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AUDITORA ADMINISTRATIVA: GRUPO 3

INDICE GENENAL. I. II. III. INTRODUCCIN............................................................................................. 3 JUSTIFICACIN ............................................................................................. 4 OBJETIVOS ................................................................................................ 5

3.1 GENERAL. ....................................................................................................... 5 3.2 ESPECIFICOS. ................................................................................................ 5 IV Auditoria Administrativa...................................................................................... 6 4.1 Generalidades: ................................................................................................. 6 4.2 antecedentes histricos de la auditoria administrativa...................................... 7 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Definicin de Auditoria Administrativa: ................................................... 8 Importancia de la Auditoria Administrativa ............................................. 9 Objetivos de la Auditoria Administrativa: ................................................ 9 Principios de la auditora administrativa ............................................... 10 Oportunidad de realizarse: ..................................................................... 11 Alcance de la Auditoria Administrativa. ...................................................... 12

4.9 Tipos de Auditoria Administrativa ................................................................... 13 4.10 Clasificacin de Auditoria Administrativa: ............................................ 13

4.11 Ventajas de la Auditoria Administrativa: .................................................. 13 4.12 Metodologa de la Auditoria Administrativa: ............................................ 14 V. Caso Prctico ................................................................................................. 25 5.1 Etapa de planeacin ....................................................................................... 25 5.2 Etapa de instrumentacin ............................................................................ 30 5.3 Etapa de examen .......................................................................................... 37 5.4 Etapa de informe .......................................................................................... 38

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VI Conclusiones ................................................................................................. 41 VI. RECOMENDACIONES ................................................................................... 42 VIII. BIBLIOGRAFA ......................................................................................... 43

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I. INTRODUCCIN

A travs del presente trabajo, se describen los procedimientos para la realizacin de la Auditoria Administrativa, suministrando definicin, importancia, metodologa, alcance, y su aplicacin en caso prctico.

El proceso tecnolgico mundial es cada da ms acelerado y por lo tanto la Administracin de las empresas es cada vez ms complicada, haciendo a un lado los procedimientos y sistemas empricos anticuados.

Las empresas con una buena Administracin y un eficiente sistema de Control Interno, permitirn que se logren mejores resultados de Auditoria con el menor tiempo de iniciado el mismo.

El xito o fracaso de una empresa o negocio cualquiera que sean sus objetivos, de carcter econmico, social o poltico, tendrn como causa primordial una buena o mala administracin del negocio, de ah que surge la necesidad de las prcticas y procedimientos de la Administracin, lo cual se realizara a travs de una Auditoria Administrativa.

La Auditoria Administrativa indudablemente es una herramienta muy til de la Administracin y aunque en nuestro pas su aplicacin se da en pocas empresas tendr que adaptarse en grado superior a medida que se desarrolle la Administracin

En la realizacin del presente trabajo se enfoca a la importancia del control interno para efectos de la Auditoria Administrativa en una empresa y determinar la relacin entre ambos.

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II. JUSTIFICACIN

Las empresas en general, sean industriales, de servicios o comerciales, grandes, medianas o pequeas, pertenezcan al sector pblico privado, se encuentran en varias oportunidades a lo largo de su vida con la necesidad de examinar su situacin en relacin a la administracin.

Muchas veces resulta no slo necesario sino imprescindible analizar con detalle los problemas y sus causas que dificultan el desarrollo de la empresa. Podra ser que en algunos casos se tenga que empezar de nuevo, la empresa debe ser revisada y analizada en todos sus aspectos.

La auditora administrativa es el servicio que presta a la administracin empresas cuando examina la gestin administrativa con la intensin de hacer

recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad, por tal motivo se requiere un equipo multidisciplinario de auditores, en experiencia y conocimientos propios, para garantizar un trabajo de calidad. Para llevar a cabo este proceso es necesario tomar en cuenta que se debe seguir una metodologa para la correcta realizacin de la Auditoria Administrativa.

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III. OBJETIVOS

3.1 GENERAL.

3.1.1 Que el estudiante pueda conocer el procedimiento y metodologa para la elaboracin de un examen de auditora Administrativa.

3.2 ESPECIFICOS.

3.2.1 Determinar la importancia que tiene la Auditoria Administrativa.

3.2.2 Mostrar las Departamentos, procesos y recurso humano, que se deben examinar en la auditoria Administrativa.

3.2.3 Dar a conocer la Metodologa aplicable al examen de Auditoria Administrativa.

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IV Auditoria Administrativa 4.1 Generalidades: Durante mucho tiempo la auditora estuvo asociada con la contabilidad, de la cual se crey que formaba parte. La finalidad de la auditoria era en trminos generales, de una revisin que se encomendaba a auditores ajenos a la empresa, para cerciorarse de la situacin financiera y descubrir fraudes y errores existentes. Al crecer las empresas, la administracin se hizo ms complicada, adquiriendo mayor importancia la comprobacin y control internos, debido a una ms extensa delegacin de autoridad y responsabilidad a los funcionarios.

Es muy probable que nunca antes en la historia de las actividades empresariales hayan recibido una atencin ms amplia los problemas propios de la administracin para adaptarlos a un mundo en incesante cambio. Referirse a la auditoria administrativa en nuestro medio es remontarse en el tiempo a la segunda mitad de la dcada de los sesentas, fue en estos aos cuando los administradores, contadores pblicos y otros profesionistas comenzaban a sentir inquietudes en lo que entonces se presentaba como un nuevo campo de la administracin.

Actualmente durante el transcurso de ms de veinte aos ha surgido muchos cambios y fenmenos, nuevos inventos han surgido, la administracin ha tenido un gran avance, han aparecido nuevas prcticas y tcnicas, otras se han innovado. La auditoria administrativa es una de estas tcnicas a la cual no le podemos dar el mismo enfoque de hace veinte aos. Aun cuando los beneficios de realizar auditoras de la administracin son grandes y numerosos, se necesita tiempo para planear y poner en obra un programa. Este tipo de investigacin exige personas que tengan un conocimiento a fondo de las bases de operacin de una empresa. Es decir, deben estar familiarizados con los elementos bsicos de la administracin.

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4.2 antecedentes histricos de la auditoria administrativa A continuacin enunciare los antecedentes histricos ms importantes de la auditoria, aunque en algunos de ellos no se mencionan fechas exactas de su realizacin:

El primer antecedente que tenemos de la auditoria administrativa proviene de una entrevista realizada al Ingeniero Henry Fayol por la Crnica Social de Francia en el ao de 1925, en la cual dijo que el mejor mtodo para examinar una organizacin y determinar las mejoras necesarias, era haciendo un estudio al mecanismo administrativo, para poder determinar, si la planeacin, la organizacin y el control son atendidos adecuadamente, o si la empresa est siendo administrada adecuadamente

En el ao (1935-1946). McKinsey, quien tuvo un gran dominio en la administracin hace cinco dcadas, lleg a la conclusin que un negocio o empresa debiera hacer peridicamente una Auditoria Administrativa en todos sus aspectos a la luz de su ambiente presente y futuro probable. Calific a este tipo de auditora como la ms comprensiva y poderosa de las tcnicas buscadoras de problemas, porque busca en forma general descubrir y corregir errores de administracin.

Otro enfoque a la Auditoria Administrativa ha sido el del Departamento de Defensa de los Estados Unidos bajo la direccin de Robert McNamara en la dcada de los sesentas. Dicho departamento acometi la evaluacin de las compaas licitadoras de importantes contratos, no solamente en aspectos de Ingeniera, capacidad operativa, precios y plazos de entrega, sino en la naturaleza de la organizacin y administracin de las compaas y en lo particular en los planes para administrar los contratos de defensa en caso de ser proponentes escogidos. Algunos nombres o conceptos que se le daban a la Auditoria Administrativa:

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1.-Diagnosis de Productividad. 2.-Anlisis Potencial de la Productividad. 3.-Revisin Administrativa. 4.-Glosa Empresarial. 5.-Diagnostico de la Empresa. 6.-Revisin del Proceso Administrativo. 7.-Auditoria de la Empresa. 8.-Organoterapia Empresarial. 9.-Anlisis Administrativo. 10.-Investigacin de la Empresa. 11.-Auditoria Administrativa.

Actualmente las organizaciones estn inmersas en un ambiente de constantes cambios por lo cual deben estar capacitadas para adaptarse a ellos, porque de lo contrario serian organismos obsoletos e incompetentes. La auditoria

administrativa es dinmica, y debe ser aplicada formalmente a toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe se precisa, integral y cuidadosa para lograr eficiencia.

4.3 Definicin de Auditoria Administrativa: Es la revisin sistemtica con fines evaluatorios de una dependencia o entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientemente para cumplir con los objetivos que tiene encomendados dentro de la Administracin. Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organizacin. La auditora administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y programas de la dependencia o entidad; su estructura orgnica, nivel jerrquico y

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calidad de los recursos humanos y materiales; programas de capacitacin y adiestramiento; divisin de actividades y supervisin; existencia y aplicacin de manuales de organizacin; desconcentracin y simplificacin administrativa; mecanismos de autoevaluacin; Funciones, sistemas, procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos.

4.4 Importancia de la Auditoria Administrativa La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin. Adems de esto, tambin se valora la capacidad y lo apropiado a la prctica administrativa. Es necesaria una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en la organizacin. Debido a esto, cada auditoria administrativa deber realizarse de forma distinta dependiendo de la organizacin. 4.5 Objetivos de la Auditoria Administrativa:

Control: Orientan los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento preestablecidos. organizacional en relacin con estndares

Productividad: Dirigen las acciones para optimizar el beneficio de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa establecida por la organizacin.

Organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin de la competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.

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Servicio: Representan la manera en que se puede comprobar que la organizacin posee un proceso que la enlaza cualitativamente y cuantitativa con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.

Calidad: Orientan que tienda a elevar los niveles de desempeo de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos- con el fin de producir bienes y servicios altamente competitivos.

Cambio: Transforman en un instrumento que hace ms transparente y receptiva a la organizacin (flexibilidad.)

Aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional con el fin de que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora

De toma de decisiones: traducen la puesta en prctica y los resultados de la auditoria en un solo instrumento de soporte del proceso de gestin de la organizacin.

De interaccin: Posibilitan el manejo inteligente de la auditoria en funcin de la estrategia para relacionar a la organizacin con los competidores reales y potenciales, as como con los proveedores y clientes.

De Vinculacin: facilitan que la auditoria se constituya en un vnculo entre la organizacin y un contexto globalizado.

4.6 Principios de la auditora administrativa Es conveniente mencionar los principios en los cuales se debe basar toda auditora administrativa: a) Sentido de la evaluacin La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar a cabo un examen y

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evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que aseguren: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica.

b) Importancia del proceso de verificacin Una responsabilidad de la auditora administrativa es determinar qu es lo que se est haciendo realmente en los niveles directivo, administrativo y operativo; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que el responsable de lo que piensa que est ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles

c) Habilidad para pensar en trminos administrativos El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un administrador

a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como ste lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

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Oportunidad de realizarse:

Muchos fracasos de empresas son consecuencia directa de algn "mal" que lentamente se fue agravando por falta de atencin inmediata, y que cuando se descubri fue causa de los estragos causados, ya muy difciles de remediar. Los propios sntomas indicativos de que algo anda mal, sern los que sealarn cundo debe hacerse una Auditora Administrativa, la cual presentara un

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diagnstico preventivo para precisar las causas y propondr su eliminacin a fin de que los males no se extiendan. Algunos de los sntomas que nos indican la presencia de males o deficiencias son: 1.-Frecuentes disgustos entre el personal, entre subordinados y jefes, empleados y obreros entre s o jefes con jefes. 2.-Cargas excesivas de trabajo en un departamento, en una seccin o en un puesto. 3.-Descenso en las ventas, totales o por lnea de productos. 4.-Excesiva rotacin de personal, por despidos o renuncias. 5.-Altos costos de produccin. 6.-Excesivo desperdicio de materias primas. 7.-Marcadas variaciones en los presupuestos. 8.-Perdidas econmicas. Estos sntomas son motivo de un minucioso examen por parte de la Auditoria Administrativa, que establecer las causas que originaron los efectos negativos y de esta manera tratara de eliminarlas de inmediato antes de convertirse en males mayores con repercusiones econmicas que pueden ser desastrosas para el negocio.

4.8

Alcance de la Auditoria Administrativa.

La Auditoria Administrativa puede ser de una funcin especfica o actividad de uno o varios departamentos, una divisin o grupo de divisiones o de empresa es su totalidad. El campo de estudio al aplicar la auditoria puede abarcar la economa de la produccin, factores de la produccin, programacin del producto y otras.

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4.9 Tipos de Auditoria Administrativa 1.-TOTAL. Es la auditoria aplicada en una empresa en su totalidad. 2.-FUNCIONAL. Es la llevada a cabo en una funcin especfica de la empresa Ejemplo: La auditoria aplicada en La funcin de ventas 3.-POR AREAS (Parcial) Es la que se realiza en un rea o departamento de la empresa o en varios departamentos. Ejemplo: La auditoria aplicada en el departamento de personal.

4.10 Clasificacin de Auditoria Administrativa:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTERNA. Es la realizada por el auditor o

cualquier otro auditor perteneciente a la empresa donde se realiza. 2 AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA. Es la realizada por el auditor o

cualquier otro auditor ajeno o independiente de la empresa que se va a auditar y cuya nica relacin con el negocio donde se realizara la auditoria es la contratacin de sus servicios profesionales.

Este tipo de auditora se usa cuando la gerencia no tiene recursos suficientes para sostener un programa interno y cuando se prefiere una apreciacin pendiente o cuando la opinin externa es suplementaria a la auditora interna.

4.11 Ventajas de la Auditoria Administrativa: La Auditora Administrativa presenta las siguientes ventajas: l.- Es una auditora completa, examina todas las funciones y su interrelacin con respecto a la entidad de auditora. 2.-Va mas all de la funcin financiera para incluir la administracin, las operaciones, el personal y otras funciones. 3.-Mide el progreso logrado para alcanzar los objetivos de la empresa, trata de explicar los aspectos esenciales, tanto fiscales como no fiscales de la administracin de negocios.

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4.-Se orienta ms hacia el futuro. 5.-Proporciona un medio para hacer un anlisis comparativo integrador e interpretativo. 6.-Detecta sntomas que ms tarde puedan agravarse por no atenderse oportunamente. Por ejemplo: Planeacin inadecuada, conflictos entre el personal, deficientes mtodos de control administrativo, prdidas econmicas, etc. 4.12 Metodologa de la Auditoria Administrativa: La metodologa de la auditoria administrativa tiene el propsito de servir con marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica; para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. Para utilizarla de manera lgica y accesible se ha dividido por etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.

Las etapas que integran la metodologa de la auditora administrativa: Planeacin Instrumentacin Examen Informe Seguimiento

4.12.1 Planeacin: Es la etapa donde se desarrollan secuencialmente l a s actividades

encaminadas dentro de los programas, as como la determinacin del tiempo

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requerido para la elaboracin de cada una de sus etapas.

El objetivo de esta etapa es conocer el punto de vista de todo el personal de la organizacin sobre el funcionamiento de la misma, as como tener un panorama general sobre sus errores y aciertos, de tal forma que, durante las etapas posteriores se logre analizar esta informacin con profundidad y actuar al respecto.

En la planeacin, el auditor debe considerar, entre otros, los siguientes puntos:

a) Caractersticas generales de la empresa, con la finalidad de que la planeacin de los trabajos se ajuste a ella y se pueda as, obtener resultados satisfactorios.

b) Finalidad de los trabajadores; en virtud de que sta constituye el mundo bsico para desarrollar adecuadamente un plan y determinar, de acuerdo a las circunstancias existentes, los elementos necesarios para su desarrollo.

c) Secuencia de su desarrollo; tomando en cuenta que los trabajadores para ejecutar s u s t a r e a s d e b e r n se guir u n o r d e n a m i e n t o que p e r m i t a s u desarrollo normal dentro de los lmites de tiempo fijados.

d) Estimacin de tiempos; hay que delimitar los tiempos que se necesitarn para realizar cada una de las actividades, precisando la fecha de iniciacin y terminacin de los mismos.

e) Determinacin del personal que intervenga; se refiere a la seleccin de personal apto para intervenir en los trabajos a desarrollar, ya que es de vital importancia para la realizacin del trabajo de auditora.

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f) Determinacin de las tcnicas que se utilizarn: Las cuales debern apegarse a las caractersticas particulares del objetivo, a la capacidad y

experiencia del personal que le auxiliar en el desarrollo de los trabajos y al lmite de tiempo disponible para conocer resultados.

g) Determinacin de los medios materiales; se refiere a los medios que han de necesitarse a lo largo del desarrollo de las actividades, tales como: papelera, mobiliario, equipo, etc.

h) Determinacin del apoyo que el organismo social proporcionar; este punto se establece de comn acuerdo con la empresa, en funcin a la

colaboracin que se obtendr de parte de ella y al personal que colocar en la coordinacin de actividades.

4.12.2 Instrumentacin: Esta etapa consiste en la familiarizacin con la funcin del rea o departamento sujeto a revisin, lo cual conlleva una recoleccin de datos, es decir; se hace una revisin del proceso administrativo en relacin a las diversas funciones que se desarrollan en una empresa.

La auditora administrativa no slo est interesada en conocer la proporcin y adecuacin de sus recursos en el momento actual, sino la proyeccin al futuro por lo que es necesario que el auditor obtenga tanta informacin como necesite.

La empresa debe brindarle informacin escrita de utilidad para el auditor, como: el acta constitutiva y sus modificaciones, objetivos de la empresa, manuales de organizacin y procedimientos, polticas, instructivos, boletines de informacin, etc. Cuando no exista por escrito alguno de los elementos

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indispensables, el auditor tendr que solicitar que su cliente lo realice, pero al carecer de esa informacin se puede prever que hay un sntoma de

deficiencia en la empresa. La recoleccin de informacin escrita es un medio para comparar si la administracin de la empresa se lleva a cabo como se establece en sus normas. Para que el auditor pueda formarse un juicio acerca de los problemas o situaciones referentes al caso que atiende, aplica tcnicas adecuadas, a fin de conocer l a p r o b l e m t i c a d e f o n d o . Algunas t c n i c a s m s u t i l i z a d a s s o n : l a encuesta y la observacin. La encuesta: Esta tcnica se aplica mediante los instrumentos previamente diseados: Cuestionario y entrevista.

a) Cuestionario: Aqu se obtiene informacin mediante una serie de preguntas escritas, previamente formuladas. auditor realizar de manera eficaz la Con respuestas abiertas Con respuestas cerradas Con respuestas colectivas El uso de cuestionarios permite al puesto que pueden ser

investigacin,

contestados varios simultneamente. Por la clase de respuesta pueden ser:

Es importante considerar que la informacin que se obtiene por medio de los cuestionarios ser confiable en la medida en que se verifique.

b) Entrevista: Aqu se obtiene informacin por medio de conversaciones con aquellas personas que estn relacionadas con el caso que se investiga o que tengan relacin directa con el aspecto que se desea estudiar con mayor detalle. Para que sta brinde los resultados deseados, el auditor debe planear cuidadosamente su entrevista a travs de la formulacin de una gua escrita de los temas que interesan y en los cuales se necesite una explicacin ms

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detallada. La entrevista se puede aplicar en dos formas: En forma particular En forma general o simultnea Observacin: Para esto es necesario que el auditor tenga acceso a la informacin escrita, mencionada anteriormente. a).Verificacin: Tiene por objeto comprobar fsicamente si se cumplen los objetivos, polticas y procedimientos mismo se utiliza para previamente establecidos, as

comprobar la efectividad de datos y cifras en

documentos que se hayan analizado.

b).-Observacin: Consiste en analizar detalladamente los aspectos a estudiar a fin de conocer las causas de las problemticas qu e presente la organizacin con el propsito hacer las apreciaciones pertinentes.

La o b se rva ci n e s sumamen te am p lia , prcticamente inf in it a , p u e d e a b a rca r desde la forma de contestar una llamada telefnica a un cliente o proveedor, la manera de resolver una duda a un empleado o la forma en que se ejecuta una operacin en la fbrica, etc.

Plan de auditoria

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Medicin: La medicin se puede visualizar desde dos perspectivas: de forma y de fondo. Para la primera se utilizan las escalas de medicin; para la segunda, los componentes del proceso administrativo, elementos especficos e

indicadores.

Escalas de Medicin: Para lograr una mayor consistencia en la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionndolos con una estrategia de accin, la cual a su vez se relaciona con la composicin del proceso administrativo y los elementos especficos, visualizando el propsito estratgico y atributos fundamentales que los asocian, as como con los indicadores aplicables en cada caso.

Las escalas que se emplean con este fin deben cumplir con la funcin de garantizar la confiabilidad y la validez de la informacin que se registre en los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de cdigo mltiple que puedan proporcionar una

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interpretacin muy general o errnea.

La eleccin y empleo de las escalas de medicin estn estrechamente relacionados con las directrices acordadas en la planeacin de la auditoria. Sin embargo, su variedad de uso y precisin dependen de las acciones que de manera particular ejerce el auditor, por lo que es necesario que la integren de manera racional y congruente.

Componentes del proceso administrativo y elementos especficos La seleccin de los componentes del proceso administrativo y elementos especficos debe hacerse considerando las variables fundamentales que influyen en el desempeo de una organizacin , tal como su naturaleza, campo de actuacin, tamao, giro industrial, y enfoque estratgico. No

obstante, el grado de profundidad con el que se analice cada variable o juego de variables, depende del proyecto de auditora y de la estrategia para realizarlo.

Indicadores:

Los indicadores son un elemento estratgico del proceso de

evaluacin de la forma de gestin organizacional, ya que permiten ordenar las acciones en relacin con los resultados que se pretenden alcanzar,

convirtindose en el marco de referencia para definir la jerarqua de los aspectos a auditar, establecer las prioridades de las acciones a analizar y precisar el valor de las cifras y comportamiento que se obtengan.

Su uso como sistema permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o prospectivamente la informacin para generar alternativas altamente significativas para los procesos de toma de decisiones.

4.12.3 Examen: Tiene como finalidad conocer la eficiencia bajo la cual funciona la

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organizacin;

los resultados obtenidos del anlisis de la informacin

recaudada durante la etapa de ejecucin, servirn al auditor para poder hacer una comparacin entre la situacin actual de la organizacin y el

informe de la ltima auditora realizada

Terminada

la

investigacin ,

el

auditor

proceder

formular

conclusiones, atendiendo el siguiente orden: 1. Concentracin de los datos obtenidos en la investigacin 2. Clasificacin de los datos 3. Evaluacin de los resultados 4. Determinacin de la solucin 1. concentracin de los datos obtenidos en la investigacin El auditor proceder a realizar una recopilacin de toda la informacin recabada tanto escrita como verbal que le fue proporcionada, as como los papeles de trabajo elaborados en la investigacin realizada, con el propsito de analizarlos.

2. clasificacin de los datos obtenidos Ya recopilada toda la informacin se procede a clasificar datos que se obtuvieron con el objetivo de de tal manera, cada uno de los

facilitar su anlisis y comprensin

que el auditor tenga una buena estructuracin de la

informacin para realizar de manera optima, precisa y objetiva sus conclusiones. 3. evaluacin de resultados Los datos contenidos en los informes, as como las apreciaciones personales, sern los determinantes para que el auditor haga una justa evaluacin de las situaciones y problemas investigados.

Requisitos que debe llenar satisfactoriamente, a fin de considerar los p r o b l e m a s i m p o r t a n t e s y q u e , consecuentemente, merecen mayor

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atencin para una correcta solucin.

4. determinacin de la solucin La solucin es la conclusin a que ha llegado el auditor despus de haber evaluado los resultados de las investigaciones que efectu.

La capacidad y experiencia del auditor son factores para l a determinacin de una solucin correcta. Es decir, la auditora administrativa no puede prescindir de uno de sus elementos ms valiosos que es el juicio personal del auditor aplicado a las circunstancias particulares de la entidad auditada.

La evaluacin puede enfocarse a los elementos integrantes del proceso administrativo ( planeacin, o r g a n i z a c i n , direccin y c o n t r o l ), a s c o m o l a s funciones de produccin, comercializacin, finanzas, recursos humanos u otras funciones.

Gracias a la evaluacin, el auditor administrativo puede detectar deficiencias u oportunidades en la organizacin, esto es parte importante del trabajo del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones lleva consigo una gran responsabilidad social.

4.12.4 Informe: El objetivo del informe es brindar a los encargados de la organizacin auditada informacin precisa sobre los resultados obtenidos, para que ellos puedan tomar decisiones ptimas y realizar las mejoras o adecuaciones necesarias.

Un informe brinda informacin relevante sobre las prcticas administrativas que se estn llevando a cabo en la organizacin as como tambin la posicin

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de sta en el futuro.

Los informes rendidos por el a u d i t o r deben hacerse por escrito, ya que de esta forma queda constancia de su labor, el informe escrito es prcticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo.

a) Presentacin y contenido La presentacin y contenido del informe debe reunir entre otros los siguientes requisitos: Debe ser redactado en forma sencilla, clara y precisa. Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes. Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado. El informe segn el caso, deber acompaarse de todos aquellos documentos formulados como resultado de los trabajos, tales

como: Graficas, instructivos formas, etc. Debe ser constructivo y debe estar sustentado en informacin real y concreta.

El informe deber precisar que las conclusiones emitidas son el resultado de apreciaciones personales y que solamente tienen el carcter de opinin, quedando la ejecucin de dichas opiniones bajo la responsabilidad de la direccin. Segn la forma de presentacin de los informes, se pueden clasificar en 3 grupos: Narrativo.- Es aquel que en forma detallada cita en orden cronolgico el trabajo efectuado con precisin de datos y circunstancia.

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Importancia.- En

este

informe

se

detallarn, por orden de

importancia, los trabajos efectuados, a fin de que la direccin quede en condiciones de interpretar fcilmente su contenido y, en su caso, prestar la atencin requerida tomando en cuenta su grado de importancia. Extractivo.- Este informe se caracteriza por que se presenta, antes de desarrollar en detalle cada tema, una sntesis de su contenido. Esto tiene por objeto, dar a primera vista, una idea genrica de lo tratado.

b) Informe Final: El informe final de la auditora es un documento donde se asientan todas las anomalas e irregularidades detectadas y pormenores, durante la prctica de la auditora, as como las recomendaciones y sugerencias de solucin en cuanto a su forma y diseo. Los elementos que estructuran el cuerpo del informe se menciona a continuacin:

Consideraciones generales: Este apartado contendr el objetivo y magnitud de la auditora practicada. El punto relativo o magnitud, se citan los estudios especficos que se realizaran en forma adicional y las reas que estos hayan comprendido. Observaciones relevantes: En esta parte, se incluirn las observaciones ms trascendentes a nivel de resultados detectados durante el transcurso de la auditora, al hacer la exposicin de la problemtica, se estipularn

jerrquicamente de acuerdo a su importancia.

Observaciones detalladas: En este punto del informe se expondr la problemtica encontrada en cada una de las reas especficas que integran el organismo. Recomendaciones: Aqu se formulan las recomendaciones planteadas a nivel de sugerencias, como posibles soluciones a las anomalas detectadas, pero sin

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llegar a su instrumentacin. Comentario: en esta parte se anotaran los asuntos tratados con los responsables del o rgan ismo y d e cada una d e la s r e a s a u d i t a d a s . Se resumieron los planteamientos expuestos por los responsables, mencionado las medidas de solucin que se hayan tomado para la correccin de las

irregularidades. Anexo: Los anexos son documentos de los que se vale el auditor para dar una mayor claridad a sus afirmaciones plasmadas en el informe. Por ejemplo: Las graficas, diagramas de relacin de personal, etc.

4.12.5 Seguimiento: Las instrucciones y revisin dispensadas por un supervisor, son importantes para asegurar una adecuada determinacin del trabajo de auditora y para la formacin del personal que en el colabor.

La supervisin se lleva a cabo observando al personal, revisando los resultados de la auditora en los papeles de trabajo y sosteniendo

conversaciones con el personal administrativo.

V. Caso Prctico 5.1 Etapa de planeacin

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Dentro de esta etapa se plantearan los tiempos necesarios para la recoleccin de informacin, as como la disponibilidad y disposicin de la empresa para nuestra atencin; a fin de no interrumpir sus actividades. Objetivo El objetivo general de este trabajo es detectar, que aspectos de la empresa DELIPAN, S.A DE C.V. son deficientes, para as formular, a partir de lo observado, propuestas de mejora para la empresa.

Factores a revisar

Proceso administrativo Planeacin Organizacin Direccin Control

Funciones administrativa Ventas Mantenimiento Administracin Produccin Fuentes de estudio Internas: El personal de la empresa Externas Proveedores Clientes Competencia

Investigacin preliminar Determinacin de las necesidades especficas Identificacin de factores que requieren atencin Se analiz el

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proceso administrativo y se encontraron deficiencias en el rea de organizacin, especficamente comunicacin.

Jerarquizacin de prioridades Diagnstico y evaluacin de la empresa Obtencin e interpretacin de los resultados Proponer cursos de accin Entrega de reporte

5.1.1 Diagnstico administrativo Descripcin de ubicacin, naturaleza y extensin de factores: La empresa, posteriormente analizada y evaluada, se

encuentra ubicada en la Avenida Atenas Veracruzana No. 401 "A" de la Colonia Revolucin, CP 91100, Telfono 228 8 42 94 46; dentro de la ciudad de Xalapa, Veracruz.

Especificacin del perfil del auditor -Conocimientos de Administracin -Teora de la organizacin -Metodologa de la investigacin -Estudios organizacionales -Anlisis de diseos y estructuras -Empowerment -Planeacin estratgica -Logstica -Distribucin del espacio

Estimacin de recursos necesarios -Recursos monetarios: necesarios para el transporte y

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comidas. -Recursos materiales: Computadora, impresora, papelera, consumibles.

-Recursos humanos: Integrantes del equipo y el apoyo del catedrtico. Proyecto de auditora -Naturaleza: Auditora Administrativa -Alcance: habiendo hecho un pre evaluacin diagnostica, arrojo como resultado que el rea con mayores oportunidades de mejora es la de organizacin especficamente comunicacin. -Antecedentes: En aos anteriores se han realizado trabajos

similares por parte de alumnos de la Facultad de Contadura y Administracin.

Objetivos: -Realizar un anlisis FODA que permita conocer ms a fondo el negocio y su entorno. -Elaborar un diagnostico de la situacin actual de la empresa. -Proponer planes de mejora a partir de las oportunidades

encontradas en la empresa.

Estrategia: -La estrategia a implementar para la realizacin de este trabajo se basara por medio de la observacin y anlisis de la informacin obtenida. As mismo se pretende entrar en contacto con los empleados y crear un lazo de confianza entre ambas partes a fin de obtener de ellos su colaboracin para poder cumplir con los objetivos establecidos.

Justificacin: -Actualmente la empresa se enfrenta a una serie de problemas

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relacionados con: la falta de comunicacin, falta de trabajo en equipo toma de decisiones por parte de los empleados operativos, entre los ms notables; es por ello que se decidi realizar una auditora a esta empresa, para conocer la causa que propicia estos problemas.

Acciones: -Apoyo del Director General para llevar a cabo este estudio. -Manejo e interpretacin adecuada de la informacin de una manera objetiva. -Supervisin peridica de los avances del trabajo por parte del catedrtico. -Recursos: transporte los de recursos la necesarios para este trabajo son el

escuela-empresa-escuela,

una

computadora,

impresora y hojas. -Costos: No se pretende cobrar por este servicio debido que es un trabajo con fines acadmicos, con el propsito de fortalecer los conocimientos adquiridos as como brindar un servicio a la sociedad.

Resultados esperados: -Enriquecer nuestros conocimientos y aplicarlos en situaciones reales. -Brindar una opcin de mejora en el proceso administrativo de la empresa.

Cronograma de actividades

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5.2 Etapa de instrumentacin

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En sta etapa es necesario seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se han estimado como ms viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la seleccin de instrumentos de medicin que se emplearon, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la

supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz.

Tcnicas de recoleccin En el estudio administrativo se utilizaron algunas herramientas que auxiliaron a la obtencin, anlisis y evaluacin de la recopilacin de datos e informacin. Investigacin documental: Mediante esta tcnica obtuvimos informacin de las auditorias ya realizadas anteriormente por alumnos de esta Facultad. Entrevistas: S e su filosofa. Cuestionario: A p l i c a d o al personal para poder obtener informacin y efectuar un diagnstico. Observacin: A travs de sta tcnica se consideraron distintas formas de apreciacin, ya que cada uno de los integrantes del equipo percibi al personal en diferentes situaciones. realizaron con el gerente de Delipan, para obtener informacin general y conocer la historia de sta, as como toda

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5.2.1 Medicin De acuerdo a la informacin analizada se detect que el proceso administrativo aplicado en esta empresa presenta ciertas oportunidades de crecimiento, en especfico en la etapa de organizacin, por lo cual esta auditora se enfoc con ms mpetu en dicha rea. 5.5.1.1 Indicadores A continuacin se enlistan los indicadores de mayor importancia para la empresa: Grado percibido de planeacin Grado percibido de formalizacin Grado percibido de responsabilidad del equipo Grado percibido de coordinacin entre puestos de trabajo Grado percibido de participacin y toma de decisiones Grado percibido de satisfaccin de los empleados Grado percibido de logro de metas y objetivos Grado percibido de atencin y servicio a clientes 5.3 Etapa de examen 5.3.1Etapas de evaluacin Las etapas de evaluacin de la eficiencia son: 1. Ponderacin de funciones. 2. Determinacin de factores o categoras por evaluar. 3. Determinacin de grados 4. Asignacin de puntos a los factores o categoras por evaluar 5 Calificacin

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5.3.2 Interpretacin La empresa cuenta planes de trabajo, objetivos y un reglamento de trabajo sin embargo, los empleados nos comentaron que si saben de la

existencia de objetivos y planes de trabajo pero no conocen lo que en ellos documentos se maneja, si cumplen con el reglamento de trabajo.

En cuanto a la organizacin no tienen un organigrama completamente definido, la toma de decisiones se centraliza en los gerentes, los manuales de organizacin con los que cuenta la empresa actualmente aun no son de ellos, siguen utilizando los manuales de La Hogaza.

En la etapa de direccin la delegacin es solo algunas reas, la supervisin es parcial, la comunicacin tiene algunas limitantes, ya que entre el departamento de ventas y el departamento de produccin no hay una comunicacin formal. 5.4 Etapa de informe El presente trabajo consisti en realizar una Auditora Administrativa parcial a la empresa Delipan, con la finalidad de detectar, que aspectos de la empresa DELIPAN, S.A DE C.V. son deficientes, para as formular, a partir de lo observado, propuestas de mejora para la empresa.

El periodo en el que se realizo el trabajo fue de Abril-Junio, durante este lapso de tiempo se recopil la informacin necesaria mediante diversos

instrumentos como lo son la encuesta, la entrevista, hojas de indicadores, cedulas de documentacin, as mismo esta informacin se proceso y se le dio cierto anlisis, incluyendo en l indicadores y ponderaciones para su fcil manejo.

Antes de conocer el problema actual del negocio, debemos contemplar a la

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Panadera/Pastelera Delipan (consolidada como persona fsica, bajo la razn social Mnica Forzn Dauzn) como una empresa dedicada a la produccin y comercializacin principalmente de pan francs, bizcocho y repostera. Su antigedad se remonta, al ao 2005, con la compra de la franquicia La Hogaza al Corporativo Chedraui por parte de la familia ForznDauzn, adquiriendo cuatro sucursales distribuidas de la siguiente forma: dos en el puerto de Coatzacoalcos- Veracruz, una en Ciudad Madero-Tamaulipas; y por ltimo, otra ms en la ciudad de Xalapa-Veracruz (ubicada en la Avenida Atenas Veracruzana No. 401 "A" de la Colonia Revolucin, CP 91100, Telfono 228 8 42 94 46) considerada como la de mayor importancia, razn suficiente para realizar la Auditora Administrativa dentro del sitio de trabajo.

El diagnstico inicial demostr, como problema genrico del negocio, conflictos en el aspecto de la comunicacin y en segundo plano pero no menos importante se detectaron problemas en la etapa de organizacin, debido a la falta de manuales administrativos, no cuentan con una estructura

orgnica completamente definida. Segn el cuestionario aplicado a los empleados de la empresa se pudo detectar lo siguiente:

El 62% de los empleados saben de la existencia de los manuales administrativos y los objetivos pero no conocen el contenido que en ellos hay, es por ello que se sugiere realizar una restructuracin de los manuales para actualizarlos de acuerdo a las necesidades de la empresa, as mismo difundir su contenido. Los parmetros de medicin de objetivos son las estadsticas de ventas y de produccin, as lo reflej el 51% de las respuestas de los empleados.

El principal obstculo para una coordinacin entre empleados es, como ya se haba mencionado en el diagnostico inicial, la falta de comunicacin, para lo

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cual sugerimos elaborar canales de comunicacin, estos al elaborar los manuales de organizacin se pueden proponer ciertas tcnicas para evitar los malentendidos en la organizacin y los conflictos relacionados con la toma de decisiones y la participacin de los empleados.

En la informacin recabada nos indica que el ambiente de trabajo dentro de la empresa es bueno, que los empleados se sienten satisfechos realizando sus labores y en lo general no se presentan conflictos en la realizacin de sus actividades, todo se puede comprobar con los porcentajes de el cuestionario aplicado en l nos indica que el 57% de los empleados estn a gusto, el 100% lo considera como un buen lugar de trabajo y el 100% que no se presentan conflictos, en cuanto a este aspecto la empresa se encuentra bien, no hay sugerencias.

Los principales problemas como ya se ha mencionado son el de motivacin y principalmente el de comunicacin al igual ya se dieron las sugerencias necesarias para el mejoramiento de la empresa.

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VI Conclusiones

1.

La auditoria Administrativa es aquella que nos va ayudar a determinar el

funcionamiento de una empresa, conocer si est marchando adecuadamente con lo que est planeado en un tiempo determinado y sacar resultados para observar si ha mejorado o empeorado, y a su vez buscar nuevas estrategias o mtodos que permitan cerciorar cada una de las actividades vigilar que se estn cumpliendo y ejecutando correctamente y as alcanzar y obtener respuestas exitosas.

2.

Por medio de la Auditoria Administrativa se evala si las rdenes e

instrucciones, procedimientos con los que opera una organizacin, estos deben establecerse de acuerdo a sus polticas y pronsticos, y nos sirve para indicar si se estn alcanzando los objetivos previstos. 3. Debido a la creciente tecnologa moderna y su repercusin en las tcnicas administrar, las exigencias han sido mayores para los

usadas para

administradores de empresas siendo necesario utilizar nuevas herramientas para ayudar a los propietarios en la administracin de sus negocios; una de estas herramientas es precisamente la Auditoria Administrativa.

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VI. RECOMENDACIONES

1.

Es necesario se examinen la Administracin, por lo menos una vez dentro

del periodo fiscal de la empresa.

2.

Cada rea de trabajo debe tener integrado todos los procedimientos que

se realizan en la misma, o las que requieren de su responsabilidad, es por eso indispensable que se d una revisin a las procesos, pero sobre todo tener una gua de cmo elaborarlos, de esa manera no importar la persona que ocupe el puesto, el proceso se realizar como est indicado, evitando errores o perdidas de informacin.

3.

Con la Modernizaciones de la Administracin, si no es posible tener un

departamento que realice un control interno ms eficaz, entonces se requiere que el director de cada rea acuerde con su personal, de la necesidad de implementacin de revisiones, guiado por un control real, monitoreando actividades, y lo ms importante retroalimentarse a los trabajadores con las observaciones pertinentes.

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VIII.

BIBLIOGRAFA

1.

Contabilidad Y Auditoras, autor Salomn Elas, Edicin 03

2.

Auditoria Administrativa, autor Alfonso Amador, Edicin 01.

3.

Norma Internacional de Auditora 210 (Trminos de los Trabajos de

Auditora)

4.

Metodologa

en

la

elaboracin

de Auditorias

Administrativas

http://clubensayos.com/Temas-Variados/Auditoria-Administrativa.

5.

Dedicin, alcance y objetivos de la Auditoria Administrativa

http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3325.pdf

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