Control Interno Aplicado a la Prima de Seguros

La ley de “IVA” dispone que la emisión de un documento de cobro – crédito

fiscal o factura - causa el impuesto respectivo. Razón por la cual, las compañías
de seguros no lo emiten sino hasta cuando la prima es pagada por el asegurado.
Sin embargo, la prima emitida (producción) es reconocida como ingreso
(producto) ya que está originada en el contrato de seguro firmado por el
asegurado y la aseguradora.
Para un adecuado control y manejo de las primas por cobrar la empresa cuenta
con los siguientes procedimientos:
 
Ramo emisor
La producción de primas está basada en la suscripción o renovación de pólizas
determinada por la suma asegurada.
Las primas (emitidas y anuladas) son detalladas en reportes (relaciones de
primas adjuntándoles avisos de cobro) que son entregados a los departamentos
de cobros, Reaseguros y Contabilidad. Estos detallan información relativa a
número de póliza, nombre de asegurado, vigencia del seguro, suma asegurada,
vencimiento de prima, valor de prima, gastos de emisión, impuesto - IVA -, total
de primas a cobrar y comisión del vendedor (si aplica).
 Control Interno Aplicado a la Prima de Seguros

Departamento de Cobros
 
Maneja un registro por asegurado para el control y record de pago de
primas,
 
Prepara estados de cuenta por asegurado, por póliza,
 
Prepara reportes de primas por antigüedad de saldos para su análisis y
depuración (informando al Ramo emisor para su anulación por
caducidad de pólizas por falta de pago u otra situación) y para la
constitución de provisiones para incobrables de conformidad a lo
dispuesto en el manual contable preparado por la SSF,
 
Informar sobre la situación (primas cobradas y pendientes) a Reaseguro
y Reclamos para pago de saldos o siniestros.
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Departamento de Reaseguros
 
Con base a las relaciones de primas emitidas (causadas),
prepara los reportes (borderós) de cesiones de primas de
conformidad a las condiciones de los contratos de
reaseguros,
Envía al Departamento de Contabilidad las copias
respectivas para su registro contable.
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Departamento de Contabilidad
 
Contabiliza las primas causadas y cedidas, las anulaciones respectivas y las
comisiones de vendedores aplicando las cuentas del manual de
contabilidad.
 
Realiza el ajuste contable de las provisiones de saneamiento de las primas
por cobrar de acuerdo al reporte entregado por el departamento de
Cobros. El manual contable (SSF) establece los siguientes porcentajes:
 
Mora de hasta 30 días1%
Mora de 31 a 60 días 5%
Mora de 61 a 90 días 25%
Mora de 91 a 120 días50%
Mora mayor a 120 días 100%
 Control Interno Aplicado a Siniestros

LOS SINIESTROS

Definición
Se entiende por siniestro la realización del evento
previsto en el contrato, el cual puede resultar en un daño
parcial o pérdida total del bien asegurado o en los de
terceros ocasionado por éste, en los seguros de daños; en
la enfermedad o daño por accidente o el fallecimiento de
la persona, en lo seguros de personas (de vida y
accidentes); o por el daño económico en el patrimonio de
un tercero, en las fianzas.
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Reconocimiento y Ajuste de la Pérdida

 
El siniestro se reconoce con la presentación del reclamo
por parte del asegurado o de un tercero (beneficiario), que
a su vez indica el monto respectivo. Esta situación obliga al
asegurador a reconocer contablemente el valor de la
pérdida (constituyendo una reserva para el reclamo en
trámite con cargo a gastos), sin embargo ello no significa la
obligación final de ésta para pagar la indemnización, por
cuanto se debe investigar plenamente la ocurrencia del
siniestro y confirmar que fue causado por un riesgo
asegurado así como ajustar el valor del reclamo. Una vez
se confirma que es procedente responder, hasta entonces
el asegurador paga el valor de la indemnización.
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Aplicabilidad del Principio de Subrogación: Salvamentos y Recuperaciones

 
De conformidad al principio de subrogación, el asegurador hace suyos los
derechos del asegurado estipulados en el contrato. Razón por la cual se
observa que al realizar el pago de una indemnización por el siniestro
ocurrido en el bien asegurado (generalmente por la pérdida total o por el
daño ocasionado por un tercero), el contratante entrega a la compañía
dicho bien o el derecho de recuperar del tercero responsable todo o parte
de lo indemnizado.
 
El pago del reclamo significa un gasto, en tanto que la venta del salvamento
o la recuperación que ejecuta del tercero, un ingreso.
 
Es oportuno señalar que al reconocer el gasto por la indemnización que se
cancela al asegurado o al beneficiario, hasta entonces se libera la reserva
para el reclamo. (Su constitución representa un gasto y la liberación un
producto).
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Los reclamos son administrados por el Departamento de Reclamos. Este maneja los siguientes registros y
procedimientos de control:
 -Se prepara un expediente por cada reclamo que se presenta y se resguarda en el archivo
correspondiente al ramo de seguro o fianza afectado (Vida individual, colectivo, incendio, etc. ).
 -Se maneja por ramo de seguro y fianza un registro de control auxiliar para cada reclamo presentado,
el cual revela cuando menos:
 Fecha de presentación
Número (correlativo) de reclamo
Número de póliza
Nombre asegurado
Nombre de beneficiario (si aplica)
Fecha de ocurrencia
Causa de siniestro
Monto del reclamo
Valor de pérdida ajustada
Fecha de pago o anulación por rechazo.
 
-Asignación del ajustador y recepción posterior del informe (se guarda en el expediente del reclamo).
-Envío de información al Departamento de Reaseguros para determinar el valor de recuperación de los
reaseguradores con base a sus participaciones.
-Aprobar y realizar el pago de la indemnización requiriendo la firma del asegurado o beneficiario en el
documento de pago (denominado Finiquito).