Programa de Administracin RESUMEN DIDCTICO Asignatura: Anlisis de la Gestin Administrativa Contenido: Unidades I y II Docentes Responsables: Prof. Marinell Montes Fuenmayor Prof. Salvador Savoia R. Fuente: Material Compilado de Diferentes autores
Introduccin: La Gestin Administrativa es un proceso continuo que involucra entre otros aspecto la necesidad constante de controlar todas y cada una de las fases del mismo, siendo esta una de las principales reas de actuacin de las funciones auditoras. En este contexto, existe necesidad de verificar la ejecucin de los planes formulados y su adaptacin a los objetivos organizacionales, as como la medicin del desempeo en las fases de Organizacin, Direccin y Coordinacin. De igual manera es necesario establecer controles sobre los controles ya existentes con el objetivo de verificar si sus mecanismos estn funcionando cabalmente en funcin de los intereses organizacionales. Sobre estas bases se ha sustentado el desarrollo de las tcnicas de Auditora moderna aplicadas al campo financiero y administrativo, pero las mismas constituyen solo una parte del complejo proceso involucrado en el anlisis de la gestin administrativa. Es as como surge esta nueva rea de ejercicio profesional para los administradores, y que no solo incluye las ya citadas funciones de control administrativo, sino que tambin abarca un examen profundo y constructivo de la gestin administrativa en todos sus mbitos, y de la organizacin en todas sus reas y dimensiones, con el fin ltimo de analizar sus estructuras y funcionamiento, as como el grado de eficiencia y eficacia de su desempeo con la intencin de optimizarlo dentro de ese gran marco referencial que constituye el mejoramiento continuo.
A lo largo del curso, y en especial de estas primeras unidades podremos profundizar sobre todos los aspectos, alcances y reas de accin de esta nueva rea de desarrollo profesional que se le presenta al futuro egresado de la carrera de Administracin.
Unidad I: Anlisis de la Gestin Administrativa
Unidad II: Relacin entre Auditora Administrativa y Auditora Financiera
1.- El origen de la Gestin Administrativa
A nivel mundial y nacional se han utilizados diversos trminos para denominar este anlisis, han sido muy variados y muchos se ubican, en esencia, dentro de la concepcin de lo que se desea hacer, otras, muestran limitaciones y algunas hasta crean confusin. Entre los nombres que ha recibido el anlisis de gestin administrativa estn: Auditoria Gerencial, Auditoria de la Empresa, Anlisis Administrativo, Anlisis de Operaciones, Investigacin de la Empresa, Auditora de Cumplimiento y Auditoria de Rendimiento.
Para finales de los aos 70, profesionales de la Administracin y profesores universitarios se dedicaron a redactar y preparar un proyecto de ley que regulara el ejercicio profesional de los Licenciados en Administracin, proyecto que culmin en fsico, el 26 de agosto de 1982, ao en que se promulga la Ley de Ejercicio de la Profesin de Licenciado en Administracin. En mencionada ley, se registra que el profesional de la Administracin puede realizar trabajos de anlisis de gestin administrativa, por lo cual se dio base legal a lo que present Ruiz Roa como opcin nominal sustitutiva para la auditora administrativa, hoy da trmino empleado y aceptado en nuestro pas.
Antecedentes (AGAD) Hace algo ms de cuarenta aos se aplica en Venezuela la metodologa para el anlisis de gestin administrativa. Siempre bajo la denominacin ms conocida AUDITORA ADMINISTRATIVA, siendo ambas, desde el punto de vista prctico, sinnimas. Hasta no hace mucho tiempo el anlisis de gestin administrativa era una consecuencia de la auditora financiera como instrumento para evaluar el control interno de las organizaciones, Cada da cobra ms vigencia la Consultora Gerencial o de Empresas como consecuencia de la necesidad que tienen las organizaciones de optimizar sus resultados minimizando los costos, siendo las tcnicas del anlisis de gestin administrativa las que proporcionan los resultados de tal anlisis y los correctivos a aplicar en las reas dbiles o crticas, bien sea en la funcin pblica o en la actividad privada.
Estudiosos de la ciencia administrativa, como Henry Fayol,Frederick Winslow Taylor y James Mc Kinsey sostuvieron que toda empresa deba ser, peridicamente, evaluada.
2.- Qu es el Anlisis de la Gestin Administrativa? Definiciones de varios Autores Se refiere de acuerdo al anlisis y apreciacin del Dr. Jos Ruiz Roa al: "examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se estn cumpliendo la Planificacin, la Organizacin, la Direccin, la Coordinacin, la Ejecucin y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilizacin de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y polticas de la verdadera administracin". James Mckinsey, considerado como otro de los pioneros de esta disciplina, escribi que toda empresa "debe realizar una auto auditoria peridica de su funcionamiento", lo cual constituy la primera referencia formal sobre el tema, en la cual se observan dos elementos importantes. Por un lado, se habla de la revisin del desempeo como una tarea intrnseca en las empresas, y por otro lado, seala que sta debe hacerse con alguna regularidad. Theodore J. Kreps, a la sazn profesor de la Universidad de Standford, en 1940estableci, basndose en lo dicho por McKinsey pocos aos atrs, que la revisin del funcionamiento deba hacerse en seis reas organizacionales, a saber: empleo ,produccin, consumidores, ventas, nmina y dividendos e intereses. La importancia de su opinin radica en que as se comenzaron a estructurar los procesos de revisin administrativa en reas particulares o especficas del negocio. Howard Bowen en 1953 propuso que las ocho reas funcionales ms importantes que deban revisarse en una empresa eran: precios, salarios, investigacin y desarrollo, publicidad, relaciones pblicas, relaciones humanas, relaciones con la comunidad y estabilidad del empleo. Se observa a las claras que para la fecha, pocos aos despus de finalizar la Segunda Guerra Mundial, el afn de la gerencia empresarial era el de expandir sus negocios puertas afuera y congraciarse con la gente, con los clientes y con la comunidad; ya la revisin administrativa no deba hacerse slo hacia lo interno sino hacia el entorno.
3.- Fundamentos que justifican realizar un AGAD Se debe llevar a cabo un Anlisis de Gestin Administrativa en el Departamento de Coordinacin de Produccin y Venta de Radio Continente ya que al realizar este examen y evaluacin analtica, critica, sistemtica e independiente de las actividades y responsabilidades de la administracin general podemos ver el verdadero estado de Radio Continente como unidad organizacional. Las evaluaciones antes mencionadas se deben realizar constantemente para identificar las reas de la empresa que no estn adecuadamente administradas y que si no varan o replantean su estructura financiera y administrativa, la situacin podr entrar en dificultades. Para su correccin se hace necesario la inmediata accin en la direccin de la organizacin y efectuar un corte evaluativo en sus labores con la finalidad de apreciar el cumplimiento de sus metas y objetivos. El Anlisis de Gestin Administrativa se ha considerado como la tcnica capaz de realizar el estudio y anlisis de la organizacin, en cada una de sus reas y proporcionar soluciones a las irregularidades halladas, por lo cual se considera que el conocimiento de la misma es indispensable para la formacin acadmica y para el desarrollo profesional de los Administradores. Las actividades gerenciales, enmarcadas dentro de la globalizacin y la competitividad existente, necesitan revitalizarse y nutrirse de herramientas que le garanticen la eficiencia y el xito en cada una de las reas de la organizacin. De mantenerse una actitud pasiva y renuente a los cambios que experimenta su entorno, las empresas tendern paulatinamente, pero de forma sostenida, a desaparecer. Es muy conocida tambin, la necesidad sugerida por muchos autores de realizar un Anlisis de la Gestin Administrativa con la finalidad de hacer una evaluacin integral y conocer el estado en que se encuentra la empresa. 4.- Evaluacin de Trminos Los trminos utilizados para denominar este anlisis han sido muy variados y muchos se ubican, en esencia, dentro de la concepcin de lo que se desea hacer, otras, muestran limitaciones y algunas hasta crean confusin. Entre los nombres que ha recibido el anlisis de gestin administrativa estn: Auditoria Gerencial, Auditoria de la Empresa, Anlisis Administrativo, Anlisis de Operaciones, Investigacin de la Empresa, Auditoria de Cumplimiento y Auditoria de Rendimiento. A travs de esta herramienta es posible evitar cualquier desperdicio de tiempo y evaluar los grados de eficiencia y efectividad de los sistemas de control interno, propios de la organizacin. Tambin es posible afirmar, que el Anlisis de Gestin
Administrativa pone en evidencia aquellas reas problemticas y las debilidades que existen dentro de la empresa. El Anlisis de Gestin Administrativa (AGAD), como herramienta propia del proceso administrativo, incluye a la planificacin como parte vital y punto de apoyo inicial para su aplicacin y desarrollo, pero no constituye tampoco una etapa independiente de las otras, ya que su incidencia es notoria a lo largo de todo el proceso. Esto es un claro indicativo de que cada fase del AGAD requiere una planificacin, pero a la planificacin inicial, la que abarca todo el trabajo, hay que darle mayor fuerza y amplitud para poder concebir unas bases slidas en el examen y evaluacin del mismo. Parte fundamental de toda planificacin es programar cada una de las actividades a realizar. Cabe destacar que un programa no es ms que "un plan que se usa una sola vez y cubre una serie relativamente amplia de actividades de la organizacin y especifica los pasos ms importantes, su orden y oportunidad, as como la unidad responsable de cada paso" (STONER 1996:324). En funcin a esto todas las acciones que se llevarn a cabo durante el desarrollo del AGAD deben estar contempladas en un programa de trabajo. Cada una de las fases del proceso debe prepararse en el sentido del trabajo y en el orden lgico de desarrollo de los exmenes partiendo, como es natural, de la revisin preliminar y donde se har manifiesta la habilidad, capacidad y experiencia de los analistas de gestin administrativa. Dice RUIZ (1995:175) que "Es indiscutible que para proceder a la preparacin del Programa de Trabajo para realizar el AGAD, debemos tener en cuenta cuales son las preocupaciones de la Alta Administracin de la empresa". Esto quiere decir que debe existir una gran compenetracin y comunicacin entre la alta administracin y los analistas antes, durante y despus de la elaboracin del programa a fin de no perder de vista ningn detalle de importancia y poder resolver desviaciones, de ser necesario, a tiempo, lo cual redundar en beneficio de los resultados esperados. 5.- Limitantes para realizar un AGAD integral Las posibles limitantes para un anlisis integral de la -gestin administrativa de Radio Continente son (Ruiz Roa, 1995; 73-74): El tiempo que demanda su ejecucin, lo cual trae como consecuencia costos elevados. El mayor tiempo aplicado en el Anlisis de Gestin Administrativa genera mayores costos y gastos correspondientes a honorarios, viticos, tiles, entre otros. Estos aspectos: tiempo, costos y gastos van paralelos, y la dimensin que pueden alcanzar los mismos se aprecia de acuerdo al desempeo profesional el cual es de gran envergadura, complejidad y de mucha responsabilidad. Cuando se hace de manera integral, abarca todas las reas de la empresa en su mxima expresin.
Tiempo: el tiempo que se llevar a cabo para realizar un anlisis de gestin administrativa depender de la magnitud organizacional y de la situacin en que sta se encuentre trayendo como consecuencia los altos costos correspondientes a honorarios profesionales que se tienen que erogar para cancelar a los especialistas. Evaluacin de Criterios: anteriormente observamos que la dispersin de la terminologa para denominar el Anlisis de Gestin Administrativa como especializacin de la Ciencia Administrativa, est en proceso evolutivo, a pesar de que recordamos la mencin hecha por Fayol. En este sentido, estamos comenzando a fijar criterios uniformes, o por lo menos, tratando de fijarlos, para llegar a desarrollar una evaluacin del comportamiento de la empresa. De acuerdo a la gran diversidad de criterios existentes sobre las terminologas en el anlisis de gestin administrativa debemos establecer criterios concisos para percibir el desenvolvimiento en cada empresa y as poder emitir una opinin despus de haber realizado el AGAD. Complejidad y Crecimiento de la Empresa Las operaciones de las empresas se tornan cada vez ms amplias y complejas por el volumen de recursos, la amplitud de su radio de accin y por la importancia que el empresario le da a su proceso administrativo debido a las exigencias del desarrollo de los pases y al crecimiento de las empresas. De acuerdo a los constantes cambios que se dan al interior de las empresas aunado a todos los factores como tiempo y evaluacin de criterios, se hace indispensable el tiempo utilizado para cumplir a cabalidad el desarrollo de un AGA. 6.- Objetivos del Anlisis de Gestin Administrativa Segn Ruiz Roa (1995:76-77), los objetivos especficos del Anlisis de Gestin Administrativa incide en la optimizacin para: Identificar las reas donde las mejoras pueden ser substanciales. Verificar la produccin de sus servicios y los recursos de esa produccin, y as ver los resultados que se han logrado. Determinar las debilidades en los mtodos o procedimientos administrativos. Detectar las reas donde es posible lograr notables economas.
Segn Ferrer (2005; 27), estos objetivos en sentido general, se orientan a la correccin de deficiencias en la organizacin empresarial y a producir mejoras en el funcionamiento administrativo en su totalidad. Con la utilizacin de procedimientos, las polticas en ejecucin desarrollan eficiencia, se logra el objetivo en el menor tiempo aplicable, al menor costo posible, y por supuesto, conservando la calidad deseada
En un sentido general, se orienta a la correccin de deficiencias en la organizacin empresarial y producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada.
7.- El Proceso de la Gestin Administrativa y el AGAD Dice RUIZ (1995:175) que "Es indiscutible que para proceder a la preparacin del Programa de Trabajo para realizar el AGAD, debemos tener en cuenta cuales son las preocupaciones de la Alta Administracin de la empresa". Lo que significa que es un proceso dinmico donde convergen: pasado, presente y futuro. Dicho proceso, mezcla cclicamente anlisis del pasado (gestin), posicin y evaluacin de las elecciones futuras (planeamiento), y la instrumentacin del plan presente. Por otra parte, es necesario que el analista responsable del trabajo tenga un Primer Contacto con el Sistema-Cliente, a fin de dejar sentadas las condiciones bsicas del trabajo. Este primer contacto es considerado como el primer paso en el Anlisis de Gestin Administrativa, debido a que es fundamental para el desarrollo de los siguientes pasos. Adems de, poseer ciertas cualidades que le permitan desenvolverse como profesional en sta rea especfica: Confianza y seguridad Imagen de negocios Comunicacin eficaz Imagen positiva Identificar la necesidad del potencial Sistema-Cliente Lenguaje fluido y uso adecuado de la terminologa tcnica Capacidad para transmitir las ideas que se desean expresar Disposicin para escuchar atentamente los planteamientos del Sistema-Cliente Estar respaldado de impecables recursos de papelera, tarjetera, de presentacin, logos, entre otros detalles Una vez que cumpla stas cualidades, el analista en su primer contacto deber:
1) Recopilar datos de la Entidad: Documentos constitutivos. los objetivos que definen la naturaleza de la organizacin. Composicin empresarial (organigrama), Resea histrica. 2) Conocer las definiciones fundamentales de la Entidad: Misin, Objetivos, Metas, Polticas. 3) Reuniones en los distintos niveles gerenciales de la empresa. 4) Recorrido por las instalaciones de la organizacin.
8.- Etapas del Anlisis de Gestin Administrativa Para llevar a cabo un Anlisis de Gestin Administrativa (AGAD) es necesario seguir y cumplir una serie de pasos. Las etapas del Anlisis de Gestin Administrativas que se aplicaron en Radio Continente fueron: Una etapa inicial de planificacin, en la cual se llev a cabo la reunin inicial respectiva con la alta gerencia de la organizacin objeto del AGAD. Posteriormente se realiz el examen preliminar que incluy el recorrido por las instalaciones de la empresa, Asimismo se contempla lo relativo al examen del control interno determinndose las reas crticas para luego proceder a llevar a cabo el examen en profundidad de esas reas de acuerdo a los anlisis previos. Por ltimo se redactaron las conclusiones y recomendaciones que se presentaron con el Informe final. 9- Importancia del Anlisis de Gestin Administrativa El Anlisis de Gestin Administrativa es de vital importancia, ya que tiene como finalidad determinar si se llevan a cabo polticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas, identificando as las oportunidades de mejoras dentro de la emisora, las acciones correctivas donde existan las fallas, evaluacin del desempeo de sus empleados y, orientando a la Administracin en sus polticas y objetivos, hacia una adecuada utilizacin de los recursos de forma eficaz. De igual manera, busca maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la misma, bajo los conceptos de utilidad, eficacia, reduccin de costos, ganancias, competitividad, reduccin de riesgos, entre otros. 10.- Diferencias entre la Auditora Administrativa y la Financiera. El administrar en las organizaciones es un mundo lleno de funciones, tales como: planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En definitiva en lo personal las funciones mencionadas son procesos bsicos para que la organizacin enfrente
diferentes retos y los supere por s sola.
En la vida real en las organizaciones existe un concepto muy conocido denominado eficiencia, el cual no es ms que la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un determinado efecto. Pero como establecer un grado aceptable de eficiencia el cual nos permita notar que nuestra organizacin est logrando alcanzar lo que se ha trazado, los cuales case siempre son identificados por la direccin, pero el defecto que hay en lo definido anteriormente es que la capacidad de una organizacin no solo puede basarse en criterios de eficiencia clsico, los cuales son cuantitativos , la pregunta en este sistema es cunto polos puedo producto con la maquina A?, es realmente eficiente la nueva maquinaria que hemos adquirido?, con la perspectiva clsica se reduce el alcance y se sectoriza la concepcin de la empresa, as como la potencialidad de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y solo mide los fines que para aqulla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperacin crtica de perspectivas y tcnicas que permiten una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en las organizaciones. No hay duda que los procesos cuantitativos de evaluacin de una organizacin, son vlidos porque de cierto modo te dan una proximidad a las perspectiva cualitativa, es decir en una organizacin, que no existe una eficiencia aceptable, por ende se puede proponer como hiptesis primarias , que el trabajador no est a gusto con lo que realiza , que se labora en un ambiente conflictivo, que hay duplicidad de tareas , en fin infinidad de acciones que por ende son de aspecto subjetivo (cualitativos), los cuales son mucho ms difciles determinar su grado de eficiencia. Una herramienta importante e indispensables que forma parte del proceso de control , es la Auditora y esta a su vez puede definirse como un proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades econmicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, as como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso
Existe diferencia entre la auditora financiera y la auditoria que aplicamos los administradores?
Auditora financiera.- El aadido financiero tiene por objetivo distinguirla de otros tipos de auditora. Este se lleva a cabo para determinar si el conjunto de estados financieros se presentan de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Auditoria administrativa o de gestin.- Es un examen detallado de la administracin con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, el cumplimiento de sus metas, la utilizacin de sus recursos humanos, financieros, materiales, sus mtodos, controles y su forma de operar. En esencia la auditoria administrativa es la revisin analtica total o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva suficiente. Las auditorias pueden efectuarse internamente en la empresa o contratar servicios de contadores independientes que no tienen relacin alguna y nada que ver con la empresa.
Diferencias entre Auditora Administrativa y Auditora Financiera
CARACTERSTICAS MS COMUNES ENTRE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. TIPO AUDITORIA ADMINISTRATIVA AUDITORIA FINANCIERA SEMEJANZAS Los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aplicados en toda la organizacin. Asegurar confiabilidad e integridad de la informacin, complementndose con la operacional y financiera. Se lleva a cabo por contador pblico interno o externo, e interdisciplinaria. La situacin e informacin financiera de la empresa. Asegurar confiabilidad e integridad de la informacin, complementndose con la operacional y administrativa. Se lleva a cabo por contador pblico interno o externo, o independientemente autorizado. DIFERENCIAS No es numrica. Utiliza los estados financieros como un medio. Se emiten recomendaciones por medio de una carta dirigida a los encargados de la administracin y en su caso a los dueos de la empresa. Auditoria numrica. Utiliza los estados financieros como un fin. Se emite una opinin por medio de un dictamen OBJETIVOS Evaluar y promover el cumplimiento del proceso administrativo Evalua la calidad de la administracin en su conjunto. Expresar una opinin sobre las cuentas, rubros y conceptos examinados, para dar confiabilidad a los estados financieros. La opinin servir para efectos internos o externos .
11.- El Anlisis de la Gestin Administrativa (AGAD) bajo la perspectiva y las necesidades actuales
Se refiere de acuerdo al anlisis y apreciacin del Dr. Jos Ruiz Roa al: "examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se estn cumpliendo la Planificacin, la Organizacin, la Direccin, la Coordinacin, la Ejecucin y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilizacin de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y polticas de la verdadera administracin". Por su parte Franklin, indica que: "la auditoria administrativa es la revisin anlitica total o parcial de una organizacin con el propsito de precisar el nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable".
Se puede apreciar entonces como este resulta en un tema con plena vigencia, el cual debe ser del dominio del gerente de hoy, en el sentido de concientizar como marcha la organizacin desde un punto de vista global.
12.- Etapas del AGAD El AGAD o Auditoria Administrativa presenta una etapa inicial de planificacin, en la cual se lleva a cabo la reunin respectiva con la alta gerencia de la organizacin objeto del AGAD. Posteriormente se realiza el examen preliminar que incluye el recorrido por las instalaciones de la empresa, la aplicacin de los cuestionarios y las entrevistas de rigor. Asimismo se debe contemplar lo relativo al examen del control interno determinndose las reas crticas para proceder de sta forma a llevar a cabo el examen en profundidad de las reas que de acuerdo a los anlisis previos presentan dificultad, independientemente del grado de dificultad que las afecte. Por ltimo se extraen las conclusiones y recomendaciones que se presentarn con el Informe final.
Franklin, E. (2001). Auditoria administrativa. Editorial McGrawHill. Mxico
Ley de Ejercicio de la Profesin de Licenciado en Administracin. (1982). Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela 3004 (Extraordinaria), agosto 26, 1982.
Ruiz Roa, J. (1995). Anlisis de Gestin Administrativa. Caracas: Monte vila.
Ruiz Roa, J. (2007). Fundamentos para el anlisis de gestin administrativa. Editorial PANAPO. Caracas - Venezuela