SEMANA DEL CONTADOR

2013

EL CONTADOR Y SU DESPACHO
CONTABLE
Expositora: Licda. Elizabeth Madrigal V.

Me falta experiencia
pero tengo un ttulo

No tengo
clientes, pero
tengo los
recursos para
tener oficina

Despacho Contable: Organizacin de

profesionales que presta servicios de naturaleza
administrativa, contable, financiera, laboral y/o
tributaria
3

Definicin del sueo vs realidad

Puede existir un vaco entre un sueo y la realidad
que slo se puede eliminar con planes
cuidadosos.
Como emprendedor de un despacho contable se
requiere:
Plan para evitar obstculos
Plan a donde vamos y cmo lo vamos a lograr
Orden y precisin en las acciones
Confiar en los planeamientos y presupuestos.
4

PLAN DE NEGOCIOS
Plasmar las ideas, clarificarlas,
aclararlas, pulirlas, dentro de lo
posible
Herramienta de reflexin

HACIA LA META!!!
Definicin de los pasos que debo realizar a partir de
este momento para lograr mi objetivo.
Iniciar un despacho contable
Fortalecer el despacho contable
Especializacin y alianzas estratgicas
Es momento de que el despacho crezca
Contratar personal ms especializado
Es el momento de ser el Director General
6

Plan de negocios
Diagnstico personal
Capacidades
Aspectos econmicos
Viabilidad de la idea
Despacho contable
Servicio externo sin oficina formal
Servicios brindados despus de la jornada laboral
Crecimiento y diversificacin del Despacho
7

Plan de negocios
Detallar la naturaleza propia de la idea
Oportunidad de iniciar el proyecto
Cules beneficios tendrn los clientes?
Cules servicios se pueden brindar?
Diagnstico
Foda

Fortalezas con las que se cuenta

Oportunidades externas que favorecen
Debilidades que debo mejorar
Amenazas que no favorecen la idea
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OPORTUNIDADES:
1. Imagen de la profesin contable
2. Cantidad de clientes en el mercado que
requiere servicios contables
3. Cambios Tributarios y creciente
fiscalizacin y regulacin
4. Mayor valor a los servicios de la
profesin contable
5. Poco profesionalismo brinda la
oportunidad a los que hacen las cosas
bien
6. Avance Tecnolgico
7. Implementacin de Normas
Internacionales

FORTALEZAS:
Posibilidad de alianzas estratgicas
Personalidad de emprededurismo
Capacidades especficas
Capacidad de maximizar recursos
Experiencia
Especializacin en Niifs
Comunicacin asertiva (habilidades
sociales)
8. Bilinge
9. Contar con tecnologa (software y
herramientas)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

AMENAZAS:
1. Competencia Desleal (Precios y tica)
2. Poco valor a las actividades
desarrolladas en los servicios contables
3. Constante actualizacin tributaria
4. Falta de profesionalismo en otros
contadores
5. Malas prcticas de los empresarios que
pueden generar responsabilidad civil y
penal a los contadores

DEBILIDADES:
1.
2.
3.
4.

Falta de experiencia.
Poco conocimiento de Niif`s
Manejo de un segundo idioma
Poca facilidad en el manejo de los
cobros
5. Poca experiencia derecho laboral,
aspectos tributarias.
6. Falta de capacitacin debido a la
rapidez que surgen los cambios

Plan de Mercadeo
Definir el nicho o sector empresarial
Mezcla de mercadeo
Precios bajos vs precios competitivos
Forma de promocionarse
Definir la imagen
Valores- Misin Visin- Colores- Logo
10

ANLISIS DEL
MERCADO
Conoce cules sern los clientes?
Entiende sus necesidades y deseos?
Ofrecer el tipo de servicio que los clientes pagarn?
Sern sus servicios competitivos en calidad y en
precio?
Tiene un plan efectivo de promocin?
Sabe cmo comparar su negocio con la competencia?
Tiene su negocio la ubicacin adecuada para la gente
a la que se propone servir?
11

Cmo encontrar
clientes?

MAYOR FUENTE: RECOMENDACIONES

Crear marca: posicionamiento y la diferenciacin
Forma de tratar al cliente
El producto que se entrega
El servicio abarca todas las necesidades
administrativas- contables- financieras vs el
servicio es especializado.
Cubrir una necesidad tributaria vs ser el
principal asesor en la empresa.
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Ideas Fundamentales
Cules son las necesidades de nuestros clientes?
Cumplimiento de obligaciones tributarias
Exactitud
Puntualidad
Responsabilidad
Costos bajos
Ahorro

13

Mercadeo
Promocionarse como expertos: opciones sutiles.
Colaboraciones con medios de comunicacin
especializados o generales.
Asesoramiento constante
Constante actualizacin de directrices legales y
tributarias.
Darse a conocer en grupos organizados o
profesionales.
Estar donde est el cliente
Dar clases o escribir artculos y libros
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ASPECTOS LEGALES Y
TRIBUTARIOS

Aspectos Normativos y
Tributarios
Cul es la figura legal ms apropiada. Persona
Jurdica o Persona fsica para ejercer
liberalmente la profesin?
Diferencias:

Impuesto de renta
Gastos deducibles
Financiamiento
Libros legales
Impuesto a las Sociedades
Mercadeo
Desarrollo de una marca

PROFESIONALES
LIBERALES?

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IMPUESTO POR PAGAR

Ejemplo para un contador que gane 700.000 por mes
Gastos relacionados a la
actividad econmica

INGRESOS
Menos 25% Gastos
RENTA GRAVABLE

9,600,000.00
2,400,000.00
7,200,000.00

PERSONA FISICA
PERSONA JURIDICA
Impuesto por pagar
526,150.00 Impuesto por pagar
720,000.00
Menos crditos
Impuesto Neto
526,150.00
Impuesto Neto
720,000.00

Monto exento
y crditos
familiares
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AUTORIZACIN PARA
EJERCER
Colegio de Contadores Privados
Examen por suficiencia: 5.000,oo
Seminario de Incorporacin: 60.500,oo
Examen de Idoneidad Profesional o
Grado de Licenciatura en Administracin de
Negocios
Curso de tica Profesional
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Colegio de Contadores Pblicos

Derechos de Incorporacin: 185.000,00
2 aos de experiencia
Documentos que comprueben la experiencia
Seminario de Induccin

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LISTA DE PENDIENTES:
Inscripcin como sociedad
Inscripcin como Despacho Contable
Inscripcin ante la Direccin General de
Tributacin Directa
Inscripcin ante la CCSS
Inscripcin ante el INS
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INSCRIPCIN COMO
SOCIEDAD
Sociedad Civil: Sociedades profesionales, para
profesionales incorporados a sus respectivo
colegio profesional.
Constituir escritura pblica como sociedad civil,
ante el Registro Pblico de Personas con su
respectiva publicacin en La Gaceta

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INSCRIPCION COMO SOCIEDAD

Sociedad Annima, cuando dos o ms
personas se unen.
Creacin de Junta Directiva (tres como mnimo)
Asamblea de Accionistas
Capital establecido por acciones

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INSCRIPCION DE DESPACHO CPA

Escritura de constitucin de la sociedad y su inscripcin en el
Registro Pblico, (fotocopia fiel, debidamente certificada por
un notario).
Fotocopia de la Cdula Jurdica de la Sociedad, con su original
(la cual se devolver una vez verificada su originalidad con la
copia).
Muestra de la papelera y otros documentos que sern
utilizados por el despacho:

Papel Membretado
Sobres Membretados
Recibo por Dinero Membretado
Factura Membretada
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INSCRIPCION DE
DESPACHO CPA
Dos socios como mnimo, que al menos un socio
sea Contador Pblico Autorizado, quin debe ser
el Representante Legal del Despacho.
En caso de que el Despacho contenga socios no
colegiados, la participacin mayoritaria en el
capital social, sea propiedad de quienes son los
socios colegiados
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CUOTAS
Inscripcin 98.000.00
Anualidad
(Despacho pequeo, 10 personas)
30.000.00
(Despacho mediano, de 11 a 20 personas)
75.000.00
(Despacho grande, ms de 20 personas)
300.000.00

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ASPECTOS
ORGANIZACIONALES

rea de produccin
Preguntas fundamentales:
Qu se requiere para ordenar todos los
procesos y producir lo que el mercado
quiere?
Deseamos ser lderes del servicio?
Qu se necesita para satisfacer las
necesidades de los clientes?
Qu forma bsica debe adoptar nuestra
estrategia?

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Organizacin
Preguntas fundamentales:
En que medida se debe centralizar o
descentralizar la autoridad para tomar
decisiones?
Cmo se deben disear los puestos?
Cuntos puestos y personas son
necesarios para lograr los objetivos?
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LISTA DE PENDIENTES
Toma de decisiones de la ubicacin del Despacho
En mi propia casa?
Alquiler de oficina adecuada con una ubicacin accesible
para mis clientes?
Subarriendo de oficina con servicios incluidos
Puedo remodelar mi casa a un costo razonable para llenar
mis necesidades especficas?
Puedo considerar alquilar con opcin de comprar?

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 Adquisicin de lnea telefnica

Adquisicin de un dominio o creacin de
cuenta de correo
Adquisicin de acceso a Internet
Mobiliario y equipo necesario
Opciones de servicios auxiliares
Secretariado
Mensajera
Limpieza
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Aspectos
organizativos
Crear un equipo que inspire total confianza y aumente
el prestigio del Despacho. (prestigio del contador)
Delegacin que genere al cliente tranquilidad, al saber
que hay ms de una persona que le puede resolver un
problema.
Buscar profesionales complementarios de tal forma
que se cubran todas las necesidades del cliente.
Generar un buen soporte administrativo: Gestin de
clientes, informacin y logstica.
Apoyar la formacin y el crecimiento profesional
31

ASPECTOS
FINANCIEROS

rea financiera
Preguntas fundamentales:
Cul es nivel de ventas a alcanzar?
Cul es la rentabilidad que se puede
lograr?
Cules son los costos y gastos
asociados?
Cul es el presupuesto que todos en la
organizacin debemos alcanzar?
33

 Presupuesto
Ventas

Servicios de contabilidad
Servicios de auditora
Servicios tributarios
Certificaciones
Consultoras

Gastos
Gastos iniciales
Gastos fijos
Gastos Variables
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Recordemos.
Cuentas bancarias ahorro del negocio separadas
del familiar
Presupuesto de gastos separado
Mezcla de deudas del negocio vs deudas familiares
Gastos del negocio vs gastos familiares
Definicin de ingresos del dueo
Si se toma dinero prstamo
Muchas personas pueden colaborar y cumplir ms
de un rol pero solo una persona se encargar del $$$
Cautelosos en decisiones importantes de inversin
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MANEJO DE OFERTAS

Tener una entrevista

Definicin de polticas: Imagen que se proyecta

Poltica de vestimenta

Puntualidad

Informacin que brinde al cliente informacin respecto

al despacho o el servicio que se brinda

Tarjeta de presentacin
Carta de perfil
Pgina Web
Brochure
Papelera
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Cmo realizar una

entrevista?
Buscar informacin en Internet
Conocimiento de quien nos va a atender
Tratar de investigar un poco sobre contabilidades
similares
Evaluacin del costo (viticos) para realizar la visita al
cliente
Planeamiento de entrevista bsica
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En la entrevista.
No apresurarse a hablar de costos antes de crear
valor en el futuro cliente que le ofrece la
competencia a menor precio
Escuchar las dificultades y las metas de los clientes
para luego atar los servicios a ambos.
Conocimiento general del cliente:

Servicio o producto que brindan

Tamao de la empresa
Antigedad.
Organigrama.
Complejidad de operaciones.
Expectativas de crecimiento.
39

En la entrevista.
. Definicin especfica por parte del cliente:

Volumen de trabajo
Necesidad de actualizaciones o obligaciones tributarias.
Muestra de cantidad de facturas, cheques, estados
bancarios, recibos, cantidad de empleados, etc.
Orden en los documentos
Sistemas informticos que cuenta
Solicitar si han sido auditados, ltimo informe.
Atrasos en la contabilidad

Tipo de servicio que requiere

Forma de recopilar la documentacin.
Periodicidad del servicio
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En la oficina
Valoracin de la capacidad y los recursos
del despacho para brindar el servicio
Conocimiento de la actividad econmica
Ubicacin
Tiempo que tomara hacer el trabajo
Recurso humano adicional
Orden observado en el cliente
Situacin tributaria
41

En la oficina

Servicios que pueden ofrecerse

Posibilidades de negocios futuros
Reportes que el cliente necesita
Controles que requieren la empresa
Cul va ser el procedimiento de entrega de
documentos (el costo de mensajera).
Valoracin de la legitimidad- riesgo de brindar
el servicio
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Definicin de tarifas.

Ejemplo de una
oferta de servicios:
Empresa desarrolladora de Software requiere
contratar los servicios externos mensuales de
contabilidad.
Facturacin (30 facturas mensuales aprox.)
Compuesta por 20 personas.
rea Administrativa
rea Tcnica

Manejo de 4 cuentas bancarias:

Banco Nacional de CR y Bac San Jos.
44

CALCULO DE HORAS
Horas
Horas
Horas
Horas

Laborables diarias
Facturables
por semana
por mes

8
5
25
105

Horas de un servicio contabilidad

Cantidad de contabilidades

21

60%

45

Definicin de precio:
PUNTO DE EQUILIBRIO
Separar los costos de ventas y los gastos
operativos en costos operativos fijos y variables
Los costos fijos son una funcin de tiempo, no
del volumen de ventas, y comnmente son
contractuales
Los costos variables cambian en proporcin
directa con las ventas o la produccin, y son
una funcin del volumen, no del tiempo.
46

COSTOS VARIABLES
Costos Variables
Mensajera
Presentacin papelera
Total

6,000.00
1,000.00
7,000.00

47

Costos Fijos
Gastos Fijos
Salario
Alquiler de oficina
Servicios pblicos
Telfono
Papelera y utiles de oficina
Internet
Combustible y transporte
Afiliaciones
TOTAL

Salario
600,000.00 Salario
108,000.00
18.00% CCSS
49,980.00
8.33% Aguinaldo
757,980.00 Gasto total

Mensual
757,980.00
200,000.00
25,000.00
25,000.00
15,000.00
9,500.00
80,000.00
4,500.00
1,116,980.00
48

PUNTO DE EQUILIBRIO
Precio Contabilidad
Margen de Contribucin

60,000.00
Precio- Costo Variable

Punto Equilibrio

Gastos fijos
Margen

Punto Equilibrio =

Cantidad de
contabilidades que
necesito para cubrir los
gastos totales

1,116,980.00
53,000.00
21.07509434

49

COSTO DE HORA PROFESIONAL

SALARIOS I SEMESTRE 2013

Salario Mnimo del Contador. 284.684,oo

(TMED)
Auxiliar de Contabilidad.. 303.137,oo
Grado Acadmico Segn decreto actual
Diplomado
403.484.oo
Bachiller 457.647.oo
Licenciado
549.195.oo

50

Costo por hora

Costo de oportunidad

650,000.00

Ingreso neto anual

Aguinaldo
Aporte CCSS
Remuneracin total

7,800,000.00
650,000.00
1,404,000.00
9,854,000.00

Gastos Operativos

4,800,000.00

Total de Gastos
Total horas facturadas anuales
Costo por hora

14,654,000.00
1,250.00
11,723.20

Lo que podramos
ganar en relacin de
dependencia

Lmite inferior para

determinar el precio
por hora

51

Cobro de servicios de contabilidad

externos?

Definicin de horas
Definicin de servicios por brindar
Definicin de responsabilidades
Monto definido por el Colegio de Contadores
Privados:
Hora Profesional 19.850,oo

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Formalizacin de los servicios

ofrecidos
Confeccin de Contratos formales
Tipo de servicios ofrecidos
Plazo
Precio
Responsabilidades
Confidencialidad
Revisin de Tarifa

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CUIDADO DE
LOS CLIENTES

Servicios: la tendencia actual

En esencia, el cliente percibe el nivel de calidad del

servicio como la diferencia entre el servicio que

espera y el servicio que recibe.
Por eso siempre debemos combinar un servicio y
un producto, no vender solo uno de los dos.
55

Las determinantes de un servicio de calidad actual son:

Confiabilidad: implica la constancia y coherencia del
desempeo.

Capacidad

de respuesta: se refiere a la disposicin

o actitud de los empleados para proporcionar el
servicio.
Competencia:

significa poseer las habilidades y

conocimientos necesarios para proporcionar el servicio.
Acceso:

implica facilidad de acercamiento y contacto

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.Cortesa:

significa amabilidad, respeto, consideracin y actitud

amistosa en el momento de brindar el servicio.
Comunicacin:

significa mantener a los clientes informados en un

lenguaje que puedan entender.
Credibilidad:
Seguridad:

implica confianza, convencimiento y honestidad.

es estar libre de peligros, riesgos o dudas con respecto

al servicio.
Entender

al cliente: significa hacer un esfuerzo por entender sus

necesidades.

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CONCLUSIN
En el mercado, el xito est reservado para
unas pocas empresas. Anualmente nacen y
mueren gran cantidad de negocios algunos
logran mantenerse durante mucho tiempo en
el filo de su punto de equilibrio, subsistiendo,
pero nunca alcanzan a desarrollarse y crecer.
Sin embargo, un grupo reducido y selecto
crece hasta obtener la condicin de lderes
58

MANOS A LA OBRA
DONDE HAY UNA EMPRESA DE
XITO ALGUIEN TOM ALGUNA
VEZ UNA DECISIN VALIENTE.

59