Material Apoyo Base de datos 1 y Seminario de Informtica IDEA 2012

Cambios visibles: Access 2007/2010:

-

Cuando usted ingresa a Access, tendr la siguiente pantalla.

- Escriba aqu en
nombre de la
base de datos
que desee crear

- Pulse Enter o
d clic en este
botn

Access le mostrar la tabla1 (por default):

Material preparado por: Licda. Rosalina Lpez de Aldana

Prohibida su reproduccin

Material Apoyo Base de datos 1 y Seminario de Informtica IDEA 2012

-

Cinta de opciones

Ficha Crear: Permite generacin de tablas, consultas, formularios, etc.

Informes, Macros y Eventos (modulo).

Ficha Herramientas de bases de datos: Utilice esta ficha para encontrar el botn de
relaciones.

Generacin de Estructura de la Base de Datos

-

Esta es la ventana inicial que presenta Access 2010 al crear una base de datos.

- Pulse clic aqu

para cerrar la
tabla sin
guardarla
-

Automticamente se crea la tabla1 y tiene definido el 1er campo como llave (Id es
igual a Identification).

Material preparado por: Licda. Rosalina Lpez de Aldana

Prohibida su reproduccin

Material Apoyo Base de datos 1 y Seminario de Informtica IDEA 2012

- Generalmente esa tabla se cierra sin guardar los cambios para crear su propia
estructura.
Crear la Estructura de la Base de Datos: Realice los siguientes pasos:
A. D clic en la pestaa Crear en la ventana anterior para iniciar la creacin de la
estructura de su base de datos.
Nombre Campo
Tipo
CodigoDepto
Numrico

Diseo de Tabla: Seleccione esta opcin

Access le mostrar la siguiente ventana:

Contine con los pasos para

crear las bases de datos
descritos en el libro de Texto de
bd2

Definicin de Campos Clave (Llaves)

Definir una clave Principal Simple
En cada tabla se debe definir la clave o llave principal cuya caracterstica principal es que
no puede repetirse. Para ello realice lo siguiente:
-

Seleccione el campo que desee utilizar como llave (en este caso seleccione
CdigoDepto, d clic sobre l).

Pulse clic sobre el botn que est representado grficamente con una llave,
que se encuentra en la parte superior de su pantalla en la pestaa de Diseo.

Material preparado por: Licda. Rosalina Lpez de Aldana

Prohibida su reproduccin

Material Apoyo Base de datos 1 y Seminario de Informtica IDEA 2012

- Aqu se muestra
la llave que
identifica la llave
primaria
Grabar (guardar) la tabla

- D clic aqu para cerrar y

guardar la tabla
Modificar el diseo de la tabla
Para agregar o eliminar campos de una tabla deber modificar el diseo de sta, puede
cambiar los tipos de datos, tamao del campo, agregar, etc.
- Modifique la tabla departamentos, agregue un campo para ingresar el nmero de
empleados por departamento.
Para ello:
1.

Presione botn derecho sobre el nombre

de la tabla y seleccione Vista Diseo

2.

Posicione el cursor en la fila en blanco

(debajo de la descripcin de departamento).

3.

Escriba el nombre del campo, NoEmpleados. El tipo de ste es numrico.

Material preparado por: Licda. Rosalina Lpez de Aldana

Prohibida su reproduccin

Material Apoyo Base de datos 1 y Seminario de Informtica IDEA 2012

4.

Para borrar un campo en la tabla,

posicione el cursor en el campo
que desee y seleccione en la ficha
Diseo: Eliminar filas
Si desea insertar un campo nuevo
en medio de otros, posicione el
cursor y luego seleccione: Insertar
Fila.

Si desea cambiar el tipo del campo, pulse clic sobre la segunda columna (Tipos de
datos) y en la fila
correspondiente al campo que
desee, luego d clic sobre el
botn del lado derecho de
dicha columna (este botn
est representado por una
flecha hacia abajo), escoja el
tipo que desee y pulse clic sobre l.
- Si desea modificar la propiedad de un campo, debe realizar lo siguiente:
-

Primero debe colocar el cursor sobre el nombre del campo.

Luego pulse clic en la parte de abajo de la pantalla sobre la propiedad que
desee y modifique segn requerimiento.

Establecer las relaciones entre las tablas

1. Busque el botn de Relaciones en Herramientas de bases de datos y
pulse clic sobre l.
Access le mostrar la siguiente
ventana:

2. Seleccione las tablas como se muestra en la ventana anterior, para ello presione las
teclas Shift y la flecha hacia abajo (no suelte la tecla Shift hasta tener seleccionadas las
tablas que desee).
3. Luego d clic sobre la opcin Agregar.
4. Seleccione el botn Cerrar.

Material preparado por: Licda. Rosalina Lpez de Aldana

Prohibida su reproduccin

Material Apoyo Base de datos 1 y Seminario de Informtica IDEA 2012

Access coloca cada tabla en la ventana de relaciones, como puede observar en esta
ventana:

Contine con los pasos

para crear las bases de
datos descritos en el
libro de Texto de bd2

Creacin de un formulario
En los siguientes pasos se asume que usted tiene abierta la base de datos.
Crear un formulario a travs de la opcin Formulario
Genere el formulario automticamente de la tabla de Empleados. Realice los
siguientes pasos:
2. D clic
esta opcin

3. Seleccione esta opcin

1. Seleccione la tabla que desee, en

este caso Empleados
Observe el resultado:

Material preparado por: Licda. Rosalina Lpez de Aldana

Prohibida su reproduccin

Material Apoyo Base de datos 1 y Seminario de Informtica IDEA 2012

En este caso es importante resaltar que la tabla de la cual se gener el formulario

contiene llaves forneas, es decir, es una entidad dbil (esta tabla depende la tabla
Departamentos).
4.

Cierre y Grabe el formulario.

Presione las teclas Control-F4 simultneamente o d clic sobre la x que permite
cerrar la ventana del formulario.

Pulse la tecla Enter.

Presione de nuevo la tecla Enter.

Access automticamente define el nombre de la

tabla como el nombre del formulario. Si no
estuviera
el
nombre
correcto (esto es
generalmente en el momento que se genera un
formulario de una consulta o un formulario de
fichas o pginas), deber escribirlo.
- Aqu aparece el
formulario creado

Material preparado por: Licda. Rosalina Lpez de Aldana

Prohibida su reproduccin

Material Apoyo Base de datos 1 y Seminario de Informtica IDEA 2012

Encabezados/pie de formulario y botones para cerrar un formulario
Ejemplo:
A continuacin se modificar el diseo del formulario de departamentos para crear un
botn de comando en el encabezado del formulario que tenga la funcin de cerrar dicho
formulario.
1. Pulse doble clic sobre el formulario que desee (en
este caso en Departamentos).

2. D clic sobre el botn

3. Seleccione esta
opcin

4. D clic en este
botn xxx

5. Coloque el cursor
en una parte en blanco
del encabezado y pulse
Clic

Material preparado por: Licda. Rosalina Lpez de Aldana

Prohibida su reproduccin

Material Apoyo Base de datos 1 y Seminario de Informtica IDEA 2012

7. Seleccione
Cerrar formulario

6. D clic sobre
Operaciones con
Formularios

8. D clic sobre
este botn.

9. D clic en el crculo si desea

que aparezca el texto en vez de
un botn.

Seleccione el botn Finalizar.

Material preparado por: Licda. Rosalina Lpez de Aldana

Prohibida su reproduccin

Material Apoyo Base de datos 1 y Seminario de Informtica IDEA 2012

Crear un informe:
Para crear un informe utilice en la
pestaa Crear del grupo Informes,
utilice
lo
siguiente
segn
conveniencia:
Informe: consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los
datos de la tabla o consulta que se ha seleccionado
Diseo de informe: abre un informe en blanco en la vista diseo y luego se
incorporan los distintos objetos (botones, texto, etc.).
Informe en blanco: abre un informe en blanco en vista Presentacin.
Asistente para informes: le gua en la creacin del informe.
Al generar un informe se activan las fichas de Herramientas de presentacin de informe:

Organizar:

Formato:

Material preparado por: Licda. Rosalina Lpez de Aldana

Prohibida su reproduccin

10

Material Apoyo Base de datos 1 y Seminario de Informtica IDEA 2012

Configurar pgina:

Ejemplo: Se seleccion la tabla Empleados y luego se eligi el botn Informe y diseo de

Informe. Resultado
Elija:

Material preparado por: Licda. Rosalina Lpez de Aldana

Prohibida su reproduccin

11

Material Apoyo Base de datos 1 y Seminario de Informtica IDEA 2012

Luego elige el botn para desplegar las tablas

D clic en el signo + para desplegar los campos y

arrastra cada campo a la posicin que desea para
disear su informe.

Material preparado por: Licda. Rosalina Lpez de Aldana

Prohibida su reproduccin

12

Material Apoyo Base de datos 1 y Seminario de Informtica IDEA 2012

Utilice para mayor comodidad el asistente para informes:

Seleccione las tablas

que desee en orden

Elija los campos que

desee con doble clic

Estos son algunos cambios significativos, los dems pasos se continan con el libro de
texto de base de datos 2.

Material preparado por: Licda. Rosalina Lpez de Aldana

Prohibida su reproduccin

13