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Guia Elab Rev Papeles Trabajo2007
Guia Elab Rev Papeles Trabajo2007
INFORMACIN
CONTRALORA
ABRIL 2007
NDICE
Pginas
Introduccin
Disposiciones generales
I. Objetivo
II. Definiciones
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11
INTRODUCCIN
Es tarea importante de la Contralora, verificar mediante la prctica de auditora, el cumplimiento de la
legalidad en la actuacin del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, y la
aplicacin de la normatividad para incrementar los niveles de eficiencia, eficacia y productividad;
motivo por el cual, se presenta esta gua sobre papeles de trabajo, para uniformar los criterios en su
elaboracin, ya que son la principal herramienta que respalda el trabajo profesional del auditor.
Los papeles de trabajo son un instrumento mediante el cual, el auditor respalda de manera detallada
y sistemtica la descripcin de las pruebas realizadas, despus de la aplicacin de tcnicas y
procedimientos en los que sustenta y apoya los resultados obtenidos.
Cabe hacer mencin, que para la elaboracin de la presente Gua, se tom como referencia lo
sealado en las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por la Secretara de Contralora y
Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin Pblica.
DISPOSICIONES GENERALES
La Contralora del Instituto observar las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por la
Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin Pblica, en todo
aquello que no se oponga a sus funciones y atribuciones previstas en la Ley de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal y el Reglamento Interior del Instituto.
La presente gua es de observancia obligatoria para el personal de la Contralora del Instituto, para la
elaboracin de papeles de trabajo.
El personal de auditora deber analizar la documentacin existente en las reas auditadas, a fin de
determinar el grado de razonabilidad de las operaciones, sustentando los resultados que sean
determinados, con la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante, e integrarla
debidamente a los expedientes de papeles de trabajo.
Los auditores debern realizar sus papales de trabajo considerando los siguientes aspectos:
9 Las cdulas de trabajo debern reflejar informacin clara y precisa para soportar
debidamente los juicios emitidos.
9 Aprovechar la informacin proporcionada por el rea.
9 Escribir todos los datos que sean necesarios.
9 Cruzar datos que aparecen simultneamente en dos o ms cdulas de auditora.
9 No repetir las cdulas ya realizadas para optimizar tiempos y esfuerzos.
9 Las cdulas de auditora deben formularse a tinta o bien generar impresiones claras de
computadora, y estar firmadas por el auditor.
9 Una vez integrados los legajos de papeles de trabajo, deben ser entregados por el auditor al
rea responsable para su conservacin y custodia.
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Cdula sumaria.- Contiene los datos en forma global o general de las cifras, procedimientos,
conclusiones o las observaciones determinadas, correspondientes a un grupo de conceptos o cifras
homogneos cuyo anlisis se encuentra en otras cdulas.
Cdula analtica.- Describe un procedimiento de auditora desarrollado o aplicado sobre aquellas
partidas que han sido seleccionadas para su revisin y comprobacin en los diversos tipos de
auditora que se practican, mostrando la razonabilidad o irregularidad mediante su contenido, as
como las marcas y notas explicativas de auditora.
Cdula subanaltica.- Se elabora para examinar con mayor detalle, algn concepto y para explicar
otros procedimientos adicionales contenidos en una u otra cdula analtica de auditora.
Cdula de discusin de observaciones.- Slo se debe formular previa autorizacin del superior
jerrquico, en ella se describe con claridad y objetividad las decisiones que se consideren necesarias
a seguir en relacin con el resultado obtenido de la auditora; siendo til al rea auditada para mejorar
sus sistemas operativos o de administracin.
Tambin se sealan los puntos de vista del titular del rea auditada y las diferencias con lo
sustentado por el auditor a fin de determinar la pauta a seguir en su caso.
El contendido de las cdulas debe darse a conocer a los titulares de las reas auditadas, a travs del
informe de auditora respecto al resultado de la revisin efectuada y poder decidir cual ser la opcin
tomada, para corregir las irregularidades que se detectaron durante la revisin.
Cdula de marco conceptual.- Es la cdula por medio de la cual el auditor da a conocer en forma
general el objetivo, alcance, plan de trabajo, estrategia y cualquier otro recurso del cual se valdr para
lograr el objetivo deseado, adicionalmente, deber prepararse al inicio de la auditora por cada uno de
los auditores que integran el grupo de trabajo de la revisin.
Es importante sealar que cualquier modificacin significativa en la revisin realizada deber ser
considerada en esta cdula, por lo que debe estar actualizada conforme a la revisin que se llev a
cabo.
Objetiva.- Se tiene que asentar nicamente los hechos y cifras que consten efectivamente en los
registros contables o en la documentacin comprobatoria que demuestre el resultado de la aplicacin
de los procedimientos efectuados, si contienen las cdulas suposiciones, sospechas o
consideraciones personales se indicarn claramente en la misma situacin.
Cuerpo de la cdula.- Comprende el resultado de la revisin, indicando entre otros aspectos, las
partidas y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan los resultados, la conclusin
obtenida, y en su caso, notas complementarias o aclaratorias que tienen por objeto ampliar, explicar o
complementar la informacin solo cuando se considere necesario.
Pie.- Al calce de la cdula se anotar la fuente de datos y significado de las marcas, as como la firma
del auditor que elabor y supervis el papel de trabajo.
La fuente de datos es toda clase de documentos, libros de contabilidad, registros, contratos,
expedientes, etc., de donde provienen los datos de los hechos, firmas de la persona que elabor y
supervis la cdula y observaciones anotadas en la clusula de auditora.
III.4 ndices de auditora
Todos los documentos que integran el trabajo desarrollado en la auditora se integrarn en
expedientes o legajos de papeles de trabajo, los cuales, para su distincin o clasificacin, se sealan
mediante un clave escrita en todos y cada uno de los documentos que lo integran en el ngulo
superior derecho con lpiz de color (rojo preferentemente); estas marcas, se conocen con el nombre
de ndices.
Es mediante el uso de ndices como se pueden distinguir unas cdulas de otras as como clasificarlas
por grupos homogneos. De la sola lectura del ndice se puede saber o identificar de que cdulas se
trata y el lugar que le corresponde en los expedientes. Los ndices debern ser alfanumricos,
teniendo un orden lgico y flexible.
El uso de los ndices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar las cdulas. sta, es
una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisin de los expedientes o la
consulta de determinado rengln, cifra o concepto.
A continuacin se seala los ndices a utilizar en la integracin de los expedientes de papeles de
trabajo que generan las revisiones efectuadas al Instituto.
NDICES
CONCEPTO
ANTECEDENTES DE LA REVISIN
SERVICIOS PERSONALES
RUBRO ADQUISICIONES
FONDOS Y VALORES
CASOS ESPECIALES
SEGUMIENTOS DE OBSERVACIONES
REVISIONES DE CONTROL
A. Antecedentes de la revisin.- Es toda aquella documentacin que puede ser utilizada para
conocer, planear y dirigir la revisin a efectuar, por ejemplo: orden de auditora, carta planeacin,
cronograma de actividades, acta de inicio de auditora, informes de auditoras anteriores,
seguimiento de observaciones, comunicaciones sobre problemtica, etc.
B.
Informe definitivo, borrados del informe y copia de las observaciones comentadas.Comprende el informe donde se seala el resultado de la auditora practicada, as como las
observaciones que se determinaron y que fueron comentadas con el personal autorizado del rea
revisada.
C. Servicios personales.- Comprende toda aquella revisin sobre estructura orgnica, manual de
organizacin y procedimientos, estructura bsica y no bsica, control de personal, expedientes,
confronta de tabuladores de sueldos autorizados contra nmina, verificacin de pagos y
estructura funcional, etc.
D. Rubro de adquisiciones.- Comprende el anlisis de funciones y actividades en el mbito de
suministro, manejo y adquisiciones tales como: presupuesto autorizado, programa anual,
licitaciones en sus diferentes modalidades, inventarios, pago de prestaciones y servicios,
verificaciones fsicas, comits, subcomits de compras y manuales que regulen la actividad, etc.
E. Rubro de obras pblica.- Integra la documentacin respecto a la autorizacin y ejercicio del
presupuesto asignado a esta actividad, licitaciones, manejo y control de estimaciones, as como
manuales que regulen la actividad.
8
F.
I.
J.
Las cdulas de seguimiento deben contener, adems de la identificacin de la auditora y/o revisin
de control, los siguientes datos:
Al igual que las cdulas de observaciones, las cdulas de seguimiento deben ser comentadas con el
responsable del rea auditada, antes de incluirse formalmente en el informe de correspondiente.
Estos conceptos no son limitativos y estarn sujetos a la situacin y criterios de los responsables de
las auditoras practicadas.
El anexo II se muestra la cartula e ndices que debe integrase a los expedientes o legajos de
auditora.
Si la revisin comprende ms de un ejercicio, al ndice del rubro se agregar un dgito comenzando
por el nmero 1 (uno) para identificar cada perodo, mismo que se asignar del ejercicio ms antiguo
al ms reciente.
Ejemplo:
D
D1
Adquisiciones
Adquisiciones de 2004
D1-2
D1-3
Estos ndices en las cdulas, significarn que corresponde al expediente del rubro
de adquisiciones (D), ao de 2004 (D1) y que es la primera hoja del expediente
(D1-1)
Se pondr un nmero consecutivo-progresivo si se integran ms cdulas (D1-2,
D1-3), etc.
Cuando en una revisin no se utilizan todos los ndices; en el formato ndice general del expediente
manejado se mencionan como no utilizados y se respetar el orden general.
Marca
Significado
Clculo verificado.
Cifra cuadrada.
Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en
tabulaciones, sumatorias, inventarios, etc.
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Expediente revisado.
d 9
dc 9
Obs.
Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor
referenciar y comentar la informacin contenida en sus papeles de trabajo:
Conectores
1
Notas
2
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Una de las formas ms sencillas de cruzar las cdulas de auditora es el mtodo de las flecha es
decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente), se cruzarn o relacionarn los
datos o cifras entre las cdulas de trabajo del auditor.
Ejemplo:
Viene de (ndice)
Cdula D-1
Va hacia (ndice)
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CDULA DE AUDITORA
ANEXO I
11
CONTRALORA
PAPEL DE TRABAJO
(Encabezado)
Elabor: (4)
Revis: (5)
(Cuerpo)
Procedimiento: (6)
Observaciones: (9)
Conclusin: (10)
(Pie)
Marcas: (11)
Elabor:
Fecha:
(13)
(14)
Supervis:
Fecha:
(13)
(14)
Descripcin
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Marcas: (11)
Elabor:
Fecha:
(13)
(14)
Supervis:
Fecha:
(13)
(14)
12
Fecha de aprobacin:
Fecha de actualizacin:
22 de febrero de 2007.
(2)
UNIDAD RESPONSABLE:
(1)
FOLIO:
REA AUDITADA:
(5)
UBICACIN:
(6)
TRABAJO REALIZADO:
(7)
(8)
PERODO REVISADO:
(9)
(10)
FECHA DE INICIO:
FECHA DE TRMINO:
(11)
(12)
NO. ORDEN:
(3)
FECHA:
(4)
(13)
(14)
(14)
INFORME ENTREGADO:
(20)
PUESTO (17)
DESDE (18)
(21)
FECHA:
(22)
HASTA (19)
12
Fecha de aprobacin:
Fecha de actualizacin:
22 de febrero de 2007.
Descripcin
1.
Contralora.
2.
Antecedentes de la revisin.
Informe definitivo,
observaciones.
borrador
Servicios personales
Adquisiciones
E)
Obra Pblica
F)
Fondos y valores
G)
Casos especiales
Seguimiento de observaciones
del
informe
copia
de
las
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
12
Fecha de aprobacin:
Fecha de actualizacin:
22 de febrero de 2007.
Descripcin
14.
D-2
Marco Conceptual
D-2
D-16
Estructura Orgnica
D-17
D-
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
12
Fecha de aprobacin:
Fecha de actualizacin:
22 de febrero de 2007.
CONTROLORA
NDICE
Concepto
Del Folio
Al Folio
Orden de Auditora
A-
A-
A-
A-
Carta Planeacin
A-
A-
Cronograma de Actividades
A-
A-
Solicitudes de Informacin
A-
A-
A-
A-
A-
A-
B-
B-
Informe Ejecutivo
B-
B-
Informe de Auditora
B-
B-
12
Fecha de aprobacin:
Fecha de actualizacin:
22 de febrero de 2007.
CONTROLORA
NDICE
Concepto
Del Folio
Al Folio
Ejemplo
Ejemplo
Marco Conceptual
D-1
D-5
Suficiencia presupuestal
D-6
D-10
Ejemplo:
12
Fecha de aprobacin:
Fecha de actualizacin:
22 de febrero de 2007.