Herramientas Comunicacionales

Luego de haber realizado el diagnstico correspondiente, se est en condiciones de elegir las herramientas que mejor se adecuen a las falencias y necesidades comunicacionales de la empresa. Contamos con infinidad de herramientas algunas sirven comunicar un mensaje en forma unidireccional como una cartelera, un mail, un boletn los mensajes de la Compaa, Una organizacin no es otra cosa que un grupo humano, congregado en torno a un objetivo, que procesa en base a la comunicacin interna y externa. Tal como sea la comunicacin interna resultar la cultura interna de esa organizacin. Antes de seguir cabe aclarar lo siguiente. Las herramientas, como la palabra lo dice, no son el Plan de comunicacin. Vale esta aclaracin porque es habitual escuchar como respuesta cuando se consulta a las empresas sobre cmo gestionan la Comunicacin Interna: Tenemos un buzn de sugerencias y/o una Revista Institucional. Estas herramientas son muy buenas, pero deben estar dentro de un proyecto comunicacional donde tambin se realicen otras acciones en conjunto. Estas herramientas no pueden activarse en acciones aisladas, sin formar parte de la estructura de un plan porque no tendran el valor y el lugar que les corresponde para lograr los resultados esperados. El Lic. Martn Frigol Director Ejecutivo de AB Comunicaciones explica en este sentido: No se trata de que existe una frmula que ante la aplicacin de un canal se va a recibir ms participacin. Sino que la eleccin de un canal debe contemplar las necesidades de la organizacin y su gente, principalmente. Se debe pensar qu necesidades plantean los recursos humanos y sintetizarlas en un canal acorde. Otro punto no menos importante es el estilo de conduccin, que marca la gestin de la comunicacin. El estilo de conduccin imperante en la Direccin y los niveles Gerenciales es una de las herramientas que ms ayudan a la participacin de la gente", dice Mejas. Describiremos algunas herramientas a grandes rasgos, su funcin y utilidad. La gestin e implementacin de las mismas, depender de la cultura de cada organizacin. Buzn de sugerencias Es una herramienta importante de comunicacin ascendente, permite a todos los empleados de la empresa hablar y ser escuchados. Su puesta en marcha establece un espacio de participacin que propicia la promulgacin de ideas. Su implementacin habilita un lugar donde la gente desarrolla e incrementa su sentido de pertenencia en el da a da de manera explicita. La organizacin tiene que pensar en el buzn de sugerencias como la puesta en concreto de un medio tangible y transparente donde los empleados pueden volcar sus inquietudes y propuestas de cambio. Hay que tener en claro que el buzn requiere de un seguimiento continuo, donde las personas responsables de el informen correctamente cuando y cmo se van a levantar las sugerencias y cuando y cmo se van a dar las respuestas. Para que esta herramienta de resultado tiene que transformarse en un ida y vuelta entre los empleados y la Compaa. Para poder conocer su evolucin hay que llevar una estadstica del mismo donde a travs de reas temticas la empresa pueda saber sobre qu se consulta ms o bien sobre qu temas se proponen cambios. Estas estadsticas van a permitir saber sobre qu aspectos actuar y que puntos generan incertidumbre en la gente. Carteleras (o Tablones de anuncios)

Las carteleras por lo general sirven para la comunicacin descendente. La empresa baja informacin a travs de este medio. Se informan noticias, novedades, beneficios, cambios, etc. En esta herramienta es muy importante la actualizacin, tiene que ser peridica y su ubicacin estar en lugares estratgicos, donde la agente las lea. Si las carteleras contienen noticias netamente de los empleados como el ingreso de personas, campeonatos deportivos, beneficios pueden ubicarse en lugares donde la gente descansa o almuerza. En cambio si contiene noticias netamente institucionales o procedimientos es mejor que su ubicacin sea en el lugar mismo de trabajo. Hay que saber donde ubicar cada tipo de informacin para que surta efecto. Revista Institucional Tambin conocida como house organ, es un elemento muy rico de comunicacin pero para que la gente se apropie de ella es necesario que haya participacin. Antes de comenzar con su creacin es bueno designar referentes de cada sector para que podamos reunir todo tipo de informacin. Por ejemplo a travs de una encuesta se puede elegir su nombre, puede tener una seccin que sea exclusiva de los empleados. Cada referente debe estar encargado de una parte de la revista y reunir informacin para ello. La revista institucional va a ser ms leda si se realiza en conjunto con toda la empresa si se realiza exclusivamente desde el rea de RR.HH. El house organ o la Revista Institucional retoman los temas ms importantes de la organizacin y los da a conocer a todos los empleados por igual y a su vez levanta la informacin de la propia gente dice Frigoli. Correo electrnico de comunicacin Es un elemento muy usado en las empresas, pero para que forme parte de una herramienta de Comunicacin Interna debe ser gestionado desde una casilla nica donde a travs de ella se pueda informar ordenadamente. Segn Frigoli: El correo electrnico es una herramienta, aunque por lo general est mal usada porque se enva y reenva informacin en cantidad y sin clasificacin a todos los empleados. Lo que implica un bombardeo continuo sin que tome un criterio de inters y relevancia para el destinatario. Red de facilitadores En pos de la mejora continua y luego de armar un Plan de Comunicacin Interna una de las herramientas ms ricas y que permiten el contacto cara a cara con la informacin es la red de facilitadores comunicacionales. El trabajo que realizan estos facilitadores es muy importante, por lo que tienen que estar capacitados para la labor. El grupo de Comunicacin Interna tiene que saber con claridad para qu existe, qu importancia tiene la comunicacin en una empresa y cmo desarrollarla. Todo esto es un proceso que necesita tiempo, mucho dilogo y capacitacin con especialistas en el tema. La red de facilitadores es un grupo conformado por integrantes de las distintas reas, representantes provenientes de diferentes niveles jerrquicos y que tiene una predisposicin para las relaciones interpersonales y la comunicacin. Lo que hacen es comunicar a la gerencia los temas que preocupan a sus compaeros para que puedan ser abordados en distintas instancias. Y al mismo tiempo, distribuyen entre sus compaeros la informacin de la gerencia explica Martn Frigol. Reuniones/ desayunos/ almuerzos: Estas reuniones son motivantes y fomentan la participacin, en un clima totalmente descontracturado como lo puede ser un desayuno o un almuerzo. Generalmente se realizan con gente de una misma rea es decir equipos de trabajo, pero tambin son muy positivas cuando se realizan entre distintas reas o sectores.

Intranet La Intranet es bsicamente una red privada de computadoras conectadas que utilizan la misma tecnologa que Internet, con la diferencia que su acceso est restringido slo a los empleados de la Compaa. Esta herramienta de comunicacin sirve para ayudar al trabajador en sus tareas diarias. La Intranet se convierte en un lugar de consulta al cual acudir para compartir informacin y noticias, acceder a bases de datos, revisar un manual de presentaciones, bajar un archivo, reservar la sala de reuniones, anotarse en un curso, acceder al mail desde fuera de la oficina, etc. Tambin est la Intranet, que con mayor o menor posibilidades de feedback, presenta la totalidad de la informacin corporativa con una extensin mayor que la revista y que adems recibe una actualizacin peridica dice Frigoli. Estas son algunas de las herramientas ms usadas en Comunicacin Interna, hay que tener en cuenta, como mencionamos al principio, el previo diagnstico de la organizacin para posteriormente poder armar el plan y elegir las herramientas ms adecuadas. Para que las herramientas de Comunicacin Interna funcionen deben estar dentro de un proyecto de Comunicacin y adecuarse a la cultura y necesidad de cada Compaa.