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A S E S O R

CONTABLE Y
AUDITORA

INFORME PRINCIPAL

Contabilidad y auditora ambiental

B-1

LLENADO DE LOS LIBROS Y


REGISTROS CONTABLES

Llenado del Registro de inventario permanente en unidades fsicas

B-5

CONSULTAS CONTABLES
Y CASOS PRCTICOS

Venta de inmuebles construidos por la propia empresa


Ventas de bienes antes de su despacho a consumo
Reduccin de capital para reducir prdidas
Contabilizacin de un forward
Contabilizacin de la compra de mercaderas
Contabilizacin de la venta de mercaderas

B-7
B-7
B-8
B-8
B-9
B-9

INFORMTICA PARA CONTADORES

Cmo efectuar la afiliacin al Sistema de Emisin Electrnica de recibos por


honorarios

B-10

CONTABILIDAD Y AUDITORA AMBIENTAL


Milagros Pacheco Vizcarra(*)
RESUMEN EJECUTIVO

INFORME PRINCIPAL

La contabilidad ambiental es una rama de la contabilidad de


muy reciente desarrollo; representa la respuesta de la profesin
contable a la presente poca, en la cual existe una creciente
preocupacin de los efectos que las actividades humanas en
este caso, las empresariales producen en el entorno ecolgico,
de modo que en el presente informe la autora nos da un acercamiento a los conceptos generales que implican esta nueva faceta de la profesin contable.

B-1

Introduccin
Por lo general, los contadores y auditores no son asociados al movimiento
ecologista, sin embargo, debido a que
suministran informacin, informes y garantas sobre los cuales la empresa privada y el Gobierno con frecuencia basan
sus decisiones, con creciente frecuencia
son llamados a participar en el mbito
ambiental. La influencia que ejercen los
contadores y los auditores deriva del
acceso de estos a la informacin financiera y a la informacin sobre el rendimiento de un negocio, lo que puede permitir una mayor transparencia y mejores
decisiones relativas a la aplicacin de

2da. quincena - Octubre 2008

los recursos y el impacto de las actividades de la empresa sobre los resultados


ambientales sin distorsionar las normas
contables existentes.
La contabilidad ambiental es una rama
de la contabilidad que en los ltimos aos
se ha centrado en la empresa, entendida en un sentido amplio. Es decir, como
el conjunto de sistemas e instrumentos
tiles para medir, evaluar y comunicar la
actuacin ambiental de la empresa.
La contabilidad ambiental es, segn
Pastor(1), el proceso que facilita las decisiones directivas relacionadas con la
actuacin ambiental de la empresa a
partir de la seleccin de indicadores, el
recojo y anlisis de datos, la evaluacin

INFORME PRINCIPAL
de esta informacin con relacin a las
leyes ambientales, la comunicacin, y la
revisin y mejora peridica de tales procedimientos.

adquiere vida propia; las subsiguientes


auditoras ambientales revisarn el funcionamiento del SGA y el cumplimiento
de sus metas.

En la forma en que crece el compromiso


empresarial respecto al medio ambiente,
se hace necesario contar con instrumentos de medida, anlisis y comunicacin
ms precisos y objetivos, especialmente, en el momento en que la estrategia
ambiental de la empresa aparece como
un componente esencial a la hora de
aadir valor a la empresa.

Las auditoras ofrecen informacin, es


decir, describen los impactos en el cumplimiento de la ley de los contratos y de
los estudios ambientales(2).

El sistema de contabilidad ambiental


debe considerar los aspectos ambientales del modo en que permita a la direccin de la empresa evaluar las consecuencias ambientales de sus decisiones.
Los indicadores ambientales tienen que
ser simples, flexibles, reproducibles y
deben mostrar las tendencias generales, para que puedan servir de base a
las decisiones de la compaa.
El sistema debe considerar tambin
aspectos ambientales y econmicos,
los cuales permitirn tener una visin
de conjunto sobre las decisiones de la
empresa. No es posible tener informacin completa sobre la eficiencia de la
compaa, sin considerar los costos de
la gestin ambiental.
El sistema de contabilidad ambiental
debe ser consistente y coherente con
la poltica ambiental establecida por la
empresa y ser, al mismo tiempo, apropiado respecto al esfuerzo realizado por
la direccin de la empresa, a su actuacin ambiental y a las condiciones del
entorno ambiental en el que opera la
compaa.
De otro lado, la auditora ambiental
est dirigida a analizar el funcionamiento de las empresas e instituciones pblicas o privadas en todos sus mbitos
y actividades para detectar problemas,
obstculos, estructuras y mecanismos
que dificulten una actuacin ambientalmente responsable y sostenible. Esta
actuacin permitir y facilitar:
a) El cumplimiento de las obligaciones ambientales de la institucin de
acuerdo con las leyes ambientales.
b) El mejor desempeo de sus operaciones con respecto a lo ambiental.
c) Hacer eficiente el uso de materiales,
as como procurar su mejor manejo
en trminos ambientales en la administracin de la institucin.
La auditora ambiental tambin deber
establecer un Sistema de Gestin Ambiental (SGA) que tiene por objeto operar las metas establecidas por la propia
auditora ambiental. El SGA despliega
una actividad permanente que est necesariamente asociada a la auditora
inicial, pero que una vez establecido

1.

Mecanismos de auditora ambiental


y control contable para el uso eficiente de los recursos financieros
en actividades ambientales

El planteamiento de los mecanismos


de auditora ambiental y control contable permitir mejorar sus sistemas de
gastos financieros y actividades relacionadas con el medio ambiente. Estos
mecanismos se han enfocado desde
la perspectiva de un sistema funcional
abierto, donde se considera los ingresos, el funcionamiento del sistema financiero, el personal, acciones ambientales y finalmente obtener productos o
resultados como consecuencia de la
intervencin de las instituciones.
El ciclo financiero ambiental se da en la
relacin de la entidad con el medio ambiente, estos interactan constantemente. El presupuesto es la base para la realizacin de actividades ambientales, las
cuales sern verificadas y codificadas a
travs de cuentas ambientales para el
registro de las operaciones contables
hasta llegar a los estados financieros
ambientales, los que sern analizados
e interpretados; asimismo, se verificar
las actividades ambientes in situ con el
presupuesto ejecutado, comprobando
que la inversin realizada ha disminuido
el grado de contaminacin a travs de la
auditora ambiental (ver figura N 1).

33

Es importante considerar la interpretacin y las notas a los estados financieros, esto permitir la adecuada toma de
decisiones de la entidad en relacin con
el medio ambiente, tal como lo corrobora Panez(3).
La comisin de contabilidad de Espaa,
en su pronunciamiento sobre contabilidad de gestin ambiental seala que
toda empresa debe tener un sistema de
informacin que le permita a la direccin
controlar su gestin ambiental e interpretar los acontecimientos, de modo que
sepa emitir una informacin adecuada
en los aspectos ambientales.
La contabilidad est relacionada con el
medio ambiente porque viene a llenar
una necesidad referida a la forma de
cuantificar, registrar e informar los daos
causados al medio ambiente y las acciones preventivas o correctivas necesarias
para evitarlos, para lo cual se debe considerar un rea u oficina ambiental, la
cual estar encargada de llevar a cabo el
presupuesto ambiental, la realizacin de
las actividades ambientales, el correcto
registro de las operaciones a travs de la
disgregacin de cuentas contables ambientales, permitiendo as el anlisis de
los costos ambientes, los cuales estarn
respaldados por las leyes ambientales
que servirn como gua del proceso, tal
como lo manifiesta Fernndez(4). Uno de
los mecanismos que pueden utilizar estas
entidades a nivel interno para mejorar su
relacin con el entorno van a ser los sistemas de gestin medioambiental, a travs de los cuales pueden definir polticas
medioambientales donde se incluyan la
estructura organizativa, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos,
los procesos y los recursos para llevar a
la prctica lo planificado y poder desarrollar formas de actuacin que lleven a una

FIGURA N 1
Mecanismo del ciclo financiero ambiental planteado para mejorar el uso eficiente de los recursos financieros y
humanos para las actividades ambientales

Auditora interna
y externa
Verificacin de
impactos con
presupuesto
Interpretacin de los
estados financieros
Estados financieros ambientales
y notas a los estados financieros
Registro de operaciones contables ambientales
Actividades ambientales
Presupuesto e inversin con partidas ambientales

CONTADORES & EMPRESAS / N 96

B-2

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ASESORA CONTABLE Y AUDITORA

mejora continua en el medio ambiente


(ver figura N 2).
La problemtica ambiental implica desafos importantes para la profesin contable, como la necesidad de proponer
mecanismos para mejorar el sistema
financiero ambiental que conlleva el manejo de recursos financieros, sociales y
ambientales, el cual considera el ingreso
de materiales, maquinarias y equipos,
recursos financieros, recursos humanos
y alianzas con otras instituciones, estos
elementos mencionados seran la energa para que funcione adecuadamente
el sistema, como menciona Sabat(5).
Existen grandes deficiencias en los mtodos contables tradicionales para reflejar y transmitir la informacin relativa a
los efectos ecolgicos derivados de la
actividad econmica empresarial (ver
figura N 3).
El aspecto ambiental hoy en da es una
gran preocupacin a nivel mundial, el
deterioro de nuestro medio ambiente
involucra al Estado, empresas, organizaciones y a la sociedad civil, por eso
es necesario contar con un adecuado
sistema de contabilidad ambiental, el
cual se encargar de velar por el correcto manejo de nuestros recursos
financieros y humanos destinados a la
proteccin del medio ambiente, para lo
cual se tendr que capacitar a nuestro
personal en actividades ambientales,
tambin se ver reflejado en los estados financieros ambientales, los cuales
estarn presentados de acuerdo con los
criterios establecidos por la institucin y
los criterios establecidos por el Estado
(ver figura N 4).

La organizacin tiene que adecuarse al


nuevo objetivo que es preservar el medio
ambiente, para lo cual se tendr que implementar en el Manual de Organizacin
y Funciones (MOF) y en el Reglamento
de Organizacin y Funciones (ROF) la
poltica ambiental, la que permitir establecer cules son las funciones y obligacin que se tendr en relacin con la
parte ambiental. Esto va a permitir que
se capacite al personal encargado en la
ejecucin y manejo de los recursos financieros y humanos como puede ser el
rea contable, con la finalidad de prevenir posibles errores, los cuales podran
ser detectados por una auditora interna
o externa.
La contabilidad ambiental facilitar el
conocimiento del proceso contable y registro de las operaciones ambientales,
con el propsito que se pueda confrontar presupuestos o inversiones con el
trabajo de campo, el cual incidir en los
impactos.
Como manifiesta Ariel(6), (2001), la contabilidad ambiental trata el aspecto del
sistema integral de informacin contable,

que debe reflejar los efectos que las empresas producen en la ecologa, que
incluye la valoracin cuantitativa de los
atributos ambientales, el uso de recursos
naturales y la incidencia de la contaminacin.
Para el proceso de auditora ambiental
se debe contar con auditores capacitados y con experiencia para elaborar el
trabajo de campo. El proceso se inicia
con la comunicacin anticipada del proceso de auditora, la cual especifica el
alcance, el propsito y criterios. Una vez
ya en el campo se analizar la situacin
con base en la formulacin de preguntas
y otros mtodos que se vea por conveniente utilizar para la recopilacin de informacin.
El proceso de auditora ambiental es
similar a las dems auditoras; sin embargo, se pueden identificar caractersticas particulares para la ejecucin del
programa de auditora ambiental como
son:

La definicin de objetivos, en el que


se debe considerar el alcance, indicadores y las metas.

FIGURA N 2
Mecanismo para el funcionamiento ambiental adecuado, planteado para mejorar las actividades ambientales
PRESUPUESTO AMBIENTAL
PLAN DE CUENTAS

LEYES APLICABLES
REA U OFICINA
AMBIENTAL

ACTIVIDADES O TAREAS

ANLISIS DE COSTOS
EVALUACIN DE IMPACTOS

FIGURA N 3
Mecanismo del sistema financiero ambiental para el manejo de los recursos financieros, sociales y ambientales, propuesto
MECANISMOS PARA EL MANEJO DE RECURSOS
FINANCIEROS Y AMBIENTALES

INGRESO
Materiales e
insumos
Maquinaria y
equipos
Recursos
financieros
Recursos
humanos
Material
logstico
Alianzas y
convenios
con otras
instituciones

PRESUPUESTO
Servicio de
agua potable
Gestin de conservacin y manejo de
la fauna
Preservacin de
los recursos naturales renovables
Recursos
hdricos
Saneamiento
ambiental

CAPACITACIN

AUDITORA

Leyes y
reglamentos
ambientales

Auditora interna
Oficina de control
interno
Planifica, aplica
criterios de
materialidad,
verifica la
economa, evala
peridicamente

Educacin
ambiental

Manejo de
recursos naturales

Sistema de
gestin ambiental

Promocin y
difusin
Monitoreo
fisicoqumico

B-3

2da. quincena - Octubre 2008

Contabilidad
ambiental

Auditora externa
Control externo
Planifica, aplica
criterios de
materialidad,
verifica la
economa, evala
por periodos
largos

RESULTADO
Trabajadores
capacitados
Manejo
eficiente de
los recursos
financieros
Mitigacin de
los impactos
ambientales
Disminucin
de la
contaminacin
de la baha
interior del
lago Titicaca
Poblacin
sensibilizada

INFORME PRINCIPAL

La ejecucin de la auditora, la cual


implica la elaboracin de esquemas
para el recojo de la informacin, dichos esquemas formarn parte de
nuestra base de datos.

Revisin de la documentacin recolectada para elaborar los resultados


y adecuadas medidas correctivas.

Entrega del informe de auditora


con la finalidad de que se puedan
implantar medidas correctivas a las
reas crticas, luego se deber realizar el seguimiento y monitoreo de
estas (ver figura N 5).

La auditora ambiental es un instrumento de apoyo a la gestin que evala la


eficacia de los SGA y considerada como
la herramienta sistemtica de documentacin y evaluacin peridica del
desempeo de los programas, de la
administracin y del equipamiento de
proteccin ambiental, la cual tiene como
propsito valorar el cumplimiento de los
procedimientos establecidos y a la vez
optimizar la gestin en el medio ambiente. La auditora colabora en la toma de
decisiones, mejora la gestin y fortalece
el control. Est constituida por un equipo multidisciplinario para intercambiar
conocimientos e informacin referente
al control de los impactos y verificar la
razonabilidad de los costos ambientales. La auditora previamente definir los
objetivos especficos que se pretenden
lograr e incluir el uso de ayudas para el
procesamiento y anlisis de datos.
Para ello deber tomar en cuenta lo siguiente:

Verificar el cumpliendo de normas y


requerimientos fijados por las autoridades ambientales.

Evaluar el cumplimiento de la poltica ambiental.

Fijar normas internas de autorregulacin.

Mejorar las prcticas ambientales en


gerencia y control ambiental.

Verificar los costos ambientales a


travs de cuentas ambientales.

Fijar la responsabilidad de cada


miembro de la empresa o institucin.

Identificar herramientas para minimizar el impacto ambiental.

Determinar riesgos para el medio


ambiente, la sociedad, trabajadores
y plantear medidas correctivas.

Identificar responsabilidad civil y


determinacin de las obligaciones
ambientales representadas, de ser
el caso.

El alcance de una auditora ambiental


depende del tamao y la naturaleza de
las operaciones de la empresa o institucin, y de la magnitud de los daos ambientales que esta ocasione.

Al recabar informacin se tendr en


cuenta la entrevista al personal involucrado, se tomar copia de la documentacin que se estime conveniente, la
cual constituir parte del respaldo documentario.

35

Al detectar deficiencias se realizar


la redaccin de los hallazgos, en los
cuales estar involucrado el grado de
contaminacin, adems contendr las
conclusiones y recomendaciones, posteriormente se presentar el informe final (ver figura N 6).

FIGURA N 4
Mecanismo de la contabilidad ambiental planteado para mejorar el uso eficiente de los recursos financieros y
humanos para las actividades ambientales
CONTABILIDAD AMBIENTAL

ASPECTO ECONMICO

Plan contable
ambiental
Costos ambientales
Inversin y presupuesto ambiental
Operaciones
contables ambientales en libros o
registros contables
Anexos de cuentas
ambientales

ASPECTO AMBIENTAL

ASPECTO SOCIAL

Normas legales

Educacin ambiental
Informacin ambiental
en la toma de decisiones
Implantar estrategias y
polticas ambientales

Indicadores ambientes
Papeles de trabajo
Medir impactos
Valorizacin de
impactos causados

AUDITORA AMBIENTAL
FIGURA N 5
Mecanismo del proceso de auditora ambiental planteado como una gua para un proceso de auditora ambiental
CONTABILIDAD AMBIENTAL

DD
ee
ff
ii
nn
ii
cc
ii

nn

Objetivos
generales
Objetivos
operacionales
(alcances e
indicadores)

I
n
f
o
r
m
a
c
i

Recoleccin de
informacin
Identificacin de
reas crticas
Establecimiento
de base de datos

D
e
c
i
s
i

Elaboracin de
la decisin
Proponer
acciones
correctivas

A
c
c
i
o
n
e
s

Implementacin de
acciones
Monitoreo y
seguimiento

R
e
v
i
s
i

FIGURA N 6
Mecanismo de auditora ambiental planteado para mejorar el uso eficiente de los recursos financieros, sociales y
ambientales en relacin con las actividades ambientales
AUDITORA AMBIENTAL

Preparacin de la
auditora ambiental

Aspecto
legal

Trabajo de campo de
la auditora ambiental

Planificacin de la auditora
Inicio de actividades
Calendario de actividades
Alcance de la revisin
Tratamiento de la informacin
reas a auditar
Equipo auditor multidisciplinario
Documentacin interna
Anlisis de efectos
Anlisis de laboratorios
Determinacin de estndares
Aplicacin de muestras
Respaldo documentario

Aspecto
financiero

Entrevistas con personal involucrado


Verificacin de niveles de deterioro ambiental
Anlisis de contaminantes
Determinacin del grado de impacto negativo
Reunin de entrega de informe
Discusin de las observaciones
y conclusiones

Aspecto
social

Equipo
tcnico

Gestin
ambiental

CONTADORES & EMPRESAS / N 96

Manejo se
seguridad

B-4

ASESORA CONTABLE Y AUDITORA

36

2.

cual evala la eficacia de los SGA,


y tambin como la herramienta sistemtica de documentacin y evaluacin peridica del desempeo de
los programas, de la administracin
y del equipamiento de proteccin
ambiental.

Conclusiones
Las inversiones ambientales se deben presentar de manera disgregada
a efectos de una mejor presentacin
de los estados financieros, esto permitir ubicar los conceptos de manera
rpida y fcil. Se podra implantar un
sistema de costos medioambientales que permita brindar informacin
a la direccin para la toma de decisiones.

La auditora ambiental tanto interna


como externa debe darse de manera peridica, considerndose estndares ambientales como el ISO
14010 Normas para Auditoras Ambientales - Principios generales de
la auditora ambiental; ISO 14011
Normas para Auditoras Ambientales - Procedimientos de auditora
para sistemas de gestin ambiental;
ISO 14012 Normas para Auditoras
Ambientales - Criterios cuantificables para asegurar la objetividad del
proceso de auditora, sus resultados
y cualquier conclusin.

Los gastos ambientales deben ser


verificados y contrastados a travs
de una auditora ambiental, la cual
determinar los gastos financieros
ejecutados y los impactos logrados
con dicha inversin.

Es necesario tener en cuenta las


leyes ambientales como soporte de
actividades ambientales.

Es necesario que se considere la


auditora ambiental como un instrumento de apoyo a la gestin, el

Los mecanismos de auditora ambiental y control contable permiten a las instituciones mejorar sus

sistemas de gastos financieros y actividades relacionadas con el medio


ambiente.

(*)

Contadora Pblica por la Universidad Andina Nstor


Cceres Velsquez. Magster en Ciencias Contables, mencin en Auditora y Tributacin por la Universidad Nacional del Altiplano, Puno. Juliaca.

(1) PASTOR V. J. Contabilidad de costos y gestin


medioambiental. Publicado por la revista Guarismos
N 53, Estado de Lara, Venezuela, 2004.
(2) MARTNEZ E., ALAMEDA A. Sistemas de manejo
ambiental, derechos ambientales y colectivos, Imprenta Santa Rita, Quito, 2002.
(3) PANEZ, M. J. Boletn informativo del Colegio de
Contadores Pblicos de Arequipa. Enero y febrero,
1996.
(4) FERNNDEZ S. Y. Revista N 34 Auditora y gestin
de los fondos pblicos Universidad de Len, Madrid
y Oviedo, Espaa, 2004.
(5) SABAT P. P. Revista espaola de financiacin y
contabilidad, Vol. XXX, N 110, problemtica contable de los daos en el medioambiente. El caso del
sector agrario, Universidad de Lleida, Catalua, Espaa, 2001.
(6) ARIEL D., FERNNDEZ, S. Y GORBACH, L. Anuario 2001 F.C.E. U.N.P.S.J.B. 45, Concepto sobre
contabilidad y medioambiente: referencias a un caso
regional, Universidad Nacional de la Patagnica
San Juan Bosco, Argentina, 2001.

LLENADO DE LOS LIBROS Y REGISTROS CONTABLES

LLENADO DEL REGISTRO DE INVENTARIO


PERMANENTE EN UNIDADES FSICAS
Csar Augusto Roque Cabanillas(*)

Introduccin
Siguiendo con el anlisis del llenado de
los libros y registros vinculados a asuntos tributarios dispuestos por la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/
SUNAT, en esta oportunidad veremos
lo concerniente al llenado del Registro
de inventario permanente en unidades
fsicas.
Como recordaremos, es mediante el artculo 35 del Reglamento de la Ley del
Impuesto a la Renta, donde se establece la obligacin de contar con este registro para todos los contribuyentes que
hayan obtenido ingresos brutos anuales
durante el ejercicio precedente, mayores o iguales a quinientas (500) Unidades Impositivas Tributarias.
Cabe sealar que el llevado del Registro de inventario permanente en unidades fsicas solo resulta obligatorio para
aquellas empresas que manejen inventarios como mercaderas, productos terminados, materias primas, suministros
diversos, envases y embalajes, etc.

B-5

Ahora bien, con la finalidad de ofrecer


una mejor visualizacin de las pautas a
tener en cuenta para el llenado del Formato 12.1: Registro de inventario permanente en unidades fsicas - Detalle
del inventario permanente en unidades
fsicas, recurriremos al desarrollo del
siguiente caso prctico:
CASO PRCTICO

La empresa Joaqun Hermanos


S.A.C., dedicada a la comercializacin de computadoras, durante el
mes de diciembre de 2009, realiz
las siguientes operaciones:
Con fecha 05 compr 1,200 computadoras, con Factura N 01258563.
El 07 vendi 800 computadoras
a su cliente Comercial Alexandra
S.R.L., con Factura N 0012-0278.
El 15 entreg 400 computadoras en consignacin a uno de sus
clientes, con Gua de Remisin
N 0012-1246.

2da. quincena - Octubre 2008

Con fecha 18 recibi la devolucin


de 300 computadoras de su cliente
Comercial Alexandra S.R.L, mediante la Gua de Remisin N 00010865.
El da 21 entreg 2 computadoras
al ganador de un sorteo organizado por la empresa, emitiendo la
Boleta de Venta N 0012-0489.
El 26 compr 1,102 computadoras,
con Factura N 0010-1299.
El da 29 realiz la entrega de 760
computadoras a uno de sus locales ubicado en la ciudad de Arequipa, mediante la Gua de Remisin
N 0012-1396.
Dato adicional:
La empresa tiene como inventario inicial del mes de diciembre 600 computadoras.
Tomando en cuenta la informacin
detallada, nos consultan cmo efectuar el correcto llenado del Formato
12.1: Registro de inventario permanente en unidades fsicas - Detalle