UTILIZANDOBPMPARA

IMPLEMENTARMETODOLOGIA
DEGESTIONDEPROYECTOS
ENBASEALPMBOK
Ing. Juan Carlos Torres Vela, PMP, CBAP, ITIL
Global Project Management
Acerca del Autor
Ing. Sistemas UNI, miembro CIP (Colegio
Ingenieros del Per) certificado PMP (Project
Management Profesional) del PMI (Project
Management Institute), certificado Certified
Business Analysis Professional (CBAP) del IIBA
(International Institute of Business Analysis)
Certificado con ITIL f v3, miembro de ISACA,
implementador COBIT, auditor ISO 9001:2008,
con 21 aos de experiencia exitosa en
Tecnologas de la Informacin.
Director Gerente de Global Project
Management, organizacin que capacita y da
consultora en las mejores prcticas en gestin
de proyectos y gobernabilidad TI.
Ing. Juan Carlos Torres Vela,
PMP,CBAP, ITIL v3
Director Global Project
Management
Agenda
Introduccin.
Revisin del PMBOK y BPM
Implementacin PMBOK con BPM
KPIs para PMBOK
Propuesta de BPM sobre PMBOK
Lecciones aprendidas
Conclusiones
Revisin PMBOK
La Gua del PMBOK es coherente?
Tenemos un proceso del grupo de procesos de
planeamiento, Determinar el presupuesto, que
recibe dos entradas que son salidas de procesos del
grupo de ejecucin, Adquirir el equipo de proyecto
(calendario de recursos) y efectuar la Adquisicin
(contratos)
Revisin PMBOK
Por qu proceso empiezo para mi proyecto?
Un proceso del grupo de iniciacin, identificacin
de Interesados, recibe una entrada que es una
salida de un proceso de planificacin como son los
documentos de adquisicin del proceso de planificar
la adquisicin.
Revisin PMBOK
De otro lado, el entorno complejo, cambiante y muy
competitivo de la actualidad hace que el Valor buscado por
los mltiples interesados de un proyecto cambie durante el
tiempo de ejecucin del proyecto. Motivo por el que no
podemos centrarnos exclusivamente en el tiempo, costos y
alcance (o calidad), definidos en la lnea base como nicos
criterios de valor de xito del
proyecto a su conclusin.
Debemos considerar el valor
que aportara el proyecto
al negocio al trmino.
El xito no necesariamente se logra al completar el
proyecto dentro de la triple restriccin. El xito se da
cuando el valor de negocio previsto se logra dentro de las
restricciones y suposiciones impuestas (1).
Value
Revisin PMBOK
(1) H. Kerzner & F. Saladis.ValueDriven Project Management, 2009, J. Wiley & Sons and IIL
Publishers
Gestionamos nuestros negocios a travs de proyectos.
Es por esto que la gestin de proyectos ha evolucionado
hasta llegar a ser un proceso de negocio ms que solo
un proceso de gestin de proyectos.
Value
Revisin PMBOK
Los gerentes de proyecto se transformarn en gerentes
de negocio para poder lograr el xito del proyecto y el
xito empresarial, apoyndose en la direccin del
proyecto en base al Valor.
Value
Revisin PMBOK
Revisin BPM
Frederick Taylor vio el trabajo como un proceso que puede ser
mejorado sobre el trabajo manual y los procesos de produccin.
Shewart, Deming, Juran desarrollaron la gestin de procesos
involucrando las mediciones y en limitar la variacin del proceso
as como entregar poder de los trabajadores para mejorar sus
propios procesos.
Reingenieras Reducciones de personal
Six Sigma Control estadstico Se apoyan empleados en
cinturones negros para mejorar trabajo
Lean Sistema de produccin de Toyota
Revisin BPM
Una disciplina de gestin centrada en la mejora del
desempeo empresarial mediante la gestin de los
procesos de negocio
(Paul Harmon, Business Process Trends).
BPM es:
Ms que un software
Ms que mejorar o realizar la reingeniera de sus
procesos tambin se ocupa de la gestin
Ms que hacer modelos se trata tambin de la
implementar los procesos, requiere el anlisis
Revisin BPM
John Jeston and Johan Nelis en "Business Process Management"
plantea los siguientes 10 pasos para implementar un BPM
Revisin BPM
1. Estrategia Organizacional. Esta fase permite a la empresa
para reafirmar su visin, misin y objetivos, y cules son los
mtodos que el negocio va a utilizar para alcanzar sus
objetivos todos los cuales se incluyen en un caso de
negocio. Esto es importante porque en las fases posteriores
los procesos que sern (re) diseados debe alinearse con la
estrategia del negocio.
Revisin BPM
2. Proceso de Arquitectura. Esta fase establece un marco de
proceso que est alineado con la estrategia organizacional.
Adems, en esta fase la compaa deber identificar todos
los procesos. Se puede tomar modelos de referencia de
procesos de mejores prcticas, tales como ITIL para la
entrega de servicios de TI y para gestin de proyectos
PMBOK.
Revisin BPM
3. Plataforma de Despegue. Esta fase se determina que
interesados han de participar en la ejecucin de proyectos,
una lista priorizada de los procesos y una estrategia de
implementacin acordada. Aspectos clave es el alcance del
proyecto, que puede variar desde una pequea mejora
departamental, hasta el rediseo de la cadena de valor de la
industria.
Revisin BPM
4. Comprender. Esta fase permite al equipo debe comprender la
situacin actual ("asis") de todos los procesos empresariales en
base al alcance definido en el paso anterior de modo que
permita continuar con la fase de Innovar. Es esencial que al
menos mtricas de procesos bsicos estn determinados para
permitir determinar la situacin inicial de proceso para futuros
fines comparativos. La situacin ideal es que se identifiquen
oportunidades que permitan unas mejoras rpidas (quick
wins)
Revisin BPM
5. Innovar. Esta es la fase donde los procesos se han
rediseado o creado ("tobe") para que estn alineados con
la salida de la Estrategia Organizacional. Un anlisis de las
brechas (gaps) se completa en esta fase para mostrar las
diferencias a implementar. Es importante destacar que las
futuras mediciones de proceso se proyectan y se debe
validar su viabilidad.
Revisin BPM
6. Personas. Esta fase se alinea gente del negocio con los
procesos nuevos o modificados. Se trata de analizar las
habilidades necesarias, el cambio potencial de la estructura
organizacional y el anlisis de necesidades de formacin
Revisin BPM
7. Desarrollo. Esta fase abarca la automatizacin de los
procesos de negocio a travs de una mejor tecnologa. Se
trata de un paso opcional, como un proyecto de BPM puede
tener xito sin un cambio de tecnologa.
Revisin BPM
8. Implementar. Es el fase todos los aspectos del proyecto
(puesta en marcha de los nuevos procesos, implantacin de las
descripciones de funciones nuevas, gestin de rendimiento y
medidas y capacitacin) tienen lugar. Los planes de
implementacin son cruciales, como tambin los planes de
contingencia.
Revisin BPM
9. Realizar el Valor. Parte clave del xito de los
proyectos de BPM es asegurar que los beneficios
identificados en el modelo de negocio en la lnea base
se ha logrado.
Revisin BPM
10.Rendimiento Sostenible. Mediante la evaluacin de
los resultados, asegura que los beneficios (son
sostenibles) siguen dndose y que estas medidas se
integran en la gestin de gobierno a travs del proceso.
Implementacin PMBOK con BPM
Se deber seguir lo esencial de este tipo de
proyectos basados en:
Liderazgo
Gestin del cambio de Personas
Gestin de Proyectos!
KPIs para PMBOK
El fin ltimo de las mtricas y cuadros de
mando (dashboards) no es proporcionar ms
informacin, sino proporcionar la informacin
correcta a la persona correcta en el momento
adecuado, utilizando el medio correcto y de
una manera efectiva en costo.
KPIs para PMBOK
Atributos de un KPI para la identificacin y seleccin de los
indicadores clave de rendimiento.
Predictivo: capaz de predecir el futuro de esta tendencia
Medibles: se puede expresar cuantitativamente
Accionable: desencadena cambios que sean necesarios
Relevantes: el KPI est directamente relacionada con el
xito o el fracaso del proyecto
Automatizado: informes minimiza la posibilidad de errores
humanos
Pocos en nmero: slo lo necesario
Propuesta de BPM sobre PMBOK
1. Estrategia Organizacional. Se Tendr que entender la estrategia de
la organizacin y alinear los procesos de gestin de proyectos a ella
para la priorizacin de los proyectos y que el seguimiento se realice
en base a no solo la triple restriccin sino tambin por el valor que
dar el resultado del proyecto a la organizacin.
2. Proceso de Arquitectura. Se deber establecer un macro proceso de
la gestin de proyectos alineado con la estrategia organizacional
tomando como modelo de referencia la gua del PMBOK.
3. Plataforma de Despegue. Esta fase determina el alcance de la
implementacin de la metodologa de gestin de proyectos si es toda
la organizacin o si el alcance es de una divisin.
Propuesta de BPM sobre PMBOK
4. Comprender. Si ya existe una metodologa de gestin de Proyectos
en la organizacin deber revisarse y de ser posible identificar
oportunidades que permitan unas mejoras rpidas (quick wins)
5. Innovar. Dependiendo del tamao de la organizacin se puede
dividir todos los proyectos en 2 partes:
La primera es un proyecto de estudio de factibilidad donde el
entregable final es la definicin del proyecto que se convertir
en el acta de constitucin del Proyecto en firme. Incluir la
definicin de requerimientos, planificacin de adquisicin y
Efectuar la adquisicin.
Propuesta de BPM sobre PMBOK
ProyectodeEstudiodeFactibilidad
Propuesta de BPM sobre PMBOK
ProyectoenFirme
Propuesta de BPM sobre PMBOK
6. Personas. Esta fase se alinea la gente con los procesos nuevos o
modificados. Se trata de analizar las habilidades necesarias, el
cambio potencial de la estructura organizacional y el anlisis de
necesidades de capacitacin en los nuevos procesos.
7. Desarrollo. Se deber evaluar el implementar software que facilite
la gestin de proyecto dependiendo de la madurez de la
organizacin.
8. Implementar. Es el fase todos los aspectos del proyecto (puesta en
marcha de los nuevos procesos, implantacin de las descripciones
de funciones nuevas, gestin de rendimiento y capacitacin)
tienen lugar. Los planes de implementacin son cruciales, como
tambin los planes de contingencia.
Propuesta de BPM sobre PMBOK
9. Realizar el Valor. Parte clave del xito de los proyectos de BPM es
asegurar que los beneficios identificados en el modelo de negocio
en la lnea base se ha logrado. Se logra mayor xito en la gestin
de proyectos?
10.Rendimiento Sostenible. Esta fase el proyecto mediante la
evaluacin de los resultados, asegura que los beneficios (son
sostenibles) siguen dndose y que estas medidas se integran en la
gestin de gobierno a travs del proceso. Nos podemos apoyar en
la creacin y seguimiento de un rea de aseguramiento de la
calidad
Lecciones aprendidas
1. Si bien la introduccin de la tecnologa puede ser un factor
til para muchas organizaciones, no siempre se necesita
tecnologa para tener xito. Es mucho ms importante
definir correctamente los procesos antes de examinar la
aplicacin de la tecnologa. La mayora de las mejoras a
corto plazo se puede lograr sin automatizacin.
2. La informacin histrica de proyectos BPM es beneficiosa
para nuevos proyectos y deben ser revisados y analizados
preferiblemente al inicio de cada fase.
3. Se debe promover una cultura organizacional permanente
para documentar lecciones aprendidas, la cual debe ser
revisada y debe contar con un mtodo formal para hacerlo.
Lecciones aprendidas
4. Es la institucionalizacin de la mejora de procesos la clave
para la implementacin del BPM y esto no puede lograrse
efectivamente sin la capacidad para gestionar los procesos
de manera proactiva y predictiva.
5. Un marco BPM riguroso y flexible es esencial para facilitar la
mejora de los procesos de negocio. El cambio ideal es el
impulsado por personas que operan dentro de una
organizacin donde la visin y objetivos del proceso son
claramente establecidos, as como las funciones, la
organizacin, la rendicin de cuentas son transparentes. Y
los sistemas, procesos y tecnologas son un apoyo al
propsito de la organizacin.
Conclusiones
Los Beneficios de aplicar BPM en implementacin de la
Gestin de Proyectos son:
1. Se convierte en un instrumento fundamental para el
logro de la Formulacin Estratgica de la Organizacin.
2. Presenta una visin sistmica de la organizacin y sus
procesos, lo que facilita y mejora su gestin y
gobernabilidad.
3. Mejora la relacin con los interesados y satisface sus
requerimientos
Conclusiones
4. Permite a la organizacin a diferenciarse y posicionarse
competitivamente creando procesos con un know how
nico y sostenible en el tiempo.
5. Permite agilidad para adaptarse a los cambios del
mercado y el entorno.
6. Integra y articula los Sistemas de Gestin con la
Estructura de Procesos.
7. Facilita y propicia la medicin, evaluacin y control de
los procesos identificando los puntos crticos y
soluciones que se traducen en mejoramiento continuo.
Conclusiones
8. Permite gestionar adecuadamente los recursos, acorde
con los requerimientos de los procesos.
9. Apoya en la determinacin e implementacin de los
requerimientos tecnolgicos y organizacionales para
ejecutar procesos segn los objetivos estratgicos.
10.Genera procesos independientes de las personas que
los manejan y ejecutan, dando objetividad, solidez, y
continuidad.
11.Propicia y facilita el camino hacia la automatizacin.
Informacin de contacto
Nombre: Juan Carlos Torres Vela
Compaa: Global Project Management
Telfono: 993568704
Email: juan.torres@gprojectmanagement.org
Sesin: Gestin de Proyectos
Preguntas y respuestas