Universidad Abierta

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LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
CARLA VERÓNICA ZURIA JORDAN Y EDUARDO ZURIA GUTIÉRREZ

PRIMERA PARTE
CONTENIDO PARTE I CAPÍTULO I. FUNDAMENTOS. I.1 Propósitos e Importancia de la Auditoria administrativa. I.2 Marco general y principios básicos de Auditoria administrativa. I.3 Relación entre el Control y la Auditoria I.4 Realización de una Auditoria administrativa I.4.1 Consideraciones preliminares I.4.2 Conducción de la Auditoria I.4.3 Conclusión de la Auditoria I.4.4 La implantación de las recomendaciones CAPÍTULO II. DEFINICIONES CAPÍTULO III. TIPOS DE AUDITORÍA III.1 Clasificación de Auditorias III.2 Relación de la Auditoria administrativa con otras materias III.2.1 Administración Estratégica III.2.2 Desarrollo Organizacional III.2.3 Sistemas de Calidad CAPÍTULO IV. ESCALAS DE EVALUACIÓN IV.1 Instituto Americano de Administración. IV.2 Análisis factorial del Banco de México IV.3 Auditorias de la Calidad Total IV.4 José Antonio Fernández Arena. CAPÍTULO V. MÉTODOS DE AUDITORÍA V.1 Método de William P. Leonard V.1.1 Programa de la auditoría V.1.2 Recolección de datos V.1.3 Análisis, Interpretación y Síntesis V.1.4 Presentación del Informe y su discusión V.1.5 Ejemplo de un cuestionario V.2 Método del Instituto Americano de Administración V.2.1 Programa de la auditoría V.2.2 Ejemplo de un Cuestionario V.3 Método de la auditoría de Control de Calidad Total

V.3.1 Tipos de auditoría de Calidad V.3.2 Premio Deming V.4 Método del Análisis Factorial del Banco de México V.4.1 Programa de la auditoría V.4.2 Puntos a evaluar V.5 Método de José Antonio Fernández Arena V.5.1 Ejemplo de Cuestionario. V.5.2 Informe final AUTOEVALUACIÓN (PRIMERA PARTE) PARTE II CAPÍTULO VI. LA AUDITORÍA OPERACIONAL VI.1 Esquema básico de la Auditoria Operacional VI.2 Metodología de la Auditoria Operacional CAPÍTULO VII. CUESTIONARIO ADMINISTRATIVA. DE CONTROL INTERNO PARA LA AUDITORÍA

CAPÍTULO VIII. DIAGRAMAS DE FLUJO VIII.1 Procedimiento administrativo de Compras VIII.2 Procedimiento administrativo de almacén / Entradas VIII.3 Procedimiento administrativo de Pagos VIII.4 Procedimiento administrativo de Investigación Crédito VIII.5 Procedimiento administrativo de Ventas VIII.6 Procedimiento administrativo de Ventas crédito VIII.7 Procedimiento administrativo de Ventas contado VIII.8 Procedimiento administrativo de Cobranza VIII.9 Procedimiento administrativo Reporte Diario

AUTOEVALUACIÓN (SEGUNDA PARTE)

BIBLIOGRAFÍA

CAPÍTULO I. FUNDAMENTOS I.1 PROPÓSITOS E IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. La Auditoria administrativa provee una evaluación objetiva, imparcial y competente de las actividades administrativas y es un medio para reorientar continuamente los esfuerzos de la empresa hacia planes y objetivos en constante cambio. También ayuda a descubrir deficiencias o irregularidades en aquellas partes de la empresa que fueron examinadas. De esta manera a la dirección se le facilita lograr una administración más eficaz y eficiente. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad de examinar y valorar la calidad de los administradores y de los procesos mediante los cuales opera una organización. Esto se logra a través de la Auditoria administrativa, que se puede llevar a cabo por diferentes métodos, algunos de los cuales se verán mas adelante en esta materia. Con el desarrollo de la tecnología y de la informática, también es necesario evaluar lo adecuado de la información administrativa que se provee a la alta dirección para la planeación (estratégica y operacional), la organización, la toma de decisiones, el control y demás funciones administrativas de alto nivel.

Cualquier tipo de organización, sea pública o privada, grande, mediana o pequeña tiene la necesidad de examinar su situación, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja son los óptimos de acuerdo a su realidad. Mediante la Auditoria administrativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. La globalización está obligando a cada vez mas empresas a evaluar no solamente los factores internos de la misma, sino también los externos: factores económicos, políticos, comerciales, ambientales, etc., por los cuales se ven afectadas. Este análisis y evaluación de factores tanto internos como externos debe hacerse de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa si se quiere mejorar realmente la organización. En la mayoría de las empresas se lleva a cabo un mantenimiento preventivo de las instalaciones y maquinaria para su óptimo funcionamiento y para evitar los costosos paros en producción o reparaciones mayores. De la misma manera, se deben tomar medidas preventivas en la parte administrativa de la empresa para conservar la salud del organismo administrativo y evitar prácticas ineficientes, mejorar los métodos y desempeño administrativo y como consecuencia, disminuir los costos. La Auditoria administrativa sirve para comprobar la capacidad de la administración en todos los niveles. Es un servicio especializado proyectado para la administración, que determina los puntos donde hay un peligro potencial y por otro lado, resalta las oportunidades de mejorar, de reducir costos, de eliminar desperdicios y pérdidas de tiempo innecesarias, así como también evalúa la eficacia de los controles, observa si se sigue en todos los niveles la dirección de las políticas y objetivos y determina si la empresa está operando con las utilidades que debería, entre otros.

I.2 MARCO GENERAL Y PRINCIPIOS BÁSICOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. Una Auditoria administrativa debe tomar en cuenta lo siguiente: 1. Se debe analizar el criterio a utilizar en la Auditoria, tomando en consideración las siguientes premisas: Debe ser objetiva Debe tener relación con el presente y el futuro El resultado de la Auditoria debe ser fácil de entender y aplicar. 2. Se deben establecer normas de desempeño, expresadas en términos específicos. Se deben crear medidas de control para la valoración de los sistemas y procedimientos. 3. Se deben elaborar informes de la Auditoria, mediante un método diseñado con el propósito de que el auditor pueda dar a conocer los resultados de su trabajo mediante un informe elaborado de manera sistemática. Para poder realizar una Auditoria administrativa se deben conocer sus principios básicos, los cuales son: 1. 1. Sentido de la evaluación. La Auditoria administrativa se ocupa de evaluar la calidad tanto individual como colectiva de los administradores y ver si han tomado modelos adecuados que aseguren el buen control administrativo, es decir, se evalúa que el trabajo cumpla con requisitos preestablecidos, que se cumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicación de recursos se haga de manera eficiente. La Auditoria administrativa no evalúa la capacidad técnica de Ingenieros, contadores, y demás personal de una organización.

2. 2. Proceso de Verificación. La Auditoria administrativa debe descubrir lo que realmente se está llevando a cabo a nivel directivo, administrativo y operativo, lo cual muchas veces resulta que no concuerda con lo que el responsable del área piensa que se está realizando. 3. 3. Pensar como el Administrador. El auditor debe ponerse en el lugar del administrador a quién se está auditando y preguntarse: ¿Qué información necesitaría acerca del trabajo que se está llevando a cabo?, ¿Cómo planear y medir el desempeño alcanzado? ¿Cómo comprobar si el trabajo se realizó de manera precisa y oportuna? I.3 RELACIÓN ENTRE EL CONTROL Y LA AUDITORÍA El control es uno de los cinco principios administrativos (planeación, organización, integración de personal, dirección y control). Este consiste en la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y se sigan los planes diseñados para alcanzarlos. El control y la planeación, por tanto, están muy relacionados. El proceso básico de control comprende tres pasos: 1) 1) Establecer estándares. Estos funcionan como punto de referencia, son criterios de desempeño que al medirlos, permiten conocer como funcionan ciertos aspectos de la empresa. 2) 2) Medir ó comparar el desempeño con éstos estándares. Esto debería realizarse idealmente de manera anticipada y poder evitar las desviaciones antes de que ocurran. 3) 3) Corregir las desviaciones. Los administradores deben saber en donde aplicar las medidas correctivas, entre las que podemos mencionar los siguientes ejemplos: cambio en los planes u objetivos, aclaración de tareas, contratación o capacitación de personal y despido de personal. El contar con un sistema de control convenientemente estructurado en una organización debe suministrar información válida, confiable y oportuna. Esto constituye la retroalimentación por medio de la cual se pueden cambiar los planes, objetivos, políticas y/o programas, antes de que ocurran problemas costosos. La aplicación del principio de control preventivo ha provocado el desarrollo del interés en las Auditorias administrativas, que son formas de evaluación de la administración, contemplando todo el sistema administrativo de una empresa. Actualmente la Auditoria administrativa se lleva a cabo por firmas independientes y externas a la empresa a evaluar, que deben contar con personal calificado para valorar el sistema administrativo de una compañía y la calidad de sus administradores. Existe también el concepto de Auditoria interna de la empresa, que consiste en una evaluación de la empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente actual y del medio que probablemente encuentre en su futuro. Evidentemente es más amplia que la Auditoria administrativa, ya que evalúa la posición de la compañía dentro de su entorno para determinar donde se encuentra, hacia donde se dirige con los planes actuales y si deben ser éstos modificados. Una organización se fija objetivos o metas, define políticas para guiar el comportamiento de sus integrantes y traza planes de acción, que se convierten en instrucciones o programas de operación que deben concretarse en “hechos”. Todo este proceso se lleva a cabo en los distintos niveles jerárquicos de la empresa, los cuales, se pueden dividir en 3 principalmente: 1) Directivo, 2)Gerencial y 3) Operativo. A pesar de que estos niveles no están perfectamente delimitados, es necesario identificarlos como elementos separados, ya que cada uno de los cuales toma decisiones que afectan a la organización como un todo. La toma de decisiones entre alternativas en distintos niveles y departamentos, genera la necesidad de ejercer vigilancia sobre éstas y sus consecuencias, es decir, de controlar. La Auditoria es realmente una técnica de control; aplicando la teoría de sistemas, la Auditoria se considera como un subsistema dentro del sistema general del control.

4. organización. A) A) ENTREVISTAS. Cuando la organización está sometida a constantes cambios de tipo tecnológico. El ambiente debe ser amistoso y abierto. ya que puede ser muy amplia o puede abarcar solamente parte de una organización. Una vez que se ha definido el alcance de la Auditoria y el personal que se requiere. El PERSONAL que se requiere para una Auditoria administrativa puede estar formado por los mismos auditores o consultores internos de la empresa. Una Auditoria administrativa verdaderamente eficaz debe ser planeada cuidadosamente. el personal y la frecuencia de la Auditoria. . ingeniería. el siguiente paso es emprender la Auditoria real. es necesario tener en cuenta la FRECUENCIA. dirección y control. la Auditoria administrativa debe ser mas frecuente. I. solicitando a la persona entrevistada que lea las notas del auditor y ponga sus iniciales.4 REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA I. Otra manera de determinar el alcance de una Auditoria administrativa es enfocándola en una o más funciones básicas de la gerencia: planeación. Las Auditorias administrativas deben hacerse con la suficiente frecuencia para evitar problemas crecientes. Igualmente puede enfocarse en el ambiente de trabajo y en el elemento humano ó en el sistema de información.1 CONSIDERACIONES PRELIMINARES. Una vez decididos el alcance. La ventaja que esto tiene es que ya conocen el trabajo de las distintas áreas funcionales. investigación y desarrollo.4. integración de personal. Al final de la entrevista es aconsejable verificar la exactitud de la información. Debe definirse el ALCANCE. lo aconsejable es contratar los servicios de auditores y consultores externos. La Auditoria también puede centrarse en un área funcional de la empresa: planeación. Para una organización sometida a cambios rápidos o que consuma gran cantidad de recursos de elevado valor. lo cual implica la investigación y el análisis de los hechos que ocurren en el presente mediante cuestionarios y entrevistas y así poder determinar los problemas de la organización. En ningún caso puede permitirse que el intervalo exceda 3 años. mercadotecnia. pero con un marco de tiempo más amplio que las Auditorias financieras.I. la Auditoria debe realizarse. de tal forma que se nos dé la información que requerimos. o personal. También se puede limitar la evaluación a un cierto nivel de la administración: alto. Para organizaciones relativamente estables la Auditoria puede llevarse a cabo cada tres años. manufactura. que se hacen anualmente. En general. el auditor debe actuar con tacto y diplomacia todo el tiempo. Cuando la organización carece de consultores y auditores competentes o están muy ocupados en otras tareas. Se deben preparar las preguntas con anterioridad. y las recomendaciones pueden ser hechas con mayor amplitud. En la entrevista el auditor comenzará por establecer el propósito de la misma y la importancia del acopio de hechos para la revisión de las áreas funcionales bajo estudio. el alcance de la auditoría administrativa se debe definir con base en un análisis costo – beneficio. ó cuando los recursos que utiliza son costosos. La primera consideración para establecer la frecuencia de la Auditoria administrativa será el tipo de organización. por ejemplo. contabilidad. Las personas que van a ser entrevistadas deben seleccionarse con cuidado y se les debe avisar previamente para que preparen la documentación que se requerirá. medio o bajo. la frecuencia óptima para protegerla de problemas operativos o administrativos graves ó de que éstos lleguen a arraigarse sería cada 2 años. Este es un medio importante de obtener información para la Auditoria. Si los beneficios de la Auditoria superan a los costos.2 CONDUCCION DE LA AUDITORÍA.

es aconsejable ofrecer alternativas.B) B) CUESTIONARIO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. que comprende los detalles de las investigaciones y recomendaciones de los auditores administrativos. depende de la metodología que se aplique. El análisis del funcionamiento actual se logra utilizando cuestionarios o secciones del mismo que sean pertinentes según el alcance de la Auditoria. El informe de Auditoria administrativa debe incluir los siguientes puntos: 1. éstas deben presentarse mediante un informe oral a los miembros de la gerencia. el auditor debe estar preparado para apreciar el nivel de desempeño del área investigada. Esta parte consiste en describir las actividades a realizar y la secuencia de su realización. Evaluación sobre el funcionamiento Gerencial I. En el programa debe describirse el objetivo de cada proyecto. es recomendable que los auditores sondeen las soluciones propuestas y las posibles consecuencias de las acciones con los gerentes y se aclare cualquier duda ó malentendido. Exposición de hechos y problemas importantes 4. organización. él (los) responsable (s) y los resultados esperados B) Integrar los recursos humanos y materiales necesarios. Integración de personal y control. equipo y suministros requeridos para operar el nuevo sistema. 2. Antes de preparar el informe final. Propósito y alcance de la Auditoria administrativa 2. pero generalmente se relaciona con los principios administrativos: planeación. 1. 4. Esto ayuda también a los asesores a trazar la ruta de ejecución de las recomendaciones.4. Para esta etapa de la auditoría administrativa se debe: A) Elaborar un programa de implantación. el cuestionario permite al auditor sintetizar los elementos que causan dificultades y deficiencias a la organización. las recomendaciones son el aspecto principal de la Auditoria. Recomendaciones para resolver problemas 5. Se debe también seleccionar y capacitar al personal que va a operar los nuevos procedimientos de trabajo . adecuado ó pobre y hacer las recomendaciones necesarias para mejorar el desempeño. Una de las partes más importante de las conclusiones de la Auditoria es el informe o reporte. Los auditores deben sustentar las soluciones propuestas con base en un análisis costo – beneficio.4. I. La aprobación de las recomendaciones generalmente la realiza el consejo de directores para que éstas se conviertan en parte integral del informe final. 3. su alcance. Una vez que se han diagnosticado los problemas reales. bueno. Esta es una parte de la auditoría administrativa sumamente importante.3 CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA. El sondeo que se lleva a cabo por el cuestionario. Desde el punto de vista administrativo. así como el mobiliario. indicando si es excelente. Consiste en elaborar los manuales e instructivos de trabajo necesarios para la implantación de las recomendaciones. además. Generalmente se usan diagramas de flujo ó de red para su mejor comprensión. ya que constituye el momento en el que las medidas de mejoramiento administrativo deben ponerse en práctica para la solución de los problemas encontrados. En esta parte de la auditoría se da a conocer los resultados que se obtuvieron durante la evaluación de la organización. que señale la recompensa a la organización si son implantadas.4 LA IMPLANTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES. En el caso de que no sean aceptadas las recomendaciones. 5. por lo cual. dirección. la cual deberá incluirse en el reporte final. Procedimientos utilizados de Auditoria Administrativa 3.

.C) Ejecutar el programa de implantación realizado. Posterior a esto se debe hacer una revisión periódica del sistema para evitar la obsolescencia del mismo. Se deben comprobar los resultados de las medidas implantadas por recomendación de los auditores y en su caso sugerir las medidas correctivas necesarias para su mejor efectividad. Al iniciar la implantación es necesario comunicarlo mediante circulares al personal de la organización. lo cual afectaría en forma directa la eficiencia de la organización. Es poner en operación las recomendaciones y el nuevo sistema. D) Seguimiento. aplicando un método de implantación previamente seleccionado.

Instituto Americano de la Administración: “Cualquier empresa. Hefferon: “ Es el arte de evaluar independientemente las políticas. controles y prácticas de una entidad. medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales”. José Antonio Fernández Arena: “La Auditoria administrativa es la revisión objetiva. Análisis Factorial del Banco de México: “Una investigación concisa de investigación industrial la enunciaría como un análisis de potencialidad de la productividad. William P. Leonard: “La Auditoria administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa. de cualquier índole. tiene áreas generales sujetas a investigación que permiten obtener una evaluación de la administración”. con base en los niveles jerárquicos de la empresa. Análisis de la Excelencia de la Revista Fortune: “Apreciación de los ocho atributos principales que permiten valorar la reputación de una empresa”. con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras”. institución o departamento gubernamental. que consiste en la aplicación de diversos procedimientos. encaminados a permitirle emitir un juicio técnico”. con un diagnóstico que busca las fallas en la calidad y su corrección. en cuanto a su estructura y la participación individual de los integrantes de la institución”. planes. E.CAPÍTULO II. Auditoria del Control de la Calidad Total: “Seguimiento del proceso de control de la calidad. DEFINCIONES Distintos autores y estudiosos de la Auditoria han realizado su propia definición de Auditoria Administrativa.”. realizada por un experto en la materia. o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control. metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales. Chapman y Alonso: “Es una función técnica. . Veamos algunas de éstas: Norbeck: “La Auditoria administrativa es una técnica de control relativamente nueva que proporciona a la gerencia un método para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles internos”. procedimientos.

TIPOS DE AUDITORÍA III. etc. Auditoria financiera 2. procedimientos y normas. 2. 1. programado. declaración de ingresos. Un esfuerzo productivo en investigación y desarrollo es una fuente de nuevos productos y procesos importantes a largo plazo para la empresa. En este sentido la Auditoria administrativa se puede componer de las siguientes partes: Evaluación de la planeación de la empresa. 3. en algunos casos. no sólo en los niveles altos y medios de una organización. • • Evaluación de la función de mercadotecnia. • • Evaluación de contabilidad y finanzas. el sistema de . • • Evaluación de Investigación y Desarrollo e Ingeniería. La clasificación según el área funcional en el que se aplica la Auditoria dentro de una organización es la siguiente: 1. En esta sección se debe determinar el • • grado de control gerencial sobre el sistema de información. Auditoria de funcionamiento 5. de manera que llegue al cliente en el plazo programado. En general se pueden evaluar 5 partes: visión general de mercadotecnia. la planificación de la mano de obra y las relaciones industriales. • • Es una de las partes centrales de la Auditoria administrativa que permite precisar las deficiencias administrativas y operativas en la planificación. balances financieros periódicos. La evaluación mediante el cuestionario de Auditoria administrativa es más difícil para esta área funcional debido a que el mercado depende mucho de factores externos que no están bajo el control de su gerencia. políticas. La función de Ingeniería tiene que ver con el establecimiento de las condiciones adecuadas para la fabricación y las pruebas. Incluye la visión general y misión. producción. Auditoria de operaciones 3. El proceso de manufactura debe ser planeado. hace difícil esta evaluación. Se evalúan para esta función: la visión general del personal. La dificultad de valorar el factor humano. estrategias. En esta auditoria se evalúan los registros contables. Estas relaciones dan la fuerza viable a la organización.CAPÍTULO III. 5. • • Evaluación del ambiente de trabajo y del elemento humano. sino también en los niveles más bajos. 4. planificación de la producción.1 CLASIFICACIÓN DE AUDITORÍAS. por lo tanto debe evaluarse lo adecuado de la estructura de trabajo respecto al momento actual. Auditoria social La Auditoria administrativa como se mencionó anteriormente. • • Evaluación de la función de personal. Una evaluación completa de producción presenta las siguientes secciones: visión general de producción. • • Evaluación de la función de producción. se puede enfocar al análisis de las distintas áreas funcionales de la empresa. Evaluación del sistema de información. programas. dirigido y controlado para producir la mercancía final deseada. Los recursos de capital son indispensables para que la gerencia pueda cumplir sus metas y objetivos. ventas. Por esta razón el subsistema de finanzas está directamente relacionado con otros subsistemas. publicidad y distribución física. Auditoria administrativa 4. la estructura informal y el control del elemento humano. planes. Estas áreas son analizadas también debido a su importancia para el crecimiento de una empresa. investigación de mercado. En esta parte de la evaluación se incluyen: la estructura del trabajo. inventarios y compras. objetivos o metas. Los cambios constantes en el ambiente de trabajo afectan el desempeño de una organización.

así como desarrollar una cultura que sostenga la estrategia. 3. 4) el área de producción y operaciones. Nos enfocaremos en este momento en la etapa uno y más específicamente en la detección de fuerzas y debilidades internas de la empresa. La formulación de estrategias está basada en la elaboración de la misión de la empresa. y en la definición de sus fuerzas y debilidades. modificar actividades. Todas las estrategias se modifican a futuro. Algunos ejemplos de preguntas para la lista de verificación de una Auditoria interna en el área administrativa son: 1. porque los factores internos y externos a la empresa cambian constantemente.2 RELACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA CON OTRAS MATERIAS III. Las decisiones para formular estrategias tienen fuertes repercusiones en la organización y determinan en gran medida las ventajas competitivas a largo plazo. las organizaciones toman en consideración el futuro y formulan. la evaluación se hace de las 5 funciones básicas de la administración. la empresa debe establecer políticas y objetivos anuales. El proceso de administración estratégica consta de tres etapas: 1) La formulación de la estrategia.2. programas y controles de salida y los controles interactivos y de seguridad.1 ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA. 5) el área de Investigación y Desarrollo y 6) el área de sistemas de información (computarizada). el análisis se lleva a cabo por separado en cada una de ellas. Debido a que las distintas áreas funcionales de cualquier organización tienen fuerzas y debilidades distintas. En el área administrativa. 4. seguramente ya habrá notado la relación que existe entre la Auditoria administrativa y las distintas etapas de la administración estratégica. 3) el área de finanzas y contabilidad. 2) el área de mercadotecnia. los gerentes y empleados deben poner en práctica las estrategias formuladas. ¿Son los objetivos y las metas de la compañía mensurables y debidamente comunicados? 3. elaborar sistemas. ¿Delegan los gerentes correctamente su autoridad? . ¿Usa la empresa conceptos de la administración estratégica? 2. ¿Planifican con eficacia los gerentes de todos los niveles de la jerarquía? 4. La administración estratégica es el arte y la ciencia de formular. que es lo que más nos interesa para esta materia. Las tres actividades fundamentales para evaluar estrategias son: 1) 1) Revisión de los factores internos y externos que son la base de las estrategias presentes. 3) La evaluación. Las principales áreas de la empresa se pueden dividir en: 1) el área administrativa. 1. las entradas. implementan y evalúan estrategias con el objeto de adaptarse eficazmente al cambio a largo plazo. en la detección de oportunidades y amenazas externas a la organización. En esta parte. 3) 3) Aplicación de acciones correctivas. Cada vez más.computación. III. Hasta este punto. Se evalúan los controles al departamento de computación. 2. La evaluación de la estrategia es el medio fundamental para que la administración sepa cuando no están funcionando bien determinadas estrategias. también llamada Auditoria Interna. Para implantar la estrategia. 2) La implantación de la estrategia. desarrollar una estructura organizacional eficaz. 2) 2) Medición del desempeño. implementar y evaluar decisiones interfuncionales que permiten a la organización alcanzar sus objetivos. asignar recursos.

6. observaciones y registros de la organización. las estrategias no afectan los resultados de las operaciones a corto plazo hasta que es demasiado tarde para efectuar los cambios que se necesitan. humanos y financieros de la empresa. donde los factores internos y externos clave suelen cambiar mucho y a gran velocidad. Sin embargo. la dificultad de pronosticar el futuro. áreas problema y oportunidades del sistema que se analiza. los cuales no explicaremos aquí. Hay tres componentes básicos en todos los programas de DO: diagnóstico. Estas dos últimas nos interesan porque tienen relación con la Auditoria Administrativa y por lo tanto. en la cual se basará el programa de acción. La estrategia debe contener políticas y metas consistentes. el conocimiento de la Auditoria Administrativa puede ser muy útil. El diagnóstico nos permite conocer cuáles son los puntos fuertes. Los conflictos en la organización y pleitos entre departamentos pueden ser síntoma de desorden administrativo y/o de inconsistencia estratégica. cuestionarios. 5. 8. guiado y apoyado por la alta dirección para el mejoramiento de las estrategias. Por lo común la información se recopila mediante diferentes métodos: entrevistas. si se lleva a cabo adecuadamente y en la cual. 8. consiste en las actividades diseñadas para mejorar el desempeño de la organización. III. La evaluación de las estrategias es importante porque las organizaciones están dentro de entornos dinámicos.2. la complejidad del entorno. 9. procesos.2. El segundo componente. La última actividad para evaluar estrategias consiste en tomar medidas correctivas. se recopila y analiza información válida acerca del estado actual de la organización. El último componente. Para encontrar fallas críticas en la estrategia se deben usar 4 criterios: la consonancia y la ventaja (basadas en la evaluación externa de la empresa)y la consistencia y la viabilidad (basadas primordialmente en la evaluación interna). ya que con frecuencia. las personas y la cultura de la organización con el objeto de mejorar el desempeño de una organización. la acción. esta evaluación se está dificultando cada vez más. consideramos importante incluir el Desarrollo Organizacional dentro de éste libro. abarca las actividades diseñadas para asegurar el éxito del programa. acción y administración del programa. ya que no es el objetivo del curso. 7. que cada vez hay más competidores y los rápidos cambios en la tecnología. III. la administración del programa.5. estructuras. • • CONSISTENCIA.2 DESARROLLO ORGANIZACIONAL (DO) El desarrollo organizacional es un proceso de cambio planificado a largo plazo. 7. ¿Es la estructura de la organización apropiada? ¿Son claras las descripciones del puesto y las especificaciones del trabajo? ¿Es alto el ánimo de los empleados? ¿Es baja la rotación de empleados y el ausentismo? ¿Son efectivos los mecanismos de control y recompensa de la organización? En la etapa 3 ó Evaluación de las estrategias se debe tomar en cuenta el corto y el largo plazo. ya que es una práctica muy utilizada actualmente que beneficia realmente a las empresas. vamos a explicar de qué se tratan. El componente del diagnóstico representa una recopilación continua de datos acerca del sistema total o de sus subunidades y acerca de los procesos y la cultura del sistema y de otros objetivos de interés. Las razones principales de esto son por ejemplo. • • VIABILIDAD. que deben colocar a la organización en una mejor posición para capitalizar las fuerzas internas y aprovechar las oportunidades externas. 6. Se debe analizar si la estrategia se puede manejar con los recursos físicos. En el diagnóstico del sistema. 9. sin embargo.3 SISTEMAS DE CALIDAD TOTAL . Existen diferentes modelos para proceder a diagnosticar un sistema y sus subsistemas.

Sucede exactamente igual con las organizaciones. Calidad en relación con el mercado (revisión del contrato) 6. 2. medición y prueba . 11. etc. se necesitan los siguientes ingredientes: poner énfasis y concluir basándose en hechos. Calidad en adquisiciones (control de adquisiciones) 8. el auditor no tendrá necesidad de hacer juicios subjetivos. 13. 2. 1. 9. 5. 10. difícilmente podrá recetar la solución ideal para el problema. el cual tiene diferentes normas según el giro y el alcance de la empresa. 8. 3. La necesidad de hacer una Auditoria se asemeja a la misma tarea que tiene un doctor al examinar al paciente. El implantar cualquiera de las normas ISO 9000 tiene un impacto positivo en la calidad. contratos. Esta revisión o Auditoria se lleva a cabo por alguien que no participa en el sistema que se está revisando para poder conocer las áreas fuertes y débiles y que se puedan tomar acciones y decisiones de manera acertada. si el doctor no investiga sobre el mal que padece el paciente. 6. Auditorias internas del sistema de calidad 4. tomar conciencia de los aspectos de relaciones humanas y los auditores deben ser competentes. Control y rastreabilidad de materiales y componentes. cuando se evalúa la adhesión a los métodos y procedimientos de la calidad. Los elementos del sistema de calidad que se incluyen en la norma ISO 9001 y que son objeto de auditoria se enlistan a continuación: Responsabilidad de la dirección 1. Control del equipo de inspección. identificación de las oportunidades de mejora. Calidad en especificación y diseño 7. Necesitamos saber cuáles son sus áreas débiles y fuertes para definir que acciones correctivas hay que tomar. productividad y reducción de costos. en la medida de lo posible. así como una ventaja competitiva. identificación y rastreabilidad del producto 11. el emprender acciones de Mejoramiento mediante un Sistema de Administración de Calidad requiere un diagnóstico previo para conocer el estado actual de la organización donde se pretenda implantar. Calidad en la producción (control del proceso) 9. Donde existen éstos estándares. Para conocer además el avance y mejoramiento logrado con un programa de calidad. Para una auditoria de calidad exitosa. además que da reconocimiento y credibilidad. compare las actividades observadas con un estándar objetivo.Al igual que en la Administración Estratégica y el Desarrollo Organizacional. Especificaciones de calidad de clientes y de la compañía • • • • Especificaciones y manuales gubernamentales pertinentes • • Estándares de calidad de la compañía y la industria • • Guías publicadas para conducir auditorias de calidad (por ejemplo ISO 9000) • • Instrucciones de calidad por departamento • • Literatura general sobre auditorias Uno de los estándares para sistemas de administración de la calidad con mayor reconocimiento a nivel internacional es ISO 9000 (International Organization for Standardization ó Organización Internacional de Estandarización). actitud de servicio por parte de los auditores. Estas Auditorias pueden ser de procedimientos. Uno de los propósitos de las Auditorias de calidad es dar a los directores información que está libre de los prejuicios de los departamentos que informan sobre sí mismos. 7. Control del estado de verificación (estado de la inspección y prueba) Verificación del producto (inspección y prueba) 12. 4. Principios del sistema de calidad 3. o de productos cuando se evalúa la conformidad del producto con las especificaciones. se realizan Auditorias de calidad periódicamente. Control de producción (control del proceso) 10. Los estándares de referencia comunes incluyen: Políticas escritas que apliquen a la calidad • • • • Objetivos establecidos para programas. 13. Se espera que el auditor. llevadas a cabo generalmente de manera independiente a la compañía. 12. Consideraciones sobre los costos de calidad 5.

18. Acciones correctivas 16. 21. al presentarse un dictamen de tipo cualitativo. Manejo y funciones posteriores a la producción (manejo. Uso de métodos estadísticos 22. Estos sistemas de calidad actualmente están teniendo un gran auge. almacenamiento. No conformidades (control de producto no conforme) 15. A continuación se incluyen algunos ejemplos de escalas de evaluación: IV. La calidad de la administración está determinada de acuerdo con una calificación numérica sobre una base estándar de las 10 categorías o factores en que se han agrupado los aspectos más importantes de administración. Función social 2. Políticas financieras 7. embarque y entrega) 17. Servicio posterior a la venta 18. Registros de calidad 20. Documentación y registros de calidad (control de documentos) 19. La necesidad de las empresas para implantarlos responde a una mayor competencia internacional y a que los clientes cada vez son más exigentes. 20. Productos suministrados por el cliente Como se pudo observar. 14. Eficiencia en la operación 9. Escala para una organización de tipo religioso Máximo 1000 800 500 1300 800 800 800 700 1200 2100 10000 Mínimo 750 600 375 975 600 600 600 525 900 1575 7500 1. ESCALAS DE EVALUACIÓN En la Auditoria contable. Función académica 2. Evaluación administrativa 10. ya que es la única manera de unificar criterios de manera universal a cualquier tipo de evaluación. repartidos en 10 áreas distintas. Programa de desarrollo 6. es decir. Análisis de membresía 5. 15.1 INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIÓN Esta organización utiliza una escala que va de 7500 a 10000 puntos. Efectividad en la dirección TOTAL Tabla 2. empaque. Escala para una organización de tipo educativo. 16. que es eminentemente cuantitativa. Análisis del consejo de directores 8. incluyen puntos cruciales para una organización desde el punto de vista administrativo. Estructura formal 3. dar una calificación final de tipo numérico. 17. Tabla 1. las auditorias de sistemas de calidad total. Crecimiento de sus instalaciones 4. CAPÍTULO IV. Actualmente las calificaciones son un tanto empíricas. 19. Crecimiento . se sabe que está respaldado con cifras. 22.14. En cambio. Personal (capacitación y adiestramiento) 21. pero conforme vaya avanzando y mejorándose esta disciplina se podrán establecer evaluaciones cada vez más objetivas para tener un sistema de evaluación con mayor aceptación. Estructura formal 3. en la Auditoria administrativa se trabaja con un mayor número de elementos cualitativos y se pretende dar una evaluación cuantitativa. y el total valora a la empresa. Máximo 1000 800 500 Mínimo 750 600 375 1.

Evaluación del consejo de directores 9. Escala para una institución con fines de lucro. Programa de desarrollo 5. Máximo 400 500 600 700 700 900 1100 1300 1400 2400 10000 Mínimo 300 375 450 525 525 675 825 975 1050 1800 7500 1. Eficiencia en la operación 8. Estructura formal 3. Políticas financieras 7. Crecimiento de instalaciones 4. Escala para una institución sin fines de lucro. Cuidado de los pacientes 6. Evaluación de los ejecutivos TOTAL Tabla 5. Eficiencia en la operación 8. Estructura formal 3. Programa de desarrollo 5. 800 1300 800 700 800 1200 2100 10000 600 975 600 525 600 900 1575 7500 1. Evaluación administrativa 10. Atención a los donadores 5. Análisis del consejo de directores 7. Atención a los accionistas 5. Eficiencia en la operación 9. Eficiencia en la producción 9. Función social 2. Servicio al público 10. Políticas financieras 7. Políticas fiscales 8.4. Efectividad en la actividad científica TOTAL Máximo 1000 800 500 800 1300 800 700 800 1200 2100 10000 Mínimo 750 600 375 600 975 600 525 600 900 1575 7500 Tabla 4. Utilidades 4. Evaluación administrativa 10. Análisis del consejo de directores 9. Consejo de administración 7. Función económica 2. Estructura formal 3. Crecimiento 4. Políticas financieras 8. Distribución 10.2 ANÁLISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MÉXICO . Evaluación de los ejecutivos TOTAL IV. Análisis de los alumnos egresados 6. Efectividad en la enseñanza TOTAL Tabla 3. Investigación y desarrollo 6. Escala para un hospital. Máximo 1000 500 500 1200 700 800 800 700 1400 2400 10000 Mínimo 750 375 375 900 525 600 600 525 1050 1800 7500 1. Investigación y desarrollo 6. Función económica 2.

existen diferentes modelos.Este es otro esfuerzo de evaluación y se realiza mediante un modelo para tabular y combinar evaluaciones. Estos expertos examinan el estado actual de la empresa y otorgan calificaciones.5 Procedimiento de tasación: Clasifique en la columna “a” los elementos por orden de importancia. Cuando una empresa hace una solicitud para participar en el concurso. Uno de los beneficios de estos premios es que han ayudado a que las organizaciones consideren a los programas de calidad como estrategias aplicables en todos los departamentos de la compañía con el objetivo de contribuir a la satisfacción del cliente. Modelo de Evaluación del Banco de México. creado en 1951 para conmemorar las contribuciones que el Dr. Categorías y temas específicos Puntos . Para ser merecedora de alguno de los premios. En Japón se instituyó un premio de calidad. Tabla 6. Elementos Clasificación % de % de tentativa de contribución efectividad factores del factor al (c) (a) total (b) Política de 4 10 50 inversión y reemplazo Servicios 2 25 90 extremos y medios Servicios 3 15 80 internos Inversión para 1 50 60 las operaciones 100 bxc 100 (d) 5 Áreas de escasa acción (e) x 22. W. sistemas y normas que se han instituido en diversos países con el fin de que las organizaciones mejoren la calidad de sus prácticas tanto administrativas como operacionales. 1) 1) 2) 2) Tase (considerando la columna “a”) la contribución del elemento al total (en %). entre otros. la alta gerencia debe lograr por lo menos 70 puntos y ninguna de las unidades examinadas puede obtener menos de 50. Criterios de evaluación del Premio Nacional de Calidad. Deming hizo al control de calidad en ese país. la medición del desempeño de las operaciones dentro de una organización. como por ejemplo. el subcomité del premio envía a un gran número de expertos en control de calidad a visitar las plantas y sede de la empresa. IV. E. presenta las mismas dificultades. en la columna “b”. 3) 3) Tase en la columna “c” la efectividad de la acción de los elementos en porcentaje. el Premio Guanajuato a la Calidad. En Estados Unidos existe el premio Malcolm Baldrige de Calidad y en México existe el premio Nacional de Calidad y algunos otros premios a nivel estatal. En la siguiente tabla se muestran los criterios de puntuación para la evaluación final (versión revisada 1993) del Premio Nacional de Calidad. Tabla 7. Al igual que resulta difícil medir la productividad tanto en microeconomía como en macroeconomía. la empresa debe alcanzar 70 puntos como un todo. el premio Nuevo León a la Calidad.3 AUDITORÍAS DE LA CALIDAD TOTAL Como se mencionó en el tema de Sistemas de Calidad Total.5 12 30 xx 69. 4) 4) Combine en la columna “d” los resultados de “b” y “c”.

1 3.3 3. Escala de evaluación de José A.0 Información y Análisis 4.0 7.0 1.4 3.2 Sistemas para mejorar el servicio a los clientes o usuarios 1.0 Impacto en la sociedad 7.3 Mejora de las áreas de apoyo y de proveedores 8.0 2.0 Liderazgo 2.4 Proveedores 6.3 1. procesos y servicios.0 8. Fernández Arena Apreciación Puntos Cumplimiento Excelente 5 90 a 100% Muy bien 4 80 a 89% Bien 3 60 a 79% Regular 2 40 a 59% .1 Conocimiento profundo de los clientes 1.0 5.4 6.0 6.0 Calidad centrada en dar valor superior a los clientes 1.2 Procesos clave 6.5 6.5 Mejora de los resultados de satisfacción de los clientes TOTAL máximos 200 80 60 60 150 80 70 150 50 40 30 30 60 40 20 70 30 40 120 30 30 20 20 20 50 30 20 200 50 30 30 40 50 1000 Las Normas ISO 9000 se han implantado a nivel internacional con el fin de establecer una terminología común y una metodología mínima para la administración y el aseguramiento de la calidad de los productos.2 7. Este método propone una escala para cada pregunta formulada.3 Procesos en las áreas de apoyo 6.1.0 Planeación 5.2 Planeación operativa 6.4 JOSÉ ANTONIO FERNÁNDEZ ARENA.0 Resultados de calidad 8.0 3.2 Análisis de la información 5.0 4.1 1.3 6.1 Mejora de productos y servicios 8.3 Desempeño y reconocimiento 3.1 Liderazgo mediante el ejemplo y la práctica 2.5 8.1 4.2 Valores de calidad 3.0 Desarrollo del personal con enfoque de calidad 3. IV.3 Sistemas para determinar los requisitos futuros de los clientes 2.3 8.4 Calidad de vida en el trabajo 4.2 Mejora de las operaciones y de la productividad 8.2 Educación y desarrollo 3.1 Participación inteligente.0 Administración y mejora de procesos 6.1 6.2 Difusión y promoción de la cultura de la calidad en la comunidad 8.4 8.1 Fuentes y datos 4.2 8. de la siguiente manera: Tabla 8.5 Evaluaciones de calidad 7.1 7. informada y eficaz del personal 3. Los elementos del sistema de calidad que se incluyen en la norma ISO 9001 y que son objeto de auditoria se pueden ver en el tema de Sistemas de Calidad Total.2 6.4 Mejora de los resultados financieros por la calidad 8.1 Diseño de productos y servicios 6.2 4.1 2.1 8.2 3.1 5.2 5.2 2.2 1.1 Preservación de ecosistemas 7.1 Planeación estratégica 5.

Rango % Administración 9000 a 10000 90 a 100 Excelente 8000 a 8999 80 a 89 Muy buena 6000 a 7999 60 a 79 Buena 4000 a 5999 40 a 59 Regular 2000 a 3999 20 a 39 Mala 0 a 1999 0 a 19 Muy mala CAPÍTULO V. su valor se multiplicó por diez. Según el resultado del cuestionario de la Auditoria. Tipo de Administración según resultados de la Auditoria. deben consultarse los libros citados en la Bibliografía. MÉTODOS DE AUDITORÍA Lo que se presentan a continuación es una síntesis de distintos métodos de auditoría administrativa recopilados de literatura diversa. lo cual obedece al convencimiento de que son factores vitales de la empresa y que de su buen funcionamiento depende en gran medida el éxito de la organización. la administración se considera de la siguiente forma: Tabla 10. Ejemplo de evaluación de una empresa hipotética. Cabe resaltar que éstos . Área Preguntas Objetivos Institucionales Servicio a clientes 5 Social a las autoridades 5 Social a los colaboradores 10 Social a la comunidad 5 Económico de crecimiento 5 Económico a los acreedores 5 Económico a los inversionistas 5 TOTAL Niveles jerárquicos Dirección 20 Vigilancia 10 Planeación y Control 10 TOTAL Funciones Su estructura Su proceso administrativo Básicas Producción y servicios 110 Comercialización 110 Complementarias Relaciones humanas Relaciones públicas Finanzas Procesamiento de datos Investigación Compras y almacenes Servicios generales TOTAL DEL EJEMPLO Valor 50 50 50 50 50 50 50 Puntos 250 250 500 250 250 250 250 2000 1000 500 500 2000 50 50 50 5 5 650 650 1300 750 450 650 500 450 450 450 3700 10000 150 90 110 100 90 90 90 5 5 5 5 5 5 5 Nota: para los objetivos institucionales y los niveles jerárquicos. Para conocer más ampliamente alguno de éstos métodos.Mal Muy mal 1 0 20 a 39% 0 a 19% Tabla 9.

8. Determinar la eficacia de los métodos de control. V. Reglamentos. c. existe una búsqueda constante para mejorar los métodos y el desempeño. 1. estatales y nacionales. un departamento ó área de la organización ó de un grupo de ellos. 3. Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos. b. Leonard que publicó en su libro: Auditoria Administrativa. Sistemas y procedimientos. Determinar si la organización cumple los reglamentos locales. 5. a. Diana. Controles. Políticas y prácticas. organización ó comunicación para lograr mejores resultados. V. Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las soluciones más convenientes.1 MÉTODO DE WILLIAM P. 8. 4. Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante vigilancia. Comparar la estructura presente con la que aparece en el b. sin embargo. LEONARD A continuación se presenta una síntesis del método de William P. Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la disposición del equipo para su mayor aprovechamiento.1 PROGRAMA DE LA AUDITORÍA Deben analizarse aspectos específicos en cada área de estudio: . c. Ed. organigrama (sí es que hay).métodos pueden funcionar como guía para realizar una Auditoria Administrativa de manera práctica. 9. 7. Evaluación de los métodos y eficiencia administrativos. 3. se deberá consultar dicho libro. la implantación de un programa de capacitación que mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo. Informe. Organización. Para conocer a detalle el método. 4. 10. análisis y evaluación y que además deben conocerse bien ya que componen el programa de la Auditoria son: 1. es indispensable contar con la aprobación y apoyo de la dirección. Conocer si los sistemas y procedimientos presentan deficiencias o irregularidades e idear métodos para mejorarlos. 2. 1991. a. 2. funcionamiento y departamentalización. Equipo físico y su disposición. Conocer las necesidades del personal y cómo afectan al trabajo en el área evaluada. Planes y Objetivos. En éste método se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria administrativa. disminuir los costos y mejorar la eficiencia. En este plan se debe incluir: la selección del personal adecuado. Este mismo autor propone que el objetivo primordial de la auditoría administrativa es descubrir las deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y encontrar sus probables remedios.1. 7. Personal. de una división o de la empresa completa. 6. Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor control. 5. Estudiar la estructura de la organización en el área que se evalúa. Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de mejoramiento. 9. En el manejo de cualquier organización. Otros aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulación de una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución. La definición que Leonard hace de la auditoría administrativa se presentó en el capítulo II. el auditor requerirá creatividad para adaptar uno ó varios de éstos métodos a la situación y características particulares de la organización que examinará. 10. 6. La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica. Operaciones. Conocer la estimación a los principios de una buena organización.

Los ejecutivos están sobrecargados de trabajo: demasiadas personas les rinden informes. Personal no calificado ocupa puestos claves. Organización equivocada: exageración en producción y descuido en comercialización. sistemas y procedimientos de la empresa: • • ¿Persigue el sistema la promoción y satisfacción de los objetivos? ¿Lo consigue? ¿Opera dentro del marco de la organización? ¿Proporciona los métodos de control que permitan buenos resultados con el mínimo de inversión en tiempo y esfuerzo? ¿Indica la rutina realizaciones en una secuela lógica? ¿Permiten los sistemas y procedimientos coordinación interdepartamental efectiva? ¿Se han establecido todas las funciones necesarias? ¿Hay suficiente autoridad en cuanto con respecto a la responsabilidad? ¿Es posible realizar cambios que mejoren la efectividad? ¿Se ha colocado bien la función en la estructura? ¿ Está capacitado el personal para el trabajo? ¿Existe un programa integral de metas a lograr? ¿Hay productividad suficiente? • • Con relación a los métodos de control. Faltan dirección y guía a los subordinados.Planes y objetivos • • ¿Garantizan los objetivos la supervivencia. cuándo y quién ejecutará los planes? Recursos humanos y físicos en lo relativo a: Horario de trabajo Servicio médico Retrasos Plan de retiro Faltas Cafetería Vacaciones Recreaciones Sueldos y salarios Reglas de seguridad Tiempo extra Premios Vacaciones pagadas Publicaciones de la empresa Seguro de grupo Boletines Deducciones tributarias Oportunidad para dar sugerencias . equilibradas y controladas. No hay delegación de autoridad. En relación con políticas. ¿Existe un propósito de control adecuado y factible de realizarse? ¿Indica el método de control el objetivo que persigue? ¿Se especifica cómo. Existen pugnas entre los jefes departamentales: faltan armonía y espíritu de grupo. así como el cumplimiento de obligaciones sociales? ¿Son suficientemente claros y realistas? ¿Pueden alcanzarse? ¿Contribuyen a lograr mejor guía y dirección de la empresa? ¿Son razonables y lógicos? ¿Especifican qué se espera de los subordinados? ¿Ayudan a guiar al personal de un modo unitario? ¿Se han estipulado los objetivos en términos de operación y resultados? ¿Contribuyen a motivar al personal? ¿Se interrelacionan congruentemente en cuanto a su alcance y tiempo? ¿Dan métodos razonables para controlar al esfuerzo humano? ¿Se evalúan periódicamente? ¿Se han establecido nuevas metas a partir de las realizaciones logradas? • • En cuanto a la estructura pueden observarse los siguientes problemas: La estructura no está de acuerdo con las necesidades de la empresa. No hay responsabilidad por las realizaciones. la contribución económica y las utilidades de la empresa. Falta flexibilidad para crear nuevas condiciones de trabajo. el crecimiento. Las funciones no están coordinadas.

6. estudios de observación. b. plantillas. Entre otras técnicas se pueden utilizar las siguientes: a) a) Gráficas de organización (de tipo estructural. 1. etc). 6. 4. utilizando: Gráficas de Gantt. mesas de dibujo u) u) Hojas de trabajo. tasas. piso. superficie. exhibiciones y formas semejantes de presentación t) t) Símbolos. 7. línea. e) e) Diagramas comparativos. lugar de trabajo. estadísticas) m) m) Instrucción. mediante los siguientes pasos: Eliminar trabajo innecesario a. formas y procedimientos. lineal y de puestos con detalle de actividades) b) b) Gráficas de procesos sobre: productos. a. Determinación de propósito y relación. 1. Mejorar sistemas . procedimientos. 10. operación y hojas de rutas n) n) Listas de operación y programas de trabajo o) o) Muestreo y medición del trabajo p) p) Simplificación del trabajo q) q) Investigación de Operaciones r) r) Cuestionarios (operador. hombres. 7. juntar varios tipos de formas. 8. 5. funcional. barras. 3. cartas. Comprobación de la eficiencia en cada uno de los factores considerando su importancia. diagramas. 9. Localización de deficiencias actuales y potenciales. documentos. equipos.2 RECOLECCIÓN DE LOS DATOS La obtención de información significa realizar entrevistas. 10. j) j) Estudios de tiempos k) k) Películas (estudios de micromovimientos) l) l) Hojas de datos (entrevistas. equilibrios. interrelaciones línea y asesoramiento.Deducciones por ahorro Calificación de méritos Promociones y reclasificaciones Espacio para autos Consejos al personal V. Definición de métodos para mejorar la operación. requerimientos) s) s) Estados. INTERPRETACIÓN Y SÍNTESIS De acuerdo con el esquema general. 5. Realizar un balance analítico de la importancia y valor de cada elemento y unidad considerados con relación al todo. códigos. Diagnóstico detallado. ganancias. Comparar las alternativas que se ofrecen a la solución del problema. instalaciones. f) f) g) g) Gráficas figurativas (progreso. flujos. operaciones. 2. 2. los pasos a realizar son. c) c) Diagrama de tiempo hombre – máquina. expedientes. b. Estudio de los elementos. La recolección de datos en la Auditoria administrativa demanda el uso de técnicas que permitan una revisión adecuada. 9. edificios. 4. d) d) Gráfica de disposición de: Máquinas. departamental. explicando la causalidad y sus consecuencias.1. Buscar problemas: el auditor debe estar pendiente de problemas y deficiencias. 8.3 ANÁLISIS. Diagramas de combinación (proceso hombre con proceso forma. y secuelas relacionados con el área investigada. 3.1. claves. mapas) h) h) Diagramas de distribución de formas i) i) Gráficas misceláneas (carga a las máquinas. tendencias). V. Encontrar soluciones a los problemas definidos.

3. d. 5.5 EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO Departamento de Relaciones Industriales Sección de revisión No. ¿En qué aspectos se podrían mejorar? II. Planes y objetivos 1. c. Lo que no pudo lograrse en una Auditoria se logrará en la siguiente. generando mejoras y acciones correctivas. 1.4 PRESENTACIÓN DEL INFORME Y SU DISCUSIÓN El informe de la auditoría puede seguir el siguiente formato: I. e. e. cortés y adecuada? ¿Se incluye toda la información que el lector debe conocer? ¿Son practicables las recomendaciones y se encaminan al éxito de la empresa? ¿Es interesante. Aspectos fundamentales III.1. d. Discusión o comentarios VI.1. V. ¿Son armónicos los planes de este departamento con relación a los demás departamentos y al negocio como un todo? 3. debe limitar su presentación a los puntos importantes y deberá ser cuidadoso y diplomático en todo momento. el cual pide: Acción inmediata para eliminar irregularidades y situaciones inadecuadas. útil y adecuado el material? La presentación y discusión de los resultados encontrados por el auditor son partes importantes del servicio de la Auditoria. Reducir gastos innecesarios Determinar las decisiones apropiadas Seleccionar los mejores métodos de perfeccionamiento V.c. La idea principal del seguimiento de la auditoría es complementar cualquier asunto planteado en las recomendaciones que todavía no ha sido acatado. ¿Estos objetivos son adecuados y prácticos? 5. Anexos Para determinar la confiabilidad del informe habrá que contestar el siguiente cuestionario: ¿Se han considerado en él los puntos importantes? ¿Se han incluido los datos importantes en el capítulo de aspectos fundamentales? ¿Tiene brevedad y originalidad? ¿Se detallan en los anexos los datos sintéticos? ¿Es claro y no se presta a malos entendidos? ¿Incluye problemas suficientemente discutidos con la supervisión? ¿Se detallan las prácticas actuales en forma correcta. Estructura de la empresa . El auditor actúa en beneficio de la administración y busca aceptación a sus recomendaciones. 6. ¿Existe tiempo para realizar la planeación y lograr la satisfacción de los objetivos? 4. 4. Las revisiones periódicas son una forma de evaluar resultados. 2. Una vez discutido el boceto del informe sólo queda la presentación del informe final. Por lo tanto. ¿Está de acuerdo la Dirección General con los planes y objetivos del departamento? 6. ¿Ha formulado planes y objetivos el departamento? 2. Recomendaciones VII. Propósito y alcance II. Prácticas comunes (en detalle) V. Jefe de Departamento Auditor I. Problemas discutidos con la supervisión IV.

¿Se han establecido controles en la administración de sueldos y salarios? 19. 7. ¿Se ha establecido un sistema definitivo para precisar la línea de conducta de los funcionarios? 23. 12. ¿Qué condiciones de trabajo existen? ¿Cuáles se pueden mejorar? . seguridad industrial y prevención de accidentes? 13. la supervisión. ¿Existe equilibrio con respecto a las funciones encomendadas al personal más importante? 10. ¿Existe un estudio de las actividades de cada empleado? 2. 9. ¿Son efectivas las líneas de autoridad desde el punto de vista del control? 6. 4. ¿Cómo se establecen las políticas de ese departamento? 2. ¿Pueden ser eliminadas algunas funciones? ¿Se pueden transferir a otros departamentos? 8. pensiones. ¿Que políticas existen en cuanto a seguros. ¿Pueden lograrse reducciones en costo o mejoras en el sistema? 17. ¿Existe invasión o duplicidad de funciones? 7. 10. 2. ¿Existe aprobación de personal autorizado para las peticiones de nuevo personal? ¿Tienen que vigilar una escala de salarios? 10.1. 26. ¿Entiende el personal su propia autoridad y responsabilidad? 11. ¿Existe seguridad en el cumplimiento de los reglamentos? 26. ¿Se acatan todas las políticas de selección de personal? 14. 5. 25. 27. ¿Puede variarse la rutina del manejo de formas? 16. ¿Son adecuados los procedimientos para la protección de la planta? IV. sistemas y procedimientos 1. 20. ¿Qué procedimientos requieren estudio y revisión inmediata? 25. Trato al personal 1. ¿Entienden los subordinados la estructura de la empresa? 13. el personal? III. ¿Es adecuada la estructura? 3. ¿Pueden eliminarse algunos registros por medio de mayor integración o bien colaborando más estrechamente con otros departamentos? 22. ¿Se pueden realizar cambios en la organización para mejorar la coordinación de actividades? 9. selección y utilización de candidatos para trabajo? 8. ¿ Que políticas existen con relación a promociones. 19. 16. ¿Satisface al actual sistema las necesidades de la empresa? 15. 12. ¿Están escritas y actualizadas? 3. 17. ¿Existe un organigrama actualizado? (Si no hay. 2. ¿Qué controles existen para lograr su cumplimiento? 7. ¿Qué debe hacerse para mejorar la efectividad de la organización? 12. 8. cafetería. 11. 11. servicio médico. 6.) 2. 5. 13. ¿ Está de acuerdo con los objetivos? 4. Políticas. 21. 3. ¿Las conoce el personal del departamento? 6. 1. 13. 14. 9. ¿Con respecto a Ia revisión del contrato colectivo? ¿En relación con quejas? 12. ¿Se han escrito los procedimientos? 18. 7. ¿Se le ha dado importancia al programa de capacitación? 20. 18. ¿Reflejan las metas y objetivos de la administración? 4. 22. 23. 1. ¿Existe un plan de revisión continua de: la estructura. ¿Se entienden y son positivas? 5. 6. ¿Existen métodos adecuados para análisis y evaluación de puestos? 27. transferencias y término de contrato de trabajo? ¿Existen políticas para contrarrestar el mal ambiente y la insatisfacción? 11. ¿Existe un plan de cooperación o coordinación entre varias funciones? 11. 24. 15. 8. ¿Se ha centralizado la función de entrevistas y selección? 9. ¿Qué políticas existen respecto a obtención. el auditor deberá preparar uno. ¿Cuál es la condición de los registros? 21. ¿Se siguen los procedimientos? 24. ¿Están debidamente definidos los deberes y responsabilidades? 5.

¿Existen esquemas del equipo y de su uso? 2. ¿Existen posibilidades de almacenaje? ¿Para el equipo en uso? ¿Para el equipo inactivo? 9. 19. 1. 10. 8. ¿Se realiza el mismo uso del equipo especial y de oficina? ¿Existe equipo excedente? 7. 4. 14. trabajo de oficina? Si existe. 11. ¿Pueden realizarse mejoras en los métodos usados por el departamento? ¿Existe oportunidad para llevar a cabo un programa de medición en el 19. ¿Existe espacio adecuado para la recepción y entrevistas a los candidatos a empleo? 4. ¿Se emplea adecuadamente al personal? Si no ¿Cómo se le puede hacer para rendir más? 4. 2. ¿Cuál es el porcentaje de rotación? 9. 5. ¿Cuáles son los métodos establecidos para el tratamiento de un candidato a un puesto? 4. ¿Se utilizan especialistas en relaciones humanas? 7. 7. ¿Existe un control presupuestal para los gastos? 16. ¿Qué comentarios especiales existen sobre este departamento? V. ¿Se han considerado la adecuación. 15. ¿Qué recomendaciones se pueden hacer para mejorar el departamento de relaciones humanas? 11. 5. 8. ¿Cuál es el sistema de trabajo de los empleados de relaciones humanas con respecto de la empresa? 8. 4. 6. ¿Se utiliza en la mejor forma el espacio disponible? ¿Qué se podría sugerir? 3. 9. 2. 12. claridad y oportunidad de los informes administrativos? 2. ¿Se realizan comparaciones con períodos anteriores y con objetivos prefijados? 18. ¿Qué medidas se han tomado para asegurar la calidad del personal de la planta? 12. ¿Existe un sistema de sugerencias? ¿Es satisfactorio? 8. ¿Son aplicables estas preguntas a los niveles jerárquicos superiores así como a los supervisores? 10.3. ¿Cómo pueden mejorarse las operaciones mencionadas? 9. 9. ¿Existe control satisfactorio de las faltas. ¿Hay un uso alternado del equipo? 8. ¿Cuáles son las condiciones del equipo? 5. ¿Se considera un tiempo específico para que el candidato sea aceptado? 5. ¿Existe control adecuado para proteger los archivos confidenciales? 11. 6. 3. ¿Hay necesidad de controles estrictos con relación a seguridad? ¿En cuanto al personal? ¿En cuanto a áreas de seguridad? 13. 3. ¿Pueden eliminarse operaciones? ¿Simplificarse? ¿Combinarse? ¿Mejorarse? 14. ¿Existe descripción del equipo y accesorios especiales? 6. enfermedades y retardos? 10. ¿Se les da suficiente capacitación y conocimiento del puesto a los nuevos empleados? 6. 17. 16. ¿Se realizan proyecciones para conocer las tendencias a futuro? 17. ¿Se revisan los expedientes para determinar si deben colocarse en el archivo permanente? ¿Cuál es el período de retención de documentos? 10. ¿Se está trabajando en él? . ¿Se encuentran impedimentos para la marcha normal de la empresa? ¿Qué se ha hecho para eliminarlos? 15. ¿Puede mejorarse el equipo? VI. 18. 7. 10. 13. ¿Existen métodos para satisfacer la demanda de personal? 3. ¿Qué actividades departamentales están abiertas para promoción y puestos ejecutivos? 5. Método y operaciones de control 1. ¿Que actividades existen para el tratamiento de problemas de personal obrero? 6. 3. 4. 1. 11. ¿Cuál es el método para tratar los problemas de trabajo por revisiones de contrato colectivo? 7. Equipo y su disposición 1.

20. 22. ¿Qué puede hacerse para mejorar la calidad del trabajo? 23.20. ¿Qué controles de los costos de oficina deben establecerse o adicionarse? 21. ¿Qué se necesita para incrementar la eficiencia del departamento? 22. ¿Qué bases se pueden adoptar para realizar una reducción de costos? . 21.

¿Conoce su trabajo? 2. Utilidades. Por lo tanto. Consejo de administración. La administración adecuada se caracteriza porque existe claridad en la autoridad y responsabilidad de cada uno de sus miembros. 1. Enseguida se presenta el ejemplo de un cuestionario sobre la evaluación de los ejecutivos. Atención a los accionistas. 6. 9. 2) aumentar el capital contable por medio de reinversión de utilidades. con la capacidad del mercado y las perspectivas del negocio. Estructura formal. Eficiencia en la producción. Los resultados en utilidades deben compararse con los obtenidos por la competencia. el programa a llevar a cabo sería el siguiente: 1.2 MÉTODO DEL INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIÓN El esquema general de la Auditoria varía para los distintos tipos de organizaciones. V. también se debe tomar en cuenta la organización como un todo. y generalmente constituye uno de los problemas más importantes de las empresas. vigilar estrictamente el presupuesto y evitar el abuso del crédito. 5. Las técnicas y manuales de la organización se usan como instrumentos. las cuales generalmente incluyen: 1) evitar riesgos innecesarios de capital. Se debe evaluar la selección y capacitación de vendedores. 10. se utilizan tendencias de tipo estadístico. 10. ¿Tiene capacidad intelectual? . adoptar métodos de depreciación. EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO. 3. su integridad y su dinamismo. mantener un equilibrio entre las necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los accionistas. de acuerdo a éste método. Evaluación de los ejecutivos. Distribución. 6.2. Este grupo de personas que generalmente son ejecutivos y gente distinguida que no trabaja en la empresa. Políticas financieras. 5. en los cuáles interesa conocer principalmente: su habilidad. V. ¿Puede decidir? 3. 3. La administración correcta genera buenas utilidades. 2. En cada tipo de organización se evalúan 10 áreas (ver tablas 1 a 5). es necesario conocer los mejores métodos para incrementar constantemente la eficiencia y tomar en cuenta los problemas laborales y sueldos de los recursos humanos dentro del área de producción. Investigación y Desarrollo. El desempeño general de la empresa depende de las decisiones de su grupo de ejecutivos. 8. 7. La calidad y precio de los productos y servicios que ofrece la empresa es fundamental para lograr la lealtad de los consumidores. Para conocerlas. es indispensable el manejo adecuado del dinero. Esta área representa el motor de las actividades de la empresa y requiere coordinación perfecta con el resto de las áreas de la organización. 4. Se deben establecer políticas financieras a largo plazo. pero no son los únicos factores. Para la toma de decisiones.2. 7. los ejecutivos deben efectuar las comunicaciones necesarias y prevenir las consecuencias de sus instrucciones. las operaciones de apoyo a ventas y políticas de precios. siempre equilibradas para lograr eficiencia. Función económica.2. porque significaría un retroceso debido a la pérdida del poder adquisitivo de la moneda.V. Las utilidades no deben permanecer estáticas a lo largo del tiempo. Para poder obtener utilidades atractivas. 8. Los representantes de los accionistas deben 4. A) HABILIDAD.1 PROGRAMA DE LA AUDITORÍA. 9. analiza los propósitos de la compañía y garantiza la continuidad de las operaciones. 1. Para una organización con fines de lucro. Esta área proporciona nuevas soluciones a los problemas y propone la orientación para el futuro de la empresa. quizás la mejor medida sería preguntarse: ¿qué perderían los individuos y grupos en caso de que la empresa desapareciera? 2. 3) obtener dividendos razonables y 4) mantener informado a los accionistas de los 3 puntos anteriores. Es difícil precisar la importancia relativa de la actividad económica.

11. ¿Ha preparado un sustituto? 11. precisos y ordenados sus informes? 6. 16. índices y procedimientos contables? 13. ¿Tiene dedicación suficiente? 5. ¿Termina sus trabajos oportunamente? 5. 10. 9. ¿Otorga crédito a quien lo merece y con la debida oportunidad? 18. ¿Dedica tiempo suficiente a actividades cívicas? 10. 17. logros y cambios de estructura? 17. etc. 13. ¿Informa a sus ayudantes sobre objetivos. ¿Tolera otras religiones. ¿Trabaja sin perder ritmo? 3. ¿Es competente para interpretar estadísticas. ¿Promueve la participación de sus subordinados? 18. 3. finanzas. ¿Tiene crédito razonable? 11. producción. ¿Acepta críticas constructivas de sus amigos y asociados? 12. ¿Evita trabajo innecesario o de detalles sin importancia? 16. ¿Acepta la autoridad de sus superiores? 3. ¿Ha obtenido subordinados leales? 15.4. ¿Selecciona las tareas en cuanto a su importancia? 7. ¿Ha continuado estudiando? 7. 12. ¿Incluye en sus planes a la compañía? 8. ¿Mantiene contacto con su actividad a través de publicaciones y asociaciones? 13. 5. ¿Ha asumido mas responsabilidades? 10. ¿Se le respeta en la comunidad? 9. ¿Tiene confianza en ellos? 4. ¿Promueve a sus subordinados sin consideraciones de amistad o parentesco? 19. ¿Controla sus emociones? 16. ¿Es observado? 6. ¿Anticipa las necesidades y se acopla a las nuevas condiciones? 10. ¿Dedica tiempo suficiente a la determinación de políticas? 11. 7. 6. 15. ¿Son concisos. ¿Estudia las diferentes alternativas a los problemas? 2. ¿Tiene deseo de triunfar? ¿Realiza nuevas tareas con entusiasmo? 18. ¿Está preparado con datos y cifras suficientes? 15. ¿Tolera otras opiniones? 14. ¿Utiliza servicios de especialistas? B) Integridad. razas y costumbres? 13. . 8. ¿Tiene metas a largo plazo? 14. ¿Delega suficiente autoridad? 14. ¿Es parte integral de la organización? 7. ¿Sabe juzgar las capacidades de sus subordinados? 16. ¿Trabaja suficientemente sin necesidad de supervisión? C) Iniciativa y Dinamismo 1. 1. ¿Está preparado para la posición superior a la propia? 9. ¿Adopta nuevos procedimientos cuando los considera apropiados? 17. ¿Sabe encauzar y manejar sus emociones? 17. ¿Ha existido interés por la competencia de sus subordinados? 5. ¿Se conserva en buena salud? 12. ¿Tiene tacto? 9.? 8. ¿Inicia trabajos? 4. ¿Se interesa por otras actividades del negocio: ventas. 4. ¿Contribuye con pensamientos originales? 2. ¿Ha leído y está informado? ¿Retiene datos e ideas? 12. ¿Son suficientes sus métodos? 6. 18. 14. ¿Adopta decisiones correctas en condiciones de premura? 8. ¿Admite la posibilidad de equivocarse? 15.

determinar metas y objetivos y los métodos para alcanzarlas para el propósito del negocio o del grupo. b) Métodos de determinar políticas y objetivos. El ciclo es una derivación del método científico. g) Auditoria del control de calidad. • • AUDITORÍA INTERNA. verificar. d) Utilización de métodos estadísticos. e) Utilización del estado mayor. Auditoria realizada por el jefe de la unidad (gerente ó jefe de área ó de sucursal). a) Políticas relativas a administración. Existen 4 tipos de auditorias de calidad que se hacen internamente en las organizaciones. Auditoria realizada por el presidente de la empresa 2. g) Relaciones entre planes a largo y corto plazo. La tendencia más moderna en materia de auditoría de calidad es hacer una revisión del control total de calidad estudiando todo el sistema de administración. a) División clara de responsabilidades. a) Plan educativo y su realización práctica. calidad y control de calidad. La revisión y vigilancia de que el sistema de calidad se lleva a cabo es una tarea fundamental para un sistema de calidad. Auditoria realizada por el personal de control de calidad 4. La auditoría de calidad es una revisión que permite que gire el ciclo PDCA. Deming dio a conocer el ciclo de Shewhart ó ciclo PHVA (Planear. b) Toma de conciencia sobre calidad y control. Actuar consiste en corregir o eliminar los problemas encontrados en la fase de verificación y emprender la acción necesaria para que el objetivo o meta lograda se mantenga. f) Utilización de actividades de círculos de control de calidad. d) Actividades de los comités. Políticas y objetivos. c) Cooperación entre las divisiones. en México se tiene el Premio Nacional de Calidad y otros estatales). • • Existen distintas categorías de auditoría de calidad realizadas por personas externas a la organización que se audita. premio Malcolm Baldrige. 3. comprensión del control de calidad. actuar). AUDITORÍA EXTERNA. Educación y su difusión. 2. hacer.3. e) Difusión y penetración de objetivos. b) Delegación apropiada del poder. dando capacitación y realizando el trabajo. . 3. Auditoria mutua de control de calidad V.2 PREMIO DEMING La lista de verificación para el premio Deming (1980) es la siguiente: 1. Algunas de éstas son: Auditoria de calidad del proveedor por el comprador Auditoria de calidad por consultores Auditoria de calidad con el propósito de certificación Auditoria de calidad para obtener algún premio (premio Deming. también conocido como ciclo PDCA. que apoya a la administración en la búsqueda de la mejora continua. El Hacer significa llevar a cabo lo planeado. aplicado a procesos y actualmente se utiliza como una de las herramientas vitales del Control de Calidad Total. V. por sus siglas en Inglés.1 TIPOS DE AUDITORÍA DE CALIDAD.3.3 MÉTODO DE LA AUDITORÍA DEL CONTROL DE CALIDAD TOTAL La auditoría ó diagnóstico de calidad sirve para hacer el seguimiento del proceso de control. c) Corrección y constancia del contenido de los objetivos. la Verificación ayuda a conocer si los resultados concuerdan con lo planeado y por último.V. La organización y su operación. Después. Éstas son: 1. f) Verificación de objetivos y su ejecución. El Planear consiste en establecer planes.

e) Utilización de métodos estadísticos. Garantía de calidad. e) Análisis de calidad. costo. Efectos. a) Selección de problemas y temas importantes. condiciones de servicio. d) Compatibilidad entre predicción de efectos y resultados reales. análisis de procesos. d) Contribución de las actividades de círculos de control de calidad. e) Capacidad de procesos. Normalización a) Sistema de normas. b) Conveniencia del método analítico. d) Análisis estadístico de la información y su utilización. g) Sistema de sugerencias. k) Estado práctico de la garantía de calidad. i) Utilización de métodos estadísticos. 10. g) Control de instalaciones y equipos. 6. b) Desarrollo de calidad (análisis de la función de calidad). 10. servicios. . d) Capacidad para entender los efectos. Control. f) Estado actual del sistema de control. h) Sistema de garantía de calidad y su revisión. seguridad. 9. b) Puntos de control y renglones de control. 8. d) Vinculación con su propia técnica de Ingeniería. g) Sugerencias positivas para mejoramiento. etc. fechas de entrega. c) Medidas de seguridad y de prevención de responsabilidad legal. c) Realizaciones en la fijación. c) Utilización de métodos estadísticos. a) Sistemas de control para la calidad y áreas conexas. j) Evaluación y revisión de calidad. 7.c) Educación sobre conceptos y métodos estadísticos y grado de aplicación. a) Procedimientos para el desarrollo de nuevos productos. g) Utilización de normas. 6. por ejemplo costo y cantidad. e) Estado actual de las actividades de control. 4. a) Medición de los efectos. f) Utilización de los resultados del análisis. 8. d) Contenido de las normas. revisión y retiro de normas. Ensamble y difusión de información y su utilización a) Ensamble de información de fuera. f) Medición e inspección. d) Control y mejoramiento del proceso. f) Actividades de círculos de control de calidad. 5. y aceptación general de los criterios estadísticos. 4. b) Métodos para fijar. e) Educación para subcontratistas y organizaciones de fuera. ambiente. Análisis. confiabilidad y revisión de diseños. c) Utilización de métodos estadísticos como el cuadro de control. utilidades. subcontratistas. f) Acumulación de tecnología. c) Rapidez en diseminación de la información (uso de computadoras). b) Difusión de la información entre las divisiones. b) Efectos visibles tales como: calidad. etc. revisar y retirar normas. compras. 5. c) Efectos invisibles. 9. Planes futuros. 7.

. Exponer el desarrollo de los hallazgos. ¿Hasta que grado concuerda la operación de los factores con las funciones asignadas a éstos? ¿Qué tendencias se registran en el campo de cada factor? ¿Qué evolución ocurre en los campos relacionados? ¿Cuáles elementos del factor ejercen una influencia limitadora? ¿Qué objetivos debieran lograrse en el campo de cada factor? ¿De qué medios se dispone para lograr estos objetivos? ETAPA IV. Etapa II. que a continuación se mencionan. c) Planes de promoción para el futuro. Planear la investigación. Determinar los factores pertinentes al tema y a su operación. Examinar cada factor. Definir el propósito final de la investigación. El método de auditoría que propone el Banco de México consiste en 5 etapas. V. Objeto de la investigación y su operación. Verificarla. Señalar claramente qué hallazgos y diagnósticos están sujetos al juicio de las personas responsables de la ejecución de las operaciones que se investigan. Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones sobre cada uno de los pasos antes de avanzar. Etapa III. Determinar el tiempo disponible para la investigación. Recopilar la información. La decisión es prerrogativa de las personas responsables de la ejecución o dirección. V. Definir la materia objeto de investigación. d) Relaciones con los planes a largo plazo de la empresa.a) Comprensión de las condiciones actuales y precisión. Obtener la autorización necesaria para la orientación y el programa de la investigación.4 MÉTODO DEL ANÁLISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MÉXICO. Asegurarse de que esté completa. diagramas. Planear las fases y el volumen del trabajo.1 PROGRAMA DE LA AUDITORÍA: Etapa I. Determinar los medios de investigación e información y la facilidad para obtenerlos. b) Políticas adoptadas para remediar fallas.4. Averiguar las funciones de cada factor. Analizar el tema. Preparar los documentos necesarios para su presentación y discusión. Determinar la información mínima necesaria. Presentar el diagnóstico. Combinar los hallazgos para diagnosticar el total de las operaciones ¿Cuál parece ser la capacidad óptima de acuerdo con los objetivos de operación? ¿Cuál es la ejecución total real? ¿Cuáles son los factores limitadores? ¿Qué factores deben estudiarse con mayor detalle? ¿Qué objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles? Examinar el total de los hallazgos encontrados en cooperación con otros especialistas ETAPA V. como por ejemplo.

y 3) mantiene ésta última bajo una vigilancia conveniente. Es el conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación de la empresa. más de 500 Km) b. Respecto a la orientación de las actividades de la empresa: ¿Hay una definición satisfactoria de la clase de actividad manufacturera del alcance y objetivo de la actividad? ¿Esto último corresponde al presupuesto y operación real? b. con destreza y conocimientos adecuados? d. ventajas o desventajas en la forma legal de la empresa la clase de fondos usados operaciones actuales organización establecida d. 2) ha instituido y opera una organización coordinada y eficiente. económicas. financiamiento. fuerza de trabajo. política y dirección. sobre sus propias actividades. suministros. de 5 a 10%. su justificación. ¿Qué objetivo está alcanzando aparentemente la empresa: . mercadeo y contabilidad y estadística. • • La orientación y el manejo de la empresa mediante la dirección y vigilancia de sus actividades.2 PUNTOS A EVALUAR Para este método se evalúa: El medio ambiente. en la línea de los productos de la empresa. ¿Considerando el volumen total de ventas. ¿El promedio de ausencia de los trabajadores causada por enfermedad es inferior al 10% del tiempo laborable? 2) ¿Las actividades de la empresa se ven influidas por estímulos legales o por restricciones legales? 3) a. ¿A qué distancias se encuentran los mercados de los principales productos? (menos de 100 Km. hay de acuerdo con situación. Teniendo en cuenta las cinco fuentes esenciales de aprovisionamiento y el transporte de los abastecimientos ¿es la ubicación de la planta más o menos favorable que las tres competidoras? b. tanto de producción nacional como de importaciones. políticas y sociales que atañen a su operación. • • MEDIO AMBIENTE. El cumplimiento óptimo de la función es: La empresa posee la información pertinente acerca del desarrollo y situación de las condiciones físicas. de modo conveniente. CUESTIONARIO SOBRE LA POLÍTICA Y DIRECCIÓN: 1) a. ¿Tiene la planta una fuerza de trabajo suficiente en número. CUESTIONARIO SOBRE EL MEDIO AMBIENTE: 1) a.V. e informa al exterior. de 11 a 25% POLÍTICA Y DIRECCIÓN. Respecto a la estructura financiera y de organización de empresa. ¿Ingresó la empresa en estas actividades por razones de: tradición de los propietarios ventajas en los abastecimientos tradición del lugar ventajas en los mercados de ventas desarrollo tecnológico específico relaciones comerciales o financieras? c. cuál sería el cumplimiento óptimo de la función. entre 100 y 500 km. la participación de ésta en las ventas es de menos de 5%. los medios y los objetivos que persigue.4. actividad productiva. Enseguida se presenta una definición de cada punto.por encima del promedio de servicios a los consumidores Distribución Otras causas . a manera de referencia y ejemplo del cuestionario. El cumplimiento óptimo de la función es: La administración: 1) ha establecido una política equilibrada que involucra el campo de acción. Tomando en cuenta la localización de los principales mercados para la venta ¿está ubicada la planta con relación a ellos más o menos favorablemente que las tres competidoras? c. medios de producción. productos y procesos.

por encima del promedio de ingresos proporcionados en más alto porcentaje A los propietarios. si se comparan con el grado actual de desarrollo técnica. accionistas.en el costo de fabricación en Ingeniería . se han realizado tres mejoras específicas en la calidad. por lo menos una vez al mes.con respecto a derechos y patentes en el control de los procesos 3) a. por alguna causa visible. ¿a cuáles de ellos son superiores los productos de la empresa: en el aspecto de apariencia. ¿Qué esfuerzo se hace para mejorar los productos con relación a: costo de fabricación . Por lo que toca a los productos manufacturados. ¿hay una definición satisfactoria y / o un plan con respecto: a las características de calidad que deben ser alcanzadas al tamaño de lote de producción al empaque y otros medio similares para la presentación? b. Por lo que respecta a los procesos reales empleados en la producción. ¿Durante los últimos tres meses surgió un conflicto entre los directores debido a alguna interferencia en la esfera de actividad Autoridad Responsabilidad? 3)a.de la fabricación . tomando en consideración los cinco productos principales competidores. ¿se ha tratado de determinar cuáles de ellos enfrentarán dentro de los próximos 3 años: un aumento en la demanda disminución en la demanda aumento en la competencia fuera de lo normal 2) a. etcétera durante el último año? b. ¿Por lo que se refiere a los productos principales. ¿Durante los últimos tres meses ha habido más de una queja seria respecto a la calidad o adaptabilidad de los productos principales? d.la apariencia y presentación el diseño . mejorar la supervisión en las operaciones financieras en el almacenamiento operaciones de producción operaciones de venta? b. El cumplimiento óptimo de la función es: Mediante procesos adecuados la empresa: 1) elabora productos que económicamente satisfacen las demandas de los consumidores. etc. ¿Durantes los últimos 3 meses ha sido necesario. Con lo que respecta a los cinco principales productos de la empresa. cuál de sus características al parecer apoya o impide una eficiente operación? La dirección general La gerencia de ventas La gerencia de producción Otras funciones? b. CUESTIONARIO SOBRE LOS PRODUCTOS Y PROCESOS: 1)a. calidad y durabilidad adaptabilidad en el uso del producto características específicas y notables del producto y del empaque? c.la facilidad de su reparación . discutir y coordinar los objetivos en los distintos departamentos? PRODUCTOS Y PROCESOS.A través del volumen de la producción A través de los precios de los productos A través de la calidad de los productos . • • Selección y diseño de los bienes que se han de producir y de los métodos usados en la fabricación de los mismos. ¿Tomando en cuenta la estructura real de la organización de la empresa.de las ventas c. muestran ventajas o desventajas: de tipo tecnológico . una junta del cuerpo directivo con objeto de revisar la ejecución mutua de las tareas. ¿Se efectúa. ¿Cuáles productos no encajan dentro de la línea: . A los empleados y obreros A la comunidad local A las autoridades del fisco? 2) a. y 2) emplea servicios de investigación tecnológica para mejorar sus productos y procesos.

.simplificación del proceso? e.las acciones ó partes de capital . El cumplimiento óptimo de la función es: Con una política cuidadosa de inversiones y de reposición que toma en cuenta los servicios externos disponibles.los créditos a largo y corto plazos b. ¿Hay en la empresa un procedimiento práctico para aprovechar la literatura e información técnica actuales? • • FINANCIAMIENTO. maquinaria y otros bienes de producción en cantidad suficiente y calidad adecuada para una elaboración eficiente de sus productos. El cumplimiento óptimo de la función es: La empresa. ¿Estima la dirección que la situación actual del empleo de los fondos es.el servicio y el mantenimiento d. ¿Cómo se hace para mejorar la utilización de los subproductos de desperdicios y desechos? f. El manejo de aspectos monetarios y crediticios.situación de los materiales estandarización del producto . al tratar con: ventajas ó desventajas los accionistas los tenedores de obligaciones los bancos los acreedores 3) a. 1) está adecuadamente provista de recursos monetarios en condiciones y a costos óptimos y 2) hace una prudente utilización de los mismos en sus actividades. ¿Qué medidas se emplean para disminuir los costos de: simplificación del diseño . ¿Qué clase de informes emplea la dirección con objeto de controlar: la distribución de los fondos la efectividad en la utilización de los fondos c. Los términos y costos reales de los fondos empleados. ¿Respecto a las fuentes de los fondos empleados. ¿Hay una política consciente en el empleo de fondos específicos para las operaciones de la empresa como un todo para determinados tipos de operación? 2) a. ¿Qué clase de información emplea la dirección como base para sus presupuestos financieros? • • MEDIOS DE PRODUCCIÓN. al ser comparados con las condiciones actuales. herramienta e instalaciones de servicio. Los inmuebles... equipos. muestran resultados con respecto a: superiores al iguales al inferiores al promedio promedio promedio . terrenos. mediante una política consciente con respecto a sus necesidades monetarias y a las fuentes financieras accesibles. la empresa está dotada de los servicios internos necesarios. CUESTIONARIO SOBRE EL FINANCIAMIENTO: 1) a. con respecto a: satisfactoria ó no satisfactoria la inversión fija la inversión de materiales de productos en proceso otras operaciones de producción las operaciones de venta las existencias acumuladas para la venta los créditos concedidos a los clientes otros fondos para ventas la liquidez de los fondos? 4) a.la durabilidad .. edificios. se halla una notable. . maquinaria.estandarización de las partes fabricación .

implican más de un 10% de la superficie usada para la fabricación? g. una fuerza de trabajo adecuada para la óptima utilización de los bienes de producción. son los medios en operación que se enumeran: satisfactorios ó necesitan mejorarse para transporte interno para comunicación interna para producción de energía para abastecimiento de agua otros? 4) a. Se refiere al personal ocupado por la empresa.. ¿Hay una política establecida para adiestrar a los trabajadores y lograr así una mejor ejecución en los puestos de la empresa: en el nivel de los obreros - . ¿Muestra una tendencia descendente el porcentaje que representan las horas de trabajo perdidas por ausencia de los trabajadores con respecto al total de horas trabajadas? c. hay reglas establecidas con respecto a: la contratación de personal nuevo la terminación del empleo mejoras de sueldos o salario mejoras de rango o posición 2) a. la empresa ha organizado y mantiene en operación dentro de una estructura equilibrada. ¿Por lo que toca a los servicios internos de producción.CUESTIONARIO SOBRE LOS MEDIOS DE PRODUCCIÓN: 1) a. CUESTIONARIO SOBRE LA FUERZA DE TRABAJO: 1) a. ¿Considerando el valor de reposición de la maquinaria y equipo. muestra una tendencia ascendente la relación: maquinaria con antigüedad superior a 15 años maquinaria con antigüedad inferior a 15 años e. ¿Por lo que toca a la mano de obra. ¿Existe algún diagrama al día que pueda mostrar el flujo de operaciones en la fabricación de los 5 principales productos? b. con objeto de aumentar la fluidez de las operaciones. ¿Muestra una tendencia decreciente el porcentaje de los trabajadores que renuncian en forma voluntaria a su empleo dentro de la empresa? b. satisfaciéndose así los objetivos de la empresa en un ambiente de mutua cooperación. ¿Qué pasos en maquinaria y equipo pudieron haber sido eliminados durantes los últimos doce meses? c. ¿Más del 50% de la maquinaria y equipo ha estado en operación durante más de 15 años? d. ¿Respecto a la inversión en medios de producción y a la reposición: Hay reglas establecidas Se usan en la planeación y formulación de presupuestos? 2) a. etc. ¿Muestra una tendencia creciente la relación: superficie total para la fabricación superficie total para la administración f. ¿Cuáles han sido las tres principales mejoras efectuadas en el manejo de los materiales durante los últimos doce meses? • • FUERZA DE TRABAJO. ¿Cuáles son los tres principales problemas de la empresa que están estrechamente relacionados con: el transporte externo las comunicaciones externas el abastecimiento de energía los servicios de la comunidad? 3) a. El cumplimiento óptimo de la función es: Teniendo una política consciente en sus relaciones con el personal. ¿Los planes actuales para un reacondicionamiento de los departamentos. ¿Más de un 30% de los materiales en proceso se levanta a mano para la siguiente operación? h.

en el nivel de superiores ó jefaturas en el nivel de los directores d. conservando inventarios a un nivel económico. CUESTIONARIO SOBRE LOS SUMINISTROS: 1) a.menos de 20 b. ó comprando precios? b. ¿Actúa la empresa de acuerdo con normas de compra establecidas con respecto: al mínimo de existencias a la selección de los proveedores a las cantidades que deben solicitarse a la vigilancia de la cantidad y calidad de los abastecimientos al pago de facturas? 2) a. ¿Se hace algún esfuerzo organizado para estudiar y utilizar la información que aparece en publicaciones con respecto a: nuevas fuentes de abastecimiento la sustitución de los materiales por otros diferentes a los que normalmente utilizan? • • ACTIVIDAD PRODUCTIVA. ¿Los encargados de compras han visitado las plantas de los cinco principales proveedores? 4) a. calidad. que surgen durante el proceso de transformación de estos materiales? 4) 4) a. ¿Hay una política establecida para fomentar la prestación de servicios al trabajador? 3) a. ¿Cuál es el promedio de los trabajadores supervisados por un jefe o supervisor de área: . aprovechando ventajosamente los servicios de la investigación tecnológica. ¿Los principales proveedores de la empresa muestran una disposición satisfactoria para atender las quejas que surgen inmediatamente después de la llegada de los materiales a la planta. ¿Durante los últimos 3 meses ha surgido algún conflicto ó ha aumentado notablemente la tensión entre los trabajadores y los superiores: los trabajadores y la dirección los supervisores y los directores superiores el sindicato y la dirección? • • SUMINISTROS. Transformación de los materiales en productos que pueden comercializarse. El cumplimiento óptimo de la función es: Con una política de compras consciente y con el empleo de métodos apropiados: 1) la empresa provee a sus departamentos de producción de materiales y otros abastecimientos adecuados en cantidad. y 2) utiliza la investigación para mejorar las condiciones de los abastecimientos. ¿Hay una persona o comité responsable de las medidas que deban tomarse para prevenir accidentes? e. pero que escasearán dentro de los próximos seis meses ó cuyo precio aumentará dentro de los tres meses próximos? 3) a. costo y tiempo. ¿Se hacen esfuerzos o estudios para mejorar los métodos de producción? . Materias primas. ¿La relación: mano de obra directa muestra una tendencia ascendente? mano de obra indirecta 4) a. ¿Cuáles son los tres grupos principales de materias primas y materiales auxiliares de fácil adquisición en la actualidad. ¿Excedió el volumen de las compras efectuadas durantes los últimos 3 meses al volumen de los materiales en existencia? b. materiales auxiliares y servicios. la empresa ha organizado y mantiene en operación sus departamentos de producción en condiciones de óptima eficiencia. ¿Más del 50% de los abastecimientos se ordenan basándose en las ofertas de varios competidores. CUESTIONARIO SOBRE LA ACTIVIDAD PRODUCTORA: 1) a.más de 20 . El cumplimiento óptimo de la función es: Usando los métodos de transformación apropiados.

2) a. ¿Hay cifras o alguna estimación sobre los costos de mantenimiento y conservación con los costos de operaciones de conversión directa? f. ¿La relación producto muestra tendencia ascendente o descendente 100 KWH d.a la fijación de precios . 80. y hace uso de la investigación de mercados con objeto de mejorar sus actividades de promoción. ¿Se dispone de estimación sobre el costo del manejo de los materiales. la cantidad normal de los materiales a emplear para su transformación en una unidad de producto dado. El cumplimiento óptimo de la función es: Con una política consciente de promoción de ventas y aprovechando las oportunidades y condiciones que presenta el mercado. por lo que se refiere: . plazos y condiciones adecuados a las necesidades de la negociación. ¿La relación producto presenta una franca tendencia a aumentar? horas. precios. La relación valor del producto muestra tendencia ascendente ó descendente? Pago total en sueldos y salarios 4) a. ¿Por lo que se refiere a las horas extras de trabajo muestran tendencia a aumentar? ¿Están distribuidas en todos los departamentos de producción? h.hombre directas trabajadas e. ventas y distribución existen en la empresa. ¿Qué reglas establecidas sobre mercadeo. ¿La relación producto muestra la misma tendencia que la anterior? total de horas-hombre trabajadas f.¿ La relación producto muestra una tendencia a aumentar? 100 m2 de piso de fábrica c. y que muestran el efecto de las medidas tomadas para lograr una mejoría? b.a los descuentos . Orientación y manejo de la venta y de la distribución de los productos. ¿La relación salarios directos es estática o muestra tendencia? gastos generales de producción g.al tipo de clientes . 70 menos de 70%? b. ¿Qué clase de diagramas se emplean para establecer los calendarios de ejecución de las órdenes? 3) a. la empresa realiza operaciones de venta en cantidades. son los resultados alcanzados: satisfactorios ó no satisfactorios por lo que respecta a la supervisión de la producción desde el punto de vista cuantitativo por lo que respecta a la supervisión desde el punto de vista cualitativo c. ¿Existe una relación sobre la disposición del proceso el tiempo normal para cada uno de los elementos operativos. ¿A qué grado de la capacidad media de la planta se está operando en la actualidad 90. ¿Hay trabajos de investigación encomendados a instituciones ajenas a la empresa? • • MERCADEO. ¿De qué medios de información técnica se dispone? para los supervisores para los jefes de departamento para la dirección? c. CUESTIONARIO SOBRE EL MERCADEO: 1) a. las tres operaciones que presentan mayores dificultades desde el punto de vista de una producción defectuosa. ¿Considerando la supervisión de las operaciones.a los plazos de entrega . las normas de calidad a satisfacer en cada etapa individual del proceso de transformación. ¿Qué clase de información técnica se emplea para mantenerse al ritmo del desarrollo tecnológico? b. ¿Cuáles causas de desperdicios y rechazos fueron eliminadas durante los últimos seis meses? d. comparado con el costo de operaciones de conversión directa? e.

¿Se emplea alguna clase de previsión de ventas? b. ¿Muestra el estado contable mensual el volumen de las existencias de productos terminados y aún no vendidos? .. ¿Cuáles son los precios de los 3 principales productos? c. ¿Cuáles son las 3 principales posibilidades de mejorar las ventas: con respecto al volumen físico de los artículos vendidos con respecto al valor monetario de los artículos vendidos? b. ¿En caso de que un miembro de su cuerpo de vendedores deje la empresa para ir a trabajar con algún competidor. CUESTIONARIO SOBRE LA CONTABILIDAD Y ESTADÍSTICA: 1) a. ¿Hubo alguna posibilidad de disminuir los precios de venta sin presión apremiante de la situación competidora? e. Los informes mensuales están disponibles: hasta el día 10 del mes siguiente hasta el día 20 del mes siguiente hasta el fin del mes siguiente b. ¿Se compila y discute mensualmente un informe que muestre: las ventas desglosadas por áreas de venta y por productos. produciendo informes contables y estadísticos en lapsos y forma convenientes. ¿Cuáles son las principales ventajas o desventajas de las operaciones corrientes de venta de la empresa comparadas con las operaciones de los competidores principales. ¿Hay un aumento ó disminución en el promedio anual de pedidos por cliente en el monto medio por pedido recibido? c. Durante los últimos tres meses mostraron los precios de venta una tendencia ascendente o descendente? d. La estructura de la organización contable es aparentemente: satisfactoria no satisfactoria respecto a los requisitos que debe llenar el personal respecto al número de personal respecto a los métodos contables usados respecto a los medios físicos empleados 2) a.a las condiciones de crédito? 2) a. d. ¿Son los precios reales de venta ligeramente más altos o bajos que los precios de los principales competidores en la misma área? f. ¿Se ha hecho algún análisis de la capacidad total de compra de los clientes regulares? 3) a. 4) 4) a. ¿Se ayuda al cuerpo de vendedores en la previsión de las ventas? c. El volumen de cuentas por cobrar comparado con los plazos fijados en los pedidos. ¿El número de los clientes es estático o va en aumento? b. el registro de las operaciones financieras y la contabilidad de costos. • • Registro e información de las transacciones y operaciones. y 2) asimismo proporciona los medios y facilidades para la auditoría de sus operaciones. el volumen de ventas pendientes de envío. El cumplimiento óptimo de la función es: La empresa: 1) tiene una organización eficiente para la elaboración de presupuestos. ¿Proporciona el estado contable mensual la información respecto a los productos y sus rendimientos? c. se dispone de un registro de los clientes a los que él regularmente atendía? g. ¿Se realizan esfuerzos organizados para mejorar el conocimiento: de la capacidad y tendencias del mercado de la situación y tendencias de la competencia de los esfuerzos de propaganda y promoción de ventas que realizan los cinco principales competidores? CONTABILIDAD Y ESTADÍSTICA.

Objetivos de servicio: la satisfacción de los consumidores ó usuarios hace necesario ofrecer productos ó servicios en condiciones apropiadas. estatal y municipal ó local). ¿Han tenido problemas con los bienes o servicios? ¿Por qué? 2. ¿Han tenido problemas con el personal de servicio.5 MÉTODO DE JOSÉ ANTONIO FERNÁNDEZ ARENA Lo que se presenta a continuación es una síntesis del método de José Antonio Fernández que propone en su libro “La auditoría administrativa” 2ª. es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales.5. después procede la aplicación de cuestionarios a los jefes de departamento. ¿Todos los embarques son facturados dentro de los siete días siguientes a su entrega? 3) a. busca también conocer hasta que punto se realiza el proceso administrativo en las diversas áreas y niveles jerárquicos de la organización. supervisores o administradores de la empresa? ¿Porqué? 3. El objetivo económico de la institución busca el fortalecimiento económico con la reinversión. CALIFICACIÓN 1. La administración. 2. Editorial Diana. personales y sociales) y la sociedad (acciones de respeto a la comunicad en calidad de buen vecino a través de relaciones públicas). El esquema general del cuestionario para éste método y algunos ejemplos de preguntas son los siguientes: CUESTIONARIO PARA CLIENTES. por medio de una estructura formal y a través del esfuerzo humano. ¿Se ha hecho algún intento satisfactorio para analizar las cifras de los costos con respecto a los gastos fijos y variables? f. los capitales invertidos deben garantizar el equilibrio de las instituciones y promover la creación de riqueza. El primer paso de una auditoría es hacer un plan y programa de acción. ¿Qué parte dentro de la estructura de la organización es responsable de la ejecución de la auditoría? V. De esta definición parten los cuestionarios que propone Fernández Arena para una auditoría administrativa. Objetivo social: cubre tres aspectos: el gobierno (federal. La auditoría administrativa abarca a toda la empresa y busca el conocimiento integral de su desempeño. Los acreedores permiten la consolidación de los activos y demandan su devolución con el rendimiento pactado. Le interesa conocer la adecuación de sus recursos ahora y en el futuro. los colaboradores (vela por sus intereses económicos. En cuanto a los inversionistas. Edición. NIVEL FEDERAL Cumplimiento a nivel federal CALIFICACIÓN Constitución Sociedades . México. Objetivos económicos.1 EJEMPLO DE CUESTIONARIOS. Los objetivos institucionales que se persiguen son: 1. deben permitir referencias cruzadas para comprobar la validez de las respuestas. debe consultarse dicho libro. ¿El estado contable mensual revela el costo real de fabricación por departamento de producción por productos manufacturados? e. aunque también es indispensable conocer las opiniones de los directores generales de la empresa. ¿Los productos o servicios cumplen con sus normas de calidad? ¿Porqué? CUESTIONARIO PARA CUMPLIMIENTO CON LAS AUTORIDADES. 3. V.d. 1992. Las preguntas de dichos cuestionarios. Para conocer más ampliamente éste método.

¿Cree conveniente formar parte de grupos integrados por compañeros de la empresa que realicen actividades. ¿Consideran ustedes que son clientes de confianza? ¿Porqué? 4. muy mala) 2. ¿Se evita la contaminación ambiental? ¿del agua? 3. ¿Se conocen los recursos económicos necesarios? 5. ¿Se siente satisfecho de su puesto? ¿Porqué? 3. ¿Existe un plan de revisión de utilidades? CUESTIONARIO PARA LOS ACREEDORES CALIFICACIÓN 1. ¿Ha liquidado oportunamente sus obligaciones financieras? 3. ¿Se cumplen las ordenaciones de asentamiento? 2. ¿Opinan favorablemente del futuro de esta empresa? CUESTIONARIO PARA LOS INVERSIONISTAS CALIFICACIÓN . ¿En función de su trabajo. ¿Se estima mayor participación en el mercado? 4. ¿Considera que puede lograr promociones en su trabajo? ¿Porqué? 10. mala. ¿Se siente parte de un grupo de trabajo? ¿Porqué? 6. ¿Tiene buena opinión de su empresa? ¿Porqué? 2. ¿Tiene sugerencias para mejorar su trabajo o a la empresa? ¿Cuáles? CUESTIONARIO PARA EL CUMPLIMIENTO CON LA COMUNIDAD CALIFICACIÓN 1. ¿Hay un programa de relaciones públicas para obras comunitarias. regular. buena. muy buna. situaciones críticas o catastróficas? CUESTIONARIO PARA EL FORTALECIMIENTO ECONÓMICO DE LA INSTITUCIÓN CALIFICACIÓN 1. deportivas. ¿Existe un plan estratégico de crecimiento? 2.Fiscal Laboral NIVEL ESTATAL Constitución Código NIVEL MUNICIPAL Reglamentos CUMPLIMIENTO CON ORGANIZACIONES PARAESTATALES IMSS INFONAVIT CUESTIONARIO PARA ACTITUDES DE LOS COLABORADORES CALIFICACIÓN 1. ¿Existe buen ambiente de trabajo? ¿Porqué? 7. ¿Se han estimado los potenciales del mercado? 3. ¿Participa en las decisiones de su departamento? ¿Porqué? 5. culturales o sociales? ¿Porqué? 8. ¿Qué concepto tiene de la empresa? (excelente. ¿Siente suficiente seguridad en su futuro en la empresa? ¿Porqué? 9. le pagan lo justo? ¿Porqué? 4.

¿Se reúnen con periodicidad y asistencia adecuada? 4. ¿Se informa sobre los motivos que han originado las desviaciones? 4. ¿Se encarga el director o gerente general de los planes a largo plazo? 7. ¿Hay una actualización adecuada de planes? Comprobarlo. amplitud del trabajo y sus informes. ¿Se mantiene informado de problemas externos a la empresa? GERENCIA GENERAL 11. ¿Se analizan las sugerencias de los auditores externos? Obtener apuntes de las juntas y las resoluciones adoptadas. ¿Es suficiente el número de consejeros? 2. ¿Asiste a la junta de consejo? Comprobarlo. ¿Busca asesoramiento de personal especializado en la etapa de formulación de planes y programas? 8. 3. método y procedimientos. 7. ¿Es adecuada la selección del ejecutivo que lo ocupa? 13. 6. así como los informes presentados. . ¿Se evalúan los resultados considerando las predicciones y se concentran en forma precisa las cantidades de desviación? Obtener informes. ¿Participan en las juntas? 5. ¿Se corrigen las desviaciones de inmediato? Comprobarlo. 2. ¿Recibe suficiente información? NIVELES JERÁRQUICOS CUESTIONARIO DE DIRECCIÓN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN CALIFICACIÓN 1. 2. 5. ¿Es responsable de revisar la formulación de políticas departamentales? 18. ¿Tiene incentivos económicos adecuados al puesto? 14. ¿Revisan el cumplimiento de los objetivos de la empresa? DIRECCIÓN GENERAL 6. 5. CUESTIONARIO DE PLANEACIÓN Y CONTROL CALIFICACIÓN 1. ¿Actúa en el aspecto de relaciones públicas? 10. ¿Delega el ejecutivo suficiente autoridad? 16. ¿Tiene información adecuada de los problemas internos de la empresa? 17. ¿Se preocupa el ejecutivo de este puesto por desarrollarse y automejorarse? CUESTIONARIO DE VIGILANCIA Ó SUPERVISIÓN CALIFICACIÓN 1. ¿Se investigan as desviaciones repetitivas? Precisar el procedimiento que sigue. ¿Son idóneos? 3. ¿Se analizan las modificaciones de planes en cuando a las desviaciones? Precisar el procedimiento que sigue. ¿Existe un cuerpo de auditoría interna? Obtener programa de trabajo. ¿Han sido adecuados los dividendos pagados? 3. 4.1. ¿Se realizan reuniones interdepartamentales para la revisión de planes? Obtener copias de las minutas de las reuniones. 3. ¿Se contratan auditores externos? Conocer la contratación. ¿Conoce las desviaciones y correcciones al cumplimiento de las políticas? 9. ¿Es clara la descripción del puesto y sus actividades? 12. ¿Son suficientes los incentivos no económicos? 15. ¿Se le proporciona información administrativa eficiente? Comprobarlo. ¿Considera una buena inversión las acciones de esta empresa? ¿Porqué? 2.

¿Se procura mejorar las rutinas para evitar que los sistemas se vuelvan obsoletos? 21. ¿Se usan máquinas electrónicas o de cálculo exacto en el caso de programas detallados. ¿Se pretende motivar a los subordinados? 38. ¿Tiene suficiente autoridad el jefe departamental para decidir? 26. ¿Se pretende exactitud en los resultados? 19. ¿Se logra la satisfacción de las necesidades humanas de todos los que colaboran en la empresa? 39. ¿Ha surgido la especialización? 16. lógicos y exactos? 20. ¿Se utilizan técnicas matemáticas? 29. ¿Se analiza en forma objetiva las posibles alternativas? 28. ¿Existe relación entre los planes a corto plazo y los que abarcan períodos a largo plazo? 4. ¿Busca la motivación personal necesaria el jefe departamental? 37. ¿En la formulación de planes y programas departamentales intervienen los colaboradores? 2. ¿Busca el jefe departamental la comunicación con sus subordinados? . buen criterio o simple corazonada? 31.8. asigna además las responsabilidades inherentes? 14. se formula un boceto? 9. ¿Hay algún cuerpo consultivo. ¿Las decisiones adoptadas con base en los planes y programas. ¿Hay alguien encargado de la formulación y coordinación de planes y programas? 5. y sus posibles soluciones actuales. ¿Existen comités para analizar las innovaciones que pueden adaptarse en los planes y programas? 24. ¿Tienen los colaboradores la posibilidad de innovar? 23. ¿Se comunican los nuevos planes? Obtener las comunicaciones. ¿Existe tratamiento efectivo de las frustraciones? 40. o en calidad de comité que analice el boceto? 10. encajan dentro de los planes generales? 33. ¿Se realizan reuniones interdepartamentales para la modificación de los planes? Obtener las minutas de las reuniones. Una vez analizado el problema y los antecedentes del pasado. ¿Existe algún centro de información donde se concentren las soluciones del pasado? 8. ¿Se considera la tendencia de las rutinas? 18. 9. ¿Se precisan los límites para la formulación de planes y programas? 3. ¿Se considera la motivación para lograr implementar una decisión? 36. ¿Existe la posibilidad de mejorar los planes y programas en forma sistemática? 22. ¿Se tiene un proceso lógico para decidir entre los planes y programas alternativos? 27. ¿Se incluye en el plan o programa los aspectos de calidad? 11 ¿Se mencionan los aspectos de tiempo y costo? 12. ¿Existe precisión de lo que es repetitivo y se establecen rutinas? 17. ¿El ejecutivo que aprueba los planes y programas. ¿Se consideran y analizan las soluciones usadas en el pasado para la solución de problemas similares? 7. ¿Se realizan estudios completos en cada alternativa? 30. ¿Se tocan los aspectos de volumen e intensidad? 13. ¿Existe división del trabajo? 15. ¿Son definidos con la precisión necesaria los problemas que requieren la formulación de planes y programas? 6. ¿Se considera claramente el propósito del tiempo que se le concede a la innovación? IMPLEMENTACIÓN 25. ¿Existe posibilidad de que en ciertas circunstancias se consideren decisiones con base a la intuición. ¿Se delimita claramente la responsabilidad por cada decisión? 35. FUNCIONES BÁSICAS CUESTIONARIO DE PRODUCCIÓN Y SERVICIOS PLANEACIÓN CALIFIACIÓN 1. ¿Quiénes deciden tienen la suficiente autoridad para mantener sus consideraciones? 34. ¿Tiene suficiente preparación académica y practica el jefe departamental? 32.

¿Se respetaron los períodos y condiciones de instalaciones? 80. ¿Se centraliza la información? 47. ¿Se evalúan los costos? 53. ¿Hay suficiente difusión general de la información que afecta a distintos integrantes de la empresa? CONTROL 48. ¿Los procesos de fabricación u operación están definidos? 84. 74. ¿Se conoce la actitud del personal en cuanto a los incentivos monetarios? 66. ¿Es adecuada la comunicación de las órdenes e instrucciones que se imparten? 42. ¿Se acatan en el tiempo previsto las correcciones necesarias? 57. ¿Se toman en cuenta los aspectos del tiempo? 52.41. ¿Se han distribuido y delimitado adecuadamente las actividades? 60. ¿El equipo auxiliar es adecuado y se utiliza correctamente? PERSONAL 83. ¿Son estrictas las comunicaciones? 44. ¿Realiza una presentación departamental de los nuevos empleados? 63. ¿Es adecuado el mantenimiento preventivo del equipo? INSTALACIONES 73. ¿Se comparan los resultados con los planes? 50. sugerencias y evaluaciones? 43. ¿Se han cuidado los aspectos de seguridad e higiene? 77. Calcular las distancias a las fuentes de materiales y a los centros de consumo. ¿Se dispone del equipo con poco uso o de características desventajosas en su operación? 72. ¿Se informa a los niveles superiores sobre las desviaciones importantes? 56. ¿Existe un organigrama que indique los puestos que requiere la empresa? 59. ¿Sirve como base de promoción un sistema de calificación de méritos? 67. ¿Se evalúan los aspectos de calidad? 51. ¿Se determinan los recursos materiales necesarios para cada actividad? 69. ¿El equipo principal fue suficientemente evaluado antes de su adquisición? 79. ¿Se cuenta con un plan y programa de capacitación para nuevos puestos? ¿Hay rotación de puestos? RECURSOS MATERIALES 68. ¿Se consideran las alternativas en la adquisición de equipo? 70. ¿Se cuenta con una buena comunicación de quejas. ¿Existe funcionalidad para la operación? 76. ¿Existe protección para el equipo? 71. ¿Existe un período de entrenamiento para ambientarse al trabajo? 64. ¿Cuida el jefe departamental la selección final de sus subordinados? 62. ¿Se utiliza lenguaje claro y concreto? 45. ¿Se realizan las correcciones necesarias cuando las desviaciones lo ameritan? 55. ¿El espacio disponible está adecuadamente distribuido? 75. 82. ¿Se cuenta con un lugar apropiado para la transformación de los artículos o la prestación de servicios? Obtener un plano detallado del lugar. ¿Se informa correctamente el material rutinario? 46. ¿Cada persona realiza el control de los planes y programas bajo su responsabilidad? 49. ¿Hay algún plan de crecimiento debidamente integrado? EQUIPOS 78. ¿Existen manuales operativos? 85. ¿Hay mantenimiento preventivo? Obtener el plan. ¿Se conocen y utilizan los manuales operativos del equipo? 81. ¿Existe facilidad para iniciar planes y programas? RECURSOS HUMANOS 58. ¿Existe protección suficiente a la integridad física del colaborador? 65. ¿Se estudia el monto de volumen o intensidad? 54. ¿Se utilizan los manuales operativos? .

¿Se realizan investigaciones para obtener más productos o servicios. ¿Hay buena integración de grupos o equipos? 92. ¿Se ha precisado el volumen o intensidad? 95. así como la calidad? MODELOS 96. ¿Es adecuada la designación del personal a la operación? 91. CONTROL Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de control. en cuanto a ser de consumo industrial (intermedio). ¿Existe armonía en el trabajo de grupos ó equipos? ESTÁNDARES 93. ¿Se utilizan modelos matemáticos de simulación? 97. RECURSOS MATERIALES Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos materiales. RECURSOS HUMANOS Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de Recursos Humanos. ¿Los consumos de materiales para lograr la transformación o servicio están acordes con lo planeado? 100. IMPLEMENTACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de implementación. ¿Se mantienen los modelos productivos de acuerdo con las capacidades existentes? Obtener los resultados de producción y analizar las causas de exceso de capacidad. 101. ¿La colocación del equipo es óptima y funcional? 88. o final? Obtener la información. ¿Se utilizan fórmulas matemáticas para la programación de la producción? TRANSFORMACIÓN 98. ¿Se ha precisado el tiempo y el costo. ¿Se ha definido adecuadamente el mercado servido. ¿Existen estudios de tiempos y movimientos? 89. NECESIDADES ¿Se han definido las necesidades de los consumidores en las actividades objeto de la empresa? Obtener la descripción. ¿Hay estudios de ubicación del equipo principal y auxiliar? 87. 99.86. ¿Se han precisado los estándares? 94. ¿Se utilizan órdenes de trabajo o instrucciones para efectuar la transformación de bienes o ejecución de servicios? Obtener las órdenes o instrucciones. . ¿Es razonable el monto de los desperdicios? Obtener los datos y estudiarlos. mejorar las instalaciones y equipo existente y mejorar los procedimientos del proceso productivo? CUESTIONARIO DE MERCADOTECNIA PLANEACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de planeación. 102. verificar su utilización y resultados que se obtengan. ¿Se aplican los estudios? 90. ¿Se realizan investigaciones para mejorar los productos o servicios existentes? 103. TIPO DE MERCADO ¿Existe suficiente mercado de consumo del producto o servicio? Analizar el mercado potencial.

¿Se han utilizado en forma adecuada recursos disponibles para la publicidad? ¿Existe alguna medición de los resultados? Dentro de las evaluaciones que puede haber del efectivo de la publicidad. Analizar la división y características de la marca. ¿Existe adecuación entre la publicidad usada y la de mensaje que demanda el producto? Evaluar la publicidad usada. Revisar si la empresa los acata. . ¿Se lleva a cabo alguna promoción entre los intermediarios o canales de distribución? Estudiar el esfuerzo que se utiliza. SATISFACTORES ¿Se tiene conciencia de la importancia del satisfactor que se ofrece? Analizar las operaciones y estudios al respecto. Revisar casos específicos. ¿De ser necesario se llevan a cabo las cobranzas por los medios legales existentes? SERVICIO Y GARANTÍA ¿Se ofrecen garantías suficientes de la pureza del producto o del buen servicio? Evaluar las garantías ofrecidas. ¿Existe un registro legal de la empresa? Obtener la copia del registro.¿En caso de ser un producto o servicio con mercado industrial se cubre en forma adecuada? Delimitar la participación de la empresa en el mercado potencial. ¿SE considera también un empaque atractivo y protector? Considerar las propiedades del producto y las que ofrece la empresa. ¿Se ha prestado el apoyo necesario a los canales de distribución? Analizar los esfuerzos realizados. ¿Se cumplen las garantías ofrecidas? Estudiar casos específicos. ¿Se conocen los precios de la competencia? Obtener los datos. PRESENTACIÓN Y EMPAQUE ¿Se utiliza una presentación atractiva y protectora del producto? Considerar las propiedades del producto y las que ofrece la empresa. ¿Es adecuado el medio de publicidad utilizado? Estudiar los medios utilizados. ¿Se lleva a cabo una promoción? Estudiar el esfuerzo realizado. ¿Se lleva a cabo una cuidadosa vigilancia del crédito en cuanto a su recuperación? Analizar los procedimientos. en cuanto a sus costos financieros y posibles resultados. ¿Ha sido correcta la selección de los canales de distribución? Evaluar los resultados obtenidos. ¿Se realizan descuentos por pronto pago? Revisar los procedimientos utilizados. MARCAS ¿Existe una identificación de la marca o símbolo distintivo de la empresa. ¿Se conocen y respetan los controles gubernamentales realizados por los precios de los productos ofrecidos? Estudiar los controles existentes. ¿Se ofrecen rebajas por compra de volumen? Revisar los procedimientos utilizados. ¿Se ha desarrollado un control suficiente de la actuación de los canales de distribución? Obtener los datos. CANALES DE DISTRIBUCIÓN ¿Existe una adecuación de los canales de distribución utilizados? Analizar los canales utilizados. ¿Es adecuado el otorgamiento de créditos a clientes? Revisar los procedimientos. PRECIOS Y CONDICIONES ¿Es adecuado el cálculo de precio por el producto o servicios obtenidos? Revisar los cálculos realizados. ¿En caso de ser necesario se tienen instalados los servicios ofrecidos por la empresa? Estudiar el sistema de servicios. PUBLICIDAD ¿Se procura realizar el mensaje publicitario que dé a conocer el producto o servicios producidos por la compra? Obtener información de la publicidad realizada.

EXAMEN Y ENCUESTA . RECURSOS MATERIALES Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos materiales. REQUISITOS DE INGRESO ¿Se han determinado los requisitos de ingreso a la empresa? Analizar los requisitos. PRIMERA ENTREVISTA ¿Se entrevista cuando menos a dos prospectos en cada vacante? Comprobarlo. VALUACIÓN DE PUESTOS ¿Existe valuación de los puestos? Obtener valuaciones y estudiarlas. FUENTES DE OBTENCIÓN ¿Se recurre a las fuentes correctas para obtención de candidatos? Comprobarlo. IMPLEMENTACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de implementación. ANÁLISIS DE PUESTOS ¿Se realiza el análisis de los puestos? Comprobarlo. CONTROL Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de control.MERCADOS DE PRUEBA Y MODELOS MATEMÁTICOS ¿Se hacen pruebas o usan modelos matemáticos antes de introducir un nuevo producto? CONSUMIDORES ¿Se considera que existen suficientes satisfacciones por parte de los consumidores? Obtener opiniones de los consumidores para poder evaluar las situaciones. ¿Se han determinado las pruebas a aplicar? Obtener el material usado y revisarlo. Comprobar las pruebas realizadas y sus resultados en la eficiencia del trabajo. FUNCIONES COMPLEMENTARIAS CUESTIONARIO DE RELACIONES HUMANAS PLANEACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de planeación. ¿Se realizan las investigaciones necesarias? Comprobar las investigaciones realizadas de anteriores trabajos y referencias proporcionadas. ¿Se han realizado investigaciones de mercados y actitudes? Comprobar y valorar la importancia de los resultados. ENTREGA DE CUESTIONARIOS ¿Se entregarán cuestionarios a los solicitantes? ¿Se conservan las solicitudes de los que se consideran buenos prospectos a futuro? Comprobarlo. RECURSOS HUMANOS Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos humanos.

Comprobar las pruebas realizadas y sus resultados en la eficiencia del trabajo. ENTREGA DE LA HISTORIA DE LA EMPRESA ¿Se formula en la empresa un boletín de bienvenida para el personal de nuevo ingreso? Comprobar su existencia. Revisar su contenido. Analizar su intensidad. ¿Se efectúan visitas con el personal de nuevo ingreso a las instalaciones de su trabajo? Comprobarlo. ENTREVISTA CON EL JEFE DEPARTAMENTAL ¿Se entrevistan los prospectos con el jefe departamental? Comprobar la intensidad de las entrevistas. PRESENTACIÓN AL PERSONAL DE LA EMPRESA ¿Se realiza en la empresa una presentación del personal de nuevo ingreso con los principales jefes departamentales? Comprobarlo. Estudiar su utilización. VISITA A LAS INSTALACIONES ¿Existe en la empresa algún plan o programa de visita a las instalaciones? Obtener plan. Analizar los resultados. ¿Se cuenta con seguros de accidente y de vida? Obtener los seguros y revisarlos. . ¿Se practica un examen médico a los prospectos? Comprobar su realización.¿Se realizan pruebas de carácter psicotécnico de acuerdo con el tipo de puesto vacante? Obtener el material usado y revisarlo. CONTRATACIÓN PROVISIONAL ¿Se contrata por un período de prueba? Verificar que el período sea como máximo un mes. ¿Se cuenta con tablas de sueldos de industrias del ramo y por regiones? Revisarlas. Comprobar su realización. Verificar los resultados obtenidos con los incentivos. Comprobar los resultados en el trabajo con lo obtenido en las encuestas. TRATAMIENTO ¿Se realiza un cálculo adecuado del sueldo tomando en cuenta la valuación de puestos? Comprobar las valuaciones y los resultados existentes. Comprobar el acatamiento por el personal de la empresa. ¿Se han establecido gratificaciones anuales? Analizar el crédito adoptado. ¿Se han determinado los períodos de vacaciones? Revisar la existencia de períodos de vacaciones. ¿Se realiza una encuesta socioeconómica a los candidatos a puestos no calificados? Obtener el material usado y revisarlo. ¿Se tiene constituida una política sobre incentivos por mejorar el trabajo realizado? Obtener las políticas establecidas y revisar sus cálculos. ¿Se otorgan nuevas oportunidades? Comprobarlo. ¿Se han creado incentivos para promover la asistencia y puntualidad? Revisarlos y comprobar los resultados obtenidos. Estudiar su intensidad y resultados posteriores en razón del entrenamiento proporcionado. ¿Se realiza en la empresa una presentación del personal de nuevo ingreso con sus compañeros de trabajo? Comprobarlo. CONTRATACIÓN DEFINITIVA ¿Es adecuada la política que sigue la empresa en materia de contratación definitiva? Estudiar política y comprobar su utilización. Compararlas con los sueldos de la empresa. Verificar su conocimiento. ¿Se califica al personal durante el período de prueba? Comprobarlo. ENTRENAMIENTO ¿Se provee al nuevo personal de los útiles necesarios para la realización eficiente de su trabajo? ¿Se determina una persona específica como instructor del personal de nuevo ingreso? ¿Existe un período de entrenamiento para ambientarse al trabajo? Verificarlo.

comprobar su difusión y la contribución de la empresa. comprobar la difusión. higiene en general. ¿Se realizan exámenes médicos periódicos a todo el personal por lo menos cada dos años? Revisar el plan. ¿Se vigila el uso de equipos de protección? Verificarlo. verificar las visitas. ¿Se conceden becas por parte de la empresa? Analizar las becas disponibles. etc. ¿Se realiza algún evento anual? Analizar su propósito y resultados.¿Se han establecido días de descanso? Comprobar que se cumpla con los exigidos por la ley. etc.? Analizar el plan. ¿Se difunde mediante carteles. ¿Existe servicio de comedor por parte de la empresa? Comprobar su eficiencia en cuanto a calidad y precio. PLÁTICAS DE ORIENTACIÓN ¿Se realizan pláticas de orientación cuando se requieren cambios de sistemas. lectura. comprobar su difusión. ¿Se utiliza la calificación de méritos? Obtener los métodos de calificación y revisarlos. determinar su costo. folletos o conferencias la prevención de accidentes? Revisar el material usado. ¿Se difunde mediante carteles. ¿Se difunde mediante carteles. ventilación. folletos o conferencias la prevención de enfermedades profesionales? Revisar el material usado. ¿Existe un sistema de pensiones y jubilación del personal? Comprobar su existencia y aplicación. ce los alimentos. estudiar los criterios de otorgamiento. sesiones de música. limpieza de sanitarios. ¿Se mantiene un programa de cuidado y limpieza de la empresa? Comprobar pureza del agua. folletos o conferencias la importancia de la salud personal? Revisar el material usado. Revisar el trabajo realizado. HIGIENE ¿Son adecuadas las condiciones de trabajo? Verificar: temperatura. ACTIVIDADES DEPORTIVAS ¿Se cuenta con un programa para la realización de actividades deportivas? Analizar el plan. comprobar su realización. creación de nuevos departamentos. verificar su realización. comprobar la contribución de la empresa. ¿Se ayuda a los familiares de los colaboradores en sus estudios? Analizar los programas. Verificar su realización ¿Se han establecido comités de seguridad debidamente integrados? Analizar los antecedentes. obras teatrales. Comprobar la intensidad de investigación sobre los accidentes. áreas de circulación. ¿Conocen los supervisores las instrucciones adecuadas en caso de accidentes? Revisar el plan. comprobar la asistencia del personal. ¿Se hacen ajustes a los programas en proceso? Ampliarlo. ¿Se mantienen registros de los accidentes y se investigan sus causas? Revisar los registros. CONTRATO COLECTIVO DE TRABAJO . SEGURIDAD ¿Asiste regularmente un doctor? Revisar el plan. iluminación. ¿Se cuenta en la empresa con una biblioteca de literatura general? Revisar su contenido. PROGRAMAS EDUCATIVOS ¿Existe un plan para la realización de programas educativos? Revisar el programa. comprobar la difusión. comprobar la difusión. Comprobar la existencia de días de descanso no obligatorios. ACTIVIDADES SOCIALES ¿Se cuenta con un programa para la realización de actividades sociales tales como juegos de salón. áreas de descanso. Comprobar la utilización de la calificación.? Comprobar que se realicen.

¿Cuenta la empresa con un sindicato? Obtener los documentos que acrediten al sindicato existente; conseguir datos generales sobre el sindicato. ¿Existe un persona o personas encargadas de las relaciones con el líder del sindicato? Determinar qué persona o personas se ocupan de esta función. Comprobar las buenas relaciones. ¿Se realizan juntas o reuniones regulares con el líder? Comprobarlo. ¿Se realizan reuniones regulares con representantes del sindicato? ¿Existe un correcto nombramiento de los representantes? Comprobarlo. ¿Está en vigencia el contrato colectivo de trabajo? Comprobarlo. ¿Se realizan las revisiones correspondientes cada dos años? Comprobarlo. ¿Son adecuadas las cláusulas administrativas y económicas del contrato? Estudiar el contrato. ¿Se ha comparado el contrato colectivo de trabajo con los de otras empresas del ramo? Obtener contratos de varias empresas para comprobarlo. ¿Se ha especificado en el contrato colectivo de trabajo el derecho del trabajador para ascender a un puesto superior? Estudiar las condiciones y comprobar su aplicación. ¿Existe reglamento interior de trabajo? Obtener una copia y revisarlo. ¿Existe una definición adecuada del reglamento interior tanto a personal administrativo como sindicalizado? Comprobar que la entrega del reglamento se realice mediante firmas. Comprobar si se ha definido haciendo uso del sonido local. ¿Existe un pleno conocimiento del reglamento interior de trabajo por todo el personal de la empresa? Comprobarlo. ¿El contrato colectivo de trabajo se ha depositado ante las autoridades competentes? Comprobar su registro. ¿Se realiza un estudio comparativo entre el contrato existente que se revisa y el pliego petitorio? Determinar el alcance del estudio. ¿Se realizan estudios en cuanto a la tendencia de las modificaciones? Verificar la existencia del estudio. ¿Se analizan otros contratos colectivos de trabajo en empresas del ramo y en la industria en general? Obtener los contratos y revisar el alcance de las comparaciones. ¿Existen pláticas anteriores a la reunión del contrato colectivo? Comprobar el buen desarrollo de las pláticas. ¿Se realizan pláticas periódicas de orientación y capacitación sindical? Analizar el contenido de las pláticas. Comprobar su realización. CUESTIONARIO DE RELACIONES PÚBLICAS: PLANEACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de planeación. IMPLEMENTACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de implementación CONTROL Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de control. RECURSOS HUMANOS Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos humanos. RECURSOS MATERIALES Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos materiales. CUESTIONARIO DE FINANZAS PLANEACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de planeación.

IMPLEMENTACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de implementación. CONTROL Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de control. RECURSOS HUMANOS Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos humanos. RECURSOS MATERIALES Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos materiales. DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE EFECTIVO ¿Existe una correcta determinación del nivel de efectivo? Verificar el cálculo realizado. ¿Se respeta el nivel? Verificar los niveles mensuales. INGRESOS ¿Se ha determinado el tratamiento de los ingresos por las ventas al contado? Estudiar las proporciones y controles existentes. ¿Se ha determinado el tratamiento de los ingresos por las ventas a crédito? Estudiar el ciclo financiero adecuando el crédito a clientes con el obtenido de la empresa. ¿Se ha determinado el tratamiento de los ingresos por ventas de recuperación. Verificar el sistema para disponer de los materiales de desecho. Verificar el sistema para disponer de la maquinaria fuera de uso. ¿Existen presupuestos de ingresos? Verificar los cálculos realizados. ¿Se respetan los niveles presupuestales? Comprobarlo. ¿Se informa oportunamente de los ingresos obtenidos? Análisis de los informes. EGRESOS DE OPERACIÓN ¿Existen programas de pagos? Comprobarlo. ¿Se cumple con las cifras? Comprobarlo. ¿Se informa oportunamente de los egresos realizados? Análisis de los informes. EGRESOS POR INVERSIONES ¿Se definen claramente los motivos de la inversión y sus características? Obtener los estudios debidamente autorizados. ¿Se analizan las posibles alternativas en su adquisición? Estudio de las adquisiciones. ¿Se han respetado las decisiones en la compra de activos fijos? Comprobarlo. CAPITAL DE TRABAJO ¿Se documentan las ventas? Comprobarlo. ¿Se han establecido niveles de cuentas por cobrar? Verificar los cálculos realizados. ¿Se respeta el nivel? Comprobarlo. ¿Se cumple con los plazos de cobro? Comprobarlo. ¿Existe una correcta persecución de las cuentas? Comprobarlo. ¿Existen políticas adecuadas en el renglón de deudores diversos? Verificar las causas de las deudas y el motivo de su concesión. ¿Se cumplen los niveles establecidos? Comprobarlo. ¿Se han establecido niveles en los inventarios de materias primas? Verificar los cálculos realizados. ¿Se cumplen los niveles establecidos? Comprobarlo. ¿Se han establecido niveles en los inventarios de producción en proceso? Verificar los cálculos realizados. ¿Se cumplen los niveles establecidos? Comprobarlo. ¿Se han establecido niveles en los inventarios de productos terminados? Verificar los cálculos realizados.

¿Se cumplen los niveles establecidos? Comprobarlo. EGRESOS DIVERSOS ¿Existe la programación de cuentas por pagar a largo plazo? Verificar los cálculos realizados. ¿Se cumple con la programación de pagos? Comprobarlo. OTROS ACTIVOS Y PASIVOS ¿Se han establecido niveles para otros activos y pasivos? Verificar los cálculos realizados. ¿Se cumplen los niveles establecidos? Comprobarlo. DIVIDENDOS ¿Se ha establecido una política de dividendos? Verificar su aplicación. EXCEDENTE O DEFICIENTE ¿Existen políticas para la inversión de excedentes? ¿Existen políticas para la reinversión de utilidades y el estudio de nuevas inversiones? Verificar las políticas. ¿Existen políticas establecidas para el manejo de los deficientes? Verificar las políticas. CUESTIONARIO DE PROCESAMIENTO DE DATOS PLANEACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de planeación. IMPLEMENTACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de implementación. CONTROL Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de control. RECURSOS HUMANOS Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos humanos. RECURSOS MATERIALES Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos materiales. SISTEMA DE CONTABILIDAD ¿Existe un catálogo de cuentas? Comprobar su existencia. ¿Está correctamente elaborado e incluye todas las cuentas en uso? Revisarlo. ¿Existe un instructivo del catálogo de cuentas? Comprobar su existencia. ¿Está correctamente elaborado? Comprobar que contenga la naturaleza de las cuentas, lo que representa su saldo y mecanismo de los mismos. ¿Han sido bien diseñadas las formas utilizadas en la contabilidad? Obtenerlas y revisarlas. ¿Se analizan periódicamente las formas existentes? Comprobar su revisión. REGISTRO ¿Se han detallado los procedimientos de registro mediante uso de gráficas e instructivos? Comprobarlo. ¿Existe retraso en el registro de las operaciones? Comprobar que no exista retraso en el registro. PRESENTACIÓN DE INFORMES ¿Se fijan fechas de presentación de informes y estados? Verificar que se cumpla con las fechas de entrega. ¿Se preparan los informes necesarios? Obtenerlos y revisarlos. ¿Se cuenta con un plan integral del procesamiento departamental?

¿Hay un programa de atención departamental? ¿Se realizan estudios para la adquisición de los equipos de procesamiento? ¿Se realizan estudios para la preparación del personal de procesamiento? ¿Hay un programa de actualización? ¿Se integran los especialistas adecuados al departamento? ¿ Se integran los equipos adecuados al departamento? ¿Se integraron los mejores programas para el servicio de procesamiento? ¿Se han desarrollado programas en función de las necesidades propias? ¿Se contemplan todos los usuarios de la empresa? ¿Existe una evaluación de la calidad de la información procesada? ¿Existe una evaluación de las necesidades especiales de la información que proyecta? ¿Se han evaluado sistemas de información por excepción? ¿Se comprueban las correcciones derivadas de la información? ¿Existen controles automáticos que modifican los planes? CUESTIONARIO DE INVESTIGACIÓN PLANEACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de planeación IMPLEMENTACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de implementación. CONTROL Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de control. RECURSOS HUMANOS Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos humanos. RECURSOS MATERIALES Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos materiales. CUESTIONARIO DE COMPRAS Y ALMACENES PLANEACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de planeación IMPLEMENTACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de implementación. CONTROL Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de control. RECURSOS HUMANOS Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos humanos. RECURSOS MATERIALES Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos materiales. CUESTIONARIO DE SERVICIOS GENERALES PLANEACIÓN

El Informe final de la auditoria debe llevar este orden: 1. considerando la escala de apreciación para poder precisar la calificación que le corresponda. Recomendaciones para la corrección de fallas detectadas en la Auditoria. Para cada pregunta del cuestionario. CONTROL Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de control. IMPLEMENTACIÓN Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de implementación. el auditor debe evaluar a la empresa según la escala de evaluación que propone Fernández Arena. 2.Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de planeación. 4. VIGILANCIA ¿Se cuenta con un grupo de policías debidamente entrenado y organizado? ¿Existe un programa de vigilancia? ¿Hay un plan de crisis o emergencias? ¿Existen controles de entrada y salida a la empresa? MANTENIMIENTO ¿Hay un programa de mantenimiento preventivo? ¿Se cuenta con los recursos necesarios? LIMPIEZA ¿Hay un programa de limpieza? ¿Hay un programa de conservación de jardines? ¿Hay un programa de conservación de edificios? ¿Hay un programa de conservación de las áreas de higiene? CORRESPONDENCIA ¿Se cuida la recepción de correspondencia? ¿Hay una adecuada tramitación de la correspondencia? ¿Existe un sistema interno de comunicación ágil? ARCHIVO ¿Existe un correcto manejo y control del archivo? ¿Se protege la documentación en el archivo? V. El siguiente ejemplo de valuación de la empresa a través del cuestionario ilustra mejor lo anterior: 1) ¿Se encarga el director general de los planes a largo plazo? RESPUESTA: . Valuación de la empresa.5. RECURSOS HUMANOS Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos humanos. RECURSOS MATERIALES Las preguntas de esta parte son iguales a las del cuestionario de producción y servicios en la parte de recursos materiales.2 INFORME FINAL. Apreciación crítica de la coordinación general en cada uno de sus niveles y con base en los resultados de los cuestionarios. 3. División departamental que permita análisis específico de cada uno de los departamentos en cuanto a su estructuración y a la participación individual de sus integrantes.

CAPÍTULO III. 5.Análisis factorial del Banco de México . 1. ¿cuáles serían sus componentes? 2. 2. 1. ¿Qué ventajas tiene el realizar una auditoria administrativa en las organizaciones? 2. 10. Para recopilar la información necesaria para la Auditoria se aplican entrevistas y cuestionarios. ¿Porqué es importante que la información administrativa que se da a la alta dirección sea evaluada? 3. ¿En qué parte del Desarrollo Organizacional podría usted aplicar los conceptos de Auditoria Administrativa y cómo? 5.Excelente. Si la auditoria administrativa se aplica por separado a las distintas áreas funcionales de una organización. ¿Porqué cree usted que la evaluación de las estrategias se ha vuelto más importante recientemente? 4. 8. ¿Porqué se recomienda que las Auditorias para un Sistema de Calidad las lleven a cabo personas ajenas a la empresa auditada? 6.Instituto Americano de Administración . Dé su propia definición de Auditoria administrativa ó escoja cuál de las definiciones le parece más correcta y diga porqué. ¿Cuáles son? 9. Explica la analogía que utilizan los autores para la auditoria administrativa con el mantenimiento preventivo de la empresa.Premio Nacional de Calidad . ¿De qué depende la frecuencia de la Auditoria administrativa? 10. AUTOEVALUACIÓN DE LA PRIMERA PARTE CAPÍTULO I. 4. CAPÍTULO II. 9. ¿Porqué es difícil dar una evaluación cuantitativa para algunos puntos de la auditoria administrativa? 2. 7. ¿Cómo se puede aplicar la Auditoria Administrativa dentro del proceso de Administración Estratégica de una organización? 3. 6. ¿Qué limitaciones encuentra en los siguientes métodos de evaluación: . ¿Qué ventajas se tienen al contar con estándares establecidos al realizar una auditoria administrativa? Explíquelo con un ejemplo. 1. 1. Antes de iniciar una Auditoria administrativa es necesario definir 3 cuestiones. 3. Describa brevemente en qué consiste cada uno. 7. ¿Cuál es la relación entre la función administrativa del control y las Auditorias? 8. 7. Describa la relación entre la planeación y el control. ¿Cree usted que las auditorias como parte del proceso de implantación de un sistema de calidad juegan un papel importante para que se logren mejorías y porqué? CAPÍTULO IV. 5. ¿Porqué cree usted que sea más común aplicar la Auditoria financiera que la administrativa en México? 6. 1. La mayoría de los planes se proyectan a un plazo promedio de 5 años para conocer por anticipado las repercusiones según las diferentes alternativas. ¿Qué argumentos utilizaría si fuera un auditor administrativo para convencer a un cliente potencial de que su empresa necesita una Auditoria administrativa? 4.Método de Fernández Arena .

Éste. La profesión organizada de la Contaduría Pública se ha distinguido por su grado de estructuración y por la normatividad que emite para cumplimiento por todos sus miembros. 1.Método de José Antonio Fernández Arena LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA (SEGUNDA PARTE) VI. Antonio Fernández Arena? 9. en cuanto a los puntos a evaluar? 8. dejando otros aspectos de controles administrativos al Contador. Enumere los elementos de una organización que deben ser auditados según William P. en la medida en que las exigencias de competitividad y otras. Una de las funciones que el Contador independiente ha llevado a cabo dentro de sus actividades de consultoría es la auditoria operacional. que consiste en la revisión de aspectos administrativos amplios que se equiparan a lo que otros profesionistas independientes realizan como auditoria administrativa. la Dirección de la empresa fue requiriendo cada vez mas al Contador interno para muchos otros controles administrativos no financieros y al independiente. por el conocimiento profundo que adquirían del funcionamiento de la empresa. LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL El desarrollo administrativo de las empresas se ha realizado atendiendo las operaciones productivas por sus dueños o por su Dirección General. 5. Este Instituto. por otro Contador con la calidad de independiente. Al propio tiempo.Instituto Americano de Administración . con lo que se le daba más credibilidad porque dicha información era avalada por este último. los controles administrativos se fueron haciendo cada vez más importantes y la labor del contador fue ampliándose en ese mismo sentido. Así. fueron adentrándose cada vez más en otros aspectos administrativos por los que tenía que ejercerse control. y la primera que tuvo a su cargo. 3. como consultor administrativo.¿Qué diferencias encuentra entre el Premio Deming. ¿De qué concepto parte el método de J. Escriba un ensayo en 5 páginas mínimo sobre las ventajas y limitaciones que encuentre en los siguientes métodos de auditoría administrativa: . Leonard .William P. es la de la información financiera. ¿Qué objetivos cree que persiga la auditoria de calidad del proveedor por el comprador? 7. Leonard.Premio Nacional de Calidad . Como una de las funciones primordiales del Contador. conteste al menos 3 preguntas de cada parte (6) del ejemplo del cuestionario de Leonard. surgió la necesidad de revisarla desde afuera. por el incremento de las necesidades administrativas. así lo implicaban. a través de diversas comisiones propone para . y para el independiente se fueron haciendo más importantes las recomendaciones que proponía. La institución que organiza todo esto es el Instituto Mexicano de Contadores Públicos integrado por muchos Colegios regionales. ¿Con qué fase del ciclo PHVA se relaciona más la Auditoria Administrativa? 6. el premio Nacional de Calidad e ISO 9000. Tanto el Contador interno como el independiente. ¿Cree usted que los métodos de Auditoria vistos se pueden aplicar a cualquier tipo de organización y porqué? 2.CAPÍTULO V. Así fue como surgió la Contraloría dentro de las funciones internas del Contador. De alguna organización que conozca. ¿De qué maneras se puede mejorar la operación en una empresa según Leonard y dé un ejemplo de una de ellas? 4. fue desarrollando dichos controles y mejorándolos.Análisis factorial del Banco de México . dentro de su estudio del control interno de la empresa. junto con la de cumplimiento de obligaciones fiscales y legales.

independiente o no. considerar que la auditoria administrativa que se practique podría componerse de elementos de la auditoria operacional complementados con algunos de las otras escuelas de auditoria administrativa. y con la intención de lograr unificar criterios sobre el tema. dada su naturaleza. . está sujeto a una dinámica que implica que su conceptualización y metodología fueren afinándose a partir de aproximaciones sucesivas. con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad. la Auditoria operacional es equivalente a la Auditoria Administrativa. de manera de enriquecer la información. este trabajo frecuentemente requiere de un equipo multidisciplinario. solamente que para efectos de llevarla a cabo por un contador público convencionalmente se le da dicho nombre. A este tipo de examen se le ha denominado Auditoria Operacional. Cuando ello ocurra. La Comisión de Auditoria Operacional emitió su primer boletín. algunos contadores públicos han venido realizando trabajos de examen administrativo. La auditoria operacional se puede realizar para cualquiera de las operaciones que efectúa la empresa y generalmente se lleva a cabo para todas en su conjunto. conformando los cuestionarios y los planes o programas de cambios. según las condiciones específicas de la empresa de que se trate y las condiciones que sobre el desarrollo de la información se vayan presentando. La importancia de dictar normas sobre este tipo de trabajo fue reconocida por el contador público. PROPÓSITO DEL BOLETÍN Este boletín persigue definir el concepto. de acuerdo a los dos primeros boletines de la Comisión de Auditoria Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Públicos. objetivo.1. y que son: I. Así. el contador público que dirija o participe en dicho equipo. VI. la externa. con el propósito de identificar el trabajo de auditoria operacional realizado por contador público. Metodología de la Auditoria Operacional. la normatividad para cada tipo de actividad. Esquema básico de la Auditoria Operacional. la consultoría y otro tipo de trabajos profesionales de naturaleza análoga.su emisión. Es este el origen de esta nueva versión del Boletín Nº 1 de la Comisión de Auditoria Operacional. En diciembre de 1972. una de dichas comisiones es la relativa a la Auditoria Operacional la cual ha emitido boletines con la normatividad correspondiente. A continuación se indican los conceptos básicos de la Auditoria Operacional. Desde entonces se reconoció que este tipo de trabajo. deberá cuidar que los conocimientos propios y los de los demás profesionistas garanticen un trabajo de calidad. con los aspectos de esas varias escuelas. CONCEPTO DE AUDITORIA OPERACIONAL Por auditoria operacional debe entenderse: El servicio que presta el contador público cuando examina ciertos aspectos administrativos. que implica un alto contenido de creatividad. alcance y aplicación de la auditoria operacional. cuyo propósito es promover la eficiencia de las entidades. adoptando una posición práctica de identificación de conceptos y apartándose de polémicas doctrinales y académicas estériles. pretenden eliminar las divergencias que sobre el tema han existido. Como se menciona en el primer boletín de la Comisión de Auditoria operacional. En dichos boletines se marcan los lineamientos y requisitos mínimos de calidad que el Contador interno o externo debe guardar para llevar a cabo la Auditoria Operacional. Los criterios aquí expuestos. Como se menciona en el boletín Nº 2. II. Es conveniente sin embargo. OBJETIVO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL El objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique. ESQUEMA BÁSICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL INTRODUCCIÓN Desde fines de los años sesenta. así como su relación y diferenciación con la auditoria interna.

analiza y evalúa los hechos. el servicio se vería restringido. El diseño de las recomendaciones es. En la implantación de los cambios e innovaciones. a saber: Primero. que puede ser él mismo u otro contador público. que junto con las ya indicadas. En nuestro medio la tendencia es que la administración requiere no sólo se le presenten los hechos comparados contra estándares. pero en todos los casos deben presentarse sugerencias para mejorar la eficiencia. tales como vender. que la identifican claramente y que la equiparan o distinguen de otros trabajos. diagnostica obstáculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tienden a eliminarlos. Las anteriores referencias son un antecedente del énfasis que se desea añadir para aclarar de mejor manera lo que es una operación. presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administración de las entidades. bien sea en forma total o solamente una parte de ellos. . En una operación pueden intervenir varios departamentos. comprar. En relación con los elementos del proceso administrativo que deben ser tomados en cuenta en un examen de auditoria operacional. Así. El auditor operacional. evitando dar nuevas definiciones pero incluyendo en su lugar ciertas comparaciones y reglas simples. procedimientos. responsabilidad de los encargados de áreas o especialistas en las actividades sometidas a evaluación. al revisar las funciones de una entidad: investiga. la revisión debe ser integral. En la participación para la creación o diseño de sistemas. en la consecución de la óptima productividad. En dicho boletín se resalta igualmente la característica de que en el examen de una operación se consideren todos los departamentos que en ella intervienen y se presenta un cuadro de las principales operaciones que pueden darse en una entidad. . sino que exigen del auditor la presentación de recomendaciones. abarcando todos los pasos de dicho proceso (Planeación. Algunos autores afirman que la auditoria operacional no debe presentar recomendaciones. ALCANCE En esté apartado se señalan aquellas actividades que delimitan la práctica de la auditoria operacional. el contador público se circunscribirá al primer nivel de apoyo. ya que su participación en los demás niveles queda fuera de la práctica de la auditoria operacional. (Diagnóstico de obstáculos. el servicio de auditoria operacional es más útil y más acorde con nuestra realidad.No es lo mismo un departamento que una operación. etc. en lo general este sólo sería requerido por grandes entidades que tienen el potencial suficiente y los especialistas necesarios para encontrar las soluciones. Tercero. que diagnostica las fallas (enfermedades) dando pie a la participación del especialista.. considerando que la auditoria operacional debe proponer recomendaciones específicas (en los casos que se tengan elementos para ello) y que de no ser así. en opinión de tales autores. el que promoverá las soluciones concretas. organización. prever obstáculos a la eficiencia. ha mantenido siempre un criterio uniforme sobre éste particular. De otra manera. (Implantación de sistemas. En el boletín Nº 2 de la Comisión -Metodología. En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. cobrar o producir”. que solo debe conjuntar hechos. define a la operación como el “conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la entidad. pues sin presentar recomendaciones.en su edición revisada. pudieran tener un carácter general. interviniendo en su formación. En la práctica de una auditoria operacional. faciliten la formación de un mejor juicio: 1. dirección y control) y no debe restringirse sólo al control. ayudar a la administración a evaluar desempeños y determinar qué tipo de investigaciones adicionales deben hacerse para lograr avances. Esto último corresponde a los niveles de apoyo segundo y tercero mencionados anteriormente.Existen tres niveles en que el contador público puede participar en apoyo a las entidades. Segundo. El auditor operacional hace las veces del médico general. La comisión de auditoria operacional del Contador Público. etc. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganización.) La auditoria operacional persigue: detectar problemas y proporcionar bases para las soluciones. es decir. desarrollo de sistemas y consultoría administrativa.

el referido boletín señala que el contador público “Como resultado de este trabajo. aumentar la eficiencia en la operación de la entidad”.. los auditores internos y los consultores. que no es también operacional. La segregación de operaciones de una entidad está más acorde a las funciones tradicionales de la misma (vender. puede prepararse un programa cíclico de revisiones. Evidentemente. Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cuándo debe practicarse la auditoria operacional. se ha rezagado en su práctica profesional. Así. a fin de que rinda sus mejores frutos. Actualmente se considera que el auditor interno. deben dar consideración a la posibilidad de realizar una investigación completa y lógica. de adoptar el término “Auditor operacional”. Por su parte. Asimismo. Efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente. (Boletín E-02 de la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria del Contador Público. también lo señala en su carta de recomendaciones. a través de comentarios. la señala en detalle. cobrar. El mismo boletín E-02 de la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria del Instituto. otorgar crédito. se enfoca a la medida en que el control interno permite “la obtención de información financiera. normalmente el contador público independiente cumple con la responsabilidad profesional adicional de informar sobre la situación que guarda el control interno.Los límites que se establezcan a una operación en una entidad. comprar. veraz y confiable” que es uno de los cuatro objetivos del control interno de acuerdo con el boletín E-02 al que ya se ha hecho mención. Desde luego debe entenderse que el auditor interno siempre deberá estar en aptitud de evaluaciones del proceso generador de información financiera. en el cual un área sea revisada cuando menos cada dos años. particularmente cuando en esta área se detecten fallas de consideración. que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él.) que a cualquier otra consideración. El examen de control interno que realiza el contador público independiente para dictaminar los estados financieros. lo recomendable es que se practique periódicamente. el boletín Nº 2 de esta Comisión. que aporte sugerencias integrales y no una visión parcializada y eventualmente errónea de los hechos. debe considerarse la forma en que ellas son planeadas. lo que sí es importante resaltar es que al revisar las operaciones. invertir.No deben confundirse las funciones fundamentales de la administración con las principales operaciones o funciones de una entidad. está obligado a formular sugerencias constructivas para mejorar los sistemas examinados y en consecuencia.2. señala un tercer objetivo de control interno en las entidades: “La promoción de la eficiencia en la operación de la entidad”.. dirigidas y controladas. y 3. Las normas de auditoria que rigen el examen de estados financieros obligan al contador público independiente a “. LA AUDITORIA EXTERNA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL. organizadas. Esto obedece a que tradicionalmente la auditoria interna se ha ligado a la auditoria financiera. manteniéndose un examen permanente de aquellas operaciones que requieren especial atención del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad. extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria. 2. APLICACIÓN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL. Para aportar recomendaciones que resuelvan un problema conocido. producir. En cuanto a la metodología de su aplicación. . memoranda sobre situaciones específicas e informes que contienen recomendaciones orientadas a mejorar el control interno en sus objetivos de “obtención de información financiera veraz y confiable” y “protección de los activos de la entidad”. sí se pueden mencionar aquellas que habitualmente los administradores de entidades. . asimismo que le permita determinar la naturaleza. 3. almacenar. . han determinado como más frecuentes: 1. etc. La auditoria operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia. LA AUDITORIA INTERNA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL En los últimos años se ha notado cierta tendencia de parte de los auditores internos. Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades. Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones. si el auditor externo en su revisión detecta obstáculos en este propósito.

toda vez que sus propósitos y metodología son diferentes. METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL. realizada como parte de la auditoria financiera. los prestadores de este servicio. lo único necesario para ejercerla. tanto internos como externos. evaluación administrativa y revisión administrativa. La consultoría administrativa se ha desarrollado como una especialidad de los servicios tradicionales del contador público. es la actitud mental de búsqueda constante de oportunidades para aumentar eficiencia en los controles operacionales y en la realización misma de las operaciones. coadyuva a la formulación de conclusiones valederas en el menor tiempo posible. A la metodología de la auditoria operacional se refiere este boletín. Asimismo. invariablemente debe garantizarse la calidad del servicio profesional. definir claramente. No obstante. para que pueda ser calificado con una denominación distinta a la de auditoria operacional. PROPÓSITO El propósito de este Boletín es exponer conceptos generales sobre la actuación del auditor operacional.2. no encuentran diferencias substanciales entre ellos y utilizan sus beneficios indistintamente. Si la manera de realizar un trabajo y ciertas peculiaridades de enfoque difieren significativamente. el contenido de sus boletines representa recomendaciones que se espera adopten los contadores públicos miembros del Instituto Mexicano de Contadores Públicos. su ámbito de trabajo. en un alto porcentaje no encuentran tampoco diferencias concretas entre ellos. a través de la presentación de recomendaciones. auditoria de operaciones. Independientemente del nombre con que se le designe. cuando es un contador público quien realiza un trabajo tendiente a promover la eficiencia. así como las etapas fundamentales que debe de respetar el contador público en materia de metodología (véase el boletín Nº 2) Se recomienda a los prestadores y usuarios de este tipo de servicio profesional. experiencia y evidencia suficientes.El énfasis del auditor externo al revisar el control interno. desde su contratación el objetivo. conocimientos. lo que le interesa es que satisfaga el propósito de diagnosticar obstáculos a la eficiencia de su entidad. la auditoria financiera tiene un propósito prioritario perfectamente determinado: proporcionar elementos para que el auditor pueda emitir un juicio sobre la racionabilidad de la información mostrada en los estados financieros. auditoria de eficiencia. pero el objetivo es idéntico. diagnóstico administrativo. los usuarios de ese tipo de trabajos profesionales. alcance y características. pero la veracidad del diagnóstico sí. no debe confundirse con la auditoria operacional. INTRODUCCIÓN Entendiéndose el objetivo de la auditoria operacional y poseyendo la capacidad profesional adecuada. El método por si mismo no garantiza una eficiente auditoria operacional. Aunque la Comisión de Auditoria Operacional no es normativa. precisándose el producto final del mismo. o en su nombre. auditoria de productividad. al usuario poco le importa el título con que se le designe. se recomienda se respeten las normas de trabajo y calidad de la participación del contador público para la auditoria operacional. Este tipo de servicio profesional debe designarse preferentemente como auditoria operacional. es decir. y que persiguen como objetivo básico el promover la eficiencia operativa de la entidad. Consecuentemente. Por ello el esquema de referencia básico de este boletín es el de todos aquellos trabajos profesionales ejecutados por contadores públicos. entre otras: auditoria administrativa. auditoria operativa. LA CONSULTORÍA ADMINISTRATIVA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL. en consecuencia. la metodología que debe emplearse en el desarrollo de la . es juzgar la efectividad de éste en materia de su contribución a la confiabilidad de la información financiera. el poseer una metodología claramente definida que permita sistematizar todos y cada uno de los pasos de la revisión. independientemente de cualquier posible metodología. las directrices de actuación relativas a independencia mental. Lo que es más. por ello. la revisión del control interno. Las denominaciones análogas a las de auditoria operacional son. En la práctica. VI.

se discutirán procedimientos de examen aplicables a casos concretos. la investigación deberá determinar si el personal encargado de la operación tiene capacidad para ejecutarla. En la tercera se exponen las herramientas de trabajo con que se cuenta para el desarrollo del examen. podrá tomar como suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisarlo. si resulta conveniente. En otros boletines que traten de operaciones específicas (compras. En este sentido la tradicional independencia del contador público. producción. etc. ni tiene que ser desarrollado por un profesional independiente. Por último. y debe ejercitar una adecuada supervisión de sus labores. Sin embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es válido. por ejemplo. como auditor o consultor externo. Con el objeto de lograr este propósito. El contador público. que se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales. se utilizarán las operaciones de una empresa de carácter industrial y sus suboperaciones más sobresalientes como guía para emitir Boletines específicos. será estudiada en todas sus etapas. deberá indicar claramente en su informe. conocimiento y experiencia adecuados por parte del contador público a fin de que esté en posibilidades de llevar a cabo auditorias operacionales. Por todo lo anterior. producir. embarques. etc. y en la última se indica cómo debe informarse de los resultados obtenidos en la auditoria. La auditoria operacional no es privativa del contador público. objeto del examen.Ventas . trabaja en coordinación con especialistas de otras disciplinas. debe precisar si tiene los conocimientos y la experiencia que requiere el caso particular. en estos casos. debe insistirse en la necesidad de una actitud mental. Cabe destacar que por la naturaleza de la auditoria operacional. ). tales como vender. como pueden ser contabilidad. comprar.. Esto evitará influencias o presiones por parte de las personas a quien se va a informar o de las personas que tienen a su cargo las operaciones. crédito y cobranzas. DIRECTRICES DE ACTUACIÓN. Convencionalmente se usará la siguiente clasificación: OPERACIONES GENERALES OPERACIONES ESPECÍFICAS Comercialización . aunque no es un requisito. Para contar con un marco de referencia más específico de la aplicación de la auditoria operacional. antes de aceptar su designación como auditor operacional. independientemente de que en la mayoría de los casos la ejecución de una operación en particular esté asignada a varios departamentos. Así. es necesario indicar que el contador público deberá obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe. la operación de ventas. Operaciones. el Boletín se ha dividido en las siguientes secciones: Directrices de Actuación Operaciones Metodología Informe En la primera de estas secciones se hace referencia a los aspectos de actuación profesional que debe tomar en cuenta el contador público. secciones o dependencias.Investigación de mercado . Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y no del personal que las realiza. el contador. En la segunda se define y se comenta el concepto de operación y se dan ejemplos de las mismas. En auditoria operacional se define a una operación como al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa. dicha evidencia debe quedar debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor operacional. las operaciones que realiza una empresa deben considerarse de manera integral.auditoria operacional. el contador público tiene la obligación de cerciorarse de su capacidad y experiencia. en ocasiones. o en otros departamentos. oficinas. ventas. En el enfoque de trabajo de la auditoria operacional. etc. cuando se delega poder de su ejecución a colaboradores. ya sea que se desarrollen en el propio departamento o área de ventas. al llevar a cabo una auditoria operacional. Al igual que en cualquier otro trabajo profesional. Además.

. C) VISITA A LAS INSTALACIONES Tiene por objeto observar directamente cómo se efectúan las operaciones e identificar síntomas de problemas.Organización y métodos . I. etc. el auditor deberá estudiar su instrumentación práctica a fin de conocer.Cobranzas .Almacenaje Administración de : . investigación y análisis. B) ESTUDIO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Respecto a la gestión administrativa de la empresa (planeación.Mantenimiento .Publicidad .Administración de inversiones de capital . tiene un carácter genérico y deberá adecuarse a las situaciones específicas que se encuentren en el desarrollo de la revisión.Obtención de financiamiento Sistemas: . y municipal que rigen las prácticas de manejo de la operación. Los principales aspectos a investigar serán los siguientes: a) La importancia que para la Empresa representa la operación que se audita. en términos generales sus características y posibles deficiencias. estatal. organización.Distribución Compras: . dirección y control). e) información de la forma como la competencia resuelve los problemas de una operación similar.Administración de inventarios . medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría si se mejorara su eficiencia.Programación y control de la producción . y 3) los antecedentes respecto de deficiencias detectados a través de cartas. dirección y control).Administración de sueldos y salarios Finanzas: .Reclutamiento y selección Recursos Humanos . D) reglamentación federal.Procesamiento electrónico de información Metodología de la auditoria Operacional: La metodología que se comenta en este boletín que se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarización. b) Indicadores tales como rotaciones. Enseguida se incluyen algunos lineamientos que permitirán al auditor sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la Empresa en general y con la operación que se revisará en lo particular: A) ESTUDIO AMBIENTAL En esta primera fase puede llegarse a obtener información orientadora de gran valía que permita al auditor diagnosticar las áreas críticas. organización. externos o consultores.Compras Producción . C) Estructura de la organización y políticas aplicables a la operación que se revisa. la evaluación de esta instrumentación se hará en detalle en una fase posterior por lo que en este proceso de familiarización al auditor únicamente le interesa conocer las características esenciales de la misma. El grado de profundidad en esta investigación inicial será definido por el criterio del auditor. razones financieras. de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos.Otorgamiento de crédito . 2) La infraestructura específica establecida para hacer frente a la administración de la operación (planeación. Familiarización El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro del contexto de la Empresa que está auditando a través de estudio de: 1) los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad económica en que se desenvuelve la Empresa y que inciden en la administración de la operación que se revisa.Administración del efectivo . diagnóstico. .Capacitación y Desarrollo .

Durante el proceso de familiarización es lógico que el auditor entre en contacto con los diversos funcionarios y empleados que manejan directamente la operación y que. en cuanto a la organización. la coordinación del o los departamentos encargados de la operación entre sí y con otras áreas de la empresa.. Cuando se utiliza esta herramienta deberá cuidarse: . respecto de la dirección.Planear las entrevistas para obtener información sobre la ejecución práctica de las políticas y procedimientos. Una vez realizado el proceso de familiarización. mediante entrevistas informales conozca de ellos tanto características específicas como problemas de la operación misma. organización. revisión de expedientes. En el caso de que la empresa carezca de información respecto de la competencia o de las estadísticas necesarias para evaluar la operación el auditor deberá efectuar los estudios e investigaciones necesarios para obtener elementos de juicio suficientes. Cualquiera que sea el caso. estructurar un programa de trabajo lo suficientemente detallado para entrar a la siguiente fase de la metodología. toda vez que a través de ellas se obtiene la información de primera mano respecto de la operación. B) Evaluación de la gestión administrativa: Habiéndose realizado en la fase de familiarización el estudio preliminar de la planeación. utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadístico. Investigación y análisis. El uso de programas estándar se considera aceptable en la medida en que se haga la adecuación pertinente al caso específico que se investiga. asegurándose de haber obtenido una opinión veraz y significativa de lo que ocurre en la operación. de especial interés es la crítica detallada de la estructura de la organización. investigación en las Cámaras y Asociaciones a los que pertenezca la empresa. la clara definición de líneas de autoridad y responsabilidad. Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios para formarse una opinión de conjunto a fin de que el diagnóstico final sea lo más objetivo posible. seguimiento y comparación de hallazgos. El objetivo de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en cuestión. el auditor operacional estará en posibilidad de: dando orden a sus ideas y como fundamento en los hechos que haya observado. De la planeación deberá estudiarse fundamentalmente el grado de efectividad logrado para anticipar problemas y programar actividades eficientemente. dirección y control de la operación bajo examen. En esta fase. En cada caso se ubicará la fuente para evaluar la validez de los resultados como opinión general. interesan al . revisión de documentación. La utilización de estadísticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al respecto es recomendable que aquéllas sean verificadas antes de ser utilizadas. Esta característica común a cualquier revisión de eficiencia.Desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuesta más apropiadas al tipo de evidencia que se desea recopilar determinando el tamaño de la muestra y la oportunidad de la entrevista. Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilización de técnicas corno las que enseguida se explican: A) Entrevistas: Las entrevistas formales son una de las técnicas de mayor uso en la auditoria operacional. así como los niveles jerárquicos y actitud aparente de los empleados y funcionarios encargados de la operación. el auditor deberá cuidar que sus Investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario obtenga la información más objetiva posible. en esta fase se procederá a evaluar en detalle su efectividad y eficacia. estando así en posibilidad de delegar parte de las investigaciones y de supervisar su realización. en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversa índole. . Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las principales actividades así como con el personal de línea. actualización de estadísticas. observaciones directas. etc. Il. El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha información puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas formales. de una manera ordenada. debe ser especialmente cuidada en vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar los resultados de las medidas tomadas para administrar.

b) Informe definitivo Este informe de la Auditoria Operacional se trata más adelante en detalle. B. el método que se explica en los incisos A y B. resulta de utilidad a este propósito. Diagnóstico. en su caso. de ninguna manera la solución detallada de los problemas (dicha solución corresponde a un trabajo de consultoría). Importancia y concepto El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor. antes de precisar las sugerencias detalladas. en cuanto al control. El discutir con los involucrados el borrador del informe persigue el doble propósito de asegurarse de que se trata de hallazgos reales y de que los involucrados coinciden con su existencia precisamente en la forma en que se describe en el borrador. e) Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber detectado en otras áreas y asegurarse que las alternativas de solución propuestas no generarán mayores o más complejos problemas o agravarán los existentes. Reverificación de hallazgos: El modelo desarrollado en "A" se sujetará a una nueva verificación para separar con mayor precisión los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnóstico definitivo como sigue: a) Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son importantes. El auditor debe alejarse del detalle. Esta fase no representa. d) Asegurarse que se trata de problemas cuya solución es factible porque existen técnicas disponibles para ello. compararlos con modelos ya establecidos. o bien. Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se integrarán los hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos. III. b) Listar las excepciones encontradas en la confrontación y compararlas con las que se habían listado al iniciarse la fase creativa. Integrados los hallazgos se procederá como sigue: a) Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que más convenga a la empresa para la operación estudiada de acuerdo con las circunstancias que le rodean. lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Un objetivo adicional de esta discusión es convencer a los involucrados a fin de que hagan frente común con el auditor al presentar el diagnóstico definitivo a la alta gerencia. b) precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior. reportándose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la Empresa y con los controles operacionales establecidos. C) Examen de la documentación: La finalidad de esta técnica es coadyuvar a la verificación objetiva de la información sujeta a análisis o bien la obtención de algunos datos específicos. Elaboración del informe: Elaborado el borrador del informe.beneficio del modelo diseñado. Informe. Fase creativa: En esta fase se precisará si los problemas detectados son congruentes con la realidad de la empresa. A. especial interés tiene para el auditor operacional los mecanismos de programación y presupuestación así como su contenido y oportunidad como instrumentos de evaluación. Este . ensayar el resumen de los de mayor relevancia. c) considerar el costo. la efectividad del sistema de información que respalde las decisiones de la dirección y la oportunidad de éstas. el auditor deberá proceder a: a) Discusión del borrador con los involucrados. Este modelo puede ser tan simple como lograr una panorámica previa de los problemas y sus soluciones conceptuales. y con base en los hallazgos específicos. que no es más que la comparación de lo planeado con lo ejecutado. C. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente. c) Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las personas directamente involucradas.auditor operacional los indicios que hablen de la calidad directiva de los ejecutivos.

la participación de otros profesionales si la hubo. en la productividad. El informe o diagnóstico de Auditoria Operacional no tiene la finalidad de emitir un dictamen. a fin de motivar la toma de las medidas correctivas conducentes. el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnóstico. relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados. el diseño de las formas. en otras ocasiones las recomendaciones tendrán un carácter general. Conviene presentar muy claramente a los administradores de las Empresas el efecto de la ineficiencia existente (cuánto les cuesta o dejan de ganar). b) Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional c) Sugerencias para mejorar la eficiencia. y la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan realizado. sobre el grado de eficiencia existente en la Empresa. la contratación específica. Estructura El contenido básico del informe normalmente debe incluir los tres elementos siguientes: a) Alcance y limitaciones del trabajo. Naturaleza Por las características de la Auditoria Operacional. Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia citando casos específicos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios. las limitaciones. procedimientos y sistemas necesarios. Congruentemente con la afirmación anterior debe precisarse que no es posible que como resultado final del trabajo se presente una opinión fundamentada tipo dictamen sobre estados financieros. todo ello con el propósito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados. siempre que sea posible. en tanto que las sugerencias que se presenten deben estar orientadas a un . Evaluación y efecto de los problemas. Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente después de que se señalaron las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia de operación. b) Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional. etc.enfoque permitirá así mismo. El enfoque que conviene dar al informe debe tender a resaltar objetivamente siempre que sea posible el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas. surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en última instancia. el resultado final implica necesariamente proporcionar sugerencias específicas. En esta parte del informe es conveniente presentar un resumen jerarquizado en el que resalten los hallazgos más significativos y se destaque el efecto de ellos. también debe quedar claro que el informe de la Auditoria operacional es distinto al producto terminado de un proyecto de consultoría en administración pues en este último. la instalación de ellos y posteriores visitas de supervisión. A continuación se dan algunas orientaciones en relación con cada uno de estos elementos. sus causas y consecuencias. Dichas sugerencias podrán ser específicas en los casos en que se tengan elementos para ello. El efecto y consecuencias de los problemas a que se hace referencia. cuantificando en lo posible los resultados previsibles de un cambio. referenciado a una descripción más extensa en la que se proporcionen mayores datos sobre los problemas detectados. En algunos casos. debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios. en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo. que de la solución dada a dichos problemas. el informe de Auditoria Operacional puede ser el inicio de un trabajo de consultoría en administración a cargo de consultores externos e internos. no es posible darle tal alcance. en su caso. las operaciones sujetas a examen (así como las que se excluyen cuando pudiera existir alguna confusión). Además. ejemplos. c) Sugerencias para mejorar la eficiencia. sus causas y consecuencias. Para que la Auditoria Operacional sea útil a la Empresa. Esta sección debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del trabajo realizado. el criterio de prioridades establecido. Por otra parte. a) Alcance y limitaciones del trabajo. el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. pueden corresponder a una pérdida.

Cuando se detecte un problema grave que requiera de una solución urgente.Qué les interesa al o a los lectores (No decir lo que ya se conoce) uso de síntesis (permite tener una idea general sin leer el informe. proporciona las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarla.Se logra un cambio de impresiones automático . ayudan a memorizar) Los comentarios deben jerarquizarse (inconscientemente siempre se considera que lo primero es lo más importante. Para que el informe de Auditoria Operacional cumpla con su cometido.. el área de que se dispone. No estará igualmente interesado en controles protectivos. en términos generales. Los hallazgos de la Auditoria Operacional pueden irse comunicando en el curso del examen o su término. Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que las estáticas y los números absolutos. proyecciones. El auditor debe dar especial consideración a la conveniencia de utilizar recursos audiovisuales.Invita a la inmediata solución de los problemas . y de acuerdo a las circunstancias. costo. o bien otros aspectos susceptibles de provocar nuevas fuentes de utilidades. El informe audiovisual tiene varias ventajas. el tiempo con que se cuenta. Además de los conceptos anteriores. Adicionalmente otros medios de comunicación pueden resultar convenientes.Se centra la atención . La solución de los problemas es responsabilidad directa de la Empresa. decidir la forma en que debe presentarse. La implantación de las medidas necesarias para solucionar los problemas detectados. . . de panorama. posición dentro de la organización.A quien se dirige . en su preparación.Se obliga a leerlo . Un decálogo para preparar un buen informe de Auditoria Operacional es el siguiente: I) Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la operación del negocio. etc. Forma. Debe recordarse que una presentación audiovisual siempre se debe complementar con un Informe escrito.El auditor se percata de las reacciones . Recomendaciones prácticas para elaborar el informe. el auditor deberá pensar en la persona a quien se dirige. etc. de detalle. Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia.Utilización de subtítulos (fijar ideas. Siempre que sea conveniente deben usarse cifras cerradas en miles. . etc.aumento de productividad. a continuación se presentan algunas recomendaciones prácticas para elaborar el informe. . .Definir cuál es el propósito del informe (final. ahorros que podrían lograrse.Puede llevarse borrador escrito que luego se modifica si procede. El tipo de presentación y los equipos a utilizar deben de escogerse tomando en consideración cuál va a ser el auditorio. entre las cuales están las siguientes: . será necesario informarlo de inmediato sin esperar el término de la auditoria. Solo en casos de excepción deben describirse procedimientos de examen. láminas. tales como pizarrones.Necesidad de seccionar y utilizar índices (así que puede ir. bastará hacerla del conocimiento del funcionario responsable del área para que éste proceda a tomar las medidas necesarias. incluso en aquellos casos en que el auditor haya presentado recomendaciones específicas. Responsabilidad. cientos. queda fuera del alcance del trabajo de auditoria operacional. La responsabilidad del auditor operacional consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. la que podrá recurrir a consultores externos para ese objetivo. Una observación de menor importancia puede no ameritar su inclusión en una comunicación formal. Lo que hay que recordar es que se debe ser tan versátil como sea necesario para lograr una adecuada comunicación. a la sección o información de respaldo que interese. parcial. etc. Cualquier ejecutivo estará interesado en cambios de procedimientos que resulten en reducción de costos. Es importante que el resultado de la Auditoria Operacional se presente invariablemente por escrito. esto dependerá en gran parte de la trascendencia de los problemas detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas.

se referirá a un buen control interno y. un cuestionario de control interno que una vez aplicado. controles e información relativa a determinar la eficiencia del control interno dentro de la empresa. nos proporcione los parámetros generales de la situación de los principales registros. en los que el auditor esté capacitado para hacer una recomendación específica. La Auditoria operacional. si por el contrario son no. así como al funcionario superior responsable de la operación auditada. el adecuado para cada empresa será con las características y la extensión necesarias según las circunstancias. como parte de su proceso. referido a determinar: -Lo adecuado del sistema de información -Si los activos están siendo protegidos adecuadamente y en general. Este ejemplo de cuestionario es reducido como para una empresa comercial pequeña. los hallazgos deben ser informados con la sugestión de que sean estudiados con mayor detalle por expertos calificados cuando la situación parezca requerir dicha acción. VII. marque SI . Para la aplicación de los aspectos de investigación de información dentro de la auditoria operacional. IV) No esperar que el funcionario conozca tecnicismos. cuando menos asegurarse que si hay acuerdo a las circunstancias y hechos que se informan. En aspectos técnicos. que está redactado de manera que si las repuestas a las preguntas son un sí. resulta práctico utilizar. se entenderá que existen fallas de control en los aspectos relativos. un breve comentario en cada respuesta. -Si se está promoviendo la eficiencia en todas y cada una de las operaciones de la empresa. IX) Enviar copia (o síntesis) del informe final a todos los encargados de departamentos operativos que se vean afectados. es incluyente dentro de la Auditoria Administrativa y requiere siempre. y en su caso. EJEMPLO DE CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPAÑÍA: ____________________________________________________ AUDITORIA. el contador público independiente desarrolló métodos de revisión y asesoría administrativa que deben de sujetarse a la normatividad de la auditoria operacional. según resulte en cada caso. VII) En la medida de lo posible. X) No circular material que no contenga el propio informe. debe tenerse cuidado que sean lo suficientemente amplios para dar una idea adecuada de los antecedentes y de las razones para la recomendación. Anote su conclusión en el renglón "observaciones" en cada área y mencione el trabajo adicional de investigación necesario. La evaluación de las respuestas se hará con base en la estructura del propio cuestionario. y si se considera necesario. (si se usan sumarios. como ya se indicó. como parte de los métodos de investigación señalados en la normatividad. III) Limitar el informe al mínimo indispensable. VIlI) Si no se cuenta con la aprobación de los afectados.NO. por lo tanto. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. de la investigación de la situación y estado de funcionamiento de la administración en todos sus aspectos. Uno de los más importantes de estos aspectos es el del funcionamiento del control interno. Como se apuntó en el capítulo anterior. obtener el acuerdo de los funcionarios afectados por las recomendaciones. Escribir el informe en el lenguaje que él está acostumbrado a usar. presentarlos como sugestiones conjuntas. Redacte observaciones por separado cuando se . Así los directivos superiores podrán ver la posición del afectado y la del auditor y tomar una decisión (acción. ____________________________ FECHA: ________________ PREPARÓ: _____________________ REVISÓ: ______________________ Al resolver el cuestionario de control interno. VI) Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus observaciones y recomendaciones. V) No hacer críticas que no vayan acompañadas de sugestiones constructivas o que no estén respaldadas por hechos. A continuación se presenta un ejemplo de Cuestionario de Control Interno que se puede aplicar como parte importante de la investigación de la auditoria operacional.II) Omitir partidas o hechos poco significativos que no requieran la atención de los ejecutivos.

De qué funcionario depende directamente el departamento de auditoria interna. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ OBSERVACIONES: .Tiene el cliente una gráfica de organización. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ b. custodia y registro. etc. R-Sí () No () _______________________________________________ 2. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ b.. con objeto de lograr un mejor entendimiento de la operación. Considere los comentarios hechos por el personal de la empresa al estar resolviendo el cuestionario.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 3.Está bien determinada la independencia de las funciones de operación. deberá ser comentado con el supervisor de la auditoria. El resultado de nuestra revisión y conclusiones.. Lo anterior evitará el desarrollo del trabajo adicional por parte del auditor.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 6. se hace mención expresa de las cifras.Existe un departamento de auditoria interna o algún empleado que desarrolle actividades de esta clase.Auditoria interna: a..Es independiente el departamento de contabilidad de las funciones de: a. papeles de trabajo que estén utilizando en el cada proceso. . R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 4. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ b.considere conveniente. si los hay.Operación. al terminar la revisión del control interno de cada área.Consta el nombramiento de funcionarios en las actas de asamblea de accionistas o de sesiones del consejo de administración... R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 3. Es necesario que el auditor.En las actas de asamblea de accionistas que aprueban los resultados anuales.Custodia de activos. programas.Están todos los movimientos de las cuentas de capital contable aprobados por la asamblea de accionistas. La información obtenida deberá ser marcada PPC (Preparado por Compañía) e invariablemente se verificará por el auditor...Son independientes de los registros contables: a. R. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 2. R-Sí ( ) NO ( )_______________________________________________ 4. reportes de actividad.Empleados que estén a cargo de custodiar activos.Tiene el cliente un manual de organización.. que pudiera servirnos para determinar los alcances de mayor investigación. Si en la empresa se encuentra disponible esta información.. En los casos en que se considere conveniente deberá agregarse en cada área.Tienen poder notarial los funcionarios o empleados que celebran actos que imponen obligaciones económicas a la compañía.Personal de los departamentos operativos. obtenga de la empresa.Están todas las actas de asambleas de accionistas y de sesiones del consejo de administración transcritas al libro de actas... cuadros de control de operaciones.. un flujo de la operación (gráfico o descriptivo). obtenga un ejemplar y acompáñelo al final del área respectiva.____________________________________________________________ OBSERVACIONES: ÁREA: ASPECTOS LEGALES 1. ejemplo: planes. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 5. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 5. .. ÁREA: ASPECTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y CONTROL INTERNO 1.

.Están bien entendidas por el personal de contabilidad. ventas y gravámenes de los valores..Aprobación por parte de funcionario responsable.Son confiables los estados financieros mensuales. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ c..... R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ d. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ b.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 12...Respecto del sistema de costos establecidos: a.¿Es revisado periódicamente y actualizado el manual Con qué periodicidad?..En cuanto a los registros de inventarios perpetuos que establece el reglamento de la ley del impuesto sobre la renta.Segregación adecuada de las funciones de adquisición y venta de valores.La clasificación de las cuentas es tal que permita preparar fácilmente la información contable necesaria. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 14. para la adquisición.Tiene el cliente todos los libros.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 5.¿De qué tipo es? R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ b... cuenta el cliente con ellos.Cuenta con un manual de contabilidad. registros y cuentas necesarios que le permitan cumplir con las obligaciones legales.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 3. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 6. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 11. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 9. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ b. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 4.Cobranza. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 7.La organización del departamento.Las instrucciones del manual de contabilidad. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 13.. custodia.La información que registra el departamento de contabilidad es suficientemente comprobada antes de proceder a su registro.Sus tareas individuales. y cobro de los rendimientos. a.ÁREA: SISTEMA DE CONTABILIDAD 1...Están bien identificadas las funciones de registro de: a.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 2. o de otro tipo a que está sujeto.Ventas.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ c. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 10...Se formulan mensualmente estados financieros.Compras.Con qué periodicidad es revisado o actualizado el catálogo.Se evitan ajustes importantes de fin de año. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ .. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 2..Cuenta con un catálogo de cuentas..Producción. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 8.¿Es adecuado y oportuno? R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ OBSERVACIONES: ÁREAS: INVERSIONES TEMPORALES EN VALORES 1.. registro de operaciones.

Inspección física periódica y sorpresiva de los documentos que amparen las partidas pendientes de cobro de cada adeudo. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ c.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 3. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ OBSERVACIONES: ÁREA: CUENTAS POR COBRAR 1.Autorización del crédito..Comprobación interna. independiente.Custodia física adecuada de los inventarios.Adecuada protección a la entidad mediante el afianzamiento de aquellos empleados que manejan valores. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 7. custodia y cobro de los documentos que amparen los adeudos.Registro oportuno de todo lo que se recibe y del pasivo correspondiente. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 2.Operaciones aritméticas de las facturas.. y la investigación y ajuste de las deferencias resultantes.Planeación y toma periódica de los inventarios físicos. valuación y comparación con los libros...Segregación adecuada de las funciones de: otorgamiento de crédito.. cobro o créditos concedidos al deudor mediante el uso de formas prenumeradas.3. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 6. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ OBSERVACIONES: ÁREA: INVENTARIOS 1. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ b..Comparación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 5.. facturación.. .. facturación. notas de crédito. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 5. recepción.. custodia y registro en la adquisición..Estudio periódico de las inversiones para determinar su correcta valuación..Facturación oportuna de todas las ventas. principalmente con base en información sobre la antigüedad de los saldos.Control adecuado de entregas.Segregación adecuada de las funciones de autorización..Cobro y registro oportunos de los rendimientos. almacenaje y embarque de existencias.....Evaluación de las posibilidades de cobro y ajuste a la estimación correspondiente.Confirmación periódica por escrito de los saldos por cobrar. registro contable. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 4.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 9.... R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 8. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 3.Existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos. etc.Cargos y créditos oportunos al deudor. de: a. precios y condiciones de la venta. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 5.Control de que todo lo que se embarca se registra y se factura oportunamente en el periodo que corresponda. reducciones de los adeudos. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 7.. etc. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 4.Vigilancia constante y efectiva sobre los vencimientos y cobranza. elaboradas. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 2.Arqueo periódico de los valores. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 4. entrega de mercancías. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 6.

. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ OBSERVACIONES: ÁREA: GASTOS Y PAGOS ANTICIPADOS 1.R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 6..Fijación de máximos y mínimos para el control de existencias. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 7..Revisión periódica de la vigencia de los servicios por recibir o artículos por utilizar y en consecuencia de su aplicación a periodos futuro R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ OBSERVACIONES: ÁREA: INMUEBLES. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 4.Aprobación por parte de la determinación para adquirir.Comprobación interna. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 10. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 6.Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 3..Existencia de registros que permitan identificar el origen de los pagos y las bases para su aplicación a resultados.____________________________________________________________ 2.... MAQUINARIA Y EQUIPO 1. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 7. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 8. obsoletos y de lento movimiento. R..Adecuada protección a la entidad mediante el aseguramiento y afianzamiento de los inventarios y el afianzamiento del personal que los maneja. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 2. custodia y registro... independiente. . tanto en almacenes de la empresa como de terceros.. dañados. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 13..Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos del costo.. de la corrección de los inventarios periódicos y finales. vender..Segregación adecuada de las funciones de adquisición..Existencia de políticas definidas de límites y conceptos que deban ser tratados como gastos y pagos anticipados...Información automática al departamento de contabilidad de las unidades dadas de baja. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 12. venta. para efectuar erogaciones por estos conceptos.Registros adecuados para el control de las existencias. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 5.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 4. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 3.Comparación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. así como ajuste de las estimaciones correspondientes.Revisión periódica de las construcciones o instalaciones en proceso para registrar oportunamente las terminadas.Procedimientos para determinar la posible existencia de inventarios excesivos. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 11. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 9.Aprobación por parte de la administración. retirar destruir o gravar activos.Que existan procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos.Registros adecuados para el control de las existencias de terceros en almacenes de la empresa.Comprobación periódica de la existencia física y condiciones físicas de los bienes registrados..

Los que no son propiedad de la compañía pero que están bajo su responsabilidad. y las bases para su aplicación a resultados.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 11..Alcanza la cobertura a cubrir: a.. R-SÍ ( ) NO ( )___________________________________________ 2. R-SÍ ( ) NO ( )_____________________________________________ 3.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ b.¿Son guardadas las pólizas en lugar seguro? R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ OBSERVACIONES: ÁREA: INTANGIBLES 1.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 2.R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 8. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 10. Quién y con qué periodicidad? R-SÍ ( ) NO ( )_____________________________________________ 5. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 4. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 10.Se tiene contratada alguna fianza especial para funcionarios con autorización para retirar fondos..Hay contratada una fianza de fidelidad para el personal con funciones de custodia y / o registro de efectivo y otros valores..Es la póliza de inventarios abierta (es decir.Registro de activos en cuentas que representen grupos homogéneos.Adecuada protección de los bienes de la empresa.Existencia de registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 7.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ OBSERVACIONES: ÁREA: SEGUROS Y FIANZAS 1. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ OBSERVACIONES: ..Existencia de registros que permitan identificar el origen de las erogaciones. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 8.Comparación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente..Aprobación por parte de la administración para efectuar erogaciones por estos conceptos..... R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 9. o sea que las existencias mensuales son reportadas a la compañía de seguros ajustando en esa forma la suma asegurada. incluyendo su aseguramiento.Revisión periódica de la vigencia de los beneficios futuros..¿Se determina periódicamente la cobertura de los seguros. R-SÍ ( ) NO ( )____________________________________________ 4.Están asegurados todos los bienes propiedad de la empresa que así lo requieran..Existencia de políticas definidas de capitalización....¿Quién tiene a su cargo la custodia de las pólizas de seguros? R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 11. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 6. está asegurado contra robo..El efectivo en tránsito. de las llamadas de declaración). R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 3.Los que siendo de la compañía obran en poder de terceros.Costo de reposición. en atención a su naturaleza y tasa de depreciación R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 9.Valor en libros..

de exportación..Evaluación de la suficiencia de las estimaciones para cubrir las obligaciones legales y contractuales.Autorización a diferentes niveles. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 4.. R-SÍ ( ) NO ( )_________________________________________________ OBSERVACIONES: ÁREA: CAPITAL CONTABLE: 1.Autorización y procedimientos adecuados para el pago de dividendos. cobranza. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 2. R-SÍ ( ) NO ( )________________________________________________ OBSERVACIONES: ÁREA: CONTINGENCIAS Y COMPROMISOS 1...Comprobación aritmética de las facturas y notas de crédito.. recepción de devoluciones y contabilización. recepción. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ OBSERVACIONES: ÁREA: VENTAS Y COSTO DE VENTAS 1. R-SÍ ( ) NO ( )_________________________________________________ 3. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 5.Existencia de comunicación oportuna entre los directivos y asesores legales de la empresa con la persona responsable de preparar los estados financieros.Existencia de informes prenumerados de las mercancías embarcadas y recibidas por devoluciones de los clientes. compra... registro y pago.. gravar activos y otorgar garantías.. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 4.Segregación adecuada de las funciones de autorización. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 5. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 3.Existencia de comunicación sistemática de los acuerdos del consejo de administración y de los accionistas para el mismo objeto.Evaluación periódica del estado que guarden las contingencias y compromisos y sus montos.. etc. zonas. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 4.. agentes. como base de su correcta contabilización. facturación. sucursales. R-SÍ ( ) NO ( )______________________________________________ 3. que permita que ésta se entere de las contingencias y compromisos existentes.Comunicación oportuna de contratos o acuerdos al departamento correspondiente.. inspección y verificación de documentación.ÁREA: PASIVOS 1. R-SÍ ( ) NO ( )______________________________________________ 2. R-SÍ ( ) NO ( )______________________________________________ 2.. R-SÍ ( ) NO ( )________________________________________________ 3.. márgenes de utilidad bruta.Autorización y documentación de las ventas a crédito. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ .Custodia de títulos en tesorería.Comparación periódica de la suma de los auxiliares de cuentas colectivas. para contraer pasivos..Información oportuna al departamento de contabilidad de los acuerdos de los accionistas o de los administradores que afecten las cuentas de capital contable.. contra las cuentas de control.Existencia de la información analítica de las ventas y sus deducciones por líneas de productos.Segregación adecuada de las funciones de embarque. R-SÍ ( ) NO ( )________________________________________________ 2..Existencia de registros para emisión de los títulos que amparen las parte de capital social. de los precios de venta y de las bonificaciones y devoluciones.

. -Que se incluyan los controles básicos que propicien la eficiencia en las operaciones.Existencia de un catálogo de cuentas para clasificar adecuadamente los gastos de operación. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ OBSERVACIONES: VIII. así como de los elementos que se utilizan. -Que se incluyan los controles básicos que impliquen la protección de los activos de la empresa. Para efectos de la investigación administrativa. que incluyan la referencia a la utilización de técnicas avanzadas para el manejo de las operaciones y de la adecuada coordinación entre ellas. al proporcionar una visión general y panorámica de la totalidad del programa hasta sus soluciones o últimas consecuencias (información final. o procedimiento de la misma. además de observar de conjunto una operación. tales como egresos.Revisión aritmética de las operaciones que afecten las cuentas de gastos de operación. y tiene por objeto de tener una explicación esquemática de la secuencia de pasos de las acciones que se llevan a cabo. distinguiendo si se implica o no una duplicidad de trabajo y una inversión de recursos y tiempo excesivos. DIAGRAMAS DE FLUJO Una herramienta de gran utilidad en la investigación administrativa es la diagramación de las operaciones. para eliminar el riesgo de errores. se utiliza una técnica de diagramación que se adapta muy bien a los procesos administrativos y que surge de técnicas de diagramación en la programación en computación. nóminas. su contenido y su último destino. y como facilitador de modificaciones. en esta técnica de diagramación se utilizan algunos de los símbolos que se han utilizado en la programación de computación. que debe estar contenida y constantemente actualizada en un archivo manual o computarizado con el diseño de los formatos donde se incluya la información y los parámetros para medir su suficiencia y oportunidad. Así mismo es importante enfatizar que debido a que todo procedimiento administrativo esta sujeto a complementarse con las políticas aprobadas de cada una de las operaciones que se manejan. Para lograr lo anterior a continuación se mencionan algunos aspectos que el auditor debe de cuidar: -Que se incluyan los controles básicos que proporcionen información.OBSERVACIONES: ÁREA: GASTOS DE OPERACIÓN 1. así como para relacionar un punto de un procedimiento con otro de otro procedimiento. y del personal que interviene en cada una de ellos. Esta técnica se desarrolló para representar gráficamente la secuencia de instrucciones que se incluirían en un programa computacional como esquema básico para el desarrollo del programa en sí. compras y cuentas por pagar. anexos a cada procedimiento deberán estar las políticas relativas.. para lograr el objetivo primordial de obtener la descripción de un procedimiento administrativo. Para lograr lo anterior.. Con un diagrama de flujo tendremos la posibilidad. y la misma simbología de uniones entre cada una de las acciones u operaciones que se van realizando en la secuencia que compone un procedimiento. como las políticas para la cobertura de riesgos en cada uno de los renglones correspondientes y también los trámites de verificación entre dos instancias diferentes con respecto a la misma operación. etc. En la técnica de diagramación se utilizan elementos de criterio y de juicio personal del auditor. sin considerar aquí los elementos complementarios necesarios que serían los formatos de los documentos que se utilizan. R-SÍ ( ) NO ( )_______________________________________________ 2. con todos sus elementos esenciales y en la forma mas resumida posible para tener al propio tiempo una visión panorámica de la operación de que se trata. En este capítulo se propone esta técnica como un medio práctico y se trata en un ejemplo sencillo para una empresa pequeña. inventarios. así como las conexiones que por razones de cruzamiento en el dibujo mismo del diagrama se tienen que realizar para seguir la secuencia en otro punto de la página o en una nueva página. de incluir las modificaciones posibles como un punto de partida de un plan de reestructuración para echar a andar los cambios necesarios.

Los principales símbolos que se pueden utilizar en la técnica de diagramación son los siguientes: INICIO DEL PROCEDIMIENTO (Indica el inicio del trámite o secuencia) LÍNEA DE SECUENCIA CON FLECHA DE SENTIDO (Indica la unión entre dos pasos y el sentido de su secuencia) OPERACIÓN CON RESPONSABLE (Indica la operación y el responsable de ejecutarla) DOCUMENTO (Indica el documento que se emite o se tramita) DECISIÓN (Indica una pregunta y sus posibles alternativas) CONEXIÓN EN MISMA PÁGINA (Conexión de la secuencia de una parte de la página a otra de la misma) CONEXIÓN EN PAGINA DIFERENTE (Conexión de la secuencia de una página otra) ARCHIVO PROVISIONAL (Indica el archivo temporal de un documento para una secuencia posterior) ARCHIVO DEFINITIVO (Indica el destino final de un documento y generalmente simboliza el final del procedimiento) .

como sigue: PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS COMPRAS .A continuación se presentan como ejemplo los procedimientos administrativos de una empresa comercial con la secuencia de sus operaciones en cada uno de ellos.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ALMACÉN / ENTRADAS .

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PAGOS .

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INVESTIGACIÓN DE CRÉDITO .

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS VENTAS .

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS VENTAS CRÉDITO .

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS VENTAS CONTADO .

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS COBRANZA .

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS REPORTE DIARIO .

Explica la analogía que utilizan los autores para la auditoria administrativa con el mantenimiento preventivo de la empresa. 16. AUTOEVALUACIÓN DE LA SEGUNDA PARTE PARTE I. ¿Qué argumentos utilizaría si fuera un auditor administrativo para convencer a un cliente potencial de que su empresa necesita una Auditoria administrativa? 4. 14. 11. 5. ¿Porqué es importante que la información administrativa que se da a la alta dirección sea evaluada? 3. 15. ¿Qué ventajas tiene el realizar una auditoria administrativa en las organizaciones? 2. Antes de iniciar una Auditoria administrativa es necesario definir 3 cuestiones. Describa la relación entre la planeación y el control. 17. 1. ¿Cuál es la relación entre la función administrativa del control y las Auditorias? 8. 12. 18. 7.X. 13. ¿Porqué cree usted que sea más común aplicar la Auditoria financiera que la administrativa en México? 6. ¿Cuáles son? .

¿Cree usted que las auditorias como parte del proceso de implantación de un sistema de calidad juegan un papel importante para que se logren mejorías y porqué? PARTE IV.William P. De alguna organización que conozca. 1. Leonard.¿Qué diferencias encuentra entre el Premio Deming. 20. ¿Porqué se recomienda que las Auditorias para un Sistema de Calidad las lleven a cabo personas ajenas a la empresa auditada? 6. Para recopilar la información necesaria para la Auditoria se aplican entrevistas y cuestionarios. ¿cuáles serían sus componentes? 2. ¿Cree usted que los métodos de Auditoria vistos se pueden aplicar a cualquier tipo de organización y porqué? 2.Análisis factorial del Banco de México . Enumere los elementos de una organización que deben ser auditados según William P.Método de José Antonio Fernández Arena PARTE VI. 1. ¿Porqué cree usted que la evaluación de las estrategias se ha vuelto más importante recientemente? 4. Qué alcance le atribuye usted a la Auditoria Operacional. ¿Cómo se puede aplicar la Auditoria Administrativa dentro del proceso de Administración Estratégica de una organización? 3. ¿De qué maneras se puede mejorar la operación en una empresa según Leonard y dé un ejemplo de una de ellas? 4.Instituto Americano de Administración . conteste al menos 3 preguntas de cada parte (6) del ejemplo del cuestionario de Leonard. ¿Qué limitaciones encuentra en los siguientes métodos de evaluación: . 5. Dé su propia definición de Auditoria administrativa ó escoja cuál de las definiciones le parece más correcta y diga porqué. . ¿Qué ventajas se tienen al contar con estándares establecidos al realizar una auditoria administrativa? Explíquelo con un ejemplo. PARTE II. con respecto al desarrollo de esta última. 1. 2. 1. 1. ¿De qué concepto parte el método de J. el premio Nacional de Calidad e ISO 9000. 19. ¿Qué objetivos cree que persiga la auditoria de calidad del proveedor por el comprador? 7. Dé su concepto de Auditoria Operacional. Leonard .Premio Nacional de Calidad .9. Antonio Fernández Arena? 9. en cuanto a los puntos a evaluar? 8.Premio Nacional de Calidad . Describa brevemente en qué consiste cada uno. 3. Escriba un ensayo en 5 páginas mínimo sobre las ventajas y limitaciones que encuentre en los siguientes métodos de auditoria administrativa: .Instituto Americano de Administración . ¿Con qué fase del ciclo PHVA se relaciona más la Auditoria Administrativa? 6. ¿Porqué es difícil dar una evaluación cuantitativa para algunos puntos de la auditoria administrativa? 2. ¿En qué parte del Desarrollo Organizacional podría usted aplicar los conceptos de Auditoria Administrativa y cómo? 5.Análisis factorial del Banco de México . 7. Cómo se ha desarrollado la experiencia administrativa del contador interno de una empresa. 3.Método de Fernández Arena PARTE V. Si la auditoria administrativa se aplica por separado a las distintas áreas funcionales de una organización. PARTE III. ¿De qué depende la frecuencia de la Auditoria administrativa? 10.

F. Rodríguez Valencia Joaquín. Koontz. Qué elementos debe tener un diagrama de flujo. Trillas. Sinopsis de Auditoría Administrativa. Cambio y mejoramiento continuo.F. Diana. D. Ed. PARTE VII. 10ª. 5. Auditoría Administrativa. 6. Jospeh M. Mc Graw Hill. 5ª edición.C. qué ventajas obtenemos al utilizar un diagrama de flujo. 1.F. México. 7. Edición. D. 1990. México. Diana. 1991.F. México. Administración: Una perspectiva global. Qué diferentes visiones de una operación. Leonard. México. Ed. de cada uno de los capítulos del Cuestionario de Control Interno. Juran. Instituto Mexicano de Contadores Públicos. D. S. D. La Auditoria administrativa. Conceptos de Administración Estratégica. qué elementos primordiales tienen que tomarse en cuenta con respecto a la finalidad del Control Interno. Villegas de la Vega Jesús A. Fred R. 1994. Editora Técnica. 5ª. D. México. William P. Mencione tres elementos a considerar para llevar a cabo el informe de Auditoria Operacional. México. Madrid. 3. Garza Zuazua. 1. Díaz de Santos. Diana. 1997. México. En qué consiste la responsabilidad del Auditor Operacional. Auditoria Administrativa.4.F. 1992. 1970. Fernández Arena José Antonio. Ed. 1994.F. Juran y la Planificación para la Calidad. nos permite observar un diagrama de flujo. PHH.F. .F. 1991. Auditoría Administrativa. E. Bell. 1995. Mencione los tres pasos fundamentales en la metodología de la Auditoria Operacional y un aspecto de cada una de ellas que usted considere muy importante. Ed. Qué utilidad le atribuye a resolver un Cuestionario de Control Interno en una empresa. Robert J. Desarrollo Organizacional. Thierauf. Comente qué representaría en una empresa una contestación “no” para una pregunta de su elección. 2. Desde un punto de vista práctico. PARTE VIII. Qué semejanzas o diferencias le atribuye usted a la Auditoria Operacional con respecto a la Auditoria Administrativa. Limusa. A. 2. y Cecil H. Harold y Heinz Weihrich.F. Edición. French Wendell L. Qué utilidad le atribuye en la investigación administrativa en la formulación de diagramas de flujo de los procedimientos. X. y Juan Carlos M. México. 1996. 1994. PHH. D. Ed. 3. México. Norbeck. D. Al diseñar un Cuestionario de Control Interno. México. 4. BIBLIOGRAFÍA David. Auditoría Operacional. D.A.

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