Capitulo 2

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CAPITULO 2:
GERENCIA DE PROYECTOS
2.1 Introduccin
En este captulo se presentarn los documentos para la gerencia de proyecto. Esta comprende el acta de constitucin del proyecto, los documentos de planificacin, y por ltimo, las lecciones aprendidas como histrico para futuros proyectos. 2.2 Acta de Constitucin del Proyecto
A.
Informacin General
Optimizacin del proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Organizacin Workflow and Business Deals Marcela Olcese, Gerente de la Regin Latinoamrica de la organizacin Fecha de Preparacin: 14/03/2011
Nombre del Proyecto
Patrocinador: Preparado por:
Fecha de Modificacin: Autorizado por:
25/03/2011 Dana Murray, Gerente General de la organizacin Workflow and Business Deals
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B.
Descripcin del producto o servicio del Proyecto
La organizacin Workflow and Business Deals se encarga de brindar a todos los usuarios diferentes aplicaciones que les ayudan a poder hacer el seguimiento de una oportunidad de negocio desde su incepcin hasta la entrega del producto final. El proceso de aprobacin de oportunidades de negocio es el proceso fundamental para la presentacin de una propuesta al cliente. En caso una oportunidad de negocio no tenga las aprobaciones necesarias y se presente sin ellas, el cliente puede no aceptar la propuesta o aceptarla pero sin alcance propiamente definido que presenta un riesgo para la organizacin. El producto del proyecto es la optimizacin del proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio (BDA) usando la tecnologa Business Process Management (BPM). La implementacin se realizar usando la herramienta Bizagi Empresarial. Las especificaciones del proceso de aprobacin de oportunidades sern entregados por la Organizacin Workflow and Business Deals.
C.
Alineamiento del Proyecto

Objetivos de la Organizacin Propsitos del Proyecto
Optimizar el proceso de aprobacin de oportunidades de negocio. Centralizar las aprobaciones de oportunidades de negocio. Tener los documentos de condiciones de negocio en un repositorio de datos.
Realizar seguimiento a las oportunidades de negocio Reducir al 5% las oportunidades de negocio sin revisar. Conocer las preferencias de los clientes.
D.
Objetivos del Proyecto

Objetivos del Proyecto
Costo: El costo del proyecto es de S/. 16,950 Plazo: El desarrollo del proyecto deber tener una duracin estimada de 60 das tiles Calidad: Para la optimizacin del proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio se utilizar la metodologa Business Process Management (BPM) y el estndar de seguridad ITC205 de la organizacin. Alcance: Proceso que permita ver en tiempo real el flujo de las oportunidades y saber cules estn pendientes de aprobar.
E.
Alcance y Extensin del Proyecto
Principales Entregables del Proyecto. Entregable del Proyecto Documentos de Plan de Proyecto Acta de Cierre del Proyecto Entregables del Producto Proceso de aprobacin de oportunidades de negocio mejorado y documentado. Proceso de generacin de indicadores semanales formalizado. Configuracin de condiciones de negocio.
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Configuracin de notificaciones para aprobadores.
Principales Fases del Proyecto. Coordinaciones generales del proyecto Configuracin de condiciones de negocio Configuracin de notificaciones Mejora de generacin de indicadores Optimizacin de proceso de aprobacin de oportunidades de negocio Gestin de proyecto
Stakeholders claves Gerente General Gerente de la Regin Latinoamrica Gerente de Procesos Analistas de Procesos Dueo del Proceso Participantes del Proceso Jefes de las Lneas de Negocio Analistas de Negocios Gerente del Proyecto Equipo de Proyecto Restricciones El desarrollo del proyecto debe estar concluido en un plazo mximo de 120 das tiles. Teniendo como fecha de inicio el 13/04/2011 y como fecha de trmino el 14/09/2011. Asunciones El presupuesto de proyecto no ser recortado durante la ejecucin del proyecto. Los usuarios participarn activamente en las fechas programadas segn el cronograma de actividades y en los cronogramas de reunin establecidos. Existe una disponibilidad de tiempo de los trabajadores del negocio para su participacin en el proyecto. Lmites del proyecto Inclusiones La generacin de los indicadores de gestin necesarios. Exclusiones No se incluir la instalacin del hardware. El proceso no incluye los relacionados con el seguimiento a contratos por aceptacin de propuestas de negocio. El sistema solo enviar notificaciones a Lotus Notes y no a Lotus Notes Blackberry.
F.
Factores Crticos de xito del Proyecto

Apoyo total por parte de la Gerencia General de la Organizacin Workflow and Business Deal.
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Compromiso y colaboracin plena de todo el personal involucrado. Continuidad de los integrantes del equipo de trabajo durante todo el proyecto Asignacin de recursos a tiempo. Documentos y estndares de seguridad estn disponibles. Existencia de un ambiente de prueba.
G.
Planeamiento Inicial del Proyecto al alto nivel
Estimacin de recursos requeridos: Gerente de Proyecto Jefe de sistemas Jefe de procesos Jefe de negocio Analista de negocio Analista de proceso 6 Laptops 1 Servidor de Pruebas Mobiliario y Equipo de oficina (5 escritorios y 5 sillas) 1 Impresora y papel para impresin Anexos telefnicos Costo Estimado del Proyecto: El costo es de S/. 16,950 (Dieciseis mil con novecientos cincuenta y 00/100 nuevos soles) Este costo representa las horas hombre de labor para la implementacin del proyecto ms la adquisicin de un servidor para almacenar la base de conocimientos. Beneficios Estimados: Informacin completa y en tiempo real de las aprobaciones de oportunidades de negocio que permitir saber al 100% las preferencias de negocio de los clientes. Informacin de control y seguimiento para la alta gerencia que permitir reducir las oportunidades de negocio al 5%. Aprobadores podrn saber qu oportunidades estn pendientes de revisar lo cual agilizar la salida de la propuesta de negocio, reduccin de 3 das a 1 da. Estimacin de Fechas a Programar: Fecha de inicio: 13 de Abril de 2011 Fecha de trmino: 17 de Setiembre de 2011 Duracin del proyecto: 120 das
H.
Autoridad del Proyecto
Autorizacin
Gerente General de la organizacin Workflow and Business Deal
Gerente del proyecto

Mauricio Salas
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Comit de Seguimiento (Direccin)

Alta direccin de la organizacin Workflow and Business Deal
I.
Integrantes del equipo del proyecto, Roles y Responsabilidades
Responsabilidades del Gerente de Proyecto Supervisar la ejecucin del proyecto. Evaluar y elevar los cambios que puedan surgir en el proyecto. Aprobar el plan de pruebas. Dar la conformidad a la documentacin de cada uno de los mdulos. Responsabilidades del Jefe de Desarrollo Planificacin, diseo, implementacin de nuevos procesos que forman parte de la mejora propuesta por el proyecto Manejar adecuadamente la relacin con la contraparte tcnica, de negocios y los usuarios. Responsabilidades del Jefe de Procesos Brinda toda la informacin del proceso actual. Elaboracin de documentacin y solicitudes de cambio. Supervisar que la documentacin de los procesos estn debidamente actualizados. Responsabilidades del Analista de Negocio Entrega de informacin de los roles que intervendrn en el proceso. Entrega de informacin de las condiciones de cada tipo de negocio. Responsabilidades del Analista de Procesos Disear los modelos del proceso to-be Identificar las oportunidades de mejora del proceso Determinar y especificar los servicios candidatos. Administrar y controlar los recursos que se le asignen para el cumplimiento de sus labores. Sostener reuniones peridicas con las reas usuarias.
J.
Firmas
Firma Fecha 26 de Marzo de 2011
Nombre/Funcin Dana Murray, Gerente General de la Organizacin de Workflow and Business Deal Marcela Olcese, Gerente de la Regin Latinoamrica de la organizacin
26 de Marzo de 2011
2.3
Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Optimizacin del Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente de Proyecto 27/03/2011 Nombre Documento de clasificacin de lneas de negocio Documento de condiciones de negocio Documento de versionamiento de configuraciones Documento de definicin de notificaciones para aprobadores Documento de definicin de notificaciones de vencimientos Informe de indicadores de oportunidades de negocio truncadas en documento Go Informe de indicadores de oportunidades de negocio aprobadas Descripcin Clasificacin de lneas de negocio de acuerdo a los servicios que brinda la empresa. Definicin de las condiciones de negocio por cada lnea de negocio utilizada para el clculo de la necesidad de aprobadores. Alcance por el cual una configuracin de las condiciones de negocio por lnea de negocio debe ser versionada. Formato y definicin del contenido de las notificaciones que sern enviadas a los aprobadores. Estas notificaciones son definidas por lnea de negocio. Formato y definicin del contenido de las notificaciones que sern enviadas a los aprobadores cuando la fecha de vigencia del precio de la propuesta ha vencido. Indicador de porcentaje de oportunidades cuyos documentos Go an estn a la espera de su aprobacin. Indicador de porcentaje de oportunidades cuyos documentos han sido aprobadas. Estado actual Jefe de negocio M 0 No iniciada Jefe de negocio M 0 No iniciada Responsable P V Fecha creacin 16/06/2011 01/07/2011 Fecha trmino 30/06/2011 21/07/2011 C Criterios de aceptacin
Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: ID 1 2
3 4
Jefe de negocio M 0 No iniciada Analista de negocio Analista de proceso Analista de proceso B 0 No iniciada
22/07/2011 02/08/2011
01/08/2011 08/08/2011
A La clasificacin debe incluir que servicios de la organizacin abarcan. A Las condiciones de negocio deben estar por lnea de negocio y no de manera general A Debe especificar qu documentos sern necesarios versionar M Incluir el formato de la notificacin B Incluir el formato de la notificacin M Incluir la frecuencia con la que se calcularan los indicadores M Incluir la frecuencia con la que se calcularan los indicadores
M 0 No iniciada
09/08/2011
15/08/2011
M 0 No iniciada
16/08/2011
22/08/2011
Analista de proceso
M 0 No iniciada
23/08/2011
29/08/2011
24
9 10
Informe de indicadores de oportunidades canceladas Informe del flujo actual
Indicador de porcentaje de oportunidades canceladas.
Analista de proceso
M 0 No iniciada
31/08/2011
06/09/2011
M Incluir la frecuencia con la que se calcularan los indicadores A Incluir el flujo actual de cmo funciona el proceso A Justificacin de la mejora con la inclusin del documento go A Formula de vencimiento por lnea de negocio
11
12
13
Documento del estado actual del flujo del Analista de proceso de aprobacin de oportunidades de proceso negocio Documento de flujo Inclusin de aprobaciones de documento go Jefe de proceso mejorado incluyendo y versionamiento del mismo en caso sea aprobaciones de necesario documento go Documento de flujo Inclusin de validacin de vencimiento de Jefe de proceso mejorado incluyendo precio para evitar que la presentacin de una validacin de propuesta con un precio irrealvencimiento de precio Documento de flujo Inclusin del envo de notificaciones para Jefe de proceso mejorado incluyendo que los aprobadores sepan que tienen el envo de oportunidades asignadas pendientes de ser notificaciones revisadas y aprobadas. Publicacin del Revisar la documentacin y publicar el Jefe de proceso nuevo flujo nuevo flujo
A 0 No iniciada A 0 No iniciada
31/08/2011 31/08/2011
31/08/2011 06/09/2011
A 0 No iniciada
31/08/2011
06/09/2011
A 0 No iniciada
31/08/2011
06/09/2011
M 0 No iniciada
P = Prioridad C = Complejidad V = Versin
A = Alta / M = Media / B = Baja A = Alta / M = Media / B = Baja
2.4
Declaracin del alcance

Optimizacin del Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente de Proyecto 28/03/2011 Optimizar el proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio para no perder las aprobaciones ni el seguimiento a stas en tiempo real. Adems, brinda conocimiento de las preferencias de los clientes en los diferentes mercados en los cules la empresa est presente
Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: Justificacin del Proyecto:
Descripcin del producto:
El Sistema Aprobacin de Oportunidades de Negocio es una herramienta que permitir a los usuarios a crear oportunidades de negocio y hacer seguimiento de las aprobaciones de las mismas. Las notificaciones que sern enviadas a partir de ella pondrn en alerta a un aprobador que tiene que revisar uno o ms oportunidades para su aprobacin.
Entregables del Proyecto Plan de Proyecto Establece los lineamientos a seguir durante la optimizacin del proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio especificando las actividades, fechas de entrega y recursos asignados hasta la implantacin del mismo. Proceso de aprobacin de oportunidades de negocio mejorado y documentado Proceso de generacin de indicadores semanales formalizado Configuracin de condiciones de negocio Describe el flujo por el cual los documentos relacionados a una propuesta de negocio se procesan para obtener la propuesta final que ser presentada al cliente. Recopilacin del detalle del estado actual de los indicadores de aprobacin de los documentos que son necesarios ser aprobados para la presentacin de la propuesta. Condiciones de negocio que determinan Configuracin de notificaciones para aprobadores Cronograma de reuniones para mejora del flujo del proceso de aprobacin de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Cronograma para definicin de condiciones de negocio Si los documentos deben pasar por aprobaciones Si la propuesta en cancelada Si la propuesta continua
Se detallan las condiciones para las cuales las notificaciones a los aprobadores son enviadas, as como tambin la frecuencia y el contenido por cada documento. Descripcin del cronograma de reuniones que se llevarn a cabo para realizar las revisiones y mejoras al flujo. Se realizar con cada lnea de negocio de la organizacin Workflow and Business Deals. Descripcin del cronograma de reuniones que se llevarn a cabo para definir las condiciones de negocio que determina la necesidad de
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aprobadores por documento de propuesta. Se realizar con cada lnea de negocio de la organizacin Workflow and Business Deals. Cronograma para definicin de notificaciones a enviar Descripcin del cronograma de reuniones que se llevarn a cabo para definir las notificaciones a enviar en diferentes puntos del flujo de aprobaciones. Se realizar con cada lnea de negocio de la organizacin Workflow and Business Deals. Documento de clasificacin de lneas de negocio Documento de condiciones de negocio Documento de versionamiento de configuraciones Documento de definicin de notificaciones para aprobadores Documento de definicin de notificaciones de vencimientos Informe de indicadores de oportunidades de negocio truncadas en documento Go Informe de indicadores de oportunidades de negocio aprobadas Informe de indicadores de oportunidades canceladas Informe del flujo actual Documento de flujo mejorado incluyendo aprobaciones de documento go Documento de flujo mejorado incluyendo validacin de vencimiento de precio Documento de flujo mejorado incluyendo el envo de notificaciones Publicacin del flujo mejorado Exclusiones: Clasificacin de lneas de negocio de acuerdo a los servicios que brinda la empresa. Definicin de las condiciones de negocio por cada lnea de negocio utilizada para el clculo de la necesidad de aprobadores. Alcance por el cual una configuracin de las condiciones de negocio por lnea de negocio debe ser versionada. Formato y definicin del contenido de las notificaciones que sern enviadas a los aprobadores. Estas notificaciones son definidas por lnea de negocio. Formato y definicin del contenido de las notificaciones que sern enviadas a los aprobadores cuando la fecha de vigencia del precio de la propuesta ha vencido. Indicador de porcentaje de oportunidades cuyos documentos Go an estn a la espera de su aprobacin. Indicador de porcentaje de oportunidades cuyos documentos han sido aprobadas. Indicador de porcentaje de oportunidades canceladas. Documento del estado actual del flujo del proceso de aprobacin de oportunidades de negocio Inclusin de aprobaciones de documento go y versionamiento del mismo en caso sea necesario Inclusin de validacin de vencimiento de precio para evitar que la presentacin de una propuesta con un precio irrealInclusin del envo de notificaciones para que los aprobadores sepan que tienen oportunidades asignadas pendientes de ser revisadas y aprobadas. Revisar la documentacin de las inclusiones realizadas y publicar el nuevo fluio. No se incluir la instalacin del hardware. El proceso no incluye los relacionados con el seguimiento a contratos por aceptacin de propuestas de negocio. El sistema solo enviar notificaciones a Lotus Notes y no a Lotus
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Notes Blackberry. Restricciones: La inversin de la optimizacin del proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio no deber exceder de US$15,000 El desarrollo del proyecto debe estar concluido en un plazo mximo de 60 das tiles. Teniendo como fecha de inicio el 13/06/2011 y como fecha de trmino el 17/08/2011. Asunciones o supuestos: El presupuesto de proyecto no ser recortado durante la ejecucin del proyecto. Los usuarios participarn activamente en las fechas programadas segn el cronograma de actividades y en los cronogramas de reunin establecidos. Existe una disponibilidad de tiempo de los trabajadores del negocio para su participacin en el proyecto.
2.5

Optimizacin del Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio 3. Configuracin de notificaciones 4. M ejora de indicadores de gestin 5. M ejora del flujo de aprobacin de oportunidades de negocio
6. Gestin de proyecto
1. Coordinaciones generales del proyecto
2. Configuracin de condiciones de negocio
1.1 Cronograma de reuniones para mejora del flujo 5.1 Informe de flujo actual
2.1 D ocumento de clasificacin de lneas de negocio
3.1 D ocumento de definicin de notificaciones para aprobadores
4.1 Informe de indicadores de oportunidades de negocio truncadas en documento Go
6.1 Inicio del proyecto 6.1.1 Elaborar ACP

6.2 Planificacin 6.2.1 Plan de gestin del alcance
1.2 Cronograma para definicin de condiciones de negocio
2.2 D ocumento de condiciones de negocio
3.2 D ocumento de definicin de notificaciones de vencimientos
4.2 Informe de indicadores de oportunidades de negocio aprobadas
5.2 D ocumento de flujo mejorado incluyendo aprobaciones de documento go
1.3 Cronograma para definicin de notificaciones a enviar 4.3 Informe de indicadores de oportunidades canceladas
2.3 D ocumento de versionamiento de configuraciones
5.3 D ocumento de flujo mejorado incluyendo validacin de vencimiento de precio
6.2.2 Plan de gestin del tiempo

6.2.3 Plan de gestin de los costos
5.4 D ocumento de flujo mejorado incluyendo el envo de notificaciones
6.2.4 Plan de gestin de la calidad

6.2.5 Plan de gestin de los RRHH
Estructura de desglose del Trabajo - EDT
5.4 Publicacin del flujo mejorado
6.2.6 Plan de gestin de comunicaciones 6.2.7 Plan de gestin de los riesgos

6.2.8 Plan de gestin de adquisiciones 6.3 Ejecucin 6.3.1 Asignacin de tareas 6.4 Seguimiento y Control
6.4.1 Reuniones de seguimiento

6.5 Cierre
28
6.5.1 Aceptacin final del proyecto
6.5.2 Lecciones aprendidas
29
2.6
Diccionario de la Estructura de Desglose de Trabajo EDT

Optimizacin del Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Mauricio Salas 28/03/2011 1.0
Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: Versin: DICCIONARIO DE EDT (WBS) Cuenta de control: Identificador del Entregable: Nombre de entregable(s): Alcance del Trabajo: Responsable: Duracin estimada:
Coordinaciones generales del proyecto 1.1 Cronograma de reuniones para mejora del flujo del proceso de aprobacin de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Descripcin del cronograma de reuniones que se llevarn a cabo para realizar las revisiones y mejoras al flujo. Se realizar con cada lnea de negocio de la organizacin Workflow and Business Deals. Jefe de procesos Fecha de Inicio: 13/06/2011 Fecha de 13/06/2011 Trmino Se emplean formatos propios de la organizacin. Aprobacin del cronograma por parte del Gerente de Proyecto.
1 da
Requisitos de calidad: Otras referencias: Hitos del cronograma: DICCIONARIO DE EDT (WBS) Cuenta de control: Identificador del Entregable: Nombre de entregable(s): Alcance del Trabajo:
Coordinaciones generales del proyecto 1.2 Cronograma para definicin de condiciones de negocio Descripcin del cronograma de reuniones que se llevarn a cabo para definir las condiciones de negocio que determina la necesidad de aprobadores por documento de propuesta. Se realizar con cada lnea de negocio de la organizacin Workflow and Business Deals. Jefe de procesos Fecha de Inicio: 14/06/2011 Fecha de 14/06/2011 Trmino Se emplean formatos propios de la organizacin. Aprobacin del cronograma por parte del Gerente de Proyecto.
Responsable: Duracin estimada:
1 da
Coordinaciones generales del proyecto 1.3 Cronograma para definicin de notificaciones a enviar Descripcin del cronograma de reuniones que se llevarn a cabo para definir las notificaciones a enviar en diferentes puntos del flujo de aprobaciones. Se realizar con cada lnea de negocio de la organizacin Workflow and Business Deals. Jefe de procesos Fecha de Inicio: 15/06/2011 Fecha de 15/06/2011 Trmino
Responsable: Duracin estimada:
1 da
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Requisitos de calidad: Otras referencias: Hitos del cronograma: DICCIONARIO DE EDT (WBS) Cuenta de control: Identificador del Entregable: Nombre de entregable(s): Alcance del Trabajo: Responsable: Duracin estimada:
Se emplean formatos propios de la organizacin. Aprobacin del cronograma por parte del Gerente de Proyecto.
Configuracin de condiciones de negocio 2.1 Documento de clasificacin de lneas de negocio Clasificacin de lneas de negocio de acuerdo a los servicios que brinda la empresa. Analista de negocio Fecha de Inicio: 15/06/2011 Fecha de 28/06/2011 Trmino Debe ser aprobado por la gerencia de la regin.
10 da
Configuracin de condiciones de negocio 2.2 Documento de condiciones de negocio Definicin de las condiciones de negocio por cada lnea de negocio utilizada para el clculo de la necesidad de aprobadores. Analista de negocio Fecha de Inicio: 30/06/2011 Fecha de 13/07/2011 Trmino Debe ser aprobado por la gerencia de la regin.
10 da
Requisitos de calidad: Otras referencias: Hitos del cronograma: DICCIONARIO DE EDT (WBS) Cuenta de control: Identificador del Entregable: Nombre de entregable(s): Alcance del Trabajo: Responsable: Duracin estimada: 10 da
Configuracin de condiciones de negocio 2.3 Documento de versionamiento de configuraciones Alcance por el cual una configuracin de las condiciones de negocio por lnea de negocio debe ser versionada. Analista de negocio Fecha de Inicio: 14/07/2011 Fecha de 27/07/2011 Trmino Debe ser aprobado por la gerencia de la regin.
Configuracin de notificaciones 3.1 Documento de definicin de notificaciones para aprobadores Formato y definicin del contenido de las notificaciones que sern enviadas a los aprobadores. Estas notificaciones son definidas por lnea
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de negocio. Responsable: Duracin estimada: 5 da Analista de negocio Fecha de Inicio: 14/07/2011 Fecha de Trmino 20/07/2011
Debe ser aprobado por el jefe de la unidad de negocios.
Configuracin de notificaciones 3.2 Documento de definicin de notificaciones de vencimientos Formato y definicin del contenido de las notificaciones que sern enviadas a los aprobadores cuando la fecha de vigencia del precio de la propuesta ha vencido. Analista de negocio Fecha de Inicio: 21/07/2011 Fecha de 27/07/2011 Trmino Debe ser aprobado por el jefe de la unidad de negocios.
5 da
Mejora de indicadores de gestin 4.1 Informe de indicadores de oportunidades de negocio truncadas en documento Go Indicador de porcentaje de oportunidades cuyos documentos Go an estn a la espera de su aprobacin. Analista de proceso Fecha de Inicio: 01/08/2011 Fecha de 05/08/2011 Trmino Debe ser aprobado por el gerente de proyecto.
7 da
Mejora de indicadores de gestin 4.2 Informe de indicadores de oportunidades de negocio aprobadas Indicador de porcentaje de oportunidades cuyos documentos han sido aprobadas. Analista de proceso Fecha de Inicio: 10/08/2011 Fecha de 18/08/2011 Trmino Debe ser aprobado por el gerente de proyecto.
7 da
Requisitos de calidad: Otras referencias: Hitos del cronograma:
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DICCIONARIO DE EDT (WBS) Cuenta de control: Identificador del Entregable: Nombre de entregable(s): Alcance del Trabajo: Responsable: Duracin estimada: 7 da Mejora de indicadores de gestin 4.3 Informe de indicadores de oportunidades canceladas Indicador de porcentaje de oportunidades canceladas. Analista de proceso Fecha de Inicio: 19/08/2011 Fecha de Trmino 29/08/2011
Requisitos de calidad: Otras referencias: Hitos del cronograma: DICCIONARIO DE EDT (WBS) Cuenta de control: Identificador del Entregable: Nombre de entregable(s): Alcance del Trabajo: Responsable: Duracin estimada: 5 da
Debe ser aprobado por el gerente de proyecto.
Mejora del flujo de aprobacin de oportunidades de negocio 5.1 Informe del flujo actual Documento del estado actual del flujo del proceso de aprobacin de oportunidades de negocio Analista de proceso Fecha de Inicio: 01/08/2011 Fecha de 05/08/2011 Trmino Debe ser aprobado por el gerente de proyecto.
Mejora de indicadores de gestin 5.2 Documento de flujo mejorado incluyendo aprobaciones de documento go Inclusin de aprobaciones de documento go y versionamiento del mismo en caso sea necesario Analista de proceso Fecha de Inicio: 08/08/2011 Fecha de 23/08/2011 Trmino Debe ser aprobado por el gerente de proyecto.
12 das
Mejora de indicadores de gestin 5.3 Documento de flujo mejorado incluyendo validacin de vencimiento de precio Inclusin de validacin de vencimiento de precio para evitar que la presentacin de una propuesta con un precio irrealAnalista de proceso Fecha de Inicio: 24/08/2011 Fecha de 05/09/2011 Trmino
8 das
33
Debe ser aprobado por el gerente de proyecto.
Mejora de indicadores de gestin 5.4 Documento de flujo mejorado incluyendo el envo de notificaciones Inclusin del envo de notificaciones para que los aprobadores sepan que tienen oportunidades asignadas pendientes de ser revisadas y aprobadas. Analista de proceso Fecha de Inicio: 06/09/2011 Fecha de 15/09/2011 Trmino Debe ser aprobado por el gerente de proyecto.
8 das
Requisitos de calidad: Otras referencias: Hitos del cronograma: DICCIONARIO DE EDT (WBS) Cuenta de control: Identificador del Entregable: Nombre de entregable(s): Alcance del Trabajo: Responsable: Duracin estimada: 5 das
Mejora de indicadores de gestin 5.5 Publicacin del flujo mejorado Revisar la documentacin de las inclusiones realizadas y publicar el nuevo fluio Jefe de proceso Fecha de Inicio: 16/09/2011 Fecha de 22/09/2011 Trmino Debe ser aprobado por el gerente de proyecto.
Requisitos de calidad: Otras referencias: Hitos del cronograma:
2.7
Cronograma del Proyecto y Diagrama de barras (Gantt)
2.8
Lista de hitos del proyecto

Optimizacin del Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente de Proyecto 30/03/2011 WBS Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fecha 15/06/2011 27/07/2011 27/07/2011 29/08/2011 22/09/2011 15/06/2011 Descripcin Desarrollar los tiempos para los cronogramas de coordinaciones generales del proyecto Definir y documentar las variables de negocio Configurar y saber bajo qu condiciones se envan las notificaciones Definicin de indicadores Optimizacin del flujo, identificar las inclusiones a hacer para su mejora Gestionar el proyecto
Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: Hitos Coordinaciones generales del proyecto Configuracin de condiciones de negocio Configuracin de notificaciones Mejora de indicadores de gestin Mejora del flujo de aprobacin de oportunidades de negocio Gestin de proyecto Comentarios: Revisado por: Jefe de Sistemas Fecha: 30/06/2011
Autorizado por: Gerente de Proyecto Fecha: 31/06/2011
2.9
Estimacin de los costos

Optimizacin del Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente de Proyecto Actividad Desarrollar los tiempos para el cronograma Recurso Jefe de sistemas Costo (S/.) 400
Nombre del Proyecto: Preparado por:
Fecha: 31/03/2011 Nro. Entregable 1 Cronograma de reuniones para mejora del flujo del proceso de aprobacin de Aprobacin de Oportunidades de Negocio 2 Cronograma para definicin de condiciones de negocio 3 Cronograma para definicin de notificaciones a enviar 4 Documento de clasificacin de lneas de negocio 5 Documento de condiciones de negocio
Desarrollar los tiempos para el cronograma Desarrollar los tiempos para el cronograma Analizar clases de negocio Clasificar lneas de negocio Documentar la clasificacin Recolectar condiciones a partir de los negocio identificados Clasificar las lneas por clase de negocio Crear la matriz de roles a partir de las lneas de negocio Documentar las matriz y condiciones de negocio Identificar bajo que condiciones se debe versionar una configuracin Determinar qu documentos deben ser versionados Documentar los versionamientos de las configuraciones Definir qu informacin ser mostrada en cada notificacin Definir quienes son las personas a las cuales sern enviada Documentar el formato y la definicin de las notificaciones para documentos de aprobacin Definir que informacin se mostrar en las notificaciones Documentar el formato y la definicin de las notificaciones de vencimientos Conocer los actuales indicadores y su presentacin Realizar ajustes a indicadores y documentarlas
Jefe de sistemas Jefe de sistemas Jefe de negocio
400 400 600
Jefe de negocio
670
Documento de versionamiento de configuraciones Documento de definicin de notificaciones para aprobadores
Jefe de negocio
750
Analista de negocio
640
Documento de definicin de notificaciones de vencimientos Informe de indicadores de oportunidades de negocio truncadas en documento Go
Analista de proceso
700
Analista de proceso
1200
37
10
Informe de indicadores de oportunidades de negocio aprobadas Informe de indicadores de oportunidades canceladas Informe de flujo actual Documento de flujo mejorado incluyendo aprobaciones de documento go
Conocer los actuales indicadores y su presentacin Realizar ajustes a indicadores y documentarlas Conocer los actuales indicadores y su presentacin Realizar ajustes a indicadores y documentarlas Documentar el flujo actual Analizar el proceso actual y documentarlo Incluir documento de go como documento previo a la propuesta Determinar en qu casos se necesitar el documento go como obligatorio a aprobar Determinar el contenido del documento go Modificar el flujo actual Capacitar a los usuario sobre el documento go Determinar en qu partes del flujo debe incluirse el control de validacin de vencimiento de precio Modificar el flujo actual Definir en qu partes del flujo debe ser enviada Incluir el envio de notificaciones Capacitar a los usuarios elt tipo de las notificaciones y las condiciones de envio Revisar la documentacin Publicar el flujo actual
Analista de proceso
800
11
Analista de proceso
970
12 13
Analista de proceso Analista de proceso
890 1810
14
Documento de flujo mejorado incluyendo validacin de vencimiento de precio Documento de flujo mejorado incluyendo el envo de notificaciones
Jefe de proceso
1240
15
Jefe de proceso
500
16 Total
Publicar el flujo actual
Jefe de proceso
460 12440
2.10
Curva S
S/.15,000.00 S/.450.00 S/.1,500.00 S/.16,950.00
Lnea base del proyecto Reserva Gestin Reserva Contingencias Costo Total
Curva S
16,000.00 14,000.00 12,000.00
Nuevos soles
10,000.00 8,000.00 6,000.00 4,000.00 2,000.00 0.00 Coordinaciones Configuracin condiciones Configuracin notificaciones Fases
Figura 5. Curva S
Mejora de indicadores
Optimizacin del proceso
Gestin de proyecto
39
2.11
Plan de gestin de la calidad del proyecto

Optimizacin del Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente de Proyecto
Fecha: 01/04/2011 DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE CALIDAD DEL PROYECTO: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Gerente de Calidad del Proyecto
Planeamiento
Aseguramiento
Control
Jefe de Sistemas
Jefe de Procesos
Jefe de Sistemas
Analista de Negocio
Jefe de Sistemas
Miembro del Comit de Seguimiento
ROLES Y RESPONSABILIDADES Gerente de proyecto: Es el responsable de la elaboracin del Plan de Gestin de Calidad y de las aprobaciones del aseguramiento y control de calidad. Jefe de sistemas o Plantear qu estndares de calidad de la organizacin sern utilizados: o Identificar los requerimientos de la organizacin. o Plantear los objetivos de calidad. o Plantear los costos de calidad. o Plantear los tiempos de calidad. o Plantear los recursos necesarios para la calidad. o Identificar las lecciones aprendidas de los proyectos similares. o Realizar el control de la calidad de los entregables del proyecto. o Gestionar la correccin de los errores encontrados en la revisin de los entregables. o Anlisis de las mtricas de calidad. Jefe de procesos: Responsable de cumplir con las normas de calidad y estndares definidos para el proyecto aplicables al proceso. Analista de negocio: o Realizar el control de la calidad de los entregables de fase configuracin. o Realizar pruebas del proceso. o Gestionar la correccin de los errores encontrados en las pruebas. o Auditorias de pruebas de calidad. o Anlisis de las mtricas de calidad. Miembro del Comit de Seguimiento: o Verificar que el proceso de aprobacin de oportunidades de negocio haya sido mejorado segn los requerimientos. o Verificar que el proceso de aprobacin de oportunidades de negocio haya sido documentado. o Verificar que las configuraciones de condiciones de negocio hayan sido con la informacin necesaria. o Verificar que el proceso de generacin de indicadores mensuales se encuentre formalizado. o Verificar que las notificaciones a ser utilizadas hayan sido aprobadas.
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PROCEDIMIENTOS Planificacin de la calidad: el Jefe de Sistemas y los Miembros del Comit de Seguimiento asesorarn para la formulacin del Plan de Calidad del proyecto. Procedimiento de Aseguramiento de la calidad: normas y estndares definidos por la organizacin. Procedimiento de Control de Calidad: o Criterios de aceptacin o devolucin de los entregables en funcin del control realizado. o Gestin de la correccin de los entregables que no estn conformes. PROCESOS Control de gestin. Levantamiento de informacin. Configuracin de condiciones de negocio. Configuracin de notificaciones. Mejora de indicadores de gestin. Mejora en el flujo de aprobacin de oportunidades de negocio. Documentacin y publicacin de las mejoras. RECURSOS Gerente de proyecto Jefe de sistemas Jefe de proceso Analista de negocio Miembro del comit de seguimiento CONTROL DE CALIDAD Es responsabilidad del Jefe de Sistemas el control de calidad de la todos los entregables del proyecto. Se encargar de validar informacin de los entregables y gestionar las correcciones de los errores encontrados en la revisin. El Comit de seguimiento tiene la responsabilidad de realizar el control de calidad de los entregables del proyecto, verificando que cumplan con los alcances del proyecto. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Es responsabilidad del Jefe de Sistemas ejecutar el aseguramiento de calidad de todo el proyecto, se encargar de que se cumpla con las normas y estndares de calidad definidas en el proyecto. Informa al Gerente de Proyecto sobre los acuerdos de calidad. El Jefe de proceso y el analista de negocio tienen la responsabilidad de cumplir con las normas y estndares de calidad definidos para el proyecto. MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Se establecen herramientas de supervisin de calidad, la herramienta que usaremos sern indicadores de cumplimiento y de eficiencia. Se propondrn mejoras continuas de acuerdo se va avanzando el proyecto. La supervisin de la calidad se dar mediante reuniones semanales con el Comit de Seguimiento del proyecto.
41
2.12
Normas de calidad necesarias para realizar el control de calidad

Optimizacin del Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente de proyecto
Fecha: 29/03/2011 Objetivos del Proyecto (Calidad) Aplicar los procedimientos y estndares asumidos por la organizacin para la diagramacin de Procesos. Se utiliza BPM y la herramienta Bizagi. Aplicar los estndares de la organizacin para la documentacin de las normatividad. Esto se defini en el rea de Calidad de la Organizacin de Workflow & Business Deal. Estndares de diagramacin de La diagramacin de procesos se realiza utilizando la metodologa procesos BPM. La herramienta utilizada para la diagramacin es Bizagi. Estndares de Indicadores Los indicadores de cumplimiento reflejarn a travs de un semforo de cuatro colores el estado de lo monitoreado: Verde: Cumplido con lo pactado en la fecha comprometida. Amarillo: En proceso con fecha comprometida dentro de 5 das tiles. Rojo: Cumplido o an no cumplido con fecha comprometida ya sobrepasada. Blanco: No iniciado y con fecha comprometida mayor a 5 das tiles. Los indicadores de eficiencia reflejarn a travs de un semforo de cuatro colores el estado de lo monitoreado. Azul: Cumple con el alcance. Rojo: No cumple con el alcance. Anaranjado: En evaluacin. Blanco: No iniciado.
2.13
Lista de control de calidad

Optimizacin de Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Jefe de Sistemas 31/03/2011
Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha:
1. Lista de Verificacin del Entregable Informe de flujo actual.

Puntos de control Verificar cronograma de entrevistas Revisar los documentos que intervienen en el flujo Requerimientos identificados en los procedimientos de aprobacin de oportunidades Revisar el Informe final de aceptacin de los procedimientos de aprobacin de oportunidades Verificar que el tiempo del cronograma se est cumpliendo Verificar que la entrevista fue realizada al Dueo del Proceso. Conforme Observado Comentarios
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Verificar que el documento del estado actual del flujo del proceso de aprobacin de oportunidades de negocio contenga toda la informacin capturad Verificar que el documento del estado actual del flujo del proceso de atencin de solicitudes cuente con la aprobacin del dueo del proceso y del Jefe de procesos. Realizado por: Gerente de proyecto Fecha:
2. Lista de Verificacin del Entregable Documento de flujo mejorado incluyendo aprobaciones de documento go
Puntos de control Verificar que la definicin del documento go sea clara y entendible. Verificar que los formatos del documento go sean diferentes para cada lnea de negocio Verificar que las preferencias de negocio del cliente documentadas en el go alimenten el repositorio de conocimiento Verificar que los aprobadores y vendedores tengan acceso a la base de conocimiento Realizado por: Gerente de proyecto Fecha: Conforme Observado Comentarios
3. Lista de Verificacin del Entregable Documento de flujo mejorado incluyendo validacin de vencimiento de precio
Puntos de control Verificar que la validacin sea por lnea de negocio Verificar que en cuanto el precio venza una notificacin sea enviada Verificar que a partir de la matriz de roles se enve la notificacin de vencimiento a las personar correctas Verificar que las condiciones bajo las cuales el precio vence est documentado Verificar que la documentacin sea entregada al dueo de proceso Realizado por: Gerente de proyecto Fecha: Conforme Observado Comentarios
4. Lista de Verificacin del Entregable Documento de flujo mejorado incluyendo el envo de notificaciones
Puntos de control Verificar que la notificacin sea para aviso a aprobadores de oportunidades pendientes por revisar Verificar que la notificacin se para aviso a aprobadores de oportunidades que tienen precios vencidos Verificar que los formatos hayan sido definidos de Conforme Observado Comentarios
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acuerdo a las lneas de negocio Verificar que los formatos estn documentados Verificar que la documentacin sea repartida entre todos los aprobadores que intervienen en la aprobacin de oportunidades de negocio Realizado por: Gerente de proyecto Fecha:
5. Lista de Verificacin del Entregable Publicar el flujo actual

Puntos de control Verificar que en el documento hayan sido incluidos todas la mejoras al proceso Verificar que el documento sea fcil de entender por personas que no tengan un perfil tcnico Verificar que el documento incluya el diseo del flujo optimizado Verificar que la documentacin sea repartida entre todos los aprobadores que intervienen en la aprobacin de oportunidades de negocio Verificar que la documentacin haya sido aprobada por la organizacin de Workflow and Business Deals Realizado por: Gerente de proyecto Fecha: Conforme Observado Comentarios
2.14
Organigrama del Equipo de Proyecto
Gerente de Proyecto
Jefe de Sistemas
Jefe de Procesos
Jefe de Negocios
Analista de Proceso
Analista de Negocio
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2.15
Descripcin de roles y cargos

Optimizacin de Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente de Proyecto
Nombre del Rol: Gerente de Proyecto Responsabilidades Atender las reuniones de coordinacin del proyecto. Revisar los tiempos del proyecto de acuerdo al cronograma. Mantener actualizada la documentacin del proyecto. Comunicar de los avances del proyecto a la organizacin. Informar el estado de avance a los miembros del proyecto. Competencias Capacidades: Proactivo Trabajo bajo presin Resistencia al stress Administracin de Personal Poder de negociacin Conocimiento: Ingeniera de sistema. BPM Tcnicas de estimacin de costos y presupuestos. Gerencia de proyectos basado en PMBOK Habilidades: 5 aos de experiencia en ingeniera de sistemas y requerimientos 3 aos de experiencia en gerencia de proyectos. 1 ao de experiencia en manejo de calidad. Manejo de conflictos. Liderazgo Motivador Autoridad Gerente de Proyecto Nmero Fecha inicio Fecha de retiro Estimado 1 13/04/2011 17/09/2011 Completo
Tiempo requerido
Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: Nombre del Rol: Jefe de sistemas
Responsabilidades Coordinar con los participantes del proceso los tiempos para la asistencia a las reuniones del proyecto Estimar los tiempos para los cronogramas de las reuniones. Generar acta de conformidad de los cronogramas. Asistir a las reuniones del proyecto. Competencias
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Capacidades: Proactivo Trabajo bajo presin Resistencia al stress Poder de negociacin Conocimiento: Ingeniera de sistema. BPM Habilidades: 3 aos de experiencia en ingeniera de sistemas y requerimientos 2 aos de experiencia en gerencia de proyectos. Manejo de conflictos. Autoridad Jefe de sistemas Nmero Fecha inicio Fecha de retiro Estimado 1 13/04/2011 17/09/2011
Tiempo requerido
Parcial, 3 semanas, 2 das por semana
Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: Nombre del Rol: Jefe de negocio
Responsabilidades Asistir a las reuniones de coordinacin con los participantes del proceso. Analizar clases de negocio Clasificar lneas de negocio Documentar la clasificacin Recolectar condiciones a partir de los negocio identificados Clasificar las lneas por clase de negocio Crear la matriz de roles a partir de las lneas de negocio Documentar las matriz y condiciones de negocio Identificar bajo que condiciones se debe versionar una configuracin Determinar qu documentos deben ser versionados Documentar los versionamientos de las configuraciones Competencias Capacidades: Proactivo Trabajo bajo presin Resistencia al stress Conocimiento: Administracin de negocios. BPM Habilidades: 3 aos de experiencia en negocios de la organizacin de Business Deals 2 aos de experiencia en gerencia de proyectos. Comunicacin efectiva Autoridad Jefe de negocio Nmero Fecha inicio Fecha de retiro Tiempo requerido Estimado 1 13/04/2011 17/09/2011 Completo
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Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: Nombre del Rol: Jefe de proceso
Responsabilidades Determinar en qu partes del flujo debe incluirse el control de validacin de vencimiento de precio Modificar el flujo actual Definir en qu partes del flujo debe ser enviada Incluir el envo de notificaciones Capacitar a los usuarios el tipo de las notificaciones y las condiciones de envo Revisar la documentacin Publicar el flujo actual Competencias Capacidades: Proactivo Trabajo bajo presin Resistencia al stress Poder de negociacin Conocimiento: Administracin de proyectos. BPM. Habilidades: 3 aos de experiencia en procesos de la organizacin Business Deal 2 aos de experiencia en gerencia de proyectos. 1 ao de experiencia en manejo de calidad. Manejo de conflictos. Autoridad Jefe de procesos Nmero Fecha inicio Fecha de retiro Tiempo requerido Estimado 1 13/04/2011 17/09/2011 Completo
2.16
Matriz de asignacin de responsabilidades

Entregable
Gerente de Proyecto Jefe de sistemas Jefe de negocio Jefe de proceso Analista de negocio Analista de procesos
Plan del proyecto Cronograma de reuniones para mejora del flujo del proceso de aprobacin de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Cronograma para definicin de condiciones de negocio Cronograma para definicin de notificaciones a enviar Documento de clasificacin de lneas de negocio Documento de condiciones de negocio Documento de versionamiento de configuraciones
R, P R, P
R, P R, P I I I R, P R, P R, P
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Documento de definicin de notificaciones para aprobadores Documento de definicin de notificaciones de vencimientos Informe de indicadores de oportunidades de negocio truncadas en documento Go Informe de indicadores de oportunidades de negocio aprobadas Informe de indicadores de oportunidades canceladas Informe de flujo actual Documento de flujo mejorado incluyendo aprobaciones de documento go Documento de flujo mejorado incluyendo validacin de vencimiento de precio Documento de flujo mejorado incluyendo el envo de notificaciones Publicar el flujo actual
O, V O, V V V V I A A A R,P O, V O, V O, V O, V R, P R, P R, P P
R, P R, P R, P R, P R, P R, P
R = Responsable, es responsable del entregable P = Participa, participa en la construccin/elaboracin del entregable I = Intermedio, es informado del resultado del entregable V = Verificacin requerida, participa en el control de calidad del entregable O = Opinin requerida, participa como experto A = Autoriza, autoriza entrega del entregable F= Firma requerida, el entregable requiere su firma
2.17
Registro de interesados del proyecto

Optimizacin de Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente del proyecto
Nombre del proyecto: Preparado por: Fecha:

Categora
Interesado
Patrocinador Interesado Participante Participante Cliente Cliente Interesado Participante Participante Participante
Gerente General de la organizacin Workflow and Business Deals Gerente de la Regin Latinoamrica Gerente de Procesos Analistas de Procesos Dueo del Proceso Participantes del Proceso Jefes de las Lneas de Negocio Analistas de Negocios Gerente del Proyecto Participantes del proyecto
2.18
Plan de gestin de las comunicaciones

Optimizacin del Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente de Proyecto Mtodo de comunicacin a utilizar (escrito, email, reuniones, presentacin, etc.) Presentacin y escrito Email y escrito Escrito Email y escrito Descripcin de la comunicacin (contenido, formato, nivel de detalle, etc.) Actividades desarrolladas y porcentaje de avance (planeado versus real) Informe de avances Lista de solicitud de cambios Informe de cronograma de reuniones para mejora de flujo Informe de cronograma de definicin de condiciones de negocio Informe de cronograma para definicin de notificaciones a enviar Informe de documento de clasificacin de lnea de negocio Informe de documento de condiciones de negocio Informe de documento de versionamiento de configuraciones
Informacin requerida
Responsable de elaborarlo Gerente de proyecto Miembros del proyecto Jefe de sistemas Jefe de sistemas
Para su entrega a los stakeholders
Frecuencia Semanal (lunes) Semanal Cuando se requiera Semanal
Comentario
Reporte de avances del proyecto Reporte de estado de los entregables Solicitud de cambios Cronograma de reuniones para mejora del flujo del proceso de aprobacin de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Cronograma para definicin de condiciones de negocio Cronograma para definicin de notificaciones a enviar Documento de clasificacin de lneas de negocio Documento de condiciones de negocio Documento de versionamiento de configuraciones
Gerente regional Gerente de proyecto Gerente de proyecto Gerente de proyecto
Semanal Semanal Semanal Semanal Semanal
Jefe de sistemas Jefe de sistemas Jefe de negocio Jefe de negocio Jefe de negocio
Gerente de proyecto Gerente de proyecto Gerente de proyecto Gerente de proyecto Gerente de proyecto
Email y escrito Email y escrito Presentacin y escrito Presentacin y escrito Presentacin y escrito
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Documento de definicin de notificaciones para aprobadores Documento de definicin de notificaciones de vencimientos Informe de indicadores de oportunidades de negocio truncadas en documento Go Informe de indicadores de oportunidades de negocio aprobadas Informe de indicadores de oportunidades canceladas Informe de flujo actual Documento de flujo mejorado incluyendo aprobaciones de documento go Documento de flujo mejorado incluyendo validacin de vencimiento de precio Documento de flujo mejorado incluyendo el envo de notificaciones Publicar el flujo actual
Analista de negocio Analista de negocio Analista de proceso Analista de proceso Analista de proceso Jefe de proceso Jefe de proceso
Gerente de proyecto Jefe de negocio Gerente de proyecto Jefe de negocio Gerente de proyecto Jefe de proceso Gerente de proyecto Jefe de proceso Gerente de proyecto Jefe de proceso Gerente de proyecto Gerente de proyecto
Email y escrito Email y escrito Email y escrito Email y escrito Email y escrito Presentacin y escrito Presentacin y escrito
Informe de documentos de definicin de notificaciones para aprobadores Informe de documento de definicin de notificaciones de vencimientos Informe de indicadores de oportunidades de negocio truncadas en documento Go Informe de indicadores de oportunidades de negocio aprobadas Informe de indicadores de oportunidades canceladas Informe de flujo actual Informe de documento de flujo mejorado incluyendo aprobaciones de documento go Informe de documento de flujo mejorado incluyendo validacin de vencimiento de precio Informe de documento de flujo mejorado incluyendo el envo de notificaciones Flujo mejorado
Semanal Semanal Semanal Semanal Semanal Dos veces por semana Dos veces por semana Dos veces por semana Dos veces por semana Final del proyecto
Jefe de proceso
Gerente de proyecto
Presentacin y escrito
Jefe de proceso Jefe de proceso
Gerente de proyecto Gerente de proyecto
Presentacin y escrito Presentacin y escrito
2.19
Informe de rendimiento del proyecto
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2.20
Anlisis FODA de riesgos

Fecha: Fortalezas: 1. El equipo del proyecto est conformado por especialistas de negocios, procesos y de gestin de TI. 2. El equipo del proyecto tiene aos de experiencia y conoce los procesos actuales de la organizacin. 3. El financiamiento del proyecto ya ha sido aprobado y est a disposicin del proyecto. 4. Se cuenta con la infraestructura necesaria para realizar reuniones no-presenciales. Debilidades: 1. El flujo del proceso actual no est documentado. 2. Existen diferencias horarias entre los miembros del equipo del proyecto. Oportunidades: 1. Mejorar el seguimiento a las oportunidades de negocio 2. Documentar el proceso de aprobacin. 3. Se podr identificar el estado de las oportunidades de negocio.} 4. Definir las lneas de negocio y estandarizarlas para el uso de oportunidades en toda la organizacin. Amenazas: 1. Inasistencia a las reuniones con los participantes del proceso. 2. Resistencia al uso del flujo mejorado del proceso de aprobacin.
2.21
Registro de Riesgos del Proyecto

Fecha: Riesgos tcnicos: 1. Cancelacin del uso libre de la herramienta de modelado de Procesos Bizagi. 2. Fallas de hardware y/o software del servidor. 3. Falla en la infraestructura de comunicacin con los participantes del proyecto. 4. Laptops no puedan ser entregados a tiempo por freeze de infraestructura a nivel local. 5. Bases de repositorio no puedan ser accesibles. Riesgos de gestin: 1. Cancelacin de las reuniones para la captura de la informacin por parte de involucrados. 2. No se tienen documentados ni centralizados todos los procesos de la organizacin. 3. Gestin de acceso a los estndares de calidad muy burocrticos 4. Estndares de la organizacin cambian muy continuamente. 5. Gerente de proyecto puede ser asignado parcialmente a otro proyecto Riesgos organizacionales: 1. Cambio del la gerencia regional de la organizacin. 2. Movimiento del personal involucrado en el proyecto. 3. Cambio en el dueo del proceso. 4. Aumenten roles en el proceso de aprobacin a pedido de la corporacin. 5. Nuevas lneas de negocio sean definidas a nivel de la corporacin, estas podran modificar el proceso. Riesgos externos 1. La corporacin cambio el proceso en su totalidad. 2. La corporacin aade o retire roles del proceso. 3. La gerencia de la organizacin cambie. 4. La gerencia de la organizacin decide usar otra tecnologa para el proceso 5. Fusiones de equipos externos por pedido de la corporacin.
52
2.22
Matriz de probabilidad e impacto de los riesgos

Optimizacin de Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente de proyecto
53
2.23
Anlisis de los riesgos del proyecto
54
2.24
Plan de gestin de las adquisiciones

Optimizacin de Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente de proyecto
Fecha: Recursos para las adquisiciones: De acuerdo a las normas establecidas por la organizacin Workflow & Business Deal, el Jefe de Sistemas es el responsable de realizar el proceso de solicitud de vendedores, seleccin, elaboracin del contrato y seguimiento hasta la entrega de los documentos de notificaciones pruebas para aprobadores y para vencimientos. El Gerente del Proyecto participa en la elaboracin y aprueba el contrato, con el apoyo del Legal Area de la organizacin Workflow & Business Deals y del IGA local. Productos y servicios a contratar: Documentos de notificaciones pruebas para aprobadores y para vencimientos (entregables 3.1 y 3.2 de acuerdo al EDT). Tipos de contrato a ser usados: El contrato ser a suma alzada debido a que el producto a adquirir tiene especificaciones bastante elaboradas, lo que origina un alto riesgo, el cual es transferido al vendedor. Las especificaciones sern entregaran a los vendedores candidatos. Criterios de evaluacin: Los criterios de evaluacin estn especificadas en los estndares de adquisiciones de la organizacin Workflow & Business Deals. El costo estimado, calculado internamente con el apoyo del Jefe de Procesos de la organizacin es de aproximadamente S/. 1000, el mismo que servir como criterio de comparacin con las cotizaciones entregadas. Vendedores precalificados: Existen dos vendedores actuales en la corporacin especializados en brindar el servicio de servidores de pruebas y dan servicios similares a otros proyectos de la organizacin, por lo que sern tomados en cuenta para el proceso de seleccin de vendedores. Son: Testing Hosting Environment Global Testing Infrastructure
2.25
Enunciado del trabajo a contratar

Optimizacin de Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente de Proyecto 3.1 Documento de definicin de notificaciones para aprobadores Formato y definicin del contenido de las notificaciones que sern enviadas a los aprobadores. Estas notificaciones son definidas por lnea de negocio. 5 das 14/07/2011 20/07/2011
Fecha: Identificador del entregable Nombre del entregable Alcance del entregable Duracin estimada Fecha de inicio Fecha de trmino
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Criterios de aceptacin
Empresa Especialidad y experiencia: Soporte Local: Metodologa de implantacin: RRHH Personal calificado: Producto Tiempo de respuesta: Arquitectura: Tiempo de implementacin: Soporte post implantacin: Econmico Costo del producto:
Peso 15% 05% 10% Puntaje 15% Puntaje 25% 05% 05% 05% Puntaje 15%
Optimizacin de Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente de Proyecto 3.2 Documento de definicin de notificaciones de vencimientos Formato y definicin del contenido de las notificaciones que sern enviadas a los aprobadores cuando la fecha de vigencia del precio de la propuesta ha vencido. 5 das 21/07/2011 27/07/2011 Empresa Especialidad y experiencia: Soporte Local: Metodologa de implantacin: RRHH Personal calificado: Producto Tiempo de respuesta: Arquitectura: Tiempo de implementacin: Soporte post implantacin: Econmico Costo del producto:
Fecha: Identificador del entregable Nombre del entregable Alcance del entregable
Duracin estimada Fecha de inicio Fecha de trmino Criterios de aceptacin
Peso 15% 05% 10% Puntaje 15% Puntaje 15% 10% 05% 10% Puntaje 15%
56
2.26
Aceptacin final del proyecto

Optimizacin de Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio
Nombre del Proyecto:
Entrega de: Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio mejorado Entregables Cronograma de reuniones para mejora del flujo del proceso de aprobacin de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Cronograma para definicin de condiciones de negocio Cronograma para definicin de notificaciones a enviar Documento de clasificacin de lneas de negocio Documento de condiciones de negocio Documento de versionamiento de configuraciones Documento de definicin de notificaciones para aprobadores Documento de definicin de notificaciones de vencimientos Informe de indicadores de oportunidades de negocio truncadas en documento Go Informe de indicadores de oportunidades de negocio aprobadas Informe de indicadores de oportunidades canceladas Informe de flujo actual Documento de flujo mejorado incluyendo aprobaciones de documento go Documento de flujo mejorado incluyendo validacin de vencimiento de precio Documento de flujo mejorado incluyendo el envo de notificaciones Publicar el flujo actual
Por medio de la presente acta, se deja constancia que el todos los entregables han sido concluidos satisfactoriamente y se encuentra totalmente operativos, cumpliendo con todos los requerimientos especificados.
__________________
Gerente del Proyecto Nombre y Firma _____________________________ Gerente de la Regin Latinoamerica Workflow and Business Deals Nombre y Firma
_______________
Fecha
___________________ Fecha
57
2.27
Lecciones aprendidas en el proyecto

Optimizacin de Proceso de Aprobacin de Oportunidades de Negocio Gerente del Proyecto
Leccin Aprendida Nro: 000001 Nombre Propuesto para la Leccin Aprendida: Considerar un recurso para las coordinaciones generales diferente a una persona relacionada con sistemas Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente de Proyecto Grupo de Iniciacin x Planeamiento Ejecucin Control Cierre procesos: Proceso Especfico de la Gerencia de Proyecto que est siendo utilizado: Planificacin del equipo del proyecto Prctica especfica, herramienta o tcnica que est siendo utilizada: Coordinaciones Cul fue la accin sucedida, que pas? Al planear el proyecto, se asign como coordinador de las reuniones con el cliente al Jefe de Sistemas. El Jefe de Sistemas no lograba reunir a todas las personas que convocadas a las reuniones. Cul fue el resultado o impacto de la incidencia? Hubo demora en obtener la informacin de los clientes ya que las reuniones no se realizaban. Cul es la leccin aprendida? Debe considerarse una persona del PMO como coordinador, de tal manera que pueda realizar un mejor seguimiento. Qu accin se tom? Gerente de Proyecto apoyo al Jefe de Sistemas en la convocatoria a las reuniones. Qu comportamiento se recomienda para el futuro? Seleccionar una persona del PMO para que cumpla el rol de coordinador del proyecto. Dnde y cmo ste conocimiento, puede ser utilizado ms adelante en el proyecto actual? No aplica Dnde y cmo ste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro? El rol de coordinador debe tenerlo un recurso de PMO ya que tienen mayor experiencia y conocimiento de las funciones que debe cumplir. Quin debe ser informado sobre esta leccin aprendida?: (marcar una) Ejecutivo(s) Otros: x Gerente(s) Proyecto Equipo del Proyecto Todo el Personal
Cmo debe ser distribuida esta leccin aprendida? (marcar todas las que apliquen) e-mail Otros: x Intranet/pagina Web x Preguntas Frecuentes Biblioteca
Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)? Nombre(s) de anexo(s): 1. 2.
Leccin Aprendida Nro: 000002 Nombre Propuesto para la Leccin Aprendida: Definir en el alcance que solo es optimizacin ms no implementacin
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Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente del Proyecto Grupo de x Iniciacin Planeamiento Ejecucin Control Cierre procesos: Proceso Especfico de la Gerencia de Proyecto que est siendo utilizado: Elaboracin del Enunciado del Alcance Prctica especfica, herramienta o tcnica que est siendo utilizada: Entrevista con los interesados por parte de la organizacin Cul fue la accin sucedida, que pas? Al iniciar el proyecto hubo dudas en que si se mejora el proceso o si se implementaba todo el proceso tal cul estaba. Cul fue el resultado o impacto de la incidencia? Hubo demoras en inicio del proyecto, mltiples reuniones debieron realizarse antes de empezar a planificar, para poder definir qu se estaba pidiendo. Cul es la leccin aprendida? Revisar el alcance del proyecto a fin de comprender cul es el servicio que se pide Qu accin se tom? Gerente de Proyecto reuni a los interesados del proyecto por parte de la organizacin a fin de definir cul era el producto del proyecto. Qu comportamiento se recomienda para el futuro? Revisar el alcance del proyecto y estar seguros que se comprende cul es el producto del proyecto Dnde y cmo ste conocimiento, puede ser utilizado ms adelante en el proyecto actual? Durante la elaboracin del alcance del proyecto. Dnde y cmo ste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro? En la gestin del plan del proyecto: revisin del alcance del proyecto. Quin debe ser informado sobre esta leccin aprendida?: (marcar una) x Ejecutivo(s) Otros: x Gerente(s) Proyecto Equipo del Proyecto Todo el Personal
Leccin Aprendida Nro: 000003 Nombre Propuesto para la Leccin Aprendida: Capacitar a todo el equipo sobre el negocio Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente del Proyecto Grupo de Iniciacin x Planeamiento Ejecucin Control Cierre procesos: Proceso Especfico de la Gerencia de Proyecto que est siendo utilizado: Definicin de actividades Prctica especfica, herramienta o tcnica que est siendo utilizada: Descomposicin Cul fue la accin sucedida, que pas? Dificultades para la revisin actual del flujo del proceso ya que no se tena conocimiento macro sobre el
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negocio Cul fue el resultado o impacto de la incidencia? Retraso en las actividades relacionadas con el entendimiento del flujo actual del proceso. Cul es la leccin aprendida? Capacitacin en alto nivel del negocio de la organizacin para un mejor y rpido entendimiento. Qu accin se tom? Se requiri de ms tiempo de reuniones con el dueo del proceso para un mejor entendimiento del flujo actual. Qu comportamiento se recomienda para el futuro? Capacitar a las personas involucradas en el proyecto acerca del negocio de la organizacin. Dnde y cmo ste conocimiento, puede ser utilizado ms adelante en el proyecto actual? Durante la planificacin del EDT. Dnde y cmo ste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro? En cada reunin del equipo del proyecto identificar los recursos que necesitas refuerzos en conocimiento acerca del negocio de la organizacin Quin debe ser informado sobre esta leccin aprendida?: (marcar una) x Ejecutivo(s) Otros: x Gerente(s) Proyecto x Equipo del Proyecto x Todo el Personal
Leccin Aprendida Nro: 000004 Nombre Propuesto para la Leccin Aprendida: Comprometer al soporte local para la facilidad de infraestructura Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente del Proyecto Grupo de Iniciacin x Planeamiento Ejecucin Control Cierre procesos: Proceso Especfico de la Gerencia de Proyecto que est siendo utilizado: Definicin de actividades Prctica especfica, herramienta o tcnica que est siendo utilizada: Descomposicin Cul fue la accin sucedida, que pas? Demora en entrega de las laptops a ser usado por los analistas Cul fue el resultado o impacto de la incidencia? Se usaron equipos que no cumplan los requerimientos bsicos de infraestructura para el proyecto. Cul es la leccin aprendida? Comprometer al soporte local para la entrega a tiempo de los equipos Qu accin se tom? Se usaron equipos PC. Qu comportamiento se recomienda para el futuro? Asegurar mediante un documento de compromiso con el soporte local de la entrega de las laptops a tiempo.
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Dnde y cmo ste conocimiento, puede ser utilizado ms adelante en el proyecto actual? Durante la planificacin del EDT. Dnde y cmo ste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro? Llegar a un acuerdo con el soporte local para la definicin de fechas de entrega de laptops. Quin debe ser informado sobre esta leccin aprendida?: (marcar una) Ejecutivo(s) Otros: x Gerente(s) Proyecto x Equipo del Proyecto x Todo el Personal
Leccin Aprendida Nro: 000005 Nombre Propuesto para la Leccin Aprendida: Contar con los recursos necesarios para call meetings Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente del Proyecto Grupo de Iniciacin x Planeamiento Ejecucin Control Cierre procesos: Proceso Especfico de la Gerencia de Proyecto que est siendo utilizado: Definicin de actividades Prctica especfica, herramienta o tcnica que est siendo utilizada: Descomposicin Cul fue la accin sucedida, que pas? Al tratar de iniciar las reuniones, no contbamos con salas ni equipos de llamada a larga distancia para las call meetings Cul fue el resultado o impacto de la incidencia? Las reuniones se tenan que reagendar por falta de recursos, atrasando asi las fechas del proyecto Cul es la leccin aprendida? Reservar salas y equipos con anticipacin Qu accin se tom? Reagendar las reuniones. Qu comportamiento se recomienda para el futuro? Asegurar con los encargados de salas y equipos de llamada a larga distancia de una reservacin para la fecha y hora de las reuniones agendadas. Dnde y cmo ste conocimiento, puede ser utilizado ms adelante en el proyecto actual? Durante la planificacin del EDT. Dnde y cmo ste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro? Reservas salas y equipos con anticipacin Quin debe ser informado sobre esta leccin aprendida?: (marcar una) Ejecutivo(s) Otros: x Gerente(s) Proyecto x Equipo del Proyecto x Todo el Personal
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Leccin Aprendida Nro: 000006 Nombre Propuesto para la Leccin Aprendida: Solicitar los accesos necesarios para las bases de conocimiento Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente del Proyecto Grupo de Iniciacin x Planeamiento Ejecucin Control Cierre procesos: Proceso Especfico de la Gerencia de Proyecto que est siendo utilizado: Definicin de actividades Prctica especfica, herramienta o tcnica que est siendo utilizada: Descomposicin Cul fue la accin sucedida, que pas? Algunos miembros del equipo de proyecto no tenan acceso a las bases de conocimiento Cul fue el resultado o impacto de la incidencia? Demora en revisin de los documentos de la base de conocimiento Cul es la leccin aprendida? Parte de las actividades del proyecto debe ser pedir los accesos necesarios para los miembros del equipo de proyecto. Qu accin se tom? El gerente de proyecto tuvo que proveer toda la documentacin y subir las creadas hasta que el acceso fue otorgado Qu comportamiento se recomienda para el futuro? Solicitar el acceso a la base de conocimiento para cada miembro del equipo. Se debe tomar en cuenta del tupo de acceso que cada uno debe tener Dnde y cmo ste conocimiento, puede ser utilizado ms adelante en el proyecto actual? Durante la planificacin del EDT. Dnde y cmo ste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro? Se debe tomar en cuenta cuando se planifica el EDT, debe ser una actividad ms a realizar en los inicios del proyecto. Quin debe ser informado sobre esta leccin aprendida?: (marcar una) Ejecutivo(s) Otros: x Gerente(s) Proyecto x Equipo del Proyecto Todo el Personal
Cmo debe ser distribuida esta leccin aprendida? (marcar todas las que apliquen) x e-mail Otros: x Intranet/pagina Web x Preguntas Frecuentes Biblioteca
Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)? Nombre(s) de anexo(s): 1.
62
Leccin Aprendida Nro: 000007 Nombre Propuesto para la Leccin Aprendida: Agendar reuniones de acuerdo a las zonas horarias de cada participante del proyecto Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente del Proyecto Grupo de Iniciacin x Planeamiento Ejecucin Control Cierre procesos: Proceso Especfico de la Gerencia de Proyecto que est siendo utilizado: Definicin de actividades Prctica especfica, herramienta o tcnica que est siendo utilizada: Descomposicin Cul fue la accin sucedida, que pas? Los participantes a las reuniones no asisten ya que estn en diferentes zona horarios, es muy temprano en la maana o muy tarde en la noche. Cul fue el resultado o impacto de la incidencia? Se atrasaron las reuniones y el cronograma tuvo que moverse varias veces Cul es la leccin aprendida? Asegurarse que todos pueden estar en las reuniones en una hora determinada Qu accin se tom? Se reagendaron las reuniones. Qu comportamiento se recomienda para el futuro? Coordinar con todos los miembros del proyecto las horas en las cuales se pueden reunir. Dnde y cmo ste conocimiento, puede ser utilizado ms adelante en el proyecto actual? Durante la planificacin del EDT. Dnde y cmo ste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro? Tener una coordinacin con cada uno de los miembros del proyecto y luego presentarles el cronograma para saber que todos estn de acuerdo. Quin debe ser informado sobre esta leccin aprendida?: (marcar una) Ejecutivo(s) Otros: x Gerente(s) Proyecto x Equipo del Proyecto x Todo el Personal
Leccin Aprendida Nro: 000008 Nombre Propuesto para la Leccin Aprendida: Adoptar la ltima versin de los estndares de calidad de la organizacin como la nica a usar en el proyecto Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente del Proyecto Grupo de procesos: Iniciacin x Planeamiento Ejecucin Control Cierre
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Proceso Especfico de la Gerencia de Proyecto que est siendo utilizado: Plan de gestin de la calidad Prctica especfica, herramienta o tcnica que est siendo utilizada: Definicin de los estndares de calidad Cul fue la accin sucedida, que pas? Los estndares de calidad de la organizacin cambiaban en muy corto tiempo y todos los proyectos deban alinearse a la ltima versin lo que generaba demasiado pedidos de cambio. Cul fue el resultado o impacto de la incidencia? Muchas pedidos de cambio a manejar Cul es la leccin aprendida? Tomar solo una versin del estndar de calidad y definir que ser el nico utilizado durante todo el proyecto Qu accin se tom? Se gestionaron los pedidos de cambio Qu comportamiento se recomienda para el futuro? Adoptar la ltima versin del estndar de calidad de la organizacin y dejar definido que ser el nico a utilizar Dnde y cmo ste conocimiento, puede ser utilizado ms adelante en el proyecto actual? Plan de gestin de calidad. Dnde y cmo ste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro? Dejar definido una nica versin de estndar de calidad. Quin debe ser informado sobre esta leccin aprendida?: (marcar una) x Ejecutivo(s) Otros: x Gerente(s) Proyecto x Equipo del Proyecto x Todo el Personal
64
2.28
Conclusiones
1. La definicin correcta y comprensin del Alcance del proyecto es fundamental para saber el objetivo del proyecto. 2. La evaluacin de la calidad de los entregables es parte del xito de un proyecto. 3. La inclusin de todas las actividades necesarias en el cronograma permiten realizar un

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18

Nombre del Proyecto

Patrocinador: Preparado por:

Fecha de Modificacin: Autorizado por:

Descripcin del producto o servicio del Proyecto

Alineamiento del Proyecto

Objetivos del Proyecto

Alcance y Extensin del Proyecto

Configuracin de notificaciones para aprobadores.

Factores Crticos de xito del Proyecto

Planeamiento Inicial del Proyecto al alto nivel

Autoridad del Proyecto

Gerente del proyecto

Comit de Seguimiento (Direccin)

Integrantes del equipo del proyecto, Roles y Responsabilidades

Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: ID 1 2

Informe de indicadores de oportunidades canceladas Informe del flujo actual

Indicador de porcentaje de oportunidades canceladas.

P = Prioridad C = Complejidad V = Versin

A = Alta / M = Media / B = Baja A = Alta / M = Media / B = Baja

Declaracin del alcance

Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: Justificacin del Proyecto:

Descripcin del producto:

1. Coordinaciones generales del proyecto

2. Configuracin de condiciones de negocio

2.1 D ocumento de clasificacin de lneas de negocio

3.1 D ocumento de definicin de notificaciones para aprobadores

4.1 Informe de indicadores de oportunidades de negocio truncadas en documento Go

6.1 Inicio del proyecto 6.1.1 Elaborar ACP

1.2 Cronograma para definicin de condiciones de negocio

2.2 D ocumento de condiciones de negocio

3.2 D ocumento de definicin de notificaciones de vencimientos

4.2 Informe de indicadores de oportunidades de negocio aprobadas

5.2 D ocumento de flujo mejorado incluyendo aprobaciones de documento go

2.3 D ocumento de versionamiento de configuraciones

5.3 D ocumento de flujo mejorado incluyendo validacin de vencimiento de precio

6.2.2 Plan de gestin del tiempo

5.4 D ocumento de flujo mejorado incluyendo el envo de notificaciones

6.2.4 Plan de gestin de la calidad

Estructura de desglose del Trabajo - EDT

5.4 Publicacin del flujo mejorado

6.2.6 Plan de gestin de comunicaciones 6.2.7 Plan de gestin de los riesgos

6.4.1 Reuniones de seguimiento

6.5.1 Aceptacin final del proyecto

6.5.2 Lecciones aprendidas

Diccionario de la Estructura de Desglose de Trabajo EDT

Responsable: Duracin estimada:

Responsable: Duracin estimada:

Debe ser aprobado por el jefe de la unidad de negocios.

Requisitos de calidad: Otras referencias: Hitos del cronograma:

Debe ser aprobado por el gerente de proyecto.

Debe ser aprobado por el gerente de proyecto.

Requisitos de calidad: Otras referencias: Hitos del cronograma:

Cronograma del Proyecto y Diagrama de barras (Gantt)

Lista de hitos del proyecto

Autorizado por: Gerente de Proyecto Fecha: 31/06/2011

Estimacin de los costos

Nombre del Proyecto: Preparado por:

Jefe de sistemas Jefe de sistemas Jefe de negocio

400 400 600

Documento de versionamiento de configuraciones Documento de definicin de notificaciones para aprobadores

Analista de proceso Analista de proceso