Semana 02

CONTABILIDAD

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BALANCE DE COMPROBACIN
Continuando con la secuencia de la materia, esta semana tocaremos el tema sobre Balance de Comprobacin, un informe muy til en contabilidad ya que a partir de esta fuente preparamos el Balance General y el Estado de Resultados que son los dos informes vitales. Para tener una idea de lo que es un Balance de Comprobacin podemos nombrar la situacin de un examen, por ejemplo. Cuando presentamos un examen y respondemos todas y cada una de las preguntas que haba en el mismo, antes de proceder a entregar debemos revisar bien cada una de las respuestas que dimos, ya que de esta manera garantizamos una buena nota, esta revisin puede ser la diferencia entre sacar un 20 o sacar un 10. Lo mismo sucede con los registros que hacemos en el Libro Diario y en el Libro Mayor, debemos vericarlo para que los movimientos reejados en el Balance de Comprobacin queden los ms exactos posibles. Balance de comprobacin. Un Balance de Comprobacin como su nombre lo indica comprueba o conrma la exactitud de los datos que aparecen registrados en el mismo ya que para elaborar los estados nancieros bsicos se necesita la ms conable informacin sobre los resultados obtenidos. Mientras se respete la teora del cargo y del abono, las cuentas cargadas y abonadas junto con sus respectivos montos sean los correctos, el Balance de Comprobacin no tendr problemas de ajustes y la informacin estar lista para ser presentada en el Balance General y en el Estado de Resultados. Libro Diario, Mayor y Balance de Comprobacin. Toda empresa tiene un documento llamado Plan de cuentas, en el que aparecen todas las cuentas que maneja en sus operaciones mercantiles, identicadas con sus respectivos nombres y un cdigo numrico asignado. En el Libro Diario, el primer libro contable que debe llevar legalmente una empresa se registra cada movimiento comercial, en orden de aparicin durante el periodo econmico y cada asiento tiene una o ms cuentas cargadas y una o ms cuentas abonadas, respetando la teora del cargo y del abono y tomando en cuenta sus cdigos. ste es el primer paso del Ciclo Contable como ya vimos. En el segundo paso, simultneo al primero, cada cuenta cargada y abonada en el Libro Diario, se registra en forma individual en un segundo libro que es legalmente obligatorio tambin, llamado Libro Mayor. ste est dividido en hojas, y cada hoja est dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos los apuntes que afectan a esa cuenta en particular: por ejemplo, una hoja estar dedicada a la cuenta de Caja, otra a Bancos, otra a Efectivo, etc.

Debe existir una igualdad en las transacciones comerciales registradas.

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El tercer paso del Ciclo Contable es obtener el Balance de Comprobacin, es un informe en donde se representa el resumen de los movimientos de cuentas habidos en el Diario y pasados al Mayor, expone la situacin econmica de la empresa en un momento dado. Este documento es importante porque permite comprobar el equilibrio de los saldos registrados en los libros Diario y Mayor y porque a partir de l se preparan los estados nancieros fundamentales como son el Balance General y el Estado de Resultados sin errores. Pasos para elaborar un Balance de Comprobacin. 1. Lo primero que debemos hacer es chequear los saldos de cada cuenta que aparece en el Libro Mayor. 2. Sacar un listado con todos las cuentas del Mayor y sus saldos.

3. Totalizar los saldos deudores y los saldos acreedores. 4. Comprobar la igualdad de las sumas deudoras con las acreedoras. Esto no garantiza que las cifras sean exactas ni que las cuentas manejadas sean las correctas. Puede haberse cometido errores en los registros del Libro Diario como por ejemplo, registrar un monto en una cuenta equivocada, una cantidad incorrecta, duplicar un registro, etc. Si el Balance de comprobacin no cuadra es mucho ms evidente que se cometieron errores en los registros contables. Supongamos que el balance de la empresa cticia llamada S.O.S nos dice que para el 3112-06 las cuentas que se manejan en la empresa presentan los siguientes saldos deudores y acreedores y que se cumple la igualdad en la suma del debe y del haber. El balance de comprobacin es el siguiente:

Empresa S.O.S Balance de comprobacin 31-12-06

Cuentas Caja Banco Cuentas por cobrar Inventario de mercancas Mobiliario Equipo de ocina Cuentas por pagar Efectos por pagar Comisiones por pagar Intereses por pagar Capital Ventas Gastos de mantenimiento Artculos de escritorio Sueldos y salarios Efectos por cobrar Gastos de publicidad Compras Gastos generales Totales

Debe Bs. 372.000 Bs. 1.540.000 Bs. 2.500.000 Bs. 25.100.000 Bs. 1.400.000 Bs. 1.900.000

Haber

Bs. 5.000 Bs. 80.000 Bs. 360.000 Bs. 800.000 Bs. 400.000 Bs. 1.600.000 Bs. 23.000 Bs. 36.080.000

Bs. 2.700.000 Bs. 6.180.000 Bs. 100.000 Bs. 50.000 Bs. 23.600.000 Bs. 3.450.000

Bs. 36.080.000

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Procedimiento para detectar y corregir los errores encontrados. Si el total de la columna del Debe no coincide con la del Haber, hay errores y se deben localizar y corregir. Lo primero que debemos hacer es comprobar que sumamos correctamente los saldos de la columna del Debe y del Haber. Si estn correctos debemos irnos al Libro Mayor y vericar si los saldos reejados en el mismo estn bien

sumados. Si aqu no hay problemas, debemos revisar los registros en el Libro Diario y sus traslados al Mayor. Entre los errores que se detectan con esta revisin podemos encontrar: cargos o abonos en cuentas equivocadas, omisin de asientos, cargos o abonos con cantidades errneas, duplicacin de asientos o asientos sin el debido equilibrio entre cargo y abono. Cuando se comete un error en el Libro Diario o en el Mayor, es ilegal borrarlo. Para corregirlo se debe hacer lo siguiente: Si se comete en el Libro Mayor se debe hacer una anotacin en ese mismo libro. Se encierra en un crculo el registro equivocado y no se tomar en cuenta para totalizar el saldo. Si el error es por no haber trasladado un asiento del Libro Diario se anota con el nmero y la fecha en que ocurri en el Mayor, pero si el error es en Libro Diario se debe corregir con otro asiento llamado contrapartida.en la fecha en que se descubra el error.

Debemos meter la lupa para garantizar que los estados nancieros salgan sin errores.

Por ejemplo: si la empresa hace una compra de mercancas a contado por Bs. 40.650 en la fecha del 6-02-2006 y el asiento en que se anot en el libro diario es el siguiente: Fecha 6-02-2006 Descripcin Compra Caja Debe Bs. 40.560 Bs. 40.560 Haber

Evidentemente que hay un error en la cantidad registrada. La fecha en que descubrimos el error fue el 30-02-2006, y en esta misma fecha debemos corregir la falta. Cmo?: haciendo el asiento de contrapartida como sigue a continuacin: Fecha 30-02-2006 Caja Compra Descripcin Debe Bs. 40.560 Bs. 40.560 Haber

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De esta manera se anula el asiento errneo inicial. Ahora hay que hacer el asiento correcto que ser el siguiente: Fecha 30-02-2006 Descripcin Compra Caja En este asiento si se tom la cantidad exacta de la compra. Debe Bs. 40.650 Bs. 40.650 Haber

1. Seguramente has comprado ado en alguna bodega de tu comunidad, y el bodeguero llega y te anota en un cuaderno donde escribe tu nombre y el monto por los artculos pedidos. Con cul paso del ciclo contable relacionas este hecho? _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 2. Al nal del mes te presentas a la bodega a pagar al bodeguero todos los pedidos ados que hiciste en el mes. l te muestra el cuaderno y te dice el monto total anotado. Qu paso de un ciclo contable est representado aqu? _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 3. Algunas veces no has estado conforme con el monto total que te dice el bodeguero y lo que t crees que debes, porque lo aconsejable es que t tambin vayas anotando lo que vas pidiendo para comprobar el monto correcto a la hora de pagar. Cmo se llama la teora que garantiza el equilibrio de las transacciones y en qu consiste? _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 4. Si en una transaccin compramos mercancas por Bs. 50.000 y pagamos de contado, pero el asiento que registramos es el siguiente: Fecha 5-04-2006 Compra Cuentas por pagar Descripcin Debe Bs. 50.000 Bs. 50.000 Haber

Actividades

- Dnde est el error? _________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ - Cmo corregiras t ese error? _________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

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