Trabajo Diseño de Sistema Contable Sadac

Diseo de Sistema Contable Ferretera SADAC
I. Introduccin
El presente documento consiste en el Diseo del Sistema Contable de la Ferretera SADAC

ubicada en la ciudad de Managua, la cual pertenece al sector comercial. Con la
implementacin de este Sistema se pretende contribuir al mejoramiento de la operatividad
de la empresa, la generacin de informacin ms precisa acerca de las operaciones diarias y
de la situacin econmica financiera de la misma que sea de utilidad para la toma de
decisiones, y el establecimiento de procedimientos y polticas que agilicen el trabajo.
El objetivo de este trabajo es disear el sistema contable de la Ferretera SADAC, lo que se

realizar mediante la elaboracin de un conjunto de manuales que contendrn el catlogo
de cuentas de la empresa con su respectivo instructivo, las polticas contables y
administrativas, las principales normas y procedimientos, las funciones y fichas de cargo de
cada puesto de trabajo, y las formas administrativas y contables con su correspondiente
instructivo de uso.
Con el fin de presentar la informacin de manera organizada y facilitar su comprensin, el

informe se encuentra estructurado en seis captulos que se detallan a continuacin:
En el captulo uno se presenta el perfil de la empresa que contiene la misin, visin y una
breve resea sobre su historia. En el segundo captulo se presenta el Manual de Registro
Contable que incluye el catlogo de cuentas e instructivo. En el captulo tres se detallan las
polticas administrativas y contables de la empresa. En el cuarto captulo se desarrollan las
principales normas y procedimientos. El captulo cinco describe la estructura organizativa
de la ferretera y las fichas de cargo de los puestos. En el captulo seis se muestran las
formas diseadas para la empresa con su correspondiente instructivo de llenado. Al final
del trabajo se enumeran las conclusiones y recomendaciones realizadas a la empresa,
seguido de la bibliografa consultada y los anexos.
Para la realizacin del presente trabajo se llev a cabo una revisin de tesis e
investigaciones relacionadas con el tema de estudio. Baca y Membreo, (2009) en su
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trabajo Diseo de un Sistema de Contabilidad para una empresa comercial estudiaron las
necesidades especficas de la empresa Importadora Tecnolgica de Nicaragua (IMTENSA)
y elaboraron un conjunto de manuales para el rea contable adaptados a tales necesidades.
Chamorro (2010) en su tesis Diseo de un Sistema Financiero Administrativo Contable en
pequeas empresas comercializadoras de repuestos de vehculos aplicable al Almacn
IMBAREPUESTOS de la ciudad de Ibarra elabor un diagnstico de la situacin
Administrativa- Financiera de dichas empresas y desarroll un modelo Administrativo
Financiero prctico para satisfacer sus necesidades. Chamorro expuso que los almacenes no
contaban con conocimientos tcnicos en contabilidad y administracin, de tal manera que el
principal problema es la ausencia de un modelo administrativo financiero que contribuya a
un mejor desarrollo econmico y financiero para los pequeos negocios. El problema antes
mencionado, conlleva a que los propietarios no pueda conocer la situacin Econmico
Financiero de los negocios no pueda medir resultados e impide la oportuna toma de
decisiones. Asimismo, lleg a la conclusin de que las pequeas empresas son
generalmente negocios familiares, lo que dificulta el establecimiento de normas y
procedimientos que permitan un mejor control de los activos. La Ferretera SADAC
presenta problemas similares en cuanto a la inexistencia de un Sistema Contable que
contribuya a mejorar el desarrollo de las operaciones y permitan la obtencin de
informacin til y oportuna acerca de la posicin financiera de la empresa.
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II. Objetivos
2.1. Objetivo General.
Disear e implementar el Sistema Contable de la Ferretera SADAC del Municipio de

Managua en el ao 2011.
2.2. Objetivos Especficos
1. Estructurar un Catlogo de Cuentas que contenga todas las cuentas necesarias para
registro de las operaciones de la empresa y su correspondiente Instructivo de uso.
2. Elaborar el Manual de Normas y Procedimientos administrativos.
3. Detallar las polticas administrativas y contables de la empresa.
4. Describir los puestos y funciones de la empresa.
5. Disear las formas y su respectivo instructivo de uso.
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III. Resultados
Captulo I: Perfil de la Empresa
1.1. Breve Historia de la Ferretera SADAC
La Ferretera SADAC es un empresa ubicada de los Semforos de Linda Vista 1 cuadra

al este. Es un negocio comercial dedicado principalmente a la venta de artculos ferreteros.
Ferretera SADAC inici operaciones el 17 de Noviembre de 2001, siendo su nica

propietaria la Sra. Yamileth Cabrera. El capital inicial del negocio fue de aproximadamente
U$ 11,000.00.
Inicialmente la ferretera solo contaba con dos trabajadores, su propietaria y un ayudante,

adems se encontraba ubicada de los Semforos de Linda Vista 2 cuadras al este,
trasladndose hace algunos aos al local donde se encuentra actualmente.
Hoy en da laboran en el negocio siete personas en total, la Gerente propietaria, una persona
responsable de los aspectos financieros y administrativos de la ferretera, tres vendedores,
una responsable de caja y un responsable de Bodega. Es importante mencionar que esta
empresa, como la mayora de las Mipymes, es un negocio familiar, ya que tres de los
trabajadores son familiares de la propietaria, su esposo e hijo, Manuel Garca y Cristopher
Garca, quienes se desempean como vendedores y su hermana doa Marianela Cabrera
quien es la responsable de los aspectos financieros. Adicionalmente, el negocio cuenta con
el seor Yasser Contreras quien es amigo de la familia desde hace varios aos y trabaja
como responsable de la bodega.
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1.2. Planeacin Estratgica
1.2.1. Misin
Ofrecer a nuestros clientes una amplia gama de productos ferreteros de alta calidad a un
precio justo y competitivo, procurando su satisfaccin por medio de un servicio atento y de
carcter familiar, comprometindonos a mantener la preferencia y satisfaccin de nuestros
clientes.
1.2.2. Visin
Alcanzar y mantener un slido posicionamiento comercial de nuestra Empresa en el
mercado de artculos ferreteros, realizando el mejor esfuerzo para mantener la preferencia
de nuestros clientes, garantizando as la solidez financiera del negocio.
1.2.3 Estructura Organizativa
GERENTE
PROPIETARIO
RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO
BODEGA
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VENTAS
CAJA
Captulo II
Manual de Registro Contable
(Catalogo de Cuentas Contables e Instructivo)
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2.1. Introduccin
Presentamos el siguiente Manual de Registro Contable correspondiente a la empresa de
razn social Ferretera SADAC, con el objetivo principal de que esta pequea empresa
pueda Disear y Elaborar a la misma vez un Sistema de Control Interno Homogneo, el
cual estar dirigido a satisfacer la necesidad de ejercer de manera tcnica, funcional y
practica el control y registro de las operaciones financieras y administrativas de la empresa.
La implementacin de los procedimientos del trabajo contable descritos en este Manual de
Registro Contable, implica un salto de Calidad en el desarrollo de las labores tanto contable
como administrativas.
En lo que respecta al crecimiento de la empresa Ferretera SADAC, se tiene que tomar
muy en cuenta que este factor provocara que las funciones y procedimientos se tornen cada
da ms complejas, por consecuencia la entidad demandara instrumentos tcnicos y criterios
profesionales, los cuales deben ser de carcter ordenado para garantizar una correcta
planificacin y control de las actividades.
El Manual de Registro Contable a continuacin presentado ha sido diseado en miras de
brindar de forma Sistemtica, Ordenada y sobre todo Homognea las Normas y
Procedimientos del ejercicio contable, para obtener una clasificacin, registro, resumen y
anlisis de las transacciones econmicas de la empresa.
Destacamos que al momento de la ejecucin de lo establecido en este Manual de Registro
Contable se obtendr una mejor asignacin de las funciones de los encargados que
desarrollan las labores contables, con el fin de cumplir los objetivos que garanticen
Proteccin, Resguardo, Conservacin y Uso Racional de los Bienes y Derechos de la
Empresa.
Esperamos que este Manual de Registro Contable contribuya realmente al mejoramiento
del trabajo contable de la empresa Ferretera SADAC, y se incita a las personas
involucradas, en los registros y control de las operaciones o actividades ejecutadas por
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dicha empresa, que se apropien de estos conceptos para que existan una aplicacin
consistente y sistemtica.
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2.2. Catalogo de Cuentas Contables
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2.3. Descripcin del Cdigo
Cuenta Contable
0000
00
00
La cuenta de mayor estar representada por los primeros 4 dgitos.

0 0 0 0
Este digito representa el grupo al que corresponde la cuenta contable.
Este digito representa la clasificacin a la que corresponde la cuenta.
Los dos ltimos dgitos nos indicaran la cuenta de mayor afectada.
00
Estos dgitos nos indicaran en el catalogo la sub-subcuenta
00
Estos dgitos nos indicaran en el catalogo la sub-subcuenta # 3
Se puede interpretar de la siguiente manera:
1101
02
01
EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS
BANCOS
BANCO DE LA PRODUCCION
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2.4. Descriptivo de Cuentas Contables
1000-00-00 Activos
Son los bienes y derechos propiedad de la empresa.
1100 Activos Circulantes
Se usa con el objeto de indicar el efectivo y otros activos o recursos identificados que se
convertirn en efectivo, o que son vendidos o consumidos durante el ciclo normal del
negocio. (Narvez 1998).
1101-01 Caja General
Representa el dinero en efectivo o fondos inmediatamente disponibles sin restricciones para

desembolso. Se considera como efectivo los billetes de banco, monedas, cheques, giros
bancarios, etc. (Narvez 1998).
Es una cuenta de activo, de tipo circulante de constante movimiento y de naturaleza
deudora.
Se Debita:
1. El monto recaudado a travs de los correspondientes recibos oficiales de caja

(R.O.C)
2. El importe recibido del pago de las facturas de contado, efectivo, cheques o por
medio de tarjeta de crditos.
3. Por el importe del monto de los sobrantes encontrados al momento de realizar el
respectivo arqueo de caja.
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Se Acredita:
Por el importe del efectivo que fue enviado a los bancos correspondientes segn las minutas
de depsitos.
1. Por el monto de los pagos recibidos por medio de tarjetas de crditos, los cuales
deben de ser trasladados a cobro
2. Por el importe del monto de los faltantes encontrados al momento de realizar el
respectivo arqueo de caja.
La caja general est dividida de la siguiente manera:

1101. 01. 01. Moneda Nacional
1101. 01. 02. Moneda Extranjera
1101-02 Fondo Fijo / Caja Chica
Segn el autor Javier Romero (2006), afirma que esta cuenta representa el importe del valor
nominal del dinero efectivo propiedad de la entidad que fue previamente establecido para
efectuar pagos o gastos menores.
Es una cuenta de activo, de tipo circulante con saldo de carcter permanente y de
naturaleza deudora.
Se Debita:
1. Por el importe del cheque de la creacin del fondo

2. Con la ampliacin del monto inicial del fondo fijo.
Se Acredita:
1. Por el importe del cheque en concepto de reembolso del monto de la rendicin del
efectivo utilizado
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2. Con el recibo oficial de caja (R.O.C.) que certifique la devolucin parcial o total del
fondo fijo.
El Fondo Fijo se encuentra dividido de la siguiente manera:

1101. 02. 01. Carlos Sandoval
1101-03 Bancos
En esta cuenta se registran los movimientos que experimenta el efectivo propiedad de la

entidad que se encuentra depositado en las distintas cuentas bancarias del sistema
financiero. (Romero, 2006)
deudora.
Se Debita:
1. Con el valor de las minutas de depsitos certificadas por el banco.

2. Por las notas de crdito o crditos registrados por el banco en su correspondientes
estados de cuentas.
3. Por los intereses y ajustes de mantenimiento del valor acreditados por el banco
4. Por el monto de cheques anulados.
Se Acredita:
1. Con el monto de los cheques emitidos contra la cuenta bancaria correspondiente.

2. Por las notas de debito emitidas por el banco.
3. Del registro por el valor de los cheque rebotados por el banco.
4. Por abonos pactados a prstamos del banco
5. Transferencias de fondos autorizados por la empresa.
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Esta cuenta se divide de la siguiente manera:

1101. 03. 01. Banco de Finanzas (BDF 502-000-877-8)
1102 Cuentas por Cobrar a Clientes
Esta cuenta representa el derecho exigible que tiene la entidad de exigir a sus clientes el
pago de su adeudo por la venta de mercancas al crdito, es decir que representa un
beneficio futuro fundamental esperado. (Romero, 2006)
deudora.
Se Debita:
1. Con el valor de todas y cada una de las facturas emitidas en el periodo.

2. Por el monto de las notas de dbitos entregadas a los clientes correspondientes.
Se Acredita:
1. Por le importe de los recibos oficiales de caja (R.O.C) emitidos a nombre del
cliente.
2. Con el monto de las notas de crdito que se realicen y sean debidamente entregadas
a los clientes implicados.
La cuenta a su vez est dividida de la siguiente manera:

1102. 01. 00. Clientes
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1103 Anticipos
En ocasiones por las caractersticas o la demanda de ciertos productos, los proveedores

exigen a sus clientes anticipos a cuenta de sus pedidos, adems se registran tambin los
desembolsos realizados en concepto de prstamos concedidos al personal de la empresa, lo
que representa para la entidad el derecho de exigir a sus empleados y proveedores el pago
de su adeudo, es decir que representa un beneficio futuro fundamentalmente esperado
(Romero, 2006)
Es una cuenta de activo, tipo circulante con un movimiento constante y de
naturaleza deudora.
Se Debita:
1. Por el importe del comprobante de adelanto de las prestaciones a lo empleados o por

el monto del prstamo que le haya sido entregado.
2. Con el importe del anticipo efectuado a nuestros proveedores
Se Acredita:
1. Por el registro de las deducciones efectuadas en la nomina de empleados.

2. Con el Recibo Oficial de Pago (R.O.C.) que soporte el pago de parte del empleado
por el monto del prstamo otorgado o por el anticipo.

1103. 01. 00.
A Proveedores
1103. 02. 00. A Empleados

1103. 03. 00. Para Gastos y Compras
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1104 Inventarios
El rubro de inventario segn el autor Andrs Narvez (1998), lo constituyen los bienes de
una empresa que estn destinados directamente para la venta.
Es una cuenta de activo, tipo circulante de mucho movimiento y de naturaleza
deudora.
Se Debita:
1. Con el comprobante de entrada a bodega por efecto de una compra a un proveedor

especifico (Inventarios).
2. Con el documento de transferencia de productos.
Se Acredita:
1. Con el importe de la factura que soporte la venta de los productos.

2. Con el registro de la salida de bodega.

1104. 01. 00. Artculos Elctricos
1104. 02. 00. Pinturas (Spray)
1104. 03. 00. Fontanera
1104. 04. 00. Carpintera
1104. 05. 00. Accesorios Tuberas
1104. 06. 00. Adhesivos y Pegamentos
1104. 07. 00. Accesorios de Pinturas (Brochas, Cubetas)
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1200 Activo Fijo
Son los bienes de naturaleza tangible, con vida til de ms de un ao que se adquieren o se
compran para la ser utilizados en la operaciones diarias de la empresa con el fin de generar
ingresos. (Narvez, 1998)
1201 Equipo Rodante
En esta cuenta se registran los montos de los valores del parque automotor tales como:
Camiones, Camionetas, Furgonetas, Automviles, Motocicletas, bicicletas, Gras etc. Los
cuales son valuados a precio de costo y se adquieren por la empresa para su uso en la
ejecucin de las funciones propias del negocio. (Romero, 2006)
Es una cuenta de activo, tipo fijo de escaso movimiento y de naturaleza deudora.
Se Debita:
1. Con el pago soporte de la compra o adquisicin del activo.
Se Acredita:
1. Por la baja del activo ya sea por daos, deterioro y destruccin que sufra el mismo
1202 Mobiliario y Equipo de Oficina
Esta
cuenta se encuentra constituida por todos los escritorios, sillas metlicas, sillas
ejecutivas, estantes, anaqueles, maquinas de escribir, archivos, telfonos, equipos de aire

acondicionado, calculadores, etc. (Narvez, 1998)
Es una cuenta de activo, tipo fijo de movimientos espordicos y de naturaleza
deudora.
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Se Debita:
1. Con el comprobante soporte de la compra del activo
Se Acredita:
1. Con el registro de la baja del activo la cual puede ser, por deterioro, daos,
destruccin, etc.
2. Por efectuar la venta del activo fijo
3. Por que se presente un faltante en el momento de realizar el correspondiente
inventario fsico de los activos fijos.
1203 Equipo de Cmputo
En esta cuenta se registran los montos de los valores de los equipos centrales y perifricos
de computacin (Hardware), los cuales son adquiridos para el uso y ejecucin de las
funciones propias de la empresa. (Narvez, 1998)
Es una cuenta de activo, tipo fijo de movimientos espordicos y de naturaleza
deudora.
Se Debita:
1. Con el importe del comprobante que soporte la adquisicin del activo fijo.
2. Con liquidacin del pedido de importacin, esto en caso de que el activo se haya
comprado en el exterior.
Se Acredita:
1. Con el comprobante de registro de la baja del activo por daos, destruccin,

deterioros que sufra el mismo, por perdidas del bien.
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3. Por efectuar la venta del activo fijo.
1300 Pagos Anticipados
En esta cuenta se registra el importe de los pagos, rentas, impuestos y otros similares los
cuales se han realizado de forma adelantada a los acreedores. Se presenta en el balance
General dentro del activo diferido (Pagos Anticipados). (Narvez, 1998)
Es una cuenta de activo, de tipo Diferido, es de poco movimiento y de naturaleza
deudora.
Se Debita por:
1. El importe de su saldo deudor al inicio del ejercicio.
2. Por los pagos realizados anticipadamente por compra de mercancas a proveedores.
(Papelera y tiles de Oficina)
3. Por los pagos adelantados por compra de bienes y contratacin de servicios.
4. Por los pagos adelantados en concepto de impuestos.
Se Acredita por:
1. El importe de la amortizacin de los anticipos al recibirse los servicios, bienes o
derechos.
2. La devolucin del anticipo por no haberse recibido los servicios o bienes.
3. El importe de su saldo para saldarla al final del ejercicio.
Esta cuenta est compuesta de la siguiente manera:

1301.00.00. Rentas o Alquiler de Edificio.
1302.00.00. Papelera y tiles de Oficina.
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1401 Depreciaciones Acumuladas
Es una cuenta complementaria de activo, y se encuentra representada por la parte

recuperada del costo de adquisicin, a travs de su vida til de uso o servicio, siempre y
cuando considerando un valor de desecho (Romero, 2006)
Es una cuenta de activo, tipo permanente de movimientos cclicos o mensuales y de
naturaleza acreedora.
Se Debita:
1. Con el importe del comprobante que soporte la adquisicin del activo fijo.
2. Con liquidacin del pedido de importacin, esto en caso de que el activo se haya
comprado en el exterior.
Se Acredita:
1. Con el comprobante de registro de la baja del activo por daos, destruccin,

deterioros que sufra el mismo, por perdidas del bien.
3. Por efectuar la venta del activo fijo.
Esta cuenta est compuesta de la siguiente manera Depreciacin Acumulada de:

1401. 01. 00. Equipo Rodante.
1401. 02. 00. Mobiliario y Equipo de Oficina.
1401. 03. 00. Equipo de Cmputo.
2000 Pasivos
Las cuentas de pasivos comprenden todas las obligaciones provenientes de las operaciones
o transacciones pasadas, tales como la adquisicin de mercancas o servicios, prdidas o
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gastos en los cuales se ha tenido que incurrir o por la obtencin de prstamos para el
financiamiento de los bienes que son parte del activo de la empresa. (Narvez, 1998)
2100 Pasivos a Corto Plazo
Est constituido por las deudas u obligaciones a cargo de la empresa cuyo vencimiento es
menor de un ao, o ya sea dentro del mismo ciclo operativo de la empresa. (Narvez, 1998)
2101 Proveedores
Segn afirma el autor lvaro Javier Romero (2006), esta cuenta representa la obligacin
que tiene la entidad de pagar a sus proveedores los adeudos provenientes de la compra de
todo tipo de mercanca en calidad de crdito.
Es una cuenta de pasivo, tipo circulante de constante movimiento y de naturaleza
acreedora.
Se Debita:
1. Por el importe del comprobante de pago para la cancelacin total o abono parcial de
la deuda.
2. En caso que nos realizaran una rebaja de los bienes o servicios previamente
adquiridos.
Se Acredita:
1. Con el comprobante de entrada a bodega (inventarios).

2. por el importe de la factura de servicio que se deber cancelar.
3. por los intereses de mora, que se incurran al vencimiento del plazo de la obligacin.
Esta cuenta se encuentra constituida por:

2101. 01. 01. Pinturas Modelos
2101. 01. 02. Sherwing Williams
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2101. 01. 03. La Paleta
2101. 01. 04. Pinturas Corona
2101. 01. 05. Mcgregor
2101. 01. 06. La Florida (Eagle-Bticino)
2101. 01. 07. Fetesa
2101. 01. 08. Ferretera Norma Martnez
2101. 01. 09. Ferretera Luis Bermdez
2101. 01. 10. Ferretera Blandn Lazo
2101. 01. 11. Imacasa
2101. 01. 12. Capsa
2102 Prestamos por Pagar
En esta partida se contabilizan los prestamos que la empresa adeuda a terceras personas
(Narvez, 1998)
Es una cuenta de pasivo, tipo circulante de movimiento es mensual y de naturaleza
acreedora.
Se Debita:
1. Por el importe del comprobante de pago que soporte la cancelacin de la deuda, o

los abonos parciales que se le hagan a la misma.
2. Con el registro de la nota de debito realizada por el banco con el que la empresa
tiene dicho prstamo.
Se Acredita:
1. Por el importe de la nota de crdito que nos emite el banco.

2. Con el respectivo recibo oficial de caja que soporte el ingreso del monto del
prstamo.
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3. Por los ajustes en concepto de diferencial cambiario
2102. 01. 01. Banco de Finanzas
2102. 01. 02. Bancentro
2103 Intereses por Pagar
Esta cuenta representa en lo monto de los intereses causados o vencidos, pendientes de

pago, causados por los prstamos u obligaciones contradas para garantizar el
funcionamiento de la entidad. (Narvez, 1998)
Es una cuenta de pasivo, tipo circulante su movimiento es mensual y de naturaleza
acreedora.
Se Debita:
1. con el comprobante de pago de la cancelacin o abono parcial de la obligacin por

intereses.
2. Con el registro de un nota de debito del banco.
Se Acredita:
1. con el registro de los intereses vencidos de las obligaciones correspondientes.

2. con los ajustes que se registren por diferencial cambiario.
2103. 01. 02. Bancentro
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2104 Gastos Acumulados por Pagar
En esta cuenta se contabilizan los montos correspondientes a obligaciones acumuladas en

concepto de prestaciones de los empleados de la entidad; de los aportes que realiza la
empresa relacionados con el salario del personal o erogaciones contractuales previstas a
cancelarse en un plazo menor al ao. (Narvez, 1998)
Es una cuenta de pasivo, tipo circulante sus movimientos son cclicos quincenal y
de naturaleza acreedora.
Se Debita:
1. Con el importe del comprobante de pago que soporte la cancelacin de las

prestaciones o liquidacin final.
2. Por el pago correspondiente a los aportes que realiza la entidad (INSS, INATEC)
3. Con el registro del retiro o pago de la nomina de la empresa.
Se Acredita:
1. Con el registro del importe de la nomina de empleados de la empresa.

2. Por el monto de los complementos o ajustes que corresponden a las prestaciones
3. Por el importe de las prestaciones y salarios no retirados.
2107. 01. 00. Vacaciones.
2107. 02. 00. Aguinaldo.
2107. 03. 00. Inss Patronal.
2107. 04. 00. Inatec.
2107. 05. 00. Indemnizacin.
2107. 06. 00. Planilla Por Distribuir.
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2105 Retenciones por Pagar
En esta cuente se reflejan o registran los montos pendientes de pago en concepto de

retenciones que por ley la entidad est obligada a cargar del valor de las ventas obtenidas
en un periodo o por las deducciones de los pagos que se efectan.
Es una cuenta de pasivo, tipo circulante de mucho movimiento y de naturaleza
acreedora.
Se Debita:
1. Por la cancelacin de la retencin.

2. con las notas de crdito de nuestros clientes.
3. por el registro de la declaracin a favor.
Se Acredita:
1. con la factura emitida por la venta.

2. por el importe de la nota de debito de un cliente.
3. por el monto retenido en los pagos efectuados a nuestros proveedores de bienes y
servicios.
4. Con el registros de las retenciones que se le realizan a los empleados.

2105. 01. 00. IVA 15%
2105. 02. 00. INSS Laboral
2105. 03. 00. Retenciones en la Fuente IR 1%
2105. 04. 00. IR Empleado
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2106 Impuestos por Pagar
En esta cuenta se registran los montos de las obligaciones que la empresa posee de carcter
fiscal o municipal pendiente de pago al cierre del periodo.
Es una cuenta de pasivo, tipo circulante con movimientos mensuales o anuales y de
Se Debita:
1. Por el importe del la cancelacin del pago o el abono parcial de cada impuesto
2. Al momento de registrar la aplicacin del impuesto a los anticipos
correspondientes.
Se Acredita:
1. En el instante de registrar la obligacin municipal.

2. Con el registro de la declaracin correspondiente.
3. Con el registro del cierre anual de operaciones.

2106. 01. 00. Impuestos DGI Mensual (Cuota Fija)
2106. 02. 00. Alcalda de Managua
2107 Otras Cuentas por Pagar
En esta cuenta se registran los importes que la empresa tiene pendiente de pago, en un
plazo menor de un ao, en concepto de obligaciones contradas que no tienen un relacin
directa con las operaciones propias de la empresa, ni estn ligadas al suministro de
inventarios o lo que concierne a servicios. (Narvez, 1998)
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Es una cuenta de pasivo, tipo circulante
con movimientos constantes y de
Se Debita:
1. Con el importe del comprobante de pago en concepto de la cancelacin de la

obligacin, o bien por los abonos parciales a la misma.
2. Con el registro de los descuentos que se puedan presentar luego de haber contrado
la deuda.
Se Acredita:
1. Por el registro de un contrato por asesoras que necesite la entidad para cumplir un
objetivo.
2. Por el monto de la factura de los bienes adquiridos.
3. Por el registro mensual de las provisiones mensuales correspondientes a los
servicios bsicos que se le brindan a la entidad (agua, energa elctrica, servicio
telefnico)
4. Con el registro del traslado de las cuotas corrientes que se encontraban registradas
como largo plazo.

2107. 01. 00 Moneda Nacional
2108 Dividendos por Pagar
Esta cuenta representa la obligacin de pagar a los socios de la sociedad el importe de sus
dividendos segn sea su participacin en el capital de la empresa. (Romero, 2006)
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Es una cuenta de pasivo, tipo circulante sus movimientos son transitorios anuales y
de naturaleza acreedora.
Se Debita:
1. Con el comprobante de pago que soporte la cancelacin de los dividendos.

2. Con una nota de debito en concepto de adelanto de dividendos a los socios.
3. Por el pago de los dividendos en otra modalidad, la cual puede ser la entrega de
algn bien.
Se Acredita:
1. Con el registro de la certificacin del acta de la reunin que sostuvo en su momento

la junta directiva de la empresa, en la que llego a acordar el decreto de los
dividendos.

2108. 01. 00. Dividendos por pagar a Socios.
2200 Pasivo Largo Plazo

Se llaman obligaciones a largo plazo aquellas deudas que fueron contradas por la
negociacin para ser canceladas por un periodo mayor de un ao de la fecha del balance.
(Narvez, 1998)
2201 Prestamos por Pagar a Largo Plazo
En esta cuenta se registran los valores correspondientes a las obligaciones contradas por la
empresa a largo plazo en concepto de prstamos bancarios. (Narvez 1998).
Vanessa Thomas
Armando Martnez
31

Es una cuenta de pasivo, de tipo permanente con escasos movimientos y de
Se Debita:
1. Con el registro de la nota de debito del banco con el que la empresa tiene el
prstamo.
2. Por el traslado de la cuotas mensuales que contienen un vencimiento menor al ao.
Se Acredita:
1. Con el registro de la nota de crdito del banco con el que la empresa tiene el
prstamo
2. Con el registro del ingreso o reconocimiento del prstamo.
3. Por los ajustes que se realicen en concepto de diferencial cambiario.

2202 Otras Cuentas por Pagar a Largo Plazo
En esta cuenta se registraran los montos de las obligaciones contradas por la empresa en
concepto de las transacciones pagaderas en un plazo mayor de un ao.
Es una cuenta de pasivo, de tipo permanente con pocos movimientos y de naturaleza
acreedora.
Se Debita:
1. Con la cancelacin de la obligacin a largo plazo, o bien por los abonos que se le
realicen a la misma.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
32

2. Por el importe de la factura la cual sirva de soporte de los servicios que le han sido
prestados a la entidad.
3. Con una nota de debito la cual comunique el cargo que hemos efectuado.
Se Acredita:
1. Con el registro de la factura de crdito por la compra de bienes.

2. Con una nota de crdito de comunicacin del abono a la cuenta.
3. Por los ajustes que se realicen en concepto de diferencial cambiario.

2202. 01. 00. Moneda Nacional
3000 Capital
En esta cuenta se registran los aumentos y las disminuciones que se efectan en el capital
propiedad de la empresa. (Romero, 2006)
3100 Capital Social
En esta cuenta se registran los movimientos de las operaciones que se generen de las
aportaciones que efecten los socios de la empresa. (Romero, 2006)
Es una cuenta de Capital, que tiene poco movimiento y de naturaleza acreedora.
Se Debita:
1. Por la disminucin del nmero de acciones o el valor nominal de las mismas
previamente autorizado y certificado en el acta de reunin de la asamblea de socios
de la entidad y por un juez competente.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
33

Se Acredita:
1. Por el registro del importe del capital inicial de la empresa.
2. Por el registro del incremento de capital previamente autorizado y certificado en el
acta de reunin de la asamblea de socios de la entidad y por un juez competente.
3101 Incrementos de Capital
En esta cuenta se contabilizan los montos de los aumentos de capital autorizados por los
propietarios de la empresa.
Es una cuenta de Capital, de escaso movimiento y de naturaleza acreedora.
Se Debita:
1. Por el importe que los socios acordaron no incrementar al capital de la empresa.

2. Por la devolucin del capital previamente aportado.
Se Acredita:
1. Por el registro de la aportacin del capital de parte de los socios el cual puede ir
soportado por un Recibo Oficial de Caja ( R.O.C.)
2. Con el registro del importe en que la Asamblea de socios de la empresa ha decidido
incrementar el capital.

3101. 01. 00. Aportes de Capital Social.
3101. 02. 00. Capitalizacin de Utilidades.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
34

3102 Reservas
En esta cuenta se deber registrar el monto del valor de la reserva que ha sido creada para la
proteccin del capital invertido por la empresa, esto segn lo establecido por la ley General
de sociedades mercantiles. (Romero, 2006)
Es una cuenta de Capital, de movimiento anual y de naturaleza acreedora.
Se Debita:
1. Por el importe que ha sido autorizado por la Asamblea de socios a utilizar de la
reserva que esta previamente establecida y registrada.
Se Acredita:
1. Por el registro del importe que la Asamblea de socios ha destinado y autorizado la
distribucin de una parte de las utilidades, con el fin de establecer una reserva de
capital, o a su vez para efectuar un incremento de la misma.
3102. 01. 00. Reserva Legal.
3103 Utilidades O Prdidas del Periodo
En esta cuenta se registran los montos de las utilidades obtenidas en los ejercicios
anteriores. Las cuales se encuentran pendientes de distribuir a los socios de la empresa. De
igual manera se registraran las prdidas que se hayan obtenido al final del periodo.
(Romero, 2006)
Es una cuenta de capital, de movimiento anual y de naturaleza acreedora.
Se Debita:
1. Por el registro de la distribucin de las utilidades acumuladas a los socios.
2. Por el importe de las perdidas reconocidas en el periodo que finaliza.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
35
Se Acredita:
1. Con el comprobante de cierre de las operaciones del periodo.
3103. 01. 00. Utilidades y Prdidas Acumuladas
4000 Ingresos
Las cuentas de ingresos agrupan todos los conceptos que constituyen la recepcin de
fondos derivados de las ventas de productos y bienes relacionados a la actividad propia de
la empresa tanto de contado como de crdito. (Narvez, 1998)
4101 Ventas de Artculos

En esta cuenta se registran los montos acumulados en concepto de ventas de los productos
de inventarios destinados para la comercializacin, realizadas en el periodo de curso.
Es una cuenta de resultados, de tipo incremento de capital, y su movimiento es
diario y constante, adems su naturaleza acreedora.
Se Debita:
1. con la anulacin de una factura por medio de nota de crdito.

2. con el importe registrado en concepto de reversin de una nota de debito
3. Pon el comprobante de cierre de las operaciones del ejercicio fiscal.
Se Acredita:
1. Por el monto que contenga la factura de venta de productos ya sea al contado y al

crdito.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
36

2. con el importe de la nota de debito en concepto de incremento o correccin del
precio de los productos.
4101. 03. 00. Fontanera
4102 Otros Ingresos
En esta cuenta se registran los montos acumulados de los ingresos percibidos en concepto
de transacciones ajenas a las operaciones o giro normal de la empresa.
Es una cuenta de resultados, de tipo incremento de capital, de bastante movimiento
y de naturaleza acreedora.
Se Debita:
1. Con la anulacin de la factura por medio de una nota de crdito.

2. Por el importe registrado en concepto de reversin de la venta.
Se Acredita:
1. Con la factura de venta de los bienes o servicios especiales, los cuales pueden ser de
contado o al crdito.
2. Por el registro del ingreso especifico.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
37

3. Con una nota de debito en concepto de incremento o correcciones al precio de los
servicios.

4102. 01. 00. Ventas de Activos Fijos.
4102. 02. 00. Sobrantes de Caja.
4103 Productos Financieros
En esta cuenta se contabilizaran los montos acumulados en concepto de ingreso devengados

por el buen manejo de los recursos financieros. (Ganancias Monetarias), (Romero, 2006)
Es una cuenta de resultados, de tipo de incremento de capital, de constante
movimiento y de naturaleza acreedora.
Se Debita:
1. Con el registro de la reversin o anulacin de la transaccin

2. Por el comprobante correspondiente al cierre del ejercicio fiscal.
Se Acredita:
1. Con el registro del intereses corrientes o moratorios.

2. Por intereses bancarios devengados.
3. Con los registros correspondientes a las comisiones bancarias.

4103. 01. 00. Intereses Varios.
4103. 02. 00. Intereses Bancarios.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
38

4103. 03. 00. Intereses Corrientes.
5000 Costos
En la cuenta de costo se registran los movimientos que sufre el precio de costo de las
mercancas vendidas durante el periodo. (Romero, 2006)
5101 Costos de Ventas de Artculos
En esta cuenta se debern registrar los montos acumulados del costo de adquisicin de
todos los productos vendidos durante el periodo de operaciones de la empresa.
Es una cuenta de resultados de tipo disminucin de capital, de mucho movimiento y
de naturaleza deudora.
Se Debita:
1. Con la factura de contado y crdito.
Se Acredita:
1. Con el comprobante de registro de la anulacin de las ventas

2. Por el importe del comprobante del cierre de las operaciones fiscales.

5101. 03. 00. Fontanera
Vanessa Thomas
Armando Martnez
39

6000 Gastos
Las cuentas de gastos agrupan todos los montos en concepto de gastos pagados o causados,
con el objeto de garantizar la administracin, mercadeo, ventas, planificacin y control de
las operaciones y gestiones realizadas con la razn de ser la empresa.
6101 Gastos de Ventas y Mercadeo
En esta cuenta se registran los montos en concepto de gastos incurridos para garantizar las
actividades de ventas y mercadeo de los bienes y servicios que forman parte del giro
normal del negocio. (Romero, 2006)
Es una cuenta de resultados, de disminucin de capital con mucho movimiento y de
naturaleza deudora.
Se Debita:
1. Con el comprobante de cancelacin del gasto.

2. Con el registro de la nomina de los trabajadores.
3. Con las salidas del inventario de la empresa.
4. Por el comprobante de registro de las provisiones o reservas.
Se Acredita:
1. Por el comprobante de reversin o anulacin del gasto.

2. Con el cierre de las operaciones del periodo fiscal.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
40

6101. 01. 00. Sueldos y Salarios.
6101. 02. 00. Comisiones.
6101. 03. 00. Horas Extras.
6101. 05. 00. Aguinaldo.
6101. 06. 00. Indemnizaciones Laborales.
6101. 08. 00. Papelera y tiles de Oficina.
6101. 09. 00. Cafetera y Refrigerios.
6101. 10. 00. Energa Elctrica.
6101. 11. 00. Agua Potable.
6101. 12. 00. Telfono.
6101. 13. 00. Publicidad y Propaganda.
6101. 14. 00. Impuestos.
6101. 15. 00. Depreciaciones Acumuladas.
6102 Gastos de Administracin
En esta cuenta se registran los montos en conceptos de gastos incurridos para garantizar la
administracin de los recursos, planificacin y control de las actividades administrativas
que est ntimamente relacionadas con el giro normal de la entidad. (Romero, 2006)
Es una cuenta de resultados, de disminucin de capital con mucho movimiento y de
naturaleza deudora.
Se Debita:
1. Con el comprobante que soporte la cancelacin del gasto.

2. Por el correspondiente registro de la nomina de los empleados de la empresa.
3. Con la salidas del inventario de la empresa.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
41

4. Por el comprobante de registro de las respectivas provisiones o reservas.
Se Acredita:
1. Por el comprobante de reversin o anulacin del gasto.

2. Por el cierre de la operaciones del periodo fiscal.

6102. 01. 00. Sueldos y Salarios.
6102. 02. 00. Comisiones.
6102. 03. 00. Horas Extras.
6102. 05. 00. Aguinaldo.
6102. 06. 00. Indemnizaciones Laborales.
6102. 08. 00. Papelera y tiles de Oficina.
6102. 09. 00. Cafetera y Refrigerios.
6102. 10. 00. Energa Elctrica.
6102. 11. 00. Agua Potable.
6102. 12. 00. Telfono.
6102. 13. 00. Publicidad y Propaganda.
6102. 14. 00. Impuestos.
6102. 15. 00. Depreciaciones Acumuladas.
6103 Gastos Financieros
En esta cuenta se registran todos los movimientos relativos a las erogaciones que la
empresa realiza con la finalidad de obtener financiamiento (dinero, prestamos, servicios
bancarios, etc.), es decir, derivados del manejo del dinero. (Romero, 2006)
Vanessa Thomas
Armando Martnez
42

Es una cuenta de resultados, de disminucin de capital con relativo movimiento y de
naturaleza deudora.
Se Debita:
1. Con el comprobante de cancelacin del gasto.
2. Por el registro de la obligacin bancaria
3. Al momento de registrar las provisiones correspondientes que tengan afectacin en
esta cuenta.
4. El registro de ajustes por diferencial cambiario.
Se Acredita:
1. Con le comprobante de reversin o anulacin del gasto.

2. Por el cierre de operaciones del periodo fiscal.

6103. 01. 00. Intereses por Prstamos.
6103. 02. 00. Intereses Corrientes.
6103. 03. 00. Perdida Cambiaria.
6104 Otros Egresos
En esta cuenta se registran los importes de los gastos no relacionados a las operaciones o
giro normal de la empresa, y adems diferentes a las del tipo financiero. (Romero, 2006)
Es una cuenta de resultado, de disminucin de capital con movimiento relativo y de
naturaleza deudora.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
43

Se Debita:
1. Con el comprobante en concepto de baja de los inventarios por productos daados,

obsoletos o vencidos.
2. Por el importe de los gastos incurridos para brindar los servicios especiales.
3. Con el registro de los costos de los productos daados vendidos y obsoletos.
Se Acredita:
1. Con el comprobante en el cual registremos el cierre de operaciones del periodo

fiscal.

6104. 01. 00. Perdida Cambiaria.
6104. 02. 00. Costo de Venta de Activos Fijos.
6104. 03. 00. Imprevistos.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
44
Captulo III
Manual de Polticas
Vanessa Thomas
Armando Martnez
45

3.1. Introduccin
El presente Manual de Polticas tiene como propsito establecer y dar a conocer las
polticas que estar implementando la entidad, las cuales se establecern con el fin de
proporcionar lineamientos que sirvan como marco de referencia en el desarrollo de las
actividades.
Mediante este manual se definen las polticas que ayudaran a la empresa a maximizar el
funcionamiento y cumplimiento de sus actividades, lo que permite alcanzar de manera
eficiente cada uno de los objetivos que fueron previamente establecidos.
Por otro lado el presente manual brinda a cada una de las reas de la empresa un ambiente
de seguridad, en lo que respecta al tema de la comunicacin interna en los distintos niveles
de la empresa.
Adems la iniciativa de identificar y establecer polticas, tiene como finalidad proporcionar

al personal de la empresa, especialmente a los encargados de las actividades relacionadas
con el registro de la informacin de las operaciones econmicas, una gua para llevar a cabo
sus funciones de registro, procesamiento y presentacin de la informacin financiera de
manera consistente y adecuada.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
46

3.2. Objetivo
El objetivo del presente manual es maximizar el funcionamiento de la empresa y el
cumplimiento de los objetivos y polticas que fueron estableciendo por los dirigentes de la
empresa. Para ello, se debe llevar a cabo una eficiente gestin, coordinacin y toma de
decisiones sobre todas las actividades desarrolladas por la empresa.
3.3.Alcance
Estas polticas son aplicables a todas las reas de la empresa, y se encuentran sujetas a
cambios o modificaciones que puedan surgir durante el desarrollo de la empresa, y que
fueron previamente acordadas por las personas involucradas en autorizar dichas
modificaciones.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
47

3.4. Politicas Administrativas
3.4.1. Politicas De Compras
Menores de C$ 1,000 no se requiere solicitar cotizaciones a los diferentes

proveedores.
Menores de C$ 1,000
no se emitir el correspondiente comprobante de pago
(Cheque), este desembolso se realizara por medio de caja chica.

Mayores de C$1,001 hasta C$5,000 se requiere de tres cotizaciones, para decidir la
mejor opcin.
Mayores de C$ 5,001 adems de las tres cotizaciones se requiere el anlisis y
autorizacin del Gerente de Propietario.
3.4.2. Politicas De Inventario
a) Determinacin de las existencias mnimas

La existencia mnima para cada uno de los productos o lneas de productos en
bodega estar en dependencia de la magnitud de los volmenes de ventas de cada
artculo, es decir tener muy en cuenta cual producto est cerca de agotarse en
nuestro inventario, para que se proceda inmediatamente a realizar la compra de los
artculos necesarios para responder la demanda de nuestros clientes.
b) Almacenamiento de productos
El almacenamiento de productos debe ser en funcin de los costos de los artculos,
almacenando los productos con mayor costo en el ambiente ms prximo a la
entrada y los productos de menor costo al fondo, procurando la facilitacin de los
productos que tienen mayor movimiento o demanda por parte de los clientes.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
48
El responsable de bodega debe garantizar el adecuado almacenamiento de los

productos para evitar deterioros que de suceder se le cargarn a su cuenta personal.
c) Control del Inventario

El control del inventario se deber realizar semanalmente por parte del responsable
de bodega, esto con el fin de obtener un buen manejo del inventario, e identificar
diferencias previas a la toma fsica del inventario, la cual se realizar
semestralmente, y la persona encargada de efectuarlo es el responsable
administrativo, el cual a su vez deber procesar la informacin de la toma fsica del
inventario y emitir la respectivas diferencias que surgen por la toma fsica; en caso
de que no se justifique los faltantes se cobran al responsable de bodega y los
sobrantes se debern ajustar.
3.5. Polticas Contables

Objetivo
Proporcionar informacin de los hechos econmicos y financieros suscitados en una
empresa; de forma continua, ordenada y sistemtica, sobre la marcha y/o desenvolvimiento
de la misma, con relacin a sus metas y objetivos trazados, con el fin de conocer sus
resultados, para una acertada toma de decisiones.
Alcance
Todas las transacciones econmico-financieras en las operaciones de la entidad.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
49

3.5.1. Principios o Normas Contables
Se entiende por principios o normas de contabilidad vigentes en Nicaragua, el conjunto de
conceptos bsicos y reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente
sobre los asuntos y actividades de la empresa.
3.5.1.1 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
La Empresa Ferretera SADAC contabilizar sus operaciones en base a los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados.
1. Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en
contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, puedan
encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se
desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con
equidad los distintos intereses en juego en una entidad. Este principio en el fondo es el
postulado bsico o principio fundamental al que est subordinado el resto.
2. Entidad Contable: Todo Estado Financiero debe referirse a una entidad donde el
propietario o los accionistas son considerados como terceros, es decir se debe segregar el
patrimonio personal de los propietarios o accionistas del patrimonio de la entidad, la
empresa se considera como una unidad econmica, jurdica y social distinta de sus dueos
o propietario.
3. Negocio en Marcha: Se presume que no existe un lmite de tiempo en la continuidad

operacional de la entidad econmica y por consiguiente, las cifras presentadas no estn
reflejadas a sus valores estimados de realizacin. En los casos en que exista evidencias
fundadas que prueben lo contrario, deber dejarse constancia de este hecho y su efecto
sobre la situacin financiera.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
50

4.
Bienes Econmicos: Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y
obligaciones econmicas susceptibles de ser valorizados en trminos monetarios.

5. Moneda: La contabilidad mide en trminos monetarios, lo que permite reducir todos sus
componentes heterogneos a un comn denominador.
6. Perodo Contable: Los estados financieros resumen la informacin relativa a perodos
determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la
entidad, por requerimientos legales u otros.
7. Devengado: La determinacin de los resultados de operacin y la posicin financiera
deben tomar en consideracin todos los recursos y obligaciones del perodo aunque stos
hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos
puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.
8. Realizacin: Los resultados econmicos slo deben computarse cuando sean realizados,
o sea cuando la operacin que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la
legislacin o prcticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos
los riesgos inherentes a tal operacin. Debe establecerse con carcter general que el
concepto
realizado
participa
del
concepto
de
devengado.
9. Costo Histrico: El registro de las operaciones se basa en costos histricos (produccin,

adquisicin o canje); salvo que para concordar con otros principios se justifique la
aplicacin de un criterio diferente (valor de realizacin). Las correcciones de las
fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino
menos ajustes a la expresin numeraria de los respectivos costos.
La cuantificacin monetaria y registros de las operaciones deben efectuarse al valor de
adquisicin o produccin correspondiente. Este principio del costo histrico, es uno de los
ms importantes y transcendentales para el registro de las operaciones y transacciones que
afectan a una empresa.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
51

10. Revelacin Suficiente: Todo Estado Financiero debe tener la informacin necesaria y
presentada en forma comprensible de tal forma que se pueda conocer claramente la
situacin financiera y los resultados de sus operaciones.
11. Objetividad: Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan
pronto
12.
sea
posible
medir
esos
cambios
objetivamente.
Criterio Prudencial: La medicin de recursos y obligaciones en la contabilidad,
requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e
ingresos entre perodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. La
preparacin de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado
en la seleccin de la base a emplear para lograr una decisin prudente. Esto involucra que
ante dos o ms alternativas debe elegirse la ms conservadora.
Este criterio no debe ser afectado por la presuncin que los estados financieros podran ser
preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados
deben ser suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento
que se aplic.
13.
Significacin o Importancia Relativa: Al ponderar la correcta aplicacin de los
principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido prctico. Frecuentemente

se presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin
embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los
estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe una lnea que fije
los lmites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver
lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta
factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o en el resultado de
las operaciones del ejercicio contable.
14. Uniformidad: Los procedimientos de cuantificacin utilizados deben ser uniformemente
aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de
procedimientos, deber informarse este hecho y su efecto.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
52

15. Consistencia: Los principios de contabilidad deben ser aplicados en forma uniforme de
un perodo a otro, en caso que no sea as se debe explicar la razn y el efecto de los
cambios.
16. Contenido de Fondo Sobre la Forma: La contabilidad pone nfasis en el contenido

econmico de los eventos aun cuando la legislacin puede requerir un tratamiento
diferente.
17.
Dualidad Econmica: La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa
(partida doble) y est constituida por: a) recursos disponibles para el logro de los objetivos
establecidos como meta y b) las fuentes de stos, las cuales tambin son demostrativas de
los diversos pasivos contrados.
18. Relacin Fundamental de los Estados Financieros: Los resultados del proceso contable
son informados en forma integral mediante un estado de situacin financiera y por un
estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre s.
19. Objetivos Generales de la Informacin Financiera: La informacin financiera est
destinada bsicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. Tambin
se presume que los usuarios estn familiarizados con las prcticas operacionales, el
lenguaje contable y la naturaleza de la informacin presentada.
20. Partida Doble: Los hechos econmicos llevados a cabo por una entidad deben ser
expresados por medio de sistemas de contabilidad que den a conocer los dos aspectos que
envuelve toda operacin.
3.5.2. Cualidades de la Informacin Contable
La contabilidad produce informacin sobre los hechos u actos econmicos financieros que
afectan o puedan afectar el Capital de la empresa.
La informacin que se produce ser utilizada, entre otras cosas, para la toma de decisiones,
por lo que es necesario que tenga una serie de cualidades bsicas. Esas cualidades son:
Vanessa Thomas
Armando Martnez
53

Utilidad, debe servir para satisfacer las diferentes necesidades de los distintos usuarios, lo
que depender de lo que se diga en ella y cuando se lo diga.
Identificacin, en todos los casos debe referirse a entes determinados y a operaciones

financieras realizadas en perodos perfectamente especificados.
Oportunidad, debe ser puesta en conocimiento de sus usuarios en las circunstancias que
fijen las normas de contabilidad para que stos puedan adoptar decisiones en tiempo y
forma.
Representatividad, debe contener todos los aspectos relevantes que permitan exponer en
forma adecuada los hechos econmicos-financieros que presenten la posicin de la Entidad,
es decir debe existir una razonable correspondencia entre la informacin suministrada y los
hechos que pretende describir.
Verosimilitud, debe ser fidedigna, utilizando terminologa precisa, tratando en todo los
casos de evitar informaciones ambiguas.
Confiabilidad, debe prepararse conforme a los principios y normas que le otorguen el

carcter de creble, para la toma de decisiones.
Objetividad, debe ser reflejada la real posicin financiera en funcin de criterios pre
establecidos, exponiendo los acontecimientos tal cual son, sin incidencia de subjetividades
que produzcan deformaciones.
Verificabilidad, los estados contables y la informacin financiera que se produzcan deben

generarse de manera tal que permitan su comprobacin mediante demostraciones que as lo
acrediten y puedan ser realizadas por los entes de control.
Integridad, la informacin debe ser exhaustiva y completa, debe incluir al menos todas sus
partes esenciales.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
54

Claridad, debe ser fcil de comprender y accesible.
3.5.3. Estados Financieros

La Empresa Ferretera SADAC debe preparar al cierre del ejercicio, los siguientes Estados
Financieros.
Balance General.
Estado de Resultados.
Si fuese necesario elaborar y emitir estados financieros a fechas distintas al cierre del
ejercicio, ser dispuesto por el Gerente Propietario. Ello no invalida la presentacin de
todos los estados que correspondan al cierre del ejercicio.
3.5.3.1 Poltica para la Elaboracin del Estado de Resultado
Ingresos son los incrementos en los beneficios econmicos producidos a lo largo

del perodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los
activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como resultado
decrementos en el patrimonio neto, y no estn relacionados con las aportaciones
de los propietarios a este patrimonio.
Gastos son los decrementos en los beneficios econmicos, producidos a lo largo

del perodo contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los
activos, o bien surgimiento de obligaciones, que dan como resultados
decrementos en el patrimonio neto, y no estn relacionados con las
distribuciones realizadas a los propietarios de este patrimonio.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
55

3.5.3.2. Poltica para la Elaboracin del Balance General
1.
Reconocimiento de Activos:
Se reconoce un activo en el balance general, cuando es probable que se obtengan del

mismo, beneficios econmicos futuros para la empresa, y adems, el activo tiene un
costo o valor que puede ser medido con fiabilidad.
Un activo no es objeto de reconocimiento en el balance general cuando se considera

improbable que, del desembolso correspondiente, se vayan a obtener beneficios
econmicos en el futuro. En lugar de ello, tal transaccin lleva al reconocimiento de
un gasto en el estado de resultados.
2.
Reconocimientos de Pasivos:
Se reconoce un pasivo en el balance general, cuando es probable que del pago

de esta obligacin presente, se derive la salida de recursos que lleven
incorporados beneficios econmicos, y adems, la cuanta del desembolso a
realizar pueda ser evaluada con fiabilidad. Al reconocerse un pasivo, impone
tambin el reconocimiento de un activo o un gasto.
3. Reconocimiento de Ingresos:
Se reconoce un ingreso en el estado de resultados cuando ha surgido un

incremento en beneficios econmicos futuros, relacionado con un incremento
en los efectivos o un decremento en los pasivos, y adems, el importe del
ingreso puede medirse con fiabilidad.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
56

4. Reconocimiento de gastos:
Se reconoce un gasto en el estado de resultados cuando ha surgido un

decremento en los beneficios econmicos futuros, relacionado con un
decremento en los activos o un incremento en los pasivos, y adems, el gasto
puede medirse con fiabilidad.
3.6. Poltica de Desembolsos de Efectivo
3.6.1. Objetivo
Garantizar que todos los desembolsos de efectivos estn debidamente justificados y
soportados, para llevar un mejor control de los Recursos Financieros que posee la Empresa
Ferretera SADAC
3.6.2. Alcance
Estas polticas son aplicables a todo el personal de la Empresa Ferretera SADAC.
3.6.3. Poltica de Pago de las Obligaciones
Todas las obligaciones contradas por la empresa deben pagarse correcta y

puntualmente, en virtud de los plazos establecidos con proveedores,
empleados, autoridades fiscales y dems instituciones.
3.6.4. Politica para los Desembolsos de Caja Chica
Los fondos de Caja Chica tienen como principal objetivo agilizar la

adquisicin de bienes y servicios menores y de poca cuanta de inmediata
necesidad para la operatividad de cada rea de la empresa Ferreteria SADAC.
Los desembolsos de Caja Chica sern autorizados por el Gerente Propietario,

una vez que haya analizado si es necesario realizar dicho gasto.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
57
Los desembolsos de Caja Chica no podrn exceder a C$ 500.00 (Quinientos

Crdobas Netos).
Solamente la persona designada como custodio del fondo deber tener acceso
al mismo.(Responsable de Caja)
El encargado de caja chica podr solicitar reembolso de fondos cuando ste

haya descendido al 80% de su monto nominal.
Los cheques de reembolso se harn a nombre del custodio del

fondo.(Responsable de Caja)
Se practicar al menos dos arqueos mensuales a la persona encargada de

custodiar el fondo fijo.
Todos los recibos de caja chica debern estar pre numerados y llevar secuencia
numrica.
Al final de cada mes se suman todos los vales de caja chica. El total de stos
ms la cantidad de efectivo en caja debe ser igual al tope mximo.
Por cada desembolso realizado, ste deber estar debidamente soportado por
los documentos que amparan la transaccin.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
58

3.7. Poltica de Seguridad
3.7.1. Objetivo
Establecer medidas de control de la informacin Importante que posee la Empresa
Ferretera SADAC.
3.7.2. Alcance
Estas polticas son aplicables a todos los miembros que forman parte de la Empresa
Ferretera SADAC.
3.7.3. Politica de Confidencialidad de la Informacin

Toda informacin contable y financiera conocida por los miembros del rea
Administrativa con respecto a clientes de la empresa, que adquieran en el desarrollo
de sus labores, debe permanecer en absoluta confidencialidad.
Expresamente estn autorizados a conocer esta informacin:
Gerente Propietario
Responsable Administrativo Financiero.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
59
Captulo IV
Manual de Normas y Procedimientos
Vanessa Thomas
Armando Martnez
60

4.1. Introduccin
La elaboracin de guas sobre la actuacin individual o por funciones dentro de las

empresas es una necesidad, ya que es la nica forma de establecer parmetros de accin
operativa de los empleados para agilizar la consecucin de los objetivos, lo que explica la
importancia del empleo de los manuales para obtener el control deseado del personal, y
que las actividades se cumplan de acuerdo a lineamientos manteniendo coherencia con las
dems funciones.
Para toda organizacin es imprescindible contar con lineamientos que guen el desempeo
de su personal, por medio de este Manual de Normas y Procedimientos se busca facilitar el
desarrollo de las actividades administrativas y contables de la empresa SADAC,
estableciendo pautas de accin que le permitan operar con mayor eficiencia en sus
procesos, con el fin de facilitar el logro de los objetivos y metas.
El presente Manual constituye una herramienta importante para la empresa porque

contribuye al mejoramiento de sus actividades y a la obtencin de informacin financiera y
administrativa suficiente, oportuna y confiable, ya que su personal deber adaptar una serie
de normas, polticas y procedimientos que regularn las operaciones diarias. En l se
establecen una serie de normas y procedimientos que estn encaminados a logar eficiencia,
orden e informacin financiera clara y oportuna.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
61

4.2. Objetivo del Manual
Establecer normas que rijan el desarrollo de las operaciones de la empresa,
brindando parmetros de accin para el personal.
Establecer procedimientos que orienten el desarrollo de las distintas actividades de
la empresa para logar mayor eficiencia en las operaciones.
Proporcionar al personal de la empresa una gua tcnica que lo oriente al ejecutar
sus tareas.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
62

4.3. Normas y Procedimientos
4.3.1. Fondo de Caja Chica
4.3.1.1. Normas
a) Para la creacin de un Fondo de Caja Chica, el gerente propietario establecer la
necesidad de constituir tal fondo, al igual que es el nico que puede autorizar la
ampliacin del Fondo de Caja Chica.
b) El monto del Fondo de Caja Chica es de un monto C$ 1,000.00 (Mil Crdobas)
c) El valor mximo por cada pago o desembolso no podr sobrepasar el (50%)
cincuenta por ciento incluido impuestos del monto asignado como Fondo de Caja
Chica. Todo gasto que se efecte deber tener como respaldo un comprobante o
factura de venta.
d) El Gerente Propietario es el que autoriza los desembolsos de efectivo del fondo.
e) El responsable del fondo es el Cajero.
f) El Fondo de Caja Chica se utilizar para pagar la adquisicin en efectivo de bienes,
servicios y otros pagos que constituyen desembolsos pequeos de dinero y tienen el
carcter de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con cheques, tales
como:
- Adquisicin y arreglo de cerraduras y seguridades.
- Adquisicin de suministros o materiales de menor cuanta.
- Adquisicin de tiles de aseo y limpieza.
- Envo de correspondencia, pago de fletes
- Pago de fotocopias
- Gastos de Cafetera
- Pago de transporte pblico dentro de la ciudad
- Otros.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
63

g) Para el correcto manejo del fondo, la reposicin se efectuar cuando est utilizado el
80% del Fondo de caja chica.
h) Todas los desembolsos de Caja Chica, deben estar respaldadas por recibos, facturas
o algn otro soporte que compruebe que el efectivo fue utilizado para realizar las
compras para las cuales fue solicitado.
i) Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo, el Responsable
Administrativo realizar arqueos de forma peridica y sorpresiva de los valores
entregados al Administrador del Fondo de Caja Chica, por lo menos dos veces al
mes.
4.3.1.2. Procedimiento de Utilizacin del Fondo de Caja Chica.

Responsable
Trabajador de la empresa
Accin/Actividad
1. Informa al Gerente Propietario, o en su ausencia al

Responsable Administrativo, la necesidad de realizar
una compra menor o el pago de un servicio.
Gerente Propietario
2. Analiza y autoriza la solicitud de desembolso.

3. Emite el vale provisional de caja chica.
4. Firma el vale provisional de caja chica.
Responsable de Caja
5. Entrega efectivo segn monto autorizado por el

Gerente Propietario.
6. Guarda el vale provisional.
7. Realiza la compra o pago de servicio.

8. Presenta factura o recibo que soporta la compra o
pago ante Responsable de Caja.
Responsable de Caja
9. Elabora Comprobante de Caja chica.

10. Entrega Comprobante al trabajador de la empresa.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
64

11. Firma Comprobante de Caja chica y lo entrega al

Responsable de Caja
Responsable de Caja
Vanessa Thomas
Armando Martnez
12. Resguarda Comprobante y Archiva soportes.
65

4.3.1.3. Flujograma Procedimiento de Utilizacin del Fondo de Caja Chica.
Trabajador
Gerente Propietario
Responsable Caja
INICIO
Solicita
autorizacin de
compra menor a
Propietario
Autoriza solicitud
Emite el vale
provisional
Firma el vale
provisional
Entrega efectivo
Realiza compra
Archiva vale
provisional
Presenta Soporte
de la compra a
Caja
Elabora
Comprobante de
Caja Chica
Firma
Comprobante de
Caja Chica
Archiva
comprobante y
soportes
Vale Provisional
de Caja Chica
Comprobante de
Caja chica
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
66

4.3.2. Caja General
4.3.2.1. Normas
1. El dinero de la Caja General es manejado por el Responsable de Caja, quien es

responsable por el resguardo del mismo.
2. La caja general no debe utilizarse para propsitos y retiros operacionales.
3. El dinero recibido en la Caja General por las ventas diarias debe ser depositado
diariamente en las respectivas cuentas bancarias, o a mas tardar al medioda del da
siguiente
4. El Responsable Administrativo Financiero debe realizar arqueos peridicos
sorpresivos, por lo menos una vez a la semana, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta,
corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo,
cheques o vales.
5. Los Faltantes detectados en el momento del arqueo, deben ser cargados a la cuenta
por cobrar al responsable de Caja.
6. Los sobrantes detectados en el arqueo deben ser registrados como otros ingresos
mediante la elaboracin de un comprobante de diario.
4.3.2.2 Procedimiento para Arqueo de Caja

Responsable
Responsable
Administrativo
Financiero
Accin/Actividad
1. Se dispone a realizar el arqueo y solicita el efectivo

que se encuentra Caja General al momento del arqueo.
2. Solicita las respectivas minutas de depsito que
soportan la salida de los ingresos recibidos en Caja
General, los cheques y dems documentos presentes.
Responsable de Caja
Vanessa Thomas
Armando Martnez
3. Entrega efectivo y documentos solicitados.
67

Responsable
Administrativo
Financiero
4. Realiza el arqueo en el formulario designado para este

propsito.
5. Separa y realiza el conteo de monedas, billetes,
minutas, cheques y dems documentos.
6. Revisa la autenticidad de los billetes y monedas.
7. Revisa el correcto llenado de los documentos.
8. Llena el formato de arqueo.
9. Determina la existencia de faltante o sobrante. Si hay
faltante es cargado a la cuenta por cobrar al
responsable de Caja. Si hay sobrante se registra como
otros ingresos.
10. Firma el arqueo.
Responsable de Caja
11. Firma el arqueo.
Responsable
12. Muestra arqueo a Gerente Propietario.
Administrativo
Financiero
Gerente Propietario
13. Revisa Arqueo.
Responsable
14. Archiva Arqueo.
Administrativo
Financiero
Vanessa Thomas
Armando Martnez
68

4.3.2.3 Flujograma Procedimiento de Arqueo de Caja
Responsable Administrativo Financiero
Responsable de Caja
Gerente Propietario
INICIO
Solicita efectivo y
dems valores
Entrega efectivo y
valores
Recibe efectivo y
valores
Realiza el arqueo
en el formulario
respectivo
Separa y realiza el
conteo de
Efectivo y
valores.
Si
Revisa autenticidad de
las monedas y billetes
y el correcto llenado de
los documentos
Valores correctos
llena el formato
de arqueo de caja
No
Valores incorrectos
aplica polticas
correspondientes
Recibe y revisa el
arqueo de caja
Determina si
existe sobrante o
faltante
Decide segn lo
encontrado
Firman los
responsables
Enva el arqueo
de caja
Enva el arqueo
de caja
Recibe y archiva
la documentacin
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
69

4.3.3. Bancos
4.3.3.1. Normas
1. La autorizacin para la apertura de las cuentas bancarias corresponde nicamente al

2. Los cheques anulados sern guardados y archivados de forma secuencial.
3. Todo desembolso se efectuar mediante cheque, a la orden del beneficiario y por el
valor exacto de la obligacin que conste en los documentos comprobatorios.
4. Debe abrirse y utilizarse un libro como auxiliar de banco; y debe usarse las subcuentas de acuerdo al nmero de cuentas bancarias que la empresa maneje.
5. El Gerente Propietario debe verificar al menos una vez al mes, que el libro auxiliar
de banco contenga por cada transaccin el serial del cheque, nombre del
beneficiario, fecha de emisin, concepto por el pago, y el monto del desembolso.
6. Se deben elaborar conciliaciones bancarias para cada una de las cuentas de la
empresa.
7. El Responsable Administrativo Financiero es el encargado de elaborar las
conciliaciones bancarias.
8. El Responsable Administrativo Financiero debe solicitar a las instituciones
bancarias la entrega oportuna de los estados de cuenta.
9. Las conciliaciones deben elaborarse mensualmente, en los primeros cinco das del
mes.
10. El Mtodo de Conciliacin Bancaria que se utilizar, ser el de Saldos Ajustados.
11. Comnmente los saldos de los estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con
los libros de por cual es quiera de las siguientes razones:
Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr
por haber cerrado.
Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
70

Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones, impuestos,
etc.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros
realizados en su nombre o cualquier otro concepto
Errores u omisiones por parte de los Bancos.
12. La autorizacin de los pagos corresponde al Gerente Propietario.
13. En el proceso de emisin de cheques se debe comprobar que la transaccin
disponga la documentacin soporte y la autorizacin respectiva y que existan
fondos disponibles para realizar el pago dentro del plazo convenido.
4.3.3.2. Procedimiento para Elaboracin de la Conciliacin Bancaria

Responsable
Responsable
Administrativo
Financiero
Accin/Actividad
1. Solicita y recibe los estados de cuenta a las entidades

bancarias
2. Coteja el mayor de bancos y sus auxiliares con los
estados de cuentas
3. Elabora el informe de Conciliacin Bancaria.
4. Firma el informe de Conciliacin Bancaria.
5. Entrega informe de Conciliacin Bancaria a Gerente
Propietario.
Gerente Propietario
6. Recibe, revisa y analiza informe de Conciliacin

Bancaria.
7. Firma el informe de Conciliacin Bancaria para
autorizarlo.
Responsable
8. Archiva la Conciliacin Bancaria.
Administrativo
Financiero
Vanessa Thomas
Armando Martnez
71

4.3.3.3 Flujograma Procedimiento para Elaboracin de la Conciliacin Bancaria
Responsable Administrativo Financiero
Gerente Propietario
INICIO
Recibe el Estado Estado de Cuenta

de Cuenta del
del Banco
Banco
Coteja el Mayor
de Bancos con el
Estado de Cuenta
Realiza la
Conciliacin
Bancaria y firma
Entrega
Conciliacin
Bancaria y
soportes
Conciliacin
Bancaria
Recibe y analiza
Conciliacin
Bancaria y
soportes
Conciliacin
Bancaria
Firma
conciliacin
Bancaria
Archiva la
Conciliacin
Bancaria y
soportes
Entrega
Conciliacin
Bancaria y
soportes
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
72

4.3.4. Cuentas y Documentos por Cobrar
4.3.4.1. Normas
1. El otorgamiento de crditos a clientes debe ser autorizado por el Gerente

Propietario.
2. El Responsable Administrativo Financiero debe archivar en un lugar seguro los
archivos y documentos concernientes a los crditos otorgados.
3. Todas las cuentas y documentos por cobrar deben tener un registro adecuado y
oportuno indicando la fecha, la deuda y los artculos vendidos.
4. Cuando se haya vencido el plazo de pago de los clientes, el Responsable
Administrativo Financiero debe gestionar el cobro correspondiente de las facturas
pendientes.
5. El cobro debe realizarse primero por medio de llamadas telefnicas, en caso que el
cliente no efecte el pago se debe proceder a realizarle una visita personal.
4.3.4.2. Procedimiento para la Otorgacin de Crdito

Responsable
Accin/Actividad
Cliente
1. Solicita Crdito ante Vendedor
Vendedor
2. Comunica solicitud a Gerente Propietario.
Gerente Propietario
3. Solicita al cliente su informacin personal o del

negocio, si se trata de una empresa.
Cliente
4. Brinda informacin
Gerente Propietario
5. Toma decisin. Si rechaza la solicitud se termina el

procedimiento, si aprueba el crdito solicita al cliente
fotocopia de sus documentos.
Cliente
Vanessa Thomas
Armando Martnez
6. Proporciona copia de sus documentos.
73

Gerente Propietario
Vanessa Thomas
Armando Martnez
7. Recibe documentos y los archiva.
74

4.3.4.3. Flujograma Procedimiento para la Otorgacin de Crdito
Cliente
Vendedor
Gerente Propietario
Comunica
solicitud
Solicita al cliente
su informacin
personal o la de
su negocio
INICIO
Solicita crdito
Brinda
informacin
Recibe
informacin
Analiza y toma
decisin
Si
Proporciona copia
de sus
documentos
personales
Solicita al cliente
copia de sus
documentos
personales
No
Recibe
documentos y los
archiva
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
75

4.3.5. Inventarios
4.3.5.1. Normas
1. El Responsable Administrativo Financiero debe realizar las gestiones de compras de

los inventarios.
2. Los inventarios que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de la
bodega.
3. El ambiente asignado para el funcionamiento de la bodega debe ser seguro y tener el
espacio fsico necesario.
4. Se deben establecer mnimos y mximos de existencias, de tal forma que stas se
realicen nicamente cuando sea necesario y adquirida en cantidades apropiadas,
bajo los criterios de austeridad, eficiencia, efectividad y economa.
5. Los diferentes tipos de artculos o lneas de inventario deben ser codificado para
permitir una fcil identificacin, organizacin y proteccin de las existencias.
6. El Responsable de Bodega es el encargado de la custodia de los inventarios.
7. Se debe realizar la toma fsica del inventario por lo menos una vez al ao.
8. El personal que interviene en la toma fsica debe ser independiente de aquel que
tiene a su cargo la custodia de los inventarios, por tanto el encargado de realizar esta
toma fsica es el Responsable Administrativo Financiero.
9. En caso de encontrar diferencias durante el proceso de constatacin fsica y
conciliacin con la informacin contable deben ser investigadas y comunicadas al
10. Durante la toma fsica se deben identificar los artculos del inventario en mal estado
para proceder a la baja de los mismos.
11. Para proceder a la baja de los artculos del inventario en mal estado se debe obtener
la autorizacin del Gerente Propietario.
12. Cuando el costo de los artculos excede de cinco mil crdobas, se deben solicitar
tres cotizaciones de proveedores si el costo de los en caso contrario se solicitan solo
dos cotizaciones.
13. Cuando el costo de los artculos es menor de cinco mil crdobas, se deben solicitar
dos cotizaciones de proveedores.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
76

4.3.5.2. Procedimiento para Entrada de Bodega
Responsable
Responsable de Bodega
Accin/Actividad
1. Recibe los artculos adquiridos y revisa que

correspondan con la orden de compra correspondiente.
2. Una vez comprobado lo anterior, llena la Entrada de
Bodega y la firma.
Persona que entrega
3. Firma la Entrada de Bodega.
4. Clasifica los artculos y los ubica en el lugar que

corresponda.
5. Archiva copia de Entrada de Bodega y entrega original
a Responsable Administrativo Financiero.
Responsable
Administrativo
6. Recibe y archiva el formato original de la entrada a

bodega.
Financiero
Vanessa Thomas
Armando Martnez
77

4.3.5.3 Flujograma Procedimiento para Entrada de Bodega
Persona que entrega
Responsable Administrativo
Financiero
INICIO
Recibe artculos y
revisa que
correspondan con
orden de compra
Llena Entrada de
Bodega y la firma
Entrada de
Bodega
Entrega la
Entrada de
Bodega
Recibe y Firma la
Entrada de
Bodega
Clasifica los
artculos y los
ubica en la
bodega
Entrega la
Entrada de
Bodega
Archiva copia de
Entrada de
Bodega
Entrega Original
Entrada de
Bodega
Recibe Entrada de
Bodega Original
Archiva Entrada
de Bodega
Original
Entrada de
Bodega
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
78

4.3.5.4. Procedimiento para Salida de Bodega
Responsable
Accin/Actividad
Cliente
1. Solicita artculos mediante presentacin de factura.
2. Entrega los artculos solicitados.

3. Llena la Salida de Bodega correspondiente y la firma.
Cliente
4. Firma la Salida de Bodega en seal de conformidad.
5. Archiva copia de la Salida de Bodega y entrega

original a Responsable Administrativo Financiero.
Responsable
Administrativo
6. Recibe y archiva el formato original de la salida a

bodega.
Financiero
Vanessa Thomas
Armando Martnez
79

4.3.5.5. Flujograma Procedimiento Salida de Bodega
Cliente
Financiero
INICIO
Solicita artculos
presentando
factura
Entrega los
artculos
Llena la Salida de
Bodega y la firma
Salida de
Bodega
Recibe y Firma
Salida de Bodega
en seal de
conformidad
Entrega la Salida
de Bodega
Entrega la Salida
de Bodega
Archiva copia de
Salida de Bodega
Entrega Original
Salida de
Bodega
Recibe Salida de
Bodega Original
Archiva Salida de
Bodega Original
Salida de
Bodega
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
80

4.3.5.6. Procedimiento para Adquisicin de Inventarios.
Responsable
Accin/Actividad
1. Identifica la necesidad de adquisicin de algn artculo

de inventarios.
2. Comunica necesidad a Responsable Administrativo.
Responsable
3. Solicita cotizaciones a tres proveedores si el costo de
Administrativo
los artculos excede de cinco mil crdobas, en caso
Financiero
contrario se solicitan solo dos cotizaciones.
Proveedor
4. Entrega cotizaciones
Responsable
5. Entrega cotizaciones a Gerente Propietario.
Administrativo
Financiero
Gerente Propietario
6. Revisa y opta por la mejor cotizacin considerando el

costo- beneficio.
Responsable
Administrativo
7. Emite orden de compra correspondiente a la cotizacin

autorizada por el Gerente Propietario.
Financiero
Gerente Propietario
8. Autoriza y firma la Orden de Compra.
Responsable
9. Enva la Orden de Compra al proveedor
Administrativo
correspondiente.
Financiero
Proveedor
10. Entrega mercanca.
11. Revisa y recepciona la mercanca.

12. Elabora la entrada de Bodega correspondiente.
Responsable
Administrativo
Financiero
13. Elabora comprobante de egreso, firma elaborado y

entrega a Gerente Propietario para autorizacin.
14. Entrega cheque a proveedor para hacer efectivo el
pago.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
81

Gerente Propietario
15. Firma el comprobante de egreso para autorizarlo.
Responsable
16. Recibe el comprobante de egreso y al momento de
Administrativo
realizar el pago solicita al proveedor que firme el
Financiero
recib conforme.
Proveedor
17. Firma comprobante de egreso.
Responsable
1. Entrega cheque a beneficiario.
Administrativo
18. Archiva el Comprobante de Egreso y la
Financiero
Vanessa Thomas
Armando Martnez
documentacin de respaldo.
82

4.3.5.7. Flujograma Procedimiento Adquisicin de Inventarios.
Financiero
Gerente Propietario
Proveedor
INICIO
Identifica
necesidad de
adquirir artculos
Solicita
cotizaciones a
proveedores
Comunica
necesidad
Entrega
corizaciones
Cotizaciones
Recibe
cotizaciones y las
entrega
Emite Orden de
compra
correspondiente
Orden de
Compra
Revisa y opta por

mejor cotizacin
considerando
costo y calidad
Firma la Orden de
compra para
autorizarla
Recibe Orden de
compra y entrega
mercanca
Enva Orden de
compra
Recibe y revisa la
mercanca
Elabora Entrada
de Bodega
Entrada de
Bodega
Elabora
Comprobante de
Egreso
Realiza el pago y
solicita firma de
recib conforme
Firma
Comprobante de
Egreso para
autorizarlo
Firma
comprobante de
Egreso
Entrega Cheque
Archiva
Comprobante y
documentos de
respaldo
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
83

4.3.6. Gastos
4.3.6.1. Normas
1. Todo gasto debe ser autorizado por el Gerente Propietario.

2. Antes de autorizar el desembolso, se debe verificar que la documentacin que lo
respalda est completa.
3. El Gerente Propietario tiene la responsabilidad de objetar y anular un egreso que no
se encuentren debidamente respaldados.
4.3.6.2. Procedimiento para la Elaboracin de Cheques y pagos

Responsable
Responsable
Accin/Actividad
2. Verifica los pagos a proveedores que deben efectuarse
Administrativo
y revisa la documentacin correspondiente a los
Financiero
mismos.
3. Elabora Solicitud de cheque y comunica al Gerente
Propietario sobre el pago de cuentas por pagar o gastos
generales.
Gerente Propietario
4. Revisa que la documentacin de respaldo sea correcta.

5. Autoriza la Solicitud de Cheque.
Responsable
Administrativo
Financiero
6. Contabiliza la operacin por medio de un

Comprobante de Egreso y firma elaborado.
7. Entrega Comprobante de egreso a Gerente Propietario
para autorizacin.
Gerente Propietario
8. Firma el comprobante de egreso para autorizarlo y

entrega a Responsable Administrativo Financiero.
Responsable
9. Recibe el comprobante de egreso.
Administrativo
10. Al momento de realizar el pago solicita al beneficiario
Financiero
que firme el recib conforme.
Proveedor/ Beneficiario
11. Firma comprobante de egreso.
Responsable
12. Entrega cheque a beneficiario.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
84

Administrativo
Financiero
Vanessa Thomas
Armando Martnez
13. Archiva el Comprobante de Egreso y la

documentacin de respaldo.
85

4.3.6.3. Flujograma Procedimiento para la Elaboracin de Cheques y pagos
Financiero
Gerente Propietario
Beneficiario
INICIO
Revisa
documentacin
sobre pagos a
efectuar
Elabora Solicitud
de Cheque
Solicitud de
Cheque
Entrega Solicitud
de Cheque
Recibe Solicitud y
revisa
documentos de
respaldo
Autoriza la
solicitud de
Cheque
Contabiliza la
Comprobante
transaccin en un
de Egreso
Comprobante de
Egreso
Firma elaborado y
entrega
Comprobante de
Egreso
Recibe
Comprobante y lo
firma para
autorizarlo
Recibe
comprobante
Entrega
Comprobante
Realiza el pago y
solicita al
beneficiario que
firme recibido
Firma recib
conforme en
Comprobante de
Egreso
Recibe el
Comprobante y
entrega Cheque a
Beneficiario
Entrega
Comprobante de
Egreso
Archiva
Comprobante y
documentos de
respaldo
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
86

4.3.6.4 Procedimiento para Pago de Sueldos
Responsable
Accin/Actividad
Responsable
1. Elabora rol de pago.
Administrativo
2. Enva a Gerente Propietario para que lo revise.
Financiero
Gerente Propietario
3. Recibe y revisa rol de pago. Si est de acuerdo se

dirige al banco a realizar el retiro de efectivo de la
cuenta bancaria. Si no est de acuerdo lo devuelve a
Responsable Administrativo Financiero para
correccin.
4. Entrega rol de pago y sueldo a cada empleado.
Empleado
5. Recibe dinero.
6. Firma recibido en rol de pago.
7. Entrega rol a Responsable Administrativo Financiero.
Responsable
Administrativo
Financiero
Vanessa Thomas
Armando Martnez
8. Recibe rol de pago y procede al registro contable del

pago de sueldos.
9. Archiva documentos.
87

4.3.6.5. Flujograma Procedimiento para Pago de Sueldos
Gerente Propietario
Empleado
INICIO
Elabora rol de
pago
Rol de Pago
Recibe rol de
pago
Enva rol de pago
Realiza
correccin
No
Devuelve rol para

correccin
Revisa si los
montos son
correctos
Si
Se dirige al banco
a efectuar retiro
de efectivo
Entrega sueldo y
rol de pago a cada
empleado
Recibe dinero
Firma rol de pago
Recibe rol de
pago
Contabiliza el
pago
Entrega rol de
pago
Comprobante
de Diario
Archiva
documentos
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
88

4.3.7. Ventas
4.3.7.1. Normas
1. Las ventas de crdito deben ser autorizadas por el Gerente Propietario.
2. El vendedor es el encargado de elaborar las facturas.
3. El vendedor no est autorizado a otorgar rebajas en las ventas.
4. El vendedor debe atender a los clientes en orden de llegada.
5. El vendedor debe brindar al cliente la informacin que ste le solicite sobre los
artculos y precios.
4.3.7.2. Procedimiento para Venta de Contado

Responsable
Vendedor
Accin/Actividad
1. Saluda al cliente y pregunta motivo de visita.

2. Proporciona al cliente la informacin solicitada acerca
de los artculos y precios.
Cliente
3. Solicita los artculos que desea adquirir.
Vendedor
4. Consulta al responsable de bodega si hay suficientes

existencias de los artculos que el cliente esta
solicitando.
5. Si hay existencia elabora la factura correspondiente a
los artculos que el cliente desea comprar.
6. Acuerda con el cliente la forma de pago.
7. Si la venta es de contado se le entrega factura original
al cliente.
Cliente
8. Se dirige a Caja para cancelar la factura.
Responsable de Caja
9. Recibe el dinero por parte del cliente, y procede a

sellar la factura la cual queda en ese momento
cancelada.
10. Archiva copia de factura y entrega original a cliente.
Cliente
11. Se dirige donde el Responsable de Bodega, a retirar

sus artculos con la factura original que soporte la
Vanessa Thomas
Armando Martnez
89

compra de dichos artculos.
12. Entrega los respectivos artculos al cliente, y se

dispone a realizar la respectiva Salida de Bodega.
Gerente Propietario
13. Autoriza la Salida de los artculos de Bodega.
Vendedor
14. Si la compra es de crdito solicita autorizacin a

Gerente Propietario para el otorgamiento del crdito.
Gerente Propietario
15. Autoriza el otorgamiento del crdito y comunica a

vendedor.
Vendedor
16. Entrega copia de Factura al cliente
17. Entrega artculos al cliente, y realiza la respectiva

Salida de Bodega.
Gerente Propietario
Vanessa Thomas
Armando Martnez
90

4.3.7.3. Flujograma Procedimiento Venta de Contado
Vendedor
Cliente
Responsable de
Bodega
Responsable de Caja
INICIO
Saluda y atiende
al cliente
Proporciona
informacin
acerca de los
artculos y precios
Solicita los
artculos que
desea comprar
Consulta
existencia de los
artculos
solicitados
Revisa existencias
de los artculos
Elabora Factura
Entrega Factura
Original al cliente
Factura
Se dirige a Caja a
pagar
Recibe dinero
Recibe
documentos y se
dirige a retirar sus
artculos
Entrega Factura
Original y Recibo
de Caja
Entrega artculos
y elabora Salida
de Bodega
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
91

4.3.7.4. Procedimiento para Venta de Crdito
Responsable
Vendedor
Accin/Actividad
1. Saluda al cliente y pregunta motivo de visita.

2. Proporciona al cliente la informacin solicitada acerca
de los artculos y precios.
Cliente
3. Solicita los artculos que desea adquirir y pide que se

le otorgue crdito.
Vendedor
4. Solicita autorizacin a Gerente Propietario para el

otorgamiento del crdito.
Gerente Propietario
5. Recibe informacin sobre solicitud y toma decisin. Si

rechaza la solicitud termina el procedimiento. Si
autoriza el otorgamiento del crdito, comunica a
vendedor para que elabore factura.
Vendedor
6. Consulta al responsable de bodega si hay suficientes

existencias de los artculos que el cliente esta
solicitando.
7. Si hay existencia elabora la factura correspondiente y
entrega copia al cliente.
Cliente
8. Recibe copia de factura y se dirige a retirar su

mercanca.
9. Entrega artculos al cliente, y realiza la respectiva

Salida de Bodega.
Gerente Propietario
Vendedor
11. Si la compra es de crdito solicita autorizacin a

Gerente Propietario para el otorgamiento del crdito.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
92

4.3.7.5. Flujograma Procedimiento Venta de Crdito
Vendedor
Cliente
Responsable de
Bodega
Gerente Propietario
INICIO
Saluda y atiende
al cliente
Proporciona
informacin
acerca de los
artculos y precios
Solicita los
artculos que
desea comprar y
pide crdito
Recibe
informacin sobre
solicitud de
crdito
Solicita
Autorizacin para
crdito
Analiza y
decide si
otorga crdito
Si
Consulta
existencia de los
artculos
solicitados
Revisa existencias
de los artculos
Factura
Elabora Factura
Entrega copia de
Factura al cliente
Recibe copia de
Factura y se dirige a
retirar sus artculos
Entrega artculos
y elabora Salida
de Bodega
No
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
93

4.3.8. Ingresos en Efectivo
4.3.8.1. Procedimiento para Registro de Ingreso en Efectivo.
Responsable
Cliente
Accin/Actividad
1. Entrega dinero en efectivo en pago por la compra de

artculos.
Responsable de Caja
2. Recibe el dinero y emite la Factura de Contado.

3. Entrega Factura de Contado original al cliente.
Cliente
4. Recibe la Factura de Contado original como sustento

del pago.
Responsable de Caja
5. Al final de la jornada, elabora un detalle de la

facturacin del da, y realiza los depsitos
correspondientes a la venta del da.
6. Entrega el detalle de la facturacin y las minutas de
depsito al Responsable Administrativo Financiero.
Responsable
Administrativo
Financiero
7. Recibe el detalle y cuadra las Facturas con las minutas

de depsito.
8. Realiza la contabilizacin de los ingresos respectivos
mediante un Comprobante de Diario.
9. Procede a archivar la documentacin.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
94

4.3.8.2. Flujograma Procedimiento Registro de Ingreso en Efectivo.
Responsable de Caja
Gerente Propietario
Financiero
INICIO
Al final de la
jornada realiza el
cierre y cuadre de
Caja
Realiza el conteo
del dinero y los
documentos
Presenta
informacin al
Gerente
Propietario.
Realiza
correcciones
Recibe
informacion
No
Revisa si est
correcta
Si
Enva
informacin
Firma el
Comprobante de
Diario para
Autorizarlo
Comprobante
Recibe
de Diario
informacin y
contabiliza
Firma elaborado
en el
Comprobante
Archiva
documentacin
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
95
Captulo V
Manual de Organizacin y Funciones
Vanessa Thomas
Armando Martnez
96

5.1. Introduccin
Con la intencin de impulsar y contribuir al desarrollo del proceso organizativo de la
empresa Ferretera SADAC, a continuacin mostramos el siguiente
Manual de
Organizacin y Funciones el cual tiene como objetivo principal, suministrar una gua
tcnica que ofrezca a todo el personal de dicha empresa una visin de la estructura orgnica
y funcional de la entidad cada una de sus reas.
En su contenido se detallan el objetivo general, composicin orgnica, lneas de autoridad,
responsabilidad y coordinacin; tambin la descripcin de las funciones generales de dicha
unidad organizativa, la estructura y funciones por puesto de las reas de la empresa
Ferretera SADAC.
Debido a la importancia de este Manual de Organizacin y Funciones, es preciso que el
gerente propietario de la Empresa lo haga del conocimiento del personal de dicha entidad,
con el objetivo que ste sea utilizado como una herramienta de control y evaluacin de las
funciones que se desarrollan dentro de la entidad, de tal forma que funcione para los
empleados como una gua que les permita conocer las funciones que realizan en su puesto
de trabajo.
Cabe recalcar que este Manual se debe revisar y actualizar cada vez que la estructura
organizativa sufra algn tipo de cambios, ya que todos los puestos que las areas posean
pueden experimentar cualquier tipo de modificaciones, esto a consecuencia de la dinmica
de trabajo, dicho Manual de igual manera servir como un instrumento de consulta
permanente dentro de la empresa.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
97
5.2. Misin
Ofrecer a nuestros clientes una amplia gama de productos ferreteros de alta calidad a un
precio justo y competitivo, procurando su satisfaccin por medio de un servicio atento y de
carcter familiar, comprometindonos a mantener la preferencia y satisfaccin de nuestros
clientes.
5.3. Visin
Alcanzar y mantener un slido posicionamiento comercial de nuestra Empresa en el
mercado de artculos ferreteros, realizando el mejor esfuerzo para mantener la preferencia
de nuestros clientes, garantizando as la solidez financiera del negocio.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
98
5.4. Organigrama Estructural General de la Empresa Ferretera SADAC
GERENTE
PROPIETARIO
RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
RESPONSABLE
DE CAJA
Vanessa Thomas
Armando Martnez
RESPONSABLE
DE BODEGA
AREA DE VENTAS
VENDEDOR 1
VENDEDOR 2
VENDEDOR 3
99

5.5. Organigrama Estructural de las reas de la Empresa
GERENTE
PROPIETARIO
AREA
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Vanessa Thomas
Armando Martnez
AREA DE VENTAS
100

5.5.1. rea Administrativa Financiera
5.5.1.1. Objetivos:
Garantizar el registro eficiente y eficaz de todas y cada una de las
operaciones contables de la empresa.
Realizar y Presentar en tiempo y forma las distintas declaraciones de los
distintos impuestos y conciliaciones de las cuentas bancarias de la empresa.
Realizar la gestin de compras de los artculos que se necesitan tener en el
inventario para su respectiva venta.
Gestionar todo tipo de actividad tributaria, legal y financiera de la empresa.
Elaborar la nomina de pago de la empresa quincenalmente.
Realizar la toma fsica de los inventarios de manera peridica.
5.5.1.2. Organizacin
5.5.1.2.1 Composicin Orgnica
El rea Administrativa - Financiera depende funcionalmente del Gerente Propietario de la

Empresa y para el desarrollo de sus funciones est conformado por:
Responsable Administrativa - Financiera.

Responsable de Caja
Vanessa Thomas
Armando Martnez
101

5.5.1.3. Organigrama
GERENTE
PROPIETARIO
RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
RESPONSABLE DE
CAJA
Vanessa Thomas
Armando Martnez
RESPONSABLE DE
BODEGA
102

5.5.1.4. Lneas de Autoridad, Responsabilidad y Coordinacin
El rea Administrativa - Financiera es un rgano de apoyo subordinado funcionalmente a
la Gerencia General de la Empresa, ejerce su autoridad sobre el personal que lo conforma
por medio del Responsable Administrativo.
Tiene la responsabilidad de llevar los registros contables, elaborar los estados financieros
con cifras exactas, llevar el control de inventarios, ingresos y conciliaciones bancarias,
cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con los cargos fiscales
de acuerdo a las leyes del pas.
A lo interno se coordinara con sus auxiliares, es decir con el responsable tanto de caja como
de bodega para validar las operaciones realizadas durante el da a da de la empresa de
modo tal que permita elaborar correctamente los estados financieros de la empresa
mensualmente.
5.5.1.5. Funciones Generales

Preparar los estados financieros de la Empresa
Registrar las diferentes partidas contables que se realizan en la Empresa
Cumplir con los principios y normas fiscales y legales del pas.
Asegurar la exactitud dentro del grado de lo razonable, de los informes emitidos.
Garantizar la revisin, codificacin y orden de las operaciones financieras de la
Empresa.
Responder por la elaboracin oportuna y correcta de los comprobantes de diario
relativos a todas las operaciones que se realizan en la Empresa.
Asegurar la correcta aplicacin contable, y tener el documento soportes que
justifiquen cada uno de los comprobantes de diario.
Revisar que todas las operaciones que se realizan se hayan contabilizado
correctamente, y si no realizar su debida correccin.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
103

Analizar, integrar y contabilizar las cuentas de vacaciones, aguinaldos, retenciones
de impuestos fiscales a fin de depurar, elaborar y digitar partidas de ajustes y
reclasificaciones que den lugar a mantener actualizadas la integracin de cada
cuenta.
Cumplir en la cancelacin de los compromisos de pago con los Proveedores
nacionales.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
104

5.5.2 rea De Vendedores
5.5.2.1 Objetivos:
Garantizar el funcionamiento eficiente y eficaz de todas y cada una de las operaciones
realizadas en la Ferretera SADAC.
5.5.2.2 Organizacin
5.5.2.2.1. Composicin Orgnica

El rea de Vendedores depende administrativamente y funcionalmente de la Gerencia de
General de la Empresa, para el desarrollo de cada una de sus funciones, esta rea se
encuentra conformada por:
Vendedor 1
Vendedor 2
Vendedor 3
5.5.2.3 Organigrama
GERENTE
PROPIETARIO
VENDEDOR 1
Vanessa Thomas
Armando Martnez
VENDEDOR 2
VENDEDOR 3
105

5.5.2.4. Lneas De Autoridad, Responsabilidad Y Coordinacin
El rea de Vendedores es un rgano Administrativo subordinado funcionalmente a la
Gerencia General de la Empresa, ejerce su autoridad sobre el personal que lo conforma, es
decir a cada uno de los vendedores de la empresa, esto con ayuda del responsable
administrativo.
Tiene la responsabilidad de la atencin eficaz y eficiente de todos los clientes que visiten la
Ferretera, es decir que son los encargados de ofrecer a nuestros clientes todos los
productos que estn disponibles para vender, siempre y cuando se encuentre entre las
necesidades o demanda de cada uno de los clientes que visitaran a diario la ferretera.
A lo interno se coordinara con la gerente propietaria o en algunos casos con la responsable
administrativa, esto con el fin de ayudar al cliente a obtener un crdito, o en algunos casos
para otorgarle un descuento en su respectiva factura.
5.5.2.5. Funciones Generales
Garantizar la atencin eficaz y eficiente de los clientes.

Conocer los precios de los artculos, y los cambios que estos puedan sufrir, con el
fin de siempre darle al cliente el precio exacto y as evitar confusiones.
Elaborar al final del da un reporte diario que ayude a identificar a quienes se les
facturo durante todo el da.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
106

5.6. Estructura de Puesto de las reas de la Empresa Ferretera SADAC
Gerencia
Gerente Propietario
rea Administrativa Financiera
Responsable de Caja
Responsable de Inventarios (Bodega)
rea de Vendedores
Vendedor 1
Vendedor 2
Vendedor 3
Vanessa Thomas
Armando Martnez
107

5.7. Fichas de Cargo
Nombre del Cargo
Gerente Propietario
rea de desempeo
Gerencia General
Jefe Inmediato
Nadie
Dirige A
Responsable de Caja
Responsable de Inventarios
Vendedores
Objetivo General del Cargo:

Velar por el cumplimiento eficaz y efectivo de las funciones y actividades
desempeadas por todas las reas organizativas de la empresa.
Definir y garantizar la aplicacin de las polticas, normas, reglamentos,
procedimientos y dems lineamientos en concordancia con las necesidades de la
empresa.
Funciones que desempea:

Autorizar los desembolsos en el marco de las prioridades y la disponibilidad de
fondos.
Velar por el cumplimiento de leyes, reglamentos y disposiciones estatales
relacionadas con tributos, operaciones y permisos de funcionamiento
Vele el cumplimiento de las todas las polticas y procedimientos emitidos y
establecidos, as como de su mantenimiento, actualizacin y difusin.
Eestablezca y regule las relaciones de trabajo necesarias entre el personal a fin de
lograr una estrecha relacin que facilite eficiente resultados en todos los mbitos de
trabajo.
Vele por la calidad y eficiencia de los buenos servicios que se le brinda a cada uno
de los clientes que visitan la empresa.
Evale de manera integral los resultados y dicte las acciones preventivas y
correctivas que mejoren o mantengan de manera constante y sistemtica la calidad.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
108

D seguimiento a la elaboracin oportuna de los estados financieros, analice y tome
las decisiones pertinentes.
D seguimiento a la elaboracin oportuna de la planilla de pago de salario,
vacaciones y aguinaldo, y autorice su pago.
Reciba, revise y analice la informacin relativa a ingresos y egresos, uso y
disponibilidad de fondos. Y tome las decisiones al respecto.
Controle el proceso de pago a los proveedores y a su vez realice la correspondiente
solicitud al rea administrativa financiera de la elabora racin de los cheques los
cuales deber firmar.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
109

Nombre del Cargo
rea de desempeo
rea Administrativa/Financiera
Jefe Inmediato
Gerente Propietario
Dirige A
Responsable de Caja

Garantizar el registro y control sobre los recursos financieros y materiales de la
empresa, en correspondencia a los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
Supervisa y revisa el cumplimiento de las normativas establecidas as como en el
ejercicio de las tareas asignadas en las reas Administrativa / Financiera.
Garantiza la supervisin directa del efectivo en caja y bancos, adems del soporte o
sustento legal de los registros contables. (Libros Contables)
Asegura la preparacin de los Estados financieros de la empresa.
Cumple con las gestiones sobre las obligaciones fiscales y de carcter legal de la
empresa.
Realizar las respectivas conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas que la
empresa tiene en las correspondientes instituciones financieras.
Asesorar al Gerente Propietario en materia financiera para la adopcin de
decisiones.
Elabora solicitudes de cheques de pagos de proveedores, impuestos, etc.
Elaborar la nomina de pago de la empresa y a su vez controlar las vacaciones
acumuladas de empleados.
Recepcionar y validar toda la documentacin con sus soportes de las compras para
su debido registro y contabilizacin.
Realiza los respectivos reembolsos de caja chica de manera peridica.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
110

Realizar peridicamente la toma fsica de los inventarios de la empresa con el fin de
identificar las respectivas diferencias al momento que se realice dicho corte de
inventario.
Velar por el debido cumplimiento de los procedimientos establecidos tanto para las
compras, como para los ingresos y salidas de bodega.
Realiza cualquier otra funcin que su jefe inmediato le encomiende, acorde a los
objetivos y actividades que desarrolla la empresa.
Requisitos del Cargo:
Preparacin Acadmica: Licenciado en Contabilidad Pblica y Finanzas, o carreras afines.
Experiencia Laboral: Tres aos en cargos similares.
Habilidades Y/O Conocimientos: Conocimientos contables y administrativos. Total
dominio del ambiente Office (Word, Excel, Power Point, etc.) y leyes fiscales. Liderazgo,
dinmico, creativo, gil con buen desempeo
Aptitud: Capacidad de trabajo en equipo y bajo presin. Disposicin a horario flexible y
buenas relaciones interpersonales
Edad: 25 45 Aos.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
111

Nombre del Cargo
Responsable de Caja
rea de desempeo
Jefe Inmediato
Dirige A
Nadie

Registrar los ingresos que la empresa obtiene a consecuencia de la venta de artculos
ferreteros, por consiguiente es responsable de emitir las respectivas facturas que
sern canceladas por cada uno de los respectivos clientes.
Recepcin del efectivo en concepto de pago de la venta de artculos.
Emisin de la factura que es el soporte del pago de la compra por parte del cliente.
Realizar un reporte de ventas realizadas a diario, el cual ayude a identificar cuanto
es el monto que se facturo durante todo el da.
Realizar a diario la gestin de depsito de todos los ingresos obtenidos por la
empresa durante todo el da, en la respectiva cuenta bancaria.
Trasladar las minutas correspondientes de dichos depsitos al responsable
administrativo el cual se har cargo de su respectiva contabilizacin.
Preparacin Acadmica: Tcnico en Caja y Computacin
Experiencia Laboral: Un Ao En Cargos Similares.
Habilidades Y/O Conocimientos: Dominio en el manejo de los programas o paquetes
Office (Word, Excel, Power Point, etc.) y leyes fiscales. Dinmico, creativo, gil con buen
desempeo.
Aptitud: Capacidad de trabajo en equipo y bajo presin. Disposicin a horario flexible y
buenas relaciones interpersonales
Edad: 21 30 Aos
Vanessa Thomas
Armando Martnez
112

Nombre del Cargo
rea de desempeo
Jefe Inmediato
Responsable Administrativa
Dirige A
Nadie

Apoyar en la entrega de los artculos que han sido facturados al cliente
correspondiente, adems es el encargo de mantener en buenas condiciones la
bodega en donde se encuentran los inventarios de la empresa.
Emitir las respectivas salidas de artculos de la bodega, en concepto de venta de
artculos, la cual ser soporte de la factura que se le ha emitido al cliente.
Llevar un control de la existencia de los artculos de la bodega con el fin de
recomendar futuras compras de los artculos que estn cerca de agotarse dentro de
nuestro inventario.
Responsable de la recepcin de los artculos que se han comprados para que formen
parte del inventario de la ferretera, soporte de esta actividad ser la elaboracin del
documento de entrada a bodega, el cual ratifica cuales fueron los artculos que van a
sumarse a nuestro inventario.
Encargado de comunicar al responsable administrativo de la obsolescencia de
artculos de inventarios, y por ende recomendar su respectiva destruccin o
depuracin del inventario.
Deber de participar en los inventarios fsicos, que el responsable administrativo
realizara peridicamente, con el fin de detectar diferencias en el inventario.
Adems deber de mantener en muy buena condicin la bodega de artculos para
evitar que dichas existencia se daen, caigan o sufran otro tipo de problemas que
puedan significar perdidas para la empresa.
Elaborar reporte diario de salidas y entradas a la bodega de artculos, el cual se le
deber entregar a diario al responsable administrativo con todos los documentos
Vanessa Thomas
Armando Martnez
113

suficientes que ratifiquen cada una de estas actividades, las cuales sern validadas
por el responsable administrativo.
Preparacin Acadmica: Bachiller.
Experiencia Laboral: Un ao en cargos similares.
Office (Word, Excel, Power Point, etc.) Responsable, Dinmico, creativo, gil con buen
desempeo.
Aptitud: Capacidad de trabajo en equipo, honrado y dispuesto al trabajo bajo presin
Disposicin a horario flexible y bueno relaciones interpersonales
Edad: 18 - 30 Aos
Vanessa Thomas
Armando Martnez
114

Nombre del Cargo
Vendedor
rea de desempeo
rea de Vendedores
Jefe Inmediato
Gerente Propietario
Dirige A
Nadie

Apoyar en la atencin oportuna y eficiente de los clientes, as como de mantener en
buenas condiciones los estantes en que se encuentran los productos que estn en
exhibicin, adems deber manejar los precios de ventas para informar al cliente de
una manera eficaz.
Conocer los productos que se ofertan, as como las marcas y precios de los mismos.
Atender de formas eficientes la todas las quejas y solicitudes realizadas por los
clientes que
visitan la empresa.
Organizar las mercancas en los anaqueles de exhibicin de acuerdo a su naturaleza,
y adems mantener en buenas condiciones dichos estantes.
Elaborar un resumen de las ventas realizadas a diario (listado de facturas)
Estar pendiente de los productos que estn cerca de no tener existencia suficiente
para responder a la demanda de los clientes, para realizar la debida compra que
ayude a tener un inventario suficiente para cubrir las necesidades de los clientes.
Preparacin Acadmica: Bachiller.
Experiencia Laboral: Un ao de experiencia en cargos similares.
Office (Word, Excel, Power Point, etc.) Responsable, Dinmico, creativo, gil con buen
desempeo y buena presentacin.
Aptitud: Capacidad de trabajo en equipo, honrado y dispuesto al trabajo bajo presin
Disposicin a horario flexible y bueno relaciones interpersonales
Edad: 18 - 30 Aos
Vanessa Thomas
Armando Martnez
115
Captulo VI
Manual de Formas
Vanessa Thomas
Armando Martnez
116

6.1. Justificacin
El presente Manual de Formatos creado para la Empresa que lleva por nombre Ferretera
SADAC. Tiene como finalidad agrupar sistemticamente los documentos empleados a
diario en las operaciones de la empresa y la forma en que estos debern ser utilizados. As
como tambin presentar de manera clara y concisa una descripcin de los formatos
requeridos en el desarrollo de las actividades diarias de la empresa.
En la actualidad, es fundamental para las empresas poseer una serie de documentos que
sirvan de soporte de las actividades que se llevan a cabo y contribuyan a establecer un
control adecuado del desempeo de las mismas. La utilizacin de estos formatos permite
agilizar la informacin dentro de la Institucin, para que llegue de manera oportuna y
efectiva a los lugares que la necesiten, ya que estn diseados para desarrollar una eficiente
recoleccin de datos necesarios acerca de las actividades que se realizan en la empresa.
El Manual presenta para cada formato los objetivos que pretende alcanzar, una breve
descripcin de la manera en que van a ser llenado, y el correspondiente flujograma para
cada formato, es decir
su recorrido dentro de las diversas reas de la empresa,
especificando el destino de los documentos originales y de las copias.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
117

6.2. Objetivos
1. Facilitar la recoleccin de la informacin acerca de las operaciones que se llevan a

cabo dentro de la empresa.
2. Ayudar a la empresa a obtener o aplicar un mejor ambiente de control interno de las

operaciones que se realizan en la empresa.
3. Facilitar el desarrollo de las actividades de los trabajadores que se encuentra

relacionado con los formatos empleados por la empresa.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
118

6.3. El Manual contiene los siguientes Formatos:
1. Factura.
2. Recibo Oficial de Caja.
3. Entrada a bodega.
4. Salida de Bodega.
5. Solicitud de Emisin de Cheque.
6. Comprobantes de Pago.
7. Comprobante de Caja Chica.
8. Comprobantes de Diario.
9. Orden de compra.
10. Arqueo de Caja.
11. Vale de caja chica
12. Reembolso de Caja Chica
13. Auxiliar de Bancos
14. Conciliacin Bancaria.
15. Estados Financieros.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
119

6.4. Formas e Instructivos
6.4.1. Facturas
Objetivos
Registrar las ventas de contado y crditos realizados por la empresa a sus clientes,
detallando las condiciones de las mismas.
Servir de soporte para la determinacin y control del costo de ventas.
Utilizacin
La factura se utiliza para registrar las ventas de bienes y servicios ofrecidos a los clientes de
la entidad. En este formato se hacen constar los bienes o servicios vendidos en cantidades,
precios e importes y otros datos relativos a la operacin. Las facturas se emiten por
triplicado. El original se entrega al cliente, la copia uno de color amarilla se remite al
departamento de contabilidad (rea Administrativa/Financiera) para que se realice la
correspondiente validacin de la factura, con el fin de cotejar que el bien o servicio
prestado haya sido registrado correctamente, y por ltimo la copia dos de color rosada es
para la caja general de la empresa para su debido resguardo o archivo de la misma.
El formato debe ser llenado de la siguiente forma:

1. El nombre del cliente que est realizando la compra.
2. La direccin del cliente que est realizando la compra.
3. El cdigo asignado por la empresa al cliente que realiza la compra.
4. El nmero correspondiente de la factura de crdito.
5. La fecha de elaboracin de la factura.
6. La referencia o cdigo de cada bien o servicio que se est facturando.
7. La descripcin de cada bien o servicio que se est facturado.
8. La cantidad de cada bien o servicio que se est facturando.
9. El precio unitario correspondiente al bien o servicio facturado.
10. El precio total del bien o servicio facturado, el cual se obtendr de la multiplicacin
de las cantidades facturadas por su correspondiente precio unitario.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
120

11. El subtotal que resulta de la sumatoria de los precios totales de los bienes o
servicios facturados.
12. El importe del Impuesto al Valor Agregado, que corresponde al 15% del monto del
subtotal.
13. El Total de la factura es el resultado que se obtiene de la suma del subtotal ms el
importe del IVA correspondiente a la factura.
14. La condicin de pago en que la factura va a ser emitida, la cual puede ser de crdito
o contado.
15. La firma del vendedor responsable de la venta.
16. La firma de autorizado por parte del Gerente Propietario.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
121
Vanessa Thomas
Armando Martnez
122

Flujograma Factura
Vendedor
Cliente
Responsable
Administrativo
Financiero
Responsable de Caja
VENTAS
Factura
FacturaO 1
Factura 2
Elabora Factura
Contado o
Crdito?
Contado
Crdito
Entrega copia al
cliente
Entrega Original
al Cliente y
distribuye copias
Recibe Factura
Original
Recibe copia 1 de
Factura
Recibe copia 1 de
Factura
Recibe y guarda
Factura Original
hasta pago del
cliente
Cliente Paga
Remite Factura
Original a Caja
Archiva copia 2
de Factura
FIN
Entrega Factura
Original a cliente
Vanessa Thomas
Armando Martnez
123

6.4.2. Recibo Oficial De Caja Chica
Objetivo
Obtener el reconocimiento y control de los ingresos recibidos por la empresa, en
efectivo, cheque o ya sea por pagos que nos realizan por medio de tarjetas de debito
o crdito.
Utilizacin
El Recibo Oficial de Caja es un documento en el cual se deja constancia de haber recibido
una determinada suma de dinero en efectivo, cheque y/o por medio de tarjetas tanto de
dbitos como de crditos por la venta de cualquier artculo. Estos recibos se extienden por
triplicado. El original color blanco se le da a la persona que realiza el pago, la copia azul es
para el rea Administrativa/Financiera que realiza la debida validacin de este recibo
oficial de caja y la copia gris queda en la caja general de la empresa para archivarse.

1. La fecha en que es elaborado el recibo oficial de caja (R.O.C.).
2. El nmero correspondiente del recibo oficial de caja (R.O.C.).
3. El nombre de la persona natural o jurdica que realiza el pago.
4. La cantidad de dinero recibido expresada en nmeros.
5. La cantidad de dinero recibido expresada en letras.
6. El concepto correspondiente al pago que nos estn efectuando.
7. El tipo de moneda en que nos van a realizar la persona natural o jurdica el pago
correspondiente.
8. El monto del efectivo recibido al realizar el recibo oficial de caja, ya sea en dlares
o crdobas.
9. El monto al que asciende le cheque por el cual se realizara el recibo oficial de caja,
el cual puede estar expresado en dlares o crdobas.
10. El monto de los pagos recibidos por medio de tarjetas de dbitos o crditos.
11. El monto al que asciende el total del recibo oficial de caja, ya sea por recepcin de
efectivo, cheque y por medio de tarjetas de dbitos o crditos.
12. La firma del responsable de Caja.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
124
Vanessa Thomas
Armando Martnez
125
Flujograma Recibo Oficial de Caja

Responsable de Caja
Cliente
Responsable
Administrativo
Financiero
CAJA
Elabora ROC
Entrega original a
Cliente
Entrega copia 1 a
Responsable
AdministrativaFin
anciera
ROC
ROCO
1 2
ROC
Recibe ROC
Original
Recibe copia 1
ROC
Archiva copia 2
ROC
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
126
6.4.3. Entrada a Bodega

Objetivo
Permite establecer el control y registro cronolgico de los productos que
ingresan en las correspondientes bodegas de la empresa. Este formato de de gran
utilidad para el manejo de los inventarios de la empresa.
Utilizacin
Su utilizacin es de gran utilidad para el buen manejo de los inventarios de la empresa, este
formato ayuda a registrar los nuevos productos que la empresa a adquirido por medio de
comprar efectuada a nuestros proveedores. Se extiende por duplicado el original es para el
rea Administrativa/Financiera, la copia uno de color celeste le queda al Responsable de
bodega.

1. El numero consecutivo de la entrada.
2. El nombre del proveedor al que se le estn comparando los productos.
3. El numero de orden de compra que se utilizo para realizar la compra de los
productos.
4. La cuenta contable a afectar en esta entrada a bodega.
5. La fecha de la factura que soporta la compra de los productos.
6. El numero de la correspondiente factura.
7. El importe al que asciende el Impuesto al Valor Agregado de la factura.
8. Los cdigos correspondientes a los productos que ingresan a la bodega, segn el
cdigo que le ha asignado la empresa.
9. La descripcin de los productos que se le est realizando su respectiva entrada a
bodega.
10. La unidad de medida en que la empresa reconoce los productos.
11. La cantidad por la cual se estar realizando la entrada para cada producto.
12. El importe del costo unitario correspondiente con el cual estar ingresando el
producto a la bodega.
13. El valor total de cada producto que ingrese a la bodega.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
127
14. La suma total del valor de los productos que ingresaron a la bodega.
15. La firma de la persona que ha entregado los productos al responsable de la bodega.
16. La firma del responsable de bodega que es el encargado de la recepcin
la
mercadera.
17. La firma de la persona delegada para autorizar las entradas a bodegas.(Gerente
Propietario)
Vanessa Thomas
Armando Martnez
128
Vanessa Thomas
Armando Martnez
129
Flujograma Entrada a Bodega

Gerente Propietario
Responsable
Administrativo
Financiero
BODEGA
Elabora la
Entrada de
Bodega
Entrega Entrada
de Bodega
Entrega Original
al Responsable
Administrativo
Entrada
Entrada
a a
Bodega
Bodega
O
1
Autoriza Entrada
de Bodega
Recibe Entrada de
Bodega
Original
Archiva copia 1
de Entrada de
Bodega
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
130
6.4.4. Salida de Bodega

Objetivo
Tiene como objetivo principal soportar y controlar las salidas que se realicen del
inventario que la empresa posea.
Utilizacin
Este documento se utiliza para tener un mejor manejo de los inventarios que la empresa
tiene, con este formato el responsable de bodega aplicar una eficiente actividad de control
de los bienes que tiene a su resguardo. Se extiende en duplicado siendo el original para el
rea Administrativa/Financiera y la copia es para el responsable de bodega.
El formato debe ser llenado de la siguiente manera:

1. El nmero consecutivo que se le asigna al formato de salida de bodega.
2. El vendedor correspondiente que solicita la salida, ya sea para la venta del artculo.
3. La fecha en que se efectu la salida.
4. El cdigo que ayude a identificar los bienes que van a salir del inventario de la
empresa.
5. La descripcin exacta de los bienes que contiene la salida.
6. La unidad de medida de cada bien.
7. Las cantidades que se van a despachar en la salida.
8. El costo unitario de cada bien que se despache en la salida.
9. El valor total de cada bien, el cual se obtiene de la multiplicacin de la cantidad por
el costo unitario.
10. El total al que asciende la salida despus de sumar todos los valores de cada uno de
los bienes que contiene la salida.
11. La firma de la persona encargada de entregar los bienes.
12. La firma de la persona que recibe los bienes.
13. La persona encargada de autorizar la salida de bienes.(Gerente Propietario)
Vanessa Thomas
Armando Martnez
131
Vanessa Thomas
Armando Martnez
132
Flujograma Salida de Bodega

Gerente Propietario
Responsable
Administrativo
Financiero
BODEGA
Elabora la Salida
de Bodega
Entrega la Salida
de Bodega
Entrega Original
al Responsable
Administrativo
Salida
de de
Salida
Bodega
Bodega O
1
Autoriza la Salida
de Bodega
Recibe Salida
Bodega
Original
Archiva copia 1
de la Salida
Bodega
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
133
6.4.5. Solicitud de Cheque

Objetivo
Contar con un mecanismo que establezca el control de la elaboracin y emisin
de cheques.
Utilizacin
Formalizar y establecer un mejor control de los pagos realizados a nuestros proveedores de
bienes y servicios, o efectuados a terceros. Se extiende en formato original el cual se queda
como soporte del comprobante de pago que se genera con la solicitud, en pocas palabras el
formato se archiva en el rea Administrativa/Financiera.

1. Para quien se dirige la correspondiente solicitud de cheque.
2. La persona que est solicitando que se le emita el cheque.
3. La fecha en que se va a solicitar el cheque.
4. El nombre de la persona que solicitan la emisin del cheque a su favor.
5. La cantidad por la cual solicitan la emisin del cheque.
6. El concepto correspondiente por el cual se va emitir el cheque.
7. La respectiva codificacin de las cuentas contables a utilizar en la emisin del
cheque.
8. Los montos que se estarn afectando con un debito en la emisin del cheque.
9. Los montos que se estarn afectando con un crdito en la emisin del cheque.
10. Las observaciones pertinentes que se puedan destacar al momento de realizar la
solicitud de cheque.
11. La firma del Responsable del rea Administrativa/Financiera, quien se encarga de
revisar y Contabilizar la solicitud de cheque.
12. La firma del Gerente Propietario quien autoriza solicitud de cheque.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
134
Vanessa Thomas
Armando Martnez
135
Flujograma Solicitud de Cheque

Financiero
Gerente Propietario
ADMINISTRATIVO
Elabora la
Solicitud de
Cheque
Entrega la
Solicitud
Solicitud de
Cheque O
Autoriza la
Solicitud
Recibe la
Solicitud
autorizada y emite
cheque
Archiva Solicitud
de Cheque O
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
136
6.4.6. Comprobante de Egreso

Objetivo
Registrar y soportar los pagos o desembolsos realizados por la empresa,
especificando las condiciones de los mismos.
Utilizacin
Este formato se utiliza para soportar los pagos especificando la cuenta, el beneficiario,
banco y el nmero de cheque con el que fueron realizados los pagos, y a su vez emitiendo
el asiento contable que origina la transaccin. Se emite solo en original en el rea
Administrativa/Financiera una vez que ha sido contabilizado por el responsable de dicha
rea, al cual regresa de nuevo para ser archivado despus de efectuar el pago o cuando es
retirado por el beneficiario del cheque.

1. El nmero consecutivo correspondiente al comprobante de pago.
2. La fecha en que va ser emitido el comprobante de pago.
3. El nombre de la persona natural o jurdica que se va emitir el cheque.
4. La cantidad expresada en nmeros por la cual se emitir el cheque.
5. La cantidad expresada en letras por la cual se emitir el cheque.
6. La firma del Gerente Propietario quien autoriza el pago y es una de las dos firmas
libradoras que posee el cheque.
7. El concepto por el cual se emitir el cheque, adems aqu se detallara el nmero
correspondiente del cheque, fecha en que se emiti y el nombre del beneficiario.
8. El numero de las cuentas a afectar al realizar el asiento contable producto de la
emisin del comprobante de pago.
9. El nombre correspondiente a las cuentas que se afectaron en el registro contable del
comprobante de pago.
10. Las cantidades que luego se estarn debitando o acreditando segn sea el caso.
11. Las cantidades que se debitaran en el registro contable del comprobante de pago.
12. Las cantidades que se acreditaran en el registro contable del comprobante de pago.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
137
13. La firma de la persona responsable de elaborar el comprobante de pago.

14. La firma de la persona responsable de revisar el comprobante de pago.
15. La firma de la persona responsable de autorizar el comprobante de pago.
16. Nombre completo de la persona que va a recibir el pago, es decir el beneficiario.
17. La firma del beneficiario donde se establece que ha recibido conforme el pago.
18. La fecha en que ha recibido el pago.
19. El nmero de identificacin de la persona que recibe el pago.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
138
Vanessa Thomas
Armando Martnez
139
Flujograma Comprobante de Egreso

Financiero
Gerente Propietario
ADMINISTRATIVO
Elabora el
Comprobante
Comprobante de de Egreso O
Egreso
Entrega el
Comprobante de
Egreso
Autoriza el
Comprobante de
Egreso
Recibe el
Comprobante de
Egreso
autorizada
Entrega cheque al
beneficiario
Archiva el
Comprobante de
Egreso O
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
140
6.4.7. Comprobante de Caja Chica

Objetivo
Su principal objetivo es soportar y controlar los desembolsos por pagos
efectuados con el efectivo de caja chica, estos comprobantes facilitan la
solicitud del reembolso del fondo fijo.
Utilizacin
El comprobante de caja chica sirve de base para controlar, soportar y verificar los
desembolsos de efectivo que se realizan para cubrir gastos menores de la empresa. Se
extiende en formato original y este lo conserva el responsable del fondo de caja chica, hasta
solicitar el reembolso de efectivo correspondiente a los comprobantes utilizados.

1. El numero consecutivo que le corresponde al comprobante de caja chica.
2. La fecha en que se va a realizar el comprobante de caja chica.
3. La cantidad que se va a desembolsar expresa en crdobas.
4. El nombre de la persona a la cual se le va entregar el efectivo.
5. La cantidad de efectivo expresada en letras.
6. El concepto por el cual se va a desembolsar el efectivo correspondiente.
7. La firma encargada de aprobar el comprobante de caja chica.
8. La firma de la persona que recibe el efectivo.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
141
Vanessa Thomas
Armando Martnez
142
Flujograma Comprobante de Caja Chica

Responsable del Fondo
Trabajador Beneficiario
RESPONSABLE
FONDO
Elabora el
Comprobante de
Caja Chica
Firma Aprobado y
entrega el
Comprobante de
Caja Chica
Comprobante de
Caja Chica O
Firma Recib
conforme en el
Comprobante de
Caja Chica
Recibe el
Comprobante de
Egreso
autorizada
Archiva el
Comprobante de
Caja Chica O
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
143
6.4.8. Comprobante de Diario

Objetivo
Registrar diariamente las transacciones financieras de la empresa.
Utilizacin
El Comprobante de Diario es un documento utilizado para contabilizar las transacciones
financieras que la empresa realiza a diario, debe elaborarse previamente al registro de
cualquier operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, concepto, descripcin y cuanta
de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le
anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Este documento se extiende en
formato original.

1. La fecha en que se va a realizar el comprobante de diario.
2. El nmero consecutivo correspondiente que se le asigna al comprobante.
3. El concepto que especifique el porqu se va a realizar el comprobante de diario
4. La cuenta contable que se afectara en el comprobante de diario.
5. La descripcin correspondiente a la cuenta que se afecto en el comprobante diario.
6. El parcial del comprobante, es decir que se utiliza para colocar las cantidades que
luego segn sea el caso se estarn debitando o acreditando.
7. Las cantidades que se estarn debitando segn la contabilizacin que se establezca
en el comprobante de diario.
8. Las cantidades que se estarn acreditando segn la contabilizacin que se establezca
en el comprobante de diario.
9. El total de las cantidades por los que fue contabilizado el comprobante de diario.
10. La firma de la persona encargada en elaborar el comprobante de diario.
11. La firma de la persona encargada en revisar el comprobante de diario.
12. La firma de la persona encargada en autorizar el comprobante de diario.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
144
Vanessa Thomas
Armando Martnez
145
Flujograma Comprobante de Diario

Financiero
Gerente Propietario
ADMINISTRATIVO
Elabora el
Comprobante
Comprobante de de Diario O
Diario
Entrega el
Comprobante de
Diario
Autoriza el
Comprobante de
Diario
Recibe el
Comprobante de
Diario
autorizada
Archiva el
Comprobante de
Diario O
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
146
6.4.9. Orden de Compra

Objetivos
Se realiza para formalizar las compras de bienes y servicios que la empresa desea
realizar para cumplir un objetivo en especfico, en la cual se
detallan
las
condiciones de la transaccin.
Utilizacin
Este formato ayuda a la empresa a detallar los bienes y servicios que se pretenden comprar
a una determinada organizacin, en la cual se especifica la descripcin, cantidad y precio de
los bienes y servicios a obtener. Se extiende en triplicado. La original es para el proveedor,
la copia numero uno de color amarilla se entrega al rea Administrativa/Financiera.

1. El nombre del proveedor al que se le realizar
la compra de los bienes o
contratacin del servicio.

2. La fecha que se realizara la orden de compra.
3. La direccin exacta del domicilio en el cual se ubica el proveedor
4. El nmero de telfono del proveedor.
5. El cdigo de los bienes o servicios requeridos.
6. La cantidad de los bienes o servicios requeridos.
7. La unidad de medida de los bienes o servicios requeridos.
8. La descripcin de los bienes o servicios requeridos.
9. El precio unitario correspondiente a cada producto o servicio.
10. El precio total de cada tipo de producto o servicio, que resulta de la multiplicacin
de la cantidad por el precio unitario de cada producto o servicio requerido.
11. El subtotal que resulta de la sumatoria de los precios totales de los productos o
servicios requeridos.
12. El monto del descuento que se va aplicar el proveedor por la compra de los bienes o
servicios requeridos.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
147
13. El importe del Impuesto al Valor Agregado, que corresponde al 15% del monto del
subtotal.
14. El Total, que resulta de la resta del sub-total con la cantidad que nos han
descontado, ms el monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
15. Las observaciones a tener muy en cuenta en la orden de compra.
16. La firma de la persona que solicita la compra.
17. La firma de autorizado por parte de la Gerente Propietario.
18. La firma de recibido por parte de la persona que recibi la mercanca o servicio
correspondiente.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
148
Vanessa Thomas
Armando Martnez
149
Flujograma Orden de Compra

Gerente Propietario
Responsable
Administrativo
Financiero
Proveedor
BODEGA
Elabora la Orden
de Compra
Entrega la Orden
de Compra
Entrega Original
al Proveedor
Orden
Orden
de de
Compra
Compra
O 1
Autoriza la Orden
de Compra
Recibe Orden de
Compra
Original
Archiva copia 1
de la Orden de
Compra
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
150
6.4.10. Arqueo de Caja

Objetivo
El arqueo de caja tiene como principal objetivo facilitar al rea administrativa
financiera el reconocimiento y verificacin del efectivo que se encuentra en la caja
general al momento de realizar el arqueo correspondiente, tambin la existencia de
los recibos oficiales de caja para el control de ingresos y los comprobantes de caja
que reflejen el registro de los desembolsos que se realicen para cubrir gastos
menores.
Utilizacin
El rea Administrativa Financiera al momento de efectuar un arqueo de caja tiene una
herramienta fundamental en lo que concierne a la aplicacin de un buen manejo y control
de los fondos que se encuentran en la caja general de una empresa. Tambin ayudara a
determinar a la contabilidad si existe un faltante o sobrante de efectivo de los fondos
arqueados. Al final del arqueo se le entrega una copia del arqueo efectuado al responsable
de los fondos, el formato original es de uso del rea Administrativa Financiera.

1. El nombre de la persona encargada de los fondos.
2. Se registrara el total de los billetes encontrado al momento del arqueo, en donde
dependiendo de la denominacin que estos posean se van a ir anotando las
cantidades que se encuentren en la casilla correspondiente, por consiguiente las
cantidades encontradas nos ayudaran a calcular el importe al que asciende cada
denominacin, y as poder obtener el total de efectivo en billetes al momento del
arqueo por medio de la suma de todos los importes que se encontraron en la seccin
de billetes.
3. Se registrara el total de las monedas encontradas al momento del arqueo, en donde
dependiendo de la denominacin que estas posean se van a ir anotando las
cantidades que se encuentren en la casilla correspondiente, por consiguiente las
cantidades encontradas nos ayudaran a calcular el importe al que asciende cada
denominacin, y as poder obtener el total de efectivo en monedas al momento del
Vanessa Thomas
Armando Martnez
151
arqueo por medio de la suma de todos los importes que se encontraron en la seccin
de monedas
4. El total de fondos de efectivos arqueados, el cual se obtiene cuando realizamos la
suma del total de efectivo en billetes y el total de efectivo en monedas.
5. En la seccin del arqueo de documentos tenemos la columna que corresponde a la
fecha en que se realizo el documento que est siendo arqueado.
6. El nmero consecutivo de la factura o vale provisional de caja que se ha arqueado.
7. El nombre del beneficiario que se encuentra en el documento arqueado.
8. El concepto en que fue realizado el documento que esta arqueando.
9. El importe al que asciende el documento.
10. La cantidad total en efectivo de los documentos arqueados en caja.
11. La cantidad total en efectivo de las facturas o vales provisionales arqueados.
12. El total de fondos arqueados, el cual se obtiene de la suma de la cantidad total en
efectivo con la cantidad de fondos en documentos arqueados, los cuales se puede
dividir en facturas recibos oficiales de caja y vales provisionales.
13. El total al que asciende el fondo asignado.
14. El total de los fondos arqueados
15. La diferencia que se produce al comparar el fondo asignado con los fondos
arqueados, la cual nos puede dar como resultado un faltante o sobrante de efectivo,
o bien que los fondos coincidan y no exista diferencia alguna.
16. Las observaciones pertinentes que el encargado de realizar el arqueo deber redactar
para dar a conocer como se desarrollo el arqueo de los fondos.
17. La hora exacta en que culmino el arqueo de los fondos.
18. El da en que fue efectuado el arqueo de fondos.
19. El mes en que fue realizado el arqueo de los fondos.
20. El ao en que fue efectuado el arqueo de los fondos.
21. La firma del responsable de los fondos arqueados.
22. El nombre y apellido del responsable de los fondos arqueados.
23. La firma del contador que efectu el arqueo de los fondos.
24. El nombre y apellido del contador que efectu el arqueo.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
152
Vanessa Thomas
Armando Martnez
153
Vanessa Thomas
Armando Martnez
154
Flujograma Arqueo de Caja

Financiero
Responsable de Caja
ADMINISTRATIVO
Arqueo
O 1
Elabora el Arqueo Arqueo
Firma el Arqueo y
solicita firma al
responsable
Recibe el arqueo
firmado y entrega
copia
Firma el arqueo
Recibe copia 1 del

Arqueo
Archiva Arqueo
Original
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
155
6.4.11. Vale de Caja Chica

Objetivo
Permitir el control y reconocimiento de los gastos menores incurridos por la
empresa por medio de un fondo asignado a una persona en particular para su
debido custodio.
Utilizacin
Este formato se utiliza para tener un mejor control de la salida de dinero de caja chica, ya
que en l se detalla la persona que lo solicita, el motivo por el cual est requiriendo efectivo
y este debe de ir autorizado por la persona encargada. Se extiende en formato original el
cual lo conserva el responsable de caja.

1. La fecha en la cual se va a realizar el vale de caja chica.
2. El nombre de la persona a quien le fue pagado el efectivo.
3. La cantidad en letras a la cual asciende el monto pagado.
4. La cantidad expresada en crdobas.
5. El concepto por el cual se est desembolsando dinero.
6. La firma de la persona que recibe el dinero.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
156
Vanessa Thomas
Armando Martnez
157
Flujograma Vale de Caja Chica

Responsable del Fondo
Gerente Propietario
Trabajador
Beneficiario
RESPONSABLE
FONDO
Elabora el Vale
de Caja Chica
Entrega el Vale de
Caja Chica
Entrega el Vale y
solicita firma al
beneficiario
Vale de Caja
Chica O
Revisa y autoriza
el Vale de Caja
Chica
Firma Recib
conforme en el
Vale de Caja
Chica
Entrega el dinero
Archiva el Vale
de Caja Chica O
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
158
6.4.12. Reembolso de Caja Chica

Objetivo
Este documento tiene como objetivo primordial soportar las devoluciones de
efectivo que se le realicen al fondo fijo de caja que se le ha asignado previamente a
una persona que forme parte de la empresa, con el fin de cubrir gastos menores a lo
inmediato.
Utilizacin
El formato de reembolso de caja chica es utilizado para formalizar la solitud de reembolso
del efectivo del fondo asignado, en el cual se detallaran todos los gastos menores en que se
incurrieron, lo cual produjo la disminucin del efectivo del fondo fijo. Este documento se
distribuye de la siguiente forma, original queda en el rea Administrativa Financiera y una
copia al solicitante.

1. La fecha en que se realiza la solicitud de reembolso de caja chica.
2. El nmero correspondiente del comprobante de caja chica, el cual sirve para
notificar la entrega del efectivo.
3. El numero de la factura soporte de la compra que se realizo por medio del fondo de
caja chica.
4. La fecha que de la factura que se ha emitido a nombre de la empresa al momento de
la compra.
5. El nombre del proveedor a quien se le ha realizado la respectiva compra.
6. El concepto por el cual se realizo la compra al proveedor.
7. El importe al que asciende la compra, es decir el monto total de la factura.
8. El total general del reembolso de caja chica, este lo obtenemos al sumar cada uno de
los comprobantes que ratifican el desembolso del efectivo para cada una de las
compras realizadas por medio del fondo fijo.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
159
Vanessa Thomas
Armando Martnez
160
Flujograma Reembolso de Caja Chica

Responsable del fondo
Responsable
Administrativo
Financiero
Gerente Propietario
RESPONSABLE
FONDO
Elabora el
Reembolso de
Caja Chica
Entrega la
Reembolso de
Caja Chica para
revisin
Reembolso
Reembolso
de de
CajaCaja
Chica
Chica
O 1
Revisa y
contabiliza el
Reembolso de
Caja Chica
Entrega
Reembolso de
Caja Chica para
autorizacin
Autoriza el
Reembolso de
Caja Chica
Recibe y archiva
Reembolso
Original
Recibe y conserva
copia 1 del
Reembolso
Entrega copia de
Reembolso de
Caja Chica
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
161
6.4.13. Auxiliar de Bancos

Objetivo
Verificar y ejercer un buen control sobre las operaciones efectuadas con cada uno
de los bancos.
Utilizacin
Este documento es de gran importancia para el rea Administrativa Financiera, ya que en
l se detallan todas las actividades que se han realizado en las diferentes cuentas bancarias,
y as poder tener y aplicar un mejor control de las cuentas que la empresa posee en las
distintas instituciones financieras. Se extiende en formato original en el rea
Administrativa Financiera.

1. EL cdigo de la cuenta contable que se le asigno a la cuenta bancaria.
2. La fecha en que se realizaron las actividades o operaciones en la cuenta bancaria.
3. El documento que afecto la cuenta contable, pueden ser comprobantes de pago,
notas de debito/crdito o comprobantes de diario.
4. La descripcin o concepto del porque se utilizo esta cuenta contable.
5. El saldo anterior que la cuenta tena antes de cada operacin.
6. Las cantidades a debitar en la cuenta segn sea el caso.
7. Las cantidades a acreditar en la cuenta segn sea el caso.
8. El saldo actual que la cuenta va a reflejar luego de restar a los dbitos los crditos
que han sido contabilizados.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
162
Vanessa Thomas
Armando Martnez
163
Flujograma Auxiliar de Bancos

Financiero
Gerente Propietario
ADMINISTRATIVO
Elabora el
Auxiliar de
Bancos
Entrega el
Auxiliar de
Bancos
Auxiliar de
Bancos O
Autoriza el
Auxiliar de
Bancos
Recibe el Auxiliar
de Bancos
autorizado
Archiva el
Auxiliar de
Bancos O
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
164
6.4.14. Conciliacin Bancaria

Objetivo
Determinar y analizar las partidas que establecen la diferencia entre el saldo en
bancos segn los registros contables de la empresa, contra el saldo que muestra el
estado de cuenta bancario.
Utilizacin
La Conciliacin Bancaria se utiliza para identificar aquellas partidas o diferencias que
hacen que el saldo que refleja el estado de cuenta del banco no coincida con el saldo que la
empresa tiene en sus libros auxiliares.
El formato debe ser llenado de la siguiente manera:
1. El nombre del banco y nmero de la cuenta bancaria.
2. El mes que se est conciliado.
3. El monto del saldo final que refleja el estado de cuenta del banco.
4. El monto que resulte de las suma de los cheques que no han sido cobrados en el
banco.
5. El monto de la notas de dbitos que aparezcan en el estado de cuenta del banco.
6. El monto que resulte de la suma de los depsitos efectuados por la empresa pero que
no estn reflejados en el estado de cuenta.
7. El monto de las notas de crditos que aparezcan en el estado de cuenta del banco.
8. El monto que resulte de restarle al saldo segn banco los cheques flotantes como las
notas de debito y sumarle los depsitos en trnsito y las notas de crdito.
9. La firma o el nombre de la persona que elaboro la conciliacin bancaria.
10. La firma o el nombre de la persona que revis la conciliacin bancaria.
11. La firma o el nombre de la persona que autoriz la conciliacin bancaria.
12. Fecha de emisin del cheque.
13. El nmero que posee el cheque.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
165
14. Nombre del beneficiario del cheque.

15. El monto por el que fue emitido el cheque.
16. La suma de todos los cheques flotantes.
17. La fecha en que fue efectuado el depsito.
18. Colocar el monto por el cual fue realizado el depsito.
19. La suma de todos los depsitos en trnsito.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
166
Vanessa Thomas
Armando Martnez
167
Vanessa Thomas
Armando Martnez
168
Flujograma Conciliacin Bancaria

Financiero
Gerente Propietario
ADMINISTRATIVO
Elabora la
Conciliacin
Bancaria y la
firma
Conciliacin
Bancaria O
Registra en
Comprobante de
Diario los intereses
bancarios
Entrega la
Conciliacin
Bancaria para
autorizacin
Autoriza la
Conciliacin
Bancaria
Recibe la
Conciliacin
Bancaria
autorizada
Archiva la
Conciliacin
Bancaria O
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
169
6.4.15. Estados Financieros

Balance General
Objetivos
Presentar la situacin financiera de la empresa en un periodo determinado,
demostrando en forma clara y detalladamente el valor razonable de cada uno de los
derechos y obligaciones de la misma.
Utilizacin
Es de gran utilidad para el gerente propietario de la empresa, ya que por medio de los
estados financiera podr tomar las decisiones apropiadas, una vez que sea de su
conocimiento el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la entidad durante un periodo
determinado, a dems es empleada para lo siguiente:
Conocer la situacin financiera de la empresa en una fecha determinada.
Proporciona las herramientas necesarias para realizar anlisis acerca de la eficacia
de las operaciones de la empresa, utilizando como herramientas las razones
financieras de la empresa.
El Balance General es Impreso en dos juegos los cuales son distribuidos de la siguiente
manera:
Original 1: Es para la Gerente Propietario para su debida Revision y Autorizacin.
Copia 1: Es para la rea Administrativa Financiera, para su debido Resguardo.

1. El periodo correspondiente en que va a ser emitido el Balance General.
2. Especificar en qu moneda se encuentra expresado en Balance General.
3. En esta parte se ubicaran todas las cuentas a nivel de mayor que cumplan con las
caractersticas para ser clasificadas como Activo Circulante.
4. El total que resulte de la suma de todas la cuentas del Activo Circulante.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
170
caractersticas para ser clasificadas como activo Fijo.
6. El total que resulte de la suma de cada una de las cuenta de Activo Fijo luego de
haber le restado cada una de sus correspondientes Depreciaciones.
caractersticas para ser clasificadas como pagos anticipados.
8. El total que resulte de sumar todas las cuentas clasificadas como Pagos Anticipados.
9. El total que resulte de sumar el total de los Activos Circulantes, el total de los
Activos Fijos y el total de los Pagos Anticipados, es decir el total de Activo Neto.
10. En esta parte del Balance General se detallaran las cuentas a nivel de mayor que
cumplan con las caractersticas para ser clasificadas como pasivos de corto plazo.
11. El total que resulte de la suma de todas las cuentas clasificadas como Pasivos a
Corto Plazo.
cumplan con las caractersticas para ser clasificadas como pasivos de Largo plazo.
13. El total que resulte de la suma de todas las cuentas clasificadas como Pasivos a
Largo Plazo.
14. El total que resulte de la suma del Pasivo a Corto Plazo con el Pasivo a Largo Plazo.
cumplan con las caractersticas para ser clasificadas como Capital
16. El total que resulte de la suma de todas las cuentas clasificadas como Capital.
17. El total que resulte de la suma del total de Pasivos con el total Capital.
18. La firma del encargado en elaborar el Balance General.
19. La firma del encargado en revisar el Balance General.
20. La firma del encargado en autorizar el Balance General.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
171
Estado De Resultado
Objetivos
Permite a los propietarios de la empresa conocer los montos de las utilidades o
prdidas obtenidas como resultado de sus operaciones realizadas en un periodo
contable.
Utilizacin
Se utiliza para demostrarle al propietario el progreso financiero del negocio y la
rentabilidad de su empresa, permite realizar anlisis acerca del comportamiento de los
ingresos con relacin a los costos y gastos, a dems facilita la toma de decisiones a los
encargados proporcionando la informacin necesaria para poder realizar anlisis apoyados
en las razones financieras.
El Estado de Resultado es Impreso en dos juegos los cuales son distribuidos de la siguiente
manera:
Original 1: Es para la Gerencia General para su debida Revisin y Autorizacin.
Copia 1: Es para el rea Administrativa Financiera, para su debido Resguardo.

1. El periodo correspondiente en que va a ser emitido el Estado de Resultado.
2. Especificar en qu moneda se encuentra expresado el Estado de Resultado.
3. En esta parte se ubicaran los resultados obtenidos bajo el concepto de ingresos por
ventas, los cuales sern extrados del auxiliar de ventas, ya sean de contado o de
crdito.
4. El total que resulte sumar todos los resultados obtenidos bajo el concepto de
ingresos por ventas.
5. En esta parte se ubicaran todas las partidas que cumplan con las caractersticas para
ser consideradas como costos de ventas.
6. El total que resulte de la suma de todas las partidas clasificadas como costos de
ventas.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
172
7. La utilidad bruta no es ms que el total que resulte de de la resta de los costos de

ventas incurridos en el periodo al los ingresos obtenidos de igual manera en el
mismo periodo.
ser consideradas como Gastos.
9. El total que resulte de la suma de todas las partidas consideradas como Gastos.
10. La utilidad de operacin no es ms que el total que resulte de restarle a la utilidad
bruta todos los Gastos que la empresa incurri en ese periodo.
ser consideradas como Otros Ingresos.
12. El total que resulte de sumar todas las partidas de Otros Ingresos.
13. La utilidad o prdida antes de IR no es ms que el total que resulte de restarle a la
utilidad de operacin los otros gastos y sumarle los otros ingresos obtenidos en el
periodo.
14. En este parte se ubicara el resultado de multiplicar las utilidades antes de impuestos
por el 30%, equivalente a la tasa de impuesto anual que se debe enterar ante la DGI.
15. El total que resulte de restar de la utilidad o perdida antes IR el importe que se
obtuvo en el rengln de impuestos sobre la renta.
16. En esta parte se ubicaran todo los movimiento que las partidas que posee el Estado
de Resultado tuvieron durante el mes o periodo a presentar.
17. En esta parte se colocaran todos los saldos actuales que presentaran las partidas que
se presenten en el Estado de Resultado.
18. La firma del encargado en elaborar el Estado de Resultado.
19. La firma del encargado en revisar el Estado de Resultado.
20. La firma del encargado en autorizar el Estado de Resultado.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
173
Vanessa Thomas
Armando Martnez
174
Vanessa Thomas
Armando Martnez
175
Flujograma Estados Financieros

Financiero
Gerente Propietario
ADMINISTRATIVO
Elabora los
Estados
Financieros
Entrega Los
Estados
Financieros
Estados
Estados
Financieros
Financieros
O 1
Revisa y autoriza
los Estados
Financieros
Conserva los
Estados Financieros
Originales
Recibe copia de
los Estados
Financieros
autorizados
Entrega copia de
los Estados
Financieros
Archiva copia 1
de los Estados
Financieros
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martnez
176
IV. Conclusiones y Recomendaciones
4.1. Conclusiones
Al culminar el presente trabajo en Ferretera SADAC se concluye que:

La Ferretera SADAC carece de Manuales Administrativos y Contables que definan
los lineamientos que debe seguir su personal en el desarrollo de las operaciones de
la misma, en cuanto a funciones, responsabilidades y procedimientos, situacin que
dificulta el logro de orden, eficiencia y agilidad en las actividades.
La empresa no cuenta con un Sistema Contable que contribuya a la efectividad y
eficiencia en cada una de sus operaciones, suficiencia y confiabilidad de la
informacin financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables,
situacin que le impide conocer la posicin financiera del negocio, por tal motivo se
dise un Sistema
de Informacin Contable que permita una eficiente
administracin de la empresa.
La falta de Manuales Contables y Administrativos ha provocado efectos negativos
en la Empresa como la falta de control sobre los inventarios y los ingresos, prdida
de tiempo y recursos, dado que no existe un registro total de inventarios, facturas,
clientes, acreedores entre otros.
La empresa no cuenta con un organigrama estructural que le permita delimitar las
actividades y responsabilidades a los trabajadores, asimismo no existe un
compromiso adecuado por parte de los trabajadores para salvaguardar los activos de
la empresa.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
177

Por medio del presente Diseo de Sistema Contable se proporciona una gua que
permita la implementacin de una adecuada organizacin, segregacin de funciones
y delimitacin de responsabilidades, adems de polticas, normas y procedimientos
que facilitan y agilizan las actividades de la empresa y procuran un mejor control y
uso de los recursos de la entidad, asegurando que las operaciones se efecten
apropiadamente.
La implementacin del presente Sistema Contable en la ferretera permitir volver
ms eficientes y eficaces sus operaciones, adems salvaguardar los activos y
mantener una contabilidad que le permitir tener una visin general sobre la
situacin econmica y financiera de la empresa.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
178
4.2. Recomendaciones
Al finalizar el presente trabajo en Ferretera SADAC se recomienda que:

La Gerente Propietaria de la empresa proceda a la implementacin de los Manuales
contables, administrativos y financieros planteados en el presente Sistema Contable
con la finalidad de lograr mayor eficiencia y eficacia en las operaciones de la
empresa, una mejor organizacin, optimizacin de los recursos, informacin
financiera ms completa, til y oportuna, el cumplimiento de las funciones y
responsabilidades del personal y un mejor manejo y control de las actividades que
se realizan en la empresa.
La Gerente Propietaria proceda a realizar la difusin del presente documento al
personal de la empresa, as como de la Misin, la Visin y la Estructura Orgnica
Funcional propuesta.
Dar seguimiento al cumplimiento de estos manuales de tal manera que todas las
personas que laboran en la empresa lleven a cabo los debidos procedimientos,
polticas y normas a implementar en las operaciones que se realizan a diario.
Revisar y actualizar los manuales elaborados como parte del diseo del sistema
contable de la empresa conforme al crecimiento del negocio, para adaptarlos a las
necesidades que surjan en la empresa.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
179
V. Bibliografa
Amador, J. Manuales Administrativos (s/f). Recuperado el 01 de Julio del 2011

desde el sitio de Internet
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministra
tivos/default.asp.
Catacora, F. (1996). Sistemas y Procedimientos Contables. Venezuela: McGrawHill Interamericana. P. 388.
Correa, J. Manuales de Normas y Procedimientos(s/f). Recuperado el 29 de Junio
del 2011 desde el sitio de Internet
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormas
yprocedimientos/
Kohler, E. (1981). Diccionario para Contadores. Mxico: Ed. Unin Tipogrfica
Editorial Hispano-Americana, S.A. P. 717.
Narvez, A. (1998). Contabilidad I. Ed. III. Managua: Ediciones A.N, P. 195.
Prieto, A. (2007). Principios de Contabilidad. 24 Ed. Mxico D.F.: Editorial
Limusa. P. 320.
Romero, A. (2006). Principios de Contabilidad. Ed. III. Mxico: MacGraw-Hill. P.
761.
Vanessa Thomas
Armando Martnez
180
V. Anexos
Vanessa Thomas
Armando Martnez
181

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Diseo de Sistema Contable Ferretera SADAC

El presente documento consiste en el Diseo del Sistema Contable de la Ferretera SADAC

El objetivo de este trabajo es disear el sistema contable de la Ferretera SADAC, lo que se

Con el fin de presentar la informacin de manera organizada y facilitar su comprensin, el

Diseo de Sistema Contable Ferretera SADAC

Diseo de Sistema Contable Ferretera SADAC

2.1. Objetivo General.

Disear e implementar el Sistema Contable de la Ferretera SADAC del Municipio de

2.2. Objetivos Especficos

Diseo de Sistema Contable Ferretera SADAC

Captulo I: Perfil de la Empresa

1.1. Breve Historia de la Ferretera SADAC

La Ferretera SADAC es un empresa ubicada de los Semforos de Linda Vista 1 cuadra

Ferretera SADAC inici operaciones el 17 de Noviembre de 2001, siendo su nica

Inicialmente la ferretera solo contaba con dos trabajadores, su propietaria y un ayudante,

Diseo de Sistema Contable Ferretera SADAC

1.2.3 Estructura Organizativa

Diseo de Sistema Contable Ferretera SADAC

Manual de Registro Contable

(Catalogo de Cuentas Contables e Instructivo)

Diseo de Sistema Contable Ferretera SADAC

Diseo de Sistema Contable Ferretera SADAC

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La cuenta de mayor estar representada por los primeros 4 dgitos.

Se puede interpretar de la siguiente manera:

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Son los bienes y derechos propiedad de la empresa.

1100 Activos Circulantes

1101-01 Caja General

Representa el dinero en efectivo o fondos inmediatamente disponibles sin restricciones para

1. El monto recaudado a travs de los correspondientes recibos oficiales de caja

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La caja general est dividida de la siguiente manera:

1101-02 Fondo Fijo / Caja Chica

1. Por el importe del cheque de la creacin del fondo

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El Fondo Fijo se encuentra dividido de la siguiente manera:

En esta cuenta se registran los movimientos que experimenta el efectivo propiedad de la

1. Con el valor de las minutas de depsitos certificadas por el banco.

1. Con el monto de los cheques emitidos contra la cuenta bancaria correspondiente.

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Esta cuenta se divide de la siguiente manera:

1102 Cuentas por Cobrar a Clientes

1. Con el valor de todas y cada una de las facturas emitidas en el periodo.

La cuenta a su vez est dividida de la siguiente manera:

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En ocasiones por las caractersticas o la demanda de ciertos productos, los proveedores

1. Por el importe del comprobante de adelanto de las prestaciones a lo empleados o por

1. Por el registro de las deducciones efectuadas en la nomina de empleados.

La cuenta a su vez est dividida de la siguiente manera:

1103. 02. 00. A Empleados

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1. Con el comprobante de entrada a bodega por efecto de una compra a un proveedor

1. Con el importe de la factura que soporte la venta de los productos.

La cuenta a su vez est dividida de la siguiente manera:

Diseo de Sistema Contable Ferretera SADAC

1201 Equipo Rodante

1. Con el pago soporte de la compra o adquisicin del activo.

1202 Mobiliario y Equipo de Oficina

ejecutivas, estantes, anaqueles, maquinas de escribir, archivos, telfonos, equipos de aire