1-Cul es la importancia de la Administracin Documental?

La administracin documental le permite a una Empresa organizar toda su

documentacin de acuerdo a procesos y procedimientos, de ah que si est
bien organizado puede ofrecer consulta y respuesta a cualquier tema en el
menor tiempo posible,
La administracin documental en las empresas es primordial ya que en esta se
refleja la importancia de la empresa, como lo es la comunicacin de
informacin dela misma, se tiene en cuenta que se le da un valor agregado
pues se trata de implementar orden para as evitar perdida de capital y tiempo
que es valioso para cualquier empresa.
La administracin documental regula la funcin archivstica en las empresas,
formulando normas y polticas para facilitar la gestin documental. Sabemos
que la administracin documental es una funcin de mucha responsabilidad la
cual busca la proteccin de las memorias empresariales o institucionales de
una manera correcta y transparente.

1.2 Cmo se refleja su finalidad en las empresas actualmente?

Se refleja en la imagen y calidad de la Entidad frente a aquellos usuarios que
recurran de forma constante y peridica a solicitar informacin real, concreta y
de una forma rpida y eficiente.
Esta se refleja en la administracin de informacin con nfasis de la empresa
ya sean bsicos o no.

2-Mencione al menos 5 aspectos de la ley 594 de 2000 a)

1. Artculo 9: Los Archivos segn la organizacin del Estado. .. Archivo de

Entidades de Control
2. Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos
de las Entidades Pblicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios
administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades
pblicas, a cuyo cargo estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de
velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de
los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y
conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos.

3. Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTIN: Comprende
toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos
iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos
por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no
es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTRICO: Es
aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservacin permanente.
4. Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para
las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin
documental.
5. Artculo 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo
del artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva
legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin.
Cumplidos stos, el documento por este slo hecho no adquiere el carcter
histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que
est en su posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande
copias o fotocopias del mismo" Menciones 5 aspectos del acuerdo 027 de
2006, que haya identificado en la empresa que labora que conoce? Estos son
los aspectos que he identificado en la empresa donde laboro Clasificacin
documental: Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series
y/o asuntos). Expediente: Unidad documental compleja formada por un
conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una
instancia productora en la resolucin de un mismo asunto. Tabla de retencin
documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos. Unidad documental: Unidad de anlisis en los procesos de
identificacin y caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando est
constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen
varios, formando un expediente

) Mencione al menos 5 aspectos de la ley 594 de 2000 a)

1. Artculo 9: Los Archivos segn la organizacin del Estado. .. Archivo de Entidades

de Control
2. Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las
Entidades Pblicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de
igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo estn
los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern
responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los
servicios archivsticos.
3. Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTIN: Comprende toda la
documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las
oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para
dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se
agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO
HISTRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos
de archivo de conservacin permanente.
4. Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin
documental.
5. Artculo 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del
artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre
cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el
documento por este slo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser
consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la
obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo"
Menciones 5 aspectos del acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa
que labora que conoce? Estos son los aspectos que he identificado en la empresa
donde laboro Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental,
en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o
asuntos). Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de

documentos generados orgnica y funcionalmente por una instancia productora en la

resolucin de un mismo asunto. Tabla de retencin documental: Listado de series, con
sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Unidad documental:
Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental.
Puede ser simple, cuando est constituida por un solo tipo documental, o compleja,
cuando la constituyen varios, formando un expediente