TALLER No 1

DESARROLLO

1.Indague sobre los conceptos tablas de valoración documental, importancia.

Respuesta
Definido por el Archivo General de Distrito AGD como: Producto de la análisis
y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones
documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas,
sus valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar
la disposición final.

El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de

soporte para recuperar la memoria institucional mediante la aplicación de
criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias
secundarias.

2. Consulte sobre la organización de fondos acumulados, compilación de

información institucional, actos administrativos, marco teórico, normatividad,
concepto instructivo.

Respuesta

FONDOS ACUMULADOS

Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes

lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la
entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio
archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de
información y de consulta eficiente.

COMPILACION DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL.

Es el proceso por el cual la reconstitución del principio de procedencia es la

base fundamental para el desarrollo de los procesos de organización de los
fondos acumulados; su objetivo es restablecer el contexto histórico de la
institución productora lo que a su vez permitirá “reconducir” los documentos
al orden originario que tuvieron en el momento de ser producidos.

Para obtener una información veraz, objetiva e íntegra sobre los productores
de la documentación se debe recurrir tanto a fuentes primarias como
secundarias. Las fuentes primarias pueden ser documentales u orales, las
secundarias son las bibliográficas.

ACTO ADMINISTRATIVOS.
Para definir la disposición final del conjunto de la documentación que haya
sido producida y conservados, las entidades deberán adelantar el análisis de
sus Fondos Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la
organización de los documentos en el archivo, estos son el respeto al origen o
procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los
cuales están dados por cada dependencia.

Principio de Procedencia

Principio de Orden Original

Métodos de organización de los fondos documentales.

Sistemas de codificación y clasificación usados dentro de la Secretaria
La creación de mecanismos de acción que propenden a la conservación
documental.
El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.

BASE LEGAL

Ley 594 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general de
archivos y se dicta otras disposiciones”

Ley 734 de febrero 5 de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario

Único”

Decreto 1382 de agosto 18 de 1995 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de

1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los
organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones”

Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996 “Por el cual se establece criterios de

conservación y organización de documentos”

Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se regula el procedimiento

para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental”.

3 .Consulte sobre la infraestructura física de archivo, características de la

documentación, muestreo, tamaño de la muestra.

Respuesta.

Procurar almacenar sus libros o documentos en una habitación con humedad y

temperaturas bajas mediante el control del medio ambiente (HR de 30 a 50%;
temperatura menor a 20°).
Evitar la exposición de los libros y documentos a la luz directa del sol.

Evitar pegar los libreros o estantes a los muros pues son posibles fuentes.

Supervisar que la estantería este en buenas condiciones, bien fija, limpia y sin
oxidaciones, en el caso de la metálica. Para el caso de los estantes de madera
aplicar pentaclorofenol con una brocha para evitar los ataques de insectos
que destruyan la madera; esperar a que se evapore antes de reacomodar los
materiales.

Mantener alejados los estantes de las ventanas para evitar que los rayos del
sol debiliten el papel y provoque decoloraciones en los materiales.

Tener en constante circulación el aire en el local donde se encuentren los

materiales mediante el uso de aire acondicionado o ventiladores de rehilete.

Mantener los pisos, muros y techos en buen estado, sin grietas ni humedad,
limpios para evitar la entrada y formación de colonias de microorganismos e
insectos.

La estantería debe ubicarse de tal manera que permita al personal autorizado

tener una máxima visibilidad de todas las áreas.

Los pasillos entre los estantes guardaran la amplitud suficiente para que se
pueda transitar cómodamente.

Reservar una cuarta parte de cada entrepaño (charola) a fin de prever el

aumento del acervo en el futuro y facilitar los movimientos de entrada y
salida de los materiales, en cuanto el material llene la charola debe ser
recorrido para evitar el deterioro.

Procurar que todos los estantes tengan su charola cubre polvo en la parte
superior.

Verificar las condiciones de las lámparas y contactos diariamente para evitar

sobrecargas y cortocircuitos, reponiendo las que hayan dejado de funcionar.

Revisar la caducidad de extintores

Mantener visibles los señalamientos de salidas de emergencia, extintores,

áreas de seguridad.

Verificar las chapas y seguros de las puertas de acceso a los acervos

Muestreo

Proceso por el cual se seleccionan los individuos que formarán una muestra.
Para que se puedan obtener conclusiones fiables para la población a partir de
la muestra, es importante tanto su tamaño como el modo en que han sido
seleccionados los individuos que la componen.

Tamaño de la muestra

El tamaño de la muestra depende de la precisión que se quiera conseguir en la

estimación que se realice a partir de ella. Para su determinación se requieren
técnicas estadísticas superiores, pero resulta sorprendente cómo, con
muestras notablemente pequeñas, se pueden conseguir resultados
suficientemente precisos. Por ejemplo, con muestras de unos pocos miles de
documentación se pueden estimar con muchísima precisión el estado de un
fondo documental.

4.Documéntese sobre estados físicos y nivel de organización Documental,

Estados de los depósitos, muebles de archivo, sistema de almacenamiento,
tipo de soportes.

Repuesta : Ubicación

Característica del terreno sin riesgo de humedad subterránea o problemas de

inundación y que ofrezca estabilidad.

Debe estar ubicada lejos de industrias contaminantes o peligro por atentados

u objetos bélicos.

Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su

natural incremento.

Aspectos estructurales.

Se utiliza estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos

deben estar dimensionadas para soportar una carga de 1200K/M2, cifra que se
debe incrementar si se va emplear estantería compacta o de mayor tamaño
señalado.

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con un material
ignifuego de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifuego, y y

tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de
sustancias nocivas para la documentación.

Capacidad de almacenamiento

Los depósitos se dimensionan teniendo en cuenta:

La manipulación, trasporte y seguridad de la documentación.

La adecuación climática a las normas establecidas para conservación de
material documental.

El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivistitos que se

establezcan los procesos de retención y valoración documental.

Estantería

Diseño acorde con la dimensiones de la unidad contendrá, evitando bordes

que produzcan daños sobre los documentos.

Los estantes deben estar construidos en laminas metálicas sólidas, resistentes

y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado
químicamente estable.

Deberá tener una altura de 2.20mts y cada bandeja soportara un peso de

100Kg/mt lineal.

La estantería no deberá tener mas de 100mts de longitud.

Si se disponen módulos compuestos por cuerpos de estanterías, se deben

utilizar los párales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad.

La estantería no ira recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio

mínimo de 20cm, entre estos y ala estantería.

El espacio de circulación entre cada modulo de estantes debe tener un

mínimo de 70 cm, y un corredor central de un mínimo de 120cm.

La estantería deberá tener un sistema de de identificación visual de la

documentación acorde con la asignación topográfica.

Contenedores.

Como sistema de de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o

sistemas de embalaje para albergar los folios sueltos, legajos, libros o tomos
encuadernados con el propósito de protegerlos de manera considerable la
conservación de los mismos.

Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de

estos, se aplica al cartón un recubrimiento que le impida la acidificación por
contacto.

Iluminación en el deposito

Para radiación visible lumínica, menor o igual 100lux.

Para radiación ultravioleta, menor de o iguala a 70uw/lumen.

Evitar la incidencia de la luz directa sobre la documentación y contenedores.

Como iluminación artificial se pobra implementar luz florecerte pero de baja

invencida y utilizado filtros ultravioleta.
Las especificaciones técnicas de los extintores y el numero de unidades
deberá estar acorde con las dimensiones del deposito y la capacidad de
almacenamiento

Implementar alarmas contra incendio y robo.

Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los

diferentes equipos para la atención de desastres y la ruta de evacuación y
recate de las unidades documentales.

5. Indague sobre valoración, formatos de tabla de valoración documental

instructivos para diligenciar la tabla de valoración documental.

Repuesta

Definido por el Archivo General de Distrito AGD como: Producto del análisis y
organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones
documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas,
sus valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar
la disposición final.

Instructivo para diligenciar las tablas de valoración.

Acuerdo AGN 002 de 2004. Articulo tercero – organización de fondos

acumulados- tercera etapa. Elaboración y ejecución de plan de trabajo
archivistico integral.

Al implementar las TVD previamente en la organización documental se

observarán los principios y procedimientos archivísticos.

Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura a la

estructura orgánica del organismo u organismos productores.

Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo

en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o series y
también los documentaos al interno de cada unidad de conservación
correspondiente a las diferentes unidades administrativas.

Descripción. Para la descripción, se diligenciara el formato único de

inventario documental aprobado por el Archivo General de la Nación,
incluyendo además, la documentación afectada biológicamente.
En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollan las
siguientes actividades

Depuración, separación de documentación, foliación, embalaje y elaboración

tablas de valoración.