Unidad N5

Tema 2. Reunin de apertura

La reunin de apertura de la auditora debe ser programada por el auditor lder,

junto con los responsables de la seccin a auditar, es decir aquellos que van a
estar involucrados de una u otra forma en el proceso.
a. Objeto de la reunin de apertura

Confirmar que todas las partes estn de acuerdo con el plan de auditora
(auditado, equipo auditor).

Presentar al equipo auditor.

Asegurar que se pueden llevar a cabo todas las actividades de auditora

planeadas.

b. Actividades de la reunin de apertura

Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado: la

ejecucin de la auditora comienza con una reunin inicial de
presentacin del equipo auditor junto con las caractersticas de la
auditora. Es necesario establecer un clima de confianza entre auditor y
auditado, clarificando cualquier duda que pudiera plantearse.

Revisar alcance, objetivos, plan de auditora y llegar a un acuerdo con

respecto a la tabla de tiempos: toda auditora debe comenzar con una
etapa de planificacin en la que se establezcan objetivos y alcance
(reas a las que afectar), los criterios, las personas implicadas, el

equipo auditor, el calendario, los requisitos de confidencialidad, as como

la documentacin aplicable.

Proveer un resumen corto de la metodologa y de los procedimientos a

ser utilizados durante la auditora: el auditor jefe realiza el reparto de las
tareas entre los miembros del equipo auditor, asignando los elementos,
funciones o actividades especficas del Sistema de Gestin de la Calidad
a auditar, e instruye sobre el procedimiento de auditora a seguir.

Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo

auditor estn disponibles: el auditor deber prestar sus servicios de
acuerdo a las posibilidades de la ciencia y a los medios de su alcance
con absoluta libertad; en unas condiciones tcnicas adecuadas para el
idneo cumplimiento de su labor. En casos de precariedad en los medios
puestos a disposicin, es decir que impidan o dificulten seriamente la
realizacin de la auditora, deber negarse hasta que se le garantice un
mnimo de condiciones tcnicas que no comprometan la calidad de sus
servicios o dictmenes.

Promover la participacin activa del auditado: el auditor deber facilitar e

incrementar la confianza del auditado en base a una actuacin de
transparencia en su actividad profesional, sin alardes cientfico- tcnicos,
que, por su incomprensin, pueden restar credibilidad a los resultados
obtenidos y a las directrices aconsejadas.

Presentacin de los mtodos para gestionar los riesgos que pueda

implicar para la organizacin la presencia de los miembros del equipo
auditor.

Confirmacin de procedimientos relevantes de salud, seguridad y

emergencia para el equipo auditor.

Informacin acerca de cualquier sistema usado para recibir

retroalimentacin por parte del auditado sobre los hallazgos o
conclusiones de la auditora, incluyendo quejas y apelaciones.

c. Objeto de la reunin de apertura

Establecer un ambiente de confianza y consolidarlo cuando no existe.
Aclarar desde el comienzo, si es necesario, los conceptos bsicos de la
auditora.
Confirmar la logstica.

d. Contenido

Presentacin del equipo auditor.

Reconfirmacin del plan de auditora.

Confirmacin del cronograma de la auditora.

Confirmacin de enlaces de comunicacin formal.

Solucin de enlaces de comunicacin formal.

Solucin de inquietudes.

Confirmacin idioma auditora.

Forma de informar al auditorio durante el proceso.

Confirmacin disponibilidad de recursos e infraestructura.

Requisitos de confidencialidad.

Funciones de los auditores acompaantes en entrenamientos expertos.

e. Forma general de preguntar

Cmo se planifica el proceso de...?

Permtame donde est escrito.

Cmo se implementan las directrices

Segn la

gerenciales en el proceso de? Permtame

lgica de

los documentos.

la norma

Cmo se ejecuta el proceso de...?

Qu mtodos utiliza para verificar el

proceso de?

Cmo evidencia el anlisis de datos de

monitoreo del proceso de...?

Preguntas no dirigidas

Dnde establece la metodologa

para?

Indagatorias

Por qu emplea este indicador para

medir el proceso?

Qu otros indicadores podra tener?

Cmo puede asegurar que el proceso

es estable...?

De suposicin

De
introduccin

Cmo es el desarrollo de...?

Cmo se procede cuando?

Cmo definira?

Cmo podra mostrar?

Cmo lograra?

Cmo expresara?

Cmo describira?

Cmo entendera?

Por favor describa el proceso de?

Recuerda alguna ocasin en que el

proceso?

Es tan gentil y explica esa parte del

proceso con ms detalle.?

De

Y entonces qu pas?

Por favor mustreme los registros del

proceso de?

seguimiento

Indagatorias

Qu pasa con el registro del da?

Por favor detalle ms?

Mustreme algo ms sobre esa actividad

del proceso.

Suponga que yo soy un cliente Cmo

procedera si?

proceso?

De
especificacin

Inmediatas

Cules son los lmites de ese

Qu hara usted si el proceso?

Cmo reaccionara si?

Alguna vez le ha tocado?

Cundo usted dice que maneja la tcnica

de Est usted calificado cmo?

De
estructuracin

Indirectas

Ahora me gustara ver...?

Qu hara usted si...?

Cmo reaccionara si?

Cmo cree usted que se evidencia la

toma de conciencia en el proceso.

De
interpretacin

Entonces Lo que usted quiere decir

es?

O sea que Usted piensa que la razn

de la falta de coherencia en el proceso
es?

Silenciosas

Es bueno aprovechar para mirar el

registro de

Alternativas

Bueno tiene o no tiene el registro de

De atencin

Para qu asegura ese proceso?

Comunicacin
El auditor lder debe comunicar los planes y
requerimientos de recursos de la actividad de
auditora interna, incluyendo los cambios
provisorios significativos a la alta direccin para la
adecuada revisin y aprobacin. El auditor lder
de la auditora tambin debe informar sobre el
impacto de cualquier limitacin de recursos.
Los auditores internos
oportunamente.

deben

notificar

los

resultados

del

trabajo

1. Criterios para la comunicacin

Las comunicaciones deben incluir los objetivos y el alcance del trabajo, as
como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones, y los planes
de accin.

La comunicacin final de resultados debe incluir, si corresponde, la

opinin general del auditor interno.

En las comunicaciones del trabajo se debe reconocer cuando se observa

un desempeo satisfactorio.

Las comunicaciones sobre el progreso y los resultados de los trabajos

de consultora variarn en forma y contenido, dependiendo de la
naturaleza del trabajo y las necesidades del cliente.

2. Calidad de la comunicacin
Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas,
constructivas, completas y oportunas.
3. Errores y omisiones
Si una comunicacin final contiene un error u omisin significativa, el director
ejecutivo de auditora debe comunicar la informacin corregida a todas las
personas que recibieron la comunicacin original.
4. Declaracin de incumplimiento con las normas
Cuando el incumplimiento con las Normas afecta a una tarea especfica, la
comunicacin de los resultados debe exponer:

Las Normas con las cuales no se cumpli totalmente.

Las razones del incumplimiento.

El impacto del incumplimiento en la tarea.

5. Difusin de resultados
El auditor lder de auditora debe difundir los resultados a las personas
apropiadas.

El auditor lder de auditora es responsable de comunicar los resultados

finales a las personas que puedan asegurar que se dan a los resultados
la debida consideracin.

El auditor lder de auditora es responsable de comunicar los resultados

finales de los trabajos de consultora a los clientes.

Durante los trabajos de consultora pueden ser identificadas cuestiones

referidas a gestin de riesgo, control y gobierno. En el caso de que estas
cuestiones sean significativas, debern ser comunicadas a la direccin
superior y al Consejo.

6. Supervisin del progreso

El auditor lder de auditora debe establecer y mantener un sistema para
supervisar la disposicin de los resultados comunicados a la direccin.

El director ejecutivo de la auditora debe establecer un proceso de

seguimiento para supervisar y asegurar que las acciones de la direccin
hayan sido efectivamente implantadas o que la direccin superior ha
aceptado el riesgo de no tomar accin.

La actividad de auditora interna debe supervisar la disposicin de los

resultados de los trabajos de consultora, hasta el grado de alcance
acordado con el cliente.

Control del documento

Nombre

Cargo

Lina Lorien
Rivera Cruces

Instructor
virtual

Rachman
Bustillo
Martnez
Andrs Felipe
Velandia
Espitia

Guionista
Lnea de
Produccin
Guionista
Lnea de
Produccin

Revisin

Adaptacin

Dependencia
Centro
Agroempresarial
del Oriente Vlez
Regional
Santander
Centro
Agroindustrial.
Regional Quindo
Centro
Agroindustrial.
Regional Quindo

Fecha
Diciembre
de 2012

Abril de
2013
Abril de
2013