Proyectos, Objetivos, Alcance De La Planificacin Y Procesos
Elaboracin Y Evaluacin De Proyectos De Inversin
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INTRODUCCIN En la actualidad, los proyectos de inversin requieren una base que los justifiquen. Dicha base es precisamente un proyecto bien estructurado y evaluado que indique la pauta que debe seguirse. Todo proyecto de inversin genera efectos o impactos de naturaleza diversa, directos, indirectos, externos e intangibles. Estos ltimos rebasan con mucho las posibilidades de su medicin monetaria y sin embargo no considerarlos resulta pernicioso por lo que representan en los estados de nimo y definitiva satisfaccin de la poblacin beneficiaria o perjudicada.
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2 PROYECTO DEFINICIN Un proyecto (del latn proiectus) es una planificacin que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La razn de un proyecto es alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido. La gestin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado nico. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visin de la organizacin, aunque sta puede desviarse en funcin del inters. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. La definicin ms tradicional "es un esfuerzo planificado, temporal y nico, realizado para crear productos o servicios nicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma ms tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez". CARACTERSTICAS DE UN PROYECTO La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la produccin o la distribucin. Un resultado como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un proyecto de investigacin se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiar a la sociedad. La singularidad es una caracterstica no tan importante de los productos entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido dos edificios de oficinas, pero cada edificio individual es nico: diferente propietario, diferente diseo, diferente ubicacin, diferente contratista, etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia la condicin fundamental, nica de manejo y propsitos de un proyecto. Proyectos, Objetivos, Alcance De La Planificacin Y Procesos Elaboracin Y Evaluacin De Proyectos De Inversin
3 TIPOS DE PROYECTOS Existen mltiples tipos de los proyectos, una de ellas los considera como productivos y pblicos. Proyecto productivo: Son proyectos que buscan generar rentabilidad econmica y obtener ganancias en dinero. Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios econmicos para distintos fines. Proyecto pblico o social: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la poblacin, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos proyectos son el estado, los organismos multilaterales, las ONG (organizacin no gubernamental) y tambin las empresas, en sus polticas de responsabilidad social. Otras formas de realizar la clasificacin de los proyectos son las siguientes: Basndose en el contenido del proyecto Proyectos de construccin Proyectos de Informtica Proyectos empresariales Proyectos de desarrollo de productos y servicios Basndose en la organizacin participante Proyectos Internos Proyectos de departamento Proyectos de unidades cruzadas Proyectos externos (de imagen corporativa) Basndose en la complejidad. Proyectos Simples. Proyectos complejos. Proyectos tcnicos. Proyectos cientficos. Proyectos de vida. Proyectos escolares. Proyectos manufactureros. Proyectos integradores. Proyectos fsicos. Proyectos mdicos. Proyectos, Objetivos, Alcance De La Planificacin Y Procesos Elaboracin Y Evaluacin De Proyectos De Inversin
4 ETAPAS DE UN PROYECTO Diagnstico: Consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es posible iniciar el diseo del proyecto. La idea de proyecto puede iniciarse debido a alguna de las siguientes razones: 1
Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prev que existirn en el futuro si no se toma medidas al respecto. Porque existen potencialidades o recursos sub aprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales. Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos involucrados. Diseo: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tcticas y estrategias a seguir, teniendo como indicador principal el objetivo a lograr. En esta etapa se produce la aprobacin del proyecto, que se suele hacer luego de la revisin del perfil de proyecto y/o de los estudios de pre- factibilidad, o incluso de factibilidad. Una vez dada la aprobacin, se realiza la planificacin operativa, un proceso relevante que consiste en prever los diferentes recursos y los plazos de tiempo necesarios para alcanzar los fines del proyecto, asimismo establece la asignacin o requerimiento de personal respectivo. Ejecucin: Consiste en poner en prctica la planificacin llevada a cabo previamente. Evaluacin: Etapa final de un proyecto en la que ste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, as como sus resultados, en consideracin al logro de los objetivos planteados.
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5 DOCUMENTACION DE UN PROYECTO 1 Importancia. 2 Informe tcnico del proyecto. 2.1 Plan estructurado del proyecto. (Marco Lgico) 2.2 Plan de control de personal. 2.3 Otros planes. 2.4 Manejo de recursos. 3 Informe administrativo. 3.1 Plan organizacional del proyecto. 3.2 Plan de gastos / plazos. 3.3 Plan de actividades del personal. 3.4 Plan de gestin de riesgos. 3.5 Otros planes. 4 Manuales de un proyecto. 4.1 Manual tcnico. 4.2 Manual de usuario. 4.3 Manual administrativo.
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6 PROYECTO DE INVERSIN Un proyecto surge de la necesidad de resolver problemas, un proyecto de inversin surge de la necesidad de algunos individuos o empresas para aumentar las ventas de productos o servicios. Actualmente existen muchas herramientas como evaluacin de proyectos, que permite establecer ventajas y desventajas, adems establecer si es rentable o si es factible el mismo. DEFINICION El proyecto de inversin se puede definir como un conjunto de actividades con objetivos y trayectorias organizadas para la resolucin de problemas con recursos privados o pblicos limitados. Tambin se define como el paquete de inversiones, insumos y actividades diseadas con el fin de eliminar o reducir varias restricciones del desarrollo, para lograr productos, servicios o beneficios en trminos del aumento de la productividad y del mejoramiento de la calidad de vida de un grupo de beneficiarios. La importancia del proceso de Planeacin dentro de la construccin de un proyecto de inversin es indispensable. EVALUACION DE PROYECTOS La evaluacin de proyectos es una herramienta econmica que nos auxilia en el anlisis de un proyecto de inversin, arrojara varios resultados con los que la toma de decisiones ser ms sencilla, aunque existan varios tipos de proyectos la metodologa tiende a ser la misma. Anlisis de mercado Anlisis tcnico operativo. Anlisis econmico y financiero. Socioeconmico. Retroalimentacin. Resumen y conclusiones. CLASIFICACION DE PROYECTOS Existen una gran variedad de clasificacin de proyectos de inversin como: - Agropecuarios. (Produccin animal o vegetal). Proyectos, Objetivos, Alcance De La Planificacin Y Procesos Elaboracin Y Evaluacin De Proyectos De Inversin
7 - Industriales. (Extractivas como minera, calzado y cementeras). - De servicios. (Educacin, salud, etc.)
Otra clasificacin como: - De bienes. (Tangibles). - Servicios. (Intangibles).
Por los resultados a obtener. - Rentables. - No rentables. - No medibles. - De remplazo. - De expansin. - Finalidad del Proyecto. - Por tamao y actividades de la empresa.
Por su naturaleza. - Dependientes. - Independientes. - Mutuamente excluyentes.
EJEMPLO Fase 1. Plan Estratgico Elaboracin del plan de Gestin Evaluar del Negocio Evaluar la oportunidad del Proyecto Evaluar riegos y beneficios Asignar un nombre a la empresa Evaluar el financiamiento Proyectos, Objetivos, Alcance De La Planificacin Y Procesos Elaboracin Y Evaluacin De Proyectos De Inversin
8 Memoria descriptiva del proyecto Describir el proyecto Presentar el Proyecto por escrito Presentar financiamiento Estudios pre-operativos Investigar el mercado Encuestar posibles clientes Entrevistar propietarios de la competencia Identificar recursos necesarios Identificar costos operativos Verificar si el proyecto continua Marketing para el proyecto Evaluar posibles estrategias Examinar tipos de publicidad Identificar los medios indicados Establecer un programa de publicidad Fase 2. Suministros Alquiler y/o compra de Local Obtener informacin sobre posibles locales Identificar si es factible alquilar o comprar Identificar las vas de acceso Hacer el contrato de alquiler o compra Gestin de permisos y autorizaciones Hacer trmites en PRODAME(orientacin y asesora en la elaboracin de la minuta y firma del abogado) Ir a la notara y hacer la escritura pblica Inscribirse en el registro mercantil (ir a la SUNARP) Hacer los trmites en la SUNAT (RUC, Comprobantes de pago, Essalud) Acercarse al ministerio de trabajo a conseguir las autorizaciones y registros especiales Hacer los trmites en el MTPE para autorizar los libros y planillas Acercarse a la municipalidad para las licencias municipales y de funcionamiento Acercarse a la Notara a la legalizacin de los libros Ambientacin del local Buscar personal para ambientar y resanar el local Proyectos, Objetivos, Alcance De La Planificacin Y Procesos Elaboracin Y Evaluacin De Proyectos De Inversin
9 Comprar el yeso y cemento para resanar las paredes Comprar el resto de los materiales Instalaciones elctricas Comprar los materiales Instalaciones Sanitarias Comprar los inodoros Comprar los grifos Decoracin y muebles Comprar los muebles para equipar la tienda Comprar lo necesario para adecuar la tienda a los clientes Equipo de cmputos y software Buscar a un programador Comprar las computadoras y cajas registradoras Comprar los software que se usaran en las ventas Seguridad Comprar las cmaras Buscar personal de seguridad Buscar un controlador de las cmaras Fase 3. Ejecucin Ambientacin del local Comenzar el refaccionado del local Adecuar el local a la tienda Instalaciones elctricas Hacer las instalaciones necesarias Instalaciones sanitarias Instalar correctamente los servicios sanitarios Decoracin y muebles Instalar los muebles acorde a lo que necesita la tienda Acomodar las vitrinas Equipo de cmputos y software Instalar las computadoras en los muebles Instalar los programas en las computadoras Seguridad Colocar las cmaras Adecuar el puesto de vigilancia Proyectos, Objetivos, Alcance De La Planificacin Y Procesos Elaboracin Y Evaluacin De Proyectos De Inversin
10 Recepcin de pedidos Recibir los pedidos de los proveedores Acomodar los pedidos recibidos Adecuacin de la mercadera Poner la mercadera en los muebles de exhibicin Ordenar el almacn Orden y limpieza Limpiar y dejar listo para la apertura Fase 4. Cierre Presentar lista de proveedores Presentar lista de precios Apertura de tienda Acta de conformidad Acta de liquidacin Acta de cierre
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11 OBJETIVOS Es importante antes de iniciar cualquier trabajo de investigacin, que se especifiquen claramente cules son los objetivos que se desean obtener, as como las metas que se requieren alcanzar y los medios para lograrlos. Trabajar por objetivos es una manera eficaz de asegurar un nivel adecuado de productividad e incluso, de incrementar dicho nivel en un cierto periodo de tiempo para administrarse mejor y ser ms eficiente. En este apartado hablaremos de que los objetivos, son los posibles alcances que la empresa tendr que realizar en el proyecto de inversin. Definicin general de un objetivo: Expresin cualitativa de un propsito en un periodo determinado; el objetivo debe responder a la pregunta "qu" y "para qu". Definicin especfica de un objetivo en un Proyecto de Inversin: a) Elemento programtico que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misin, tratndose de una organizacin, o a los propsitos institucionales, si se trata de las categoras programticas.
b) Un objetivo representa, lo que se espera alcanzar en un futuro como resultado del proceso administrativo.
c) Son lo fines hacia los cuales se dirigen las actividades de cualquier empresa, departamento o proyecto.
Por lo tanto podemos concluir que un objetivo es el fin que tiene una entidad fija de manera medible y cuantificable, para tratar de alcanzarlo en un futuro.
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12 Funciones de los objetivos: Presentacin de una situacin futura. Fuente de legitimidad. Sirven como estndares Unidad de medida. Importancia de los objetivos: Radica en que stos son tomados como guas en el desarrollo de las actividades que se van realizando durante la etapa de estudios, as como, durante la puesta en marcha y en el funcionamiento normal. Caractersticas de los objetivos Claridad Flexibilidad Medible o mesurable Realista Coherente Motivador Tipos de objetivos. Objetivo general. Son aquellos en donde se plasma la idea de realizar un proyecto, siendo el fin al cual queremos llegar, es toda la esencia de la cual se est formulando toda una idea y plan de proyecto. El objetivo general se puede definir como el fin que queremos alcanzar para realizar la investigacin, de cual se van a desprender o ramificar los objetivos y stos van enfocados a cada etapa de la investigacin. Estn establecidos a nivel empresarial o de mercado como por ejemplo: ser lderes en el mercado en una fecha estipulada. Proyectos, Objetivos, Alcance De La Planificacin Y Procesos Elaboracin Y Evaluacin De Proyectos De Inversin
13 El objetivo general, describe en forma precisa el propsito del proyecto, lo que se persigue o se quiere lograr con el mismo. Se debe formular haciendo referencia al cambio que se quiere inducir.
Deber ser nico objetivo y ha de expresar claramente una idea.
Se recomienda el uso de verbos fuertes en infinitivo que motiven a la accin como por ejemplo: implantar, aumentar, ordenar reducir establecer entre otros.
No se recomienda utilizar verbos como, propiciar, propender, apoyar, integrar fomentar, ya que son verbos que denotan intencionalidades y no acciones que no llevan a logros o resultados.
Objetivo especfico. Los objetivos especficos se diferenciaran de los generales, debido a su nivel de detalle y complementariedad. Este tipo de objetivo abarca la principal aspiracin de la inversin, sta deber ser apegada a la realidad y debe ser medible y alcanzable, logrando as apoyar o sujetarse los objetivos generales, detallando lo especfico de los propsitos que en el proyecto se va a determinar. Los objetivos especficos precisan los aspectos ms importantes del objetivo general. Cuando se formula el proyecto con la intencin de mitigar un problema, los objetivos especficos reflejan las soluciones concretas a las causas descritas en la situacin a transformar y como tal establecen aspectos determinados del objetivo general que constituyen la forma de llevarlo a cabo. Conclusiones de los objetivos: Los objetivos son de gran importancia, para que no existan desviaciones y errores. Sirven para conocer el resultado del proyecto. Deben ser ideas claras de las personas, para que no exista divagacin.
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14 ALCANCE DE LA PLANIFICACIN DEFINICIN DE PLANIFICACIN: Los esfuerzos que se realizan a fin de cumplir objetivos y hacer realidad diversos propsitos se enmarcan dentro de una planificacin. Este proceso exige respetar una serie de pasos que se fijan en un primer momento, para lo cual aquellos que elaboran una planificacin emplean diferentes herramientas y expresiones.
La planificacin supone trabajar en una misma lnea desde el comienzo de un proyecto, ya que se requieren mltiples acciones cuando se organiza cada uno de los proyectos. Su primer paso, dicen los expertos, es trazar el plan que luego ser concretado.
En otras palabras, la planificacin es un mtodo que permite ejecutar planes de forma directa, los cuales sern realizados y supervisados en funcin del planeamiento.
En una organizacin, los directivos son quienes tienen que realizar los planes que sern regidos por la planificacin. La operacin y ejecucin de los planes puede haber sido realizada por una nica persona u otro individuo, que obligatoriamente tendr que conocer y comprender el nivel de planeamiento que se ha querido o podido llevar a cabo.
El sujeto que desarrolla los planes tambin puede ser quien tome las decisiones, aunque generalmente es establecida una estructura organizativa desde donde se establecen las normas y las polticas de la organizacin. All es donde se definen las funciones, roles y alcances de los integrantes.
Cabe destacar que, aunque hay organismos que acuden a una planificacin formal y sistemtica, la planificacin tambin puede concretarse de manera emprica en la vida cotidiana. Al igual que la administracin, la planificacin forma parte de la mayora de las actividades de las personas, empresas y organizaciones de toda ndole.
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15 PLANIFICACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN
La planificacin de un proyecto debe afrontarse de manera adecuada para que al final del mismo se pueda hablar de xito. No se trata de una etapa independiente abordable en un momento concreto del ciclo del proyecto. Es decir, no se puede hablar de un antes y un despus al proceso de planificacin puesto que segn avance el proyecto ser necesario modificar tareas, reasignar recursos, etc.
Se debe tener claro que si bien s podemos hablar de una "etapa de planificacin", llamada as porque aglutina la mayor parte de los esfuerzos para planificar todas las variables que se darn cita, cada vez que se intenta prever un comportamiento futuro y se toman las medidas necesarias se est planificando.
Encontramos dos grandes fases en las que la planificacin cobra el mximo protagonismo. La primera es necesaria para estudiar y establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea interno o externo a la organizacin. Hay que hacer los correspondientes estudios tcnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad, as como una estimacin de los recursos necesarios y los costes generados. Todo ello constituye el elemento fundamental en el que se apoya el cliente (que puede ser la propia organizacin en el caso de proyectos internos) para decidir sobre la realizacin o no del proyecto. La segunda fase importante de planificacin tiene lugar una vez se ha decidido ejecutar el proyecto. Ahora es el momento de realizar una planificacin detallada punto por punto. Uno de los errores ms importantes y graves en gestin de proyectos es querer arrancar con excesiva premura la obra, sin haber prestado la atencin debida a una serie de tareas previas de preparacin, organizacin y planificacin que son imprescindibles para garantizar la calidad de la gestin y el xito posterior.
Planificar es armonizar dos tipos de elementos muy diferentes entre s:
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Al hilo de lo sealado al principio, la planificacin de los proyectos debe estar afectada de un notable grado de agilidad y dinamismo: no es razonable planificar un proyecto y pensar que esa planificacin es ya definitiva e inmutable. En casi todos los casos, la realidad no coincide exactamente con lo previsto, por lo que es necesario ir haciendo ajustes peridicos.
La planificacin es una herramienta para la gestin y la toma de decisiones, no para imaginar en un primer momento una evolucin que posteriormente el tiempo se encargar de demostrar que estaba equivocada.
Aunque existen tcnicas de planificacin muy avanzadas y elaboradas, la adecuada planificacin se basa, ante todo, en una actitud de anticipacin que no es sino una evidente manifestacin del sentido comn. Los procesos bsicos de planificacin se pueden resumir en el siguiente cuadro:
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17 PROCESOS DEFINICIN:
Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participacin de un nmero de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado.
Se denomina proceso al conjunto de acciones o actividades sistematizadas que se realizan o tienen lugar con un fin.
El proceso es la consecucin de determinados actos, acciones, sucesos o hechos que deben necesariamente sucederse para completar un fin especfico. Todos estos pasos o instancias que componen un proceso deben ser organizados, coordinados y realizados de manera sistemtica, de a uno por vez (secuencia alternativa) o pueden incluso superponerse las instancias (secuencia simultnea).
Los procesos pueden ser clasificados en funcin de varios criterios. Pero quiz la clasificacin de los procesos ms habitual en la prctica es distinguir entre: estratgicos, claves o de apoyo.
1. Los procesos clave son denominados operativos y son propios de la actividad de la empresa, por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, el proceso de produccin, el proceso de prestacin del servicio, el proceso de comercializacin, etc.
2. Los procesos estratgicos son aquellos procesos mediante los cuales la empresa desarrolla sus estrategias y define los objetivos. Por ejemplo, el proceso de planificacin presupuestaria, proceso de diseo de producto y/o servicio, etc.
3. Los procesos de apoyo, o de soporte son los que proporcionan los medios (recursos) y el apoyo necesario para que los procesos clave se puedan llevar a cabo, tales como proceso de formacin, proceso informtico, proceso de logstica, etc.
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18 EL PROCESO DE INVERSIN Y EL CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS:
El ciclo de vida de los proyectos se concibe como una desagregacin sistemtica de las etapas comprendidas en el proceso de inversin, que incluye fases en cada una de las etapas:
PREINVERSIN: - El costo de los anlisis y estudios previos
INVERSION: - Elaboracin del cronograma de inversiones - Programa de trabajo - Ejecucin del financiamiento - Necesidades adicionales que surjan durante la implementacin de un proyecto.
OPERACIN: - Estimacin de la fecha de puesta en marcha - Costos previstos para el inicio de las operaciones - Ejecucin y validacin de las estimaciones, hechas en la etapa de preinversin.
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19 Procesos ISO 9001 La adopcin de un sistema de gestin de calidad, debera ser una decisin estratgica de la organizacin. El diseo y la implementacin del sistema de gestin de calidad de una organizacin estn influenciados por: a) El entorno de la organizacin, los cambios en ese entorno y los riesgos asociados con ese entorno b) Sus necesidades cambiantes c) Sus objetivos particulares d) Los productos que proporciona e) Los procesos que emplea f) El tamao y la estructura de la organizacin Enfoque basado en procesos Esta norma internacional promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestin de la calidad, para aumentarla satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Una actividad o un conjunto de actividades que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre vnculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos. Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestin de la calidad, enfatiza la importancia de: - La comprensin y el cumplimiento de los requisitos - La necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor - La obtencin de resultados del desempeo y eficacia del proceso - La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas
La siguiente figura muestra que los clientes juegan un papel significativo para definir los requisitos como elementos de entrada. El seguimiento de la satisfaccin del cliente requiere la evaluacin de la informacin relativa a la percepcin del cliente acerca de si la organizacin ha cumplido sus requisitos.
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Los requisitos generales de un sistema de gestin de la calidad son los siguientes: - Determinar los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad y su aplicacin a travs de la organizacin. - Determinar la secuencia e interaccin de estos procesos - Determinar los criterios y los mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces - Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos - Realizar el seguimiento, la medicin cuando sea aplicable y el anlisis de estos procesos - Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.
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21 BIBLIOGRAFA Parodi, C. (2001). El lenguaje de los proyectos. Gerencia social. Diseo, monitoreo y evaluacin de proyectos sociales. Lima-Per: Universidad del Pacfico. ISBN 9972-603-32-6. Cohen, E. (1992). "Evaluacin de proyectos sociales". CECSA. LINKOGRAFIA www.oocities.org/es http://es.scribd.com/doc/3852189/Proyecto-de-inversion http://www.buenastareas.com/ensayos/Planificacion-De-Proyectos-De- Inversion/7135293.html http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto