Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Modulo de Comunicacion y Archivos
Modulo de Comunicacion y Archivos
Tcnicas Bsicas de
Comunicacin y Archivo
Unidad didctica 6:
El archivo y la gestin
de documentos
Tcnicas bsicas
de comunicacin
y archivo
UNIDAD
DIDCTICA
El archivo y
gestin de la
documentacin
Crditos
Innovacin y
cualificacin
Presentacin
Temporalizacin
10 horas.
305
Unidad Didctica 6
Conocer y aplicar procedimientos de acceso a la documentacin archivada.
Reconocer y diferenciar los distintos tipos de archivos.
Contenidos
de la Unidad Didctica
306
307
Los documentos son conservados respetando un orden, y sirven de testimonio e informacin para la persona o institucin que los produce, para los
ciudadanos, o como fuente histrica. Por ejemplo, las facturas se archivan
por orden de fechas, los clientes se archivan por orden alfabtico, etc., en
definitiva, hay que establecer un criterio de ordenacin de los documentos.
309
Unidad Didctica 6
Piensa en una biblioteca, es un gran archivo donde los libros estn ordenados por temas, y dentro de cada seccin (por ejemplo, libros de historia), se
ordenan por orden alfabtico.
En la empresa, el archivo es el lugar donde estn reunidos de forma ordenada todos los documentos de inters, con el fin de asegurar su perfecta conservacin y garantizar la rapidez a la hora de
solucionar las peticiones de consulta, procedentes de las diversas
unidades organizativas de la empresa.
Ten en cuenta que una empresa debe proporcionar informacin a los clientes, proveedores, a las Instituciones Pblicas (por ejemplo, Hacienda), a los
trabajadores de la empresa, etc. De ah la importancia del archivo.
Las facturas, los informes, los sistemas y procedimientos de fabricacin, las
escrituras, las nminas y seguros sociales, los libros y registros,... son elementos que la empresa debe archivar.
310
Particulares
Facilitar la bsqueda del material archivado, a
travs de la adopcin de procedimientos
unificados de clasificacin, reduciendo as el
tiempo de localizacin.
Alcanzar el volumen mximo en una superficie
mnima, reduciendo la cantidad necesaria de
instalaciones para la clasificacin y el archivo
(carpetas, estanteras, armarios, etc.).
Recuperar espacio til en las oficinas y en los
locales de archivo, para poder destinarlo a otros
fines o para hacer frente a las ampliaciones
necesarias en cualquier momento.
El archivo en la empresa
Unidad Didctica 6
312
Proteccin de
los documentos
Instalaciones
Mtodos de
clasificacin
Sistema de eliminacin
de archivos
Procedimientos de envo
y recuperacin de la
documentacin
313
Unidad Didctica 6
314
315
Unidad Didctica 6
conservan los documentos, libros y registros que exige la ley y aquellos con valor
documental o histrico, y los de valor en s mismos (escrituras, contratos, etc.).
Estos documentos se conservarn hasta el momento en el que se decida su destruccin.
La organizacin de estos tres tipos de archivos puede ser centralizada
o descentralizada, dando origen al archivo central y a los archivos
descentralizados.
316
317
Unidad Didctica 6
tica aparecen desglosados y explicados todos estos conceptos). De ah la importancia que para una empresa tiene la copia de seguridad.
As pues, tanto el archivo activo, como el semiactivo y el inactivo pueden ser
archivos informticos; es decir, la informacin que se encuentra archivada en cada
uno de ellos lo estar en soporte informtico.
Con lo expuesto en las lneas anteriores queremos poner de relieve el hecho de
que al estudiar el archivo en la empresa se hace hincapi en la gestin de la
informacin generada por el negocio ms que en el hecho de que esta informacin aparezca en soporte fsico (papel) o en soporte informtico (diferentes sistemas de almacenamiento).
Sin duda, la documentacin fsica ocupar mucho ms espacio, y ser ms laboriosa su gestin, que los datos informatizados. Pero lo importante es que, sea en
el soporte que sea, el empleado de oficina sepa gestionar esta informacin, sabiendo cuando debe estar en el archivo activo, en el semiactivo o en el inactivo
(adems de emplear un mtodo que permita la localizacin eficaz del documento
de que se trate en cada caso).
Para concluir este punto, aadiremos que en la actualidad las empresas poseen
archivos fsicos (en papel) y archivos informticos. Es ms, la informacin que
constituye el archivo de la empresa suele estar duplicada, esto es, tanto en soporte fsico como en soporte informtico.
Por ejemplo, un archivo inactivo de proveedores estar formado por todas las
facturas y pedidos que se han generado en la relacin comercial con el mismo,
ms la base de datos de la empresa con los datos de esta informacin como la
contabilizacin de los pedidos, las facturas recibidas, etc. (que ser una informacin almacenada en algn tipo de soporte informtico).
318
Clasificacin y
codificacin documental
319
Unidad Didctica 6
Para clasificar se suelen utilizar una serie de mtodos: alfabtico, numrico, geogrfico, temtico y cronolgico. La empresa suele disponer de estos mtodos de
forma individual o combinada, en funcin de las necesidades generales y particulares de toda la empresa y de cada uno de sus departamentos.
La codificacin puede ser efectuada empleando nmeros o letras, o bien
una combinacin de las dos series de smbolos (alfanumrica).
Las empresas muestran preferencia por la codificacin numrica, utilizando la
alfabtica en los casos que requieren pocas letras. La codificacin alfanumrica se
emplea cuando es ms sencilla que la numrica (por ejemplo para las matrculas
de los automviles).
320
Nombres de personas
321
Unidad Didctica 6
La clasificacin numrica se caracteriza por el hecho de que la ordenacin (clasificacin) de las carpetas, archivadores, etc., est basada en nmeros, excluye cualquier atribucin o similitud con el contenido; la codificacin de
esos documentos (o sea, de cada una de esas carpetas o archivadores) puede ser
alfabtica, numrica o alfanumrica.
As, por ejemplo, un archivador puede llevar un cdigo numrico y su contenido
estar clasificado de forma alfabtica.
Tiene ventajas como puede ser la facilidad para asignar a cada documento un nmero, se colocan fcilmente, su lectura es rpida; pero tiene inconvenientes porque la numeracin se puede hacer muy compleja, se pueden cometer fallos en la lectura, etc.
322
Ventajas
Inconvenientes
Es importante elaborar un ndice para bsqueda
de las diversas carpetas, lo que anula muchas de
las ventajas.
La numeracin se hace compleja, al intercalar
nuevos nmeros, resultando subclasificaciones y
nmeros con excesivas cifras.
Dificultad de combinar la progresividad de la
numeracin y el orden alfabtico o geogrfico,
aumentando los errores.
Es fcil cometer fallos en la lectura o en la
transcripcin de los nmeros, ocasionando
errores graves.
La transposicin mental de las cifras de un
nmero puede ser frecuente: 576923 por
576932.
323
Unidad Didctica 6
mente, otra cuestin es entender los documentos, pero localizarlos s puede
resultar ms sencillo.
324
Otras clasificaciones
Todos los criterios de clasificacin tienen una similar importancia, aunque los criterios geogrfico, temtico y cronolgico son utilizados tambin de forma
secundaria.
325
Unidad Didctica 6
Regin, provincia, municipio y nombre.
Regin, provincia, municipio, calle, nmero y nombre.
Provincia, municipio y nombre.
Regin, provincia y nombre.
Regin, municipio y nombre.
La clasificacin geogrfica suele utilizar un orden alfabtico, pero respetando una serie de reglas:
Las palabras calle, plaza, avenida, etc., no son elementos para la ordenacin alfabtica. nicamente se toma el nombre de la va pblica. Por ejemplo, en lugar de considerar calle Infante, se considera Infante (a la hora
de realizar la clasificacin del documento de que se trate).
En el caso de que las calles vengan identificadas por un nmero adems del
nombre (6 avenida), el nmero se expresa en letra y se ordena
alfabticamente (Sexta avenida).
Las ventajas e inconvenientes de la clasificacin geogrfica se muestran
en el cuadro siguiente:
Ventajas
Inconvenientes
326
327
Unidad Didctica 6
El sistema decimal tiene una aceptacin unnime, fruto de este trabajo es la
Clasificacin Decimal Universal (CDU), que es la que se utiliza en las Bibliotecas,
otro uso de este sistema es el Plan General Contable.
328
Los medios materiales de archivo son todos los elementos fsicos destinados a clasificar y ordenar todos los documentos. Podemos agruparlos en:
Medios materiales fsicos:
Instalaciones de archivo.
Mobiliario.
Accesorios de soporte y conservacin.
Medios materiales magnticos:
Microfilmes.
Archivos informticos.
Los medios materiales que se utilizan varan en funcin de los tipos de
archivo (activo, semiactivo e inactivo), del tamao de la empresa y de las
caractersticas propias de su actividad.
Es decir en una empresa de grandes dimensiones habr tantos medios materiales
como distintos archivos. Pero en una empresa pequea, como puede ser una
pequea tienda de electrodomsticos, no ser necesario, bastar con un medio
material.
329
Unidad Didctica 6
Instalaciones de archivo
330
Es el medio ms utilizado para la colocacin de libros, carpetas y cajas de documentacin. Las estanteras no son aconsejables para archivar documentos importantes de la empresa como pueden ser las escrituras, informes,
331
Unidad Didctica 6
LOS ARMARIOS: tienen una disposicin interior similar a las estanteras, con
baldas regulables. Pueden ser de madera o metlicos, y estn provistos de puertas que impiden ver su contenido, salvo que stas sean de cristal.
Algunos tienen cajones, que se utilizan para archivar en las tres posiciones: horizontal, vertical y lateral. Otros tipos estn dotados de
bastidores para la colocacin de
carpetas colgantes.
Las ventajas de los armarios
consisten en una mejor proteccin de los documentos y en la
posibilidad de limitar su accesibilidad en caso de ir provistos de cerraduras.
Mueble mixto
332
Carro mvil
333
Unidad Didctica 6
LAS SUBCARPETAS: son de cartulina y sirven para separar los documentos dentro de las carpetas colgantes. En su contracubierta suelen llevar marcadas unas
perforaciones para la introduccin optativa de fastener, que facilitan la sujecin de
documentos taladrados.
Subcarpetas
LAS CARPETAS COLGANTES O SUSPENDIDAS: son de cartulina con unas varillas metlicas o plsticas, acabadas en forma de gancho en sus extremos destinadas a su suspensin, se colocan unos visores para la identificacin de su contenido
en la parte superior o lateral.
Carpetas colgantes
334
Carpetas A-Z
335
Unidad Didctica 6
para utilizarlas a menudo. Su identificacin se realiza sobre el lomo, directamente
o con etiquetas adhesivas.
Cajas A-Z
La organizacin del archivo se puede definir como el conjunto coordinado de personas, de medios materiales y de procedimientos y reglas de
actuacin, que intervienen en la actividad general de archivar.
La organizacin del archivo empresarial se extiende a los tres tipos de archivo, si
bien es cierto que el archivo activo concentra los mayores medios y esfuerzos.
Dos de los aspectos importantes en la organizacin de los archivos son
la seguridad y la confidencialidad.
Los archivos han de estar protegidos de la intemperie, del robo, de la falsificacin,
de la destruccin o de la prdida de la documentacin.
336
Cmara de seguridad
337
Unidad Didctica 6
Almacenes especiales con garantas antiincendios u otros siniestros; armarios antitrmicos.
Establecer claves que bloqueen el acceso a la memoria del ordenador.
Sistemas de alarma
338
339
Unidad Didctica 6
La estructura y distribucin del espacio de trabajo han de tener presente las
superficies de desarrollo de tareas conjuntas. Es decir, que haya espacio
suficiente.
El mobiliario con estructura modular en forma de L o de U, es el ms
idneo.
Las mesas ms funcionales son las que estn dotadas de cajones para el
uso de carpetas suspendidas o de bandejas deslizantes.
Es necesario, en ocasiones, completar
la estructura modular con carros mviles de carpetas suspendidas.
Para el archivo activo no resultan tiles los armarios con puertas no correderas, ya que requieren demasiado
espacio e imponen unos desplazamientos frecuentes.
Como hemos visto es necesario tener grandes espacios en mesas y en el local y que
todo est a la mano.
340
10
La gestin de los archivos semiactivos es responsabilidad general o ltima de los directores de los departamentos donde estn ubicados. Generalmente, los responsables suelen tener personas encargadas.
El encargado del archivo semiactivo tiene encomendadas las siguientes
tareas:
La vigilancia de la conservacin de los documentos.
La puesta al da del archivo.
Atender las peticiones de consulta y cumplir las formalidades establecidas.
Enviar al archivo inactivo los documentos que han perdido su actualidad, de
acuerdo a la relacin de tiempos de permanencia en el archivo semiactivo.
Controlar la coordinacin de los movimientos de los documentos solicitados
para su consulta. Dnde estn y quin los ha solicitado. Por ejemplo, en
una biblioteca, cuando se presta un libro, hay que saber qu libro es, quin
lo tiene y el da que lo tiene que devolver.
Las instalaciones del archivo semiactivo pueden estar ubicadas en los mismos
locales en que se encuentran los puestos de trabajo o en locales prximos a los
puestos de trabajo.
La eleccin de una u otra solucin depende de las caractersticas de los locales y
de los muebles, de la frecuencia de las consultas y de la cantidad de documentacin archivada. En cuanto al mobiliario, no es recomendable que ocupe toda la
altura de la pared, puesto que la bsqueda y consulta resultan ms lentas.
341
Unidad Didctica 6
11
El archivo inactivo
342
343
Resumen
345
Unidad Didctica 6
346
347
V
BALDAS: Una balda es una barra
que se usa para atrancar las puertas.
Aunque el trmino balda tambin se
emplea para designar cada una de
las tablas que componen una
estantera.
BASTIDORES: Es un armazn de palos de madera o de barras de metal
sobre los que se colocan cajas o cualquier otro elemento.
Vocabulario
presa se quede sin acceso a esa informacin. As pues, cuando se hace
una copia de la informacin almacenada en el ordenador en otro soporte, con la idea de proteger la informacin en caso de no poder acceder
al aparato de que se trate, se ha hecho una copia de seguridad de esa
informacin.
CONTRACUBIERTA: Aunque es un
trmino que cada vez se usa menos,
hace referencia a la parte interior de
la contraportada de un documento,
carpeta, libro, etctera. Siendo la contraportada la parte de atrs del citado libro o documento.
COPIA DE SEGURIDAD: En informtica la informacin almacenada en el
disco duro del ordenador es conveniente tenerla tambin en otro soporte
(como son el disco de 3 1/ 2 y el
CD Rom). De esta forma se evita que,
ante una avera del aparato, la em-
Soportes de informacin
FASTENER: Un fastener es un modelo de carpeta que se usa para guardar y archivar informacin. En la ac-
349
Unidad Didctica 6
Fastener
350
Ejercicios de repaso
y autoevaluacin
351
Solucionario
ejercicios de repaso
y autoevaluacin
353
Unidad Didctica 6
La proteccin de los documentos vitales. Tan importante es la informacin archivada (o parte de ella), que existe una Ley de Proteccin de Datos para que la misma sea personal e intransferible.
El coste del archivo empresarial. Realizar el trabajo de archivar
implica un coste (como cualquier otro). Ten en cuenta que la empresa debe tener a uno o ms empleados desarrollando esta labor,
asimismo es necesario disponer de los medios materiales oportunos (ordenadores, muebles, carpetas, etc.). La empresa debe conocer en todo momento el coste de su archivo.
2.
Documentacin e informacin de utilidad para la gestin empresarial. As, una empresa de construccin debe tener informacin de
todo lo que afecte al mbito de la construccin: informacin de
cementos, ladrillos, nuevas leyes que afecten a su campo, etc. En
definitiva, datos que permiten una mejor gestin de la empresa.
Documentacin a conservar por imperativo legal. Las facturas que
genere una empresa, tanto de compra como de venta, deben conservarse al menos por un perodo de cinco aos.
Documentacin e informacin de carcter histrico para la empresa. Las primeras facturas que emitieron, las escrituras notariales de
la primera nave que compr la organizacin, etc. Se trata de datos
que para la organizacin tienen un valor alto, ya sea simblico o
sentimental.
3. Las soluciones principales que se han adoptado para subsanar los inconvenientes de la clasificacin numrica son dos: la utilizacin de colores y
el procedimiento de la cifra terminal.
354
EL EMPLEO DE COLORES
Consiste en asociar un color diferente a cada una de las cifras del 0 al 9.
Habr diez carpetas con colores diferentes, hay que saber que color
corresponde con cada nmero.
Adems, los colores presentan la ventaja de la universalidad, es decir, es
entendible por cualquier persona. Por ello, no es necesario saber idiomas para entender una clasificacin por colores de una determinada
empresa. Lgicamente, otra cuestin es entender los documentos, pero
localizarlos s puede resultar ms sencillo.
EL PROCEDIMIENTO DE LA CIFRA TERMINAL
Divide cada nmero en dos o tres grupos de cifras, que se leen de
derecha a izquierda.
Por ejemplo, el documento con el nmero 8855621 se descompone en
los tres siguientes grupos:
Primario: 21.
Secundario: 56.
Final o terminal: 885.
La lectura del nmero es 21.56.885 y puede significar, por ejemplo:
Archivador nmero 21.
Carpeta nmero 56 (de ese archivador).
Factura nmero 885 (si suponemos que es una factura).
355
Unidad Didctica 6
Ventajas
Inconvenientes
5. La colocacin de la documentacin en la variedad de mobiliario existente puede realizarse de tres formas: horizontal, vertical y lateral.
En la posicin horizontal o plana, los documentos o carpetas se
apoyan sobre su superficie mayor, colocados unos encima de otros.
Suele ser prctico en archivos inactivos. Esta posicin es muy cmoda para empresas de construccin a la hora de colocar los planos,
mapas, croquis
La colocacin vertical consiste en agrupar los documentos o carpetas sobre uno de los lados de menor superficie, es la forma en que
se archivan los libros o los archivos A-Z. Es una forma de frecuente
utilizacin en los tres archivos.
En la colocacin lateral, los documentos se apoyan sobre uno de los
lados ms largos. Actualmente, la forma lateral es la que se da en
las carpetas colgantes. Por ejemplo en la secretara de un colegio
se suelen archivar en carpetas colgantes los expedientes de los
alumnos que cursan en dicho colegio.
356
6. Los accesorios ms habituales para el archivo documental son los siguientes: subcarpetas, carpetas colgantes o suspendidas, carpetas A-Z y
cajas A-Z.
LAS SUBCARPETAS: son de cartulina y sirven para separar los documentos dentro de las carpetas colgantes. En su contracubierta suelen llevar
marcadas unas perforaciones para la introduccin optativa de fastener,
que facilitan la sujecin de documentos taladrados.
LAS CARPETAS COLGANTES O SUSPENDIDAS: son de cartulina con
unas varillas metlicas o plsticas, acabadas en forma de gancho en sus
extremos destinadas a su suspensin, se colocan unos visores para la
identificacin de su contenido en la parte superior o lateral.
LAS CARPETAS A-Z: habitualmente llamadas archivadores, son de cartn rgido y pueden ir plastificadas. En su interior llevan dos anillas gruesas que se abren y cierran mediante una palanca, destinndose para
documentos perforados.
El grosor, la altura y el color de estas carpetas son variables.
Algunos documentos no pueden ser perforados, debiendo ser introducidos en bolsas de plstico transparente.
Los documentos contenidos en las carpetas A-Z requieren, en ocasiones,
ser clasificados por apartados (de forma alfabtica, numrica, etc.), utilizndose separadores o clasificadores debidamente titulados en sus pestaas.
La identificacin de las carpetas se realiza directamente sobre su lomo o
a travs de una tarjeta que se introduce en un visor pegado en la parte
superior del lomo.
357
Unidad Didctica 6
LAS CAJAS A-Z. Son estructuras de cartn que se doblan convenientemente para adoptar la forma de cajas, con una solapa de cierre. En su
interior se colocan subcarpetas.
La utilizacin de estas cajas suele estar destinada a la conservacin de la
documentacin en los archivos semiactivo e inactivo, por que no son
muy cmodas para utilizarlas a menudo. Su identificacin se realiza sobre el lomo, directamente o con etiquetas adhesivas.
7. Algunos aspectos a tener en cuenta son:
La disposicin del mobiliario ms eficaz es la que permite la mayor
parte de las tareas en posicin de sentado.
La estructura y distribucin del espacio de trabajo han de tener
presente las superficies de desarrollo de tareas conjuntas. Es decir,
que haya espacio suficiente.
El mobiliario con estructura modular en forma de L o de U, es el
ms idneo.
Las mesas ms funcionales son las que estn dotadas de cajones
para el uso de carpetas suspendidas o de bandejas deslizantes.
Es necesario, en ocasiones, completar la estructura modular con
carros mviles de carpetas suspendidas.
Para el archivo activo no resultan tiles los armarios con puertas no
correderas, ya que requieren demasiado espacio e imponen unos
desplazamientos frecuentes.
358
359