UNIDAD II

REALIZAR EL SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL

CONTROL DE CALIDAD EN LAS AREAS DE LA
EMPRESA
AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y
EVALUACION DE LA EMPRESA.

UNIDAD II
AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y EVALUACION DE LA EMPRESA.
1.2.3.4.5.6.7.8.9.-

GENERALIDADES
ANTECEDENTES
TERMINOLOGA
OBJETIVOS
PROPOSITOS
DEFICIENCIAS DE LA ADMINISTRACION EQUIVOCADA
CARACTERSTICAS IMPORTANTES DE LA AUDITORIA
FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS
TECNICAS DE INVESTIGACION PARA LA APLICACION
DE LA AUDITORIA AMINISTRATIVA.
10.- PLANEACION DE LA AUDITORIA
11.- PROCEDIMIENTOS DE LA REVISIN
12.- PROGRAMAS DE AUDITORIA
13.- NORMAS PROFESIONALES
14.- CONCEPTO Y TIPOS DE AUDITORES
15.- PRACTICA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AUDITORIA
ADMVA.
AUDITORIA
CONTABLE

GENERALIDADES
AREA DE CONTABILIDAD
CONTROL
ADMVO.
REC. HUM., COMPRAS
FINES:
PRODUCCIN, VENTAS,
FINANZAS, ETC.
CONTROL
FINANCIERO
FINES:

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La auditoria es una tcnica que ayuda a comprender la situacin de las
empresas a travs de la misma considerando tres aspectos
importantes: el analizador, la revisin y la evaluacin de la actividad de
la misma empresa.
La dinmica administrativa de una empresa es esencialmente planear,
organizar, dirigir y controlar a todas y cada una de las partes de la
empresa desde lo general hasta lo particular.
Pero no hay que pensar que la Auditoria Administrativa es una Vara
mgica , sino una tcnica para medir resultados y proponer en su caso
medidas correctivas.
Sin embargo siempre hace falta la revisin de la empresa en su
conjunto, en su composicin y estructura organizada en cada una de
las funciones que la integran desde la alta gerencia hasta las partes
ms pequeas que componen el organismo social, por eso la Auditoria
es necesaria tanto en la empresa privada como en la pblica para el
desarrollo natural de las operaciones.
ANTECEDENTES HISTORICOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
En los aos de 1925 el padre de la administracin HENRY FAYOL,
menciona en una publicacin que hizo una revista en Francia, public
lo siguiente:
Deca que el mejor mtodo para examinar una empresa y determinar las
mejoras necesarias era estudiando el mecanismo administrativo para
determinar s la planeacin, organizacin, direccin y control estn
debidamente atendidos o bien si la empresa esta bien administrada.
El Doctor JAMES McKINSEY en los aos de 1935 a 1940 en sus
publicaciones administrativas lleg a la conclusin de que la empresa
debe peridicamente hacer una auto auditoria o bien evaluacin de
empresa en todos los aspectos para llevar un mejor medio ambiente
empresarial.
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WILLIAM P. LEONARD en 1962 realiz un estudio completo de la
auditoria administrativa, trata de los mtodos para iniciar, organizar,
interpretar y presentar una revisin administrativa, lo cual es una
aportacin muy valiosa.
Desde la dcada de los setentas en el medio empresarial se menciona a
la Auditoria Administrativa como una prctica venerable aportando
ventajas necesarias y sobre todo su aplicacin inmediata.
En Mxico no podemos hablar de fechas exactas, pues la aplicacin de
la auditoria administrativa comenz en empresas trasnacionales y
posteriormente en mexicanas, sobre todo en empresas pblicas.
Como es lgico, las empresas trasnacionales venan con mentalidad y
tcnicas nuevas que se aplicaban con xito en el extranjero, luego
stas se modificaron parcialmente para adaptarse al medio empresarial
mexicano en las dcadas de los cincuenta y sesenta, cuando haba un
desarrollo econmico prspero debido a la poltica del Gobierno de esa
poca que consista en fomentar la inversin extranjera. Dentro de ese
cmulo de tcnicas administrativas extranjeras estaba la auditoria
administrativa, tomando cada vez mayor importancia, por su naturaleza
y fines: realizar un examen y evaluacin sistemtica de los problemas
administrativos, detectando sus causas y proponiendo mejoras. Tal
tcnica de control era cada vez ms necesaria, por el creciente nmero
de operaciones que las empresas realizaban.

TERMINOLOGA:

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En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnolgicos
desactualizan, algunas veces, conceptos o denominaciones
empleados sin reservas hasta un cierto momento.
As ha ocurrido en el campo especfico de auditoria.
Desafortunadamente, en nuestro medio se recurre, casi siempre al
trmino con el cual se caracteriza el rea primitiva de actuacin
con algn aditamento que trata de precisar la ampliacin
producida.
De tal forma, al trmino auditoria se la ha adicionado la palabra
administrativa, para denotar la expansin de las tareas de examen
a ciertas reas o sectores de operacin, no relacionados
directamente con los aspectos cubiertos especficamente por la
auditoria tradicional.
La denominada auditoria administrativa se ha constituido como la
principal herramienta de evaluacin y control.
DEFINICIONES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
-La auditoria Administrativa es la tcnica que tiene como objeto revisar,
supervisar y evaluar la administracin de una empresa.
-La Auditoria Administrativa analiza y valora la situacin de una
empresa con el propsito de precisar en donde est y a donde va con
la administracin actual y si es necesario revisarla y modificarla.
-La Auditoria Administrativa es la herramienta que se utiliza para una
revisin, anlisis y valoracin de las condiciones administrativas en las
que se encuentra la empresa en ese momento y proponer alternativas
de cambio si es necesario.
-La Auditoria Administrativa es un examen detallado de la
administracin de un organismo social realizado por un profesional de
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la administracin, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados,
sus metas fijadas con base en la organizacin, sus recursos humanos,
financieros, materiales, sus mtodos y controles, y su forma de operar.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1.-REVISAR
a). Obtencin de informacin
b). Cuestionarios (preguntas y respuestas)
c). Observacin
d). Otros medios (organigramas, manuales, etc.)

2.-ANALIZAR
a). Toda la informacin

3.-EVALUAR
a). La situacin de la empresa en sus aspectos general, particular de
su administracin.
Auditoria Administrativa
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Objetivo principal

Proporcionar un panorama
Administrativo general

DEFICIENCIAS

IRREGULARIDADES

Alguna parte del

organismo social

CORRECCIONES

INDICAR

El objetivo primordial de la auditora administrativa consiste en

descubrir deficiencias e irregularidades en alguna funcin del
organismo social examinado e indicar sus probables correcciones.
En otras palabras, el objetivo bsico es ayudar a la direccin superior, a
fin de que logre una administracin eficaz y eficiente.

PROPOSITOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El propsito es evaluar a la empresa en todas sus reas consiste en
descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la
empresa examinadas y apuntar sus probables remedios. La finalidad es
ayudar a la direccin a lograr una administracin ms eficaz.
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En virtud del desenvolvimiento de los negocios, en la actualidad, la
administracin puede llegar a ser obsoleta si la gerencia de la empresa
no renueva los mtodos, para mayor eficiencia y perder su confiabilidad
para su desarrollo natural de acuerdo con los objetivos.

DEFICIENCIAS O PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN CUANDO EXISTE

UNA ADMINISTRACION EQUIVOCADA Y QUE PERJUDICAN A LA
EMPRESA.
Los defectos y errores son inevitables
Nos hemos acostumbrado a estas expresiones, y para justificarlas
decimos que somos humanos y por lo tanto estamos dentro de los
parmetros permitidos. Nos hacemos cada da mas tolerantes hacia los
"pequeos" errores inevitables en nuestro quehacer diario. Los
corregimos en parte y por fin llegan a formar parte de una costumbre
"nefasta".
Pero como actuamos en nuestra vida personal, veamos: cuanto tiempo
aceptados una piedra en nuestros zapatos, cuanto faltante aceptamos
en nuestra nmina. En esto est nuestra incongruencia, exigimos
CERO DEFECTOS en lo personal y familiar y aceptamos la mediocridad
y complacencia en nuestro servicio a los dems. NOSOTROS
DEBEMOS CAMBIAR, DEBEMOS CORREGIRNOS Y A PARTIR DE ESE
MOMENTO EXIGIR A NUESTRO SUBALTERNO "CALIDAD TOTAL".
CERO DEFECTOS
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Este programa solo funciona si los mximos responsables de la
organizacin estn plenamente convencidos de la importancia de la
CALIDAD. Solo entonces ser eficaz y transformar paulatinamente a
toda la organizacin.
Se adapt este concepto de calidad a nuestra propia cultura latina y fue
implementado en varias empresas de diversas partes del mundo latino
con notable xito, ahora lo debemos adoptar en su organizacin.
El programa propicia una concientizacin inicial, prosigue con una
metodologa especfica para un ao y remata con una mecnica de
seguimiento para lograr un desarrollo sostenido.
El cambio de actitud hacia la calidad es el principio, debe de formar
parte de la mentalidad de la cspide de la organizacin e ir inundando
nivel a nivel, hasta llegar a la base.

CARACTERISTICAS IMPORTANTES DE LA AUDITORIA SON REVISION,

ANALISIS Y EVALUACION:
a.- REVISION:
Todas las reas de la empresa de un examen que abarca:
1.- Objetivos
2.- Polticas
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3.- Procedimientos
4.- Programas
5.- Presupuestos
6.- Estrategias
7.- Recursos Humanos
8.- Estructura de mando y jerarqua
9.- Estructura financiera
10.- Ejecucin
11.- Comunicaciones
12.- Mtodos de control
13.- Resultados
14.- Relaciones fiscales
15.- Vnculos comerciales
16.- Recursos materiales
17.- Mercadotecnia
18.- Produccin
19.- Organizacin

B.- ANALISIS
Proceso de separar las partes de un todo hasta conocer los elementos
de que esta compuesto. Separa un mtodo en partes para conocer, sus
principios.
Esta se basa en los siguientes factores:

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1.-FACTORES INTERNOS
A).-

Procesal.- Planeacin, organizacin, direccin y control .

B).Funcional.- Consejo de administracin, gerencia, asesora,

produccin, finanzas y mercadotecnia, personal y seguridad.
C).- Analtico.- Puestos, tiempos, movimientos, equipo, costos, rotacin
de personal, presupuestos, materiales, sistemas, etc.
FACTORES EXTERNOS
A).- Medio ambiente.- Clima, precios, medios de comunicacin,
localizacin aspectos sociolgicos y psicolgicos, etc.
La auditoria administrativa es una tcnica que tiene la finalidad de
utilizar diferentes procedimientos especializados y es por eso que el
auditor debe tener dentro de sus cualidades una mentalidad gil,
disciplinaria, independiente de criterio, para que sea usado con
razonamiento inductivo y deductivo en la realizacin del trabajo de
auditora.
Los factores sobre el cmo formar conceptos son:
PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS
MEDIOS O RECURSOS
PARA CONOCER

TCNICAS DE AUDITORIA

Comprobacin visual

Obtencin de informacin y
Pgina 10 de 24 su verificacin

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Anlisis y confirmacin de
datos

informacin de un
tercero
Deduccin lgica

Evaluacin e informacin

TECNICAS DE INVESTIGACION
El auditor requiere para su trabajo de dos tcnicas fundamentales:
1. OBSERVACION.a) De hechos actuales.
b) Observacin experimental.
c) Observacin a travs de reportes administrativos, estadsticos
y presupuestales, etc.

2. ENCUESTA.a) Por cuestionario (por departamentos).

b) Entrevista.

OTRAS TECNICAS EN LAS QUE SE AUXILIA EL AUDITOR

A).- Organigramas
B).- Diagramas de operaciones
C).- Diagramas de tiempo y movimiento
D).- Estadsticas de personal
E).- Grfica de rotacin de personal, etc.
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POR QUE SE EVALUA UNA EMPRESA
Toda empresa en general, sea pequea, mediana o grande, y que
pertenezca a cualquier actividad, se encuentra en varias oportunidades
a lo largo de su vida con la necesidad de evaluar su situacin. Muchas
son las razones para que esto se efecte.
Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben
adaptarse a nuevas situaciones que le impone la realidad. Y no son los
perodos de crisis, sino tambin los de xito a los que necesariamente
tendr que adaptarse.
En muchas ocasiones resulta no slo necesario, sino imprescindible,
analizar con detalle los problemas que estn dificultando el desarrollo
de la empresa y, por tanto, sus causas.
Es necesario analizar todas las consecuencias; pero primordialmente
se requiere llegar a la certeza de que la base de sustentacin de la
realidad actual es la adecuada y facilita el cambio, para lo cual la
empresa debe ser analizada en todos sus mbitos.
La evaluacin de una empresa consiste en descomponer, estudiar,
considerar y analizar lo examinado.
El procedimiento de auditoria para una evaluacin administrativa
consiste en hacer el anlisis de los cuestionarios generales por reas y
otros procedimientos necesarios, de acuerdo con las circunstancias
hechas por el auditor administrativo, esto es: examinar
cuidadosamente las hojas de anlisis, formar un criterio de las mismas
y nacer las consideraciones que se estimen convenientes para hacer
una evaluacin sistemtica de acuerdo con las tcnicas de auditoria y
principios de la administracin.
El informe es el resultado del examen de la empresa en donde se darn
las recomendaciones que lo ameriten de acuerdo con los elementos de
juicio que tenga el auditor.

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INSTRUMENTAL TCNICO
1.- Planeacin de la auditoria
2.- Trabajo a desarrollar
3.- Estudio y evaluacin del sistema de control
4..- Hojas de anlisis
a) Contenido
b) Encabezado
c) Propiedades de las hojas de anlisis
d.- Importancia, ndice y propiedades de las hojas de anlisis
e.- Revisin de las Hojas de anlisis
5.- Archivo constante
6.- Programas de auditoria
a.- Clasificacin de los programas
b-Ventajas de los programas
7.-Cuestionario

EL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Se facilita entender una actividad como la auditoria administrativa si es
descrita como una serie de partes separada, o fases que constituyen un
proceso total.
Se entiende como proceso el conjunto de pasos o etapas necesarios
para llevar a cabo una actividad. La auditoria comprende varias fases,
cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el
mtodo, los principios y las tcnicas de esta herramienta en forma
correcta.
Para una auditoria administrativa se debe seguir ciertas fases, las
cuales deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas,
conformando una metodologa la que es ejecutada por un profesional
especializado y aplicada a cualquier tipo de organizacin (pblica o
privada)
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Durante el desarrollo de una auditora administrativa, el auditor debe
obtener toda la informacin relevante para despus poder efectuar el
anlisis completo de la informacin que se obtuvo.
El objetivo principal de reunir informacin relevante es allegarse de
datos correctos confiables, ya que durante el anlisis, la evaluacin y el
informe de auditora, el auditor se basar precisamente en el examen de
esa informacin para poder llegar a su evaluacin . Los errores en la
informacin que fue obtenida, darn como resultado conclusiones y
recomendaciones errneas
La planeacin de la auditoria administrativa comprende la tarea de
integrar un nmero de elementos que el auditor administrativo debe
tener presente aun durante el anlisis preliminar, de otro modo podr,
ms tarde verse en dificultades, desde los puntos de vista personal y
fecha de terminacin del trabajo
PLANEACION DE LA AUDITORIA
Planeacin es una funcin administrativa, que consiste en
predeterminar el curso de accin a seguir para alcanzar los objetivos
fijados. En la planeacin se hace un examen preliminar y es con el fin
de tener una apreciacin general del desarrollo de las operaciones
administrativas de la empresa as, tambin aquellas reas que pueden
ser:
La revisin general de la empresa que tiene como meta:
Evaluar la efectividad de la administracin
Descubrir reas en las que existan problemas
Proponer, en su caso, las medidas correctivas
ANLISIS PRELIMINAR
Este anlisis corresponder a una funcin y al rea en que sta se lleva
a cabo.
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En todo anlisis preliminar, el auditor entrevista a unas pocas personas
para obtener algunos datos bsicos relacionados con la funcin u el
rea. Buscar clasificar los datos informativos. Se cerciorar de que la
persona entrevistada conozca bien aquello de que est hablando, pues
siempre hay el riesgo de que no sea as.
Planear la auditoria es conocer previamente que es lo que vamos a
hacer en cuanto a trabajo a desarrollar se refiere.

AUDITORIA
Planear
AUDITOR

Organizar
Dirigir
Controlar

TRABAJO A DESARROLLAR:
Bsicamente en la Auditoria Administrativa, a desarrollar depender de
la calidad operativa de la administracin y sobre todo del control
interno existente en la empresa.

El auditor necesita
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Cuestionarios
generales
Comentarios
Observaciones
Hojas de anlisis

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y papelera
necesaria.
Trabajo a Desarrollar

El auditor deber
Preguntarse?

Quin lo hace?
Qu se esta haciendo?
Dnde se hace?
Cmo se hace?
Cundo se hace?
Por qu se hace?

El trabajo a desarrollar se realizara por reas o en toda la empresa.

HOJAS DE ANLISIS
En ests se recopilan los datos, comentarios y evaluaciones
pertenecientes a la revisin de la empresa tambin sirve para el auditor
para demostrar que ha efectuado una revisin ya que le sirve de base
para su evaluacin e informe final.
Las hojas de anlisis deben incluir obtencin de datos recogidos en el
desarrollo de la auditoria y guardarse cuidadosamente durante la
revisin y posteriormente en el archivo del auditor.

IMPORTANCIA DE LAS HOJAS DE ANALISIS

Estas dependen de la informacin contenida, ellas con respecto al
valor de los datos en los diferentes departamentos. Y el procedimiento
de auditoria aplicada a las diferentes clases de anlisis e importancia
de los mismos.
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INDICE DE LAS HOJAS DE ANALISIS
Es ms flexible usar en el ndice nmeros en lugar de letras, an
cuando es conveniente numerar los anlisis con ambas; nmeros y
letras. Los ndices debern ser escritos con lpiz para ser borrados s
se necesita y entre las hojas de anlisis debern aparecer manuales,
organigramas, memorndum, instructivos, reglamentos, contratos, as
como sugerencias y comentarios recogidos durante el desarrollo de la
auditoria, conjuntos que se cubrirn en el informe o para la discusin
con el cliente.

PROPIEDADES DE LAS HOJAS DE ANLISIS

El auditor debe mantener un control de las hojas de anlisis para
comprobar los papeles que presentan su trabajo y demostrar que ha
tenido las bases necesarias para su evaluacin e informe.
Las hojas del anlisis son propiedad del auditor.

REVISION DE LAS HOJAS DE ANLISIS

Estas debern estar completas y ser sistemticas y comprensibles para
las personas que estn capacitadas para determinar s la auditoria ha
sido ejecutada adecuadamente.

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OBJETO DE LA REVISION
Este ofrece la oportunidad de determinar que el examen fue hecho de
acuerdo a los procedimientos de auditoria que estimaron necesarios en
vista de las circunstancias.

PROCEDIMIENTOS DE LA REVISION DE LAS HOJAS DE ANLISIS.

1. El cuestionario general y los cuestionarios por reas debern ser
examinadas detalladamente.
2. Las hojas de anlisis agrupadas debern ser verificadas para
determinar s la clasificacin es correcta.
3. Cada anlisis deber ser revisado.
4. Se demostrar que se han hecho las pruebas necesarias.
5.- Los contratos manuales, organigramas, cuadros ocupacionales,
estadsticas, etc. debern ser estudiados y cualquier asunto importante
deber ser considerado.

6.- El significado del porcentaje de coeficiente y de porcentaje rotativo

(esto se refiere a personal). Deber ser comprobado.

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PARTES DE LA HOJA DE ANLISIS

A.-ENCABEZADO
En primer trmino se describe el nombre de la empresa que se va a
examinar, una descripcin del contenido, el perodo que cubrir el
examen o fecha de cuando se va a quedar terminado, y el nombre o
iniciales de auditor.
Cada hoja de anlisis debe llevar las iniciales o nombre completo del
responsable en contestar los cuestionarios o el de cada departamento.

B.-CONTENIDO
Al planear una auditoria se deber poner cuidado a los mtodos que se
emplearn para las verificaciones e investigaciones con respecto a las
hojas de anlisis que se prepararn.
El auditor deber usar su experiencia en el arreglo del contenido del
anlisis o programa, evitar repetir situaciones, el auditor puede utilizar
datos ya preparados por el personal de la empresa, el auditor deber
verificar que las hojas de anlisis estn completas.
Todas las hojas de anlisis obtenidas en la empresa que no sean
necesarias retener por el auditor debern ser devueltas al cliente o
empresa al terminar la auditoria.

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ARCHIVO CONSTANTE
Para el trabajo de auditoria se formar un archivo constante o
permanente, las ventajas del archivo constantemente son los
siguientes:
1. El auditor o auditores podrn conocer rpidamente el desarrollo,
operacional de la empresa.
2. Proporciona referencia inmediata con la importancia de los
conceptos eliminados as revisiones repetidas documentacin extensa
y buscadas en pasadas hojas de anlisis.
3. Sirve para evitar la preparacin en cada revisin de las hojas de
anlisis y situaciones que han tenido poco cambio.
nota: El auditor tiene el deber de obtener una informacin veraz y
oportuna y til al archivo constante.
PROGRAMAS DE AUDITORIA
Los programas se hacen para que sirvan de gua para el auditor
Los programas de auditoria se concretan a ensear solo orientaciones
como por ejemplo:
Planeacin de la revisin de la empresa, procedimientos de
aplicaciones y obtencin de datos.
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CLASIFICACION DE LOS PROGRAMAS

Los programas se clasifican en :
1.-Programas Generales

2.- Programas |
Analticos

Se relacionan los objetivos y procedimientos globales de auditoria que se deben

aplicar.
3.-Programas Tipos

Descripcin detallada
de las formas de
Procedimientos
De auditoria
Administrativa.
4.-Programas por reas

Enumera los procedimientos de su auditoria

de su auditoria a seguir en situaciones
fines a un nmero considerable de empresas.

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Se preparan para el
a desarrollo de cada
actividad como:
Gerencia,
produccin,
ventas, personal,
etc.

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VENTAJAS DE LOS PROGRAMAS

1. Proporciona un plan a seguir.
2. Sirve de gua prctica para planeacin de las prximas auditorias.
3. El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y
efectividad de los procedimientos de revisin.
4. Cuando termina la auditoria el programa sirve para comprobar que
no tuvo problemas en su desarrollo.
5. Si el encargado de la auditoria es asignado a otro trabajo el sucesor
puede observar y continuar lo realizado rpidamente.

CUESTIONARIOS
Los cuestionarios sirven como una gua para buscar contestacin a
interrogantes acerca del rea en revisin. La informacin debe ser
obtenida por medio de una cuidadosa investigacin y obtencin de
datos que requiere el auditor.
El auditor no deber dar los cuestionarios al cliente para que l los
termine, sino lo harn conjuntamente.

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TIPOS DE CUESTIONARIOS
1.-Cuestionario General.- Se usa para efectuar un anlisis global de la
situacin de la empresa.
2.-Cuestionario por reas.- Se utiliza para efectuar un anlisis en aquel
que se especifica estrictamente informacin en cada departamento de
la empresa.

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