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GUÍA ADMINISTRACIÓN DE FIRMAS DE CONTADORES PÚBLICOS DE ACUERDO CON LAS NORMAS INTERNACIONALES
GUÍA ADMINISTRACIÓN DE FIRMAS DE CONTADORES PÚBLICOS DE ACUERDO CON LAS NORMAS INTERNACIONALES

GUÍA ADMINISTRACIÓN DE FIRMAS DE CONTADORES PÚBLICOS DE ACUERDO CON LAS NORMAS INTERNACIONALES

ADMINISTRACIÓN DE FIRMAS DE CONTADORES PÚBLICOS DE ACUERDO CON LAS NORMAS INTERNACIONALES Este curso tiene

ADMINISTRACIÓN DE FIRMAS DE CONTADORES PÚBLICOS DE ACUERDO CON LAS NORMAS INTERNACIONALES

Este curso tiene como fundamento la Norma Internacional de Control de Calidad (NIIC), y se complementa principalmente con las siguientes:

NIA 200, Objetivos generales del auditor independiente y conducción de una auditoría de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría.

NIA 210, Acuerdo de los términos de los trabajos de auditoría.

NIA 230, Documentación de la auditoría.

De acuerdo con lo anterior, el trabajo de auditoría sobre los estados financieros requiere que los auditores establezcan políticas y procedimientos para realizarlo con alta calidad, a partir de la Norma Internacional de Control de Calidad (NICC).

En atención a esto, la Firma en que se realiza la auditoría debe establecer y mantener un Sistema de Control de Calidad que proporcione una seguridad razonable en cuanto a lo siguiente:

1)

La Firma y el personal cumplen con las normas profesionales y los requisitos legales y regulatorios aplicables; y

2)

Los informes emitidos por la Firma o los socios del trabajo son apropiados en las circunstancias específicas.

En este curso se desarrollan los temas y contenidos relativos a la fase de Administración del proyecto.

1. ELEMENTOS DEL CONTROL DE CALIDAD -NICC-

La NICC define seis (6) elementos fundamentales dentro del Control de Calidad de la misma:

a) Responsabilidad de los líderes de la Firma sobre la calidad dentro de la misma.

b) Requisitos éticos relevantes.

c) Aceptación de retención de las relaciones profesionales con los clientes y trabajos específicos.

d) Recursos humanos.

e) Desempeño del trabajo.

f) Monitoreo.

Los citados elementos de calidad deben documentarse y comunicarse al personal de la Firma, advirtiendo la responsabilidad y cumplimiento personal que debe hacerse de ellos en las políticas y procedimientos implementados.

El sistema de calidad que cada firma establezca debe estar en función del personal vinculado,

El sistema de calidad que cada firma establezca debe estar en función del personal

vinculado, el tamaño de la misma, los lugares donde opera, la estructura de la Organización

y la relación costo/beneficio, asegurando de esta forma que la calidad del servicio de auditoría se desarrollará profesionalmente desde el inicio hasta su finalización.

A continuación se describen los seis (6) elementos fundamentales del Control de Calidad:

a) Responsabilidad de los líderes de la Firma sobre la calidad dentro de la misma.

Hoy en día, más que nunca el deber de las firmas es demostrar y vivir según un comportamiento ético, lo cual sin duda contribuirá a crear y fortalecer las relaciones del negocio con sus clientes, incrementando la confianza de los distintos usuarios de los servicios de asesoría, así como de la información financiera.

En una firma, como en la familia, los miembros más jóvenes aprenden en buena medida del ejemplo de sus superiores. En consecuencia, los líderes de la Firma son los principales responsables de que los trabajos que se realizan cumplan con los estándares establecidos.

Para tal efecto, los líderes deben asegurarse que existan políticas y procedimientos diseñados para promover una cultura basada en el reconocimiento de que la calidad es esencial al realizar el trabajo. En la gráfica 1 se presenta una jerarquía de las responsabilidades que tienen los líderes en este sentido.

La actuación del socio responsable del trabajo y los mensajes de otros miembros del equipo deben enfatizar la importancia de la calidad de la auditoría, en asuntos como los siguientes:

Desarrollar un trabajo que cumpla las normas profesionales y los requisitos regulatorios y legales.

Cumplir las políticas y procedimientos de control de calidad de la Firma aplicables.

Emitir informes de auditoría apropiados a las circunstancias.

Tener la capacidad de someter a consideración los asuntos que impliquen diferencias de opinión, sin miedo a represalias.

Gráfica 1. Responsabilidades de los líderes Fuente: Guía de control de calidad para prácticas pequeñas

Gráfica 1. Responsabilidades de los líderes

Gráfica 1. Responsabilidades de los líderes Fuente: Guía de control de calidad para prácticas pequeñas y

Fuente: Guía de control de calidad para prácticas pequeñas y medianas (IFAC)

La calidad es esencial en el desempeño del trabajo de auditoría. En este sentido, es necesario que los mensajes y las acciones de los líderes de la Firma demuestren que la calidad está al mismo nivel que los objetivos económicos, que ninguno de los dos está por encima del otro. Aquí es necesario preguntarse lo siguiente:

¿Qué dicen los estatutos sociales respecto a la calidad?

¿Existe y se documenta la evaluación de calidad de los socios y gerentes de la Firma?

¿Se puede demostrar compromiso con la calidad cuando en la estructura de la Firma no aparece un responsable de la misma?

¿Se toma en cuenta, en las promociones y compensaciones de los colaboradores y socios, los trabajos que no reunieron los requisitos de calidad establecidos?

¿Sólo se compensa mejor a los que obtienen los mejores resultados económicos?

¿El cumplimiento con los programas de aprendizaje es tomado en cuenta cuando se evalúa el desempeño y se otorgan promociones y compensaciones?

Las acciones que fomentan la cultura de calidad son aquéllas donde se reconocen y recompensan los trabajos efectuados con calidad. Los mensajes se envían mediante las sesiones de aprendizaje en juntas, pláticas formales e informales, etc. Estos mensajes quedan evidenciados en los materiales de los cursos de aprendizaje, en las evaluaciones

que se llevan a cabo para cada uno de los miembros de la Firma, en

que se llevan a cabo para cada uno de los miembros de la Firma, en el memorando que resume las conclusiones de las juntas, entre otros. Además, es necesario que se asigne a un miembro de la Firma el desarrollo, documentación y soporte de políticas y procedimientos de control de calidad. Los líderes de la Firma deben asegurarse de que las políticas y los procedimientos de calidad se comuniquen y estén accesibles a todos los miembros de la organización.

A continuación se presenta una breve descripción de los componentes del Sistema de Control de Calidad y las políticas que se deben establecer:

Requisitos profesionales Deben observarse los principios de independencia, integridad, objetividad, confidencialidad y conducta profesional.

Competencia y habilidad El personal debe tener los estándares técnicos y la competencia profesional requeridos para cumplir sus responsabilidades.

Asignación El trabajo debe ser asignado a personal que tenga el grado de entrenamiento técnico y eficiencia requeridos para las circunstancias.

Delegación Deberá haber dirección, supervisión y revisión del trabajo a todos los niveles para proporcionar certeza razonable de que el trabajo efectuado cumple las normas de calidad adecuadas.

Consultas Cada vez que sea necesario, se consultará dentro o fuera de la Firma, con aquellos que tengan la experiencia y los conocimientos apropiados.

Aceptación y retención de clientes Debe realizarse una evaluación de los clientes prospecto y una revisión sobre una base de datos continua de los clientes existentes, considerando la capacidad e independencia de la Firma para dar el servicio al cliente en forma apropiada y la integridad de la administración del cliente.

b)

Requisitos éticos relevantes

De conformidad con la NICC 1, la firma de auditoría establecerá políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable de que tanto ella misma, como su personal cumplen los requerimientos de ética aplicables. La ética es la base del éxito.

Los principios fundamentales de la ética de los profesionales de la contabilidad son los siguientes:

Los principios fundamentales de la ética de los profesionales de la contabilidad son los siguientes:

Integridad;

Objetividad;

Competencia y diligencia profesionales;

Confidencialidad; y

Comportamiento profesional.

Es conveniente que los socios estén pendientes de las actividades de otros socios, en relación con la firma de auditoría y sus clientes. El contacto constante durante la jornada, incluyendo la asistencia a las juntas de socios programadas y una clara política de consultas sobre asuntos de riesgo o contenciosos, contribuyen a que cada socio esté pendiente de las actividades de los demás socios.

La NIIC se enfoca en tres (3) aspectos de especial atención para la realización de trabajos de auditoría:

i)

Independencia

ii)

Conflicto de intereses

iii)

Confidencialidad

i)

Independencia

De acuerdo con la NICC, la firma de auditoría establecerá políticas y procedimientos diseñados para proporcionarle una seguridad razonable de que tanto ella misma como su personal y, en su caso, otras personas sujetas a requerimientos de independencia (incluido el personal de las firmas de la red) mantienen la independencia cuando lo exigen los requerimientos de ética aplicables.

Se establecen estas políticas con el propósito de comunicar sus requerimientos de independencia al personal y, en su caso, a otras personas sujetas a ellos, así como identificar y evaluar las circunstancias y relaciones que amenazan la independencia, y adoptar las medidas adecuadas con el fin de eliminar dichas amenazas o de reducirlas a un nivel aceptable mediante la aplicación de salvaguardas o, si se considera adecuado, renunciar al encargo, si las disposiciones legales o reglamentarias aplicables así lo permiten.

Se requiere, por tanto, que los socios de los encargos proporcionen a la firma de auditoría la información relevante sobre los encargos de clientes, incluido el alcance de los servicios, con el fin de permitirle evaluar el impacto global, si lo hubiera, sobre los requerimientos de independencia; así mismo, que el personal notifique con prontitud a la firma de auditoría

las circunstancias y relaciones que amenazan la independencia, para que puedan adoptarse las medidas adecuadas.

las circunstancias y relaciones que amenazan la independencia, para que puedan adoptarse las medidas adecuadas.

La información disponible debe facilitar que se determine fácilmente si satisfacen los requerimientos de independencia y/o adoptar las medidas adecuadas con respecto a las amenazas a la independencia identificadas que no sean de un nivel aceptable.

En ese sentido, es aconsejable que, al menos una vez al año, la firma de auditoría obtenga confirmación escrita del cumplimiento de sus políticas y procedimientos relativos a la independencia de todo el personal de la firma de auditoría que deba ser independiente.

La independencia y la objetividad son condiciones necesarias para que los profesionales de la contabilidad puedan prestar servicios que proporcionen un grado de seguridad creíble.

El Código del Consejo de Normas Internacionales de Ética para Contadores (IESBA, por sus siglas en inglés) describe las circunstancias y relaciones específicas que pudieran crear amenazas a la independencia durante la realización de un encargo, e incluye ejemplos de salvaguardas que pudieran ser adecuadas para tratar dichas amenazas. Este código también describe situaciones en las que no hay salvaguardas disponibles para tratar las amenazas y, por consiguiente, se deben evitar las circunstancias o relaciones que originan la amenaza.

Algunas situaciones que se constituyen en amenazas a la independencia son las siguientes:

Que el auditor o sus familiares cercanos entablen o mantengan relaciones comerciales con clientes, accionistas, o el personal de los clientes.

Que el auditor o sus familiares cercanos establezcan o mantengan algún tipo de interés financiero con el cliente auditado. Por ejemplo: acciones.

Aceptar obsequios o favores que puedan afectar la objetividad del auditor.

Tener familiares empleados por el cliente que puedan tener influencia significativa sobre los estados financieros. Por ejemplo: el tesorero.

Que el auditor acepte o mantenga cargos directivos en el cliente.

Prestar otro tipo de servicios que estén relacionados con los estados financieros (ser juez y parte), tales como: Outsourcing contable, auditoría interna, servicios actuariales, valuaciones, diseño e implementación de sistemas, reclutamiento de profesionales, entre otros, etc.

Asumir responsabilidades gerenciales en el cliente.

Actuar como funcionario del cliente y/o hacer parte de su nómina.

Tomar decisiones significativas que son responsabilidad de la Administración de la compañía.

Haber sido empleado del cliente en los últimos dos años.

En los casos en donde se identifique algún tipo de conflicto, la Firma podrá pedir

En los casos en donde se identifique algún tipo de conflicto, la Firma podrá pedir a los miembros del equipo del compromiso (incluyendo al socio del compromiso) que tomen las medidas necesarias para eliminar o reducir cualquier amenaza a la independencia a un nivel aceptable mediante la aplicación de salvaguardas apropiadas. Estas medidas pueden incluir las siguientes:

Dejar de ser miembro del equipo del proyecto.

Descontinuar o modificar los tipos de trabajo o servicios específicos que se realicen en un compromiso.

Vender una inversión financiera de la que sean propietarios.

Descontinuar o cambiar la naturaleza de las relaciones personales o de negocios con clientes.

Presentar el trabajo a otros socios y personal profesional para revisión adicional; y

Tomar otras medidas razonables que sean apropiadas a las circunstancias.

La política de la firma de auditoría debe exigir el conocimiento teórico y práctico sobre el tema de independencia para asegurar su cumplimiento. Las amenazas se encontrarán en una o más de las siguientes categorías:

Amenaza de interés propio: la amenaza de que un interés financiero u otro influyan de manera inadecuada en el juicio o en el comportamiento del profesional de la contabilidad;

Amenaza de autorrevisión: amenaza de que un profesional de la contabilidad no evalúe adecuadamente los resultados de un juicio realizado o de un servicio prestado con anterioridad bien sea por el profesional de la contabilidad, o bien por otra persona de la firma de auditoría u Organización a la que pertenece o de la entidad para la que trabaja, que el profesional de la contabilidad va a utilizar como base para llegar a una conclusión como parte de un servicio actual;

Amenaza de abogacía: amenaza de que un profesional de la contabilidad promueva la posición de un cliente o de la entidad para la que trabaja hasta el punto de poner en peligro su objetividad;

Amenaza de familiaridad: amenaza de que debido a una relación prolongada o estrecha con un cliente o con la entidad para la que trabaja, el profesional de la contabilidad se muestre demasiado afín a sus intereses o acepte con demasiada facilidad su trabajo; y

Amenaza de intimidación: amenaza de que debido a presiones reales o percibidas, incluidos los intentos de ejercer una influencia indebida sobre el profesional de la contabilidad, le disuadan de actuar con objetividad.

Si con la aplicación de las salvaguardas adecuadas no es posible eliminar o reducir las amenazas a la independencia a un nivel aceptable, la firma de auditoría debe eliminar la actividad, interés o relación que esté creando la amenaza, o rehusar aceptar o continuar con el encargo.

Los casos de incumplimiento de los requerimientos de independencia deben comunicarse a la firma de

Los casos de incumplimiento de los requerimientos de independencia deben comunicarse

a la firma de auditoría, la cual debe designar a un socio o un miembro de los empleados para esta finalidad.

Un aspecto que puede afectar el tema de la independencia es la permanencia del mismo equipo de trabajo en un cliente. Es importante tener en cuenta lo siguiente: una parte importante de los procedimientos de aceptación y continuidad del cliente es evaluar la independencia del equipo del encargo que proporciona un grado de seguridad. Si a una persona se le ha asignado la responsabilidad de la ética dentro de la firma de auditoría y dicha evaluación concluye que es necesaria la rotación de cualquier miembro del equipo del encargo, se sugiere informar a dicha persona.

Además, se sugiere que, después de revisar las circunstancias y habiendo consultado a otros socios, la firma de auditoría comunique al cliente su decisión por escrito tan pronto como sea posible (por lo tanto, facilitando la documentación adecuada para su archivo).

A fin de cumplir con las reglas de rotación, los profesionales ejercientes a título individual

pueden considerar algún acuerdo, entre ellos y algún otro profesional, mediante el cual realicen revisiones de control de calidad de los encargos u otros servicios relativos al encargo, o compartan la responsabilidad de estas funciones entre un grupo de profesionales ejercientes. Este acuerdo debe quedar debidamente documentado entre los profesionales ejercientes participantes y la carta de encargo de cada cliente debe modificarse a fin de reflejar quién es responsable del informe que proporciona un grado de seguridad correspondiente a cada período.

Rotación de personal en compromisos de auditoría de entidades listadas

Cuando el cliente de auditoría sea una entidad listada y el socio del compromiso o revisor de control de calidad del compromiso trabaje con el cliente durante un periodo previamente definido, no podrá participar en el compromiso hasta que pase otro periodo que, por lo general, es de dos años.

Sin embargo, en ciertas circunstancias puede haber un cierto grado de flexibilidad, como cuando la permanencia del individuo en el compromiso de auditoría sea de especial importancia. Las circunstancias bajo las cuales no se recomendaría, o exigiría la rotación, deben ser poderosas. En todo caso, cuando no se cambia al individuo después de dicho periodo previamente definido, deben aplicarse salvaguardas equivalentes para reducir cualquier amenaza a nivel aceptable. Dichas salvaguardas pueden incluir una revisión del trabajo por un contador externo a la Firma o alguien de la Firma que no esté asociado con

el equipo del compromiso, o bien la asesoría necesaria.

 Rotación del personal en compromisos de auditoría de entidades no listadas Tratándose de entidades

Rotación del personal en compromisos de auditoría de entidades no listadas

Tratándose de entidades no listadas, y en caso de considerar que la rotación es necesaria,

el socio o el miembro del personal profesional responsable de asuntos de independencia

identificarán el reemplazo, especificando el periodo durante el cual no participará el individuo en la auditoría de la entidad y otras salvaguardas necesarias para cumplir otros requisitos relevantes.

ii) Conflictos de intereses

Los conflictos de intereses son aquellas situaciones en las que el juicio del auditor tiende

a estar indebidamente influenciado por un interés secundario, de tipo generalmente económico o personal.

En muchos casos pueden surgir conflictos de intereses; por ejemplo, cuando un socio o un miembro del personal profesional representa a dos (2) clientes, uno como parte compradora y otro como parte vendedora en la misma transacción; o si está ayudando a un cliente a contratar a una persona para un puesto de dirección y el socio o miembro del personal profesional sabe que el cónyuge de un miembro de la Firma está solicitando el puesto.

Firma de auditoría

La firma de auditoría es responsable del desarrollo, implementación, cumplimiento aplicación y seguimiento de métodos y procedimientos de la actividad diseñados para ayudar a todos los socios y empleados a conocer, identificar, documentar y tratar los conflictos de intereses y determinar su adecuada resolución. Es aconsejable que quien sea responsable de la ética dentro de la firma de auditoría se asegure de que se sigan procedimientos adecuados cuando se identifiquen posibles conflictos de intereses.

Después de consultar a otros socios y empleados, el responsable de la ética dentro de la firma de auditoría debe tener la autoridad final para la resolución de cualquier situación de conflicto de intereses, es decir, debe tener autoridad para adelantar acciones como las siguientes: iniciar y participar en medidas de planificación preventivas para ayudar a evitar situaciones de conflictos de intereses que puedan surgir; determinar y exigir medidas y procedimientos especificados que aborden adecuadamente el conflicto, protejan información delicada y específica del cliente y aseguren la obtención de los consentimientos adecuados y que revele la información cuando se determine que lo correcto es actuar; documentar debidamente el proceso, las salvaguardas aplicadas y las decisiones tomadas o las recomendaciones hechas; rehusar o desistir del servicio, encargo o acción, y aplicar procedimientos disciplinarios y sanciones por incumplimiento a socios y empleados.

Socios y empleados

 Socios y empleados Los socios y empleados no deben aprovecharse de información de los clientes

Los socios y empleados no deben aprovecharse de información de los clientes para beneficio personal y deben tomar medidas razonables para identificar circunstancias que puedan representar un conflicto de intereses. Deben ejercer la diligencia debida, seguir las políticas de la firma de auditoría y, cuando sea adecuado, se sugiere que discutan las circunstancias particulares con la persona encargada de la ética en la firma de auditoría, para determinar cómo tratar la situación y si debe evitarse algún servicio en particular.

Cuando se identifique un conflicto o posible conflicto, los socios o empleados no deben actuar ni asesorar hasta que no hayan revisado los hechos y circunstancias de la situación en su totalidad. Además, se sugiere que la decisión de actuar o dar asesoría en estas circunstancias quede plenamente documentada.

Dependiendo de las circunstancias que dieron origen al conflicto, por lo general será necesario dar uno de los siguientes pasos:

Avisar al cliente sobre los intereses comerciales o actividades de la firma de auditoría que puedan representar un conflicto;

Avisar a todas las partes pertinentes acerca de que la firma de auditoría está actuando para dos o más partes en relación con un asunto en que sus respectivos intereses están en conflicto;

Avisar al cliente de que los socios o empleados no actúan exclusivamente para algún cliente en la prestación de los servicios propuestos.

En los casos anteriores, deberá obtenerse el consentimiento del cliente para actuar. Al momento de aceptar o continuar con el encargo es aconsejable documentar los conflictos que hayan identificado (por lo general, en las secciones de aceptación y continuidad o planificación)

iii)

Confidencialidad

Todos los socios y empleados deben proteger y mantener la confidencialidad de la información del cliente que, de conformidad con las normas aplicables y lo dispuesto por las autoridades reguladoras, las políticas de la firma de auditoría y las instrucciones específicas del cliente o acuerdos con el mismo, deba mantenerse confidencial y protegida.

La información del cliente y cualquier información personal que se obtenga durante un encargo deben usarse o revelarse únicamente con la finalidad para la que se obtuvo. Por ejemplo, para las entidades listadas, cuyos valores, acciones, o títulos de deuda se cotizan o están listados en una bolsa de valores reconocida, o se negocian conforme a los reglamentos de una bolsa de valores reconocida u otro organismo equivalente, la información del cliente que se obtenga durante el compromiso debe usarse o revelarse únicamente en relación con el fin para el que se obtuvo.

Firma de auditoría

 Firma de auditoría Es importante que la firma de auditoría establezca una política que exija

Es importante que la firma de auditoría establezca una política que exija que la información personal y de clientes sea tan exacta, completa y actualizada como sea posible. Adicionalmente, la Firma debe establecer políticas que permitan que se informe a una persona o cliente (con la debida autorización), después de solicitarlo, de la existencia, del uso y de la revelación de información personal o información equivalente del negocio especificada y que se le permita el acceso a dicha información (según sea adecuado).

Algunas actuaciones que la Firma puede ejecutar para cumplir sus obligaciones son las siguientes:

Nombrar a una persona como responsable de la definición, la implementación y el seguimiento al cumplimiento de las políticas de confidencialidad.

Por lo menos una vez al año, la Firma debe obtener una declaración de confidencialidad por parte de todo su personal y se recomienda que esta documentación se conserve en los archivos de personal.

Comunicar las políticas de confidencialidad a todo el personal de la Firma mediante los diferentes medios.

Contar con una infraestructura necesaria que permita conservar, catalogar y recuperar información en forma tanto electrónica como impresa y protegerla contra acceso no autorizado o uso inapropiado.

c)

Aceptación de retención de las relaciones profesionales con clientes y trabajos específicos

De acuerdo con la NICC 1, la Firma debe establecer políticas y procedimientos para la aceptación y continuidad de las relaciones con clientes y compromisos específicos, con el fin de dar una seguridad razonable de que sólo asumirá o continuará las relaciones y compromisos en los cuales cumpla lo siguiente:

Sea competente para llevar a cabo el compromiso y tenga la capacidad, incluyendo tiempo y recursos, para hacerlo,

Pueda cumplir los requisitos de ética relevantes; y

Haya considerado la integridad del cliente y no tenga información que la lleve a concluir que el cliente carece de integridad.

Dichas políticas y procedimientos deben satisfacer de forma razonable que no existe ninguna de las siguientes situaciones:

Condenas y sanciones reglamentarias.

Sospecha de actos ilícitos o fraude.

 Investigaciones en curso.  Membresías de la Administración en organizaciones profesionales de dudosa

Investigaciones en curso.

Membresías de la Administración en organizaciones profesionales de dudosa reputación.

Publicidad negativa, y

Asociación cercana con personas o compañías cuya ética es cuestionable.

La firma de auditoría establecerá políticas y procedimientos, relativos a la decisión de continuar con un encargo y a la relación con el cliente, que cubran las situaciones en las que la firma de auditoría obtenga información que, de haber estado disponible con anterioridad, la hubiesen llevado a rechazar dicho encargo. Dichas políticas y procedimientos incluirán la consideración de los siguientes aspectos:

(a) Las responsabilidades profesionales y legales que son aplicables en las circunstancias, incluido si existe un requerimiento de que la firma de auditoría informe

a la persona o personas que realizaron el nombramiento o, en algunos casos, a las autoridades reguladoras; y

(b)

La posibilidad de renunciar al encargo o bien a ambos: al encargo y a la relación con

el

cliente.

i)

Aceptación y continuidad

La firma de auditoría, sus socios y sus empleados sólo deberían aceptar encargos nuevos o continuar con encargos y relaciones con clientes existentes después de que el socio del encargo haya determinado lo siguiente, con base en un proceso de revisión:

Que se consideró la integridad del cliente y no se encontró información que pueda llevar a la conclusión de que el cliente carece de integridad;

Que la firma de auditoría y el equipo del encargo cuentan con la capacidad necesaria, incluyendo los recursos y el tiempo, para terminar el encargo;

Que la firma de auditoría, sus socios y sus empleados pueden cumplir con los requerimientos de ética aplicables, incluyendo ser independientes del cliente conforme a las secciones 290 y 291 del Código del IESBA; y

Que los requerimientos de control de calidad de la firma de auditoría pueden ser y han sido satisfechos.

Gráfica 2. Elaboración de lista de factores de riesgo Aplicar procedimientos de aceptación o continuidad

Gráfica 2. Elaboración de lista de factores de riesgo

Aplicar procedimientos de aceptación o continuidad (considerando los requerimientos de competencia y de ética)
Aplicar
procedimientos
de aceptación o
continuidad
(considerando los
requerimientos
de competencia
y de ética)
Decidir si se
acepta el
encargo
(considerando
la integridad
del cliente y los
riesgos que
representa)
Lista de factores de riesgo
Lista de
factores de
riesgo

Fuente: Guía de control de calidad para prácticas pequeñas y medianas (IFAC)

La firma de auditoría debe establecer políticas y procedimientos para lograr una seguridad razonable de que identifica y evalúa las posibles fuentes de riesgo asociadas con una nueva relación con un cliente o un encargo específico, realizando las acciones que se refieren en la gráfica 2.

Es aconsejable que la firma de auditoría elabore y/o utilice una lista de verificación estándar aceptada por la industria, y/o plantillas de cuestionarios para garantizar la aplicación coherente de las consideraciones de aceptación y continuidad. Estas plantillas se incluirán en la sección de planificación (incluyendo la lista de verificación de planificación, el perfil del cliente y las consideraciones de riesgo) de los archivos de papeles de trabajo estándar de la firma de auditoría para los encargos.

La firma de auditoría debe documentar su decisión e indicar cómo resolvió los problemas que haya identificado. Se sugiere que el socio del encargo apruebe y firme la decisión de aceptar o continuar con un encargo.

ii) Propuestas a nuevos clientes

Antes de presentar una propuesta a un nuevo cliente, debe realizarse una evaluación del mismo y obtenerse la debida aprobación. Debe seguirse un proceso de revisión que incluya una evaluación de los riesgos asociados a cada cliente nuevo. Este proceso debe documentarse.

Se recomienda indagar para determinar si se considera la propuesta a presentar al cliente nuevo.

Se recomienda indagar para determinar si se considera la propuesta a presentar al cliente nuevo. En la indagación incluso se puede hablar con la institución financiera que atiende al cliente y con su asesor legal y otros colegas de la industria (sujeto a las leyes de privacidad y a los requerimientos de confidencialidad de la jurisdicción de la firma de auditoría). La firma de auditoría también puede llevar a cabo investigación de antecedentes mediante la información en línea (en internet) que pueda consultarse con facilidad.

A continuación se enumera un conjunto de buenas prácticas:

1)

Consultar la lista Clinton con el fin de evitar relacionarse con empresas y/o personas

2)

con vínculos con el narcotráfico: “la lista Clinton (oficialmente: Specially Designated Nationais and Blockedpersons o SDN list) es como se conoce la lista de empresas y personas sospechosas de tener relaciones con dineros provenientes del narcotráfico”. Comunicarse con el auditor o contador anterior para indagar varios aspectos:

Honorarios no pagados.

Diferencias de opinión o desacuerdos.

Integridad de la Administración y del Consejo.

Razones para el cambio.

Exigencias poco razonables o falta de cooperación; y

Acceso a los papeles de trabajo del posible cliente.

3)

Obtener y revisar los estados financieros de los dos últimos años.

4)

Obtener y revisar los requerimientos de las entidades de vigilancia y control de los

5)

últimos dos años. Conocer la opinión y las cartas de recomendaciones del anterior auditor, por lo menos

6)

durante los últimos dos años. Conocer las demandas en contra de la compañía.

7)

Obtener referencias comerciales y consultar centrales de riesgos.

8)

Asegurarse de que existe total independencia y ausencia de conflictos de intereses por parte de la Firma y del que realiza el trabajo de auditoría.

9) Investigación de antecedentes, mediante la información en línea que pueda consultarse con facilidad.

Revisada la información, la Firma debe determinar los riesgos a los que puede estar expuesta por la prestación del servicio y determinar si es apropiado aceptar el compromiso con el cliente nuevo o con un cliente existente.

De otra parte, se debe elaborar un presupuesto de horas de acuerdo con las necesidades del trabajo a realizar en el cliente y con base en este presupuesto definir y presentar los honorarios.

Si no se identifican riesgos significativos para el auditor, se procede a elaborar la propuesta

Si no se identifican riesgos significativos para el auditor, se procede a elaborar la propuesta en la que describe por lo menos, el objetivo y el alcance, la metodología utilizada, entregables, honorarios y las hojas de vida de los integrantes del equipo de trabajo.

Una vez que se haya decidido aceptar un cliente nuevo, la firma de auditoría debe cumplir con los requerimientos de ética aplicables (como enviar comunicaciones a la firma de auditoría predecesora, si lo exige el Código de Ética de una entidad integrante) y elaborar una carta de contratación que el cliente nuevo debe firmar.

iii) Clientes recurrentes

Tratándose de encargos recurrentes, se requerirá revisar la continuidad del cliente y documentarla para considerar y determinar si es adecuado seguir prestándole servicios, con base en el encargo anterior y la planificación del encargo siguiente. Al determ inar si continúa con el encargo, la firma de auditoría puede tener en cuenta asuntos significativos que hayan surgido durante el encargo actual o el anterior y las implicaciones que estas cuestiones tengan en la relación con el cliente. Este proceso de revisión también debe tener en cuenta los requerimientos de rotación.

Es importante que antes de iniciar un trabajo nuevo o recurrente asegurarse de que el cliente aceptó los términos de la propuesta, mediante una carta que suscribe el representante legal del cliente en donde indica que está de acuerdo con los términos de dicha propuesta.

iv. Renuncia a la relación con un cliente

La firma de auditoría debe definir el proceso a seguir cuando haya determinado que es necesario retirarse de un encargo. Este proceso por lo general incluye lo siguiente:

Consideración de los requerimientos profesionales, reglamentarios y legales, así como cualesquiera informes obligatorios que deban elaborarse como resultado de la decisión;

Reunión con la Administración del cliente y las personas encargadas del gobierno de la Entidad para discutir los hechos y circunstancias que provocaron el retiro; y

Documentación de los asuntos significativos que provocaron el retiro, incluyendo los resultados de cualesquiera consultas, las conclusiones a las que se llegó y la base de las mismas.

d) Recursos humanos

d) Recursos humanos De acuerdo con la NICC 1 la Firma debe establecer políticas y procedimientos

De acuerdo con la NICC 1 la Firma debe establecer políticas y procedimientos diseñados para darle seguridad razonable de que cuenta con el personal suficiente, y que tienen la competencia, las capacidades y el compromiso con los principios de ética que le permitan lo siguiente:

Llevar a cabo los compromisos conforme a las normas profesionales y los requisitos reglamentarios legales, y

Permitir a la Firma o a los socios de los compromisos la emisión de informes apropiados a las circunstancias.

En adición a los clientes, el principal activo de una firma de contadores públicos es su personal. Por lo anterior, es necesario que el Sistema de Control de Calidad de una firma incluya políticas y procedimientos mediante los cuales los siguientes asuntos relacionados con el personal estén contemplados (las preguntas deberán ser respondidas mediante la inclusión de políticas y procedimientos). Algunas de las actividades que pueden llevarse a cabo por parte del área de recursos humanos son las siguientes:

Diseñar y actualizar las políticas de recursos humanos en función de los cambios normativos;

Orientar y dar consultas sobre asuntos de recursos humanos;

Mantener los sistemas de evaluación del desempeño;

Efectuar recomendaciones de acciones o procedimientos específicos adecuados a las circunstancias (por ejemplo, disciplina, selección);

Programar el desarrollo profesional adecuado;

Mantener los expedientes del personal (incluyendo declaraciones anuales de independencia, de confidencialidad e informes de desarrollo profesional continuo);

i) Reclutamiento y necesidades de personal

Para asegurarse de que cuenta con la capacidad y competencia necesarias para satisfacer las necesidades de sus clientes, la firma de auditoría debe evaluar rutinariamente sus requerimientos de servicio profesional. Para tal efecto, debe considerar estos aspectos:

Una expectativa detallada de los requerimientos de los encargos durante el año siguiente a fin de identificar períodos pico y la posible escasez de recursos;

Seguir procedimientos estándar para entrevistas de trabajo, incluyendo la documentación del proceso.

Dentro de la definición del proceso de reclutamiento en la Organización se deben tener en

Dentro de la definición del proceso de reclutamiento en la Organización se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los encargados de realizar las entrevistas.

Tipos de exámenes de selección de acuerdo con el cargo.

Tipos de entrevistas de acuerdo con el cargo.

Encargado de preparar y aplicar los exámenes de selección.

Encargado de aprobar la selección.

En el proceso de reclutamiento es importante realizar las siguientes acciones:

Verificar las credenciales académicas y profesionales y comprobar las referencias;

Aclarar las razones de la discontinuidad en las fechas de los currículum vitae de los candidatos;

Considerar si se solicitan antecedentes penales;

Indicar a los candidatos que la firma de auditoría requiere que manifiesten por escrito anualmente y, respecto de cada encargo con un grado de seguridad, que son independientes y no tienen conflictos de intereses; y

Poner en conocimiento de los candidatos que deben firmar una declaración en la que manifiesten que conocen y cumplen con la política de confidencialidad de la firma de auditoría.

Esto puede adelantarse por terceros, siempre y cuando las condiciones así lo ameriten.

Gráfica 3. Fases del desarrollo del recurso humano

Selección y retención Evaluación de Educación profesional, desempeño, desarrollo profesional desarrollo
Selección y retención
Evaluación de
Educación profesional,
desempeño,
desarrollo profesional
desarrollo
continuado, formación
Capacidades,
profesional,
práctica/experiencia
en el trabajo
promoción y
habilidades
Ética
compensación
Competencia
Motivación
habilidades Ética compensación Competencia Motivación Calidad del trabajo Fuente: Guía de control de calidad para
habilidades Ética compensación Competencia Motivación Calidad del trabajo Fuente: Guía de control de calidad para

Calidad del trabajo

Fuente: Guía de control de calidad para prácticas pequeñas y medianas (IFAC)

ii) Capacidades, competencia, desarrollo profesional, promoción y compensación La Norma Internacional para la Educación

ii) Capacidades, competencia, desarrollo profesional, promoción y compensación

La Norma Internacional para la Educación (IES) 7 de la IFAC, Desarrollo profesional continuo: un programa de aprendizaje permanente y desarrollo continuo de la competencia profesional señala que las entidades integrantes de la IFAC deben implementar el requerimiento de desarrollo profesional continuo como un componente integral de su continuidad como miembro profesional de la contabilidad. De otra parte, la norma IES 8, Requisitos de competencia que deben reunir los auditores profesionales señala los requerimientos de competencia de los auditores profesionales que las entidades integrantes de la IFAC deben establecer a través de políticas y procedimientos que los miembros deben acatar.

Es conveniente, entonces, que la persona responsable de los recursos humanos de la firma de auditoría apruebe la asistencia a cursos externos de desarrollo profesional. Se sugiere, así mismo, que los socios y empleados se responsabilicen de llevar sus propios registros de su desarrollo profesional (y, cuando proceda, de su observancia de las directrices de la firma de auditoría). La persona responsable de recursos humanos de la firma de auditoría podría revisar estos registros anualmente con cada socio o empleado, a fin de asegurar que se ha cumplido con la formación y el desarrollo profesional continuo obligatorio y, en caso necesario, determinar las acciones correctas para tratar cualquier insuficiencia.

Ahora bien, para la mejora de las capacidades, las competencias, el desarrollo profesional, la promoción y compensación es conveniente que la Firma tenga en cuenta los siguientes aspectos:

El equipo de trabajo que ejecuta el proyecto es entrenado permanentemente en temas de auditoría, impuestos, temas legales, etc.

Definición de procedimientos para desarrollar las aptitudes de los miembros de la Firma.

Definición de un plan aprendizaje que indique requerimientos mínimos por año.

Determinación de la programación de formación, considerando si es desarrollada interna o externamente.

Definición de programas de autoestudio (cursos virtuales, lectura de manuales de procedimientos, etc.).

Charlas con los miembros del equipo que se compartan experiencias.

Acciones a tomar cuando alguien no cumple con los programas de aprendizaje.

Modelos mínimos de competencia por niveles de experiencia.

Definición de políticas para las promociones.

Definición de un modelo para planear el desarrollo del personal que contemple habilidades diferentes de las técnicas.

Alineación de las capacidades, las competencias, el desarrollo profesional, la promoción y compensación con la evaluación de desempeño.

iii) Asignación de equipos a los trabajos o encargos Se requiere que la firma de

iii) Asignación de equipos a los trabajos o encargos

Se requiere que la firma de auditoría asigne la responsabilidad de cada encargo a un socio del encargo y establezca políticas y procedimientos con estos requisitos:

Se informe a los miembros clave de la Dirección del cliente y a los responsables del gobierno de la Entidad, la identidad y la función del socio del encargo;

El socio del encargo debe poseer la competencia, la capacidad y la autoridad necesarias para desempeñar su función; y

Se definan claramente las responsabilidades del socio del encargo y se le comuniquen.

La firma de auditoría también establecerá políticas y procedimientos para asignar personal adecuado con la competencia y la capacidad necesarias para realizar los encargos de conformidad con las normas profesionales y los requerimientos legales y reglamentarios y para emitir informes que sean adecuados en función de las circunstancias.

El socio del encargo también debe hacer planes para aprovechar las oportunidades para que el personal con más experiencia asesore al personal menos experimentado y lo guíe en su desarrollo. Al determinar a quién asignar a un encargo, se debe prestar particular atención a sus conocimientos técnicos, sus cualificaciones y su experiencia. La continuidad con el cliente, ponderada con los requerimientos de rotación, también se tomará en cuenta.

Algunas consideraciones para asignar personal a un trabajo son las siguientes:

Conoce el encargo, y posee experiencia y formación para participar en la ejecución de este tipo de encargos;

Conoce las normas profesionales y los requerimientos reglamentarios y legales aplicables al encargo;

Tiene conocimientos y experiencia en asuntos técnicos en materia contable;

Conoce la naturaleza de las operaciones de la Entidad y tiene conocimiento de la industria específica, según proceda;

Tiene habilidad y experiencia para ejercer su juicio profesional; y

Conoce el Sistema de Control de Calidad de la firma de auditoría.

No se espera que todas las personas del equipo del encargo estén altamente cualificadas en todas estas áreas. Debe asignarse menor responsabilidad a las personas con menor cualificación, junto con una supervisión más estrecha por parte del personal con más experiencia.

iv) Evaluaciones de desempeño

iv) Evaluaciones de desempeño Las evaluaciones de desempeño buscan crear un ambiente de mejora continua en

Las evaluaciones de desempeño buscan crear un ambiente de mejora continua en las organizaciones. Su objeto es determinar oportunidades de mejora en los individuos que realizan los trabajos en la firma de auditoría. Normalmente, las evaluaciones de desempeño se realizan de forma anual, sin embargo, se recomienda realizar un seguimiento en la mitad del periodo con el fin de conocer el avance y tomar acción en los casos en donde se observe algún tipo de situación que indique que no se va a cumplir con el objetivo.

La evaluación de desempeño debe establecer un vínculo entre las capacidades, las competencias, el desarrollo, la promoción y compensación. Es decir, buscar premiar a aquellos desempeños excepcionales (por ejemplo, mediante bonos, incremento salarial, ascensos, etc.) y crear planes de acción para aquellos desempeños que están por debajo de lo esperado.

Dentro del proceso de evaluación de desempeño se deben definir objetivos para los individuos que estén alineados con los objetivos de la Organización.

Generalmente, la evaluación de desempeño se realiza de la siguiente forma:

1)

Los asistentes son evaluados por el sénior y la evaluación es aprobada por el

2)

Gerente y/o socio. Los sénior son evaluados por el Gerente y la evaluación es aprobada por el socio.

3)

El Gerente es evaluado por el socio y la evaluación es aprobada por la Junta de

4)

socios. El socio es evaluado por el socio asignado.

Así que surgen estas interrogantes: ¿cuál es la mejor forma de evaluar el desempeño del personal y logar impactar la Organización?, ¿Cuál es el mejor enfoque?

La respuesta está en la gestión integral de desempeño, que busca integrar los objetivos y las prioridades estratégicas de la Firma con la gestión individual del personal, a través de sus competencias. Los gerentes de recursos humanos son los llamados a integrarse con el resto de los ejecutivos para entender la estrategia y modificar el modelo de evaluación, de forma que se alinee con la estrategia, las prioridades y competencias empresariales.

El primer paso debe ser que la Firma tenga definido su norte y por tanto que tenga claras sus prioridades. Sobre esto la Organización debe identificar las competencias empresariales requeridas para lograr sus objetivos. El segundo paso es determinar la brecha existente entre las competencias empresariales y las competencias de los colaboradores, iniciando por el nivel de la Alta Dirección y de ahí al resto del capital humano de la Organización. El anterior análisis determinará el modelo de evaluación de

desempeño, haciendo que la empresa defina, oriente e integre dos importantes componentes: la empresa y

desempeño, haciendo que la empresa defina, oriente e integre dos importantes componentes: la empresa y las personas que la conforman.

De otra parte, el proceso de la evaluación de desempeño en la Organización debe considerar, entre otros, los siguientes aspectos:

Responsable del desarrollo y mantenimiento del modelo de evaluación.

Periodicidad con que se deben efectuar las evaluaciones.

Encargados de las evaluación de desempeño.

Definición de un rango de calificación.

Acciones a tomar de acuerdo con el rango de calificación.

El uso de evaluaciones de desempeño es una forma que la firma de auditoría puede utilizar para alentar al personal a continuar su desarrollo profesional, puesto que refuerza el buen comportamiento y desempeño y ofrece oportunidades para la crítica constructiva.

Se sugiere que el cumplimiento con las políticas de control de calidad de la firma de auditoría se considere y se trate de manera continua tanto en la evaluación específica como en la general de cada socio y empleado, y en el proceso de seguimiento del personal que se programe regularmente.

La evaluación debe considerar los comentarios de una variedad de supervisores (empleados de más experiencia y socios) y de los clientes, en la medida en que los hayan proporcionado. Así mismo, deben considerarse el conocimiento técnico, las habilidades analíticas y de juicio, la habilidad para comunicarse (tanto de manera verbal como por escrito) y las habilidades de liderazgo y formación.

Es conveniente asignar el peso adecuado a las cualidades indicadas anteriormente durante la evaluación general del desempeño en el trabajo y al determinar los niveles de remuneración, bonos, promociones, desarrollo profesional y autoridad dentro de la firma de auditoría. La calidad debe ser un elemento prominente en dicha ponderación.

v) Control de calidad

El Sistema de Control de Calidad de la firma de auditoría requiere un seguimiento efectivo. Debe incluir verificaciones del cumplimiento de las políticas que incluyan las consecuencias del incumplimiento, la omisión, la falta de diligencia y atención, el abuso y la elusión, así como los procedimientos correctivos. Las medidas correctivas, a menudo, se determinan y administran mejor a través de un proceso de consulta. Se sugiere que este proceso incluya la documentación oportuna por parte de la persona encargada de los recursos humanos de la firma de auditoría.

Las políticas de la firma de auditoría sólo pueden señalar principios y protocolos generales que

Las políticas de la firma de auditoría sólo pueden señalar principios y protocolos generales que ayuden en el proceso relativo a asuntos disciplinarios importantes. Por tanto, se sugiere que el proceso para tratar asuntos disciplinarios sea objetivo, concienzudo, libre de prejuicios y razonable para buscar y facilitar una solución oportuna del asunto.

No podrán tolerarse las infracciones graves, intencionadas y repetidas, hacer caso omiso de las políticas de la firma de auditoría y de las reglas profesionales. Deben tomarse medidas adecuadas para corregir el comportamiento de los socios y empleados o, en su caso, para terminar la relación de la persona con la firma de auditoría.

Las medidas correctivas que se tomen dependerán de las circunstancias y pueden incluir acciones como las siguientes:

Entrevistar a la(s) persona(s) involucrada(s) para establecer los hechos y comentar las causas y soluciones;

Asesorar u orientar; y

Llevar a cabo entrevistas de seguimiento para asegurarse de que se ha mejorado el cumplimiento o advertir al empleado involucrado de que se adoptarán medidas correctivas más firmes para proteger los intereses de los clientes y de la firma de auditoría.

Sobre esa base, se pueden adoptar medidas como las siguientes:

Amonestaciones (orales o escritas);

Obligatoriedad de realizar un curso específico de desarrollo profesional continuo;

Documentar esta situación en el expediente personal del individuo;

Suspender al empleado;

Dar por terminada la relación laboral; o

Emitir notificación formal presentada ante el Comité de disciplina de la asociación profesional correspondiente.

e)

Ejecución de los compromisos

De acuerdo con la NICC, la Firma debe establecer políticas y procedimientos diseñados para tener una seguridad razonable de que los compromisos se ejecutan conforme a las normas profesionales y los requisitos reglamentarios y legales y que la Firma o el socio del compromiso emiten informes adecuados a las circunstancias. Tales políticas y procedimientos deben incluir esta información:

Asuntos relevantes para promover una calidad uniforme en la ejecución de los compromisos,

Responsabilidades de supervisión, y

Responsabilidades de revisión.

Con el propósito de facilitar el desempeño uniforme del socio y de los empleados en

Con el propósito de facilitar el desempeño uniforme del socio y de los empleados en los encargos y conforme a normas profesionales y requerimientos reglamentarios y legales, la firma de auditoría puede proporcionar y mantener estos implementos:

Manuales de la firma de auditoría y/o plantillas y procedimientos estándar para los encargos;

Plantillas estándar de comunicaciones y correspondencia;

Herramientas de búsqueda y materiales de referencia; y

Guías, políticas y programas de formación y educación, incluyendo apoyo para cumplir con los requerimientos de desarrollo profesional.

Algunos aspectos a tener en cuenta en la ejecución del trabajo son los siguientes:

Cumplir las políticas de planificación, supervisión y revisión de la firma de auditoría;

Usar las herramientas de la Firma (plantillas, software, herramientas de búsqueda y procedimientos, entre otros);

Seguir y observar las políticas de ética de la profesión y de la firma de auditoría;

Realizar su trabajo conforme a las normas profesionales y de la firma de auditoría, poniendo el debido cuidado y atención;

y

Documentar

su

trabajo,

análisis,

consultas

y

conclusiones

suficiente

adecuadamente;

Completar su trabajo con objetividad y la debida independencia, oportuna y eficientemente, y documentarlo de manera organizada, sistemática, completa y legible;

Asegurarse

de

que

las

comunicaciones,

las

declaraciones,

revisiones

y

responsabilidades

respecto

del

cliente

queden

claramente

establecidas

y

documentadas; y

Asegurarse de que el informe del encargo refleje el trabajo realizado y su finalidad y que se emita tan pronto como termine el trabajo de campo.

i) Socio del encargo o trabajo:

El socio del encargo tiene la responsabilidad de firmar el informe. Como líder del equipo, tiene las siguientes responsabilidades:

La calidad total de cada encargo que se le asigne;

Llegar a una conclusión sobre el cumplimiento de los requerimientos de independencia respecto del cliente (obteniendo información, eliminando o reduciendo amenazas);

Asegurarse de que se han seguido procedimientos adecuados para la aceptación y continuidad de las relaciones con el cliente y de que las conclusiones alcanzadas al respecto son adecuadas y se han documentado;

 Comunicar de inmediato a la firma de auditoría cualquier información obtenida que hubiera la

Comunicar de inmediato a la firma de auditoría cualquier información obtenida que hubiera la llevado a rechazar el encargo, para que la firma de auditoría y el socio del encargo puedan tomar las medidas necesarias;

Asegurarse de que el equipo cuente con la competencia y las capacidades adecuadas para realizar el encargo conforme a normas profesionales y requerimientos reglamentarios y legales;

Supervisar y/o realizar el encargo en cumplimiento de las normas profesionales y requerimientos reglamentarios y legales aplicables y asegurarse de que el informe que se emita sea adecuado a las circunstancias;

Asegurarse, mediante la revisión de la documentación y los comentarios con el equipo del encargo, de que se ha obtenido evidencia adecuada que respalde las conclusiones alcanzadas y el informe que debe emitirse;

Asumir la responsabilidad en nombre del equipo del encargo respecto de asuntos difíciles o controvertidos; y

Determinar cuándo debe realizarse la revisión de control de calidad del encargo conforme a las normas profesionales y políticas de la firma de auditoría;

ii)

Planificación, revisión y supervisión

Todos los trabajos o encargos que asuma la Firma deben estar debidamente planificados, supervisados y revisados conforme a las normas de la profesión y de la Firma. Tratándose de encargos de reducida dimensión, el equipo del encargo puede ser bastante reducido (por ejemplo, en el caso de un profesional ejerciente individual, puede incluir únicamente un miembro adicional en el equipo del encargo). El tamaño relativo hace más sencillo el trabajo de planificación (por ejemplo, no es necesario que la estrategia de la auditoría global sea compleja o consuma mucho tiempo). En esos casos, puede servir como base para documentar la estrategia de la auditoría un memorando breve que se elabore al final de la auditoría del año anterior, basado en la revisión del archivo, que muestre los problemas identificados durante la auditoría y que se actualice para el período en curso después de haberlo discutido con la Dirección de la entidad.

Planificación

La planificación es importante y necesaria debido a que aporta estos elementos:

Muestra a los integrantes del equipo del encargo sus funciones, responsabilidades y objetivos, así como los asuntos importantes;

Subraya las responsabilidades de supervisión y revisión y otros procedimientos de control de calidad específicos del encargo;

Incluye el desarrollo de una estrategia general de auditoría y la preparación de un enfoque de auditoría detallado;

• Permite la selección de los procedimientos de auditoría adecuados para responder a los riesgos

Permite la selección de los procedimientos de auditoría adecuados para responder a los riesgos evaluados de errores materiales;

Permite abordar adecuadamente los asuntos significativos que se hayan identificado durante la revisión de aceptación y continuidad;

Supervisión

Las políticas de la firma de auditoría por lo general exigen que las personas que ejercen funciones de supervisión ejecuten las siguientes actividades:

Traten y comuniquen los asuntos significativos que surjan durante el trabajo, evalúen sus implicaciones y modifiquen el enfoque previsto, de ser necesario;

Realicen seguimiento del avance del encargo, incluyendo la eficiencia y efectividad del tiempo invertido en los diferentes elementos del mismo;

Proporcionen, u obtengan, la ayuda o la experiencia necesaria en asuntos, juicios, estimaciones e interpretaciones complejos; e

Identifiquen y comuniquen otros asuntos que requieran de mayor consulta o consideración durante el encargo.

Revisión

Es conveniente que el trabajo realizado por socios y empleados se revise conforme a las políticas de la firma de auditoría tomando en cuenta la naturaleza del encargo. Las personas que ejecuten la revisión deben tener la suficiente formación y experiencia para que el socio del encargo pueda delegarles el trabajo, ya que éste es el responsable en última instancia de la revisión del trabajo. La política de la firma de auditoría también debe exigir que los profesionales con más experiencia revisen oportunamente el trabajo del personal menos experimentado.

Se sugiere que el socio del encargo lleve a cabo revisiones oportunas de las áreas críticas de juicio, especialmente de asuntos difíciles o controvertidos, riesgos significativos y otras áreas que se considere que son significativas, a fin de que los asuntos significativos se resuelvan oportunamente. La revisión se facilita usando las plantillas estándar adecuadas al nivel del encargo.

Una reunión de finalización de la revisión en la que participen el socio del encargo, el revisor de control de calidad del encargo, un segundo socio (cuando proceda) y los principales miembros del equipo del encargo podría ser una manera eficaz de cerciorarse de que todos los participantes estuvieron de acuerdo en los asuntos significativos y quedaron satisfechos con el trabajo del encargo y la emisión del informe respectivo.

iii) Actividades de ejecución del trabajo o encargo A continuación se presentan algunos puntos importantes

iii) Actividades de ejecución del trabajo o encargo

A continuación se presentan algunos puntos importantes a la hora de ejecutar los

compromisos:

Definir el presupuesto de horas

Con el propósito de ser eficientes, se debe establecer el presupuesto de horas partiendo de la propuesta, es decir, debe ser rentable para el auditor sin dejar de lado la calidad del trabajo y considerando por tanto la tarifa hora por cada una de las categorías que participan

en la auditoría.

Asegurar que el cliente aceptó la propuesta

Antes de iniciar el desarrollo del trabajo y de acuerdo con la NIA 210, Acuerdo de los términos de los trabajos de auditoría, se ha definido el siguiente objetivo:

El objetivo del auditor es aceptar o continuar un trabajo de auditoría sólo cuando se ha

acordado la base sobre la cual se va a desempeñar al realizar las siguientes acciones:

Establecer si están presentes las precondiciones para una auditoría, y

Confirmar que hay un entendimiento común entre el auditor y la Administración y, cuando sea apropiado, los encargados del gobierno corporativo de los términos del trabajo de auditoría.

o

Precondiciones para una auditoría

Para establecer si están presentes las precondiciones para una auditoría el auditor debe cumplir estos pasos:

Determinar si es aceptable el marco de referencia de información financiera que se va a aplicar a la preparación de los estados financieros; y

Obtener el acuerdo de la Administración de que reconoce y entiende su responsabilidad en varios aspectos:

Sobre la preparación de los estados financieros de acuerdo con el marco de referencia de información financiera.

Sobre el control interno.

De proporcionar al auditor estos insumos:

Acceso a toda la información de la que tenga conocimiento la Administración

que es relevante para la preparación de los estados financieros, con registros, documentación y otros asuntos;

 Información adicional que el auditor pueda solicitar a la Administración para el fin de

Información adicional que el auditor pueda solicitar a la Administración para el fin de la auditoría; y

Acceso sin restricción a personas dentro de la entidad de las que el auditor determine que es necesario obtener evidencia de auditoría.

Así las cosas, es importante que antes de iniciar el trabajo se tenga la seguridad de que el cliente aceptó los términos de la propuesta.

Reporte de tiempo

Durante el desarrollo de la auditoría se deben controlar las horas incurridas en cada proyecto por cada uno de los participantes en la auditoría, con el fin de realizar un seguimiento al cumplimiento del presupuesto.

La administración de las horas del equipo que participará en el contrato estará a cargo del gerente del proyecto.

Definir un cronograma de visitas durante el año

Con base en la metodología a desarrollar, se debe definir el cronograma de trabajo (para compartir con el cliente), el cual debe estar alineado con el presupuesto de horas de la propuesta. De acuerdo a la fecha de apertura, las tareas generalmente deben quedar distribuidas en un mes aproximadamente (por ejemplo, 31 de marzo y 30 de abril).

Tener claros los objetivos

De acuerdo con la NIA 200 se deben definir los objetivos del auditor al conducir una auditoría de estados financieros; estos objetivos son los siguientes:

o

Obtener seguridad razonable sobre si los estados financieros, como un todo, están libres de representación de errores de importancia relativa, ya sea por fraude o error; de esta manera se permite al auditor expresar una opinión sobre si los estados financieros están elaborados, respecto de todo lo importante, de acuerdo con un marco de referencia de información financiera aplicable, y

o

Dictaminar sobre los estados financieros, y comunicar según requiere la NIA, de acuerdo con los resultados obtenidos por el auditor.

En todos los casos, cuando no pueda obtenerse una seguridad razonable y, por tanto, el dictamen del auditor sea insuficiente en las circunstancias para fines de información a los presuntos usuarios de los estados financieros (no se debe entregar una opinión con salvedades), las NIA requieren que el auditor se abstenga de opinión, se retire (o renuncie) del trabajo, cuando sea posible el retiro bajo la ley o regulación aplicable.

 Definir y documentar la metodología que se debe aplicar La metodología de auditoría fundamentada

Definir y documentar la metodología que se debe aplicar

La metodología de auditoría fundamentada en normas internacionales normalmente está compuesta por los siguientes pasos:

o Planeación de la auditoría

En la planeación de la auditoría los esfuerzos deben ir encaminados a:

Detectar riesgos significativos del negocio y sus implicaciones en los estados financieros (provisiones en los estados financieros y/o revelaciones).

Determinar las transacciones significativas que se registran en los estados financieros (rutinarios y/o no rutinarios).

Detectar riesgos de fraude y sus implicaciones en los estados financieros (provisiones en los estados financieros y/o revelaciones).

o

Entendimiento de los procesos

En este paso se entiende la información contable procesada en cada uno de los principales ciclos (ventas, compras, nómina, impuestos, etc.), se identifican los riesgos que amenazan la razonabilidad de la información contable y los controles que mitigan los riesgos. Finalmente, se evalúan el diseño y la efectividad de estos controles.

Adicionalmente, se identifican los controles con los cuales la Compañía reduce los riesgos de negocio y de fraude (identificados en la planeación) para evaluar el diseño y la efectividad de estos controles.

o Pruebas sustantivas

Normalmente, las pruebas sustantivas se aplican en dos fases, la primera en un precierre que lo mejor es que sea en una fecha cercana al cierre (septiembre, octubre o noviembre) y el cierre a 31 de diciembre. El alcance de los procedimientos sustantivos está definido por el resultado de las pruebas de control. A mayor confianza menor será su alcance.

o Finalización de la auditoría

Con base en los resultados obtenidos en los puntos a, b y c, el auditor elabora su opinión.

Otros temas

o

Documentación (NIA 230)

 Otros temas o Documentación (NIA 230) La Firma debe contar con los manuales de procedimientos

La Firma debe contar con los manuales de procedimientos en donde se encuentre documentada la metodología de auditoría y los modelos de papeles de trabajo que faciliten su implementación. Adicionalmente, la Firma debe definir jornadas de capacitación relacionadas con la metodología de trabajo que esté implementada.

Es importante recordar que todo trabajo de auditoría debe ser adecuadamente documentado y soportado con evidencia valida y suficiente (la NIA 230 Documentación de la auditoría trabaja este tema). Deben existir estos documentos:

Un registro suficiente y apropiado de las bases para el dictamen del auditor, y

Evidencia de que la auditoría se planeó y realizó de acuerdo con las NIA y con los requisitos legales y regulatorios que sean aplicables.

La NIA 230 define la forma, el contenido y la extensión de la documentación de la auditoría, que depende de factores como:

El tamaño y la complejidad de la Entidad,

La naturaleza de los procedimientos de auditoría a realizar,

Los riesgos identificados de representación errónea de importancia relativa,

La importancia de la evidencia obtenida de la auditoría,

La naturaleza y extensión de las excepciones identificadas,

La necesidad de documentar una conclusión o la base para la conclusión no fácilmente determinable con la documentación del trabajo realizado o la evidencia obtenida de la auditoría,

La metodología y las herramientas de auditoría empleadas

Igualmente, la NIA aclara que la documentación de auditoría puede registrarse en papel o en medios electrónicos o de otro tipo.

o Beneficios de una buena documentación

En algunos casos, las auditorías realizadas no tienen un proceso formal de documentación de su trabajo. Es importante resaltar que este es un factor crítico de éxito en la protección y generación de valor en los clientes. Algunos beneficios son los siguientes:

Acumulación de conocimiento del cliente,

Fácil transición en caso de realizar algún cambio en el equipo de trabajo,

Puede proporcionarse evidencia suficiente y adecuada en caso de que el trabajo del auditor sea cuestionado por terceros,

• Permite documentar aquellos aspectos clave a los que el auditor debe realizar seguimiento continuo,

Permite documentar aquellos aspectos clave a los que el auditor debe realizar seguimiento continuo,

Ahorro de tiempo en la ejecución de la auditoría del año siguiente,

Permite supervisión y revisión continua del trabajo,

Permite realización de auditorías de calidad por parte de los miembros internos

o externos,

Permite al auditor mantener un enfoque disciplinado del trabajo.

o Buenas prácticas en la elaboración de papeles del auditor

Cada papel de trabajo debe contener, como mínimo, objetivo, procedimientos, resultados y conclusiones,

La documentación debe responder a los objetivos planeados,

La documentación debe quedar totalmente cruzada con sumarias, anexos u otros papeles,

La documentación debe ser completa, concreta, fácil de entender y no

redundante,

En caso de un litigio ese papel puede ser utilizado como producto del auditor,

Cualquier persona lo puede entender (por ejemplo: un abogado); los papeles de trabajo deben hablar por sí solos,

Los papeles de trabajo en cada fase de auditoría son finalizados y revisados de forma oportuna,

Es recomendable la existencia de políticas para realizar revisiones de calidad del trabajo efectuado antes de que se entreguen los reportes,

La documentación debe quedar firmada por la persona que la elabora y la persona que la revisa con la fecha en la que se completó cada trabajo,

Todos los temas deben quedar totalmente cerrados,

El papel de trabajo debe permitir reconstruir la prueba,

Los papeles que se anexan debe ser realmente relevantes,

En la documentación no es necesario incluir los borradores de papeles de trabajo y de estados financieros, notas que reflejen razonamientos incompletos o

preliminares,

Los hallazgos deben quedar en los respectivos papeles de trabajo (diferencias

de auditoría, recomendaciones, temas críticos, etc.),

La evidencia de revisión de impuestos, certificaciones y otros requerimientos debe ser archivada y estar disponible en caso de que surjan reclamaciones,

La documentación del auditor debe quedar almacenada en medios electrónicos

o papel,

Deben existir políticas de archivo y retención de los papeles de trabajo que se utilizaron para documentar el reporte emitido.

o Definir los equipos de trabajo que participarán en el proyecto Se recomienda que el

o Definir los equipos de trabajo que participarán en el proyecto

Se recomienda que el equipo de trabajo asignado al proyecto sea multidisciplinario y cuente con experiencia en la industria del cliente (se debe asegurar que participe por lo menos un especialista en impuestos y uno en sistemas). Asimismo, es recomendable que el equipo de trabajo sea asignado por todo el año y evitar, en lo posible, su rotación.

o Consultas

Dentro de los procedimientos de la Firma se deben tener en cuenta los siguientes:

Las consultas relacionadas con los temas críticos y/o complejos se deben escalar siguiendo el conducto regular.

Se deben definir los pasos a seguir para efectuar consultas internas o externas y la forma de documentarlos.

Se deben formular los procedimientos a seguir cuando existen diferencias de opinión y la forma de documentarlas.

o

Imagen del auditor ante los clientes

En el trabajo de auditoría es importante manejar los temas técnicos, sin embargo, igual de importante es la imagen que se proyecta a los clientes, por lo cual proyectar una buena imagen permitirá mantener buenas relaciones con el cliente y la posibilidad de conseguir nuevos negocios.

Una buena imagen es la combinación tanto de la parte interior como de la parte exterior de una persona. Ser amable, educado, inteligente, agradable, y vestir de forma elegante proyecta a los auditores como profesionales integrales. El auditor es la imagen de su Organización.

Hay tres cosas que nunca vuelven atrás: la palabra pronunciada, la flecha lanzada y la oportunidad perdida. Una mala impresión es una oportunidad perdida. Por lo anterior, es importante tener en cuenta los siguientes consejos desde el inicio de la relación con el cliente:

Saludar mirando a los ojos y con una sonrisa sincera,

Pedir siempre el favor y dar las gracias,

No ser arrogantes ni petulantes: la sabiduría no se impone, simplemente se manifiesta y los demás la perciben”,

Saber escuchar y mirar a los ojos al interlocutor,

Ser puntuales: la puntualidad demuestra respeto hacia las demás personas,

Ser educados, amables y agradables,

Hacer que el cliente se sienta importante de forma sincera,

• Programar las visitas al cliente con anticipación y elaborar y enviar un requerimiento de

Programar las visitas al cliente con anticipación y elaborar y enviar un requerimiento de información con más de una semana de anticipación,

Preparar las reuniones con el cliente definiendo objetivos y una agenda. Antes de iniciar la reunión, apagar el celular,

Respetar las opiniones del cliente y reconocer cuando se cometen equivocaciones; la humildad es de sabios”,

Llamar a las personas del cliente por su nombre,

No mentir; puesto que el trabajo consiste en dar “fe pública”, una mentira, por pequeña que sea, puede hacer que el cliente pierda la confianza,

Evitar las quejas continuas del trabajo y de la vida general,

Evitar el uso de palabras vulgares y gestos exagerados,

Mostrar buena ortografía y buena redacción en las cartas y correos que se envíen a los clientes, por cual se debe ser cuidadoso con la ortografía y la redacción; eso dice mucho de un profesional. Se recomienda utilizar el corrector ortográfico de Word y leer mucho, eso enriquece el vocabulario y ayuda en la redacción,

Leer y responder los correos de forma oportuna,

Devolver las llamadas que no se puedan responder,

Cumplir con los compromisos adquiridos con el cliente de forma oportuna, en caso de que no se pueda cumplir se debe informar al cliente con anticipación,

Responder siempre a una invitación que se reciba, ya sea confirmando la asistencia o excusando la ausencia,

Vestir de forma elegante (celular, bolígrafo, portátil, maletín, agenta, etc.) proyecta una buena imagen,

Mantenerse actualizado en temas técnicos; leer y estudiar mucho, esa es la base del trabajo realizado,

Mantenerse actualizado en temas de cultura general,

Demostrar rectitud y honestidad, pues de las conclusiones emitidas dependen las decisiones que tomen terceras personas (bancos, inversionistas, proveedores, clientes, etc.),

Cuidar el cuerpo: hacer ejercicio, comer saludablemente e ir al médico,

Aprender otros idiomas, la globalización trae nuevas oportunidades,

Mantener una actitud positiva, leer y escuchar libros y grabaciones alegres, rodearse de personas positivas, pensar y actuar en positivo:

Pensar en grande y dar en grande para poder recibir en grande.

El mundo es de las personas que son capaces de dar el 150% de lo que se espera de ellas.

Hay que tener calidad humana, no basta con producir resultados. Para tener calidad humana, hay que ser gentil. El mundo necesita damas y caballeros de verdad.

Para ser una dama o un caballero hay que hacer limpieza de pensamiento, sentimiento, cuerpo, relaciones y acciones.

Los trabajos se hacen y la meta es hacerlas bien en el menor tiempo posible, e ir más allá de las responsabilidades del cargo.

 Cuestionar el cargo utilizando estas preguntas: ¿por qué, para qué, qué, cómo, cuándo, cuánto,

Cuestionar el cargo utilizando estas preguntas: ¿por qué, para qué, qué, cómo, cuándo, cuánto, quien?

Tener muy claro de quién se recibe trabajo y para quién se genera trabajo. Los trabajos se parecen a su dueño y el trabajo termina pareciéndose a quien lo desempeña. Cada quien refleja toda su capacidad en lo que hace en su trabajo.

Hay que estar siempre atentos, “pilas”: cada mañana en el África una gacela se despierta, ella sabe que debe correr más rápido que el león más rápido de la selva o el león la matará; cada mañana en África un león se despierta, el león sabe que debe correr más rápido que la gacela más lenta o morirá de hambre. Quién sea el león o la gacela no importa, cuando salga el sol es mejor estar “CORRIENDO”.

Es deseable tener y practicar estas habilidades:

Un buen sentido del humor.

Habilidad para concentrarse, tanto en detalles como en el marco general.

Creatividad: hay que tenerla, propiciarla y aplicarla.

Entusiasmo.

Mejoramiento personal y profesional continuo.

Respuestas inmediatas.

Lograr el bienestar del cliente, tanto interna, como externamente.

Alta comunicación con los equipos de trabajo.

Fortaleza técnica.

Rompimiento de paradigmas.

Conocer la competencia.

La calidad y el servicio deben ser percibidos por el cliente.

Flexibilidad.

La mejor inversión en la vida que puede hacer un profesional de la Contaduría es cambiarse a sí mismo. Si se quiere cambiar cualquier situación es preciso comportarse de forma distinta. Sin embargo, para cambiar el comportamiento se deben modificar los paradigmas, las ideas, la forma de interpretar el mundo.

Los siete hábitos de la gente altamente efectiva y el octavo hábito de Stephen R. Covey presentan una nueva forma para cambiar estos paradigmas: es crear nuevos hábitos que convierten en mejores personas y mejores gerentes. Los tres primeros hábitos tratan del autodominio, es decir, están orientados a lograr el crecimiento de la personalidad para obtener independencia:

1. Proactividad: hábito de la responsabilidad que corresponde a principios y valores, y da como resultado la libertad. Es crear objetivos.

2. Comenzar con un fin en la mente hace que la vida tenga razón de

2. Comenzar con un fin en la mente hace que la vida tenga razón de ser, es decir, es el hábito del liderazgo personal, que da sentido a la vida. Son los roles y las metas fijadas.

3. Establecer primero lo primero, el hábito de la administración de personal prioriza lo importante vs. lo urgente. Es mantenerse concentrado en los objetivos a corto y largo plazo fijando prioridades.

Los siguientes tres hábitos tratan de las relaciones con los demás:

4. Pensar en ganar/ganar: hábito del beneficio y respeto mutuo, bien común y equidad.

5. Procurar primero comprender y después ser comprendido: hábito de la comunicación efectiva, respeto y convivencia. Es aplicar la filosofía griega de la influencia: tener un modelo de credibilidad (ethos), procurar primero entender, empatía (pathos) y después, por lógica ser comprendido (logos).

6. Sinergizar; hábito de la interdependencia, alcanzar logros e innovación, actitud de valorar la diversidad. Las ideas divergentes producen ideas mejores y superiores.

7. El séptimo hábito, afilar la sierra, se refiere a la renovación continua que lleva a entender mejor los hábitos restantes; en otras palabras, es la capacidad que tiene una persona íntegra, completa para renovarse física, mental y espiritualmente.

8. El octavo hábito presume escuchar la propia voz interna e inducir a los demás a identificar la suya propia. Se trata de dar la lección a los demás; el arte de sacarle provecho a lo que es propio de cada individuo, de modo que cada persona sea líder, un pequeño timón dentro de la Organización, cubriendo debilidades de sus jefes.

f)

Monitoreo

De acuerdo con la NICC 1, la Firma debe establecer un proceso de vigilancia diseñado para darle seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relativos al Sistema de Control de Calidad son relevantes, adecuados y están operando de manera efectiva.

Este proceso debe ser enfocado a la revisión de los trabajos finalizados, con el propósito de verificar el adecuado cumplimiento de las políticas de calidad implementadas por la Firma.

Las políticas y procedimientos de control de calidad son parte fundamental del Sistema de Control Interno de la firma de auditoría. El seguimiento consiste principalmente en conocer este sistema de control y determinar -mediante entrevistas, pruebas de revisión a fondo e inspección de archivos del encargo y de otra documentación que sea relevante- si el sistema de control está diseñado y opera de manera eficaz (y en qué medida). También

incluye dar recomendaciones para mejorar el sistema, particularmente si se detectan debilidades o si han

incluye dar recomendaciones para mejorar el sistema, particularmente si se detectan debilidades o si han cambiado las normas y prácticas profesionales.

Normalmente las revisiones deben ser ejecutadas por personas que no han participado en el trabajo. En firmas medianas y grandes, la revisión puede ser realizada por personal de otras oficinas miembros de la Firma.

Este proceso debe incluir estas acciones:

Considerar y evaluar continuamente el Sistema de Control de Calidad de la Firma, incluyendo, de manera cíclica, la inspección de, por lo menos, un compromiso terminado de cada socio del compromiso.

Determinar qué socio(s), u otras personas que cuenten con experiencia y autoridad suficientes y adecuadas en la Firma, tendrá(n) las responsabilidad del proceso de vigilancia; y

Determinar que quienes lleven a cabo la revisión de control de calidad del compromiso no participen en la inspección del mismo.

i) Procedimiento de inspección

Las políticas y procedimientos que debe incluir el Sistema de Control de Calidad están relacionadas con lo siguiente:

Nombrar a un responsable del monitoreo del Sistema de Control de Calidad.

Definir procedimientos para obtener una evaluación respecto al cumplimiento de las normas profesionales y el cumplimiento de las leyes y reglamentos que afecten la actuación de auditoría.

Evaluar periódicamente el diseño e implementación del Sistema de Control de Calidad.

Reportar el resultado de la revisión del Sistema de Control de Calidad a todos los miembros de la Firma. Esto con el fin de que los temas de mejora sean conocidos por el personal que no fue revisado.

Se deben definir los responsables de preparar los planes de acción para subsanar las debilidades identificadas.

Definir quién y con qué periodicidad debe dar seguimiento a los planes de acción diseñados para subsanar las debilidades.

Definir cuáles son las consecuencias del incumplimiento con los planes de acción.

Definir cuál es el alcance que se le dará a la revisión en términos de trabajos, socios y gerentes revisados.

Definir cuáles son los criterios para la sección de revisores.

Definir cómo se deben documentar las revisiones.

 Definir guías o procedimientos para que los resultados del monitoreo del Sistema de Control

Definir guías o procedimientos para que los resultados del monitoreo del Sistema de Control de Calidad formen parte de los procesos de evaluación, desarrollo profesional y compensación del personal.

Definir cuáles son los procedimientos a seguir cuando existen quejas de terceros o del personal por incumplimiento con normas profesionales, leyes o reglamentos que afectan la actuación profesional.

El diseño de la inspección puede verse afectado por muchos factores. La planificación del proceso de inspección generalmente incluye factores como los siguientes:

Dimensión de la Firma;

Naturaleza y complejidad de la actividad de la Firma;

Riesgos asociados con la base de clientes y tipos de servicios que se prestan en los

encargos;

Número de oficinas y ubicación geográfica de las mismas;

Evaluación general del funcionamiento y cumplimiento de cada oficina (si procede);

Resultados de inspecciones anteriores y de inspecciones externas realizadas por organismos profesionales o entidades reguladoras; y

Grado de autoridad otorgado a los miembros, divisiones y oficinas de la Firma.

La documentación de las inspecciones puede incluir los siguientes elementos:

Una evaluación de la observancia de normas profesionales y requerimientos reglamentarios y legales aplicables;

Los resultados de la evaluación de los elementos del Sistema de Control de Calidad;

Una evaluación acerca de si la Firma ha aplicado adecuadamente las políticas y procedimientos de control de calidad;

Una evaluación acerca de si el informe del encargo es adecuado a las circunstancias;

Identificación de deficiencias, las razones subyacentes por las que surgieron, su efecto y la decisión de si se requiere tomar más medidas, describiéndolas en detalle;

y

Un resumen de los resultados y conclusiones alcanzadas (que se entregue a la firma de auditoría), con recomendaciones para tomar medidas correctivas o realizar los cambios necesarios.

Las evaluaciones efectuadas deben comprender temas como los siguientes:

El grado de cumplimiento con las políticas y procedimientos de control de calidad y la observancia de normas profesionales y requerimientos reglamentarios y legales;

La relevancia y adecuación de las políticas y procedimientos de control de calidad;

En qué medida las políticas y procedimientos están actualizados y son congruentes respecto de los últimos pronunciamientos de la profesión;

 El control de calidad y la cultura de ética de la firma de auditoría

El control de calidad y la cultura de ética de la firma de auditoría (incluyendo la confirmación por escrito del cumplimiento con políticas y procedimientos relacionados con la independencia);

La efectividad de las actividades de educación y desarrollo profesional;

La adecuación de los materiales de guía y los recursos técnicos que se ofrecen;

Los procesos de inspección interna de la firma de auditoría;

El contenido, oportunidad y efectividad de las comunicaciones relativas a los problemas de control de calidad dirigidas al personal de la firma de auditoría; y

Determinación de la efectividad del seguimiento posterior a la terminación del proceso (por ejemplo, si se realizan oportunamente las modificaciones necesarias).

Los mecanismos de seguimiento que la firma de auditoría puede usar incluyen los siguientes:

Programas de educación y formación práctica internos y externos;

El requerimiento de que los socios y empleados conozcan, entiendan y hagan cumplir las políticas y procedimientos de la firma de auditoría;

Una política que instruya a socios y empleados a no emitir ninguna información sobre los estados financieros del encargo a menos que se hayan obtenido todas las aprobaciones necesarias;

Un sistema estándar de control de finalización de los encargos y emisión de informes de la firma de auditoría, que indique todas las aprobaciones necesarias por tipo de encargo, función y persona responsable;

Instrucciones al socio del encargo y al revisor de control de calidad del encargo para que realicen seguimiento continuado de las aprobaciones debidas;

Instrucciones a todos los socios y empleados para que avisen a la Alta Dirección de la firma de auditoría cuando observen incumplimientos insignificantes o incumplimientos menores reiterados de las políticas o protocolos de la Firma.

La decisión de contratar a un tercero independiente, o de establecer un sistema interno de seguimiento, y sus términos de referencia, variará de una firma de auditoría a otra y dependerá del nivel de los recursos con que cuente la Firma en el momento de la inspección y de su habilidad para llevar a cabo el programa de manera efectiva.

En el caso de firmas de auditoría de reducida dimensión, esta función de seguimiento la pueden realizar profesionales externos, siempre que estén debidamente cualificados, o la Firma puede optar por contratar a otra firma de auditoría con la que tenga una alianza.

ii) Procedimientos del revisor de control de calidad en trabajos de auditoría de estados financieros

ii) Procedimientos del revisor de control de calidad en trabajos de auditoría de estados financieros

El revisor de control de calidad para una auditoría de estados financieros debe analizar lo siguiente:

El informe de auditoría y los estados financieros sobre los que la Firma está reportando.

La documentación seleccionada respecto al compromiso, relativa a juicios importantes efectuados por el equipo del compromiso y las conclusiones alcanzadas. Esta documentación debe incluir:

El memorándum de planeación de la auditoría,

El memorándum resumen de auditoría,

En caso necesario, otra documentación como la carta de contratación o las

instrucciones de la Firma que refirió el trabajo y una sección de papeles de trabajo.

Asegurarse de que la revisión de control de calidad se efectuó antes de la fecha del informe.

Evaluar si hay asuntos no resueltos que le hagan creer que los juicios importantes efectuados y las conclusiones alcanzadas por el equipo no fueron apropiados.

Discutir con el socio del compromiso los asuntos importantes que surgieron durante la auditoría o en la revisión de control de calidad.

Evaluar las conclusiones alcanzadas al preparar el informe y considerar si el informe propuesto es apropiado.

Otros asuntos que pueden ser de significancia al evaluar la importancia de los juicios efectuados por el equipo del compromiso y que deben ser considerados en la revisión de control de calidad incluyen:

Los riesgos importantes identificados durante el compromiso y la respuesta que se dio a esos riesgos,

Los juicios efectuados, particularmente con respecto a la importancia relativa y a los riesgos importantes,

La importancia y conclusión respecto a los errores corregidos y no corregidos identificados durante la auditoría,

Los asuntos que deben ser comunicados a la Administración de la entidad auditada y a aquellos a cargo del gobierno de la misma y, cuando sea aplicable, a otras partes, como pueden ser las autoridades reguladoras.

Con el propósito de resolver de forma oportuna y a satisfacción del revisor de control de calidad cualquier asunto que surja durante la revisión de control de calidad, es necesario que la misma se lleve a cabo durante las diferentes etapas en las que se realiza el trabajo sujeto a revisión. Debido a que pueden surgir diferencias de opinión entre el equipo del

compromiso y el revisor del control de calidad sobre los asuntos identificados, al ejecutar el

compromiso y el revisor del control de calidad sobre los asuntos identificados, al ejecutar el compromiso o la revisión de control de calidad, es necesario que el Sistema de Control de Calidad contemple políticas que deben seguirse para llegar a una conclusión cuando surjan esas diferencias de opinión.

1.

CREACIÓN DE FIRMAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS DE CONTADORES PÚBLICOS

a)

Introducción

Muchas veces las organizaciones marchan pedaleando improductivamente en una bicicleta estática de problemas, criterios errados y necesidades, sin visualizar nuevos caminos, nuevas alternativas que escoger o simplemente no están alineados con sus objetivos.

Los profesionales de la Contaduría íntegros deben estar preparados para responder proactivamente a las necesidades y problemas de los clientes, y ayudarlos a tomar decisiones, ya que en caso contrario no estarían en posición de competir. Las personas toman el servicio de una Firma basados en lo que ven, escuchan y creen; sin embargo, muchas veces no contratan por falta de necesidad, dinero, deseo, urgencia, o no tienen la suficiente confianza y confiabilidad. La labor de auditoría es producto de la elección, no de los genes, ni la educación, ni la cultura.

El siglo XXI es la era del conocimiento y de la información. Está caracterizado por la aparición de organizaciones donde la visión, imaginación y liderazgo no solo son estimulados, sino que han pasado a hacer parte del capital intelectual y social de la empresa; una época en que los profesionales integrales están creando e innovando sin necesidad de ser controlados y dirigidos.

Para las organizaciones líderes de hoy en día, los trabajadores integrales, contablemente ya no son un gasto sino una inversión. El modelo de la era industrial del “garrote y zanahoria”, del premio y castigo, de las reglas, controles y eficiencia quedó en el pasado. Terminó la era de administrar a las personas como si fueran herramientas de trabajo.

En algunas firmas de auditoría todavía se escucha: el Acting Pather es el que más sabe y toma todas las decisiones importantes, no hay necesidad de sugerir señor Gerente, ni ver el futuro, solo hay que hacer lo que le digan y seguir las reglas. Precisamente, se elaboran procedimientos para que el trabajo se realice con eficiencia. No se puede confiar en el sénior; sin controles, pasarían pocas cosas buenas.

Si se decide crear una firma propia se debe seguir el consejo de Emerson, quien escribió:

todos debemos aprender a detectar aquellas ideas que como rayos de luz nacen en el interior de nuestras mentes. De no hacerlo, se corre el peligro de que, el día de mañana, un perfecto extraño presente con mucha convicción y orgullo la misma idea que ya se había

venido acariciando por algún tiempo, y entonces se puede ver uno en la penosa situación

venido acariciando por algún tiempo, y entonces se puede ver uno en la penosa situación de escuchar la propia opinión de labios de otra persona.

El patrón común o mapa recomendado para hacer realidad una idea tiene los siguientes pasos:

Todas las organizaciones y profesionales tienen un propósito en la vida, un talento especial para ofrecer a los demás (misión).

Misión: es la combinación de ese talento único con el servicio a los demás. Al crear una firma buscándose busca crear y mejorar la calidad de la Contaduría Pública.

Todas las cosas se crean dos veces, primero mentalmente (visión, hábitos), luego físicamente (disciplina, pasión, conciencia).

Visión: es imaginación aplicada que relaciona posibilidad con necesidad, talento y pasión.

Hábitos: es la repetición continua de una acción física, mental o emocional que condiciona el comportamiento humano. Un profesional es íntegro; cuando lo que hace, concuerda con lo que piensa y siente. El carácter de una persona es la suma de sus hábitos, es decir, son características adquiridas. Las características innatas reciben el nombre de temperamento. La personalidad es la suma de características que diferencian a los individuos (temperamento y carácter). De esta manera, personalidad es la manera de ser de cada quien (cómo siento, pienso y actúo). Los elementos del hábito son conocimiento (qué hacer cuando se presente un problema), habilidad (cómo hacerlo) y actitud (por qué hacerlo o querer hacerlo).

Disciplina: es el sacrificio que se necesita para convertir esa visión en realidad y hacer lo que sea necesario para que ocurran las cosas. La disciplina surge de la unión de la visión con el compromiso.

Pasión: es cuando el servicio que se presta apasiona y se manifiesta en forma de entusiasmo, conexión emocional y determinación. La persona siente empatía y se convierte en parte de la solución del problema. Es el fuego que impulsa a prestar un servicio.

Conciencia: se relaciona con la ley moral y la conducta. Es una sensación de justicia y equidad al actuar. La conciencia gobierna en un proyecto la visión, disciplina y pasión. Es el modelo de valores que debe tener cada uno de los trabajadores integrales de la Organización: amabilidad, honestidad, cumplir promesas, expectativas positivas, lealtad con los ausentes, respeto, servicio y contribución.

Ser proactivo: es actuar de acuerdo con prioridades que se han establecido previamente. El modo reactivo, como su nombre lo expresa, es reaccionar a las situaciones únicamente hasta que aparezcan.

 Plan estratégico: es el que marca las directrices y comportamiento (roles y metas) de

Plan estratégico: es el que marca las directrices y comportamiento (roles y metas) de los miembros de una Organización para que ésta alcance los objetivos plasmados en el plan general. Una vez fijados los objetivos, la Firma se debe concentrar en lo más importante, es decir, en lo que simplemente debe lograr,

b)

Materialización de firmas pequeñas y medianas

Para llevar este proyecto a la realidad se deben tener en cuenta diversos aspectos tales como legales, de mercadeo y económicos.

Dentro de los aspectos legales es importante tener en cuenta los siguientes:

La naturaleza y las características de la Firma.

El tipo de sociedad debe estar de acuerdo con lo aprobado en la reunión inicial de los inversionistas y las características generales de la Entidad, es decir, empresa de servicios; además, es necesario especificar la visión, misión, pasión, los objetivos y políticas de la Firma y los objetivos generales, intermedios y a largo plazo, con fechas de realización.

Las sociedades según la doctrina mundial se clasifican en sociedades de personas y de capitales. La sociedad de personas tiene una estructura cerrada en la que predominan las calidades personales de los asociados, extendiéndose la responsabilidad de la sociedad a sus asociados. Las sociedades de capitales tienen una estructura impersonal, en cuya constitución el aporte prima sobre el accionista.

La figura de las S.A.S. encierra el carácter que debe tener una firma de contadores, por dar una mayor liberalidad y disposición a las partes del contrato de la sociedad, para que ellas en ejercicio de su autonomía de la libertad determinen las condiciones básicas de la firma a constituir.

De otra parte, se entiende por mercadeo el proceso orientado a la satisfacción de necesidades y deseos de las personas y organizaciones, para la creación e intercambio voluntario, generadores de utilidades. La función del marketing es organizar el intercambio y la comunicación entre contratante y contratado mediante flujos de información.

Muchas firmas nuevas complican su ingreso en el mercado al no preparar adecuadamente el terreno: entran al mercado con escaso entendimiento del negocio y después se preguntan por qué los competidores con frecuencia más grandes o más pequeños los derrotan fácilmente.

Una preparación consciente es esencial para alcanzar el éxito. Desde el primer momento se deben tener en cuenta las siguientes variables: honorarios, población a la que se dirigen los servicios, clientes potenciales, servicios que se ofrecen y calidad profesional. Cualquier

iniciativa con un bajo nivel de compromiso será un fracaso a la hora de competir

iniciativa con un bajo nivel de compromiso será un fracaso a la hora de competir en el ambiente nacional e internacional. Muchas veces se hacen las inversiones necesarias en la preparación, sin embargo, no se gasta mucho en intentar comprender en que se están metiendo, por esta razón es necesario invertir en la preparación e implementación y luego evaluar resultados.

Todos los planes comerciales se deben basar en ideas lógicas, debe hacerse un esfuerzo para entender el entorno externo y no solamente hacerlo como un ejercicio ocasional. Debe existir una investigación continua y constante del entorno externo, sin embargo, muchas veces no se tienen los recursos internos necesarios para enfrentar los desafíos del mercado o no se ha planeado utilizar recursos.

La prioridad es clasificar el mercado de acuerdo con el medio económico, político y empresarial. Para obtener un mejor pronóstico del mercado se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: entender el mercado de oferta y demanda (potencial del mercado); comprender los clientes, llegar al cliente (la competencia); comprender las lecciones aprendidas por empresas que no son competencia (cultura local); entender el entorno y el panorama político y económico (políticas de gobierno y su impacto en la Firma); comprender el entorno del negocio en cuanto a finanzas, mercado laboral, impuestos, entorno legal, obstáculos burocráticos de la Firma, y delincuencia y corrupción.

Resulta difícil calcular el gasto necesario para iniciar una firma e ingresar al mercado. Normalmente se subestiman los gastos y el tiempo que se necesita para desarrollar y concretar el plan de gestión. De ahí la necesidad de realizar un presupuesto para saber cuánto se necesita para cubrir los gastos de la Firma por un periodo establecido mientras que se logran los ingresos necesarios. Para estabilizar una firma se estima un tiempo de 540 días necesarios para poder asegurar los ingresos mínimos y concretar clientes permanentes.

i) Servicios profesionales

Todo Contador público que actúa de forma independiente organizado en pequeñas y medianas firmas tiene diversos campos en que puede desarrollar su práctica profesional. Está en capacidad de ofrecer los siguientes servicios:

Servicios de auditoría

Los campos de auditoría han evolucionado bastante, desde su uso exclusivo netamente para aspectos contables, hasta su uso en áreas y disciplinas de carácter especial. Se entiende por auditor la persona capacitada para realizar auditorías en empresas u otras entidades. Auditor viene del latín auditor, el que oye, del verbo audire, oír. Constituye una adaptación popular del verbo inglés to audit, que significa examinar, revisar cuentas.

De forma general se define auditoría como un examen profesional de las operaciones financieras y

De forma general se define auditoría como un examen profesional de las operaciones financieras y administrativas de una entidad pública o privada, hecha por especialistas en preparación de esos informes. Con base en un examen dan su opinión independiente de la Organización.

Campos de acción

o Auditoría externa

Realizada por auditores totalmente ajenos a la empresa, en ella predomina el libre albedrío en la aplicación de procesos y procedimientos de auditoría, se realiza un examen de las actividades operacionales de la empresa auditada y posteriormente se emite un informe. Una de las principales desventajas es que el auditor conoce poco o nada de la empresa y su información puede estar limitada a lo que pueda extractar o solicitar. Además, depende de la cooperación que el auditor pueda obtener de parte de los auditados.

o Revisoría fiscal

Órgano de fiscalización al cual, con sujeción a las NIA, le corresponde dictaminar los estados financieros, y revisar y evaluar sistemáticamente los elementos que integran

el control interno, en los términos establecidos por las normas y los estatutos. Este

órgano de control para sociedades es única y solamente existe en Colombia, ya que

no tiene equivalencia o simplemente no existe esta figura en otros países.

o Auditoría de estados financieros

Es el principal campo de acción por excelencia de los Contadores públicos por su

capacidad, conocimiento, responsabilidad e independencia mental por parte de quien

la ejecuta.

El examen de auditoría de estados financieros es una actividad profesional ejercida por el Contador público en su carácter de auditor, dirigida a expresar una opinión independiente respecto a los estados financieros de una entidad que presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de operación, las variaciones en el capital contable y los flujos de efectivo de esa entidad, a una fecha y periodo determinado, preparados de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad.

El examen de auditoría es una actividad profesional que requiere capacidad técnica

y responsabilidad ante terceros, Se trata de una actividad privativa del Contador

público, cuya capacitación le permite aplicar sus conocimientos y experiencia, que se resumen en un concepto particular denominado “juicio profesional”, que guiará todas sus conclusiones para llegar a la expresión de su opinión, en la que los usuarios de los estados financieros depositan su confianza para tomar decisiones de su interés.

o Auditoría para efectos fiscales Corresponde al examen realizado por un profesional especializado a los

o Auditoría para efectos fiscales

Corresponde al examen realizado por un profesional especializado a los registros y operaciones contables de una entidad, así como la correcta elaboración de los estados financieros de un ejercicio fiscal, con el objeto de comprobar el correcto pago de impuestos y detectar errores que generan mayores impuestos y sanciones.

o Auditoría administrativa

Valoración realizada a la actividad administrativa de una entidad, en cuanto a su organización, la relación entre sus integrantes y el cumplimiento de las funciones y actividades que regulan sus operaciones. Su objetivo es evaluar el desempeño administrativo de los diferentes departamentos de la entidad, así como la planeación y control de procedimientos, métodos y técnicas de trabajo establecidos por la empresa.

o Auditoría operacional

Consiste en la evaluación total de la existencia, suficiencia, eficacia, eficiencia y el correcto desarrollo de las operaciones de la empresa, en cuanto al establecimiento y cumplimiento de los métodos, técnicas y procedimientos de trabajo necesarios para el desarrollo de las operaciones en combinación con los recursos, normas y políticas para el buen funcionamiento de la empresa.

o Auditoría integral

Consiste en una evaluación conjunta de todas las áreas de la entidad que participan en su ciclo productivo , es decir, en ventas, compra de bienes y servicios, nómina, inventarios, impuestos, obligaciones legales vigentes, contabilidad, finanzas, controles y sistemas.

o Auditoría de sistemas

Revisión técnica y exhaustiva que realiza un profesional a los sistemas computacionales, software e información con el propósito de evaluar el uso de los sistemas para el correcto ingreso de datos, el procesamiento y la salida de información, actividades de los funcionarios, empleados y usuarios involucrados con los servicios que brindan los sistemas computacionales a la entidad.

o Auditoría laboral

Evalúa el adecuado proceso de selección, contratación y capacitación de personal, liquidación de prestaciones sociales, higiene y seguridad industrial, elaboración de contratos, módulo de nómina, reglamento interno de trabajo y demás actividades relacionadas con el personal de la empresa.

Peritos auxiliares de la justicia

 Peritos auxiliares de la justicia El profesional de la Contaduría emite un informe sobre un

El profesional de la Contaduría emite un informe sobre un aspecto específico con el fin de que su peritaje sea utilizado para un litigio. Suele ser requerido por una de las partes litigantes o un juez, con el fin de que éste se forme un juicio financiero involucrado en el proceso.

Servicios de contabilidad

Llevar total o parcialmente la contabilidad. Es uno de los campos más lucrativos para las medianas y pequeñas firmas, ya que en el medio existen innumerables empresas de mediana y pequeña capacidad administrativa que no cuentan con los medios suficientes para sostener en su nómina a un profesional contable de planta, recurriendo a los servicios de firmas para encargarles servicios outsourcing: contable, nómina, tesorería, cuentas por pagar, inventario y costos, activos fijos, tributario, cambiario y aduanero, análisis financiero, formulación y evaluación de proyectos y asesoría legal. Dentro de las obligaciones de la Organización estaría: clasificación, registro y análisis de operaciones, elaboración de estados financieros, elaboración de reportes a entidades de control y vigilancia, elaboración de información tributaria, conciliación de los módulos con contabilidad y conciliaciones bancarias.

Diseño e implementación de sistemas de contabilidad de costos

Los profesionales de la contaduría se comprometen a implementar un sistema de costeo en una entidad con el propósito de determinar de una manera razonable los costos incurridos en la fabricación de productos o bienes para la venta, en la prestación de servicios a terceros o en desarrollo de actividades internas y/o propias, de tal forma que estos costos sirvan de herramientas administrativas a los gerentes en el mejoramiento de la Organización y en la oportuna toma de decisiones.

Este sistema de costeo se puede manejar de forma manual o mediante un proceso sistematizado, cumpliendo con los requisitos de información básicos para las diferentes áreas de la empresa de acuerdo con los requerimientos de la misma, mediante la centralización de estas actividades en una sola dependencia o la participación activa en cada una de las áreas responsables de proveer datos necesarios para cumplir con los objetivos del sistema.

Consultoría

Es un servicio al que recurren los ejecutivos de las empresas cuando sienten la necesidad de ayuda o asesoría en la solución de diversos problemas y/o la implementación de procesos de mejora.

El profesional de la Contaduría al ser contratado proporciona recomendaciones viables e implementa medidas apropiadas

El profesional de la Contaduría al ser contratado proporciona recomendaciones viables e implementa medidas apropiadas para aumentar la productividad y competitividad del ente económico. De otra parte, da resultados tangibles y concretos en términos de tiempo y costo.

Se contrata para modificar estructuras organizacionales tales como necesidades de capacitación, problemas financieros, eficiencia, manejo de recursos, implementación de controles, transformación de su estructura, actualización de sus políticas y sistemas, y aplicación de nuevas herramientas administrativas que permitan al directivo aumentar la productividad.

Esto obliga al Contador público a actualizar sus conocimientos y solamente contratar trabajos para los cuales él o sus asociados o colaboradores cuenten con las capacidades y la idoneidad necesarias para que los servicios profesionales comprometidos se realicen de forma eficaz y satisfactoria.

Como respuesta a lo anterior, surgieron las Especializaciones y Maestrías, para atender la creciente demanda de servicios en el campo de la consultoría. El estudio de posgrados, el aprendizaje de modernas técnicas administrativas y la asociación de profesionales en otros campos ha hecho que muchos profesionales de la Contaduría estén plenamente capacitados para ofrecer asesorías, prácticamente en cualquier situación de naturaleza administrativa.

o Requisitos del profesional en consultoría

Todo profesional de la Contaduría debe reunir ciertos requisitos indispensables para ser un consultor idóneo:

1. Características personales del consultor,

2. Conocimiento de la empresa,

3. Dominio de técnicas.

1. Características personales del consultor

Debe tener título de Contador Público.

Creatividad: ser creativo, ya que en algunas áreas se van a requerir, conocimientos y experiencia certificada e imaginación para crear o diseñar sistemas.

Capacidad de análisis: para detectar de forma rápida y acertada los puntos que están originando problemas en la empresa o en un área específica.

Personalidad y carácter, que inspire al cliente confianza, respeto y seguridad.

Visión y pasión, para actuar proactivamente ante los problemas de la empresa, atacándolos en conjunto.

• Sentido común, para tratar al cliente y juzgar razonablemente actividades que estén presentando problemas

Sentido común, para tratar al cliente y juzgar razonablemente actividades que estén presentando problemas dentro de la entidad.

Agresividad, para emprender de manera dinámica los trabajos que se le asignen.

Estudios: ser un profesional que este constantemente actualizado mediante seminarios, cursos y tertulias.

2. Conocimiento de la empresa

Se requiere conocer la entidad en la que se va prestar los servicios mediante el estudio de organigramas de la empresa, con el fin de tener una visión macro de lo que es la empresa

e identificar procesos claves, entender objetivos cliente-servicio y hacer una planeación preliminar.

3. Dominio de técnicas

Entrevistas

Diagramas de flujo o gráficas

Memorandos descriptivos

o

Entrevistas

Son preguntas realizadas a funcionarios, previamente preparadas con el fin de recorrer los aspectos importantes de las áreas examinadas. De la efectividad con que se lleve a cabo dependerá la cantidad y calidad de la información, ya que son ayudas eficaces en la compresión y evaluación de la Organización, y facilitan la toma de decisiones en cuanto al trabajo que se está realizando.

o Diagramas de flujo o gráficas

Este método gráfico facilita al consultor el entendimiento de la Organización, el flujo de documentos e información y la interdependencia de las diferentes funciones; además, permite identificar con facilidad las debilidades o puntos fuertes que presenta el control. Se debe elaborar de forma vertical y en cascada, de izquierda a derecha, lo que permite su análisis; por otro lado, se debe realizar descripción narrativa de la representación gráfica por área involucrada, identificando el cargo o

persona que ejecuta la operación.

o Memorandos descriptivos

Es un método que narra de forma detallada los principales aspectos de una o varias operaciones. Es apropiado para evaluar el control de medianas y pequeñas empresas, que por no ser complejos no ameritan cuestionarios o diagramas de flujo. Requiere de una lectura cuidadosa para establecer que no se han omitido aspectos importantes en el sistema que se evalúa.

4. Otros asuntos o Diseño y control de formas Como resultado de las entrevistas, se

4. Otros asuntos

o

Diseño y control de formas Como resultado de las entrevistas, se obtendrá información y se recopilarán las formas que se utilizan en cada operación, las cuales se deben documentar con la siguiente información:

Nombre de la planilla

A qué operación se refiere

Número de planillas

Información de la distribución de ejemplares

o

En todo servicio de consultoría debe prepararse una carta de propuesta o convenio en la que se definan naturaleza, alcance y limitaciones del trabajo.

Carta de propuesta

Los aspectos que se deben incluir en la propuesta son los siguientes:

Resumen del alcance del servicio de consultoría

Dirección de la consultoría y términos de la propuesta

Forma y método con que se desarrollará el trabajo

Beneficios que pueden esperarse

Duración del proyecto

Costo del trabajo

Indicación del tipo de cooperación que se requerirá por parte del cliente y de su personal

o Desarrollo del trabajo de consultoría

Desde el principio se debe establecer qué se va hacer, por qué se va hacer, y qué resultados se esperan.

Es conveniente que el servicio de consultoría este sujeto a un Sistema de Control de Calidad que exija la adecuada planeación del trabajo, la intervención de personal competente, el cuidado y diligencia profesional, la objetividad, la aplicación de una metodología formal y específica, la supervisión detallada del trabajo y el cumplimiento de todos los requisitos necesarios para que el servicio prestado pueda considerarse de calidad profesional.

Servicios fiscales

El profesional de Contaduría independiente coopera en la labor de verificación del correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes detectando errores que originan mayores impuestos y sanciones.

El auditor prepara un papel de trabajo para comparar las declaraciones y los pagos de

El auditor prepara un papel de trabajo para comparar las declaraciones y los pagos de impuestos para determinar si se cumplen con las obligaciones fiscales. No solamente verifica impuestos y obligaciones, sino también descuentos y deducciones que de manera directa o indirecta tienen relación con el área impositiva.

o Campo de actuación del Contador público en área de impuestos

La auditoría fiscal es la actividad más frecuente del Contador público. Los usuarios internos y externos requieren información confiable para la toma de decisiones.

Para el control y la vigilancia preventiva de obligaciones fiscales el auditor debe elaborar lo siguiente:

Programación de calendario de obligaciones fiscales,

Analizar y revisar políticas de contabilización para determinar si se cumplen las disposiciones fiscales y, en caso de que no, proponer cambios a las políticas establecidas,

Realizar seguimiento asuntos que se tramitan en las dependencias de control del Estado,

Expedición de instructivos y criterios fiscales.

o Servicios de operación

Estos servicios consisten comprenden los siguientes:

Elaboración y presentación de declaraciones periódicas de impuestos a cargo de la entidad.

Elaboración y presentación de impuestos retenidos y solicitudes de devoluciones de impuestos.

Cumplimiento del calendario de obligaciones fiscales de la empresa.

Interpretación de normas legales vigentes.

o Servicios de asesoría

Las empresas medianas y pequeñas en muchas ocasiones no disponen de personas especializadas para el manejo de los aspectos fiscales; con frecuencia utilizan los servicios del asesor fiscal externo para que los oriente e informe a los directivos o personal responsable de la formulación y presentación de declaraciones. Estos son algunos servicios que puede ofrecer un asesor fiscal:

Seminarios sobre reformas tributarias o bien sobre temas específicos de la empresa, que ameriten mayor orientación y explicación.

• Diseño de boletines informativos para sus clientes informando acerca de los principales cambios de

Diseño de boletines informativos para sus clientes informando acerca de los principales cambios de las disposiciones fiscales y criterios de las autoridades.

Analizar y definir las consultas que en materia impositiva se le hagan verbalmente o por escrito.

o Servicios de planeación fiscal

Se define planeación fiscal como el derecho que tienen los contribuyentes para minimizar su carga tributaria, mediante la aplicación estricta de normas legales vigentes.

Estos son los objetivos desde el punto de vista tributario:

Fijar el nivel de tributación de la entidad, que depende de los fines del Estado y de los impuestos.

Asegurar que este nivel de tributación esté dentro del marco de la legalidad.

Cumplir metas a nivel impositivo teniendo en cuenta las bases de la imposición, esto es, los hechos y bases gravables de cada uno de los impuestos, así como sus efectos.

Orientar la planeación tributaria a la organización de la empresa. Los resultados operacionales tienen un efecto sobre la compañía, sus socios o accionistas.

Analizar los efectos políticos que inciden en los resultados de la Organización.

En cuanto a los requisitos básicos de un asesor de impuestos, los atributos y cualidades que debe reunir un Contador público especialista en impuestos son los siguientes:

Experiencia profesional. Debe poseer práctica y capacidad suficiente para realizar el trabajo.

Conocimiento e interpretación objetiva de las normas fiscales.

Conocimiento de la operación. Debe contar con toda la información relativa en cuanto a la implicación que pueda tener en los aspectos legales, fiscales, administrativos y contables.

Creatividad. Realizar conjunción de los conocimientos y la imaginación para poder examinar un mismo problema desde distintos puntos de vista, esto es, plantear las posibles soluciones que se le pueden dar un problema, con base en las normas legales vigentes, evaluando en cada caso las ventajas y desventajas.

Respecto a la metodología para un proceso lógico de planeación tributaria, un plan de auditoría debe contener estos elementos:

Definición e identificación del problema.

• Obtención de información a través de programas, cuestionarios y gráficas orientadas al posible empleo

Obtención de información a través de programas, cuestionarios y gráficas orientadas al posible empleo de determinadas estrategias. Por medio de lo anterior el auditor podrá identificar los siguientes aspectos:

Pérdidas fiscales acumuladas.

Políticas de ventas.

Políticas de préstamos.

Métodos de valuación de inventarios.

Políticas de depreciación de activos.

Composición del capital.

Determinación de alternativas factibles de aplicar legalmente.

Costo de las alternativas planeadas y ahorro que producen.

Viabilidad de las alternativas.

Toma de decisiones y presentación al cliente de alternativas más viables para que él seleccione la que considere más adecuada.

Implementación teniendo en cuenta los aspectos legales y contables, la base documental de las operaciones, y la concordancia de los precios pactados con los precios de mercado.

Algunas de las ventajas de la planeación tributaria son las siguientes:

Ahorro de impuestos por la adopción de procedimientos que se señalan en la propia ley, o por tratamientos preferenciales que se establecen en la misma.

Diferimiento en el pago de impuestos, incrementado el efectivo de la entidad.

Se evitan sanciones originadas por no cumplir adecuadamente con las disposiciones fiscales.

Evitar que sobre gastos reales se pague impuesto, al considerarse erróneamente como no deducible.

Lograr una empresa fiscalmente sana, que asegure los intereses de los accionistas y terceros, evitando riesgos innecesarios en el aspecto fiscal.

Otros aspectos a considerar son la importancia relativa, el riesgo probable en materia de impuestos y la independencia mental.

Importancia relativa

Una buena asesoría de impuestos apunta a mitigar riesgos de errores por omisión en la contabilización y determinación de bases gravables. El asesor debe manifestar en su dictamen que realizó pruebas selectivas en cumplimiento de las NIC y NIA; además, debe

examinar la situación fiscal del contribuyente por el periodo que cubren los estados financieros dictaminados.

Riesgo probable

• Riesgo probable Los riesgos probables en la actividad de consultoría o asesoría fiscal se derivan

Los riesgos probables en la actividad de consultoría o asesoría fiscal se derivan de la diferencia en la interpretación de las normas con las autoridades fiscales. En el dictamen para efectos fiscales dependen del alcance de las pruebas realizadas por el asesor para

emitir su juicio profesional.

Independencia mental

Es el campo donde con mayor frecuencia el cliente pretende ejercer influencia sobre el asesor o consultor, respecto a la interpretación de una norma o al cumplimiento de requisitos exigidos por la ley. El asesor fiscal debe ajustarse a lo dispuesto en las normas legales vigentes y actuar siempre dentro del marco legal que señala el Código de Ética

Profesional.

Por ningún motivo la opinión del profesional debe inducir a la evasión fiscal o simulación de actos jurídicos que tiendan a crear la imagen que origine un acto ilícito o inexistente.

Otros servicios:

Publicación de revistas, reproducción de material técnico para la actualización sobre aspectos de competencia del profesional de Contaduría.

Trabajos de investigación y desarrollo o de ajuste de la teoría y la práctica.

Páginas web publicando material de actualización profesional.

c)

Temas administrativos

i)

Derecho de asociación

Es un derecho universal que consiste en la facultad de unirse o formar grupos, asociaciones u organizaciones con objetivos lícitos, así como retirarse de las mismas. Se presume la libre disponibilidad de los individuos para constituir formalmente agrupaciones permanentes encaminadas a fines específicos.

ii) Manual de procedimientos

Toda firma organizada debe tener un manual de procedimientos, que debe contener como mínimo lo siguiente:

Un capítulo dedicado al manejo interno de la Firma:

o

Organigrama.

o

Funciones del personal.

o

Aclaración de responsabilidades.

o

Administración de archivo y biblioteca.

o

Sistema de gestión de calidad.

 Un capítulo dedicado al funcionamiento de la Firma:   o Misión. o Visión. o

Un capítulo dedicado al funcionamiento de la Firma:

 

o

Misión.

o

Visión.

o

Pasión.

o

Procedimientos de los diferentes servicios de la Firma.

o

Metodología para elaborar informes de auditoría y financieros.

o

Informes de tiempo.

o

Facturación a clientes.

iii)

Honorarios

Se definen los honorarios como la compensación por los servicios profesionales que prestan los Contadores públicos u otros profesionales. Los ingresos de una Firma se basan en la estimación, cotización y cobro de honorarios que finalmente repercuten en la facturación.

La fijación de honorarios efectuada empíricamente es común en las medianas y pequeñas firmas. Normalmente, se califica al profesional de la Contaduría que no sabe cobrar sus honorarios; hay posibilidad de negociación o condiciones de pago, lo que no sucede con un médico, psicólogo, abogado o ingeniero civil. Esto se debe al entorno del proceso de trabajo de estos profesionales.

El talón de Aquiles del profesional de la Contaduría es fijar los honorarios justos y el pago oportuno por parte de los clientes.

Cálculo de honorarios

Para realizar un cálculo y estimación de honorarios se debe tener en cuenta lo siguiente:

Cuota por hora teniendo en cuenta la categoría del personal: socio, gerente, superior, sénior, etc.

Característica del servicio que se va a prestar y grado de responsabilidad asumida.

Habilidad y experiencia que debe tener el personal que se asigne a cada trabajo, a fin de que el servicio sea prestado eficientemente.

Gastos generales de la Firma.

Margen de utilidad razonable en donde se pueda obtener:

o

Una utilidad razonable para los socios,

o

Una mayor capacidad técnica y económica a los miembros de la Firma,

o

Un servicio en el que no se sacrifique la calidad del trabajo, teniendo en mente el fin principal de la profesión, sin descuidar el punto de vista del negocio.

Cálculo de honorarios por hora

 Cálculo de honorarios por hora Un procedimiento bastante práctico para calcular honorarios por hora, es

Un procedimiento bastante práctico para calcular honorarios por hora, es el siguiente:

Tomar las horas hábiles que hay en cada quincena cerrándola el día 14 y penúltimo de cada mes. En semanas de 40 horas, el total de horas al año será aproximadamente de 2080.

Cálculo de honorarios por día

Se fija una cuota promedio por día (tiempo productivo) dependiendo de la clasificación del personal (asistente, sénior, gerente y socio); posteriormente se calcula un factor por costos indirectos y otro por utilidades, el resultado obtenido se multiplica por el número de días trabajados por cargo. El total por persona producirá el valor a cobrar por honorarios

Honorarios fijos

Se pactan los honorarios con el cliente con anticipación al desarrollo del trabajo, lo cual permite al interesado saber el costo del servicio. El cliente visualiza más el servicio por la calidad del servicio que por el número de horas trabajadas.

Es el método que más utilizan las firmas ya que si emplea menos tiempo que el presupuestado tendrá mayores utilidades; sin embargo, puede suceder el caso contrario cuando se presentan problemas, y este tiempo adicional lo asume la Firma.

Esta modalidad es aplicable en aquellos casos donde se tenga un conocimiento completo de la empresa, de tal forma que se tenga seguridad de obtener, al finalizar el trabajo, el margen de utilidad estimado.

Honorarios que se basan en un máximo o un mínimo

Consiste en elaborar un presupuesto fijando montos máximos y mínimos en la ejecución del trabajo, donde el cliente puede exigir que va a pagar el tiempo real incurrido por el profesional de Contaduría en la prestación del servicio, pero fija un monto máximo; sin embargo, a su vez el Contador público puede decirle al cliente que le va a facturar el tiempo incurrido en el trabajo pero nunca cobrará menos de cierta cantidad.

Cobro de honorarios

Las formas más comunes de cobrar honorarios son las siguientes:

Cobros parciales al comenzar el trabajo, durante el propio trabajo y al finalizarlo.

A través de mensualidades iguales.

iv) Control del trabajo

Métodos

Los métodos más usuales son los siguientes:

 Métodos Los métodos más usuales son los siguientes:  Registro de operaciones con base en

Registro de operaciones con base en el efectivo cobrado

Registro con base en el tiempo incurrido o del proceso

El primero es el más sencillo, y la mayoría de las firmas pequeñas y medianas lo han adoptado, pero existen deficiencias en la información necesaria para juzgar con razonabilidad los resultados y el progreso de la Firma, ya que consiste en registrar los honorarios pactados en el mes en que se facturan o cobran, en tanto que los costos se registran cuando se hacen los pagos, por lo cual no coinciden en muchos casos en el mismo periodo.

El segundo método requiere de más organización de la Firma pero es el más completo ya que permite obtener datos para juzgar la situación y el desarrollo de la Firma. Este sistema basado en horas trabajadas, valuadas a precio de venta, difiere de otros sistemas en lo que se refiere a control y registro de los trabajos en proceso y las cuentas por cobrar.

v) Registro con base en el tiempo incurrido o devengado

Este informe es una hoja o programa en la página de intranet de la Firma, donde cada uno de los miembros del personal técnico, incluyendo socios, anotará por día las horas en que trabajó para algún o algunos clientes.

Este reporte se hará quincenalmente e incluye el nombre del cliente y la clave o código; esta clave por cliente facilita la localización y ubicación y es indispensable en aquellos casos donde se use una aplicación para el manejo de este procedimiento.

En este tipo de servicios se puede anotar la clave del servicio, que puede ser, por ejemplo, seleccionando en la aplicación servicio de auditoría, consultoría, fiscal, contabilidad, etc. En cada renglón se anotará un cliente diferente, determinando en la columna de total el número de horas trabajadas a ese cliente, en esa quincena y multiplicado por el valor por hora determinada.

vi) Valuación de los trabajos en proceso

El total de importes por cada cliente será pasado a un resumen de tiempo trabajado por cliente desglosando por columnas lo siguiente:

Número y nombre del cliente,

 Cuatro columnas para anotar el importe según el área de servicio,  Una columna

Cuatro columnas para anotar el importe según el área de servicio,

Una columna de total,

Cuatro columnas para cancelaciones totales,

Una columna para facturación del mes,

Una columna para anotar el importe del trabajo que se queda en proceso y que no se ha facturado, o bien, importes que se han facturado al cliente y por los cuales no se ha trabajado, en cuyo caso, el saldo será de naturaleza acreedora.

vii)

Facturación de trabajos

La decisión de facturar la toma el socio correspondiente; aún en aquellos clientes recurrentes y con base en pagos mensuales es conveniente que la orden de facturar la maneje un supervisor o gerente.

viii) Forma como se podrán obtener clientes

Es conveniente elaborar un estudio que permita conocer datos importantes como los siguientes:

Usuarios que demandan los servicios que desea ofrecer,

Firmas de Contadores públicos que presten servicios similares,

Inversión que se requiere para iniciar la Firma.

Una vez hecho el estudio, algunas opciones para obtener clientes son las siguientes:

Envío de información del inicio de actividades para que sean tomados en cuenta en el futuro cuando requieran servicios profesionales,

Amistades,

Relación con otros profesionales,

Participación de conferencias y otros eventos técnicos,

Pertenecer a asociaciones profesionales, comerciales e industriales,

Promoción de los servicios del Contador público.

ix)

Conservación de clientes

Para la conservación del cliente se debe buscar que este conjunto de aspectos se logren:

La satisfacción del cliente sea tal que vuelva a solicitar los servicios de la Firma.

Preparación técnica apropiada y actualización profesional continua.

Que los informes sean útiles, oportunos y bien redactados, ya que son las mejores cartas de presentación de cualquier firma. A través de ellos se crea una imagen de los auditores en cada uno de los lectores de los mismos.

 Cada informe que se entregue al cliente debe ser sobresaliente en cuanto a limpieza,

Cada informe que se entregue al cliente debe ser sobresaliente en cuanto a limpieza, ortografía y contenido.

Antes de entregar el informe definitivo se debe realizar una reunión con el cliente a quien va dirigido el mismo, en la cual se dé lectura al borrador del informe, tal como se propone presentarlo, de manera que el cliente pueda hacer sus observaciones y dar su consentimiento en cuanto al contenido del mismo.

Atención inmediata cuando lo solicite un cliente.

Selección de personal idóneo.

Estudiar la forma de ser del cliente.

Interés positivo hacia el cliente, es decir, escucharlo para comprenderlo.

Servicios adicionales a los clientes: orientación en informes especiales que soliciten, envío de notas u otros informes, sugerencias para el desarrollo de los negocios del cliente, ayuda al cliente en la selección de personal, etc.

x)

Políticas a observar con respecto al cliente

Absoluta discreción.

Evitar discutir asuntos de los clientes en presencia de personas ajenas a los mismos.

Atenciones especiales con los clientes.

Abstenerse de opinar sobre asuntos personales de los clientes.

xi)

Políticas relacionadas con los colaboradores de la Firma

Factor humano: una de las premisas fundamentales en la Firma es contar con colaboradores íntegros que permitan imprimirle a los trabajos un sello de efectividad y calidad, y que esto influya en la conservación de los clientes.

Una firma debe integrar un equipo de colaboradores que permita tener la seguridad y confianza de que todos están alineados hacia el mismo objetivo, el mejor servicio al cliente.

Para fijar este equipo se deben definir políticas relacionadas con la manera como deben ejecutarse los trabajos, la organización de la Firma, y algo muy importante, las políticas relacionadas con los colaboradores de la misma.

Estas políticas se refieren a conducta, presentación, puntualidad, etc., que los trabajadores deben observar en el establecimiento del cliente; además se deben tener en cuenta otros aspectos:

o

La elección e instrucción del personal que desarrollará los trabajos en las oficinas del cliente.

o

Inamovilidad de los colaboradores, una vez que se les ha asignado para el desarrollo de determinado trabajo.

o

El comportamiento de los colaboradores en las oficinas de los clientes debe ser un trato amable hacia los clientes y su personal, seriedad en su comportamiento, presentación excelente y puntualidad.

xii) Supervisión del trabajo por parte de la Firma Deben establecerse reportes mediante los cuales

xii) Supervisión del trabajo por parte de la Firma

Deben establecerse reportes mediante los cuales se conozca el avance de los diferentes trabajos y el cumplimiento de los diferentes programas, así como las dificultades con las que se enfrenta el personal de la Firma al ir desarrollando los trabajos.

Es conveniente integrar estos informes a una carpeta en la cual se tenga concentrada toda la información de cada cliente de la Firma, de manera que pueda darse un seguimiento a cada asunto.

xiii) Cómo ser una organización de clase mundial

Primero es necesario hacerse las siguientes preguntas:

¿Qué se necesita para participar en la globalización con éxito?

¿Hasta qué punto lo entendemos?

Las respuestas para ambas preguntas son las siguientes:

Hacer un cambio de cultura totalmente a fondo. Se necesita mucha decisión y convencimiento pleno de que cualquier esfuerzo y sacrificio por lograr lo que se busca valdrá la pena.

Realizar una minuciosa planeación para evitar falsas expectativas y tiempos alargados y perdidos; y sobre todo compromiso con el proyecto para no flaquear.

El proyecto siempre debe estar enfocado en los siguientes principios:

Responsabilidad compartida, liderazgo.

Preparación profesional de primer nivel.

Servicio orientado al cliente.

Honorarios razonables.

Centrarse en lo extremadamente importante; las personas están naturalmente predispuestas a centrarse en sólo una cosa cada vez o unas pocas en el mejor de los casos con excelente calidad.

Crear un objetivo elevado: la gente trabaja de forma diferente cuando hay una meta. Se deben tener tres cosas claras: lo que la Firma simplemente debe conseguir, y saber dónde se está ahora, dónde se debe estar y para cuándo se debe lograr.

Convertir las prioridades en acciones específicas. Una cosa es plantear un nuevo objetivo o estrategia, y otra muy distinta es convertir ese objetivo en acción.

Rendición mensual, semanal o incluso diaria de los compromisos, examinando el objetivo, resolviendo problemas y decidiendo cómo apoyarse los unos con los otros.

 Informar según la gravedad. (Por ejemplo: En una sala de urgencias de un hospital,

Informar según la gravedad. (Por ejemplo: En una sala de urgencias de un hospital, una situación grave o delicada se evidencia de inmediato, con la llegada del paciente).

Para la ejecución del proyecto se debe tener claridad en objetivos y prioridades del equipo o de la Organización; compromiso, puesto que los miembros del equipo a veces no se implican con los objetivos, no saben que se necesitan individualmente para ayudar al equipo; empatía, pues a veces los miembros no se llevan bien o no trabajan bien en el grupo, y responsabilidad, ya que la Organización normalmente no considera a los demás responsables.

xiv) Control de calidad

Los lineamientos básicos de control de calidad profesional que deben cumplir los integrantes de las firmas de contadores públicos son los siguientes:

Normas de Educación profesional Continua.

Código de Ética profesional.

Normas de Información Financiera.

Normas y procedimientos de auditoría generalmente aceptados.

Certificación de Contador Público.

Las instalaciones de la Firma deben ser adecuadas a la prestación del servicio.

El equipo de trabajo debe estar en las mejores condiciones, y contar soporte técnico y su constante mantenimiento.

La información que se proporciona a quien contrata los servicios de la Firma será la que se va a necesitar, utilizar y entregar en la fecha establecida.

Una cultura de calidad decreta en la Organización el desarrollo de estos aspectos:

Valores y principios

Capacitación y educación

Liderazgo

Excelente comunicación interna y externa

Informática interna y externa

Tecnificación

Globalización

Innovación

Compromiso

Productividad

xv) Liderazgo

xv) Liderazgo ¿Por qué muchas firmas y personas fracasan? Porque aún no se ha entendido que

¿Por qué muchas firmas y personas fracasan? Porque aún no se ha entendido que los profesionales sin calidad sólo hacen aquello por lo que se les paga. Hay que cambiar entonces la forma de retribuir el servicio para que cambie la calidad de las personas.

Liderazgo es crear un ambiente que estimule a las personas a querer hacer y no a tener que hacer. Es un ecosistema difícil de crear. Se debe declarar un objetivo, no sólo roles y metas, sino también crear un ambiente donde las personas sientan que forman parte de la Organización, se sientan realizadas y tengan objetivos.

Liderazgo es ejemplo. Un profesional líder se identifica como una persona entusiasmada por un ideal, capaz de reunir en torno suyo a un grupo de personas para contagiarlos con sus ideales, originando una acción en equipo, en busca del cumplimiento de metas, para obtener beneficios colectivos y alcanzar la realización personal de cada uno de los integrantes.

Sin embargo, los errores más comunes de un líder son los siguientes:

Ejecutar sin planear

Cambiar sin evaluar

Actuar sin informarse

Promover sin investigar

Vender sin anunciar

Exigir sin motivar

Acumular sin prever

Ganar sin medir

Un líder proactivo reinventa procesos y procedimientos, es eficiente y eficaz, divulga y comunica bien, es claro, entiende que por encima del bien particular está el bien común, se compromete y responsabiliza, tiene una actitud mental positiva, en los errores cambia totalmente y vuelve a empezar, revisa sistemas para ver qué hay y que se debe cambiar, fomenta una cultura de cero errores obteniendo óptimos resultados, trabaja en grupo, y evita islas y divisiones.

2. CRECIMIENTO DE LA FIRMA

El crecimiento de una firma debe estar acorde con el plan de negocios y con los objetivos de la misma. En la visión de la Firma usualmente se hace una proyección en el tiempo de la situación esperada.

Es importante tener en cuenta que el crecimiento debe ser medible y se aconseja que

Es importante tener en cuenta que el crecimiento debe ser medible y se aconseja que se mida sobre las utilidades. No se trata de crecer por crecer ni de acumular clientes. Hay que medir objetivamente los resultados obtenidos y evaluar apropiadamente el impacto que tienen las medidas implementadas.

Es necesario, en todo caso, revisar algunos factores que inciden de manera directa en la posibilidad de crecimiento de la Firma:

Capacidad instalada y nivel de uso

Objetivos estratégicos de la Firma

Niveles de honorarios actuales

Restricciones operativas y/o físicas

Condiciones personales de los socios

a) Beneficios del crecimiento

En términos generales, hay algunos argumentos que muestran los beneficios del crecimiento de una firma, entre ellos se cuentan los siguientes:

Posibilidad de atraer más clientes

Ofrecer nuevos servicios

Retención y/o reemplazo de clientes

Retención del personal

Uso más eficiente de la infraestructura (física, técnica, lógica)

Definición de nuevas metas y objetivos

b)

Estrategias de crecimiento

Si se ha decidido que el crecimiento es uno de los objetivos, es importante definir estrategias de crecimiento. Hay que tener en cuenta que deben definirse primero los recursos antes de iniciar el crecimiento y no crecer y luego buscarlos. No sobra aclarar que estas definiciones deben estar en armonía con el presupuesto y las posibilidades reales de la Firma.

Una de las primeras estrategias tiene que ver con revisar las condiciones y clientes actuales. ¿Es posible incrementar la cantidad del servicio que se ofrece actualmente a los clientes (más tiempo-esfuerzo facturable)?, ¿se pueden ofrecer servicios diferentes a los clientes actuales?, ¿es posible incrementar los honorarios? La respuesta a estas cuestiones requiere amplias discusiones con los miembros del equipo acerca de qué conocimientos y experiencia acumulada pueden emplearse para ofrecer nuevos servicios. En ocasiones, se ejecutan trabajos sobre los cuales puede haber buen conocimiento, pero solo de manera esporádica o circunstancial, cuando pudieran ser una alternativa de servicio.

A veces, se requiere únicamente fortalecer ciertos conocimientos, por lo que se pueden emplear diferentes

A veces, se requiere únicamente fortalecer ciertos conocimientos, por lo que se pueden

emplear diferentes esquemas de capacitación para actualizarse y adquirir destrezas y, sobre esa base, ofertar nuevos servicios. La retroalimentación con ciertos clientes, acerca de sus necesidades y de las capacidades de la Firma, pueden mostrar interesantes

oportunidades de crecimiento.

En cuanto al tema de honorarios, es conveniente realizar una revisión. ¿Se está cobrando bien?, ¿lo justo?, ¿es posible que algunos servicios se cobren de una manera diferente o, por el contrario, conviene agruparlos y cobrar una sola tarifa? Estas y otras más son preguntas cuya solución puede arrojar luces en cuanto a la posibilidad de crecer vía incremento de honorarios.

Ahora bien, si las condiciones de la Firma permiten explorar nuevos clientes y/o mercados es conveniente evaluar los medios que se emplearán para su búsqueda: las actividades de publicidad y mercadeo, el mercado objetivo, los canales de difusión, etc.

Pueden evaluarse también estrategias tales como uniones temporales o definitivas, adquisición de otras firmas, contratación de personal especializado, participación en actividades gremiales. Cada una de ellas depende de las condiciones propias de cada firma y de sus posibilidades efectivas de llevarlas a cabo.

c) Administración financiera

Con el propósito de evaluar de una manera objetiva las alternativas de crecimiento, se considera vital estudiar diferentes aspectos clave: la capacidad operativa, la capacidad financiera y la generación de recursos.

Respecto de la capacidad operativa, uno de los factores que genera más restricción es el tiempo disponible de los miembros del equipo de la Firma. Por ello, es importante evaluar

la necesidad de personal adicional para afrontar nuevos trabajos y responsabilidades, así

como su remuneración. De manera correlativa, en función del incremento de personal está

el aumento de la capacidad instalada (oficinas, equipo de cómputo, etc.) necesaria para

cumplir a cabalidad los compromisos adquiridos.

Respecto de la capacidad financiera, se deben determinar de la manera más razonable posible los diferentes ingresos y gastos esperados, con el propósito de establecer futuros resultados y fijar metas y objetivos, así como su seguimiento. Para el efecto, es aconsejable emplear alguna de las metodologías para elaborar presupuestos que, en todo caso, deben estar alineados con la misión, visión y objetivos previstos por la Dirección de la Firma.

No menos importante es el pronóstico de flujo de efectivo, el cual tiene en cuenta

No menos importante es el pronóstico de flujo de efectivo, el cual tiene en cuenta información del presupuesto y permite establecer las entradas y salidas de recursos. Es importante mencionar que con una adecuada programación de pagos se mitiga el riesgo de iliquidez, que de materializarse impactaría significativamente la realización de las proyecciones de crecimiento y podría incluso afectar el normal funcionamiento de la Firma.

3. GESTIÓN HUMANA EN LA FIRMA

El mantenimiento y el crecimiento de la firma implican un apropiado manejo del recurso humano. En el caso de empresas de servicios, el talento humano es un factor fundamental en el éxito de las iniciativas empresariales y de la sostenibilidad a lo largo del tiempo.

a) Estrategia de administración

En la dinámica del mundo actual hay una serie de factores que inciden en la administración del recurso humano. La sociedad hoy día espera un comportamiento con altos estándares éticos y de responsabilidad social y no duda en reclamarlo. La legislación suele ser exigente y busca favorecer a los empleados.

El entorno y las condiciones económicas han impactado las expectativas de crecimiento de las empresas y han creado condiciones altamente competitivas para acceder al mercado laboral. Se requiere mayor especialidad al prestar los servicios profesionales y mejores habilidades para recomendar soluciones. Las firmas requieren en ocasiones profesionales de distintas disciplinas para abordar evaluaciones o trabajos específicos.

Algunos esquemas de trabajo, como contratar con terceros (outsourcing) ciertas tareas, colaboradores freelance, y el uso de nuevas tecnologías, son a la vez retos y oportunidades en la administración del talento humano.

Hay factores a tener en cuenta en la estrategia de administración del personal:

Equilibrio de habilidades: es conveniente que el equipo de trabajo posea una mezcla de conocimientos, experiencias y habilidades para hacer más eficiente la labor contratada. Al revisar los perfiles del equipo, es posible determinar fortalezas y debilidades y, sobre esa base, complementar y/o fortalecer los requerimientos necesarios.

Expectativas claras: tanto empleados como empleadores tienen diferentes percepciones acerca de su trabajo. Es necesario que haya claridad acerca de temas como la remuneración, los horarios, las responsabilidades, el entrenamiento, la promoción, etc.

 Generación: se debe tener en cuenta la generación a la que pertenece cada miembro

Generación: se debe tener en cuenta la generación a la que pertenece cada miembro del equipo. La manera de enfrentar las tareas difiere de una persona de mayor edad a alguien joven recién egresado. Suele haber mayor rigidez en personas mayores y mayor flexibilidad en las personas más jóvenes.

Proceso de selección: al reclutar nuevo personal se deben tener en cuenta consideraciones respecto de la oferta, los términos del contrato, los medios y mecanismos de búsqueda (directa o a través de terceros), así como las labores administrativas necesarias: verificación de antecedentes, pruebas, entrevistas, entre otras actividades. Se deben especificar los mecanismos de evaluación y seguimiento.

Inducción: la Firma debe ofrecer a quien se ha vinculado un conocimiento apropiado acerca de la compañía, los trabajos a ejecutar, los recursos disponibles, su ubicación en el organigrama, su dependencia y los reportes. Usualmente, se emplea un programa de inducción en el cual se provee material técnico y administrativo (manuales de funciones, manuales de procedimientos, capacitación en temas específicos, principales políticas y prácticas de la compañía, conocimiento de las instalaciones, acceso a sistemas), así como cualquiera otra información relevante.

b)

Liderazgo de equipo

Existen diferentes modalidades de liderazgo. En los procesos de administración de personal, los empleados esperan algunas características de sus superiores, quienes deben liderar a sus equipos. Es responsabilidad de los líderes equilibrar la labor a ejecutar, las condiciones de las personas y el funcionamiento del equipo. En la siguiente tabla se presentan algunos comportamientos que deben tener los líderes:

Tabla 1. Comportamientos propios de los líderes Fuente: Guía de administración de la práctica para

Tabla 1. Comportamientos propios de los líderes

Tabla 1. Comportamientos propios de los líderes Fuente: Guía de administración de la práctica para firmas

Fuente: Guía de administración de la práctica para firmas pequeñas y medianas (IFAC)

De acuerdo con el documento “Tone At The Top And Audit Quality” de la IFAC, hay cinco (5) áreas que tratan sobre el liderazgo mediante el ejemplo, en auditorías de calidad:

Estrategia: en el diseño y desarrollo de la estrategia de la empresa, la Administración necesita destacar la importancia de un rendimiento de calidad sobre las consideraciones comerciales. La calidad debe ser explícita de varias maneras:

documentada como objetivo clave, incluida formalmente en el manual de operaciones de la empresa, incluyéndola en documentos de la Organización, involucrando a los líderes con experiencia y conocimientos cuya función principal es la gestión de riesgo y/o control de calidad, y tener todo el control de calidad clave y/o individuos de gestión de riesgo independientes de la gestión operativa local. El tono establecido por el liderazgo de la empresa se centra en que la calidad es entendida por todos como un prerrequisito para la supervivencia y el crecimiento.

 Comunicación: la gestión de compromiso con la calidad debe ser comunicada, tanto internamente como

Comunicación: la gestión de compromiso con la calidad debe ser comunicada, tanto internamente como externamente sobre una base regular. Las comunicaciones internas como refuerzo, mientras que las comunicaciones externas inciden en la reputación de la empresa, tanto percibida como real. La forma, el contenido y el tipo de comunicaciones internas pueden ser variados pero, en general, se pueden comunicar a través de sistemas de evaluación, alertas de correo electrónico, reuniones de oficina, sistema de intranet, convenciones, actualizaciones web y boletines informativos.

Descripciones de puestos: se debe contar con descripciones de trabajo claramente definidas y formalmente documentadas para crear un ambiente donde las metas y expectativas son más propensas a ser logradas. Las descripciones de trabajo hacen hincapié en la calidad, la competencia técnica y el desarrollo profesional continuo. Una experiencia suficiente y adecuada, junto con evaluación de problemas, resolución de capacidad y autoridad son necesarias para que los individuos jueguen eficazmente un papel de liderazgo en la empresa.

Evaluación del desempeño: la Administración de la Firma debe garantizar que existe un vínculo claramente identificable entre el rendimiento y la compensación. Además, las evaluaciones de desempeño deben estar formalmente documentadas y reflejar que la calidad es un factor clave de la evaluación del desempeño. Debe haber suficiente visibilidad de los indicadores de calidad en los objetivos con los que se evalúa el rendimiento. Estos objetivos deben ser claros, y deben comunicarse para garantizar la prioridad de un trabajo de calidad.

Monitoreo: el Sistema de Control de Calidad se prueba con regularidad y proporciona retroalimentación de todos los niveles dentro de la Organización. El sistema está documentado en la política y el procedimiento manual y los resultados del proceso de seguimiento se comunican de forma rutinaria a todos gerentes y al personal profesional. Las deficiencias graves que se identifican deben ser reportadas inmediatamente para que la acción oportuna pueda ser tomada por la empresa. Por último, el proceso de seguimiento está diseñado para proporcionar incentivos para los socios individuales y el personal para mejorar su desempeño.

Algunas características personales de los líderes son las siguientes:

Puntualidad Si normalmente se llega a la oficina tarde, los empleados podrían asumir que ellos también pueden hacer lo mismo. En el liderazgo es fundamental eliminar la premisa de "haz lo que digo, no lo que hago". Si se exige a los empleados que estén a una hora específica en la oficina, la labor del líder es llegar a la misma hora o incluso antes. Y es que la ética de trabajo de los empleados está fuertemente influenciada por las acciones del líder, puesto que éste ejemplifica los ideales y las características que le gustaría ver en ellos cada mañana cuando van al trabajo.

Empoderamiento

 Empoderamiento ¿Es la marca comercial congruente con la marca personal? Se debe actualizar regularmente el

¿Es la marca comercial congruente con la marca personal? Se debe actualizar regularmente el blog, el sitio web y los perfiles de redes sociales para asegurar que reflejan de forma positiva de qué trata el negocio e idea empresarial. Una vez hecho, hay que

asegurarse de que el líder y los empleados siguen cumpliendo con la promesa de la filosofía de la empresa.

Presentación

Lo que se lleva puesto es el método personalizado, no verbal, de presentación al mundo. El modo en que el líder se viste puede comunicar a los demás que es competente,

organizado, entre otras cosas.

Compartir el éxito

Se debe compartir el escenario de los empleados y compañeros de trabajo. Es una forma de motivación para que den de sí su mayor esfuerzo.

Habilidades de escucha

Es importante escuchar para aprender. El líder es un buen oyente. Hay que dejar de lado el celular, y evitar interrumpir cuando alguien habla. Se debe escuchar activamente y hacer preguntas cuando sean pertinentes. El líder transmite a sus empleados que deben seguir su ejemplo.

Equipos de trabajo

La formación de equipos de trabajo dentro de una firma es un asunto crítico y muy relevante. Trabajar en equipo puede potenciar exponencialmente los límites de productividad y eficiencia de cada individuo que colabora para un fin común. Los beneficios de los equipos efectivos son claros: avanzan con sus tareas mucho más rápido y permiten que la empresa resista tiempos difíciles de una forma más eficiente. Pero ¿cómo conformar un equipo de trabajo altamente eficaz?, ¿cuáles son las reglas para trabajar en equipo? Los siguientes elementos pueden tenerse en cuenta:

o Liderazgo efectivo

Los equipos de trabajo sobresalientes tienen una clara dirección de su líder; es por ello que resulta primordial encontrar a alguien que sea capaz de sacar lo mejor de cada individuo y del equipo en su conjunto, y que logre poner un ambiente amigable y motivante para que las ideas fluyan.

o Estructura y límites

Es importante fijar el tamaño y los límites del equipo, establecer sus procedimientos y especificar las normas de conducta que se seguirán. En una pyme el equipo podría

estar conformado por entre cuatro y seis miembros, ya que en un grupo compacto la comunicación entre sus integrantes fluye fácilmente y se puede aprovechar en mayor medida el potencial de cada uno.

o Definición de objetivos y roles Es básico identificar claramente las necesidades y los roles

o Definición de objetivos y roles

Es básico identificar claramente las necesidades y los roles a cubrir, así como los objetivos que se esperan de cada uno de estos papeles. Los objetivos deben ser reales y no demasiado ambiciosos, ya que si se incumplen se estaría frustrando el espíritu del equipo.

o Selección de integrantes

Para seleccionar a las personas con las aptitudes más adecuadas para conformar el equipo se deben identificar primero cuáles son las competencias requeridas para desempeñar satisfactoriamente los roles que se definieron. Hay que elegir, en la medida de lo posible, a miembros que sean diferentes entre sí, pero que tengan compatibilidad.

o Establecer una visión común y generar compromisos

Un equipo que comparte una visión, se enfoca y genera confianza, pues sabe hacia dónde se dirige y por qué debe llegar ahí. De otra parte, la mayor parte de las personas comprometidas cumplen lo acordado y se esfuerzan por lograrlo.

Resulta muy provechoso que, una vez que el equipo se ponga en marcha, se organicen reuniones periódicas para conocer avances y experiencias de cada uno de los integrantes; éstas, además de evaluar la eficacia del grupo, ayudarán a detectar posibles deficiencias.

La siguiente tabla resume diferentes estilos de liderazgo y su impacto:

Tabla 2. Estilos de liderazgo y sus características

Tabla 2. Estilos de liderazgo y sus características Fuente: Guía de administración de la práctica para

Fuente: Guía de administración de la práctica para firmas pequeñas y medianas - IFAC

o Delegación Un buen líder debe saber delegar. El tiempo es limitado y las decisiones

o Delegación Un buen líder debe saber delegar. El tiempo es limitado y las decisiones que implica manejar un negocio parecen infinitas. Delegar, es decir, transferir capacidad de acción a las personas que forman parte del equipo, es esencial para liberar tiempo e ir creando una estructura que pueda funcionar de forma autónoma. A continuación se enumeran algunos temas a tener en cuenta para una apropiada delegación.

Asignar no sólo tareas sino también responsabilidades. Es habitual, al comenzar

a

dirigir, entregar a los empleados tareas muy concretas, pero no su planificación

o

responsabilidad por el resultado. Una verdadera delegación implica hacerlos

partícipes de todo el proceso y del desarrollo del negocio.

Buscar apoyo lateral. Si bien suele considerarse la delegación como un proceso vertical, en el que un superior asigna una parte de su trabajo a un subordinado, es importante delegar también tareas y decisiones en socios, asesores o proveedores que no están formalmente en la línea de mando. Estos “equipos virtuales” pueden brindar soluciones más calificadas que las de un empleado, y sin compromisos a largo plazo.

Elegir en quién delegar. Se requiere autonomía, iniciativa, creatividad y otras habilidades personales para crecer en el trabajo. Hay que buscar y promover estas características en las personas que trabajan al lado del líder.

Capacitar. Es necesario estar bien preparado para hacer una tarea y tomar decisiones sobre ella. Se deben escoger empleados con formación, impulsar su capacitación y dales las herramientas adecuadas para que puedan seguir aprendiendo desde su puesto de trabajo.

Aceptar formas diferentes de hacer las cosas. Es importante ajustar los estándares de lo aceptable es mejor un rendimiento del 80% en un empleado que todo el tiempo del líder para lograr el 100%. Hay que dar espacio para otros enfoques que pueden impulsar la innovación.

Entrenar y entrenarse. El proceso de delegación efectiva requiere práctica, tanto de quien cede poder, como de quien lo recibe. Comenzar por tareas operativas, interactuar para ir ajustando roles e ir ampliando el campo en la medida en que aumenta la confianza es una forma de reforzar la preparación de ambas partes.

Analizar la relación costo-beneficio. La delegación es esencial para que una empresa pueda crecer, desarrollando su actividad más allá de la supervisión directa del fundador. Así, el “yo lo hago más rápido y mejor sin ayuda” puede ser lo más rentable en el corto plazo, pero también atentar contra el futuro.

c) Retención de empleados

Con mayor o menor frecuencia, suele haber rotación de empleados en las firmas. No obstante, hay cierto talento humano que conviene retener, al menos a largo plazo, para lograr los objetivos previstos. Algunas de las maneras tradicionales de retención de

empleados son el ofrecimiento de opciones de crecimiento, premios y buenos ambientes de trabajo. ¿Por

empleados son el ofrecimiento de opciones de crecimiento, premios y buenos ambientes de trabajo.

¿Por qué rotan los empleados? Mejores perspectivas económicas, nuevos retos profesionales, o preferencias laborales, son algunas de las razones para que los

empleados cambien de un trabajo a otro. Si bien es una situación normal, puede afectar a

la Firma si el cambio de empleados involucra a los mejores trabajadores, produciendo

pérdida de tiempo y dinero para encontrar a un reemplazo. En este sentido, resulta de vital

importancia la implementación de prácticas para retener el talento humano, para asegurarse de que las personas de la Firma sean las mejores y estén en la capacidad de plantear nuevos proyectos que impulsen el crecimiento de su empresa.

A continuación se presentan algunos consejos que contribuyen con la retención de los

buenos trabajadores de la Firma:

Opciones de crecimiento

Una de las mayores motivaciones empresariales para los trabajadores es la posibilidad de crecer y rotar dentro de una misma compañía. Por tanto, debe procurarse que las vacantes y opciones de ascenso sean ocupadas con personal de la misma empresa. Esto ayudará a retener talentos y hará que los trabajadores se sientan motivados al saber que tienen mayores posibilidades de ascender y que gozan de un privilegio adicional por encima de personas por fuera de la Firma.

Un buen ambiente de trabajo

Es importante ofrecer un espacio de trabajo positivo y sin presiones. Hay que planear adecuadamente un clima laboral donde sus integrantes no estén tensionados o estresados. Muchos cambios laborales se dan debido a que los empleados buscan mejores comodidades en otras empresas. Una buena cultura organizacional y un ambiente de trabajo positivo son esenciales para tener buenos resultados y mantener satisfechos a los empleados.

Premiar a los empleados

Hay que identificar aquello que motiva a los trabajadores y buscar algún mecanismo para hacerles reconocimientos cuando hayan realizado un buen trabajo. Pueden ser premios tangibles o simples reconocimientos públicos. Así, los empleados se sienten valorados y apreciados. La motivación y los premios son dos aspectos que a todo empleado le atraen.

Estabilidad y permanencia La estabilidad laboral y económica son factores esenciales para retener el talento y ayudan a crear sentido de pertenencia en los trabajadores. Así, buenos contratos de trabajo, satisfacción económica y estabilidad organizacional son pilares para evitar que los mejores talentos se vayan de la Firma. La contratación es fundamental para que el trabajador se pueda sentir perteneciente a la Organización. Esa contratación debe buscar que el trabajador tenga satisfacción económica y estabilidad en la Organización.

• Valoración a los empleados Debe hacerse saber a los empleados que la Firma los

Valoración a los empleados Debe hacerse saber a los empleados que la Firma los valora como personas y como trabajadores. El cumplimiento con los pagos en forma oportuna, ser flexible en horarios o permisos de trabajo y realizar actividades de integración social y empresarial, son algunos elementos clave para que los trabajadores se sientan queridos y valorados dentro de la compañía. No es solamente el aumento del salario; motivarlos, reconocer el buen trabajo y ofrecer opciones de crecimiento y proyección profesional son elementos que hacen de una compañía un lugar atractivo para trabajar.

La evaluación del desempeño es un factor importante para evaluar al talento humano. La siguiente gráfica muestra acciones a seguir en función del resultado obtenido al efectuar la evaluación:

Gráfica 4. Acciones que se observan en función de la evaluación

Fuente: Guía de administración de la práctica para firmas pequeñas y medianas (IFAC)
Fuente: Guía de administración de la práctica para firmas pequeñas y medianas (IFAC)

d) Terminación de la vinculación

d) Terminación de la vinculación Los empleados tienen, en términos generales, dos alternativas para retirarse de

Los empleados tienen, en términos generales, dos alternativas para retirarse de una firma:

por voluntad propia o por decisión de la compañía. En todo caso, hay que cumplir la legislación vigente sobre la materia. En cuanto sea posible, se deben mantener las mejores relaciones con quien se retira, pues puede darse el caso de que sea contratado nuevamente en el futuro.

Hay que determinar las razones del retiro para efectuar eventuales mejoras en los procesos de selección y retención de personal, efectuar y documentar encuestas de salida o retiro, ordenar las prácticas de exámenes médicos cuando sea el caso y contar con un procedimiento para la devolución de elementos, claves, accesos a programas y demás consideraciones administrativas que se requieran.

4.

TECNOLOGÍA

a)

Hardware y software

La tecnología puede mejorar la productividad, incrementar las ventas y obtener rápidamente la información operacional clave para la toma de decisiones importantes. Es

por ello que la inversión en tecnología es una de las mejores inversiones de capital que una compañía puede hacer. El hardware engloba los equipos y el software las aplicaciones

o programas. Ambos deben estar en función de la operación de la compañía. La cantidad

y el tipo de equipos, la manera en que se comunican entre ellos y con otros dispositivos, su capacidad de procesamiento, entre otros factores, deben permitir atender de forma apropiada los compromisos adquiridos y la propia administración.

Es fundamental contar con el debido respaldo y mantenimiento, en el lugar donde estén los equipos y programas. Dados los vertiginosos cambios tecnológicos, se requiere adicionalmente cierta flexibilidad para actualizarse y permanecer alerta.

Aplicaciones de software empresarial

Las aplicaciones de negocios van desde aplicaciones ofimáticas que se ejecutan en computadores portátiles y de escritorio a las aplicaciones empresariales que se ejecutan

en los equipos más grandes (servidores). Las principales aplicaciones utilizadas en los equipos portátiles y de escritorio incluyen programas para presentaciones, hojas de cálculo

y procesadores de texto. Las aplicaciones empresariales son un poco más complejas, ya

que suelen interconectar diferentes funciones, tales como marketing, administración de trabajos, recursos humanos y contabilidad.

Una típica aplicación a gran escala de las firmas es la contabilidad. Dicho software realiza

Una típica aplicación a gran escala de las firmas es la contabilidad. Dicho software realiza tareas tales como el procesamiento de transacciones de crédito y débito de entrada, así como la generación de informes contables clave, como flujo de caja, estados de resultados

y balances. También se suele integrar en otras aplicaciones empresariales clave, como los recursos de marketing, producción y humano.

Teniendo en cuenta las distancias y la posibilidad de trabajar de manera remota, las firmas utilizan tecnologías de comunicación como la mensajería instantánea desde computadoras portátiles y con protocolo de voz por internet (VOIP). En general, las compañías tienen una intranet, una red informática privada que se utilizan para compartir de forma segura información de la empresa. La intranet de la empresa suele ser la columna vertebral de las comunicaciones diarias y de los procesos dentro de las organizaciones.

Algunos programas o aplicativos cumplen labores específicas asociadas a la ejecución del trabajo. Existen programas para hacer análisis estadísticos, pruebas de auditoría sobre bases de datos, y otros para manejar proyectos específicos o para administrar trabajos de auditoría.

Ahora bien, un uso indebido y sin una formación adecuada acerca de los recursos informáticos puede tener graves consecuencias para una empresa. Ha habido casos de empleados que ocupan buena parte de su tiempo visitando páginas no relacionadas con su trabajo, utilizan sin control alguno el correo electrónico para fines personales o se descargan e instalan programas o contenidos ilegales, lo que, por un lado, supone pérdida de tiempo de trabajo y, además, puede convertir a la empresa en responsable de infracciones de la normativa sobre propiedad intelectual.

Es conveniente entonces, además de formar adecuadamente a los trabajadores, establecer medidas técnicas y jurídicas preventivas (protección de los contenidos y red de la empresa). Una de las maneras para evitar problemas indeseables es definir una Política de la Empresa para el Uso de Herramientas Informáticas, esto es, un documento que determine los usos de los sistemas, equipos y recursos informáticos de la empresa y que

a la vez incluya recomendaciones básicas de seguridad informática para evitar daños por pérdida de información o virus informáticos, por ejemplo.

Elementos de seguridad informática

Debido a que el uso de internet se encuentra en aumento, cada vez más compañías permiten a sus socios y proveedores acceder a sus sistemas de información. Por lo tanto, es fundamental conocer el tipo de protección sobre los recursos de la compañía, para controlar el acceso al sistema y los derechos de los usuarios del sistema de información. Los mismos procedimientos se aplican cuando se permite el acceso a la compañía a través de internet.

Generalmente, los sistemas de información incluyen todos los datos de una compañía y también el

Generalmente, los sistemas de información incluyen todos los datos de una compañía y también el material y los recursos de software que permiten a una compañía almacenar y hacer circular estos datos. Los sistemas de información son fundamentales para las compañías y deben ser protegidos.

La seguridad informática consiste en garantizar que el material y los recursos de software de una organización se usen únicamente para los propósitos para los que fueron creados y dentro del marco previsto. Los objetivos principales de la seguridad informática son los siguientes:

Integridad: garantizar que los datos sean los que se supone que son,

Confidencialidad: asegurar que sólo los individuos autorizados tengan acceso a los recursos que se intercambian,

Disponibilidad: garantizar el correcto funcionamiento de los sistemas de información,

Evitar el rechazo: garantizar de que no pueda negar una operación realizada,

Autenticación: asegurar que sólo los individuos autorizados tengan acceso a los recursos.

La seguridad de los sistemas informáticos se suele concentrar en garantizar el derecho a acceder a datos y recursos del sistema, configurando los mecanismos de autenticación y control que aseguran que los usuarios de estos recursos sólo posean los derechos que se les han otorgado.

Los mecanismos de seguridad pueden, sin embargo, causar inconvenientes a los usuarios. Con frecuencia, las instrucciones y las reglas se vuelven cada vez más complicadas a medida que la red crece. Por esta razón, uno de los primeros pasos que debe dar una compañía es definir una política de seguridad que pueda implementar en función de las siguientes etapas:

Identificar las necesidades de seguridad y los riesgos informáticos que enfrenta la compañía, así como sus posibles consecuencias,

Proporcionar una perspectiva general de las reglas y los procedimientos que deben implementarse para afrontar los riesgos identificados en los diferentes departamentos de la Organización,

Controlar y detectar las vulnerabilidades del sistema de información, y mantenerse informado acerca de las falencias en las aplicaciones y en los materiales que se usan,

Definir las acciones a realizar y las personas a contactar en caso de detectar una amenaza.

La seguridad informática de una compañía depende de que los empleados aprendan las reglas a

La seguridad informática de una compañía depende de que los empleados aprendan las reglas a través de sesiones de capacitación y de concientización. Sin embargo, la seguridad debe ir más allá del conocimiento de los empleados y cubrir las siguientes áreas:

Un mecanismo de seguridad física y lógica que se adapte a las necesidades de la compañía y al uso de los empleados,

Un procedimiento para administrar las actualizaciones,

Una estrategia de realización de copias de seguridad (backup) planificada adecuadamente,

Un plan de recuperación luego de un incidente,

Un sistema documentado actualizado.

b)

Nuevas tecnologías

Los avances tecnológicos han permitido el desarrollo de esquemas tales como el de computación en la nube, en el cual el procesamiento y el almacenamiento de la información se trasladan a un centro de cómputo, ahora llamado centro de datos (data center o DC) externo a la empresa. Ésta prescinde de su centro de cómputo y contrata los servicios de computación con un proveedor especializado, que los suministra desde su red de centros de datos, los cuales pueden estar ubicados en diferentes ciudades, dentro o fuera del país.

La empresa atiende entonces sus necesidades de computación ya no adquiriendo productos sino contratando un servicio que se recibe a través de una red, similar al suministro de energía eléctrica. En este esquema, al concentrarse el hardware y el software en el centro de datos del proveedor se puede lograr una mayor eficiencia operativa gracias a la economía de escala y a la flexibilidad derivada de la virtualización, que permite reasignarlos dinámicamente de acuerdo con la demanda (on demand). Esta mayor eficiencia permite reducir los costos, la contaminación del ambiente y el uso de energía.

Una forma muy difundida y popular de computación en la nube la constituyen las apps que se pueden instalar en los teléfonos inteligentes o tabletas para una infinidad de aplicaciones, como llamar un taxi, colocar un pedido, efectuar un pago u obtener información actualizada sobre un determinado tema. Una app es una interfaz de comunicación residente en el teléfono o tableta, que permite interactuar con un software aplicativo residente en la nube. Mediante la computación en la nube se logran la ubicuidad (poder conectarse a la red desde cualquier lugar) y la convergencia (hacerlo con cualquier dispositivo). Así, la computación en la nube se convierte en una alternativa a considerar por parte de la Firma para cumplir ciertos procesos.

Redes sociales

Las redes sociales en internet son aplicaciones web que favorecen el contacto entre individuos. Estas personas pueden conocerse previamente o hacerlo a través de la red, contactar a través de la red puede llevar a un conocimiento directo. Las redes sociales en

internet se basan en los vínculos que hay entre sus usuarios. Existen varios tipos de

internet se basan en los vínculos que hay entre sus usuarios. Existen varios tipos de redes sociales:

o

Redes sociales genéricas. Son las más numerosas y conocidas. Por ejemplo:

Facebook, Instagram, Google+ y Twitter.

o

Redes sociales profesionales. Sus miembros están relacionados laboralmente. Pueden servir para conectar compañeros o para la búsqueda de trabajo. Las más conocidas son LinkedIn, Xing y Viadeo.

o

Redes sociales verticales o temáticas. Están basadas en un tema concreto. Pueden relacionar personas con el mismo hobbie, la misma actividad o el mismo rol. Las más famosas son Flickr, Pinterest y YouTube.

c) Tecnología para administrar documentos

Los documentos que hasta hace poco se guardaban y utilizaban en papel, poco a poco han dejado de ser una realidad física para convertirse en una realidad virtual. En esta situación ha influido el uso extendido de las aplicaciones ofimáticas y los programas de gestión, la aceptación del correo electrónico como canal de comunicación y las facilidades para algunas administraciones, como las autoridades tributarias o los entes de control.

Esta realidad se irá imponiendo a medida que se implante la administración electrónica y se extienda el uso de las firmas digitales. De todas formas, se debe tener en cuenta que la realidad mixta (documentos en papel/documentos electrónicos) subsistirá durante bastante tiempo.

Actualmente, en muchos trabajos hay que hacer frente a problemas derivados de la gestión de los documentos tanto en soportes digitales y medios de transmisión electrónicos como en documentos en papel.

Hay dos circuitos paralelos, sin una interrelación definida: por un lado, se maneja la documentación que se genera y se recibe en papel y, por otro lado, se procesan los archivos informáticos generados por los programas de gestión y las aplicaciones ofimáticas. Esto provoca la existencia de dos mecanismos de almacenamiento de la información: el depósito de archivo y el servidor de la red local.

En ese orden de ideas, la gestión documental, ya sea de documentos en soporte papel o documentos electrónicos, debe partir de procedimientos que se puedan aplicar en todas las fases del ciclo de vida documental y que permitan mantener una coherencia en el tratamiento de los documentos.

Una idea básica que se debe tener muy clara es que trabajar en red es mucho más que compartir la impresora y el módem. La red local debe funcionar también como un sistema de archivo de los documentos electrónicos que se producen diariamente.