor. No excusa la falta de presentacin del
servicio social el que el profesionista no haya recibido oferta o
requerimiento especial para la prestacin del mismo, ni la falta de
retribucin, pues queda a cargo del profesionista poner toda la diligencia
necesaria para cumplir su obligacin, a reserva de reclamar la retribucin
respectiva de quien haya recibido el servicio, a no ser de que ste haya
sido convenido libremente por el profesionista a ttulo gratuito.

(Reglamento de la ley reglamentaria del artculo 5 constitucional relativo al ejercicio


de las profesiones)

21
Gua para la elaboracin del manual de procedimientos

Para F. Castaeda la presentacin de un procedimiento aislado, no


permite conocer la operacin de una dependencia o unidad
administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los
procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo
documento, denominado Manual de Procedimientos.

Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos


que apoyan el que hacer institucional, estn considerados como
elementos fundamentales para la coordinacin, direccin, evaluacin
y el control administrativo, as como para facilitar la adecuada
relacin entre las distintas unidades administrativas de la Dependencia.

I.- Concepto

Los Manuales son medios valiosos para la comunicacin, y sirven


para registrar y transmitir la informacin, respecto a la organizacin y
al funcionamiento de la Dependencia; es decir, entenderemos por
manual, el documento que contiene, en forma ordenada y
sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia,
organizacin, poltica y/o procedimientos de una institucin, que se
consideren necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.

Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesin


cronolgica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan
de manera sistemtica la forma de realizar una funcin o un aspecto
de ella.

22
El Manual de Procedimientos es, por tanto, un instrumento de apoyo
administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo
comn, que describe en su secuencia lgica las distintas actividades
de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran,
sealando generalmente quin, cmo, dnde, cundo y para qu han
de realizarse.

Recomendaciones Generales

Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados


con la participacin de las unidades administrativas que tienen la
responsabilidad de realizar las actividades y que adems cuenten
previamente con su manual de organizacin actualizado conforme al
reglamento interior que haya sido publicado en el Diario Oficial de la
Federacin. .

Terminado el manual de procedimientos, deber contarse el nmero


de pginas que lo integran, incluyendo descripciones, formas, guas de
llenado y la informacin documental necesaria, y numerar cada
pgina.

Los manuales de procedimientos debern elaborarse en los formatos


incluidos en esta gua y la Direccin de Organizacin se encargar de
integrar la informacin procesada por la unidad administrativa en dicho
formato.
Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere
someterlo a una revisin final, a efecto de verificar que la informacin
contenida en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda

23
a la realidad, adems de proceder a comprobar que no contenga
contradicciones o deficiencias.
Despus de efectuar esta revisin, deber someter el proyecto de
manual a la aprobacin de las autoridades correspondientes.

La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin


que se haga del manual de procedimientos, depender de la
determinacin del nmero de funcionarios y empleados que deben
contar con este instrumento administrativo.

Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado,


autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y
empleados responsables de su aplicacin.

El proceso de implantacin de procedimientos requiere, en la mayora


de los casos, considerar tiempos de capacitacin o adiestramiento del
personal responsable de realizar las actividades.

As tambin, resulta de gran importancia que las personas


directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan al
detalle su contenido, con el objeto de que tengan el conocimiento
general de la accin institucional y puedan consultar dichos
documentos siempre que sea necesario.

La utilidad de los manuales de procedimientos y organizacin radica


en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que es
necesario mantenerlos permanentemente actualizados, a travs de
revisiones peridicas.

24
Anlisis y diseo de procedimientos

A travs del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una


concepcin clara y sistemtica de las operaciones que se realizan en la
dependencia o unidad administrativa; es importante que al emprender un
estudio de esta naturaleza, se aplique una metodologa que garantice la
descripcin de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y
con las normas jurdico-administrativas establecidas al efecto. En tal virtud
se presentan las etapas necesarias para desarrollar la identificacin, el
anlisis y el diseo de los procedimientos

El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios


procedimientos, ya sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o
sustituirlos, es el definir con la mayor precisin posible los siguientes
aspectos:

1.-Delimitacin del procedimiento

Cul es el procedimiento que se va a analizar?

Dnde se inicia?

Dnde termina?

Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podr fijar el objetivo del
estudio; ste servir de gua para la investigacin, el anlisis y la propuesta
del procedimiento o procedimientos en estudio.

2.- Recoleccin de la Informacin

Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados,
analizados y sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como

25
operan en el momento, y posteriormente proponer los ajustes que se
consideren convenientes.

Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, entre


las que destacan los archivos documentales, en los que se localizan las
bases jurdico-administrativas que rigen el funcionamiento y actividades; los
funcionarios y empleados quienes pueden aportar informacin adicional
para el anlisis, diseo e implantacin de procedimientos; y las reas de
trabajo que sirven para tener la visin real de las condiciones, medios y
personal que operan los procedimientos.

Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin


necesaria son:

Investigacin Documental:

Consiste en la seleccin y el anlisis de aquellos escritos que contienen


datos de inters relacionados con los procedimientos; para ello, se
estudian documentos tales como bases jurdico-administrativas, diarios
oficiales, registros estadsticos, actas de reuniones, circulares, oficios, y
todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio.

Observacin de Campo:

Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las


actividades de los procedimientos y observar atentamente todo lo que
sucede alrededor; para ello, es necesario anotar todo lo que se considere
relevante; con esto es posible verificar o modificar la informacin
recabada en las entrevistas.

26
La observacin de campo es muy importante, ya que permite definir y
detectar con mayor precisin los problemas, as como descubrir datos
valiosos omitidos durante las entrevistas.

Independientemente de la tcnica utilizada para la recoleccin de la


informacin, es necesario seguir todo el procedimiento; desde el principio,
hasta el final, a travs de todos los rganos o personas que en l
intervienen.

3.- Anlisis de la Informacin y Diseo del Procedimiento

Constituye una de las partes ms importantes del estudio de


procedimientos, consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los
elementos de informacin o grupos de datos que se integraron durante la
recoleccin de informacin, con el propsito de obtener un diagnstico
que refleje la realidad operativa actual.

Para analizar la informacin recabada, es conveniente responder los


cuestionamientos fundamentales que se mencionan a continuacin:

Qu trabajo se hace?

Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad


administrativa y los resultados que se obtienen de stas.

Quin lo hace?

Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano,


ya sea como individuos o como grupos, para la realizacin del trabajo.

Cmo se hace? Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan


para cumplir con un trabajo o servicio determinado.

27
Cundo se hace?

Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como los horarios y


tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.

Dnde se hace?

Se refiere a la ubicacin geogrfica y al domicilio de las oficinas.

Por qu se hace?

Busca la justificacin de la existencia de ese trabajo o de su


procedimiento; tambin se pretende conocer los objetivos de las
actividades que integran el procedimiento.

La descripcin de cualquier procedimiento deber hacerse a detalle, sin


obviar elementos que posteriormente pudieran repercutir en el anlisis de
la informacin e implique la realizacin de nuevas consultas y/o mayores
distracciones al personal en funcin.

4. - Anlisis del Procedimiento

Una vez que todas las actividades se han sometido al anlisis


correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o redisear un
procedimiento, se deber utilizar la tcnica de los cinco puntos que se
presenta a continuacin:

Eliminar

La primera y ms importante preocupacin de este mtodo es eliminar


todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operacin,
cualquier paso, cualquier detalle que no sea indispensable, deben ser
eliminados.

28
Combinar

Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar algn


paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite.
Cuando se combina, generalmente se eliminan algunos detalles, como un
registro, una operacin, etctera.

Cambiar
En este punto debe revisarse si algn cambio que pueda hacerse en el
orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el
trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia
de las operaciones, modificando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la
persona que realiza determinada actividad.

Mejorar

Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas


circunstancias el resultado ms prctico se logra mejorando el
procedimiento; rediseando una forma, un registro o un informe; haciendo
alguna mejora al instrumento o equipo empleado, o encontrando un
mtodo mejor. Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, no
solamente si se eliminan, combinan o cambian actividades de los procesos
actuales, sino al sustituir el sistema actual de archivo de documentos
originales por un archivo de microfilmes, cuando el problema bsico es el
espacio requerido o la seguridad de los originales.

Mantener

Consiste en conservar las actividades que como resultado del anlisis, no


fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.

29
Para aplicar esta tcnica, es recomendable contar con un bosquejo de las
actividades que componen el procedimiento.

II.- Elementos que integran el manual


En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un
manual de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe
uniformidad, ya que ste vara segn los objetivos y propsitos de cada
dependencia, as como con su mbito de aplicacin; por estas razones,
resulta conveniente que en la Administracin Pblica Federal se adopten
normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales,
como su forma de presentacin.

A continuacin se mencionan los elementos que se considera, deben


integrar un manual de procedimientos, por ser los ms relevantes para los
objetivos que se persiguen con su elaboracin:

Identificacin
Se refiere a la primera pgina o portada del manual, en ella debern
aparecer y/o anotarse los datos siguientes

Logotipo de la dependencia.

Nombre de la dependencia.

Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su


elaboracin o actualizacin.

Ttulo del Manual de Procedimientos.

Fecha de elaboracin o en su caso, de actualizacin.

30
ndice
En este apartado se presentan de manera sinttica y ordenada, los
apartados principales que constituyen el manual. A efecto de
uniformar la presentacin de estos documentos, es importante seguir el
orden que se describe a continuacin:

a) INTRODUCCIN
Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el panorama
general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y
propsitos que se pretenden cumplir a travs de l. Incluye informacin
de cmo se usar, quin, cmo y cundo har las revisiones y
actualizaciones, as como la autorizacin del titular de la Dependencia.

Es recomendable que, al formular la introduccin, se emplee un


vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo,
que comprenda totalmente los rubros mencionados en el prrafo
anterior.

En sntesis, la introduccin debe contener:


El objetivo del documento.
Incluir informacin acerca del mbito de aplicacin del documento.
Ser breve y de fcil entendimiento.

b) OBJETIVO DEL MANUAL


El objetivo deber contener una explicacin del propsito que se
pretende cumplir con el manual de procedimientos; su elaboracin se
ajustara a los lineamientos que se describen a continuacin.

31
Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.
La redaccin ser clara, concreta y directa.
La descripcin se iniciara con un verbo en infinitivo.
Se describir en una extensin mxima de doce renglones.
Se evitar el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno,
excelente, etc.

El objetivo deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara y


en prrafos breves; adems, la primera parte de su contenido deber
expresar QU SE HACE; y la segunda, PARA QU SE HACE.

Por ejemplo: Contar con un instrumento de apoyo administrativo que


permita inducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se
desarrollan en la Dependencia o Unidad Administrativa.

c) NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS


Cuando los procedimientos contenidos en el manual tengan reglas de
operacin comunes, stas debern incluirse inmediatamente despus
del objetivo del manual.
Deber incluirse el nombre de los formatos y el de sus instructivos de
llenado para la compaginacin.

III. Procedimientos
Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos,
se integra por los siguientes apartados:
El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su
contenido.

32
La descripcin del procedimiento debe redactarse en forma clara
y sencilla.

No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.


a) Propsito del Procedimiento
Describe la finalidad o razn de ser de un procedimiento o bien que es
lo que se persigue con su implantacin.
b) Alcance
Se describe el mbito de aplicacin de un procedimiento, es decir, a
que reas involucra, puestos y actividades, as como a qu no aplica.
c) Referencias
Se enlista la documentacin de apoyo que utilizamos para elaborar el
procedimiento: Manuales internos, Normatividad, etc.
d) Responsabilidades
Aqu se debe indicar quien es el responsable de la elaboracin,
emisin, control, vigilancia del procedimiento; as como tambin, quien
es el responsable de la revisin y aprobacin del mismo.
e) Definiciones
Son los trminos de uso frecuente que se emplean con sentido
especfico o restringido en comparacin al conjunto de definiciones del
diccionario.
f) Mtodo de Trabajo
Dentro del mtodo de trabajo se debern tomar en cuenta los siguientes
apartados:
I. Polticas y lineamientos.
II. Descripcin de actividades.
a. Diagrama de flujo.
b. Formatos e instructivos.

33
Son una gua bsica para la accin; prescribe los lmites generales
dentro de los cuales han de realizarse las actividades.

Es conveniente que las polticas y lineamientos se definan claramente y


prevengan todas o la mayor parte de las situaciones alternativas que
pueden presentarse al operar el procedimiento; es decir, definir
expresamente qu hacer o a qu criterios hay que ajustarse para
actuar ante casos que no se presentan habitualmente, o que no son
previstos en el procedimiento. Una Poltica para el procedimiento de
comprobacin de gastos de viaje sera: para el desempeo de
comisiones en el extranjero, es necesario la autorizacin por escrito del
Director General.

Para la elaboracin de las polticas se debern considerar los


Siguientes puntos:
Las polticas sern lineamientos de carcter general que orientaren
la toma de decisiones en cuanto al curso de las actividades que
habrn de realizar los servidores pblicos en sus reas de trabajo.
Estas debern ser claras y concisas, a fin de que sean
comprendidas, incluso, por personas no familiarizadas con el
procedimiento, asimismo sern especficas de la accin que
regule el curso de las actividades en situaciones determinadas,
sern de observancia obligatoria en su interpretacin y aplicacin.
Debern establecer las situaciones alternativas que pudieran
presentarse durante la operacin del procedimiento.
Las polticas se definirn por los responsables de la operacin de
los procedimientos y sern autorizadas por el titular de la unidad

34
administrativa correspondiente.
Debern prever la posibilidad de incumplimiento de las situaciones
normales y sus consecuencias o responsabilidades, ya sea porque
no se den las condiciones supuestas, o porque se violen o alteren
deliberadamente.

Entre las polticas debern existir jerarquas y secuencias lgicas de


operacin, ejemplo: en incidencias del personal, hay que hablar
primero de retardos, luego de faltas y despus de bajas.

Las polticas debern considerar disposiciones oficiales acerca de


requisitos imprescindibles, as como de los responsables, recursos y
usuarios que intervengan de manera determinante en la operacin del
procedimiento.

I) Descripcin de Actividades
La descripcin del Procedimiento es la narracin cronolgica y
secuencial de cada una de las actividades concatenadas, que
precisan de manera sistmica l como realizan una funcin o un
aspecto de ella.
Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y que por
lo mismo comprenda varias reas, debe indicarse para cada
actividad la unidad administrativa responsable de su ejecucin; si
se trata de una descripcin detallada, es decir, que incluye los
puestos que participan en cada una de las actividades, es
conveniente anotar el nombre especfico del puesto.
El procedimiento deber definir en forma clara y concisa, quien,
como, cuando, y donde se ejecutan dichas actividades, iniciando

35
con un verbo conjugado en tercera persona del singular y en
presente de indicativo, ejemplo: Verifica, Corrige, Enva, etc.
En el procedimiento se describirn detalladamente las actividades
normales y generales que se desarrollan.
En el apartado de Observaciones se anotarn las actividades

complementarias pertinentes o cualquier otra informacin que


permita la comprensin de cada fase en particular y del
procedimiento en general.
En los procedimientos se deber especificar los rganos que
intervienen en la ejecucin de los mismos, hasta un nivel mnimo de
jefatura de Departamento.

Cuando un mismo rgano sea el responsable de realizar una serie


de actividades de manera continua, slo deber ir nombre en la
primera de estas actividades, hasta en tanto no se efecte un
cambio de responsable

Se deber numerar las actividades en forma progresiva an en


caso de que existan varias alternativas de decisin.

Si el inicio de un procedimiento indica la recepcin de


documentos, mencione de quien los recibe.

Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y


cuando sea comprensible su redaccin

Para no repetir actividades que ya han sido mencionadas, haga

36
referencia a ellas con la Leyenda: Conecta con actividad N...

Indique el nmero de tantos en que se elabore, se enve o se reciba


cada documento.

Indique los acuses de recibo y el archivo de los documentos.

Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera


vez algn formato, se deber anotar su nombre completo y en las
actividades subsecuentes se podr mencionar su nombre genrico
y/o su clave de identificacin.

En la distribucin de documentos debe indicarse a qu puestos o


reas se envan.

Indique si el archivo es temporal o definitivo.

Para lograr mayor fluidez en el procedimiento, deber


representar primero la alternativa ms corta, ejemplo: si la
decisin negativa implica 10 actividades y la afirmativa slo 2,
represente primero la afirmativa y posteriormente la negativa.

Indique el trmino del procedimiento con la leyenda TERMINA


PROCEDIMIENTO.

37
Diagrama de Flujo

El diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la


elaboracin de un procedimiento, ya que a travs de ellos podemos
ver grficamente y en forma consecutiva el desarrollo de una
actividad determinada.

Tambin es una representacin grfica que muestra la secuencia en


que se realiza la actividad necesaria para desarrollar un trabajo
determinado, el cual deber iniciar con un verbo en infinitivo,
ejemplo: Recibir, enviar, turnar, procesar, etc.

Formatos e instructivos
Un formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y
espacios en blanco para ser llenados con informacin variable, que
se usa en los procedimientos de oficina; puede

constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y usos


diversos.
Es necesario que, inmediatamente despus de terminada la
descripcin del procedimiento, se incluyan los formatos y
documentos que en l se utilizan, as como sus respectivas guas de
llenado.
A continuacin se muestra el formato que se propone para la
descripcin de los procedimientos y su correspondiente gua de
llenado, asimismo, se presentan algunas sugerencias.

38
Anexos
Los anexos son documentos de apoyo o adicionales de consulta que
se debern tomar en cuenta para llevar a cabo una actividad o
trmite dentro del procedimiento, por ejemplo:

Diario Oficial de la federacin


Oficios
Circulares
Reglamentos
Manuales
Leyes

(F.Castaeda, 2010)

39
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

40
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

TECEDENTES

En la Procuradura General de Justicia del Estado de Baja California


sabemos la importancia de la confianza en la autoridad por parte de la
sociedad, y como su representante cuando esta ha sido vctima de un
delito mantenemos constante trabajo y dedicacin a ser mejores
investigadores, fiscales y auxiliares; entendiendo que el trabajo en equipo
logra el mejor resultado al ejercer cada una de nuestras obligaciones.
Atenderte es nuestra prioridad.

En la PGJE ejercemos la representacin y defensa de los intereses de la


sociedad Bajacaliforniana a travs del Ministerio Pblico, la investigacin y
persecucin de los delitos; sujetndonos siempre a los principios de
legalidad, objetividad, eficiencia, profesionalismo, honradez, respeto a los
derechos humanos, confidencialidad, lealtad, responsabilidad
y Transparencia.

MISIN

Contribuir a garantizar el Estado democrtico de Derecho y


preservar el cumplimiento irrestricto de la Constitucin Poltica de
los Estados Unidos Mexicanos, mediante una procuracin de
justicia federal eficaz y eficiente, apegada a los principios de
legalidad, certeza jurdica y respeto a los derechos humanos, en
colaboracin con instituciones de los tres rdenes de gobierno y al
servicio de la sociedad.

41
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

VISIN

Institucin de Procuracin de Justicia eficiente, eficaz y confiable,


integrada por servidores pblicos ticos, profesionales y
comprometidos; slidamente organizada bajo un enfoque integral;
operativamente gil; con contundencia legal y cercana a la
sociedad, que coadyuve al desarrollo del pas y al disfrute de las
libertades y derechos en la Nacin.

VALORES

Legalidad
Transparencia
Lealtad
Valenta
Honestidad

42
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Objetivo del manual:


Establecer y facilitar los trmites de los prestadores de servicio social y/o
practicantes para su incorporacin en los tiempos programados a las
distintas reas de la Procuradura General de Justicia del Estado.

Alcance:
Este Manual de Procedimientos est dirigido a todos los alumnos de
instituciones educativas (Publica y Privadas), que quieran formar parte del
programa de servicio social y/o prcticas profesionales de la Procuradura
General de Justicia del Estado, considerando los puntos que se vern a
continuacin.

43
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Disposiciones Generales
1.1 La incorporacin de los prestadores de servicio social y/o
prcticas profesionales al programa del Instituto de
Capacitacin y Formacin Profesional de la PGJE, se enfocara y
permitirn su participacin en actividades relacionadas con su
carrera.

1.2 Toda actividad realizada conforme al rea, no generara


obligaciones de tipo laboral para la PGJE, ni responsabilidad por
accidente del prestador de servicio social y/o prcticas
profesionales

1.3 Los prestadores de servicio social y/o prcticas profesionales


debern cubrir con el perfil, dependiendo el rea que se le
asignara.

1.4 El Instituto de Capacitacin y Formacin Profesional no otorga


becas, ni prestaciones econmicas a los prestadores de servicio
social y/o prcticas profesionales.

1.5 Los prestadores de servicio social y/o prcticas profesionales


debern cumplir con un periodo de horas requeridas por su
institucin.

1.6 Los prestadores de servicio social y/o prcticas profesionales son


supervisados por cada jefe de rea asignada.

44
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1.7 Los prestadores de servicio social y/o prcticas profesionales


debern firmar un convenio establecido por el Instituto de
Capacitacin y Formacin Profesional. (Anexo 1)
1.8 Los prestadores de servicio social y/o prcticas profesionales
debern cumplir con el reglamento del Instituto de
Capacitacin y Formacin Profesional.

2. Reclutamiento y Seleccin

Los aspirantes a prestar su servicio social y/o practicantes debern


sujetarse a los requisitos establecidos en el presente manual.

3. Requisitos (Anexo 2)

3.1 Copia de identificacin oficial con fotografa.

3.2 Para los alumnos dela Universidad Autnoma de Baja California


debe presentarse: carta de asignacin con fecha de ingreso y
dos impresiones.

3.3 Para otras Universidades debern contar con la Carta de


Autorizacin por parte de la escuela, dirigida al C. LIC. MANUEL
GONZALEZ REYES .Delegado de Oficiala Mayor del Gobierno del
Estado (Original y Copia)

3.4 2 fotografas recientes tamao infantil (Color o Blanco y negro).

45
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

4. Periodo de prestacin

4.1 El prestador de servicio social y/o prcticas profesionales,


debern cumplir con 20 horas a la semana, siempre y cuando
no intervenga con los horarios de la institucin educativa.

4.2 El prestador de servicio social y/o prcticas profesionales


debern asistir de lunes a viernes durante cuatro horas diarias
dentro del horario de labores, conforme al rea asignada.

4.3 La duracin de servicio social y/o prcticas profesionales no


podr ser menor de seis meses ni mayor de dos aos
dependiendo de las horas que requiere cada institucin
educativa , y conforme a lo dispuesto por el Artculo 55 de la Ley
Reglamentaria del Artculo 5 Constitucional, relativo al ejercicio
de las profesiones en el Distrito Federal.

4.4 La prestacin del servicio social y/o prcticas profesionales NO


se llevaran a cabo los das que correspondan al calendario
oficial.

5. Control de Asistencia (Anexo 3)

5.1 Los prestadores de servicio social y/o prcticas profesionales


debern registrar las horas realizadas en el formato establecido
Control de Horas

46
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

5.2 El Responsable del rea donde se encuentre el prestador podr


autorizar las faltas de este, bajo causas justificadas, las
Cuales se debern compensar para cubrir las horas
establecidas.

6. Becas

6.1 El Instituto de Capacitacin y Formacin Profesional no otorga


becas, ni prestaciones econmicas a los prestadores de servicio
social y/o prcticas profesionales.

7. Bajas. (Anexo 4)

El prestador de servicio social y/o prcticas profesionales ser dado de


baja en los siguientes casos:

7.1 Incumplimiento en las actividades asignadas

7.2 Hacer mal uso de informacin o documentos oficiales a que


tenga acceso.

7.3 Acumular diez faltas injustificadas en un mes.

8. Responsabilidades del Instituto de Capacitacin y Formacin


Profesional

8.1 Dar al prestador un trato digno y respetuoso.

47
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

8.2 Determinar mediante el formato de entrevista si es adecuado


para el programa, que requiere. (Anexo 5)

8.3 Atender y proporcionar informaciones a los interesados

8.4 Verificar que los prestadores de servicio social y/o prcticas


profesionales cumplan con los requisitos establecidos.

8.5 Celebrar un convenio de servicio social y/o prcticas


profesionales, con las instituciones que lo requieran.

8.6 Asignar a los prestadores actividades referentes a su carrera.

8.7 Entregar a los prestadores que ingresen, el formato Solicitud y


reglamento para su aceptacin y firma. (Anexo 6 )

8.8 Integrar el expediente de cada prestador a la documentacin


de ingresos.

8.9 Controlar la asistencia de los prestadores de servicio social y/o


practicantes.

8.10 Elaborar oficios de Presentacin y/o Liberacin del prestador


de servicio prcticas profesionales. (Anexo 7 y 8)

48
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

8.11 Proporcionar un gafete al prestador de servicio social y/o


prcticas profesionales, para tener acceso a las instalaciones.
(Anexo 9)

8.12 Solicitar al prestador el Informe final de sus actividades, una


vez finalizado su periodo de prestacin. (Anexo 10)

9. Responsabilidades del prestador de Servicio Social y/o prcticas


profesionales.

9.1 Asistir puntualmente al rea asignada.

9.2 Permanecer en el rea asignada durante el horario de la


prestacin del servicio.

9.3 Dirigirse con amabilidad y respeto a sus compaeros y


superiores.

9.4 Desempear las actividades que se le asignaron.

9.5 Cumplir con el programa establecido.

9.6 Abstenerse de realizar actividades distintas a las asignadas


dentro del horario establecido.

49
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

9.7 Evitar actos que pongan en peligro su seguridad y la de sus


compaeros.

9.8 Cuidar y mantener en buen estado los artculos que se le


proporcionen para el desempeo de sus actividades.

9.9 Portar el gafete que se le proporcione, mientras permanezca


dentro de las instalaciones de la Procuradura General de
Justicia del Estado

9.10 Elaborar el informe final de actividades

9.11 Entregar al trmino de la prestacin de servicio social y/o


prcticas profesionales el gafete, si no se entrega no hay
liberacin.

10. Lineamientos Generales para la extensin, por el artculo 91, de la


Ley Reglamentaria del Artculo 5 Constitucional de la prestacin de
Servicio Social Obligatorio.

El reglamento de la Ley Reglamentaria del Artculo 5 Constitucional,


relativo al ejercicio de las profesiones en el Distrito Federal, Capitulo VII,
Artculo 91, establece que:

10.1 Los estudiantes y profesionistas trabajadores de la Federacin y


del Gobierno del Distrito Federal no estarn obligados a prestar
ningn servicio social distinto del desempeo de sus funciones.

50
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El que presenten voluntariamente dar lugar a que se haga la


anotacin respectiva en su hoja de servicios.

10.2 La obligacin de presentar el servicio social incluye a todos los


profesionistas aun cuando no ejerzan la profesin.

10.3 Los profesionistas slo podrn dejar de presentar el servicio


social por causa de fuerza mayor. No excusa la falta de
presentacin del servicio social el que el profesionista no haya
recibido oferta o requerimiento especial para la prestacin del
mismo, ni la falta de retribucin, pues queda a cargo del
profesionista poner toda la diligencia necesaria para cumplir su
obligacin, a reserva de reclamar la retribucin respectiva
de quien haya recibido el servicio, a no ser de que ste haya
sido convenido libremente por el profesionista a ttulo gratuito.

51
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Procedimientos

Diagrama de flujo / Simbologa

SIMBOLO SIGNIFICADO

Indica el inicio o terminacin del


proceso.
Decisin: Indica un punto en el flujo
en el que se produce un SI o No

Multidocumento: Se refiere a un
conjunto de documentos.

Conector de Proceso: Conexin o


enlace con otro proceso.

Actividad: Actividad llevada a cabo


en el proceso.

Documentos: Se refiere al
Documento utilizado en el proceso.

Inspeccin/ firma: Empleado para


aquellas acciones que requieran
supervisin.

52
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Diagrama de flujo / Simbologa

SIMBOLO SIGNIFICADO
Lnea de flujo: Proporciona
indicacin sobre el sentido de flujo
del proceso.
Archivo: Indica que se guarda un
documento en forma temporal o
permanente.

53
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Incorporacin de prestadores de Servicio Social y/o Practica


Profesionales
de la PGJE
1. Inicio
2. Preguntar al prestador Cul es el rea ms factible para realizar el
Servicio Social y/o Prcticas Profesionales?
3. Realizar Pase de Entrevista
4. Entregar al prestador el pase de entrevista
5. El prestador debe llevar el pase al rea para que sea firmado de
autorizacin por el supervisor.
6. Ya firmado el pase de entrevista el prestador debe presentarse al
INSCAP a entregar el pase.
7. Entregar al prestador formato de requisitos.
8. El INSCAP debe correr antecedentes.
9. Cumpliendo un total de 7 das, existe respuesta alguna de
antecedentes.
10. Tiene antecedentes?
11. SI indicar al prestador que no puede prestar su servicio social y/o
prcticas profesionales en ninguna rea de la PGJE.
NO
12. Solicitar al prestador los requisitos
13. Recibir del prestador la documentacin establecida en los requisitos.
14. Revisar documentacin
15. Solicitar al prestador que llene los formatos de solicitud.
16. Solicitar al prestador que firme el convenio
17. Enviar oficios a Oficiala Mayor.
18. Entregar al prestador gafete, carta de presentacin, y formatos de
asistencia, para presentarse la fecha establecida.
19. Cada rea debe de capacitar y supervisar al prestador.
Final

54
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Incorporacin de prestadores de Servicio Social y/o Practica Profesionales


de la PGJE

Diagrama de flujo

Inicio

Cul es el rea
ms factible
para realizar el
Servicio Social
y/o Prcticas
2 Profesionales?

Pase de
Entrevista

Entregar
pase de
entrevista
4

Llevar el pase
al rea para
que sea
firmado de
autorizacin.
5

55
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Incorporacin de prestadores de Servicio Social y/o Practica Profesionales


de la PGJE

Diagrama de flujo

Presentarse al
INSCAP a
entregar el
pase firmado.
6

Formato de
requisitos.
7

Correr
antecede
ntes.

Respuesta
alguna de
antecede
ntes.
9

56
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Incorporacin de prestadores de Servicio Social y/o Practica Profesionales


de la PGJE

Diagrama de flujo

No puede
Si? prestar su
Tiene servicio social Final
antecedente y/o prcticas
s? profesionales
10 11
No
?
Solicitar al
prestador
los
requisitos
12

Recibir del
prestador la
documentaci
n establecida
en los
requisitos.
13

Revisar
documentac
in.
14

57
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Incorporacin de prestadores de Servicio Social y/o Practica Profesionales


de la PGJE

Diagrama de flujo

Llenar los
formatos de
solicitud.
15

Solicitar al
prestador que
firme el
convenio

16

Enviar oficios
a Oficiala
Mayor.
17

Entregar gafete, carta


de presentacin, y
formatos de asistencia,
para presentarse la
fecha establecida.
18

58
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Incorporacin de prestadores de Servicio Social y/o Practica Profesionales


de la PGJE

Diagrama de flujo

Cada rea
debe de
capacitar y
supervisar al
19 prestador.

Final

59
Captura al sistema de los estudiantes como Altas, bajas, liberaciones de los
mismos.

60
En la carpeta de los ingresos UABC se anexa la informacin capturada
conforme al mes en que haya ingresado en el instituto de capacitacin y
formacin profesional.

En cada carpeta del aspirante debe contener el convenio entre aspirante


e institucin, el control de horas, la carta presentacin y el gafette.

61
En la carpeta de los ingresos PARTICULARES se anexa la informacin
capturada conforme al mes en que haya ingresado en el instituto de
capacitacin y formacin profesional.

En cada carpeta del aspirante debe contener el convenio entre aspirante


e institucin, el control de horas, la carta presentacin y el gafete.

62
En la carpeta de las BAJAS se anexa la informacin capturada conforme al
mes en que haya dado de baja o en su caso ya no se present a realizar
servicio social y/o prcticas profesionales

La presente carpeta debe conter la carta de baja.

63
En la carpeta de LIBERACION se anexa la informacin capturada conforme
al mes en el que haya concluido su servicio social y/o prcticas
profesionales.

La presente carpeta debe conter la carta de baja.

64
CONCLUSIN

Se puede concluir que los manuales de procedimiento son fundamentales


para los procesos de una empresa, ya que se puede decir que sin ellos se
pierde tiempo.

Es importante tener en cuenta que el manual de procedimientos es una


gua exacta del cmo? Realizar ciertas funciones, para llegar a un fin
factible.

Para este proyecto fue fundamental la elaboracin de un manual de


procedimientos y adaptarlo para el programa de servicio social y/o
prcticas profesionales.

Y as tener conocimiento de los pasos exactos que se deben seguir para


que el proceso se cumpla satisfactoriamente. Considerando que es
importante el dominio de las actividades del proceso para el ingreso de
prestadores de servicio social y/o prcticas profesionales para un mejor
control y funcionamiento.

Es as como este manual de procedimientos facilita el desarrollo de las


funciones y procesos que se realizan, hacindolos prcticos.

65
RECOMENDACIONES

Este manual es de mucha utilidad, sobre todo para los trabajadores


que forman parte del Instituto de Capacitacin y Formacin
Profesional de la Procuradura General de Justicia del Estado, y para
los estudiante que quieran formar parte del programa de Servicio
Social y Prcticas Profesionales, para que conozcan los
procedimientos que se deben realizar.

Se recomienda tener este manual de procedimientos accesible para


que se tenga como consulta.

66
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

1. Bross, R. J. (2008). Manual de Procesos Contencioso Administrativo. Juridica Continental.

2. F.Castaeda. (Octure de 2010). Guia Tecnica para la elaboracion de manual de


procedimientos. Obtenido de
http://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf

3. Franklin Fincowsky, E. B. (2009). Organizacion de las empresas. McGRAW-HILL.

4. Gmez, G. (11 de Diciembre de 2001). Manuales de procedimientos y su uso en control


interno. Obtenido de http://www.gestiopolis.com/manuales-procedimientos-uso-control-
interno/

5. Graham, K. (1960). Preparacin del Manual de Oficina. REVERTE.

6. Guillermo, G. C. (1997 ). Planeacion y organizacion de empresas . MEXICO: McGRAW-HILL.

7. Ibaez, L. O. (2003). Manual de procesos, Bases estrategizas y organizacionales. Primera


edicion.

8. Joaquin, R. V. (2002). Como elaboar y usar manuales administrativos. Thoms.

9. Leiva, C. A. (2007). Manual de procedimientos en gestion de crisis. Aran Ediciones.

10. Ley reglamentaria del Articulo 5 contitucional, relativo al ejercicio de las profesiones . (s.f.).
Obtenido de http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/208.pdf

11. Paez, G. (2003). Manual de procedimeintos administrativos. Alpha Decay.

12. Perez, J. G. (2002). Manual de Procedimiento Administrativo. S.L Civitas Ediciones .

13. Ponce, A. R. (2004). Administracion de Empresas, Teoria y Practica . Mexico: LIMUSA.

14. Ramos, S. (1999). Manual Legal de procedimientos y su uso en control interno. primera
edicion

67
15. Reglamento de la ley reglamentaria del artculo 5 constitucional relativo al ejercicio de las
profesiones. (s.f.). Obtenido de
https://www.sep.gob.mx/work/models/sep1/Resource/24e8c91d-d2fc-4977-ad19-
dc572c3e4439/reglamento_ley_reglam_art5_prof_df.pdf

16. Susan, D. (1983). Como preparar manuales administrativos. MCGRAW HILL.

17. Torres, M. G. (1996). Manual para Elaborar Manuales de Politicas Y procedimientos.


Mexico D.F: Panorama 1996.

68
ANEXOS

69
Convenio Anexo 1

70
Documentos requeridos Anexo 2

Procuradura General de Justicia del Estado


Instituto de Capacitacin y Formacin Profesional
Zona Tijuana

DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA REALIZAR EL SERVICIO SOCIAL, PRCTICAS


PROFESIONALES, RESIDENCIA PROFESIONAL E INTERNADO

1. Copia de identificacin oficial con 9fotografa.

2. SOLO ALUMNOS DE UABC. Carta de asignacin con fecha de ingreso 2


impresiones.
Nota: ya una vez autorizado por unidad receptora y unidad acadmica
arrojara en automtico en parte superior la fecha de inicio.

EJEMPLO: Fecha de inicio: 05/04/2014

3. OTRAS UNIVERSIDADES. Carta de Autorizacin por parte de la escuela dirigida al


C. LIC. MANUEL GONZALEZ REYES .Delegado de Oficiala Mayor del Gobierno
del Estado. ORIGINAL Y 1 COPIA.

4. 2 fotografas recientes tamao infantil (Color o Blanco y negro).

Informes:

C. Marina Gerardo Villegas Supervisora de Servicio Social


C. Ana Lilia Prez Velazco- Encargada de Trmite de Serv. Social.
C. Leticia lvarez Villarreal- Encargada de trmite de servicio social

Horario para la realizacin de trmites:

Para entrevistas: Lunes a Viernes de 08:00 a 14:00 Hrs. nicamente.


Para Informacin: Lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hrs.
Para Entrega de Documentos: Lunes a viernes de 8:00 a 15:00 hrs.

Telfono: 104-28-46

Direccin:
Calle Ro Suchiate No. 10038 Col. Revolucin, Zona Rio, Cdigo Postal 22015
(Planta alta, exactamente arriba de la comandancia de Polica Ministerial)

71
NOMBRE DEL PROGRAMA: _______________________________________________
FECHA DE INICIO: _________________
FECHA DE TERMINO: _______________

HORARIO DE SREVICIO SOCIAL: __________________________________

El horario para la realizacin del Servicio Social, Prcticas Profesionales, Residencia Profesional, Estada e
Internado, puede ser dentro de las 24 horas del da los 365 das del ao, a eleccin del estudiante.

DISCULPE LAS MOLESTIAS NOS RESERVAMOS EL DERECHO DE ADMISIN

72
Control de horas Anexo 3

73
Baja del prestador Anexo 4

SUBPROCURADURA GENERAL DE JUSTICIA


DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA
INSTITUTO DE CAPACITACIN Y
FORMACION PROFESIONAL
ICFP-TJ/0000/00/201_

SOLICITUD DE BAJA

Tijuana, Baja California, a 00 de 0000 del 201_.

LIC. SANDRA BETSAIRA MAGAA RIOS


JEFE DE RECURSOS HUMANOS DE OFICIALA MAYOR
DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA
PRESENTE.-

Por medio del presente oficio me permito manifestarle que el alumno (a)
C.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, no ha presentado hasta esta fecha informes de firmas mensuales, para
acreditar sus Prcticas Profesionales tal como se comprometi con sta institucin en el convenio
que firm el da 00 de 0000 del 201_ por lo que muy atenta y respetuosamente se le solicita tenga
a bien Dar la Baja al Ciudadano (a) en mencin.

Sin otro particular le reitero mis distinguidas consideraciones.

ATENTAMENTE
SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIN

INSTITUTO DE CAPACITACIN Y FORMACIN PROFESIONAL

DE LA PGJE ZONA TIJUANA

C. XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX

C.c.p. Archivo
NGG/gvm//lav*

74
Pase de Entrevista Anexo 5

PASE DE AUTORIZACIN

TIPO DE
SERVICIO:_______________________________ HORAS:________
FECHA:
NOMBRE: SI NO
LUGAR DE
NACIMIENTO:
FECHA DE
NACIMIENTO:
ESCUELA: SEMESTRE:
CARRERA:
TEL. CASA: CELULAR:
AREA DE
INTERS:
ATENDERA:
DIAS:
HORARIO:
NOMBRE DE QUIEN
INICIO: AUTORIZA
TRMINO: Y SELLO DEL REA
NOS RESERVAMOS EL DERECHO DE ADMISIN
Verificacin de Antecedentes:
Fecha de Solicitud :
Fecha de Contestacin:
Nmero
de Oficio: status:

75
Solicitud de Servicio Social y/o Prcticas Profesionales Anexo 6

PROCURADURIA GENERAL DE JUSTICIA DEL ESTADO


INSTITUTO DE CAPACITACION Y FORMACION PROFESIONAL DE LA PGJE

FECHA DE TRAMITE:

AREA ASIGNADA :

FECHA DE INICIO :

FECHA DE TERMINO:

TIPO DE SERVICIO:

DATOS PERSONALES:
APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRE(S)

TELEFONO DE CASA TELEFONO CELULAR TELEFONO TRABAJO NEXTEL

CORREO ELECTRONICO:

DOMICILIO (CALLE Y NMERO)

NOMBRE O LUGAR DE LA EMPRESA DE TRABAJO DIRECCIN (CALLE Y NUMERO

LUGAR DE NACIMIENTO FECHA DE NACIMIENTO EDAD NACIONALIDAD

ESTATURA PESO TIEMPO DE RESIDENCIA EN EL ESTADO R. F. C.

ESTADO CIVIL :

PREPARACION ACADMICA:
ESCUELA PERODO AOS PROMEDIO
PRIMARIA
SECUNDARIA
BAC HILLERATO
COMERCIAL
TCNICA
PROFESIONAL
ESPECIALIDAD: P A SA N T E : TITULADO
POST-GRADO:
ESTUDIA ACTUALMENTE: SI NO EN DNDE?
QU ESTUDIA Y GRADO DE AVANCE:
DAS Y HORARIO DE ESTUDIO:

HABILIDADES ADICIONALES
DESCRIBA EL EQUIPO MQUINA Y/O HERRAMIENTAS QUE SABE MANEJAR

76

DATOS FAMILIARES:
DATOS FAMILIARES:

NOMBRE OCUPACIN TELEFONOS


PADRE
MADRE
CONYUGE
HIJO (A) EDAD:
HIJO (A) EDAD:
REFERENCIAS PERSONALES: NO FAMILIARES
NOMBRE OCUPACIN TELFONO

INFORMACION GENERAL:
TRABAJA ALGN FAMILIAR O AMIGO DE USTED EN LA PGJE? SI NO
NOMBRE REA RELACIN

USTED O ALGN MIEMBRO DE SU FAMILIA TIENE ANTECEDENTES PENALES, ALGUNA AVERIGUACIN


EST CITADO A DECLARAR? _______________ QUIN? ____________________________________

POR QU MOTIVO? ________________________________________________________________

ECONOMA FAMILIAR:
INGRESO FAMILIAR (Estos datos son muy importantes. Por favor sea lo ms preciso (a) posible

Quin en su familia tiene ingresos econmicos?


NOMBRE CANTIDAD SEM A N A L C A T OR C EN A L M E N S UA L
$
$
$
$
$
OTROS INGRESOS $
$
$
$
TOTAL INGRESO MENSUAL $

RENTA O PAGO DE LA CASA$


LUZ $
AGUA $
ALIMENTACIN $
TELFONO $
GAS $
TRANSPORTE (incluye gasolina)
$
VESTIDO Y CALZADO $
RECREACIN (cine, fiestas,
$ etc)
GASTOS MDICOS $
OTROS $
$
$
TOTAL EGRESOS MENSUALES $

77
CANTIDAD DE AUTOMVILES EN LA FAMILIA: ________

MARCA:_________________AO:

MARCA:_________________AO:

SALUD:

HA PADECIDO USTED O SU FAMILIA ALGUNA DE LAS SIGUIENTES ENFERMEDADES?

TUBERCULOSIS ( ) SIDA ( ) CNCER ( )ENFERMEDADES VENREAS ( )

QUIN?__________________________________________________________________

ANTECEDENTES PSICOPATOLGICOS:

HA TENIDO USTED O ALGN MIEMBRO DE SU FAMILIA LOS SIGUIENTES PROBLEMAS?

(SELECCIONE LAS QUE CORRESPONDAN)

HA CONSUMIDO ALGN TIPO DE DROGA? SI ( ) NO ( ) QU TIPO?_________

CUNDO EXISTE UN PROBLEMA DE SALUD, QU SERVICIO MDICO UTILIZA?

IMSS ( ) ISSSTE( ) ISSSTECALI ( ) CRUZ ROJA ( ) PARTICULAR ( )

RELACIONES SOCIALES O NIVEL SOCIOCULTURAL:

EN SU TIEMPO LIBRE, QU DEPORTE PRACTICA?__________________________


_____________________________________________________
CULES SON SUS PASATIEMPOS O DIVERSIONES?:________________________
_____________________________________________________
CON QU FRECUENCIA LAS REALIZA?__________________________________

_____________________________________________________

POR QUE TE GUSTARA PRESTAR TU SERVICIO SOCIAL DENTRO DE LA


PROCURADURA?

TIJUANA, BAJA CALIFORNIA A _____DE_________DEL _________

HAGO CONSTAR QUE LOS DATOS ANTERIORMENTE EXPRESADOS SON VERDADEROS

NOMBRE Y FIRMA DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL

78
Carta Presentacin Anexo 7

SUBPROCURADURA GENERAL DE JUSTICIA

DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

INSTITUTO DE CAPACITACIN

FORMACION PROFESIONAL

ICFPTJ/000/0000/201_

EL QUE SE INDICA

Tijuana, Baja California, 00 de 00 de 201_.

AGENTE DEL MINISTERIO PBLICO EN TURNO


DE LA UNIDAD ORGNICA CONTRA DESPOJOS
DE LA PGJE ZONA TIJUANA
PRESENTE.

Por medio de la presente le informo que en atencin a la Carta de Presentacin del


alumno(a) C. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, quien cursa la carrera de ______________, es
aceptado (a) para realizar sus Prcticas Profesionales, en la Subprocuradura General de Justicia
del Estado, Zona Tijuana con un horario de 00:00 a las 00:00 hrs. de Lunes a Viernes, mismo que
inicia el 00 de 00 del 201_ y terminara el 00 de Marzo del 201_, cubriendo un total de 000 horas.
Cabe mencionar que la C. __________, ser el Supervisor en el Programa titulado: Apoyo a

Agradezco de antemano sus finas atenciones, quedo a usted para cualquier duda o
aclaracin.

ATENTAMENTE
SUFRAGIO EFECTIVO NO REELECCIN
INSTITUTO DE CAPACITACION Y FORMACION PROFESIONAL
DE LA PGJE ZONA TIJUANA

C. MARINA GERARDO VILLEGAS

C.c.p. Alumno.
C.c.p.- Archivo.
NGG/mgi/pran/ozij

79
Carta de Liberacin Anexo 8

SUBPROCURADURA GENERAL DE JUSTICIA


DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA
INSTITUTO DE CAPACITACIN Y
FORMACION PROFESIONAL
ICFP-TJ/0000/00/201_

CARTA DE LIBERACIN

MTRO. VALENTN ARQUIMIDES SANCHEZ BELTRAN

SUBDIRECTOR DE PLANEACIN Y VINCULACIN

INSTITUTO TECNOLGICO DE TIJUANA

PRESENTE-

Por medio de la presente me permito hacerle llegar un cordial saludo y as mismo, hago de su conocimiento que
el alumno (a) C. XXXXXXXXXXXXXXXXX, quien es Estudiante de la carrera de ______________, con nmero de Control
XXXXXXXXXX, concluy satisfactoriamente su Servicio Social en esta Dependencia, dentro del programa Apoyo _______
de la PGJE mismo que inici el da 00 de 00 del 2001_ y finalizando al da 00 de 00 del 201_, obteniendo la totalidad del
tiempo solicitado por su institucin.

Quien demostr, eficiencia, empeo y responsabilidad en las actividades que le fueron encomendadas, motivo por
el cual extendemos una sincera felicitacin a usted y a su equipo de profesores quienes contribuyen a la formacin de sus
alumnos.

Se extiende la presente para los fines legales que al interesado convengan, en la ciudad de Tijuana, Baja
California, Mxico, a 00 de 000 del 201_.

A T E N T A M E N T Ej
SUFRAGIO EFECTIVO NO REELECCIN
DEL INSTITUTO DE CAPACITACIN Y FORMACIN PROFESIONAL
DE LA PGJE ZONA TIJUANA

C. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Vo.Bo.

JEFE DE RECURSOS HUMANOS DE OFICIALA MAYOR

LIC. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

C.c.p. Archivo
NGG/gvm/mgi/pval

80
Gafette Anexo 9

81
Informe final Anexo 10

INFORME FINAL DE ACTIVIDADES DE LA PRESTACION DE SERVICIO


SOCIAL Y/O PRACTICA (RESIDENCIA) PROFESIONAL

Tijuana, B. C., A ____ DE __________ DEL ___

DATOS DEL PRESTADOR:

NOMBRE DEL PRESTADOR:

INSTITUCION EDUCATIVA:

CARRERA:

MATRICULA:

TIPO DE PRESTACION:

DATOS DE LA UNIDAD RECEPTORA:

UNIDAD RECEPTORA (DEPENDENCIA): Instituto de Capacitacin y Formacin Profesional de la PGJE

NOMBRE DEL PROGRAMA:

PERIODO DEL REPORTE:

HORAS REALIZADAS DEL PERIODO:

ACTIVIDADES REALIZADAS:
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
_______________________

LETICIA ALVAREZ VILLARREAL ________________________


NOMBRE Y FIRMA DEL SUPERVISOR NOMBRE Y FIRMA DEL PRESTADOR

82