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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE –CUNOR-


CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA

ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN CONTABLE

LIC. MIGUEL ALBERTO KLUG CAAL

MANUAL CONTABLE DE LA MUNICIPALIDAD DE SANTA


CATALINA LA TINTA, COBÁN, ALTA VERAPAZ

COBÁN, ALTA VERAPAZ, NOVIEMBRE DE 2018


UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE -CUNOR-
CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA

ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN CONTABLE

MANUAL CONTABLE DE LA MUNICIPALIDAD DE SANTA


CATALINA LA TINTA, COBÁN, ALTA VERAPAZ.

PRESENTADO POR:

EDGAR GEOVANY PICÓN ALVAREZ 201642714


DENILSON ALDAIR JERÓNIMO HERNÁNDEZ 201642713
CLAUDIA LORENA POCOP MONZÓN 201642710
JENNY MAGALY POP CHUB 201642709
YENIFER KARINA AGUILAR COJON 201505323
LESTER MIGUEL CHÁVEZ LEONARDO 201344651

COBÁN, ALTA VERAPAZ, NOVIEMBRE DE 2018


ÍNDICE
Descripción página

INTRODUCCIÓN 1
OBJETIVOS 3

CAPÍTULO ÚNICO
POLÍTICAS CONTABLES

1.1. Introducción 5
1.2. Objetivos del manual 6
1.2.1. Objetivo general 6
1.2.2. Objetivos específicos 6
1.3. Instrucciones sobre el uso del manual 7
1.3.1. Obligatoriedad 7
1.3.2. Aclaraciones del uso de ciertos términos 8
1.3.3. Procedimientos para modificar el manual 11
1.3.4. Explicación de la codificación 12
1.3.5. Periodicidad en la preparación de informes 14
1.3.6. Libros y registros que se utilizan en la empresa 14
1.4. Plan de cuentas 15
1.5. Jornalización 18
1.6. Modelos de Estados Financieros y Reportes Financieros 20
1.7. Políticas contables 22
1.7.1. Políticas contable para la caja chica (fondo ratativo) 22
de la municipalidad
1.7.2. Política contable para inventarios de la municipalidad 28
1.7.3. Políticas contables sobre el presupuesto municipal 34
(ingresos y egresos)
1.7.4. Política contable para propiedades, planta y equipo 40
de la municipalidad
1.7.5. Política contable para construcciones a largo plazo 47
de la municipalidad
1.8. Procedimientos Contables 51
1.8.1. La importancia de los procedimientos contables 51
1.8.2. Conciliación Bancaria 52
1.8.3. Inventarios 53
1.8.4. Registro contable de los ingresos 53
1.8.5. Registro contable de los gastos o egresos 54
1.8.6. Registros contables de origen extrapresupuestario 54
1.8.7. Registro de donaciones 55
1.8.8. Registro de préstamos 56
1.8.9. Remuneraciones 56
1.8.10. Otras operaciones contables 57
CONCLUSIONES 59
RECOMENDACIONES 61
BIBLIOGRAFÍA 63

ANEXOS
INTRODUCCIÓN

El Municipio de Santa Catalina La Tinta fue fundado el 14 de agosto de 1896


por Erwin Pablo Dieseldorf, de origen alemán y radicado en Cobán. Fue
reconocido como municipio oficialmente el 11 de noviembre de 1999.

Santa Catalina La Tinta es el municipio más reciente creado en Guatemala.


Específicamente el número 331 ubicado al oriente de Alta Verapaz. Lo que hace
que la municipalidad del mismo sea al igual de reciente, por ende, como grupo del
sexto ciclo de Contaduría Pública y Auditoría nos orientamos a realizar la
investigación, y diagnostico administrativo sobre la administración que
actualmente lleva la municipalidad.

Se pudo percatar que la Municipalidad tenía unas que otras deficiencias en


los procesos administrativos, dentro de ellos podemos mencionar la falta de
estrategias y políticas de recaudación de tributos y arbitrios, falta del equipamiento
tecnológico para el desarrollo de actividades administrativas como;
computadoras, impresoras y espacios adecuados para el ámbito laboral ya que
con los que cuenta la municipalidad sufren de desgaste y obsolescencia.

Es por eso por lo que se realizaron varias herramientas de investigación para


poder determinar cómo se podía ayudar en el proceso administrativo actual con
el que cuenta la municipalidad de santa catalina la tinta, dentro de ellos
plasmamos las políticas y procedimientos contables a las áreas con mayor
deficiencia. Se precedió entonces a realizar un manual contable como proyecto
final de la investigación hacia la entidad pública antes mencionada.
3

OBJETIVOS

Objetivo general

Detectar deficiencias en el control interno, así como en los procesos


administrativos de la municipalidad de Santa Catalina la Tinta, ubicada en Cobán,
Alta Verapaz.

Objetivos específicos

Utilizar herramientas que faciliten el estudio de las deficiencias en la


institución.

Proponer procedimientos y políticas para las deficiencias encontradas en la


institución.

Elaborar un Manual contable para la Municipalidad de Santa Catalina la


Tinta.
5

CAPÍTULO ÚNICO
MANUAL CONTABLE

1.1. Introducción

El manual de procesos y procedimientos contables es un documento


que contiene de forma ordenada y sistemática, instrucciones de cómo
manejar y registrar la información, a quién debe de ser comunicada e
indica a quién le compete la ejecución operativo-administrativa de la
institución.

En todo tipo de organización debe de existir un manual de procesos y


procedimientos contables por cada área, esto es con el objetivo de crear
autoridades y poder delimitar responsabilidades, así como implementar
normas de protección, y utilización de recursos, para garantizar el logro
de los objetivos. Cuando un manual de procesos y procedimientos esta
bien elaborado y estructurado, todas las áreas trabajan con un mejor
sistema de comunicación y por ende con mejor información para la toma
de decisiones.

El manual debe incluir actividades de control, las cuales buscan la


forma correcta de cumplir diariamente las actividades asignadas y
asegurando el logro de los objetivos. Estos controles están diseñados
para lograr procesar de manera íntegra y confiable la información, por
medio de la autorización, la validación y las aplicaciones para enviar y
recibir información.
6

Las actividades de control se refieren a la aprobación, autorización,


verificación, conciliación, inspección y revisión de indicadores de
rendimiento, esto, con el fin de facilitar las labores de auditoría, la
evaluación y el control interno.

El presente manual elaborado en la “MUNICIPALIDAD DE SANTA


CATALINA LA TINTA, EN COBÁN, ALTA VERAPAZ”, tiene por objeto
establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas
específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución
en el desarrollo de las actividades que realizan los involucrados que
intervienen en cada una de las partes del proceso administrativo, para
crear un uso eficiente de los recursos humanos, financieros, materiales y
técnicos.

1.2. Objetivos del manual

1.2.1. Objetivo general

Elaborar un manual de procesos y procedimientos Contables de


la Municipalidad de Santa Catalina La Tinta de Cobán, Alta Verapaz,
para que facilite la toma de decisiones.

1.2.2. Objetivos específicos

a. Servir de guía para la correcta ejecución de actividades y tareas


para los funcionarios de la institución.

b. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo,


así como fomentar el cumplimiento de los compromisos del
departamento de contabilidad, especialmente en materia
contable y fiscal.
7

c. Determinar las actividades de control contable y encontrar


mejoras en el procedimiento acordes a las necesidades de la
municipalidad.

d. Definir las funciones y responsabilidades para los diferentes


cargos del área contable que garantice información confiable,
íntegra y oportuna.

e. Facilitar el registro contable de las operaciones típicas

f. Facilitar a preparación de los Estados Financieros.

g. Servir de herramienta para la inducción adecuada y por ende,


una mejor y más rápida adaptación del personal de nuevo
ingreso.

1.3. Instrucciones sobre el uso del manual

1.3.1. Obligatoriedad

El manual de procesos y procedimientos tiene como propósito


fundamental servir de soporte para el desarrollo de las acciones, que
en forma cotidiana la entidad debe realizar, a fin de cumplir con cada
competencia particular asignadas por mando constitucional o legal,
con la misión fijada y lograr la visión trazada.

El manual se basa en un modelo de operación por procesos, lo


que permite administrar la entidad pública como un todo, definir las
actividades que agregan valor, trabajar en equipo y disponer de los
recursos necesarios para su realización.
8

El manual busca la eficiencia, al evitar duplicidad de funciones; y


de eficacia, al definir la cadena de valor o mapa de procesos de
manera coherente y armónica con los planes y programas de la
Municipalidad.

La obligatoriedad del manual es a nivel general en la


municipalidad, por lo que todo nuevo empleado que ingrese al área
contable-administrativa debe seguir lo dispuesto en el manual
contable presente.

1.3.2. Aclaraciones del uso de ciertos términos

a. Acreedores: Es cualquier persona, física o jurídica, que la


empresa adeuda un dinero, sea por adquisición de un bien o por
un servicio. Pero estos bienes no son relacionados con la
actividad de la organización, sino por otros conceptos.

b. Activos Fijos: Un bien que la empresa ha construido o adquirido


con el objetivo de conservarlo para utilizarlo, explotarlo, para
ponerlo al servicio de la empresa. Es aquel que hace parte de la
propiedad, planta y equipo, como son los automóviles,
maquinaria, edificios, muebles, terrenos, etc.

c. Bien mueble: Pueden trasladarse de un lugar a otro, sin


menoscabo del inmueble al que estuvieran unidos.

d. Bien inmueble: Son todas aquellas cosas bienes en sentido


objetivo que no son susceptibles de ser transportadas o
trasladadas de un lugar a otro.
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e. Caja Chica: La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una


cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para
gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque
son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y
convertirlos en efectivo.

f. Cesantías: El trabajador tiene derecho a que se la pague un salario


mensual por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción
de año trabajado.

g. Consignaciones: Es el ingreso de dinero efectuado en diferentes


formas efectivo o en cheque, a una cuenta corriente o ahorros.

h. Depreciación: La depreciación es el mecanismo mediante el cual


se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga
de él. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este
sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva
a ser inutilizable.

i. Eficacia: Como el nivel de consecución de metas y objetivos. La


eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos
proponemos.

j. Eficiencia: Es la relación entre los recursos utilizados en un


proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que
la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr
un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos
con los mismos o menos recursos.

k. Facturas: Es un documento que respalda la realización de una


operación económica, que por lo general, se trata de una
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compraventa. Una factura es el documento a través del cual una


persona que vende puede rendir cuentas, de forma
instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.

l. Flujogramas: Representación gráfica de un procedimiento que


permite la observación sistemática de su ejecución, mostrando la
dinámica y la lógica de la secuencia en el trabajo.

m.Gastos bancarios: Son los gastos relacionados con el


mantenimiento de las cuentas en las entidades financieras, tales
como servicios de tarjetas, cheques, intereses de mora, en fin,
todo concepto que el banco le cobre por servicios.

n. Impuesto: Son prestaciones, hoy por lo regular en dinero, al


Estado y demás entidades de derecho público, que las mismas
reclaman, en virtud de su poder coactivo, en forma y cuantìa de
terminadas unilateralmente y contraprestación especial con el fin
de satisfacer las necesidades colectivas.

o. Impuesto de IVA: Sigla de impuesto sobre el valor añadido o de


impuesto sobre el valor agregado, impuesto que grava el valor
añadido o agregado de un producto en las distintas fases de su
producción.

p. Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma


explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos,
políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los
órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos
que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo
asignado al personal, teniendo como marco de referencia los
objetivos de la institución
11

q. Procedimientos: Método o modo de tramitar o ejecutar una cosa.

r. Procesos: Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno o hecho


complejo. Procesamiento o conjunto de operaciones a que se
somete una cosa para elaborarla o transformarla.

s. Proveedor: Persona que provee o abastece a otra persona de lo


necesario o conveniente para un fin determinado. Empresa que
se dedica a proveer o abastecer de productos necesarios a una
persona o empresa.

t. Recibos de caja: Es un soporte de contabilidad en el cual constan


los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y
el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago
recibido.

u. Vacaciones: Las vacaciones laborales es el derecho que tiene


todo trabajador a que el empleador le otorgue un descanso
remunerado por el hecho de haberle trabajado un determinado
tiempo.

1.3.3. Procedimientos para modificar el manual

Se deberán cotejar las correcciones propuestas a los


procedimientos existentes con la autoridad competente para verificar
su procedencia normativa y la factibilidad de su implementación.
12

1.3.4. Explicación de la codificación del manual


La Municipalidad, para emitir sus estados financieros contara
con la siguiente codificación de cuentas:
SALDO
Codificación y cuenta ESTADO FINANCIERO
DEUDOR ACREEDOR QUE LA USARÁ
5000 INGRESOS X Estado de Resultados
5100 INGRESOS CORRIENTES X Estado de Resultados
5110 INGRESOS TRIBUTARIOS X Estado de Resultados
5111 Impuestos Directos X Estado de Resultados
5112 Impuestos Indirectos X Estado de Resultados
5120 INGRESOS NO TRIBUTARIOS X Estado de Resultados
5123 Contribuciones por mejoras X Estado de Resultados
5124 Arrendamiento de Edificios, Equipos e Instalaciones X Estado de Resultados
5126 Multas X Estado de Resultados
5129 Otros Ingresos no Tributarios X Estado de Resultados
5140 VENTA DE BIENES Y SERVICIOS DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA X Estado de Resultados
5142 Venta de Servicios X Estado de Resultados
5160 INTERESES Y OTRAS RENTAS DE LA PROPIEDAD X Estado de Resultados
5163 Arrendamiento de Inmuebles y Otros X Estado de Resultados
5170 TRANSFERENCIAS CORRIENTES RECIBIDAS X Estado de Resultados
5172 Transferencias Corrientes del Sector Publico X Estado de Resultados
6000 GASTOS X Estado de Resultados
6100 GASTOS CORRIENTES X Estado de Resultados
6110 GASTOS DE CONSUMO X Estado de Resultados
6111 Remuneraciones X Estado de Resultados
6112 Bienes y Servicios X Estado de Resultados
6120 INTERESES, COMISIONES Y OTRAS RENTAS DE LA
PROPIEDAD X Estado de Resultados
6121 Intereses y Comisiones X Estado de Resultados
6140 OTRAS PÉRDIDAS Y/O DESINCORPORACIÓN X Estado de Resultados
6142 Otras Pérdidas X Estado de Resultados
6150 TRANSFERENCIAS CORRIENTES OTORGADAS X Estado de Resultados
6151 Transferencias Otorgadas al Sector Privado X Estado de Resultados
1000 ACTIVO X Balance General
1100 ACTIVO CORRIENTE X Balance General
1110 ACTIVO DISPONIBLE X Balance General
1111 Caja X Balance General
1112 Bancos X Balance General
Total de ACTIVO DISPONIBLE X Balance General
1130 ACTIVO EXIGIBLE X Balance General
1131 Cuentas a Cobrar a Corto Plazo X Balance General
13

1133 Anticipos X Balance General


Total de ACTIVO EXIGIBLE X Balance General
Total de ACTIVO CORRIENTE (CIRCULANTE) X Balance General
1200 ACTIVO NO CORRIENTE (LARGO PLAZO) X Balance General
1230 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (NETO) X Balance General
1231 Propiedad y Planta en Operación X Balance General
1232 Maquinaria y Equipo X Balance General
1233 Tierras y Terrenos X Balance General
1234 Construcciones en Proceso X Balance General
1237 Otros Activos Fijos X Balance General
1238 Bienes de Uso Comun X Balance General
Total de PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (NETO) X Balance General
1240 ACTIVO INTANGIBLE X Balance General
1241 Activo Intangible Bruto X Balance General
2000 PASIVO X Balance General
2100 PASIVO CORRIENTE X Balance General
2110 CUENTAS A PAGAR A CORTO PLAZO X Balance General
2113 Gastos del Personal a Pagar X Balance General
Total de CUENTAS A PAGAR A CORTO PLAZO X Balance General
Total de PASIVO CORRIENTE X Balance General
2200 PASIVO NO CORRIENTE X Balance General
2230 DEUDA PÚBLICA A LARGO PLAZO X Balance General
2232 Préstamos Internos de Largo Plazo X Balance General
Total de DEUDA PÚBLICA A LARGO PLAZO X Balance General
Total de PASIVO NO CORRIENTE X Balance General
Total de PASIVO X Balance General
3000 PATRIMONIO MUNICIPAL X Balance General
3100 PATRIMONIO NETO X Balance General
3110 Patrimonio Municipal X Balance General
3112 Resultado del Ejercicio X Balance General
3112 Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores X Balance General
3111 Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas X Balance General

Es importante hacer mención que estas cuentas son solo las principales, ya
que para emitir las ejecuciones presupuestarias y los libros mayor y diario, se
utilizara la codificación que el gobierno de Guatemala haya aprobado en base a
los proyectos de inversión a ejecutar.
14

1.3.5. Periodicidad en la preparación de informes

La municipalidad emitirá informes de acuerdo a los siguientes


periodos:

Cuatrimestralmente (cada 4 meses) los cuales deberán incluir un


detalle de gastos y de ingresos (estado de resultados) los cuales
deben ser presentados ante las alcaldías auxiliares para que la
información circule de manera consecutiva.

El 15 de enero de cada año, la dirección financiera debe


presentar ante el Ministerio de Finanzas el Estado de situación
financiera, estado de resultados y la ejecución presupuestaria por
periodo de ingresos y egresos del año anterior e incluir un detalle
sobre cómo fue cerrada la caja fiscal.

La Dirección Financiera, emitirá mensualmente un libro diario y


mayor que el sistema genera para trasladarlo a la Contraloría
General de Cuentas y adjunto enviar un movimiento de cuenta del
banco del mes que se presenta.

1.3.6. Libros y registros que se utilizaran en la empresa

Los informes que la entidad presente, serán el producto final del


la Dirección Financiera Municipal, por lo que deben ser preparados
de una manera adecuada para terceros usuarios, es decir, para
el Concejo Municipal y la Sociedad Civil.

La Municipalidad genera estados financieros mediante su


sistema de contabilidad (SICOIN GL). Este sistema los genera
automáticamente y de lo único que se requiere es que la
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jornalización sea exacta en las fechas que se realizan las


transacciones. Este sistema genera los siguientes estados
financieros:

a. Estado de Situación Financiera o Balance General: Este


informe mostrara todos los activos y pasivos a cierto periodo
dado. El mismo será presentado al Ministerio de Finanzas
anualmente para su archivo.

b. Ejecución Presupuestaria por periodo: Deberá hacerse


identificando cada una de los gastos presupuestados versus
lo ejecutado

c. Estado de resultados: Deberá hacerse la distribución


contable de los ingresos, costos y gastos a las diferentes
subcuentas a fin de mostrar en detalle los ingresos y gastos
de acuerdo a la separación presentada en la nomenclatura.

d. Libro Diario y Mayor: Estos libros se emiten por el sistema


propiamente, según los registros que se vayan ingresando
cronológicamente. Estos libros no presentan un modelo claro
pues la información es generada automáticamente. Para
efectos de sistema al libro diario se le llamara PGRITO1.

1.4. Plan de cuentas

El plan de cuentas de la municipalidad estará integrado en base a la


codificación de las cuentas que esta cuenta, para cada estado financiero
el plan de cuentas Sera distinto en su estructura.
16

Se creara un plan de cuentas solo para el balance general y para el


estado de resultados, ya que son los únicos que por la información que
presentan siempre son iguales. Para el libro diario, mayor y ejecución
presupuestaria de ingresos y egresos, el plan de cuentas será distinto,
esto depende que los proyectos de inversión que el gobierno apruebe.

A continuación se presentara el esqueleto o Plan de cuentas del activo


y pasivo para emitir un balance general:

a. Activo
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b. Pasivo

Adicional a ellos, a continuación se presenta el modelo del plan


de cuentas para un estado de resultados. Este modelo se debe usar
siempre pues en ningún año cambiara aunque haya cambios de
gobierno o de ejecución de proyectos de inversión:
18

c. Ingresos y egresos

1.5. Jornalización

Las operaciones contables que la entidad realice se registran conforme


a lo establecido en este manual. Las mismas se realizaran en el libro
Diario contable (PGRITO1) donde se inscribirán día a día los hechos
económicos de una empresa. La anotación de un hecho en este libro se le
llamará Asiento.
Los asientos son anotaciones registradas correctamente por el sistema
de partida doble. Toda transacción que se realice, debe ser registrada en
el sistema de SICOIN GL para no perder la secuencia de los hechos, de
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tal manera que se garantice la fiabilidad de la información. Dependiendo


de la actividad que se realice los asientos pueden ser:

a. Automáticos: Cuando la operación se realice directamente en el


sistema y automáticamente la información es cargada al libro diario.

b. Manuales: Son todas aquellas actividades no rutinarias y de


carácter no tradicional, en donde las operaciones se deben realizar
manualmente en el sistema para poder ingresar la información.

Para la Municipalidad de Santa Catalina La Tinta, la jornalización de


las operaciones ya está establecida por el sistema contable utilizado
(SICOIN GL) ya que ese sistema automáticamente genera los asientos
jornalizados por fecha. Lo importante en esta situación es que todas las
operaciones se deben ingresar al sistema para que el mismo brinde
información actualizada.
20

1.6. Modelos de Estados Financieros y Reportes Financieros


A continuación se presentan los modelos de los Estados Financieros:

a. Modelo de Estado de Resultados


21

b. Estado de Situación Financiera


22

c. Modelo de Ejecución Presupuestaria por periodo

1.7. Políticas contables

1.7.1. Política contable para la caja chica (fondo rotativo) de la


municipalidad

a. Objetivos de la política

Se crea la política para establecer bases contables para el


reconocimiento y medición del efectivo y equivalentes que sean
utilizados para cubrir las necesidades inmediatas de las
municipalidades originarias de alguna emergencia o sucesos
fortuitos.
23

b. Alcance

Esta política será aplicada a todos los recursos que sean


destinados a la caja chica municipal y para todas las
liquidaciones que se realicen en un mismo periodo fiscal.
Dentro del alcance de la aplicación se encuentran también
todos los fondos que se encuentren en tránsito.

c. Definición de la cuenta caja chica o fondo rotativo

Se crean los fondos en avance para programas y proyectos


que permitan cubrir las necesidades de los Gobiernos Locales,
como un mecanismo para la atención oportuna y eficiente del
gasto destinado a cubrir y superar efectos económicos
originados de emergencias por fenómenos naturales o sucesos
fortuitos, así como la necesidad de sufragar gastos para el
desarrollo de eventos locales de naturaleza exclusivamente
temporal.

d. Base técnica y legal de la caja chica o fondo de rotativo

Su constitución debe ser aprobada por medio de Punto de


Acta emitida por la Autoridad Superior, quien delega a un
responsable del manejo del fondo.

Se formaliza con la entrega de fondos a un funcionario o


empleado autorizado, con el fin de que se realicen gastos de
funcionamiento y/o inversión.
24

Los fondos pueden ser ampliados, disminuidos y liquidados


en cualquier periodo, siempre que no exceda del año fiscal en
el que se constituye.

Los fondos no podrán exceder de un monto de QUINCE MIL


QUETZALES (Q. 15,000.00), con el cual se podrán adquirir
bienes o contratar servicios hasta por un valor de CINCO MIL
QUETZALES (Q.5,000.00) en cada compra; si se requiere de
una cantidad mayor deberá realizarse a través de la modalidad
de compra de baja cuantía.

Las reposiciones del fondo rotativo deben ser solicitadas al


Área de Contabilidad.

Se debe de considerar en todo momento lo que estipula el


Manual de Administración Financiera Integrada Municipal y la
Ley de Compras y Contrataciones del Estado.

Observar todas las normas generales vigentes relacionadas


con la ejecución del presupuesto, compras y las disposiciones
emitidas para el manejo de los fondos.

e. Responsables

Son responsables de su correcta utilización y revisión el


Director Financiero y el Encargado de la caja chica o fondo
rotativo(debe ser parte de la dirección financiera, no puede ser
ni el Director ni el encargado de contabilidad), quienes deben
rendir cuentas ante la Contraloría General de Cuentas y ante la
autoridad superior de la comuna.
25

f. Procedimiento de la caja chica o fondo rotativo

Procedimiento de constitución de caja chica o fondo rotativo

RESPONSABLE ACTIVIDAD

Director Solicitar a la autoridad máxima la


aprobación de la caja chica y nombrar a
Financiero
quien será el encargado de la misma
Autoridad Emitir el acuerdo con la aprobación y
nombramiento de la persona adecuada.
Superior
Contabilidad Emitir el cheque destinado para la caja
chica y remitirlo al encargado para que lo
haga efectivo.
Encargado de Hacer efectivo el cheque y administrar los
fondos para gastos menores y urgentes.
caja chica

Reposición de la Caja chica

RESPONSABLE ACTIVIDAD
Encargado de Al percatarse que ya se gastó máximo el
caja chica 75% de la caja chica debe solicitar a
contabilidad el reintegro previo a presentar
facturas correctamente revisadas y
aprobadas por la autoridad superior.
(Deben estar razonadas y firmadas)
Contabilidad Realizar el reintegro de lo solicitado por el
encargado y emitir el cheque para remitirlo
y se haga efectivo.
Encargado de Realizar efectivo el cheque.
caja chica

Este proceso se realizara cuantas veces sea necesario


durante un mismo periodo fiscal.
26

Liquidación de la caja chica

RESPONSABLE ACTIVIDAD
Encargado de Todos los 31 de diciembre de cada año
caja chica fiscal, o cuando se realice el cierre, el
encargado de la caja chica debe
contabilizar sus facturas de compra
debidamente razonadas y firmadas por la
autoridad máxima y hacer la sumatoria de
cuánto asciende el total. Lo que no se
haya logrado gastar debe depositarlo en
la cuenta de la comuna y así cuadrar los
Q.15, 000.00 autorizados.
Contabilidad Recibirá las facturas más la boleta de
depósito del banco si hubiera y realizara
la liquidación respectiva en el sistema.
Director Revisará que la liquidación se haya
Financiero ejecutado bien.

g. Información a revelar

El Director financiero, al finalizar cada periodo fiscal, debe


revelar el total gastado en el fondo rotativo incluyendo todas las
liquidaciones, así como también el listado de las compras que
fueron hechas y autorizadas por la autoridad superior. Esta
información la debe presentar a los entes fiscalizadores que le
correspondan o soliciten la información.
27

h. Flujograma de procedimientos
28

g. Política contable para inventarios de la municipalidad

a. Objetivos de la política

El propósito de esta política es definirlos criterios y las


bases contables que el Municipio de Santa Catalina la Tinta,
aplicará para el reconocimiento, clasificación, medición, baja,
presentación, y revelación de los inventarios, para asegurar la
consistencia y uniformidad en los estados financieros de estos
recursos.

b. Alcance

El municipio de Santa Catalina la Tinta, aplicará esta


política para aquellos activos adquiridos y los que se
encuentran en proceso de transformación y los producidos, así
como los productos agrícolas que se tengan con la intención
de comercializarse en el curso normal de la operación,
distribuirse en forma gratuita o a precio de no mercado en le
curso normal de la operación, o transformarse o consumirse en
actividades de producción de bienes o prestación de servicios.

c. Medición

Los inventarios se medirán por el costo de adquisición o


transformación. Los inventarios de un prestador de servicios se
medirán por los costos en los que se haya incurrido y que estén
asociados con la prestación del servicio.
29

d. Costo de adquisición

El costo de adquisición de los inventarios incluirá el precio


de compra, los aranceles y otros impuestos no recuperables, el
transporte y otras erogaciones necesarias para colocar los
inventarios en condiciones de uso o comercialización

Los descuentos, las rebajas y otras partidas similares


afectarán el valor del inventario, del costo de ventas o del
ingreso, dependiendo de si el inventario que los originó se
encuentra en existencia, se vendió o se consumió en la
prestación del servicio y de si dicha venta o consumo
se efectuó durante el periodo contable o en periodos
anteriores.

Los costos de financiación asociados con la


adquisición de inventarios que cumplan con los
requisitos establecidos para calificarse como activos aptos,
un activo apto es aquel que requiere necesariamente de un
periodo sustancial antes de estar listo para el uso al que está
destinado, o para la venta o distribución en forma gratuita o a
precios de no mercado. Los demás costos de financiación se
reconocerán como gastos en el periodo en que se incurra en
ellos.

e. Técnicas de medición

La técnica para la medición del costo de los inventarios es


el método del costo estándar. Los costos estándares se
establecen a partir de los niveles normales de consumo de
materias primas, suministros, mano de obra, eficiencia y
30

utilización de la capacidad. En este caso, las condiciones de


cálculo se revisarán de forma regular y, si es preciso, se
cambiarán los estándares siempre y cuando esas condiciones
hayan variado.

f. Deterioro del valor

Si el valor neto de realización o el costo de reposición,


según corresponda, es inferior al costo del inventario, la
diferencia corresponderá al deterioro. El reconocimiento inicial
del deterioro del inventario, así como cualquier aumento de
este, afectará el gasto en el resultado del periodo.

El ajuste del inventario al valor neto de realización o al costo


de reposición, según corresponda, se calculará para cada
partida, aunque el municipio podrá agrupar partidas similares o
relacionadas.

Cuando las circunstancias que causaron el deterioro


dejen de existir, se revertirá su valor, de manera que el
nuevo valor contable sea el menor entre el costo y el
valor neto de realización o costo de reposición, según
corresponda. El valor del deterioro que se revierta se
reconocerá como ingreso en el resultado del periodo. Los
inventarios que se distribuyan gratuitamente se reconocerán
como gasto en el resultado del periodo, cuando se distribuya el
bien.
31

g. Retiro y baja en cuentas

Las mermas, sustracciones o vencimientos de los


inventarios, implicarán el retiro de estos y su reconocimiento
como gastos en el resultado del periodo.

h. Revelaciones

El municipio de Santa Catalina La Tinta revelará los


principales conceptos que hacen parte del costo de adquisición
o transformación y las erogaciones significativas necesarias
para colocar los inventarios en condiciones de uso o
comercialización.

Además de ello, revelará lo siguiente:

REVELACIONES RESPONSABLES
EL valor de las materias primas, Profesional de Almacén o personal de
materiales y suministros, productos en apoyo
proceso productos terminados, y
mercancías en tránsito y en poder de
terceros
El método o métodos de valuación Profesional de Almacén o personal de
utilizados para cada clase de apoyo
inventarios;
Las pérdidas por deterioro del valor de Profesional de Almacén o personal de
los inventarios reconocidas o apoyo
revertidas;
32

Las circunstancias o eventos que Profesional de Almacén o personal de


hayan producido la reversión del apoyo
deterioro de los inventarios;
El valor en libros de los inventarios que Profesional de Almacén o personal de
garanticen el cumplimiento de pasivos; apoyo
El valor en libros de los inventarios que Profesional de Almacén o personal de
se lleven al valor d mercado menos los apoyo
costos de disposición.
El valor del inventario recibido en Profesional de Almacén o personal de
transacciones en contraprestación, así apoyo
con el distribuido en forma gratuita o a
precios de no mercado.

i. Información a revelar

El Director financiero, al finalizar cada periodo fiscal, debe


revelar el toda la información referente a los inventarios, así
como también todas las autorizaciones fueron hechas por la
autoridad superior. Esta información la debe presentar a los
entes fiscalizadores que le correspondan o soliciten la
información.
33

j. Flujograma
34

1.7.3. Política contable sobre el presupuesto municipal (ingresos y egresos)

a. Objetivos de la política

Esta política establece las bases y condicionantes para el


adecuado control y registro de todos los ingresos de la municipalidad
de La Tinta, Alta Verapaz, considerando que los ingresos municipales
son en su mayoría aportes del gobierno central, los ingresos propios
constituyen un porcentaje menor, de igual manera los gastos a los que
se incurre en la municipalidad.

b. Alcance

El alcance de esta política es aplicable a los rubros y operaciones


del registro de ingresos que se incorporan a la municipalidad, como
también los gastos que se suscitan en la misma; Según esta base
contable, los efectos de las transacciones y demás sucesos
económicos se reconocen cuando ocurren y no cuando se recibe o
paga dinero u otro equivalente de efectivo.

c. Definición de la cuenta presupuesto de ingresos y egresos

Los ingresos municipales son los recursos financieros que el


gobierno municipal obtiene por cuenta propia o recibe del gobierno
central, otras instituciones públicas o de la cooperación internacional,
o del sector privado para el cumplimiento de sus bienes.

El presupuesto municipal es un instrumento para la asignación de


recursos, el cual expresa de manera formal, escrita y planificada los
ingresos que la municipalidad considera obtener y los gastos o
egresos que estima realizar en el mismo período. El presupuesto
municipal es una representación en términos económicos de las
actividades de los gobiernos locales y al igual que el presupuesto del
35

Estado, incluye etapa y fechas concretas en las cuales se debe


formular, presentar aprobar y ejecutar.

El presupuesto de ingresos está constituido por los ingresos


corrientes, ingresos de capital y otras fuentes financieras, los tres
elementos sustantivos se presentan en el siguiente esquema:

d. Base técnica y legal del presupuesto municipal (ingresos y


egresos)

La constitución de la República establece en el artículo 253 que


entre las funciones de la Municipalidad está: elegir a sus propias
autoridades, obtener y disponer de sus recursos y atender los servicios
públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción. De igual
manera ordena que todas las entidades autónomas deberán contar
con un presupuesto propio.

El Código Municipal establece que los ingresos de la municipalidad


serán previstos y los egresos fijados en el presupuesto del ejercicio
36

fiscalcorrespondiente. El presupuesto es uno, y en él deben figurar


todos los ingresosprevistos y los gastos autorizados para el ejercicio
financiero.

e. Responsables

Los responsables de las dependencias municipales, jefes de


programas o proyectos, deben elaborar una programación trimestral
de la forma en que serán utilizadas las asignaciones presupuestarias
aprobadas, por fuente de financiamiento, tomando en cuenta la
necesidad y oportunidad de los insumos que serán utilizados para la
prestación de los servicios municipales. De igual forma el director
financiero y el tesorero municipal, son los responsables de velar por el
correcto uso y manejo de las cuentas de ingresos y egresos de la
municipalidad.

f. Procedimiento

1. Registro de Ingresos y Egresos: En el caso de los ingresos,


el receptor general obtendráun reporte general de los
ingresos del día, enviará los fondos al banco
yposteriormente, bajo conocimiento, entregará al tesorero
el reporteformulado, adjuntando la boleta de depósito
debidamente certificada por la caja receptora del banco.
Los depósitos bancarios se deben realizar en forma integra.

En el caso de los gastos, siempre y cuando se haya


extendido los cheques, estos deben quedar operados
dentro del mes, aún cuando queden pendientes de entregar
a los proveedores o prestadores de servicios. De contar con
el sistema, los gastos deben registrarse como pagados,
siempre y cuando se hayan aprobados los pagos y aún se
37

tengan por emitir los cheques y queden pendientes de


entregar a los beneficiarios.

2. Cortes de Caja y Arqueo de Valores: El tesorero debe hacer


corte de caja y arqueo de valores, de ser posible
diariamente o en su extremo por lo menos, semanalmente
y en forma extracontable establecerá el saldo de caja a fin
de relacionarlo con el arqueo general, para comprobar así
el saldo real de caja.

3. Comprobación del Saldo de Caja: Por medio del sistema, el


primer día de cada mes, se obtendrá el resumen mensual
de ingresos y egresos del mes anterior y de cuyo
movimiento se deriva el saldo mensual de caja que será
relacionado con el arqueo respectivo, con el fin de
establecer su veracidad, se debe establecer la
descomposición e integración del saldo de caja.

4. Informe al Concejo Municipal: Del corte de caja y arqueo de


valores que formule el Tesorero Municipal al finalizar cada
mes, informará al Concejo Municipal, enviando para el
efecto, certificación del acta que suscriba dentro de la cual
quedará detallada la descomposición e integración del
saldo de caja.

5. Programación de Pagos: Fijar calendario de pagos,


estableciendo un día a la semana para el pago de
proveedores y servicios, que conforme los criterios legales
hayan sido devengados.

6. Rendición de Cuentas de Recaudadores Ambulantes: El


Tesorero Municipal fijará los períodos de rendición de
38

cuentas a los Recaudadores Ambulantes, Administradores


de Mercados, Encargados de Servicios Sanitarios y otros
que tenga bajo su responsabilidad la recaudación de fondos
fuera del edificio municipal. Deben operarse en el Sistema
inmediatamente de su rendición.

7. Centralización de los Ingresos: El Tesorero designará a un


Receptor General que centralizará los ingresos que sean
entregados por los diferentes receptores de ventanilla, así
como de otros recaudadores con que cuente la
municipalidad.

8. Archivo de la Documentación: Al archivar mensualmente las


cuentas, éstas deben incluir la nómina de cuentadantes,
teniendo especial cuidado, de consignar los nombres
completos (sin abreviaturas). Cuando se presente el caso
de personas con un solo nombre o un solo apellido, entre
paréntesis se escribirá (usa un solo nombre) (usa un solo
apellido).

9. Control de Entrega de Fondos o Documentos: En todo


movimiento de entrega que se haga ya sea de efectivo o
documental, debe mediar el respectivo conocimiento, lo
cual se hará enlibro debidamente autorizado por autoridad
competente.
39

g. Flujograma

h. Información a revelar

Las Autoridades Superiores deberán evaluar y darle


seguimiento a todo lo relacionado al presupuesto municipal,
debido a que por el valor que se maneja es indispensable para
el buen funcionamiento de la comuna. Esta información la debe
presentar a los entes fiscalizadores que le correspondan o
soliciten la información.
40

1.7.4. Política contable para propiedades, planta y equipo de la


municipalidad

a. Objetivos de la política

El propósito de esta política es definir los criterios y las bases


contables que el Municipio de Santa Catalina La Tinta, aplicará para
el reconocimiento, clasificación, medición, baja, presentación, y
revelación de la propiedad, planta y equipo, para asegurar la
consistencia y uniformidad en los estados financieros de estos
recursos.

b. Alcance

Esta política será aplicada a todas las propiedades, planta y


equipo, es decir, para los activos tangibles empleados por el
Municipio de Santa Catalina La Tinta para la producción o
suministros de bienes, para la prestación de servicios y para
propósitos administrativos, son activos que no están para la venta y
esperan usarse durante más de un periodo, es decir durante más de
un año corresponden a propiedades, planta y equipo los siguientes:

1. Terrenos
2. Edificaciones
3. Semovientes
4. Construcciones en curso
5. Repuestos (para propiedad, planta y equipo)
6. Plantas ductos y túneles
7. Redes, líneas y cables
8. Maquinaria y equipo
9. Equipo Médico y científico
10. Muebles, enseres y equipo de oficina.
11. Equipos de computación y comunicación
12. Equipos de transporte, tracción y elevación
13. Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería.
41

14. Bienes de arte y cultura


15. Propiedades planta y equipo en concesión

c. Reconocimiento

La Municipalidad de Santa Catalina La Tinta, reconocerá como


propiedades, planta y equipo:

1. Los activos tangibles empleados por la entidad para la


producción o suministros de bienes, para la prestación de
servicios y para propósitos administrativos;

2. Los bienes muebles que se tengan para generar ingresos


producto de su arrendamiento; y

3. Los bienes inmuebles arrendados por un valor inferior al valor de


mercado del arrendamiento. Estos activos se caracterizan
porque no se espera venderlos en el curso de las actividades
ordinarias de la entidad y se prevé usarlos durante más de un
periodo contable.

d. Medición inicial

Los elementos de propiedades, planta y equipo inicialmente


deben ser reconocidos al costo, el cual deberá incluir todas las
erogaciones necesarias para poner el activo en condiciones de uso.

El costo de un elemento de propiedades, planta y equipo será el


precio equivalente en efectivo en la fecha de reconocimiento. Si el
pago se aplaza más allá de los términos normales de crédito, el costo
es el valor presente de todos los pagos futuros.

Entre los componentes del costo, se incluye:


42

1. El precio de adquisiciónlos aranceles de importación y


los impuestos indirectos no recuperables que recaigan
sobre la adquisición, los costos de beneficios a los empleados
que procedan directamente de la construcción o adquisición
de un elemento de propiedades, planta y equipo.

2. Los costos de beneficios a los empleados que procedan


directamente de la construcción o adquisición de un
elemento de propiedades, planta y equipo

3. Los costos de preparación del lugar para su ubicación


física, los costos de entrega inicial y los de manipulación
o transporte posterior

4. Los costos de instalación y montaje, los costos de


comprobación del adecuado funcionamiento del activo
originados después de deducir el valor del activo. Dentro
de los costos para el adecuado funcionamiento de los
equipos de cómputo se encuentran los softwares operativos

5. Los honorarios profesionales, así como todos los costos


directamente atribuibles a la ubicación del activo en el
lugar y en las condiciones necesarias para que pueda
operar de la forma prevista por la administración del
Municipio de Santa Catalina La Tinta. Dentro de estos costos
se pueden mencionar: los estudios y diseños relacionados
con la construcción de una obra que se lleve a cabo y las
interventorías técnicas de obras en construcción, entre otras.

Un activo está listo para su uso cuando se encuentre en


la ubicación y en las condiciones necesarias para ser capaz
de operar de la forma prevista por la administración.
43

e. Depreciación

La Municipalidad de Santa Catalina La Tinta, iniciara el


reconocimiento de la depreciación de una propiedad planta y
equipo cuando esté disponible para su uso, esto es, cuando se
encuentre en la ubicación y las condiciones necesarias para
operar de la forma prevista por la administración. El cargo por
depreciación de un periodo se reconocerá como gasto en el
resultado de este, salvo que deba incluirse en el valor en libros de
otros activos de acuerdo con la política de Inventarios o la política de
Activos Intangibles.

Los terrenos no serán objeto de depreciación, salvo que se


demuestre que tienen una vida útil finita, es decir, que, por el
uso dado al terreno, sea factible establecer el tiempo durante
el cual estará en condiciones de generar beneficios económicos
o de prestar el servicio previsto

f. Vidas Útiles

Debe entenderse la vida útil como el tiempo en el cual la


entidad espera obtener los beneficios económicos o el potencial
de servicio, derivados de un activo. Para determinar la vida útil de
un activo, La Municipalidad de Santa Catalina La Tinta, deberá
considerar todos los factores siguientes:

1. Uso previsto del activo


2. Desgaste físico esperado del bien, efectuando el estudio de
factores operativos
3. Programa de reparaciones y mantenimiento
4. Adiciones y mejoras realizadas al bien
5. Obsolescencia técnica o comercial
6. Indicadores sobre la duración aproximada según el uso,
definida por el proveedor
44

7. Fechas de caducidad de los contratos de arrendamiento


relacionados
8. Políticas de renovación tecnológica de la entidad.
9. Restricciones ambientales de uso

Para efectos del cálculo de la depreciación La


municipalidad de Santa Catalina La Tinta utilizará las
siguientes estimaciones de vida útil por cada grupo de
elementos de los activos de propiedad planta y equipo.

ELEMENTOS DE PROPIEDAD PLANTA VIDA ÙTIL ESTIMADA


Y EQUIPO
Edificaciones 20 a 60 años
Semovientes 2 a 10 años
Repuestos Dependerá de la vida útil
del activo que se
capitalice.
Planta, ductos y túneles De 10 a 30 años
Redes, líneas y cables De 10 a 30 años
Maquinaria y equipo De 10 a 30 años
Equipo Médico y científico De 3 a 10 años
Muebles, enseres y equipos de oficina De 5 a 15 años
Equipos de comunicación y computación De 3 a 8 años
Equipo de transporte, tracción y elevación De 3 a 20 años
Equipos de comedor, cocina, despensa De 3 a 15 años
Bienes de arte y cultura De 3 a 30 años
Propiedades, Planta y equipo en concesión De 3 a 60 años

Los rangos definidos en el cuadro anterior pueden ser modificados en el


momento en el que se estime una vida útil inferior o mayor, ya sea porque
se adquiere un activo nuevo con una vida útil diferente o cambio en
la estimación de vida útil de un activo existente.
45

g. Deterioro

Para efectos de determinar el deterioro de un bien clasificado como


propiedades, planta y equipo, la entidad aplicará lo establecido en la
política contable de deterioro del valor de los activos generadores de
efectivo o en la política contable de deterioro del valor de los activos no
generadores de efectivo. La compensación procedente de terceros por
elementos deteriorados de propiedades, planta y equipo, o por
indemnizaciones recibidas producto de pérdidas o abandonos se
reconocerá como ingreso en el resultado del periodo en el momento en
que la compensación sea exigible.

h. Retiro y baja en cuentas

La Municipalidad de Santa Catalina La Tinta, dará de baja en cuentas


un elemento de propiedades, planta y equipo:

 Cuando disponga del elemento; o

 Cuando no se espera obtener un potencial de servicio o beneficios


económicos futuros por su uso o enajenación.
46

i. Flujograma de propiedad, planta y equipo


47

1.7.5. Política contable para construcciones a largo plazo de la


municipalidad

a. Objetivos de la política

Establecer de manera sistemática y eficiente los contratos


de construcción de acuerdo a las leyes establecidas en
Guatemala para la creación de obras pública, cuya información
debe ser medida de forma confiable y precisa.

b. Alcance

Política que debe ser aplicada en la municipalidad, al


realizar contratos de construcción a largo plazo para obras
públicas.

c. Definición de contratos de construcción a largo plazo

Un contrato de construcción es un documento en el cual


una persona llamada constructor presta el servicio quedando
obligado a desarrollar la obra y la otra llamada contratista o
propietario (municipalidad), quien adquiere el servicio
quedando obligado a pagarlo cuando se celebre dicho contrato.
Al celebrar un contrato de construcción, la municipalidad tiene
como fin primordial satisfacer las necesidades primarias de la
población cuyo fin específico, consiste en la negociación para
la construcción de un activo o un conjunto de activos.
48

d. Base técnica y legal para construcciones a largo plazo de


la municipalidad

1. La municipalidad deberá registrar los montos de las


operaciones de la empresa constructora.La empresa
constructora hará prácticas de contabilidad especializadas
en la Declaración 81-1 de la Posición de AICOA
(Contabilidad de la Ejecución de Contratos de Construcción
y de Ciertos Contratos de Producción).

2. Aplicar bases legales, según la administración tributaria.

3. Aplicar la Ley de Contratación del Estado que regirá el


funcionamiento de la empresa constructora.

4. Aplicar el Código Municipal y con ello la empresa


constructora deberá tramitar licencias de construcción para
su funcionamiento, amparo que deberá ser ejecutado por
medio de un contrato de obra.

5. El valor de la licencia de construcción de la obra será


equivalente al 1%, del presupuesto de la obra presentado
por la empresa constructora.

6. La empresa constructora deberá realizar un pago por


alineación y depósito de 0.1%, sobre el costo de la obra, el
cual será devuelto al finalizar el proyecto.

7. La empresa constructora puede contar con más de


quinientos empleados en las distintas actividades que
realizará apegados y regidos por el Código de Trabajo.
49

e. Responsables

Son responsables la Junta de la Municipalidad, el Director


Financiero y la Empresa Constructora, la aceptación y
aprobación del contrato de construcción con rendición de
cuentas ante la Contraloría General de Cuentas y ante la
autoridad superior de la comuna.

f. Procedimiento del contrato de construcción

RESPONSABLE ACTIVIDAD
Autoridades Superiores Analizar la situación de la población con base a
las necesidades prioritarias y elaborar proyectos
de obras públicas en beneficio de la sociedad.
Autoridades Superiores, Realizar cotizaciones a las empresas
Director Financiero y constructoras.
Empresas Constructoras
Autoridades Superiores, Revisar las diferentes cotizaciones presentadas
Director Financiero y por las empresas constructoras.
Empresas Constructoras
Autoridades Superiores Establecer normativas, requisitos y licencias para
y Empresas los contratos de construcción.
Constructoras
Autoridades Superiores, Verificar si las empresas constructoras cuentan
Director Financiero y con los requisitos y licencias establecidas.
Empresas Constructoras
Autoridades Superiores Seleccionar la empresa constructora para la
y Empresa Constructora realización de obras públicas.
Autoridades Superiores, Emitir el acuerdo de aprobación y autorización
Director Financiero y del contrato de construcción con la empresa
Empresas Constructoras constructora.
50

g. Información a revelar

Las Autoridades Superiores deberán evaluar y darle


seguimiento al proceso de construcción de la obra, como
también deberán realizar un informe completo de los avances,
costos y gastos que se que se incurren en la creación del
activo. Esta información la debe presentar a los entes
fiscalizadores que le correspondan o soliciten la información.

h. Flujograma

Verificar si las Seleccionar la


empresas empresa
INICIO constructoras constructora para
cuentan con los la realización de

Analizar la Establecer Emitir el acuerdo


situación de la
normativas, de aprobación y
población con base
a las necesidades requisitos y autorización del
prioritarias y licencias para los contrato de
elaborar proyectos

Realizar Revisar las


cotizaciones a las diferentes FIN
empresas cotizaciones
constructoras. presentadas por
las empresas
constructoras.
51

1.8. Procedimientos Contables

La contabilidad es la técnica que permite llevar registro y control


adecuado de las operaciones económicas, con el propósito de dar a conocer
en el momento oportuno la situación financiera de una entidad. A través de
la información contable generada, las autoridades podrán hacer el análisis
de la gestión, que les permita tomar decisiones oportunas orientadas a la
mejora continua y lograr una mayor transparencia.

El principal objetivo de la contabilidad integrada municipal es


proporcionar información oportuna y fidedigna, que permita a las autoridades
conocer la situación financiera municipal para tomar decisiones congruentes
para el beneficio de las comunidades.

El Sistema de Contabilidad Integrada Municipal genera los registros a


partir de la ejecución presupuestaria y los movimientos de tesorería como
componentes del Sistema y permite obtener los Estados Financieros y
reportes auxiliares a través de las matrices de conversión.

1.8.1. La importancia de los procedimientos contable

Es importante conocer que el Sistema de Contabilidad Integrada


Municipal efectúa los registros en forma automática, a través de la
aplicación de clasificadores presupuestarios y el Plan Único de
Cuentas, el cual incluye los niveles necesarios de desagregación,
para obtener cualquier información financiera agregada o
desagregada.

Todo registro contable que se realice debe contar con la


documentación de soporte, para garantizar la generación de
52

información contable, presupuestaria (física y financiera) y de


tesorería, confiable y oportuna.

1.8.2. Conciliación Bancaria

El proceso de la conciliación bancaria tiene como objetivo


establecer el saldo disponible de las cuentas bancarias. Compara
los movimientos de créditos y débitos de la Cuenta Única del Tesoro
Municipal o de otras cuentas bancarias, con información de los
estados de cuenta que emitirá el banco y el libro de bancos contable.

El Libro Bancos es un auxiliar de la Contabilidad General, en el


cual se registran las operaciones relacionadas con movimientos de
fondos en cuentas corrientes bancarias. Constituye un registro
analítico de la Cuenta Bancos del Libro Mayor de la Contabilidad
General, comienza a operar el primer día hábil de cada ejercicio con
el saldo inicial que a su vez es el saldo final del ejercicio anterior.
Cada operación registrada incide en el saldo y quedará reflejado
simultáneamente con cada movimiento. El cierre de operaciones es
diario y su saldo final es igual al inicial del día siguiente.

Todas y cada una de las operaciones de movimiento de fondos


se registra en el Libro Bancos en forma cronológica y secuencial y
en la fecha e instante en que se produce el registro.

El Libro de Bancos que corresponda a la Cuenta Única del Tesoro


Municipal se desagrega en subcuentas auxiliares o cuentas
escriturales en el Sistema. La conciliación bancaria debe realizarse
de forma mensual; sin embargo para efectos de control interno
puede verificarse de forma diaria, semanal o quincenal
53

1.8.3. Inventarios

a. Verificar que existan los documentos de respaldo de los bienes


que se ingresan al Inventario.

b. Que el personal bajo el cual se asignan los bienes o activos fijos


o bienes fungibles sean empleados o funcionarios nombrados.

c. Las alzas o bajas en las tarjetas de responsabilidad de los bienes


de Activo Fijo e Inventario deben contar con la aprobación de la
Autoridad Superior de la municipalidad.

d. Registrar baja de bienes en el Sistema, generar reportes,


adjuntar documentos de soporte y archiva expedientes.

1.8.4. Registro contable de los ingresos

Se debe identificar cada uno de los ingresos municipales:

a. Ingresos por Receptoría

b. Ingresos Bancarios

c. Ingresos por Aporte Constitucional

d. Ingresos por Cobros Ambulantes

Lo devengado: los ingresos devengados se producen cuando


por una relación jurídica se establece un derecho de cobro a favor
de la municipalidad y es el momento en que se genera
automáticamente la contabilidad.
54

Lo recaudado o percibido: Es el momento en que se registra el


ingreso de los fondos percibidos o recaudados por la municipalidad.

1.8.5. Registro contable de los gastos o egresos

Para realizar los procedimientos correctos es necesario


identificar cada uno de los egresos:

a. Orden de Compra

b. Gasto Recurrente Fijo

c. Gasto Recurrente Variable

d. Planillas

e. Fondos en Avance

Los gastos implican el nacimiento de la obligación de pagar a


corto o a largo plazo, y se origina por la recepción conforme de
bienes y/o servicios oportunamente contratados.

1.8.6. Registros contables de origen extrapresupuestario

Son las transacciones que se realizan en la municipalidad, que


no se han originado en el presupuesto, que constituyen fondos a
favor de terceros y que inciden o afectan la gestión o situación
económico-financiera.

Previo a la elaboración de los registros contables


extrapresupuestarios se deberá realizar un análisis del tipo de
55

movimiento aplicable, y contar con la documentación de respaldo


para realizar el mismo, según corresponda a contratos, convenios,
resolución de juez o documentos fiscales, integración de cuentas,
entre otros.

1.8.7. Registro de donaciones

La donación es un acto jurídico por el cual una persona o entidad,


transfiere de forma gratuita y voluntaria a un Gobierno Local fondos
u otros bienes, productos y servicios para su beneficio y que
normalmente está regulada por un convenio.

Se debe cumplir con las siguientes funciones:

a. Mantener los registros de la administración de la deuda


municipal.

b. Orientar a la Autoridad Superior y a la Autoridad Administrativa


Superior en materia de endeudamiento y donaciones.

c. Participar en la gestión de las operaciones de endeudamiento y


donaciones, de manera que se logren las mejores condiciones
posibles para los objetivos de los Gobiernos Locales.

d. Programar el endeudamiento, así como el pago de servicio de la


deuda y presentarlo para su incorporación en la formulación del
presupuesto anual, en cada ejercicio fiscal, el cual será aprobado
por la Autoridad Superior.
56

e. Una vez contratado el financiamiento ingresarlo al módulo de


endeudamiento municipal y donaciones del Sistema Integrado de
Administración Financiera Municipal.

f. Llevar el registro actualizado de los desembolsos,


amortizaciones y servicio de la deuda municipal, y los
desembolsos de donaciones.

g. Realizar análisis comparativo entre reportes de acreedores y


registros internos.

1.8.8. Registro de préstamos

a. Para contratar un préstamo, se debe contar con el aval de la


Autoridad Superior.

b. Para el registro de la información de la deuda, desembolsos y


amortizaciones en el Sistema se debe contar con la
documentación de soporte respectiva.

c. Todas las operaciones pertinentes al endeudamiento deben


registrarse en el Sistema de manera oportuna para una
presentación razonable de los saldos contables.

1.8.9. Remuneraciones

Se podrá efectuar a través de acreditamiento en cuenta el pago


de las remuneraciones mensuales a los funcionarios y empleados
municipales que posean cuenta monetaria a su nombre en el banco
del sistema en que la entidad maneja la Cuenta Única del Tesoro
57

Municipal y, por medio de autorizaciones del Director Financiero, se


abonará a estas cuentas el monto correspondiente.

1.8.10. Otras operaciones contables

Las funciones básicas en la realización de las operaciones


contables, son las siguientes:

a. Aplicar el Plan de Cuentas establecido por la Dirección de


Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, a
la naturaleza jurídica, características operativas y
requerimientos de la información de la municipalidad.

b. Adoptar los clasificadores contables establecidos por la


Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas
Públicas.

c. Producir en el sistema información de Estados Financieros para


la toma de decisiones y su envío a la Contraloría General de
Cuentas.

Presentar información periódica, que permita conocer la


gestión presupuestaria, patrimonial y de tesorería de los Gobiernos
Locales.
59

CONCLUSIONES

La utilización de herramientas de investigación facilitó el proceso de


investigación para detectar las deficiencias en el control contable y administrativo
de la municipalidad de Santa Catalina La Tinta.

Se proponen políticas contables para mejorar el control y el proceso contable


en la administración de la municipalidad de Santa Catalina la Tinta en Cobán, Alta
Verapaz.

Se elaboró un manual contable para la municipalidad de Santa Catalina la


Tinta con el propósito de facilitar los procesos contables con el fin de facilitar la
información financiera.
61

RECOMENDACIONES

Se deben utilizar herramientas de evaluación y diagnóstico para determinar si


el control contable y administrativo está funcionando de una manera eficiente en
la municipalidad de Santa Catalina La Tinta, de Cobán, Alta Verapaz.

Se deben de implementar políticas y procedimientos actuales que se acoplen


a la actualidad del avance tecnológico, para facilitar el control de información
contable.

El manual contable facilitará el registro de las transacciones contables, así


como dará una breve introducción de como se lleva el control contable a los
nuevos empleados de la municipalidad.
63

BIBLIOGRAFÍA

Norma Internacional de Contabilidad NIC 8, Políticas Contables, Cambios en las


Estimaciones contables y errores.

Hernández Sampieri, Roberto. Et. Al. Metodología de la Investigación. México: Mc


Graw Hill, 2010.

Manual Administrativo, Municipalidad de Santa Catalina la Tinta.

Piloña, Gabriel Alfredo. Guía Práctica Sobre Métodos de Investigación


Documental y de Campo. Guatemala 2011.

Cuestionario del FODA

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