Manual de contratación del IDM

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MANUAL DE CONTRATACIN

ELABORO: REVISO APROB VERSION

ARQ WILLIAM MARTINEZ CORTES
DR. ANTONIO LONDOO GUATEQUE
PROFESIONALES APOYO OAJ
DR. RODRIGO PATIO
PASTRANA
ING. JOSE LUIS SILVA
VALENCIA
3.0
GRUPO ASESOR
OAJ
ASESOR OFICINA
JURIDICA
GERENTE Abril/2.013

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TABLA DE CONTENIDO
Presentacin
Considerando
Captulo primero
Objetivo
Alcance
Referencias normativas
Aspectos generales del rgimen de contratacin del instituto de desarrollo del meta.
Clausula general de competencia
Ley aplicable a los contratos estatales internacionales
Estructuracin del documento
Componente jurdico
Componente logstico
Gestin de documentos. (Flujo gramas)
Responsabilidad
Capitulo segundo
Disposiciones generales y delegacin de funciones
mbito de aplicacin
Delegacin administrativa.
Alcance de la delegacin.
Captulo tercero
Asesora en la actividad contractual
Organismos asesores y funcionarios asesores.
El comit de contratos
Composicin del comit de contratos.
Funciones del comit de contratos.
Secretara tcnica del comit de contratos
Comits asesores evaluadores
Captulo cuarto
Etapas de la contratacin
Etapa precontractual
Planeacin de la contratacin
Estudios y documentos previos
Descripcin de la necesidad
Forma de satisfacer la necesidad
Objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar
Objeto a contratar
Especificaciones
Plazo de ejecucin
Forma de pago
Lugar de ejecucin
Obligacin de las partes:

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Identificacin del contrato a celebrar
Modalidad de seleccin (fundamentos jurdicos)
Valor estimado del contrato
Variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratacin y los rubros que lo componen.
Justificacin de los factores de seleccin
Tipificacin, estimacin, y asignacin de riesgos previsibles
Riesgos generales a todos los contratos
Anlisis que sustenta la exigencia de garantas
Monto, vigencias y amparos o coberturas de las garantas
Condiciones de expedicin
Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo:
Casos en los cuales no son exigibles las garantas
Indicacin de si la contratacin respectiva est cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre
comercio vigente para el estado colombiano en los trminos del artculo 8.1.17 del decreto 734 de 2012.
Captulo quinto
Requisito mnimo para iniciar un proceso de contratacin
Licitacin pblica
Seleccin abreviada
Subasta inversa
Concurso de mritos
Contratacin directa:
Mnima cuanta
Desarrollo o contenido del proceso
Formulacin de observaciones al proyecto de pliego de condiciones:
Respuesta a las observaciones al proyecto de pliego de condiciones.
Acto de apertura del proceso licitatorio y publicacin del pliego de condiciones definitivo.
Audiencia de tipificacin, estimacin y asignacin de riesgos previsibles:
Audiencia de aclaracin de pliegos de condiciones:
Respuesta a observaciones al pliego de condiciones
Modificacin del pliego de condiciones.
Modificacin de los estudios previos.
Suspensin del proceso de seleccin:
Revocatoria del proceso de seleccin.
Recibo de ofertas
Cierre de la licitacin pblica:
Evaluacin de las propuestas.
Respuesta a observaciones al informe de evaluacin:
Audiencia de adjudicacin:
Declaratoria de desierta:
Captulo sexto
Etapa contractual
Suscripcin del contrato
En el caso de modalidades de seleccin.

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En el caso de contratacin de mnima cuanta
Supervisin en la ejecucin del contrato
Modificaciones a los contratos
Suspensin de los contratos
Cesin de los contratos
Terminacin anticipada
Sanciones por incumplimientos contractuales
Multas
Clusula penal compensatoria
Caducidad
Captulo sptimo
Etapa postcontractual
Liquidacin de los contratos
Anexos

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GLOSARIO
ADENDA: Es el documento que de conformidad con lo consagrado en el artculo 2.2.4 del Decreto 734 de
2012, se expide con posterioridad a la apertura de la licitacin con el fin de precisar, aclarar o modificar el
pliego de condiciones, por ello integra con ste una totalidad, adquiriendo la misma validez y su mismo
carcter vinculante. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 89 de la ley 1474 de 2011, no podrn
expedirse adendas dentro de los tres (3) das anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de
seleccin, ni siquiera para extender el trmino del mismo. La publicacin de estas adendas slo se podr
realizar en das hbiles y horarios laborales.
ADJUDICACIN: Es el acto administrativo mediante el cual el Gerente del IDM, determina el adjudicatario
del objeto del contrato de la licitacin pblica.
ADJUDICATARIO: Es el oferente a quien con sujecin al principio de seleccin objetiva, se le adjudica la
Licitacin Pblica, por haber presentado una oferta que cumple con lo requerido en el pliego de condiciones y
dems documentos que lo complementan, y por lo mismo es considerada como la oferta ms favorable para
el IDM.
ACTO ADMINISTRATIVO: Es la declaracin de la voluntad de la administracin que se realiza en ejercicio de
la funcin pblica y que genera efectos jurdicos de manera inmediata.
AUDIENCIA PBLICA: Reunin pblica que celebra la Entidad, en aquellos casos en que la Ley as lo exige,
a la cual pueden asistir los oferentes, los interesados en el proceso, las veeduras y el pblico en general
CALIFICACIN DEL PROPONENTE: Es la ubicacin del proponente que ste mismo hace, dentro de las
calificaciones contenidas en el Sistema de Clasificacin Industrial Internacional Uniforme (CIIU) la cual debe
coincidir con la que se haya reportado en el Registro nico Tributario (RUT). Si el proponente est registrado
en la Cmara de Comercio, tambin debe coincidir con el Registro Mercantil.
CAPACIDAD RESIDUAL: De conformidad con lo establecido en el artculo6.1.1.2 del decreto 734 de 2012
la Capacidad residual tiene como objetivo evaluar el equilibrio patrimonial a corto plazo de un oferente a una
contratacin de una obra especfica. Resulta de restarle al indicador financiero de capital de trabajo, la
sumatoria de todos los valores de los contratos que tenga en ejecucin el contratista en la actividad de
construccin (incluyendo los que tenga por su participacin en sociedades, consorcios o uniones temporales)
al momento de participar en un determinado proceso de seleccin con el fin de sealar su nivel de saturacin
y que se acreditar ante la entidad de acuerdo a los parmetros sealados en el Decreto 734/2012 y en los
respectivos pliegos de condiciones.
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal; es un documento de gestin financiera y presupuestal
que permite tener la certeza sobre la existencia de una apropiacin disponible y libre de afectacin para la

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asuncin de un compromiso. De ello deviene el valor que la ley le ha otorgado, al sealar que cualquier acto
administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deber contar con certificados de disponibilidad
presupuestal previos, por lo tanto, cualquier compromiso que se adquiera con violacin de esa obligacin,
generar responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.
CERTIFICADO DE BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS: Es un documento que certifica los proyectos
que se encuentran registrados en el Banco de Programas y Proyectos de la Secretara de Planeacin del
Departamento del Meta.
CIIU: Es la Clasificacin de Actividades Econmicas que debe utilizarse de manera obligatoria por todas las
entidades de carcter privado o pblico que produzcan informacin estadstica identificando la actividad
econmica principal para la asignacin correcta del cdigo.
CONSORCIO: Modalidad de asociacin que permite que dos o ms personas naturales o jurdicas en forma
conjunta, presenten una misma oferta en una Licitacin Pblica para la adjudicacin, celebracin y ejecucin
del contrato, respondiendo solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de su
participacin en el proceso y por los efectos que generen o lleguen a generar las actuaciones, hechos u
omisiones de todos o cualquiera de los integrantes en estos actos, de conformidad con lo establecido en el
Artculo 7 de la Ley 80 de 1993.
CONTRATISTA: es el adjudicatario que suscribe el contrato bajo la modalidad de precios unitarios objeto la
Licitacin Pblica.
CONTRATO: negocio jurdico que se suscribir entre el IDM y el adjudicatario, por medio del cual se impone
a las partes las obligaciones recprocas y se le conceden los derechos correlativos que instrumentan la
relacin contractual que se busca establecer a travs del proceso licitatorio.
CONTRATO DE CONSULTORA: Se refiere a los estudios tcnicos necesarios para la ejecucin de
proyectos de inversin, estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos
especficos, as como las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Son tambin contratos
de consultora los que tienen por objeto la interventoria, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin,
programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos.
CONTRATO DE OBRA: Est referido a todo tipo de trabajo material que implique construccin,
mantenimiento y en general, la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles
cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago.
ENCARGO FIDUCIARIO O FIDUCIA PBLICA: Este contrato establece la entrega de recursos pblicos a
una sociedad fiduciaria, para la administracin o manejo de los mismos, estableciendo un objeto y plazo
especfico.

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CONTRATOS DE COMPRAVENTA Y SUMINISTRO: Contrato de compraventa y suministro de bienes
muebles: Son los que tienen por objeto adquirir bienes muebles. Si se requiere una sola entrega y un solo
pago se denominan de compraventa. Si se requieren entregas peridicas definidas en el tiempo, se
denominan de suministro.
CRP: es el Certificado de Registro Presupuestal, que revela el compromiso que se hace por medio de la
imputacin presupuestal, afectando en forma definitiva la apropiacin y garantizando que solo se utilizar para
ese fin. Esta operacin indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro
perfecciona el compromiso.
CBPPIM: Evidencia expedida por el Banco de Programas y Proyectos del Departamento del Meta,
certificando la viabilidad de un proyecto.
DECLARATORIA DE DESIERTA: La declaratoria de desierta de la licitacin nicamente proceder por
motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarar por medio de un acto administrativo
motivado en el que se sealarn en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisin.
DA(S) CALENDARIO: Es cualquier da del calendario, sin tener en cuenta si se trata de un da hbil o
Inhbil.
DA(S) HBIL(ES): Es cualquier da comprendido entre los lunes y los viernes ambos inclusive de cada
semana, excluyendo de stos los das sbados, dominicales y feriados determinados por ley en la Repblica
de Colombia.
DISEOS Y PLANOS: Es la concepcin integral de la obra o proyecto, en donde con la representacin
grafica y exhaustiva de todos los elementos del proyecto u obra que constituyen los planos de las obras a
ejecutar, se permita desarrollar la obra o proyecto sin ningn inconveniente o contratiempo durante la
ejecucin del contrato. La subgerencia tcnica deber antes de iniciar los procesos de seleccin, verificar que
los diseos y planos se encuentren completos, actualizados, que sean suficientes, pertinentes, veraces y
oportunos, hecho que se entender cumplido con la firma de los estudios previos respectivos.
D.O.E.D.P.: Direccin Operativa de Estudios Diseos y Proyectos o Director Operativo de Estudios Diseos y
Proyectos.
ESPECIFICACIONES: Procesos y procedimientos tcnicos, a los que se deben ceir el contratista durante la
ejecucin del contrato, para el cumplimiento del Alcance del Proyecto, previamente definidas por la
Subgerencia responsable de la planeacin y ejecucin del proyecto.
ESTUDIOS: Son todos los soportes tcnicos o informacin que permiten proveer toda la informacin
indispensable para realizar las evaluaciones de un proyecto y concebir el diseo de la obra o proyecto,

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igualmente se podran constituir en las bases de la normativa tcnica para la ejecucin de un proyecto y que
sirven para la elaboracin de los diseos. La suficiencia, la pertinencia, la ecuanimidad, la veracidad y la
oportunidad de la informacin de los estudios debern ser valoradas por la subgerencia tcnica como
requisito para iniciar el proceso de seleccin la cual se entender con la firma de los estudios previos
respectivos.
ESTUDIO PREVIO: En desarrollo de lo sealado en los numerales 7 y 12 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993
y el artculo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, los estudios previos y sus anexos estarn conformados por los
documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones del
proceso licitatorio, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido
por la entidad, as como la distribucin de riesgos que la entidad propone. Para tal fin los ejecutores de los
contratos; que en el IDM corresponde a la subgerencia tcnica y/o de la subgerencia general, como
responsables de la etapa de planeacin del proceso licitatorio, debern elaborar y firmar el formato de
estudios previos preestablecidos para tal fin, adjuntando los documentos que los soportan. Es por eso que
con la firma de los estudios previos, dichas dependencias manifiestan y se hacen responsables de la
informacin all referida y adjuntada, indicando que es adecuada, suficiente, completa, seria, con criterios
razonables, objetivos y proporcionales. Dada la esencia y la especialidad que implica la realizacin de los
estudios previos, es que las referidas dependencias al gozar de esa competencia, reflejan en ellos la
valoracin que al respecto hicieron para adelantar el proceso de seleccin garantizando la factibilidad integral
del proceso, en la medida que aportan todos los elementos necesarios para la confeccin de los pliegos de
condiciones.
GARANTA DE SERIEDAD DE LA OFERTA: Es la garanta de seriedad que debe presentar el oferente como
parte de su propuesta y cuyo tomador es el mismo oferente y el beneficiario es el IDM. Dicho documento se
puede constituir bajo cualquiera de las formas permitidas por el artculo 3 del decreto 4828 de 2008, a saber:
(i) una pliza de seguros por una Compaa de Seguros legalmente establecidos en Colombia, (ii) la
constitucin de una fiducia mercantil en garanta, (iii) una garanta bancaria a primer requerimiento, (iv) el
endoso en garanta de ttulos valores, o (v) el depsito de dinero en garanta.
INSCRIPCIN EN EL REGISTRO NICO DE PROPONENTES: Obligacin que deben cumplir todas las
personas naturales o jurdicas nacionales, o las extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que
aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, de estar inscritas en el Registro nico de
Proponentes.
Para tal efecto los interesados podrn solicitar su inscripcin ante cualquier cmara de comercio, pero aquella
se realizar por la que tenga jurisdiccin en su domicilio principal.

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INTERESADO(S): Se refiere a las personas naturales o jurdicas o el grupo de personas jurdicas y/o
naturales asociadas entre s mediante Consorcio o Unin Temporal que muestran inters en participar en la
licitacin, pero que aun no han presentado propuestas.
LICENCIAS, PERMISOS Y AUTORIZACIONES: se refiere a todos los trmites que se deben adelantar para
ejecutar el objeto del contrato de modo que se cuente con la viabilidad de las autoridades encargadas de
expedir este tipo de documentos cuando la ley as lo exige. En ese orden de ideas, la Subgerencia
respectiva debe verificar si para ejecutar el objeto del contrato o algunas de las actividades se requieren
permisos de otras entidades. Ejemplo: para intervenir una va del orden nacional podra requerirse el permiso
de Invas o Inco, para intervenir una obra que es patrimonio nacional podra requerirse el permiso del
ministerio de cultura; para intervenir o realizar actividades o contrataciones en aeropuertos podran requerirse
permisos por parte de la autoridad ambiental respectiva, licencias de construccin, licencias ambientales etc.
Para tal fin los ejecutores de los contratos (subgerencia tcnica y/o de la subgerencia general) que son
tambin los responsables de la etapa de planeacin del proceso licitatorio, deben verificar de la existencia de
estos permisos, licencias o autorizaciones y asegurarse que se encuentren vigentes, actualizados durante el
proceso de seleccin y en la ejecucin del contrato.
LICITACIN PBLICA: Es una modalidad de seleccin objetiva y pblica prevista en el numeral 1 del
artculo 2 de la ley 1150 de 2007 a travs de la cual una entidad estatal mediante el establecimiento de unos
requisitos plasmados en los pliegos de condiciones selecciona al contratista cuya propuesta los cumpla y
resulte ser la ms favorable para los intereses de la comunidad y de la Entidad. La Licitacin Pblica es la
regla general para la escogencia de contratistas MATRIZ DE RIESGOS: Es la tipificacin, estimacin y
asignacin que hace la Entidad de los riesgos o contingencias que puedan suceder con ocasin de la
ejecucin del contrato. En este caso, la tipificacin es realizada por la oficina asesora jurdica teniendo como
base la informacin aportada por la Subgerencia respectiva, quien a su vez la valorar y determinar su
aplicabilidad.
OFERTA: Es la propuesta con carcter irrevocable presentada conforme a los requisitos establecidos en el
pliegos de condiciones de la Licitacin Pblica; debidamente suscrita por quien ostenta la representacin del
oferente y acompaada de una pliza que garantice su seriedad.
PAC: Es el plan anualizado de caja; es decir es la planeacin de los flujos de fondos a travs de un periodo
de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a
cabo determinada actividad.
PRESUPUESTO OFICIAL: Es el valor del contrato que la entidad, en cabeza de la Subgerencia respectiva,
estima con base en el estudio de precios de mercado, el cual es elaborado, revisado, preparado, valorado,
analizado y avalado por la subgerencia Tcnica y/o por la subgerencia general, como responsables de la
ejecucin del contrato y de la planeacin del proceso.

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PROYECTO DE INVERSIN: Es una propuesta de accin tcnico econmica para resolver una necesidad
utilizando un conjunto de recursos disponibles. Tiene como objetivos aprovechar los recursos para mejorar las
condiciones de vida de una comunidad, pudiendo ser a corto, mediano o a largo plazo. .
PREINVERSIN: Es la fase preliminar para la ejecucin de un proyecto que permite, mediante elaboracin
de estudios, demostrar las bondades tcnicas, econmicas-financieras, institucionales y sociales de este, en
caso de llevarse a cabo. En la etapa de preparacin y evaluacin de un proyecto, o etapa de anlisis de
preinversin, se deben realizar estudios de mercado, tcnicos, econmicos y financieros. Conviene
abordarlos sucesivamente en orden, determinado por la cantidad y la calidad de la informacin disponible, por
la profundidad del anlisis realizado, y por el grado de confianza de los estudios mencionados.
PLIEGO DE CONDICIONES: Documento mediante el cual la entidad detalla los requerimientos para la
presentacin de la propuesta, las condiciones de participacin, los requisitos habilitantes, los factores de
evaluacin y las dems reglas del proceso de seleccin.
PROPONENTE U OFERENTE: Es la persona jurdica o natural, o el grupo de personas jurdicas y/o naturales
asociadas entre s mediante Consorcio o Unin Temporal, que presenta, de forma individual o conjunta, una
oferta para participar en una Licitacin Pblica que se convoca a travs de los pliego de condiciones, que son
publicados en la pagina web del portal nico de contratacin.
PROPUESTA ELEGIBLE: Es aquella propuesta presentada por un proponente individual o Plural que
cumple con los requisitos habilitantes de orden jurdico, tcnico y financiero sealados y descritos en los
pliegos de condiciones.
PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: Es un borrador del documento mediante el cual la entidad
detalla los requerimientos para la presentacin de la propuesta, las condiciones de participacin, los requisitos
habilitantes, los factores de evaluacin y las dems reglas del proceso de seleccin, elaboradas con sujecin
a la informacin existente en los estudios previos. Su publicacin no obliga a la entidad a dar apertura al
proceso.
REGISTRO NICO DE PROPONENTES: De conformidad con el artculo 6 de la Ley 1150 de 2007
modificado por el artculo 221 del Decreto Ley 019 de 2012, el Registro nico de Proponentes contiene la
informacin de quienes aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales, obtenida mediante la
verificacin de los requisitos habilitantes y dems informacin relacionada y la clasificacin que cada
interesado realiza al momento de su inscripcin, renovacin o actualizacin, aportando la documentacin que
se exige, y que es objeto de verificacin documental por parte de la cmara de comercio respectiva, de
conformidad con lo dispuesto en el presente decreto.
REGISTRO NICO TRIBUTARIO RUT: El Registro nico Tributario es el mecanismo para identificar, ubicar y
clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Direccin de Impuestos y Aduanas

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Nacionales DIAN. El NIT es el Nmero de Identificacin Tributaria que asigna la DIAN, por una sola vez,
cuando el obligado se inscribe en el RUT.
UNIN TEMPORAL: Es la modalidad de asociacin a la cual se refiere el numeral 2 del artculo 7 de la Ley
80 de 1993, que permite que dos o ms personas naturales o jurdicas, en forma conjunta, presenten una
misma oferta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin del Contrato, respondiendo solidariamente por
todas y cada una de las obligaciones derivadas del mismo, pero no por las sanciones por el incumplimiento de
las obligaciones derivadas del Contrato, por las cuales responde cada uno de los miembros de la Unin
Temporal de acuerdo con su participacin en la ejecucin. Cuando el acuerdo de Unin Temporal no seale
con claridad los trminos y extensin de la participacin de cada uno de sus miembros, se presumir la
intencin de concurrir a la Licitacin Pblica en modalidad de Consorcio.

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PRESENTACIN
El Gobierno Departamental en ejercicio de sus facultades extraordinarias concedidas por la Honorable
Asamblea Departamental del Meta, que se le otorgo mediante Ordenanza Departamental N 624 de 2008,
expidi el Decreto 097 de 2008 por el cual crea el Instituto Desarrollo del Meta: IDM, como un establecimiento
pblico de orden Departamental, cuyo objeto es el manejo de todo el ciclo de proyecto de desarrollo, desde la
realizacin de estudios de preparacin, financiacin, administracin y ejecucin de los mismos y adems
adoptar y fomentar las polticas y planes generales de proyectos orientados a la CONSTRUCCIN;
MANTENIMIENTO, MEJORAMIENTO, REHABILITACIN Y AMPLIACIN DE OBRAS DE
INFRAESTRUCTURA, que estn contemplados en los planes de desarrollo del Departamento y los Municipio
y cumpliendo con lo establecido en decreto 3576 de 2009, el IDM debe adoptar un Manual de Contratacin
que establezca preceptos generales aplicables a su gestin contractual, estableciendo parmetros de
actuacin que a su interior faciliten la identificacin de las responsabilidades que competen a cada uno de los
actores partcipes de la gestin contractual y que se traduzcan en procesos de seleccin de contratistas
transparentes y eficientes que generen contratos ejecutados para satisfacer intereses pblico y cumpliendo
los fines que la ley impone al IDM.

Por tal motivo y en cumplimiento de la normativa vigente para esta entidad y cumpliendo los presupuestos de
los artculos 1 de la Constitucin Poltica, en relacin a que Colombia es un Estado Social de Derecho, lo que
implica que todas las actuaciones de la administracin deben estar sometidas a un ordenamiento jurdico el
cual busca un bien comn, tambin con el artculo 2 de este ordenamiento superior que establece los fines del
Estado Colombiano y entre los cuales se debe someter la contratacin estatal
1
, en concordancia con el
artculo 13 del mismo ordenamiento, el cual se refiere al principio de igualdad que debe existir entre los
participantes en la Contratacin Estatal, tambin con el artculo 58 Constitucin Politice en la cual se
establece el principio de derechos adquiridos, que tiene la administracin con los contratistas, contrario sensu
y a su vez los administrados con los intervinientes de la relacin contractual; para poder engranar la
responsabilidad del Estado y la administracin consagrados en el artculo 90 del mismo ordenamiento y por
ultimo esta relacin de normas constitucionales que fundamentan este escrito no pueden dejar de lado lo
consagrado en el artculo 209
2
de nuestra Constitucin Poltica y que es el pilar de toda la contratacin
estatal, para por ultimo dar cumplimiento al artculo 365 del ordenamiento superior, el cual nos determina que
los servicios pblicos son inherentes a la finalidad social del Estado.

El propsito y alcance es de este manual e poner a la entidad al da con lo relacionado a la normatividad ya

1
CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA<Esta versin corresponde a la segunda edicin corregida de la Constitucin
Poltica de Colombia, publicada en la Gaceta Constitucional No. 116 de 20 de julio de 1991> ARTICULO 2. Son fines
esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios,
derechos y deberes consagrados en la Constitucin; facilitar la participacin de todos en las decisiones que los afectan y en
la vida econmica, poltica, administrativa y cultural de la Nacin; defender la independencia nacional, mantener la
integridad territorial y asegurar la convivencia pacfica y la vigencia de un orden justo.
2
CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA<Esta versin corresponde a la segunda edicin corregida de la Constitucin
Poltica de Colombia, publicada en la Gaceta Constitucional No. 116 de 20 de julio de 1991> ARTICULO 209 establece que
la funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de
igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y
la desconcentracin de funciones

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los nuevos cambios que se produjeron al respecto, y que estn consagrados en la Ley 80 de 1993
3
, Ley 1150
de 2007
4
, Ley 103 de 1993 artculos 32 y 33
5
y por ltimo y una gran modificacin que se produjo mediante la
Ley 1450 de 2011
6
Plan Nacional de Desarrollo, Ley 1474 de 2011
7
la cual regula el Estatuto Anticorrupcin y
que introdujo nuevas modificaciones en materia contractual y dems decretos y normas que regulan la
materia y que son base del procedimiento contractual entre ellos los Decretos Reglamentarios 1170 de 2008,
el 2516 de 2011 el 2474 de 2008 etc. Y dems normas correspondientes para este manual que recoge los
lineamientos, principios, pautas y procedimientos que deben ser tenidos como gua de aplicacin para los
procesos contractuales que se adelanten en el Instituto Desarrollo del Meta: IDM.

CONSIDERANDO

Que el Artculo 209 de la Constitucin Poltica ordena que la funcin administrativa debe estar al servicio de
los intereses generales y que se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia,
economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, delegacin y
desconcentracin de funciones.

Que el Artculo 12 de la ley 80 de 1993 prev que "Los jefes y los representantes legales de las entidades
estatales podrn delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la
realizacin de licitaciones o concursos en los servidores pblicos que desempeen cargos del nivel directivo o
ejecutivo o sus equivalentes".

Que en el Artculo 21 de la Ley 1150 de 2007 se adicion un inciso al Artculo 12 de la Ley 80 de 1993 en el
que se impuso que en "() ningn caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales
quedarn exonerados por virtud de la delegacin de sus deberes de control y vigilancia de la actividad
precontractual y contractual".
Que mediante la misma norma se incorpor un pargrafo al Artculo 12 de la Ley 80 de 1993, en el que se
estableci que para "() los efectos de esta ley, se entiende por desconcentracin la distribucin adecuada
del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonoma
administrativa en su ejercicio. y que por tanto contra las actividades cumplidas "() en virtud de la
desconcentracin administrativa no proceder ningn recurso.
Que en el Artculo 89 del Decreto 2474 de 2008, modificado mediante Decreto 3576 de 2009, se estableci
que las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratacin () debern contar con un
manual de contratacin, en el que se sealen las funciones internas en materia contractual, las tareas que
deban acometerse por virtud de la delegacin o desconcentracin de funciones, as como las que se derivan
de la vigilancia y control de la ejecucin contractual.

Que teniendo en cuenta lo previsto en las normas transcritas, en las reglamentaciones contenidas en los
Artculos 7 y 14 del Decreto 679 de 1994, lo ordenado en el Artculo 37 del Decreto - Ley 2150 de 1995 y el

3
Diario oficial 41.094 del 28 de octubre de1993.
4
Diario oficial 46.061 de 16 de julio de 2007.
5
Diario oficial 41.158 del 30 de diciembre de 1993.
6
Diario Oficial No. 48.102 de 16 de junio de 2011
7
Diario Oficial No. 48.128 de 12 de julio de 2011

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Artculo 9 de la ley 489 de 1998, se estima necesario, para hacer ms gil y eficiente la actividad contractual
del Instituto, acudir a la figura de la delegacin y desconcentracin de funciones en materia de la actividad
contractual.

Que para dar cumplimiento a las referidas disposiciones legales y constitucionales resulta indispensable
establecer mecanismos o instrumentos de control que procuren el adecuado ejercicio de las funciones
delegadas.

Que en desarrollo de la facultad de desconcentrar funciones se hace indispensable expedir disposiciones
sobre el ejercicio de funciones relativas a la celebracin de contratos, sus procedimientos internos, y reglas
para el ejercicio de la interventora y supervisin.

Que el Artculo 9 de la Ley 489 de 1998 establece que las () autoridades administrativas podrn mediante
acto de delegacin, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o otras autoridades, con funciones
afines o complementarias (...). As mismo impone que sin () perjuicio de las delegaciones previstas en
leyes orgnicas, en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes,
representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonoma
administrativa podrn delegar la atencin y decisin de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos
orgnicos respectivos, en los empleados pblicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo
correspondiente.

Que de acuerdo con lo establecido en el Artculo 10 de la Ley 489 de 1998, el acto de delegacin ser escrito
y determinar la autoridad delegataria y las funciones o asuntos especficos cuya atencin y decisin se
transfieren.

Que en el artculo 87 del referido Decreto se estableci que para la imposicin de multas y a efecto de
respetar el derecho de audiencia del afectado a que se refiere el artculo 17 de la Ley 1150 de 2007, la
entidad sealar en su manual de contratacin el procedimiento mnimo a seguir, en el que en todo caso se
precisar el mecanismo que le permitir al contratista ejercer su derecho de defensa de manera previa a la
imposicin de la sancin, dejando constancia de todo ello en el acto administrativo de imposicin. La Seccin
Tercera del Consejo de Estado, mediante sentencia de 14 de abril de 2010 declar nulo el anterior artculo
() pero nicamente en tanto se interprete que faculta a la administracin para crear procedimiento
administrativo sancionador. Y en cambio se negaron las () pretensiones contra la misma norma en tanto
se interprete que slo permite establecer el procedimiento interno mnimo a seguir para la imposicin de
multas, es decir que slo se limita a definir los aspectos inter-orgnicos, en los trminos analizados en esta
providencia..

Que para la elaboracin del presente Manual de Contratacin el INSTITUTO DE DESARROLLO DEL META-
IDM cont con la Concertacin de su personal idneo y directivo.

En mrito de lo expuesto,

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CAPTULO PRIMERO

OBJETIVO
Establecer las directrices y estndares para simplificar y homogenizar las procesos y procedimientos que se
desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual y en la celebracin de los contratos que se
requieran en el Instituto de Desarrollo del Meta para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos
institucionales de forma eficiente y eficaz de conformidad a los principios de la funcin pblica previstos en la
constitucin poltica.

ALCANCE
Este manual deber ser empleado por todos los funcionarios, contratistas de las dependencias del Instituto de
Desarrollo del Meta en pro y desarrollo de la actividad contractual.

REFERENCIAS NORMATIVAS

Constitucin poltica de Colombia
Ley 489 de 1998
Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 1993
Ley 1474 de 2011
Decreto ley 019 de 2012
Decreto 734 de 2012
Ley 1450 de 2011
Decreto Departamental 0097 de 2008, estatutos IDM

DOCUMENTOS ASOCIADOS
Este manual adopta el proceso PR-GP-MC-01 manual de contratacin, y los subprocesos que determinan
los pasos a seguir en la contratacin a travs de:
Licitacin publica
Seleccin abreviada de menor cuanta
Seleccin abreviada de mnima cuanta
Contratacin de prestacin de servicios profesionales y apoyo a la gestin
Concurso de meritos
Seleccin abreviada
As como los subprocesos concernientes a la elaboracin y legalizacin de contratos; adicin, prorroga,
aclaracin, cesin, arrendamiento, suministro de contratos. As como la etapa pre-contractual concerniente a
necesidad, estudios previos, pliego de condiciones entre otros

ASPECTOS GENERALES DEL RGIMEN DE CONTRATACIN DEL INSTITUTO DE DESARROLLO DEL
META.
El Gobierno Departamental en ejercicio de sus facultades extraordinarias concedidas por la Honorable
Asamblea Departamental del Meta, que se le otorgo mediante Ordenanza Departamental N 624 de 2008,
expidi el Decreto 0097 de 2008 por el cual crea el Instituto Desarrollo del Meta: IDM, como un

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establecimiento pblico de orden Departamental, dotado con personera jurdica, patrimonio y autonoma
administrativa, cuyo objeto es el manejo de todo el ciclo de proyecto de desarrollo, desde la realizacin de
estudios de preparacin, financiacin, administracin y ejecucin de los mismos y adems adoptar y fomentar
las polticas y planes generales de proyectos orientados a la construccin; mantenimiento, mejoramiento,
rehabilitacin y ampliacin de obras de infraestructura deportiva, educativa, recreativa, turstica,
medio ambiente, agroindustria, energtica, de salud, de comunicaciones, reordenamiento urbano, vial,
de movilidad especialmente las relacionadas con el transporte masivo y de equipamiento urbano y
rurales, que estn contemplados en los planes de desarrollo del Departamento y los Municipio y cumpliendo
con lo establecido en decreto 734 de 2012.

El artculo 209 de la constitucin poltica establece que la funcin administrativa est al servicio de los
intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia,
economa, celeridad imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la
desconcentracin de funciones. La gestin contractual del Instituto de Desarrollo del Meta-IDM, como una
manifestacin del ejercicio de la funcin administrativa, debe ceirse a lo establecido en el artculo 209 de la
constitucin poltica de Colombia y adicionalmente a los especficos estatuto general de la contratacin de la
administracin pblica.

CLAUSULA GENERAL DE COMPETENCIA
Los contratos que celebren el Instituto de Desarrollo del Meta-IDM se sujetarn a lo dispuesto en la ley 80 de
1993, ley 1150 de 2007 y el decreto reglamentario 734 de 2012, y dems normas que reglamenten,
modifiquen o adicionen.

LEY APLICABLE A LOS CONTRATOS ESTATALES INTERNACIONALES
Los contratos celebrados por el Instituto de Desarrollo del Meta-IDM de regir por el Inciso 2 y 3 del artculo
13 de la ley 80 1993, articulo 20 ley 1150 de 2007 y el captulo VI del ttulo III del decreto 734 de 2012.

ESTRUCTURACIN DEL DOCUMENTO
Como elementos estructurantes de este Manual de Contratacin encontramos una distribucin de su
contenido, as:

o Etapa precontractual
o Etapa contractual
o Etapa pos contractual

Teniendo en cuenta lo siguientes aspectos:

COMPONENTE JURIDICOS.
Se definirn los principios jurdicos que regulan la actividad contractual de la Instituto Desarrollo del Meta:
IDM, tanto los exigidos por disposicin legal (normatividad externa) como los que la
Administracin (normatividad interna) ha adoptado como pilar de su poltica en materia contractual. As mismo
expone y delimita el campo de aplicacin de las normas contractuales que sustentan el Manual de

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Contratacin y definen con exactitud las competencias para la contratacin en el Instituto Desarrollo del Meta:
IDM.

COMPONENTE LOGSTICOS.
Se definir el diseo y la documentacin del proceso de contratacin de bienes, servicios y obra pblica, el
cual describe, en detalle, las actividades, procedimientos y tareas que se deben acoger, respetar y seguir en
toda la actividad contractual que se adelante en las dependencias de la Gobernacin del Meta adicionalmente
se definen los funcionarios responsables de cada actividad, procedimiento y tareas.

Adicionalmente, en l se detallan los procedimientos de seleccin de contratistas que por mandato legal
deben ser adoptados por las entidades pblicas y se presentan las directrices de la Administracin en temas
como las diferentes instancias de Control y apoyo de cada proceso de contratacin y sus roles, los tiempos de
los distintos procesos de contratacin, la elaboracin de pliegos, entre otros.

As mismo, determina y documenta las interrelaciones entre las distintas dependencias que interactan en
cada proceso, y de estas con el sistema de Informacin SAP R/3, el Pacto por la Transparencia y tablero de
control.

GESTIN DE DOCUMENTOS. (FLUJOGRAMAS)
En esta seccin se recopilan los diferentes formatos con los cuales se pretende agilizar y estandarizar la
operacin de los funcionarios responsables del proceso de contratacin, disminuir el margen de error en el
diligenciamiento de los documentos, buscar la unicidad de criterios en los formatos que sern utilizados en las
etapas preparatoria, precontractual y contractual de los procesos que se adelanten en las diferentes
secretaras que conforman la Instituto Desarrollo del Meta: IDM, los cuales darn cuenta de lo actuado en
cada uno de los procesos de contratacin.

En este captulo tambin se detallan, a manera de flujograma, todos, los documentos que soportan las
diferentes etapas de los procesos contractuales, buscando con ello disponer la informacin en los
expedientes, de tal manera que sea de fcil consulta por los diferentes usuarios que la requieran.

RESPONSABILIDAD
La responsabilidad de la aplicacin de los procedimientos de este manual, es de los funcionarios encargados
de los procesos de adquisicin de bienes, servicios y obra pblica en las Dependencias Instituto Desarrollo
del Meta: IDM. Con base en lo anterior, todos los servidores pblicos encargados de la actividad contractual,
debern acatarse a lo dispuesto en este manual, para consultar y seguir el paso a paso descrito en este, de
acuerdo a las necesidades de adquisicin.

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CAPITULO SEGUNDO
DISPOSICIONES GENERALES Y DELEGACIN DE FUNCIONES

MBITO DE APLICACIN. Las disposiciones del presente manual aplican a los procesos de contratacin
que adelanten el Instituto de desarrollo del meta-IDM

Dentro del marco del control de tutela que corresponde al Gerente, con el propsito de regular los trmites
internos de la contratacin, para precisar la responsabilidad de cada uno los servidores pblicos que
intervienen en ellos y unificar criterios, adoptarn medidas que permitan cumplir cabalmente con los principios
contenidos en la Ley 80 de 1993 y las normas que la modifiquen o sustituya.

Se convoca a la oficina asesora jurdica del instituto, para que expidan la actualizacin, modificacin, y ajuste
al Manual de Contratacin en el que se desarrollen los principios contenidos en los artculos 209 y 267 de la
Constitucin Poltica.

DELEGACIN ADMINISTRATIVA. Se delega la facultad de las funciones a las que se refieren en el alcance
de la delegacin del presente Manual, en los servidores pblicos que se determinan a continuacin:

Delegacin General: Delegase a los subgerentes y directores tcnicos de las diferentes dependencias del
Instituto de Desarrollo del Meta-IDM para

ALCANCE DE LA DELEGACIN. La delegacin incluye la realizacin de la totalidad de las actuaciones
inherentes a la actividad contractual, tales como:

Dirigir y suscribir la elaboracin de los estudios y documentos previos necesarios para el inicio de los
procesos de seleccin de contratistas y la celebracin de contratos.
Dirigir la realizacin de la totalidad de los trmites tendientes de conformidad a la lista de chequeo
para seleccionar contratistas y celebrar contratos.
Participar del Comit Asesor o Evaluador.
Ejercer el control administrativo y de seguimiento y control a la ejecucin de los contratos celebrados
de acuerdo al manual de interventoria en desarrollo de la actividad misional y administrativa de la
respectiva dependencia.
Designar los interventores o supervisores de los contratos de conformidad al criterio de seleccin del
manual de supervisin e interventoria.
Viabilizar tcnica, administrativa y financieramente las solicitudes de contratos adicionales en valor y
plazo y en general cualquier otra modificacin, suspensin, ampliacin de suspensin, reinicio,
prorrogas de conformidad con el monto de las cuantas delegadas y los lmites que sobre adiciones
se encuentran en la Ley.
Revisar y suscribir las actas de pagos parciales y liquidaciones
Analizar y resolver, con el apoyo de los interventores y supervisores, los inconvenientes y
dificultades que se presenten en la ejecucin de los contratos y decidir sobre la aplicacin de los
mecanismos que las entidades estatales pueden utilizar para el cumplimiento del objeto contractual.
Estudiar y responder las reclamaciones formuladas por los contratistas.

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Ejercer facultades excepcionales, para solicitar a la oficina asesora jurdica para imponer multas y
declarar el incumplimiento.
Formular reclamaciones a contratistas y a sus garantes.
Informar al Gerente en forma inmediata las dificultades o circunstancias que ameriten que ste
reasuma el ejercicio de las funciones delegadas.
Las dems inherentes al ejercicio de la competencia delegada.

En el evento en que los trmites previos dentro de la actividad contractual hayan sido cumplidos por
funcionarios diferentes al delegatario, stos asumirn la responsabilidad correspondiente.

CAPTULO TERCERO
ASESORA EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

ORGANISMOS ASESORES Y FUNCIONARIOS ASESORES. Asesorarn la actividad contractual el Comit
de Contratos, los Comits Asesores Evaluadores y la Oficina Asesora Jurdica.

EL COMIT DE CONTRATOS. Crase Comit de Contratos como ente asesor que apoya al Gerente y a los
servidores pblicos en los procedimientos de contratacin que desarrolla el Instituto, con el fin de propender al
cumplimiento de los principios contractuales, en especial la transparencia y el deber de etapa contractual y
pos contractual.
COMPOSICIN DEL COMIT DE CONTRATOS. El Comit de Contratos estar integrado por los diferentes
jefes de dependencia o sus delegados:

1. Gerente
2. Subgerente tcnico
3. Subgerente administrativo y financiero
4. Director operativo de interventoria
5. Director operativo de presupuesto y contabilidad.
6. Supervisor
7. Jefe de la oficina Jurdica
8. Jefe de control Interno.

FUNCIONES DEL COMIT DE CONTRATOS. El Comit de Contratos asesorar al Gerente con el objeto de
garantizar que la actividad contractual y pos contractual se desarrolle con sujecin a los principios y
procedimientos establecidos en la Constitucin Poltica, el Estatuto General de Contratos de la Administracin
Pblica, la Ley 1150 de 2007 y la normativa reglamentaria vigente.

El Comit de Contratos ejercer las siguientes funciones:

1. Promover, coordinar y concertar la articulacin y la concurrencia de las distintas dependencias
de la administracin pblica en los procesos de contratacin.
2. Asesorar al Gerente en relacin con los procesos contractuales bajo la modalidad de licitacin

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publica.
3. Sin perjuicio de las funciones asignadas al Comit de Conciliacin y Defensa Judicial del
Instituto, revisar los proyectos de respuesta elaborados por las respectivas dependencias a las
reclamaciones formuladas por los contratistas o las que surjan en desarrollo de contratos
suscritos por el Instituto, a efecto de verificar su correspondencia con las disposiciones legales
vigentes en materia contractual.
4. Revisar y aprobar los estudios previos, pliegos de condiciones y minutas de contratos que
cumplan con las condiciones tcnicas y jurdicas establecidas en el presente manual.
5. Establecer las pautas y reglas para su funcionamiento.
6. Participar de comits trimestralmente y comits extraordinarios que considere pertinente o
necesario el Gerente.

Las funciones atribuidas al Comit de Contratos se circunscriben primordialmente a la realizacin de una
revisin formal integral para garantizar el cumplimiento de los requisitos previstos en la normativa vigente y a
la realizacin de una revisin sustancial de los mismos requisitos, cuando la formacin profesional de sus
integrantes o la complejidad del asunto lo permita.

El Comit de Contratos asesorar la celebracin de contratos cuya modalidad de seleccin sea licitacin
Pblica, sin importar su clase o naturaleza jurdica y la modalidad de seleccin que se utilice. No obstante lo
anterior, el Comit de Contratos ejercer sus funciones sobre cualquier proceso de contratacin, cuando as
lo disponga el Alcalde.

REUNIONES Y QURUM. El Comit de Contratos se reunir trimestralmente como mnimo y cuando sea
convocada por el Gerente y/o Jefe de la Oficina asesora jurdica del instituto.
Se constituir qurum de liberatorio y decisorio con la participacin de por lo menos la mitad mas uno de los
miembros del Comit.

SECRETARA TCNICA DEL COMIT DE CONTRATOS. La secretara tcnica del Comit ser ejercida por
el asesor de la oficina jurdico cdigo 105 grado 02 de conformidad a la resolucin 01 de 2.008 y cumplir las
siguientes funciones:

1. Preparar el orden del da.
2. Citar a los miembros del Comit de Contratos.
3. Citar a los asesores y funcionarios de las diferentes dependencias y reas del Instituto,
cuando as se requiera.
4. Preparar y organizar las actas.
5. Actualizar y custodiar el archivo del Comit de Contratos.

COMITS ASESORES EVALUADORES, los Comits de asesores evaluadores del instituto se designara
mediante resolucin por el gerente; las notificaciones se presentaran por memorando a servidores pblicos y
mediante oficio a contratista vinculado mediante prestacin de servicios profesionales y apoyo a la gestin de
conformidad al artculo 3.4.2.5.1 del decreto 734 de 2012, cindose exclusivamente a las reglas contenidas
en el pliego de condiciones o invitacin publica segn el caso.

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El comit evaluador, estar sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales,
recomendar a quien corresponda el sentido de la decisin a adoptar de conformidad con la evaluacin
efectuada.

El carcter asesor del comit no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el
evento en el cual la entidad no acoja la recomendacin efectuada por el comit evaluador, deber justificarlo
en el acto administrativo con el que culmine el proceso.

CAPTULO CUARTO
ETAPAS DE LA CONTRATACIN

ETAPA PRECONTRACTUAL
Esta etapa tiene como objetivo la planeacin y preparacin de las solicitudes de la comunidad y municipios en
concordancia con el plan de Desarrollo Departamental en el proceso contractual que comprende entre otros
aspectos, la realizacin de estudios y documentos previos . De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta
lo consagrado en el titulo primero DE LA EFICIENCIA Y DE LA TRANSPARENCIA en el artculo 2 De las
modalidades de seleccin de la ley 1150 de 2007 y el decreto 734 de 2012, se determina la modalidad de
seleccin que deba realizarse: licitacin pblica, concurso de merito, seleccin abreviada o contratacin
directa.

PLANEACIN DE LA CONTRATACIN
Con el propsito de efectuar una gestin contractual transparente y eficiente en el Instituto de Desarrollo del
Meta-IDM a travs de cada una de sus direcciones desarrollara la formulacin de la planeacin institucional
de conformidad a lo sealado en el numeral 12 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993, donde los estudios y
documentos previos estarn conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte tcnico,
econmico, jurdico y administrativo para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones o del contrato,
de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el
alcance de lo requerido por la entidad as como la distribucin de riesgos que la misma propone.

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
De conformidad con la normatividad vigente, los contratos que celebre el Instituto de Desarrollo del Meta-IDM,
debern estar precedidos de estudios y documentos previos realizados por la direccin que solicita la
contratacin. Sin perjuicio de los dems requisitos que establezcan las normas legales y reglamentarias para
cada modalidad de seleccin, los estudios previos (FR-GP-CT-07) debern contener lo siguiente como
mnimo de acuerdo a su grado de complejidad los cuales estarn a disposicin del Instituto en la pgina web
www.idm-meta.gov.com :

1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD
Describir la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin, referenciando los
antecedentes y causas que la determinan; la unidad o provecho que le reporta a la entidad el objeto
contratado; es decir las razones que sustentan la contratacin del bien o servicio.
En este anlisis debern concretarse, entre otros, los siguientes aspectos:

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- La verdadera necesidad de la celebracin del respectivo contrato
- Descripcin del problema, causas y efectos directos como indirectos que originan dicha necesidad.
- La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratacin.

Deber hacerse un sealamiento claro y preciso de las razones por las cuales es necesaria esa contratacin
y los beneficios que la misma traiga a la entidad conforme a los deberes del Estado.

Dicho requisito tiene como objetivo que previo a la apertura de los procesos contractuales se determinen los
factores de tipo objetivo que hagan necesaria la contratacin pblica y justifiquen la existencia de la
necesidad que se pretende suplir con el proceso de seleccin.

Lo que implica que las entidades pblicas no pueden alegar criterios subjetivos soportados en la
inconveniencia del futuro contrato para dar por terminado el proceso de seleccin.

FORMA DE SATISFACER LA NECESIDAD
Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado. Opcin ms favorable para resolver la
necesidad desde los puntos de vista tcnico, ambiental, jurdico y econmico. Se deber efectuar el anlisis
de la alternativa o solucin que satisface la necesidad de la entidad. Se debe plantear de forma clara y
precisa de conformidad con el proyecto, bien o servicios establecido en el Banco de Programas y Proyectos.

2. OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACION DEL
CONTRATO A CELEBRAR

OBJETO A CONTRATAR
Debe de ser determinado, posible y lcito. La determinacin del objeto debe ser clara, detallada y precisa, que
enmarque los bienes, obras o servicios que requiere la entidad.
ESPECIFICACIONES
Las calidades, especificaciones, cantidades y dems caractersticas que puedan o deban reunir los bienes,
las obras, los servicios, etc., cuya contratacin, adquisicin o disposicin se haya determinado necesaria, lo
cual, segn el caso.

Se debe indicar de manera clara como se desarrollaran los trabajos, bienes o servicios que se pretende
satisfacer con la contratacin teniendo en cuenta: Aspectos tcnicos; aspectos jurdicos y administrativos;
aspectos econmicos, financieros y sociales.
Para efectos de determinar las actividades se deben usar verbos rectores, tales como: realizar, ejecutar,
analizar, entregar, apoyar, suministrar etc.

PLAZO DE EJECUCIN
Corresponde al tiempo, el cual determina el plazo estimado para que el contratista ejecute el contrato. Este
debe ser razonable y posible de cumplir donde no puede exceder la vigencia fiscal, en caso de exceder la
vigencia fiscal se debe contar con la aprobacin de vigencias futuras.

FORMA DE PAGO

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La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante para asumir las obligaciones
de pago que se deriven de la celebracin de ese pretendido contrato.
Se deber indicar la forma mediante la cual la entidad pagara al futuro contratista el valor total del contrato.
Dicha forma de pago debe estar sujeta a la disponibilidad de apropiaciones presupuestales del Instituto segn
el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

LUGAR DE EJECUCIN
Se deber indicar el lugar o lugares en los cuales se desarrollara el objeto contratado.

OBLIGACIN DE LAS PARTES:
Obligaciones y deberes de cada una de las partes contractuales.

IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR
Teniendo en cuenta la necesidad que pretende satisfacer la entidad, se determinar el tipo de contrato a
celebrar segn lo regulado en el artculo 32 de la Ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratacin de la
Administracin Pblica .

3. MODALIDAD DE SELECCIN (FUNDAMENTOS JURIDICOS)
Teniendo en cuenta el objeto del bien, obra o servicio a contratar o su valor, se deber identificar de manera
clara, la modalidad de seleccin a aplicar para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la
preferencia por la modalidad que se escoja.

Para dicha identificacin se deber tener en cuenta las modalidades de seleccin establecidas en el artculo
2 de la Ley 1150 de 2007 adicionado por el art. 94, Ley 1474 de 2011 las cuales son: licitacin pblica,
seleccin abreviada, concurso de mritos, contratacin directa, y mnima cuanta. La identificacin de la
modalidad de contratacin debe estar Justificada.

4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Se deber indicar el valor estimado del bien, obra o servicios a contratar, teniendo en cuenta los factores
establecidos para determinar el presupuesto oficial del proyecto.

VARIABLES UTLIZADAS PARA CALCULAR EL PRESUPUESTO DE LA CONTRATACION Y LOS
RUBROS QUE LO COMPONEN.
El anlisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el
presupuesto de la respectiva contratacin, as como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En
el evento en que la contratacin sea a precios unitarios, se deber soportar sus clculos de presupuesto en la
estimacin de aquellos.

Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podra demandar la celebracin y
ejecucin de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes,
obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, as como la modalidad u opciones escogidas o
contempladas para el efecto.

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5. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIN
Los factores de calificacin se deben aplicar exclusivamente en funcin de la oferta, entendida como los
elementos del negocio jurdico sobre los cuales la entidad contratante va a efectuar la comparacin de las
propuestas para obtener la ms favorable, teniendo en cuenta los elementos tcnicos y econmicos de
escogencia y la ponderacin precisa y detallada de los mismos, contenidos en los pliegos de condiciones.
(Artculo 5 de la ley 1150 de 2007) en concordancia con lo preceptuado por el artculo 2.2.9 del decreto 734
de 2012.

Es as que teniendo en cuenta la necesidad a satisfacer y las especificaciones tcnicas del bien, obra o
servicio, se deber identificar de manera clara, los aspectos que conlleven a seleccionar la oferta ms
favorable para la entidad.

Lo anterior segn lo regulado en el artculo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artculo 88 de la Ley
1474 de 2011, desarrollado en el Artculo 2.2.9. Ofrecimiento ms favorable a la entidad, del Decreto 734 de
2012 que determina:
1. En la seleccin abreviada para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas
uniformes y de comn utilizacin la oferta ms favorable a la entidad ser aquella con el menor
precio.
2. En el concurso de mritos, la oferta ms favorable a la entidad ser aquella que presente la mejor
calidad, de acuerdo con los criterios sealados en el presente decreto y en el pliego de condiciones,
con independencia del precio, que no ser factor de calificacin o evaluacin.
3. En los procesos de seleccin por licitacin, de seleccin abreviada para la contratacin de menor
cuanta, y para los dems que se realicen aplicando este ltimo procedimiento, la oferta ms
ventajosa ser la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:
a) La ponderacin de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o frmulas sealadas
en el pliego de condiciones;
b) La ponderacin de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relacin de costo-
beneficio para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones establecer:
I. Las condiciones tcnicas y econmicas mnimas de la oferta.
II. Las condiciones tcnicas adicionales que para la entidad representen ventajas de calidad o de
funcionamiento. Dichas condiciones podrn consistir en aspectos tales como el uso de tecnologa o
materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duracin del bien, obra o servicio.
III. Las condiciones econmicas adicionales que para la entidad representen ventajas cuantificables
en trminos monetarios, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicacin de varios
lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, valor o existencia del anticipo, mayor
garanta del bien o servicio respecto de la mnima requerida, impacto econmico sobre las
condiciones preexistentes en la entidad directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor
asuncin de riesgos previsibles identificados, servicios o bienes adicionales a los presupuestados por
la entidad y que representen un mayor grado de satisfaccin para la entidad, entre otras.
IV. Los valores monetarios que se asignarn a cada ofrecimiento tcnico o econmico adicional, de
manera que permitan la ponderacin de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se
cuantificar monetariamente, segn el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con
lo establecido en los estudios previos.

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Para efectos de comparacin de las ofertas la entidad calcular la relacin costo-beneficio de cada
una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones
tcnicas y econmicas adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo sealado en el presente
artculo. La mejor relacin costo-beneficio para la entidad estar representada por aquella oferta que,
aplicada la metodologa anterior, obtenga la cifra ms baja.
La adjudicacin recaer en el proponente que haya presentado la oferta con la mejor relacin costo-
beneficio. El contrato se suscribir por el precio total ofrecido.

6. TIPIFICACION, ESTIMACION, Y ASIGNACION DE RIESGOS PREVISIBLES
Se entiende por RIESGO cualquier posibilidad de afectacin con el servicio u objeto del proceso que limite,
retrase o suspenda la ejecucin del contrato, o perjudique en cualquier forma y de acuerdo con la tipificacin
de los riesgos a funcionarios, terceros o cualquier otro ser humano en su integridad y salud fsica y mental.

El suceso que prev el riesgo deber tener relacin directa con la Ejecucin del Contrato para que sea tenido
como un riesgo del actual proceso de contratacin.

Conocer los riesgos que afectaran este proyecto, tanto en aspectos favorables como adversos, contribuye a
asegurar los fines que el estado persigue con la contratacin. Con este propsito el IDM ha preparado
teniendo en cuenta la modalidad de seleccin una matriz, la cual permite revelar aspectos que deben ser
considerados en la adecuada estructuracin de ofertas y planes de contingencia y continuidad del servicio a
contratar.

De conformidad con el artculo 4 de la Ley 1150 de 2007 y el artculo 2.1.2 del Decreto 0734 de 2012, la
tipificacin, asignacin y estimacin de los riesgos previsibles en la contratacin, son los contenidos en los
documentos anexos al presente formato.

La matriz debe ser incluida en este captulo.

RIESGOS GENERALES A TODOS LOS CONTRATOS
Conocimiento del contratista sobre las condiciones para la ejecucin del contrato: Se entiende por las partes
que el contratista ha hecho sus propias averiguaciones, estudios y proyecciones, y ha analizado las
condiciones tcnicas, sociales, de orden pblico, geogrfico, climatolgicas, ambientales y las dems
circunstancias relevantes bajo las cuales se adelantar la ejecucin del contrato. En consecuencia, se
considera conocedor de todos los elementos necesarios para tomar la decisin de asumir totalmente, a su
riesgo, las obligaciones derivadas del contrato, tal como efectivamente lo hace con la suscripcin del mismo.

Todos los riesgos que se hagan efectivos por culpa o dolo del contratista sern de su cargo y no podrn en
ningn evento compensarse o reconocerse. Si afectan alguna de las obligaciones contractuales o el objeto del
contrato se proceder a exigir el siniestro garantizado en la respectiva garanta nica.

7. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS
El mecanismo de cobertura del riesgo es el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de una
entidad pblica contratante, a favor de esta o a favor de terceros, con el objeto de garantizar entre otros(i) la

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seriedad de su ofrecimiento, (ii) el cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan de contrato y de su
liquidacin (iii) la responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administracin por las
actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas y (iv) los dems riesgos a que se
encuentren expuesta la administracin segn el contrato.

De acuerdo con el artculo 5.1.3 del decreto 734 de 2012, los oferentes o contratistas podrn otorgar
nicamente como mecanismos de cobertura del riesgo cualquiera de las siguientes garantas:

1. Pliza de seguros
2. Fiducia mercantil en garanta
3. Garanta bancaria a primer requerimiento
4. Endoso en garanta de ttulos valores
5. Depsito de dinero en garanta.

Debe tenerse en cuenta sin embargo, que la responsabilidad extracontractual de la administracin derivada
de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas slo puede ser amparada
mediante pliza de seguros.

MONTO, VIGENCIAS Y AMPAROS O COBERTURAS DE LAS GARANTAS
El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantas se determinaran teniendo en cuenta el objeto, la
naturaleza y las caractersticas de cada contrato, los riesgos que deben cubrir y las reglas del Decreto 734 de
2012 de conformidad con lo previsto por los artculo 5.1.3 al 5.1.7.9.
A continuacin se presenta, en forma sinttica, las disposiciones contenidas en los decretos mencionados, en
lo referente a los Riesgos y amparos, descripcin del riesgo, el monto o cuanta y las vigencias, que se
refieren al trmino durante el cual deben constituirse, para su adecuado manejo.
Riesgo
Amparo
Componentes del Riesgo Monto Vigencia
Seriedad del
ofrecimiento
I. La no suscripcin del contrato sin justa causa
por parte del proponente Seleccionado.
II. La no ampliacin de la vigencia de la garanta
de seriedad de la oferta cuando el trmino
previsto en los pliegos para la adjudicacin del
contrato se prorrogue o cuando el trmino
previsto para la suscripcin del contrato se
prorrogue, siempre y cuando esas prrrogas no
excedan un trmino de tres meses.
III. La falta de otorgamiento por parte del
proponente seleccionado, de la garanta de
cumplimiento exigida por la entidad para amparar
el incumplimiento de las obligaciones del
contrato.
IV. El retiro de la oferta despus de vencido el
trmino fijado para la presentacin de las
No inferior al
10% del
presupuesto
oficial estimado
Desde la
presentacin de la
oferta hasta la
aprobacin de la
garanta del contrato.

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Riesgo
Amparo
propuestas.
V. La falta de pago de los derechos de
publicacin en el Diario nico de Contratacin
previstos como requisitos de legalizacin del
contrato.
Buen manejo y
correcta
inversin del
Anticipo
I. La no inversin.
II. El uso indebido.
III. La apropiacin indebida que el contratista
haga de lo dineros o bienes entregados calidad
de anticipo
100% del valor
entregado en
calidad de
anticipo
Por el trmino de
duracin del contrato
hasta su liquidacin
Pago anticipado No devolucin total o parcial del pago anticipado. 100% del monto
Entregado como
pago anticipado
Por el trmino de
hasta su liquidacin
Cumplimiento I. Perjuicios derivados del Incumplimiento total o
parcial de las obligaciones a cargo del contratista.
II. Perjuicios derivados del cumplimiento tardo
defectuoso por causas imputables al contratista.
III. Pago de multas y de la Clusula penal
(cuando se han pactado en el contrato).

No inferior al
10% del valor del
contrato.
Por el trmino de
hasta su liquidacin
Pago de
salarios,
prestaciones
sociales e
indemnizaciones
laborales

Perjuicios que se ocasionen como consecuencia
del incumplimiento de las obligaciones laborales a
que est obligado el contratista, derivadas de la
contratacin del personal utilizado para la
ejecucin del contrato amparado.
No inferior al 5%
del valor del
contrato
Por el trmino de
y tres aos ms.
Estabilidad y
calidad de la
obra
Perjuicios que se ocasionen como consecuencia
de cualquier tipo de dao o deterioro,
independientemente de su causa, sufridos por la
obra entregada, imputables al contratista
Dependiendo del
objeto, el valor,
la naturaleza y
las obligaciones
del contrato.
No inferior a 5 aos
desde el recibo de la
obra.
Calidad y
correcto
funcionamiento
de los bienes y
equipos
suministrados
Perjuicios ocasionados por:
I. La mala calidad o deficiencias tcnicas de los
bienes o equipos suministrados, de acuerdo con
las especificaciones tcnicas establecidas en el
contrato.
II. Por el incumplimiento de los parmetros o
normas tcnicas establecidas para el respectivo
bien o equipo.
Dependiendo del
objeto, el valor,
la naturaleza y
las obligaciones
del contrato.
Su vigencia se
establecer con
sujecin a los
trminos del contrato,
y deber cubrir por lo
menos el lapso en
que de acuerdo con
la legislacin civil o
comercial, el

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Riesgo
Amparo
contratista debe
responder por la
garanta mnima
presunta y por vicios
ocultos (mnimo 1
ao)
Calidad del
servicio
Perjuicios que surjan con posterioridad a la
terminacin del contrato y se deriven de:
I. La mala calidad o insuficiencia de los
productos entregados con ocasin de un contrato
de consultora.
II La mala calidad del servicio prestado, teniendo
en cuenta las condiciones pactadas en el
contrato.
Dependiendo del
objeto, el valor,
la naturaleza y
las obligaciones
del contrato.
Dependiendo del
objeto, el valor, la
naturaleza y las
obligaciones del
contrato
Responsabilidad
Extracontractual
I. Cobertura expresa de los perjuicios que cause
el asegurado tanto en la modalidad de dao
emergente, como en la modalidad de lucro
cesante.
II. Cobertura expresa de perjuicios
extrapatrimoniales.
III. Cobertura expresa de la responsabilidad
surgida por actos de contratistas y
subcontratistas, salvo en el evento en que el
subcontratista tenga su propio seguro de
responsabilidad extracontractual, con los mismos
amparos aqu requeridos.
IV. Cobertura expresa de amparo patronal.
V. Cobertura expresa de vehculos propios y no
propios.
No inferior al 5%
del valor del
contrato, y en
ningn caso
inferior a 200
SMMLV al
momento de la
expedicin de la
pliza
Por el perodo de
ejecucin del
contrato.

CONDICIONES DE EXPEDICIN:
La Pliza de Cumplimiento se sujetar a las siguientes condiciones de expedicin:
En la Pliza de Cumplimiento debe aparecer como tomador y asegurado del seguro El Contratista y
como beneficiario La entidad.
Se requiere dejar expresamente consignado en el texto de la Pliza de Cumplimiento, cuando se
trata de ella, la siguiente referencia:
Se deja constancia de que al Beneficiario no le sern oponibles por parte de la aseguradora las
excepciones o defensas provenientes de la conducta del tomador y asegurado en especial las
derivadas de las inexactitudes o reticencias en que ste hubiere incurrido, o la relativa a la
terminacin automtica del contrato de seguro por mora en el pago de la prima.

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La Pliza de Cumplimiento deber contener una clusula expresa en la que se seale que La
Entidad se encuentra facultada para demostrar extrajudicialmente la ocurrencia y cuanta del
siniestro, sin que sea necesario en ningn caso que medie declaratoria, declaracin unilateral o
judicial o extrajudicial del incumplimiento, liquidacin conjunta o unilateral del contrato, en los
siguientes trminos:
Se acuerda que, al tenor de lo dispuesto en el artculo 1077 del cdigo de comercio, el beneficiario se
encuentra facultado para demostrar extrajudicialmente la ocurrencia del siniestro y la cuanta de la prdida
ante la aseguradora, sin que, en ningn caso, sea necesario acreditar la declaracin judicial de
incumplimiento o liquidacin conjunta o unilateral del contrato.
La Pliza de Cumplimiento no debe incluir ningn tipo de Clusula de Proporcionalidad u otra de similar
tenor, salvo las excepciones que sean aplicables dependiendo de la naturaleza del contrato.

EXCEPCIONES AL OTORGAMIENTO DEL MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO:
CASOS EN LOS CUALES NO SON EXIGIBLES LAS GARANTAS: de acuerdo con lo sealado por el
artculo 5.1.8 de decreto 734 de 2012, las garantas no sern obligatorias:
1. En los contratos de emprstito.
2. En los contratos interadministrativos.
3. En los de seguros y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta
para cada entidad en el cual corresponder a la entidad contratante determinar la necesidad de exigirla
atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.
La entidad podr abstenerse de exigir la garanta de seriedad de la oferta para:
1. Participar en procesos cuyo objeto sea la enajenacin de bienes.
2. En los procesos de subasta inversa para la adquisicin de los bienes y servicios de caractersticas tcnicas
y uniformes y de comn utilizacin, as como en los concursos de meritos en los que se exige la presentacin
de una propuesta tcnica simplificada.
3. la entidad podr igualmente abstenerse de exigir garanta nica de cumplimiento para los contratos
celebrados bajo la modalidad de contratacin directa, salvo que en el estudio previo se establezca la
necesidad de exigirla.

8. INDICACIN DE SI LA CONTRATACIN RESPECTIVA EST COBIJADA POR UN ACUERDO
INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO
COLOMBIANO EN LOS TRMINOS DEL ARTCULO 8.1.17 DEL DECRETO 734 DE 2012.
Una vez verificada la pgina web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se encontr que el presente
proceso de seleccin s ___ o no ___ se encuentra relacionado en los Tratados Internacionales vigentes.

CAPTULO QUINTO
REQUISITO MNIMO PARA INICIAR UN PROCESO DE CONTRATACIN

De igual manera de acuerdo a los procesos determinados en las normas vigentes de acuerdo a la cuanta y
modalidad del objeto a contratar, se dar inici al proceso de contratacin, previa verificacin de los
siguientes requisitos mnimos:

Las diferentes modalidades de Contratacin Pblica que seala la Ley.

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1. Licitacin Pblica
2. Seleccin Abreviada
3. Concurso de Mritos
4. Contratacin Directa
5. Mnima Cuanta

1. Licitacin Pblica: Es el procedimiento mediante el cual el Instituto de Desarrollo del Meta I.D.M.
mediante convocatoria pblica en un peridico de amplia circulacin formula invitacin para que en
igualdad de condiciones , los interesados presentes propuestas y se seleccione por parte del Comit
Evaluador la ms favorable para el cumplimiento de los objetivos Institucionales.

2. Seleccin Abreviada: Modalidad de contratacin mediante convocatoria pblica (Portal nico de
Contratacin y/o Pgina Web Institucional) una convocatoria para aquellos casos en que por las
caractersticas del objeto que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus
propuestas, seleccionndose por parte del Comit Evaluador la ms favorable para el cumplimiento
de los objetivos Institucionales.

Subasta Inversa: Proceso para la Contratacin de bienes o servicios de caractersticas tcnicas
uniformes que se adjudica al proponente que oferte en menor valor previo el cumplimiento de
requisitos habilitantes previamente establecidos.

3. Concurso de Mritos: Proceso de Contratacin de servicios de consultoras o proyectos
referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnostico,
perfectibilidad factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las tcnicas de
coordinacin, control y supervisin. Tambin, para la contratacin de servicios que tengan por objeto la
interventoria, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la
ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos. As mismo, para la realizacin de proyectos
de arquitectura.

4. Contratacin Directa:
.a Urgencia Manifiesta.
.b Contratacin de emprstitos
.c Contratos Interadministrativos
.d Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas
.e Cuando no existe pluralidad de
.f oferentes Prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin o Trabajos artsticos.
.g Contrato de arrendamiento y adquisicin de inmuebles.

5 Mnima Cuanta
La contratacin cuyo valor no exceda del 10 por ciento de la menor cuanta de la entidad
independientemente de su objeto, se efectuar de conformidad con las siguientes reglas:

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1. Se publicara una invitacin, por un trmino no inferior a un da hbil, en la cual se sealara el objeto a
contratar, el presupuesto destinado para tal fin; as como las condiciones tcnicas exigidas.
2. El trmino previsto en la invitacin, para presentar la oferta no podr ser inferior a un da hbil.
3. La entidad seleccionara, mediante comunicacin la aceptacin de la oferta, la propuesta con el menor
precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas.
4. La comunicacin de aceptacin junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato
celebrado, con base en lo cual se efectuar el respectivo registro presupuestal.

DESARROLLO O CONTENIDO DEL PROCESO
La Oficina Jurdica recibe de las dependencias ejecutoras (Subgerencia Tcnica y/o Subgerencia General) el
estudio y documentos previos debidamente diligenciado y firmado, Donde designa un profesional del rea de
licitaciones, quien revisa que los documentos estn completos y as el Gerente impartir la orden de iniciar
con los trmites de la licitacin pblica. La Oficina Asesora Jurdica deber proyectar para la revisin y
aprobacin de estos funcionarios, el aviso de convocatoria y el proyecto de pliego de condiciones, todo lo
anterior con base en la informacin existente en los estudios y documentos previos. El inicio de la licitacin,
se determinar la cronologa del proceso y ordenar dentro de los diez (10) a veinte (20) das calendario
anteriores a la apertura de la licitacin la publicacin de hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y
cinco (5) das calendario, segn lo exija la naturaleza, objeto y cuanta del contrato, en la pgina Web de la
entidad contratante y en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP, de conformidad con lo
previsto en el artculo 224 del decreto 019 de 2012. (www.contratos.gov.co SECOP) en cumplimiento de lo
preceptuado por el artculo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Para tal fin la Oficina Asesora Jurdica solicita al
Tcnico Operativo encargado de la publicacin en el portal de contratacin publicar en el SECOP el proceso,
el cual est compuesto de los siguientes documentos:
Aviso de convocatoria.
Estudios previos FR-GP-CT-07
Presupuesto Oficial y Anlisis de AIU cuando el objeto del proceso de seleccin sea obra pblica.
Especificaciones tcnicas de las obras, bienes o servicios que se van a contratar.
Proyecto de pliego de condiciones.
Matriz de riesgos.
Formatos de formularios.
Minuta del contrato.
Cuando el objeto de la contratacin incluya la realizacin de una obra que contengan el componente los
diseos se publica como documento anexo a los estudios previos los requerimientos tcnicos del diseo o
parmetros para diseo elaborados por la Subgerencia Tcnica. (Art. 12 del artculo 25 de la Ley 80 de
1993, modificado por el art. 87 de la ley 1474 de 2011).

FORMULACIN DE OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES:
Los proponentes que deseen formular observaciones al proyecto de pliego de condiciones, conforme a la ley
cuentan con un plazo de 10 das hbiles (art. 2.2.6 decreto 734 de 2012) o mientras dure el proceso en
proyecto de pliegos de condiciones, para lo cual pueden hacerlo va electrnica o por escrito radicndolas en
el IDM. Una vez recepcionadas las observaciones, segn la directriz del Jefe de la Oficina Asesora Jurdica,
se consultar de forma verbal y/o escrita con la dependencia donde se origin el proyecto (subgerencia
tcnica y/o Subgerencia general), a fin de obtener la respuesta idnea y competente. Dichas consultas y/o

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respuestas pueden ser verbales y/o escritas, dependiendo de la complejidad del tema (cuando conciernen a
aspectos que versan sobre temas tcnicos) y/o de la dificultad de obtener la respuesta de forma concisa de
los estudios previos. Una vez obtenida la respuesta verbal y/o escrita por parte de la dependencia
responsable del proyecto (subgerencia tcnica y/o Subgerencia general) del proceso, los profesionales de la
oficina de licitaciones proyectan las respuestas a las observaciones soportadas en los documentos del
proceso, las normas y principios que orientan la contratacin estatal y se pasan para la para revisin y
aprobacin por parte del Jefe de la Oficina Asesora Jurdica y del Gerente.

RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES.
Una vez revisada las respuestas al proyecto del pliego de condiciones por parte del Jefe de la Oficina Jurdica
y del Gerente son aprobadas con su firma y pasan para la firma de los profesionales de la oficina de
licitaciones, seguidamente el Jefe de la Oficina Asesora Jurdica solicita al tcnico operativo publicarlas en la
pgina www.contratos.gov.co (SECOP). En algunos eventos en que los temas de las observaciones versen
sobre asuntos de especial conocimiento de la dependencia o entidad donde se origin el proyecto, dicha
observacin podr ser trasladada por escrito y en consecuencia el documento que contenga la respuesta
dada por el funcionario competente podr ser publicado para conocimiento de los interesados en el proceso.

ACTO DE APERTURA DEL PROCESO LICITATORIO Y PUBLICACIN DEL PLIEGO DE CONDICIONES
DEFINITIVO.
Una vez publicada en el SECOP las respuestas a las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, el
Gerente determina la conveniencia y oportunidad para aperturar el proceso licitatorio y ordena realizar el
ajuste al estudio previo y al pliego de condiciones definitivo cuando haya lugar como producto de las
observaciones presentadas por los interesados al proyecto del pliego de condiciones. Realizado lo anterior el
gerente define la cronologa del proceso y ordena a la Oficina Asesora Jurdica elaborar el acto administrativo
de apertura.
Una vez firmado, el acto administrativo de apertura de la licitacin el gerente ordena al Jefe de la Oficina
Asesora Jurdica la publicacin de estos documentos en la pgina www.contratos.gov.co (SECOP). Para tal
fin el Jefe de la Oficina Asesora Jurdica solicita al Tcnico Operativo realizar la publicacin en el portal nico
de contratacin (SECOP) de los documentos respectivos.

AUDIENCIA DE TIPIFICACIN, ESTIMACIN Y ASIGNACIN DE RIESGOS PREVISIBLES:
En desarrollo de lo preceptuado en el artculo 2.1.2 del decreto 734 de 2012, se celebrar con carcter
obligatorio una audiencia que tiene como fin determinar los posibles riesgos previsibles que pueden
presentarse en el desarrollo de la ejecucin de las obras y que tienen la potencialidad de alterar el equilibrio
econmico del contrato con el fin de establecer previa identificacin y cuantificacin, la asignacin definitiva
de los mismos. Para tal fin los interesados se renen en las instalaciones del IDM donde la administracin en
cabeza del Gerente y/o el Jefe de la Oficina Asesora Jurdica, los profesionales de la Oficina de licitaciones
y/o los Profesionales del Subgerencia Tcnica resuelven las inquietudes que se presenten y los asistentes se
pronuncian frente al la matriz publicada llegando a un acuerdo final. As mismo el Instituto en cabeza del un
funcionario designado dentro de la audiencia de estimacin, tipificacin y asignacin de riesgos previsibles,
realiza una presentacin tcnica de los proyectos que incluye reconocimiento virtual del lugar de las obras en
aras de que los interesados puedan conocer las condiciones de las obras por ejecutar y en ese sentido
puedan presentar sus observaciones a la matriz de riesgos del proceso. Esto no constituye impedimento para

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que los interesados en el proceso visiten por su cuenta y riesgo el lugar en donde se ejecutaran las obras de
manera previa a la realizacin de esta audiencia para que puedan presentar sus observaciones al respecto.
Por lo tanto el proponente adjudicatario del contrato no podrn aducir como excusa el hecho de no haberse
familiarizado debidamente con los detalles y condiciones bajo los cuales sern ejecutados los trabajos para
presentar en el futuro reclamaciones al INSTITUTO. Una vez agotada la audiencia el Instituto da por
entendido que el proponente conoce el lugar de las obras,

En constancia de esta diligencia, se levanta un acta la cual es firmada por los miembros de la administracin
y se anexa el registro de control de asistencia. Dicha acta ser publicada en la pgina www.contratos.gov.co
(SECOP). Para tal fin el Jefe de la Oficina Asesora Jurdica solicita al Tcnico Operativo encargado de la
publicacin en el portal de contratacin publicar en el SECOP este documento. La presentacin de las ofertas
implica la aceptacin, por parte del proponente de la distribucin de riesgos previsibles efectuada por la
entidad en los estudios previos, el pliego de condiciones y en el acta de la audiencia, que en caso de ser
ajustada ser objeto de adenda.

AUDIENCIA DE ACLARACIN DE PLIEGOS DE CONDICIONES:
A solicitud de los interesados, dentro de los tres das hbiles siguientes al inicio del plazo para la entrega de
propuestas, se celebrar una audiencia de aclaracin al pliego de condiciones definitivo de conformidad con
lo establecido en el numeral 4 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993. Para lo cual los interesados se renen
en las instalaciones del IDM donde la administracin en cabeza del Gerente y/o el Jefe de la Oficina Asesora
Jurdica, los profesionales de la Oficina de licitaciones y/o los Profesionales del Subgerencia Tcnica
resuelven las inquietudes que se presenten y en constancia se levanta un acta la cual es firmada por los
miembros de la administracin y se anexa el registro de control de asistencia. Dicha acta ser publicada en la
pgina www.contratos.gov.co (SECOP). Para tal fin el Jefe de la Oficina Asesora Jurdica solicita al Tcnico
Operativo encargado de la publicacin en el portal de contratacin publicar en el SECOP este documento.

De las preguntas y observaciones planteadas por los interesados en la Audiencia Aclaratoria pueden o no
resultar aclaraciones y/o modificaciones al pliego de condiciones, en caso de reforma, esta ser objeto de
adenda.

RESPUESTA A OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES
Una vez recepcionadas las observaciones, segn la directriz del Jefe de la Oficina Asesora Jurdica se
consultar de forma verbal y/o escrita con la dependencia responsable de la elaboracin de los estudios
previos (subgerencia tcnica y/o Subgerencia General), a fin de que estas a su vez emitan la respuesta
idnea y competente. As las cosas, dichas consultas y/o respuestas pueden ser verbales y/o escritas,
dependiendo de la complejidad de las respuestas a las observaciones y/o de la dificultad de obtenerlas de
forma concisa de los estudios previos y los documentos que los soportan cuando conciernen a aspectos que
versan sobre temas tcnicos. En ese orden de ideas, una vez obtenida la respuesta verbal y/o escrita por
parte de la dependencia responsable del proyecto y de su ejecucin (subgerencia Tcnica y/o Subgerencia
General), los profesionales de la oficina de licitaciones proyectan las respuestas a las observaciones y las
trasladas al Gerente y al Jefe de la Oficina Jurdica, quienes las revisan y las aprueban con su firma, luego
pasan para la firma de los profesionales de la oficina de licitaciones. Seguidamente el Jefe de la Oficina
Asesora Jurdica solicita al tcnico operativo publicarlas en la pgina www.contratos.gov.co (SECOP).

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En algunos eventos en que los temas de las observaciones versen sobre asuntos de especial conocimiento
de la dependencia o entidad donde se origin el proyecto, dicha observacin podr ser trasladada por escrito
y en consecuencia el documento que contenga la respuesta dada por el funcionario competente podr ser
publicado para conocimiento de los interesados en el proceso.

MODIFICACIN DEL PLIEGO DE CONDICIONES.
De las preguntas y observaciones planteadas por los oferentes en la Audiencia Aclaratoria y/o de las
preguntas y observaciones al pliego de condiciones pueden resultar aclaraciones y/o modificaciones al pliego
definitivo. Las aclaraciones pueden ser surtidas con las respuestas a las aclaraciones por parte de la entidad
y/o a travs de adendas dependiendo del alcance de la inquietud y respuesta. Cualquier modificacin al
pliego darn lugar a la expedicin de adendas suscritas por el Gerente del Instituto o su delegado para tal fin;
unos y otros se darn a conocer a las personas que retiraron pliego de condiciones antes de la fecha prevista
para presentar propuestas y se publicaran en el Portal nico de contratacin del Estado (SECOP).

La entidad debe sealar en los pliegos de condiciones el plazo mximo dentro del cual pueden expedirse las
adendas, en todo caso no podrn expedirse adendas dentro de los tres (3) das anteriores en que se tiene
previsto el cierre de la licitacin, ni siquiera para extender el termino del mismo. La publicacin de estas
adendas solo se podr realizar en das hbiles y horario laborales, lo anterior en cumplimiento del artculo 89
de la ley 1474 de 2011.

Entindase por das hbiles y horarios laborales nicamente para la expedicin y publicacin de adendas en
la Licitacin Pblica, los das lunes a viernes no feriados de 7:00 am a 7:00 pm, de conformidad con lo
previsto en el pargrafo 2 del artculo 2.2.4 del decreto 734 de 2012.

MODIFICACIN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS.
El Instituto podr ajustar el contenido de los estudios y documentos previos con posterioridad a la apertura
del proceso de seleccin. Sin embargo en caso que la modificacin a los elementos mnimos sealados
anteriormente implique cambios fundamentales, la entidad podr revocar el acto administrativo de apertura en
aras de proteger el inters pblico o social, de conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artculo 93
del Cdigo Contencioso Administrativo.

SUSPENSIN DEL PROCESO DE SELECCIN:
El Instituto, en el evento que se presenten circunstancias de inters pblico o general que requieren
analizarse y que puedan afectar la normal culminacin del proceso de contratacin, pueden suspender el
proceso de seleccin por un trmino no superior a quince (15) das hbiles, para lo cual debern expedir acto
administrativo debidamente motivado en el que se indicar el trmino durante el cual el proceso estar
suspendido. Si la entidad requiere un trmino mayor debe sealarlo en el acto sealado. Lo anterior en
desarrollo del pargrafo 1 del artculo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012.

REVOCATORIA DEL PROCESO DE SELECCIN.
El acto administrativo mediante el cual se da apertura al proceso de seleccin se puede revocar por el
Gerente del Instituto si durante el proceso de seleccin se encuentra que es opuesto a la Constitucin Poltica

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o a la Ley, no est conforme con el inters pblico o social o atenta contra l, o cuando con l se cause
agravio injustificado a una persona. Lo anterior en desarrollo del pargrafo 2 del artculo 2.2.2 del Decreto
734 de 2012, concordante con el art. 93 del C. C. A.

RECIBO DE OFERTAS
El funcionario designado para tal fin por parte del Jefe de la Oficina Asesora Jurdica, deber verificar que se
reciban las propuestas hasta la hora lmite, prevista para llevar a cabo el cierre del proceso conforme qued
establecido en el pliego de condiciones o en las adendas expedidas. En este evento, el funcionario
designado deber dejar constancia escrita en la planilla respectiva, al momento de recibir las ofertas, del
nombre del proponerte, la hora y fecha de entrega de la misma en la entidad.

CIERRE DE LA LICITACIN PBLICA:
Se llevar a cabo en el lugar, fecha y hora establecida en el cronograma definido en el pliego de condiciones
definitivo o sus adendas y se refiere al plazo mximo que tienen los interesados en el proceso para entregar
sus propuestas.

La audiencia de cierre es pblica, a ella pueden asistir los proponentes y dems interesados en el proceso; en
desarrollo de esta diligencia se registran en el control asistencia todas las personas ajenas a la entidad que se
hagan presentes.

Posteriormente se comienza la apertura una a una las propuestas en el orden de entrega, dejando por escrito
en el acta que se diligencia segn formato, los datos ms importantes de cada una de ellas. Esta acta es
firmada por los funcionarios del rea de licitaciones que presiden la audiencia, el Jefe de la Oficina Asesora
Jurdica y el Asesor de Control Interno y se publica en el SECOP.

EVALUACIN DE LAS PROPUESTAS.
Mediante resolucin el Gerente del IDM designa los profesionales que conforman el comit evaluador en las
reas Jurdica, Tcnica y Financiera, ellos sern los responsables de evaluar las propuestas que se hayan
recibido.

El Comit Evaluador realiza de manera independiente las evaluaciones Jurdica, Tcnica, y Financiera, para
lo cual hacen uso de los formatos correspondientes. Esta labor se realiza durante el trmino que seale el
cronograma de actividades del proceso, sin embargo puede ser ampliado a solicitud de los evaluadores
conforme a los parmetros definidos por la ley. Seguidamente el profesional encargado del proceso elabora
el informe de evaluacin consolidado segn el formato respectivo, al cual le anexa cada una de las
evaluaciones (Jurdica, Financiera y Tcnica), luego se rene el comit evaluador con el Jefe de la Oficina
Asesora Jurdica y el Gerente para presentarles los resultados de la evaluacin para su conocimiento, anlisis
aprobacin o desaprobacin, una vez aprobado el informe consolidado ser firmado por el Gerente, el Jefe de
la Oficina Jurdica y los evaluadores. Todos los documentos de la evaluacin son publicados en el SECOP y
de ellos se corre traslado a los proponentes por el trmino de cinco (5) das hbiles dentro de los cuales
pueden subsanar los documentos que se soliciten en la evaluacin, presentar las observaciones al informe de
evaluacin y las contra observaciones a las dems propuestas .

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RESPUESTA A OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIN:
El comit evaluador dentro del trmino establecido en el cronograma del proceso se rene con el Jefe de la
oficina asesora jurdica y el Gerente para dar respuesta a las observaciones presentadas al informe de
evaluacin, all se levanta un acta conforme a un formato, donde se determina el resultado definitivo de la
evaluacin de las propuestas y se establece el orden de elegibilidad. Este documento es firmado por los
evaluadores, el Gerente y el Jefe de la Oficina Asesora Jurdica y se publica en el SECOP, durante el trmino
establecido en el cronograma del proceso para conocimiento de los interesados.

AUDIENCIA DE ADJUDICACIN:
Conforme al cronograma de actividades del pliego de condiciones, de las adendas o de los comunicados
expedidos por el Gerente del IDM, convoca a la audiencia pblica de adjudicacin. Esta audiencia es
precedida por el Gerente del IDM y asisten el comit Evaluador, el Jefe de la Oficina Asesora Jurdica y
dems interesados en el proceso; en esta reunin se concede la palabra a todos aquellos que deseen
pronunciarse frente al contenido de la acta de respuestas a las observaciones presentadas al informe de
evaluacin para lo cual deben registrarse en la planilla designada para tal fin. La entidad los escucha y da
respuesta a las inquietudes presentadas. En el evento que sea necesario realizar alguna consulta que
permita aclarar los planteamientos expuestos por los interesados en la diligencia, el Gerente podr suspender
la audiencia para lo cual sealar el trmino de dicha suspensin.

Una vez absueltas las consultas, y vencido el tiempo de la suspensin se reanudar la audiencia, donde el
Gerente informar el resultado definitivo y proceder a adjudicar la licitacin pblica mediante resolucin
motivada al proponente que haya ocupado el primer lugar segn el orden de elegibilidad. De lo ocurrido en
esta audiencia se levanta un acta que es firmada por el Gerente, el Jefe de la oficina Asesora Jurdica, los
integrantes del Comit Evaluador y se anexa el registro de control de asistencia y de intervencin. Estos
documentos son publicados en el SECOP.

En el evento en que ninguno de los proponentes haya cumplido con los requisitos del pliego de condiciones,
el Gerente procede a declarar desierta la licitacin pblica mediante resolucin motivada.

DECLARATORIA DE DESIERTA:
La declaratoria de desierta de la LICITACIN PBLICA nicamente proceder por motivos o causas que
impidan la seleccin objetiva y se declarar en acto administrativo en el que se sealar en forma expresa y
detallada las razones que han conducido a esa decisin. Es entendido que el Instituto de Desarrollo del Meta
I.D.M., no ser responsable por los gastos en que hayan incurrido los oferentes con ocasin de la
presentacin de la propuesta.

Contra la resolucin que declare desierta la licitacin procede recurso de reposicin de acuerdo a lo
establecido en el artculo 77 de la ley 80 de 1993.

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CAPTULO SEXTO
ETAPA CONTRACTUAL

SUSCRIPCIN DEL CONTRATO
La suscripcin del contrato se realizar de conformidad a los modelos de minutas adjuntas al presente manual
y se desarrollara con lo dispuesto en las listas de chequeo de contratacin publicadas en la pgina web del
instituto.

EN EL CASO DE MODALIDADES DE SELECCIN.
El adjudicatario suscribir el contrato dentro los trminos sealados en el pliego de condiciones, de lo
contrario el INSTITUTO DE DESARROLLO DEL META har efectiva la garanta constituida para amparar la
seriedad de la propuesta.

Las garantas se solicitarn y tramitarn de conformidad con la normativa sealada en el Decreto 734 de
2012, articulo 5.1.11. Aprobacin de la garanta de cumplimiento. Antes del inicio de la ejecucin del contrato,
la entidad contratante aprobar la garanta mediante formato FR-GP-CT-12-13-14, suscrita por la persona
designada para el efecto en el Manual de Contratacin, siempre y cuando rena las condiciones legales y
reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.

Perfeccionado el contrato, el contratista deber presentar ante el Instituto de Desarrollo del Meta dentro de los
trminos sealados para el efecto en el pliego de condiciones. As mismo, una vez el contrato se encuentre
debidamente firmado por las partes, numerado, fechado y con registro presupuestal, se expide copia al
contratista para que ste realice la suscripcin de la Garanta nica, requisito necesario para iniciar la
ejecucin del contrato. Si el contratista no cumple con estas obligaciones podrn imponerse las sanciones
previstas en la ley y en el contrato.

EN EL CASO DE CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA
En los contratos que resulten de un proceso de seleccin de mnima cuanta, la comunicacin de aceptacin
junto con la oferta, de acuerdo con lo establecido en el artculo 94 de la Ley 1474 de 2011, constituyen para
todo los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuar el respectivo registro presupuestal.

SUPERVISIN EN LA EJECUCIN DEL CONTRATO
La vigilancia y control de los contratos, estar a cargo de un Supervisor o Interventor Externo, segn el caso,
quienes debern cumplir las funciones fijadas por las normas internas que se expidan sobre la materia y las
estipuladas en los respectivos contratos. La funcin de supervisin debe desarrollarse de conformidad con lo
establecido el Manual de Supervisin e interventoria aprobado por el instituto y las normas que lo modifiquen,
adicionen o sustituyan.

MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS
Durante la ejecucin del contrato pueden presentarse diferentes situaciones que afectan los aspectos
contractuales inicialmente previstos y pactados entre las partes. En dichos casos, el supervisor deber
solicitar oportunamente la adicin, prrroga, o modificacin, segn el caso, de acuerdo con lo establecido en

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el subproceso FR-GP-CS ADICIN, PRRROGA, MODIFICACIN, SUSPENSIN Y CESIN DE
CONTRATOS.

El Comit de Contratacin revisar todas las adiciones en dinero de procesos licitatorios que se pretendan
suscribir, las cuales no debern superar el 50% del valor inicial del contrato. Las prrrogas de los contratos y
modificaciones que se realicen a los contratos, siempre y cuando no genere una adicin en el valor del
contrato, no sern sometidas al Comit de Contratacin. Cuando se realice prrroga a los contratos, el
contratista deber ampliar la vigencia de la garanta.

Es importante resaltar, que las modificaciones a los contratos, no podrn realizarse sobre el objeto del mismo,
simplemente, para adicionar o disminuir actividades, plazo de ejecucin, forma de pago, valor, lugar de
ejecucin entre otros, aspectos que incidan en la ejecucin del contrato.

SUSPENSIN DE LOS CONTRATOS
Si durante el desarrollo del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o
circunstancias ajenas a la voluntad de las partes que impiden en forma temporal su normal ejecucin, en
estos eventos las partes pueden, de mutuo acuerdo, pactar su suspensin. El supervisor del contrato debe
solicitar, por escrito y oportunamente al Ordenador del Gasto, la suspensin del contrato indicando el tiempo
exacto durante el cual esta tendr lugar, as mismo deber indicar la fecha de reinicio. De acuerdo con lo
establecido en el subproceso FR-GP-CS- AP ADICIN, PRRROGA, MODIFICACIN, SUSPENSIN Y
CESIN DE CONTRATOS.

CESIN DE LOS CONTRATOS
Se presenta cuando el contratista o la entidad contratante transfieren a otra u otras personas, su posicin
contractual. La cesin requiere la previa aprobacin por parte del Ordenador del Gasto. La solicitud de cesin
deber ser realizada por el supervisor del contrato, una vez haya verificado que el cesionario cumple con el
mismo perfil o superior del contratista cedente. Con la solicitud de cesin, deber adjuntar la carta enviada por
el contratista y la documentacin soporte de experiencia e idoneidad del cesionario con un trmino prudencial
de anticipacin a la fecha en la que se desea ceder el contrato. De acuerdo con lo establecido en el
subproceso FR-GP-CS ADICIN, PRRROGA, MODIFICACIN, SUSPENSIN Y CESIN DE
CONTRATOS.

TERMINACIN ANTICIPADA
Procede cuando las partes de comn acuerdo terminan la relacin contractual antes del vencimiento del plazo
de ejecucin pactado. De igual manera la solicitud de terminacin, deber ser realizada por el supervisor del
contrato adjuntando la carta del contratista con un trmino prudencial de anticipacin a la fecha en la que se
desea terminar el contrato.

SANCIONES POR INCUMPLIMIENTOS CONTRACTUALES
El incumplimiento por parte del contratista del objeto y obligaciones contractuales puede ser total o parcial. Es
obligacin del supervisor requerir por escrito al contratista para que cumpla con las obligaciones en los
trminos y condiciones pactadas e informar al Ordenador del Gasto cuando los requerimientos no hayan sido
atendidos a satisfaccin o en forma oportuna con el fin de determinar la procedencia de la aplicacin de

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sanciones, de conformidad con lo previsto en la ley y lo pactado en el contrato. Para tal efecto, se deber
actuar de conformidad con lo sealado en el Artculo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el Artculo 86 de la Ley
1474 de 2011.

MULTAS
Procede su imposicin en los casos en que el contratista ejecute en forma tarda sus obligaciones o las
incumpla parcialmente. La cuantificacin de la multa se estipula en los contratos y podr hacerse efectiva de
los saldos debidos al Contratista, sin perjuicio de que la entidad pueda imponer y cobrar la clusula penal
pecuniaria, hacer efectivas las garantas y declarar la caducidad, segn el caso. Para tal efecto, se deber
actuar de conformidad con lo sealado en el Artculo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el Artculo 86 de la Ley
1474 de 2011.

Para el caso en que los trminos superen a las establecidas en el contrato y no se tenga conocimiento del
estado del proceso se proceder por parte del supervisor la solicitud de multa a la interventoria y simultanea
al contratista por negligencia y omisin al cumplimiento de las obligaciones contractuales.

CLUSULA PENAL COMPENSATORIA
En caso de incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, ste deber pagar al Departamento
Nacional de Planeacin, a ttulo de pena, la suma establecida en el contrato y su valor se imputar al pago de
los perjuicios causados.

CADUCIDAD
La declaratoria de la caducidad administrativa de los contratos puede declararse cuando el incumplimiento de
las obligaciones por parte del contratista, afecta de manera grave y directa la ejecucin del contrato y se
evidencie que se puede llegar a paralizar su ejecucin.

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CAPTULO SPTIMO
ETAPA POSTCONTRACTUAL

LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS
El periodo de liquidacin de los contratos es la etapa en la cual las partes hacen una revisin total de las
obligaciones ejecutadas, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y salvo. No todos los contratos
deben ser liquidados. Se liquidan aquellos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecucin o cumplimiento se
prolongue en el tiempo y los dems que lo requieran e implican una verificacin de los pagos y los saldos por
pagar, o aquellos que por diferentes circunstancias lo requieran. La liquidacin del contrato no libera al
contratista de responder por la estabilidad de la obra o la calidad de los bienes o servicios suministrados. En
consecuencia, cuando con posterioridad a la liquidacin del contrato se presenten hechos que se encuentren
amparados en las garantas constituidas por el contratista o que le causen un perjuicio a la Entidad, sta
deber adelantar las correspondientes acciones administrativas y/o judiciales previstas en la ley para cada
caso. La liquidacin de los contratos del Instituto de desarrollo del Meta se debe realizar de conformidad con
el subproceso FR-GP-CS-032 LIQUIDACION DE CONTRATOS y podr ser por mutuo acuerdo o unilateral.
Nota: La liquidacin a la que se refiere el artculo 217 del Decreto - Ley 019 de 2012, no ser obligatoria en
los contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin.

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ANEXOS

DOCUMENTO FORMATO
Solicitud de la necesidad FR-GP-CT-01
Solicitud disponibilidad presupuestal a gerencia FR-GP-CT-02
Certificado plan de compras FR-GP-CT-03
Certificado insuficiencia personal FR-GP-CT-04
Invitacin a presentar propuesta FR-GP-CT-05
Certificado de idoneidad FR-GP-CT-06
Estudio previo FR-GP-CT-07
Presupuesto oficial FR-GP-CT-08
Presupuesto oficial de obra FR-GP-CT-09
Ficha de seguimiento y evaluacin del proyecto FR-GP-CT-10
Cronograma de obra FR-GP-CT-11
Matriz de revisin de plizas FR-GP-CT-12
Lista de chequeo y revisin para la aprobacin de pliza de garanta nica de
cumplimiento
FR-GP-CT-13
Lista de chequeo y revisin, para la aprobacin de pliza de seguro de
responsabilidad extracontractual
FR-GP-CT-14
Modelo de minuta bienes y servicios FR-GP-CT-15
Modelo de minutas de consultora FR-GP-CT-16
Modelo de minutas de licitacin publica FR-GP-CT-17
Modelo de minutas de aclaratoria y/o modificatoria FR-GP-CT-18
Minuta de terminacin anticipada por mutuo acuerdo FR-GP-CT-19

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