Unidad N5

Tema 1. Generalidades del informe de auditora y

recopilacin de evidencias, documentacin y
observaciones
La gerencia de la empresa y las unidades organizativas
auditadas tienen el derecho de ser informadas
peridicamente sobre el transcurso de la auditora y sobre
los resultados intermedios obtenidos. El informe reviste tanta
importancia como la auditora misma, el fin es garantizar la
transparencia del anlisis y permitir que tanto los
responsables como los afectados tengan la posibilidad de
participar en su configuracin.
El informe puede ser verbal o escrito. Bsicamente, despus de la finalizacin
de los anlisis en cualquier unidad organizativa relevante, se debera entregar
un informe verbal en forma de conferencia final.
Los resultados de la auditora preliminar deben documentarse por escrito y, en
principio, slo concebidos exclusivamente para uso interno. Los informes
deben elaborarse de manera breve o detallada, segn a quien vayan dirigidos y
estar estructurados en forma clara, concisa y precisa.
Para las deficiencias determinadas se proponen medidas o se emiten
recomendaciones que deben conducir a una correccin de las desviaciones
entre valores de referencia y valores reales. Las medidas/recomendaciones
pueden desglosarse, por ejemplo, en aquellas relativas a la gerencia, a la
organizacin, la tcnica y la formacin. Las medidas/recomendaciones
desarrolladas para dichos sectores deben subdividirse en las siguientes
prioridades:
Medidas
inmediatas
(periodo
de
realizacin,
por
ejemplo
aproximadamente 3 meses).
Medidas a corto plazo (perodo de realizacin, por ejemplo,
aproximadamente 1 ao).
Medidas a largo plazo (perodo de realizacin, por ejemplo,
aproximadamente 3 aos).
De acuerdo a la comparacin de valores de referencia y valores reales y
de medidas, en la auditora preliminar se debera desarrollar el programa
de calidad para la empresa, aqu se pueden contraponer:
Objetivos empresariales.
Medidas.
Hitos para el control de xitos.

 Responsabilidades.
Objetivos del informe de auditora

Informacin de la gerencia.
Documentacin de la situacin real, evaluacin de la situacin
determinada y plan de medidas.
Informacin del personal de la empresa, iniciacin de operaciones
correctivas.

Los contenidos de los informes se orientan en los grupos objetivos o

destinatarios. Los destinatarios de informes pueden ser:

Socios (informe muy breve).

Gerencia.
Responsables de las unidades organizativas/unidades operativas.
Jefes de instalaciones.
Departamento administrativo.
Departamento legal.
Marketing.

Los conocimientos y medidas relevantes para cada grupo meta deben ser
elaboradas especficamente para el mismo.
De acuerdo con la reglamentacin, el informe final de una auditora preliminar
debera contener lo siguiente:

Informaciones generales, por ejemplo:

Objetivo de la auditora preliminar/auditora de calidad.
Destinatarios del informe, alcances de la auditora preliminar.
Equipo auditor.
Perodo en el que fue realizada la auditora.
Descripcin de la empresa (cuadro resumido).

Fundamentos de la auditora preliminar, por ejemplo:

Descripcin de la empresa (detallada segn unidades auditadas).

Fundamentos legales.
Listas de control empleadas, guas para entrevistas, entre otras.

Comprobaciones de la auditora, por ejemplo:

Deficiencias en el sistema de gestin.

Deficiencias en la organizacin.
Tcnicas.

Mtodos de anlisis.
Infracciones de leyes.
Comprobaciones positivas.
Medidas efectivas en cuanto a costo.

Recomendaciones, por ejemplo:

Planes de medidas para la gerencia.

Planes
de
medidas
para
la
organizacin.
Medidas en el sector de instalaciones
tcnicas.
Medidas en el sector de formacin y
perfeccionamiento de la estimacin
de costos y rentabilidad

Preparacin y estructura del informe de auditora

1. Preparacin del informe de auditora
Se prepara bajo la direccin de auditor jefe, quien es responsable de que sea
preciso y completo. Los temas a incluir en el informe de auditora deben ser
aquellos establecidos en el plan de auditora. Cualquier cambio deseado en el
momento de preparar el informe debe ser acordado con las partes
concernientes.
2. Contenido del informe de auditora
Una vez concluida la reunin final, la actividad que seguidamente se efecta es
la elaboracin del informe final:
Este es responsabilidad del auditor jefe y ha de ser un escrito exacto y
completo. Deber reflejar todos los aspectos de la auditora, tanto del contenido
como de la forma en que se ha llevado a cabo.

El contenido del informe se ajustar, en general a lo siguiente:

Objetivo y alcance de la auditora.

Identificacin del equipo auditor.
Personas responsables del rea auditada.
Detalles del plan de auditora.
Identificacin de los documentos de referencia en base a los cuales se
ha llevado a cabo la auditora.

 Desarrollo de la auditora y juicio del equipo auditor del grado de

cumplimiento.
Las observaciones de no conformidades.
Lista de distribucin del informe.
El informe final ser distribuido de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento, pero generalmente se entrega al responsable de calidad y al
auditado.
Hay que tener en cuenta que los informes se utilizan como datos de partida
para las revisiones de la direccin, por lo que constituyen un registro de calidad
que debe enviarse a la direccin general.
Finalmente, es necesario que se realice el seguimiento y comprobacin de la
eficacia del sistema de calidad.
El auditado, junto con el responsable de calidad, sern los encargados de
iniciar las acciones correctivas necesarias para paliar las no conformidades
detectadas durante la auditora. Ambos tambin llevarn a cabo el seguimiento
y posterior cierre de dichas acciones correctivas, una vez se haya comprobado
su eficacia.
Despus de lo expuesto, se puede afirmar que las auditoras internas de
calidad son una importante herramienta en la gestin de la empresa. A travs
de ellas se comprueba la implantacin del sistema de calidad, su adaptacin a
la empresa y su tendencia hacia la mejora
continua.
3. Distribucin del informe de auditora
El informe de auditora debe ser enviado
al cliente por el auditor jefe. La distribucin
del informe de auditora debe ser
determinado por el cliente de acuerdo con
el plan de auditora. El auditado debe
recibir una copia del informe, salvo que el
cliente lo excluya especficamente. Toda
distribucin adicional del informe fuera de
la organizacin, requiere el permiso del
auditado. Los informes de auditora son
propiedad exclusiva del cliente y su confidencialidad debe ser respetada y
protegida adecuadamente por los auditores y por todos los receptores del
informe.
El informe de auditora debe ser emitido dentro del plazo de tiempo acordado,
de acuerdo con el plan de auditora. Si esto no fuera posible, se deben

comunicar formalmente las razones de la demora, tanto al cliente, como al

auditado y se debe establecer una nueva fecha de emisin.
4. Finalizacin de la auditora
La auditora finaliza cuando todas las actividades de auditora planeadas han
sido llevadas a cabo o acordadas de otro modo con el cliente de auditora (por
ejemplo, puede presentarse una situacin inesperada que no permita que la
auditora sea completada de acuerdo al plan).
5. Realizacin de seguimiento a la auditora
Dependiendo de los objetivos, las conclusiones de la auditora pueden indicar
la necesidad de acciones correctivas, preventivas, o de mejora. Tales acciones
generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de
tiempo acordado. Segn sea apropiado, el auditado deber mantener
informados a los que gestionan el programa de auditora y al equipo auditor
acerca del estatus de estas acciones.
La finalizacin y efectividad de estas acciones deber ser verificada, esta
supervisin puede ser parte de una auditora posterior.

Recopilacin, evidencias y documentacin

La informacin apropiada debe ser recopilada, analizada,
interpretada y documentada para ser utilizada como
evidencia de la auditora en un proceso de verificacin y
evaluacin para determinar si los criterios de la auditora se
estn cumpliendo.
La evidencia de la auditora debe ser de tal calidad y cantidad que los auditores
de calidad competentes, trabajando independientemente, deben llegar a
resultados de auditora similares a los de la evaluacin de la misma evidencia,
frente a los mismos criterios de la auditora.
La evidencia de la auditora debe ser recolectada por medio de entrevistas,
revisin de documentos y a travs de la observacin de actividades y
condiciones.
La informacin recopilada por medio de entrevistas, debe ser verificada a
travs de la adquisicin de informacin de respaldo de fuentes independientes
como observaciones, registros y resultados de medidas existentes.
Declaraciones que no puedan ser confirmadas, deben ser identificadas como
tales.

Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y

los procedimientos para as asegurar un control efectivo de calidad de los
procesos de muestreo y medicin.
La recoleccin de evidencias se basar en la norma de referencia. Las
actividades mnimas son:

Comprobar el cumplimiento de lo establecido en el manual de la calidad

y en los procedimientos a travs de la evidencia objetiva y conforme al
plan de auditora.
Registrar las no conformidades.
Utilizar lenguaje simple.
Informar al auditado sobre las no conformidades y sobre los puntos
positivos encontrados, asegurando as su entendimiento.

Cmo seleccionar evidencias

Recoleccin de la
informacin
Fuentes de informacin
Recoleccin mediante muestreo

Informacin

Verificacin

Evidencia
Hallazgo

Evaluacin versus Criterios

Revisin

Conclusin de
auditora

Documentacin de observaciones
Se consideran observaciones todos aquellos hallazgos que evidencian puntos
dbiles y comentarios generales efectuados durante la evaluacin, y que
deberan ser considerados por el solicitante para el mejoramiento de sus
procesos o para prevenir potenciales no conformidades. Aspectos positivos o
notables relacionados a los requisitos, detectados por el equipo evaluador,
tambin se consideran observaciones.

Una observacin es una evidencia objetiva

hallada por el auditor lder y que en s misma no
justifica ser registrada como una no
conformidad,
sin
embargo,
debe
ser
investigada. Una observacin no detiene el
proceso de certificacin, no obstante, si se
contesta, el auditor revisar la respuesta del
auditado y confirmar sus comentarios.
Documentar los resultados de la auditora es
tan importante como la auditora misma. Es
necesario contar con la capacidad de
comunicar lo que se observ, resaltando las
conclusiones de forma clara, precisa y
constructiva, en vez de disciplinaria u ofensiva.
Los informes de auditora contendrn lo siguiente:

Observaciones: situaciones comunes y corrientes que elogian procesos

que funcionan muy bien o que quizs exigen mayor investigacin. Las
observaciones no indican desviaciones o incumplimientos.

Hallazgos menores: desviacin o falla en el cumplimiento de las

especificaciones que pone en riesgo la calidad del producto o servicio.
Quiz se trata slo de un desliz aislado en un procedimiento. Los
hallazgos menores tambin se describen como aspectos de
mejoramiento continuo.

Hallazgos mayores: falla en el cumplimiento de las especificaciones que

pone en riesgo la calidad del producto o servicio. Ausencia de un
procedimiento indispensable. Ruptura total del proceso o procedimiento.
Los hallazgos mayores tambin se describen como aspectos varados.
Muchos hallazgos menores en la misma rea podran considerarse un
aspecto varado. Un nmero muy significativo de hallazgos menores en
los resultados de una auditora se considerara un hallazgo mayor.

Actividades en la documentacin de Observaciones

El equipo evaluador puede levantar observaciones contra requisitos de
acreditacin que la organizacin modificar o agregar en el futuro,
siempre y cuando el solicitante est informado previamente de stos
cambios.
El solicitante no tiene la obligacin de incluir las observaciones en el plan
de acciones correctivas que presenta a la organizacin. El grupo auditor

no podr tomar decisiones basndose en las observaciones del equipo

evaluador.
Durante las evaluaciones de seguimiento el equipo evaluador debera
tomar en cuenta las observaciones realizadas en evaluaciones previas,
con el fin de verificar que no se hayan convertido en no conformidades.
Si los requisitos de acreditacin han sido modificados o ampliados por la
organizacin y el solicitante no ha tomado acciones al respecto, las
observaciones previas podran ser registradas como no conformidades.

Control del documento

Nombre

Cargo

Lina Lorien
Rivera Cruces

Instructor
virtual

Rachman
Bustillo
Martnez
Andrs Felipe
Velandia
Espitia

Guionista
Lnea de
Produccin
Guionista
Lnea de
Produccin

Revisin

Adaptacin

Dependencia
Centro
Agroempresarial
del Oriente Vlez
Regional
Santander
Centro
Agroindustrial.
Regional Quindo
Centro
Agroindustrial.
Regional Quindo

Fecha
Diciembre
de 2012

Abril de
2013
Abril de
2013