ESTRUCTURA DE UN INFORME

Estructura de un informe:

Portada ndice Introduccin Cuerpo principal Conclusiones Apndices

Otros Aspectos:

Grficos y diagramas Mrgenes Numeraciones Ttulos

ESTRUCTURA DE UN INFORME En un informe se distinguen las siguientes partes, referidas por el orden en que aparecen: portada, ndice, introduccin, cuerpo principal, conclusiones y anexos. Portada Es la primera pgina bajo la cubierta. debe contener: final. El ttulo, que debe dar una indicacin clara del tema con el menor nmero posible de palabras. Una indicacin de la naturaleza del informe: si es un borrador, un informe provisional o un informe El nombre del autor o del organismo, la empresa, unidad, etc.. donde se origina el informe. La fecha de elaboracin.

Otros aspectos, como la direccin de la organizacin que ha elaborado el informe, cualquier advertencia sobre su carcter confidencial, el copyright, etc. ndice Debe aparecer tras la portada y no al final del informe, como a veces se hace en otro tipo de documentos. En el ndice se consignan los captulos y secciones del informe. Tambin se indica la pgina donde aparecen. El ndice es la mejor expresin de la estructura de un informe. Si los ttulos de los captulos y las secciones estn redactados cuidadosamente, el ndice puede dar al lector una buena idea del contenido y naturaleza del informe. Introduccin Su misin es dar cuenta, en unas pocas pginas, del contenido del informe. Por ello, debe redactarse en ltimo lugar, una vez que ya sepamos cual es el contenido del cuerpo principal del informe y, en su caso, de los anexos.

La importancia de la introduccin reside en el hecho de que a travs de ella el lector recibe una primera impresin no slo del asunto y objetivos del informe, sino tambin de la relevancia e inters que ste tiene. De la introduccin depender en muchas ocasiones que el informe sea o no ledo. Por otra parte, hay personas que, por escasez de tiempo, slo leern la introduccin al informe. La introduccin se convertir, en consecuencia, en el nico elemento con que dichas personas contarn para valorar la totalidad del informe. La extensin de la introduccin debe ser proporcional a la del cuerpo principal del informe. De cualquier forma, se estima que la introduccin no debe sobrepasar en ningn caso las seis pginas. Si en el caso de un informe largo, de unas cien pginas o ms, se estima que una introduccin de seis pginas no es suficiente para dar cuenta del contenido, lo ms conveniente es hacer, adems de la introduccin, una versin abreviada del informe principal que sea un documento independiente de ste. Los primeros prrafos de la introduccin deben ocuparse de los solicitantes y de la finalidad del estudio: de qu trata el informe, quin pidi que se hiciera, a quin se lo pidi y por qu. Adems de resumir el contenido del informe, en la introduccin se debe hacer referencia a los siguientes aspectos: Finalidad u objetivos del informe. Metodologa que se ha seguido para elaborar el informe. Conclusiones y recomendaciones del informe. Las conclusiones y recomendaciones se expondrn al final de la introduccin. Luego sern repetidas a lo largo del informe. En un informe extenso esta repeticin es til, ya que, por una parte, algunas personas slo leern la introduccin y, por otra, quienes lean el informe completo podrn a travs de esta reiteracin retener los puntos ms importantes, las conclusiones. En un informe corto (de menos de diez o quince pginas) no resulta necesario referirse a las conclusiones en la introduccin.

Cuerpo principal El cuerpo principal es la parte del informe que primero se debe redactar, ya que las otras partes (introduccin, conclusiones, portada) dependen lgicamente de l. Slo los apndices guardan cierta autonoma en relacin con el cuerpo principal. La forma concreta en que se organiza el cuerpo principal del informe depende, obviamente, del asunto que all se trate. Existen, de cualquier forma, ciertos principios complementarios entre s que conviene observar, especialmente, a la hora de redactar el cuerpo principal de un informe. Son la claridad, la unidad y la primaca. Principio de claridad: la informacin que se quiera comunicar debe estar ordenada de la manera en que ms fcil resulte su comprensin. Principio de unidad: las partes en que se divide el cuerpo principal del informe deben estar coordinadas entre s de manera lgica, de modo que den la impresin de formar una unidad. Principio de primaca. El autor de un informe debe tener cuidado de organizar los puntos que desea tratar de forma que aquellos que considere ms relevantes queden lo suficientemente resaltados. A este respecto, se considera que los puntos que se desea destacar deben ser colocados al principio o al final del escrito o de alguna de sus partes. El cuerpo principal de un informe se divide en captulos, que a su vez se dividen en secciones. En el caso de un informe muy breve (de menos de diez pginas), el cuerpo principal puede estar dividido en una pocas secciones. No se pueden dar normas exactas sobre la extensin de los captulos y de las secciones. Una seccin puede constar de un solo prrafo o necesitar una docena de ellos ms varios diagramas y tablas. Un captulo puede tener una sola seccin o doce. Se ha aconsejado que, siempre que resulte posible, los

captulos de un mismo informe deben tener una extensin similar. Tambin se ha dicho que un captulo no debe superar las seis pginas. Si es necesario incluir ms informacin, se puede remitir a un apndice. Se recomienda que cada captulo comience con un prrafo previo a la aparicin de la primera de sus secciones. Es conveniente que los ttulos de captulos y secciones resulten informativos en relacin con el contenido de stos. Ningn aspecto clave de los que se tratan en el texto debe carecer de ttulo y de una referencia en el ndice para llamar la atencin sobre l. Conclusiones

Las conclusiones pueden ser referidas en la introduccin si el informe es extenso. Tambin suelen acompaar a cada captulo o seccin del cuerpo principal en relacin con el asunto en ellos tratado. De cualquier forma, es conveniente incluir en el informe un ltimo captulo dedicado a reunir todas las conclusiones, hayan sido o no expuestas. Este captulo contendr: Las conclusiones propiamente dichas, esto es, las que se derivan de lo expuesto con anterioridad en el cuerpo principal del informe. El resto de las principales apreciaciones o juicios de valor realizados por el autor a partir de lo ya expuesto. Las recomendaciones que el autor haga a tenor de lo expuesto. La relacin de las ventajas que se derivarn de adoptar las recomendaciones.

Al igual que en el caso de la introduccin, la extensin del captulo dedicado a las conclusiones debe ser proporcional al tamao del cuerpo principal del informe. As mismo, se recomienda que las conclusiones no sobrepasen en ningn caso las seis pginas. Apndices La funcin de los apndices es recoger toda aquella informacin que, por un lado, se cree que resultara farragoso consignar en el cuerpo principal del informe, pero por otro, tambin se cree que tiene el suficiente inters como para figurar, de algn modo, en el informe. En otras palabras, slo se debe apelar al apoyo que en relacin con el cuerpo principal suponen los apndices cuando se estime verdaderamente necesario. En caso contrario, la informacin suplementaria se deber incluir en los "papeles de trabajo" que acompaan a la elaboracin del informe (y que pueden ser solicitados en cualquier momento por el lector de ste), pero no en el propio informe. Estamos ante una aplicacin de la regla segn la cual un informe debe ser tan breve como sea posible. Si bien los apndices pueden recoger todo tipo de informacin, hay ciertas clases de ella que normalmente figuran como apndices. En general las tablas de cifras largas y complicadas, las comprobaciones matemticas, los fragmentos largos de otros informes, las muestras de documentos, los glosarios, las bibliografas y las listas de notas y referencias deben excluirse del texto e incluirse al final del informe en atencin a aquellos lectores que necesitan comprobar los detalles. Se exceptan de esta norma los casos en que uno de los objetivos principales del informe sea aportar una tabla de cifras concretas. Se debe hacer referencia en el texto a todo el material incluido en los apndices. Algunas veces esta referencia adoptar la forma de una tabla abreviada o de un breve resumen o de detalles importantes del material que se ofrece ampliado en los apndices. OTROS ASPECTOS Grficos y diagramas Es recomendable su inclusin, ya que permiten una valoracin ms rpida e intuitiva de los datos. Deben ir acompaados de una breve explicacin y de una referencia en el texto: "el diagrama del la figura 2.1 nos

muestra que...". Si es previsible que algunos lectores del informe no estn familiarizados con los signos convencionales utilizados en grficos y diagramas, es necesario incluir una tabla con las claves. Si es posible, las tablas y los diagramas que aparezcan en el cuerpo principal del informe deben ocupar menos de una pgina para que cualquier descripcin o comentario de ellos pueda aparecer en la misma pgina. Si no es posible, lo mejor es utilizar la pgina siguiente con este propsito. Mrgenes Lo ms usual es dejar un margen de 2,5 centmetros en las cuatro direcciones que encuadran el texto. Si se utiliza un sistema de encuadernacin que ocupe algo de espacio a la izquierda, debe tenerse en cuenta. Suele ser suficiente con aadir medio centmetro. En la primera pgina de un captulo o de una seccin importante, el margen superior puede ser mayor, por ejemplo, de cinco centmetros. Este espacio actuar de seal visual para el lector. Numeraciones Adems de la numeracin de las pginas, en el informe existen otros tipos de numeraciones. Existen diversos mtodos para numerar los prrafos. Tal vez el ms sencillo sea el consistente en insertar al comienzo de cada prrafo dos nmeros separados por un punto. El primero se refiere al captulo en que se inserta el prrafo y el segundo a la posicin que el prrafo ocupa en relacin con el resto de los prrafos del captulo. Por ejemplo, el prrafo vigsimo del captulo tercero se numerara "3.20". Otro medio de numerar el texto del informe es el referido a los captulos y las secciones. Nuevamente, existen diversidad de mtodos. Uno de los mas sencillos, similar al expuesto en el prrafo anterior, consiste en insertar al lado del ttulo de cada captulo el nmero que le corresponde. Al lado del ttulo de cada seccin se insertar, en primer lugar, el nmero del captulo en que la seccin se integra; en segundo lugar y separado por un punto, el nmero que la seccin ocupa en relacin con el resto de las secciones del captulo. Los diagramas y tablas que aparecen en el informe se numerarn de igual forma que los prrafos. As en el captulo primero: diagrama 1.1, 1.2,... Los apndices tambin se citan con un nmero, adems de con su ttulo. Ttulos Se suele distinguir entre ttulos, que encabezan los captulos, y subttulos, que encabezan las secciones. Hay mltiples mtodos grficos para diferenciar a los ttulos de los subttulos y a ambos del resto del texto (subrayado, letra cursiva, etc..). Lo ms habitual es: Escribir los ttulos en maysculas. Si es posible, se utilizar adems la letra negrita. No conviene subrayar los ttulos ni escribirlos con letra cursiva. Escribir los subttulos en minsculas. Si es posible, se utilizar preferentemente la letra cursiva. Si sta no est disponible, se subrayar el subttulo. Es tambin admisible usar las posibilidades anteriores (minsculas cursivas o minsculas subrayadas) combinadas con el tipo de letra negrita. Interlineado. Al decidir si utilizar un interlineado de uno, uno y medio o dos espacios hay que considerar la longitud y la finalidad del informe. Los borradores se suelen mecanografiar a doble espacio para poder hacer correcciones y cambios. Para informes largos se recomienda un espacio, porque as se reduce el nmero de pginas. Sin embargo con el interlineado a un solo espacio hay que procurar que los prrafos sean bastante cortos y que haya dos espacios entre ellos. Esto le da un aspecto atractivo a la pgina, aunque la escritura sea densa. Para informes de extensin media o pequea, digamos de menos de veinte o treinta pginas, se recomienda espacio y medio.