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UNIVERSIDAD POLITECNICA DE DURANGO

GESTION DE LA CALIDAD
EP2: PLANES DE ACCION (JHONSON CONTROLS)
NOMBRE DEL ALUMNO: Angeles Estala Galindo
NOMBRE DEL PROFESOR: Sergio Aguilera Rodríguez
NOMBRE DE LA MATERIA: Gestión de la Calidad
NUMERO DE MATRICULA: 1603150273
FECHA DE ENTREGA: 04/03/2018
GRADO: GRUPO: 5 “B
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION .................................................................................................................................. 3
PLAN DE ACCION................................................................................................................................. 4
COMO ELABORAR EL PLAN DE ACCION ............................................................................................. 5
 Que se quiere alcanzar (objetivo) .............................................................................. 5
 Cuánto se quiere lograr (cantidad y calidad) ........................................................... 5
 Cuándo se quiere lograr (en cuánto tiempo) ............................................................ 5
 En dónde se quiere realizar el programa (lugar) ..................................................... 5
 Con quién y con qué se desea lograrlo (personal, recursos financieros) ............ 5
 Cómo saber si se está alcanzando el objetivo (evaluando el proceso) ............... 5
 Cómo determinar si se logró el objetivo (evaluación de resultados) .................... 5
CUÁLES SON LOS CRITERIOS PARA UN PLAN DE ACCIÓN ADECUADO ............................................. 5
Por qué debe desarrollar un plan de acción ...................................................................................... 5
¿CUÁNDO DEBE CREAR UN PLAN DE ACCIÓN? ................................................................................. 6
CÓMO ESCRIBIR UN PLAN DE ACCIÓN ............................................................................................... 6
PREPARANDO SU PLAN. ..................................................................................................................... 6
Ejemplo: El Plan de Acción de la Coalición RTR (una muestra). ........................................................ 8
DESPUÉS DE ESCRIBIR EL PLAN DE ACCIÓN: CONSIGA QUE LOS MIEMBROS HAGAN LO QUE ELLOS
DIJERON QUE HARÍAN. ....................................................................................................................... 9
ACTIVIDADES CUANTO TIEMPO LUGAR RECURSOS SEGUIMIENTO LOGRO................................... 10
CONCLUSIÓN..................................................................................................................................... 12
INTRODUCCION

La administración de empresas en un proceso de funciones básicas diferentes


cada una de las otras, tales como planificación, organización, dirección, ejecución
y control. En el ámbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los
frecuentes retos encontrados en el mismo.

En la teoría administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de


la economía y se considera como un principio rector.
La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite
establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se
identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a
la práctica administrativa.
Sin embargo al llevar a cabo una evaluación simplemente a partir de los criterios
de eficiencia clásico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la
empresa, así como la potencialidad de la acción participativa humana, pues la
evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para
el resto de los integrantes de la organización y solo mide los fines que para aquélla
son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperación crítica de
perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que
involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en
las organizaciones.

En nuestro caso concreto, se tratará la técnica de la auditoria, así como también se


desarrollaran a lo largo de tres capítulos lo concerniente a ésta.

PLAN DE ACCION
ANEXO 8
QUE ES UN PLAN DE ACCION
Es el momento en que se determinan y se asignan las tareas, se definen los plazos
de tiempo y se calcula el uso de los recursos.
Un plan de acción es una presentación resumida de las tareas que deben realizarse
por ciertas personas, en un plazo de tiempo específicos, utilizando un monto de
recursos asignados con el fin de lograr un objetivo dado
El plan de acción es un espacio para discutir qué, cómo, cuando y con quien se
realizaran las acciones.
COMO ELABORAR EL PLAN DE ACCION
El plan de acción es un trabajo en equipo, por ello es importante reunir a los demás
trabajadores comunitarios y a los miembros de la comunidad y formalizar el grupo
Llaman dolo “Comité de planeamiento” u otra denominación.
El plan lleva los siguientes elementos.
 Que se quiere alcanzar (objetivo)
 Cuánto se quiere lograr (cantidad y calidad)
 Cuándo se quiere lograr (en cuánto tiempo)
 En dónde se quiere realizar el programa (lugar)
 Con quién y con qué se desea lograrlo (personal, recursos financieros)
 Cómo saber si se está alcanzando el objetivo (evaluando el proceso)
 Cómo determinar si se logró el objetivo (evaluación de resultados)
Los planes de acción solo se concretan cuando se formulan los objetivos y se ha
seleccionado la estrategia a seguir.
Los principales problemas y fallas de los planes se presentan en la definición de los
detalles concretos.
Para la elaboración del plan es importante identificare las grandes tareas y de aquí
desglosar las pequeñas.
Se recomienda utilizar un “cuadro de plan de acción” que contemple todos los
elementos.

CUÁLES SON LOS CRITERIOS PARA UN PLAN DE ACCIÓN ADECUADO


El plan de acción para su iniciativa debe cumplir varios criterios. ¿El plan de acción
es..:

 Completo? ¿Están enlistados todos los pasos de acción o cambios a ser


vistos en todas las partes relevantes de la comunidad (ej., escuelas,
negocios, gobierno local, iglesias)?
 Claro? ¿Está claro quién hará qué para cuándo?
 Actual? El plan de acción refleja el trabajo actual?, ¿anticipa las nuevas
oportunidades y barreras que puedan surgir?

Por qué debe desarrollar un plan de acción


Hay un dicho que dice: “La gente no planea fracasar. En su lugar fracasa en
planear”. Debido a que ciertamente no se desea fracasar, tiene sentido considerar
todos los pasos necesarios para asegurar el éxito, incluyendo el desarrollo de un
plan de acción. Existen buenas razones para resolver los detalles del trabajo de su
organización en el plan de acción. Estas razones incluyen:

 Da credibilidad a su organización. Un plan de acción muestra a los miembros


de la comunidad (incluyendo patrocinadores) que la organización está bien
estructurada y dedicada a obtener hechos.
 Asegura que usted no pasa por alto alguno de los detalles.
 Para entender qué es y qué no es posible realizar para su organización.
 Por eficiencia: ahorrar tiempo, energía y recursos a lo largo del trabajo.
 Por responsabilidad: incrementar las oportunidades de las personas para que
hagan lo que necesitan hacer.

¿CUÁNDO DEBE CREAR UN PLAN DE ACCIÓN?


Idealmente, un plan de acción se debería desarrollar dentro de los primeros seis
meses a un año tras el inicio de una organización. Se desarrolla después de haber
determinado la visión, la misión, los objetivos, y las estrategias del grupo. Si usted
desarrolla un plan de acción cuando se está listo para comenzar a obtener hechos,
esto dará como resultado un anteproyecto para poner en marcha su organización o
iniciativa.
Recuerde, sin embargo, que un plan de acción es siempre un trabajo en
progreso. No es algo que se pueda escribir, cerrarlo dentro de un archivo, y olvidar
el asunto. Es fundamental, mantenerlo visible en todo momento, mostrarlo
visiblemente. A medida que su organización cambie y crezca, usted querrá
continuamente (generalmente cada mes) revisar el plan de acción para realizar los
cambios convenientes y necesarios en el grupo y la comunidad.

CÓMO ESCRIBIR UN PLAN DE ACCIÓN

PREPARANDO SU PLAN.
Determinar qué gente y sectores de la comunidad deberían ser modificados e
involucrados en el descubrimiento de soluciones. Si se ha estado empleando el
modelo VMOEA o VMOEP (Visión, Misión, Objetivos, Estrategias y Planes de
Acción), ustedes podrían ya haber realizado esto, cuando se estaba hablando sobre
los objetivos del grupo. Y aquí, nuevamente, trate de ser inclusivo. La mayor parte
de los problemas de salud y desarrollo con los que trata la comunidad son amplios
por lo que necesitan soluciones amplias. Posibles sectores incluyen medios de
comunicación, negocios de la comunidad, organizaciones religiosas, escuelas,
organizaciones de jóvenes y organizaciones de servicios sociales, las de salud, y
otras.
Usted podría preguntar a algunos miembros de la comunidad si desean unirse al
grupo del plan de acción, incluyendo:

 Personas influyentes de todos las partes de la comunidad que sean


afectadas de alguna forma por la iniciativa (por ejemplo: de las iglesias, los
sistemas escolares, legal, etc.)
 Personas que estén directamente involucradas en el problema (por ejemplo:
estudiantes de preparatoria y sus padres podrían ser involucrados en planear
una coalición, al tratar de reducir el abuso de sustancias en adolescentes).
 Miembros de las organizaciones de base de la localidad.
 Miembros de varios grupos étnicos y culturales en su comunidad.
 Personas quienes usted sepa estén interesadas en el problema.
 Recién llegados, o gente joven de la comunidad que aún no esté involucrada.

Permítase considerar algunas de las personas quienes estaban involucradas con el


grupo de planeación para la ficticia Coalición de Reducción de Riesgos (RTR) que
espera reducir la tasa de embarazo adolescente. Algunos de los miembros de este
grupo de planeación incluyen maestros de la localidad, adolescentes locales y sus
padres, miembros del clero, enfermeras escolares y miembros de organizaciones
juveniles, agencias de servicios y otras organizaciones enfocadas a los problemas
de la juventud.
Convocar un grupo de planificación de la comunidad para estructurar el plan de
acción. Este podría ser el mismo grupo de personas que trabajaron con usted para
decidir las estrategias y objetivos de su grupo. Si usted está organizando un nuevo
grupo de personas, trate de hacer un comité de planificación tan diverso e inclusivo
como sea posible. El grupo debería parecerse a las personas que están más
afectadas por el problema.
Una vez que todos estén presentes, repase los siguientes puntos de su
organización:

 La visión
 La misión
 Los objetivos
 Las estrategias
 Los objetivos y los agentes de cambio (por ejemplo: jóvenes, padres, clero)
 Los cambios propuestos para cada sector de la comunidad (por ejemplo:
escuelas, organizaciones de servicio, y de salud, gobierno).

Desarrollar un plan de acción compuesto de pasos de acción que traten todos los
cambios propuestos. El plan debe ser completo, claro y actualizado. Además el plan
de acción debe incluir información e ideas que se hayan generado durante la lluvia
de ideas acerca de los objetivos y las estrategias. ¿Cuáles son los pasos que debe
tomar para llevar a cabo los objetivos mientras se cumple la visión y la misión?
Ahora es tiempo para que todos los componentes del modelo VMOEA se reúnan.
Mientras en el plan se dirigen las metas generales que se quieren realizar, los pasos
de acción ayudarán a determinar las acciones específicas que se llevarán a cabo
para ayudar a estructurar una visión real. Aquí se encuentran algunas de las guías
a seguir para escribir los pasos de acción.
Los miembros de la iniciativa comunitaria querrán determinar:

 Qué acción o cambio ocurrirá,


 Quién lo llevará a cabo,
 Cuándo tomará lugar, y por cuánto tiempo,
 Qué recursos se necesitan para llevar a cabo el cambio,
 Comunicación (quién sabrá qué).

Ejemplo: El Plan de Acción de la Coalición RTR (una muestra).


Un cambio en la comunidad a ser visto por esta coalición para prevenir el embarazo
adolescente fue incrementar la publicidad acerca de la anticoncepción y el
embarazo no deseado en la escuela preparatoria local.

 ¿Qué cambio ocurrirá?: Colocar en los pasillos de la preparatoria local


pósteres, carteles y otra información acerca de anticoncepción y los factores
relacionados con el embarazo no deseado. Los pósteres y otra información
llegará a ser una parte permanente de la escuela. Los pósteres y la
información será regularmente cambiada por nuevos materiales que estén
disponibles.
 ¿Quién lo llevará a cabo? Un subcomité comprendido por padres y tutores,
maestros y estudiantes y los miembros de la coalición que serán
responsables de mantener la disponibilidad de la información. La coalición
como un todo trabajará para recaudar fondos para comprar los materiales.
Dos personas del grupo de acción en los colegios serán responsables de la
búsqueda y petición de los materiales.
 ¿En qué momento tendrá lugar y por cuánto tiempo?: La coalición tratará de
tener pósteres y mensajes visibles durante las seis semanas posteriores a la
decisión de este paso de acción.
 ¿Qué recursos son necesarios para llevar a cabo el plan?: La coalición tendrá
un acercamiento a la escuela del distrito para requerir una financiación del
proyecto. De otra manera, el grupo buscará la financiación del programa
desde otras fuentes tal como fundaciones y negocios locales.
 Comunicación acerca de los pasos de acción. El director del colegio y la
jefatura de la Organización de Padres-Maestros deben recibir la información
acerca de este cambio planificado.

Notas acerca de esta parte del plan de acción RTR:

 Parece completo. Aunque este paso parece completamente desarrollado, se


necesitaría revisar el plan de acción entero para ver si todos los cambios en
la comunidad y los sistemas que deberían ser vistos están incluidos.
 Es claro. Sabemos quién hará qué y para cuándo.
 Parece actual. Necesitaríamos saber más acerca de otros trabajos
actualmente realizados (y nuevas oportunidades y barreras) para juzgar si
esta parte del plan de acción está actualizado.

Revisar el plan de acción completo, y cuidadosamente verificar que está


completo. Asegurarse de que cada propuesta de cambio ayudará a realizar la
misión del grupo. También es importante estar seguros de que el plan de acción,
como un todo, ayudará a completar la misión; esto es, asegurarse de que no se deja
algo fuera.
Hacer el seguimiento. Una parte difícil (determinar qué hacer) está terminada.
¡Ahora tomar el plan y echarlo a andar! Recuerde la regla del 80-20: los esfuerzos
exitosos lo son en un 80% por seguir a través de acciones planificadas y en un 20%
en planificar para tener éxito.
Mantener a todos informados acerca de qué es lo que está teniendo
lugar. Comunicar a los involucrados cómo fueron utilizadas sus aportaciones. A
nadie le gusta sentir que su juicio y sabiduría han sido ignorados.
Mantener registrado lo que se ha hecho (y en qué medida se ha hecho
bien). Mantenga siempre un registro de lo que el grupo ha realizado hasta la fecha.
Si el cambio comunitario (un nuevo programa o política) ha requerido un tiempo o
recursos sustanciales, es también buena idea evaluar qué se ha hecho, ya sea
formal o informalmente.
Debe mantener varias preguntas en mente para el grupo y para los demás:

 ¿Se está haciendo lo que se dijo que se haría?


 ¿Se está haciendo bien?
 ¿Lo que se está haciendo hace avanzar la misión?

Estas preguntas se pueden dirigir informalmente (preguntar al grupo de trabajo,


hablar con amigos y otras personas), así como formalmente, mediante encuestas y
otros métodos de evaluación.
¡Celebrar un buen trabajo realizado! Celebre los logros alcanzados; ustedes y
aquellos con quienes trabajan lo merecen. La celebración ayuda a mantener a todos
emocionados e interesados en el trabajo que se está haciendo.

DESPUÉS DE ESCRIBIR EL PLAN DE ACCIÓN: CONSIGA QUE LOS MIEMBROS


HAGAN LO QUE ELLOS DIJERON QUE HARÍAN.
Cada organización de la comunidad ha, sin duda, planeado y asignado tareas para
obtener todas las cosas que se han propuesto lograr. Todos están de acuerdo en
hacer ciertas tareas (incluso ellos tal vez se ofrecen para ello), y todos ustedes se
van con un gran sentimiento de haber logrado algo importante. ¿El problema? En la
siguiente reunión, que no se ha hecho nada. Además de afligirse, ¿qué se puede
hacer?
Afortunadamente, hay varias cosas que se pueden tratar de hacer. Esto es
particularmente delicado en el caso de los voluntarios, porque ustedes no desean
que poner demasiada carga sobre alguien que, para empezar, está donando su
tiempo y sus energías. Aún así, usted puede facilitar que los miembros lleguen a
realizar las cosas (y hacer más difícil que se evite el trabajo) sin hacer como el
vecino tacaño en la calle. Algunos de los recordatorios adecuados incluyen:
 Hacer llamadas telefónicas regularmente desde el personal o voluntarios
dedicados a ello preguntando a los miembros del equipo cómo les va con sus
tareas. Esto sería una llamada de apoyo, no una del tipo “¿se está haciendo
lo que se dijo?”. La persona que llame puede ofrecer apoyo emocional del
tipo ¿cómo te está yendo?, así como de tal manera que logre verificar si el
miembro del grupo necesita alguna otra ayuda. Una llamada amigable, tal y
como ésta, puede ser vista como de ayuda, para dar al miembro el sentido
de que él es una parte importante del grupo, además de servir como un
recordatorio sobre lo que él dijo que haría.
 Distribuir el plan de acción a todos los miembros mediante escritos, con
nombres atribuidos a tareas específicas. (Además, este puede ser un buen
momento para pedir retroalimentación antes que se asigne el plan “oficial”).
[Ver el ejemplo de plan de acción que sigue, y el que está en blanco al final
de esta sección].
 Asegurarse de que la planificación temporal (sobre todo con las fechas de
entrega) está completa, clara y actualizada.
 En las reuniones regulares de grupo, tales como reuniones de comité o junta
directiva, pedir a los miembros informes sobre las tareas completadas que
ellos mismos se han comprometido a hacer. Considere hacer de esto una
parte regular de las reuniones.
 Celebrar el cumplimiento de tareas. Es importante obtener reconocimiento
por lo logrado ya que esto en realidad significa mucho. Es fundamental ser
reconocido por el grupo.
 Ahora prosiga con el plan de acción regularmente. Ustedes están pidiendo a
los miembros el ser responsables y conseguir las cosas propuestas sobre un
base regular. Si ellos están de acuerdo, ayúdeles a completar sus cometidos
lo mejor que pueda hacerlo.

ACTIVIDADES CUANTO TIEMPO LUGAR RECURSOS SEGUIMIENTO LOGRO

Dentro de una empresa, un plan de acción puede involucrar a distintos


departamentos y áreas. El plan establece quiénes serán los responsables que se
encargarán de su cumplimiento en tiempo y forma. Por lo general, también incluye
algún mecanismo o método de seguimiento y control, para que estos responsables
puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto.
En cualquier empresa que se quieran lograr alcanzar unos resultados concretos se
hace necesario no sólo organizar unos planes de acción generales sino también
otros muchos más específicos que se establezcan por departamentos como, por
ejemplo, en los de gerencia, comercialización o administración financiera.

El plan de acción propone una forma de alcanzar los objetivos estratégicosque ya


fueron establecidos con anterioridad. Supone el paso previo a la ejecución efectiva
de una idea o propuesta.
En concreto podemos determinar que todo plan de acción debe conformarse por los
siguientes apartados, de cara a lograr alcanzar los objetivos o fines establecidos:
estrategias a seguir, los programas que se pueden emplear, las acciones inmediatas
que se pueden llevar a cabo, los recursos necesarios para cometer las mismas, la
fecha de inicio y finalización de aquellas y también quién se encargará de ejercer
como responsable.

Estos planes no sólo deben incluir qué cosas quieren hacerse y cómo; también
deben considerar las posibles restricciones, las consecuencias de las acciones y las
futuras revisiones que puedan ser necesarias.

No menos importante es determinar el hecho de que una vez que se ha configurado


el citado plan es determinante el implementar el mismo. Y para ello hay que tener
en cuenta una serie de criterios o elementos que serán fundamentales a la hora de
que aquel sea realmente efectivo y consiga satisfacer las necesidades marcadas.
Así, más concretamente, entre aquellos se encontraría la motivación, los procesos
de control, la evaluación directiva y la compensación.
Los expertos en la materia, además de todo lo subrayado, también están de acuerdo
en afirmar el hecho de que cuando se decide poner en marcha uno de estos
mencionados planes de acción es vital revisarlo con cierta frecuencia. Más
exactamente determinan que lo ideal para ir viendo los resultados y la efectividad
es ir revisándolo semanalmente o como mucho cada quince días.

El control del plan de acción tiene que realizarse tanto durante su desarrollo como
al final. Al realizar un control en medio del plan, el responsable tiene la oportunidad
de corregir las cuestiones que no están saliendo de acuerdo a lo esperado. En
cuanto al control tras su finalización, el objetivo es establecer un balance y confirmar
si los objetivos planeados han sido cumplidos.
Un ejecutivo o dirigente que se maneja sin un plan de acción perderá tiempo ya que
necesitará examinar cada paso para descubrir si marcha en la dirección correcta.

CONCLUSIÓN
El plan de acción es un instrumento para la evaluación continua de un programa.
Es a su vez la representación real de las tareas que se deben realizar, asignando
Responsables, tiempo y recursos para lograr un objetivo.