MANUAL DE CRITERIOS TCNICOS PARA LA

ADMINISTRACIN Y MANTENIMIENTO DE LA
MAQUINARIA, EQUIPOS E IMPLEMENTOS
1.- INTRODUCCION
El presente Manual se ha elaborado con la finalidad de normar, ordenar, orientar y
supervisar las actividades que se desarrollan en la administracin y mantenimiento
de la maquinaria transferida al Gobierno Regional.
En tal sentido, se establecen las reas de trabajo y funciones del Programa de
Maquinaria Agrcola, Agroindustrial y Pesada (PMAAP), como rgano de
Direccin y la Direccin Regional Agraria La Libertad (DRALL).
Se ha diseado la Estructura Orgnica del PMAAP en la DRALL, dividido en el
Sub Programa de Maquinaria Agrcola y Agroindustrial y el Sub Programa de
Maquinaria Pesada sobre la cual se desarrollar la administracin de la maquinaria.
Se establecen los niveles de autoridad, coordinacin, funciones del personal y
responsabilidades en la DRALL.
Se definen los Procedimientos para la prestacin de servicios con maquinaria en el
mbito de la DRALL. En el caso de maquinaria agrcola y agroindustrial se
establece un modelo de contrato a suscribirse entre la DRALL y el Usuario,
considerando una tarifa horaria que est basada en la estructura de costos que se
anexa.
Se ha diseado formatos para el registro, control de las actividades y manejo de la
maquinaria, ordenndolos por tipo de actividad como: operacin, mantenimiento,
financiero y movimiento de almacn; consolidndose la informacin general en
Reportes que sern enviados a la sede del Gobierno Regional.
Asimismo para la administracin de la maquinaria, se ha bosquejado un sistema de
codificacin, tambin se ha elaborado cuadros de las caractersticas tcnicas y
cartillas tcnicas para el servicio de mantenimiento preventivo.
Finalmente, se recomienda contratar una Pliza de Seguros contra todo riesgo y de
responsabilidad civil; para cubrir accidentes que puedan ocurrir en el transcurso de
las labores en general.

2.-OBJETIVOS
Normar, ordenar, orientar y supervisar las actividades que se desarrollen en la
administracin y mantenimiento de la maquinaria en la DRALL.
Lograr la utilizacin ptima y efectiva de la maquinaria transferida al Gobierno
Regional.

3.-ALCANCES
El presente manual ser de aplicacin por la DRALL, al tener asignada lo descrito
en las reas de trabajo.

4.-AREAS DE TRABAJO

. Sub Programa de Maquinaria Agrcola y Agroindustrial

. Sub Programa de Maquinaria Pesada
5.-FUNCIONES
5.1.- Del Gobierno Regional
1.- Normar, Ordenar, Orientar y supervisar las actividades que se desarrollan
en la administracin y mantenimiento de la maquinaria, en el mbito de la
DRALL.
2.- Evaluar tcnicamente las propuestas de contratacin del personal tcnico y
administrativo que estar a cargo de la maquinaria en la DRALL.
3.- Supervisar a la DRALL para que cumpla con mantener la maquinaria e
implementos en ptimas condiciones de operatividad (mantenimiento y
reparacin), orientndolas para que dicha maquinaria sea utilizada en
labores propias para la cual fueron diseadas.
4.- Formular el Plan de Asistencia Tcnica y Capacitacin a nivel regional,
estableciendo niveles de capacitacin para el personal encargado del
manejo tcnico-administrativo de la maquinaria, proporcionando los
conocimientos administrativos, inherentes al manejo de la maquinaria.
5.- Coordinar con los rganos respectivos las acciones a tomar, en el marco del
Plan de Contingencia, de modo que se cuenten con la participacin eficaz
de la maquinaria, en caso de emergencia.

5.2.- De la DRALL
1.- Organizar el Frente de Trabajo, para la administracin, operacin,
conservacin y mantenimiento de la maquinaria.
2.- Contratar al personal tcnico y administrativo responsable de la
maquinaria, previa evaluacin del Gobierno Regional.
3.- Programar los servicios de mantenimiento acorde a los periodos
establecidos por el fabricante, debiendo disponer se aperture por cada

mquina la Carpeta de Mquina y Cuaderno de Bitcora, de acuerdo a

los formatos que se indican en el presente manual.
4.- Garantizar la asistencia obligatoria del personal tcnico de maquinaria en
los cursos de capacitacin programados por la DRALL y el Gobierno
Regional.
5.- Cumplir estrictamente con las Normas y Directivas relacionadas con la
administracin de los recursos directamente recaudados por la prestacin
por servicios de la maquinaria, estableciendo medidas de control
administrativo para asegurar el autosostenimiento de la operacin de la
maquinaria.
6.- Asignar un fondo reembolsable Caja Chica para la adquisicin y/o
servicios menudos y no programables que garanticen el auxilio oportuno
de las mquinas en caso de averas durante la ejecucin de labores.
7.- Realizar los inventarios necesarios para mantener actualizada la
informacin acerca del estado de operatividad de la maquinaria.
8.- Reportar permanentemente al Gobierno Regional, la informacin
relacionada a la maquinaria, de acuerdo a lo establecido en el presente
manual.
10.- Suscribir contratos y convenios con las Instituciones Pblicas y Privadas
para la participacin de la maquinaria a su cargo, en proyectos de
Desarrollo Agrario y obras de desarrollo regional que requieran la
participacin de la maquinaria, dndole el uso para los cuales fueron
diseados.
11.- Cumplir y hacer cumplir con lo dispuesto en el presente manual.

6.- DE LA ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL PMAAP EN LA DRA LA LIBERTAD

DRALL

PROGRAMA DE MAQUINARIA
AGRCOLA Y PESADA
(COORDINADOR)

SUB-PROGRAMA DE
MAQUINARIA
AGRICOLA Y
AGROINDUSTRIAL
(SUPERVISOR)

Asistente de
Operacin

SUB-PROGRAMA DE
MAQUINARIA
PESADA
(SUPERVISOR)

Responsable
de
Mecnica

Ayudante de
Mecnico

Asistente de
Operacin

7.- DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL EN LA DRALL

7.1. - Del Coordinador de el Programa Maquinaria Agrcola,
Agroindustrial y Pesada
1.- Reportar y mantener informado al Director Regional Agrario.
2.- Asesorar al Director Regional Agrario, sobre aspectos tcnicos de
operatividad de la maquinaria.
3.- Proponer el Plan de Trabajo en relacin a la operatividad de la maquinaria,
para su aprobacin por parte de la DRALL.
4.- Cumplir con la distribucin y disposicin de la maquinaria en los Frentes
de Trabajo, a solicitud y en coordinacin con las Agencias Agrarias.
5.- Velar por el desarrollo de las actividades de la maquinaria en la DRALL,
haciendo cumplir los lineamientos, polticas y estrategias establecidas por
el Gobierno Regional a travs de la DRALL.
6.- Proponer a la DRALL, el cuadro de necesidades del personal calificado,
para su evaluacin y aprobacin.
7.- Es responsable del personal administrativo y de campo relacionado con la
operatividad de la maquinaria, evalundolos permanentemente.
8.- Visar los contratos o convenios de prestacin de servicios de la maquinaria,
para la firma del Director Regional Agrario.
9.- Supervisar permanentemente las
instrucciones.

zonas

de trabajo,

impartiendo

10.- Visar los requerimientos presupuestales, para la atencin de las

necesidades de la maquinaria en la DRALL.
11.- Autorizar el abastecimiento de combustible y lubricantes requeridos par la
maquinaria.
12.- Dar conformidad a las rdenes de compra y servicios referentes a gastos
ejecutados en la maquinaria, para su atencin por parte del Director de
Administracin de la DRALL.
13.- Dar conformidad a los servicios de mantenimiento y/o reparacin de la
maquinaria.
14.- Verificar y consolidar la informacin del tipo operacional, mantenimiento,
financiero, movimientos de almacn, control de personal y otros que se
generen, para su presentacin al Director Regional Agrario y posterior
envo al Gobierno Regional.

15.- Llevar el control e inventario permanente de la maquinaria a su cargo,

evalundola continuamente, para mantener informado a Director Regional
Agrario.
16.- Proveer la documentacin e informacin que requieran las comisiones de
supervisin y auditora.
17.- Informar al Director Regional Agrario, sobre el logro de los objetivos y
metas alcanzadas; as como las deficiencias presentadas en el Frente de
Trabajo, en el cumplimiento de sus funciones.
18.- El Coordinador del Programa asumir a su vez la responsabilidad de
supervisor de uno de los Sub Programas, con el fin de administrar con
criterio de racionalidad.
19.- Otras labores que le asigne el inmediato superior.

7.2.- Del Supervisor de Sub-Programa

1.- Ejecutar las directivas planificadas para el Frente de Trabajo.
2.- Efectuar la programacin diaria, a fin de brindar el servicio de maquinaria
en forma oportuna.
3.- Formular los Partes de Trabajo de la maquinaria para la prestacin de
servicios u otro, autorizando la salida de la maquinaria con el operador,
para la atencin respectiva.
4.- Supervisar los trabajos que se ejecutan, otorgando el visto bueno en el
Parte de Trabajo.
5.- Supervisar la adecuada operacin (manejo) de los operadores de cada
maquinaria y equipo diverso, informando al Coordinador de la Maquinaria
de cualquier anormalidad.
6.- Verificar el correcto llenado de los Partes de Trabajo y Bitcora de cada
maquina.
7.- Controlar al personal de campo a su cargo verificando el cumplimiento de
sus funciones.
8.- Consolidar los Partes de Trabajo, consumo de combustible, uso de
repuestos y mantenimientos realizados por cada maquina en el Frente de
Trabajo.
9.- Elaborar la Carpeta de Mquina de la maquinaria asignada y verificar el
correcto llenado de las Bitcoras.
10.-Garantizar la operatividad de la maquinaria, en obra o campo, en el mbito
que le sea asignado.

11.- Formular ante el Coordinador de la Maquinaria, los requerimientos para el

mantenimiento y reparacin de la maquinaria.
12.- Supervisar el mantenimiento y/o reparacin de la maquinaria a su cargo.
13.- Coordinar e informar al Coordinador de Maquinaria, la ejecucin de las
actividades en el cumplimiento de sus funciones.
14.- Otras labores que le asigne el inmediato superior.

7.3.- Del Responsable de Mecnica

1.- Planificar el reflotamiento de la mquina y equipos.
2.- Elaborar un programa de mantenimiento preventivo de la maquinaria.
3.- Mantener operativa la maquinaria e implementos del Frente de Trabajo.
4.- Efectuar el requerimiento de insumos, repuestos y herramientas, en
coordinacin con el mecnico respectivo.
5.- Autorizar al mecnico la atencin de los pedidos de servicios de
mantenimiento y reparacin solicitados por el operador.
6.- Llevar un control del mantenimiento efectuado a cada maquinaria.
7.- Hacer cumplir el correcto llenado de los formatos de mantenimiento.
8.- Controlar que en cada mquina cuando ingresa o sale del frente de trabajo
se le efecte el inventario y evaluacin respectiva, para su registro y
control.
9.- Consolidar mensualmente el mantenimiento preventivo realizado a la
maquinaria.
10.- Coordinar e informar al Coordinador de la Maquinaria la ejecucin de sus
actividades en el cumplimiento de sus funciones.
11.- Otras labores que le asigne el inmediato superior

7.4.- Del Asistente de Operacin

1.-Elaboracin de los requerimientos presupuestales para VB del
Coordinador de Maquinaria.
2.- Orientar la previsin de necesidades de los suministros y servicios.

3.- Brindar atencin oportuna a los requerimientos y/o necesidades

relacionada a la operacin de la maquinaria.
4.- Mantener actualizado el registro de proveedores que abastezcan bienes y/o
servicios relacionados con maquinaria.
5.- Coordinar con la Oficia de Administracin de la DRA para apoyar en las
cotizaciones de bienes y/o servicios requeridos, en concordancia con las
normas administrativas vigentes.
6.- Coordinar con la Oficina de Administracin de la DRA para la elaboracin
y emisin de los reportes referentes a los Recursos Directamente
Recaudados por la prestacin de servicios con la maquinaria.
7.- Mantener informado al Coordinador de la maquinaria sobre los
compromisos econmicos contrados para la operatividad de la
maquinaria.
8.- Reportar la utilizacin de repuestos y lubricantes requeridos para la
operacin, mantenimiento y/o reparacin de la maquinaria.
9.- Ordenamiento y control de los archivos propios de la Administracin.
10.- Apoyo en la
servicios.

elaboracin de solicitud de viticos por comisin de

11.- Revisar la documentacin sustentatoria, para la rendicin de viticos por

comisin de servicios.
12.- Supervisar y evaluar las actividades de Almacenero relacionado a los
movimientos de bienes efectuados en el almacn.
13.- Supervisar y evaluar las actividades del Digitador referente a la
reparacin, manejo y emisin de informacin relacionada a la maquinaria.
14.- Coordinar e informar al Coordinador de la Maquinaria la ejecucin de sus
actividades en el cumplimiento de sus funciones.
15.- Otras labores que le asigne el inmediato superior.

Adems se realizar la contratacin de Ayudantes de Mecnico, Operadores y/o

Digitador Almacenero, de requerirse el caso y en forma temporal, los cuales
tendrn las siguientes funciones:

A- Del Ayudante de Mecnico

1.- Ejecutar los programas de mantenimiento de cada mquina.
2.- Efectuar la atencin de los pedidos de servicios de mantenimientos y
reparaciones menores, a la brevedad posible, solicitados por el operador.
3.- Mantener operativa la maquinaria e implementos del Frente de Trabajo.
4.- Mantener ordenado y limpio su ambiente de trabajo.
5.- Solicitar al Jefe de Taller Supervisor de Operaciones Mecanizadas, las
necesidades de insumos, repuestos y herramientas.
6.- Coordinar e informar al Jefe de Taller Supervisor de Operaciones
Mecanizadas, la ejecucin de sus actividades en el cumplimiento de sus
funciones.
7.- Otras labores que le asigne el inmediato superior.

B.- Del Operador

1.- Recepcionar la maquinaria que se le asigne, segn inventario y firmar en
seal de conformidad.
2.- Revisar diariamente el estado de su mquina segn lo indicado en el
manual de mantenimiento correspondiente y de acuerdo a lo establecido en
la cartilla para el operador.
3.- Mantener el record de mantenimiento, registrando diariamente los
hormetros, kilometraje y ocurrencias diarias de la unidad a su cargo
anotando en la Bitcora.
4.- Verificar la cantidad de combustible y lubricantes suministrado a su
unidad, firmando obligatoriamente las boletas de abastecimiento.
5.- Usar correctamente la unidad asignada, brindando la atencin adecuada a
cada usuario en la prestacin del servicio con la maquinaria, firmando el
Parte de Trabajo en conformidad con los trabajos ejecutados.
6.- Est prohibido de efectuar trabajos no autorizados con la maquinaria a su
cargo.
7.- Est prohibido de conducir la mquina en estado de ebriedad, transportar
cualquier persona ajena a la institucin o que no estn autorizadas,

asimismo, no debe permitir que terceras personas utilicen y/o maniobren la

mquina.
8.- Informar y solicitar al Supervisor de Operaciones Mecanizadas la atencin
de cualquier falla ocurrida en la mquina a su cargo.
9.- Firmar en seal de conformidad los formatos de mantenimiento y/o
reparacin realizados en la mquina a su cargo.
10.- Mantener ordenada y limpia la mquina y accesorios asignada,
conservando la buena presencia, realizando los servicios diarios de
engrase, ajuste de pernos y eliminacin de impurezas en el sistema de
rodamiento.
11.- Cuidar y mantener las herramientas y accesorios asignados a la mquina y
equipos. Cualquier perdida o extravo por negligencia ser asumida por su
persona.
12.- Apoyar al mecnico en las tareas de mantenimiento y/o reparacin de la
mquina asignada.
13.- Informar al Supervisor de Operaciones Mecanizadas, la ejecucin de sus
actividades en el cumplimento de sus funciones.
14.- Otras labores que se le asigne el inmediato superior.

C.- Del Digitador - Almacenero

1.- Tener actualizado, toda la informacin resultante
desarrolladas en el frente de trabajo.

de las operaciones

2.- Elaborar la documentacin correspondiente, para el VB del Coordinador

de la Maquinaria.
3.- Tener un registro ordenado actualizado del personal contratado, del Frente
de Trabajo.
4.- Mantener un archivo ordenado y clasificado de todos los documentos
emitidos por el Frente de Trabajo.
5.- Recepcionar los bienes provenientes de maquinaria, rechazando aquellos
que se encuentran con defectos o deteriorados.
6.- Mantener ordenado y clasificado cada uno de los bienes ingresados al
almacn, registrndolo en el Bincard.
7.- Dar salida a los bienes registrndolos en las tarjetas de Bincard y emitir el
documento correspondiente.

8.- Realizar, por lo menos, un inventario mensual de los bienes relacionados a

la maquinaria e informar al Asistente Administrativo de los saldos
existentes.
9.- Llevar un registro de bienes en desuso y/o recambio indicando su
procedencia y caracterstica.
10.- Suministrar el combustible y lubricantes a utilizarse en cada mquina.
11.- Coordinar e informar al Coordinador de la Maquinaria la ejecucin de sus
actividades en el cumplimiento de sus funciones.
12.- Otras labores que le asigne el inmediato supervisor.

8.-

DEL PROCEDIMIENTO
SERVICIOS

PARA

LA

PRESTACION

DE

8.1.- Con la Maquinaria Agrcola

1.- El uso de la Maquinaria e implementos Agrcolas debern destinarse
especialmente a prestar servicios de alquiler a pequeos y medianos
productores.
2.- La prestacin de servicios con la Maquinaria Agrcola est sujeta a la
aplicacin de una tarifa horaria, basada en una estructura de costos que
permita el autosostenimiento de la operacin de la maquinaria.
3.- Mediante Resolucin Directoral se aprobar la Estructura de Costos y
Rango de Tarifas para la prestacin de servicios con la maquinaria.
4.- La DRALL emitir la respectiva Resolucin Directoral aprobando las
tarifas para cada tipo de mquina, remitiendo copia de la misma al
Gobierno Regional.
5.- Una vez, convenido la modalidad del servicio entre la DRALL y el usuario,
se suscribir en contrato o convenio de prestacin de servicios con
maquinaria en formato pre-numerado.
6.- El usuario har efectivo el pago correspondiente por la prestacin del
servicio, en la Administracin de la DRALL/ Agencia Agraria / Sede
Agraria, de acuerdo a lo pactado en el contrato o convenio
correspondiente.
7.- El Coordinador de la Maquinaria o el Supervisor de Operaciones
Mecanizadas autorizar al Operador, para la atencin correspondiente,
disponindose el desplazamiento de la maquinaria al lugar concertado,
para cumplir con la actividad en el tiempo pactado.
8.- Al trmino del trabajo diario, realizado por la maquinaria, el usuario
firmara el Parte de Trabajo, en seal de conformidad.

8.2.- Con La Maquinaria Pesada

1.- El uso de la Maquinaria Pesada estar destinado principalmente a cubrir la
demanda y necesidades de las obras que ejecuta el Ministerio de
Agricultura a travs del Programa de Encauzamiento de Ros y Proteccin
de Estructuras de Captacin (PERPEC).
2.- Cuando el PERPEC no utilice la totalidad de maquinaria en obras
encargadas por el Ministerio de Agricultura en el mbito de la DRA La
Libertad se podrn establecer convenios de Prestacin de Servicios con
Instituciones Publicas, Privadas o Gobiernos Locales para ejecutar obras

que estn de acuerdo al uso de la maquinaria y de acuerdo a la aplicacin

de una tarifa horaria donde se debe tener en consideracin una estructura
de costos que cubra los gastos de operacin (combustible, mantenimiento,
reparacin, operador, etc.) y posesin (administracin, personal,
depreciacin, seguro, etc.) de la maquinaria.
3.- Mediante Resolucin Directoral se aprobar la Estructura de Costos y
Rango de Tarifas para la prestacin de servicios con la maquinaria.
4.- El usuario har efectivo el pago correspondiente por la prestacin del
servicio, en la Administracin de la DRALL de acuerdo a lo pactado en el
convenio correspondiente.
5.- El Coordinador de la Maquinaria autorizar al Operador, para la atencin
correspondiente, disponindose el desplazamiento de la maquinaria al
lugar indicado, para cumplir con la actividad.
4.- Para el control de las horas ejecutadas por la maquinaria se llenar
diariamente el parte diario de trabajo, visado por el operador y por el
contratante y el Coordinador del Programa de Maquinaria Pesada.

9.- DE LOS FORMATOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE

LAS ACTIVIDADES DE LA MAQUINARIA EN EL FRENTE DE
TRABAJO
9.1.-De la Descripcin de los Reportes
- Reporte N 01: Reporte Mensual de los Depsitos por Alquiler de
Maquinaria Agrcola (Tractores)

Este reporte tiene la finalidad de informar los Recursos Directamente

Recaudados por la prestacin de servicios de la Maquinaria e Implementos
Agrcolas, en un mes especifico, indicndose la fecha, horas de servicio,
monto recaudado, valor de venta, IGV depsito a la cuenta corriente de la
DRALL. El reporte deber contar con la firma del Tesorero de la DRALL,
del Coordinador de la Maquinaria, del Administrador de la DRALL y el
Director Regional Agrario.

- Reporte N 02: Reporte Mensual de los Depsitos por Alquiler de

Maquinaria Agrcola del Programa 2 KR (Cosechadoras)

Este reporte tiene la finalidad de informar los Recursos Directamente

Recaudados por la prestacin de servicios con la Maquinaria e
Implementos Agrcolas 2 KR, en un mes especifico, indicndose la fecha,
horas de servicio , monto recaudado, valor de venta, IGV depsito a la
cuenta corriente de la DRALL. El reporte deber contar con la firma del
Tesorero de la DRALL, del Coordinador de la Maquinaria y del
Administrador de la DRALL y el Director Regional Agrario.

- Reporte N 03: Reporte Mensual de Gastos de Maquinaria Agrcola

Este reporte tiene por finalidad informar, los gastos efectuados durante un
mes, con los Recursos Directamente Recaudados por la prestacin de
servicio de la Maquinaria, asimismo en dicho reporte se indicar la fecha
de adquisicin, comprobante de pago (boleta o factura) , N O/P (Orden de
Pago de la DRALL), proveedor , concepto, cantidad y gastos segn
partida. El reporte deber contar con la firma del Coordinador de la
Maquinaria, del Administrador y el Director Regional Agrario.

- Reporte N 04: Reporte Mensual de Operaciones de la Maquinaria

Agrcola

Este reporte tiene por finalidad informar, las operaciones mecanizadas,

desarrolladas durante el mes, por cada una de las mquinas agrcolas;
dichas operaciones estn, referidas a N de horas efectivas de servicio, N
de beneficiarios, consumo de combustible y recaudacin por las horas de
servicio. El reporte deber contar con la firma del Coordinador de la
Maquinaria y del Director Regional Agrario.

- Reporte N 05: Reporte Mensual de Operaciones de la

Maquinaria Pesada
Este reporte tiene por finalidad informar las operaciones mecanizadas,
desarrolladas durante el mes, por cada una de las mquinas pesadas; dichas
operaciones estn referidas al N de horas maquinas trabajadas o
Kilmetros recorridos y consumo de combustible. El reporte debela contar
con la firma del Coordinador de la Maquinaria Pesada y de Director
Regional Agrario.

- Reporte N 06: Reporte Mensual de Ubicaron y Estado de

Tractores y Cosechadoras Agrcolas
Este reporte tiene por finalidad informar mensualmente la ubicacin y el
estado actual (operativos e inoperativos) de todos los Tractores y
Cosechadoras Agrcolas, dicha ubicacin debe ser reportada segn las
marcas y modelos de los tractores y cosechadoras que estn asignadas a la
Regin. El reporte deber contar con la firma del Coordinador de
Maquinaria y el Director Regional Agrario.

- Reporte N 07: Reporte Mensual de Ubicacin y Estado de

Implementos Agrcolas
Este reporte tiene por finalidad informar mensualmente, la ubicacin y el
estado actual (operativos e inoperativos) de todos los Implementos
Agrcolas, dicha ubicacin debe ser reportada segn las marcas y modelos
de los implementos que estn asignados a la DRALL. El reporte deber

contar con la firma del Coordinador de la Maquinaria y del Director

Regional Agrario.

- Reporte N 08: Reporte Mensual de Ubicacin y Estado de

Maquinaria Pesada
Este reporte tiene por finalidad informar mensualmente la ubicacin y el
estado actual (operativos e inoperativos) de toda la Maquinaria Pesada;
dicha ubicacin debe ser reportada segn las marcas y modelos de cada
maquina El reporte deber contar con la firma del Coordinador de
Maquinaria y del Director Regional Agrario.

- Reporte N 09: Reporte Mensual de Ubicacin y Estado de la

Maquinaria Agroindustrial China

Este reporte tiene por finalidad informar en forma consolidada, la

ubicacin y el estado situacional de toda la Maquinaria Agroindustrial
China. El reporte deber contar con la firma del Coordinador de
Maquinaria y del Director Regional Agrario.

- Reporte N 10: Reporte Mensual de Mantenimiento Preventivo de la

Maquinaria

Este reporte tiene por finalidad informar, sobre los Mantenimientos

Preventivos realizados a la Maquinaria Agrcola y Pesada en el
transcurso de un mes. En el reporte debe indicarse el hormetro o
kilometraje (dependiendo del tipo de mquina), tipo de servicio (50, 150,
250 horas, etc.) de acuerdo a la cartilla de mantenimiento de cada mquina
e indicar la fecha de realizacin y programacin del prximo servicio. El
reporte deber tener la firma del Coordinador de la Maquinaria y del
Director Regional Agrario.

- Reporte N 11: Reporte Trimestral del Personal Tcnico y

Administrativo Encargado de la Maquinaria

Este reporte tiene por finalidad informar trimestralmente la relacin del

Personal Tcnico y Administrativo encargado del manejo de la maquinaria
agrcola, agroindustrial y pesada; dicha informacin debe ser reportada por
Sub Programas (Agrcola y Agroindustrial y Pesada), indicando los
nombres y apellidos, la formacin profesional tcnica, cargo que
desempea, tiempo en el cargo, modalidad de contrato, lugar de trabajo y
remuneracin mensual. El reporte deber contar con la firma del
Coordinador de Maquinaria, del Administrador y del Director Regional
Agrario.

9.2.- De la Descripcin de los Formatos de Operaciones

- Formato N 01: Contrato de Prestacin de Servicio de Maquinaria
Mediante este formato, la Direccin Regional Agraria conviene con un
determinado Usuario o Institucin Agraria la prestacin de servicios a
realizarse con la maquinaria agrcola. En dicho documento debe registrarse
el tipo de mquina que brindara el servicio, ubicacin del terreno, labor a
realizarse, N de horas, monto total (S/.), forma de pago, entre otras
obligaciones de ambas partes; siendo suscrito por el representante de la
Direccin Regional Agraria y por el usuario.

- Formato N 02: Parte de Trabajo

En este formato se registra la informacin sobre la atencin a un usuario
determinado con una determinada mquina; asimismo constituye la orden
de trabajo en el se registra los datos previos y posteriores al servicio. El
formato deber ser firmado por el usuario en seal de conformidad, al
termino del servicio; firmaran adems el Operador y deber ser visado por el
Supervisor.

- Formato N 03: Control Diario y Mensual de la Maquina

Mediante este formato el Supervisor de Operaciones Mecanizadas, deber
consolidar todas las labores realizadas diariamente y durante el mes por
cada mquina del frente en su cargo. El formato deber ser firmado por el
Supervisor y debe ser visado mensualmente por el Coordinador de la
Maquinaria.

- Formato N 04: Prueba de Rendimiento por Actividad (hr/ha) y

Consumo Especifico de Combustible y Lubricantes (gal/hr)

. Prueba de Rendimiento por Actividad

Sirve para determinar en forma precisa los requerimientos horarios para las
diferentes actividades mecanizadas para cada tipo de mquina bajo
diferentes condiciones: tipo de suelo, forma y dimensiones del campo de
trabajo, pericia del operador, tipo de cultivo, clima y altitud.
Constituye un mecanismo para evaluar y perfeccionar los mtodos de
trabajo, as como para los casos de trabajo en hectreas (S/. / Ha), preferidas
por un sector significativo de los agricultores.
Se realizar en forma obligatoria una prueba de rendimiento por ao por
cada tipo de mquina agrcola y por tipo de labor.
Esta prueba estar a cargo del Supervisor.

. Prueba de Consumo Especifico de Combustible y Lubricante (gal/hr)

Permite verificar y controlar el consumo real de petrleo y lubricantes para
diferentes actividades mecanizadas bajo diferentes condiciones de
operacin.
Su importancia radica en:
-

Detectar a tiempo fallas, desgastes y defectos de componentes cuando

se observa un incremento de consumo.
Prevenir y controlar el adecuado uso de combustible y lubricantes
contribuyendo a evitar el uso incorrecto de recursos:

Se realizar en forma obligatoria, una prueba de rendimiento al ao por

cada mquina agrcola y pesada debiendo programarse mensualmente un
porcentaje del total de mquinas asignadas.
Esta labor estar a cargo del Supervisor o del Coordinador de la
Maquinaria.
La falsedad de algn dato, constituye falta grave bajo responsabilidad de
las personas que participen en la cadena de responsabilidad, siendo
merecedores de las sanciones correspondiente de acuerdo con las normas
vigentes.

9.3.- De la Descripcin de los Formatos de Mantenimiento

- Formato N 05: Requerimiento de Servicio de Mantenimiento y/o
Reparacin

Mediante este formato el Mecnico reportar las fallas, que se presenten en

las mquinas a su cargo, solicitando al Jefe de Taller o Coordinador de
Maquinaria su intervencin o la de empresas particulares (servicios por
garanta o por especializacin) para que inspeccionen, evalan y realicen las
reparaciones si fuera necesaria.

- Formato N 06: Servicio de Mantenimiento y/o Reparacin

En este formato se registraran los detalles de la inspeccin, evaluacin y
reparacin efectuada a la maquina. El formato deber ser firmado por el
Operador, el Mecnico que efectu la reparacin y el Supervisor o el
Coordinador de la Maquinaria.

- Formato N 07: Resumen de Mantenimiento y Reparaciones

Mediante este formato el Jefe de Taller o el Mecnico, registrara en forma
resumida las reparaciones realizadas a cada mquina, indicando la fecha, el
tipo de intervencin, lectura del hormetro al momento de la intervencin,
as como el estado de cada mquina despus de la intervencin, permitiendo

de esta forma llevar un record de los mantenimientos y reparaciones que se

realizan a cada una de las mquinas.

- Formato N 08: Programacin y Control del Mantenimiento

Preventivo

Sirve para registrar la programacin y posterior ejecucin de los servicios de

mantenimiento preventivo de cada mquina indicando el hormetro de la
ejecucin.
El formato de Programacin y Control del Mantenimiento, debe ser ubicado
adecuadamente en el taller de la maquinaria, as como en cada taller o local
de la Agencia Agraria, Sede Agraria a fin de visualizar en forma rpida y
directa la eficacia del plan de mantenimiento, facilitando la prevencin y
ejecucin del mismo y las acciones de supervisin.
El llenado del Formato tiene carcter obligatorio y estar a cargo del
mecnico del frente, quien deber consignar en todo momento informacin
real y correcta.
La falsedad de algn dato, constituye falta grave bajo responsabilidad de las
personas que participen en la cadena a mando, siendo merecedores de las
sanciones correspondiente de acuerdo con las formas vigentes.

- Formato N 09: Lubricantes de la Mquina

En este formato se debe registrar la informacin referida a los lubricantes
utilizados en la mquina y deber efectuarse en forma peridica cada 06
meses y/o cada vez que se cambie de marca o calidad del mismo. Este
registro estar a cargo del Jefe de Taller o del Mecnico.

- Formato N 10: Hoja de Bitcora

Se registrar las ocurrencias diarias de importancia, que influyen o pueden
afectar en forma positiva o negativa el normal funcionamiento de la
mquina; se citan como ejemplo las siguientes ocurrencias:
-

Averas de llantas que retras el trabajo.

Obstculos en el terreno.
Interrupciones por factores climticos.
Accidentes en el traslado o ejecucin de labores.
Supervisin de parte del mecnico.
Mantenimiento o reparacin de la mquina, etc.

9.4.- De la Descripcin de los Formatos de Inventario y Evaluacin

de Mquina
- Formato N 11: Inventario y Evaluacin de Tractor Agrcola
Ser utilizado para consignar los datos del inventario efectuado a cada
Tractor Agrcola, ya sea cuando se asigne la maquinaria a cada operario, se
transfieran o se ejecuten supervisiones e inventarios propiamente dichos.
Deber ser firmado por los Coordinadores correspondientes, segn sea el
caso.

- Formato N 12: Inventario y Evaluacin de Cosechadora Combinada

Ser utilizado para consignar los datos del inventario efectuado a cada
Cosechadora Combinada, ya sea cuando se asigne la maquinaria a cada
operario, se transfieran
o se ejecuten supervisiones e inventarios
propiamente dichos. Deber ser firmado por los Coordinadores
correspondientes, segn sea el caso.

- Formato N 13: Inventario y Evaluacin de Camin Volquete

Ser utilizado para consignar los datos del inventario efectuado a cada
Camin Volquete, ya sea cuando se asigne la maquinaria a cada operario, se
transfieran o se ejecuten supervisiones e inventarios propiamente dichos.
Deber ser firmado por los Coordinadores correspondientes, segn sea el
caso.

- Formato N 14: Inventario y Evaluacin de Cargador Frontal

Ser utilizado para consignar los datos de inventario efectuado a cada
Cargador Frontal, ya sea cuando se asigne la maquinaria a cada operario, se
transfieran a las DRA o se ejecuten supervisiones e inventarios propiamente
dichos. Deber ser firmado por los Coordinadores correspondientes, segn
sea el caso.

- Formato N 15: Inventario y Evaluacin de Excavadoras Hidrulicas

Ser utilizado para consignarlos datos del inventario efectuado a cada
Excavadora Hidrulica, ya sea cuando se asigne la maquinaria a cada
operario, se transfieran a las DRA o se ejecuten supervisiones e inventarios
propiamente dichos. Deber
se firmado por los responsables
correspondientes, segn sea el caso.

- Formato N 16: Inventario y Evaluacin de Tractor de Orugas

(Buldzer)

Ser utilizado para consignar los datos del inventario efectuado a cada
tractor de orugas (Buldzer), ya sea cuando se asigne la maquinaria a cada

operario, se transfieran
o se ejecuten supervisiones e inventarios
propiamente dichos. Deber ser firmado por los Coordinadores
correspondientes, segn sea el caso.

9.5.- De la Bitcora de Mquina

La Bitcora constituye un elemento fundamental del programa de
mantenimiento de una mquina que permita prevenir fallas mayores, evitando
sobrecostos.
La Bitcora debe ser conservada
dentro de cada mquina, bajo
responsabilidad del operador y presentada las veces que sea solicitada durante
los controles o supervisiones.
En la Bitcora, el operador de la mquina registra los hechos significativos
que ocurran a la mquina cada da con indicacin de hormetro, fecha y hora.
El llenado de la Bitcora debe ser de manera clara y precisa, debiendo el
operador mantenerla al da en forma obligatoria y bajo responsabilidad.
Los registros consideran:
-

Intervenciones de mantenimientos preventivos

Fallas observadas
Ruidos extraos
Fugas de aceite o combustible
Horas de trabajo y abastecimiento de combustible
Otros

El supervisor de maquinaria, verificar el correcto llenado de la Bitcora,

observando si se ha dado atencin oportuna a alguna falla mecnica anotada,
debiendo dejar constancia mediante su firma en el rubro de observaciones.
La Bitcora es de uso obligatorio en todas las maquinas, bajo responsabilidad
del Coordinador respectivo.
La falsedad de algn dato, constituye falta grave bajo responsabilidad de las
personas que participen en la cadena de responsabilidad, siendo merecedores
de las sanciones correspondiente de acuerdo con las normas vigentes.

9.6.- De la Carpeta de Mquina

Es el file de cada mquina que contiene informacin detallada referente al
record de operaciones efectuadas, el record de servicios de mantenimiento
preventivo y correctivo efectuados, los inventarios de mquina peridicos,
transferencias internas de la DRALL, ocurrencias diarias y otros.