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1.
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Figura 1
Distribucin media de los ingresos de 7.000 empresas
espaolas
Beneficio
10,70%
Compras
63,40%
Impuestos
1,70%
Cargas financieras
3,80%
Mano de obra
20,40%
espaolas y estudiando en qu emplean sus ingresos. Se obser va que, de media, el 63,4% de los ingresos se destinan a compras y que el beneficio medio de las empresas est en torno al 10,7%.
En la Figura 2 se muestra cmo un ahorro del 2,5%
en el coste de las compras consigue un aumento del
beneficio del 15%.
2.
Cargas financieras
3,80%
Mano de obra
25,40%
Impuestos
1,75%
Beneficios
12,31%
Compras
61,79%
47
4.
La idea inicial que han transmitido tanto los implementadores de las soluciones de comercio electrnico como los desarrolladores del software ha sido
que los ahorros se producen por el nmero de productos-servicios que se suben a la plataforma, este
ahorro es tanto mayor si el producto o servicio tiene muchas entradas de catlogo y si el volumen de
las transacciones es elevado.
La realidad es que el ahorro de este sistema debe
evaluarse de una forma global, teniendo en cuenta
que se produce en el hecho de hacer el pedido en
s, que es donde este sistema realmente apor ta beneficio y ahorro.
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Sin embargo, la realizacin de pedidos de cada producto o servicio tiene un coste diferente tanto si se
hace por mtodos tradicionales como si se hace a
travs de una plataforma e-procurement, ya que el
coste es funcin del nmero de entradas del catlogo, de la complejidad de la catalogacin, de la realizacin o no de llamadas a los sistemas del proveedor, de la implementacin de configuradores, etc.
Al ser la clave los ahorros derivados del proceso de
realizacin de pedidos, la integracin con los sistemas de la empresas tipo ERP o con los sistemas logsticos se hace obligatoria, ya que si no es as, se produce una merma en la optimizacin del proceso de
realizacin de pedidos que repercute muy directamente en un menor ahorro.
As pues, para evaluar la implantacin de un sistema
e-procurement deben conocerse:
Los costes actuales reales de la realizacin de los
pedidos.
Los costes futuros de la realizacin de pedidos si
par te de los mismos se realiza a travs de una
herramienta e-procurement.
De esta manera, si se conoce la diferencia de costes
entre la implementacin o no del sistema, se evaluar
la conveniencia o no de su implementacin. El proceso de evaluacin se convier te en el clculo del Valor Actual Neto del proyecto (VAN).
A continuacin se procede a describir el mtodo de
clculo del Business Case.
4.1.
Productos que precisen configurarse con consultora previa, como son los productos especficos para proyectos tcnicos, redes de datos o capacidades de transmisin de datos.
Productos que requieran controles de calidad o
solicitud al proveedor de muestras previas.
Servicios con implicaciones legales que no permitan su gestin en el sistema como es el caso
de la contratacin de trabajo temporal.
4.2.
4.3.
La gestin tradicional de pedidos se ha venido realizando mediante llamadas telefnicas, faxes, correos
electrnicos y sistemas EDI y similares.
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Cada producto-servicio se gestiona de forma diferente por par te de la empresa, ya que algunos utilizan nicamente el fax, otros el EDI, algunos requieren de varias llamadas telefnicas antes de enviar un
fax, otros se gestionan nicamente mandando un correo electrnico, etc.
4.4.
Fax
Llamada
telefnica
EDI
Costes fijos iniciales independientes de los productos y servicios incluidos en la lista de candidatos: entre estos costes deben incluirse los
costes de consultora, de hardware (lneas, software, licencias, etc.), de oportunidad (internosusuarios implicados), costes para la Integracin
con el sistema E.R.P. de la compaa para verificar saldo a la hora de hacer el pedido contra
una compra general y comprobar despus la
entrada de mercanca y la factura, etc. Estos
costes son los Z21.
Para conocer cunto cuesta la realizacin de los pedidos de un determinado producto o servicio se precisa conocer los siguientes parmetros:
De esta manera se obtiene la Tabla 1 en la que se detalla el coste de la realizacin de los pedidos de todos los productos y servicios.
As se tiene Z1, que es el coste actual de tramitacin
de los pedidos del los diferentes productos-servicios
candidatos a ser tramitados en la plataforma e-procurement.
Tabla 1
Coste actual de elaboracin de pedidos
Coste total para el
producto servicio
Prod-Serv 1
Prod-Serv 2
Prod-Serv n
N. anual
pedidos
Llamadas
telfono
Faxes
EDI
Otros
Coste total
por pedido
Total
Coste
total
Z1
Por pedido
1
2
50
El clculo de este coste se realizar de forma anloga al del punto 4.3. Slo se debern eliminar del clculo aquellos productos y servicios cuyos pedidos se
gestionarn a travs de la plataforma. Este coste se
denomina Z3.
Con estos datos y los costes ya calculados previamente, se puede construir la Tabla 2. En el ejemplo
se ha supuesto que el sistema tarda en implementarse un ao y que durante la construccin e instalacin del mismo todos los pedidos se hacen de forma tradicional. En cuanto el sistema entra en
funcionamiento, al final del perodo 0, la plataforma
est operativa.
Con los valores del flujo de caja, con el nmero de
perodos de validez del proyecto y con el riesgo estimado del mismo se puede calcular el VAN:
Para el clculo del ahorro que apor ta el sistema eprocurement se debe conocer :
El nmero de aos n que se espera se use el
sistema e-procurement, es decir, el nmero de
perodos que se tendrn en cuenta a la hora de
calcular el VAN.
El riesgo del proyecto r, es decir, la tasa de descuento que se aplicar en el clculo del VAN.
Una estimacin del tiempo de instalacin del sistema y de disponibilidad del mismo.
4.7.
4.6.
i =1
[1]
(1+ r )
Llegado este punto, se debe jugar con la lista de productos-servicios candidatos al e-procurement de tal
forma que maximice el ahorro: el VAN calculado en
el punto 4.6 [1].
Lo ideal, llegado este momento, es utilizar un sistema informtico que busque la lista de productos
y ser vicios candidatos que haga mximo el ahorro.
Esto se podra llevar a cabo, por ejemplo, con una
hoja de clculo. Se podra elaborar una macro que
realizase un algoritmo de backtrack, de tal forma
que calculase el ahorro para todas las combinaciones posibles de productos y ser vicios candida-
Tabla 2
Clculo del flujo de caja del projecto
Ao 0
Ao 1
Ao 2
Ao n
Z1
Z1
Z1
Z1
Z1
Z21+Z22
Z23+Z24
+Z25
Z23+Z24
+Z25
Z23+Z24
+Z25
Z23+Z24
+Z25
Z3
Z3
Z3
Z3
(Z21+Z22)
Z1
(Z23+Z24
+Z25)
+Z3Z1
(Z23+Z24
+Z25)
+Z3Z1
(Z23+Z24
+Z25)
+Z3Z1
(Z23-Z24
+Z25)
+Z3Z1
Flujo de caja
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a los proveedores con el fin de optimizar la siguiente negociacin o con el fin de identificar los proveedores que se acercan a un rpel de compra.
5.
Conclusiones
Los sistemas e-procurement son una fuente potencial de ahorro para las empresas. Sin embargo es conveniente llevar a cabo un estudio de caso de negocio adecuado para conocer realmente cul es la
relacin de productos y servicios con la que se maximiza el ahorro frente al uso de otros sistemas de
gestin de pedidos como el correo electrnico, faxes, EDI, etc.
La decisin de implementar este sistema en una empresa es funcin de la relacin coste-beneficio del conjunto de pedidos realizados a travs del sistema tras
realizar una seleccin de los productos y servicios susceptibles de gestionar a travs de la plataforma.
Para realizar el caso de negocio es necesario detallar e identificar los costes fijos y variables con el fin
de obtener un diferencial de costes entre este sistema y los sistemas tradicionales.
El caso de negocio (business case) es un proceso de
clculo iterativo, ya que debe gestionarse aadiendo
y eliminando productos y servicios candidatos a ser
gestionados en la plataforma hasta conseguir maximizar el beneficio.
Existen cier tos beneficios que no son fciles de valorar como el tener centralizada la informacin de
los pedidos que permite, entre otras cosas, tener informacin sobre lo que realmente se ha comprado
6.
Referencias