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ENTREVISTA PERSONAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Guin Anexo: Entrevistador: Entrevistado/s: Cargo/s: POSICIN EN LA ORGANIZACIN

Dependencia de: Personal a su cargo:
1 2 1 2 3 4 5

Fecha: __/__/____ Hora: __:__

Registro n: _ _ _

Duracin estimada:___ min.

Antigedad: Experiencia anterior: Formacin: Retribucin Fija / Variable:

Nivel de satisfaccin profesional:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Identificacin de necesidades

Reaprovisionamiento Punto de pedido*? Reaprovisionamiento Inter-plantas? Stock de Seguridad*? Reaprovisionamientos Peridicos? Por calculo de Necesidades netas (MRP)? Otros?

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* Puntos de pedido y stocks de seguridad

Para qu cantidad de productos se establece dicho procedimiento (en %)? Qu mtodo de clculo de los puntos de Pedido y Stocks de Seguridad se emplea? Con qu periodicidad se revisan los datos?
Comentarios Adicionales:

Quin ms tiene competencia (otros Dpto.) en materia de compras? Quin da de alta/modifica los productos? Cmo se codifican? Se imputan las adquisiciones a diferentes centros de compras? Si es que no cree que es posible hacerlo? Quin actualiza las tarifas de producto? Cmo se realizan internamente las solicitudes de compras? Quin autoriza las mismas?

Quin realiza los pedidos de compra?

Existen definiciones de las caractersticas y calidades de los productos que se adquieren?

Estructura de pedidos. Requisitos mnimos

Cdigo Interno y definicin Producto? Lneas de pedido numeradas? Valoracin de producto? Cdigo Proveedor y definicin Producto? Plazos de entrega? Persona de destino?

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Cmo funciona la recepcin de mercancas? Quin la hace? Cmo se revisan?

Cmo se registran? Quin introduce el Albarn? Cmo se informa a Compras?

Se efectan test de productos cmo, por ejemplo, una prueba ciega?

Hay un control fsico de las compras? Cmo funciona?

Se realiza un matching manual o informtico entre albarn / Factura? Quin lo realiza?

Existe un diagrama de flujo que represente el Proceso de Compra?

PROVEEDORES
Se realiza investigacin y bsqueda? Quin solicita la misma? Cmo se hace? Criterios y requisitos mnimos para elegir un proveedor (calidad, producto,) Existe Concurso de compras para determinados Proveedores? Se podra plantear? Nmero de Proveedores por Familia, producto: poder de negociacin Se establecen escandallos abiertos de producto con los Proveedores?

Se fijan colaboraciones puntuales en forma de productos sin cargo o con cargo reducido para ferias, exposiciones, etc.?

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PROVEEDORES
Quin negocia con el Proveedor?

Reunin con Proveedores. En qu consisten1?

Evaluacin de Proveedores. En qu consiste2?

ORGANIZACIN DEL TRABAJO

Gestin de Albaranes / Facturas. Altas / Bajas de Proveedor. Mantenimiento y evaluacin de Proveedores

Personal de Compras 1:

Personal de Compras 2:

Personal de Compras 3:

Personal de Compras 4:

Visitas instalaciones de Proveedor? Quin las realiza? Se realizan rapport de las mismas?

CONTROL DE LAS COMPRAS

Se establecen presupuestos de compra? Periodos mensuales, anuales,?

Se solicitan muestras? Se negocian precios? Se negocian lotes? Se negocian plazos por producto y se formalizan mediante firma/sello? Se negocia duracin de tarifas? Se delimitan personas de contacto en ambas partes? Se negocia Rappel sobre compras? Se realiza ficha de Proveedor? y de Proveedor homologado? Se solicitan Certificados de Calidad? ...
2

Calificaciones Apto, Apto con reserva*, No apto; Tipos de incidencia (leves, medias, graves) por defectos de calidad de producto, por entrega fuera de plazo, por defectos de embalaje, por errores de administracin y documentacin, por atencin al cliente

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CONTROL DE LAS COMPRAS

Se establecen presupuestos de compra? Periodos mensuales, anuales,? Se tiene un cuadro de mando con indicadores actualizados?
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Reclamaciones de los Proveedores.

LA EMPRESA

Y SU

ENTORNO OPINION PERSONAL SOBRE

Situacin actual de la empresa (organizacin, poltica comercial): Administracin de Compras: Atencin telefnica a los Proveedores: Contacto con Almacn y Logstica:

OPORTUNIDADES DE MEJORA DE SU PUESTO Formacin / Habilidades: Mtodo de trabajo: Informacin:

CONCLUSIONES

Por ejemplo: Control costes compras, Control desviaciones s/ presupuesto % N Roturas Stock, % Inventario / Venta, % Pedidos incompletos / total pedidos, % Coste Compras / Venta, Indicador de Calidad de Proveedor IP,

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ACTITUD FRENTE AL CAMBIO.