ADMINISTRACIN DEL CONTROL DE PRDIDAS

I.- INTRODUCCIN El control de prdidas puede ser definido como una prctica administrativa que tiene por objeto neutralizar los efectos destructivos de las prdidas potenciales o reales, que resultan de los acontecimientos no deseados relacionados con los peligros de la operacin. La administracin del control de prdidas es la aplicacin de los conocimientos y tcnicas de administracin profesional, a aquellos mtodos y procedimientos de trabajo que tienen por objeto especfico disminuir las prdidas relacionadas con los acontecimientos no deseados. Los programas tradicionales de prevencin orientados hacia las lesiones han fracasado, por lo cual, ya no se puede seguir tratando la prevencin como una funcin independiente de un departamento y se debe buscar la integracin del control de prdidas dentro de cada faceta del proceso productivo. El control de prdidas es un programa preparado para reducir o eliminar los accidentes o incidentes, que pueden dar como resultado lesiones personales o daos a la propiedad, e incluye: 1.-Prevencin de lesiones mediante el control de los accidentes que dan como resultado lesiones personales. 2.-Control de accidentes que producen dao a la propiedad. 3.-Prevencin de incendios. 4.-Seguridad industrial. 5.-Higiene y salud industrial 6.-Control de la contaminacin 7.-Responsabilidad sobre el producto. II.- ELEMENTOS DEL CONTROL DE PRDIDAS 1.- LIDERAZGO Y ADMINISTRACIN El compromiso de la administracin superior, unido a un fuerte liderazgo y una eficiente administracin son vitales para el xito de un programa de control de prdidas.

Este involucramiento en el sistema, debe traducirse en una declaracin por escrito de la poltica de control de prdidas que refleje una actitud positiva de la administracin sobre el control de prdidas y su compromiso con ella. Este elemento mide el grado de liderazgo del nivel directo superior, orientado y motivando a la lnea de mando y trabajadores hacia el cabal cumplimiento de sus de sus respectivos roles en la gestin productiva de la empresa. Adems, de la existencia de una estructura administrativa que sirva de soporte a las acciones de control de prdidas identificadas como necesarias de integrar a dicha gestin. 2.- ENTRENAMIENTO DE LA GERENCIA (DEL LIDERAZGO) El trmino "lder" como se presenta en este elemento se refiere a todos aquellos individuos que son responsables directos por las actividades de control de prdidas. El entrenamiento del liderazgo debe proveer al personal el conocimiento y las habilidades necesarias para administrar el programa de control de prdidas y la motivacin para usarlo. El entrenamiento debe enfocarse en el liderazgo, la revisin de funciones, el control y la aplicacin del programa, etc. Adems de como motivar y lograr el involucramiento de los trabajadores. 3.- INSPECCIONES PLANEADAS Y MANTENIMIENTO Las inspecciones planeadas de la organizacin involucran exmenes sistemticos de las instalaciones, equipos, herramientas, materiales y el uso de ellos por los empleados. Estas inspecciones son un elemento bsico del sistema de control de prdidas. Ellas son una fuente de retroalimentacin para la administracin sobre la efectividad de las compras, ingeniera, mtodos y procedimientos, comunicaciones, y otros aspectos de control de prdidas. Los expertos indican que las inspecciones planeadas no slo son una parte importante del sistema de control de prdidas, sino tambin tienen un tremendo potencial para incrementar el cumplimiento con los requisitos legislativos, mejorar la moral de los empleados, y aumentar la eficiencia del trabajo. Este elemento busca posibilitar que cada jefatura pueda realizar la deteccin, anlisis y correccin sistemtica de las deficiencias que, por estar afectando la correcta y armnica interaccin entre equipos, materiales y ambiente, impiden el normal desarrollo de las operaciones en sus respectivas reas.

4.- ANLISIS Y PROCEDIMIENTOS DE TAREAS CRTICAS El anlisis de tareas es el examen objetivo y sistemtico de las tareas y labores que se realizan en la empresa. Permite en primer trmino identificar todas las tareas criticas ejecutadas en la planta, para luego con dicha informacin desarrollar los procedimientos especficos para efectuar cada tarea. Este elemento mide la existencia y funcionamiento de un sistema que permita identificar y analizar las tareas crticas (incluyendo los riesgos para la salud y la seguridad) que se desarrollan al interior de la organizacin, para luego, elaborar procedimientos ms eficientes y seguros. 5.- INVESTIGACIN DE ACCIDENTES/ INCIDENTES La investigacin de accidentes involucra el examen metdico de un evento indeseado que result o pudo haber resultado en dao fsico a la gente, dao a la propiedad, prdidas en el proceso o daos al medio ambiente. Las actividades de investigacin se dirigen hacia la definicin de hechos y circunstancias relacionadas con el evento, a la determinacin de las causas, y al desarrollo de las acciones para controlar los riesgos. Los anlisis de accidentes revelan que existen factores causales similares para todo tipo de prdidas como lesiones, accidente con daos, incendios, derrames... La investigacin de todos los accidentes /incidentes contribuyen a la identificacin de las causas bsicas, acciones correctivas y controles preventivos. Este elemento busca proporcionar a la lnea de mando un medio para obtener, de manera sistemtica, informacin sobre los accidentes y cuasi-accidentes ocurridos en su rea de gestin y poder as corregir eficazmente la falta o falla de control administrativo que permiti la generacin de esos hechos no deseados. La organizacin debe implementar un procedimiento para realizar la investigacin de accidentes, con sus respectivos registros, adems de un sistema que asegure la implementacin de las acciones correctivas propuestas.

6.- OBSERVACIN DE TAREAS

Ver, percibir, y entender lo que est ocurriendo son caractersticas de un buen gerente. La observacin de tareas es una tcnica que permite al gerente asegurar que las tareas se realizan efectivamente y en cumplimiento con los estndares. Mientras se efecta una observacin, el superior de grupo puede validar el entrenamiento del empleado, los procedimientos de tareas, la eficiencia del grupo, y el uso de los materiales adecuados. La observacin de un desempeo subestndar puede identificar el entrenamiento, la motivacin, el equipo, los procedimientos, los materiales, o los problemas de mantenimiento, de manera que se puedan tomar las medidas para controlar los riesgos. Una observacin de desempeo superior puede tambin identificar mejoramientos potenciales o prcticas que pueden ser usados por otros. Un programa de observacin coordinado adecuadamente puede servir para actualizar los procedimientos y prcticas evaluadas en el anlisis y procedimientos de tareas crticas. Existen dos tipos de observaciones de tareas: parcial/selectiva. En la completa el supervisor observa desempear una tarea desde el principio hasta el parcial/selectiva para ver el desempeo en una parte de la completa y al empleado final. Y la tarea

Este elemento busca proporcionar a la lnea de supervisin una herramienta de retro-alimentacin acerca de la efectividad de su gestin directiva, mediante la deteccin y el anlisis de los "errores" en que incurre el nivel operativo durante la realizacin de las tareas crticas, y habilitarla para tomar decisiones tendientes a corregir acertada y oportunamente la actuacin subestndar del personal.

7.- PREPARACIN PARA EMERGENCIAS Un sistema efectivo de control de prdidas asegurar primero la existencia de un plan general de emergencias basado en las necesidades identificadas por la organizacin, la cual establece procedimientos de evacuacin , asigna responsabilidades individuos especficos, provee la notificacin a agencias externas, establece los medios de comunicacin, provee reaccin interna a emergencias y prepara la instalacin para otras acciones efectivas. El siguiente paso es adaptar el plan general de emergencias a situaciones especificas de emergencias que pueden ocurrir, se debe disear planes para aquellas situaciones de emergencias con alta probabilidad de ocurrencia y /o posean el mayor potencial de prdidas.

Este

elemento

evala

la

existencia

de

un

sistema

operativo

debidamente organizado y materialmente bien implementado, manejado por personal con un adecuado nivel de entrenamiento, para actuar eficazmente ante situaciones de emergencia que probablemente deba enfrentar la planta. 8.- REGLAS Y REGLAMENTOS DE TRABAJO La lgica y el sentido comn nos dicen que ciertas prdidas accidentales que estn conectadas con un nmero relativamente pequeo de actividades crticas se podran reducir al mnimo mediante el cumplimiento de las reglas y prcticas relacionadas. Las reglas eficientes sirven de gua al comportamiento del empleado sobre una actividad que frecuentemente presenta un riesgo supercrtico. Aqu se consideran las reglas generales del control de prdidas, las reglas y permisos especiales de trabajo. Este elemento busca un sistema que permita establecer las principales guas para el comportamiento que se espera de los trabajadores frente a situaciones y actividades crticas que involucren una alta exposicin a riesgos. Cualquiera sea la magnitud probable de las prdidas, independientemente de cual sea la exposicin. 9.- ANLISIS DE ACCIDENTES/ INCIDENTES El anlisis de accidentes/incidentes implica una revisin metdica de las causas y consecuencias reales o potenciales de los accidentes e incidentes ocurridos en la empresa en un cierto perodo. Mediante la revisin y anlisis de los informes de accidentes e incidentes y sus causas, (debidamente elaborados y documentados, segn el elemento N 5), los gerentes de la organizacin pueden identificar las tendencias repetitivas de las exposiciones a prdidas, de los riesgos evaluados indebidamente y de los controles inadecuados. Este tipo de informacin es importante porque provee retroalimentacin que es til para efectuar los ajustes necesarios al sistema de control de prdidas. Este elemento evala como el sistema utiliza y aprovecha la informacin obtenida de la investigacin de accidentes/ incidentes, en el control de los accidentes, enfermedades profesionales y daos a equipos e instalaciones.

10.- ENTRENAMIENTO DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES Este elemento mide los esfuerzos formales de la organizacin para proveer a los empleados la competencia y la capacidad para desempear su trabajo de acuerdo con los estndares de seguridad, calidad, y produccin establecidos. Para lograr esto debidamente, se debe: - Contar con un procedimiento que identifique las necesidades de entrenamiento para cada puesto de trabajo. - Contar con un programa formal de entrenamiento de habilidades. - Contar con un sistema de evaluacin del programa de entrenamiento de habilidades, tanto en cumplimiento como en efectividad. 11.- EQUIPO DE PROTECCIN PERSONAL Proveer a la lnea de mando con un efectivo sistema de control administrativo sobre las enfermedades ocupacionales y lesiones traumticas, por la va de la proteccin personal de los trabajadores, cuando no es factible controlar los riesgos en su fuente de origen. 12.- CONTROL DE SALUD E HIGIENE INDUSTRIAL Un programa exitoso de salud ocupacional asegura que todos los peligros potenciales contra la salud en el ambiente laboral sean reconocidos, evaluados y controlados. Los esfuerzos para lograr esto deben ser eficientes y minuciosos, ya que los peligros contra la salud como agentes qumicos, fsicos, biolgicos y ergonmicos estn constantemente presentes y, sin embargo, son a menudo difciles de detectar. Este elemento evala los esfuerzos de la organizacin para proteger a sus trabajadores contra lesiones y enfermedades resultantes por agentes fsicos, qumicos o biolgicos.

13.- EVALUACION DEL SISTEMA Las auditoras completas son necesarias para verificar que el sistema de control de prdidas satisface los estndares y expectativas de la organizacin. Estas evaluaciones miden el desempeo del sistema de control de prdidas al controlar lesiones, enfermedades, daos a la propiedad, prdidas en procesos y eventos ambientales no deseados.

La evaluacin del Sistema, se basa en la medicin peridica de los indicadores de control de prdidas, tales como: evaluacin del cumplimiento de los estndares del sistema de control de prdidas, evaluacin peridica completa del sistema general de control de prdidas; y encuestas de percepcin, la cual evala el impacto del sistema de control de prdidas visto por aquellos a quienes el sistema intenta beneficiar. Una vez que el plan a largo plazo ha sido desarrollado y las decisiones tomadas con relacin a la implementacin de actividades y sistemas especficos, es importante controlar peridicamente el nivel y efectividad de la implementacin contra el plan a largo plazo. Esto se debe hacer para asegurar que el sistema de control de prdidas est siendo implementado al ritmo deseado, y que las actividades y sistemas implementados estn obteniendo el efecto intencionado. Este elemento busca disponer de un sistema capaz de proveer suficiente informacin y retroalimentacin para facilitar la toma de decisiones en relacin con la mantencin y desarrollo evolutivo del programa de control de prdidas.

14.- INGENIERA y ADMINISTRACIN DEL CAMBIO Lo controles de ingeniera y la administracin del cambio son un excelente mtodo de pre-contacto para el control de accidentes, ya que, elimina los peligros antes de que los trabajadores sean expuestos reduciendo al mnimo la posibilidad de lesin, enfermedad o dao a la propiedad. Los esfuerzos para controlar los peligros antes de desarrollar o cambiar procesos y construir edificios es ms costo-efectivo que el redisear los procesos, equipos, instalaciones, o maquinarias despus de que stos se encuentren en operacin. Para los procesos, equipos, maquinaras, instalaciones y mtodos de trabajo existentes es importante establecer el nivel de riesgos asociado con ellos, y asegurar tambin que los controles apropiados se encuentran en operacin. Existe al momento de la compra una excelente oportunidad para controlar las prdidas que resultan del equipo, materiales y servicios subestndares en el lugar de trabajo. Este elemento est diseado para evaluar los programas y procedimientos formales que existen y funcionan para asegurar que las exposiciones a prdidas relacionadas

con las compras se controlan con anterioridad a la entrega de los bienes y servicios del lugar de trabajo. 15.- COMUNICACIONES PERSONALES Comunicaciones personales son intercambios de informacin de persona a persona. En este elemento, el intercambio podra ser entre un supervisor/lder de grupo y un empleado o entre dos empleados, uno de los cuales tiene ms conocimiento de una tarea particular y motivacin para comunicarla. Las comunicaciones personales pueden asistir a personas a desarrollar altos grados de conocimientos y habilidades mediante la asimilacin del conocimiento adquirido de otras personas 16.- COMUNICACIONES GRUPALES Las comunicaciones en grupos son un mtodo importante para asegurar el xito en las comunicaciones entre el supervisor/lder de grupo y empleados, haciendo uso efectivo del tiempo invertido en la comunicacin, permitiendo la participacin del empleado y proporcionando igual exposicin a la informacin vital. Tambin, estas reuniones pueden ayudar a fomentar un clima cooperativo de comunicacin, alentar el espritu de equipo, y promover la imagen del supervisor/lder de grupo como un lder idneo. Se ha descubierto que la mayora de las reuniones efectivas se conducen regularmente, frecuentemente, y al preciso momento cuando las personas estn atentas (por ejemplo, en la media maana, primera mitad del turno laboral, etc.). Las reuniones de este tipo comnmente son llamadas "reuniones de improviso," "reuniones instantneas" o reuniones de grupo. Este elemento mide la frecuencia, contenido, calidad, y efectividad del sistema de reuniones de grupo de la organizacin. Para satisfacer la intencin de este elemento, estas reuniones deben asegurar la presentacin formal de temas de control de prdidas a los empleados. En la mayora de las organizaciones, las reuniones evaluadas deben ser aquellas conducidas por supervisores/lderes de grupo a sus grupos de trabajo; sin embargo, en compaas pequeas, las reuniones regulares de todos los empleados con propsitos de control de prdidas pueden ser apropiadas. Se reconoce generalmente que reuniones cortas y frecuentes son ms productivas que las reuniones largas y ocasionales. Este elemento no evala las reuniones del comit de seguridad o las reuniones administrativas que incluyen control de prdidas; y no estn fundamentadas solamente en el cumplimiento de un requisito de la organizacin para reuniones, sino tambin en el funcionamiento del programa. 17.- PROMOCIN GENERAL

La publicidad ha demostrado que el conocimiento de un tpico y las actitudes que afectan el comportamiento pueden ser influenciadas con actividades efectivas de promocin. La Promocin del control de prdidas puede llevarse a cabo mediante el uso de una gran variedad de actividades. Indiferente a la forma o mtodo usado, el objetivo debe permanecer el mismo: fortalecer y/o reforzar el conocimiento de control de prdidas y las actitudes que lo sustentan. El xito en el logro de este objetivo depende de una variedad de actividades consideradas en este elemento. Este elemento busca Mantener y/o desarrollar un sistema efectivo de informacin y comunicaciones internas, con capacidad para generar un clima organizacional favorable al logro de los objetivos de la planta en materia de control de prdidas y que coadyuve a la satisfaccin laboral y elevacin de la calidad de vida en el trabajo. 18.- CONTRATACIN Y COLOCACIN Si una persona es contratada o colocada en un trabajo que no es fsicamente capaz de realizar, ninguna cantidad de entrenamiento o motivacin transformar a esa persona en un trabajador seguro y productivo. Las ventajas de buenas prcticas de contratacin y colocacin incluyen: 1. Reducir al mnimo las oportunidades de colocar a individuos en trabajos que son incapaces de realizar. 2. Identificar condiciones preexistentes que podran agravarse con la colocacin en trabajos particulares. 3. Proveer una base de datos para uso futuro en caso de reclamaciones de indemnizacin. 4. Proveer evidencia en caso de litigio. 5. Reducir los ndices de ausentismo y rotacin de personal. 6. Mejorar la calidad, eficiencia, seguridad y moral de los empleados. Este elemento mide la existencia de un sistema administrativo que permita a la planta disponer y conservar una dotacin de recursos humanos suficiente y eficiente para manejar las operaciones productivas dentro de lo presupuestado.

19.- REGISTROS E INFORMES Este elemento mide la existencia de un sistema de archivos que resguarde debidamente los registros e informes de inspecciones, capacitaciones, reuniones y cualquier otra actividad relacionada con el sistema. 20.- SEGURIDAD FUERA DEL TRABAJO Los programas de seguridad fuera del trabajo estn dirigidos a controlar las exposiciones peligrosas de los empleados fuera del ambiente laboral. Frecuentemente se dividen en tres categoras: Domstica, recreacional y vehicular. Aproximadamente por cada empleado que muere en el trabajo, tres mueren a causa de accidentes fuera del trabajo; y por cada tres lesionados en el trabajo, cuatro se lesionan fuera del trabajo. Independiente del lugar donde ocurre el accidente, se producen interrupciones comerciales, das laborales perdidos y la disminucin de la productividad y eficiencia de la organizacin. Este elemento busca la existencia de un programa que fomente la seguridad de los trabajadores fuera del lugar de trabajo, es decir en sus actividades cotidianas junto a su grupo familiar.

21.- BIBLIOTECA DE REFERENCIA Este elemento mide la existencia de manuales, leyes, reglamentos, libros tcnicos y material de apoyo para desarrollar reuniones, labores de capacitacin, etc. y que estos estn disponibles para todos los miembros de la organizacin.

III.- EVALUACIN DE LOS SISTEMAS La evaluacin internacional de seguridad es un sistema moderno para evaluar sistemas de seguridad. Provee los medios para un anlisis sistemtico de cada elemento del programa de seguridad con el fin de determinar la calidad y el alcance del control administrativo.

El sistema de evaluacin de programas de seguridad es un instrumento que puede ayudar rpidamente a la gerencia en el control de los costos innecesarios que resultan cuando se producen incendios, lesiones y enfermedades profesionales, y cuan4 se produce el abuso o el mal uso de maquinarias, equipos y materiales. Es una herramienta til para ayudar a diagnosticar los problemas de seguridad, tanto para guiar sistemticamente a mejorar las deficiencias que causaron los problemas de prdidas anteriores. Este sistema de reconocimiento estimular tanto dentro de, como entre las organizaciones. Adems traer nuevos incentivos para mejorar los programas de seguridad. Entrega una herramienta prctica y til a cualquier tipo y tamao de organizacin para medir y evaluar su programa de seguridad y al mismo tiempo ganar un reconocimiento apreciado en todo el mundo. El objetivo de la evaluacin internacional de seguridad es determinar la efectividad de las actividades de seguridad de la organizacin para el control de prdidas y para ello se requiere: Llevar a cabo una evaluacin sistemtica y crtica de todos los elementos del programa de seguridad. Analizar y apreciar crticamente los esfuerzos de la empresa para identificar, evaluar y controlar todas las prdidas potenciales por accidentes. Evaluar crticamente el nivel de cumplimiento de los estndares de seguridad y salud, tanto de los exigidos legalmente como de aquellos establecidos por la propia empresa. Se ha establecido estndares para cada uno de los veintin elementos del programa, basados en lo realizado por organizaciones lderes de la industria. Se ha comprobado que estos estndares son razonables, efectivos y prcticos y que pueden ser alcanzados por cualquier empresa que desee lograr resultados mximos de seguridad. El programa de evaluacin compara estos estndares con las prcticas de la organizacin en el momento de efectuarse la auditoria. La gerencia tiene ahora un buen indicador del desempeo que puede ser usado para mejorar las actividades deficientes antes que ocurran las prdidas por accidentes. Puede tambin reforzarse las actividades que

alcancen o excedan los estndares. Puede resultar que los estndares de un rea de la organizacin son inadecuados. En este caso, la decisin de subirlos depender del nivel de seguridad deseado.

NIVELES DE RECONOCIMIENTO Su sistema de reconocimiento a travs de diez niveles para los mejores desempeos entrega a las empresas un medio equitativo de comparacin internacional de programas modernos de seguridad. -La empresa postula a un nivel (antiguamente estrellas), que va del nivel 1 a 10, por ejemplo una empresa decide que quiere comenzar optando a tener una calificacin de nivel seis. -De acuerdo a lo anterior, debe cumplir con un cierto nmero de elementos de un total de 21. Por ejemplo para un nivel seis, la empresa debe cumplir a lo menos 10 de los 21 elementos. -De los 10 elementos a evaluar, son obligatorios: Liderazgo y

administracin, inspecciones planeadas, investigacin de accidentes/ Incidentes, reglas y reglamentos, entrenamiento de habilidades, equipo de proteccin personal y control de salud e higiene industrial. -Los otros 3 elementos a evaluar son de eleccin de la propia organizacin. -El porcentaje medido para los 10 elementos debe promediar a lo menos el 40 % y no debe ser inferior al 25 % para ninguno de los elementos evaluados. -Adems de la aprobacin de la auditoria a los elementos, la organizacin debe tener condiciones fsicas aceptables ( evaluables en %)y un ndice de frecuencia de prdidas en descenso por los ltimos tres aos. Puntuacin en la auditoria El nmero de puntos otorgado en cada elemento del programa es variable, y no puede hacerse comparaciones entre el nmero de puntos

disponibles para cada elemento. El logro de un porcentaje mnimo en cada elemento es el determina el cumplimiento de este.