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Control de Accesos
Control de Accesos
Generalidades:
En toda instalacin el personal que tiene a su cargo el
primer crculo de seguridad del sistema con el apoyo
elementos electrnicos destinados a impedir, retardar o
hostiles o de personas no autorizadas, que pudieran
parcial o totalmente con su accionar.
Verificacin de Identidad.
Autorizacin.
Confirmacin de la autorizacin.
Acceso y registro.
Verificacin de destino.
Salida
Verificacin de identidad:
Como su nombre lo indica, tiene por objeto la individualizacin de la persona que desea
ingresar al recinto.
La verificacin de identidad se realiza por medio de la inspeccin fsica del documento
oficial de identidad, o en su defecto de la credencial que acredite la calidad funcionaria de
la persona, segn se trate de un visitante o un empleado de la empresa, respectivamente.
Esta verificacin es la primera lnea de accin en el proceso de control de acceso, por lo
tanto los instrumentos confiables de identidad sern aquellos que contengan como
mnimo, la fotografa del portador.
b)
Autorizacin/Confirmacin:
Tiene por finalidad verificar en forma interna si la persona est autorizada para ingresar al
recinto. En determinados casos se realiza mediante listados computacionales o manuales,
memorandums u otros documentos. Se considera la alternativa de recurrir a un ejecutivo
o persona que se encuentre facultada para autorizar o confirmar la autorizacin de
ingreso.
Este paso define si procede el ingreso o no. Es necesario dejar establecido que en caso
de denegarse el acceso a una determinada persona, ello no implica que el solicitante sea
detenido o se le requisen los efectos personales, materiales o enseres que porte.
Cada Oficina de Seguridad habr de determinar el procedimiento a seguir en caso de que
se sorprenda a un sujeto intentando ingresar con documentacin de identidad o
credencial de autorizacin falsas, el que deber ajustarse a las normas legales
relacionadas con la privacin de la libertad.
c)
Acceso / Registro:
Una vez que se han realizado en la forma establecida internamente los pasos anteriores,
se proceder a otorgarle un distintivo (credencial, pase o tarjeta), que deber indicar
expresamente el rea a la cual tiene acceso la visita (pisos, sectores, dependencias, etc.)
Posteriormente se debern registrar sus datos personales en el Libro de Registro
respectivo, consignndose la hora de ingreso y salida; el nombre y cargo de la persona
que efectu la autorizacin / confirmacin, si corresponde. En este ltimo caso es
recomendable que dicho funcionario firme el registro o que certifique tal autorizacin
mediante algn documento o formulario tipo destinado al efecto.
d)
Verificacin de destino:
Salida:
Manual.
Seminanual.
Automtico.
a)
Controles Manuales:
b)
Controles semimanuales:
Controles automticos:
Son aquellos en los cuales las etapas de verificacin y acceso son efectuadas
enteramente por equipos o sistemas electrnicos, los cuales estn preprogramados para
tomar decisiones cuando alguien lo requiere.
En estos sistemas se utilizan entre otros, los siguientes equipos:
-
SISTEMAS DE IDENTIFICACIN
-
Pases o credenciales:
reas de Pblico.
reas de Empleados.
Cada rea a su vez, debe subdividirse en Zonas, las que de acuerdo a su importancia
operacional y/o estratgica, se clasifican en:
-
Zonas generales.
Zonas restringidas.
Zonas sensibles.
Areas de Pblico:
a)
Zonas Generales:
Las zonas generales son aquellas en las cuales no se requiere de una autorizacin para
el ingreso. Usualmente son las dependencias de ventas de mercaderas, pagos de
cuentas de clientes, etc.
b)
Zonas Restringidas:
Son aquellas en que el pblico puede hacer uso de las dependencias, pero primeramente
debe consultar a un empleado si es posible utilizarlas. Ej. los baos.
c)
Zonas Sensibles:
Son aquellas dependencias en que slo determinado pblico, debidamente calificado por
un procedimiento preestablecido, puede ingresar, pero siempre en compaa de un
empleado. El acceso a esta zona debe registrarse tanto al ingreso como a la salida. Ej.
Oficinas de Gerentes, zonas de bvedas o Cajas de Seguridad, etc.
reas de Empleados.
a)
Zonas Generales:
Son todas aquellas en que el empleado puede ingresar por el slo hecho de serlo. Ej.
casinos, baos, etc.
b)
Zonas Restringidas:
Son aquellas en que el empleado requiere de una autorizacin previa para su ingreso. EjOficinas de Contabilidad, Archivos, Oficinas de Ejecutivos Superiores.
c)
Zonas Sensibles:
Su aspecto personal ser siempre irreprochable. Pelo corto, afeitado, manos y uas
limpias, ropa aseada y planchada. Deber utilizar exclusivamente las prendas provistas
sin modificar su aspecto o forma. No podr utilizarlas para otro fin que el de prestar
servicios en la empresa. En general y en forma permanente su aspecto ser un ejemplo
de pulcritud y correccin.
Reserva
Deber mantener en reserva las rdenes e instrucciones que se le impartan para el
cumplimiento d su cometido, al igual que todas aquellas circunstancias que lleguen a su
conocimiento en el ejercicio de sus funciones. Tambin y por ser norma general, deber
mantener en rigurosa reserva todas las operaciones de la empresa, estando
absolutamente prohibido suministrar informacin sobre asuntos de cualquier naturaleza.
Consignas para el personal de vigilancia.
A continuacin se transcriben algunos modelos de consignas generales y particulares
para el personal de vigilancia en los diferentes puestos, habiendo tomado como gua para
ello las circunstancias que normalmente se dan en una empresa industrial tipo.
Consignas Generales.
Observar y hacer cumplir todas las disposiciones reglamentarias de la Empresa.
Evitar la familiaridad con el personal de la Empresa y obrar con correccin y
firmeza.
Estar interiorizado de todas las novedades del Servicio.
Estar persuadido de que el principio de la disciplina radica en el acatamiento a su
superior y al mutuo respeto.
No disentir con las rdenes recibidas ni criticarlas.
No dar informes de la Empresa, de hechos que sean de su conocimiento, a
personas ajenas a la misma y sin estar autorizado para ello.
No hacer abandono de su puesto sin antes haber sido relevado.
Prevencin de prdidas
Reprimir el hurto o robo de productos, tiles, mercaderas y/o elementos del
establecimiento o de terceros depositados en el mismo.
Controlar las herramientas, materiales, etc., de contratistas que ingresen y egresen
de la planta, verificando cantidades, calidades y estado.
Estricto control de personas o visitas que concurren por distintos motivos a la
planta.
Control estricto de vehculos en general que ingresan y egresan de la planta.
Controlar los sectores de carga de todo producto o material y hacer las
constataciones necesarias.
Adoptar todas las medidas tendientes a esclarecer, prevenir y evitar deterioros o
prdidas, irregularidades o anomalas que perjudiquen el patrimonio de la empresa.
Prevencin de Accidentes.
-
Pisos defectuosos.
Violaciones a las normas de trnsito dentro de la instalacin.
Ausencia de seales de precaucin en lugares peligrosos o en lugares en
reparacin.
Falta o deficientes sistemas de iluminacin en salidas de emergencia o barreras
perimetrales, lugares de acceso, etc.
Materiales obstruyendo corredores, pasos obligados que pueden contribuir a
accidentes u obstruir la salida de emergencia normal de la instalacin.
Prevencin de incendios.
violacin de la prohibicin de fumar en lugares establecidos.
Existencia de colillas.
Deficiencia de los elementos extintores.
Vlvulas de sprinklers cerradas u obstrudas, motores o equipos elctricos
funcionando anormalmente, despidiendo humo, etc.
Almacenamiento inadecuado de elementos combustibles.
Prevencin General.
Prdidas permanentes de agua, gases, vapor, combustibles, etc.
Salas de alto voltaje, bombas de combustibles mal cerradas.
Mercaderas o equipos no protegidos.
Ventanas con cerraduras rotas, cercos o barreras primetrales deficientes.
Bloqueos o impedimentos en calles donde deben desplazarse ambulancias o
bomberos.
Luces de emergencia que no funcionan.
Materias primas, mercaderas, equipos abandonados o estibados en forma tal que
pueden deteriorarse.
Consignas particulares.
El modelo de consignas particulares que sigue ha sido elaborado tomando como base un
establecimiento tipo, donde existe un acceso principal cubierto por dos guardias. Como
los casos anteriores, estas consignas debern ser ajustadas a las caractersticas
estructurales de cada establecimiento y a las necesidades propias que surjan de las
vulnerabilidades especficas del mismo.
Acceso principal.
Personal de vigilancia.
Tareas:
a)
Personal propio.
Controlar que este personal cumpla las normas establecidas para su ingreso y
egreso.
Requerir la presentacin de la tarjeta de identificacin al ingreso a la instalacin.
Proceder a requisar bolsos, paquetes, bultos, etc., del personal a su ingreso al
establecimiento, con el objeto de impedir la introduccin de bebidas alcohlicas o
elementos de cualquier naturaleza, ajenos a la actividad del trabajador.
Revisar bolsos, paquetes, bultos, etc., del personal a su egreso de la instalacin,
conforme a la normativa legal vigente.
Personal de filiales u otras plantas de la Empresa.
A su ingreso a planta, el Servicio de Vigilancia solicitar la tarjeta de identificacin, que
acredite la identidad de la persona y consultar sobre los motivos de la visita.
Si se tratare de personal jerrquico, el empleado de vigilancia lo identificar y
acompaar hasta la dependencia que ste desee visitar.
Comunicar al personal jerrquico de la planta el motivo de la visita, la identidad de
la misma, para su posterior autorizacin.
Consignar en el formulario respectivo, nombre y apellido, nmero de documento
de identidad, cdigo de la empresa, motivos de la visita, a quien entrevista y hora de
ingreso y de egreso.
Visitas Habituales.
Personas ajenas al establecimiento que visiten el mismo con asiduidad, por razones de
cobranza, mantenimiento y otros.
Previa autorizacin de quien corresponda, el personal del Servicio de Vigilancia
entregar a los nombrados la tarjeta de identificacin.
Debern identificar a los nombrados cada vez que visiten la instalacin.
Con el fin de llevar el control de las visitas, el Servicio de Vigilancia contar con
formularios tipo planillas, consignando da por da la totalidad de las visitas y sus datos
personales, nmero de documentos, nombre y apellidos, motivo de la visita, empresa que
representa, con quien se entrevistar y la hora de ingreso y egreso.
Visitas no Habituales.
El Servicio de Vigilancia proceder a identificar a la visita, constatar los motivos de la
misma y previa conformidad del personal jerrquico de la Planta, franquear el acceso,
acompaando a las mismas hasta el rea o dependencia que autorizo su ingreso.
Proveer a los nombrados con la tarjeta de identificacin que confeccionarn sin omitir
ningn dato y una vez finalizada la gestin debern entregarla a la oficina de Vigilancia a
su egreso. El documento comprobatorio de identidad personal no le ser retenido.
El Servicio de Vigilancia utilizar el mismo tipo de planilla formulario, mencionado
anteriormente, observando las mismas indicaciones.
Visitas Protocolares.
El Servicio de Vigilancia, atento a lo que disponga la autoridad oportunamente, tomar los
recaudos que las circunstancias aconsejen, observando como norma el aseo personal,
educacin, cortesa y cuidar la correcta higienizacin del edificio.
Estas visitas se comunicarn oportunamente al Servicio de Vigilancia, indicndose da y
hora de su ingreso, nombres y ejecutivo que las acompaar. El personal de seguridad
deber preocuparse de facilitarles un acceso expedito a la planta, efectuando slo un
control visual sobre estas personas.
Visitas por delegaciones.
Previa conformidad de las autoridades de la instalacin, observar las indicaciones que
en su oportunidad le impartan.
Prohibiciones, Restricciones y Procedimientos.
Esta estrictamente prohibido el ingreso a las instalaciones de la empresa de los
promotores (as) o agentes de AFP, Financieras, Compaas Aseguradoras, etc., a efectuar
captaciones o ventas, como asimismo de todo tipo de vendedores.
A estas personas se les informar cortsmente de la prohibicin, indicndoles que pueden
esperar a sus eventuales clientes a la salida de las instalaciones.
Se permitir el ingreso de captadores (as) o vendedores (as), cuando necesiten
entrevistarse con algn ejecutivo y ste lo autorice expresamente, caso en el cual se
dejar constancia escrita.
Excepcionalmente se autorizar el ingreso de promotores (as) o agentes de las A.F.P:,
Isapres o Financieras, en forma individual, para atencin de clientes (no captaciones). La
autorizacin deber efectuarse por parte del Departamento del Personal.
Tambin est estrictamente prohibido el ingreso de personas que se dedican a solicitar la
caridad pblica, personas que se encuentren ebrias o bajo la influencia del alcohol o
drogas, que hagan proselitismo poltico o prdicas religiosas.
Control de Acceso de Autoridades, Funcionarios Pblicos, POLICIA NACIONAL
Investigadores de la fiscala general de la nacin.
Contratistas.
Se proveer de estas credenciales a las personas ajenas a la Empresa, que por razones
de servicio deban ingresar a la misma.
El Servicio de Vigilancia entregar las credenciales al ingreso, siendo retiradas a su
egreso para un mejor control.
Previa entrega de las mismas el Servicio de Vigilancia de la Planta, solicitar los
antecedentes personales de los causantes para registrarlos.
Todas las reas de la Empresa que por razones de trabajo necesiten los servicios de
personal externo, indicarn por escrito al Servicio de Vigilancia quienes son las personas
o Empresas autorizadas a ingresar al mbito de la Planta y las tareas a cumplir.
La credencial para contratistas se otorgar a las personas con las cuales exista contrato
de servicios por un perodo mayor de 14 das o cuya presencia en forma peridica se
produzca con un mnimo de dos veces por semana.
Control de Vehculos.
El ingreso y egreso de los vehculos se ajustar a lo siguiente:
Vehculos de propiedad de la Empresa:
Identificar al conductor y acompaantes.
Anotar en la planilla nombre y apellidos del conductor, acompaantes, marca del
vehculo, patente y hora de ingreso y egreso.
Vehculos de propiedad del personal de la Empresa.
Controlar el ingreso y egreso de los mismos.
Identificar al conductor y acompaantes.
Anotar en la planilla nombre y apellidos del conductor, acompaantes, marca del
vehculo, patente, hora de ingreso y egreso.
Vehculos de terceros.
Ejercer un estricto control al ingreso y egreso de los mismos a la planta.
Identificar al conductor y acompaantes.
Indicar los lugares de estacionamiento, carga, etc. y lmite de velocidad.
Controlar los sectores de carga de mercaderas o cualquier otro producto.
Consignar en la planilla nombre y apellidos del conductor y acompaantes, nmero de
documentos, marca del vehculo, patente, motivos de su ingreso, quien autoriza el
ingreso, hora de entrada y salida.
Revisar en cualquier lugar de la instalacin y en forma sorpresiva todos los vehculos
sealados precedentemente, controlando especificaciones, boletas, mercaderas, bultos,
paquetes, herramientas, etc.
Normas para la revisin de personas.
Objeto:
Establecer el procedimiento a seguir por el personal de la Empresa, a su salida de la
Planta para cumplir con la revisin, esta obligacin debe estar sealada en el Reglamento
Interno.
Establecer el procedimiento a seguir por el Personal de Vigilancia a efectos de la revisin
del personal de la instalacin, sus portafolios, paquetes y bolsos, para ello es
indispensable confeccionar un Manual de Operaciones.
Entrada de paquetes y elementos no necesarios a la Instalacin.
Procedimiento para la salida de elementos de la Empresa.
- Procedimiento a seguir por el personal de vigilancia para la revisin del personal,
portafolios, paquetes, bolsos, etc.
Al personal de la empresa que le corresponda revisin, de acuerdo a las normas internas
por todos conocidas, deber pasar a la sala de revisin, adaptada para tal efecto. La
revisin se realizar en privado, con la puerta cerrada y siempre en presencia de un
testigo, que puede ser una persona del sindicato, un compaero de trabajo y si no existe
otra persona se har en presencia de un Guardia de Seguridad.
Esta revisin debe ser realizada de acuerdo a las normas legales existentes, esto significa
que la persona que efecta este trabajo, bajo ninguna circunstancia podr tocar con sus
manos el cuerpo de la persona deben revisarse los paquetes, bolsos o portafolios que
porte el revisado. El contenido de los elementos mencionados debe ser sacado
ntegramente a fin de revisar todo, no basta con mirar dentro del paquete o bolso, en este
caso se le solicita al revisado que el mismo proceda a sacar las especies del interior.
Cuando el revisado porte algn elemento de la Empresa o de su propiedad, que no debi
entrar a la Planta se proceder a su retiro quedando depositado en portera, salvo cuando
medie una autorizacin de salida firmado por personal autorizado para ello, en esta
situacin se deben comparar las firmas con el registro de firmas autorizadas. Debe quedar
claro que cada rea a nivel de supervisin autoriza la salida de elementos de su sector.
Entrada de paquetes y elementos no necesarios.
Se entiende como elementos no necesarios, todo lo que no hace a la funcin que viene a
realizar el personal que ingresa a la instalacin, por ejemplo: regalos, fotos, ropa que no
es la normal (recin comprada, bolsos conteniendo elementos para deportes), radios,
personal stereo, discos etc., o para la venta dentro de la planta. Todo elemento no
necesario deber quedar depositado en la Guardia bajo un nmero de control y retirado al
salir de la instalacin.
El control debe ser realizado a la entrada del personal para evitar problemas a la salida,
prestando atencin el personal de vigilancia a los que porten paquetes fuera de lo normal,
limitndose a aclararle que no deben ingresar elementos no necesarios y si insisten en
entrarlos, dejar constancia en el libro de novedades con indicacin de la hora,
identificacin completa del sujeto y dems aclaraciones respecto del paquete que sean
pertinentes e informar a su Supervisor.
Las radios porttiles, calculadoras de bolsillo, personal stereo, etc., sern autorizados por
los jefes de cada rea mediante comunicacin escrita al Servicio de Vigilancia, la salida
de estos elementos ser por medio de la autorizacin correspondiente y de ser necesaria
su salida todos los das en la autorizacin deber constar en letras de imprenta la leyenda
En Trnsito.
Los equipos fotogrficos, as tambin como cualquier otro equipo que deba ingresar para
ser utilizado en la instalacin, slo ser autorizado a travs del Servicio de Vigilancia y
quedarn indicados en el libro de novedades, nmero y marca del equipo, la salida de
stos se har con la autorizacin correspondiente con la leyenda De su Propiedad.
Procedimientos para la salida de elementos de la Empresa y otros.
Todo elemento de la Empresa o de otro deber salir acompaado de la correspondiente
autorizacin, para lo que cada sector debe contar con su correspondiente talonario.
Este ser confrontado con el sector responsable del elemento que sale, Ej.: el taller
manda a reparacin un motor de la instalacin. Si bien el motor pertenece a la instalacin,
es el taller quien lo manda a reparar, por lo tanto el taller confecciona el documento en
cuestin.
Esta autorizacin debe constar a quien va dirigido, un detalle completo del elemento que
sale, nmero de equipo, marca, tipo, cantidad, en especial en calidad de que sale (en
prstamo, para su reparacin, devolucin o lo que corresponda), firma de la persona
autorizada que conste en el registro destinado a este efecto. Los elementos que salen y
entran todos los das, como ser valijas, calculadoras de bolsillo, etc., debern tener la
autorizacin correspondiente con detalle completo y la leyenda en trnsito con lo que se
evitar la confeccin todos los das.
Todo elemento que no tenga autorizacin deber quedar depositado en la oficina de
vigilancia.
Detector de metales.
Es un elemento sumamente til para la revisin de personas, ofreciendo grandes ventajas
sobre el sistema de palpacin manual, que debe ser reservado para el caso de control
sobre elementos no metlicos, tales como telas, plsticos, etc.
Lo ms aconsejable es que el detector de metales que se utilice funcione a pilas, por
cuanto ello le da posibilidades de empleo en cualquier sector de la planta,
independientemente de las conexiones elctricas de la red general.
Su utilizacin debe ser dada a conocer a todo el personal. Legalmente nunca debe rozar
el cuerpo de la persona revisada.
Para los efectos que la totalidad del personal se encuentre debidamente informado e
instruido sobre el detector de metales, sus caractersticas y utilizacin, se recomienda dar
estricto cumplimiento a las siguientes normas:
A su ingreso el personal deber hacerlo con los elementos metlicos mnimos y que son
imprescindibles (reloj, lleves, monedas).
Todo el personal que concurra a cumplir tareas trayendo elementos de uso particular,
deber dar cuenta de ello al personal de vigilancia.
A su egreso, si alguna persona es detectado como portador de elementos metlicos ser
invitado a concurrir a la sala de revisin a fin de establecer su situacin.
Archivo de la documentacin del Servicio de Vigilancia.
Diariamente se registra en el servicio de vigilancia una importante cantidad de informacin
relativa al ingreso y egreso de personas, vehculos, productos y materiales cuyo
cuidadoso archivo se hace necesario a fin de poder utilizar la misma en la investigacin o
esclarecimiento de ilcitos y/o control con otros registros que lleven otros sectores de la
planta y depsito. Por lo tanto se establece el siguiente concepto sobre su guarda y
archivo.
Boleta de visita.
Se archiva diariamente en forma correlativa de acuerdo a su nmero y se mantiene en el
servicio de vigilancia durante dos meses calendarios. Transcurrido dicho lapso se remite a
seguridad para su archivo centralizado durante doce meses.
Planilla de movimiento diario.
Se archiva diariamente en forma correlativa durante tres meses calendarios. Transcurrido
dicho lapso se remite a Seguridad para su archivo centralizado durante doce meses.
Registro de vehculos de la Empresa.
Se archiva en vigilancia durante un mes calendario, al trmino del cual queda archivado
en la planta durante doce meses.
Registro de visitas.
Se aplica el mismo procedimiento que el indicado para la boleta de visita.
Permiso de entrada con automvil.
El original se entrega al que autoriza y la copia se archiva en la Gerencia de la Instalacin.
Permiso de salida.
El original se remite a la oficina de personal al da siguiente o el primer da hbil despus
de feriados.
Informe trimestral.
Seguridad remitir a las Gerencias de la Planta un informe trimestral estadstico sobre
cantidad de personas recibidas en las plantas, tiempo ocupado en su atencin, vehculos
ingresados, como as tambin otros datos de inters que surjan del anlisis de la
documentacin de vigilancia.