F-01/--- ENTREVISTA PERSONAL

Página 1 de 5 DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Ed. 01

Guión Anexo: Fecha: __/__/____ Registro nº: _ _ _

Entrevistador: Hora: __:__ Duración estimada:___ min.

Entrevistado/s:

Cargo/s:

POSICIÓN EN LA ORGANIZACIÓN
Dependencia de: 1

Personal a su cargo: 1

Antigüedad:
Experiencia anterior:
Formación:
Retribución Fija / Variable:

Nivel de satisfacción profesional:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Identificación de necesidades
¿Reaprovisionamiento Punto de pedido*?
¿Reaprovisionamiento Inter-plantas?
¿Stock de Seguridad*?
¿Reaprovisionamientos Periódicos?
¿Por calculo de Necesidades netas (MRP)?
¿Otros?
 F-01/--- ENTREVISTA PERSONAL
Página 2 de 5 DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Ed. 01

* Puntos de pedido y stocks de seguridad

¿Para qué cantidad de productos se establece dicho
procedimiento (en %)?
¿Qué método de cálculo de los puntos de Pedido y
Stocks de Seguridad se emplea?
¿Con qué periodicidad se revisan los datos?
Comentarios Adicionales:

¿Quién más tiene competencia (otros Dpto.) en materia de compras?

¿Quién da de alta/modifica los productos? ¿Cómo se codifican?

¿Se imputan las adquisiciones a diferentes centros de compras? Si es que no ¿cree que
es posible hacerlo?

¿Quién actualiza las tarifas de producto?

¿Cómo se realizan internamente las solicitudes de compras?

¿Quién autoriza las mismas?

¿Quién realiza los pedidos de compra?

¿Existen definiciones de las características y calidades de los productos que se

adquieren?

Estructura de pedidos. Requisitos mínimos

¿Código Interno y definición Producto? ¿Código Proveedor y definición Producto?

¿Líneas de pedido numeradas? ¿Plazos de entrega?

¿Valoración de producto? ¿Persona de destino?

 F-01/--- ENTREVISTA PERSONAL
Página 3 de 5 DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Ed. 01

¿Cómo funciona la recepción de mercancías? ¿Quién la hace? ¿Cómo se revisan?

¿Cómo se registran? ¿Quién introduce el Albarán? ¿Cómo se informa a Compras?

¿Se efectúan test de productos cómo, por ejemplo, una “prueba ciega”?

¿Hay un control físico de las compras? ¿Cómo funciona?

¿Se realiza un matching –manual o informático – entre albarán / Factura? ¿Quién lo

realiza?

¿Existe un diagrama de flujo que represente el Proceso de Compra?

PROVEEDORES
¿Se realiza investigación y búsqueda? ¿Quién solicita la misma? ¿Cómo se hace?

Criterios y requisitos mínimos para elegir un proveedor (calidad, producto,…)

¿Existe Concurso de compras para determinados Proveedores? ¿ Se podría plantear?

Número de Proveedores por Familia, producto: “poder de negociación”

¿Se establecen escandallos abiertos de producto con los Proveedores?

¿Se fijan colaboraciones puntuales en forma de productos sin cargo o con cargo
reducido para ferias, exposiciones, etc.?
 F-01/--- ENTREVISTA PERSONAL
Página 4 de 5 DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Ed. 01

PROVEEDORES

¿Quién negocia con el Proveedor?

Reunión con Proveedores. ¿En qué consisten1?

Evaluación de Proveedores. ¿En qué consiste2?

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

Gestión de Albaranes / Facturas. Altas / Bajas de Proveedor. Mantenimiento y evaluación de Proveedores

Personal de Compras 1:

Personal de Compras 2:

Personal de Compras 3:

Personal de Compras 4:

¿Visitas instalaciones de Proveedor? ¿Quién las realiza? ¿Se realizan rapport de las
mismas?

CONTROL DE LAS COMPRAS

¿Se establecen presupuestos de compra? ¿Periodos mensuales, anuales,…?

1
¿Se solicitan muestras? ¿Se negocian precios? ¿Se negocian lotes? ¿Se negocian plazos por producto y se formalizan mediante
firma/sello? ¿Se negocia duración de tarifas? ¿Se delimitan personas de contacto en ambas partes? ¿Se negocia Rappel sobre
compras? ¿Se realiza ficha de Proveedor? ¿y de Proveedor homologado? ¿Se solicitan Certificados de Calidad? ...

2
Calificaciones Apto, Apto con reserva*, No apto; Tipos de incidencia (leves, medias, graves) por defectos de calidad de
producto, por entrega fuera de plazo, por defectos de embalaje, por errores de administración y documentación, por
atención al cliente
 F-01/--- ENTREVISTA PERSONAL
Página 5 de 5 DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Ed. 01

CONTROL DE LAS COMPRAS

¿Se establecen presupuestos de compra? ¿Periodos mensuales, anuales,…?
3
¿Se tiene un cuadro de mando con indicadores actualizados?

Reclamaciones de los Proveedores.

LA EMPRESA Y SU ENTORNO – OPINION PERSONAL SOBRE

Situación actual de la empresa (organización, política comercial…):

Administración de Compras:

Atención telefónica a los Proveedores:

Contacto con Almacén y Logística:

OPORTUNIDADES DE MEJORA DE SU PUESTO

Formación / Habilidades:

Método de trabajo:

Información:

CONCLUSIONES

ACTITUD FRENTE AL CAMBIO. Grado de colaboración, deseo de aprendizaje y esfuerzo por

asimilar nuevos métodos de trabajo. Disposición general hacia la venta asesorada.
Que espera de nosotros. Cual es tu opinión de la llegada de IMPROVEN.

3
Por ejemplo: Control costes compras, Control desviaciones s/ presupuesto % Nº Roturas Stock, % € Inventario / € Venta, % Pedidos
incompletos / total pedidos, % € Coste Compras / € Venta, Indicador de Calidad de Proveedor IP,…