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Planificacion de Accion - 2
Planificacion de Accion - 2
DESCRIPCIN GENERAL
Esta herramienta proporciona un modelo para llevar a cabo el proceso de
planificacin de accin de una empresa. Conduce al usuario a travs de un formato
bsico de planificacin de accin, paso por paso, cubriendo todos los elementos
bsicos. Siguiendo este formato, cualquier proyecto u organizacin podr preparar
un plan de accin en el contexto de un marco de planificacin estratgica. La
herramienta se ampla en la pequea introduccin de la herramienta Descripcin
general de planificacin.
Planificacin de accin
Introduccin
Quin debera usarlo y cundo?
Bienvenido a esta herramienta, ampliacin de una pequea introduccin para la
planificacin de accin de la herramienta Descripcin general de planificacin.
Por qu conviene tener
planificacin de accin?
una
herramienta
detallada
sobre
Planificacin de accin
DESCRIPCIN
GENERAL
PRINCIPIOS
BSICOS
Pg. 1-2
Pg. 4-47
MEJOR
Pg. 50
PRCTICA
Pg. 48-49
RECURSOS
Pg. 50
GLOSARIO DE
TRMINOS
Pg. 50
Ejemplos
Ejemplo completo del modelo
bsico de planificacin de accin
Qu es la planificacin
de accin? Pg. 4
Antes de
empezar Pg. 7
Planificacin de actividades
paso por paso Pg. 14
Resultados Pg.4
Qu debe estar
presente Pg.7
Plan de recursos
humanos
Pg.5
Duracin Pg.5
Obtencin de
recursos Pg.6
Puesta en prctica
Seguimiento
Pg. 38
Pg. 44
Recopilar
informacin a
medida que
avanzas
Pg.45
Planificacin de accin
PRINCIPIOS BSICOS
Qu es la planificacin de accin?
Es el proceso que gua las actividades diarias de una organizacin o proyecto y determina
sus necesidades, cundo deben realizarse, quin debe hacerlas y qu recursos o
aportaciones se necesitan. Corresponde al proceso de poner en prctica los objetivos
estratgicos; por eso, tambin se llama planificacin funcional. Cuando se presenta un plan
de accin o un plan funcional como la base para una propuesta de recaudacin de fondos o
para la peticin de un prstamo o para que otros compren, en un proceso o proyecto se
suele hablar de planes de negocios (ver apartado posterior a esta herramienta, Del plan
de accin al plan de negocios)
La mayora de los planes de accin consisten en los siguientes elementos:
Una declaracin de lo que se debe lograr (la produccin o los resultados que
surgen del proceso de planificacin estratgica).
Una explicacin detallada de los pasos a seguir para lograr este objetivo.
Algn tipo de horario para fijar cundo se tiene que realizar y cunto tiempo es
necesario (cundo).
Una aclaracin de quin ser el responsable de asegurarse de que se complete
correctamente cada paso (quin);
Una aclaracin de las aportaciones/recursos necesarios.
Todo esto se volver a tratar en Planificacin de actividades paso por paso. Si sigues un
proceso de planificacin de accin, entonces necesitas un plan prctico para poder recurrir
y llevar a cabo los pasos necesarios para lograr tus objetivos y contribuir a largo plazo.
PRODUCCIN
La produccin es aquello que muestra que las actividades se han realizado con xito.
Son los resultados de las actividades. Por ejemplo, si un activista organiza una jornada
de puertas abiertas para instituciones terciarias en tu zona, entonces la produccin sera
tener una jornada de puertas abiertas bien atendido. La produccin es el qu/aquello
que resulta de las actividades si un rea resultante tiene que lograrse y el plan
estratgico tiene que tener xito. Todas las producciones juntas deben conducir al logro
de las reas resultantes clave, como por ejemplo, profesores ms cualificados.
Las reas resultantes clave de tu plan estratgico son los objetivos de tu planificacin de
accin. Resulta til resumir la produccin esperada en el perodo que has planeado en
un resumen de produccin. Esto te proporciona una lista de control de progresos
rpida, o lo que es lo mismo, un conjunto de indicadores sobre los que evaluar la
pregunta: estamos realizando las actividades planificadas y se estn produciendo los
resultados que anticipamos?. Asimismo, proporciona una buena base para los
informes de progreso para los donantes.
Planificacin de accin
PLAN DE RECURSOS HUMANOS
Cuando preparas tu plan de accin, puede ser til desarrollar un plan de recursos
humanos. Esto es un resumen de lo que vas a necesitar en trminos de recursos
humanos para llevar a cabo las actividades. En este plan puedes incluir:
Cundo hacerlo.
Cmo planificar el tiempo necesario para realizar las actividades
Necesitas realizar una planificacin de accin como una extensin del proceso de
planificacin estratgica. Pero tambin necesitas hacerlo de forma regular entre los
procesos de planificacin estratgica y los resmenes. La planificacin de accin es
algo que haces cuando sabes lo que quieres conseguir y necesitas un plan para explicar
detalladamente las actividades necesarias para conseguirlo. Puede que necesites
realizar un plan para un taller en particular o planificar el trabajo de un departamento
para los prximos tres meses; o bien, elaborar un plan de accin global de un proyecto y
organizacin para un ao. Normalmente no es una buena idea realizar una planificacin
de accin detallada para ms de un ao. Los cambios en contexto, estrategia o
razonamientos deben necesitar cambios a largo plazo.
Cuando se planifica la duracin necesaria, la clave normalmente es una secuenciacin:
hacer las cosas con un orden adecuado y asegurarse de que no te retrasas por algo que
deberas haber hecho antes y que est retrasando todo el proceso. Por ejemplo, es
mejor reservar el aula para realizar un taller antes de enviar las invitaciones y es mejor
hacerse con las ilustraciones de una publicacin antes de enviarla a la imprenta. No
dejes de consultar con la comunidad hasta despus de haber decidido lo que vas a hacer
en ella y no empieces a construir un dique antes de tener el informe del ingeniero.
Encontrars ms sobre planificacin del tiempo en Planificacin de actividades paso por
paso. Cuando hayas completado tu proceso de planificacin de accin, sera til hacer
un resumen de tu plan de duracin como una lista de control para ti y para otros
interesados directos como donantes y beneficiarios. Esto te permitir comprobar
rpidamente cules sontus perodos ms ocupados y prepararte para ellos. En el
apartado sobre Planificacin paso por paso, cundo se deben realizar los pasos?
sugerimos un mtodo para resumir las actividades y los marcos temporales.
Herramienta de planificacin de accin por Janet Shapiro (e-mail:toolkits@civicus.org)
Planificacin de accin
OBTENCIN DE RECURSOS
Los recursos que necesitas para llevar a cabo un plan de accin incluyen:
Gente.
Tiempo.
Espacio.
Equipo.
Esto significa dinero. Tu presupuesto resumir los recursos financieros que necesitas
para realizar tu plan de accin. No puedes preparar un presupuesto hasta que no tengas
un plan de accin (ver tambin la herramienta Elaboracin del presupuesto).
En resumen, la planificacin de accin es el proceso en el que planificas lo que pasar
en el proyecto u organizacin en un perodo determinado de tiempo e indicar los
recursos que necesitas.
Planificacin de accin
Antes de empezar
Antes de empezar con el proceso de planificacin de accin, se necesita tener en cuenta
algunas cosas. Lo ms importante es que tienes que haber trabajado en el proceso de
planificacin estratgica para que tu planificacin de accin no se desarrolle en un vaco, sin
un marco. Es suficiente hacer algo por el simple hecho de que parezca una buena idea. Tus
acciones deben estar relacionadas con una estrategia clara para ayudar a alcanzar los
objetivos a largo plazo.
QU DEBE ESTAR PRESENTE?
Puedes realizar la planificacin de accin simplemente para llegar a las tareas que se
deben hacer; pero es conveniente. La planificacin de accin debera desarrollarse a
partir de la planificacin estratgica y estar relacionada con un marco estratgico o
contexto. Cuando se realiza una planificacin de accin fuera del marco estratgico se
hace un poco al azar puede que hagas algo til, pero entonces, de nuevo, no lo
haces.
Antes de comenzar con el proceso de planificacin de accin, debera estar presente el
marco estratgico para el trabajo de tu organizacin o proyecto. Esto incluye:
Una visin clara de la clase de sociedad para la que ests trabajando y un claro
entendimiento de los problemas a los que se enfrenta esta sociedad.
Un conjunto de valores que exprese tus creencias y que forme la base de lo que
ests intentado conseguir. Esto te proporciona unas pautas sobre cmo trabajar.
Una declaracin de la misin que afirme lo que hace tu organizacin o proyecto,
cmo, en beneficio de quin y, cuando corresponda, en colaboracin con quin.
Una meta global que reformule los problemas especficos que intentas tratar como si
fuera una situacin positiva que ests intentando conseguir.
Un objetivo o propsito del proyecto inmediato que exprese lo que t, como
organizacin o proyecto, quieres conseguir a corto plazo como contribucin a la
meta global.
reas resultantes clave que den forma a la estrategia para conseguir los objetivos
inmediatos.
Con todos estos elementos estratgicos, estars bien establecido para el proceso de
planificacin de accin y podrs poner en prctica tu estrategia.
(Para ms informacin sobre el marco estratgico, ver la herramienta Planificacin
estratgica).
Planificacin de accin
QUIN DEBERA INVOLUCRARSE?
Quin debera involucrarse en el proceso de planificacin de accin?
Para obtener un desglose de quin debera involucrarse en las diferentes etapas del
espectro de planificacin, dirgete a la herramienta Descripcin general de planificacin,
quin planifica? stas son las dos preguntas clave:
Planificacin de accin
Planificacin de accin
TRABAJO PRELIMINAR
Revisin
El trabajo preliminar de revisin que necesita realizarse antes del proceso de
planificacin de accin se centra especficamente en la eficiencia y la eficacia.
La eficiencia trata de los recursos financieros, humanos, temporales y materiales
invertidos en las actividades.
La eficacia corresponde a lo que dices que vas a hacer y lo que has planeado.
Para la preparacin de la planificacin de accin es til revisar los datos anteriores
sobre eficiencia y eficacia y mirar modos de mejorarlas.
En la prxima pgina encontrars un cuestionario que podras usar para preparar el
proceso de planificacin de accin y que te ayudar a identificar modos de mejorar tu
eficiencia y eficacia.
Reconocer los hechos
Asimismo, es necesario que un equipo, departamento o proyecto hagan averiguaciones
antes de realizar la planificacin de accin. As, por ejemplo, el siguiente rea resultante
clave debe definirse durante el proceso de planificacin estratgica:
Todos los profesores sin titulacin deben obtener su ttulo.
Se ha elaborado un equipo matricial (ver Glosario de trminos) para lograr el resultado.
Antes de planificar las actividades necesarias, el equipo decide si necesita informacin
sobre:
Instituciones de educacin superior que ofrezcan cursos de aprendizaje sobre este rea.
Qu reas urgen ms.
Qu ha impedido anteriormente que los profesores obtengan su titulacin.
Cunto cuestan, aproximadamente, los cursos de este tipo.
10
Planificacin de accin
El objetivo de este cuestionario es ayudar a planificar mejor las actividades futuras mediante
la construccin de lo que ha ido bien o mal anteriormente.
Trabaja con otros en tu departamento/equipo/proyecto y responde a estas preguntas
relacionadas con una actividad principal de tu trabajo anterior:
1.
Qu resultados queremos conseguir?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
2.
Qu actividades hemos planificado para conseguirlos?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
3.
Hemos conseguido el resultado esperado?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
4.
Si no, a qu se ha debido?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
5.
Tenan sentido las actividades con respecto a lo que estamos intentando lograr?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
6.
11
Planificacin de accin
8.
Qu hemos sacado en claro de este anlisis?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Es muy til realizar este tipo de resumen despus de cada conjunto de actividades,
como por ejemplo, organizar una conferencia, publicar un libro, encargarse de una
serie de cursos de formacin, etc. Si lo haces, puedes probar constantemente tu
planificacin de accin en vez de hacerlo una sola vez al ao.
12
Planificacin de accin
LA AGENDA
Planificar la agenda para el proceso de planificacin de accin es muy distinto al
proceso de planificacin estratgica. En un proceso de planificacin estratgica es
importante llevar a la gente a travs de un ejercicio de pensamiento estratgico que le
ayudar a enfocar el conjunto total. En un proceso de planificacin de accin se enfoca
en detalle para asegurarse que los hechos suceden como deben y cuando deben. A
menudo las organizaciones o proyectos comenten el error de intentar realizar su plan de
accin al mismo tiempo que la planificacin estratgica. Normalmente, si se realiza la
planificacin estratgica correctamente, no queda tiempo para centrarse en los detalles
de la planificacin de accin y es mejor hacerlos despus en la estructura relevante
(equipo, departamento, proyecto).
El tipo de detalle requerido para la planificacin de accin correcta es muy distinto al del
pensamiento estratgico del proceso mayor. Los resultados que se necesitan alcanzar
deben estar claramente definidos durante el proceso de planificacin estratgica y la
gran responsabilidad de lograr los resultados debe estar designada por la estructura
correcta de la organizacin. La planificacin actual debera realizarse por el equipo,
proyecto o departamento pertinente y acordarse de antemano y dentro de los plazos de
entrega establecidos por la direccin. Dependiendo de la complejidad del rea
resultante se debe reducir o ampliar el tiempo necesario para la planificacin.
Dependiendo de la estructura se decide cunto tiempo se necesitar para establecer as
el tiempo requerido. La direccin debe establecer un plazo para la entrega de los planes
de accin.
AGENDA TPICA PARA EL PROCESO DE PLANIFICACIN
1. Aclarar las reas resultantes en las que se trabaja.
2. Para cada rea resultante, listar los pasos necesarios para conseguirla.
3. Posicionar los pasos en un orden lgico usando una herramienta como el Grfico de
Gantt (ver Cundo deben realizarse los pasos de esta misma herramienta).
4. Realizar un resumen de la produccin.
5. Asignar la responsabilidad para todas las actividades involucradas.
6. Crear un resumen de los recursos humanos necesarios.
7. Elaborar un resumen de los posibles costes.
8. Reunirlo todo en un plan de trabajo (ver el apartado Plan de trabajo).
13
Planificacin de accin
Planificacin de actividades paso por paso
Las actividades son los pasos que necesitas tomar para obtener los resultados que
contribuirn al xito de los objetivos de la organizacin o proyecto.
Por lo tanto, el punto de inicio es lo que quieres lograr (el resultado deseado) y esto se
descompone en pasos necesarios para conseguir el resultado. Estos pasos necesitan
disponerse en una secuencia lgica y alguien debe tomar la responsabilidad de asegurarse
que se cumplan. Asimismo, la organizacin o el proyecto necesita estar seguro de que
posee los recursos o las aportaciones que necesita.
Tambin incluimos un subapartado sobre cmo convertir un plan de accin o lista de
actividades en un plan de negocios (Del plan de accin al plan de negocios) que se puede
usar para atraer a otros interesados directos.
En este apartado utilizamos una tabla bsica para ayudar a construir un plan de accin. El
modelo est en la siguiente pgina:
14
Planificacin de accin
rea resultante:
Actividades
Persona responsable
Costes/Aportaciones
15
Planificacin de accin
QU DEBEMOS CONSEGUIR?
En la prxima pgina encontrars el modelo bsico con el qu, relleno con un indicador
para el exitoso logro del qu, y un significado de verificacin una forma de mostrar que se
ha logrado el indicador.
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Planificacin de accin
rea resultante: todos los profesores sin titulacin deben obtener su ttulo.
Indicador: los profesores deben cumplir los requisitos para obtener la titulacin.
Medios de verificacin: encuesta en las escuelas al final del perodo (prueba de la obtencin del ttulo).
Actividades
Persona responsable
Costes/Aportaciones
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Planificacin de accin
QU PASOS IMPLICA?
Antes de detallar los pasos, necesitas llegar a un acuerdo sobre la estrategia para lograr el
resultado deseado. El mejor modo de hacerlo es probablemente pensar profundamente las
opciones posibles, escribirlas en un rota folios y decidir cules son las ms lgicas. Para
tomar esta decisin hay que:
En el ejemplo que hemos estado usando, la organizacin decidi que la mejor forma era que
los profesores obtuvieran su ttulo en instituciones terciarias. Otra opcin podra haber sido
que la organizacin enseara y fuera la mentora de los profesores, pero decidi que no tena
los recursos para ello. Una vez que esto se decidi, el proyecto estableci un indicador
provisional: que los profesores se registraran para estudiar en una institucin terciaria.
Ahora ya tienes una idea general de cmo vas a adquirir los resultados requeridos.
Necesitas dividir el trabajo involucrado en pasos o actividades especficas. El equipo
necesita pensar los pasos con detenimiento. Para una explicacin de cmo se podra hacer,
dirgete a la siguiente pgina. Despus de esta pgina, continuamos actualizando el modelo
bsico mostrndote dnde debes actualizar qu pasos.
(Queremos agradecer a Olive (ODT) Planning for Implementation, por las ideas aqu
usadas. Ver tambin Recursos).
19
Planificacin de accin
20
Planificacin de accin
rea resultante: todos los profesores sin titulacin deben obtener su ttulo.
Indicador: los profesores deben cumplir los requisitos para obtener la titulacin.
Medios de verificacin: encuesta en las escuelas al final del perodo (prueba de la obtencin del ttulo).
Indicador de progreso: que los profesores se registren para estudiar en una institucin terciaria.
Actividades
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Persona responsable
Costes/Aportaciones
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Planificacin de accin
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
22
Planificacin de accin
CUNDO SE DEBEN REALIZAR LOS PASOS?
Para resolver cundo se debe realizar cada paso hay que:
1.
2.
3.
4.
5.
Con esto deberas ser capaz de decidir cundo se puede realizar una actividad y para
cundo se debe acabar.
En aquellos puntos en los que el personal se sienta ms familiar con el tiempo que van a
necesitar para ciertas tareas, puedes definir el tiempo que vas a necesitar. En las reas
menos familiares, permite cierta flexibilidad en caso de que hayan calculado mal.
Una vez que hayas resuelto el tiempo que necesita cada actividad y programado cada una,
necesitas reunir todas las actividades y asegurarte de que no exista ninguna disparidad o
superposicin. Una forma fcil de hacerlo es usando el grfico de Gannt (llamado as por su
promotor Henry Gannt). En la prxima pgina hay una explicacin detallada del grfico de
Gannt. Siguindolo, puedes ver cmo est avanzando el modelo de planificacin de accin
bsica.
23
Planificacin de accin
(Agradecemos el uso de Olive (ODT), Planning for Implementation, por esta descripcin
sobre cmo usar el Grfico de Gannt).
1.
Identificar que unidad de tiempo se va a usar. As, por ejemplo, se podran usar
meses o semanas para un perodo determinado o para trimestres. Crear una
tabla con el nmero de columnas y etiquetarlas.
En un proyecto de tres aos, usando la semana como unidad de tiempo, significara
ms de 150 columnas en ese caso, quiz sea ms lgico dividir el ao en
trimestres y trabajar con ellos.
Sin embargo, si ests planificando para un ao, los intervalos trimestrales
probablemente no te facilitarn el nivel de detalle que necesitas. Los intervalos
mensuales seran ms apropiados.
E
2.
Aade una columna adicional al grfico. Sita una actividad del plan de accin
en cada fila de la primera columna.
E
A1
A2
A3
3.
A1
A2
A3
Puedes sombrearlo de esta forma incluso si no piensas trabajar a tiempo completo
en esta actividad.
o
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Planificacin de accin
E
A1
A2
A3
Tambin puedes usar diferentes colores para distintas reas de resultado u objetivos.
o
E
A1
A2
A3
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Planificacin de accin
MODELO BSICO PARA CONSTRUIR UN PLAN DE ACCIN: CUNDO SE DEBEN HACER LAS COSAS?
rea resultante: todos los profesores sin titulacin deben obtener su ttulo.
Indicador: los profesores deben cumplir los requisitos para obtener la titulacin.
Medios de verificacin: encuesta en las escuelas al final del periodo (prueba de la obtencin del ttulo).
Indicador de progreso: que los profesores se registren para estudiar en una institucin terciaria.
Actividades
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Persona responsable
Costes/Aportaciones
Inicio: septiembre
Completado: octubre
ltima semana de octubre
Inicio: septiembre
Completado: octubre
Durante noviembre
Para finales de noviembre
Principios de diciembre (antes de la
finalizacin del curso escolar)
Enero (desde la apertura
escuelas hasta final de mes)
Para finales de enero
de
las
Mediados de febrero
26
Planificacin de accin
de puertas abiertas.
10. Presentar la jornada de puertas
abiertas debe haber un discurso de
bienvenida as como un equipo
cercano para discutir los asuntos.
11. Recoger los impresos al final del da.
12. Realizar un seguimiento dar las
gracias a las instituciones, analizar
los impresos.
13. Preparar un informe sobre la jornada
de puertas abiertas.
14. Pedirle a los profesores copia de los
certificados de registro.
15. Analizar los resultados.
16. Confeccionar un informe resumen.
17. Designar a los mentores los
profesores registrados.
18. Realizar un seguimiento de los
profesores que no se han registrado y
por qu.
19. Planificar estrategias alternativas
para titular a estos profesores.
20. Observar el progreso de los
profesores registrados y proporcionar
apoyo sucesivo a travs de los
mentores.
27
Planificacin de accin
QUIN SER EL RESPONSABLE?
A menos que la responsabilidad est asiganada, es probable que nadie cumpla con su
trabajo. La responsabilidad debe ir con el grado de autoridad. No tiene sentido asignar la
responsabilidad de un informe a no ser que se conceda autoridad para insistir en la entrega
del trabajo de los contribuidores en una fecha determinada. Si los contribuidores no
cumplen su plazo de entrega, entonces el colaborador necesita insistir en que los
supervisores traten el asunto. Slo puedes hacer que alguien sea responsable si le cedes
tanto responsabilidad como autoridad para realizar el trabajo.
A la hora de decidir quin es responsable de una actividad determinada, necesitas tener los
siguientes aspectos en cuenta:
28
Planificacin de accin
TABLA DE RESPONSABILIDAD
Actividad
Responsabilidad
Autorizacin de
responsabilidad
Implicacin en la
actividad
Informacin de
consulta
29
Planificacin de accin
rea resultante: todos los profesores sin titulacin deben obtener su ttulo.
Indicador: los profesores deben cumplir los requisitos para obtener la titulacin.
Medios de verificacin: encuesta en las escuelas al final del periodo (prueba de la obtencin del ttulo).
Indicador de progreso: que los profesores se registren para estudiar en una institucin terciaria.
Actividades
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Persona responsable
Inicio: septiembre
Completado: octubre
Miriam
Donna (Jefa de grupo)
Durante noviembre
Donna
Petrus
Petrus
Costes/Aportaciones
Miriam
30
Planificacin de accin
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Mediados de febrero
Petrus
Da de aulas abiertas
ltima semana de enero
Petrus
Miriam y Donna
Mriam
Petrus
Mriam
Donna (con la aportacin de Miriam)
Donna
Donna
31
Planificacin de accin
QU APORTACIONES/RECURSOS SE NECESITAN?
Los recursos o aportaciones que normalmente se necesitan para las actividades son:
Financiacin.
Gente.
Materiales.
Servicios.
Transporte.
32
Planificacin de accin
rea resultante: todos los profesores sin titulacin deben obtener su ttulo.
Indicador: los profesores deben cumplir los requisitos para obtener la titulacin.
Medios de verificacin: encuesta en las escuelas al final del periodo (prueba de la obtencin del ttulo).
Indicador de progreso: que los profesores se registren para estudiar en una institucin terciaria.
Actividades
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Persona responsable
Costes/Aportaciones
Inicio: septiembre
Completado: octubre
Miriam
Donna (Jefa de grupo)
Durante noviembre
Donna
Petrus
Petrus
Miriam
33
Planificacin de accin
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Mediados de febrero
Petrus
Da de aulas abiertas
ltima semana de enero
Petrus
Miriam y Donna
Ya cubierto.
Horas de Miriam y Donna, e-mail.
Mriam
Horas de Miriam.
Petrus
Mriam
Donna (con la aportacin de Miriam)
Horas de Miriam.
Horas de Donna y Miriam.
Donna
Donna
Basndose en esto, esperamos que Donna y Miriam (y posiblemente Petrus) se sienten a calcular cunto tiempo necesita cada persona
para conseguir el resultado final. As se podra calcular el coste (ver la herramienta sobre la Elaboracin del presupuesto).
34
Planificacin de accin
DEL PLAN DE ACCIN AL PLAN DE NEGOCIOS
Un plan de negocios es simplemente un modo especial de presentar un plan de accin en el
contexto del marco estratgico para otros interesados directos (ver tambin Planificacin
estratgica).
Normalmente, un plan de accin o proyecto para una organizacin de la sociedad civil tiene
los siguientes apartados (puede haber variaciones, pero cubre las reas principales):
Portada.
Resumen de ejecucin.
Pgina de contenidos.
Perfil de la organizacin o proyecto que presenta el plan y del servicio o producto
que se ofrece.
Informacin de administracin
Anlisis de problemas y de soluciones.
Plan de accin.
Resumen de los resultados y del marco temporal.
Resumen del personal y recursos humanos que se necesita.
Presupuesto.
Apndices y documentacin de apoyo.
Resumen de
ejecucin
Pgina de
contenidos
Perfil
Informacin de
administracin
sta debera ser clara y estar bien diseada. Debe incluir el nombre del proyecto, de
la organizacin que presenta el proyecto, junto con los detalles de contacto, y la fecha
en la que se complet el plan de negocios. (Se muestra un ejemplo de portada
despus de esta tabla).
El resumen de ejecucin es muy importante. Algunos lectores slo leern esta parte.
Intenta hacerlo no ms largo de una pgina. Incluye:
Una corta exposicin del anlisis de problemas y soluciones.
Una corta declaracin de por qu tu organizacin puede tratar y proporcionar
soluciones a los problemas.
Un resumen del resumen de los resultados y marcos temporales.
Un resumen del presupuesto.
Es mejor escribir el resumen de ejecucin al final para reunir los puntos principales del
documento. Debera valerse por s mismo para que el lector no tenga que referirse
a otra parte del documento para tener una perspectiva general del proyecto.
Acurdate de numerar las pginas y revisar que estn correctas. Algunas veces,
cuando corriges un documento, el nmero de pginas vara y da una mala impresin
si el nmero de pgina del ndice es incorrecto.
Aqu podras:
Dar una breve informacin sobre los antecedentes e historia de la
organizacin y/o del proyecto.
Indicar qu clase de entidad legal es (por ejemplo, asociacin voluntaria,
compaa sin nimo de lucro, etc.)
Facilitar la declaracin de la misin.
Proporcionar la metodologa y los principios de funcionamiento.
Describir el registro de la trayectoria.
Aqu puedes explicar cmo la organizacin o proyecto es administrada, dnde se
localiza la responsabilidad y quines son las personas clave, incluyendo una
35
Planificacin de accin
Anlisis de
problemas y de
soluciones
Plan de accin
Resumen
resultados y marco
temporal
Resumen
necesidad de
recursos humanos
Presupuesto
Apndices y
documentacin de
apoyo
36
Planificacin de accin
Persona de contacto:
El/la director/a
Michael Dada
27 Richter Street
Ciudad
Pas
Direccin postal:
Cdigo postal 98765
Ciudad
Pas
Telfono: + 45 234-9877
Fax: + 45 234-9876
e-mail: efa@edorg.com
31 de mayo de 2003
37
Planificacin de accin
Puesta en prctica
La puesta en prctica seala la transformacin del plan en accin; es decir, seguir los pasos
para ver que se consiguen los objetivos de estrategia mediante la realizacin de los planes
de accin. Ninguna planificacin merece la pena si no hay una puesta en prctica.
No existe una frmula mgica para asegurar la puesta en prctica. Se necesita:
EL PLAN DE TRABAJO
En la seccin de Planificacin de actividades paso por paso puedes trabajar con el
desarrollo de un plan de trabajo que especifique:
Esto se especifica en el modelo bsico para construir un plan de accin. Cada unidad
de trabajo funcional del proyecto u organizacin necesita tener un plan de trabajo que
cubra ms o menos un ao de actividad. Perodos ms cortos pueden ser mejores, por
lo menos para un plan de trabajo detallado. De este modo, el plan de trabajo es la
directriz de la unidad de trabajo y crea una base para coordinar las actividades de todo
el proyecto u organizacin.
Si una unidad de trabajo est relacionada con ms de un rea clave resultante (que es
muy probable), se necesita entonces un plan de trabajo para cada conjunto de
actividades, as como un plan de trabajo integrado para todo lo que est asignado (ver
el ejemplo del grfico de Gannt en el apartado Cundo se deben realizar los pasos).
Esto te permitir dar prioridad, reestructurar y localizar los recursos de tal forma que se
pueda realizar el trabajo. As, el plan integrado de cada unidad de trabajo alimenta a
todo el plan de trabajo de la organizacin o proyecto de forma que la administracin
puede controlar lo que sucede, anticipar las crisis, prevenir un exceso de trabajo, entre
otras cosas. Asimismo, proporciona las bases en las que los individuos planifican su
tiempo y lo que se espera de ellos en relacin con la productividad.
38
Planificacin de accin
PLANES INDIVIDUALES
Una vez que cada unidad de trabajo (y el conjunto de la organizacin) sabe lo que se
espera de ella, cada miembro del personal necesita traducirlo en lo que significa para l
o ella. Independientemente de si la organizacin/proyecto usa un enfoque de
equipo/colectivo para la administracin, o uno ms jerrquico, la buena administracin
requiere que aquellos con responsabilidad para asegurar la realizacin del trabajo sepan
lo que pueden esperar del personal y ste lo que puede esperar de ellos. Los planes de
trabajo individuales constituyen las bases de este ejercicio.
Una vez que cada miembro del personal tenga su propio plan de trabajo, se pueden
formar las bases de un proceso de resumen y apoyo.
Siempre es mejor que la gente tome sus propias responsabilidades para trabajar sus
propios planes de trabajo. Esto se puede aplicar tanto al personal profesional como al
administrativo. El punto de inicio es que cada miembro del personal refleje sus propios
planes de unidades de trabajo y contesten as a las siguientes preguntas:
Esto proporciona un amplio marco para desarrollar un plan de trabajo individual para
ms tarde revisarlo.
Dirgete a la siguiente pgina para encontrar un ejemplo de un formato de revisin de
progreso para el personal individual.
39
Planificacin de accin
Fecha:
Perodo de revisin:
1.
a
b
c
d
e
f
2.
a
b
c
d
e
3.
Razones
b
c
d
e
40
Planificacin de accin
4.
a
b
c
d
e
5.
a
b
c
d
e
6.
a
b
c
d
e
7.
a
b
c
d
e
f
41
Planificacin de accin
g
h
I
j
8.
Firmado por:
Miembro del personal:
Resumen del facilitador:
42
Planificacin de accin
FUNCIN DE LA ADMINISTRACIN
La funcin de la administracin, ya sea una administracin colectiva o jerrquica,
consiste en:
Hemos sugerido un proceso que va del plan de trabajo, a partir de la unidad de trabajo, al
plan de trabajo individual. A travs de este proceso la administracin prepara a los
miembros del personal para su xito, basndose en las partes que necesitan realizarse.
Hay muchos estilos distintos de administracin. Ninguno de los siguientes es correcto
o incorrecto pero algunos funcionarn mejor que otros en una situacin particular:
43
Planificacin de accin
Seguimiento
En un contexto de planificacin de accin, el seguimiento constituye la evaluacin en curso
de cmo funcionan los planes de accin de una organizacin o proyecto (la herramienta
sobre Seguimiento y evaluacin trata el seguimiento y evaluacin del impacto, que es un
tema mucho ms complejo). El seguimiento del contexto del plan de accin trata asuntos como:
44
Planificacin de accin
RECOPILAR INFORMACIN A MEDIDA QUE AVANZAS
No tiene sentido recopilar informacin al azar. Necesitas centrarte en el proceso de
recopilacin de informacin basndote en las respuestas a las preguntas de tu plan de
accin y, a largo plazo, en las cuestiones que te gustara responder sobre tu plan
estratgico.
Para realizar la planificacin, necesitas identificar los indicadores (ver Glosario de
trminos) sobre qu informacin deberas recopilar. Normalmente, cuando buscas la
evidencia para mostrar el progreso de las actividades que sern tiles para reflejar la
eficiencia, la efectividad y el impacto (para ms informacin ver la herramienta
Seguimiento y evaluacin), te preguntas lo siguiente:
Cuntos?
Con qu calidad?
Con qu frecuencia?
A quin se beneficia?
Cmo se han beneficiado?
Para informar sobre las actividades, necesitas informacin que te diga con qu calidad
lo has hecho para poder conseguir los objetivos o lo que has planeado; es decir, tener
en cuenta siempre los resultados y los plazos de entrega para que puedas tomar
medidas. Asimismo, necesitas observar las reas resultantes y los indicadores clave
que has desarrollado para la ocasin.
De dnde proviene la informacin?
De documentacin como cartas, informes, esquemas, contratos, listas de asistencia,
impresos, facturas, recibos, actas, entre otros.
De cuestionarios, grupos de enfoque, aportaciones anecdticas de las que se
debera dejar constancia (historias que cuenta la gente).
La informacin de referencia es importante: el conocimiento de una situacin cuando
empiezas. De este modo, si quieres mejorar las cualificaciones de los profesores en un
rea determinada, necesitas informacin de referencia sobre sus cualificaciones
iniciales. Debera formar parte del plan recopilar esta informacin y guardarla de un
modo accesible para poder comparar la situacin del principio con la resultante tras la
puesta en prctica del plan de accin.
Se debe recopilar y analizar la informacin. As, por ejemplo, deberas saber cunta
gente est asistiendo a las reuniones comunitarias que has organizado, ya que tienes
una lista de asistencia (recopilacin de informacin). Pero, qu significa que han
asistido ms hombres que mujeres o que a algunas reuniones acude ms gente que a
otras? (anlisis de la informacin).
Cuando analizas la informacin, buscas lo inesperado e intentas aprender de cualquier
desviacin (diferencias de lo esperado) para poder mejorar la prctica. Una forma de
analizarlo es la siguiente:
45
Planificacin de accin
Indicador
esperado
Situacin actual
Desviaciones
Causa
probable de
desviacin
Lecciones y
recomendaciones
Al menos el 85% de
los profesores sin
titulacin
registrados para los
cursos de titulacin.
45% registrados.
Muchos menos
registros de los
esperados.
Falta de
financiacin para
cubrir los costes
de matriculacin.
Registros de asistencia.
Informes de funcionario de campo.
Hojas de duracin.
Sistemas de registro de finanzas.
Minutos de reuniones.
Por ejemplo, si los asuntos de gnero te resultan importantes, puedes incluir columnas
para nombres y apellidos en tu registro de asistencia para ver cuntos hombres y
mujeres han acudido a la reunin o taller; o simplemente, puedes hacer una columna
de gnero (hombre/mujer).
Los mtodos deberan ser apropiados para la informacin que necesitas, pero lo ms
sencillo posible, de forma que:
46
Planificacin de accin
funcionario de campo debera detallar las diferencias de lo que pasa en el pueblo
en comparacin con el estudio de base anterior.
47
Planificacin de accin
MEJOR PRCTICA
Ejemplos
Ejemplo completo del modelo bsico de planificacin de accin usado en esta herramienta:
rea resultante: todos los profesores sin titulacin deben obtener su ttulo.
Indicador: los profesores deben cumplir los requisitos para obtener la titulacin.
Medios de verificacin: encuesta en las escuelas al final del periodo (prueba de la obtencin del ttulo).
Indicador de progreso: que los profesores se registren para estudiar en una institucin terciaria.
Actividades
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Persona responsable
Costes/Aportaciones
Inicio: septiembre
Completado: octubre
Miriam
Donna (Jefa de grupo)
Durante noviembre
Donna
Petrus
48
Planificacin de accin
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Petrus
Miriam
Mediados de febrero
Petrus
Da de aulas abiertas
ltima semana de enero
Petrus
Miriam y Donna
Ya cubierto.
Horas de Miriam y Donna, e-mail.
Mriam
Horas de Miriam.
Petrus
Mriam
Donna (con la aportacin de Miriam)
Horas de Miriam.
Horas de Donna y Miriam.
Donna
Donna
49
Planificacin de accin
RECURSOS
Civicus reconoce el valor incalculable de los siguientes recursos para la preparacin
de esta herramienta:
Olive Publications
Olive Publications
Olive Publications
Shapiro, Janet
50
Planificacin de accin
GLOSARIO DE TRMINOS
Indicador
Equipo matricial
Rigurosamente
La relacin entre los ciudadanos, el sector empresario y el gobierno de una sociedad sea
equilibrada e igualitaria.
Para ms informacin, por favor contacta:
CIVICUS: Allianza Mundial para la Participacin Ciudadana
CIVICUS House, 24 Pim Street, corner Quinn Street,
Newtown, Johannesburg 2001
South Africa
PO Box 933,
Southdale, Johannesburg, 2135
South Africa
Tel +27 11 833 5959
Fax +27 11 833 7997
Email: info@civicus.org
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