Identificacin de Series y Subseries Documentales

Actividad de Aprendizaje
En la estructura orgnica de la empresa Creativos S.A, el Departamento de Gestin
Humana depende de la Subdireccin Administrativa y tiene como funciones:
Controlar la gestin del recurso humano.
Velar por la salud ocupacional y el bienestar social de los empleados y sus familias.
Adelantar los estudios sobre necesidades de capacitacin de recursos humanos y
presentar el plan semestral a la Direccin, para su gestin correspondiente.
Para el cumplimiento de sus funciones, dicho departamento genera y recibe, entre otros,
los siguientes documentos:

Hojas de vida
Embargos
Certificados de capacitacin
Historias laborales
Comunicaciones recibidas y despachadas E.P.S
Contratos laborales
Afiliaciones a Caja de compensacin familiar
Afiliaciones a E.P.S., A.R.P. y Fondos de Pensiones y Cesantas
Llamados de atencin.
Liquidaciones de vacaciones
Informes de Actividades
Controles de induccin
Estadsticas de capacitaciones
Panoramas de riesgos profesionales
Comunicaciones recibidas y despachadas caja de compensacin familiar
Circulares informativas y normativas
Exmenes de ingreso
Actas de reunin
Certificados educativos, ordenes de matrcula y formularios para apoyos educativos
Diagnsticos de necesidades de capacitacin
Actas comit Paritario de Salud Ocupacional
Estados de prstamo
Planes semestrales de capacitacin

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

Programas de salud ocupacional

Constancias laborales

Estadsticas de incapacidades
Comunicaciones recibidas y despachadas A.R.P
Requerimientos de Fiscala
Controles de asistencia a eventos de capacitacin, programados por la A.R.P
Pruebas Psicotcnicas
Edictos
Exmenes de retiro
Liquidaciones definitivas de prestaciones sociales
Llamados de atencin
Controles de entrega de dotacin
Licencias
Actas de descargos
Informes de visitas domiciliarias

NOTA: todos los tipos documentales estn nombrados en plural porque son
repetitivos en la dependencia, ms no por Agrupacin Documental.
Amig@ Estudiante:
Recordemos que adems de ser diferenciadas unas de otras, las funciones de cualquier
institucin se caracterizan porque se realizan de manera repetitiva, perduran en el tiempo
y se cumplen a travs de actividades y trmites rutinarios, los cuales se convierten en
procedimientos administrativos que quedan registrados en unidades documentales, cuya
reunin con otras de estructura y contenido homogneos conforman la Serie
Documental. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trmites
administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el
principal y dan origen a las Subseries Documentales.
Con base en la informacin anterior, clasifica los documentos segn los asuntos que se
manejan en el Departamento de Gestin Humana de la empresa Creativos S.A y completa
el cuadro que te presentamos a continuacin.

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

Fondo Documental: Creativos S.A

Seccin: la Subdireccin Administrativa

Subseccin: Departamento de Gestin Humana

Serie

Subserie

Unidad Documental

Tipos Documentales

Hojas de vida

Historias laborales

Controles de induccin

Panoramas de riesgos profesionales

Embargos

Certificados de capacitacin

Estadsticas de capacitaciones

Planes semestrales de capacitacin

Edictos

Comunicaciones
despachadas E.P.S

Licencias

Contratos laborales

recibidas

y Exmenes de ingreso

Estados de prstamo

Afiliaciones a Caja de compensacin Estadsticas de incapacidades

familiar
Afiliaciones a E.P.S., A.R.P. y Fondos Requerimientos de Fiscala
de Pensiones y Cesantas

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

Programas de salud ocupacional

Llamados de atencin.

Controles de asistencia a eventos de

capacitacin, programados por la
A.R.P

Liquidaciones de vacaciones

Pruebas Psicotcnicas

Informes de Actividades

Exmenes de retiro

Comunicaciones
recibidas
y Controles de entrega de dotacin
despachadas caja de compensacin
familiar
Circulares informativas y normativas
Actas de reunin
Certificados educativos, ordenes de
matrcula y formularios para apoyos
educativos
Diagnsticos de necesidades de
capacitacin
Actas comit
Ocupacional

Paritario

de

Salud

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

Constancias laborales
Comunicaciones
despachadas A.R.P

recibidas

Controles de asistencia a eventos de

capacitacin, programados por la
A.R.P
Liquidaciones
definitivas
prestaciones sociales

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

de

Enva el desarrollo de esta actividad a tu Facilitador@ en un documento que

llamars Identificacin de Series y Subseries Documentales.
Procura marcar siempre tus trabajos con un encabezado como el siguiente:

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Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.