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ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO Y CICLO

DE INGRESOS.

Contenido

Generalidades
Proceso del estudio y evaluacin del control interno del ciclo de negocios
Proceso de cuentas por cobrar
Proceso de otras cuentas por cobrar
Proceso de documentos por cobrar
Objetivos especficos de control interno del ciclo de ingresos
Identificacin de objetivos con los riesgos de no cumplimiento
Informacin de contacto
Comentarios y sugerencias

Generalidades
Bsicamente el ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se
requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos y servicios.
Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos
terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar
las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que el ciclo de
ingresos es el ciclo en que el control fsico y el derecho de propiedad sobre los recursos se
venden, la determinacin del costo de ventas es una funcin contable que puede identificarse
con el ciclo de ingresos.
Adems las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc. del
ciclo de ingresos que se describen ms adelante, son aqullas que podran considerarse como
tpicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas debern servir tan
solo como una gua general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisin del control
interno, ya que la identificacin y determinacin de estas funciones, asientos contables
comunes, formas y documentos importantes, etc., se debern efectuar para cada caso en
particular.
FUNCIONES TIPICAS
Es necesario sealar las Funciones Tpicas de un ciclo de Ingresos y podran ser las
siguientes:

Otorgamiento de crdito
Toma de pedidos
Entrega o embarque de mercancia y/o prestacin del servicio
Facturacin

Contabilizacin de comisiones
Contabilizacin de garantas
Cuentas por cobrar
Cobranza
Ingreso del efectivo
Aguste a Facturas y/o notas de crdito
Determinacin del costo de ventas

MOVIMIENTOS CONTABLES COMUNES

Dentro del ciclo de ingresos podramos distinguir los siguientes asientos contables mas
comunes:

Ventas
Costo de ventas
Ingresos de caja
Devoluciones y rebajas sobre ventas
Descuentos por pronto pago
Provisiones para cuentas de cobro dudoso
Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables
Gastos de comisiones
Creacin de pasivos por el impuesto a las ventas
Provisiones para gastos de garanta

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podran ser:

Pedidos de clientes
Ordenes de venta y embarque
Conocimientos de embarque
Facturas de venta
Notas de crdito por devoluciones y rebajas sobre ventas
Avisos de remesas de clientes
Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes

BASES USUALES DE DATOS

Las bases usuales de datos, estan representadas por archivos, ctalogos, listas, auxiliares, etc,
que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de
un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones.
Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:
a) BASES DE REFERENCIA: Representadas por informacin que se utiliza para el proceso de
transacciones.

Listas y/o archivos maestros de clientes de crdito

Catlogos de productos y listados o archivos de precios

b) BASES DINAMICAS: Representadas por informacin resultante del proceso de las

transacciones y que como tal se est modificando constantemente.

Archivos de rdenes de clientes pendientes de surtir

Auxiliares de clientes
Estadsticas de ventas
Diarios de ventas

ENLACES CON OTROS CICLOS

Dentro del ciclo de ingresos podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros
ciclos:

Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorera

Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de produccin
Concentraciones de actividades ( Polizas de registro contable), que se enlazan con el
ciclo de informe financiero

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Proceso del estudio y evaluacin del control interno del

ciclo de negocios
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Recepcin del dinero

Empecemos primero que nada con LA RECEPCIN DE DINERO
La recepcin de dinero como face inicial del ciclo de ingresos, puede ser definida de diferentes
formas; como mnimo, cubre la primera recepcin a caja desde cualquier parte de la
organizacin. Consecuentemente est relacionada con el manejo de caja y la forma como se
recibe y se mueve internamente dentro de un control centralizado; este procedimiento puede
estar sujeto a inevitables traslapes, razn por la cual se requiere considerar a los ingresos
dentro del panorama total del proceso de caja. Para el efecto ser de utilidad describir los
principios fundamentales de control aplicables parcial o completamente a las recepciones de
caja. Estos controles se pueden enfocar desde dos puntos de vista: a) desde un punto de vista
externo, para asegurarse que el dinero que se recibi realmente es el que debi haberse
recibido, y b) desde el punto de vista del empleado, para asegurarse que el ingreso que est
recibiendo no lo est desviando hacia otros fines.
1.- La contabilizacin Debe Efectuarse lo ms Rapido Posible.
Entre ms rpido se contabilice el ingreso, mayor ser el control. Esto se puede cumplir
estableciendo el mejor tipo posible de registro contable inicial; un ejemplo comn puede ser la
emisin numerada de recibos de caja que contengan una copia para el interesado; otro ejemplo
se tiene en el uso de cajas registradoras; o bien cierta clase de volantes o boletos numerados
seriadamente canjeables por los ingresos de caja.
2.- Los Registros Contables Deben Estar Orientados, lo ms Prctico Posible, hacia los
Ingresos de Caja.

Idealmente los ingresos a caja, que establecen contabilizacin inicial, deben estar ligados a los
registros intermedios contables, por ejemplo, los auxiliares de cuentas por cobrar; otra
ilustracin puede ser la venta de mercanca efectuada con descargo a los registros de
inventarios perpetuos. Un empleado o empleados de la organizacin debern estar encargados
del control y registro de las contrapartidas contables de ingresos de caja.
3.-Se Deben Instituir Controles para Asegurar que se Cobren los Servicios.
El primer requerimiento es que el cliente pague por el bien o servicio que recibi. En algunos
casos el control puede ser la tira de la mquina sumadora, una remisin sellada de pagado, un
boleto o ticket, etc. sin el cual el cliente no puede recibir la mercanca o servicio. Esto se puede
complementar con la proteccin fsica sobre la mercanca o restringir el acceso a las reas
donde el servicio es rendido, como por ejemplo las entradas a los cines. Internamente el control
puede requerir la asignacin de responsabilidades; por ejemplo, la persona que vende los
boletos y la persona que los recibe.
4.-Se debe Utilizar, hasta Donde sea Posible, un Control Adicional.
En algunas situaciones la presencia del cliente puede servir para checar la accin del
empleado; por ejemplo, asegurarse el cliente que sean correctas las cifras introducidas a la
caja registradora por la cajera.
5.-Conciliar los Ingresos a Caja
Desde un punto de vista de control, el ms efectivo ser la conciliacin de los ingresos a caja
desde los diversos ngulos de la operacin. Adems, la conciliacin de los ingresos hace
posible la separacin de responsabilidades entre las diferentes personas que intervienen en la
actividad. Obviamente estos beneficios deben juzgarse a la luz de los servicios a clientes y a
otras partes involucradas.
6.- Los Ingresos de Caja Deben Separase de los Egresos
Frecuentemente existe la presin de utilizar parte de los ingresos recibidos para cubrir los
gastos normales. Bajo circunstancias normales se debe evitar estas prcticas lo ms posible.
Un control efectivo y una clara contabilizacin se hacen posibles si el proceso de ingreso a caja
y el proceso de egresos se maneja completamente por separado; cuando cada uno es
controlado por diferentes mecanismos o personas.
7.- Los Ingresos a Caja Deben Permanecer Intactos y Depositarse de Inmediato.
Intimamente relacionado al principio anterior est el de depositar, o transferir, el ingreso intacto
por el da o periodo especfico, y lo ms pronto posible; por ejemplo, las recepciones del da
deben depositarse ntegramente al cierre de las operaciones del da, o en la maana del da
siguiente cuando las condiciones bancarias as lo hagan posible. Esto es muy importante por
varias razones; la primera de todas es que un retraso en depsito es un gran riesgo y motivo de
tentaciones; segundo, la revisin es buena en el momento y no despus de trascurrido el
tiempo; tercero, es importante estar en condiciones de identificar un depsito particular por un
periodo dado de tiempo; y finalmente, un ingreso no depositado es un activo que no est
contribuyendo a la mejor utilizacin posible de los recursos de la organizacin.
8.-Deben Contabilizarse Adecuadamente Todas las Contrapartidas.
Desde que se fij la contabilizacin de los ingresos debe hacerse con una continuidad extrema,
es importante que se contabilice oportuna y adecuadamente tambin aquellos rubros que se
presenten contrapartidas, como es el caso de cuentas por cobrar o cuentas por pagar.
9.-Los Registros Contables Deben Ser Operados de manera Independiente.

Los registros que se establezcan para contabilizar los ingresos a caja deben ser mantenidos
por personas independientes de la responsabilidad de los libros contables principales. Estas
ltimas personas no deben tener acceso a los registros auxiliares de tal forma que puedan
relevar de sus responsabilidades a quienes manejan stos. Es conveniente que exista rotacin
de las personas que elaboran cheques para asegurar que el efectivo es manejado y
contabilizado correctamente.
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Proceso de cuentas por cobrar

a) Naturaleza del proceso de cuentas por cobrar
El proceso de cuentas por cobrar cubre cualquier tipo de accin de la organizacin generado
por reclamaciones contra individuos o personas morales. Estos reclamos usualmente son
contra partes externas de la organizacin; aun cuando en ocasiones pueden involucrar tambin
a empleados y funcionarios. Las reclamaciones surgen como consecuencia de la fase
intermedia o el supuesto para cobrar una cuenta o algn otro tipo de consideracin. Mientras
estas reclamaciones se pueden originar por una gran variedad de formas, la principal y de
primordial categora est relacionada con la venta de productos manufacturados o servicios por
la organizacin.
El proceso de cuentas por cobrar relativo a las ventas tiene un nmero importante de
relaciones ( La primera es la inmediata necesidad de polticas que cubran el otorgamiento de
crdito y la subsecuente administracin ) (Quin debe dar el crdito?, Por qu cantidades?,
Qu tan agresiva debe ser la organizacin para presionar en la subsecuente recuperacin?)
(Un segundo tipo de consideracin tiene que ver con estas actividades de cuentas por cobrar
relacionadas con la satisfaccin del cliente y una continua buena relacin, ya que la
organizacin inevitablemente esta interesada en cmo los clientes reaccionan a las
autorizaciones de crdito, facturacin y cobranza, por otro lado, la organizacin est interesada
tambin en lo que pueda aprender a travs de sus relaciones de cuentas por cobrar al ver
como los clientes reaccionan hacia sus productos y polticas. Y, finalmente, la organizacin
tiene un inters especfico sobre la eficiencia de las actividades de cuentas por cobrar y la
efectividad de su control.)
El proceso relativo al grupo de cuentas por cobrar cae asimismo dentro de tres fases: La
primera, tiene que ver con las condiciones que originan la existencia de una cuenta por cobrar.
La segunda fase cubre la administracin de las cuentas por cobrar y la forma como fueron
creadas. Y la tercera fase consiste en los mecanismos que hacen que la cuenta sea
finalmente recuperada. El objetivo en cada caso ser comprender el rango general de los
asuntos involucrados y la identificacin de los principales problemas de control.
b) Creacin de las cuentas por cobrar
En virtud de que las cuentas normalmente se originan por la venta de los productos de la
organizacin o el rendimiento de determinada clase de servicio, el primer inters estar
enfocado haca el establecimiento de una lnea directa con esas buenas bases de origen; as el
objetivo se enfocar hacia el elemento originador de la cuenta por cobrar y el correspondiente
soporte del embarque del producto o la ejecucin del servicio; al mismo tiempo es menester
asegurarse que todas las cuentas por cobrar han sido correctamente registradas. Ambos
objetivos pueden ser satidfechos cuando la creacin de la cuenta por cobrar est ligada
directamente con la condicin de un inventario o con el registro de un servicio.
Consecuentemente, se debe establecer esta liga en un sentido especfico de procedimiento.

Como prevamente ya se ha hecho, mencin tambin, la generacin de la cuenta por cobrar

involucra inmediatamente la cuestin de si la organizacin desea expedir un crdito requerido
por el cliente para poder cubrir su operacin. Esta determinacin generalmente puede quedar
ubicada dentro de una poltica general de crdito expedida por la organizacin, y ahora esta
poltica general debe ser aplicada a un cliente particular a la luz de la situacin crediticia del
cliente y a la propia experiencia con l. Cuando esa aceptacin de crdito ha sido determinada,
se inicia la venta regular y el proceso de facturacin, y como parte de ese procedimiento se
prepara una factura que es cargada en la cuenta del cliente.
Las principales consideraciones de control aplicables a la creacin de la cuenta por
cobrar, son como sigue:
1.- Revisin Independiente y Aprovacin de Crdito: Cuando se recibe un pedido se debe
obtener la aprobacin de crdito. Esta aprobacin puede ser proporcionada por un
departamento o persona independiente dentro del marco de referencia establecido por las
polticas de la organizacin apoyada en informacin adecuada acerca del cliente particular.
Esta ltima informacin cubre la posicin financiera del cliente y su capacidad para adecuarse;
incluye tambin la experiencia de la organizacin con el cliente y su actual posicin de cartera.
La aprovacin misma es hecha por individuos propiamente autorizados, dependiendo del
monto involucrado en la operacin.
2.-Determinacin de la Disponibilidad del Producto: Todas las partidas ordenadas por el
cliente pueden no estar disponibles para embarques en ese momento, y consecuentemente no
deben ser incluidas en la factura. Las mercancas disponibles deben ser identificadas y
empacadas adecuadamente. Otras partidas que no estn disponibles deben ser cubiertas por
procedimientos denominados back order ( pendientes de envo ), para un posterior empaque.
3.- Autorizacin de Precios y Trminos: Los precios y trminos de la operacin deben estar
estandarizados completamente para todos los clientes. Sin embargo, en algunos casos stos
pueden variar dependiendo de los grupos de clientes y las diferentes cantidades que se puedan
vender a ellos. Para efectos de facturacin, los precios y trminos aplicables deben ser
proporcionados con base a las polticas establecidas por la organizacin. La interpretacin de
desviaciones especiales deben ser adicionalmente aprobadas por personas debidamente
facultadas.
4.- Papelera Multicopia para Propsitos Especficos: Las facturas necesitan ser preparadas
con suficiente nmero de copias que contengan informacin idntica para ser usadas en otros
propsitos operacionales. De esta manera, una de las copias autoriza el embarque, otra va al
cliente, otra es usada para la copilacin de estadstica de ventas y otra ms es enviada al
departamento de cuentas por cobrar para su registro. Se deben establecer controles que,
cubran el total de las facturas por un periodo de tiempo dado, usualmente por un da de
actividades.
c) Administracin de las Cuentas por Cobrar
La fase de administracin del proceso de cuentas por cobrar empieza desde la generacin de
la cuenta, para su manejo y control propio, y concluye en el momento que es pagada o
liquidada. Las principales consideraciones de control durante esta nueva fase incluyen:
1.- Control Independiente de los Registros de Cuentas por Cobrar: Los registros actuales
de cuentas por cobrar en algunos casos pueden ser mantenidos manualmente; en grandes
instalaciones sern manejadas por un computador. Los principios fundamentales en todos los
casos son que estos registros sean mantenidos en forma independiente y no sujetos al acceso
de terceras partes, especialmente por aquellos que puedan tener acceso a la caja o a los
clientes mismos. En todos los casos tambin debern tenerse cuentas de control, y, en lo
posible, cuentas de subcontrol, que estn soportadas por cuentas individuales perfectamente
detalladas.

2.- Registro y Control: Cualquier cargo a bancos u otra cuenta miscelnea que ocasione una
contrapartida crediticia a las cuentas por cobrar debe ser registrada sobre base diaria con
objeto de contar con informacin actualizada disponible para servir a las diversas nesecidades
operacionales de la organizacin. Simultneamente, se debe tener la certeza de que estas
cuentas por cobrar estn correctas mediante las conciliaciones peridicas entre estos registros
auxiliares contra las cuentas mayor control.
3.- Oportuno y Adecuado Sistema de Reporte: Adicionalmente a la informacin que se debe
suministrar sobre base diaria, debe haber un sistema peridico que reporte los saldos
corrientes con su corresppondiente anlisis de detalle. Este anlisis mostrar las porciones o
partidas de la cuenta por cobrar que no han sido pagadas en diversos periodos de tiempo; por
ejemplo saldo actual, vencido un mes, vencido dos meses, vencido tres meses, vencido ms de
tres meses, etc. Este anlisis es una importante base para administrar el esfuerzo de la
recuperacin de cartera.
4.- Envo de Estados de Cuenta de Clientes en Forma Directa e Idependiente: Un elementp
bsico, desde un punto de vista de control, consiste en enviar estados de cuenta a los clientes;
este envo deber ser directo e independiente; es decir sin que haya alguna oportunidad de
alteracin o modificacin o extravo por algn elemento de la organizacin. Este procedimiento
hace posible un chequeo cruzado con el principal involucrado en la cuenta, o sea el cliente,
adems es un importante mecanismo que sirve para acelerar cobros retrasados.
d) Disponibilidad de las Cuentas por Cobrar Las cuentas por cobrar representan un activo
reclamable a las partes involucradas; consecuentemente, es muy importante que esta
recuperacin no pueda ser revelada si no es mediante un procedimiento autorizado.
Existen cuatro procedimientos para acreditar una cuenta por cobrar, los cuales en seguida
se refieren junto con las principales consideraciones de control:
1.- Cobranza: La cobranza que se recibe de los clientes sirve para liquidar una cuenta por
cobrar previamente generada. Las cuentas de control ( cuentas de mayor) reciben las
concentraciones para efectuar los correspondientes registros sumarizados. Aqu se presenta el
problema previamente discutido de lograr un adecuado control sobre los ingresos a caja, en el
que se debe comtemplar tambin las rebajas y descuentos otorgados.
2.- Devolucin de Mercanca: Cuando los productos vendidos son regresados por diversas
razones, se tiene que revertir la operacin original de venta. El segundo, consiste en que la
recepcin fsica se haga efectiva y la mercanca se reciba en buenas condiciones. Finalmente,
es menester asegurarse que el importe a acreditar sea por una cantidad correcta. Estos tres
pasos cuando estn adecuadamente documentados proveen las bases para acreditar una
devolucin de mercanca.
3.- Ajustes y Descuentos: El esfuerzo de control se debe apuntar con mayor eficacia cuando
existen polticas especiales de descuentos o cierto tipo de acreditamiento a algn cliente
particular, esto puede presentarse en ventas por volumen, por la venta de un tipo particular de
productos al consumidor o por ajustes ocasionados por deficiencias en los productos. Cuando
los descuentos estn emanados de algn modo especfico el control se centrar en la
confirmacin de las bases de este arreglo; sin embargo, en muchos casos, la autenticidad del
crdito est apoyada en factores de juicio que son evaluados por el ejecutivo que aprob el
crdito, dentro de los lmites de su propia autoridad.
4.- Cancelacin de Cuentas Malas: Con cierta frecuencia es normal que haya clientes que
fallen en el cumplimiento de sus obligaciones ya que aunque se aplique todo esfuerzo de cobro
puede haber situaciones de quiebra, desaparicin del deudor, u otras causas que no dejen ms
alternativa que la cancelacin de la cuenta. Usualmente se deben hacer provisiones de tipo
contable que sirvan para la creacin de una reserva para cuentas malas o incobrables contra la
que se pueda cargar cualquier cancelacin de esta naturaleza. El inters especfico de control
en este punto, es que cualquier cancelacin debe ser propiamente autorizada por un
funcionamiento de alto nivel de la organizacin. El siguiente inters consiste en mantener un

control sobre esas cuentas canceladas para evitar que stas sean cobradas y no reportarlas a
la organizacin, o bien estar atentos a cualquier probabilidad de recuperacin.
e) Polticas Administrativas de las Cuentas por Cobrar
Habiendo considerado el marco de referencia operacional del proceso de cuentas por cobrar,
se requiere ahora analizar cuidadosamente varias polticas clave relacionadas con el manejo
de las mismas cuentas por cobrar.
1.- Otorgamiento de Lneas o Niveles de Crdito: Una cuestin de poltica es qu tan liberal
debe ser una organizacin para otorgar crdito. Es claro que en situaciones de crditos
restringidos disminuye la posibilidad de prdidas por cuentas malas. Pero el juicio de cules
sern las polticas de crdito que sirvan mejor a los intereses de la organiozacin no se
determinen ah, ya que las ventas causadas por polticas de crdito ms liberales dan origen a
ventas adicionales que de otra manera no se hubiera efectuado; y estas ventas puedan dar
origen a utilidades extras, y pudiera ser que esta situacin sea ms beneficiosa y de provecho
para la organizacin en virtud de que gran volumen de ventas puede generar reduccin de
costos de produccin en lo referente a la absorcin de costos fijos. En resumen toda situacin
deber ser examinada en gran detalle antes de llegar a una decisin final.
2.- Impacto de las Relaciones con los Clientes en el Proceso de Cuentas por Cobrar: Un
aspecto muy importante es el proceso de las cuentas por cobrar inevitablente involucra
relaciones con los clientes.
Por lo anterior, se necesita manejar estas relaciones entre los clientes de la mejor manera para
evitar cualquier sntoma de irritacin y tendiendo a construir una relacin positiva con ellos.
Ejemplos de estos contactos pueden ser la aplicacin de las lneas de crdito, claridad en las
facturaciones, procesamiento de acreditamiento de ajustes, y los diversos aspectos de
cobranza. Una eficiencia interna y la cortesa y razonable cooperacin hacia el cliente.
Con mucha frecuencia los clientes estn insatisfechos debido a muchas y variadas causas
( que en ocasiones son completamente independientes al proceso de cuentas porcobrar ),
mismas que se pueden pulir a travs de los contactos de cuentas por cobrar, ya que este
personal tiene la oportunidad de ser un canal de solucin de los problemas que el cliente tenga
con otro personal de la entidad.
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Proceso de otras cuentas por cobrar

Aun cuando las actividades regulares de ventas de la organizacin proveen las principales
fuentes de cuentas por cobrar, existen otras actividades, que originan ciertos tipos especiales
de cobranza. Ilustrativo de estas son las siguientes:
1.- Anticipos a Empleados: La venta de productos o servicios que presta la organizacin
normalmente deben ser incluidos en las cuentas por cobrar a clientes; adems, existe cierta
clase de anticipos u otros de naturaleza similar, como son anticipos para gastos de viaje,
anticipos para fines especiales de negocios o prstamos a ttulo personal a los empleados.
Este ltimo tipo de cobranza est garantizada por los sueldos y salarios de los que reciben el
anticipo y sobre lo que se deber ejercer un estricto control, estos anticipos debern estar
regulados por polticas perfectamente definidas y aquellos casos especiales tendrn que ser
autorizados directamente por funcionarios de alto nivel en la organizacin.
2.- Depsitos con Terceros: En muchas ocasiones se requiere efectuar depsitos con
terceros para garantizar un servicio u otras razones. Estos depsitos deben ser de naturaleza

temporal, o pueden ser tan permanentes como el servicio a prestar lo requiera. En este punto
es muy importante que su registro controle la poca de recuperacin del depsito.
3.- Reclamaciones: En las relaciones con los proveedores, transportistas o cualquier otro
grupo de servicio se pueden originar reclamaciones que deben de ser registradas y pasadas a
un control que est al pendiente de su reembolso. Las reclamaciones por concepto de seguros
son otras cuentas de naturaleza similar a este grupo. En ocasiones se plantea la alternativa de
si registrar o no estas reclamaciones; definitivamente el mejor control se encontrar en el
registro de estas cuentas por cobrar.
4.- Acumulacin de Ingresos: Un tipo muy especial de cuenta por cobrar se origina cuando
los ingresos se capitalizan antes de que puedan ser cobrables. El objetivo aqu, en un sentido
operacional, es reconocer los ingresos en los periodos a que realmente correspondan con
objeto de tener objetividad en la evaluacin de los resultados de operacin. Tpico de este caso
son las cuentas por cobrar por ventas en abonos.
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Proceso de documentos por cobrar

En algunas situaciones suele ser prctico para una organizacin particular el diferir la
recuperacin de la cuenta por cobrar originada por la venta de sus productos o servicios; en
tales casos, las operaciones que se realicen debern especificar claramente las pocas de
pago. Habr casos en que stas se garanticen mediante un documento por cobrar. Sin
embargo, los documentos por cobrar originan tambin problemas de recuperacin cuando se
mezclan con las cuentas por cobrar regulares; tambin se presentan circunstancias especiales
cuando la cuenta por cobrar regular no es liquidada de acuerdo al plan original, y es aqu
cuando la organizacin desea obtener un reconocimiento ms preciso de su cobranza cuando
sta se encuentra respaldada por un documento. Debe considerarse tambin la posibilidad de
cargar intereses en estos documentos.
En todas las situaciones planteadas, las circunstancias ayudarn a definir el manejo de la
cuenta por cobrar; si se documenta o no. Cuando la cuenta se documenta se presenta la
necesidad de monitorear esta cobranza en la fecha especfica, incluyendo los intereses
correspondientes, cuando proceden. Los documentos por cobrar tienen el problema adicional
relativo a su custoda, ya que cada documento es autnomo en s mismo. Otro problema se
presenta en la circunstancia de que como en ocasiones es poco comn el documentar una
cuenta, la costumbre hace que este papel se meneje en forma similar a una cuenta corriente.
Para cubrir todas las eventualidades planteadas, se requiere establecer procedimientos
especficos que aseguren la revisin peridica y la estandarizacin de acciones.
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Objetivos especficos de control interno del ciclo de

ingresos
OBJETIVOS:
Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 21 objetivos especficos de control
interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:

a) OBJETIVOS DE AUTORIZACIN
Los objetivos de Autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para
asegurarse de que estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin
y que stos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:
1.- Los clientes deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.
2.- El precio y condiciones de las mercancas y servicios que han de proporcionarse a los
clientes deben de autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la
administracin.
3.- Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gasto de ventas
y cuentas de clientes, deben de autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas
por la administracin.
4.- Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con polticas
adecuadas establecidas por la administracin.
b) OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIN DE TRANSACCIONES.
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del
correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones
ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas. Estos objetivos para el ciclo de
ingresos son:

Slo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancas o servicios que se
ajusten a polticas adecuadas establecidas por la administracin.
Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancas
o servicios.
Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente
Todos y nicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben
producir facturacin.
Las facturas deben preparase correcta y adecuadamente.
Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepcin, hasta su dposito.
Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
Los costos de las mercacias y servicios vendidos, as como los gastos relativos a las
ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
La informacin del efectivo debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y
oportunamente.
Los ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes
denen clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente
Las facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas
apropiadas de cada cliente.
En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones,
costos de mercancas y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo
recibido y ajustes relativos.
Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las
transacciones de acuerdo con las polticas establecidas por la gerencia.
La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de
ingreso debe producirse correcta y oportunamente.

c) OBJETIVOS DE VERIFICACIN Y EVALUACIN.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de

los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Este
objetivo para el ciclo de ingresos es:

Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos de cuentas por cobrar
y las transacciones relativas.

d) OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FISICA.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas
importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de
ingresos son:

El acceso al efectivo recibido debe permitirse nicamente de acuerdo con controles

adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de
tesorera.
El acceso a los registros de embarque, facturacin, cobranza y cuentas por cobrar, as
como las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse
nicamente de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la gerencia.

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Identificacin de objetivos con los riesgos de no

cumplimiento
Una vez identificado los objetivos de control interno para el ciclo de ingresos, es necesario
identificar qu tcnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el
riesgo que existe si dichas tcnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.
Lo anterior como se menciona en la " Metodologa para el estudio y evaluacin del control
interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas
de auditora que se va a llevar a cabo el auditor.
Vamos a mostrar los ejemplo de tcnicas de control interno que ms adelante se mencionan
incluyen en muchos casos, tcnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando stas
cuentan con un sistema de proceso electrnico de datos (PED). Estos ejemplos se han
proporcionado ya que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas de PED en las
empresas, el auditor se ve obligado a evaluar tcnicas de control interno especficas de los
mismos, por lo que considerariamos que el proporcionar ejemplos de este tipo de tcnicas
puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluacin del control interno en un ambiente de PED.
OBJETIVOS DE AUTORIZACIN
Objetivo 1:" Los clientes deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas
por la administracin".
Entre los criterios de seleccin de clientes que utilizan las empresas, stas deben de
especificar estndares para los clientes potenciales respecto a asuntos tales como los
siguientes:

Situacin financiera y estabilidad econmica

Reputacin

Historia anterior y antecedentes de crdito

Restricciones legales ( ejemplos : limitaciones para efectuar, exportaciones, control de
precios etc.)
Las polticas que tenga la empresa en relacin con transacciones que se celebren con
compaas afiliadas, conflictos de intereses,etc.

Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 1:

Polticas por escrito para la seleccin de clientes y aprobacin de crdito.

Bases de datos como: listas de clientes aprobadas o archivo maestro de clientes.
Procedimientos especficos para aadir, cambiar o eliminar datos de las bases de
datos.
Tcnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos.
Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito por personal
autorizado.
Uso de formas estndar prenumeradas para documentar los cambios a las bases de
datos, controles fsicos sobre el acceso a dichas formas y conciliacin de las formas
usadas con los cambios realmente efectuados.
Revisin y aprobacin por personal autorizado de los informes de cambios a las bases
de datos.
Verificar peridicamente que los clientes registrados en las bases de datos sean los
autorizados y se apeguen a los criterios de seleccin aprobados por la administracin;
por una persona independiente del proceso.
Pruebas peridicas por parte de auditora interna de los archivos ( verificacin de
crdito, confirmaciones, etc.)

En un medio de PED:

La revisin peridica de que los cambios a las bases de dostas se hicieron

correctamente.
Conciliacin de las cifras control con los registros del computador.
Limitacin de acceso a la informacin contenida en las bases de datos.
Uso de los dgitos de verificacin sobre los cdigos de los clientes para el
mantenimiento de los archivos.
Comprobacin de validez de datos importantes ( nmero del cliente, lmite de crdito).

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 1:

Pueden efectuarse embarques a clientes no autorizados, lo cual podra resultar en

posibles cuentas incobrables.
Pueden efectuarse ventas a personas o empresas con las que exista conflilcto de
interses sin el conocimiento de la gerencia.

Objetivo 2:" El precio y condiciones de las mercancias y servicios que han de proporcionarse a
los clientes deben de autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la
administracin".
Las polticas para fijar precios y condiciones de las mercancias y servicios ofrecidos por la
empresa pueden especficar lo siguiente:

Mtodos a utilizar para establecer los precios de venta ( costo ms un % de margen,

competencia, compras para fijar precios a niveles estpulados, negociacin, etc.)
Mtodos a utilizar por la empresa para comunicar a los clientes potenciales sus precios
de venta ( catlogos de precios, etiquetas de precios, etc)
Condiciones para la venta que puede ofrecer la empresa tales como:

a) Puntos y fechas de entrega, puntos L.A.B., etc.

b) Condiciones de crdito y pago
c) Especificaciones de ingeniera y de calidad
Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 2:

Polticas por escrito donde se expongan claramente los criterios a este respecto.
Archivos de precios de venta autorizados, condiciones para descuentos y embarques,
etc.
Procedimientos establecidos para aadir, cambiar o eliminar datos de las bases de
datos.
En el objetivo 1 se muestran ejemplos de tcnicas que pueden usarse para proteger la
confiabilidad de las bases de datos; las siguientes tcnicas adicionales pueden usarse
tambin con respecto a los archivos maestros que se identificaron en el inciso anterior:
Conciliacin de los controles totales de comprobacin sobre precios de venta en
archivos maestros basados en el computador, con los registros de control preparados a
mano o con el computador.
Comparaciones peridicas de precios marcados en las mercancas y catlogos, con el
archivo maestro para establecer precios.
Revisin peridica de la informacin contenida en archivos maestros de precios por
personal autorizado de produccin y ventas.
Conciliacin peridica del nmero de productos activos en el archivo maestro de
precios y los registros de contabilidad de costos.
Listas de precios aprobadas
Especificaciones de ingeniera y control de calidad.
Condiciones aprobadas por escrito para el otorgamiento de crdito, entrega y pago.
Comparacin peridica por parte de personal independiente, de las condiciones
autorizadas con las que aparecen en las facturas de venta.
Polticas escritas relativas a las garantas ofrecidas y revisin peridica de las
transacciones relacionadas con dichas garantas, para verificar si stas se llevaron a
cabo de conformidad con dichas polticas.
Procedimientos relativos a la revisin y aprobacin de los contratos de venta antes de
que stos se formalicen.
Procedimientos para revisar y aprobar las rdenes para surtir productos o prestar
servicios que se ajusten a los deseos del cliente.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 2:

Pueden aceptarse pedidos de clientes a precios no autorizados y condiciones

inaceptables para la gerencia.
Pueden aceptarse pedidos para productos y servicios con estndares de calidad que la
empresa no pueda cumplir.
Pueden efectuarse entregas de mercancas L.A.B. destino sin haberse considerado los
costos de entrega en los precios de venta.

Objetivo 3: " Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas,
gastos de venta y cuanta de clientes, deben de autorizarse de acuerdo a polticas adecuadas
establecidas por la administracin ".
Como ejemplos de los ajustes antes mencionados tenemos los siguientes:

Correccin de facturaciones
Cancelacin de cuentas incobrables

Facturacines especiales ( ejemplos: facturas preparadas a mano en un sistema de

PED ).
Aplicaciones o reversiones de cargos por servicios o financiamento.
Bonificaciones especiales.
Rebajas por volumen de compras
Mercanca devuelta
Correccin de errores de procesamiento
Descuentos de pronto pago
Correcciones de comisiones

Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 3:

Exposiciones claras de los criterios y polticas de la empresa relativas a las

devoluciones y rebajas sobre ventas, aprobacin de notas de crdito, cancelacin de
cuentas incobrables y autorizacin del pago de saldos acreedores de clientes.
Uso y aprobacin de formas prenumeradas estndar para llevar a cabo los ajustes.
Investigacin de ajustes que excedan una cantidad predeterminada.
Informes regulares y anlisis peridicos de las tendencias en las cantidades y tipos de
ajustes.
Autorizacin especfica de ajustes cuando stos no se ajustan a las polticas
establecidas por escrito.

En un ambiente PED:

Conciliacin de los totales manuales de los ajustes aprobados con los totales de los
informes de ajustes preparados con los totales de los informes de ajustes preparados
por el computador.
Uso de las contraseas en las terminales para limitar el acceso a los archivos de la
computadora.
Comprobacin de validez sobre los campos de datos importantes y comprobaciones de
lmites en cuanto a importes o cantidades delos ajustes preparados.
Rutinas del computador para generar bonificaciones por volumen y calcular o
comprobar descuentos por pronto pago tomados por los clientes.
Revisin por funcionario de los descuentos por pronto pago concedidos al recibir las
remesas de pago de clientes.
Aprobacin de los crditos a las cuentas de clientes que no sean por concepto de
cobranza, por un ejecutivo independiente al manejo y control de dichas cuentas.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 3:

Las cuentas por cobrar a clientes y las cuentas conexas pueden presentarse
incorrectamente como consecuencia de ajustes o clasificaciones incorrectas.
Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la gerencia.
Pueden cancelarse indebidamente cuentas de clientes que s son cobrables.
Pueden manejarse con negligencia y registrarse incorrectamente la mercanca
devuelta.

Objetivo 4: " Deben de establecerse y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de

ingresos de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin ".
Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 4:

Claras exposiciones de los procedimientos a travs de:

Manuales de polticas

Procesamiento
Rutinas de entrenamiento
Requisitos de supervicin, y
Documentacin de sistemas y programas
Verificacin peridica de las aprobaciones que se requieren para transferir
responsabilidades, cambios en las formas, cambios en los sistemas de archivo, etc.
Estndares aprobados para el desarrollo de sistemas manuales o de PED incluyendo
estndares de programacin y documentacin.

En un ambiente PED:

Verificacin peridica de las aprobaciones requeridas por la gerencia y usuarios para:

a) Nuevos sistemas y procedimientos, y

b) Cambios en sistemas, procedimientos y programas.

Verificacin peridica de las pruebas, aprobaciones y documentacin de los cambios a

la lgica programada.
Comparacinperidica de los procedimientos reales de procedimiento con la
documentacin y la autorizacin respectiva.
Pruebas peridicas de razonabilidad que comparten los resultados del procesamiento
con resultados calculados de antemano.
Acceso restringido a las reas de procesamiento, a la lgica programada y a la
documentacin de la misma.
Segregacin de deberes entre los operadores del computador y los programadores.
Procedimientos documentados y polticas obligatorias de las pruebas q ue deben
efectuarse de los programas y de los sistemas.
Procedimientos que requieren que todos los cambios y los programas del computador
sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de procesamiento de PED y el
jefe del departamento usuario.
Sistemas de programa del computador que limitan el acceso a los programas
nicamente a personas autorizadas y que registren e informen todos los cambios a los
programas a una persona independiente de la que efecta el cambio, adems de a
sta.
Revisin peridica de los nuevos sistemas y de los cambios a los programas.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 4:

Pueden existir reorganizaciones y cambios en las asignaciones del personal o de los

departamentos que originen se reduzca la segregacin de funciones.
Pueden llevarse a la prctica procedimientos que nulifiquen las tcnicas de control
interno establecidas ( como ejemplo: pueden pasarse por alto las verificaciones del
crdito en pedidos de clientes, aumentando con ello el riesgo de cuentas incobrables ).
Aprobacin de funcionario autorizado para cada una de las clases de transacciones.
Designacin por parte de la administracin o consejo de administracin de aquellas
personas que puedan firmar ciertos documentos a nombre de la empresa.
Comparacin de los detalles importantes de cada pedido que se recibe con los criterios
establecidos por la gerencia. Esta comparacin puede hacerse manualmente o con
tcnicas de validacin del computador, por ejemplo:
Comparacin de pedidos de clientes con los archivos maestros de clientes, precios de
venta autorizados, condiciones para descuento y embarque, etc.
Verficacin del crdito basado en el historiakl de pagos y del saldo de la cuenta del
cliente.

Preparacin de informes por excepcin de todos los pedidos recibidos durante un

periodo.
Aprobacin de los pedidos de venta en cuanto a precios, condiciones y crdito
otorgados por empleados que no sean vendedores o las personas que preparan los
pedidos de ventas.
Dgitos de verificacin sobre el cdigo de los clientes.
Verificacin de los detalles esenciales en los pedidos ( ejemplos: clave del producto,
precios, cantidades y cdigo de la cuenta del cliente).
Limitacin del acceso a los archivos o datos de pedidos, ya sean manuales o basados
en el computador.
Informes por exepcin de los pedidos que no son aceptados.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 5:

Los riesgos bsicos de no lograr el objetivo 5, son los mismos de no lograr los objetivos
1 y 2 mencionados anteriormente.

Objetivo 6: " Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar
mercancas o servicios".
Objetivo 7: " Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente.
Los objetivos 6 y 7 estn ntimamente relacionados entre s y por lo tanto, los riesgos, si no se
logran los objetivos, son iguales para los mismos.
Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 6:

Acceso limitado a las mercancas que se tienen para la venta

Preparacin de rdenes de embarque o entrega prenumerados, por una persona
independiente de la funcin de embarque.
Autorizacin adecuada de las rdenes de embarque
Polticas y procedimientos por escrito que definan qu documentos se requieren para
despachar embarques.
Acceso limitado a las formas de rdenes de empaque, de conocimientos de embarque,
y otras formas importantes.
Establecer reas especficas de empaque.
Supervicin minuciosa de las actividades de embarque.

Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 7:

Polticas y procedimientos documentados para progamar los embarques.

Procedimientos para informar e investigar oportunamente las mercancas no
embarcadas.
Comparacin del nmero y los totales de las mercancas embarcadas segn la orden
de embarque contra las mercancas que aparecen en los conocimientos de embarque.
Verificacin independiente de la mercanca embarcada por el transportador de la
misma.
Dobles conteos de los embarques.
Sistema de computadora para preparar simultneamente la orden de embarque, el
conocimiento de embarque y la factura de venta basado en la bsqueda ( mediante el
uso de sus rutinas fechadoras) del archivo de pedidos pendientes.
Supervicin y programacin del personal que ejecuta los servicios deembarque.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 6 y 7:

Pueden embarcarse mercancas o prestarse servicios a quin no corresponde.

Pueden embarcarse mercancas o prestarse servicios equivocados o bien puede
embarcarse o prestarse una cantidad equivocada de mercancas o servicios.
Las mercancas pueden embarcarse muy pronto o muy tarde e igual podra pasar con
los servicios prestados.
Pueden embarcarse mercancas o prestarse servicios a clientes que se han excedido
en sus respectivos lmites de crdito.
Pueden absorberse costos de embarque que debieron haber sido facturados.

Objetivo 8: " Todos y nicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben
producir facturacin ".
Las tcnicas de control y los riesgos de no cumplimiento del objetivo, estn orientados hacia
situaciones en que el requerimiento del ingreso est iniciado por una facturacin. Sin embargo,
en algunos casos la facturacin no produce necesariamente el reconocimiento de un ingreso,
como ejemplos tenemos aquellos en que una empresa factura segun el proceso prestado,
facturaciones por horarios anticipados, facturaciones contingentes a la aceptacin de hechos
futuros, embarques a un consignatario, etc. Cualquiera de estos ejemplos, representan hechos
que pueden procesarse y controlarse a pesar de que se difiere el reconocimiento del ingreso.
Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 8:

Conocimientos de embarque y rdenes de embarque prenumerados y controlados de

tal forma que posteriormente se pueda comprobar que los mismos se facturaron.
Proporcionar simultneamente los datos de embarque o entrega a una funcin de
facturacin y registro de inventarios.
Establecer requisitos de aprobaciones especficas para efectuar facturaciones de
mercancas sin costo tales como promociones, muestras, garantas, consignaciones,
etc.
Conteos de control y conciliaciones posteriores de:
Nmero de rdenes de partidas contenidas en cada orden y los nmeros de partidas
facturadas posteriormente.
Importe de las rdenes con los importes facturados posteriormente.
Totales de comprobacin de cantidades y nmeros de las piezas embarcadas o de las
horas utilizadas con totales semejantes a las partidas facturadas.
Procedimientos para informar e investigar en forma oportuna los embarques no
facturados y las facturaciones no embarcadas.
Informes peridicos de los atrasos en el surtido de pedidos.
Polticas y procedimientos por escrito que definan los documentos que se requieren
para despachar los embarques.
Comparacin y conciliacin en un caso, de las cantidades que salen de inventario
segn se muestra en los registros permanentes, con las cantidades facturadas.
Investigacin rpida y anlisis peridico de las quejas que se reciban de los clientes.
Separacin de funciones entre el personal que reciba las quejas de clientes y el que las
analiza e investiga.
Inventarios fisicos peridicos.

En un Ambiente PED:

Comprobaciones de validez de campos de informacin ( ejemplos: cantidad

embarcada, clave del producto, nmero del cliente y nmero del pedido).
Control por lotes para cerciorarse de que todos los embarques fueron registrados en
los archivos maestros o contabilizados en alguna otra forma.
Programas en computadora que preparan automticamente facturas de venta basadas
en un archivo de embarques despachados, as como procedimientos que controlen

este proceso, comparando los totales de cantidades embarcadas con las facturas y que
produzcan informes por excepcin de los artculos embarcados pero no facturados.
Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 8:

Pueden embarcarse mercancas o prestarse servicios que nunca se facturen.

Pueden registrarse ingresos por mercancas no embarcadas o servicios no prestados.

Objetivo 9 : " Las facturas deben preparase correcta y oportunamente ".

Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 9:

Verificacin o validacin de los datos contenidos en las facturas.

Comparacin de los datos que aparecen en cada factura con el pedido, documentacin
de embarques y lista de precios por un empleado que no est involucrado en la
preparacin de la factura.
Reclculo manual o verificacin por pruebas de las facturas preparadas a mano o
producidas por el computador, por un empleado que no est involucrado en la
preparacin de la factura.
Investigacin oportuna y anlisis peridicos de quejas de clientes por errores en
facturaciones.
Separacin de funciones entre el personal que recibe quejas de clientes y el que
efecta ajustes relativos a las facturas.
Proporcionar informacin de las ventas realizadas a los vendedores a comisin.

Ejemplo de riesgo si no se logra el objetivo 9:

El riesgo bsico que existe si no se logra este objetivo es que pudieran emitirse
facturaciones incorrectas y/o extemporaneas.

Objetivo 10: " Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepcin hasta su dposito ".
Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 10:

Cajeros centrales
Cajas registradoras (Nota: Las mquinas deben ser verificadas rutinariamente por
empleados que no tengan acceso al efectivo).
Preparar una conciliacin diaria de los totales anotados en la cinta de la caja
registradora, con las fichas de depsito del banco.
Contar con avisos de remesas de efectivo y documentos de cobranza prenumerados y
controlados, de tal forma que se pueda llevar cuenta de los mismos con posterioridad.
Efectuar en su caso, recolecciones frecuentes del efectivo que se encuentre en las
cajas.
Contar con apartados de correos con acceso limitado donde se reciban las remesas de
los clientes.
Contar con tcnicas de control de efectivo, tales como arqueos frecuentes del efectivo
en cajas, listas e informes de cobros, depsitos diarios, documentacin y verificacin
de las transferencias de efectivo a bancos y anlisis de las tendencias de los cobros.
Contar con informes diarios de los faltantes y sobrantes de caja.
Segregacin de deberes entre el personal que maneja y relaciona los cobros recibidos
y el personal que tiene la responsabilidad de:
Registrar los pagos de los clientes a las cuentas individuales de stos.
Registrar el resumen de los cobros en las cuentas de mayor general.
Registrar los cobros en el libro de ingresos de caja.

Preparar los depsitos bancarios.

Contar con un control contable independiente fuera del departamento de caja, sobre los
ingresos de caja miscelneos ( ejemplo: alquileres, intereses, dividendos, ventas de
desperdicio, etc.).
Llevar a cabo auditoras de las fuentes originales de cobranza para verificar que se han
registrado todos los cobros en efectivo.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 10:

Extravo y malversacin de fondos

Pudiera existir no informarse de ventas de mercancas al contado e ingresos
miscelneos.

Objetivo 11: " Las facturas deben clasificarse, concentrandose e informarse correcta y
oportunamente ".
Objetivo 12: " Los costos de las mercancas y servicios vendidos, as como los gastos relativos
a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente ".
Objetivo 13: " La informacin sobre efectivo recibido debe clasificarse, concentrarse e
informarse correcta y oportunamente ".
Objetivo 14 : " Los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de
clientes, deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente ".
Los objetivos 11 a 14 antes mencionados estn intimamente relacionados entre s y por lo
tanto, los riesgos, si no se logran los objetivos, son iguales para los mismos.
Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos 11 a 14:

Procedimientos documentados para el proceso, corte y cierre de periodo.

Identificacin y clasificacin de las cuentas de clientes que estn documentadas
Comparacin de los resultados reales con los presupuestados y anlisis de las
variaciones.
El mantenimiento de registros cronolgicos en los lugares de embarque o cobranza
que pueden usarse para:
Acumular ingresos en las fechas de la actividad, en vez de en las fechas del
procesamiento, o
Comprobar la forma en que fueron completados los registros o diarios, o ambas cosas.
Investigacin de la falta de continuidad en la secuencia numrica de las formas
utilizadas para el registro contable.
Conciliacin de las formas utilizadas con las registradas.
Inventarios fsicos peridicos de formas y su conciliacin con los controles
establecidos.
Revisin y seguimiento de los informes de excepcin de formas pendientes de
procesar, tales como facturas, pedidos, etc.
Revisin y seguimiento de los archivos que controlan los datos u operaciones
rechazadas hasta que stas se subsanan y se reprocesan.
Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad y los cortes de procesamiento y
produccin de informes peridicos relativos.
Contabilizacin simultanea del costo de venta y gastos relativos.

En un ambiente de PED.

Totales de control e identificacin de las fechas, encabezamientos, etc. en los informes.

Dgitos de comprobacin en los nmeros de las cuentas de clientes.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 11 a 14:

Los asientos en las cuentas del mayor general pueden ser incompletos o inexactos
ocasionando diferencias entre estos y los auxiliares respectivos.
Se pueden registrar operaciones no autorizadas, duplicadas, o errneas.
Pueden presentarse problemas de atraso para la obtencin de informacin contable y
preparacin de estados financieros.
Los informes que se preparan pueden ser incorrectos en cuanto a la clasificacin de las
transacciones o a los periodos en que ocurren los hechos.

Objetivo 15: " Las facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las
cuentas apropiadas da cada cliente."
Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 15:

Efectuar una revisin minusiosa de los estados de cuenta que se envan a los clientes
y efectuar investigaciones de las facturas vendidas, crditos y cobros no aplicados en
forma oportuna, etc.
Rotar las labores del personal de contabilidad.
Efectuar comparaciones del detalle en las fechas de depsito con las remesas y los
crditos a las cuentas de los clientes.
Conciliar en forma regular y peridica los saldos de auxiliares de clientes con los saldos
del mayor general u otros totales de control.

En un ambiente PED.

Pruebas de validacin para comprobar los asientos contables que afecten cuentas de
clientes y digitos de control.
Formar lotes y conciliar los totales de entrada ( ejemplos: los importes de las facturas
de ventas y de las remesas de efectivo ) con los totales de procesamiento y los nuevos
saldos acumulados.
Establecer controles de los programas para prevenir o detectar duplicidad en el pase
de transaciones, as como la omisin de transacciones aceptadas.
Establecer rutinas de comprobacin de etiquetas de archivos de computadora ( fecha y
versin ) para reducir la posibilidad de pasar la versin equivocada de un archivo
maestro o usar el archivo de actividades errneo.
Revisin de los informes de " era y es " de la situacin de la cuenta.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 15:

Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con los
movimientos pasados al mayor general.
Las operaciones con clientes pudieran pasarse incorrectamente a sus auxiliares.
Pueden tomarse decisiones en base a informacin incompleta o inexacta que se
encuentra en un auxiliar o registro de un cliente.

Objetivo:16 " En cada periodo contable denen prepararse asientos contables para
facturaciones, costos de mercancas y servicios vendidos gastos relativos a las ventas, efectivo
recibido y ajustes relativos".
Objetivo 17: " Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las
transacciones de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la gerencia".

Los objetivos 16 y 17 estn ntimamente relacionados entre s y por lo tanto, riesgos, si no se

logran los objetivos, son iguales para los mismos.
Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos 16 y 17:

Preparacin de un catlogo de cuentas conteniendo una descripcin de cada cuenta,

as como instrucciones de por qu concepto se deben efectuar las mismas..
Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificacin de cuentas
Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificacin de cuentas y analizar
las variaciones importantes entre los saldos reales y los presupuestados.
Procedimientos escritos de corte y cierre de periodo, expresado por funcin, las fuentes
que han de usarse para preparar los asientos contables, cortes a efectuar,
acumulaciones que deben hacerse u quin es responsable de hacer cada cosa.
Comparaciones de periodo a periodo del monto de asientos contables recurrentes.
Revisin y aprobacin de cada asiento contable por personal autorizado que no tenga
participacin activa en su preparacin.
Registro de asientos contables fijpos u control que pueda proporcionar certeza
razonable de que se prepararon todos los asientos contables requeridos.
Formas prenumeradas de asientos contables y la verifivcacin correspondiente de que
todos los asientos fueros registrados en el periodo.

En un ambiente PED.

Conciliacin de los registros cronolgicos manuales con los asientos contables

producidos por el computador ( ejemplo: comparacin de los totales de cobro
mensuales, segun el departamento de caja con los crditos aplicados por el
computador a las cuentas de clientes ).
Comparacin de los nmeros de cuenta de cada asiento contable con el archivo
maestro basado en el computador y rechazo e informe de los errores.
Comprobacin mediante el computador, de las partidas duplicadas.
Preparacin automtica de los asientos contables por un sistema basado en el
computador.
Comprobacin de la validez y/o verificacin de los campos de datos de cada asiento
contable.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 16 y 17:

Los estados financieros podran no ser preparados en forma oportuna.

Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debidio a uno o ms de
los siguientes factores:

a) Omisin en el registro de transaccines ( ejemplo: los cobros o el registro de ventas de un

da) de resumenes hachos para respaldar los asientos contables.
b) Omisin en el registro de un asiento contable.
c) Codificaciones incorrectas.
d) Asientos contables duplicados.
e) Cortes impropios.

Puede debilitarse o anularse el control presupuestal sobre las operaciones.

Objetivo 18: " La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades
de ingreso debe producirse correcta y oportunamente.
Como ejemplos de la informacin que pudiera requerirse de este objetivo, se incluyen
los siguientes:

Las bases que sirven para el pago del impuesto al valor agregado.
El ingreso reconocido con propsitos de las utilidades realizadas en ventas en abonos,
para efectos del impuesto sobre la renta.
Determinacin de reservas que no son deducibles para efectos del impuesto sobre la
renta y la participacin de utilidades a los trabajadores ( ejemplos: reserva de
garantas, reserva para devoluciones y rebajas sobre ventas ).

Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 18:

La existencia de procedimientos documentados para preparar, resumir e informar la

informacin de impuestos requerida.
Revisin de las transacciones importantes por lo general conocedor de los requisitos
fiscales, ( ejemplos; contadores, abogados y especialistas de impuestos ).
Una clasificacin de ventas, en un plan de codificacin u otros criterios para facilitar la
clasificacin, resumen y obtencin automtica de la informacin de impuestos
requerida.
Polticas por escrito referentes a los mtodos a usarse para calcular las reservas
( reservas para garantias, cuentas de cobro dudoso, descuentos, y rebajas, etc.) para
los fines de impuesto.
Revisiones por parte de auditores internos

Ejemplos si no se logra el objetivo 18:

Usar datos errneos en los clculos de los impuestos

Pagar multas y recargos
Pagar impuestos en exceso.
Objetivos de Verificacin y Evaluacin

Objetivo 19: " Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos de cuentas por
cobrar, otras cuentas del ciclo de ingresos y las transacciones relativas ".
Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 19:

Manuales de procedimientos y polticas grficas de organizacin y otra documentacin

que:
Listen las cuentas, informes, actividades, politicas y procedimientos que deben
verificarse y evaluarse, cundo van a ser stos verificados y evaluados y por quin
ser supervisada la actividad.
Describan cmo debe ejecutarse la verificacin y evaluacin
Describan cmo deben documentarse los resultados de la revisin a a quin deben
comunicrsele.

Tcnicas utilizadas para descubrir errores y omisiones:

Conciliacin de saldos y actividades registradas contra los saldos y activiades,

informados por los custodios ( ejemplo: conciliacin de los cobros registtrados con los
importes que muestran los estados bancarios).
Conciliacin con terceros
Actuacin rpida sobre las quejas de los clientes.

Conciliacin de los saldos del mayor general con los auxiliares.

Verificacin peridica de los informes de actividad con la documentacin de respaldo.
Arqueos peridicosde la caja y la cartera de clientes y conciliacin con los importes
registrados en libros.
Comparacin de los importes contabilizados con transacciones posteriores o con
importes preestablecidos.
Tcnicas usadas para proporcionar certeza razonable de que se valan en forma real
los saldos registrados:
Anlisis de ndices, tendencias y variaciones
Revisiones peridicas de los mtodos y frmulas utilizadas para las acumulaciones,
cancelaciones, etc.
Comparacin de los resultados y estadsticas con las tendencias de la industria.
Ajustes de variaciones en el tipo de cambio de diversas.

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Informacin de contacto
Direccin de correo electrnico
unamosapuntes_2000@yahoo.es
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