MANUAL DE COMANDOS

AVANZADOS DE EXCEL

Sin entregar

Combinar ficheros – M.S.

Formatos condicionales – A.A.
Como buscar celdas con formatos condicionales, copiar formatos, eliminar formatos
condicionales – M.
Exportar / Importar – C.G.R

Parcialmente hechos

Operaciones usando Excel como BD (Usando y sin usar formulario, haciendo consultas) – J.P
Meter una macro y controles de otros programa en la barra de herramientas – J.S.

Mirar ademas para el examen

La hoja “Ejercicios Funciones Logicas” y opcionalmente la hoja “Ejercicios BD” (puede servir
de ayuda a entender las tablas dinamicas) que adjunto en el correo

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MANUAL DE COMANDOS AVANZADOS DE EXCEL

Indice
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1 Creación de listas (Por Isaac Manzano).......................4
2 Proteger hoja en Excel (por Manuel Saborido)..........5
3 Archivos Incrustados y Vinculados ( por José
Antonio Marin).......................................................................7
4 Compartir ficheros ( por José Mª Ramírez Ruiz )....9
5 Base de datos ( por Javier Pan) ..................................11
6 Como crear una macro ( Por José Antonio Jaén
Lobón)....................................................................................12
7 Macros Absolutas y Relativas (por José A. Marin). 15
8 Ejemplos de macros ( Por Miguel Valiente)...............17
9 Como asignar una macro a una imagen y ejecutarla
usando esta ( Por Isabel Rosado y Amanda Duran ). .19
10 Como asignarle un boton a una macro ( Por Isabel
Rosado y Amanda Duran ).................................................20
11 Como asignar distintas zonas de una imagen a
distintas macros (Por zonas) (Por Miguel Troncoso). .21
12 Como integrar un nuevo menú en la barra de
herramientas ( Por Juan de Dios Segovia)...................24
13 Funcion logica BUSCARV (Por Jesús Segovia).......26
14 Validación (Por José Antonio Jaen ).........................27
15 Usando la validación para crear listas desplegables
(Por José Antonio Jaen )..................................................29
16 Tabla Dinámica ( Por Daniel Sañudo)........................31

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1 Creación de listas (Por Isaac
Manzano)
* HERRAMIENTASOPCIONESLISTAS PERSONALIZADAS

* NUEVA LISTA: ESCRIBE LOS ELEMENTOS DE TU LISTA Y LE DAS A AGREGAR

*LUEGO: PARA USAR UNA LISTA COMO POR EJEMPLO LA DE LOS DIAS DE LA
SEMANA(AUNQUE ESTA LISTA YA ESTA CREADA COMO PREDEFINIDA EN EXCEL), TE VAS
AL MICROSOFT EXCEL. PONES EN CUALQUIER LUGAR UN DIA DE LA SEMANA . Y
ARRASTRA HACIA ABAJO Y SALEN LOS SIGUIENTES.

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2 Proteger hoja en Excel (por Manuel
Saborido)
Lo primero que hay que hacer es seleccionar toda la hoja entera. Para ello nos
situamos en la parte derecha superior de la tabla hasta que aparezca una cruz
indicando que seleccionamos toda la tabla. De esta forma :

Luego con el botón derecho del ratón buscamos la opción de configuración de

celdas y nos aparecerá algo asi:

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Pues en la pestaña de proteger tendremos la imagen del dibujo de arriba, pues
quitamos la opción de bloqueada y aceptamos.
Una vez hecho esto, hacemos lo que queramos con nuestra hoja de Excel y luego
seleccionamos las celdas que queremos proteger, para que no puedan ser
borradas. Al igual que antes le damos al botón derecho del ratón y ponemos ahora
en la opción de proteger la opción de bloqueada activada.

Posteriormente, nos vamos a herramientas - proteger y se nos abrirá un nuevo

menú diciendo que si queremos proteger la hoja, libro, etc. Pues seleccionamos la
opción que más nos convenga. Se nos pedirá una contraseña que debemos escribir
dos veces. Una vez hecho esto aceptamos y nuestra pagina quedara protegida.

Para quitar esta protección le damos a herramientas y a la opción de

desproteger y para llevar a cabo dicha opción debemos introducir la contraseña
que le asignamos y entonces de desbloqueara las celdas protegidas.

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3 Archivos Incrustados y Vinculados
( por José Antonio Marin)
En primer lugar nos vamos a la barra de herramientas  Insertar  objeto 
Crear de un archivo.

Nos sale una ventana en la cual podemos seleccionar si lo queremos vincular (1)
(acceso directo) o copiar (si lo dejamos sin seleccionar). Tambien nos sale una
opcion recomendable que es mostrarlo como icono (2), normalmente nos ensena
todo el documento en el excel pero seleccionandolo nos muestra un icono y el
documento se mostrara al pinchar sobre el icono.

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Aquí está la diferencia con sin icono (izquierda) e icono (derecha):

Si no seleccionamos ninguna de estas casillas, una vez Finalizado esto ya

tendremos el archivo incrustado (Por que no ha sido vinculado).

Ahora debemos saber la diferencia entre Incrustar y Vincular.

• Incrustar: Crea una copia del archivo, por tanto los cambios que le hagas al
archivo original no sufrirán cambios desde/al “Excel”. La desventaja es que
el archivo ocupará más.

• Vincular: Es crear un acceso directo del archivo, por tanto debemos tener
los 2 archivos juntos para poderlos vincular, y los cambios del “real” le
afectaran al vinculado a Excel. Se realiza de la misma forma solo que
seleccionando la opcion “vincular”.

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4 Compartir ficheros ( por José Mª
Ramírez Ruiz )
Paso 1. Creamos una carpeta y la compartimos (Clic con el botón derecho en la
carpeta -> Propiedades > Compartir > Compartir esta carpeta).

Paso 2. Creamos un documento Excel dentro de el, le ponemos por nombre por
ejemplo “compartir ficheros”

Paso 3. Seleccionamos Herramientas > Compartir libro…

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Paso 4. Seleccionamos “Permitir la
modificación por varios usuarios a la
vez” y aceptamos.

6º. Y ahora desde otro PC podemos modificar lo que queramos del documento
Excel creado. Todas las modificaciones de todos los usuarios se veran a la par en
el documento.

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5 Base de datos ( por Javier Pan)
De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es más que un
conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.

Una base de datos es por ejemplo en una biblioteca ha de mantener listas de los
libros que posee, de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y
médicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados

Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema formado

por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a
ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar

datos, ordenarlos y manipularlos. Excel puede ser usado como un rudimentario
gestor de base de datos

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6 Como crear una macro ( Por José
Antonio Jaén Lobón)
Paso 1: Abrimos un documento de Excel, nos vamos a herramientas, macro, nueva
macro.

Paso 2: En esa ventana que nos sale insertamos el nombre de la macro y el método
abreviado que le queremos definir (Tecla rapida con la que se puede llamar a la
macro), en guardar macro seleccionamos libro de macros personal (que sirve
para que cuando queramos acceder a una macro esta esta guardada en un
sitio donde se puede acceder desde todos los libros y hojas que queramos
para poder ser utilizada por todos) y le damos a aceptar en esa ventana.

Paso 3: cuando estamos en la hoja de Excel grabamos una macro, por ejemplo, la
que vamos ha hacer consiste en rellenar una celda de color verde, seleccionamos
la celda que queremos rellenar en verde, cuando este rellena paramos la macro.

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Paso 4: Vamos a probar la macro. En la celda que hemos rellenado en verde la
ponemos sin relleno para ver si nuestra macro ha funcionado.

Paso 5: Le damos a control v que es el método abreviado que le hemos asignado a

nuestra macro y la celda sin relleno se pone en verde esto es que nuestra macro
esta correctamente hecha. Tambien se puede ejecutar desde herramientas,
macro, macros y le damos ha ejecutar la macro verde.

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Para ver el codigo que tiene debajo esa macro, vamos al editor. Para ello nos
vamos en la hoja de Excel a herramientas, macro, macros y en la macro que hemos
creado le damos ha modificar.

Aquí podemos cambiar el tipo de color (cambiando en colorindex), pero tambien

podemos hacer cosas como cambiar la fuente o el tamano de letra, etc.….los
cambios que realizan en esa ventana deberán afectar a la macro.

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7 Macros Absolutas y Relativas (por
José A. Marin)
A la hora de realizar una macro se pueden realizar de dos formas diferentes:
• Absoluta: siempre le afectan los cambios a las mismas celdas (como la
macro anterior verde, que en la grabacion incluia posicionarse en
determinadas celdas y hacer cambios alli).
• Relativa: Le afectan los cambios a las celdas dependiendo cada vez de
donde coloques el cursor o el rango elegido, esto es sobre las que hagamos
selección, sea del lugar que sea. Se puede hacer, no eligiendo las celdas
dentro de la ejecución de la macro sino antes de empezar a grabar.
Pero la opcion mas facil es que se haga mediante un botón (que quita la
referencia a una determinadas celdas) como veremos a continuación. Los
pasos para realizarlos son los siguientes:

- En primer lugar nos vamos a Herramientas  Macros  Grabar nueva

macro.

- En la ventana que nos sale podemos elegir la tecla de acceso abreviado, una
descripción y el lugar donde queremos guardar la macro.
- Una vez aquí si queremos realizar una macro absoluta dejamos el boton
desactivado, si queremos una macro relativa, lo dejamos seleccionado.

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Realizamos las acciones que queremos grabar y paramos la grabacion y ya
dispondremos de nuestras macros.

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8 Ejemplos de macros ( Por Miguel
Valiente)
Macro Limpiar

Le damos a grabar nueva macros

Asignamos un nombre (limpiar) y un método abreviado (CTRL+l) desde Grabar

macro.

Grabamos la macro limpiando la parte pintada y le damos a parar.

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Grabar:
Igual que el anterior pero grabando los datos.

Cambiar impresora/pagina impresión:

Igual que las dos anteriores pero cambiando la impresora y configurando la pagina
a horizontal.

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9 Como asignar una macro a una
imagen y ejecutarla usando esta ( Por
Isabel Rosado y Amanda Duran )
Paso 1. Abrimos Excel y nos vamos a herramientas – macro – y grabar una nueva
macro.

Paso 2. Grabamos nuestra macro. Por ejemplo, cogemos el ratón y pulsamos el

botón derecho – formato de celdas – tramas y elegimos el color que se desee.

Paso 3. Detenemos la grabación de la macro y para ello nos vamos a herramientas

– macro y detener grabación de macro.

Paso 4. Insertamos una imagen y con el boton derecho le damos asignar macro
Seleccionando la macro que hemos creado antes.

Paso 5. Vamos a probar que funciona, para ello ponemos la hoja Excel blanca. Se
selecciona la celda a color pulsamos sobre ella con el botón derecho – formato de
celda – tramas – sin color.

6º. Ahora cuando pulsamos la imagen y sale una celda con el color que hemos
elegido.

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10 Como asignarle un boton a una
macro ( Por Isabel Rosado y Amanda
Duran )
1º. Para hacer un botón para una macro simplemente hacemos clic en el botón de
la barra de herramientas Formulario como que te indicamos a continuación (Si no
esta, ir a Ver-Barra de herramientas y seleccionarlo)

Nos saldrá una cruz en lugar de el puntero y lo hacemos al tamaño que queramos y
le ponemos en el boton el nombre de el color que hemos puesto en nuestra macro
anterior para colorear.

Y por último comprobamos lo realizado seleccionando una celda y le damos al

botón creado y nos tiene que salir de el color que le hayamos asignado y listo.

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11 Como asignar distintas zonas de una
imagen a distintas macros (Por zonas)
(Por Miguel Troncoso)
Insertamos una imagen.

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Una vez insertada la imagen y, teniendo en cuenta que tenemos una o varias
macros (que dan colores distintos a las celdas) hechas vamos a proceder a
insertar una autoforma en forma de triángulo (que coincide con la forma de los
quesitos).

La creamos de forma que cubra totalmente el triángulo azul, en este caso.

Le damos con el botón derecho a la autoforma y seleccionamos Formato de

autoforma.

Dentro de Relleno en color pondremos “Sin relleno” y dentro de Línea en color

pondremos “Sin línea” para que sea completamente invisible.

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Ahora procederemos a asignarle la macro a la autoforma para que cuando
seleccionemos la autoforma se ejecute la macro en donde estemos en ese
momento. Para ello le daremos a la macro con el botón derecho y Asignar macro,
ahora seleccionamos la macro deseada y le damos a aceptar.

Ahora cuando seleccionemos un rango de celdas por ejemplo y pulsemos sobre la

partición azul el rango de celdas se pondrá azul. Funciona de manera similar con el
resto de quesitos.

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12 Como integrar un nuevo menú en la
barra de herramientas ( Por Juan de
Dios Segovia)

Paso 1: Con el Excel abierto, clic con el boton derecho a la barra de herramientas
y después personalizar.

Paso 2: En la pestana comandos, menú de categorías, abajo del todo,

seleccionamos nuevo menú y en el menú comando, aparece “Nuevo menú”, lo
arrastramos hasta la zona de menus y lo colocamos en la posición que queramos.
Este primer menú sera para organizar el resto de menus que estan asociados a
macros

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Paso 3: Después pulsamos en “Modificar selección” y en “Nombre” escribimos el
nombre que queramos para el nuevo menú personalizado.

Paso 4: Después, volvemos a arrastrar un nuevo menú, pero esta vez dentro del
menú que creamos anteriormente, dándole un nombre de la misma forma y
después volvemos a pulsar en “Modificar selección” y a este le asignamos una
macro pulsando sobre “Asignar macro”.

Paso 5: Ya solo tenemos que hacer clic en el nuevo menú y seleccionar la macro
que queramos.

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13 Funcion logica BUSCARV (Por Jesús
Segovia)

Paso 1: Cuando tengamos una tabla en la que queramos utilizar BUSCARV, ejemplo
esta:

TABLA FRUTAS
(Definida como nombre en Insertar -> Nombre)
Código Producto Cantidad
1 Peras 100
2 Manzanas 11
3 Naranjas 64
4 Limones 33

Paso 2: Y con esta tabla para que nos indique los datos que hemos buscado:

Código a buscar celda B11

Producto
Cantidad

Paso 3: Pues para empezar a utilizar la función BUSCARV, tenemos que escribir
en la fila “Producto” y en la fila “Cantidad” los siguientes comandos.

PRODUCTO: =BUSCARV(B11;FRUTAS;2), que busca el valor de la celda B11 en la

tabla frutas, y en la fila que tenga el valor codigo igual a B11 se mira la columna 2.
CANTIDAD: =BUSCARV(B11;FRUTAS;3), analogo pero con la columna 3.

Paso 4: Ahora para probarla solo tendremos que introducir un número que
aparezca en la columna “Código” de nuestra tabla, y automáticamente nos saldrán
los resultados en la segunda tabla.

Código a buscar 2 Código a buscar 1

Producto Manzanas Producto Peras
Cantidad 11 Cantidad 100

Código a buscar 4
Código a buscar 3
Producto Limones
Producto Naranjas
Cantidad 33
Cantidad 64

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14 Validación (Por José Antonio Jaen )
Como admitir solo un intervalo de valores. Ejemplo con la hora

Paso1: Abrimos el programa Excel y creamos un documento nuevo.

Paso 2: En el documento de Excel, le damos a datos, validación. En la ventana validación le

damos a permitir Hora y en la pestaña de configuración ponemos entre una hora y otra (de las
8:10 hasta las 14:30) que es la hora en la que se abre el instituto y se cierra.

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Paso 3: en la pestaña de mensajes entrantes de la ventana validación ponemos un titulo
“horario del instituto” y en el mensaje de entrada “el instituto esta abierto entre las 8:10 y las
14:30”. Esto es la información que vera el usuario cuando quiera rellenar ese campo.

Paso 4: en la pestaña de mensaje de error ponemos otra vez un titulo “horario del instituto” y
en mensaje de error ponemos “el instituto esta cerrado”.

Paso 5: Entonces cuando ponemos una hora en la celda de las hora si no esta entre las horas
puestas te mostrara el mensaje de error.

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15 Usando la validación para crear
listas desplegables (Por José Antonio
Jaen )
Paso 1: Abrimos el programa Excel y creamos las filas que queremos que pertenezcan a
nuestra lista desplegable.

Paso 2: Nos vamos a datos, validación, en la pestaña configuración en el espacio permitir

ponemos lista. Y en origen ponemos el rango donde estan puestos los elementos de mi lista
(futura lista desplegable) .

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Paso 3: Debajo de la celda validación tendrá que salir la lista que hemos creado

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16 Tabla Dinámica ( Por Daniel Sañudo)
Paso 1: Después de abrir el Excel y de tener una tabla ya hecha, seleccionamos la
tabla y pulsamos sobre el menú “DATOS” y después sobre “INFORME DE
TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS”

Paso 2: En el asistente que nos aparece, seleccionamos “LISTA O BASE DE

DATOS DE MICROSOFT EXCEL” y “TABLA DINAMICA” y pulsamos siguiente.

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Paso 3: En la siguiente pantalla seleccionamos la tabla, si no la hemos seleccionado
antes

Paso 4: Y en la ultima pantalla, seleccionamos “HOJA DE CALCULO NUEVA” por

ejemplo (Esto es opcional)

Paso 5: Nos aparece un nuevo libro con un pequeño asistente para crear nuestra
tabla dinamica.

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Paso 6: En la pequeña ventana que aparece con todos los nombres de las columnas
de la tabla, vamos arrastrando a las diferentes partes de la tabla dinámica como
mejor nos convenga

Paso 7: Cuando hayamos terminado de colocar todas las columnas en su sitio, ya

tendremos nuestra tabla dinámica terminada, ahora podremos configurarla a
nuestro gusto y como mejor nos convenga

A fijarse – Esto sirve para hacer informes, y pedir información distinta cada vez.
Salen totales para las distintas opciones de los campos.

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