Uf0513 Ud3 PDF

UF0513: Gestión auxiliar de archivo en soporte
convencional o informático
Unidad 3: Bases de datos
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN..............................................................3
OBJETIVOS / CAPACIDADES...............................................4
1. ENTRADA Y SALIDA DE LA APLICACIÓN I............................5
1.1. Entrada y salida de la aplicación II......................5
Cuestionario.......................................................8
2. LA VENTANA DE APLICACIÓN..........................................9
Cuestionario......................................................11
3. OBJETOS BÁSICOS.....................................................12
3.1. Tablas y consultas.........................................13
3.2. Formularios.................................................15
3.3. Informes o reports........................................17
Cuestionario......................................................20
4. CREACIÓN DE BASES DE DATOS I....................................21
4.1. Creación de bases de datos II...........................21
Cuestionario......................................................23
5. APERTURA DE BASES DE DATOS.....................................24
Cuestionario......................................................27
6. GUARDADO DE BASES DE DATOS....................................28
Cuestionario......................................................30
7. CIERRE DE BASES DE DATOS..........................................31
Cuestionario......................................................32
8. COPIA DE SEGURIDAD.................................................33
Cuestionario......................................................34
9. HERRAMIENTAS DE RECUPERACIÓN Y MANTENIMIENTO........35
Cuestionario......................................................37
RESUMEN....................................................................38
MAPA CONCEPTUAL.......................................................39
RECURSOS PARA AMPLIAR...............................................40
BIBLIOGRAFÍA..............................................................41
GLOSARIO...................................................................43
SOLUCIÓN EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN.......................44
INTRODUCCIÓN
La sociedad actual, inmersa en el

mundo de las nuevas tecnologías,
y las organizaciones que manejan
grandes cantidades de
documentos, necesitan que la
información sea almacenada
para poder ser consultada en
cualquier momento. Es por esta razón que nacen las aplicaciones de bases de
datos que almacenan grandes cantidades de información.
Este nacimiento supuso una revolución desde el punto de vista de la gestión,

porque se transformó el funcionamiento de las empresas. La tremenda ventaja
que suponía la utilización de bases de datos frente a conservar y utilizar
materiales impresos en papel, tuvo un impacto fundamental que permitió
concebir la sociedad de la información en términos de información conservada,
accesible y recuperable.
Por tanto, las bases de datos son la principal modalidad de

almacenamiento de datos y la herramienta más importante a la hora de
acumular conocimiento e información. Su versatilidad propicia que, de éste
almacén de datos estructurados, surja conocimiento nuevo a partir del
tratamiento y análisis de los mismos.
Un buen ejemplo de esto es que las conexiones existentes entre

diferentes procesos de la misma actividad, pueden ser cuantificadas
mediante el control estadístico que ofrece el uso de bases de datos. La
accesibilidad de los datos se hace crucial en una sociedad que depende de ellos
para evolucionar. A lo largo de esta unidad se trabajarán a fondo conceptos
relacionados con las bases de datos.
UF0513 – Unidad 3: Bases de datos 3

OBJETIVOS / CAPACIDADES
En esta unidad de aprendizaje, las capacidades que más se va a

trabajar son:
✔ C4. Utilizar las funciones básicas de bases de datos necesarias,
introduciendo, ordenando, consultando y presentando información
de forma actualizada.

1. ENTRADA Y SALIDA DE LA APLICACIÓN I
Una base de datos es una recopilación de datos

pertenecientes a un mismo contexto, almacenados
sistemáticamente y de forma estructurada según unos
criterios, que permiten un acceso fácil a ellos un posterior
tratamiento.
Para poder entender qué son las bases de datos y cómo funcionan, se deben clarificar
los siguientes conceptos:
➔ Dato: Idea o hecho que puede almacenarse para ser transmitidos o tratados
por algún procedimiento y pueden recuperarse posteriormente. Ejemplos:
texto, número, fecha, etc.
➔ Tratamiento de datos: procedimiento que permite transformar los datos en

información organizada bajo determinados criterios.
1.1. Entrada y salida de la aplicación II
Además de lo mencionado en el anterior apartado, cabe mencionar lo siguiente:
➔ Pilares.
Partiendo de esta base, la estructura y funcionamiento de una base de datos se

basa en 4 pilares:
✔ 1. Definir una tabla con los datos.
✔ 2. Crear un formulario para recoger los datos de forma ordenada.
✔ 3. Generar informes según los criterios que se introduzcan en la

aplicación.
✔ 4. Realización de consultas.
Una base de datos dispone de multitud de asistentes y vistas para hacer el

trabajo más fácil dentro de la organización.
➔ Posibilidades.

Las bases de datos permiten:
✔ Obtener una plataforma general de gestión y documentación de la

totalidad de procesos.
✔ Obtener una base de conocimiento para el estudio y evaluación de los

procesos internos y externos a la organización.
✔ Obtener un entorno de seguridad para la información de las

organizaciones.
➔ Secuencia.
Entrar en la aplicación de base de datos es muy sencillo. Puede hacerse de dos

maneras y basta con respetar la siguiente secuencia:
✔ 1. Entrada mediante Menú Inicio:
Basta con hacer clic en el menú Inicio situado en la barra de tareas de

la ventana de la aplicación. Así se despliegan los programas disponibles
y se elige la aplicación de base de datos, lo que permite acceder a la
aplicación.
✔ 2. Entrada mediante Icono: es posible acceder al hacer doble clic sobre el

icono del programa situado en el escritorio.
Esta imagen muestra la apariencia de la ventana de entrada del

programa informático desde el que acceder a la aplicación de bases de
datos:
Para salir de la aplicación basta con hacer clic sobre el botón Cerrar de la
ventana de la aplicación. Otro método sería hacer clic sobre el botón situado en
el extremo izquierdo de la Barra de título y hacer clic sobre la opción Salir de

dicho menú. Además es posible salir pulsando la siguiente combinación en el
teclado: Alt + A + S.
Tras estudiar los contenidos, define con tus palabras qué es

para ti una base de datos y cuáles son sus funciones básicas.
¿Qué programas de bases de datos existen actualmente?
Comparte tu opinión en el foro.

Cuestionario
Lee el enunciado e indica la opción correcta:

Una base de datos es una recopilación de datos pertenecientes a diferente
contexto, almacenados sistemáticamente y de forma estructurada.
a. Verdadero.
b. Falso.
La estructura y funcionamiento de una base de datos se basa en 4 pilares:
a. Definir una tabla con los datos, crear un formulario para recoger los datos
de forma ordenada, generar informes según los criterios que se introduzcan
en la aplicación y realización de consultas.
b. Definir una tabla con los datos, crear un formulario para recoger los datos
en la aplicación y realización de informes.
c. Definir una tabla con los datos, crear un formulario para recoger los datos
de forma ordenada, generar más tablas según los criterios que se
introduzcan en la aplicación y realización de consultas.
Es posible salir de la aplicación de Base de Datos pulsando la siguiente
combinación en el teclado:
a. Alt + A + P.
b. Alt + B + S.
c. Alt + A + S.

2. LA VENTANA DE APLICACIÓN
Una vez se ha entrado en la aplicación es posible crear una base de datos. Para ello se
deben respetar los siguientes pasos:
➔ 1. Hacer Clic en "Crear nueva base de datos" y a continuación pulsar en

"Siguiente".
➔ 2. Hacer clic en "Si, registrar base de datos" y "Abrir la base de datos para
editar"
➔ 3. Hacer clic en “finalizar”. En este instante la aplicación va a solicitar el

nombre que tendrá la base de datos y el sitio en el que se desea conservar. Se
nombra de la forma deseada y se hace clic en "Guardar".
Ejemplo: Guardar y continuar
El último paso citado puede verse de forma más clara en el ejemplo que ofrece la
imagen que se muestra más abajo:
El Asistente para la creación de Base de Datos va a facilitar sobremanera el trabajo

con la aplicación.

Tras estos pasos aparece la ventana de la aplicación sobre la que se va a comenzar a
trabajar y que tiene la apariencia que muestra la imagen de más abajo:
Localiza en tu ordenador (profesional o en su defecto personal)

dónde está el programa gestor de bases de datos que utilizas
habitualmente. ¿Cuál es? Abre la aplicación, localiza sus
elementos principales y explícalo en el foro del curso.

Cuestionario

La Aplicación de Base de Datos dispone de un Asistente que va facilitar
sobremanera el trabajo con la aplicación.
a. Verdadero.
b. Falso.
Una consulta es una interrogación a un sistema bajo unos criterios.
a. Verdadero.
b. Falso.

3. OBJETOS BÁSICOS
Dentro de la aplicación de bases de datos existen diversos objetos o componentes

esenciales a tener en cuenta. En la imagen de más abajo aparecen cada uno de ellos
claramente señalados.
En el siguiente apartado se profundizará en cada uno de

ellos.

3.1. Tablas y consultas
Los datos cuando están relacionados, se almacenan en una base de datos en forma de
tablas que guardan información sobre un grupo de datos que poseen las mismas
características o atributos.
➔ Las tablas son estructuras, formadas por campos y registros, que van a
permitir almacenar la información.
➔ Una consulta es una interrogación a un sistema bajo unos criterios, y se usan

para obtener información de las tablas generadas de forma selectiva, es decir
una información concreta de todo la que contiene la tabla.
La persona lanza una solicitud, y el sistema devuelve una tabla nueva con la
estructura de datos solicitada. Al poder almacenarla, se pueden realizar
cambios sobre ella y generar nuevas consultas. Las tipologías más comunes de
consultas son:
✔ Consulta de selección. Se utiliza para recuperar datos o para mostrar

cálculos basados en esos datos, permiten seleccionar un conjunto de
datos.
✔ Consulta de acción. Localiza datos y los modifica; permite operar sobre

los datos seleccionados. Dentro de las consultas de acción se
encuentran tres tipos de consultas de acción: actualización, eliminación,
y de datos anexados.
Para crear una consulta se tendrán primero que insertar las

tablas que contienen los campos a consultar. Al crear la
consulta nueva, el asistente mostrará un cuadro de diálogo,
con el listado de tablas que deben intervenir en la consulta.

Ejemplo: Procedimiento para introducir consultas
En el siguiente ejemplo se muestra el procedimiento para introducir consultas:
Para crear una consulta, en la parte izquierda de la ventana principal de Base dentro
de la sección Base de Datos, se debe hacer clic en el icono Consultas y después a su
derecha en Crear consulta en vista Diseño.
También puede crearse desde el menú Insertar, Consulta (vista de diseño).En las
columnas de abajo se van rellenando los campos, las condiciones y las operaciones
que se ejecutarán. Para seleccionar los campos se pincha dos veces sobre sus
nombres en las tablas de la parte superior o bien, se despliegan las pestañas de las
columnas de abajo.

3.2. Formularios
Al crear una tabla o consulta se puede generar automáticamente un formulario. Son

ventajosos a la hora de introducir datos porque pueden evitar los errores que
podrían ocurrir usando la vista Hoja de Datos.
Es posible usarlos tanto con tablas como con consultas. El formulario heredará todos
los campos de la consulta o tabla.
Una vez creado se puede editarlo y añadirle objetos y funcionalidades. Para la

elaboración de formularios, se dispone de un asistente que facilita su uso. El
procedimiento a seguir es:
➔ 1. Seleccionar la tabla desde la que extraer los datos.

➔ 2. Seleccionar los campos a incluir en el formulario. Una vez cargados, se
pueden volver arriba y seleccionar otra tabla o consulta que se quiera incluir.
Después de esto se elige el formato de distribución de datos y el estilo a aplicar.
➔ 3. Finalmente se establece el nombre al formulario
El resultado es un formulario creado de forma automática, muy fácil de hacer,

pero que se ha de configurar para que posea más calidad. Los formularios son
los objetos que más se utilizan y necesitan de un formato claro y muy visual. La
funcionalidad de un formulario estriba en que es un formato de entrada y salida
y en que configura un panel de acceso a datos y aplicaciones.
Ejemplo: Formulario
En la siguiente imagen se muestra de ejemplo cómo quedaría la apariencia de un

formulario tras ejecutar los pasos citados anteriormente:

3.3. Informes o reports
Un informe es un objeto que está diseñado para ser impreso

o para visualizar una serie de datos. La manera de
confeccionar los informes es muy similar a la de los
formularios.
El procedimiento para trabajar con ellos es el siguiente:
➔ 1. En el primer cuadro de diálogo del asistente se selecciona primero la tabla

de donde se extraen los datos. Más abajo hay que seleccionar los campos que
se quieren incluir en el formulario.

➔ 2. Una vez se han añadido los campos a visualizar se pueden designar otro
campo de ordenación por el cual los registros van a ser visualizados. Se
pueden ordenar los registros hasta en cuatro campos por orden ascendente o
descendente. Ahora el sistema preguntará cómo se quieren visualizar los
datos. Dará una serie de opciones para estructurar la información.
➔ 3. El siguiente paso es asignar las opciones de formato y la manera de

visualizar los datos.
➔ 4. El paso final es asignar el nombre al informe.
Actividad de aprendizaje: La base de datos
Visualiza el vídeo sobre los conceptos más relevantes sobre bases de datos.

Una vez hayas estudiado los contenidos de este apartado, visualiza el video y abre
una tabla de una base de datos que tengas en tu ordenador del trabajo y explica:
• Para qué la has utilizado y qué información has almacenado.
• Qué tipos de consultas tienes creadas y con qué finalidad las hiciste. Si no
tiene creadas ninguna consulta indica, al menos dos, que puedas crear en
relación a la información contenida.
• Qué tipos de formularios tienes creados y con qué finalidad. Si no tiene

creado ningún formulario indica, al menos dos, que puedas crear en relación
a la información contenida.
• Qué tipos de informes ves en la base de datos y con qué utilidad se han
creado. Si no estás trabajando actualmente, piensa qué tipo de informes
crearías en la base de datos de una asesoría y realiza la misma actividad.
Comparte tu respuesta en el foro.

Cuestionario

Las Tablas son estructuras, formadas por campos y registros, pero no
permiten almacenar la información.
a. Verdadero.
b. Falso.
Los objetos básicos de la aplicación de tratamiento de datos serían:
a. Tablas, consultas, formularios e informes.
b. Consultas, formularios e informes.
c. Tablas, formularios e informes.
El Panel de Objetos:
a. Permite navegar por los objetos que se crean en una base de datos.
b. Permite dejar espacios libres entre varios caracteres.
c. Permite retroceder una página anterior.

4. CREACIÓN DE BASES DE DATOS I
Es posible asignar botones de control para ejecutar acciones y eventos sobre la

base de datos, tales como crear nuevo registro, borrar registro, visualizar siguiente, ir
al último, y demás acciones habituales en este tipo de aplicaciones.
La variedad de controles que se pueden agregar es casi ilimitada. Se pueden

configurar controles para mandar correos electrónicos, establecer enlaces, ejecutar
funciones o macros, o casi cualquier comando que sea capaz de ejecutar el sistema.
La pantalla que se visualiza a la hora de crear una base de datos es la siguiente:
4.1. Creación de bases de datos II
Para crear una Base de Datos:
➔ I. Se accede a la aplicación tal como se especificó en el punto anterior.

Inmediatamente parece el Asistente de Creación de una nueva Base de
Datos.

➔ II. Basta seleccionar la opción Crear nueva base de datos y hacer clic en
Siguiente.
➔ III. El siguiente paso es registrar esa base de datos para disponer de ella en
otro momento.
➔ IV. Finalmente hay que dar un nombre al archivo base de datos y guardarlo
en la ubicación deseada.
Visualiza el video y crea una base de datos nueva que se llame

“Empresa” y guárdala en tu carpeta personal. ¿Con qué
programa de bases de datos la has realizado? ¿Qué pasos has
seguido? Comparte tus respuestas en el foro.
Visualiza el vídeo sobre cómo abrir una base de datos

en OpenOffice.

Cuestionario

Es posible asignar botones de control para ejecutar acciones y eventos sobre
la base de datos.
a. Verdadero.
b. Falso.
Se pueden configurar controles para únicamente establecer enlaces.
a. Verdadero.
b. Falso.

5. APERTURA DE BASES DE DATOS
El siguiente paso una vez creada una nueva base de datos, es acceder a su
apertura desde una pantalla que presenta el mismo aspecto que aparece en la
imagen de más abajo:
En este momento es necesario conocer las distintas partes que componen esta
ventana de trabajo.
➔ La Barra de Título ofrece información del archivo base de datos sobre el que
se está trabajando.

➔ La Barra de Menús permite el acceso a los menús de la aplicación. Basta con
hacer un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción deseada.
➔ La Barra de Herramientas permite realizar de una forma rápida y por medio

del ratón opciones de uso frecuente en la aplicación.
➔ La Barra de Estado situada en la parte inferior de la ventana del programa,

presenta distinta información sobre el documento en el que se está trabajando
➔ El Panel de Tareas ofrece un acceso rápido a determinadas tareas con los

objetos de OpenOffice Base
➔ El Panel de Objetos permite navegar por los diferentes objetos que se crean
en una base de datos.

Busca en tu ordenador la base de datos “Empresa” ya creada y
ábrela. Explica en el foro las diferentes partes que puedes ver
una vez abierta.

Cuestionario

La Barra de Título ofrece información del archivo base de datos sobre el que
a. Verdadero.
b. Falso.
La Barra de Herramientas:
a. Permite realizar opciones de uso frecuente en la aplicación.
b. Permite avanzar una página cuando se está redactando un texto.
c. Permite borrar caracteres.
La barra de Menús permite el acceso a los menús de la aplicación.
a. Verdadero.
b. Falso.

6. GUARDADO DE BASES DE DATOS
Una vez creada la base de datos con sus propiedades, y finalizada la labor, el siguiente
paso es el guardado de la base de datos. Antes de proceder a guardar la base de
datos, es conveniente asegurarse de haber dado un nombre al archivo y guardarlo en
una ubicación concreta tal como aparece en el siguiente ejemplo.
Ejemplo: Guardar la base de datos
En este ejemplo se va a proceder a guardar la base de datos en el escritorio, tal como

muestra el icono sombreado. Además se específica el lugar exacto en el que introducir
el nombre del archivo.
Tras denominar la base de datos se hace clic en el botón guardar y aparecerá la

ventana principal de la aplicación de bases de datos. Basta con hacer clic en el Icono

en forma de disquete de la esquina superior izquierda, que ya es conocido de las
anteriores unidades para que la base de datos sea finalmente guardada.

Cuestionario

Una vez se pulsa el botón guardar, la aplicación de bases de datos se cerrará
automáticamente.
a. Verdadero.
b. Falso.
Se puede guardar una base de datos sin indicar un nombre de archivo.
a. Verdadero.
b. Falso.

7. CIERRE DE BASES DE DATOS
Para cerrar una base de datos basta con hacer clic sobre el
botón Cerrar situado en su barra de títulos o seleccionando a
la opción Cerrar del menú Archivo.
Todas las operaciones que se van realizando en la base de datos se van almacenando
en el archivo en el cual se ubicó al ser creada; así al cerrarla se almacena todo sin
necesidad de acceder a la opción Guardar desde la pantalla general de la base de
datos.
Para salir de la aplicación es necesario cerrar la Ventana haciendo clic en Cerrar de la

barra de títulos o accediendo a la opción Terminar del menú Archivo. En la imagen de
más abajo se muestra la ventana en la que se puede proceder al cierre de la
aplicación.

Cuestionario

Antes de cerrar la base de datos tenemos que acceder a la opción de
Guardar, ya que, de no ser así, los cambios realizados se perderían.
a. Verdadero.
b. Falso.
El atajo de teclado para cerrar la base de datos es Ctrl+Q.
a. Verdadero.
b. Falso.

8. COPIA DE SEGURIDAD
Al activar la opción de realizar copias de seguridad, la aplicación de bases de datos

creará un archivo que contendrá el contenido del documento tal y como estaba
cuando se guardó la última vez.
De esta manera, se permite, que al acceder nuevamente a la base de datos y realizar

modificaciones sobre ella, se pueda recuperar el archivo original sin tener que abrir el
archivo copia de seguridad de ese documento.
Busca información en internet sobre cómo realizar una copia de

seguridad de tu base de datos “Empresa”. ¿Para qué sirve
realizarla y con qué frecuencia es recomendable hacerlo?
Comparte tu respuesta en el foro.

Cuestionario

Al realizar copias de seguridad, la aplicación de bases de datos creará un
archivo que contendrá el contenido del documento tal y como estaba cuando
se guardó la última vez.
a. Verdadero.
b. Falso.
Si después de realizar una copia de seguridad se hacen cambios en la base
de datos original, estos cambios también se reflejarán en la copia de
seguridad.
a. Verdadero.
b. Falso.

9. HERRAMIENTAS DE RECUPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
Los datos introducidos en las aplicaciones informáticas gozan

de una importancia vital en las organizaciones actuales y
deben ser considerados en su administración como cualquier
otro recurso de la empresa.
Para ello una fácil solución sería diseñar aplicaciones de base de datos que garanticen
un fácil uso y almacenamiento, así como recuperación y mantenimiento.
Existen diversas herramientas para asegurar la recuperación y el mantenimiento de

una base de datos. Estas herramientas junto a los sistemas y controles de seguridad
que se deben mantener en una base de datos, aseguran la confidencialidad, la
integridad y la disponibilidad de la información.
➔ Para recuperar una base de datos se debe acceder al menú Herramientas –

Opciones –openOffice.org Base – Bases de datos. Aquí se muestran todas
las bases de datos registradas en un equipo informático y pueden ser
recuperadas con facilidad tal como muestra la imagen de más abajo:
➔ En cuanto al mantenimiento es conveniente saber que ninguna aplicación

informática está plenamente concluida porque siempre existe la posibilidad de
que ésta sea susceptible de errores que no fueron previamente identificados,

debe ser continuamente actualizada y además no se puede olvidar que las
organizaciones actuales no son estáticas sino que cambian para adaptarse a los
tiempos y estas aplicaciones deben reflejar esas adaptaciones a los cambios.
Para que se pueda hablar de un buen mantenimiento de la aplicación de bases

de datos es imprescindible hacer revisiones periódicas y adaptarse a las
necesidades actuales.
¿Por qué crees que son útiles las herramientas de recuperación

y mantenimiento de una base de datos? Busca información
sobre alguna de ellas y comparte tu respuesta en el foro.

Cuestionario

Para recuperar una base de datos se debe acceder.
a. Inicio- Intro- Bases de datos.
b. Al menú Herramientas – Opciones –openOffice.org Base – Bases de datos.
c. Intro e Imprimir pantalla- Bases de Datos.
Toda aplicación informática necesita un mantenimiento únicamente para
adaptarse a las necesidades actuales.
a. Verdadero.
b. Falso.

RESUMEN
A lo largo de la presente unidad se ha profundizado en la importancia que tiene para

los sistemas de archivos, la implantación de una adecuada base de datos que
recoja toda la información contenida en ellos.
Con el uso adecuado de los sistemas informáticos, se ha dado el gran paso desde los
sistemas tradicionales de Archivos a las Bases de Datos, mejorando
considerablemente el día a día de la gestión documental en las organizaciones y
facilitando la tarea a las personas que realizan estas funciones dentro de las mismas.
La unidad daba comienzo haciendo un repaso por los conceptos generales de la

aplicación de Base de Datos, desde la pantalla de inicio hasta la entrada y salida de la
misma.
Es importante tener en cuenta, que el manejo de bases de datos va a permitir aplicar

a las técnicas de archivo, grandes mejoras en cuanto a lo que a codificación,
registro, recuperación y eliminación de la información se refiere.
Se ha profundizado en la definición de los componentes de las bases de datos:
 Tablas
 Consultas
 Formularios
 Informes
Posteriormente se ha hecho hincapié en el uso de copias de seguridad para preservar

la información contenida en un Archivo. Esta Unidad se ha detenido en la definición
general de los componentes de las Bases de Datos. Todos ellos, serán estudiados
en profundidad en la siguiente Unidad.

MAPA CONCEPTUAL
Para concluir la unidad la podemos resumir los apartados e ideas principales por medio de este mapa conceptual:

RECURSOS PARA AMPLIAR
PÁGINAS WEB
• Conservación digital y física de archivos: http://www.youtube.com/watch?

v=WUJaez6uPkw  [Consulta noviembre 2022].
TEXTOS ELECTRÓNICOS
• Bases de datos documentales. ¿Qué es? Tipos y ejemplos:

https://ayudaleyprotecciondatos.es/bases-de-datos/documentales/ [Consulta
noviembre 2022].
• Conservación y preservación digital:

https://www.openkm.com/es/blog/conservacion-y-preservacion-digital.html
[Consulta noviembre 2022].
• La preservación del fondo documental en los Archivos:

https://www.comunidadbaratz.com/blog/la-preservacion-del-fondo-
documental-en-los-archivos/ [Consulta noviembre 2022].
• Qué son las bases de datos documentales y ventajas de utilizarlas:

https://www.softwaredoit.es/software-gestion-documental-guias/que-son-las-
bases-de-datos-documentales.html [Consulta noviembre 2022].
• Sistema de gestión documental: diferencias con las bases de datos:

https://blog.iuvity.com/sistema-de-gesti%C3%B3n-documental-diferencias-
con-las-bases-de-datos [Consulta noviembre 2022].
• Tipos de documentación que debes conservar en tu empresa:

https://www.sage.com/es-es/blog/sabes-cuanto-tiempo-debes-conservar-la-
documentacion-de-tu-empresa/ [Consulta noviembre 2022].

BIBLIOGRAFÍA
LIBROS Y MONOGRAFÍAS
• MARTÍNEZ, Raquel. Glosario sobre el Software Libre. Versión 1.0. En: La tecno
ciencia y su divulgación: un enfoque transdisciplinar. Andoni Alonso y Carmen
Galán, eds. 1a ed. Barcelona: Anthropos, 2004.
• PAZ GONZÁLEZ, Francisco; DELGADO CABRERA, José María. OpenOffice y

LibreOffice. Anaya Multimedia-Anaya Interactiva 1ª ed. 2012
• PÉREZ SACRISTÁN, Juan Ignacio. Guía Avanzada OpenOffice.org/StarOffice.

Edit Lin Editorial, S.L. 1ª ed.2003
TEXTOS ELECTRÓNICOS
• Material de apoyo para el curso Introducción a las bases de datos:

http://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/2990/1/ApuntesBD1.pdf [Consulta
noviembre 2022].
• PRIETO RAMOS, Álvaro, E. Tutorial de OpenOffice.org Base. Creación y uso de

bases de datos:
https://www.academia.edu/35336151/Tutorial_de_OpenOffice.org_Base_Creaci
%C3%B3n_y_uso_de_bases_de_datos [Consulta noviembre 2022].
• RAFAEL CAMPS PARÉ. Introducción a las bases de datos:

http://ocw.uoc.edu/computer-science-technology-and-multimedia/bases-de-
datos/bases-de-datos/P06_M2109_02147.pdf [Consulta noviembre 2022].
PÁGINAS WEB
• Base de datos: Fundamentos: http://www.youtube.com/watch?v=7LFvH3i_PCk

[Consulta noviembre 2022].
• Copia de seguridad y restauración de una copia de seguridad:

http://www.youtube.com/watch?v=9RQwu6nx8qA [Consulta noviembre 2022].

• Creación de una base de datos: http://www.youtube.com/watch?
v=zjpJLW0djag [Consulta noviembre 2022].

GLOSARIO
 Aplicación de base de datos: Un conjunto de objetos que puede incluir las

tablas, las consultas, los formularios, los informes, las macros y los módulos de
código diseñados para trabajar conjuntamente para facilitar el uso de una base
de datos. Generalmente, una aplicación de base de datos se implementa en un
grupo de usuarios.
 Formularios: es un objeto que se crea diseñado para la introducción,

visualización y modificación de los datos de una tabla.
 Informes: es un objeto diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir

datos seleccionados.
 Objeto: cualquier elemento que forma la base de datos pudiendo ser: tablas,
consultas, formularios, informes, macros o módulos.
 Tablas: objeto básico de cualquier base de datos. Se usa para almacenar los
datos. Una tabla contiene información sobre un tema.
 Registro: colección de campos relacionados tratados como unidad.

SOLUCIÓN EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN

Una base de datos es una recopilación de datos pertenecientes a diferente
contexto, almacenados sistemáticamente y de forma estructurada.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta b. Muy bien, es un enunciado falso. Los datos pertenecen al
mismo contexto.
La estructura y funcionamiento de una base de datos se basa en 4 pilares:
a. Definir una tabla con los datos, crear un formulario para recoger los datos
en la aplicación y realización de consultas.
b. Definir una tabla con los datos, crear un formulario para recoger los datos
en la aplicación y realización de informes.
c. Definir una tabla con los datos, crear un formulario para recoger los datos
de forma ordenada, generar más tablas según los criterios que se
introduzcan en la aplicación y realización de consultas.
Respuesta a. Exacto. Es la afirmación es correcta.
Es posible salir de la aplicación de Base de Datos pulsando la siguiente
combinación en el teclado:
a. Alt + A + P.
b. Alt + B + S.
c. Alt + A + S.
Respuesta c. Correcto. Así se puede salir de la aplicación.

La Aplicación de Base de Datos dispone de un Asistente que va facilitar
sobremanera el trabajo con la aplicación.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta a. Muy bien, la respuesta es correcta.
Una consulta es una interrogación a un sistema bajo unos criterios.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta b. Lo siento pero el enunciado es falso. Es cuando se hace clic en
“finalizar”, en ese instante la aplicación solicita el nombre que tendrá la base
de datos y el sitio en el que se desea conservar.
Las Tablas son estructuras, formadas por campos y registros, pero no
permiten almacenar la información.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta b. No es correcto. La afirmación es falsa, ya que la tabla si
permite almacenar información.
El Panel de Objetos:
a. Permite navegar por los objetos que se crean en una base de datos.
b. Permite dejar espacios libres entre varios caracteres.
c. Permite retroceder una página anterior.
Respuesta a. Correcto. Muy bien, efectivamente esta es su función.

Los objetos básicos de la aplicación de tratamiento de datos serían:
a. Tablas, consultas, formularios e informes.
b. Consultas, formularios e informes.
c. Tablas, formularios e informes.
Respuesta a. Correcto. Son los 4 objetos a tener en cuenta.
Es posible asignar botones de control para ejecutar acciones y eventos sobre
la base de datos.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta a. Efectivamente, tales como crear nuevo registro, borrar registro,
visualizar siguiente, ir al último, y demás acciones habituales en este tipo de
aplicaciones.
Se pueden configurar controles para únicamente establecer enlaces.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta b. No es correcto, no sólo enlaces, sino también mandar correos
electrónicos, ejecutar funciones o macros, o casi cualquier comando que sea
capaz de ejecutar el sistema.

La Barra de Título ofrece información del archivo base de datos sobre el que
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta a. Es correcto. Efectivamente ofrece la información del archivo.
La Barra de Herramientas:
a. Permite realizar opciones de uso frecuente en la aplicación.
b. Permite avanzar una página cuando se está redactando un texto.
c. Permite borrar caracteres.
Respuesta a. Correcto. ¡Muy bien! Sirve para esto.
La barra de Menús permite el acceso a los menús de la aplicación.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta a. Es correcto, esta es su función.
Una vez se pulsa el botón guardar, la aplicación de bases de datos se cerrará
automáticamente.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta b. Correcto, no es cierto. Aparecerá la ventana principal de la
aplicación de base de datos.
Se puede guardar una base de datos sin indicar un nombre de archivo.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta b. Correcto, no es cierto. Cualquier archivo que se almacene en un
sistema informático ha de tener un nombre.

Antes de cerrar la base de datos tenemos que acceder a la opción de
Guardar, ya que, de no ser así, los cambios realizados se perderían.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta b. Correcto, es falso. Al cerrar la base de datos se almacena todo
sin necesidad de acceder a la opción Guardar desde la pantalla general de la
base de datos.
El atajo de teclado para cerrar la base de datos es Ctrl+Q.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta a. Correcto, ese el atajo de teclado.
Al realizar copias de seguridad, la aplicación de bases de datos creará un
archivo que contendrá el contenido del documento tal y como estaba cuando
se guardó la última vez.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta a. Muy bien, es un enunciado verdadero. Enhorabuena.
Si después de realizar una copia de seguridad se hacen cambios en la base
de datos original, estos cambios también se reflejarán en la copia de
seguridad.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta b. Correcto. Una copia de seguridad no se actualiza
automáticamente cuando se realizan cambios en el original.

Para recuperar una base de datos se debe acceder.
a. Inicio- Intro- Bases de datos.
b. Al menú Herramientas – Opciones –openOffice.org Base – Bases de datos.
c. Intro e Imprimir pantalla- Bases de Datos.
Respuesta b. Correcto. La anterior es la secuencia adecuada para la
recuperación de bases de datos.
Toda aplicación informática necesita un mantenimiento únicamente para
adaptarse a las necesidades actuales.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta b. Correcto, es falso. No solamente para adaptarse a los nuevos
tiempos, sino para solucionar problemas o errores.

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En la siguiente imagen se muestra de ejemplo cómo quedaría la apariencia de un

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