AO DE LA INVERSIN PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA

SEGURIDAD ALIMENTARIA

PROYECTO:

OPTIMIZACIN DE PROCESOS EN EL
ALMACENAJE Y DESPACHOS

ALUMNA

: Ruth Saida Aranda Rutti

SECCIN Y SEMESTRE

: 6to C

ESPECIALIDAD

: Administracin Industrial

ID

: 420661

ASESOR DE MEJORA

: Econ. Sergio Morales Duran

EMPRESA DE PRCTICAS : Corporacin Industrial Losaro SAC

REA DE MEJORA

: Almacn de productos terminados y despachos

AO

: 2013

PROYECTO DE MEJORA

DEDICATORIA:

Este proyecto es dedicado a

Dios, a mi familia, quienes son el
sentido de nuestro camino y la verdad
de ser. Gracias a los profesores
quienes
contribuyen
en
nuestro
aprendizaje. Y por toda esta etapa de
gran experiencia.

PROYECTO DE MEJORA

INTRODUCCIN
Este Proyecto de Mejora es realizado con el objetivo de la optimizacin y
gestin del rea de almacn y despacho. Durante el mes de Febrero del
presente ao, tuve la oportunidad de ingresar a realizar mis prcticas en la
empresa: Corporacin Industrial Losaro S.A.C. dedicada a la Produccin de
pinturas, disolventes, tambin a la preparacin de aditivos y a su distribucin.
Durante el tiempo que llevo laborando, me ha permitido ver los problemas que
existen en el rea, que se originan desde la emisin del pedido hasta su
despacho correspondiente.
El uso pertinente de algunas herramientas nos permitir clasificar las
actividades que; mediante un anlisis previo de los procesos de Organizacin
de almacenes y control de inventarios actualmente utilizados nos permitir
seleccionar las actividades que necesitan ser mejoradas.
El presente Proyecto de mejora se realiza en el rea de despacho y almacn,
que presenta serios inconvenientes en el desarrollo de sus actividades diarias;
basadas en problemas tales como falta de orden y distribucin, ausencia de
aceptacin de responsabilidades, etc.
En primer lugar se realiza un diagnstico situacional para identificar las
oportunidades de mejora existentes, para lo cual se utilizan herramientas de
anlisis que primero se exponen los problemas encontrados y mediante el
diagrama Causa Efecto se identifican las posibles causas que inciden en la
aparicin de dichos problemas. Luego se utiliza el anlisis de Pareto que
prioriza por orden de criticidad cada una de las causas encontradas, se analiza
dando una calificacin de menor, regular y mayor en una encuesta realizada al
personal encargado de produccin y logstica.
Como parte final de este Proyecto de Mejora se disear un plan de mejoras
que permitan alcanzar los objetivos deseados.

PROYECTO DE MEJORA

NDICE
I.

PRESENTACIN DEL PARTICIPANTE

PAG 7

II.

PRESENTACIN DE LA EMPRESA

PAG 9

III.

IV.

V.

2.1

Resea Histrica

2.2

Presentacin Legal

PRESENTACIN DEL MERCADO

3.1

Nuestros productos

3.2

Distribuidores

3.3

Proveedores

3.4

Clientes

3.5

Competencia

3.6

Venta anual

PRESENTACIN ORGANIZACIONAL
4.1

Misin

4.2

Visin

4.3

Organigrama

4.4

Diagrama de flujo

PRESENTACIN DEL REA DE MEJORA

5.1

PAG 15

PAG 21

PAG 26

Presentacin del rea a mejorar

5.1.1

Descripcin Fsica

5.1.2

Distribucin del rea

5.1.3

Recursos Humanos

5.1.4

Funciones

5.1.5

Recursos Materiales

5.1.6 Procedimiento
5.2

Procesos de trabajo
5.2.1 Procedimiento de Almacn
5.2.2 Procedimientos de despacho

PROYECTO DE MEJORA

VI.

DETERMINACIN DEL PROBLEMA

PAG 36

6.1

Lluvia de Ideas

6.2

Determinacin del problema por fenmenos

6.2.1 Diagrama de Ishikawa por fenmenos
6.2.2 Diagrama de Pareto por fenmenos
Grafico-1 Pareto fenmenos

6.3

Determinacin del problema por hechos

6.3.1 Diagrama de Ishikawa por Hechos
6.3.2 Diagrama de Pareto por hechos
Grafico-2 Pareto hechos

VII.

DESARROLLO DE LA MEJORA
7.1

PAG 44

Especificaciones de los problemas a resolver

7.1.1 Falta de organizacin y coordinacin de despachos
7.1.2 Personal insatisfecho
7.1.3 Intromisiones permanentes

VIII.

7.2

Objetivo General

7.3

Objetivos Especficos

PROPUESTAS DE SOLUCIONES
8.1

IX.

PAG 47

Primera propuesta: Optimizacin de tiempo de despacho

-

Diagrama actual

Diagrama mejorado

8.2

Segunda propuesta: Procedimiento de control para despacho

8.3

Tercera propuesta: Implementacin de las 5`S

8.4

Cuarta propuesta: Charlas informativas

COSTO, BENEFICIO Y JUSTIFICACION

DE LA MEJORA
9.1

PAG 58

Evaluacin Econmica de la Mejora

9.1.1

Costos

PROYECTO DE MEJORA

9.1.2

X.

costo total de la mejora

9.2

Beneficios

9.3

Diagrama de Gantt

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
10.1

Conclusiones

10.2

Recomendaciones

PAG 63

PROYECTO DE MEJORA

CAPTULO
I
PRESENTACIN DEL
PARTICIPANTE

PROYECTO DE MEJORA

1. PRESENTACIN PERSONAL
Peruana

de

nacimiento,

residente

en

la

ciudad

Con estudios en Administracin Industrial en el

de

Lima

Servicio

Per.

Nacional de

Adiestramiento en Trabajo Industrial SENATI.

Poseo experiencia en empresas del sector industrial y de servicios, en los
cuales he destacado y a su vez realic mejoras. Actualmente laboro en la
empresa CORPORACION INDUSTRIAL LOSARO S.A.C en el rea de
produccin.

APELLIDOS Y NOMBRES

ARANDA RUTTI RUTH SAIDA

CDIGO DE ESTUDIANTE

420661

GRUPO

6TO C

MODALIDAD

DUAL

ASESOR

MORALES DURAND, SERGIO

PROYECTO DE MEJORA

CAPTULO
II
PRESENTACIN DE LA
EMPRESA

PROYECTO DE MEJORA

2. PRESENTACIN DE LA EMPRESA

Somos una empresa innovadora dedicada a la produccin y distribucin de:

Pinturas,

Solventes,

Agregados

Productos de limpieza

Para

la

industria

de

la

construccin

los

hogares

peruanos.

Contamos con una experiencia de 13 aos dentro del mercado a nivel nacional,
brindndoles la satisfaccin plena al mercado, generando en nuestros clientes
la sensacin de felicidad, belleza y confort.

10

PROYECTO DE MEJORA

2.1.

RESEA HISTRICA

Alrededor de los aos noventa y cuatro, el seor William Senz Rosales

natural del departamento de Ancash decide fundar la empresa Corporacin
Industrial Losaro EIRL como persona jurdica. Empresa familiar dedicada a la
produccin de productos qumicos dentro del mercado nacional.
Despus de un perodo, la empresa sigui manteniendo la misma razn social,
pero en el ao 2011, se modific la razn social y a partir de esa fecha lleva el
nombre de Corporacin Industrial Losaro SAC.
Actualmente, la empresa por ms de trece aos lleva atendiendo a una cartera
de clientes muy exigentes e importantes a nivel nacional.

11

PROYECTO DE MEJORA

2.2.

PRESENTACIN LEGAL

Nmero de RUC

: 20215195539

Nombre Comercial

: Corporacin Industrial Losaro SAC

Fecha de Inscripcin

: 22/03/1994

Fecha de Inicio de Actividades : 01/04/1994

Direccin de Domicilio Fiscal

:.Av.

Gerardo

Unger

Nro.

5261

..Urb. Industrial Infantas

Actividad Econmica

:.CIIU 24299 Fab. de otros Prod.

,.Qumicos NEOP.

Sistema de Contabilidad

: Manual / Computarizado

Gerente General

: Saenz Rosales William

12

PROYECTO DE MEJORA

CAPTULO
III
PRESENTACIN DEL
MERCADO

13

PROYECTO DE MEJORA

3.1.

NUESTROS PRODUCTOS

Contamos con cuatro lneas de produccin, dentro de las cuales podremos

encontrar una diversificacin de productos, como se presenta de la
siguiente manera:

Pinturas: dentro de esta lnea tenemos a los esmaltes, ltex; donde se

ofrece una variedad de colores y presentaciones.

Solventes: encontramos al thinner acrlico, ron de quemar, bencina,

etc.; estos productos se encuentran en diferentes presentaciones.

14

PROYECTO DE MEJORA

Agregados: se encuentran productos como cemento blanco, masilla

para pared, etc. Las fraguas cuentan con una gama de colores.

Limpieza: tenemos productos como el cido muritico, pino,

perfumadores, cera liquida y en pasta, entre otros.

En cuanto a los productos de esmaltes,

temple y fraguas se cuenta con una
diversificacin de colores.

15

PROYECTO DE MEJORA

3.2.

DISTRIBUIDORES

En la actualidad

la distribucin del negocio en el mercado nacional, est

estructurado de la siguiente manera:

a) Una planta general cuya funcin principal es el de producir todas las
gamas de productos que se ofrecen y abastecer a todo el territorio
nacional.
b) Contar con una nueva sucursal en Trapiche, donde se envasan y
almacenan algunos productos qumicos en estado lquido.
c) Un rea de ventas en el mismo local de los olivos. Av. Gerardo Unger
5261 Urb. Industrial Infantas.
d) Tener un staff de 20 vendedores, los cuales estn segmentados por
zonas en lima y provincias, para la captacin de nuestros productos.
e) Tener como distribuidores a tiendas comerciales exclusivas como
Maestro Home Center.

16

PROYECTO DE MEJORA

3.3.

PROVEEDORES

Lider Quim S.R.L.

Venta mayorista de productos qumicos.

INDUSTRIAS DQ S.A.C.
Venta mayorista de.

QUIMEX S.A.
Venta mayorista de productos qumicos.

ROEX IMPORT E.I.R.L.

Venta m productos qumicos.

POLINSUMOS S.A.
Venta de productos qumicos.

UNITRADE S.A.C.
Venta de solventes y monmeros.

COMERCIAL CONTE S.A.C.

Venta de aditivos de proceso.

17

PROYECTO DE MEJORA

3.4.

CLIENTES

SAN MATEO CONTRATISTAS SRL

Empresa Constructora.

FJ RENTAL S.A.C.
Empresa Constructora.

MAESTRO PERU S.A.C.

Venta mayorista de productos ferretero.

FULL COLOR CONTRATISTAS S.A.C.

Empresa de servicios.

PAINT Y DETAILS S.A.C

Empresa asesora en acabados.

SERV. CONTR. R.C. ANGELES EIRL.

Empresa de servicio.

G y L Inmobiliaria S.A.C.
Empresa constructora.

18

PROYECTO DE MEJORA

3.5.

COMPETENCIA

Dentro del rubro al cual est dirigida la actual empresa en la que me

desempeo se pueden encontrar varios competidores; algunos de ellos con un
posicionamiento dentro del mercado y a otros que recin se inician dentro del
mismo, tenemos a:

3.6.

VENTA ANUAL
MES (S/.)

2012

2011

ENERO

1,347,926.80

1,450,049.12

FEBRERO

1,443,367.30

1,580,034.45

MARZO

1,454,726.18

1,640,080.94

ABRIL

1,295,385.34

1,580,068.15

MAYO

1,510,603.39

1,720,208.72

JUNIO

1,234,472.52

1,640,084.46

JULIO

1,396,232.33

1,360,088.21

AGOSTO

1,580,088.66

1,020,023.31

SETIEMBRE

1,384,148.98

1,580,048.54

OCTUBRE

1,385,894.44

1,047,564.75

NOVIEMBRE

1,404,917.87

1,310,01.02

DICIEMBRE

1,452,993.15

1,670,873.31
19

PROYECTO DE MEJORA

VENTAS ANUALES
1,800,000.00
1,600,000.00
1,400,000.00

SOLES

1,200,000.00
1,000,000.00
800,000.00

2011
2012

600,000.00
400,000.00
200,000.00
0.00

PROYECTO DE MEJORA

CAPTULO
IV
PRESENTACIN
ORGANIZACIONAL

21

PROYECTO DE MEJORA

4.1.

MISION
Somos un grupo humano creativo e innovador que produce artculos
para los hogares y la industria con calidad y eficiencia, para la
satisfaccin de las expectativas de
nuestros clientes.

4.2.

VISION
Seremos el primer referente para las
empresas y hogares peruanos cuando se
requieran productos de calidad que generen
satisfaccin, confort y belleza.

4.3. ORGANIGRAMA

22

PROYECTO DE MEJORA

CARGO

RESPONSABLE

Gerente general

Sr. William Senz

Sub gerente

Sr. Mara Lpez Lpez

rea contabilidad

Vernica

rea de logstica

Ivon navarros

Mara
Meylin zo
Pedro Senz
Emiliano Choquehuanca
Ricardo Hoyos
Yolanda Miranda
Demetrio Snchez
Roberto
Rosy Lpez
Zambrano Gonzales Felipe
Fernndez Ventura Jos
Escandn Jeremas
Aranda Ames Carlos
Tatiana
Sandra
Yanet Trujillo
Ruth Aranda
Miguel Senz

rea de Facturacin

rea de ventas lima y provinc.

rea de cobranzas
rea de produccin

FUNCIONES:

Gerente General: acta como representante legal de la empresa, fija las

polticas operativas, administrativas y de calidad en base a los
parmetros fijados por la empresa. Es responsable por los resultados de
las operaciones y el desempeo organizacional, planea, dirige y controla
las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto
de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organizacin.
Es la imagen de la empresa en el mbito externo, provee de contactos y
relaciones empresariales a la organizacin con el objetivo de establecer
negocios a largo plazo, tanto de forma local. Sus principales funciones:
23

PROYECTO DE MEJORA

 Liderar

el

proceso

de

planeacin

estratgica

de

la

organizacin, estableciendo los objetivos y metas especficas

de la empresa.
Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las
metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero,
materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.
Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a
los individuos y grupos.

rea contabilidad: tiene varias funciones dentro de la empresa; realizar

el balance general, declarar impuestos, realizar el pago a proveedores,
entre otras funciones.

rea logstica: encargada de negociar y ejecutar polticas de compra en

la empresa. Provisionar de forma eficiente los materiales e insumos
necesarios, realizando un reposicin oportuna.

rea de ventas: en nuestra empresa contamos con personal que viaja a

provincia para captar nuevos clientes, igualmente en lima tenemos
vendedores los cuales estn segmentados por distritos.

rea de facturacin: se procede a facturar mediante las notas de

pedidos. Se encargan tambin de programar los pedidos y distribuirlos a
las reas para su respectivo embalado.

Encargado de almacn: Inventariado a fin de mes, Entrega de

mercadera al cliente, Preparacin de pedido, Seguimiento de cantidad
requerida y stock fsico.

24

PROYECTO DE MEJORA

4.4. DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

DIAGRAMA DE FLUJO
Recepcin
del pedido

Almacenero

Comunica la llegada del

pedido.
Revisin de
productos

si
no
conform
e?

Facturacin

DESCRIPCION
Atencin de pedidos

Colocar V.B.
al pedido

Comunica a
compras

Revisa y verifica los

productos
segn
los
requerimientos solicitados
y coloca el VB en seal
de
aprobacin.
Caso
contrario comunica al rea
de Compras.

Emite
y
enva
los
documentos: Factura o
Gua de Remisin (en caso
aplique).
Ingresa las facturas en la
planilla de despachos.

Elaboracin
de
documentos

25

PROYECTO DE MEJORA

CAPTULO
V
PRESENTACIN
DEL AREA DE
MEJORA

26

PROYECTO DE MEJORA

5.1.

PRESENTACIN DEL REA DE MEJORA

Para analizar el rea de almacn y despacho

es necesario tener

conocimientos previos de lo que se realiza en ello, y as tener la claridad para

detectar en lo que se est fallando, en lo cual hay que trabajar para poder
hacer una mejora.

ENTREGA
DE
PEDIDOS

DISTRIB.
ALMACEN

ALMACEN
Y
DESPACHOS

CONTROL
DE STOKS

EMBALAJE

El rea donde se realiza el proyecto de mejora (ALMACN Y DESPACHO) se

cuenta actualmente con diferentes
almacenes y movilidades, tenemos:
Almacn de insumos y
materias prima.
Almacn de productos
terminados de kilos.
Almacn de productos
terminados de litros.
Adems contamos para el rea de despacho con 13 movilidades propias.
27

PROYECTO DE MEJORA

5.1.1. DESCRIPCIN FSICA

El rea fsica del almacn de kilos y litros se aprecia en la figura de abajo, el
cual se encuentra en el 1er piso del local.

KILOS

ESPACIO

ANAQUEL DE KILOS

KILOS

ESPACIO
KILOS

KILOS

ESPACIO

ESPACIO

ENTRADA

ANAQUEL DE LITROS

28

PROYECTO DE MEJORA

En el 2do piso hay un rea pequea que se usa como almacn de productos
terminados; de pinturas, productos de limpieza.

ANAQUEL

OFICINAS

ANAQUEL

ANAQUEL

ENTRADA

2 do piso

ANAQUEL

ENTRADA

ANAQUEL

ANAQUEL PINTURAS

1er piso

ANAQUEL

ENTRADA

ANAQUEL

29

PROYECTO DE MEJORA

5.1.2. DISTRIBUCIN DEL REA

El almacn se distribuye de la siguiente manera. Consta de un rea
relativamente pequea dividida en varios anaqueles en los cuales tenemos a
productos en kilos, litros, sacos percibiendo materiales en rotacin e
inmovilizados. Contamos con una persona encargada del rea pero no se
encuentra permanentemente en almacn.
Cemento blanco

Thinner acrlico

Porcelanas

Bencina

Soda caustica

Aguarrs

Esos son algunos

Cola sinttica

Preservante

de los productos

Ocre por saco

Alquitrn

almacenados

Mecellose

Asfalto

Brea dura

Leja

Hipoclorito

Ron de quemar

5.1.3. RECURSOS HUMANOS

En el rea de almacn y despacho se cuenta actualmente con:

CARGO

PERSONAS

ASISTENTE DE ALMACEN

ASISTENTE DE PRODUCCION

CHOFERES

28

DESPACHADORES

OPERARIOS

30

30

PROYECTO DE MEJORA

5.1.4.

FUNCIONES
ASISTENTE DE ALMACEN:
Limpieza de almacn
Controlar los productos terminados.
Entrega de mercadera al cliente
Preparacin de pedido
Seguimiento de cantidad requerida y stock fsico
ASISTENTE DE PRODUCCION:
Ingresos y salidas.
Controlar la materia prima e insumos.
Ingresa y archiva la informacin obtenida en el sistema.
Realiza el inventario fsico.
Distribucin de productos en el almacn.
Realiza los requerimientos de las reas de produccin.
Almacenamiento.
DESPACHADORES:
Atender los pedidos de lima y provincia
Verificar y rotular los pedidos.
Proporcionar

materiales

suministros,

mediante

solicitudes autorizadas, a las secciones que lo requieran.

31

PROYECTO DE MEJORA

5.1.5.

RECURSOS MATERIALES

Los materiales con que se cuenta en el rea de Almacn:

DESCRIPCION
Computadora
Impresora
Escritorio
Sillas
Materiales de embalaje
Unidades de
Transporte
Montacargas
Paletas
5.1.6.

CANTIDAD
1
3
1
1
1
13
2
VARIOS

PROCEDIMIENTO PARA LOS PEDIDOS

Para llegar a la culminacin de los pedidos, se comienza con la siguiente

secuencia:
a) Lima

Los vendedores a la hora de entrada segmentan sus pedidos por zonas,

los cuales se lo entregan al rea de facturacin.

El rea de facturacin procede con la emisin correspondiente de las

facturas en el sistema (al mismo tiempo consultan algunos productos),
luego imprimen los reportes y lo distribuyen entre las reas de
produccin (kilos, litros, pintura)

Proceden con la atencin del reporte y la mercadera se deja sobre una

paleta por distritos.

b) Provincia

Los vendedores vienen a lima trayendo los pedidos de provincia y se lo

entregan al rea de facturacin.

El rea de facturacin delega a terceros para la digitacin de los pedidos

en Excel y distribuirlos.

32

PROYECTO DE MEJORA

Los despachadores confirman los productos que no se van a enviar por

falta de stock.

Cuando se confirman las agencias de carga, se procede con la

facturacin de los pedidos.

Se coordinan los permisos respectivos en caso sean productos

controlados.

Se tiene por paletas los pedidos de acuerdo al departamento que se

vaya a enviar.

Se lleva con la movilidad de la empresa a las agencias, o vienen

camiones a recoger la mercadera.

5.2. PROCESOS DE TRABAJO

Para el control de los productos terminados en el rea de almacn y realizar el
descargos correspondiente en el sistema se cuenta con fichas de produccin
en el cual se especifican las materias e insumos empleados, la cantidad de
personas que intervienen, fecha, cantidad producida.

33

PROYECTO DE MEJORA

PROCEDIMIENTO DE ALMACEN

5.2.1.

ROTACIN INTERNO DE MERCADERA:

En este punto la mercadera no tienen un orden lgico de entrada y salida, Por

otro lado causa un ambiente de desorden ya que los materiales no tienen una
ubicacin estable. Es por eso que se colocan en cualquier lugar libre del
almacn 1 o 2 y esa accin muchas veces interfiere en la ubicacin de la
mercadera y a la hora de despachar la mercadera.

CODIFICACIN:

Actualmente se cuenta con codificacin de productos por paquetes o cajas, en

la mayora de los casos ubican la mercadera sin rtulos, lo que no nos
proporciona ninguna ayuda a la hora de realizar el despacho y nos consume
ms tiempo.

CONTROL:

El control de existencias es una tarea un poco compleja, existe una base de

datos que no est actualizado ni funciona bien ya que se modifican datos o se
borran; lo que tambin nos imposibilita saber cul es nuestro stock a tiempo
real. Y genera una prdida de tiempo de dinero y mala atencin a nuestro
cliente.

ALMACEN
DE
ETIQUETAS
34

PROYECTO DE MEJORA

5.2.2. PROCEDIMIENTOS DE DESPACHO -ALMACN

Toda mercadera debe adjuntar los siguientes Documentos:

1. Orden de Compra
2. Gua de la Mercadera
3. Factura de la mercadera.

Revisar que la descripcin del Orden de pedido u orden de Compra, Gua de

Remisin y Factura, coincidan en descripcin, cantidad y precio de la
mercadera
Se hace entrega al cliente los estos documentos respectivo para el traslado de
su mercadera.
Orden de Compra
Gua de remisin
De la factura.

AREA DE VENTAS

DETALLES
COMPUTADORA
SILLAS
ESCRITORIOS
IMPRESORA

CANT.
3
3
3
3

35

PROYECTO DE MEJORA

CAPTULO
VI
DETERMINACIN
DEL PROBLEMA

36

PROYECTO DE MEJORA

Despus de hacer una descripcin general del almacn, conocer la

distribucin actual de los materiales y herramientas que posee el rea; y
de detallar los pasos que se toman para proceder con un despacho,
podemos identificar con mayor precisin los problemas y por ende nos
permitir formular un plan de mejora, que no solo ayudara a reducir el
tiempo en los despachos sino que tambin traer beneficios para la
empresa, siendo ese el objetivo del proyecto de mejora, ser una rea
ordenada y eficiente.

6.1 LLUVIA DE IDEAS

Deficiente
control de
inventarios
Falta de
espacios para el
almacenamiento
de P.
terminados

falta de org. y
coordinacion
para los
despachos

personal
insatisfecho

Excesivo
ausentismo
laboral

ALMACN
Y
DESPACHOS
Deficiente
control de
salida de
mercadera

Mercadera
sucia o daada

Falta de
comunicacin
entre el
personal

No hay una
asignacin de
tareas
Intromisiones
permanentes

37

PROYECTO DE MEJORA

6.2 DETERMINACION DEL PROBLEMA POR FENMENOS

6.2.1 DIAGRAMA DE ISHIKAWA POR FENOMENOS

ORGANIZACION

CONTROL

DELEGACION DE
FUNCIONES

COMUNICACION

DESPACHO DE PRODUCTOS
TERMINADOS

ALMACENAJE
rea de almacn de
productos terminados
y despachos.

MANEJO DE
MATERIA PRIMA

ESPECIALIZACIONES
EMPLEAR
CAPACITACIONES

PEDIDOS
PROCEDIMIENTO

PERSONAL

PROYECTO DE MEJORA

6.2.2 DIAGRAMA DE PARETO POR FENOMENOS

EVALUADORES CARGOS
CARMELINO
OPERARIO
JOSE
TECNICO

PROBLEMAS
GENERALES
CONTROL
ORGANIZACIN
PERSONAL
PROCEDIMIENTO

CARMELINO
6
5
5
1

RANGOS
1
5
10

JOSE
7
6
4
3

DEBIL
MEDIO
GRAVE

TOTAL
13
11
9
4
37

EVALUACION
%
35%
65%
89%
100%

PARETO
120%
100%

100%
89%
80%
65%
60%

40%

35%

20%

0%

CONTROL

ORGANIZACIN

PERSONAL

PROCEDIMIENTO

39

PROYECTO DE MEJORA

6.3. DETERMINACION DE PROBLEMAS POR HECHOS

6.3.1. DIAGRAMA DE ISHIKAWA POR HECHOS

CONTROL

ORGANIZACION

DEFICIENTE CONTROL DE
INVENTARIOS

FALTA DE COMUNICACIN
ENTRE EL PERSONAL
FALTA DE ORG. Y
COORDINACION PARA LOS
DESPACHOS

DEFICIENTE CONTROL DE
SALIDA DE MERCADERA

DEFICIENCIA DEL
CONTROL Y
ORGANIZACIN
ENCESIVO AUSENTISMO
LABORAL

NO HAY UNA ASIGNACIN

DE TAREAS
INTROMISIONES
PERMANENTES

PROCEDIMIENTO

FALTA DE
CAPACITACION

PERSONAL

PROYECTO DE MEJORA

6.3.2 DIAGRAMA DE PARETO POR HECHOS

El propsito es determinar y clasificar en orden de intensidad o incidencia de
los hechos que se presentan.
ENCUESTADOS:

rea de Produccin

rea de ventas

Para concentrar los problemas ms importantes realizamos una encuesta

rpida en funcin a la lista anterior y se presenta el siguiente cuadro.

Darle un valor del 1 al 15 desde lo menos importante a lo

ms importante.
Fenmenos
A Pocos espacios para el
almacenamiento de P.T.
B Falta de delegacin de
responsabilidades.
C Poca comunicacin
laboral.
D Falta de organizacin y
coordinacin de
despachos
E Deficiente control de
salida de mercaderas.
F Intromisiones
permanentes.
G Falta de capacitacin e
implementacin de
E.P.P.
H Excesivas faltas del
personal.
I Deficiente control de
inventario
J Personal insatisfecho
total

rea
de
pintura

rea
de
litros

rea
de
kilos

rea
de
venta

Total

25

16

12

15

12

15

54

10

11

13

12

11

47

11

10

38

10

12

13

11

14

50
266

41

PROYECTO DE MEJORA

Para ello se utilizar el siguiente cuadro en orden de importancia. En l se

puede ver que en conclusin el problema principal de este diagrama de Pareto
es que La falta de organizacin y coordinacin en el rea de despacho.

FREC.

FREC.
ACUM.

FREC.
%

ACUM.
%

Falta de organizacin y coordinacin de

despachos

54

54

21%

21%

Personal insatisfecho

50

104

19%

40%

Intromisiones permanentes.

47

151

18%

57%

Falta de capacitacin e implementacin

de E.P.P.

38

189

14%

72%

Pocos espacios para el almacenamiento

de P.T.

25

214

9%

81%

Poca comunicacin laboral.

16

230

6%

87%

Excesivas faltas del personal.

10

240

4%

90%

Deficiente control de salida de

mercaderas.

10

250

4%

94%

Falta de delegacin de
responsabilidades.

258

3%

97%

Deficiente control de inventario

266

3%

100%

CAUSAS

266

100%

42

PROYECTO DE MEJORA

DIAGRAMA DE PARETO - HECHOS

300

120%

250
81%

200

87%

90%

94%

97%

100%

100%
80%

72%
150

57%

100

50
0

40%
21%

60%
40%

20%
0%

FRECUENCIA

ACUMULADO
%

PROYECTO DE MEJORA

CAPTULO
VII
DESARROLLO DE LA
MEJORA

44

PROYECTO DE MEJORA

7.1. ESPECIFICACIONES DE LOS PROBLEMAS A RESOLVER

7.1.1

Falta de organizacin y coordinacin de despachos

Para obtener una buena coordinacin en los despachos ya sea en lima o

provincia, debemos tener una programacin
para ambos casos, esto ayuda al mejor control
partiendo

desde

un

comienzo

con

la

organizacin.
Como problema en esta rea se determinan
las mejoras para el funcionamiento correcto,
control y organizacin de nuestra rea.

7.1.2

Personal insatisfecho

Partir de tareas, y as en base a sus habilidades y mayor tiempo de empleo

para la elaboracin de diversas actividades con la respectiva supervisin, se
vea reflejado su desempeo y contribucin laboral.

7.1.3

Intromisiones permanentes
Una vez se programen y coordinen los
pedidos, especialmente los de provincia con
las agencias, se debe cerrar el bloque de
facturacin y emisiones de pedidos, para que
su realizacin sea ms ordenada, en base a
tiempos.

45

PROYECTO DE MEJORA

7.2. OBJETIVO GENERAL

Mejorar el sistema de organizacin dentro del rea de almacn y

despacho para una correcta y optima labor en los pasos que conlleva
un pedido desde su emisin hasta la entrega final, con el objeto tambin
de tener conocimiento de las existencias y su debido control, a efectos
de poder atender en forma eficiente y rpida dentro de la empresa.
Adecuando un rea para el control de la mercadera con el fin de contar
con una mejor disponibilidad de ellos, facilidad para poder tener un
informe adecuado respecto a la toma de alguna decisin y evitar las
descoordinaciones que se generan.

7.3. OBJETIVO ESPECFICO

Los objetivos que se quieren alcanzar son los siguientes:
Lograr una buena distribucin fsica del almacn, contando con una
adecuada clasificacin

de reas, de manera que la mercadera

se

mantengan en buenas condiciones y tenga un lugar apropiado, listos

para su respectivo destino.
Lograr un sistema de ubicacin y sealizacin para todas las
mercaderas en existencias, de manera que se realice un mejor recorrido
de los materiales, un buen almacenamiento y un eficiente despacho
(evitando demoras en la entrega de la mercadera).
Lograr una actualizacin necesaria de la codificacin de los productos y
as lograr un rpido desenvolvimiento en el despacho y por consiguiente
un mejor conocimiento tcnico de la mercadera.
Optimizar los espacios de almacenamiento, ubicando las mercaderas
de acuerdo a consideraciones tcnicas.

46

PROYECTO DE MEJORA

CAPTULO
VIII
PROPUESTA DE
SOLUCIONES

47

PROYECTO DE MEJORA

8.1.

PROPUESTAS DE SOLUCIONES
8.1.1

PRIMERA PROPUESTA:
Optimizar tiempos de despachos

Con esta propuesta se espera lograr un mejor aprovechamiento en los tiempos

de trabajo de los operarios en el almacn. Se plantea mejorar el proceso actual
reduciendo tareas que no son de gran vitalidad con el fin de optimizar el tiempo
til de los trabajadores.

Situacin actual:

En el proceso actual de despacho en el almacn se tiene una duracin

aproximada de 3 horas ya que hasta el momento se ha estado llevando de
forma secuencial, esto conlleva a que las actividades se realicen de forma
ineficiente hasta el momento. Sin embargo se ha podido cumplir con el objetivo
principal que es aprovisionar de los productos requeridos a nuestros clientes,
dejando rezagada la evaluacin del proceso para optimizar su eficiencia. Por lo
consiguiente existe la posibilidad de realizar modificaciones en las tareas y/o
actividades del proceso.

Situacin mejorada:

Con la propuesta de mejora se realizaran cambios en las actividades

acortando tiempos en el proceso de despacho. El nuevo proceso podra llegar
a efectuarse en un poco ms de 2 horas y 30 minutos, estas modificaciones
incidiran directamente al costo de las horas/hombre del rea. De esta forma
los despachos realizados seran ms rpidos y efectivos acortando el tiempo
de entrega y los errores de envi lo que ocasionaba una diferencias de
inventario.

48

PROYECTO DE MEJORA

Diagrama actual: (DAP-1)

En este diagrama se puede apreciar las actividades y tareas que se realizan en
el proceso de despacho actualmente, nos es de gran inters para logar analizar
el proceso en si para proponer una mejora.

ACTIVIDADES

TIEMPOS
EN
(MINUTOS
)

Recepcin de notas de pedidos y

coordinacin
Delegacin de pedidos a terceros

Tipear las listas en Excel por rea

20

Devolucin de pedidos

Se imprime los pedidos

10

Hacia el rea de almacn

Se entregan los pedidos por reas

Se solicita la cantidad de etiquetas

12

Retorno a oficina

10

Impresin de rotulado

15

11

Bajar a planta

12

Entrega de rtulos

13

Proceden con pedidos

Embalan, encajonan, colocan en
paletas los pedidos.
Transportan los pedidos listos hacia el
rea de carga (portn principal)

35

14
15

TOTAL DE MINUTOS UTILIZADOS

12
5

20
10

175

49

PROYECTO DE MEJORA

Diagrama mejorado: (DAP-2)

ACTIVIDADES

TIEMPOS
EN
(MINUTOS)

Recepcin de notas de pedidos y

coordinacin
Delegacin de pedidos a terceros

Tipear las listas en Excel por rea

20

Devolucin de pedidos

Se imprime los pedidos y rtulos

20

Hacia el rea de almacn

Se entregan los pedidos y rtulos por
reas
Retorno a oficina

Proceden con pedidos

Embalan, encajonan, colocan en
paletas los pedidos.
Transportan los pedidos listos hacia
el rea de carga (portn principal)

35

7
8
9
10
11

TOTAL DE MINUTOS UTILIZADOS

12
5

8
5

20
10

145

Diferencias entre DAP-1 Y DAP-2:

La diferencias entre los diagramas consiste en una reduccin del tiempo de

17.15 %, reduccin de actividades de 15 a solo 11 y la implementacin de
realizar 1 solo trayecto a planta, al momento de distribuir los pedidos tambin
entregar los rotulados. Mejorando todo el proceso en s, teniendo mltiples
beneficios que se enuncian a continuacin:

50

PROYECTO DE MEJORA

Beneficios Cualitativos

Reduccin de tiempos del despacho.

Optimizacin de horas/hombre del rea.

Implementacin de control de despacho.

Reduccin de errores del despacho.

Beneficios Cuantitativos
En la situacin mejorada se lograra:

Tiempo del proceso actual

Tiempo del proceso propuesto
Tiempo optimizado

175 min
145 min
30 min

Numero de despachos al da
Tiempo total optimizado

6 veces
180 min

Costo de la M.O. por hora

Numero de operarios
Costo total de M.O. por Hora

S/. 3,75
4 pers.
S/. 15.00

51

PROYECTO DE MEJORA

8.1.2.

SEGUNDA PROPUESTA:
Procedimiento de control para el despacho

Situacin actual:

Actualmente los controles para el despacho sea en lima o provincia, tienen una
regularidad poco estricta dentro del mismo proceso. Los controles del despacho son
realizados en su mayora por los que recepcionan las materias primas, pero este solo
se realiza en algunos casos. Al no existir un proceso formal de control en el despacho,
en el que personal pueda realizar las inspecciones requeridas se suscitan diversos
problemas ya mencionados anteriormente en el diagrama de Ishikawa. Es por tal
motivo que muchas veces se producen despachos con faltantes o sobrantes de
productos, que genera un sobrecosto a la empresa por reenvos y devoluciones.

Situacin mejorada:

En la situacin mejorada se quiere evitar una situacin de descontrol en los despachos

del almacn. En la tarea culminar un pedido el personal tiende a cometer fallas debido
al volumen del requerimiento entre otros factores, por lo cual sera de suma
importancia llegar a tener un proceso de control de la entrega a los camiones de
transporte. Se tendra que implementar un proceso que generara a largo plazo la
reduccin de diferencia de stock, a su vez se mejorara la apreciacin ante otras reas
al tener un incremento de eficiencia y una mejora de procesos.
-

Para ello se elaborara un MOF (manual de organizacin y funciones).

52

PROYECTO DE MEJORA

8.1.3.

TERCERA PROPUESTA:
Implementacin de las 5`S

Para establecer esta tcnica de mejora continua se vio determinado lo

siguiente:

En la planta en general no se presenta un orden adecuado para la

ubicacin de los productos.

Se almacena productos en desuso, y con poco valor que requieren

ser reclasificados.

El personal trabaja por el cumplimiento de sus labores, mas no hay en

el mbito laboral el compaerismo, teniendo como resultado el trabajo
independiente.

Falta un objetivo estndar para los involucrados en el rea, falta de

compromiso.

53

PROYECTO DE MEJORA

CLASIFICACIN
a) SEIRI: SEPARAR INNECESARIOS
Esta tcnica de clasificacin nos dar como resultado la clasificacin de los
materiales almacenados que tengan valor, pues obtenemos muchos objetos
que solo ocupan espacio mas no importancia.
Objetivo de la clasificacin

Se identificara todo lo necesario de lo que queda, dando el valor

correspondiente a lo necesario.

b) ORDEN (SEITON): SITUAR NECESARIOS

Una vez eliminado todo lo innecesario, debemos asignar a los "elementos" que
quedan la ubicacin mostrada en el plano de almacn para que facilite su uso y
reposicin e identificarlos para que el personal pueda localizarlos.
Objetivo del orden

Clasificar los objetos por orden de utilizacin.

Optimizar espacios.

c) LIMPIEZA (SEISO): SUPRIMIR SUCIEDAD

Se identificar las fuentes que generar la suciedad, esto evitara que nuestro
almacn se vea desordenado, mucho menos en estado que amerite limpieza.
Objetivo de la limpieza

Facilitar la limpieza y la inspeccin.

Eliminacin de desperdicios.

54

PROYECTO DE MEJORA

d) Normalizacin Estandarizacin (SEIKETSU): sealizar anomalas

Alcanzado el nivel de orden y limpieza deseado, debemos estandarizar las
operaciones para asegurar que la situacin actual no se degrade.
Objetivos de normalizar

Sensibilizar al personal sobre la mejor forma de hacer las tareas.

Dar formacin/ adiestramiento necesarios.

Definir en instrucciones cmo llevar a cabo las tareas.

Asignar los medios/ recursos necesarios para poder realizar las tareas
(contenedores normalizados, sealizar reas de material...).

Establecer los controles que eviten y/o detecten el origen de los

problemas (generadores de suciedad, desorden, exceso de material,
riesgo para las personas)

e) Disciplina (SHITSUKE): seguir mejorando

Se pretende en esta etapa de disciplina, el seguimiento constante y
plena aplicacin de lo establecido para ejercer una disciplina que
identifique al personal con su rea.
A esto una supervisin para evaluar el avance de la mejora y la
implementacin de la tcnica de calidad.

Se trabajara en 4 etapas que son las siguientes:

Primera etapa (INSPECCION DEL AREA DE TRABAJO): La primera etapa
de la implementacin se centra principalmente en una revisin del rea de
trabajo, esto quiere decir que se evaluara el lugar de trabajo para efectuar los
procedimientos que mencionamos como propuestas.

Segunda etapa (OPTIMIZACION): Una vez revisada el rea de trabajo se

tomara en cuenta los principales centros que generan los defectos, esto al
trmino de la evaluacin del rea de trabajo, nos permitir tener un panorama
55

para simplificar y mejorar el rea de almacn.

PROYECTO DE MEJORA

Tercera etapa (FORMALIZACION): Esta etapa tendr como fundamento el

establecer las mejoras, creando procesos, optimizando tiempos,

teniendo

como involucrados el personal del rea, esto servir como base e informacin
que el desempeo realizado por cada uno tendr un beneficio para el equipo y
hacia la empresa.

La cuarta y ltima etapa (PERPETUIDAD): Se orienta al personal mantener

todo lo logrado, en base a una supervisin constante y a dar una viabilidad del
proceso con una filosofa de mejora continua.

56

PROYECTO DE MEJORA

8.1.4.

CUARTA PROPUESTA:
Charla informativa

Con una propuesta de charla informativa el objetivo que se persigue es que el

personal del rea se mantenga informado en primera instancia del proceso de
implementacin de la mejora, de esta forma se podrn evitar los retrasos por
cuestiones

desinformativas

que

pudieran

ocurrir.

La

modalidad

de

implementacin de estas charlas se explica a continuacin.

Cronograma de charlas
N

TEMARIO

Presentacin de la
mejora
Presentacin de la
propuestas
Objetivos

Retroalimentacin

SEMANA

TIEMPO

METODOLOGA

PERSONAL

1/2 H

Capacitacin

Asist. De produccin

1H

Capacitacin

Asist. De produccin

1/2 H

Capacitacin

Asist. De produccin

1H

Debate

Asist. De produccin

La charla tendr una duracin de cuatro semanas en el que se desarrollaran

los puntos mencionados en el cronograma, el asistente ser el personal del
rea que estar involucrado en el proyecto; en toda la capacitacin se
requerirn de los siguientes materiales:
Pizarra, plumones, sillas, fotocopias de la presentacin, hojas, resaltadores,
lapiceros, limpia tipos, entre otros materiales a utilizar.

57

PROYECTO DE MEJORA

CAPTULO
IX
COSTO, BENEFICIO Y
JUSTIFICACION DE LA
MEJORA

58

PROYECTO DE MEJORA

9.1. EVALUACIN ECONMICA DE LA MEJORA

9.1.1. COSTOS
Los costos en el que se incurrir para la ejecucin e implementacin estn
cuantificados por todo el proyecto en nuevos soles, como se presentan a
continuacin:

Costos del Encargado del Proyecto:

H/Dia.
3H
S/.
3.75

Tiempo de estudio
Costo

Costos de la Charla Informativa:

H/Men.
75 H
S/.
281.25

Apoyo de
Personal
Expositor

Cantidad

Horas/Men.

Costo/Hora

Costo/Men.

3.75

45.00

3.75

15.00
S/. 60.00

1
4
Costo Mensual Total

Costos de Materiales:
Materiales

Separatas
Fotocopias
Lapiceros
Plumones
Resaltador
Limpia tipo
Gaseosa

Cant.
/Men.

4
10
2
2
1
1
2
Costo Mensual total

Costo
Unit.

Costo
Total

2.0
0.1
0.5
2.5
2.5
3.5
5

8.0
1.0
1.0
5.0
2.5
3.5
10.0
S/. 31.00

59

PROYECTO DE MEJORA

Mano de obra:
Concepto

Soles

Sueldo de trabajador= 750 * 12

9000.00

Gratificacin= 750 * 2

1500.00

CTS = 750*14/12

875.00

Essalud= 750*14*9%

945.00

Total ao

S/. 12320.00

Total al mes

S/. 1026.67

Total diario / 25

S/. 41.06
Total por hora

S/. 5.13

Nosotros necesitaremos 4 operarios que ayudaran en los despachos y el

almacn, estos trabajarn por 8 horas diarias por 4 sbados.
Concepto

Soles

Costo por hora/hombre

S/. 5.13

Horas por trabajar diario

Das de trabajo

Nmero de trabajadores

Total s/.

656.64

60

PROYECTO DE MEJORA

9.1.2. COSTO TOTAL DE LA MEJORA

Conceptos
Costo de estudio
Costo de charla
Costo de materiales
Costo de mano de obra
Costo total de la
mejora

s/.
281.25
60.00
31.00
656.64
S/.1028.89

9.2. BENEFICIOS

Tiempo del proceso actual

Tiempo del proceso propuesto
Tiempo optimizado

175 min
145 min
30 min

Numero de despachos al mes

Tiempo total optimizado

150 veces
4500 min

Costo de la M.O.
por hora
Numero de operarios
Costo total de M.O.
Hora/ despacho

COSTO
POR
DESPACHO

Costo de la M.O.
por despacho actual
Costo de la M.O.
por despacho
mejorado

S/. 3,75
4 pers.
S/. 15.00

TIEMPO
POR
DESPACHO

COSTO
POR
DESPACHO
AL MES

S/.15.00

175*25 das
al mes

65 625.00

S/.15.00

145*25

54 375.00

Beneficio mensual

11 250.00

61

PROYECTO DE MEJORA

9.3 DIAGRAMA DE GANTT

Diagrama De Gantt

RECOPILACION DE DATOS

FECHA DE
DURACION
FECHA FINAL
INICIO
(DIAS)
15/05/2013
1
15/05/2013

COORDINAR, PROGRAMAR Y PREPARAR LAS CHARLAS

16/05/2013

16/05/2013

PRESENTAR Y SUSTENTAR LAS PROPUESTAS DE MEJORA

17/05/2013

17/05/2013

ELIMINAR PASOS INNECESARIOS EN LA EMISION DE

PEDIDOS

18/05/2013

19/05/2013

PRESENTAR EL NUEVO PROCESO

20/05/2013

20/05/2013

DELEGAR RESPONSABLES DE AREAS

CHARLA INFORMATIVA DEL LOS NUEVOS
PROCEDIMIENTOS

22/05/2013

22/05/2013

23/05/2013

23/05/2013

TRABAJOS

Diagrama de Gantt
15-may

17-may

19-may

21-may

23-may

RECOPILACION DE DATOS
COORDINAR, PROGRAMAR Y PREPARAR LAS
CHARLAS
PRESENTAR Y SUSTENTAR LAS PROPUESTAS
DE MEJORA
ELIMINAR PASOS INNECESARIOS EN LA
EMISION DE
PRESENTAR EL NUEVO PROCESO

DELEGAR RESPONSABLES DE AREAS

CHARLA INFORMATIVA DEL LOS NUEVOS
PROCEDIMIENTOS
FECHA DE INICIO

DURACION (DIAS)

62

PROYECTO DE MEJORA

CAPTULO
X
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

63

PROYECTO DE MEJORA

10.1

CONCLUSIONES:

Frente a lo mostrado por la empresa analizada cabe sealar que se hace

necesaria la generacin

de orden, control y una implantacin de cultura

organizacional de integracin al interior de la empresa con el fin de lograr un

mejor desempeo en todos los mbitos de las actividades.
En el planeamiento de las mejoras se busca un mayor control y organizacin
en cuanto a los mtodos de reduccin de pasos de las tareas generadas a
diario, y as se obtendrn grandes beneficios como reduccin de tiempos y
costos.
Es importante que para el mejor desenvolvimiento del rea de almacn y
despacho se genere una renovacin de la informacin en el sistema SIADI
creada para as obtener una informacin real.
Se debe concluir que esta mejora obedece ms a beneficios cuantitativos
los cuales son expuestos lneas arriba, es por ello que all radica la importancia
del estudio.

10.2

RECOMENDACIONES:

Se recomienda fomentar una ambiente de motivacin y desarrollo al

personal para un mejor desenvolvimiento en cuanto a los trabajos
realizados.

Asegurar

el

control

con

la

constante

renovacin

de

datos,

implementaciones de orden y limpieza, adems de originar nuevos

mtodos para la reduccin de tiempos.

Actualizacin de sistema, en cuanto a las caractersticas de las

mercaderas. Asegurando as un mejor control de salida e inventario del
almacn, ms minucioso para poder tomar decisiones frente al stock de
toda la mercadera y los nuevos pedidos a realizarse.

64

PROYECTO DE MEJORA