8 CONGRESO IBEROAMERICANO DE INGENIERIA MECANICA

Cusco, 23 al 25 de Octubre de 2007

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN EMPRESA DE SERVICIO NAVIERO.

Vergara Granda S. P. Colegio de Ingenieros Mecnicos del Guayas, CIMEG. Vacas Galindo 601 y Chimborazo. Guayaquil, Ecuador. svergara@globsys.com.ec ; directorio@cimeg.org.ec RESUMEN. El objetivo de este trabajo, es presentar las ventajas competitivas de la implantacin de un Sistema Integrado de Gestin basado en las Normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y al modelo BASC, en una organizacin dedicada al servicio naviero a nivel mundial. La implantacin del sistema gener beneficios que se evidencian en la prevencin de no conformidades y la mejora continua de los procesos administrativos y operativos de la organizacin. El personal est totalmente comprometido con el sistema y ha incrementado su eficacia, la misma que se refleja en el crecimiento econmico de la organizacin, generando confianza tanto a nivel interno entre los directivos, accionistas y el personal a todo nivel, as como a nivel externo con los proveedores, clientes y la sociedad. Los beneficios del sistema se extienden a los proveedores de la organizacin, quienes presentan un crecimiento econmico similar. Los proveedores demuestran su compromiso todas sus actividades, proporcionando a tiempo productos de calidad, manteniendo un comportamiento amigable con el ambiente y trabajando bajo estndares mundiales de seguridad en el trabajo y salud ocupacional.

PALABRAS CLAVE: ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, BASC. AREA TEMATICA: Aspectos medioambientales.

Cdigo 1641

INTRODUCCIN. El Sistema Integrado de Gestin es la principal herramienta voluntaria de la competitividad empresarial. Este abarca una interaccin entre los Sistemas de Gestin ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y BASC. Este sistema armoniza los aspectos relacionados con la calidad de los servicios, cubriendo la necesidad de trabajar con seguridad y preservando la salud del trabajador, con un compromiso fehaciente por la proteccin ambiental. La empresa naviera en la cual se implant el sistema descrito en este trabajo, Hamburg Sd Ecuador S.A. (HSEC), que pertenece al Grupo Hamburg Sd (HSDG), est posicionada en el mercado ecuatoriano desde hace 30 aos, tiempo durante el cual ha obtenido hegemona y consolidacin en la participacin del mercado de transporte martimo. Realiza servicio martimo a nivel mundial con una flota de 139 naves con rutas que incluyen: Europa, Mediterraneo, Amrica, US Golfo de Mjico, Caribe Australia, Asia, Medio Oriente, Pakistn, India y frica. El Grupo Hamburg Sd (HSDG), como estrategia a nivel global decidi implantar el Sistema Integrado de Gestin porque este sistema permite integrar: la Poltica de la organizacin, Objetivos, responsabilidades y compromiso. Como respaldo de este sistema se desarrollo el Manual del Sistema Integrado de Gestin, en cada pas, siguiendo los lineamientos del Grupo HSDG y los requisitos legales y reglamentarios aplicables en cada pas. En este manual se integra la gestin ambiental con el sistema de calidad y seguridad que mantiene a todos procesos interrelacionados los mismos que estn claramente definidos, identificados y controlados. ANTECEDENTES. Siguiendo los principios generales de gestin, el Grupo Hamburg Sd le da importancia al talento humano tanto de su organizacin como de sus proveedores, considerando a cada trabajador y proveedor como un colaborador de la empresa. De esta manera se logra el compromiso de las personas a trabajar de la mejor manera para proporcionar la calidad ms alta y la eficacia en cada uno de los procesos bajo su control, incluyendo el trabajo seguro con relacin al ambiente. Como estrategia, todos los procesos a nivel mundial mantienen una sinergia que logra dar valor agregado a los servicios entregados al cliente. Por esta razn, algunos de los atributos positivos del servicio son: gran fiabilidad, normas tcnicas altas, uso eficiente de recursos naturales y una estructura del costo eficaz. Sistema Integrado de Gestin del Grupo Hamburg Sd. El grupo Hamburg Sd opera con un sistema integrado de Calidad, Medioambiete y Seguridad. En 1996, fue una de las primeras empresas navieras en el mundo en certificarse con un Sistema de Gestin ISO 9001. En el ao 2000 la empresa obtuvo su certificacin ISO 14001 para el Sistema de Gestin Ambiental. Y en el ao 2002, Hamburg Sd migr al nuevo sistema ISO 9001:2000. DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA EMPRESA HAMBURG SD ECUADOR. En el presente trabajo se describe el proceso que sigui la empresa para el desarrollo e implantacin del Sistema Integrado de Gestin. Para iniciar el desarrollo del sistema, se identificaron los beneficios que se obtendran para la organizacin, sus colaboradores y la interaccin amigable de los procesos con el ambiente. Las etapas que se siguieron para desarrollar el Sistema integrado se muestra en la Figura 1.
ETAPAS DE LA IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE
EVALUACION POLITICAS DOCUMENTACIN DIFUSION CUMPLIMIENTO VERIFICACION
ESTADO DE LA ORGANIZACIN PLAN DE TRABAJO PARA 4 MESES DEFINICION DE POLITICAS COMPROMISO PROCEDIMIENTOS INSTRUCCIONES MANUAL DE CALIDAD MAPA PROCESOS

INTERNA DE PROCEDIMIENTOS EXTERNA DE INSTRUCCIONES DE LO ESTABLECIDO EN PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES AUDITORIAS INTERNAS AUDITORIAS EXTERNAS REVISION DIRECCION

Figura 1: Etapas de la implantacin del SIG de HSEC.

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La etapa de evaluacin dio como resultado el diagnstico inicial en el cual se identific la situacin de la empresa y sus clientes en ese momento. El diagnstico sirvi para elaborar la Planificacin del SIG que incluy la determinacin de objetivos de calidad, ambientales y de seguridad, asignando responsables y recursos para lograr su cumplimento. El establecimiento de la Poltica Integrada se fundament en el compromiso de la empresa y sus colaboradores (incluyendo los proveedores) para proteger el medio ambiente, determinando los potenciales impactos ambientales de los mtodos y actividades. En la Figura 2, se presenta la Poltica Ambiental actual del Grupo Hamburg Sd, que se mantiene entendida e implantada a nivel mundial.

POLITICA AMBIENTAL
PROTEGEMOS el medio ambiente como propia iniciativa y responsabilidad, determinando las consecuencias de impacto ambiental de los mtodos y las actividades, anticipadamente. DESARROLLAMOS, PRODUCIMOS y DISTRIBUIMOS productos o servicios respetando leyes y regulaciones ambientales relevantes en Ecuador. UTILIZAMOS adecuadamente los recursos naturales. EVITAMOS el desperdicio y PRIORIZAMOS el reciclaje de desechos. TOMAMOS en cuenta repercusiones de acciones propias y de PROVEEDORES en los alrededores y tomamos medidas para evitar y reducir la contaminacin a un mnimo. MANTENEMOS dilogo constructivo con autoridades del ambiente, los clientes y PROVEEDORES con el inters de desarrollar la proteccin del medio ambiente a futuro. MANTENEMOS procedimientos e instructivos ambientales. En caso de ocurrir una no conformidad, tomamos medidas.

Figura 2: Poltica Ambiental del Grupo Hamburg Sd.

Para establecer la Poltica Ambiental, cada pas aport y trabaj en la elaboracin e implantacin de la misma. La mejor forma de evidenciar su cumplimiento es a travs del aporte que hace cada colaborador mediante su trabajo demostrando su compromiso ambiental dentro y fuera de la empresa. Esta poltica al igual que todo el sistema documental de la empresa se mantiene en constante revisin y mejora continua. La Direccin mantiene su compromiso mediante la difusin constante interna y externa, promoviendo actividades encaminadas a concienciar a todos en el uso adecuado de recursos, en la prevencin de impactos ambientales negativos, preocupndose de cumplir lo establecido en la Legislacin Ambiental Ecuatoriana y en algunos casos conservando normas ms estrictas que las estipuladas en la Legislacin. La etapa de desarrollo de la documentacin sirvi para elaborar el Manual del Sistema Integrado de Gestin que controla cada procedimiento e instructivo de trabajo de todas las actividades que realiza la empresa y sus proveedores. La difusin fue realizada mediante charlas dirigidas a los colaboradores y clientes. Para la fase de cumplimiento y verificacin se utilizan desde entonces, como herramientas principales las auditorias internas y la revisin por la Direccin.

Figura 2: Mapa de procesos de HSEC. -2-

En la Figura 2, se presenta el diagrama de procesos de la empresa que establece tres niveles de procesos que han sido identificados para su control y seguimiento. Los Procesos Estratgicos son gestionados por la Direccin, se relacionan directamente con la comunicacin y negociacin con los clientes, la Planificacin del SIG y su seguimiento, la asignacin de recursos necesarios para el mantenimiento del SIG y la revisin por la Direccin. Los Procesos Claves o de Realizacin son ejecutados por cada departamento administrativo y operativo. En este grupo se encuentran los procesos realizados por los proveedores los cuales son debidamente seleccionados y calificados (semestralmente) en base a criterios tcnicos y legales que garanticen la calidad del servicio. Los Procesos de apoyo son los que contribuyen al control del SIG, mediante la verificacin, auditoria, control de procesos, toma de acciones correctivas y preventivas. Hamburg Sd Ecuador obtuvo su Certificacin ISO 9001:2000 & ISO 14001 en agosto del 2001 y la Certificacin BASC en mayo del 2003, cubriendo todos los procesos. La implantacin del sistema gener beneficios que se evidencian en la prevencin de no conformidades de calidad, riesgos ambientales, de seguridad, en los procesos administrativos y operativos. En la Figura 3 se muestra un ejemplo del formato de calificacin de un tipo de proveedor, de acuerdo a los criterios aplicables.

"Evaluacin de Proveedores"
Producto/Servicio: MANTENIMIENTO Y REPARACION DE CHASIS Proveedor/Compaa: Persona a cargo: TASESA ING. JUAN JURADO

Proveedor desde: DIC / 99 Existe Sistema ISO 9000: Existe Sistema Ambiental: Departamento: LOGISTICA E INTERMODAL ( M&R ) si / si / X no X no

Primera Evaluado en:

re-evaluado

Mayo 28 / 2007

Gerente (nombre / firma): J.Moreira

Chequeado OK (+/-) NO N Criterio Si / No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Suficiente rea de almacenamiento Aceptacin de riesgos relacionados. Sistemas de reportes Servicios Calidad de reparaciones Provisin de repuestos Personal calificado Observancia de normas de reparacin. Capacidad para responder emergencias Compromiso ambiental si si si si si si si si si si X X X X X X X X X X Observaciones:

Evaluacin y Clasificacin: Se requiere auditoria local: Si /

Primera No

Proveedor secundario / Proveedor

No-Calificado

Archivo:

Figura 3: Formato de Calificacin de Proveedor.

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Desarrollo del Sistema Ambiental de HSEC. A finales del 2000 se inici el desarrollo del sistema de Gestin Ambiental el cual se aline al sistema de calidad. Lo primero que se hizo fue la toma de conciencia de la proteccin ambiental, porque no se puede garantizar un servicio de calidad si se afecta el ambiente mediante emisiones de gases, ruido, mal manejo de desechos, y contaminacin en general. A continuacin, en Tabla 1, se presenta la matriz de aspectos ambientales significativos que incluyen las actividades tanto de HSEC y la de sus proveedores.

Tabla 1: Evaluacin de aspectos ambientales significativos.

EVALUACIN DE ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS

hSEC, busca la mejora sobre el control de los aspectos ambientales significaticos para reducir el dao ambiental que pueda generar. Lis siguientes son los aspectos ambientales significativos derivados de sus atividades y procesos realizados tanto por la empresa como por sus proveedores, ocurridos en sus inmediaciones. PATRON DE EVALUACIN: Legislacin ambiental relevante A Controlable B Impacto Ambiental C Cantidad D Relevancia social y pblica E Influencia F "si" o "no" "si" o "no" "si" o "no" Bajo = 1, Medio =2, Alto = 3 Bajo = 1, Medio =2, Alto = 3 Bajo = 1, Medio =2, Alto = 3 Bajo = 1, Medio =2, Alto = 3 CRITERIOS DE SELECCIN: Los aspectos ambientales son incluidos en el Plan Ambiental si: 1. Promedio de la evaluacin = Mayor que 2 y B = "si" 2. Promedio de la evaluacin = Mayor que 2 y C = "si"

ASPECTOS AMIENTALES

LEGISLACIN AMBIENTAL RELEVANTE (A)

CONTROLABLE POR HSEC (B)

IMPACTO AMBIENTAL (C)

CANTIDAD (D)

RELEVANCIA SOCIAL Y PBLICA (E)

INFLUENCIA (F)

EVALUACIN PROMEDIO (D+E+F)/3

SELECCIONADOS PARA EL PROGRAMA

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Consumo de agua potbale Consumo de energa elctrica Climatizacin de oficinas Operacin del generador de emergencia Presencia de extintores Uso de refrigerantes Uso de papel, toners y fax en oficina Uso de focos ahorradores y lmparas Uso de cortinas

no no no si si no no no no no no no no no no no no si si si si si si si si si no si si si si no no no no no

si si si si si si si si si si si si si si si si si no si no no no no no no no no si si no no no no no no no

no no no no si no si si si si si si si si si si si si si si si si si si si si no no si si si si si si si si

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 1 2 2 1 2 3 2 2 2 2 1 2 2 1 1 1 1 2 1 1 2 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 1 1 1 2 2 2 2 1 1 2 2 2 1 1 1 2 1 1

1 3 1 3 3 3 3 3 3 3 1 3 3 1 3 3 3 2 2 2 3 1 2 3 2 2 1 1 2 2 2 2 2 2 3 2

1.0 1.7 1.0 1.7 1.7 1.7 1.7 1.7 1.7 1.7 1.0 2.0 2.0 1.0 2.3 2.3 2.0 2.0 2.0 1.7 2.0 1.7 2.0 2.0 2.0 1.7 1.0 1.3 1.7 1.7 1.7 1.3 1.3 2.0 1.7 1.3 x x x x x x x

10 Compra de computadoras 11 Uso de Fax 12 Consumo de papel 13 Uso de computadores 14 Reciclaje de papel 15 Desecho de baterias de computadoras y otros equipos 16 Desecho de papel 17 Desechos slidos de la oficina 18 emisin de gases de vehculos de los transportistas 19 Depsito de contenedores amigable con el ambiente 20 Manejo de desechos slidos en el depsito 21 Tratamiento de aguas rsiduales en depsitos 22 Consumo de energa elctrica en depsitos 23 Desechos de aceites usados en depsitos 24 Contaminacin de aire por mquina (gras) en puerto 25 Riesgo de fuego en puerto 26 Almacenamiento de refrigerantae en depsitot 27 Manejo de contenedores en patios 28 Permisos Municipales para proveedores 29 Trasportacin terrestre de carga 30 Ruido de cabezales 31 Derrames de aceite en patios 32 Destino final de bateras de transportes 33 Desecho de fluidos en depsitos 34 Almacenamiento de pinturas 35 Reemplazo de filtro de aceite en transportes 36 Contaminacin por reemplazo de filtros en lavadoras.

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El desarrollo de este sistema se lo realiz, ms que por cumplimiento legal, por el compromiso ambiental de la empresa. Este desarrollo parti de la identificacin de aspectos e impactos ambientales significativos, generados tanto por la empresa como por sus proveedores. Para los proveedores se desarroll un programa de entrenamiento continuo, relacionado a la toma de conciencia y responsabilidad, que los lleva a un compromiso con la conservacin del medio ambiente, mediante el tratamiento adecuado de sus desechos y emisiones. Para iniciar el desarrollo del SIG se determinaron los requisitos necesarios para cada componente del sistema integrado, tales como, requisitos del cliente, aspectos e impactos ambientales y riesgos que afecten a la seguridad, para el personal de la empresa y para sus proveedores. La empresa realiz un estudio de impacto ambiental de los procesos realizados para sus operaciones en el puerto y los procesos controlados por sus proveedores. La matriz de la Tabla 1, establece niveles de incidencia de los aspectos ambientales negativos, calificndolos como Bajo = 1, Medio =2, Alto = 3. Se priorizaron los que obtuvieron mayor puntaje para ser tomados en cuanta en el Plan de Gestin Ambiental mostrado en la Tabla 2.

Tabla 2: Plan de Gestin Ambiental

"Plan de Gestin Ambiental de HSEC" 2007

OBJETIVO MEDIDAS
MEDICIONES A JUNIO 2007 RESPONSABLE VENCIMIENTO

RESULTADOS

1 Control de consumo de energa de oficinas. 2 Control de consumo de agua potable. 3 4 5 6 7

Control del uso adecuado de la energa.

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Control adecuado del uso de agua potable en oficina y en patio de lavado de contenedores Concienciacin para el uso adecuado del papel. Control de consumo de papel. Reuso de papel. Seleccin de desechos reciclabes y tratamiento Manejo de desehos. de los mismos. Entrenamiento en tema de prevencin de Implantacin y entrenamiento para el Plan de contingencias para todo el personal y Contingencia. proveedores. Promocin y difusin del plan y poltica Difusin de lecturas artculos y documentales ambiental. relacionadas al ambiente. Entrenamiento a Proveedores en el control de los aspectos ambientales causados por ellos. Evaluacin semestral de los proveedores

Recursos Humanos Recursos Humanos Recursos Humanos Gerente Logistica Recursos Humanos Representante de la Direccin Representante de la Direccin

Permanente desde 2002 Permanente desde 2002 Permanente desde 2002 Permanente desde 2002 23-May-07 Permanente desde 2002 28-Jun-07

Cumplido totalmente Cumplido totalmente Cumplido totalmente Cumplido totalmente Cumplido totalmente Cumplido totalmente Cumplido totalmente

REVISADO POR:

APPROVED BY:

SANDRA VERGARA
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN
Guayaquil, 29 Junio 2007

MARCIO ROCCHI
GERENTE GENERAL

El plan se monitorea trimestralmente y de acuerdo a la medicin de sus objetivos hasta junio del 2007, se ha cumplido totalmente, en los procesos manejados por la empresa y por los proveedores. Resultados de la Implantacin del Sistema Ambiental dentro del SIG de HSEC. Los principales resultados obtenidos hasta ahora respecto al campo ambiental son: Control de consumo de energa de oficinas, mediante el rediseo de Centrales de acondicionamiento de aire lo cual ha generado un ahorro anual aproximado de $ 10.000. Control de consumo de agua potable, con la instalacin de tanques ahorradores de agua y vlvulas controladoras de flujo para el lavado de contenedores, generando un ahorro aproximado de $ 4.000 anuales. Control de consumo de papel el reuso de mismo y desmaterializacin en el manejo de documentacin, mediante el uso de un sistema informtico desarrollado en la empresa (CIPRO). Esto ha generado un ahorro aproximado de $ 5.000 anuales. Manejo de desecho, mediante la clasificacin de desechos reciclables y tratamiento de los mismos que son vendidos a empresas recicladoras. Adems se mantiene un convenio con el Municipio de la ciudad para manejo y destino final de desechos.

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CONCLUSIONES. Se implant y se mantiene actualizado un Sistema Integrado de Gestin en la empresa Hamburg Sd Ecuador, el cual ha dado resultados beneficiosos para la empresa, sus colaboradores, empleados y la sociedad. Los resultados demuestran beneficios econmicos de la empresa. Desde el inicio se ha aumentado la productividad sin detrimento de la calidad del producto final. En lo que respecta al campo ambiental, se han tenido logros significativos para el entorno, la salud y seguridad de los colaboradores, lo cual incide directamente en el incremento de la satisfaccin de los colaboradores que entregan un servicio de calidad, que supera los requisitos del cliente. Este modelo de SIG puede ser implantado en cualquier tipo y tamao de empresa. La estructura organizacional y el manejo adecuado de los procesos presentan resultados a corto plazo por parte de la Direccin. Pero cabe recalcar que lo ms importante para que el SIG sea eficaz, es la participacin del personal que debe tomar en cuenta los Principios de Sistemas de Gestin como son: Liderazgo, Participacin del personal comprometida y el beneficio mutuamente beneficioso con el proveedor. Esto lleva a la Mejora Continua del SIG.

REFERENCIAS. 1. Instituto Ecuatoriano de Normalizacin, INEN. Sistemas de gestin de calidad. Requisitos. NTE-ISO9001:2000, 2001. 2. Instituto Ecuatoriano de Normalizacin, INEN. Sistemas de gestin de la calidad. Conceptos y vocabulario. NTE-ISO-9000:2000, 2001 3. Instituto Ecuatoriano de Normalizacin, INEN. Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. NTE-ISO19011, 2001 4. Instituto Ecuatoriano de Normalizacin, INEN. Sistemas de gestin de la calidad. Directrices para la mejora del desempeo. NTE-ISO19011, 2001 5. Instituto Ecuatoriano de Normalizacin, INEN. Directrices para la auditoria de Sistemas de la Calidad. Parte 1.Auditoria * 5, NTE ISO 10011-1, 2004. 6. Instituto Ecuatoriano de Normalizacin, INEN. Directrices para la auditoria de Sistemas de la Calidad. Parte 2.Auditoria * 5, NTE ISO 10011-2, 2004. 7. Instituto Ecuatoriano de Normalizacin, INEN. Sistemas de gestin ambiental. Especificacin con orientacin para su uso. NTE ISO 14001, 2005. 8. Instituto Ecuatoriano de Normalizacin, INEN Sistema de gestin ambiental. Directrices generales sobre principios, sistemas y tcnicas de apoyo. NTE ISO 14004, 2005. 9. Instituto Ecuatoriano de Normalizacin, INEN. Directrices para la auditoria ambiental. Principios generales, sistemas y tcnicas de apoyo. NTE ISO 14010, 2005. 10. Instituto Ecuatoriano de Normalizacin, INEN. Directrices para la auditoria ambiental. Criterios de calificacin para auditores ambientales. NTE ISO 14012, 2005. UNIDADES Y NOMENCLATURAS HSEC: HSDG: SIG: B/L: BASC: Hamburg Sd Ecuador S.A. Hamburg Sd Hamburg Dampfschifffahrts-Gesellschaft Sistema Integrado de Gestin. Facturas de carga para el clientes, que se transmite va electrnica entre el cliente y HSEC. Business Alliance for Secure Commerce- (Alianza comercial para el Comercio Seguro) Promueve un comercio seguro en cooperacin con gobiernos y organismos internacionales, constituida como una organizacin sin fines de lucro, con la denominacin World BASC Organization bajo las leyes del estado de Delaware, Estados Unidos de Amrica. Transporte terrestre de la carga dentro del territorio nacional.

Intermodal:

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